Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Managementul Proiectelor: Curs Pentru Învăţământ La Distanţă
Managementul Proiectelor: Curs Pentru Învăţământ La Distanţă
Departamentul ID
Specializarea : Asistență Managerială şi Secretariat
Anul II, sem I
MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
Curs pentru învăţământ la distanţă
2010
Cuprins
5.3 Managementul costului proiectului .......................................................................................... 41
BIBLIOGRAFIE: ............................................................................................................................... 93
ADDENDA ........................................................................................................................................ 94
3
SCOPUL CURSULUI
OBIECTIVELE PRINCIPALE:
FORME DE EVALUARE:
4
CAPITOLUL 1 – NOŢIUNI DE BAZĂ
Rezumat
Primul capitol al cursului Managementul proiectelor are rolul de a va familiariza cu
noţiunile de bază ale procesului de iniţializare, elaborare şi implementare a unui proiect. In acest
sens, definirea conceptului de proiect, precizarea elementelor caracteristice şi enumerarea
etapelor din ciclul de viaţă ale unui proiect sunt doar cateva dintre informaţiile prezentate in acest
capitol.
Cuvinte cheie: program, proiect, rezultate, plan, activităţi interdependente, resurse, obiective
1.1 Conceptul de proiect
Proiectul se defineşte ca un proces nerepetitiv care realizează o cantitate nouă, unicat, bine
definită, în cadrul unor organizaţii specializate.
Proiectul are drept caracteristică, o acţiune unică, specifică şi nouă, compusă dintr-o
succesiune logică de activităţi componente cu caracter inovaţional de natură diferită, realizate într-o
manieră organizată metodic şi progresiv, avînd puncte de plecare şi puncte de finalizare bine
definite, destinate pentru obţinerea cu succes de noi rezultate complexe, necesare pentru satisfacerea
de obiective clar definite.
O definiţie simplă a proiectului este următoarea: „proiectul reprezintă un efort temporar depus
pentru a crea, cu resurse limitate, un produs unic sau un serviciu. Altă definiţie, apropiată de
aceasta, subliniază că sub denumirea de proiect sunt reunite o serie de activităţi interdependente,
care se derulează potrivit unui plan pentru a atinge un anumit obiectiv/pentru a obţine anumite
rezultate într-o perioadă de timp bine delimitată; activităţile din cadrul proiectului încetează în
momentul în care obiectivul respectiv a fost atins.
Definiţiile mai noi ale proiectelor evidenţiază faptul că acestea sunt esenţiale pentru atingerea
obiectivelor strategice/de dezvoltare ale unei organizaţii; proiectele reprezintă, de fapt, modalitatea
prin care este implementată strategia de dezvoltare a unei organizaţii.
Managementul proiectelor reprezintă utilizarea unui set de cunoştinţe, competenţe, de-
prinderi, instrumente şi tehnici specifice în vederea îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice ale
unui proiect anume. Scopul managementului proiectelor îl reprezintă obţinerea unui anumit rezultat,
respectând constrângerile financiare, de timp, de calitate şi cele de natură tehnică impuse
proiectului.
Întrebările cele mai frecvente la care managementul proiectelor trebuie să ofere răspuns sunt
următoarele:
• Cât va dura proiectul?
• Întârzierea unei anumite activităţi/a unui set de activităţi va provoca întârzierea întregului
proiect?
• Resursele puse la dispoziţie sunt suficiente pentru a putea respecta planificarea iniţială?
• Standardele de calitate şi cele de natură tehnică pot fi respectate în contextul constrângerilor
financiare şi de timp?
Programul reprezintă un grup de proiecte independente administrate în mod
coordonat/concertat pentru a obţine rezultate care nu ar fi posibile prin derularea de sine stătătoare a
fiecăruiproiect în parte.
În mod frecvent, proiectele sunt împărţite în componente - subproiecte - pentru a putea fi mai
uşor administrate. Subproiectele sunt de multe ori subcontractate către terţi -fie că este vorba despre
o entitate exterioară organizaţiei sau despre un departament al organizaţiei respective care iniţial nu
era planificat să participe în proiect.
5
Vă prezentăm, în continuare, câteva exemple de proiecte:
• lansarea pe piaţă a unui nou produs sau serviciu;
• ocuparea unei nişe noi pe piaţă;
• modernizarea unei întreprinderi;
• construirea sau modernizarea unui spital;
• modificarea organigramei sau schimbarea stilului de lucru într-o organizaţie;
• implementarea unui nou sistem informaţional într-o organizaţie;
• construirea unui obiectiv (clădire, centrală electrică, autostradă, cale ferată, baraj);
1.2 Elemente caracteristice
Există câteva cuvinte cheie în modul de definire a proiectelor, fie că este vorba despre
proiecte de anvergură sau despre proiecte care se derulează la o scară redusă:
a) timp limitat: începutul şi sfârşitul proiectului sunt bine delimitate;
b) echipă de proiect ad hoc;
c) obiective precise, clar formulate;
d) rezultate concrete, măsurabile, unice;
e) plan riguros;
f) activităţi interdependente, intercondiţionate;
g) resurse limitate: resurse financiare (buget stabilit dinainte), resurse umane, echipamente,
dotări, sedii, materii prime şi materiale, informaţie;
h) strategie de dezvoltare.
Iată în continuare câteva precizări în legătură cu „ingredientele" care intră în compoziţia
oricărui proiect.
Determinantul temporar din prima definiţie înseamnă, aşa cum am arătat, că proiectul are un
început şi un sfârşit strict delimitate. Această caracteristică reflectă faptul că proiectele sunt
caracterizate de flexibilitate şi au o capacitate mai mare de a exploata, la timp, nişele de pe piaţă. În
plus, „temporar" reflectă şi faptul că echipa de proiect se desfiinţează după ce proiectul a fost
declarat închis.
Temporar nu înseamnă, însă, „scurt", deoarece unele proiecte pot dura ani de zile. De
asemenea, trebuie subliniat că determinantul „temporar" nu se aplică produselor şi serviciilor care
rezultă în urma proiectului, ci efortului depus pentru a le realiza. Deci, temporar, în cazul unui
proiect, nu este totuna cu „trecător", „efemer". Pentru ca un proiect să fie într-adevăr reuşit, trebuie
ca produsele şi serviciile sale să fie caracterizate de durabilitate, să aibă capacitatea de a rezista
după încheierea sa oficială.
Proiectul nu beneficiază de un staff permanent, echipa de proiect este creată ad hoc,
implicarea în proiect a membrilor echipei este, şi ea, temporară. Rolurile pe care le îndeplinesc
aceştia nu sunt fixe, ceea ce dă naştere unei mai mare flexibilităţi, dar poate constitui şi o sursă de
pericole (vezi mai jos). Din acest motiv, managementul resurselor umane şi managementul
abilităţilor angajaţilor sunt mult mai importante decât în activitatea normală de management a unei
organizaţii.
Prima definiţie a proiectului expusă anterior arăta că rezultatele proiectului sunt unice. Acest
lucru trebuie înţeles în sensul că produsele şi serviciile rezultate au o notă distinctivă faţă de toate
celelalte produse sau servicii ale organizaţiei care derulează proiectul; includ un element de
inovaţie, de noutate, din punctul de vedere al calităţii, al modalităţii de realizare, al abordării, al
publicului căruia îi sunt destinate, al regiunii geografice în care sunt lansate etc. Rezultatele
proiectului trebuie să aibă aceste caracteristici de noutate în raport cu orice alt proiect asemănător.
Unicitatea se păstrează chiar şi când este vorba, spre exemplu, de un proiect care a fost derulat în
altă ţară şi care ar urma să aibă loc, în formă foarte apropiată, şi în România. Faptul că localizarea,
6
publicul, mediul social şi cultural sunt altele antrenează modificări în ceea ce priveşte activităţile,
anticiparea şi evaluarea impactului etc.
Planul redactat riguros şi detaliat este cel mai important lucru într-un proiect (vezi şi în
continuare). Un plan bun poate supravieţui unei idei de proiect obişnuite, chiar mediocre. Dar o idee
strălucită de proiect este probabil să eşueze dacă planul este greşit. Dacă planul nu este redactat
riguros, pe hârtie, e ca şi cum nu ar exista.
În ceea ce priveşte resursele utilizate într-un proiect, acestea includ:
• oameni;
• fonduri;
• echipamente;
• materii prime şi materiale;
• sedii;
• informaţie.
Pentru a avea o vedere mai sistematizată asupra tipurilor de resurse, prezentăm următoarea
clasificare: resurse hard şi resurse soft. La rândul lor, resursele hard se împart în:
• resurse fizice - terenuri, clădiri, echipamente, materii prime şi materiale;
• resurse financiare - bani, credite, instrumente financiare.
7
• conflict – mai mult decât alţi manageri, managerul de proiect trăieşte într-o lume
caracterizată prin conflict; proiectele concurează cu departamentele funcţionale pentru resurse şi
personal, şi bineînţeles cu alte proiecte; cele 4 părţi implicate (client, organizaţia – mamă, echipa
proiectului şi publicul) pot defini chiar succesul sau eşecul proiectului în moduri diferite; clientul
vrea schimbare, organizaţia vrea profit, membrul echipei răspunde adesea în faţa a doi şefi, cu
obiective şi priorităţi diferite – MP nu este un loc pentru timizi.
1.3 Ciclul de viaţă al proiectului
Cele mai multe dintre proiecte trec prin aceleaşi faze de la iniţiere şi până la încheierea lor.
Definim aceste etape prin termenul de ciclu de viaţă - succesiunea fazelor prin care va trece
proiectul, de la concepţie la realizare, pentru atingerea obiectivelor stabilite. Nu trebuie confundat
cu ciclul de viaţă al sistemului (produsului) realizat în cadrul proiectului. În faza de început se
selectează un manager de proiect, se conturează echipa şi se organizează activităţile. Urmează apoi
progrese rapide, ce continuă până în faza finală, care este prelungită datorită tendinţei de rezistenţă
la terminarea proiectului. Modelul încet – rapid – încet este comun; oricine a privit o construcţie l-a
putut observa.
Modelul de bază al ciclului de viaţă al unui proiect include 5 faze:
• faza de definire (de fezabilitate) în care se analizează cerinţele, se face studiul de
fezabilitate, se stabilesc specificaţiile funcţionale, se dezvoltă scenarii, se analizează
costurile şi beneficiile, se fixează obiectivele;
• faza de planificare în care se identifică şi se planifică sarcinile, se identifică activităţile
critice, se determină necesarul de personal, se recrutează personalul, se estimează timpul şi
costurile;
• faza de organizare în care se organizează echipa, se stabilesc instrumentele de control, se
repartizează activităţile;
• faza de execuţie (de implementare) în care se realizează activităţile, se întocmesc rapoartele
asupra proiectului, se monitorizează costurile, se revizuiesc bugetele şi calendarele de lucru;
• faza de încheiere în care se întocmeşte documentaţia, se semnează de recepţie, se auditează.
Ciclul de viaţă prin înşiruire de subproiecte - în cazul unor proiecte complexe, acestea se
pot defalca în subproiecte. Fiecare subproiect, la rândul său, parcurge aceleaşi faze elementare
descrise mai sus. Ca urmare, ciclul de viaţă al unui proiect complex, format din „n” subproiecte,
poate fi reprezentat astfel: Faza „n": definirea, planificarea, organizarea, execuţia şi încheierea
subproiectului „n”.
Faza 1 - de definire:
¾ se analizează cerinţele
¾ se stabilesc specificaţiile funcţionale
¾ se face studiul de fezabilitate
¾ se analizează costurile şi beneficiile
¾ se fixează obiectivele, în funcţie de obiectivele programului şi ale organizaţiei
¾ se formulează propunerile
¾ se stabilesc planuri alternative de acţiune
¾ se iau decizii de tipul "merge sau nu merge".
Faza intermediară - de elaborare a unui răspuns la cererea de oferte:
¾ identificarea unui program de finanţare (atunci când proiectul este schiţat sub forma unei
idei, mai înainte de a identifica finanţarea)
¾ corelarea obiectivelor şi strategiilor proprii organizaţiei cu obiectivele şi priorităţile
programului de finanţare
8
¾ utilizarea rezultatelor studiului de fezabilitate în vederea stabilirii metodologiei proiectului
¾ stabilirea pachetelor de activităţi, a resurselor alocate şi a structurii bugetului
¾ completarea cererii de finanţare
Faza 2 - de planificare:
¾ identificarea şi planificarea succesiunii sarcinilor
¾ identificarea activităţilor critice pentru succesul proiectului
¾ estimarea şi întocmirea bugetului
¾ stabilirea necesarului şi structurii personalului.
Faza 3 - de organizare:
¾ se stabilesc echipele
¾ se stabilesc mijloacele de control
¾ se stabilesc instrumentele şi mijloacele de comunicare.
Faza 4 - de execuţie sau de implementare:
¾ comunicarea cu conducerea, clienţii, utilizatorii şi cu alte persoane
¾ analizarea progresului înregistrat
¾ monitorizarea costurilor
¾ controlul calităţii
¾ emiterea ordinelor de schimbare
¾ managementul schimbării.
Faza 5 - de încheiere:
¾ se instalează produsele / serviciile
¾ se pun în funcţiune rezultatele proiectului.
1.4 De ce eşuează proiectele?
O parte din motivele pentru care se accentuează rolul strategiilor în detrimentul rolului
proiectelor provine din observaţia că multe proiecte nu au reuşit să atingă obiectivele stabilite, sau
că au consecinţe negative neprevăzute, care întrec cu mult beneficiile.În realitate, eşecul unui
proiect poate fi localizat la două nivele.
Mai întâi, există nereuşita implementării eficiente a proiectului, adică la termenul stabilit, cu
respectarea bugetului şi corespunzător planului. Se întâmplă frecvent, de asemenea, ca proiectele să
fie în întârziere şi deci să înregistreze depăşiri de costuri datorită inflaţiei. Managerii de proiect vor
avea grijă să evite ambele tipuri de nereuşită, atât cât le stă în putere, dar aceasta este posibil dacă
vor fi implicaţi mult mai direct în reuşita (sau eşecul!) implementării eficiente a proiectului.
Responsabilitatea pentru nereuşita producerii efectului scontat revine, în primul rând, întregii echipe
care s-a ocupat de planificare şi concepţie, nu numai managerilor de proiect.
O metodă utilă în studierea eşecului proiectelor constă în a discerne situaţiile în care nereuşita
se datorează unor cauze interne, ale proiectului în sine (care, deci, pot fi influenţate şi controlate
într-o oarecare măsură în etapa de planificare şi concepere), de situaţiile în care cauzele sunt externe
proiectului şi nu pot fi influenţate în acelaşi mod.
• Din prima categorie fac parte factori cum ar fi:
• Evaluarea eronată a bazei de resurse;
• Planificarea defectuoasă;
• Lipsa de resurse (fonduri sau personal calificat);
• Ineficienţa organizatorică.
Cel puţin o parte din aceşti factori se pot dovedi imposibil de evitat, dacă nu se fac eforturi
9
conjugate din partea echipei proiectului.
Factorii externi care contribuie la eşecul unui proiect (factori de mediu ai proiectului) nu
include doar mediul fizic sau natural, deşi acesta este o parte importantă a lui. Mediul cuprinde şi
întregul ansamblu de oameni, lucruri şi instituţii care înconjoară proiectul şi interacţionează cu el.
Se pot identifica următoarele categorii de factori:
- Factorii naturali (cum este cazul dezastrelor naturale);
- Influenţele economice externe (devalorizarea monedei);
- Reacţia oamenilor afectaţi de proiect, care se poate manifesta la o multitudine de nivele;
- Lipsa de voinţă politică la nivel înalt;
- Nepotrivirea culturală a obiectivelor şi activităţilor proiectului cu mediul în care se desfăşoară şi
lipsa de cunoaştere şi înţelegere a specificului local, care conduc la respingerea proiectului de către
beneficiarii cărora li se adresează.
1.5 Ideea de proiect precede căutarea sursei de finanţare
Ultima precizare referitoare la cu modul de definire a proiectului are în vedere legătura care
trebuie să existe între strategia de dezvoltare a organizaţiei şi obiectivele diverselor proiecte pe care
le derulează. Aşadar, proiectele nu trebuie derulate „de dragul proiectelor", pentru că „aşa este
moda", pentru a câştiga nişte bani, pentru că există fonduri europene (avem în vedere cazul concret
al României, care beneficiază în perioada actuală de fonduri considerabile de la Uniunea
Europeană). Proiectul se armonizează cu strategia de dezvoltare a organizaţiei, ceea ce înseamnă că
stabilirea ideii şi a obiectivului de proiect trebuie să preceadă căutarea/ identificarea sursei de
finanţare.
De multe ori, lucrurile stau cu totul invers, angajaţii unei organizaţii „aud" de existenţa unei
surse de finanţare, de lansarea unui nou program şi de abia atunci se gândesc la un proiect care să se
potrivească, măcar în linii mari, obiectivelor respectivei surse de finanţare. În acest caz, obiectivele
proiectului nu sunt concepute în funcţie de necesităţile de dezvoltare ale organizaţiei, ci organizaţia
respectivă se „chinuie" să îşi ajusteze obiectivele pentru ca acestea să coincidă cu cele ale agenţiei
finanţatoare (vezi detalii în secţiunea referitoare la elaborarea propunerii şi stabilirea obiectivelor).
Ordinea generatoare de performanţă este: obiective strategice - sursă de finanţare ale cărei obiective
coincid cu cele ale organizaţiei. În felul acesta, unitatea de măsură a performanţei este capacitatea
organizaţiei de a stabili o legătură durabilă între proiectele pe care le derulează şi obiectivele sale
operaţionale şi strategice.
Intrebari de autoevaluare:
CAPITOLUL 2 MANAGEMENTUL PROIECTULUI
Rezumat
Capitolul al doilea evidenţiază principiile fundamentale ce ghidează activitatea propriu-zisă
din acest domeniu, etapele prin care se realizează managementul proiectului şi, nu în ultimul rând,
rolul pe care managerul de proiect îl are în orientarea de ansamblu a proiectului.
Cuvinte cheie: principiu, eficienţă, etape, monitorizare, risc
2.1 Principii fundamentale
Amploarea şi popularitatea pe care le cunoaşte managementul proiectelor au stimulat
eforturile de a stabili o serie de principii fundamentale, care au rolul de a ghida activitatea propriu-
zisă, de a o standardiza în vederea performanţei. Un articol scris de un autor cunoscut pentru
preocuparea de a concepe astfel de principii „fundamentale", agreate de către comunitatea de
profesionişti arată că formularea acestora porneşte de la o serie de premise:
¾ cei care sunt implicaţi în activităţile specifice proiectului urmăresc aceleaşi obiective;
¾ obiectivele proiectului sunt cele declarate, nu există obiective ascunse sau care nu au fost
declarate în mod explicit;
¾ cei care sunt implicaţi în activităţile specifice proiectului sunt oneşti unii faţă de alţii;
¾ fiecare dintre membrii echipei are un minim bagaj de cunoştinţe şi de experienţă în
managementul proiectelor, precum şi cunoştinţe minime în ceea ce priveşte aria propriu-zisă a
proiectului;
¾ toţi membrii echipei doresc ca proiectul să se încheie cu succes;
¾ tuturor membrilor echipei le este clar cine este finanţatorul, care sunt obiectivele
finanţatorului, cui se adresează proiectul (cine este clientul/publicul ţintă/grupul de beneficiari).
Pornind de la aceste premise, se pot proiecta, în concepţia acestui autor, şapte principii
fundamentale ale managementului de proiect.
1. Principiul angajamentului
Potrivit acestui principiu, între finanţator (sponsor, furnizor de resurse, agenţie de finanţare) şi
organizaţia care îşi propune să deruleze proiectul trebuie să existe un tip de angajament echitabil
înainte de declanşarea oricărei activităţi. Angajamentul înseamnă că ambele părţi ştiu foarte bine ce
efort trebuie depus pentru a realiza proiectul, cunosc, cel puţin în mare, procesele şi riscurile
asociate proiectului, sunt dispuse să îşi împartă şi să îşi asume responsabilităţile, riscurile şi
eventualul eşec.
• percepţia creată în jurul proiectului.
Criteriile de succes referitoare la produsul final au în vedere:
• calitatea;
• standardele tehnice;
• relevanţa;
• eficienţa;
• aria de cuprindere
• percepţia creată în jurul produselor.
4. Principiul strategiei
Orice proiect trebuie să aibă la bază o strategie. În cazul domeniului pe care îl avem în vedere
- managementul proiectelor - planificarea precede întotdeauna execuţia. În termeni simpli, acest
principiu stabileşte ce trebuie făcut şi când.
5. Principiul controlului
Orice proiect trebuie să beneficieze de politici şi proceduri riguroase şi eficiente de control şi
monitorizare. Spre deosebire de principiul anterior, acesta stabileşte cum trebuie făcut un anumit
lucru şi de către cine.
ansamblul organizaţiei, ca proiectul de care este responsabil să fie cunoscut, acceptat, apreciat la
nivelul organizaţiei.
2.2 Etape ale managementului proiectelor
Există un consens larg printre specialişti potrivit căruia managementul proiectelor se
realizează prin parcurgerea următoarelor etape:
• conceperea;
• planificarea/dezvoltarea ideii de proiect;
• declanşarea proiectului/formarea echipei;
• execuţia;
• monitorizarea;
• închiderea
Propunerea de proiect devine planul de referinţă/ planul ţintă al proiectului propriu-zis. Acest
plan stă la baza activităţii de monitorizare a direcţiilor de evoluţie, activitate care se desfăşoară pe
toată durata proiectului.
14
• ineficienţă organizatorică şi managerială în derularea proiectului respectiv (incapacitatea
de coagulare a echipei de proiect, lipsa corelării dintre echipa de redactare/planificare şi echipa de
implementare, ezitări în luarea deciziilor, apariţia sentimentului de competiţie între membrii echipei
de proiect);
• incapacitatea de a încorpora schimbarea în planul iniţial de proiect.
b) Factori externi
• factori naturali (dezastre naturale, războaie);
• influenţe economice externe (ex.: dezechilibre economice, prăbuşirea monedei naţionale,
modificarea nefavorabilă a cursului de schimb a monedei utilizate în cadrul proiectului);
• absenţa voinţei politice pentru implementarea proiectului (pentru proiecte derulate la scară
macro);
• interferenţa grupurilor de interes;
• reacţia nefavorabilă din partea grupurilor afectate de proiect (respingere, reticenţă, lipsa
acceptării);
• dispariţia problemei pentru care a fost conceput proiectul (este cazul, spre exemplu, al unui
proiect care se doreşte a fi derulat pentru a îmbunătăţi performanţa elevilor de şcoală generală din
oraşul X la examenul de capacitate, în urma constatării că elevii din oraşul respectiv au dificultăţi la
acest tip de examen; după ce proiectul obţine finanţare, examenul de capacitate este desfiinţat şi
nevoia pentru care a fost conceput proiectul dispare);
• nepotrivirea culturală între obiectivele şi activităţile proiectului şi mediul în care se
desfăşoară (apare ca urmare a necunoaşterii specificului local).
Faza de execuţie reprezintă un tip de examen pe care îl dă propunerea de proiect în faţa
realităţii propriu-zise, în faţa factorilor externi şi interni menţionaţi mai sus. Proiectele pot eşua şi în
cazul unei planificări (aproape) perfecte (datorită unor factori externi incontrolabili); în mod firesc,
cu atât mai mult creşte pericolul de eşec atunci când erorile sunt „înscrise" în plan, în documentul
pe baza căruia se derulează proiectul.
Project Manager. Astfel de programe oferă avantajul că pot înmagazina şi prelucra cantităţi
impresionante de informaţii, pot reda informaţiile înmagazinate sub formă de grafice sugestive, care
uşurează înţelegerea fenomenelor şi pot oferi soluţii de optimizare a planificării şi a alocării
resurselor.
2.3 Greşeli frecvente
La sfârşitul acestei secţiuni vă prezentăm câteva recomandări vizavi de etapele mana-
gementului proiectelor, formulate în urma observării faptului că presiunea sub care se lucrează, de
obicei, în timpul proiectelor, constituie terenul favorabil pentru greşeli. Nu vă lăsaţi seduşi de soluţii
care par că oferă scurtături confortabile pentru reuşita proiectului.
1. Nu săriţi de la faza de concepţie (închegarea ideii de proiect) direct la faza de exe-
cuţie! Aţi putea fi tentat să faceţi acest lucru motivându-vă alegerea cu unul dintre
următoarele raţionamente:
a) Proiectele de acest tip au mai fost derulate de câteva ori, de ce trebuie să mai pierdem
timpul cu planificarea? Cum am relevat în partea dedicată definiţiilor, fiecare proiect este unic, sau
are o notă de inovaţie: poate fi vorba despre oameni noi în echipă, de o echipă în totalitate nouă, de
un context diferit, de tehnologii noi care sunt utilizate, de o arie de acţiune a proiectului mai amplă
etc.
16
b) Proiectul de acum este diferit de tot ceea ce s-a întâmplat până acum, aşa că ce nevoie
avem de planificare? Planificarea se impune ca o etapă absolut necesară într-o astfel de situaţie.
Este posibil ca noutatea proiectului să impună revizuiri succesive ale planului iniţial, dar revizuirile
trebuie aduse unui plan existent, nu există revizuirea a nimic.
2. Nu săriţi în totalitate peste faza de concepţie, oricâtă experienţă aţi deţine în ceea
ce priveşte proiectele!
3. Nu săriţi peste faza de evaluare şi corectare a planului propus iniţial!
4. Nu treceţi brusc de la un proiect la altul, nu trataţi cu superficialitate ultima fază,
cea a închiderii proiectului. Resursele limitate şi termenele limite strânse vă încurajează
să procedaţi astfel, dar, dacă nu faceţi acest lucru, nu ştiţi exact dacă proiectul a reprezentat un
succes sau un eşec, nu apreciaţi performanţa oamenilor cu care aţi lucrat,
nu valorificaţi experienţa acumulată astfel încât să nu repetaţi greşelile pe viitor.
2.4 Domeniile de expertiză ale managerului de proiect
1. Managerul de proiect creează perspectiva
Dacă ar fi să stabilim un rol esenţial pentru managerul de proiect, acela ar fi, în viziunea
noastră, rolul de a indica direcţia, perspectiva, orientarea strategică, rolul de a armoniza obiectivele
proiectului cu obiectivele organizaţiei în ansamblu. Este adevărat că managerul de proiect trebuie să
facă tot posibilul astfel încât:
• proiectul să se încheie la termenul stabilit;
• proiectul să respecte bugetul angajat;
• echipa de proiect să fie motivată şi în permanenţă stimulată;
• produsul final să fie livrat la standardele de calitate adjudecate iniţial.
• fixează priorităţile în ceea ce priveşte utilizarea şi alocarea resurselor;
• concepe şi impune standardele, procedurile, direcţiile care trebuie urmate în execuţia
proiectului;
• se implică în activitatea de monitorizare şi analizare a proiectului;
• se implică în activitatea de dezvoltare şi valorificare a competenţelor echipei pe care o
conduce.
Managerul de proiect se confruntă cu unele provocări, derivate din caracteristicile intrinseci
ale oricărui proiect. El conduce o echipă ad hoc, ai cărei membri este posibil să nu fi lucrat
împreună înainte sau chiar să nu se fi cunoscut deloc. De aceea, „managerul de proiect are puţină
autoritate organizaţională, dar o responsabilitate imensă, ceea ce reprezintă o provocare din punct
de vedere managerial”. Pentru a răspunde acestei provocări, managerul de proiect trebuie să
realizeze un echilibru între proiect şi:
- beneficiarii direcţi/clienţi;
- grupurile interesate/afectate de acţiunile/rezultatele acestuia;
- organizaţiile/departamentele către care au fost subcontractate diverse componente ale
proiectului;
- ministerul/agenţia în competenţa căruia se află proiectul;
- cerinţele sursei de finanţare, procedurile şi constrângerile formulate de aceasta.
• managementul riscului;
• managementul achiziţiilor.
19
Managementul calităţii
Reuneşte procesele care asigură derularea proiectului în conformitate cu nevoile/ problemele
pentru care a fost declanşat. Procese specifice:
• conceperea standardelor de calitate (ce standarde de calitate sunt relevante pentru derularea
cu succes a proiectului şi cum pot fi acestea atinse);
• asigurarea calităţii (în permanenţă);
• monitorizarea modului în care standardele stabilite sunt respectate/monitorizarea rezultatelor
intermediare.
Managementul resurselor umane
Reuneşte procesele care asigură utilizarea eficientă a resurselor umane implicate în proiect.
Procese specifice:
• planificarea organizaţională (identificarea şi atribuirea rolurilor, responsabilităţilor,
relaţiilor între cei implicaţi în proiect);
• recrutarea personalului care lucrează pe proiect;
• cristalizarea echipei de proiect (dezvoltarea abilităţilor individuale şi ale echipei, precum şi
armonizarea acestora).
Managementul comunicării
Reuneşte procesele care asigură generarea, înregistrarea, diseminarea, stocarea, utilizarea,
prelucrarea şi interpretarea informaţiilor de relevanţă pentru proiect. Procese specifice:
• planificarea activităţilor de comunicare (determinarea nevoilor de informare ale factorilor
de decizie şi ale grupurilor interesate, cine de ce informaţie are nevoie, când are nevoie, cum va fi
pusă la dispoziţie aceasta);
• transmiterea la timp a informaţiei către grupurile interesate;
• raportarea diverselor stadii atinse de proiect, măsurarea progresului înregistrat, previziuni
cu privire la posibile evoluţii;
• transmiterea informaţiilor necesare pentru închiderea proiectului;
• raportarea rezultatelor finale (către finanţator, către factorii de decizie din organizaţie, către
grupurile de interes, către publicul ţintă sau publicul larg).
Managementul riscului
Reuneşte procesele prin care se asigură identificarea, analiza (cantitativă şi calitativă) şi
contracararea riscului. Procese specifice:
• planificarea activităţii de management al riscului;
• identificarea riscului, cu precizarea caracteristicilor acestuia;
• analiza (cantitativă şi calitativă) a riscului;
• conceperea modalităţilor de a răspunde situaţiilor de risc;
• contracararea efectivă a riscului;
• monitorizarea şi controlul riscului.
Managementul achiziţiilor
Reuneşte procesele prin care se asigură achiziţionarea bunurilor şi serviciilor din afara
organizaţiei promotoare. Procese specifice:
• planificarea activităţii de achiziţie (ce se achiziţionează şi când);
• planificarea licitaţiilor (identificarea trăsăturilor produsului şi a surselor care ar putea oferi
produse cu astfel de trăsături);
• organizarea licitaţiilor efective;
• selecţiile de ofertă;
• administrarea contractelor;
20
• administrarea relaţiei cu furnizorii;
• închiderea contractelor.
Intrebari de autoevaluare:
21
CAPITOLUL 3 – MANAGEMENTUL RISCULUI
Rezumat
Riscurile apar în cadrul tuturor activităţilor socio-economice, pentru fiecare dintre acestea
îmbrăcând forme particulare, în funcţie de tipul şi modul de manifestare. Capitolul al treilea
analizează riscul, cu particularităţile acestuia, din perspectiva managementului proiectului.
3.1 Definirea noţiunii de risc
În mod tradiţional, riscul este definit mai cu seamă prin intermediul aspectelor negative, al
potenţialului de a influenţa negativ evoluţia unei organizaţii, mersul unui proiect, atingerea
obiectivelor. De exemplu, dicţionare celebre precum Webster definesc riscul ca fiind „posibilitatea
de a suferi o pierdere".
Pornind de la această definiţie sumară, „pierderea" poate lua, în cazul unui proiect,
următoarele forme:
• produsele finale au o calitate îndoielnică sau inferioară celei proiectate iniţial;
• costurile pentru atingerea obiectivelor, pentru obţinerea produselor finale sunt mai mari
decât cele prevăzute iniţial;
• resursele nu au fost exploatate în mod eficient, sunt epuizate sau deteriorate;
• termenul pentru „livrarea" produsului final şi pentru închiderea proiectului a fost depăşit;
• proiectul este un eşec total.
Alte definiţii posibile ale riscului sunt: „probabilitatea de a pierde", „posibilitatea de a pierde",
„incertitudinea care planează asupra unui rezultat", hazardul sau posibilitatea de a pierde".
Riscul poate interveni, aşadar, fie ca urmare a faptului că intervine un lucru neplanificat sau
că un lucru planificat nu se desfăşoară potrivit planificării. Din moment ce este imposibil să
anticipăm cu toată certitudinea viitorul, toate proiectele includ o notă de risc. Cu toate acestea, se
apreciază că riscul este cu atât mai mare cu cât:
• proiectul durează mai mult;
• intervalul de timp dintre faza de planificare şi faza de execuţie este mai extins;
• experienţa managerului de proiect, a echipei de proiect şi a organizaţiei este mai restrânsă;
• metodologia şi tehnologia la care se face apel pentru derularea proiectului este mai nouă şi
mai puţin cunoscută.
Managementul riscului este un proces care se aseamănă foarte mult cu un control medical:
pacientul expune simptomele, medicul pune un diagnostic, recomandă un tratament, iar după
efectuarea tratamentului, pacientul vine din nou la control.
Persoana care răspunde de managementul riscului în cadrul unui proiect trebuie să aibă
capacitatea de a traduce informaţiile cu privire la obiectivele şi resursele organizaţiei într-o
adevărată „hartă" a riscului. Harta riscului trebuie în permanenţă actualizată şi îmbunătăţită în
funcţie de evoluţiile din mediul real. În această etapă se analizează ce se poate întâmpla, de ce şi
cum se poate întâmpla.
Persoana care răspunde de managementul riscului trebuie să stăpânească instrumentele prin
care riscul este evitat sau transferat către alte zone, pentru ca impactul să fie mai mic; în cazul în
care materializarea situaţiei de risc nu mai poate fi evitată, persoana care răspunde de
managementul riscului trebuie să aibă capacitatea de a diminua, de a ţine sub control impactul, de a
22
elabora şi pune în aplicare planul de management al riscului în momentul în care riscul ar deveni,
din potenţial, manifest.
Evoluţia potenţialului de risc şi a situaţiilor de risc este în permanenţă monitorizată, ţinând
cont de factorii din interiorul şi din exteriorul organizaţiei. Pe baza acestei monitorizări permanente,
planul de management al riscului este corectat, îmbunătăţit, adus la zi.
Alţi specialişti în managementul riscului introduc două etape suplimentare faţă de cele trei
expuse mai sus: o etapă de fixare/descriere a contextului şi o etapă de ierarhizare a riscurilor
identificate. Includerea celor două etape nu este gratuită, ele atrag atenţia asupra a două aspecte
deosebit de importante:
• riscul nu poate fi definit decât prin raportare la obiectivele proiectului şi cele ale
organizaţiei în ansamblu, la criteriile de succes proiectate pentru proiectul respectiv;
• nu toate riscurile pot fi „tratate" şi în nici un caz nu toate deodată; de aceea, stabilirea
priorităţilor reprezintă un pas important pentru canalizarea eficientă a eforturilor.
Sintetizând, cele şase etape ale managementului riscului sunt:
1. fixarea/descrierea contextului;
2. identificarea riscurilor;
3. evaluarea/analiza şi ierarhizarea riscurilor;
4. elaborarea planului de management al riscului;
5. adjudecarea şi implementarea planului de management al riscului;
6. monitorizarea rezultatelor şi corectarea/îmbunătăţirea planului iniţial.
3.2 Riscurile – o problemă de probabilitate şi de impact
Riscurile - ca situaţii potenţiale - sunt examinate de-a lungul a două dimensiuni, pentru a
vedea:
• care este probabilitatea ca ele, din potenţiale, să devină manifeste, efective;
• care este impactul asupra proiectului.
este apoi ajustată în urma comparaţiei cu obiectivele şi priorităţile proiectului şi ale organizaţiei. Pe
baza acestei comparaţii, importanţa alocată scade sau creşte.
Pornind de la cele două dimensiuni - dimensiunea probabilităţii şi dimensiunea impactului,
precum, de la matricea care fixează combinaţiile între diferitele valori şi de la ierarhia riscurilor,
strategiile de răspuns în faţa riscurilor sunt proiectate:
• pentru a reduce probabilitatea ca evenimentele negative să aibă loc;
• pentru a diminua impactul negativ asupra proiectului, o dată ce evenimentul negativ a avut
deja loc.
3.3 Riscul redefinit în termeni de oportunitate
Analizele actuale dedicate managementului riscului evidenţiază faptul că, spre deosebire de
abordările tradiţionale - axate cu preponderenţă pe acţiuni de contracarare -, cele moderne se
focalizează pe acţiuni de anticipare, simulare, predicţie a riscului, realizând tranziţia de la „a
reacţiona", „a contracara" la „a acţiona", „a întâmpina". În plus, astfel de analize subliniază
următorul aspect: „riscul" nu reprezintă un lucru în totalitate negativ, reuneşte atât aspecte pozitive,
cât şi negative; riscul este un concept care nu se referă atât de mult la evenimente cu impact
potenţial negativ, cât la „consecinţele incertitudinii" şi la schimbările/devierile care pot interveni de
la ceea ce a fost iniţial planificat. După cum subliniază un autor, „riscul nu reprezintă un lucru
24
negativ în sine; riscul joacă un rol esenţial pentru progres, iar eşecul face deseori parte din procesul
de învăţare. Dar trebuie să ştim cum să menţinem echilibrul între consecinţele potenţial negative ale
riscului şi beneficiile posibile pe care le poate aduce transformarea riscului în oportunitate".
Într-o astfel de abordare modernă, managementul riscului reprezintă disciplina care are ca
obiect de studiu incertitudinea şi modalităţile de a face faţă acesteia. Avantajul esenţial pe care îl
oferă stăpânirea acestei discipline constă în faptul că sporeşte capacitatea de a lua decizii în situaţii
incerte. Managementul riscului nu reprezintă o abordare îngustă, limitată, rigidă, ghidată de
obiectivul exclusiv de a îngrădi sau de a controla efectele potenţial negative ale diferitelor
evenimente; dacă definim riscul în termeni de „incertitudine" şi deviere de la ceea ce a fost
planificat, managementul riscului poate fi văzut drept „o disciplină prin care pot fi sporite
flexibilitatea şi capacitatea de adaptare într-un mediu din ce în ce mai complex şi, prin urmare, mai
incert".
Înţelegerea riscului în termeni de „oportunitate", de valorificare promptă a situaţiilor
neprevăzute începe să domine stilul de management al marilor companii ale perioadei actuale şi,
după cum subliniază un articol recent din prestigioasa revistă The Economist, „organizaţiile
inovatoare, care îşi îndreaptă în permanenţă atenţia spre situaţiile neprevăzute, exploatându-le
prompt în avantaj propriu, sunt cele care culeg cele mai multe roade".
3.4 Categorii principale de riscuri întâlnite în cadrul proiectelor
Analizând principial aspectele, putem remarca tocmai omniprezenţa factorilor de risc în toate
sectoarele prezentate drept componente ale activităţii manageriale de profil.
Astfel, prima categorie a factorilor înglobaţi în categoria generală a riscurilor de ordin tehnic,
ce conduc către invalidarea proiectului datorită fundamentării acestuia pe nişte baze de pornire
eronate, îmbracă o multitudine de aspecte distincte.
Pentru obţinerea unei imagini mai clare asupra acestor aspecte, iată doar câteva exemple de
motive generatoare de respingere a unui proiect, datorită unor idei de pornire eronate:
• Obiectivele proiectului nu se armonizează cu cele ale programului pentru care se
realizează cerea de finanţare.
• Grupurile ţină descrise drept beneficiare ale tehnologiei finale ale proiectului nu se
regăsesc printre cele formulate în mod expres ca fiind eligibile în programul de finanţare UE sau
internaţional.
• Tehnologia care se doreşte a fi dezvoltată în cadrul proiectului nu corespunde standardelor
internaţionale în vigoare
• Activităţile prevăzute în cadrul proiectului se întind pe o perioadă de timp mai mare decât
cea prevăzută în mod expres de finanţator pentru tipul respectiv de proiecte
Pentru cel de-al doilea aspect semnalat, referitor la riscul asupra prognozei financiare, din
multitudinea de motive ce ar putea conduce la respingerea cererii de finanţare, am putea menţiona:
• Construcţia eronată a unui buget de către managerul de proiect ( prea mare sau prea mic)
faţă de plafonul maxim admis de către instituţia finanţatoare
• Distribuţia neechilibrată a fondurilor alocate în cadrul capitolelor bugetare, ceea ce ar
putea conduce la compromiterea întregului buget
• Prognoza financiară defectuoasă asupra proiectului (estimări subevaluate asupra
activităţilor ce urmează a se desfăşura în cadrul proiectului), ce conduc chiar în situaţia aprobării
proiectului, la imposibilitatea derulării sale datorită resurselor insuficiente
• Proiectul aduce beneficii pe termen lung care sunt însă greu de prevăzut sau evaluat,
generând astfel o imagine incertă asupra finalităţii sale.
25
Referitor la cea de-a treia categorie de riscuri majore asumate la nivel general de către
managerul de proiect, în ceea ce priveşte colectivul de cercetare al proiectului, printre motivele
frecvent întâlnite putem evidenţia:
• Imposibilitatea realizării activităţilor prevăzute în proiect pentru fiecare dintre parteneri,
datorită insuficientei calificări a acestuia (dacă implicarea este la nivel individual) sau a instituţiei
partenere în executarea obiectivelor prevăzute (dacă implicarea este la nivel colectiv)
• Nerespectarea atribuţiilor stabilite de către managerul de proiect pentru fiecare din
instituţiile partenere în cadrul Consorţiului
• Colectivul de cercetare prezintă un înalt grad de neomogenitate, generând situaţii
conflictuale frecvente, fiind în generat greu de gestionat
În ceea ce priveşte cea de-a patra categorie de riscuri, referitoare la implementarea
defectuoasă a tehnologiei la beneficiar, ca principale motive "generatoare de probleme" în cadrul
proiectului, ar putea fi:
• Nerespectarea condiţiilor de ordin tehnic asupra achiziţiei de materiale sau echipamente
(acolo unde este cazul în cadrul unui proiect de finanţare),în general acreditarea ideii "nu asta am
dori să cumpăr eu"
• Introducerea noii tehnologii în fluxul de fabricaţie ar impune costuri enorme, sau ar
conduce către reorganizarea masivă a sectorului respectiv, provocând dezechilibrarea economică a
firmei
• Calitatea produselor finale, obţinute cu sprijinul tehnologiei achiziţionate nu este aceeaşi
cu cea prognozată în cadrul proiectului
Ultimul factor de risc este cel al managementului defectuos în cadrul proiectului ,care în
condiţiile aprobării acestuia poate constitui chiar unul dintre cei mai importanţi şi în acelaşi timp
periculoşi factori de risc.Principale motive întâlnite în derularea proiectelor în cadrul acestui capitol
ar fi legate de:
• Manegerul de proiect nu are competenţe profesionale suficiente pentru a gestiona în
optime condiţii întreaga desfăşurare a etapelor proiectului
• Managerul de proiect nu respectă întru totul obiectivele proiectului sau activităţile
preconizate în cererea de finanţare
• Managerul de proiect este incapabil să gestioneze în mod eficient situaţiile conflictuale în
cadrul Consorţiului de parteneri sau a situaţiilor de criză survenite în cadrul derulării proiectului
• Managerul de proiect îşi asumă nişte riscuri inacceptabile în derularea proiectului ce pot
conduce la falimentarea acestuia sau a companiei pe care o conduce.
Se subînţelege cu siguranţă, că motivele care pot conduce către nisţe situaţii de risc major sunt
în mod semnificativ mai multe, atât din punct de vedere numeric, cât şi al diversităţii lor , exemplele
generate având însă rolul de a forma o imagine de ansamblu asupra a ceea ce implică abordarea
riscurilor în cadrul proiectelor internaţionale.
O concluzie firească pe care o putem desprinde în urma scurtei analize efectuate mai sus , ne
poate conduce cu uşurinţă către ideea că factorii de risc se întâlnesc cu siguranţă în absolut toate
activităţile incluse în cadrul unui proiect.
3.5 Identificarea riscurilor
Reprezintă prima etapă în cadrul managementului riscului, fiind practic prin constituţia sa,
pilonul de bază al întregului proces. Pentru un manager de profil, identificarea riscurilor reprezintă
practic rezultatul unui complex de factori: aptitudini deosebite, experienţă relevantă în domeniu a
persoanei implicate în astfel de activităţi şi nu în ultimul rând arta acestuia de a putea utiliza cu
succes tehnicile specifice de management.
26
In cadrul identificării riscurilor sunt cunoscute în cadrul teoriei moderne, patru categorii
majore distincte:
1. Realizarea unei liste a riscurilor posibile. Realizarea unui profil de risc
2. Stabilirea riscurilor pe baza experienţelor precedente
3. Compararea riscurilor cu cele survenite în cadrul proiectelor similare
4. Stabilirea riscurilor ce pot surveni în derularea activităţilor şi a bugetului proiectului
A. Colectivul proiectului
Pentru a putea face faţă în mod obiectiv acestei situaţii, trebuie să răspundem în mod obiectiv
la următoarele întrebări:
a) Câte persoane sunt în carul colectivului proiectului?
b) Ce procent din colectivul proiectului desfăşoară activităţi doar în cadrul proiectului?
27
c) Câţi din membrii colectivului utilizează mai puţin de 20% din timpul lor de lucru, pentru
activităţi în cadrul proiectului?
d) Care este nivelul de competenţă al colectivului de proiect , pe tema proiectului?
e) Au lucrat membrii colectivului proiectului împreună în alte activităţi dau proiecte înainte
de respectivul proiect?
f) Colectivul proiectului are o distribuţie geografică largă (în cadrul unei ţări la nivel
economic zonal, continental sau intercontinental)?
B. Benficiarul produsului proiectului
a) Beneficiarul produsului proiectului va trebui să schimbe procesul de fabricaţie curent
pentru a utiliza produsul respectiv? (Cu opţiunile de răspuns : Nu, Schimbări mici, Schimbări mari)
b) Aplicarea produsului proiectului va impune reorganizarea
beneficiarului? (Cu opţiunile de răspuns : Nu, Schimbări mici, Schimbări mari)
c) Beneficiarul produsului proiectului se găseşte în compartimente diferite ale aceleiaşi
companii sau în companii diferite?
C. Tehnologie
a) Tehnologia dezvoltată în cadrul proiectului este nouă pentru colectivul proiectului?
b) Tehnologia dezvoltată în cadrul proiectului este nouă pentru utilizatorii din cadrul
Consorţiului proiectului sau pentru beneficiari?
c) In cadrul proiectului se dezvoltă o tehnologie nouă sau o tehnologie de avangardă?
D. Concluzii asupra: colectivului, beneficiarului şi tehnologiilor proiectului
a) Descrieţi categoriile de riscuri ce intervin în cadrul proiectului şi evidenţiaţi întrebările
cheie caracteristice pentru fiecare categorie
b) Fiecare întrebare cheie va pune în evidenţă posibilele puncte slabe ale proiectului
c) Adăugaţi la lista de mai sus prezentată a noi categorii de risc şi întrebări cheie
De remarcat este faptul că structura acestor întrebări a fost realizată după analizarea
principalilor factori de risc ce au intervenit în cadrul unor proiecte similare derulate.
Intocmirea unui profil de risc este o acţiune continuă, deoarece la finalizarea oricărui proiect,
structura veche se poate îmbunătăţiii pe baza adoptării elementelor noi . Un profil de risc bun
urmăreşte evoluţia unor criterii de bază:
• Specificitatea industrială - construirea unui sistem informatic comportă o altă de categorie
de riscuri decât construcţia unui bloc de locuinţe.
• Specificitatea organizatorică - atunci când sunt abordate profilurile cu specificitate
industrială, este de preferat ca acestea să fie utilizate în funcţie de profilul companiei sau al
departamentului respectiv
• Profilurile de risc se adresează deopotrivă atât producţiei cât şi activităţii de management
a riscurilor -In acest context riscurile asociate utilizării sau dezvoltării de noi tehnologii sunt
asimilate drept riscuri de producţie, în timp ce managementul de risc este o consecinţă a gestionării
activităţii unei echipe dispersate (în cadrul unor arii geografice diferite)
• Profilurile de risc pot fi utilizate în predicţia fiecărui risc individual- chiar şi simpla
identificare a subiectivă a indicatorilor de risc „ridicat, mediu sau scăzut" contribuie în mod evident
la identificarea factorilor de risc specifici.
Utilizarea în mod ştiinţific a profilurilor de risc precum şi continua lor actualizare, poate
constitui un factor de prognoză foarte important de luat în calcul de către managerii implicaţi în
activităţile de gestionare a riscurilor.
5. Stabilirea riscurilor pe baza experienţelor precedente. Compararea riscurilor cu cele
survenite în cadrul proiectelor similare
28
Unul dintre cei mai importanţi factori de predicţie pentru activităţile viitoare este utilizarea
experienţelor dobândite în derularea proiectelor anterioare, un bun manager de risc putând trage
nişte concluzii importante după analiza factorilor de risc ce au survenit în derularea acestora. În
general în cadrul acestui proces de identificare a factorilor de risc pe baza experienţelor precedente
înregistrate în proiecte, managerul trebuie să acorde un interes special evoluţiei următorilor factori:
• Analiza performanţelor înregistrate în paralel cu cele previzionate în cadrul proiectului,
poate furniza o imagine pertinentă asupra acurateţii estimărilor făcute de către manager asupra
costurilor şi activităţilor estimate
• Identificarea elementelor ce au condus la schimbări în cadrul proiectului şi evidenţierea
modului în care au fost soluţionate aceste probleme
• Analiza globală a activităţilor după derularea proiectului, constituie întotdeauna un prilej
de reflecţie asupra fazelor critice ce au intervenit în derularea acestuia. Evitarea unei astfel de
sinteze poate conduce la repetarea situaţiilor de criză datorită insuficientei cunoaşteri a factorilor de
risc, sau a repetării aceloraşi greşeli
• Analiza rezultatelor finale ale proiectului şi acolo unde este cazul înregistrarea părerilor
beneficiarilor direcţi asupra calităţii produselor sau serviciilor, rezultate din implementarea
activităţilor preconizate. Nu trebuie de asemeni faptul că reuşita unui proiect se poate estima în
funcţie de calitatea rezultatelor finale ale acestuia şi nu în ultimul rând de apreciarea acestora de
către beneficiarii sau grupurile ţintă cărora li se adresează acesta.
Analiza detaliată a tuturor acestor aspecte poate constitui pentru managerul de risc un foarte
important barometru asupra activităţilor şi deciziiilor pe care acesta le poate lua în cadrul derulării
unui nou proiect de investiţii. Filosofia acumulării de informaţii utile în domeniul managementul
riscului din experienţele înregistrate în cadrul proiectelor anterioare, sugerează managerului de risc
de a-şi organiza documentaţia de specialitate de aşa natură, astfel încât aceasta să îi poată servi
drept referinţă mult timp după finalizarea proiectului.
6. Stabilirea riscurilor ce pot surveni în derularea activităţilor şi a bugetului proiectului
Managementul riscului contribuie prin structura sa la detalierea activităţilor planificate, funcţionând
însă şi reciproca acestei situaţii, adică detalierea activităţilor reprezintă o oportunitate de a identifica
riscurile Pentru realizarea unui analize în detaliu pentru fiecare activitate componentă a unui pachet
de lucru, este necesară realizarea unei planificari şi estimari a bugetului, de cele mai multe ori
acestea fiind dificil de realizat datorită existenţei factorilor de incertitudine.
Diminuarea riscurilor pe întregul proiect este de fapt o sumă de reduceri ale riscurilor pentru
fiecare activitate independentă cuprinsă în cadrul unui pachet de lucru, prin identificarea unei
strategii adecvate pentru fiecare nivel de desfăşurare al proiectului. In general riscurile identificate
la nivelul activităţilor şi prognozei bugetare, afectează în general părţi mici ale proiectului de
investiţii, acesta neconstituind însă un motiv pentru a nu acorda o importanţă deosebită acestui
capitol, deoarece aşa după cum am văzut, riscurile mici în condiţii speciale devin critice conducând
către efecte catrastofale.
3.6 Controlul riscurilor
Reprezintă ultima (dar nu şi cea mai puţin lipsită de importanţă) componentă distinctă a
procesului de management a riscului în cadrul unui proiect de investiţii, ocupându-se atât de
monitorizarea cât şi de identificarea unor noi riscuri ale proiectului.
Practica managerială demonstrează că activităţile de monitorizare şi control a riscurilor se
desfăşoară în paralel cu monitorizarea proiectului.
Strategiile de monitorizare şi control ale riscurilor includ identificarea magnitudinii de
producere a riscurilor pe baza calculelor probabilistice, înregistrarea acestora şi inspectarea
periodică a evoluţiei lor pe baza controalelor de rutină.
29
În construcţia unui astfel de sistem de monitorizare, trebuie ţinut cont de următoarele aspecte:
• Managerul de proiect trebuie să se asigure că există o persoană responsabilă pentru fiecare
categorie de risc asumat
• Alcătuirea sistemului de înregistrare a riscurilor trebuie să aibă la bază contorizarea
acestora în funcţie de severitatea şi probabilitatea lor de apariţie. Totodată trebuie evidenţiată
importanţa realizării unui top al riscurilor în scopul identificării în mod util, de strategii de răspuns
pentru acestea
• Dezvoltarea unui sistem de permanentă reactualizare a datelor incluse în structura
sistemului de gestionare,pe baza contralelor de rutină, în scopul observării evoluţiei factorilor de
risc în diferite faze de derulare ale proiectului.
Realizarea unui astfel de sistem de monitorizare, conduce în cadrul unui proiect la evitarea
întârzierilor în cadrul activităţilor prognozate, a nedepăşirii bugetului alocat şi a obţinerii de
rezultate finale de calitate superioară.
Intrebari de autoevaluare:
30
CAPITOLUL 4 MANAGEMENTUL CALITĂŢII PROIECTULUI
Rezumat
Managementul calităţii are un rol important in toate etapele pe care le parcurge un proiect.
Capitolul patru prezintă etapele din cadrul unei structuri de management al calităţii, importanţa
stabilirii obiectivelor în domeniul calităţii şi, de asemenea, instrumente şi tehnici ale procesului de
planificare şi de asigurare a calităţii.
4.1 Elemente de principiu privind managementul calităţii
Sistemul de management este partea vizibilă a managementului, fiind alcătuit din elemente de
natură metodologică, decizională, informaţională, organizatorică, psihosociologică, motivaţională,
etc. şi relaţiile ce se stabilesc între acestea pentru realizarea obiectivelor în condiţii de eficienţă.
În cadrul sistemului de management al unei societăţi, o deosebită importanţă este acordată
sistemului de management al calităţii, care conţine structurile organizatorice, procedurile, procesele
şi resursele necesare pentru managementul calităţii.
Managementul calităţii reprezintă ansamblul activităţilor conducerii unei organizaţii, care
determină în domeniul calităţii, obiectivele şi responsabilităţile pe care le stabileşte în cadrul
sistemului calităţii, prin mijloace precum planificarea, controlul, asigurarea şi îmbunătăţirea
calităţii. Sistemul calităţii reprezintă structura organizatorică, responsabilităţile, procedurile,
procesele şi resursele pentru implementarea conducerii calităţii, ţinând cont de tipul specific de
afaceri al organizaţiei şi de conformitatea acestor elemente cu normele internaţionale.
Principial, o abordare a problemei calităţii sub forma unui proces, poate fi descrisă în cadrul
unei structuri de management al calităţii, sub forma unor succesiuni de etape :
1. Cunoaşterea şi identificarea necesităţilor în domeniu
2. Dezvoltarea proceselor pe baza metodei valorii adăugate
3. Înregistrarea de rezultate performante în cadrul unui proces eficient
4. Fundamentarea strategiei unui management de calitate pe baza îmbunătăţirii continue a
proceselor
Esenţa procesului constă în evidenţierea faptului că percepţia pe care clienţii o prezintă asupra
unei organizaţii sau companii, este strâns legată de satisfacerea cerinţelor acestora asupra
produselor sau serviciilor specifice oferite. Această tehnică ce se aplică tuturor proceselor ce
implică planificarea, efectuarea, verificarea şi planul de acţiune, prezintă în principiu următoarele
etape :
• Planificarea - etapă pe parcursul căreia se stabilesc obiectivele şi modalităţile de acţiune
ale organizaţiei, în sensul obţinerii de rezultate şi produse performante capabile să satisfacă cererea
clienţilor
• Efectuarea - reprezintă etapa în care sunt implementate procesele planificate
• Verificarea - cuprinde sistemul de monitorizare, evaluare şi raportare a proceselor,
rezultatelor, obiectivelor şi cerinţelor asupra produsului
• Planul de acţiune - este etapa în care se elaborează şi se implementează strategii pentru
îmbunăţirea continuă a performanţelor procesului.
Eficacitatea unui activităţi pe bază de proces ce primeşte datele de intrare şi le converteşte în
date de ieşire, constă în identificarea şi gestionarea proceselor interconectate.
31
Importanţa stabilirii politicii şi obiectivelor în domeniul calităţii
În orice organizaţie, politicile şi obiectivele sunt în măsură de a constitui o busolă pentru
orientarea pe piaţa de profil, datorită rolului jucat în gestionarea resurselor şi obţinerea de rezultate
performante.
Aşa cum se poate deduce, relaţia dintre politică şi obiective este una directă şi biunivocă.
Dacă politica de calitate în cadrul unei organizaţii asigură un cadru pentru stabilirea şi analizarea
obiectivelor, acestea din urmă trebuie să urmeze în mod consecvent politica stabilită, având însă şi
impusă condiţia de îmbunătăţire continuă.
Un aspect deosebit de important în desemnarea politicilor de calitate ale unei organizaţii îl
constituie cuantificarea în mod direct a obiectivelor propuse. Această concretizare efectivă a
obiectivelor, prezintă un puternic impact asupra calităţii produsului, eficacităţii operaţionale şi
performanţelor financiare.
Succesul politicilor de calitate, precum şi a obiectivelor aferente, sunt strâns legate de
aplicarea unui sistem de management la cel mai înalt nivel.
Managementul la cel mai înalt nivel şi sistemul calităţii
Aplicarea unei politici performante în domeniul calităţii, precum şi obţinerea de rezultate
bazate pe obiective cuantificabile, este indisolubil legată de aplicarea unui sistem de management la
cel mai înalt nivel.
Un astfel de sistem managerial are drept rol :
1. elaborarea strategiilor politice de acţiune şi a obiectivelor în domeniul calităţii
2. focalizarea asupra cerinţelor pieţei şi ale clienţilor
3. implementarea proceselor optime în scopul îndeplinirii cerinţelor şi realizării obiectivelor
4. menţinerea eficacităţii în procesul managerial
5. furnizarea de resurse
6. analizarea rezultatelor obţinute, pe baza datelor furnizate în rapoarte
7. derularea de acţiuni în vederea îmbunătăţirii, politicilor şi obiectivelor în domeniul calităţii
Toate aceste etape şi procese analizate sunt înglobate în cadrul unui sistem complex, optim pentru
gestionarea calităţii - managementul calităţii totale.
4.2 Procesul de management al calităţi ca fractal
În scopul stăpânirii şi îmbunătăţirii permanente a sistemului de management al calităţii, este
necesară în anumite condiţii o abordare a întregului proces cât şi a pârtilor componente din
perspectiva unei abordări fractale.
În esenţă, structura fractală se defineşte prin reflectarea tuturor constituentelor acesteia în
cadrul structurii generale.
Importanţa deosebită a abordării unei structuri fractale în cadrul unor sisteme cu structuri
complexe, rezultă din transparenţa pe care acestă structură o va conferi sistemului.
Condiţii principale de aplicare a unei structuri « fractal » :
• Structura fractală trebuie aplicată pentru fiecare proces sau etapă
• Trebuie să conţină cerinţele (nivelul impus)
• Trebuie să conţină abaterile impuse de timp, pentru a putea iniţia corecturi
• Trebuie să conducă « ceea ce este corect »
32
4.3. Managementul calităţii proiectului
33
Figură 2 Cauzele deficienţelor de calitate
Calitatea slabă este întotdeauna o problemă. Clasa inferioară poate să nu fie. De exemplu, un
produs software poate fin de calitate superioară (fără defecte evidente) dar de clasă inferioară (cu
număr limitat de caractere) sau poate fi de slabă calitate (defecte evidente numeroase, utilizare
greoaie) şi de clasă superioară (multiple caracteristici). Determinarea şi stabilirea nivelelor cerute
atât de calitate cât şi de clasă reprezintă responsabilitatea atât a managerului de proiect cât şi a
echipei pe care acesta o coordonează.
Echipa de proiect trebuie, de asemenea, să conştientizeze faptul că un management modern al
calităţii completează managementul proiectului. De exemplu, ambele discipline recunosc
importanţa :
- satisfacţiei clientului /utilizatorului - înţelegerea, specificarea şi influenţarea
necesităţilor astfel încât ele să răspundă aşteptărilor acestuia. Acest lucru reprezintă conformitatea
produsului cu cerinţele proiectului care trebuie să realizeze ceea ce a stabilit să realizeze şi să
satisfacă necesităţile reale ale clientului / utilizatorului).
- acţiunilor de prevenire, mai mult decât de corecţie - costul acţiunilor de prevenire a
unor greşeli este întotdeauna mai mic decât costul corectării lor.
34
- managementul responsabilităţii - realizarea fazelor proiectului presupune participarea
întregii echipe, dar managementul responsabilităţii presupune planificarea şi estimarea resurselor
necesare pentru realizarea fazelor.
În plus, calitatea duce atât la creşterea calităţii managementului proiectului cât şi la creşterea
calităţii produsului rezultat.
Totuşi există o limitare în abordarea managementului calităţii, de care echipa de proiect
trebuie să ţină seama. Durata limitată de realizare a proiectului presupune limitarea investiţiilor în
creşterea calitatăţii produsului, mai ales în prevenirea apariţiei defectelor şi în evaluarea lor
partea partenerilor. Cel mai important cost se referă la cheltuielile asociate activităţilor de
management al calităţii. Managementul calităţii nu se obţine fără costuri.
2.Benchmarking.Benchmarking-ul este o metodă de management care presupune compararea
proiectului actual cu practicile similare din alte genuri de proiecte, din organizaţie sau din afara ei,
având ca scop găsirea de soluţii şi stabilirea standardelor de măsură a performanţelor.
3. Diagrame de fluxuri. Diagrama de flux prezintă, grafic, cum variază, în timp, sistemul de
resurse analizat. Tehnicile cele mai comune utilizate în managementul calităţii, pentru reprezentarea
grafică a fluxurilor,includ :
Diagrama cauză - efect, numită şi diagrama Ishikawa. Aceasta tehnică permite identificarea
cauzelor succesive ale apariţiei unei „probleme".
4.Simulări. Simularea este o metodă statistică care ajută la identificarea factorilor care pot
influenţa variabilele specifice ale proiectului. Tehnica este aplicată cel mai mult asupra produsului
proiectului
5.Costul calităţii. Costul calităţii se referă la costul total al eforturilor pentru realizarea
calităţii produsului şi include toate activităţile care asigură atât conformitatea cât şi neconformitatea
produsului. Costul calităţii cuprinde trei tipuri de costuri : costuri de prevenire, costuri de evaluare,
costuri datorate omisiunilor.
36
A. Intrări ale procesului de asigurare a calităţii
1 Planul de management al calităţii.
2.Rezultatele controlului calităţii. Rezultatele controlului calităţii reprezintă înregistrările
încercărilor, verificărilor şi măsurătorilor realizate, în format comparabil (valori comparabile)
pentru realizarea evaluarărilor.
3. Definirea specificaţiilor de calitate
B. Instrumente şi tehnici pentru asigurarea calităţii
1 Instrumente şi tehnici de planificare a calităţii. Instrumentele şi tehnicile de planificare a
calităţii descrise anterior pot fi utilizate şi pentru asigurarea calităţii.
2 Audituri ale calităţii. Auditul calităţii este o evaluare făcută asupra activităţilor de
management al calităţii realizate (fie în acelaşi proiect fie în altele), în vederea îmbunătăţirii
performanţelor proiectului actual. Poate fi planificat sau realizat ori de câte ori este necesar. Poate fi
realizat de auditori interni sau externi ai organizaţiei.
37
B.Instrumente şi tehnici pentru controlul calităţii
1 . Inspecţii. Inspecţiile includ activităţi precum măsurare, examinare şi testare în vederea
stabilirii conformităţii rezultatelor proiectului cu cerinţele acestuia. Inspecţiile pot fi realizate la
orice nivel (rezultatele unei singure activităţi sau rezultatele produsului final).
2.Diagrame de control. Diagramele de control reprezintă vizualizarea grafică, în timp, a
rezultatelor produsului sau proceselor. Sunt utilizate pentru stabilirea momentului în care procesul
este în control (apar erori previzionate sau aleatoare). Atunci cănd procesul este în control el nu
trebuie adaptat. El poate schimbat, în vederea îmbunătăţirii calităţii lui, dar nu trebuie adaptat în
timpul procesului de control.
Diagramele de control pot fi utilizate pentru monitorizarea diferitelor variabile de ieşire. Cel
mai frecvent sunt utilizate pentru activităţi repetitive, costuri sau varianţe de termene, erori în
documentaţii.
3. Diagrame Pareto. Principiul acestei tehnici constă în izolarea a 20% din parametrii unei
activităţi care explică 80% din problemele acesteia. Este o metodă de decizie şi control care permite
utilizarea priorităţilor după diferite criterii, folosind statistici descriptive şi analizarea lor. Ea ajută la
conducerea intervenţiilor în mod metodic abordând succesiv punctele cele mai importante. Ea
permite, deci, să se stabilească un plan de acţiune eficient.
4.Eşantionare statistică. Eşantionare statistică presupune alegerea unor categorii de activităţi
sau procese reprezentative, din lista completă, pentru inspecţie. Acest tip de selecţie reduce costurile
controlului calităţii.
5.Diagrame de fluxuri
6.Analize de trend. Analizele de trend folosesc tehnici matematice şi vizează evoluţiile strict
cantitative ale rezultatelor.
Intrebari de autoevaluare:
38
CAPITOLUL 5 – MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTULUI
Rezumat
Prezentul capitol pune în evidenţă importanţa ce trebuie acordată, pe de o parte, costurilor
în cadrul unui proiect, necesitatea diferenţierii între cheltuielile eligibile şi cele neeligibile, iar pe
de altă parte, evaluării financiare a unui proiect. De asemenea, tot in acest capitol veti afla
informaţii despre modalităţile de finanţare di despre auditul fiananciar al unui proiect.
Cuvinte cheie: cost, cheltuială eligibilă, estimare, evaluare, audit
5.1. Caracterizarea costurilor unui proiect
Concepţia de cost global este o metodă de management a proiectului, servind ca ghid pentru
satisfacerea cât mai bine, ţinând cont de relaţiile din interiorul proiectului, a obiectivelor de
performanţă, de costuri şi termene, de la prima fază a acestuia şi până la sfârşitul vieţii produsului.
Costul global cuprinde ansamblul costurilor relative ale produsului pe parcursul întregii
duratei sale de viaţă (ciclului său de viaţă). El exprimă valoarea actualizată a costurilor iniţiale de
investiţii şi a costurilor ulterioare de exploatare şi de întreţinere, pe perioada de viaţă economică a
proiectului sau pe o durată convenită de timp.
Acestea sunt, de regulă:
- Costurile de cercetare-dezvoltare: numai 5% din costurile ciclului de viaţă a produsului
sunt utilizate în această fază, dar 80% din costurile ciclului de viaţă a produsului sunt fixate în
această fază.
- Costurile de producţie: există modalităţi de estimare a costurilor de producţie în funcţie de
ramura economică şi de costul materiilor prime.
- Costurile de utilizare:
- Sub garanţie
Pentru a acoperi eventualele disfuncţionalităţi gestionate încă insuficient în etapele de
dezvoltare şi de producţie, furnizorul vinde produsul cu unul sau mai mulţi ani de garanţie. În
această perioadă, toate slăbiciunile proiectului din fazele de dezvoltare şi de producţie sunt
suportate de către producător. Dacă există relaţii bune între furnizor şi client, informaţiile
primite de furnizor în această perioadă permit ameliorarea performanţelor produsului şi a
procedeelor de fabricaţie şi, deci, reducerea costului produsului.
- În afara garanţiei
Eliminarea la timp a slăbiciunilor de concepţie şi producţie creează posibilitatea de a
vinde produsul mai ieftin. Acest cost este suportat de client şi intră în costul de achiziţie al
produsului. Pot fi calculate, de ex. costurile energetice / unitatea de timp de utilizare, pentru
un frigider de clasă A, comparativ cu un frigider de clasă B .
- Costurile de distrugere:
• Atunci când produsul devine complet inutilizabil, trebuie evitat de a-l arunca în natură,
pentru a vătăma (afecta) colectivitatea actuală sau viitoare. Pentru aceasta, furnizorul
de produs trebuie să se asigure de distrugerea produsului sau de distrugerea deşeurilor.
• Sunt costurile de distrugere finală a produsului sau de reciclare şi reprezintă costul
acestor procese minus câştigurile obţinute din valorificarea materialelor sau
echipamentelor de producţie.
Atunci când toate elementele legate de ciclul de viaţă a produsului au fost identificate, se
poate face repartizarea costurilor între parteneri.
39
Această metodă de optimizare tehnico-economică a proiectului are ca obiective:
- optimizarea (modelarea) legăturii dintre prima şi ultima fază din ciclul de viaţă a unui
produs pe baza standardelor europene;
- înregistrarea know-howului tehnologic din ciclul de viaţă al produsului;
- controlul calităţii datelor şi informaţiilor;
- dezvoltarea şi armonizarea sistemului de management în vederea luării de decizii
strategice pentru dezvoltarea economică eficientă a produselor.
Prezintă urmatoarele avantaje:
- combină investigarea aspectelor ecologice şi economice ale produselor, încă din faza de
proiectare;
- orientează segmentele de piaţă precum şi managementul costurilor reziduale;
- reprezintă o măsură a inovării"produselor verzi".
5.2 Relaţia dintre metodele de management şi costul global al proiectului
Succesul unui proiect nu constă doar în aplicarea metodelor şi instrumentelor generale
(independente de natura proiectului) şi specifice (particulare fiecărui tip de proiect) de management
ci şi de cunoaşterea legăturilor spaţio-temporale şi socio-economice între parametrii tehnico-
ştiinţifici ce caracterizează proiectul (pentru atingerea obiectivelor) şi costul global al acestuia,
ţinând cont de riscurile ce însoţesc realizarea obiectivului.
Numai cunoscând aceste legături se poate determina corect bugetul proiectului, buget ce
include toţi partenerii proiectului (consorţiu, client, utilizator, colectivitate). Legăturile spaţiale,
precum şi mecanismele asociate, ce se stabilesc pentru realizarea unui proiect sunt redate în Fig.6.2.
Pentru a atinge obiectivul care a fost fixat, proiectul trebuie realizat; acesta va trebui gestionat în
termeni tehnico-economici, spaţial (gestionarea legăturilor între toţi parametrii la un moment dat) şi
40
temporal (evoluţia proiectului şi a parametrilor săi. Pentru ca proiectul să devină realitate,
managerul de proiect va trebui să identifice etapele, să prevadă simulări, calcule şi verificări ale
costului global (incluzând performanţele şi termenele pentru toţi partenerii şi pentru colectivitate),
să identifice riscurile care ar putea împiedica atingerea obiectivului, să constituie echipa de proiect,
să prevadă investiţiile financiare (inclusiv problemele financiare care ar putea apărea), să identifice
relaţiile dintre costuri şi metodele de calcul utilizate, să verifice că metodele şi instrumentele de
management utilizate sunt disponibile şi înţelese de echipă, să informeze permanent partenerii
implicaţi în proiect (inclusiv colectivitatea).
5.3 Managementul costului proiectului
Managenemtul costului proiectului include procesele necesare pentru realizarea activităţilor
proiectului, în vederea atingerii obiectivelor stabilite. El include următoarele mari procese:
1. PLANIFICAREA RESURSELOR - determinarea tipurilor şi volumului de resurse (umane,
echipamente, materiale) necesare pentru realizarea activităţilor planificate şi cuprinde:
A. Intrări
1 . Structura pachetelor de lucru
2. Informaţii istorice
3. Scopul exprimat
4. Resurse potenţiale deosebite
5. Politici organizaţionale
6. Durata estimată a activităţilor
B. Instrumente şi tehnici
1. Consultarea experţilor
2. Identificarea alternativelor
3. Project management software
C. Ieşiri
1 . Resursele necesare
41
C.Ieşiri
1. Costuri estimate
2. Fundamentarea estimărilor
3. Planul de management al costului proiectului
3.ELABORAREA BUGETULUI PROIECTULUI - alocarea costurilor totale estimate pe
proiect, cuprinde:
A. Intrări:
1 . Cost estimat
2. Structura pachetelor de lucru
3. Planificarea proiectului ca termen de început şi de sfârşit
4. Planul de management al riscului
B. Instrumente şi tehnici
1. Instrumente şi tehnici de elaborare a bugetului
C. Ieşiri
1. Cost de bază
A. Intrări:
1 . Cost estimat cumulat
2. Rapoarte de performanţă
3. Realocări necesare
4. Planul de management al costului proiectului
B. Instrumente şi tehnici
1 . Sistemul de control al realocării de resurse
2. Tehnici de control ale costurilor
3. Bilanţul activităţilor realizate
4. Planul de estimare alternativă
5. Project management software
C. Ieşiri
1 . Cost estimat revizuit
2. Buget revizuit
3. Acţiuni corrective
4. Estimarea finală a proiectului
5. închiderea proiectului
6. Baza de date istorică
proces. In cele ce urmează ele sunt prezentate ca procese distincte pentru că instrumentele şi
tehnicile utilizate sunt diferite pentru fiecare.
Estimarea costurilor proiectului
Estimarea costurilor se face pornind de la specificaţiile proiectului. Şansele de a face greşeli
de estimare sunt cu atât mai mici cu cât este mai bine definit proiectul de la început. Probabilitatea
erorilor nu poate fi însă redusă la zero şi niciodată estimările iniţiale de costuri ale unui proiect
întreg nu sunt lipsite de erori şi perfect corecte. Estimarea presupune întotdeauna un element de
apreciere personală. Proiectul conţine întotdeauna surprize.
Se poate încerca să se elimine unele surse posibile de erori de estimare şi să se instituie
sisteme eficiente pentru măsurarea costurilor care ar urma să apară.
Estimările făcute cu un grad sporit de certitudine sunt foarte utile atunci când se urmăreşte
obţinerea unor preţuri competitive. Estimările precise sporesc eficienţa bugetelor şi planificării
resurselor.
Clasificarea estimărilor după gradul de certitudine
Clasificarea estimărilor costurilor depinde de calitatea de informaţii de care dispun realizatorii
proiectului precum şi de timpul alocat preparării estimărilor.
Cazurile tipice de estimări sunt:
A. Estimările aproximative
Sunt cele făcute înainte să înceapă proiectul, când nu există decât informaţii foarte vagi şi
trebuie formulate practic toate detaliile activităţilor viitoare. Estimările aproximative se fac şi în
cazurile de urgenţă, când există destule informaţii pentru a face o estimare mai exactă, dar nu şi
timpul necesar. Estimările aproximative sunt deosebit de utile pentru efectuarea verificărilor
preliminare privind necesarul posibil de resurse şi pentru alte decizii de planificare. O estimare
aproximativă bine argumentată poate atinge o acurateţe de ± 25%.
B. Estimările comparative
Se fac prin compararea muncii care trebuie facută pentru un proiect nou cu munca din alte
proiecte similare din trecut. Ele pot fi făcute înainte să înceapă proiectare detaliată, când nu există
liste de materiale sau calendare de activităţi precise. Estimările de acest tip depind de o buna
definire generică a proiectului, care să permită identificarea tuturor elementelor principale şi
aprecierea dimensiunilor si complexităţii lor. Pe lânga riscurile comerciale ce nu pot fi controlate
(fluctuaţiile ratei valutare de schimb), acurateţea acestei estimâri depinde de gradul de încredere
insuflată de soluţia propusă prin proiect, de metodele de lucru alese până la sfârşit şi de asemănarea
dintre proiectul nou şi cele anterioare. Este posibil să nu se atingă o acurateţe mai bună de ± 15%.
Se folosesc pentru proiectele industriale şi tehnologice în general. Estimările trebuie să lase loc liber
pentru situaţiile neprevăzute.
C. Estimări de fezabilitate
Pot fi făcute numai după efectuarea unor activităţi semnificative de concepţie preliminară a
proiectului. Trebuie obţinute, de la furnizorii potenţiali ai principalelor echipamente din proiect sau
de la subcontractori, cotaţiile necesare, precum şi listele de achiziţii de materiale şi celelalte
planificări, care ajută la estimarea costurilor materialelor. Factorul de încredere în acurateţea acestor
estimări este de ± 10%.
D. Estimările definitive
Nu pot fi efectuate decât spre sfârşitul proiectului, atunci când acesta este deja într-o fază
destul de avansată. Estimările definitive pot fi făcute plecând de la zero, dar cea mai bună metodă
este să se actualizeze estimările comparative sau de fezabilitate făcute anterior, din când în când sau
în mod continuu, ca parte a procedurilor de raportare sau de control al costurilor. Acurateţea
estimării se îmbunătăţeşte pe măsură ce costurile reale cunoscute iau locul valorilor estimate.
Estimările sunt definitive atunci când acurateţea lor declarată este de ± 5% sau mai bună. La
43
sfârşitul proiectului, dacă sistemele de contabilitate şi de control al costurilor nu au greşeli, cifrele
costurilor reale de proiect şi estimările definitive trebuie să conveargă spre aceleaşi valori.
B.Defalcarea activităţilor
Pregătirea tabelului de defalcarea activităţilor care să cuprindă şi costurile este o cale logică
de abordare a proiectului şi o modalitate de a reduce riscul de a omite ceva. Însă la începutul
proiectului este foarte probabil ca schema de activităţi să nu poată fi făcută decât în termeni destul
de generali, deoarece multe dintre detalii nu sunt cunoscute decât după ce proiectul intră suficient
de mult în faza de realizare (cu mult după ce contractul este semnat şi toate obligaţiile contractuale
sunt ferm stabilite).
Lista de activităţi trebuie să includă nu numai componentele fizice evidente ale proiectului,
dar şi toate activităţile de tip software asociate. „Software" este un termen foarte obişnuit în
contextul proiectelor legate de tehnologia informaţiei şi de tehnologia informaţiei, dar, majoritatea
proiectelor, oricât de departe ar fi de domeniul calculatoarelor, au un conţinut software propriu. De
pildă, poate fi vorba de scrierea calendarelor de inspecţie a producţiei şi de testări, a manualelor de
instrucţiuni, a listelor de piese de schimb şi consumabile recomandate. Acestea, alături de toate
formele de documentaţie specificate în contract, sunt activităţi de software care trebuie incluse în
costurile estimate.
44
- Date istorice
Fiecare metodologie de management al proiectului conţine înregistrări cu privire la duratele
activităţilor. Aceste înregistrări reprezintă baza pentru estimările activităţilor prezente. Diferă de
prima tehnică prin faptul că foloseşte înregistrări şi nu depinde exclusiv de memoria umană.
- Estimările consultanţilor externi
Atunci când un proiect presupune tehnologii noi trebuie apelat la experţii în domeniu. Aceştia
au calităţile şi experienţa necesară. Clienţii sau utilizatorii pot fi surse bune de estimare.
- Tehnica Delphi
Această tehnică realizează estimări bune şi în absenţa consultanţilor externi. Se constituie un
grup tehnic format din 5 - 6 specialişti. După ce grupul este informat cu privire la proiect şi la
natura activităţii, fiecare trebuie să-şi spună, independent, punctul de vedere cu privire la durata
activităţii.
- Tehnica celor trei puncte
Unele activităţi, chiar dacă se repetă în circumstanţe identice, durata lor poate varia. Variaţia
poate fi concentrată în jurul unei valori centrale sau poate fi destul de dispersă. Nu se ştie dinainte
în ce direcţie extremă poate varia o activitate, dar se pot face aprecieri probabilistice asupra
vecinătăţii acestei variaţii.
Pentru a utiliza acestă metodă este nevoie de trei tipuri de estimări ale duratei activităţii: cea
mai favorabilă, cea mai defavorabilă, optimă. Durata cea mai favorabilă este definită ca durata cea
mai scurtă care se estimează astfel ca activitatea să se realizeze aşa cum se aşteaptă. Durata cea mai
defavorabilă este definită ca durata cea mai lungă care se estimează astfel ca activitatea să se
realizeze aşa cum se aşteaptă, în cazul în care lucrurile ar putea merge rău. Durata optimă este, de
regulă, cea experimentată uzual.
Există 4 metode de estimare a activităţii în funcţie de resursele de personal disponibile.
Elementele care se iau în calcul sunt durata activităţii, efortul total de muncă şi efortul procentual /
zi de muncă. În oricare dintre metodele aplicate se specifică două dintre elemente şi se determină al
treilea.
Metodele sunt:
■ Estimarea activităţii ca efort total de muncă şi procent / zi constant;
Dacă se ştie, de exmplu, că o activitate durează 40 ore şi resursele de perosnal sunt
disponibile în procent de 50% pentru această activitate, rezultă că activitatea durează 40 ore / 0.5 =
80 ore.
■ Estimarea activităţii ca durată şi efort total de muncă;
Dacă se ştie din experienţă, de exmplu, că 5 persoane trebuie să realizeze activitatea în 10
zile, se calculează procentul / zi constant astfel: 5 persoane / 10 zile = 0.5. Se presupune că
estimarea se face pentru 8 ore / zi.
■ Estimarea activităţii ca durată şi procent / zi constant;
Dacă se ştie, de exemplu, că o activitate durează 1 0 zile şi resursele de perosonal sunt
disponibile în procent de 50% pentru această activitate, se calculează numărul de personal
disponibil astfel: 10 zile x 0.5 = 5 persoane. Se presupune că estimarea se face pentru 8 ore / zi. Este
cea mai puţin folosită metodă.
■ Estimarea activităţii ca _profil;
În metodele precedente s-a considerat că procentul de efort este constant pentru fiecare zi.
Deci persoana este încărcată cu o rată constantă. Există situaţii în care persoanele nu lucrează cu o
rată constantă. Durata este estimată în funcţie de diferitele procente de încărcare. De exemplu, din
cele 40 ore alocate activităţii, procentul de încărcare este de 75% pentru 20 ore şi de 50% pentru
celelalte 20 ore. Rezultă că durata activităţii este de: 20 / 0.75 + 20 / 0.5 = 67 ore.
45
D. Estimarea costurilor de materiale şi echipamente
Materialele necesită două tipuri de estimări. Pentru fiecare activitate se determină:
■ costul total estimat, inclusiv taxele de livrare şi alte taxe (costurile materialelor reprezintă
de multe ori mai mult de jumătate din costul proiectului);
■ timpul total de livrare, adică timpul care se presupune că va trece de la începutul
procesului de lansare a comenzilor de achiziţie până la primirea ultimului articol necesar pentru
terminarea activităţii.
Nicio estimare nu este completă, dacă la întocmirea ei nu s-a ţinut cont de costurile de
ambalare, de transport, asigurare, taxele portuare, impozite
Un avertisment este legat de perioada de valabilitate a cotaţiilor primite de la furnizorii
potenţiali. Cotaţiile furnizorilor sunt valabile, de obicei, 90 zile sau mai puţin, aşa că pot apare
probleme cu bugetul pentru materiale sau cu disponibilitatea acestora atunci când vine vremea să se
plaseze comanda.
E. Rezerve de urgenţă
O sursă obişnuită de erori de estimare este incapacitatea de a lua în calcul faptul că este
imposibil să nu apară costuri adiţionale din cauza erorilor de proiectare, a greşelilor de execuţie, a
defectelor de materiale. Pentru un proiect simplu, care nu presupune un grad deosebit de risc, poate
fi suficientă o rezervă de 5% din costurile normale.
Anual salariile cresc, materiile prime şi componentele achiziţionate din import tind să coste
mai mult, transportul se scumpeşte, iar utilajele şi clădirile absorb mai mulţi bani. Toate aceste
creşteri corespund scăderii valorii reale a banilor, adică inflaţiei. Această devalorizare este aparent
inevitabilă şi rata ei este, de obicei, previzibilă pe termen scurt. Din nefericire, ratele inflaţiei
costurilor nu pot fi prezise uşor pe termen lung, deoarece ele sunt influenţate de o diversitate de
factori politici, de mediu şi economici. Cu toate acestea, în orice proiect care se presupune că va
dura mai mult de un an, trebuie alocată o rezervă pentru escaladarea costurilor, calculată pe baza
celei mai bune estimări posibile. Condiţiile contractuale pot permite contractorului să ceară o
creştere a preţului în eventualitatea că apar escaladări ale costurilor dincolo de puterea sa de control
(de exemplu o creştere a salariilor la nivelul industriei naţionale), dar aceasta este o situaţie diferită
de includerea creşterilor în cotaţiile de preţuri sub formă de rezervă de urgenţă.
Proiectele internaţionale implică tranzacţii în alte monede decât cea naţională. Acest lucru
poate genera riscuri legate de variaţia ratei de schimb.
Practica obişnuită în estimarile de costuri de proiect este de a alege o valută de referinţă
pentru proiectul respectiv, iar apoi de a se converti toate costurile estimative în acea valută, folosind
o rată de schimb aleasă cu grijă. Indiferent dacă contractorul doreşte sau nu să facă publice ratele de
schimb pe care le-a folosit ca să ajungă la estimările sale finale, el este obligat să le indice în
formularele de estimare.
46
5.4 Evaluarea financiară a proiectului
47
De data aceasta se iau în considerare dobânzile de la împrumuturile bancare, impozitele pe profit,
taxele vamale etc.
In analiza gestiunii, se are în vedere competenţa echipei de proiect care va asigura ulterior
gestiunea, precum şi competenţa companiei în structura căreia se află echipa de proiect.
In analiza structurii administrative a echipei se cere ca ea să aibă o anumită autonomie pentru
administrarea afacerii.
Evaluarea proiectelor şi a impactului acestora asupra rezultatelor financiare ale
cofinanţatorilor reprezintă o necesitate. Tehnicile folosite în stabilirea viabilităţii proiectelor iau în
considerare trei variabile: lichidităţile, factorul timp şi riscul. Există trei tehnici importante de
evaluare:
a. Perioada de recuperare a investiţiei;
b. Calculul ratei profitului;
c. Fluxul de numerar scontat (FNS);
- valoarea netă actuală (VNA), în u.v.
- rata internă de rentabilitate, în procente.
Multe organisme de finanţare clasifică proiectele după gradul lor de risc şi încorporează acest
risc în rata previzionată a profitului , dupa o listă de control.
Lista de control a factorilor de risc care se iau în considerare în evaluarea financiară a
proiectelor este următoarea:
- Previziuni de piaţă
- existente
- noi
- Tehnologie
- Produse ale concurenţei
- Impactul asupra activităţilor curente ale consorţiului
- Aptitudini de bază şi competenţele consorţiului în cadrul afacerii
- Riscuri financiare
- Impactul legislaţiei
- Riscul specific al ţării respective
- Riscul politic
- Riscul specific mediului înconjurător
5.5 Finanţarea proiectului
Pentru a calcula corect bugetul unui proiect, este important ca fiecare partener să înţeleagă
bine suma pe care va trebui să o investească pentru finanţarea corectă a proiectului, în particular,
pentru a evita surprizele de la sfârşitul proiectului.
Una din deciziile fundamentale, şi fără îndoială, una din primele decizii manageriale
strategice este cea referitoare la finanţarea proiectului. Finanţările în proiecte de cercetare-
dezvoltare sunt recunoscute ca fiind cele mai riscante, deoarece nu există suficiente date privind
trecutul remunerare a capitalurilor angajate şi ca sursă de investiţii, care să contribuie la mărirea sau
menţinerea competitivitătii lui pe piaţă.
Amortismentul acumulat serveşte companiei pentru finanţarea înnoirii activelor fixe
(imobilizarilor) ajunse la limita duratei lor de funcţionare, precum şi pentru nevoile de dezvoltare-
modernizare.
Incasările din vânzarea echipamentelor scoase din funcţiune servesc drept capitaluri pentru
noi investiţii.
48
5.5.1 Alocaţiile de la bugetul de stat
Au ca destinţii realizarea unor proiecte de anvergură, în ramuri vitale ale economiei naţionale,
a căror existenţă este necesară în dezvoltarea economico-socială a ţării.
De la bugetul de stat se alocă fonduri, pentru programe, de regulă în volume cât mai mici
posibil, asigurând resurse doar pentru domenii care nu pot face faţă pieţei şi concurenţei, deci nu
prezintă interese pentru investitorii particulari. In general, aceste fonduri sunt folosite pentru
domeniile ce trebuie ţinute sub controlul statului. Se au în vedere domenii de interes naţional
(îmbunătăţiri funciare, sănătate, protecţia mediului etc). Lista obiectivelor finanţate de la bugetul de
stat este restrânsă, cuprinzând obiective cum sunt: centrale nuclearo-electrice, lucrări din domeniul
mineritului, petrolului, energei electrice, acţiuni de anvergură naţională în domeniul agriculturii,
sănătăţii, dezvoltarea bazei materiale a sectorului socio-cultural.
In unele cazuri, cu totul particulare, finanţările de la stat servesc unor scopuri economice,
atunci când sunt îndreptate în domenii unde utilizarea lor poate duce la o creştere a eficienţei
economice pe termen lung, mai mare decât cea care ar rezulta natural, din funcţionarea nealterată a
mecanismelor economice (cazul investiţiilor care generează „efecte de antrenare", de regulă cele din
cercetare-dezvoltare sau infrastructură).
49
Principalele surse ale riscului sunt fluctuaţia ratei dobânzii şi a pieţei, riscul de lichiditate şi
inflaţia.
Principalele rsicuri ce trebuie luate în consideraţie la finanţarea unui proiect sunt de două
tipuri:
În primul rând, există nişte riscuri generale generate de piaţă, situaţia social-economică şi
politică a momentului lansării proiectului şi de reformele care pot apare în sfera economicului. În
această clasă de riscuri sunt cuprinse următoarele:
- Riscul pieţei. Datorită necunoaşterii strategiilor de acţiune ale proiectului apare
incertitudinea evoluţiei proiectului în timp;
- Riscul momentului. El este generat de posibilitatea de a pierde sau de a reduce câştigul
propriu prin plasarea fondurilor în proiect într-un moment ales neinspirat;
- Rsicul schimbării cadrului legislativ. Acest risc este generat de perspectiva introducerii
unor mecanisme noi în economie care să diminueze valoarea de piaţă a proiectului;
- Riscul inflaţiei constă în reducerea puterii de cumpărare a banilor şi a profitului în cazul
proiectelor cu venituri fixe.
În afara riscurilor generale apar riscurile particulare, specifice proiectului care a generat sursa
de finanţare. În această categorie pot fi mentionate următoarele:
- Riscul afacerii este generat de incertitudinea privind cererea de produse sau servicii oferite
de proiect, după investire;
- Riscul opţional este determinat de incertitudinea asupra variantei de proiect, apărând
posibilitatea alegerii celui mai putin important;
- Riscul vandabilităţii se referă la viteza de vânzare a produselor sau a serviciilor rezultate
din proiect fără o schimbare semnificativă a preţului.
Responsabilitatea deciziei de a investi într-un proiect revine integral finanţatorului, iar „regula
de aur" este că marimea profitului trebuie să fie pe măsura riscului asumat.
5.5.4 Decontarea cheltuielilor
Data intrării în vigoare a contractului de finanţare este data semnării contractului între cele
două părţi, finanţator şi contractor.
De regulă, finanţatorul îşi rezervă dreptul de a modifica valoarea contractului de finanţare, în
funcţie de valoarea sumelor alocate programului.
Contractorul este obligat să înceapă execuţia serviciilor prevăzute în contract, nu mai târziu de
30 zile de la data intrării în vigoare.
Contractorul este cel care justifică decontarea cheltuielilor în cadrul grupului de parteneri, în
cazul în care aceşti parteneri au dreptul la finanţare de la autoritatea contractantă.
Documentele justificative, anexate devizului postcalcul, trebuie să fie înregistrate în
contabilitatea contractorului în mod cronologic şi sistematic.
Contractorul şi partenerii sunt cei care răspund de înregistrarea cheltuielilor în contabilitatea
proprie.
Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează
răspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat, aprobat şi înregistrat în contabilitate.
Contractorul poate fi finanţat de către autoritatea contractantă în două moduri:
- Drept avans. Se acordă o singură dată la cererea contractorului, indiferent de perioada de
derulare a contractului. Valoarea sumei este stabilită de finanţator.Recuperarea avansului se face
prin deducerea din plăţile intermediare (tranşe).
- Drept plată pentru etapa de lucru, când serviciile efectuate sunt acceptate la plată. Plăţile
se fac conform facturii fiscale corect întocmite.
Conform protocolului de colaborare a proiectului, contractorul justifică valoarea etapei
realizate dar decontează numai valoarea tranşei acordată de finanţator. Principalul document pentru
decontare este devizul cadru postcalcul
50
5.5.5 Eligibilitatea costurilor
Doar „costurile eligibile" pot fi luate în considerare pentru a fi finanţate. În consecinţă,
bugetul reprezintă atât o estimare a costurilor cât şi un plafon maxim al costurilor eligibile. Trebuie
să se acorde o mare atenţie faptului că aceste costuri eligibile trebuie să fie costuri reale şi nu pot
lua forma unor sume globale.
Vor fi finanţate acele propuneri care la procesul de verificare care precede semnarea
contractului nu apar probleme ce necesită schimbări ale bugetului. În urma acestei verificări se pot
cere clarificări şi, unde este cazul, pot conduce la propunerea reducerii bugetului de către finanţator.
Pentru a fi considerate eligibile în contextul proiectului, costurile trebuie:
■ Să fie necesare pentru derularea proiectului, să fie incluse în contract şi sa fie în
concordanţă cu principiile unui managemnet financiar sănătos, în particular valoare pentru bani şi
eficienţa costurilor;
■ Să fie efectuate în timpul duratei executiei proiectului şi după semnarea contractului;
■ În cazul în care au fost efectuate, să fie înregistrate în registrul contabil, să fie
identificabile şi verificabile şi să poată fi susţinute cu documente originale;
■ Costurile indirecte sunt eligibile numai dacă nu includ costuri alocate altor capitole de
buget prevăzute în contract.
■ Costurile de personal angajat pentru proiect trebuie să corespundă salariilor actuale plus
taxele pentru asigurări sociale şi alte costuri aferente remunerării; salariile şi costurile nu trebuie să
depăşească pe cele practicate în mod obişnuit de contractant, iar taxele pe cele acceptate în ţară.
■ Transportul şi cheltuielile de subzistenţă pentru personalul implicat în proiect trebuie să
corespundă celor aplicate pe piaţă şi nu depăşesc suma acceptată de finanţator (inclusiv biletele de
avion la clasa economic).
■ Costurile pentru achiziţiile de echipamente (noi sau uzate) şi pentru servicii (transport,
chirie etc) trebuie să corespundă preţurilor pieţei.
Următoarele costuri nu sunt eligibile:
- Rezerve pentru posibile pierderi sau datorii viiitoare;
- Dobânzi datorate;
- Cumpărarea de terenuri sau clădiri, cu exceptia cazului în care acestea sunt necesare pentru
implementarea directă a proiectului;
Pierderi datorate ratei de schimb valutar.
51
Analiza şi controlul respectării obiectivelor şi termenelor prevăzute se face având ca
documente de referinţă contractul de finanţare, protocolul de colaborare a proiectului şi eşalonarea
plăţilor.
Auditul financiar presupune:
- realizarea comparaţiei între rezultatele obţinute şi cele prevăzute;
- analiza stadiului de realizare a obiectivelor;
- analiza eficienţei utilizării fondurilor.
Procesul de monitorizare fiind un proces continuu, desfaşurarea lui în bune condiţii necesită
participarea unui număr mare de persoane, cu responsabilităţi bine stabilite:
Conducătorul de proiect efectuează următoarele operaţii în cadrul unui audit:
- verifică existenţa tuturor documentelor şi satisfacerea condiţiilor precizate pentru
decontarea etapelor;
- verifică concordanţa dintre suma decontată şi suma planificată (suma decontată poate fi
mai mică sau cel mult egală cu suma planificată);
- certifică prin semnătură toate documentele;
- în cazul aprobării decontării, transmite şi direcţiei financiar-contabile o copie după
devizul postcalcul pentru întocmirea formelor de plată.
Expertul financiar, ca reprezentant al finanţatorului, analizează documentele prezentate de
conducătorul de proiect, efectuând următoarele operaţii:
- verifică corectitudinea întocmirii documentelor financiare şi concordanţa cu actele
prezentate;
- verifică concordanţa dintre suma solicitată şi suma cheltuită, determinată pe baza
documentelor prezentate şi celor din documentaţia de contractare.
Reprezentantul finanţatorului poate cere, cu condiţia respectării confidenţialităţii
informaţiilor, documente şi înregistrări contabile ale contractorului cu privire la cheltuielile de
personal efectuate în cadrul proiectului, a echipamenteleor achiziţionate, în vederea verificării
eligibilităţii costurilor.
În evidenţa contabilă, fiecare proiect este urmărit pe un cont analitic separat, astfel încât să se
poată şti nivelul resurselor în orice moment. Aceasta este o condiţie de bază pentru luarea unor
decizii corecte de către managerul de proiect, în funcţie de situaţiile reale ce pot modifica nivelul
diverselor componente ale bugetului.
În baza constatărilor auditului se întocmeşte, în termen de max. o lună, un raport de evaluare.
Dacă există abateri în ceea ce priveşte realizarea proiectului, expertul financiar poate propune o
revizuire a planificării alocărilor, a bugetului alocat pe perioada următoare, precum şi a planificării
plăţilor.
Intrebari de autoevaluare:
52
CAPITOLUL 6 MONITORIZAREA, CONTROLUL ŞI AUDITAREA
PROIECTELOR
Rezumat
Evaluarea şi controlul proiectelor sunt etape importante în cadrul managementului
proiectului.Capitolul de faţă îşi propune să furnizeze informaţii cu privire la modul de întocmire a
rapoartelor în timpul monitorizării proiectelor, obiectivele şi tipurile de control utilizate dar şi
modul de realizare a auditului în adrul managementului proiectului.
Cuvinte cheie: raport, control, audit
Evaluarea şi controlul proiectelor sunt părţi care urmează firesc selecţiei şi planificării
proiectelor. Logica selecţiei impune ca proiectele să fie evaluate, iar planificarea furnizează
elementele necesare controlului. Abilitatea de a măsura este o cerinţă pentru toate aceste activităţi.
Monitorizarea reprezintă colectarea, înregistrarea şi raportarea informaţiilor referitoare la
toate aspectele privind performanţa proiectelor. Monitorizarea este distinctă de control (care
utilizează datele furnizate de monitorizare pentru a aduce performanţa reală aproape de cea
planificată), şi de asemenea de evaluare (prin care sunt făcute judecăţi asupra calităţii şi eficacităţii
proiectelor).
Principala sarcină a monitorizării este furnizarea, în timp util, tuturor părţilor interesate, a
informaţiilor necesare controlului efectiv al proiectelor. Alte sarcini ale monitorizării: auditarea,
învăţarea din greşelile trecute sau informarea managerilor de vârf, de asemenea importante, trebuie
considerate secundare în raport cu funcţia de control atunci când construim sisteme de monitorizare.
6.1 Ciclul planificare monitorizare – control
- este necesar sa se colecteze datele referitoare la cost şi timp la acelaşi moment?
- ce facem atunci când este dificil să aflăm diferite aspecte datorită temerilor personalului
de a furniza informaţii asupra performanţelor negative?
- ce facem atunci când orele lucrate la un alt proiect, aparţinând însă aceluiaşi beneficiar
sunt raportate în cadrul proiectului nostru, deoarece bugetul celuilalt proiect este depăşit?
O mare proporţie din datelor colectate iau una din formele următoare:
• indicatori de frecvenţă - o măsurare a şanselor de apariţie a unui eveniment;
• indicatori absoluţi: date, lei, ore, cantităţi din resursele utilizate şi specificaţiile sunt
raportate sub formă de numere;
• note subiective: pentru calitate, moralul echipei;
• rapoarte - indicatori indirecţi; trebuie să ne asigurăm că legătura între acest indicator şi
măsurarea performanţei dorite este cât mai directă;
• caracterizări verbale - pentru caracteristici cum ar fi calitatea cooperării membrilor
echipei, morala lor, calitatea comunicării cu clientul. Atâta timp cât setul caracterizărilor este limitat
iar înţelesul termenilor clar pentru toată lumea, aceste date sunt acceptabile.
După culegerea datelor sunt generate rapoarte asupra derulării proiectului, starea proiectului,
costuri, abateri. Cauzele şi efectele trebuie identificate şi remarcate trendurile. Planurile, tabelele,
graficele, trebuie actualizate. În special, graficele Gantt şi PERT/CPM trebuiesc frecvent
actualizate.
6.2 Informaţii necesare şi procesul de raportare
Tipuri de rapoarte
În managementul proiectelor, putem considera 3 tipuri distincte de rapoarte: de rutină, în
cazuri excepţionale şi de analiză specială.
Rapoartele de rutină sunt cele planificate - însă, aşa cum am menţionat, nu sunt la intervale
egale de timp neapărat.
Rapoartele de excepţie sunt utilizate în două cazuri:
- sunt orientate direct spre luarea deciziilor şi trebuie distribuite membrilor echipei care au
responsabilitatea acestei decizii;
54
- sunt destinate altor manageri pentru a-i informa asupra deciziilor luate - este un procedeu
de justificare a deciziilor în cazuri speciale.
Rapoartele de analiză specială sunt utilizate pentru a înştiinţa asupra studiilor speciale ce fac
parte din program sau ca răspuns la eventualele probleme care apar.
Întâlnirile de lucru
Am presupus implicit faptul că rapoartele sunt scrise şi transmise ca atare sau prin e-mail.
Adesea însă, toate cele 3 tipuri de rapoarte sunt transmise verbal, în întâlniri ale membrilor echipei,
sau prin tele-conferinţe.
Probleme frecvente în procesul de raportare
- un grad excesiv de detaliere a aspectelor - duce la consum de timp, împiedicând totodată
obţinerea datelor cu adevărat necesare;
- slaba integrare a sistemului de monitorizare al proiectului în cadrul sistemului
informaţional al firmei;
- slaba corespondenţă între planificare şi procesul de monitorizare. Aceasta se întâmplă
atunci când sistemul informaţional existent în firmă este utilizat fără nici o adaptare în cadrul
proiectului.
6.3 Obiectivele procesului de control
În cadrul managementului proiectului, cele două obiective principale ale procesului de control
sunt:
- obţinerea rezultatelor dorite prin modificarea activităţilor;
- administrarea resurselor alocate proiectului.
Controlul resurselor fizice materiale şi a celor financiare dispune de proceduri bine puse la
punct. Nu acelaşi lucru se poate spune şi despre resursele umane, unde evaluarea este mai dificilă;
deşi de mulţi ani se încearcă punerea la punct a contabilităţii resurselor umane, ea este departe de a fi
acceptată de profesioniştii acestei discipline.
Managerul proiectului, care adesea joacă rolul şi de organ de control, se află într-o dilemă:
atitudinea conservatoare caracteristică activităţii de control se află în contradicţie cu tendinţa firească
de acţiune, de utilizare a resurselor fără a respecta neapărat anumite restricţii.
55
Tipuri de control
Există trei tipuri de control utilizate cu precădere în managementul proiectelor:
- controlul cibernetic – se monitorizează output-ul unui sistem, se compară cu un standard
predefinit, iar dacă exista diferenţe semnificative se acţionează asupra input-urilor în sensul obţinerii
unor rezultate mai apropiate de cele dorite;
- controlul de tip merge /nu merge – constă în testarea îndeplinirii unor condiţii preliminare
înainte de a se trece la o acţiune; este utilizat în toate tipurile de proiect şi în toate etapele;
- postcontrolul – se realizează după consumarea faptelor, şi are drept scop formularea de
corecţii; după ce se termină proiectul se elaborează rapoarte finale care vor conţine explicaţii şi
recomandări pentru următoarele proiecte.
Membrii echipei reacţionează diferit la cele trei tipuri de control prezentate. Reacţiile pot
varia, de la participare activă, pozitivă, în sensul atingerii obiectivelor, la participarea pasivă, şi până
la reacţii negative sau de respingere. Reacţiile depind de o mare varietate de factori: mecanismele
utilizate, natura obiectivului şi gradul de asumare, propria imagine, speranţele de atingere a
obiectivului, toleranţa la control. În general însă, reacţiile la cele trei tipuri de control sunt:
- pozitive, pentru controlul cibernetic – este văzut mai degrabă ca un ajutor decât ca o sursă
de presiune;
- neutre sau negative pentru controlul de tip merge /nu merge;
- reacţii diverse la postcontrol, în funcţie de calificările obţinute.
Controlul schimbării
Obiectivele sistemului de control al schimbării sunt:
- identificarea schimbărilor cerute de proiect;
- determinarea impactului asupra activităţilor;
- traducerea acestui impact în termeni de performanţe, costuri şi termene;
- evaluarea costurilor şi beneficiilor schimbărilor cerute;
- identificarea schimbărilor alternative care ar avea acelaşi rezultat;
- acceptarea sau respingerea schimbărilor;
- comunicarea schimbărilor tuturor părţilor interesate;
- asigurarea realizării efective a schimbărilor.
Evaluarea proiectelor nu se limitează la analiza post-factum. Proiectul este evaluat ca întreg
atunci când se încheie, însă evaluarea proiectelor se realizează şi în anumite momente din timpul vieţii
proiectelor. Un instrument important al evaluării îl constituie auditarea, o investigaţie mai mult sau
mai puţin formală asupra diferitelor faţete ale proiectului.
Evaluare înseamnă a atribui o anumită valoare – ea poate constitui suportul diferitelor decizii
în legătură cu viitorul proiectului.
56
Scopurile evaluării
Evident, scopul general al evaluării îl constituie susţinerea atingerii obiectivelor planificate.
În acest sens, diferitele aspecte sunt cercetate în vederea identificării şi înţelegerii punctelor tari şi
slabe ale proiectului. Rezultatul este un set de recomandări care pot ajuta atât proiectele în derulare
cât şi pe cele viitoare să:
- identifice problemele mai rapid;
- clarifice relaţiile între performanţă, cost şi termene;
- îmbunătăţească performanţele;
- localizeze oportunităţi pentru dezvoltări viitoare;
- determine calitatea managementului proiectului;
- diminueze costurile;
- accelereze atingerea rezultatelor;
- ofere informaţii clientului;
- confirme interesul organizaţiei-mamă.
6.4 Auditarea proiectelor
Reprezintă o examinare detaliată a managementului proiectelor, procedurilor şi metodologiei
utilizate, bugetelor şi gradului de atingere a obiectivelor. Rapoartele de auditare se prezintă în
numeroase forme, însă trebuie să conţină următoarele aspecte:
- starea actuală a proiectului: activităţile deja derulate sunt în măsură să asigure atingerea
nivelului planificat al obiectivelor?
- starea viitoare: trebuie schimbate termenele existente?
- situaţia activităţilor-cheie: ce progrese s-au înregistrat în activităţile care pot determina
succesul sau eşecul proiectului?
- determinarea riscurilor: care sunt şansele ca proiectul să eşueze sau să înregistrăm depăşiri
ale bugetului?
- informaţii utile altor proiecte: ce recomandări desprinse din derularea acestui proiect pot fi
făcute altor proiecte iniţiate de firmă?
- limite ale auditării: ce premise sau limite afectează auditarea?
Deşi cel mai adesea auditarea este percepută în sens financiar, trebuie sesizate câteva deosebiri
între auditul financiar şi cel al proiectelor. O primă diferenţă este scopul limitat al auditului financiar –
se concentrează doar asupra utilizării şi păstrării activelor organizaţiei. Auditul proiectelor are o arie
de interes mult mai largă - se referă la diferitele aspecte şi componente implicate în proiect. O
comparaţie între cele două tipuri de audit este prezentată în tabel:
57
Sistem de Dictat prin regulamente formale şi Nu există un format impus, se utilizează
înregistrare standarde profesionale sistemul dorit de firmă sau specificat prin
contract
Există mai mulţi factori care limitează auditarea unui proiect. Timpul şi banii reprezintă doi
dintre cei mai frecvenţi şi evidenţi factori, care limitează profunzimea investigaţiei şi nivelul de
detaliere al prezentării în raportul de auditare. Un alt factor îl constituie anxietatea provocată de orice
investigaţie, în general, şi care determină persoanele implicate să aibă o atitudine defensivă. Dacă
raportul nu este scris într-un ton constructiv, moralul echipei va avea de suferit. Adesea, auditul
aspectelor tehnice nu poate fi foarte profund, deoarece persoana care investighează nu are cunoştinţele
tehnice necesare. În acest caz, este necesar un audit tehnic.
Momentele în care se desfăşoară auditarea sunt diferite. În general, cu cât este mai târziu făcută,
cu atât mai mică va fi valoarea sa imediată, pentru proiect, însă va avea o valoare mai mare pentru
organizaţie.
Redactarea şi utilizarea unui raport de auditare
Nu există o formă standard pentru rapoartele de auditare, însă trebuie respectate câteva
recomandări:
- termeni simpli şi direcţi;
- evidenţierea clară a principalelor probleme;
- evitarea comentariilor negative asupra indivizilor sau grupurilor implicate în proiect;
- stil clar, profesional, nesentimental;
Raportul trebuie să se rezume la problemele relevante pentru proiect însă trebuie totuşi să
furnizeze
un minim de informaţii. Conţinutul său poate fi sistematizat în următoarele capitole:
- introducere: descrierea succintă a proiectului, cu obiectivele clar specificate; dacă acestea sunt
complexe, câteva explicaţii vor însoţi enunţul lor;
- starea actuală: în momentul auditării; informaţiile se vor referi la costuri, cu precizarea clară a
duratelor corespunzătoare, etapele parcurse, resursele utilizate, calitatea rezultatelor;
- starea viitoare a proiectului: concluzii privind derularea viitoare şi recomandările pentru
eventuale schimbări tehnice, a termenelor, a bugetelor;
- probleme critice ale managementului: precizarea aspectelor care necesită monitorizarea strictă
din partea managementului de vârf; legătura între aceste probleme şi îndeplinirea obiectivelor;
- analiza riscurilor: evidenţierea factorilor care pot afecta proiectul şi impactul lor în termeni de
cost /timp /performanţă; se specifică soluţii alternative care ar diminua şansele de apariţie a acestor
riscuri;
- limite şi presupuneri sub care s-a desfăşurat auditarea: această secţiune poate fi plasată la
sfârşit sau poate fi inclusă în introducere; auditorul este responsabil pentru acurateţea raportului, însă
managerii sunt responsabili pentru interpretările date diferitelor informaţii şi deciziilor luate pe baza
lor; din această cauză, trebuie clar specificate limitele investigaţiei.
Pentru un proiect de dimensiuni reduse, o singură persoană poate realiza auditarea; pentru un
proiect complex însă, echipa trebuie să conţină membri din cadrul proiectului, a departamentului de
58
control (sau contabil), domeniilor tehnice speciale, din partea clientului, departamentului marketing,
personal, managementului de vârf. Este importantă “independenţa” echipei de auditare şi păstrarea
confidenţialităţii datelor până la raportul final.
Paşii pe care trebuie parcurşi în procesul de auditare constau în:
- construirea unei echipe mici de specialişti experimentaţi;
- familiarizarea echipei cu cerinţele proiectului;
- auditarea propriu-zisă, pe teren;
- scrierea unui raport într-un format pre-specificat;
- distribuirea acestui raport managerului de proiect şi părţilor direct interesate;
- urmărirea răspunsurilor şi a realizării efective a recomandărilor.
Ciclul de viaţă al auditării include e obicei următoarele etape:
- iniţiere: definirea scopului auditării, strângerea informaţiilor pentru a determina metodologia
ce va fi utilizată;
- definirea standardelor; pentru a avea o bază de comparaţie pentru performanţele reale ale
proiectului;
- stabilirea unei baze de date a auditării: informaţiile pot varia de la cele tehnice la cele privind
comportamentul echipei proiectului;
- analiza preliminară a proiectului: deşi judecăţile şi interpretările sunt prerogativa
managementului de vârf, datele trebuie analizate şi interpretate de către echipa de auditori, pentru a
putea fi prezentate într-o formă uşor de înţeles şi cu explicaţiile corespunzătoare;
- pregătirea raportului: va fi inclus şi un set de recomandări; dacă acestea sunt în afara
practicilor proiectului, va fi nevoie de suportul susţinut al managementului de vârf;
- încheiere: trecerea în revistă a procesului şi formularea de îmbunătăţiri pentru viitoarele
auditări.
Pentru o auditare credibilă, echipa de auditori trebuie să fie credibilă, să aibă acces la suficiente
informaţii şi la personalul implicat în proiect.
Intrebari de autoevaluare:
59
CAPITOLUL 7 – CUM SE COMPLETEAZĂ UN FORMULAR DE
CANDIDATURĂ?
Rezumat
Capitolul şapte prezintă o serie de aspecte practice privind modul de completare a unui
formular de candidatura, informaţiile ce trebuiesc regăsite în rubricile formularului şi, de
asemenea, sfaturi pentru întocmirea şi completarea cu succes a unei propuneri de proiect de
calitate. Ultimele trei subcapitole prezintă matricea cadrului logic, graficul Pert,diagrama Gantt si
analiza Swot.
Cuvinte cheie: graficul Pert, Gantt, analiza SWOT, matricea cadru logic
7.1 Elemente tipice prezente întrun formular de candidatură
60
Alte exemple:
- Conferinţa regională a managerilor de proiect din Europa de sud-est;
- Reţea transnaţională de specialişti în comunicare - program de schimburi academice între
universitatea X şi universitatea Y.
Pe această pagină de deschidere, sunt frecvent solicitate şi câteva cuvinte cheie, care au rolul
de a fixa în modul cel mai sintetic cu putinţă obiectivele, aria de cuprindere şi publicul ţintă al
proiectului. De exemplu, în cazul unui proiect care şi-ar propune dezvoltarea abilităţilor de
redactare a proiectelor europene printre angajaţii întreprinderilor mici şi mijlocii, cuvintele cheie ar
fi:
• instruire şi specializare;
• abilităţi de redactare a proiectelor europene;
• întreprinderi mici şi mijlocii;
• dezvoltare durabilă.
În cazul în care nu există un formular standard, pagina de deschidere poate fi urmată de o a
doua pagină cu caracter general, care conţine sinteza propunerii. Pe această foaie separată, scrieţi
două sau trei fraze care sintetizează la maxim propunerea de proiect. Această sinteză îi va ajuta pe
evaluatori să urmărească modul în care vă susţineţi propunerea.
Exemplu
Facultatea de Ştiinţe Economice şi Administraţie Publică - Suceava solicită suma de 10.000 €
pentru derularea, timp de 1 an, a unui program de instruire în relaţii publice. Programul se
adresează absolvenţilor de facultate care au până în 30 de ani şi cuprinde patru module: relaţia cu
mass media, biroul purtătorului de cuvânt, gestionarea crizelor de imagine şi comunicare
organizaţională.
În ceea ce priveşte acronimul, acesta trebuie să fie relativ sonor, adică să nu conţină numai
consoane sau numai vocale. Pentru un proiect al cărui titlu este „Centru de pregătire în
managementul proiectelor", un acronim obişnuit ar fi CEPMAG. Nu irosiţi prea multe resurse
pentru a găsi un acronim care sună deosebit, are o anumită semnificaţie. De exemplu, acronimul
reuşit al unui proiect cu titlul „Centru urban de informare a bucureşteanului" este CUIB. În cazul în
care identificaţi un astfel de acronim, este foarte bine, dar dacă nu reuşiţi acest lucru, alegeţi un
acronim obişnuit şi treceţi mai departe.
Atenţie! Titlul este mai important decât acronimul. Prin urmare, nu creaţi titlul pe baza unui
acronim care vă place sau vi se pare bun, sonor, ci extrageţi acronimul din titlu.
61
• O scurtă istorie a instituţiei (accent pe informaţii de natură factuală: anul de înfiinţare,
evoluţia numărului de angajaţi, creşterea cifrei de afaceri, produsele şi serviciile oferite, evoluţia
domeniului de activitate);
• Obiectivele de ansamblu şi principalele domenii de activitate (educaţie, afaceri,
administraţie etc);
• Proiectele derulate până în momentul respectiv;
• Parteneriate;
• Realizări deosebite.
Atenţie! Chiar dacă aţi mai beneficiat de fonduri de la o sursă de finanţare respectivă şi
plănuiţi înaintarea unei noi candidaturi, informaţiile despre instituţia promotoare trebuie să fie de
fiecare dată complete. Propunerea de proiect nu este în mod obligatoriu evaluată de către aceleaşi
persoane şi, chiar dacă este evaluată de aceleaşi persoane, acestea nu au obligaţia de a reţine
informaţiile despre dumneavoastră, de a le căuta în documente mai vechi etc.
În cazul în care nu există un format standard în care vă sunt solicitate aceste informaţii,
concepeţi dumneavoastră un format care să poate fi parcurs uşor.
62
Informaţiile prezente în această rubrică sunt puţin mai detaliate decât cele din sinteza cu care
se deschide propunerea. Unele agenţii precizează spaţiul maxim care poate fi alocat acestei rubrici.
De obicei, rezumatul nu trebuie să ocupe mai mult de o pagină.
În momentul în care aţi terminat de redactat rezumatul, asiguraţi-vă că parcurgerea lui de către
evaluator nu va stârni următoarele aprecieri din partea acestuia:
9 ideea de proiect nu este originală;
9 proiectul nu aduce nimic nou;
9 argumentaţia de bază este şubredă;
9 rezumatul este vag şi inconsistent;
9 rezumatul este incoerent din punct de vedere logic;
9 rezultatele preconizate sunt improbabile sau irelevante;
9 promotorul nu are experienţă relevantă;
9 problema nu este importantă;
9 propunerea nu este focalizată;
9 proiectul este prea amplu/prea ambiţios.
Obiectivele generale sunt mai greu măsurabile, ele indică mai curând direcţia pe care îşi
propune să o urmeze proiectul, perspectiva pe care ar putea să o deschidă acesta. Faptul că, în
general, obiectivele generale sunt mai greu măsurabile nu înseamnă că ele sunt vagi sau imprecise.
Obiectivele formulate clar prezintă o serie de avantaje:
9 îl ajută pe evaluator să înţeleagă ce vreţi să faceţi;
9 îl conving pe acesta că proiectul merită finanţat;
9 în cazul în care proiectul este aprobat, membrii echipei ştiu ce au de făcut;
9 şi mai important, în cazul aprobării, membrii echipei sunt motivaţi să lucreze pentru
ca proiectul să fie un succes.
Din aceste motive, există specialişti care consideră că regula numărul 1 a managementului de
proiect este: obiective clare şi mobilizatoare!
63
7.1.6 Obiectivele specifice
Obiectivele specifice sunt rezultatul unui efort de operaţionalizare a obiectivelor generale.
Obiectivele specifice trebuie să fie în mod obligatoriu măsurabile.
Exemplu
Continuând exemplul de mai sus cu privire la un posibil proiect de dezvoltare a
învăţământului rural din România, obiectivele specifice ar putea fi astfel formulate:
- perfecţionarea unui număr de X profesori din mediul rural prin sistemul învăţământului la
distanţă;
- crearea condiţiilor legale prin care perioada de perfecţionare să fie recunoscută şi
acreditată la nivel naţional;
- echilibrarea performanţelor pe care le obţin elevii din mediul rural în raport cu elevii din
mediul urban la examenul de admitere în liceu.
Obiectivele specifice enunţate mai sus sunt măsurabile; la sfârşitul proiectului, se poate spune
cu exactitate dacă:
- au parcurs cursuri de perfecţionare un număr de X profesori (sau dacă numărul lor a fost
mai mare sau mai mic de X);
- perioada de perfecţionare este recunoscută şi acreditată de Ministerul Educaţiei, Cercetării
şi Tineretului sub forma unei diplome;
- rezultatele pe care le obţin elevii proveniţi din mediul rural la examenul de admitere în
liceu s-au îmbunătăţit şi se apropie mai mult de rezultatele elevilor din mediul urban.
Pentru Centrul de pregătire în managementul proiectelor, o modalitate de a enunţa obiectivele
specifice ar fi următoarea:
• creşterea cu x% a numărului de manageri din România care posedă cunoştinţe specifice
managementului de proiect;
• creşterea cu 4% a numărului de proiecte depuse de instituţii româneşti la agenţiile
europene care acordă finanţare nerambursabilă;
• creşterea cu 2% a numărului de proiecte provenite din România şi aprobate în cadrul
programelor europene de finanţare nerambursabilă.
Atenţie! Există situaţii în care nu există nici un fel de indicaţie cu privire la ce informaţii să
fie prezentate la această rubrică, singura precizare fiind aceea că rubrica se intitulează „Justificarea
propunerii". În acest caz, este bine să operaţi dumneavoastră „spargerea" rubricii în secţiuni mai
mici, pentru a structura un material mai complex şi mai extins şi pentru a facilita lectura acestuia.
Acum este momentul când îl convingeţi pe finanţator că problema pe care vreţi să o rezolvaţi
este de interes vital şi că aveţi capacitatea managerială şi tehnică de a o rezolva.
• Nu plecaţi de la premisa că finanţatorul cunoaşte totul despre problema pe care o semnalaţi.
Cei mai mulţi dintre evaluatori nu sunt specialişti pe problema respectivă, chiar dacă sunt
familiarizaţi, în mare, cu aceasta. Dacă problema pe care o semnalaţi este complexă şi cu greu poate
64
fi sintetizată într-o propunere de proiect, puteţi să adăugaţi ca anexă un articol informativ, sau să
indicaţi anumite link-uri care potfi consultate, sau să sugeraţi alte surse de unde pot fi obţinute
informaţii suplimentare. Sean McCarthy consideră, în acest sens, că redactarea rubricii trebuie
ghidată de scopul de a-l educa pe evaluator, de a-l informa punându-i la dispoziţie cât mai multe
date, fapte, statistici: „daţi-ne cât mai multe cifre şi date exacte pentru a ne educa şi pentru a ne
convinge că problema este într-adevăr presantă"!
• Evitaţi sau reduceţi la maxim:
- jargonul/vocabularul strict de specialitate;
- expresiile colocviale;
- abrevierile;
- frazele redundante;
- exprimările neclare
• Explicaţi de ce consideraţi că problema este importantă. Pentru a oferi greutate şi soliditate
propunerii, inseraţi răspunsul la următoarele întrebări:
- Cu cine aţi vorbit?
- Ce cercetare aţi făcut în acest sens?
- Cum v-aţi documentat?
- Cum aţi ajuns la concluzia că soluţia propusă de dumneavoastră este viabilă?
• Descrieţi situaţia în termeni cât mai exacţi cu putinţă. Faceţi apel la statistici, cercetări,
sondaje, studii de piaţă, date din recensământul populaţiei, declaraţii ale experţilor. Dacă nu există
astfel de studii, statistici, care să ofere o fotografie exactă a problemei, este bine să precizaţi acest
lucru şi să propuneţi ca primă activitate tocmai realizarea lor. Sau, tot în cazul în care lipsesc
studiile care să radiografieze exact problema, este bine să vă propuneţi să strângeţi dumneavoastră
astfel de date, înainte de acordarea finanţării şi de declanşarea propriu-zisă a proiectului. Anunţarea
unei astfel de iniţiative reflectă preocuparea reală pe care o aveţi vizavi de problema identificată.
Dacă aţi făcut deja un astfel de studiu, o astfel de anchetă, menţionaţi acest lucru şi anexaţi o copie
a lor la secţiunea „Anexe".
Iată un exemplu, considerăm noi reuşit, de formulare sintetică şi percutantă a problemei şi a
soluţiei la respectiva problemă:
Recensământul românesc din 2002 arată că raportul dintre populaţia urbană şi cea rurală
este de 52,7 la 47,3%. Studenţii care provin din mediul rural reprezintă mai puţin de 10% din
totalul studenţilor, ceea ce înseamnă că jumătate din potenţialul tării este amputat. Doar un procent
nesemnificativ din aceşti 10% se întorc, după absolvire, în comunităţile rurale. Proiectul de faţă îşi
propune să mărească numărul absolvenţilor de liceu din mediul rural admişi în învăţământul
superior, să încurajeze revenirea lor în comunităţile de origine după terminareafacultăţii, să
încurajeze şi să sprijine participarea acestor absolvenţi la competiţiile de proiecte cu specific rural
• Vorbiţi despre problema respectivă ţinând cont de publicul pe care îl vizaţi, de problemele
regiunii în care doriţi să derulaţi proiectul. De exemplu, dacă propunerea de proiect se referă la
îmbunătăţirea accesului la educaţie în zonele rurale din România, vorbiţi despre caracteristicile
învăţământului rural din România, nu de cele ale învăţâmântului rural din lume.
• Soluţia pe care o propuneţi trebuie să fie pe măsura problemei identificate. Nu proiectaţi o
imagine înfricoşătoare cu privire la delicvenţa juvenilă, însoţită de statistici minuţioase, exemple
numeroase, biografii ale unor tineri, mărturii din partea autorităţilor centrale cu privire la amploarea
fenomenului pentru a propune un proiect de înfiinţare a unui club pentru adolescenţi într-un oraş de
mărime medie.
• Pentru a convinge evaluatorul că propunerea dumneavoastră este întemeiată, scoateţi în
evidenţă faptul că pentru remedierea problemei identificate se impune o abordare pe termen lung, că
65
soluţiile pe termen scurt nu constituie decât paleative sau au efect neglijabil. Explicaţi de ce
proiectul dumneavoastră reprezintă o soluţie pe termen lung.
• Dacă aţi formulat obiectivele specifice în mod corect, descrierea rezultatelor ar trebui să fie
extrem de simplă: rezultatele nu sunt altceva decât obiectivele specifice atinse. În cazul de mai sus,
rezultatele sunt:
- X profesori din mediul rural care au urmat cursuri de perfecţionare în sistemul
învăţământului la distanţă;
- Diplomă recunoscută de Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului;
- Creştere a performanţei elevilor din mediul rural la examenul de admitere în liceu cu Y%
faţă de momentul anterior declanşării proiectului.
• În momentul în care doriţi să demonstraţi caracterul inovator al propunerii, evidenţiaţi
următoarele lucruri:
- ideea de proiect este cu totul nouă;
- ideea de proiect este nouă pentru România;
- ideea de proiect este nouă pentru publicul ţintă pe care îl am eu în vedere (de exemplu,
perfecţionarea continuă a cadrelor didactice din şcolile primare, prin metodele învăţământului la
distanţă a avut loc în mediul urban, dar niciodată în mediul rural);
- proiectul, în cazul în care este aprobat, extinde şi îmbunătăţeşte posibilele iniţiative
anterioare;
- proiectul, în cazul în care este aprobat, corectează unele greşeli comise în urma posibilelor
iniţiative anterioare.
Situaţiile în care ideea de proiect este cu totul nouă sunt relativ rare. De aceea, atunci când
doriţi să evidenţiaţi caracterul inovator al propunerii, accentul trebuie să cadă peeforturile de a
extinde, îmbunătăţi, perfecţiona, inova iniţiative similare. Nu vă temeţi să precizaţi faptul că ideea
dumneavoastră de proiect nu este nouă, că au existat proiecte (la nivel mondial sau în România)
care şi-au propus în mare acelaşi lucru, sau au vizat aceeaşi problemă sau au ţintit acelaşi public.
Dar nu vă opriţi la simpla enunţare sau descriere a iniţiativelor similare, subliniaţi modul în care vă
diferenţiaţi în raport cu acestea.
Atenţie! Ideile prezente la rubrica „Justificarea propunerii" pot fi relativ mai uşor formulate
dacă aveţi întotdeauna în minte întrebarea „Ce s-ar întâmpla dacă proiectul pe care îl propun acum
nu ar fi derulat?". Răspunsul percutant, ţintit, argumentat la această întrebare vă oferă materia primă
care trebuie să fie prezentă în rubrica respectivă.
• atribuirea responsabilităţilor;
• controlul şi monitorizarea proiectului.
Descompunerea se prezintă ca un arbore ale cărui niveluri succesive reprezintă o definire din
ce în ce mai detaliată a activităţilor proiectului Metoda de descompunere ierarhică a proiectului este
deosebit de utilă în momentul în care derularea şi monitorizarea proiectului se va realiza pe cale
electronică (Primavera Project Manager, Microsoft Project Manager).
Atenţie! În mod ideal, planul de lucru prevede toate activităţile necesare pentru a atinge
obiectivele generale şi specifice. Depăşirea termenului limită apare, aproape invariabil, ca urmare a
faptului că uneleactivităţi - necesare - nu sunt anticipate, existenţa lor fiind conştientizată de abia
după ce proiectul a început să se deruleze efectiv. Activităţile care nu au fost anticipate sunt mari
consumatoare de timp, afectează ansamblul, datele de început şi de sfârşit ale celorlalte activităţi.
Atenţie! Întârzierile în derularea unor activităţi se traduc imediat în costuri suplimentare. Prin
urmare, întârzierea înseamnă dubla încălcare a constrângerilor de timp şi de resurse financiare, cu
posibile repercusiuni în ceea ce priveşte calitatea şi chiar domeniul proiectului (care, s-ar putea să
fie considerabil restrâns pentru a evita un eşec total).
De multe ori, activităţile sunt reunite în pachete de lucru (PL).
În cazul în care nu există un format standard în care vi se solicită să descrieţi activităţile, vă
recomandăm utilizarea modelului de mai jos:
PL 1 Titlu:
Descriere:
Date de început şi de sfârşit:
Loc de desfăşurare:
Resurse:
Activităţi: 1.1.:
1.2.:
Responsabil:
PL 2 Titlu:
Descriere:
Date de început şi de sfârşit:
Loc de desfăşurare:
Resurse:
Activităţi: 2.1.:
2.2.:
Responsabil:
Chiar dacă nu vă este solicitat în mod expres acest lucru, planul de lucru trebuie transpus în
mod obligatoriu într-un grafic PERT, care vizualizează relaţiile de interdependenţă dintre activităţi,
datele de început şi de sfârşit. În absenţa unui astfel de grafic, planul de lucru este aproape imposibil
de citit şi de urmărit. Inseraţi graficul PERT ca anexă, dar anunţaţi prezenţa lui din propunerea
propriu-zisă, cu precizarea paginii la care poate fi găsit.
Activităţile trebuie să aibă o înlănţuire logică şi, evident, să reflecte obiectivele generale şi
specifice, să constituie modalitatea prin care acestea sunt atinse.
67
7.1.9 Rezultatele preconizate - descriere detaliată
Rezultatele au fost anunţate deja în rubrica referitoare la justificarea propunerii (vezi mai sus).
Pentru a nu încărca foarte mult respectiva rubrică - deja complexă, rezultatele este bine să fie
descrise şi de sine stătător. În acest punct, descrieţi toate produsele pe care preconizaţi să le obţineţi
prin proiectul dumneavoastră. În urma unui proiect de înfiinţare a unui centru de instruire în
comunicare şi relaţii publice, produsele/rezultatele finale ar putea fi următoarele:
• Centrul propriu-zis;
• Un număr de X de persoane care au parcurs diversele module de instruire;
• Curriculum pe baza căruia s-a realizat instruirea;
• Manuale pe baza cărora s-a realizat instruirea;
• O nouă metodologie de instruire şi de evaluare a cursanţilor;
• Bază de date a cursanţilor;
• Pagină de Internet a Centrului;
• Competenţe sporite în domeniul relaţiilor publice în rândul beneficiarilor;
• Legături consolidate între mediul academic şi mediul de afaceri/mediul administraţiei pu-
blice (în funcţie de provenienţa cursanţilor).
Este bine ca rezultatele să fie descrise cât mai detaliat. De exemplu, prezentarea formatului în
care sunt sau vor fi redactate manualele de instruire este mult mai convingătoare decât simpla
enunţare a faptului că vor exista astfel de manuale:
Manualele de instruire vor acoperi patru subdomenii ale relaţiilor publice: relaţia cu mass
media, biroul purtătorului de cuvânt, gestionarea crizelor de imagine şi comunicarea
organizaţională. Fiecare manual va fi redactat în următorul format:
- noţiuni şi concepte fundamentale;
- studii de caz, exemple;
- simulări;
- întrebări şi răspunsuri;
- rubrică de cuvinte cheie;
- bibliografie;
- alte lecturi recomandate.
Manualul va fi însoţit de caietul de exerciţii şi de un pachet de teste de autoevaluare.
Manualul va fi oferit în format tipărit şi electronic (CD interactiv).
De multe ori, finanţatorul solicită informaţii şi mai detaliate în legătură cu rezultatele: data
preconizată de livrare, cantitatea, publicul căruia i se adresează exact, modalitatea de
distribuţie. În acest caz, este bine să oferiţi aceste informaţii sub forma unui tabel.
68
7.1.10 Impactul
Informaţiile de la această rubrică se referă la:
a) beneficiarii direcţi;
b) beneficiarii indirecţi;
c) impactul de ansamblu;
d) modalităţile de măsurare a impactului.
b) Beneficiarii indirecţi
În acest punct, trebuie să demonstraţi că rezultatele proiectului sunt transferabile şi către alte
sectoare, pot fi multiplicate, extinse către un public ţintă mai amplu, către o altă regiune geografică
etc.
Exemplu
Pentru ca de proiectul de mobilităţi între cele două facultăţi să beneficieze cât mai mulţi
studenţi, beneficiarii direcţi vor fi solicitaţi pentru a organiza o serie de ateliere în care să expună
experienţa pe care au acumulat-o la facultatea Y în domeniul democraţiei electronice. Atelierele
pot fi frecventate de către toţi studenţii facultăţii X, pe baza înscrierii prealabile. Deci, beneficiarii
indirecţi sunt toţi studenţii facultăţii X.
c) Impactul de ansamblu
În cazul posibilului proiect de mobilităţi despre care am vorbit mai sus, experienţa acumulată
de studenţi în ceea ce priveşte democraţia electronică poate constitui punctul de plecare pentru
înfiinţarea unui centru de analiză şi instruire în domeniu. În acest caz, impactul de ansamblu poate
consta în faptul că:
- oferta de instruire a facultăţii X se înnoieşte;
- apare un nou centru de expertiză, ale cărui activităţi sunt de interes pentru diverse
sectoare ale societăţii;
- centrul creat conduce la profesionalizarea activităţii politice în România.
d) Modalităţi de măsurare a impactului la cele trei niveluri; cum vă propuneţi să
măsuraţi impactul asupra tuturor grupurilor de beneficiari?
- la nivelul beneficiarilor direcţi: notele obţinute la facultatea Y (facultatea gazdă), fişele de
evaluare individuală din partea tutorilor de la facultatea Y, interviuri cu fiecare dintre aceştia cu
privire la relevanţa pregătirii de care au beneficiat, prestaţia în cadrul atelierelor organizate,
disponibilitatea de a participa la acţiuni ale facultăţii prin care este popularizat proiectul;
- la nivelul beneficiarilor indirecţi: numărul studenţilor care frecventează atelierele pe tema
democraţiei electronice, interesul manifestat, sondaje, anchete în rândul studenţilor pentru a
observa creşterea nivelului de cunoştinţe în domeniu;
- impactul de ansamblu: introducerea în planul de învăţământ a unui nou curs pe tema
democraţiei electronice, crearea centrului de expertiză, activitatea acestuia (solicitări din partea
sectoarelor interesate).
69
7.1.11 Durabilitatea proiectului şi modalităţi de finanţare ulterioare
Finanţatorul nu este interesat să sprijine o iniţiativă lipsită de anvergură, de relevanţă şi de
viabilitate. În acest punct, trebuie să demonstraţi faptul că rezultatele proiectului sunt durabile în
timp, în sensul că au capacitatea de a rezista după ce finanţarea pro-priu-zisă încetează.
Durabilitatea se poate referi la continuarea activităţilor din proiect, sub o formă extinsă sau cu alte
surse de finanţare, la persistenţa în timp a impactului, a schimbării produse prin proiect.
Exemplu
În cazul proiectului prin care să fie înfiinţat Centrul de instruire în relaţii publice, activitatea
centrului nu trebuie să înceteze în momentul în care încetează finanţarea. Centrul se poate
autosusţine (autofinanţa), de exemplu, prin continuarea, contra cost, a activităţilor de instruire. În
proiect trebuie precizat că, pe perioada finanţării, instruirea are un caracter-pilot, frecventarea
modulelor este gratuită, iar materialele de instruire se obţin gratuit. După ce încetează finanţarea,
centrul se autosusţine din taxele încasate pentru derularea cursurilor şi din vânzarea materialelor
de instruire.
Atenţie! În cazul în care propunerea este aprobată şi derulaţi diverse acţiuni de diseminare a
rezultatelor, nu uitaţi ca, la fiecare acţiune cu caracter oficial sau care implică prezenţa media, să
invitaţi un reprezentant din partea finanţatorului. Amintiţi-vă că, atunci când am expus factorii care
pot influenţa în mod negativ evoluţia unui proiect, am menţionat faptul că absenţa unei legături
70
permanente între finanţator şi promotor reprezintă unul dintre factorii interni menţionaţi. Folosiţi
evenimentele organizate în vederea promovării rezultatelor pentru a consolida această legătură. În
momentul în care proiectul se bucură de atenţia presei, decupaţi articolul din ziar respectiv şi
trimiteţi-l în atenţia finanţatorului.
7.1.14 Parteneriatul
La această rubrică inseraţi informaţii despre:
- fiecare instituţie parteneră (după formatul în care este descrisă instituţia promotoare sau
după formatul solicitat de finanţator);
- relevanţa parteneriatului pentru realizarea proiectului;
- contribuţia pe care o are fiecare instituţie parteneră în proiect:
- contribuţie sub formă de activităţi;
- contribuţie financiară.
71
vedere instituţional, cât şi calitatea implicării în proiect influenţează punctajul pe care îl obţineţi
pentru propunere.
Atenţie! Din ce în ce mai multe surse de finanţare pun la dispoziţia potenţialilor participanţi
la competiţia de proiecte baze de date electronice prin intermediul cărora pot fi identificaţi
partenerii.
• Exploataţi această modalitate de a găsi parteneri cu profil asemănător cu al dumneavoastră
şi care sunt interesaţi de aceleaşi tipuri de proiecte.
• Înscrieţi-vă din timp în aceste baze de date.
• Aveţi grijă cum redactaţi informaţiile pe baza cărora vă înscrieţi în baza de date, astfel
încât prezentarea dumneavoastră să fie clară, convingătoare şi să inspire încredere.
7.1.15 Bugetul
Oferiţi informaţii despre:
• Suma solicitată de la finanţator;
• Contribuţia proprie/cofinanţarea.
proiect îşi poate canaliza toată energia în această direcţie. În acest fel, se evită şi eventualele
nemulţumiri din partea finanţatorului.
Criteriile de succes trebuie definite în mod limpede şi astfel proiectate încât să permită
măsurarea/cuantificarea reuşitei. Criteriile de succes includ referiri la termene limită şi la
constrângeri financiare, dar nu se reduc la acestea; criteriile de succes trebuie să aibă în vedere
întreg arsenalul de resurse (în primul rând cele umane), standardele de calitate ale produsului final,
gradul de popularitate sau de acceptabilitate al acestuia în rândul beneficiarilor direcţi, indirecţi şi a
altor grupuri interesate. Nici unul dintre criterii nu poate fi considerat ca fiind mai important decât
altul. De exemplu, proiectul a fost finalizat la timp, în limitele bugetare, produsul final este un
succes, este acceptat, chiar căutat de către membrii publicului ţintă, schimbarea produsă de proiect
în sensul îmbunătăţirii situaţiei în rândul publicului ţintă vizat are şanse să dureze. Dar oamenii care
au lucrat în proiectul respectiv sunt epuizaţi şi nu mai vor să audă de alte proiecte, iar echipamentele
utilizate sunt distruse sau sever deteriorate. Din punctul de vedere al organizaţiei promotoare,
proiectul este un (semi)eşec.
Repetăm, conceperea unor criterii de succes care permit măsurarea cât mai exactă reprezintă
şi o metodă de apărare în faţa eventualelor plângeri/critici din partea finanţatorului. Modul în care
sunt definite criteriile de reuşită consolidează orientarea strategică, astfel încât proiectul să nu se
deruleze „de dragul proiectului", nici pentru a câştiga, pur şi simplu, o sumă de bani.
Criteriile de succes/indicatorii de performanţă pentru orice proiect sunt, simultan:
• respectă obiectivele cheie asumate iniţial;
• este finalizat la timp;
• este finalizat respectând limitele bugetului;
• este finalizat în conformitate cu standardele tehnice şi cele de calitate;
• este finalizat în conformitate cu domeniul de activitate stabilit iniţial;
• este finalizat printr-o alocare judicioasă a resurselor, atât a celor de tip hard, cât şi a celor
de tip soft;
• produsul final este acceptat de către beneficiarii direcţi şi indirecţi, precum şi de finanţator.
7.1.17 Anexele
Rubrica de anexe cuprinde:
• Anexele obligatorii, în format standard;
• Anexele care nu au fost solicitate în mod expres de finanţator:
- studii de piaţă;
- date statistice;
- diagrame de tip Gantt sau PERT;
- analize de tip SWOT;
- descrierea mai detaliată a instituţiei promotoare şi a instituţiilor partenere;
- organigrama;
- rezultatele unor activităţi anterioare, de relevanţă pentru proiect;
- situaţia financiară a instituţiei în momentul depunerii proiectului;
- bugetul pentru anul fiscal în curs;
- bugetul proiectat pentru anul fiscal următor;
- articole de presă;
- CV-urile persoanelor implicate direct în derularea proiectului;
- lucrări, articole de specialitate, broşuri referitoare la problema căreia se adresează proiectul.
În cazul în care anexele sunt numeroase, pregătiţi o pagină de cuprins în care le anunţaţi.
Respectaţi ordinea în care aţi anunţat că urmează să prezentaţi respectivele anexe. Dacă anunţaţi pe
această pagină că CV-urile sunt inserate între articolul de presă X şi documentul Z, acesta este locul
73
unde acestea se găsesc în mod real. Evaluatorul nu are obligaţia să facă ordine în hârtiile
dumneavoastră.
7.2 Întocmirea bugetului
7.2.1 Tipuri de cheltuieli
Costurile corespunzătoare unui proiect sunt, de obicei, de trei tipuri:
a) Costuri de personal;
b) Costuri directe;
c) Costuri administrative.
• întârzierile, depăşirile termenului limită, variaţiile faţă de planul de activităţi iniţial,
modificările operate în mijlocul proiectului se traduc în mod automat în costuri suplimentare;
• riscurile fie nu au fost anticipate, fie au fost subevaluate; contracararea riscului, atenuarea
impactului se realizează cu costuri suplimentare.
Ţineţi cont de aceste lucruri în momentul în care proiectaţi bugetul şi alocaţi o sumă aparte
pentru „cheltuieli neprevăzute". Asiguraţi-vă, însă, că aceste cheltuieli sunt eligibile din punctul de
vedere al finanţatorului şi încercaţi să menţineţi valoarea acestei sume la un nivel cât mai scăzut.
Atenţie! Orice modificare în cadrul bugetului trebuie făcută cu aprobarea expresă din partea
finanţatorului. Condiţiile în care pot fi operate aceste modificări sunt stipulate de la bun început în
contractul care a intervenit între finanţator/autoritate contractantă şi beneficiar. În principiu,
modificările în cadrul bugetului sunt permise atunci când:
• variaţiile/modificările nu afectează obiectivul de bază al proiectului şi;
• impactul financiar se limitează la un transfer în cadrul unui singur capitol de buget (de la
„cheltuieli administrative" tot la „cheltuieli administrative")
75
Bugetul total 110.000€
Suma solicitată de la agenţia X 95.000€
% din bugetul total 86,36%
Contribuţia proprie 15.000€
% din bugetul total 13,63%
7.3 Recomandări privind propunerea în ansamblu
1. Nu faceţi greşeli de ortografie sau de gramatică!
2. Nu faceţi greşeli de tehnoredactare! Alocaţi suficient timp pentru a reciti propunerea după
ce aţi asamblat toate rubricile!
3. Utilizaţi diacriticele!
4. Folosiţi aceleaşi caractere şi acelaşi corp de literă pe tot parcursul formularului! Nu folosiţi
corpuri de literă care vi se par atrăgătoare, dar care îngreunează lectura.
5. Respectaţi limitele de spaţiu, în cazul în care acestea au fost precizate de finanţator.
Atenţie! Acordaţi atenţie limitelor de spaţiu mai ales în cazul proiectelor care trebuie depuse
prin înscrierea lor în baze de date electronice. De obicei, dacă limita de spaţiu precizată în acest caz
este de 400 de caractere pentru o anumită rubrică, baza de date nu poate înmagazina mai mult de
400 de caractere, iar tot ceea ce depăşeşte acest prag nu este pur şi simplu înregistrat. Completaţi
rubricile formularului mai întâi în format Word, utilizaţi contorul de cuvinte sau de caractere, pentru
a şti când trebuie să vă opriţi, la câte cuvinte trebuie să renunţaţi şi de abia după aceea treceţi la
completarea online a formularului.
6. Tot în situaţia în care depunerea formularului de candidatură se poate face doar online,
verificaţi cu cea mai mare atenţie dacă puteţi reveni asupra formularului pentru a face modificări
sau dacă, o dată completată o rubrică online, acest lucru are un caracter definitiv.
76
7. Verificaţi dacă aveţi la dosar toate documentele solicitate: pagina de titlu, propunerea
propriu-zisă, anexele. Asiguraţi-vă că ştiţi care documente trebuie depuse în original şi care pot fi
depuse în copie.
8. Completaţi toate rubricile formularului standard.
9. În cazul în care aveţi nelămuriri în legătură cu orice aspect legat de propunere -cine
semnează, câte exemplare sunt solicitate, ce situaţie financiară este exact avută în vedere, daţi un
telefon la agenţia de finanţare. Nu sunaţi pentru a întreba „cum trebuie să redactez rezumatul?", „cu
ce corp de literă trebuie să scriu, cu 12 sau cu 14?", „trebuie să folosesc Times New Roman sau
Arial?", „pe ce stradă aveţi sediul?", „cu ce autobuz ajung la sediul dumneavoastră?".
10. Asiguraţi-vă că ştiţi cu exactitate dacă propunerea trebuie sau nu semnată, cine
trebuie să o semneze, unde trebuie să existe această semnătură! Dacă nu sunteţi
sigur de ceva, întrebaţi înainte! Rezervaţi suficient timp pentru a obţine semnătura
din partea directorului/reprezentantului legal, anunţaţi din timp că aveţi nevoie
de această semnătură şi stabiliţi o întâlnire în acest sens. Persoana de la care vreţi
să obţineţi semnătura nu este obligată să renunţe la toate întrunirile programate,să iasă dintr-o
conferinţă sau dintr-un curs, să vină repede de acasă sau dintr-un alt oraş pentru a vă semna
dumneavoastră propunerea.
11. Evitaţi exprimările neglijente. Dacă aţi formulat un prim obiectiv sub forma „stimularea
dezvoltării durabile a întreprinderilor mici şi mijlocii", nu îl formulaţi pe cel de-al doilea sub forma
„a creşte participarea întreprinderilor mici şi mijlocii la competiţiile de proiecte europene".
12. Evitaţi exprimările greoaie, frazele lungi, cu multe propoziţii subordonate. Încercaţi din
când în când să citiţi textul pe care îl redactaţi cu voce tare.
13. Nu lăsaţi frazele neterminate.
14. Stilul concis în care trebuie redactată propunerea nu este totuna cu stilul telegrafic. Nu
utilizaţi exprimări de genul: „concepere suport curs" (pentru „conceperea suportului de curs"),
„raportare finanţator" (în loc de „raportare către finanţator").
15. Nu porniţi de la premisa ca evaluatorul este specialistul numărul unu în problema vizată,
că are timp şi răbdare, că se simte obligat să facă tot felul de deducţii pentru a înţelege la ce vă
referiţi, că ştie toate abrevierile posibile în limba română, că are la îndemână un dicţionar cu
termeni de specialitate pe care arde de nerăbdare să îl deschidă pentru a putea citi propunerea, că nu
dă atenţie „unor simple amănunte", că este atât de pasionat de procesul de evaluare încât nu mai
este nevoie să îi atrageţi şi să îi menţineţi atenţia!
16. Rugaţi un coleg care nu este deloc familiarizat cu proiectul şi care nu a participat deloc la
munca de elaborare să citească propunerea; întrebaţi-l ce impresii are, rugaţi-l să vă expună pe scurt
obiectivele proiectului, să vă spună ce a înţeles din propunere, care sunt punctele forte şi punctele
slabe ale propunerii. Nu vă enervaţi dacă impresiile sale sunt negative, luaţi în seamă sugestiile
făcute.
17. Salvaţi pe calculator şi imprimaţi fiecare variantă a propunerii. O variantă intermediară
este posibil să conţină o idee foarte bună, sau o exprimare percutantă, sau chiar o serie întreagă de
activităţi care la un moment dat nu vi s-au părut relevante (între timp v-aţi schimbat părerea şi aveţi
nevoie de documentul respectiv). Nu are rost să căutaţi disperat prin calculator sau prin coşul de
gunoi sau, şi mai rău, să încercaţi să refaceţi ceea ce aţi conceput deja. În mod aproape sigur,
activităţile pe care le căutaţi vi se vor părea geniale şi veţi avea impresia că nu le puteţi în nici un
caz formula din nou.
18. Nu vă propuneţi să încheiaţi redactarea propunerii în noaptea de dinaintea termenului
limită sau, mai rău, în dimineaţa zilei respective. Invariabil, în astfel de momente, computerul se
blochează, dischetele se strică, faxul pe care trebuie să primiţi o scrisoare de intenţie de la un
partener sună tot timpul ocupat, imprimanta nu mai funcţionează, nu mai are toner sau hârtie, cei de
la departamentul de aprovizionare sau cel de informatică s-au îmbolnăvit şi a trebuit să rămână
77
acasă, se întrerupe curentul etc. Lăsaţi un interval de timp de cel puţin o zi între momentul când
încheiaţi propunerea şi termenul limită de depunere.
19. Sugerăm acelaşi lucru şi în cazul în care propunerea trebuie trimisă doar în format
electronic la o adresă de e-mail sau trebuie înscrisă într-o bază de date electronică. În ultima zi de
depunere, traficul pe Internet este considerabil mărit şi este posibil chiar să nu mai puteţi trimite
propunerea deloc, din cauză că pagina de Internet a agenţiei de finanţare s-a blocat. Frecvent,
agenţia de finanţare face precizarea că nu îşi asumă nici o responsabilitate pentru o astfel de situaţie.
20. Verificaţi informaţia cu privire la data la care trebuie trimisă aplicaţia, dacă este vorba
despre data poştei sau dacă este vorba despre data la care propunerea trebuie să ajungă efectiv la
forul evaluator. În general, data solicitată este data poştei, dar nu vă bazaţi pe acest lucru; este
frustrant să fi elaborat o propunere (aproape) perfectă şi să nu o puteţi trimite din cauza unei mici
neatenţii.
21. Nu vă epuizaţi în această muncă de elaborare a propunerii şi nu enervaţi pe toată lumea
din jur, mai ales când vă daţi seama că aţi intrat în criză de timp. Propunerea este foarte bună, este
chiar foarte posibil să fie acceptată, dar dacă v-aţi creat la locul de muncă o imagine de persoană
nervoasă, agitată, cu reacţii necontrolate, imaginea dumneavoastră în faţa colegilor are de suferit.
22. Aveţi tot timpul în vedere imaginea de ansamblu a propunerii, chiar dacă o elaboraţi în
momente diferite sau dacă aţi rugat şi alte persoane să vă ajute. Dacă propunerea este redactată în
momente de timp diferite, trebuie să daţi atenţie tuturor modificărilor, revenirilor pe text,
reformulărilor. Dacă într-un loc aţi precizat faptul că beneficiarii direcţi ai proiectului vor fi în
număr de 100, iar două pagini după aceea, numărul lor a crescut la 120 (din cauză că aţi făcut o
estimare ulterioară diferită), acest lucru nu poate crea decât confuzie în mintea evaluatorului şi
proiecta impresia de neglijenţă. Lăsaţi suficient timp pentru a asambla diversele rubrici ale
proiectului, pentru a le unifica şi armoniza, pentru a identifica eventualele scăpări.
23. Aveţi grijă ca propunerea să aibă un aspect îngrijit! Nu mergeţi prin ploaie cu dosarul de
candidatură, nu îl scăpaţi pe jos înainte de a-l depune, nu îl boţiţi! Acestea sunt câteva motive
suplimentare pentru a nu depune formularul în ultima zi! Accidente se pot întâmpla, important este
să fiţi pregătiţi pentru a le face faţă.
24. Nu încercaţi să impresionaţi evaluatorii prin faptul că legaţi formularul de candidatură în
piele, îl predaţi într-un dosar filigranat sau de culoare portocalie!
25. Daţi atenţia cuvenită informaţiei cu privire la numărul de exemplare! Din nou,
considerăm că este frustrant să ajungeţi la sediul agenţiei de finanţare în ultima zi în care puteţi
depune propunerea, cu o jumătate de oră înainte de închidere, să aveţi elaborată o propunere reuşită
şi cu mari şanse de succes, să aflaţi de la colegul din faţa dumneavoastră că trebuie să aveţi trei
exemplare în loc de două şi, din cauza aceasta să plecaţi acasă cu respectivele exemplare.
26. Păstraţi un exemplar din propunerea pe care aţi depus-o la forul de evaluare (varianta
finală, semnată, cu toate anexele, copiile după scrisorile de la parteneri, documente sau copii ale
documentelor financiare). Păstraţi şi un exemplar al acestei propuneri în format electronic, cu
precizarea că este vorba despre varianta propusă spre evaluare.
78
7.4 Cum se evaluează un formular de candidatură
Atenţie! Există situaţii în care, dacă pentru primele secţiuni - rezumat, obiective generale,
obiective specifice, grupuri ţintă - nu se obţine un anumit punctaj (cu valoare de prag), propunerea
nu mai este evaluată în continuare. Prin urmare, propunerea de proiect trebuie redactată într-un mod
echilibrat de la un capăt de altul. Un plan de lucru excelent sau o modalitate de diseminare a
rezultatelor nu au nici o valoare, nici nu sunt citite dacă rezumatul, informaţiile esenţiale cu privire
la obiective, public ţintă, relevanţă nu sunt expuse convingător.
79
• Dimensiunea grupului ţintă se corelează cu dimensiunea/amploarea proiectului şi cu suma
solicitată de la finanţator.
• Activităţile sunt prezentate într-o manieră clară, coerentă şi logică.
• Prezentarea activităţilor este însoţită de informaţii cu privire la:
- datele de derulare a fiecărei activităţi;
- responsabilul pentru fiecare activitate în parte;
- resursele de care este nevoie (resurse umane şi de echipament).
• Activităţile se regăsesc cu exactitate în articolele de buget. Nu apar activităţi noi în
capitolul de buget sau nu sunt scăpate din vedere la întocmirea bugetului activităţile expuse
anterior.
• Impactul proiectului este considerabil şi de lungă durată.
- rezultatele proiectului sunt transferabile către alte sectoare;
- sunt aduse dovezi convingătoare în favoarea afirmaţiei că proiectul nu va înceta în
momentul în care încetează finanţarea;
- proiectul este durabil din punct de vedere instituţional, se armonizează cu instituţia
promotoare în ansamblu.
• Bugetul este clar, detaliat şi argumentat. Toate activităţile descrise se regăsesc în buget.
• Competenţa şi experienţa manageriale şi tehnice ale solicitantului sunt considerabile.
• Rolurile şi responsabilităţile fiecărui membru al echipei sunt corect identificate şi
distribuite.
• Există capacitatea de anticipare, prevedere şi contracarare a riscului.
• Resursele proprii de care solicitantul pentru implementarea proiectului sunt satisfăcătoare.
• Informaţiile cu privire la contribuţia financiară a partenerilor, la implicarea efectivă în
activităţile proiectului sunt relevante şi argumentate.
• Contribuţiile financiare ale partenerilor - fie sub formă de bani sau sub formă de activităţi,
echipamente sau sedii puse la dispoziţie - nu dezechilibrează raporturile mari care trebuie să existe
la nivelul bugetului total;
• Dosarul de candidatură este prezentat într-un mod îngrijit, care evită extravaganţele,
scăpările sau neglijenţele;
• Sunt respectate limitele de spaţiu impuse pentru completarea fiecărei rubrici din formularul
de candidatură.
Atenţie! Unele surse de finanţare fac publice de la bun început criteriile pe baza cărora vor
avea loc evaluarea şi selecţia proiectelor. Alţi finanţatori publică ghidurile de completare a
formularului de candidatură, precizând ce înţeleg prin „impact", „public ţintă", „obiective" etc. În
aceste cazuri,activitatea de redactare a propunerii este relativ mai uşoară sau oricum mai exactă,
pentru că ea va avea loc pornind de la standardele de evaluare şi de la recomandările de redactare.
Studiaţi cu atenţie criteriile de evaluare făcute publice sau recomandările privind elaborarea
propunerii. Treceţi la munca de completare a formularului având aceste materiale în faţă.
În concluzie, există unele elemente care conduc la aprobarea unei cereri de finanţare:
• Respectarea strictă a criteriilor administrative: termen limită, documentaţie completă,
criterii de eligibilitate (tipul de instituţie, tipul de obiectiv de proiect, tipul de activităţi propuse spre
a fi finanţate, tipuri de costuri);
• Calitatea cererii (elaborată clar şi logic, uşor de citit); calitatea cererii de finanţare este mai
importantă uneori decât ideea de proiect în sine, care nu trebuie să fie neapărat inovatoare;
• Planificarea atentă şi realistă a activităţilor, astfel încât aceasta să poată fi respectată la
implementare;
• Durabilitatea - financiară şi instituţională, durabilitatea rezultatelor;
80
• Bugetul clar şi detaliat (cheltuieli absolut necesare); concordanţa între activităţi şi costurile
proiectate pentru desfăşurarea lor;
• Competenţa şi experienţa echipei implicate în proiect;
• Calitatea parteneriatului (pentru proiectele derulate în parteneriat);
• Impactul social;
• Capacitatea proiectului de a contribui la promovarea unor politici ale finanţatorului
7.5 Ce se întâmplă după ce propunerea a fost aprobată?
1. Informaţia cu privire la aprobarea proiectului este adusă la cunoştinţa conducerii
organizaţiei.
2. În cazul în care proiectul se derulează în parteneriat, sunt informaţi partenerii în legătură cu
aprobarea proiectului. Beneficiarul şi partenerii decid asupra tuturor aspectelor legate de:
contribuţia financiară, implicarea în activităţi, responsabilităţile fiecărei părţi. Este bine ca, în ceea
ce priveşte parteneriatul, să nu intervină nici o modificare faţă de ceea ce a fost declarat şi stabilit în
faza de redactare a propunerii. În cazul în care există, totuşi, modificări, acestea sunt întâi
adjudecate între beneficiar şi parteneri şi după aceea aduse la cunoştinţa finanţatorului.
3. Este semnat contractul între finanţator şi beneficiar.
• Sunt operate eventualele modificări în ceea ce priveşte bugetul, activităţile care vor fi
finanţate efectiv, aria de cuprindere a proiectului (care poate fi restrânsă sau extinsă);
• Este adjudecată modalitatea de a acordare a finanţării (numărul tranşelor, valoarea fiecărei
tranşe, condiţii în care finanţarea continuă, respectiv încetează).
• Sunt stabilite standardele tehnice şi de calitate ale produselor finale;
• Este aprobată componenţa echipei de proiect.
• Sunt stabilite modalităţile prin care beneficiarul menţine o legătură permanentă cu
finanţatorul, persoana de contact, calendarul întâlnirilor între reprezentantul finanţatorului şi cel al
beneficiarului.
• Este stabilit calendarul raportărilor.
Sean McCarthy consideră că această etapă are o existenţă de sine stătătoare în viaţa
proiectului şi o numeşte „faza negocierii". În această etapă, managerul de proiect trebuie să acorde
importanţă următoarelor aspecte-cheie:
• Să cunoască la perfecţie modelul de contract pus la dispoziţie de finanţator;
• Să ştie şi să înţeleagă toate comentariile pe care evaluatorul le-a făcut vizavi de propunere,
• Să urmeze îndeaproape indicaţiile finanţatorului cu privire la întocmirea/completarea
contractului;
• Să pregătească anexa care include detaliile/specificaţiile tehnice ale produselor finale;
• Să actualizeze bugetul (reduceri, redistribuiri ale unor costuri de la un capitol bugetar la
altul);
81
• Să articuleze o imagine clară cu privire la punctele de reper ale proiectului (momente şi
evenimente-cheie, realizări care influenţează mersul ulterior al proiectului) .
Problemele potenţiale asociate acestei faze de negociere sunt, în viziunea aceluiaşi autor:
• Presiunea de timp (documentaţia trebuie pregătită într-un anumit interval de timp, de obicei
scurt);
• Nemulţumirea din partea partenerilor (aceştia trebuie ţinuţi la curent în legătură cu modul
în care evoluează negocierile);
• Numărul prea mare al activităţilor şi rezultatelor preconizate;
• Angajamentele prea ambiţioase (raportul dintre muncă şi cost este subevaluat pentru a
produce o impresie bună asupra evaluatorului/finanţatorului);
• Dezechilibrul între munca, respectiv bugetul rezervate partenerilor.
4. Este deschis un cont special, în care să fie efectuate plăţile de la finanţator către beneficiar.
5. Sunt definitivate, din punctul de vedere al organizaţiei care derulează proiectul, atribuţiile
şi responsabilităţile membrilor echipei.
• Membrii echipei sunt anunţaţi că proiectul a fost aprobat. Sunt oferite, de asemenea,
informaţii cu privire la forma în care a fost aprobat - valoarea finanţării, activităţile aprobate spre
finanţare, modalitatea de acordare a tranşelor etc.
• Managerul de proiect se asigură că are sprijinul din partea membrilor echipei, că aceştia au
disponibilitatea şi posibilitatea de a participa în proiect.
• Sunt stabilite atribuţiile şi responsabilităţile fiecărui membru: ce activităţi vor desfăşura,
care este calendarul acestor activităţi, timpul şi efortul pe care trebuie le investească pentru a realiza
aceste activităţi.
• Este explicat modul în care funcţionează efectiv echipa: cine lucrează cu cine, cum şi când
sunt raportate rezultatele, care dintre activităţi sunt dependente de încheierea altora.
• Se semnează contractele cu fiecare membru al echipei. În contract, sunt incluse informaţii
exacte cu privire la: activităţile care trebuie depuse şi rezultatele preconizate, data de început şi de
sfârşit a activităţilor, numărul de ore care trebuie dedicate activităţilor din proiect, modalitatea prin
care munca în proiect este remunerată.
6. Este consolidat, actualizat, reconfirmat planul proiectului. Planul reconfirmat devine planul
de referinţă al proiectului. Raportarea diverselor stadii ale proiectelor se face prin comparaţia cu
acest plan-ţintă.
7. Sunt definite şi adjudecate procedurile prin care va fi monitorizată evoluţia proiectului.
8. Sunt comunicate către toţi membrii echipei procedurile de monitorizare, modalităţile de
raportare a îndeplinirii sarcinilor, programul întâlnirilor periodice.
9. Este lansat în mod oficial proiectul.
Atenţie! În cazul în care lansarea proiectului are loc sub forma unui eveniment de anvergură,
invitaţi să participe la eveniment reprezentanţi din partea finanţatorului.
10. Planul de lucru actualizat, reconfirmat şi aprobat de finanţator începe să fie urmat
îndeaproape.
11. Eventualele schimbări care au intervenit în intervalul dintre redactarea propunerii,
aprobarea proiectului şi momentul începerii sale efective sunt încorporate în planul proiectului.
Orice modificare faţă de proiectul ţintă este semnalată finanţatorului, în vederea obţinerii acceptului
acestuia. Există situaţii în care modificarea trebuie inclusă în contract. Acest lucru se face sub forma
unui act adiţional, semnat de beneficiar şi de finanţator.
Atenţie! Cu cât este mai extins intervalul de timp între momentul redactării propunerii şi
momentul derulării proiectului, cu atât este mai mare riscul care poate afecta proiectul.
82
12. Se face în permanenţă comparaţie între planul iniţial/proiectul ţintă şi modul de
evoluţie în mediul real.
13. Se întocmesc rapoartele cu privire la mersul proiectului în formatul solicitat de finanţator.
14. Rapoartele sunt prezentate finanţatorului la termenul stabilit prin contract.
15. Finanţatorul efectuează controale periodice (audit) pentru a examina diversele stadii ale
proiectului, modalitatea de înregistrare contabilă, corectitudinea efectuării plăţilor, respectarea
tuturor clauzelor contractuale.
16. Sunt livrate produsele finale ale proiectului.
17. Rapoartele finale sunt întocmite şi înaintate către finanţator.
18. Finanţatorul aprobă rapoartele şi îşi exprimă acordul cu privire la închiderea proiectului.
19. Rezultatele proiectului sunt comunicate la nivelul întregii organizaţii.
20. Conturile deschise special pentru proiect sunt închise.
21. Proiectul este declarat închis.
22. Are loc o evaluare a întregii activităţi derulate în cadrul proiectului, a modului în care
proiectul a produs o schimbare la nivelul organizaţiei.
23. Sunt identificate alte surse de finanţare astfel încât proiectul să aibă durabilitate.
24. Membrii echipei de proiect îşi asumă responsabilităţi noi în proiecte noi.
25. Sunt avansate noi idei şi sunt concepute noi proiecte.
7.6 Metoda cadrului logic (LFA)
7.6.1 Ce înseamnă Metoda Cadrului Logic(LFA)
Metoda Cadrului Logic sau LFA („logical framework approach”) este un instrument de
planificare si management folosit pentru proiectele de dezvoltare. Aceasta metoda a fost adoptata
pentru prima oara ca instrument de planificare pentru activităţile de dezvoltare desfăşurate peste
ocean de către USAID, la începutul anilor ’70. Originile sale pot fi identificate in teoriile de
management ale sectorului privat, cum ar fi metoda „managementului prin obiective”, care a
cunoscut o mare popularitate in anii ’60. De atunci LFA a fost adoptata de un număr important de
finanţatori, in special de agenţiile implicate in acordarea de asistenta prin programe de dezvoltare.
Pot fi incluse aici agenţia britanica DFID, agenţia canadiană CIDA, agenţia australiană AUSAID,
agenţia germană GTZ, etc. Metoda Cadrului Logic sintetizează într-un format standard:
¾ ce încearcă să realizeze proiectul tău
¾ cum îşi propune să facă asta
¾ ce elemente sunt necesare pentru ca succesul proiectului să fie asigurat
¾ metodele prin care se poate măsura evoluţia proiectului
¾ eventualele probleme care pot să apară
Deşi mult mai întâlnit in cererile de finanţare este termenul de „Matrice Logica” („Logical
Framework Matrix”), trebuie făcuta distincţia intre acesta si Metoda Cadrului Logic sau LFA
(„Logical Framework Approach”).
LFA, ca abordare managerială, presupune un sistem de analiza a problemelor si a nevoilor,
realizarea unei ierarhii: mijloace-scopuri şi selectarea celei mai potrivite strategii de implementare.
Rezultatul acestei abordări analitice îl reprezintă matricea (sau cadrul logic – „Logframe” ), care
însumează ceea ce urmăreşte sa realizeze respectivul proiect şi cum, care sunt ipotezele cheie şi
cum vor fi monitorizate şi evaluate out-put-urile si impactul.
83
Matricea Logică este deci principalul element de lucru care sumarizează aspectele esenţiale
din design-ul proiectului, cu ajutorul a 4 coloane si 4 sau mai multe linii. (vezi fig.1)
Sa fie oare pentru ca 9 din 10 finanţatori ne cer asta?...Pe lângă motivaţia oferita de
finanţatori, LFA este un instrument extrem de folositor, atât pentru planificarea cat si pentru
monitorizarea unui proiect. Cu toate astea nu este numai un instrument de planificare, si nici nu
trebuie sa fie luata ca un scop in sine, insa ea te ajuta sa parcurgi un proces util de gândire,
impunându-ti disciplina de a fi specific si clar in privinţa a ceea ce vrei sa faci si cum, dar mai ales
in privinţa sublinierii elementelor de care depinde succesul tău.
De asemenea matricea logica iţi oferă un document uşor de utilizat prin care poţi sa ii
informezi despre sumarul proiectului pe membrii echipei de proiect, pe finanţatori, pe beneficiari si
pe alţi stakeholder-i. Acest document poate fi folosit (si adaptat!) pe parcursul întregului ciclu de
viata al unui proiect pentru a identifica sistematic obstacolele si schimbările legate de atingerea out-
put-urilor si a obiectivelor.
Chiar fără sa fim nevoiţi sa facem asta de către un finanţator, folosirea unei matrici logice la
design-ul unui proiect este un ajutor extrem de important, care ne poate feri de greşelile de logica
sau de incoerenta. S-ar putea ca fiind foarte conştienţi de complexitatea unui proiect de dezvoltare,
sa ne vina greu sa credem ca un astfel de proiect ar putea sa fie redus la o pagina A4. Trebuie reţinut
insa ca o matrice logica nu este menita sa evidenţieze fiecare detaliu al proiectului tău, si nici sa iţi
limiteze proiectul la ceea ce poate fi expus pe o singura pagina. Este doar o privire de ansamblu
asupra factorilor cheie, care poate sa iţi arate, intr-un mod foarte simplu, daca proiectul va fi un
succes sau un eşec. Ar fi păcat sa ne dam seama de asta de abia după ce am completat 30-40 de
pagini dintr-o cerere de finanţare, sau si mai rău, sa nu ne dam seama deloc.
In concluzie, putem spune ca matricea logica reprezintă un “ajutor în gândire” si in acelaşi
timp un limbaj comun, sintetic si uşor de înţeles, intre tine si majoritatea finanţatorilor serioşi.
Terminologie
O mare parte din termenii folosiţi in mod uzual intr-o matrice logica sunt deja cunoscuţi
pentru cei care au mai avut contact cu managementul de proiect. Cu toate acestea folosirea intr-un
mod adecvat a terminologiei ar putea sa para dificila. Metoda Cadrului Logic a fost folosita pentru
prima oara de armata SUA, iar de atunci o parte din jargon a rămas in aceeaşi forma. De aceea este
important sa fie cunoscuta si varianta in engleza a conceptelor. Totuşi nu va împiedicaţi de
cuvintele folosite. Puteţi să reţineţi că atât obiectivul general („goal”), cat si scopul („purpose”),
output-urile, sau activităţile sunt toate nişte obiective (formulate in funcţie de diferitele niveluri ale
ierarhiei mijloace-scop a proiectului). Deşi exista mai multe modele de matrici logice, este probabil
sa va întâlniţi cu următorii termeni:
Descrierea proiectului - Coloana „descrierea proiectului” din cadrul matricii logice oferă un
sumar narativ a ceea ce intenţionează proiectul să obţină şi cum. De asemenea descrie modalităţile
prin care urmează să fie atinse obiectivele pe care şi le propune proiectul. Testarea corectitudinii
elementelor din aceasta coloana se face cu ajutorul logicii verticale.
Obiectiv general („goal”) – face referire la obiectivele sectoriale sau naţionale la care
proiectul este menit să contribuie, spre exemplu: creşterea veniturilor, îmbunătăţirea statutului
84
nutriţional, reducerea criminalităţii, a corupţiei, etc. Poate fi exprimat şi descriind presupusul impact
al proiectului. Obiectivul general este mai mult o declaraţie de intenţie.
Scop („purpose”) - se referă la ceea ce trebuie să se obţină în urma proiectului, în ceea ce
priveşte dezvoltarea. Scopul trebuie sa fie răspunsul la problema centrala care a fost identificata in
faza de documentare a proiectului. Ca exemplu scopul poate preconiza o creştere in producţia
agricolă, accesul mai larg la vaccinări, apă mai curată, sau capacitate instituţională si sisteme de
management locale îmbunătăţite, un mai mare grad de alfabetizare in rândul tinerilor romi din
localitatea X, etc. De cele mai multe ori, pentru un proiect, există un singur scop. Sfat: încercaţi să
realizaţi un arbore al problemelor, după care transformaţi problemele in obiective (acest lucru vă va
ajuta sa determinaţi la care nivel al ierahiei se poziţionează fiecare obiectiv).
Obiective specifice/componente. Atunci când proiectul este relativ complex şi are un număr
mare de output-uri, este util ca acestea sa fie grupate in nişte componente (alese după criterii
sectoriale, funcţionale, instituţionale, etc.). In acest caz se foloseşte cate un obiectiv pentru fiecare
componenta. Obiectivele specifice, sau componente, trebuie să ofere o legătură logică între output-
urile acelei componente şi scopul proiectului. Componentele pot fi asemănate cu ingredientele in
prepararea unui fel de mâncare – in loc sa avem sare, legume, apa, etc. avem comunicare,
management, infrastructura informaţională, etc. (pentru un scop cum ar fi „ un grad mai mare de
acces la Internet al liceenilor din comuna X). După ce am identificat componentele unui proiect (sau
ingredientele acestuia) formularea obiectivului trebuie sa tina cont de caracteristicile SMART (ex.,
pentru componenta comunicare, obiectivul poate fi „sa crească cu cel puţin 70% numărul de liceeni
din comuna X care accesează săptămânal internetul prin intermediul telecentrului comunitar).
Output-uri - se referă la rezultate specifice şi produse tangibile (bunuri şi servicii) produse
prin realizarea unor sarcini sau activităţi. De exemplu: construirea unui sistem de irigare sau a unei
rezerve de apă, zone de pământ plantate sau dezvoltate, vaccinarea copiilor, construirea de clădiri
sau alte elemente de infrastructură, elaborarea specificaţiilor pentru recrutarea şi instruirea
personalului, etc. Fiecare componentă trebuie să aibă cel puţin un output şi de obicei are 4 sau 5.
Furnizarea outputuri-lor trebuie să se afle sub controlul direct al managementului.
Activităţi - in terminologia LFA activităţile se referă la sarcinile specifice îndeplinite pentru a
atinge output-urile cerute. Exemple pentru rezerva de apă a unei comunităţi pot fi: realizarea
designului, stabilirea comitetului celor care vor folosi apa şi a procedurilor de întreţinere a rezervei,
pregătirea locaţiei, colectarea de materiale din zonă, construirea rezervorului şi realizarea reţelei de
ţevi, săparea puţurilor şi comisionarea. Matricea logica nu trebuie neapărat să includă prea multe
detalii despre activităţi, pentru că altfel, devine prea lungă şi potenţial prescriptivă. Dacă se cer
specificaţii detaliate ale activităţilor, acestea trebuie prezentate separat într-un program de activităţi,
sub formă de tabel şi nu în matricea însăşi.
Input-uri - se referă la resursele necesare pentru realizarea activităţilor şi producerea output-
urilor, de exemplu: personal, echipament, şi materiale. Inputurile nu vor fi incluse în formatul
matricii.
Ipoteze - se referă la condiţiile care afectează progresul sau succesul proiectului, dar asupra
cărora managerul proiectului nu are control direct, de exemplu, schimbările de preţ, abundenta
ploilor, strategiile de reformă privind pământul, respectarea sau nerespectarea legii, etc. O ipoteza
este o propoziţie pozitivă despre condiţiile care trebuie să fie îndeplinite pentru ca obiectivele
proiectul să fie atinse. Riscul este o propoziţie negativă despre ce ar putea împiedica obiectivele să
se îndeplinească.
85
Indicatori - se referă la informaţia de care avem nevoie pentru a determina progresul spre
îndeplinirea obiectivelor. Un indicator trebuie să ofere, acolo unde este posibil, o unitate clar
definită de măsură şi o ţintă care să detalieze cantitatea, calitatea sau organizarea în timp a
rezultatelor aşteptate.
Mijloacele de verificare - trebuie să specifice clar sursa din care vor fi colectate informaţiile
cu privire la indicatori. Trebuie luat în considerare modul în care informaţia va fi colectată
(metoda), cine va fi responsabil şi frecvenţa cu care informaţia trebuie furnizată.
Logica verticala – unul dintre instrumentele de verificare a corectitudinii unui design de
proiect. Identifică intenţiile proiectului, clarifică relaţiile cauzale de tip mijloc-scop din cadrul
acestuia şi specifică situaţiile dincolo de controlul managerului de proiect (ipotezele), care pot
influenta îndeplinirea obiectivelor (coloanele 1 şi 4).
Logica orizontala - defineşte modul în care vor fi examinate obiectivele proiectului din
descrierea indicatorilor şi a mijloacelor prin care se va realiza verificarea (coloanele 2 şi 3). Logica
orizontala asigură cadrul pentru monitorizarea şi evaluarea proiectului.
Aşa cum am mai spus, matricea trebuie să alcătuiască un rezumat al proiectului şi, chiar
atunci când apar detalii legate de rezultate, nu trebuie să se întindă pe mai mult de cinci pagini.
Matricea are patru coloane şi, de obicei, patru sau cinci rânduri, depinzând de numărul nivelurilor
de obiective utilizate pentru a explica relaţia dintre mijloacele folosite şi finalizarea proiectului.
Figura prezintă structura matricei şi indică secvenţa generală pentru completarea părţilor
componente. Descrierea proiectului este completată prima, apoi ipotezele, indicatorii şi, în final,
mijloacele de verificare. Completarea matricei trebuie considerată un proces iterativ de planificare.
Chiar după ce a fost completata o parte a matricei, se va reveni asupra punctelor anterioare, pentru
a verifica, cu ajutorul celor doua tipuri de logica (verticala si orizontala) corectitudinea. Acest
proces presupune deseori modificarea descrierilor anterioare.
86
Opţiunea de a include sau nu atât un scop al proiectului cat şi obiective componente trebuie
lăsată la latitudinea responsabililor de proiect, depinzând de complexitatea proiectului. Câteodată
este suficient sa ai un obiectiv general si mai multe obiective componente si sa renunţi la scop. De
asemenea, daca proiectul nu implica o complexitate foarte mare doar existenta scopului poate fi de
ajuns.
Este recomandat ca în majoritatea cazurilor, matricea însăşi să nu includă o listare a
activităţilor cerute pentru a produce output-urile. Principalul motiv pentru aceasta este de a păstra
matricea in forma unui document concis despre ceea ce doreşte proiectul să realizeze, mai degrabă
decât a prezenta în detaliu cum va fi realizat. Acest lucru este în concordanţă cu uzanţa multor
finanţatori de a folosi contracte pe baza output-urilor unui proiect. Acolo unde este nevoie,
activităţile vor fi detaliate separat, într-un program de activităţi, folosind indici de referinţă pentru
fiecare output.
Este important să se reţină faptul că matricea cadru produsă în timpul designului este in
principal o schiţă. Aceasta schiţă trebuie verificata permanent cu ajutorul celor doua tipuri de
logica: cea verticala si cea orizontala.
7.7 Graficul PERT şi graficul GANTT
7.7.1 Planul de tip reţea -Graficul PERT
• Definirea procedurilor.
• Definirea relaţiilor dintre acţiuni pe baza dependenţelor dintre ele.
• Prezentarea grafica a planului de tip reţea.
87
• Stabilirea perioadei de timp acordate fiecarei acţiuni în parte.
• Stabilirea termenelor limită.
• Optimizarea termenelor limită.
Planurile de tip reţea prezintă o serie de dezavantaje comparativ cu planurile de tip
histogramă:
• planurile de tip reţea sunt deseori dificil de înţeles de către utilizatori, pentru că aceştia
nu pot observa analogiile temporale în momentul prezentării;
• într-un plan de tip reţea nu este posibil a se planifica resursele; de aceea, este necesară
o axa temporală;
• actualizarea planurilor de tip reţea este foarte dificilă (din punct de vedere al timpului
consumat pe care îl presupune).
Pentru proiectele simplu structurate, planul de tip histograma este o metodă adecvată
planificării termenelor limită. Datorită faptului că este foarte uşor de citit, constituie cel mai
folosit instrument de planificare. Deasupra axei temporale sunt notate diferitele acţiuni ale
proiectului, iar durata este vizibilă pe axa temporală ca histogramă. Diferitele etape ale
proiectului, precum şi repere importante, pot fi identificate pe histogramă.
Formatul poate fi adaptat să se potrivească cu durata estimată a proiectului. Un program
global al proiectului poate preciza activităţile doar pe o bază trimestrială sau lunară, în timp ce un
plan de muncă trimestrial individual poate utiliza un format săptămânal.
88
Exemplu de grafic GANTT
Exemplul de mai sus a fost realizat în Microsoft Excel. Există programe specializate – de
exemplu, Microsoft Project, care are facilităţi pentru pregătirea planurilor de activitate, a resurselor
cît şi a bugetelor. Acest program informatic are şi avantajul trecerii automate de la o reprezentare de
tip histogramă (Grafic Gannt) la unul de tip reţea (Grafic PERT).
7.8 Analiza SWOT
Un instrument analitic folosit în managementul de proiect este analiza SWOT (Strenghts,
Weaknesses, Opportunities, Threats), prin care aflăm dacă profilul organizaţiei este compatibil cu
activităţile eligibile unui program, analizând mediul intern şi mediul extern al organizaţiei.
Prin analiza SWOT se analizează:
• punctele tari (atuurile);
• punctele slabe (deficienţele);
• oportunităţile;
• ameninţările la adresa organizaţiei.
Punctele tari şi punctele slabe sunt determiante de mediul intern al organizaţiei (proiecte sau
servicii prezente, clienţi, personal, fluxuri informaţionale).
Oportunităţile şi ameninţările sunt legate de mediul extern al organizaţiei
(concurenţa/competiţia, climatul economic, climatul social, potenţialii clienţi, legislaţia).
89
Factorii externi sunt cunoscuţi drept factori STEEP (sociali, tehnologici, economici, ecologici
şi politici).
Analiza SWOT nu se înscrie imediat între instrumentele de planificare orientate către
rezultate. Este esenţial ca după realizarea analizei SWOT să fie filtrate informaţiile prin prisma
diferenţierii între nevoi şi probleme. Numai astfel putem avea iguranţa că nu ne vom focaliza asupra
nevoilor, ci asupra problemelor.
Când începi o analiză SWOT, este obligatoriu să ai o gândire obiectivă. Cum acest lucru este
extrem de greu, este recomandat să ceri mai multor persoane să realizeze o analiză SWOT, pentru a
putea cumula rezultatele analizelor. O altă modalitate este să te bazezi pe rezultatele unor onaj de
cercetare pentru a avea date obiective.
Intrebari de autoevaluare:
90
TESTE DE AUTOINSTRUIRE ŞI AUTOEVALUARE
91
8. Ce se întâmplă în cazul în care finanţatorul nu solicită în mod expres prezentarea
unor anexe?
a) propunerea nu trebuie să includă nici un fel de anexe;
b) anexele sunt trimise mai târziu în atenţia finanţatorului;
c) anexele sunt incluse în dosarul de candidatură, cu precizarea conţinutului lor şi a paginii
unde pot fi găsite.
12. Care este primul pas care trebuie făcut în cazul în care un proiect este aprobat?
a) se semnează contractul între finanţator şi beneficiar;
b) se organizează o petrecere la care este invitată întreaga echipă de proiect;
c) este adjudecată echipa de proiect;
d) este înştiinţată conducerea organizaţiei în legătură cu aprobarea proiectului;
e) este lansat în mod oficial proiectul.
Răspunsuri
1. c) 7. a), b), c)
2. a) 8. c)
3. a), b) 9. a), b), c), d)
10. e)
4. Toate răspunsurile sunt corecte.
11. a)
5. a), b), c)
12. d)
6. c)
92
BIBLIOGRAFIE:
93
ADDENDA
producerea output-urilor.
Ipoteze Se referă la condiţiile care afectează progresul sau succesul proiectului,
dar asupra cărora managerul proiectului nu are control direct
Managementul riscului Utilizarea unui set de cunoştinţe, competenţe, deprinderi, instrumente şi
tehnici pentru a identifica, analiza şi contracara riscul într-un proiect.
Disciplina care are ca obiect de studiu incertitudinea şi modalităţile de a
face faţă acesteia.
Obiective generale Reprezintă enunţuri cu privire la ceea ce vă propuneţi să realizaţi prin
derularea proiectului. Obiectivele specifice sunt rezultatul unui efort de
operaţionalizare a obiectivelor generale.
Obiective specifice Enunţuri precise cu privire la ceea ce îşi propune să realizeze proiectul.
Obiectivele specifice sunt rezultatul unui efort de operaţionalizare a
obiectivelor generale. Obiectivele specifice trebuie să fie în mod
obligatoriu măsurabile.
Output-uri Se referă la rezultate specifice şi produse tangibile (bunuri şi servicii)
produse prin realizarea unor sarcini sau activităţi.
Plan de lucru/Planul Rezultat al efortului de a anticipa paşii care trebuie parcurşi în cadrul
operativ unui proiect. Planul de lucru trebuie să includă detalii cu privire la:
desfăşurarea în timp a activităţilor, datele de început şi de sfârşit ale
activităţilor şi relaţiile de interdependenţă dintre activităţi, rezervele de
timp care pot fi alocate, resursele necesare pentru derularea activităţilor,
locul de desfăşurare a activităţilor, persoana din cadrul echipei de
proiect care răspunde de fiecare activitate.
Programul Reprezintă un grup de proiecte independente administrate în mod
coordonat/concertat pentru a obţine rezultate care nu ar fi posibile prin
derularea de sine stătătoare a fiecăruiproiect în parte
Proiectul Reprezintă un efort temporar depus pentru a crea, cu resurse limitate,
un produs unic sau un serviciu.
Resurse Condiţii necesare pentru a realiza o activitate într-un proiect. Resursele
pot fi resurse hard şi resurse soft. Resursele hard se impart în: resurse
fizice (terenuri, clădiri, echipamente), resurse financiare (bani, credite,
instrumente financiare). Resursele soft includ: resurse umane (oameni,
abilităţi, competenţe, cunoştinţe) şi resurse intangibile (informaţie,
imagine de marcă, reputaţie).
Scop Se referă la ceea ce trebuie să se obţină în urma proiectului, în ceea ce
priveşte dezvoltarea.
Solicitant de finanțare Persoanã juridicã, de drept public sau privat care solicitã finanțare,
depunând în acest sens un proiect.
95