Tema 9.

Activitatea administrativă și financiară în hotel

1. Activitatea de aprovizionare tehnico-materială.

2. Organizarea evidentei tehnico-operative si contabile.

3. Organizarea şi funcţionarea serviciului financiar-contabil.

4. Rolul controlului intern în desfăşurarea corespunzătoare a activităţii financiar

contabile.

Bibliofrafie:

1. N.Lupu. Hotel. Economie și management. BIC ALL, 1998 - 415 pages.

2. Note de curs.

1. Activitatea de aprovizionare tehnico-materială.

Deşi activităţile de aprovizionare fac parte din rândul activităţilor auxiliare ale unui
hotel, acestea joacă un rol deosebit de important în economia oricărei societăţi
comerciale deoarece, prin aportul lor, susţin desfăşurarea în bune condiţii a
activităţii de bază.

Legat de buna organizare şi desfăşurare a aprovizionării, tot mai multă atenţie este
acordată achiziţiei. Achiziţia reprezintă cumpărarea materiilor prime, materialelor,
serviciilor şi a echipamentelor necesare, de calitatea cerută, în cantitatea potrivită,
la un preţ rezonabil, la timpul potrivit(de obicei cât mai aproape de data lansării în
fabricaţie sau în vânzare), de la furnizorul sau angrosistul potrivit.

În cadrul aprovizionării se disting câteva grupe de activități:

 identificarea nevoilor proprii și a cererii clienților;

 calcularea (cuantificarea)necesității de resurse materiale pentru producție și
nevoile operaționale ale hotelului pe baza normelor existente;
 stabilirea normele de stoc( pentru fiecare sorto-tipo-dimensiune de produs)
necesare pentru buna funcționare a întreprinderii hoteliere;
 identificarea sursele de aprovizionare tehnico- materială,
 contractarea și lansarea comenzilor;
 primirea si recepția mărfurilor.

Fiecare tip de nevoie poate fi satisfăcut cu bunuri diferite (într-un hotel cu 400 de
camere se operează cu 3000-5000 de referințe de produse), prin urmare, este

1
necesar de ales variantele cele mai potrivite. Categorii de produse necesare
activității întreprinderii hoteliere:

echipamente și inventar - utilaje comerciale de producţie, păstrare, expunere

şi desfacere, mobilier, aparatură electrotehnică şi electronică, lenjerie de pat,
textile,covoare, veselă, tacâmuri, inventar moale ,detergenți ş.a.
utilități(combustibili, energie electrică, apă potabilă etc.)
produse alimentare(materii prime, materiale, semifabricate etc.)

Angajații serviciului aprovizionare trebuie să studieze și să ia în considerare

cererea și oferta pentru toate resursele materiale consumate de întreprindere,
nivelul și modificarea prețurilor pentru acestea și pentru serviciile organizațiilor
intermediare, să aleagă cea mai economicoasa formă de livrare a mărfurilor, să
optimizeze stocurile, să reducă costurile de aprovizionare și stocare.

Calculul necesarului de resurse materiale.

Calculele necesarului de resurse materiale se bazează pe norme de consum

specifice fiecărui tip de resursă.

Prin norma specifică de consum de materiale, combustibil, apă înțelegem

consumul maxim admis pe unitate de măsură.

În funcție de tipul și destinația resursei materiale, drept unitate de măsură se ia o

unitate de produs (zi hotelieră, porție de mâncare etc) , capacitatea de cazare totală
sau volumul clădirii. Pentru o parte dintre resurse(datorită varietății și utilizării lor
în cantități nesemnificative și variabile de la o perioadă la alta), nu se stabilesc
norme specifice de consum, iar planificarea aprovizionărilor se face în temeiul
datelor privind consumul acestora în perioadele anterioare.

Necesarul hotelului în resurse materiale pe total ( pentru producție și nevoile

operaționale) sunt calculate utilizând următoarea formulă:

Ntr = Nrpb + Nrps + Nrm + Nrrc., Unde

Ntr – necesarul de resurse pe total;

Nrpb – necesarul de resurse pentru producția de bază. Aceasta include

nomenclatura de resurse, necesară pentru ca hotelul să ofere clienților serviciile
de bază. Include mobilier, corpuri electrice, covoare, așternuturi de pat, veselă,
articole de întreținere, articole de primire și multe altele.

2
Nrps – necesarul de resurse pentru producția secundară. Nomenclatura include
resurse ce satisfac nevoile de producere a serviciilor complimentare:magazine,
bucătării, salon de înfrumusețare, piscină, saună, solarii etc.

Nrm – necesarul de resurse pentru mentenanță. Sunt resurse ce asigură nevoile de

întreținere(mentenanță) și reparații curente. Aceasta include nevoia de
apă,combustibili, energie electrică, materiale de construcție, piese de schimb, etc.

Nrrc – necesarul de resurse pentru reparații capitale.

Există mai multe metode pentru calcularea necesarului de resurse materiale pentru
hotel. Metoda directă de calcul - atunci când se utilizează această metodă,
necesarul de resurse materiale este calculată pe baza normei specifice de consum
de materiale pe unitate de serviciu . Calculul se face conform următoarei formule:

NRi = Ni * Q, unde

NRi - necesitatea materialului(resurse) i;

Ni - este norma de consum a materialului(resurse) i pe unitate de serviciu;

Q - volumul serviciilor prestate.

În continuare vom examina modul de calcul al necesarului de materiale,

combustibili, energie electrică și apă pentru un hotel convențional folosind metoda
directă de calcul.

În hoteluri, combustibilul este utilizat pentru încălzirea spațiilor și pentru

producerea și furnizarea de apă caldă. Consumul de combustibil se calculează
având in vedere volumul extern al clădirii hotelului și norma de consum stabilită
pentru un m³ conform formulei:

NRc = Nc * V, unde

NRc – cantitatea necesară de combustibil, tone

Nc- norma de consum de combustibil convențional necesar pentru încălzirea unui

m³ din volumul clădirii pentru întregul sezon de încălzire pentru o anumită zonă:

V - volumul clădirii încălzite ( măsurare după dimensiunile exterioare), m³.

Normele de consum de combustibil pentru încălzire sunt diferențiate în

funcție de gradarea volumului clădirii și zona climaterică unde are locație
clădirea.
3
Exemplu:

Este necesar de calculat cantitatea de combustibil pentru încălzirea hotelului.

Volumul clădirii (calculat în baza dimensiunilor externe) este de 6000m³. Pentru

zonă de referință, norma de consum de combustibil convențional echivalent
sezonului de încălzire pentru clădirile cu un volum de 5001 - 10000 m³ este de 4,02
kg per 1 m³. În consecință, încălzirea hotelului va necesita echivalentul a 6.000
4,02 = 24,12 tone combustibil convențional(c.c.). Pentru a-l converti în cantitatea
naturală de combustibil , acesta este împărțit la factorul de conversie al tipului de
combustibil utilizat de hotel.

De exemplu, combustibilul este cărbunele, care are un factor de conversie de 0,84.

Deci, cantitatea de cărbune necesară pentru încălzirea hotelului va fi de 24,12c.c. /
0,84 = 28,7 tone.

Pentru a determina necesarul de combustibil pentru producerea și alimentarea cu

apă caldă a hotelului, luăm în considerare norma de consum de 2,1 kg c.c. pe
unitate de serviciu(înnoptare) și programul anual de furnizare de servicii (în mod
convențional în valoare de 28.000 de înnoptări). În acest caz, numărul de
înnoptări trebuie înmulțit cu norma de consum de combustibil convențional
pentru o unitate de serviciu: 28.000* 2.1 = 58 , 8 tone c.c.. În ceea ce privește
cărbunele de clasa specificată mai sus, cantitatea combustibilul necesar va fi :
58,8: 0,84 = 70 tone. Astfel, pentru toate nevoile hotelului(încalzire și apa caldă),
este necesarul de cărbune fa constitui: 28,7 + 70 = 98,7 tone.

Costul apă+canalizare este calculat prin înmulțirea cantității necesare pentru

perioada planificată cu tariful actual.

Energia electrică(EE) din hoteluri este utilizată pentru iluminat nocturn(artificial),

precum și pentru funcționarea instalațiilor electrice (centrale electrice, motoare
electrice etc.) Necesarul în energie electrică este calculat separat pentru fiecare
punct de consum. La calcularea necesității de EE pentru iluminat artificial se iau
în considerare numărul de corpuri de iluminat(becuri/lămpi) și puterea acestora (în
wați), precum și numărul mediu de ore de ardere în perioada planificată.

De exemplu: Pentru iluminarea spațiilor hotelului, se folosesc 250 de lămpi,

inclusiv 70 de lămpi de 75 W fiecare, 110 lămpi - 100 W fiecare și 70 - 60 W
fiecare. În medie, numărul de ore de ardere pe zi este: 45 lămpi de câte 75 W
4
fiecare - 10 ore; 25 la 75 W - 12 ore; 50 lămpi de 100 W fiecare - 14 ore, 60 lămpi
fiecare 100 - 16 ore; 70 x 60 W - 17h.

Astfel, aceste lămpi consumă (45* 0,075 *10) + (25 *0,075* 12) + (50 *0,1 *14) +
(60 *0,1* 16) + (70* 0,06 *17) = 293,65 kWh de energie electrică pe zi.

Înmulțind consumul zilnic de energie electrică cu numărul de zile în care hotelul

este deschis, determinăm necesitatea acestuia pentru întreaga perioadă planificată
(an, trimestru, lună). Pentru a determina cu exactitate necesitatea de EE pentru
iluminatul artificial pentru fiecare trimestru al anului, calculul se efectuează pentru
fiecare trimestru, luând în considerare durata diferită a arderii lămpii, în funcție de
sezon.

Calculul stocurilor de resurse materiale.

Pentru a-și asigura funcționarea normală hotelul trebuie să dispună de resurse

materiale disponibile nu numai pentru nevoile zilnice, ci și să dispună de un stoc
de resurse. În acest sens, planificarea activităților de aprovizionarea cu materiale,
trebuie să aibă în vedere atât cerințele normale de resurse materiale, cât și o
rezervă(stoc), exprimată prin mărimi la începutul și la sfârșitul perioadei
planificate. La întreprindere stocul de materiale este format din trei părți: stocul
curent, datorită căruia se asigură aprovizionarea neîntreruptă a hotelului cu
materiale în perioada dintre livrările obișnuite, stocul de garanție (precauție)
creat pentru a face față nevoii în caz de încălcare a timpilor normali de livrare și
stocul de pregătire, care este creat pentru a acoperi timpul necesar descărcării și
recepției cantitative și calitative a produselor, pregătirea acestora pentru consum.

Stocul curent al tuturor materialelor(produselor) este împărțit în patru grupe:

 materiale(produse) care sunt consumate în mod constant și sistematic în

cantități semnificative, și care sunt primite prin livrări centralizate de tip
tranzit, au un consum mediu lunar care depășește dimensiunea comenzii de
livrare sau a lotului tranzitat. Acest tip de produs(material) impune livrări
în cantități mari , expediate în mod regulat.(pâne, unele produse lactate, s.a.)
 materiale(produse) primite prin livrare centalizate de tip tranzit, a căror
livrare, se face în conformitate cu condițiilor de muncă ale furnizorilor, de
obicei o dată pe trimestru, jumătate de an sau pe an și este programată până
la o anumită dată a lunii din acestă perioadă;

5
  materiale(produse) primite prin livrare centalizată de tip tranzit, al căror
consum mediu lunar este mai mic decât dimensiunea comenzii de livrare sau
a lotului de produs tranzitat;
 materiale(produse) primite prin livrare descentralizată.

Stocul total este determinat ca suma stocurilor curente, de siguranță și pregătire:

Stotal = Scurent + Sgaranție + Spregăt.

Surse și mod de acoperire a nevoilor de resurse materiale.

Cererea planificată de materiale (destinate consumului )este acoperită de soldurile

așteptate la începutul perioadei de planificare, de rezervele interne (care se
formează datorită economiilor de materiale) și de cantitățile ce urmează a fi
livrate.

NR + Snormat = Saștep + E +I, unde

NR – necesarul de resurse;

Snormat – cantitățile normative de produse;

Saștep – solduri așteptate de produse (provin din mobilizarea resurselor interne);

E – cantități de produse economisite;

I – cantitățile de produse care urmează sa fie primite.

I = NR + Snormat - Saștep - E

În cadrul etapei de planificare a aprovizionărilor , se încheie contracte cu furnizorii

sunt definitivate condițiile de livrare, volumul, calitatea și prețul mărfurilor,
forma de plată, termenul de livrare, rsponsabilitatea(răspunderea) pentru
încălcarea termenilor contractului.

Sunt constatate condiţii deosebite de transport, manipulare, recepţie şi depozitare

funcție a naturii produselor aprovizionate, respectiv produse alimentare şi
nealimentare. Pentru produsele nealimentare contractarea se face, de obicei, direct
cu producătorii, iar transportul se realizează cu mijloace nespecializate proprii sau
închiriate. Contractarea produselor alimentare se poate realiza:
6
  direct de la producători – mai ales pentru:

a). mărfurile cu un grad ridicat de perisabilitate (pâine şi produse de panificaţie,

carne şi preparate din carne, lapte şi brânzeturi ş.a), ori cele agroalimentare;

b). cele cu un consum zilnic ridicat fabricate în aceeaşi localitate cu unitatea de

cazare (băuturi nealcoolice - sucuri, răcoritoare etc.; băuturi slab alcoolice).

 prin intermediari – pentru mărfurile cu un sortiment complex sau pentru

cele aduse:

a). din alte localităţi (băuturi alcoolice îmbuteliate; brânzeturi; peşte; legume şi
fructe; conserve din: carne, peşte, legume şi fructe; ţigări etc.);

b). de import (fructe exotice; fructe de mare; brânzeturi speciale; condimente;

cafea şi ceai; băuturi; ţigări etc.).

Transportul produselor alimentare poate fi făcut, de la caz la caz, cu mijloace

proprii, ale furnizorului sau închiriate. În multe cazuri se folosesc mijloace de
transport special amenajate sau dotate, aflate în concordanţă cu caracteristicile
mărfurilor, ce nu trebuiesc afectate sau modificate.

2. Organizarea evidentei tehnico-operative si contabile în activitatea hotelieră

Funcția financiar-contabilă a întreprinderii hoteliere are ca obiect principal

asigurarea și utilizarea resurselor bănești; ea regrupează toate activitățile care se
referă la fluxurile financiare și la gestiunea acestora. Acțiunea de cazarea turistică
privită din punct de vedere financiar-contabil, prezintă evidențierea veniturilor si
cheltuielilor, determinarea rezultatului financiar și a eficientei economice, analiza
economico-financiară.

Relațiile hotelului cu mediul social-economic( concretizate prin intrări și ieșiri ale

diferitelor resurse) sunt reflectate prin prisma următoarelor tipuri de evidențe:

 evidența operativă(primară) ce însoțește fiecare activitate din cadrul

hotelului;
 evidența statistică;
 evidența contabilă desfășurată în conformitate cu normele legale în vigoare
prin intermediul căreia are loc înregistrarea elementelor patrimoniale active
și pasive, evidența mijloacelor bănești, a drepturilor și a obligațiilor.
7
Evidența operativă(primară)-documente justificative

Activitatea de cazare presupune:

 operații de rezervare și închiriere a spatiilor de cazare,

 operații de urmărire și încasare a tarifelor pentru serviciile prestate.

Rezervarea spațiilor de cazare se face pe baza comenzilor verbale(sau scrise) ale

turiștilor sau a Comenzii de rezervare(cererii de rezervare) întocmita de agențiile
de turism. Comenzile sunt înscrise în Registrul de evidenta al
comenzilor(jurnalul de Rezervări).

La cazare, recepționerul completează datele de identitate a pasagerilor în

Formularul de înregistrare, care la rândul său este înregistrat în Registrul
oaspeților(Cartea de imobil). Pentru sosirile de grup și întocmește Diagrama
grupului în vederea repartizării locurilor de cazare. Aceasta cuprinde tariful,
numărul de zile, suma de încasat, date care se înscriu în Situația prestărilor și
decontărilor(Fișa contului clienților rezidenți).

Pentru toate serviciile oferite turiștilor, unitatea prestatoare transmite recepției

Bonuri de servicii, ale căror date se înscriu tot în Situația prestărilor si
decontărilor. Pe baza situației întocmite, recepția emite Nota de plata care servește
decontării în numerar sau pe baza card-ului bancar, filelor din carnete CEC de
călătorii etc. Pentru decontarea prin virament este necesara întocmirea facturii, un
exemplar al acesteia fiind remis conducătorului de grup. Notele de plata se
centralizează la sfârșitul zilei in Borderoul notelor de plata.

Evidenta operativa se realizeaza cu ajutorul urmatoarelor documente:

 Diagrama locurilor libere si ocupate care urmareste situatia spatiilor de

cazare;
 Situatia prestarilor si decontarilor care reflecta in orice moment sumele
datorate de turisti si incasarea lor pe feluri de servicii;
 Raportul de gestiune care stabileste zilnic situatia realizarilor si a incasarilor
distinct pe servicii prestate si modalitati de incasare.

In cazul cazării în stațiuni balneo-climaterice se întocmesc unele documente

specifice cum ar fi:

8
  Evidența sosirilor si plecărilor , completata pe baza biletelor de tratament si
odihnă,
 Situația realizărilor și decontării prestărilor pe beneficiari si perioade.

Activitatea de cazare impune și întocmirea de documente care să consemneze

cheltuielile aferente, cum ar fi:

 Bonuri de consum materiale,

 State de plata a salariilor,
 Situații de calcul a amortizării.

Contabilitate hotelieră - instrument de gestiune

Reflectarea în contabilitate a activității de cazare se concretizează în înregistrarea:

 pe de o parte, a cheltuielilor de cazare,

 iar pe de alta parte, a veniturilor(încasărilor) aferente,

Diferența dintre ele reprezentând rezultatul financiar al acestei activități.

Pe plan internaţional,incl. şi în Europa în domeniul hotelier (la nivelul lanţurilor

hoteliere) se folosește un sistem specific pentru prezentarea informaţiilor contabile
- Uniform System of Accounts for Hotels and Restauranrs(sistemul contabil al
industriei hoteliere americane). Este un mijloc simplu şi eficace pentru a urmări şi
controla activitatea hotelului.

În acelaşi timp, prezentarea informaţiilor se face într-o formă omogenă,

standardizată ceea ce permite atât comparaţiile în timp cât şi între hoteluri.
Principiul sistemului constă în înregistrarea operaţiunilor simultan, după natura lor
(în concordanţă cu reglementările contabile naţionale) şi pe activităţi. Astfel
încasările şi cheltuielile directe vor fi înregistrate distinct, pentru fiecare prestaţie
în parte. Fiecărei prestaţii îi va corespunde un departament operaţional. Cheltuielile
indirecte, care nu pot fi asociate unei prestaţii anume, sunt regrupate în cadrul
departamentelor funcţionale. Departamentele operaţionale sunt cele care generează,
concomitent venituri şi cheltuieli(cazare, alimentaţie etc.). Poate fi acceptată
constituirea unui departament operaţional în condiţiile unui venit realizat de minim
10% din veniturile totale ale unităţii de cazare. Celelalte prestaţii, cu o pondere
minoră, sunt reunite într-un departament numit alte servicii operaţionale.

Invariabil departamentele funcţionale considerate sunt în număr de

trei:administraţie şi gestiune generală, marketing, energie şi
întreţinere(tehnic). Pentru ca sistemul să îşi dovedească pe deplin eficacitatea,
structura organizatorică pe departamente ar trebui să reproducă exact distincţia
9
făcută în cadrul sistemului contabil. Introducerea sistemului prevede atribuirea
unui cod fiecărui departament. Potrivit reglementărilor contabile, înregistrarea
operaţiunilor se face în conturi(contabile) obligatorii. În cadrul sistemului specific,
simbolului fiecărui cont de cheltuieli sau venituri îi va fi asociat codul
departamentului corespunzător, ceea ce va rezulta fiind un plan de conturi propriu
fiecărui departament. Practic fiecare cont de chetuieli din planul general de conturi
va prezenta cel mult un număr de subconturi ( analitice) egal cu numărul total de
departamente; fiecare cont de venituri va prezenta cel mult un număr de subconturi
analitice egal cu numărul departamentelor operaţionale. În acest fel, fiecare
operaţiune poate fi înregistrată în contabilitate, simultan, după natura sa şi pe
activităţi(departamente). Deşi sistemul se dovedeşte axat pe controlul exploatării,
întocmirea situaţiilor financiar-contabile obligatorii se face fără complicaţii. În
acest context se înscrie întocmirea lunară a balanţei de verificare. Conturile din
planul de conturi general vor fi înscrise firesc, în ordinea numerică a simbolurilor,
pentru fiecare departament fiind utilizată coloană suplimentară. Evident suma
aferentă fiecărui cont de cheltuieli şi venituri din planul general de conturi va fi
rezultatul adunării sumelor pentru toate departamentele. În condiţiile utilizării
calculatorului, întocmirea balanţei de verificare potrivit unei asemenea proceduri
nu ridică probleme. Permiţând şi elaborarea situaţiilor contabile financiare
obligatorii sistemul specific este exact adaptat întocmiri unor situaţiii de gestiune:
tabloul de sinteză intitulat Contul de exploatare şi rezultate şi tablourile detaliate
pentru fiecare departament. Contul de exploatare şi rezultate oferă o imagine de
ansamblu a activităţii unităţii de cazare.

Orizontul de timp al informaţiilor diferă pe realizări ale perioadei analizate sau

realizări cumulate de la începutul anului. Prin întocmirea pe coloane pentru fiecare
orizont de timp pot fi realizate comparaţii.

Ansamblul veniturilor şi cheltuielilor directe sunt regrupate pe departamente

operaţionale, iar în cadrul acestora pe categorii omogene( cost de achiziţie,
cheltuieli de personal, alte cheltuieli directe). Pentru fiecare departament
operaţional, după deducerea cheltuielilor proprii se obţine: marja netă sau
profitul departamentului. Prin însumarea marjelor nete aferente tuturor
departamentelor operaţionale obţinându-se marja netă totală.

În continuare prin scăderea cheltuielilor aferente departamentelor funcţionale se

obţine rezultatul brut din exploatare care indică performanţa realizată la nivelul
gestiunii curente a unităţii.

10
Cheltuielile grupei respectiv alte cheltuieli sunt deduse din rezultatul brut din
exploatare, în acest fel obţinîndu-se rezultatul exerciţiului înainte de impozitare
iar prin deducerea impozitului se obţine profitul net.

3. Organizarea şi funcţionarea serviciului financiar-contabil la nivelul unei

unităţi de cazare de tip hotel

Conducerea serviciului contabilitate revine contabilului şef. Serviciul contabilitate

regrupează următoarele compartimente: casă-facturare, casierie generală,
controlul încasărilor,debitori, furnizori, trezorerie.

După ce înregistrează toate prestaţiile furnizate clientului, compartimentul casă-

facturare asigură încasarea notei de plată sau transmiterea ei la compartimentul
debitori, dacă s-a acceptat constituirea unui drept de creanţă. Lucrătorul de noapte
este cel care procedează la înregistrarea contravalorii serviciilor de cazare şi
elaborează rapoartele de activitate ale zilei.

Casieria generală primeşte încasările zilnice de la compartimentul casă-facturare şi

de la celelalte puncte de vânzare din unitatea de cazare, le depune la bancă, procură
monedă divizionară şi asigură gestiunea generală a caselor din întreaga unitate de
cazare. Ea joacă rolul de bancă internă.

Controlul încasărilor garantează realitatea vânzărilor înregistrate. În acest sens,

asigură verificarea vânzărilor înregistrate, întocmeşte rapoartele interne şi
pregăteşte înregistrările contabile cu privire la vânzări.

Compartimentul debitori efectuează înregistrarea contabilă a creanţelor constituite

pe seama clienţilor care nu achită serviciile la părăsirea unităţii şi asigură urmărirea
lor. Compartimentul furnizori înregistrează, controlează şi urmăreşte plăţile
efectuate de unitatea de cazare.

Trezoreria este responsabilă de înregistrarea şi controlul operaţiunilor bancare şi de

casă. Ea verifică depunerile la bancă ale casieriei generale şi asigură virarea
sumelor datorate furnizorilor,precum şi plata personalului.

Compartimentul casă-facturare trebuie să centralizeze ansamblul vânzărilor

realizate în unitatea de cazare. Zilnic se determină cifra de afaceri a unităţii,
precum şi suma datorată de fiecare dintre clienţii prezenţi.

11
Atribuţiile casieriilor diferă, după cum este vorba despre lucrătorul de zi sau
lucrătorul de noapte. În cursul zilei, în cadrul compartimentului casă-facturare se
desfăşoară următoarele operaţiuni principale:

 înregistrarea în fişele de cont( conturi) ale clienţilor cu cazare a

serviciilor de care au beneficiat mai puţin serviciul de cazare;
 efectuarea operaţiunilor de schimb valutar;
 întocmirea notelor de plată(facturi) şi încasarea lor.

În cursul nopţii principalele lucrări realizate sunt:

 înregistrarea în fişele de cont ale clienţilor a serviciului de cazare;

 închiderea( aducerea la zero) a caselor de marcat;
 închiderea conturilor clienţilor şi elaborarea rapoartelor de activitate
ale zilei.

În afara înregistrărilor în fişele de cont ale clienţilor a serviciului de cazare,

lucrătorul de noapte urmăreşte încadrarea sumelor datorate de către clienţi în
plafonul de credit stabilit. Situaţia exactă a clienţilor care au depăşit plafonul este
prezentată front-office mangerului, care hotărăşte asupra oportunităţii ca notele de
plată la zi să fie prezentate clienţilor pentru achitare. Închiderea conturilor
clienţilor- stabilirea rezultatelor operaţiunilor angajate la nivelul front-office-ului şi
a sumelor datorate de clienţii prezenţi în unitatea de cazare permite întocmirea
decontului zilnic. În acelaşi timp la recepţie este întocmit raportul recepţionerului
de noapte care cuprinde informaţii statistice cu privire la mişcarea clienţilor şi
ocuparea clienţilor. Informaţiile decontului zilnic şi raportului recepţionerului de
noapte se vor a fi reunite în raportul de gestiune.

Încasările fiecărui punct de vânzare din unitatea de cazare sunt depuse în casieria
generală. Depunerea se realizează prin intermediul plicului de casă care conţine
încasările în numerar precum şi recapitulaţii ale cecurilor şi cărţilor de plată
acceptate, un asemenea plic fiind pregătit la nivelul fiecărui punct de vânzare.

În fiecare zi lucrătoare, casierul general trebuie să predea la bancă numerarul depus

la casieriile hotelului, precum şi cecurile acceptate. O copie a borderourilor de
depunere la bancă a numerarului - lei şi devize – şi a cecurilor este transmisă la
trezorerie( compartimentul financiar).

În fine, casierul general întocmeşte raportul general al casieriei, cu privire la

ansamblul încasărilor unităţii. Acest raport este transmis controlorului încasărilor,
care-l confruntă cu deconturile încasărilor şi rapoartele compartimentului casă
facturare şi îl pune la dispoziţia compartimentului trezorerie.
12
Trezoreria asigură verificarea finală a ansamblului încasărilor unităţii de cazare.

Din motive de eficacitate a activităţii şi a controlului intern, este necesară separarea

gestiunii conturilor clienţilor care au părăsit unitatea de cazare fără ca serviciile
prestate să fie achitate, de gestiunea conturilor clienţilor prezenţi încă în hotel.
Compartimentul debitori este responsabil de conturile clienţilor pentru care
încasarea serviciilor se face ulterior. În acest caz, la plecare, nota de plată îi este
prezentată clientului pentru semnătură.

Compartimentul casă-facturare asigură transmiterea notei de plată controlorului

încasărilor pentru verificare. În cele din urmă nota de plată intră în posesia
compartimentului debitori, care întocmeşte factura de transmis clientului. În
continuare, compartimentul debitori îşi asumă ţinerea la zi a conturilor individuale
ale clienţilor. Gestiunea conturilor clienţilor cuprinde analiza periodică a
creanţelor, în funcţie de vechimea acestora, precum şi în caz de întârziere,
stabilirea unui contact cu clientul.

Lunar este întocmită o balanţă de verificare pentru fiecare categorie de clienţi, cu

nominalizarea fiecărui client în parte. Balanţele realizează un clasament al
creanţelor în funcţie de vechimea acestora: până la 30 zile, 30-60 zile, 60-90 zile,
peste 90 zile. De asemenea sunt incluse informaţiile cu privire la eventualele
contacte stabilite cu clientul - datele apelurilor telefonice,corespondenţelor
transmise, contractelor directe.

Totalurile balanţelor realizate pe categorii de clienţi permit întocmirea unei

recapitulaţii generale, care include şi sumele primite sub formă de plăţi în avans
din partea clienţilor.Politica de stabilire a contactelor cu clientul în caz de
întârziere a plăţii este definită de direcţia fiecărei unităţi de cazare. Este
recomandabil ca prima luare de contact să fie realizată cel mai târziu la 30 de zile
după trimiterea facturii, iar următoarea într-un interval de maximum 15-30 de zile
care urmează. Dacă la primul termen nu trebuie lăsat să transpară vreun dubiu cu
privire la solvabilitatea clientului, la cel de al doilea termen se justifică expedierea
unei scrisori recomandate,prin care clientul să fie informat despre iminenţa
introducerii unei acţiuni în instanţă în caz de întârziere pe mai departe a plăţii. În
extremis creanţele nerecuperabile sunt înregistrate ca pierderi.

Lista clienţilor insolvabili trebuie ţinută la zi, pentru a se evita acordarea de noi
servicii şi implicit dificultăţile în încasarea noilor sume.

13
 4. Rolul controlului intern în desfăşurarea corespunzătoare a activităţii
financiar contabile din unităţile cu specific de cazare.

Chiar şi cea mai mică exploataţie hotelieră necesită înregistrarea informaţiilor

contabile în legătură cu încasările şi cheltuielile, precum şi controlul exactităţii lor.
Cu atât mai mult, direcţiunea şi acţionarii unui mare hotel sunt interesaţi să
instituie un sistem de control, pentru a fi siguri de punerea eficientă în valoare şi
conservarea patrimoniului.

Controlul intern se traduce prin toate procedurile şi metodele de control care

permit măsurarea, evaluarea şi asigurarea eficacităţii şi justeţei informaţiei
contabile.Principala caracteristică a sistemului de control intern este separaţia şi
independenţa funcţiilor operaţionale,( care stau la originea faptelor), contabile
(care înregistrează faptele în contabilitate) şi de control(care verifică concordanţa
şi exactitatea faptelor). Această separaţie constituie mecanismul de bază pentru
protecţia împotriva fraudelor şi erorilor şi pentru asigurarea corectitudinii
informaţiilor contabile. Niciun alt departament sau serviciu operaţional sau
funcţional nu trebuie să poată exercita vreun control asupra înregistrării
informaţiilor contabile, ceea ce de fapt reprezintă principiul autonomiei
contabilităţii.

În egală măsură, este necesar ca regulile de contabilizare să fie exact şi complet

definite, să corespundă nevoilor direcţiei şi să fie respectate.

Premisele aplicării practice a controlului intern sunt reprezentate de competenţa şi

integritatea morală a întregului personal; capacitatea responsabililor de a asigura
supervizarea eficace şi permanentă a activităţii; selecţia, formarea şi supervizarea
lucrătorilor care asigură tratarea informaţiilor contabile. Aplicarea practică a
controlului intern al corectitudinii înregistrărilor are la bază efectuarea de controale
intermitente( prin sondaj) şi controale reciproce.

Conceperea, aplicarea şi supervizarea controlului intern revin, în principiu,

direcţiei. În cazul în care directorul general nu este proprietarul afacerii, este
posibil ca cel care se ocupă de control să fie angajat direct de către entitatea
proprietară. Pe această cale se asigură autonomia deplină a controlului intern,
directorul general putând fi controlat el însuşi. Controlorul va răspunde în faţa
directorului general numai din punct de vedere al disciplinei muncii. În cest caz,
controlorul este cel care asigură organizarea activităţii persoanelor cu atribuţii de
control.

14
Controlul mişcării banilor are o importanţă primordială în activitatea de cazare
deoarece:

 mare parte a serviciilor sunt încasate în numerar;

 creşterea importanţei debitorilor impune aplicarea de controale riguroase,
termenele de recuperare trebuind să fie, în principiu relativ scurte;
 cu excepţia grupurilor de turişti şi manifestărilor de tipul conferinţei,
totalul încasărilor este compus dintr-o multitudine de mici încasări, fiecare
în parte corespunzând unui client individual;
 în principiu, clientul este mereu altul;
 din ce în ce mai mult, furnizorii solicită plata în momentul livrării sau
consimt asupra unor vânzări pe credit numai pentru perioade scurte;

Controlul miscării banilor priveşte, deopotrivă, controlul încasărilor- care

constituie obiectul de activitate al unui compatiment specializat din cadrul
serviciului contabilitate- şi controlul plăţilor.

Elementele de bază ale controlului încasărilor sunt:

 înregistrarea încasărilor se face pe tipuri de încasări şi pe puncte de vânzare;

 înregistrarea încasărilor se face pe baza notelor de plată eliberate;
 toate serviciile prestate şi cheltuielile efectuate în favoarea clientului trebuie
înregistrate zilnic, cât mai rapid posibil, pe baza documentelor justificative;
 încasările vor fi depuse la bancă în cel mai scurt interval de timp posibil;
 operaţiunile de schimb valutar vor fi supuse unui control riguros, dat fiind că
nu constituie o operaţiune normală, ci mai degrabă o derogare.

În ceea ce priveşte controlul plăţilor, regulile de control intern fac referire la:

 separarea funcţiilor de plată şi de înregistrare contabilă;

 aplicarea unor proceduri riguroase de autorizare şi control al
cheltuielilor înaintea efectuării plăţilor;

15