Mapa de presă

Indiferent că vobim despre o lansare de produs, un eveniment sau o conferință de presă, mapa
pentru presă (numită și dosar de presă sau kit pentru presă) nu trebuie să lipsească de pe lista
materialelor. Mapa de presă reprezintă o colecţie de informaţii cheie care transmit către mass-
media cine sunteţi, ce faceţi şi în ce fel este relevant acest lucru pentru jurnalişti și articolele pe
care le-ar putea scrie despre voi. De asemenea, este bine să aveți și pe site-ul companiei o mapă
de presă, pentru a vă asigura că informațiile care apar în presă sunt mereu în conformitate cu
realitatea și cu politica de brand.

Cine trebuie să dețină o mapă de presă?

Orice companie care înteracționează cu presa sau care își dorește să interacționeze cu presa este
bine să dețină, pe site, o mapă de presă. Atunci când reprezentanții mass-media sau bloggerii vor
dori să publice un material despre companie este bine să aibă la îndemână cât mai multe
informații care respectă manualul de brand al companiei. De asemenea, organizațiile
nonguvernamentale, organizatorii de evenimente și cei care dețin un startup business se
încadrează în aceeași categorie.

Cum arată?

Dacă este vorba de o variantă offline, adică o formă fizică a mapei, de cele mai  multe ori este
vorba despre o mapă personalizată cu însemnele (logo, design) companiei. Este important de
menționat că, pentru o bună utilizare a ei și pentru a transmite profesionalism, mapa de presă
trebuie realizată din materiale de bună calitate. Mapa personalizată trebuie să dețină un buzunar
pentru CD și unul mai mic, pentru cartea de vizită a organizatorilor (sau a persoanei responsabilă
cu relațiile publice din partea organizatorilor). Paginile sau broșura cu informații incluse în mapa
de presă trebuie, de asemenea, să fie de bună calitate și să respecte liniile generale de design ale
organizatorului.

Dacă este vorba despre varianta online, de obicei apare ca o pagină separată a site-ului, cu
denumirea de ”Resurse pentru presă” sau ceva asemănător, care să indice același lucru.

Ce conține?

1. O descriere a proiectului/evenimentului/produsului pe care compania îl lansează (maximum

o coală A4).

2. O descriere a companiei (maximum 3 paragrafe, pe o altă coală A4).

3. Comunicatul de presă al evenimentului (maximum o coală A4).

4. În cazul în care mapa de presă este pregătită pentru o conferință de presă, este important să
includă o pagină cu toți speakerii, preferabil cu poze, cu numele lor întreg și denumirea
completă a funcției.
 5. Un CD/DVD/memory stick cu toate materialele descriese mai sus.

6. Pe CD/DVD/memory stick mai trebuie incluse:

 logo-ul companiei în format vectorial

 poze pe care jurnaliștii le-ar putea folosi în articole (după caz, poze cu produsul, cu ediții trecute
ale evenimentului, cu artiștii, dacă este vorba despre un concert)
 materiale video și audio (dacă există și dacă este cazul)
 afișul evenimentului, într-un format .jpg, de dimensiuni suficient de mari
 o listă cu link-uri utile (site-ul companiei/evenimentului; site-urile artiștilor, dacă este cazul;
pagina de Facebook a companiei; pagina de Twitter a companiei; paginile din alte rețele sociale
etc.)

7. Cartea de vizită a persoanei de contact din partea companiei. După caz, persoana respectivă
poate fi cineva din conducere (când vorbim despre companii mici) sau responsabilul de
comunicare (specialistul în Relații Publice)

8. Diverse ”goodies”: pixuri cu logo-ul companiei, carnețel de notițe, mici atenții branduite cu

însemnele companiei.

9. Materiale publicitare folosite în promovarea offline (pliante sau fluturași, afiș al

evenimentului, stickere etc.)

10. Opis (o scurtă trecere în revistă cu materialele din mapa de presă. De obicei se pune deasupra
celorlalte materiale, pentru a oferi jurnaliștilor o privire de ansamblu asupra conținutului
mapei). Îi putem atașa un QR code, care să trimită spre aceleași informații publicate pe
site-ul companiei.

Dacă mapa de presă este online, trebuie să conțină toate elementele de mai sus, în format
electronic, de bună calitate. Fișierele cu logo-ul companiei în format vectorial este bine să aibă
mai multă extensii, pentru a putea fi accesate de cei interesați, chiar dacă folosesc aplicații
diferite. Aveți grijă! Toate documentele de tip text trebuie să fie într-un format .pdf editabil
și/sau într-un format .doc, pentru a fi ușor de utilizat.

Mapa de presă este ca un fel de purtător de cuvânt al companiei. De aceea este bine să-i acordăm
o importanță deosebită, pentru că poate transmite cu ușurință nivelul de profesionalism al
companiei sau buna organizare a unui eveniment. Aveți grijă să conțină, întotdeauna, datele de
contact ale persoanei responsabile cu comunicarea, pentru a oferi jurnaliștilor posibilitatea să
interacționeze cu compania și pe viitor.