MANAGEMENTUL COSTURILOR

Una dintre etapele elaborării proiectului este calculaţia costurilor, prin care se stabileşte
costul asociat fiecărei resurse, necesarul de resurse materiale, de oameni şi echipamente pentru
executarea proiectului şi pe această bază preţul sau valoarea ofertei proiectului.
Costul este unul dintre indicatorii sintetici cei mai importanţi care caracterizează
activitatea economică şi are un rol hotărâtor în asigurarea eficienţei şi competitivităţii organizaţiilor.
Costul este în acelaşi timp un element important în fundamentarea deciziei de acceptare sau
respingere a unui proiect.

I. Noţiuni de bază în managementul costurilor

1.1 Principii

a) Managementul costurilor nu reprezintă doar un control al costurilor prevăzute în buget,

ci şi o verificare a veniturilor generate de către acestea.
Analiza bugetului poate evidenţia faptul că resursele au fost consumate, dar este posibil ca
rezultatele obţinute să nu corespundă cu cele prevăzute în proiect

b) Managementul costurilor trebuie să evidenţieze că sumele de bani cheltuite şi câştigate

sunt incluse în bugete, dar şi că fiecare tranzacţie se desfăşoară la timpul planificat.
Încadrarea resurselor consumate în nivelul planificat pentru fiecare etapă a proiectului nu
presupune automat că şi lucrările prevăzute pentru acea etapă au fost realizate în totalitate.

c) Scopul principal al controlului costurilor unui proiect este de a ne asigura că nu va avea

loc nici o risipă de bani sau creşteri neautorizate de costuri.
În acest context apreciem că stabilirea un sistem de înregistrare corectă a costurilor şi de
întocmire a bugetelor reprezintă o primă condiţie pentru implementarea unui management eficient
al costurilor.

1.2 Concepte şi definiţii

În prima parte a acestui capitol ne-am propus să prezentăm categoriile de costuri pe care
trebuie să le cunoască şi să le urmărească managerii de proiect.
În teoria costurilor se folosesc o serie de concepte care sunt uneori greşit interpretate chiar şi
de către economişti. De aceea am considerat util să le clarificăm.

Cost, cheltuială, preţ

- Costul
În principiu costul de producţie exprimă efortul de muncă vie şi materializată pe care un
agent economic îl depune efectiv pentru fabricarea unui produs, pentru executarea unei
lucrări sau a unui serviciu.
În acest context, costul trebuie considerat ca un rezultat generat de un consum efectiv de
resurse pentru obţinerea unui produs, lucrare, serviciu.

- Cheltuiala
Analizată în strânsă legătură cu conţinutul şi semantica sa, cheltuiala nu este sinonimă cu
conceptul de cost; sfera cheltuielilor este mai largă decât cea a costurilor. Costul, aşa cum a rezultat
din definiţie, trebuie interpretat ca fiind echivalentul unui consum efectiv de resurse, în timp ce
 cheltuiala reprezintă o plată. Un exemplu tipic pentru înţelegerea diferenţei dintre cele două
concepte îl reprezintă activitatea de aprovizionare cu materii prime şi materiale. Dacă ne
aprovizionăm, de exemplu, în luna martie cu materiile prime necesare activităţii de producţie din
prima decadă a lunii aprilie, plata acestora reprezintă o cheltuială. În momentul în care materiile
prime scoase din depozit şi aduse pe şantier sunt transpuse în operă, prin acţiunea combinată a
forţei de muncă şi a mijloacelor de muncă, această cheltuială devine cost de producţie. Din exemplu
rezultă o primă caracteristică a cheltuielii, aceea că nu este un element de cost şi ca urmare nu poate
face obiectul calculaţiei costurilor.
Un alt element care deosebeşte cele două concepte este sfera în care se realizează. Cheltuiala
apare în sfera aprovizionării şi desfacerii, iar costul numai în sfera producţiei. Ca urmare, folosirea
sintagmei ,,cheltuieli de producţie” în sensul de cost de producţie nu este corectă.

Procesul de
Procesul de aprovizionare Procesul de desfacere
fabricaţie

Cheltuieli de aprovizionare
Consumuri Cheltuieli de desfacere

Costul de fabrică

Costul
compl

- Preţul se manifestă pe piaţă ca expresie bănească a valorii mărfii şi este format din
costuri şi elemente de plus produs. Aşadar saltul de la cost la preţ se realizează prin adăugarea la
costul de producţie (sau complet) a primului element de valoare adăugată, care este profitul .

1.3 Clasificarea costurilor proiectelor

Diferenţierea între categoriile de costuri care fac obiectul managementului costurilor este determinată
de o serie de factori, între care mai importanţi sunt: procesul tehnologic, componenţa resurselor
consumate, legătura cu lucrarea executată, momentul consumării resurselor, volumul producţiei etc.
În legătură cu procesul tehnologic folosit apar două categorii de costuri:
- costuri de bază sau tehnologice fără de care procesul de producţie nu se poate desfăşura. În această
categorie intră consumul de materiale, salariile de bază, amortizarea utilajelor şi instalaţiilor de
producţie care condiţionează direct procesul de producţie etc;
- costuri de regie(administrative), cum sunt salariile personalului tehnic, cheltuielile de deplasare în
interes de serviciu, costurile de întreţinere, iluminat, încălzire etc., care nu sunt legate efectiv de
producţie.
Pentru desemnarea costurilor de regie, în activitatea de construcţii se foloseşte conceptul de ,,
cheltuieli generale”, care sunt de două feluri:
- cheltuieli generale ale proiectului, sunt cheltuielile generale, deci indirecte, ale şantierului determinate
de realizarea proiectului. În practica curentă, aceste cheltuieli se determină aplicând un procent de
 5-15% asupra costului direct al proiectului;
- Cheltuieli generale de birou, sunt o parte din cheltuielile generale ale firmei de construcţii şi
reprezintă cca. 2-8% din cifra de afaceri a constructorului.

După componenţa consumului de resurse întâlnim:

- costuri cu munca trecută sau materializată, cum sunt costurile cu materii prime şi mijloacele de
muncă (utilaje şi instalaţii de construcţii);
- costuri cu munca vie sau de manoperă (salariile şi contribuţiile personalului care este angajat în
realizarea proiectului)

După legătura cu activitatea sau lucrarea executată, există două categorii de costuri:
- costuri directe, sunt costurile care se pot identifica şi măsura pe fiecare lucrare şi ca urmare pot fi
incluse direct în costul lucrării.
Identificarea şi măsurarea acestora pe fiecare lucrare se face pe baza normelor de consum şi a
preţurilor materialelor şi tarifelor de salarizare. În această categorie de costuri se includ cele cu
materiile prime de bază, cu energia tehnologică, cu manopera directă etc.
O caracteristică de bază a costurilor directe este evoluţia lor proporţională cu volumul lucrărilor;
- costurile indirecte, sunt legate de toate activităţile desfăşurate pentru executarea proiectului şi ca
urmare nu pot fi identificate şi măsurate pe o singură activitate sau lucrare.
Ele sunt colectate la nivelul principalelor lucrări şi a întregului proiect, şi se repartizează asupra
acestora pe baza unor chei de repartiţie.
Ca exemple din această categorie putem menţiona costurile de întreţinere a utilajelor, costurile cu
conducerea şantierelor şi cu paza, cu gestiunea materialelor etc, care vor fi colectate la nivelul
antreprizei generale, a subcontractanţilor, a şantierului sau al lotului şi vor fi descărcate apoi pe lucrări
şi pe întregul proiect.
Spre deosebire de costurile directe, cele indirecte sunt relativ fixe, nu variază proporţional cu evoluţia
volumului activităţilor proiectului. În schimb ponderea lor în costul total poate fi diferită în funcţie de
evoluţia costurilor directe.
Atragem atenţia că în practica curentă există deosebiri între firme în legătură cu modul de încadrare a
costurilor pe aceste două categorii. De exemplu, unele firme consideră costul imprimării planşelor
drept costuri curente şi le recuperează direct de la client, în timp ce altele le consideră costuri indirecte
şi le include în costurile de regie. Cheltuielile pentru asigurarea dotărilor necesare pe şantierul unui
proiect pot fi considerate costuri directe, chiar şi în cazul în care includ şi servicii care la sediul central
al firmei sunt considerate indirecte.

În funcţie de momentul consumării resurselor, costurile pot fi:

- costuri curente, sunt cele efectuate şi înregistrate în decursul unei perioade de gestiune (lună,
trimestru, an), în legătură cu consumurile de resurse;
- costuri preliminate, sunt cele care au la bază calculul preliminat al consumurilor de resurse,
înregistrarea acestora sub aspect valoric se va face odată cu consumul efectiv al resurselor, într-o
perioadă viitoare. În această grupă se includ preliminările referitoare la concediile de odihnă,
premii, reparaţii planificate etc.

În raport cu volumul fizic al producţiei, în practică apar două categorii de costuri:

- costuri variabile, mărimea acestora se modifică proporţional cu evoluţia volumului fizic al producţiei;
- costuri fixe, acestea rămân relativ neschimbate indiferent de evoluţia producţiei şi se înregistrează
chiar şi în situaţiile când procesul de producţie nu are loc.

Din prezentarea acestor două categorii de costuri s-ar putea deduce o suprapunere cu costurile directe
şi costurile indirecte. În realitate cele două categorii de costuri sunt diferite din punct de vedere al
conţinutului şi nu sunt egale. Mai precis costurile directe sunt mai mici decât cele variabile, iar
costurile indirecte sunt mai mari decât cele fixe. În fig. nr.2 se face această departajare.

Alte concepte referitoare la managementul costurilor pe care trebuie să le cunoască un manager de

proiect sunt:

Costul marginal, exprimă costul ultimei unităţi de producţie considerată, respectiv costul unei unităţi
adiţionale. Serveşte la fundamentarea deciziei de limitare a producţiei la un anumit nivel. Dacă
sporind producţia cu o unitate peste acest nivel şi costul acesteia ar fi mai mare decât costul unitar
realizat până la nivelul iniţial, este recomandat să se ia o decizie de menţinere a nivelului producţiei.
Costul de fabrică, este folosit în cazul proiectelor industriale şi reprezintă costul unei activităţi sau al
unui proiect. Cuprinde toate costurile directe şi indirecte. În tabelul nr.1 se prezintă locul costului de
fabrică în structura preţului pe articole de calculaţie.
Articolul de deviz ,este un element component al devizului general şi reprezintă un proces de muncă
distinct , cum ar fi zidărie din cărămidă, tencuială cu mortar din var si ciment.

d) Determinarea valorii/preţului ofertei

În cele mai multe cazuri, câştigarea unui contract pentru executarea unui proiect depinde
fundamental de preţul cerut de prestator. Evident, sunt şi al factori: concurenţa, conjunctura pieţei
specifice prestaţiei, prestigiul firmei prestatoare etc. Afirmaţia este certă pentru contractele la care
achizitorul prestaţiei organizează licitaţie publică şi criteriul final de selecţie este preţul minim.
Valoarea ofertei, exprimă preţul solicitat pentru executarea lucrărilor prevăzute în proiect şi
este condiţionată în mod direct de trei elemente: mărimea costurilor directe; mărimea costurilor
indirecte; mărimea profitului aşteptat.
Calculul costurilor directe se face pe baza volumului de lucrări ce trebuie executate şi a
preţurilor unitare pe articole de deviz. Volumul lucrărilor se stabileşte prin antemăsurători, iar preţul
pe articol de deviz se determină pe baza consumurilor specifice de resurse şi a preţurilor şi tarifelor
folosite de furnizorii resurselor. Pentru normele de deviz contractorul poate să folosească
indicatoarele de norme de deviz, revizuite în anul 1999 de către de INCERC, şi publicate în ,,
Colecţia de norme orientative de consumuri de resurse pe articole de deviz”, sau norme proprii de
consum.
e) Obiectivele managerului de proiect în domeniul gestionării costurilor

3.1 Controlul costurilor

De cele mai multe ori în practică controlul costurilor se realizează doar pe baza raportărilor periodice la
sfârşitul realizării unor lucrări. Ca urmare, eventualele depăşiri vor fi raportate post faptic,
nemaiputându-se interveni la timp pentru eliminarea cauzelor care le-a determinat. De aceea controlul
trebuie efectuat operativ, în momentul realizării costurilor.

3.2 Respectarea bugetelor de cheltuieli

În multe cazuri managerul proiectului este preocupat doar de respectarea bugetului, încadrarea în
bugetul autorizat fiind unicul obiectiv. Cu excepţia proiectelor prin care nu se urmăreşte obţinerea de
profit acest obiectiv este just.

3.3 Responsabilitatea faţă de beneficiarul proiectului

Cea mai evidentă formă de manifestare a acestui deziderat este preţul ferm cerut de contractor pentru
executarea contractului, care reprezintă, în acelaşi timp, un cost ferm pentru beneficiar. Respectarea
acestuia asigură satisfacerea obiectivelor de cost ale beneficiarului permiţându-i planificarea investiţiilor
în siguranţă printrun buget fix.
În cazul proiectelor în care preţul se stabileşte prin metoda adausului comercial, fără limită maximă de
preţ, nu va exista stimulent pentru contractor să-şi limiteze costurile. Dimpotrivă, cu cât costul va fi mai
mare, cu atât va creşte şi venitul încasat.

3.4 Compararea costurilor efectuate şi a rezultatelor obţinute cu cele planificate: analiză şi

previziune

În acest paragraf ne propunem să abordăm managementul costurilor prin tehnicile de evaluare a

performanţelor pe baza bugetelor şi utilizării datelor referitoare la costuri, în scopul previzionării
trendurilor viitoare şi a costurilor finale ţinând seama de timp,cost şi rezultate.
- Monitorizarea costurilor pe fazele principale ale proiectului
Deşi mai puţin eficientă, această metodă are avantajul că este uşor de aplicat. Primul pas în aplicarea
metodei este stabilirea fazelor principale ale procesului de execuţie, care se realizează prin identificarea
activităţilor sau evenimentelor cheie ale proiectului, cum sunt cele care coincid cu finalizarea unor
categorii de activităţi. Ca exemple de faze principale pot fi considerate terminarea proiectării , izolarea
exterioară a construcţiei pentru a permite desfăşurarea lucrărilor la interior indiferent de temperatură etc.
Aşadar o fază principală coincide cu finalizarea unui ciclu de activităţi din structura proiectului pentru
care sunt prevăzute un termen şi un buget. Odată stabilite fazele principale, se poate trasa curba
cheltuielilor bugetare, care se determină prin însumarea costurilor bugetare ale fiecărei faze, şi curba
costurilor efective. Comparaţia dintre cele două curbe oferă informaţiile necesare managerului de proiect
pentru a face analiza costurilor şi a stabili măsurile ce se impun.

3.5 Analiza eficienţei rezultatelor

Analiza are ca obiectiv compararea costurilor efective pentru un grup de activităţi finalizate,
la un moment dat, cu valoarea efectivă a acestora, în scopul determinării eficienţei prin
indicatorul
„costuri la 1000 lei producţie terminată”. Dacă nivelul costurilor înregistrate nu se încadrează în
valorile planificate, atunci pe baza nivelului efectiv al acestui indicator se poate previziona
rezultatul global al întregului proiect. De exemplu, dacă pentru un număr de activităţi principale,
având o pondere importantă din lucrările proiectului, care au fost finalizate la un anumit moment
din perioada de edificare a proiectului, costul planificat la 1000 de lei producţie terminată a fost
depăşit substanţial, atunci se poate deduce că va fi depăşit bugetul planificat al întregului proiect.

4.1 Factori determinanţi pentru identificarea corectă a costurilor proiectelor

1. Defalcarea sarcinilor pe pachete de lucrări uşor gestionabile

2. Divizarea bugetelor de costuri astfel încât fiecărui pachet de sarcini să-i corespundă un procent stabilit
din bugetul total
3. Existenţa unui sistem de contabilitate a costurilor care să ofere operativ informaţii în legătură cu
evoluţia costurilor pe activităţi
4. Folosirea unei metode care să permită compararea cheltuielilor efective cu cele planificate.
5. Existenţa unui sistem de management al calităţii care să asigure calitatea fiecărei activităţi de prima
dată
6. Tratarea şi controlul corespunzător al abaterilor faţă de clauzele contractuale şi informarea operativă a
beneficiarului în legătură cu creşterile justificate de preţ
7. Achitarea la termene a facturilor către furnizori şi subcontractanţi pentru a nu spori cheltuielile prin
 penalizări
9. Întocmirea operativă a rapoartelor asupra evoluţiei costurilor în consens cu desfăşurarea lucrărilor, care să fie
înaintate conducerii pentru a evidenţia potenţialele nerespectări ale calendarului de lucru sau ale bugetului

4.2 Tipuri de estimare a costurilor proiectelor

Estimarea costurilor se face pe baza specificaţiilor proiectului. Posibilitatea de a face estimări greşite este mai
mică dacă proiectul este bine definit încă de la început. Probabilitatea erorilor nu poate fi însă eliminată, proiectul
ca orice construcţie nouă conţine surprize
În practica curentă, multe firme de construcţii clasifică estimările de costuri de proiect în funcţie de încrederea în
precizia pe care o pot avea estimatorii de costuri. Deşi există deosebiri de la o organizaţie la alta, se pot face
câteva exemplificări tipice:
- Estimări aproximative, sunt făcute înaintea începerii proiectului, când nu există decât informaţii
vagi şi trebuie stabilite toate detaliile activităţilor viitoare. Sunt utile pentru verificările
preliminare privind necesar de resurse, selectarea cererilor de ofertă şi pentru alte decizii de
planificare în faza iniţială. Nu se pot folosi însă ca bază de preţ fix în licitaţii. Se apreciază că o
estimare cu nivel acceptabil de argumentare poate atinge o acurateţe de +/- 25%.
- Estimări comparative, se fac prin comparare costurilor pe care le-ar necesita realizarea unui
proiect nou cu costurile unor proiecte similare executate în trecut. Se pot face înainte să înceapă
proiectarea detaliată, când nu există liste de materiale sau calendare precise de activităţi.
Estimările de acest tip pot atinge o acurateţe de cca. 15%.
- Estimări de fezabilitate, se fac după efectuarea unor activităţi de concepţie preliminară a
proiectului. Este necesar să existe specificaţiile clădirilor, amplasamentul, scheme provizorii
pentru servicii, preţurile furnizorilor de echipamente, listele de achiziţie de materiale şi celelalte
planificări care pot ajuta la estimarea costurilor materiale. Aici factorul de încredere în acurateţea
estimărilor de fezabilitate poate ajunge la +/- 10%.
- Estimări definitive, sunt efectuate la sfârşitul proiectării, după ce s-au lansat principalele comenzi
de achiziţie , la preţuri cunoscute, iar activitatea de construcţie sau asamblare în cadrul proiectului
se află într-o fază avansată. Acest tip de estimare poate fi făcută distinct
sau prin actualizarea estimărilor comparative sau de fezabilitate făcute anterior. Estimările
sunt definitive atunci când acurateţea declarată este de +/- 5% .