Cumparari directe -

ofertant

Copyright © 2017 A.A.D.R. e-guvernare. Toate drepturile rezervate.

 Cumparari directe - ofertant

Table of contents

Cumparari directe .............................................................................................. 3

Catalogul electronic ........................................................................................ 3
Descriere generala ...................................................................................... 3
Accesarea catalogului electronic ................................................................... 4
Lista repere de catalog ................................................................................ 4
Adaugare / Editare reper de catalog ............................................................. 9
Achizitii initiate din catalogul electronic ........................................................... 11
Descriere ................................................................................................. 11
Accesarea achizitiilor initiate din catalogul electronic ..................................... 12
Lista de achizitii initiate din catalogul electronic ............................................ 12
Vizualizare achizitie din catalogul electronic ................................................. 14
Raspuns la cererea de achizitie initiata din catalogul electronic ....................... 15
Notificari la cumparari directe ........................................................................ 17
Descriere ................................................................................................. 17
Accesarea notificarii de atribuire la cumpararea directa ................................. 17
Lista de notificarii de atribuire la cumpararea directa .................................... 17
Vizualizare notificare de atribuire la cumpararea directa ................................ 18

2 / 19
 Cumparari directe - ofertant

Cumparari directe

Cumpararile directe realizate in sistem au la baza cataloagele de repere definite de operatorii

economici. Autoritatea contractanta poate initia o achizitie directa prin alegerea unui produs din
catalogul unui ofertant.

Etapele cumpararii directe (achizitiei initiate pe baza catalogul electronic) sunt urmatoarele:
o Initiere achizitie - autoritatea contractanta consulta cataloagele de produse ale ofertantilor,
adauga in cosul de cumparaturi reperele dorite si initiaza achizita directa (completeaza
denumirea achizitiei, descrierea, conditiile de livrare si plata, cantitatea si pretul, selecteaza
tipul de contract, codul CPV si proiectul / programul daca achizitia este finantata din fonduri
europene. De asemenea va stabili si data limita pana la care ofertantul poate formula raspunsul.

§ sa refuze cererea autoritatii contractante, caz in care e obligat sa completeze

o Decizie ofertant - la primirea cererii, ofertantul are doua optiuni:

§ sa accepte cererea autoritatii contractante.

motivatia refuzului;

In cazul in care ofertantul nu furnizeaza nici un raspuns pana la data limita de raspuns stabilita de
autoritatea contractanta (minim 2 zile de la data initierii achizitiei directe de catre autoritatea
contractanta), procesul de achizitie se va inchide, achizitia fiind declarata neatribuita.
o Decizie autoritate contractanta (etapa apare doar daca ofertantul a acceptat cererea in faza

§ sa accepte oferta operatorului economic;

anterioara) - la primirea ofertei autoritatea contractanta are doua optiuni:

§ sa refuze oferta, caz in care va completa motivul refuzului.

Daca autoritatea contractanta nu ia o decizie intr-un numar de maxim 5 zile de la data de raspuns a
ofertantului, procesul de achizitie se va inchide, achizitia ramanand neatribuita.

Accesarea modulului cumparari directe se realizeaza dupa autentificarea in sistem, selectand din
meniul "Cumparari directe" optiunea dorita: "Catalog electronic", "Achizitii initiate din catalogul
electronic" sau "Notificari de atribuire".

Figura 1: Meniu de acces la modul cumparari directe

Catalogul electronic

Descriere generala
Sistemul ofera operatorilor economici posibilitatea gestionarii unui catalog electronic de produse /
servicii / lucrari numite in continuare repere de catalog. Catalogul electronic constituie baza achizitiilor
de tip cumparare directa.

Orice operator economic cu drepturi specifice poate defini repere in propriul catalog electronic in limita
numarului de pozitii gratuite sau cumparate. La inregistrarea in sistem, ofertantul primeste o pozitie de
catalog gratuita care are perioada de valabilitate de un an. Operatorul economic poate cumpara un
numar nelimitat de pozitii de catalog. Se vor putea gestiona mai multe stari la nivel de reper de catalog

3 / 19
 Cumparari directe - ofertant

care sa specifice: daca reperul e nepublicat, daca e publicat (este vizibil autoritatilor contractante care
pot initia cumparari directe), sters (exclus din catalog) sau expirat (la expirarea valabilitatii pozitiilor de
catalog platite sau gratuite).
La salvarea sau publicarea reperului aplicatia va verifica disponibilul de pozitii de catalog pentru
respectivul operator economic. Daca exista pozitii disponibile, reperul se va salva / publica, altfel se va
afisa utilizatorului un mesaj prin care este intrebat daca doreste achizitionarea de noi pozitii de catalog.
Operatorul economic va putea oricand sa retraga de la publicare sau sa stearga un reper. In locul
reperului sters va putea publica un alt reper.
Reperele de catalog se pot achizitiona in doua moduri:
1. online prin intermediul sistemului
2. la Registratura AADR

Ofertantul poate actualiza reperele de catalog si prin importuri de fisier in format XML sau CSV,
continand date din sistemele informatice de gestiune proprii. Prin importuri poate adauga repere noi sau
modifica reperele existente. Stergerea reperelor nu se face prin acest mecanism, ci doar manual din
interfata aplicatiei. Formatele de fisiere XML si CSV se pot descarca din panoul de lucru al ofertantului.
Prin fisierul XML este posibila actualizarea pozelor incarcate la reper, in schimb prin import din fisier
CSV nu este posibila actualizarea pozelor incarcate la reper.
Alternativ ofertantul va putea actualiza reperele de catalog folosind si serviciile web, utilizand formatul de
fisier XML de la importul manual. Detaliile privind accesarea serviciilor web disponibile in sistem se
regasesc in manualul servicii web pentru ofertanti.

La expirarea pozitiilor de catalog (gratuite / preplatite) sistemul retrage automat de la publicare (prin
expirare) un numar de repere egal cu numarul pozitiilor expirate. Inaintea expirarii pozitiilor de catalog,
operatorul economic este notificat prin e-mail cu privire la acest eveniment, pentru a-i acorda timp sa
efectueze plata pozitiilor, in cazul in care doreste sa le pastreze active.

Accesarea catalogului electronic

Accesarea catalogului electronic se realizeaza dupa autentificarea in sistem, selectand din meniul
"Cumparari directe" optiunea "Catalog electronic". Fereastra nou deschisa afiseaza Lista reperelor
de catalog. Lista contine toate reperele de catalog publicate in sistem de ofertantul curent.

Figura 2: Meniu de acces catalog electronic

Lista repere de catalog

Informatii privind modul de accesare al listei de repere de catalog gasiti aici.

Lista de repere de catalog contine toate reperele de catalog publicate in sistem de ofertantul curent.
Sistemul ofera fiecarui ofertant posibilitatea de a-si organiza propriul catalog de produse, atat cu scop
de prezentare, cat si ca suport pentru achizitiile pe baza de catalog. Pentru a putea deveni participant la
o cumparare directa, trebuie mai intai sa va definiti produsele / serviciile / lucrarile pe care le puteti oferi.

In catalogul electronic sunt afisate informatii despre reper ca de exemplu: denumire reper, numar de
referinta, cod GTIN, cod si denumire CPV, pret si unitate de masura, stare, data publicare, data ultimei
actualizari, daca este sau nu in stoc etc.
Lista contine toate reperele de catalog definite si nesterse de ofertantul curent.

4 / 19
 Cumparari directe - ofertant

Figura 3: Lista repere de catalog

Lista este prevazuta cu filtre standard de cautare. Se completeaza / selecteaza filtrele de cautare dorite

si se apasa tasta "Enter" sau se actioneaza butonul pentru aplicarea filtrelor. Daca se

doreste afisarea intregii liste de repere de catalog se actioneaza butonul urmat de

actionarea butonului .

Lista poate fi ordonata dupa criteriile afisate deasupra listei, in dreptul etichetei "Ordoneaza dupa". Se
actioneaza denumirea criteriului de ordonare si lista va fi sortata crescator / alfabetic dupa respectivul
criteriu. Daca se mai face click o data pe denumirea criteriului, lista se va ordona descrescator / invers
alfabetic dupa respectivul criteriu. Daca se face click a treia oara pe acelasi criteriu, se inlatura
ordonarea dupa respectivul criteriu.

Lista de repere poate fi vizualizata in doua moduri: lista sau grid.

5 / 19
 Cumparari directe - ofertant

Figura 4: Lista repere de catalog

Rezultatele afisate in lista pot fi exportate in diverse formate: excel, pdf sau csv.

La click pe denumirea reperului din lista de rezultate, utilizatorul va directionat in ecranul de editare a
reperului.

In ecranul de vizualizare a listei mai sunt disponibile urmatoarele actiuni:

Adaugarea unui reper

Functionalitatea se foloseste daca se doreste adaugarea unui nou reper in catalogul electronic. La

actionarea butonului utilizatorul va fi directionat in ecranul de editare al reperului de catalog

care va contine un formular de editare gol (necompletat). Se completeaza detaliile/informatiile reperului

(minim cele obligatorii, marcate prin semnul * ) si apoi se actioneza butonul .

Export repere in fisier

Functionalitatea se foloseste daca se doreste importarea sau modificarea fisierelor descarcate (se pot

exporta in varianta xml/csv) .

Import repere din fisier

Functionalitatea se foloseste daca se doreste actualizarea reperelor din catalogul electronic cu date
modificate in afara sistemului.
Template-urile de fisier XML si CSV se pot descarca din panoul de lucru al ofertantului.
Daca utilizatorul doreste sa incarce catalogul prin intermediul unui fisier poate sa urmeze una
dintre variantele urmatoare:
- completeaza fisierul conform modelului descarcat din panoul de lucru al ofertantului si apoi il
importa in portal
- adauga un reper prin interfata portalului, apoi exporta catalogul electronic actionand butonul

(alege varianta de export pentru fisier: xml sau csv) si completeaza

fisierul similar reperului adaugat prin interfata portalului (in fisier se vor regasi informatiile
completate la adaugarea reperului prin interfata sistemului).

Dupa actionarea butonului , utilizatorul va selecta un fisier in

format XML sau CSV de pe statia locala de lucru. Dupa selectarea fisierului sistemul il va

§ Se verifica formatul fisierului - daca fisierul nu este in formatul asteptat se afiseaza

procesa parcurgand urmatorii pasi:

§ Se prelucreaza fiecare inregistrare din fisier astfel:

un mesaj de eroare corespunzator

6 / 19
 Cumparari directe - ofertant

· Daca sistemul gaseste reperul in catalogul ofertantului (identificat dupa

numarul de referinta) va actualiza toate informatiile aferente reperului de
catalog cu datele din fisier. Toate validarile specificate la actiunea de
salvare a reperului de catalog se vor aplica si in acest caz inainte de

· Daca sistemul nu gaseste reperul in catalogul ofertantului va insera un nou

salvare.

reper in catalog cu informatiile preluate din fisier; toate validarile specificate

la actiunea de salvare a reperului de catalog se vor aplica si in acest caz

· Daca la procesarea unei inregistrari apare eroare, se va trece la

inainte de salvare.

procesarea urmatoarei inregistrari logand eroarea si reperul la care a fost

§
obtinuta fara a opri insa procesul de import.
Dupa procesarea tuturor inregistrarilor se va afisa un mesaj utilizatorului care va

· Numarul de repere actualizate cu success;

contine:

· Numarul de repere care au generat eroare, incluzand mesajul de eroare

corespunzator. In mesajul de eroare se va afisa numarul de referinta al
reperului si eroarea generata.

Publicarea tuturor reperelor

Functionalitatea se foloseste daca se doreste modificarea starii in “Publicat” pentru mai multe repere o

data. Actionarea butonului și selectarea opțiunii va

avea ca efect publicarea tuturor reperelor aflate in starea “Nepublicat” sau “Expirat” afisate in lista
conform filtrelor setate la ultima cautare (daca se doreste publicarea tuturor reperelor din catalog se vor
reseta mai intai filtrele de cautare). Procesul de publicare bulk se va incheia fie dupa publicarea
ultilmului reper din lista fie in situatia in care nu se mai verifica restrictia ca numarul de repere nesterse
din catalogul ofertantului curent sa fie mai mic sau egal cu numarul de pozitii de catalog gratuite +
numarul de pozitii de catalog preplatite. La final sistemul va afisa numarul de repere publicate si numarul
de repere care nu s-au putut publica (in cazul in care exista).

Retragerea din publicare a tuturor reperelor

Functionalitatea se foloseste daca se doreste modificarea starii din “Publicat” in “Nepublicat” pentru mai

multe repere o data. Actionarea butonului butonului și selectarea opțiunii

va avea ca efect retragerea din publicare a tuturor

reperelor aflate in starea “Publicat” afisate in lista conform filtrelor setate la ultima cautare (daca se
doreste retragerea din publicare a tuturor reperelor din catalog se vor reseta mai intai filtrele de cautare).
Pentru reperele retrase din publicare se va reseta data publicarii. La finalizarea procesului sistemul va
afisa numarul de repere retrase din publicare.

Servicii web

Prin actionarea butonului , ofertantul are acces la detalii privind gestionarea

catalogului electronic prin intermediul serviciilor web utilizand formatul de fisier XML de la importul
manual. Detaliile pentru consumarea serviciilor web se regasesc in Manualul servicii web pentru
catalogul electronic, document accesibil prin intermediul butonului.

Pentru fiecare reper din catalogul electronic sunt disponibile urmatoarele actiuni
Modificare reper
Functionalitatea se foloseste daca se doreste modificarea atributelor unui reper in catalogul electronic

sau vizualizarea tuturor informatiilor legate de aceasta. La actionarea butonului

utilizatorul va fi directionat in ecranul de editare al reperului de catalog care va contine un formular
completat cu toate informatiile reperului selectat.

7 / 19
 Cumparari directe - ofertant

Vizualizare partiala reper

La actiunea de trecere a mouse-ului peste denumirea reperului, se va afisa in dreptul acestuia un pop-up
care va cuprinde atat informatiile afisate in lista cat si informatii suplimentare (conditii de livrare, conditii
de plata, descriere etc).

Publicare reper

Prin actionarea butonului de publicare corespunzator reperului se va oferi operatorului

economic posibilitatea publicarii reperului direct din lista (comanda rapida), fara sa mai fie nevoie de
accesarea detaliului reperului. Butonul va fi disponibil doar daca reperul este in starea “Nepublicat” sau
“Expirat”. La actionarea butonului se verifica si conditia ca numarul de repere publicate din catalogul
ofertantului curent sa fie mai mic sau egal cu numarul de pozitii de catalog gratuite + numarul de pozitii
de catalog preplatite si de asemenea ca versiunea de cod CPV sa fie 2. Daca se indeplinesc conditiile,
sistemul va seta data publicarii reperului, starea reperului in “Publicat” si va crea o versiune a reperului in
istoric. Actiunea de publicare reper va fi disponibila si din ecranul de editare al reperului, prin actionarea

butonului . Ofertantul poate publica in mod gratuit un numar maxim de repere configurabil
in sistem. Actualmente este posibila publicarea unui numar de 1 (un) reper in mod gratuit. Pentru ce
depaseste acest cuantum se va plati o taxa / reper. La publicarea unui produs se verifica daca exista
pozitii libere in catalog (gratuite sau platite). Daca nu mai exista pozitii libere, produsul nu se va
publica.
Numarul maxim de produse publicate la un moment dat in catalog este egal cu suma dintre numarul de
pozitii gratuite si numarul de pozitii platite.

Retragerea din publicare a reperului

Prin actionarea butonului de retragere corespunzator reperului. Se va oferi

ofertantului posibilitatea retragerii din publicare a reperului direct din lista (comanda rapida), fara sa mai
fie nevoie accesarea detaliul reperului. Butonul va fi disponibil doar daca reperul este in starea
“Publicat”. La procesarea actiunii sistemul va seta starea reperului in “Nepublicat” si va reseta data
publicarii. Actiunea de retragere din publicare reper va fi disponibila si din ecranul de editare al reperului,

prin actionarea butonului .

Cu 30 de zile inainte de momentul expirarii pozitiilor de catalog, atat a celor gratuite cat si a celor
preplatite, sistemul va genera o notificare catre ofertantul caruia ii apartin reperele ce urmeaza sa
expire. Valabilitatea pozitiilor de catalog se seteaza la momentul inregistrarii in sistem pentru cele
gratuite, iar pentru cele preplatite la momentul platii facturii.
Notificarile se vor transmite prin e-mail si sms.
Nota: pe mediul demo nu se va transmite notificare prin sms.

Expirarea reperelor de catalog, indiferent ca e vorba de cele gratuite sau de cele cumparate, se face
printr-o operatie automata realizata de sistem care va parcurge urmatorii pasi:
o Resetare numar de pozitii gratuite
Se identifica ofertantii care au pozitii de catalog gratuite a caror valabilitate este mai mica decat data
curenta. Pentru acesti ofertanti numarul de pozitii de catalog gratuite se reseteaza la zero.
o Recalculare numar de pozitii cumparate curente prin excluderea celor care urmeaza
sa expire
Se identifica ofertantii cu pozitii de catalog cumparate a caror valabilitate este mai mica decat data
curenta si care nu au fost deja expirate. Valabilitatea pozitiilor de catalog cumparate se regaseste la
nivelul facturii cu care s-au achitat. Pentru fiecare ofertant se insumeaza numarul de pozitii care expira
(pentru a acoperi cazul in care plata pozitiilor de catalog s-a facut prin mai multe facturi), valoarea
obtinuta scazandu-se din numarul de pozitii cumparate curente. La nivel de factura se va marca faptul
ca pozitiile respective au fost expirate ca sa nu se mai proceseze ulterior.
o Expirare repere de catalog
Pentru fiecare ofertant se insumeaza numarul de repere de catalog care nu sunt in starea “Sters” si se
compara cu suma dintre numarul de pozitii gratuite si numarul de pozitii cumparate curente (ramase
dupa expirare). Daca numarul de repere din catalog care nu sunt in starea “Sters” este mai mic sau egal

8 / 19
 Cumparari directe - ofertant

cu numarul pozitiilor disponibile, nu se face expirarea reperelor. In caz contrar sistemul va expira (prin
schimbrarea starii reperului in “Expirat”) un numar de repere egal cu diferenta dintre numarul de pozitii

§ Daca exista deja repere in starea “Expirat” in catalogul ofertantului, acestea vor ramane
disponibile si numarul de repere din catalog. Criteriul de alegere al reperelor pentru expirare este:

in starea “Expirat”;
§ Daca numarul de repere care trebuie expirate este mai mare decat suma de repere
aflate in starile “Expirat” si "Nepublicat", diferenta de expirare se va aplica reperelor
aflate in starea “Publicat” prin selectarea acestora crescator dupa data ultimei
actualizari (adica cele mai vechi repere actualizate).

Adaugare / Editare reper de catalog

Pagina de editare (adaugare sau modificare) a unui reper de catalog se acceseaza in doua moduri:

o prin adaugarea unui reper nou (prin actionarea butonului ), caz in care formularul
este gol

o prin modificarea unui reper existent (prin actionarea butonului sau prin "click" pe
denumirea reperului), caz in care formularul este completat cu informatiile reperului selectat

Figura 5 Ecranul de editare a reperului

Ecranul de editare/adaugare a reperului contine:

o bara de actiuni afisata in partea dreapta sus;
o formularul de editere cu urmatoarele atribuitele:

Reguli generale si facilitati de completare a formularului:

- campurile formularului se pot completa in orice ordine;

9 / 19
 Cumparari directe - ofertant

- campurile marcate cu simbolul * sunt campuri obligatorii; nu este permisa salvarea formularului care
contine campuri obligatorii necompletate;
- campurile in care se completeaza texte sunt prevazute cu o eticheta pozitionata in partea dreapta sus
a campului, in care se afiseaza numarul de caractere introduse si numarul maxim de caractere permise.
Prima informatie se actualizeaza pe masura ce se scrie in camp. Informatiile apar daca focusul este in
campul editabil.

Mesajele de eroare obtinute la incercarea de salvare a informatiilor se afiseaza deasupra zonei de

editare, intr-un chenar rosu. La plasarea mouse-ului pe chenarul rosu apare butonul "Inchide", care are
ca efect ascunderea mesajelor de eroare. Exemplu eroare: nu a fost completata codul CPV al

reperului: .

Actiuni disponibile in ecran de editare

Salvare
Dupa completarea informatiilor din formularul de editare utilizatorul apasa butonul de salvare

. Butonul este vizibil daca starea reperului este “Nepublicat” sau “Publicat”. La salvare
sistemul verifica validarile specifice (campuri obligatorii, lungimea campurilor, tipurile de date) si
afiseaza, daca este cazul, mesaje de eroare.

Publicare
Pentru ca un reper sa poata constitui obiectul unei achizitii, acesta trebuie sa fie Publicat. Publicarea

se efectueaza prin actionarea butonului de publicare . Butonul este vizibil abia dupa
salvarea reperului, daca reperul este in starea “Nepublicat” sau “Expirat”.

Scoatere de la publicare
Daca utilizatorul doreste sa retraga de la publicare un reper (sa nu mai poata fi accesat de catre

autoritati contractante in vederea initierii de cumparari directe) va apasa butonul

. Butonul este disponibil doar daca reperul este in starea “Publicat”. La procesarea actiunii sistemul va
seta starea reperului in “Nepublicat” si va reseta data publicarii.

Stergere
Daca un reper de catalog nu mai prezinta interes pentru ofertant se poate sterge din catalog. In acest fel

se elibereaza o pozitie pentru publicarea altui reper de catalog. Butonul este vizibil atata
vreme cat reperul nu fost deja sters. La actionarea acestui buton sistemul va schimba starea reperului in
“Sters” si va seta data stergerii. Un reper sters nu mai poate fi recuperat.

Incarcare imagine reper

Optional, ofertantul poate atasa imagini la reperul de catalog. Se pot atasa maximum 3 poze. Pentru
incarcarea unei imagini utilizatorul va actiona butonul aferent unei imagini si apoi va
selecta de pe statia de lucru fisierul dorit. Dimensiunea fisierulul nu trebuie sa depaseasca o anumita
valoare (1024Kb). De asemenea sistemul accepta doar anumite formate de fisiere de imagine (jpeg, tiff,
jpg, png). Prima imagine incarcata este considerata implicit ca fiind cea principala (pentru afisarea in
liste).

Stergere imagine reper

Ofertantul are posibilitatea stergerii pozelor incarcate. Acest lucru se poate face prin actionarea unei
pictograme de aflata in dreptul pozei.

Schimbare imagine principala

Ofertantul poate schimba imaginea principala prin actionarea unei pictograme aflate
in dreptul pozei. Imaginea care era anterior principala nu va mai fi marcata ca fiind principala. Nu poate
exista decat o singura imagine principala la nivel de reper.

10 / 19
 Cumparari directe - ofertant

Incarcare document la reper

Optional ofertantul poate atasa un document de descriere la reperul de catalog (o brosura de
prezentare) prin actionarea butonului din dreptul campului Document de descriere /
brosura. Pentru incarcarea documentului, utilizatorul selecteaza de pe statia de lucru fisierul dorit.
Dimensiunea fisierulul nu trebuie sa depaseasca o anumita valoare (1024kb). De asemenea sistemul
accepta doar anumite formate de fisiere.

Stergere document de la reper

Documentul atasat poate fi oricand sters de catre ofertant. Acest lucru se poate face prin actionarea

unei pictograme aflate in dreptul documentului.

Cautare rapida reper

Pentru a facilita accesarea reperelor (de exemplu: in vederea actualizarilor de preturi), exista o
functionalitate de cautare rapida in pagina de editare a reperelor dupa numarul de referinta sau denumire
reper. In acest fel ofertantul nu mai trebuie sa se intoarca in lista de repere pentru a efectua o noua
cautare. Controlul de cautare este de tipul combo cu autocompletare si se afla in partea dreapta sus a
paginii de editare. La tastarea primelor 3 caractere din denumire sau numar de referinta sistemul va
afisa o lista de sugestii cu reperele in a caror numar de referinta sau denumire se regasesc respectivele
caractere. La alegerea unui reper formularul se va popula cu informatiile aferente reperului selectat.

Asociere utilizator la reper

Actiunea este disponibila doar daca utilizatorul curent are un drept specific. Controlul de asociere este
de tipul combo si se afla in partea dreapta sus a paginii de editare.

Renuntare si intoarcere in lista de repere

Prin actionarea butonului de renuntare utilizatorul este directionat in lista de repere de catalog.
Prin aceasta actiune eventualele modificari nesalvate se vor pierde.

Achizitii initiate din catalogul electronic

Descriere
Autoritatea contractanta poate efectua o achizitie directa pentru unul sau mai multe repere de catalog
ale aceluiasi ofertant.

La initierea cumpararii directe sistemul notifica operatorul economic caruia ii apartin reperele de catalog
printr-un e-mail cu privire la intentia autoritatii contractante de achizitie a reperelor, precum si cu privire
la data limita pana la care poate formula raspunsul.
In aceasta faza, operatorul economic poate refuza cererea de achizitie venita din partea autoritatii
contractante sau o poate accepta, caz in care va completa pretul de vanzare si cantitatea pe care o
poate oferi pentru fiecare reper in parte. De asemenea, operatorul economic poate sa excluda din
cumpararea directa o parte din repere. Decizia operatorului economic cu privire la refuzarea /
acceptarea conditiilor este comunicata prin e-mail autoritatii contactante.

Daca operatorul economic nu raspunde in termenul stabilit de autoritatea contractanta la initierea

cumpararii directe, procesul de achizitie se finalizeaza prin neatribuirea achizitiei.

In cazul in care operatorul economic accepta achizitia, autoritatea contractanta trebuie sa confirme
oferta operatorului economic, caz in care achizitia se finalizeaza prin atribuire, sau sa refuze oferta,
situatie in care achizitia se finalizeaza prin neatribuire.
Daca autoritatea contractanta nu raspunde intr-un anumit numar de zile achizitia se finalizeaza in mod
automat prin neatribuire.

11 / 19
 Cumparari directe - ofertant

Accesarea achizitiilor initiate din catalogul electronic

Accesarea achizitiilor initiate pe baza catalogului electronic se realizeaza dupa autentificarea in sistem,
selectand din meniul "Cumparari directe" optiunea "Achizitii initiate din catalogul electronic".
Fereastra nou deschisa afiseaza Lista achizitiilor initiate din catalogul electronic. Lista contine toate
achizitiile initiate de autoritatile contractante indiferent de starea acestora.

Figura 6: Meniu de acces achizitii initiate din catalogul electronic

Lista de achizitii initiate din catalogul electronic

Informatii privind modul de accesare al listei de achizitii initiate din catalog gasiti aici.

Lista de achizitii initiate din catalogul electronic contine toate achizitiile pentru care ofertantul curent
este detinatorul reperului de catalog pe care este initiata cumpararea directa. Lista afiseaza doar
cumpararile directe nearhivate de sistem. Pentru cautarea celor arhivate se va seta optiunea de cautare
in arhiva.

In lista sunt afisate informatii despre achizitia directa: cod unic cumparare directa, denumire, denumirea
si CIF-ul autoritate contractanta, cod si denumire CPV, valoare estimata, valoare de vanzare, data
publicare, dar si informatii legate de procesul de achizitie: starea achizitiei, data finalizarii.

Figura 7: Lista achizitii initiate din catalogul electronic

Lista este prevazuta cu filtre de cautare grupate in doua categorii: filtre standard (filtre comune, des
utilizate in cautari) si filtre avansate (utilizate mai rar, dar utile in anumite situatii) vizibile la actionarea

linkului Se completeaza / selecteaza filtrele de cautare dorite si se apasa tasta

12 / 19
 Cumparari directe - ofertant

"Enter" sau se actioneaza butonul pentru aplicarea filtrelor. Daca se doreste afisarea

intregii liste de cumparari directe se actioneaza butonul urmat de actionarea

butonului .

Figura 8: Filtre disponibile pentru cautare

Lista poate fi ordonata dupa criteriile afisate deasupra listei, in dreptul etichetei "Ordoneaza dupa". Se
actioneaza denumirea criteriului de ordonare si lista va fi sortata crescator / alfabetic dupa respectivul
criteriu. Daca se mai face click o data denumirea criteriului, lista se va ordona descrescator / invers
alfabetic dupa respectivul criteriu. Daca se face click a treia oara pe acelasi criteriu, se inlatura
ordonarea dupa respectivul criteriu.

Rezultatele afisate in lista pot fi exportate in diverse formate: excel, pdf sau csv.

Pentru fiecare achizitie sunt disponibile urmatoarele actiuni:

Vizualizare cumparare directa
Functionalitatea se foloseste daca se doreste vizualizarea tuturor informatiilor referitoare la achizitie.
Prin click pe denumirea achizitiei se va afisa ecranul de vizualizare al acelei achizitii.

Raspunde la cererea de achizitie

Butonul de raspuns la cererea de achizitie este disponibil doar daca achizitia se

afla in starea de “Ofertare”. La actionarea sa utilizatorul este directionat in ecranul de raspuns la cererea
de achizitie.

Exista doua situatii de modificare automata a starilor pentru achizitiile din lista:
o La data limita de raspuns a ofertantului la conditiile autoritatii conractante. Se vor procesa toate
cumpararile directe aflate in starea de „Ofertare“ si pentru care data limita de raspuns a
ofertantului a expirat (este mai mica decat data curenta). Pentru aceste cumparari directe se
modifica starea achizitiei in “Conditii neacceptate in termen” si se genereaza notificare
contextuala “Expirare termen de acceptare / neacceptare conditii la cumpararea directa” atat
pentru autoritatii conractante cat si pentru operatorul economic
o La data limita de raspuns a autoritatii conractante la oferta operatorului economic. Se vor
procesa toate cumpararile directe aflate in starea de „Deliberare“ si pentru care data limita de
raspuns a autoritatii conractante a expirat (este mai mica decat data curenta). Pentru aceste
cumparari directe se modifica starea achizitiei in “Oferta neacceptata in termen” si se
genereaza notificare contextuala “Expirare termen de acceptare / neacceptare oferta la

13 / 19
 Cumparari directe - ofertant

cumpararea directa” atat pentru autoritatii conractante cat si pentru operatorul economic.

Vizualizare achizitie din catalogul electronic

Ecranul de vizualizare a cumpararii directe se acceseaza din mai multe contexte (ex: din lista de
achizitii initiate din catalogul electronic, din detaliul notificarii de atribuire la cumpararea directa), insa
modalitatea principala de acces este din lista de achizitii initiate din catalogul electronic prin selectarea
unei achizitii.

Figura 9: Vizualizare cumparare directa

Ecranul de vizualizare contine:

o Bara de actiuni afisata in partea dreapta sus
o Rubrica de date de identificare ale autoritatii contractante (denumire, CIF, adresa, telefon, fax,
e-mail, url)
o Informatii despre cumpararea directa (denumire achizitie, CPV, tip de contract, valoare estimata
etc)
o Lista de documente atasate achizitiei

§ Informatii reper (denumire, imagine, descriere, CPV, pret de catalog etc.)

o Lista cu repere de catalog pe care s-a initiat achizitia. Lista contine:

§ Cantitate solicitata
§ Cantitate ofertata – se afiseaza doar daca achizitia a trecut de starea „Ofertare“
§ Pret estimat
§ Pret de vanzare – se afiseaza doar daca achizitia a trecut de starea „Ofertare“
§ Valoare estimata – camp calculat obtinut prin inmultirea cantitatii cu pretul estimat
§ Valoare de vanzare – camp calculat obtinut prin inmultirea cantitatii cu pretul de
vanzare: se afiseaza doar daca achizitia a trecut de starea „Ofertare“
o Numarul si data publicarii notificarii de atribuire (daca exista)

Reperele excluse de ofertant din achizitie sunt marcate diferit. La calcularea valorilor nu se iau in
considerare reperele excluse.

Actiuni disponibile in ecranul de vizualizare

14 / 19
 Cumparari directe - ofertant

Asociere utilizator la cumpararea directa

Actiunea este disponibila doar daca utilizatorul curent are un drept specific.

Raspunde la cererea de achizitie

Butonul de raspuns la oferta este disponibil doar daca achizitia se afla in

starea “Ofertare”. La actionarea sa utilizatorul este directionat in ecranul de raspuns la cererea de
achizitie.
Tiparie

Prin actionarea butonului din coltul drept sus la paginii, utilizatorul poate tipari detaliile
cumpararii directe.

Intoarcere in lista de achizitii

Prin actionarea butonului Inapoi utilizatorul este directionat in lista de cumparari directe.

Raspuns la cererea de achizitie initiata din catalogul electronic

In ecranul de raspuns la cererea de achizitie se poate ajunge in doua moduri:
o din lista de achizitii initiate din catalogul electronic prin actionarea butonului de raspuns la
oferta ;
o din pagina de vizualizare pentru achizitii aflate in starea „Deliberare“, prin actionarea

butonului de raspuns la oferta .

Figura 10: Raspuns la oferta autoritatii contractante pentru achizitia initiata din catalogul electronic

Ecranul de raspuns contine urmatoarele informatii:

o Bara de actiuni afisata in partea dreapta sus
o Rubrica de date de identificare ale autoritatii contractante care a initiat cumpararea directa
(denumire, CIF, adresa, telefon, fax, e-mail, site)

§ Denumire achizitie
o Informatii despre cumpararea directa:

§ Cod si denumire CPV

§ Tip de contract

15 / 19
 Cumparari directe - ofertant

§
§
Daca finantarea este pe fonduri comunitare si tipul de proiect / program

§
Descriere

§
Valoare estimata in RON si EURO

§
Data publicare
Data limita de raspuns a ofertantului – daca starea achizitiei este „Ofertare“
o Lista de documente atasate achizitiei
o Lista cu repere de catalog pe care s-a initiat achizitia.

Actiuni disponibile in ecranul de raspuns la oferta

Excludere reper din achizitie

In cazul in care operatorul economic nu poate oferi un anumit reper, acesta are posibilitate de a-l scoate
din achizitie actionand butonul de excludere reper . Excluderea are ca efect
marcarea in mod diferit in lista a reperului exclus si recalcularea valorilor totale.

Includere reper in achizitie

In cazul in care ofertantul a exclus din greseala un reper sau pur si simplu s-a razgandit cu privire la
intentia initiala, are posibilitatea includerii acestuia inapoi in achizitie. Actiunea se poate realiza daca
achizitia este in starea de “Ofertare” si daca reperul a fost exclus, prin actionarea butonului
. Actiunea are ca efect marcarea in mod diferit in lista a reperului reinclus
si recalcularea valorilor totale.

Editare cantitate ofertata

In mod implicit cantitatea ofertata este setata de catre sistem ca fiind egala cu cea solicitata de catre
autoritatea contractanta. Ofertantul are posibilitatea modificarii acesteia atat timp cat achizitia este in
starea ofertare. Cantitatile ofertate sunt valori intregi pozitive si nu pot fi mai mari decat cele
solicitate de catre autoritatea conractanta. Ofertantul le poate ajusta doar in minus. Pentru reperele
excluse nu se poate face editarea cantitatii. La modificarea cantitatii oferite se actualizeaza valoarea de
vanzare pe reperul respectiv, dar si valoarea totala de vanzare.

Editare pret de vanzare

In mod implicit pretul de vanzare este setat de catre sistem ca fiind egal cu cel de catalog. Ofertantul
are posibilitatea modificarii acestuia atat timp cat achizitia este in ofertare. Pretul ofertat este o valoare
pozitiva si poate fi mai mare sau mai mic decat pretul de catalog sau decat pretul estimat de
catre autoritatea conractanta. Pentru reperele excluse nu se poate face editarea pretului de vanzare.
La modificarea pretului de vanzare se actualizeaza valoarea de vanzare pentru reperul respectiv, dar si
valoarea totala de vanzare.

Acceptare cerere
Dupa finalizarea modificarilor cantitatilor ofertate si a preturilor de vanzare (daca este cazul), operatorul

economic actioneaza butonul de acceptare cerere . Actiunea este posibila

daca achizitia este in starea de “Ofertare” si daca data limita de raspuns nu a fost depasita. Actiunea
nu se va realiza daca au fost excluse toate reperele din lista.

Refuzare cerere
In cazul in care operatorul economic nu poate onora cererea pentru niciunul din reperele solicitate de

autoritatea conractanta, actioneaza butonul de respingere comanda , moment

in care se deschide o sectiune editabila in care trebuie sa indice motivul refuzului iar apoi sa actioneze
din nou butonul de respingere comanda.

Intoarcere in lista de achizitii

Prin actionarea butonului inapoi utilizatorul este directionat in lista de cumparari directe.

16 / 19
 Cumparari directe - ofertant

Notificari la cumparari directe

Descriere
Dupa finalizarea prin atribuire a cumpararii directe, autoritatea contractanta poate sa publice in portal o
notificare prin care sa faca cunoscute informatii despre achizitie. Sistemul nu restrictioneaza publicarea
notificarilor in functie de pragurile legale.

Notificarile de atribuire se publica doar pentru achizitiile directe desfasurate in afara sistemului (offline).

Notificarile de atribuire la cumpararea directa reprezinta echivalentul unui anunt de atribuire pentru
cumpararea directa.

Accesarea notificarii de atribuire la cumpararea directa

Accesarea notificarilor de atribuire la cumpararea directa se realizeaza dupa autentificarea in sistem,
selectand din meniul "Cumparari directe" optiunea "Notificari de atribuire". Fereastra nou deschisa
afiseaza Lista notificarilor de atribuire. Lista contine toate notificarile de atribuire publicate in sistem.

Figura 11: Meniu de acces lista notificari de atribuire la cumpararea directa

Lista de notificarii de atribuire la cumpararea directa

Informatii privind modul de accesare al listei de notificari de atribuire gasiti aici.

Lista de notificari de atribuire contine toate notificarile publicate de autoritatea contractanta.

In lista sunt afisate informatii de indentificare ale notificarii de atribuire ca de ex: numar, denumire
achizitie, cod CPV, cod unic cumparare directa, CIF si denumire autoritate contractanta, valoarea,
modalitate de desfasurare, data publicare, stare.

17 / 19
 Cumparari directe - ofertant

Figura 12: Lista notificari de atribuire la cumpararea directa

Lista este prevazuta cu filtre de cautare grupate in doua categorii: filtre standard (filtre comune, des
utilizate in cautari) si filtre avansate (utilizate mai rar, dar utile in anumite situatii) vizibile la actionarea

linkului Se completeaza / selecteaza filtrele de cautare dorite si se apasa tasta

"Enter" sau se actioneaza butonul pentru aplicarea filtrelor. Daca se doreste afisarea

intregii liste de cumparari directe se actioneaza butonul urmat de actionarea

butonului .

Figura 13: Filtre disponibile pentru cautare

Lista poate fi ordonata dupa criteriile afisate deasupra listei, in dreptul etichetei "Ordoneaza dupa". Se
actioneaza denumirea criteriului de ordonare si lista va fi sortata crescator / alfabetic dupa respectivul
criteriu. Daca se mai face click o data denumirea criteriului, lista se va ordona descrescator / invers
alfabetic dupa respectivul criteriu. Daca se face click a treia oara pe acelasi criteriu, se inlatura
ordonarea dupa respectivul criteriu.

Rezultatele afisate in lista pot fi exportate in diverse formate: excel, pdf sau csv.

La click pe denumirea notificarii de atribuire din lista de rezultate, utilizatorul este directionat in ecranul
de vizualizare al notificarii de atribuire.

Vizualizare notificare de atribuire la cumpararea directa

Ecranul de vizualizare al notificarii de atribuire la cumpararea directa se acceseaza din mai multe
contexte:
o din lista de notificari de atribuire care nu mai sunt in starea "in definire";
o din detaliul cumpararii directe asociate la notificarea de atribuire publicata.

18 / 19
 Cumparari directe - ofertant

Figura 14: Vizualizare notificare de atribuire

Ecranul de vizualizare afiseaza informatii needitabile despre notificarea selectata. Informatiile sunt
structurate in urmatoarele sectiuni:
o Rubrica de date de identificare ale autoritatii contractante (denumire, CIF, adresa, telefon, fax,
e-mail, url);
o Rubrica de date de identificare ale ofertantului (denumire, CIF, adresa, telefon, fax, e-mail, url);
o Informatii despre notificarea de atribuire;
o Lista de cumparari directe asociate.

Actiunile disponibile in ecranul de vizualizare

Intoarcere in lista de notificari de atribuire

Prin actionarea butonului Inapoi , utilizatorul este directionat in lista de notificari.

19 / 19