Anul II Masterat, Disciplina: Auditul personalului

Specializarea: Managementul resurselor umane

Tema 6 (2 ore): AUDITUL COSTURILOR ȘI CHELTUIELILOR

AFERENTE PERSONALULUI
6.2 Criteriile de evaluare a corectitudinii proiectării și gestionării costurilor și
cheltuielilor aferente personalului
Într-un cadru de audit al costurilor și cheltuielilor aferente personalului, mai
multe criterii pot fi luate în considerare pentru evaluarea corectitudinii proiectării și
gestionării acestor elemente.
Tabelul 6.1, împreună cu informațiile suplimentare, pot servi ca puncte de
referință pentru această evaluare:
Tabelul 6.1 Chestionar de audit al costurilor și cheltuielilor aferente
personalului
Conținutul subiectului Da Nu Notă
1. Organizația respectă legislația şi reglementările
cu privire la retribuția muncii.
2. Personalul organizaţiei este informat cu referire
la sistemele de retribuție aplicate.
3. Personalul organizaţiei este informat cu referire
la alte costuri și cheltuieli făcute cu personalul
cu excepția retribuției muncii.
4. Personalul întreprinderii este satisfăcut de
sistemul de retribuție aplicat.
5. Personalul întreprinderii este satisfăcut de
mărimea și modalitatea de repartizare a altor
mijloace pentru activitățile cu personalul.
6. Structura mijloacelor totale alocate
personalului în anul …este următoarea:
a) Salariul - ..%;
b) Alte cheltuieli - …%
Inclusiv:
• Aferente angajării forței de muncă;
• Aferente dezvoltării personalului;
• Aferente protecției muncii;
• Aferente ocrotirii sănătăţii, organizării timpului
liber şi a odihnei etc.
7. În perioada 20..-20.. se constată următoarele
modificări cantitative şi structurale în alocarea
mijloacelor pentru personal… (se efectuează o
1
 Anul II Masterat, Disciplina: Auditul personalului
Specializarea: Managementul resurselor umane

analiză în dinamică a alocările descrise mai

sus).
8. Alocările pentru personal sunt gestionate
eficient, reieșind din datele tabelului de mai jos.

Indicatorii Anul
20.. 20.. 20..
Suma totală a alocărilor pentru personal, mii
lei
Inclusiv:
• Pentru retribuţia muncii
• Pentru alte activităţi
Rezultate obţinute:
• Productivitatea medie a muncii, mii lei
• Coeficientul fluctuaţiei personalului
după numărul celor nou angajaţi
• Coeficientul fluctuaţiei personalului
după numărul celor concediați
• Coeficientul stabilităţii personalului
• Profit obținut la 1 leu de retribuție a
muncii, lei
1. 9. Departamentul de resurse umane este implicat în
gestionarea mijloacelor pentru personal.
2. 10. Mijloacele pentru personal sunt utilizate, reieşind
din obiectivele strategice şi politicile de personal ale
organizaţiei.

1) Conformitatea cu Legislația: Verificarea dacă organizația respectă legislația și

reglementările existente privind retribuția muncii este esențială. Non-
conformitatea poate duce la sancțiuni legale și probleme de reputație.
a. Importanța Conformității: Asigurarea că organizația respectă toate
reglementările și normele legale legate de retribuția muncii nu este doar
o cerință legală, ci și un imperativ etic. O astfel de conformitate include,
dar nu se limitează la, salariul minim, orele suplimentare, beneficiile
obligatorii și contribuțiile la asigurările sociale.

2
 Anul II Masterat, Disciplina: Auditul personalului
Specializarea: Managementul resurselor umane

b. Auditul Juridic: O revizie juridică detaliată trebuie efectuată pentru a

verifica că toate legile și reglementările sunt respectate. Acest proces ar
trebui să implice și consultarea cu experți în domeniul juridic.
c. Sancțiuni și Implicații: Nerespectarea legislației poate duce la o
varietate de sancțiuni, inclusiv amenzi pecuniare, litigii și chiar
închiderea temporară sau permanentă a operațiunilor. În plus, există un
risc semnificativ legat de reputația companiei, care poate afecta relația
cu angajații, partenerii și clienții.
d. Mecanisme de Supraveghere: Este esențial să se instituie mecanisme
interne de control și audit pentru a monitoriza continuu conformitatea
și a identifica orice abateri potențiale înainte de a deveni probleme
majore.
2) Informarea Personalului: Personalul trebuie să fie bine informat cu privire la
sistemele de retribuție și alte cheltuieli asociate cu personalul. Acest lucru este
esențial pentru transparență și pentru angajamentul angajaților.
a. Transparență: Un grad înalt de transparență este esențial în
comunicarea cu angajații cu privire la structura salarială, beneficii,
bonusuri și orice alte cheltuieli aferente personalului. Aceasta nu numai
că îmbunătățește relația cu angajații, dar servește și ca un mecanism de
responsabilizare pentru management.
b. Canale de Comunicare: Utilizarea eficientă a canalelor interne de
comunicare, cum ar fi e-mailurile, buletinele informative, reuniunile și
platformele intranet, poate facilita diseminarea informațiilor.
c. Documentație: Toate detaliile legate de retribuția muncii și alte
cheltuieli aferente personalului ar trebui să fie bine documentate și
accesibile angajaților. Aceasta poate include contracte de muncă,
politici interne, ghiduri ale angajaților și întrebările frecvente.

3
 Anul II Masterat, Disciplina: Auditul personalului
Specializarea: Managementul resurselor umane

d. Înțelegerea și Conștientizarea: Asigurarea că personalul nu doar

primește, dar și înțelege aceste informații este crucială. Acest lucru
poate fi evaluat prin feedback-ul angajaților, sondaje și interviuri.
e. Implicarea în Decizii: În unele cazuri, este benefic ca angajații să fie
implicați în procesele de decizie legate de retribuție și alte beneficii,
ceea ce poate crește angajamentul și satisfacția în rândul angajaților.
3) Satisfacția Personalului: Măsurarea nivelului de satisfacție a angajaților față
de sistemul de retribuție și de modalitatea de repartizare a altor mijloace poate fi
un indicator al eficienței și echității politicii de personal.
a. Relevanța Indicatorului: Satisfacția personalului, reflectată în
percepțiile angajaților cu privire la sistemul de retribuție și la
repartizarea altor resurse, este un barometru crucial pentru sănătatea
organizațională. Nivelurile ridicate de satisfacție sunt adesea corelate
cu o productivitate crescută, retenție mai mare a angajaților și un climat
organizațional pozitiv.
b. Metode de Măsurare: Satisfacția angajaților poate fi măsurată prin
sondaje de opinie, interviuri de adâncime sau focus grupuri. Aceste
instrumente pot aborda subiecte precum percepția echității salariale,
beneficiile suplimentare, oportunitățile de dezvoltare profesională și
calitatea vieții la locul de muncă.
c. Analiza Datelor: După colectarea datelor, acestea ar trebui să fie
analizate într-un mod riguros, utilizând tehnici statistice și analitice
pentru a evalua tendințele, a identifica neconcordanțele și a izola orice
factori care contribuie semnificativ la satisfacția sau insatisfacția
angajaților.
d. Implementarea Îmbunătățirilor: Rezultatele acestei evaluări ar trebui
să informeze deciziile de management cu privire la ajustările în politica
de retribuție și alocare a resurselor, pentru a îmbunătăți satisfacția
angajaților și eficiența organizațională.

4
 Anul II Masterat, Disciplina: Auditul personalului
Specializarea: Managementul resurselor umane

4) Structura Alocărilor: Analizarea procentelor alocate pentru salarii și alte

cheltuieli oferă o perspectivă asupra priorităților organizației. Aceasta trebuie să
fie în concordanță cu obiectivele strategice ale organizației.
a. Importanța Analizei: Înțelegerea structurii alocărilor pentru salarii în
raport cu alte cheltuieli legate de personal oferă o viziune clară asupra
priorităților și strategiilor organizaționale. O discrepanță între aceste
alocări și obiectivele strategice poate indica o nealiniere care necesită
corectare.
b. Metode de Culegere a Datelor: Informații despre alocările financiare
pot fi obținute din documente contabile, bugete, state de plată și
rapoarte financiare. Aceste date trebuie să fie examinate în detaliu și
comparate cu indicatori precum productivitatea, profitabilitatea și
satisfacția angajaților.
c. Analiza Procentuală: Analiza procentuală a structurii alocărilor pentru
salarii și alte cheltuieli legate de personal poate oferi o bază
comparativă pentru evaluarea performanței și eficienței. Aceasta ar
trebui să fie însoțită de un examen al modului în care aceste procente
se schimbă în timp și în funcție de diversele inițiative strategice.
d. Alinierea cu Obiectivele Strategice: Orice decizii privind structura
alocărilor trebuie să fie luate în contextul unui cadru strategic mai larg.
Acest lucru implică verificarea faptului că alocările actuale sprijină
eficient obiectivele strategice ale organizației, cum ar fi creșterea,
diversificarea sau consolidarea.
e. Mecanisme de Ajustare: În cazul în care analiza relevă o
neconformitate între structura alocărilor și nevoile strategice,
mecanismele de ajustare ar trebui să fie implementate pentru a realinia
alocările cu obiectivele organizației.

5
 Anul II Masterat, Disciplina: Auditul personalului
Specializarea: Managementul resurselor umane

5) Analiză Dinamică: O evaluare temporală a modului în care alocările pentru

personal s-au schimbat în perioada menționată poate oferi indicii privind
adaptabilitatea și sustenabilitatea modelului de cost.
a. Relevanța Evaluării Temporale: Analiza dinamică permite o înțelegere
a tendințelor și ciclicității în alocarea resurselor pentru personal.
Aceasta poate evidenția dacă organizația își adaptează strategiile de
cost în răspuns la schimbările de mediu, cum ar fi variații economice,
tehnologice sau legislative.
b. Metode de Colectare a Datelor: Pentru o evaluare dinamică, este
necesar să se adune date istorice din bilanțuri, state de venituri și fluxuri
de numerar, precum și din documente interne de bugetare și raportare.
Aceste date pot fi apoi comparate într-o serie temporală.
c. Indicatori de Urmărit: Câteva metrici relevante ar putea include
procente anuale ale costurilor salariale în raport cu alte cheltuieli legate
de personal, ratele de creștere sau scădere a diferitelor tipuri de
cheltuieli și fluctuații în numărul total de angajați.
d. Interpretarea Rezultatelor: Rezultatele analizei dinamice trebuie
interpretate în contextul strategiei organizaționale și al condițiilor de
piață. Schimbările semnificative în alocările de resurse ar trebui
investigate pentru a înțelege cauzele și implicațiile lor.
e. Măsuri Corective și Adaptative: Dacă analiza dinamică dezvăluie
probleme de sustenabilitate sau ineficiență, ar trebui formulate și
implementate strategii de ajustare. Acestea pot include realocarea
resurselor, restructurarea sau revizuirea politicilor de compensare.
6) Indicatorii Financiari: Indicatorii precum productivitatea muncii, coeficientul
fluctuației personalului și profitul obținut la 1 leu de retribuție a muncii pot servi
ca măsuri cantitative ale eficienței costurilor și cheltuielilor.
a. Semnificația Indicatorilor: Indicatorii financiari precum
productivitatea muncii și coeficientul fluctuației personalului

6
 Anul II Masterat, Disciplina: Auditul personalului
Specializarea: Managementul resurselor umane

furnizează măsuri cantitative asupra eficienței și eficacității

cheltuielilor legate de personal. Acești indicatori pot oferi un diagnostic
rapid al stării de sănătate a organizației.
b. Metode de Calcul: Productivitatea muncii poate fi calculată ca raport
între output-ul total și numărul de ore lucrate sau numărul de angajați.
Coeficientul fluctuației personalului poate fi calculat ca raport între
numărul de angajați care părăsesc organizația și numărul mediu de
angajați în perioada de referință.
c. Analiza și Interpretarea: După calcularea acestor indicatori, aceștia
trebuie analizați pentru a detecta eventuale modele, anomalii sau puncte
de inflexiune. Aceasta se face prin compararea lor cu benchmark-uri
din industrie, cu propriile istorice sau cu obiectivele strategice.
d. Corelația cu Alți Indicatori: Este și important să se examineze
corelațiile între diferiți indicatori financiari și non-financiari, cum ar fi
satisfacția angajaților sau calitatea produselor, pentru a obține o
imagine holistică a performanței.
e. Acțiuni Bazate pe Indicatori: Rezultatele acestei analize ar trebui să
servească ca bază pentru decizii strategice și tactice. De exemplu, un
coeficient mare al fluctuației personalului poate semnala nevoia de
îmbunătățire a politicilor de retenție a angajaților.
7) Implicarea Departamentului de Resurse Umane: Departamentul de HR
trebuie să fie implicat în planificarea și gestionarea costurilor și cheltuielilor
aferente personalului, garantând că strategia de personal este aliniată la
obiectivele organizaționale.
a. Semnificația Implicării: Implicarea activă a departamentului de resurse
umane (HR) în planificarea și gestionarea costurilor și cheltuielilor este
esențială pentru eficiența generală și alinierea strategică. Această
implicare nu se limitează doar la sarcini administrative, ci se extinde la
strategia organizațională și planificarea financiară.

7
 Anul II Masterat, Disciplina: Auditul personalului
Specializarea: Managementul resurselor umane

b. Coordonarea cu Alte Departamente: Este important ca departamentul

de HR să colaboreze îndeaproape cu departamentele financiare, de
operare și de strategie pentru a asigura că alocările de resurse sunt în
concordanță cu nevoile și obiectivele organizației.
c. Monitorizarea și Evaluarea: Departamentul de HR trebuie să
monitorizeze constant efectivitatea alocărilor de resurse, utilizând
metrici și KPI-uri pentru a evalua randamentul angajaților, satisfacția
acestora și alte variabile legate de costuri.
d. Formularea de Politici: Implicarea HR include și dezvoltarea sau
revizuirea politicilor de compensare, beneficii, formare și dezvoltare,
toate acestea având un impact asupra costurilor și cheltuielilor aferente
personalului.
e. Măsuri Corective și Adaptative: Pe baza evaluărilor, departamentul de
HR poate propune ajustări pentru îmbunătățirea eficienței costurilor și
pentru alinierea mai bună la obiectivele strategice ale organizației.
8) Alinierea la Obiectivele Strategice: Este crucial să se determine dacă alocările
financiare pentru personal sunt aliniate la obiectivele strategice și politicile de
personal ale organizației.
a. Relevanța Alinierii: Alocările financiare pentru personal nu trebuie să
fie doar reactive la nevoile imediate, ci trebuie să fie planificate și
gestionate într-un mod care să susțină obiectivele pe termen lung ale
organizației.
b. Metodologia de Evaluare: Se pot utiliza metode ca analiza SWOT sau
analiza tabloului de bord echilibrat (balanced scorecard) pentru a
evalua dacă alocările pentru personal sunt în acord cu obiectivele
strategice și politicile de personal.
c. Indicatori de Urmărit: KPI-uri precum ROI (Randamentul investițiilor)
pentru programele de dezvoltare a personalului, ratele de retenție și

8
 Anul II Masterat, Disciplina: Auditul personalului
Specializarea: Managementul resurselor umane

progresul în dezvoltarea competențelor pot fi utile în evaluarea alinierii

strategice.
d. Congruența cu Strategia Globală: Alinierea la obiectivele strategice
implică și verificarea faptului că investițiile în capitalul uman sunt
congruente cu direcțiile strategice ale organizației, cum ar fi
expansiunea pe noi piețe, inovarea sau eficiența operațională.
e. Revizuire și Ajustare: Este esențial să se facă un proces de revizuire
periodică pentru a asigura că alinierea rămâne optimă pe măsură ce
strategiile și obiectivele organizației evoluează.
9) Gestiunea Eficientă: O evaluare a eficienței alocării resurselor poate fi
efectuată prin compararea rezultatelor obținute cu alocările făcute, inclusiv o
analiză cost-beneficiu.
a. Definirea Eficienței: Eficiența în acest context se referă la capacitatea
de a obține rezultate maxime cu un minim de resurse. Eficiența poate fi
evaluată în termeni relativi, comparând rezultatele cu alocările
resurselor.
b. Analiza Cost-Beneficiu: Unul dintre instrumentele principale pentru
evaluarea eficienței este analiza cost-beneficiu. Acesta presupune
compararea costurilor totale (salarii, beneficii, programe de formare,
etc.) cu beneficiile obținute (productivitatea, calitatea muncii,
satisfacția angajaților).
c. Indicatori de Performanță: Se pot utiliza diverse KPI (Key
Performance Indicators) pentru a măsura eficiența, inclusiv ROI
(Return on Investment) pentru formare și dezvoltare, rata de rotație a
personalului și productivitatea pe angajat.
d. Analiza Financiară: Se pot folosi diverse tehnici financiare precum
analiza bugetului deviat sau analiza sensibilității pentru a evalua cum
fluctuațiile în alocarea de resurse afectează eficiența.

9
 Anul II Masterat, Disciplina: Auditul personalului
Specializarea: Managementul resurselor umane

e. Ajustări Periodice: Eficiența gestiunii resurselor nu este un atribut

static; trebuie revizuită și ajustată periodic pentru a răspunde la
schimbările interne și externe.
10) Raportare și Documentație: Toate informațiile și datele relevante trebuie să
fie colectate și documentate corespunzător pentru a permite o evaluare exactă și
completă.
a. Importanța Documentării: Documentarea corespunzătoare a costurilor
și cheltuielilor, precum și a beneficiilor rezultate, este vitală pentru o
evaluare transparentă și justificabilă a eficienței.
b. Sisteme de Colectare a Datelor: Utilizarea unor sisteme informatizate
pentru colectarea, stocarea și analiza datelor poate spori acuratețea și
eficiența procesului de raportare.
c. Conformitatea cu Standardele: Documentația trebuie să fie în
concordanță cu standardele contabile și de audit internaționale și/sau
locale, inclusiv GAAP sau IFRS, pentru a asigura că datele sunt
comparabile și credibile. Aderarea la standardele contabile și de audit
internaționale și/sau locale, cum ar fi GAAP (Generally Accepted
Accounting Principles) sau IFRS (International Financial Reporting
Standards), nu este doar o cerință legală, ci și un indicator al integrității
și transparenței financiare. Aceasta asigură că datele financiare sunt
comparabile, atât în interiorul organizației, cât și în raport cu alte
entități, făcând posibilă o evaluare obiectivă și riguroasă.
Conformitatea cu aceste standarde asigură că rapoartele financiare sunt
comparabile între diferite entități și perioade de timp. Aceasta este
crucială pentru părțile interesate, cum ar fi investitorii, creditorii și chiar
angajații, care pot necesita astfel de informații pentru a face evaluări și
luarea de decizii informate.
d. Audit Intern și Extern: O auditare periodică, atât internă cât și externă,
a raportării și documentației ajută la identificarea unor posibile

10
 Anul II Masterat, Disciplina: Auditul personalului
Specializarea: Managementul resurselor umane

inconsecvențe sau erori și contribuie la menținerea standardelor ridicate

de conformitate și eficiență.
e. Accesibilitate și Utilizare: Informațiile și datele colectate trebuie să fie
ușor accesibile pentru părțile interesate autorizate, și să fie prezentate
într-un mod care facilitează interpretarea și luarea de decizii.
Pe baza acestor criterii, auditorii pot dezvolta o metodologie cuprinzătoare
pentru evaluarea eficienței, eficacității și conformității în ceea ce privește costurile
și cheltuielile aferente personalului într-o organizație. Această evaluare ar trebui să
se finalizeze cu recomandări concrete pentru îmbunătățire și optimizare, unde este
necesar.

11