Procedura Constatarea şi raportarea iregularităţilor în cadrul etapei

Intervenţia la faţa locului, care include elaborarea Fişelor de identificare şi

analiză a problemelor (FIAP-uri), reprezintă o parte esențială a unui studiu
de caz în domeniul auditului, investigațiilor sau controlului intern. Iată un
posibil scenariu pentru un astfel de studiu de caz:

Titlu Studiu de Caz: Constatarea şi Raportarea Iregularităţilor într-o

Organizație Publică

Context: În cadrul unei instituții publice, un auditor intern a fost desemnat

să efectueze o evaluare a proceselor și procedurilor pentru a identifica și
raporta orice iregularități. Obiectivul principal este de a asigura
transparența și legalitatea activităților desfășurate în cadrul organizației.

Etapa 1: Planificarea:

 Definirea obiectivelor de audit și a domeniului de aplicare.

 Identificarea departamentelor și a proceselor care vor fi incluse în audit.
 Selectarea unui eșantion reprezentativ de tranzacții și activități.

Etapa 2: Intervenția la Fața Locului:

 Efectuarea unor vizite la sediul organizației și la filiale, dacă este cazul.

 Interviuri cu personalul cheie pentru a înțelege procesele și procedurile
existente.
 Revizuirea documentelor relevante, cum ar fi facturi, contracte, și alte
înregistrări financiare.

Etapa 3: Identificarea Iregularităților:

 Utilizarea unui checklist pentru a identifica potențialele zone de risc și

vulnerabilități.
 Elaborarea Fișelor de Identificare și Analiză a Problemelor (FIAP-uri) pentru
fiecare iregularitate identificată.
 Clasificarea iregularităților în funcție de gradul de gravitate și de impactul
asupra organizației.

Exemplu de FIAP: Departament: Financiar Problema Identificată:

Neconcordanțe în înregistrarea cheltuielilor de călătorie ale angajaților.
Analiză: Verificarea înregistrărilor a relevat că anumite cheltuieli de călătorie
nu au fost documentate corespunzător. Recomandări: Implementarea unui
sistem mai riguros de monitorizare a cheltuielilor de călătorie.

Etapa 4: Raportarea:

 Elaborarea unui raport detaliat, inclusiv FIAP-urile, constatările,

recomandările și eventualele concluzii.
 Prezentarea raportului către conducerea organizației, oferind explicații
suplimentare și clarificări.

Etapa 5: Implementarea Măsurilor Corective:

 Dezvoltarea unui plan de acțiune pentru corectarea iregularităților

identificate.
 Monitorizarea implementării măsurilor corective și ajustarea procedurilor
existente.

Concluzii: Studiul de caz evidențiază procesul complex și necesar pentru

constatarea și raportarea iregularităților în cadrul unei organizații.
Implementarea măsurilor corective și îmbunătățirea continuă a proceselor
contribuie la asigurarea integrității și eficienței operațiunilor.

Această abordare a unui studiu de caz poate fi adaptată în funcție de

specificul organizației și de contextul în care este efectuat.
 Procesul de constatare și raportare a iregularităților în cadrul etapei
Intervenția la fața locului, care implică elaborarea Fișelor de Identificare și
Analiză a Problemelor (FIAP-uri), reprezintă o parte crucială a activităților de
audit sau control intern. Iată o prezentare a acestui proces:

1. Planificarea și Pregătirea:
 Definirea Obiectivelor: Stabilirea obiectivelor specifice ale
intervenției la fața locului și a domeniilor care vor fi acoperite.
 Constituirea Echipei: Selecția unui grup de specialiști, inclusiv
auditori interni și/sau externi, pentru a efectua intervenția.
2. Vizite la Sediul Organizației:
 Colectarea Informațiilor: Vizite la birourile și departamentele cheie
pentru a obține o înțelegere detaliată a activităților desfășurate.
 Interviuri cu Personalul: Discuții cu angajații pentru a identifica
proceduri, practici și potențiale zone de risc.
3. Elaborarea Checklist-urilor și Metodelor de Evaluare:
 Checklist-uri Specifice: Crearea listelor de verificare adaptate la
domeniile sau departamentele evaluare.
 Metode de Evaluare: Stabilirea metodelor și tehnologiilor necesare
pentru analiza documentelor, a sistemelor și a altor resurse relevante.
4. Identificarea Iregularităților:
 Anomalii în Procese: Identificarea oricăror abateri de la procedurile
standard sau a oricăror nereguli în fluxurile de lucru.
 Erori Documentare: Verificarea documentelor și a înregistrărilor
pentru a identifica erori sau inexactități.
5. Elaborarea Fişelor de Identificare şi Analiză a Problemelor (FIAP-uri):
 Documentarea Iregularităților: Înregistrarea detaliată a fiecărei
iregularități identificate.
 Analiza Cauzelor: Investigarea cauzelor profunde ale problemelor
constatate.
 Impactul Asupra Organizației: Evaluarea consecințelor și impactului
pe care îl pot avea iregularitățile asupra organizației.
6. Raportarea și Prezentarea Către Management:
 Elaborarea Rapoartelor: Redactarea unui raport complet care să
includă toate FIAP-urile, analizele, constatările și recomandările.
 Prezentarea Rapoartelor: Organizarea unei întâlniri cu conducerea
organizației pentru a prezenta rezultatele și pentru a oferi clarificări.
7. Implementarea Măsurilor Corective:
 Dezvoltarea unui Plan de Acțiune: Stabilirea unui plan detaliat
pentru corectarea problemelor identificate.
 Supervizarea Implementării: Monitorizarea implementării măsurilor
corective și ajustarea, dacă este necesar.
8. Monitorizarea și Evaluarea Continuă:
 Evaluarea Efectelor: Analizarea rezultatelor implementării măsurilor
corective.
 Ajustări: Efectuarea de ajustări în continuare pentru a îmbunătăți
procesele și pentru a preveni viitoarele iregularități.

Un proces riguros de constatare și raportare a iregularităților, împreună cu

implementarea măsurilor corective adecvate, contribuie la consolidarea
controlului intern și asigură transparența și conformitatea în cadrul
organizației.

Procedura de constatare și raportare a neregularităților în cadrul etapei de

intervenție la fața locului poate implica pași specifici și documentare
corespunzătoare. Iată o posibilă structură pentru această procedură:

Procedura: Constatarea și Raportarea Irregularităților în

Etapa de Intervenție la Fața Locului
1. Scopul Procedurii:

 Identificarea și documentarea neregularităților în activitățile sau procesele

organizației.
 Asigurarea respectării regulilor, procedurilor și legislației aplicabile.
 Furnizarea unor rapoarte detaliate pentru luarea deciziilor și implementarea
măsurilor corective.

2. Etapele Procedurii:

A. Planificarea Intervenției la Fața Locului:

1. Definirea Obiectivelor:
 Identificarea scopului specific al intervenției.
 Stabilirea criteriilor de evaluare.
2. Nominalizarea Echipei de Intervenție:
 Selectarea experților și a personalului potrivit pentru a realiza
verificările.
 Designarea unui lider de echipă responsabil.
3. Documentarea Preliminară:
 Analiza informațiilor disponibile anterior intervenției.
 Identificarea punctelor cheie și a riscurilor potențiale.

B. Desfășurarea Intervenției la Fața Locului:

4. Colectarea de Evidențe:
 Efectuarea verificărilor fizice sau operaționale la fața locului conform
obiectivelor stabilite.
 Colectarea documentelor, datelor și informațiilor necesare.
5. Interviuri și Comunicare:
 Realizarea de interviuri cu personalul-cheie.
 Comunicarea cu reprezentanții organizației pentru clarificări sau
informații suplimentare.

C. Constatarea și Documentarea Neregularităților:

6. Analiza și Evaluarea Evidențelor:

 Examinarea detaliată a informațiilor colectate.
 Compararea rezultatelor cu normele, regulile sau standardele
relevante.
7. Identificarea și Documentarea Neregularităților:
 Listați și documentați neregularitățile identificate.
 Clasificarea acestora în funcție de gravitate și impact.

D. Raportarea și Propunerea de Măsuri:

8. Elaborarea Raportului Preliminar:

 Scrierea unui raport preliminar care să includă neregularitățile
constatate și informațiile de context.
 Propuneri preliminare de măsuri corective.
9. Prezentarea Raportului:
 Organizarea unei întâlniri pentru a prezenta rezultatele și propunerile.
 Discuții și clarificări cu reprezentanții organizației.
10.Finalizarea Raportului și Propunerea de Măsuri Corective:
 Finalizarea raportului final după primirea feedback-ului.
  Propunerea de măsuri corective specifice pentru fiecare
neregularitate identificată.

3. Documentare și Înregistrare:

 Evidența Echipei și a Resurselor Utilizate:

 Documentarea detaliată a membrilor echipei implicate.
 Înregistrarea resurselor și a instrumentelor utilizate în procesul de
intervenție.
 Arhivarea Documentelor și a Rapoartelor:
 Păstrarea unei arhive complete a tuturor documentelor, inclusiv a
rapoartelor preliminare și finale.

4. Monitorizare și Evaluare:

 Urmărirea Implementării Măsurilor Corective:

 Monitorizarea punerii în aplicare a măsurilor corective propuse.
 Evaluarea rezultatelor și a eficacității acestora în prevenirea recurenței
neregularităților.

5. Finalizarea Procedurii:

 Evaluarea Procesului de Intervenție:

 Analiza eficienței procedurii și identificarea posibilelor îmbunătățiri.
 Documentarea lecțiilor învățate pentru a îmbunătăți procedurile
viitoare.

Aceasta este o schiță generală a unei proceduri de constatare și raportare a

neregularităților în cadrul etapei de intervenție la fața locului. Detaliile
specifice pot varia în funcție de natura organizației și a neregularităților
examinate.

Elaborarea Fișelor de Identificare și Analiză a Problemelor (FIAP) este un

proces detaliat care implică documentarea și evaluarea neregularităților sau
problemelor identificate în cadrul intervenției la fața locului. Mai jos găsești
un exemplu de structură pentru FIAP-uri:
 Fișa de Identificare și Analiză a Problemei (FIAP)
1. Informații Generale:

 Numărul FIAP:
 Data întocmirii:
 Echipa de Intervenție:
 Numele membrilor echipei implicate.
 Obiectivul Intervenției:
 Scopul general al intervenției la fața locului.

2. Identificarea Problemei:

 Descrierea Problemei:
 O expunere clară a problemei identificate.
 Localizarea Problemei:
 Specificarea secțiunii, departamentului sau procesului afectat.
 Impactul Asupra Organizației:
 Evaluarea consecințelor și a riscurilor asociate problemei.

3. Cauzele Problemei:

 Analiza Cauzelor Profunde:

 Identificarea factorilor subiacenți care au contribuit la problema.
 Determinarea Factorilor Declanșatori:
 Identificarea evenimentelor sau condițiilor care au declanșat
problema.

4. Evidențe și Documentare:

 Documentarea Evidențelor:
 Prezentarea documentelor, datelor sau informațiilor care susțin
identificarea problemei.
 Imagini sau Fotografii (dacă este cazul):
 Eventuale imagini relevante care ilustrează sau susțin identificarea
problemei.

5. Evaluarea Riscurilor:

 Analiza Riscurilor Implicate:

  Evaluarea riscurilor asociate neregularităților identificate.
 Clasificarea Riscurilor:
 Categorizarea riscurilor în funcție de gravitate și probabilitate.

6. Propuneri de Măsuri Corective:

 Soluții Propuse:
 Enumerarea opțiunilor pentru remedierea problemei.
 Măsuri Preconizate:
 Detalierea măsurilor corective sugerate, inclusiv resurse necesare,
termene și responsabilități.

7. Aprobare și Implementare:

 Aprobarea Măsurilor Corective:

 Semnătura persoanei responsabile pentru aprobarea planului de
acțiune.
 Plan de Implementare:
 Cronograma și etapele pentru punerea în aplicare a măsurilor
corective.

8. Monitorizare și Raportare:

 Perioade de Monitorizare:
 Stabilirea perioadelor de urmărire și evaluare a eficacității măsurilor
corective.
 Raportare Către Părțile Interesate:
 Comunicarea periodică a progresului către conducere și alte părți
interesate.

9. Observații Suplimentare:

 Recomandări pentru Îmbunătățiri Viitoare:

 Propuneri pentru optimizarea procesului de intervenție la fața locului.

10. Concluzii:

 Evaluarea Generală a Problemei:

 O concluzie sintetică a impactului și a rezolvării problemei.
Notă:
Aceasta este o structură generală și poate fi ajustată în funcție de specificul
organizației și a intervenției la fața locului. Fiecare FIAP trebuie să fie
adaptată la circumstanțele și cerințele individuale ale situației respective.