Organizarea procesuala si structurala a firmei

Organizarea procesuala
Abordarea problematicii propriu-zise a organizarii procesuale impune definirea, fie si succinta, a sferei mai mari din care face parte intrinseca, si anume organizarea. Pe aceasta baza vom evidential mai clar in cele ce urmeaza raporturile existente intre principalele comjponente ale organizarii si intre acestea si celelalte subdomenii ale managementului firmei.

Definirea organizarii firmei

In literatura de specialitate exista numeroase definiri ale organizarii, care, in mod firesc, difera in anumite privinte. Dupa cum a rezultat din cercetarile pe care le-am intreprins, acestea pot fi partajate in principal in doua categorii ce exprima conceptii sensibil diferite asupra organizarii.

O prima conceptie, care-si are originea in lucrarile specialistilor sovietici din perioada antebelica, trateaza organizarea ca fiind un mijloc de rationalizare a activitatilor unitatilor economice, formata in principal din trei domenii: organizarea conducerii, organizarea productiei si organizarea muncii. Aceasta organizare este inca predominanta in fostele tari comuniste. O a doua conceptie, ce predomina in tarile dezvoltate orientale si ale carei filiatiuni cu teoria lui Fayol sunt evidente, reduce de fapt organizarea la stabilirea organizarii de ansamblu a intreprinderilor. Reprezentativa pentru aceasta abordare este definitia pe care o dau organizarii cunoscutii specialisti americani Harold Koantz si Cyril O`Donnell. Pentru celelalte elemente ale organizarii - in special cele care in Romania sunt desemnate, de regula, prin organizarea muncii in tarile occidentale si, in special in SUA se foloseste mai putin termenul de organizare. In cazul lor accentual lor se plaseaza asupra metodelor cu care sunt abordate si, ca atare, numeroase probleme organizatorice sunt tratate in stransa legatura cu metodele si tehnicile cercetarii operationale, engineeringului, studiului muncii, metodele psihologice, sociologice, etc. Asa se explice de ce in numeroase firme din aceste tari unele compartimente cu caracter predominant organizatoric, poarta denumiri ca methodes. engineering. De remarcat ca, in ultimii ani, in conditiile trecerii la economia de piata, aceasta maniera de a defini organizarea este folosita cu o frecventa sporita si in Europa Centrala si de Est, inclusive in Romania. In cadrul organizarii firmelor, atat pe planul teoriei, cat si al practicii,se pot delimita, n functie de sfera de cuprindere, doua subdiviziuni principale: a) organizarea ansamblului unei unitati; b) organkizarea diferitelor activitati componente(fabricatie, aprovizionare, desfacere, marketing, s.a.). Aceasta abordare a organizarii firmelor, pe langa faptul ca elimina inconsecventele si limitele celor doua abordari principale mentionate, prezinta si alte doua avantaje. In primul rand, este puternic orientate spre realizarea obiectivelor, ratiunea infiintarii si functionarii firmei. Al doilea avantaj

principal consta in aceea ca, abordand diferentiat activitatile unitatii, asigura luarea in considerare a specificului fiecareia si folosirea unor metode si tehnici corespunzatoare. Spre exemplu, intr-un fel se pune problema organizarii activitatii de conceptie tehnica, componenta principala a cercetarii-dezvoltarii, care are ca obiectiv sa asigure conditii optime pentru producerea si valorificarea creativitatii,si asatfel organizarea unui etelier cu productie mare, in care accentual cade pe realizarea ritmica,cu minimum de efort si de timp, a produselor la nivelul calitativ prestabilit. Pentru ca eficacitatea sa fie maxima metodele de organizare folosite si solutiile trebuie in mod necesar sa ia in considerare specificul fiecarei activitati. In present organizarea se exercita sub doua forme principale: a) de catre manageri, atributul sau functia organizarii fiind o parte intrinseca a procesului managerial; b) de catre persoane sau echipe specializate in acest domeniu. In fapt, intre aceste forme exista o stransa interdependenta si conlucrare, dupa cum se poate observa in figura de mai jos, determinate de comunitatea naturii si obiectivelor urmarite.

Interdependenta dintre activitatea de organizare si functiile managementului

Definirea si componentele organizarii procesuale Organizarea este mijlocit subordonata atingerii obiectivelor previzionate, circumscrise firmei, constituind un mijloc esential pentru realizarea lor. In consecinta continutul organizarii si modul sau de manifestare sunt confectionate de caracteristicile pe termen lung, mediu si scurt. Datorita acestui fapt, insasi denumirea continutului organizarii implica referiuri la sistemul de obiectife din cadrul societatii comerciale sau regiei autonome. Ca urmare a procesului de previziune se stabileste un system de obiective, care se refera atat la ansamblul activitatilor firmei, cat si la componentele sale. Obiectivele reprezinta caracterizari calitative si/sau cantitative ale scopurilor urmarite de firma. Ele se pot imparti,in functie de sfera de cuprindere si de importanta, in mai multe cetegorii: Obiecte fundamentale, care exprima principalele scopuri urmarite de un agent economic in ansamblul sau. Acestea se refera la perioade mai indelungate, au un character sintetic si integrator. Obiectivele derivate de gradul I, care se deduc nemijlocit din obiectele fundamentale, a caror realizare implica o parte apreciabila din procesele de munca desfasurate in unitate. Obiectivele derivate de gradul II, ce se deduc direct din obiectivele derivate de gradul I, caracterizate priontr-o definire mai concreta si prin implicarea in realizarea lor a unor procese de munca restranse, de regula cu aceleasi caracteristici esentiale

Obiective specifice, ce sintetizeaza mobilurile sau utilitatea unor lucrari sau actiuni care contribuie la realizarea obiectivelor derivate. Obiectivele derivate, care concretizeaza obiectivele specifice la nivelul persoanelor. Stabilirea consumurilor de materii prime si materiale pentru produsele noi de tip x de catre economistul z, de exemplu. Ansamblul acestor obiective, ce se regasesc sau ar trebui sa se regaseasca in orice intreprindere de dimensiuni mari si mijlocii, constituie un sistem ce poate fi reprezentat sub forma unei piramide. Pentru realizarea acestora se se initiaza si se integreaza un ansamblu de procese si actiuni, intervine deci organizarea de ansamblu a firmei.
Piramida obiectivelor firmei

In functie de continut, organizarea imbraca doua forme principale: organizarea procesuala, organizarea structurala. Organizarea procesuala consta, in esenta, in stabilirea principalelor categorii de munca, a proceselor necesare realizarii ansamblului de obiective ale firmei. Rezultatul organizarii il reprezinta, in principal functiunile, activitatile, atributiile si sarcinile. Organizarea structurala consta in gruparea functiunilor, activitatilor, atributiilor si sarcinilor, in functie de anumite criterii, si repartizarea acestora, in scopul realizarii lor, in subdiviziuni organizatorice pe grupuri si persoane in vederea asigurarii unor conditii cat mai bune pentru indeplinirea obiectivelor firmei. Rezultatul organizarii structurale il reprezinta structura organizatorica. Functiile reprezinta ansamblul proceselor de munca omogene, asemanatoare sau compolementare, care contribuie la realizarea aceluiasi sau acelorasi obiective derivate de gradul I. In cadrul firmelor moderne de dimensiuni mari si mijlocii exista cinci functii principale: cercetare-dezvoltare, comerciala, productie, finenciar-contabila,personal.

La randul ei, fiecare functiune de divide in mai multe activitati. In esenta, prin activitate desemnam ansamblul proceselor omogene sau inrudite ce concura nemijlocit la realizarea acelorasi obiective derivate de gradul II. De exemplu, in cadrul functiunii comerciale se desfasoara in principal trei activitati: marketing, aprovizionare si vanzare. Activitatea are o sfera de cuprindere mai redusa decat functiunea, caracterizanduse prin procese de munca cu un grad de omogenitate si (sau) similaritate mai ridicat, ceea ce se reflecta in utilizarea unui corp de cunostinte mai restrans,din domenii limitate si, implicit, in omogenitatea mai pronuntata a pregatirii personalului implicat. In cadrul activitatilor se deosebeste atributii. Prin atributie desemnam un process de munca prcis conturat, care se executa periodic si uneori continuu, ce implice cunostinte specializate si concura la realizarea unui obiectiv specific. O atributie se poate divide in mai multe sarcini. Sarcina o reprezinta o componenta de baza a unui process de munca simplu ce contribuie la realizarea unui obiectiv individual, care, de regula, se atribuie spre realizare unei singure persoane. La divizarea atributiilor in sarcini se au in vedere calificarea, cunostintele,deprinderile si aptitudinile personalului disponibil. Deci, sarcina are o anumita anatomie oerationala, elemnt deosebit de important in realizarea organizarii structurale si este puternic personalizata. Un exemplu de sarcina este adunarea si analiza datelor privind situatia stocurilor pe anul in curs. La randul lor, sarcinile se pot diviza si in alte elemente mai simple, cum ar fi operatia si miscarea. Organizarea procesuala are in buna masura un character general, in sensul ca este aceeasi in elementele sale esentiale in toate unitatile din aceeasi categorie. Ca urmare, nu este necesar sa fie conceputa pentru fiecare unitate-n parte, deoarece este posibil de stabilit in mod unitar pentru o categorie de unitati, cum ar fi firmele. In mod similar se pot determina functiunile, activitatile, etc. si pentru intreprinderile agricole, comerciale etc.

Functiunile,activitatile, atributiile au un character dynamic. Continutul lor se schimba o data cu dezvoltarea economica, cu evolutia conceptelor privind managementul, cu amplificarea dimensiunii firmei si retehnologizarea ei prin incorporarea de noi atributii, sarcini, etc. prin aparitia altora, modificandu-se raporturile dintre ele.

Functiunile firmei
Functia de cercetare-dezvoltare
Caracteristica esentiala a firmelor moderne o reprezinta amploarea fara precedent a proceselor consecrate crearii si implementarii noului in tehnica, economie si management Principala cauza a acestei adevarate mutatii o constituie procesul stiintifico-tehnic contemporan. In fapt, amploarea si rolul crescand pe care il au activitatile de cercetare-dezvoltare in intreprinderile moderne il reprezinta principala reflectare la nivel microeconomic a transformarii stiintei intr-un vector al dezvoltarii. Prin functiunea de cercetare-dezvoltare se desemneaza ansamblul activitatilor desfasurate in intreprindere prin care se concepe si se pmplementeaza procesul stiintifico-tehnic. Procesul stiintifico-tehnic este abodat in sens larg, considerandu-se ca se refera la toate tipurile de procese din firma. Ca urmare in cadrul functiunii de cercetre-dezvoltare deosebim trei activitati principale: previzionare, conceptie tehnica si organizare.

a) Activitatea de previzionare a

functionarii si dezvoltarii firmei.

Activitatea de previzionare consta in elaborarea proiectelor strategiilor si politicilor firmei, concretizate in planuri si prognoze, in defalcarea pe perioade si in urmarirea realizarii lor. Previzionarea implica o serie de atributii:

1. Elaborarea prognozelor 2. Elaborarea proiectelor strategiei de ansamblu si pe domenii 3. Elaborarea proiectului po9liticii de ansamblu 4. Participarea la elaborarea de politici pe domenii 5. Urmarirea indeplinirii prevederilor strategiei si politicilor si raportarea rezultatelor esalonului managerial superior. 6. Organizarea evidentei capacitatilor de productie. 7. Analiza folosirii capacitatilor de productie. 8. Elaborarea si aplicarea de solutii in vederea cresterii gradului de utilizare a capacitatilor de productie si potentialului plasamentului. In conditiile tranzitiei de economia de piata principalele directii de perfectionare a conceperii si operatioanlizarii acestei activitati, in special in societatile comerciale publice, sunt: fundamentarea functionarii si dezvoltarii pe baza de strategii si politici globale; situarea pe primul plan in provizionare a factorilor economici, atat in ceea ce priveste obiectivele, cat si modalitatile si resursele. reorientarea modului de elaborare si a continutului previziunilor de la prioritatea acordata productiei la situarea pe primul plan a cunoasterii si luarii in considerare a cerintelor pietei; fundamentarea functionarii si dezvoltarii firmei pe o viziune pe termen lung, ce serveste ca baza pentru previziunile pe termen mediu sis curt cu character operational.

b)

Activitatea de conceptie tehnica

In cadrul acestei activitati se include ansamblul cercetarilor aplicative si dezvoltarilor cu caracter etnic efectuate in cadrul firmei. Cercetarile aplicative include acele cercetari menite sa asigure necesitatea unor necesitati ale firmei, care implica un apott

stiintific original,deci noi cunostinte,ce nu modifica insa principiile si legile consecrate din domeniile respective. Sper deosebire de cercetarile applicative, dezvoltarile se rezuma la aplicarea, in conditii sepcifice firmei, a unor concepte, metode, cunostinte deja insusite si utilizate, prin care se asigura realizarea unora dintre obiectivele acestora. Activitatea de conceptie tehnica se concretizeaza, in principal, in: Conceperea si asimilarea de produse noi si modernizate. Frecventa si amploarea acestor procese sunt in continua crestere, consecinta fireasca a reducerii ciclului de viata a produselor, a amplificarii uzurii morale si racordarii Romaniei la evolutiile internationale. Conceperea si implementarea de tehnologii noi si modernizate. Amploarea crescanda a acestei componente de baza a activitatii de conceptie tehnica este generate de aceleasi cauze principale, ca si innoirea produselor. Pentru realizarea acestor actiuni in bune conditii, firmele exercita un ansamblu de atributii de cercetare-dezvoltare tehnica: 1. Elaborarea proiectelor strategiei si politicii de cercetare si proiectare. 2. Elaborarea de studii, cercetari, documentatii si proiecte penmtru asimilarea de produse noi si modernizate. 3. Elaborarea de studii, cercetari, documentatii pentru inlocuire si perfectionarea tehnologiilor de fabricatie. 4. Aplicarea in productie a rezultatelor studiilor si cercetarilor. 5. Informarea si documentarea tehnico-stiintifica in firma. 6. Stabilirea propunerilor de masuri pentru dezvoltarea bazei materiale a cercetarii stiintifice si dezvoltarii proprii. In contextul specific al tranzitiei la economia de piata realizarea unei activitati de conceptie tehnica eficienta implica, in majoritatea societatilor comerciale si regiilor autonome, actionarea in urmatoarele directii principale:

 Mentinerea compartimentelor de conceptie tehnica si a specialistilor buni in cadrul lor, premise a existentei si dezvoltarii pe termen lung; Imprimarea unui pronuntat character previzional activitatilor de conceptie tehnica pe baza luarii in considerare a curbei ciclului de viata, a principalelor produse si tehnologii folosite prin prisma evolutiilor contextuale nationale si internationale; Acelerarea ritmului de generare si personalizare a produselor si tehnologiilor noi si modernizare in cadrul firmelor

c) Organizarea
In calitatea sa de activitate principala a firmei, organizarea reuneste ansamblul proceselor de elaborare, adaptare si introducere de noi concepte si tehnici cu caracter organizatoric. Specific firmelor moderne este extinderea proceselor organizatorice cu character inovational, cea mai mare parte a acestora concretizandu-se in inovatii organizatorice. Acestea reprezinta o componenta de baza a inovatiilor ce se efectueaza in present, al caror management a intrat, potrivit opiniei specialistului elvetian Gasser, in al treilea studio al evolutiei lor epoca concretizarii inovatiilor Inovatiile organizatorice prezinta, fata de inovatiile tehnice, mai multe particularitati. Forma elaborata, predominanta, a acestui tip de inovatie o reprezinta studiul organizatoric ce se poate referi atat la intreprindere in ansamblul sau, cat si la principalele componente. Principalele atributii cu caracter organizatoric ale firmei sunt: 1. Formuleaza proiectul de politica organizatorica a intreprinderii. 2. Elaboreaza si aplica studii si masuri cu caracter organizatoric. 3. Elaboreaza programul de normare a muncii.

4. Colaboreaza cu consultantii in management extern in perfectionarea organizarii firmei. Principalele perfectionari ale conceperii si exercitarii activitatilor de organizare recomandabile in prezent sunt: mutarea accentului de la organizarea tip corectiv la cea cu caracter profilactic, asatfel incat sa se preintampine o serie de cheltieli umane, financiare si materiale meconomicoase; integrarea organizarii cu conceptia tehnica, prin incorporarea in toate studiile vizand innoirea si modernizarea produselor, tehnologiilor si echipamentelor, in toate proiectele pentru dezvoltarea intreprinderii, a unui fundament capitol consacrat organizarii. Se poate elimina astfel decalajul care, adeseori, se constata in societatile comerciale si regiili autonome, intre nivelul solutiilor tehnice si calitatea solutiilor organizatorice; cresterea functionalitatii organizarii managementului; implicarea in reproiectarea sistemului de management al firmei prin prisma cerintelor economiei de piata.

Functiunea comerciala
Functiunea comerciala incorporeaza ansamblul proceselor de cunoastere a cererii si ofertei pietei de procurare nemijlocita a materiilor prime, materialelor, ec hipamentelor de productie etc. necesare desfasurarii productiei firmei si de vanzare a produselor, semifabricatelor si serviciilor acesteia. Specific conducerii si realizariiactivitatilor comerciale in societatile comerciale si regiile autonome din tara noastra este faptul ca se desfasoara in conditiile tranzactiei la economia de piata, ceea ce le marcheaza substantial caracteristicile. Ca urmare, elementele caracteristice pietei de tip concurential, riscul si incertitudinile proprii procesului de realizare a

marfurilor sunt apreciabil mai mari comparativ cu perioada anterioara. In cadrul functiunii comerciale deosebim trei activitati principale: aprovizionarea, vanzarea si marketingul.

a) Aprovizionarea tehnico-materiala
Activitatea sa de aprovizionare a firmei reuneste ansamblul atributiilor prin care se asigura procurarea materiilor, combustibilului, echipamentelor de productie si a altor factori materiali de productie necesari realizarii obiectivelor societatii comerciale sau regiei autonome. Desfasurarea activitatii de aprovizionare pe baza atributiilor enuntate mai jos este confruntata, in present, cu mai multe probleme, ceea ce implica in continuare o serie de perfectionari ale managementului si operationalizarii lor.

Atributii de aprovizionare
1. Participarea la elaborarea strategiei si popliticii comerciale a firmei. 2. Corelarea necesarului si programului de aprovizionare, a comenzilor la furnizori cu volumul, structura si esalonarea consumurilor de materii primee, materiale, conbustibili. 3. Luarea in considerare a inflatiei si a blocajului financiar si materiale la stabilirea modalitatilor de utilizare a lor. 4. Elaborarea necesarului de aprovizionare a firmei. 5. Emiterea de comenzi la furnizori. 6. Incheierea de contracte economice cu furnizorii. 7. Urmarirea si realizarea contractelor economice. 8. Asigurarea dimensionarii judicioase a stocurilor, adoptarea de masuri pentru evitarea formarii de stocuri supranormative si preintampinarea ruperilor de stoc. 9. Depozitarea materiilor prime si materialelor. In conditiile tranzitiei la economia de piata principalele perfectionari recomandate sunt:

- asigurarea continuitatii aprovizionarii prin realizarea de contracte ferme, asigurand stabilizarea surselor de aprovizionare; - dimensionarea rationala a stocurilor pe baza corelarii cu necesitatile effective de resurse pentru productie, in functie de prevederile contractelor. - flexibilitatea aprovizionarii, avand in vedere necesitatile reale ale firmei si posibilitatile sale financiare in conditiile modernizarii cererii consumatorilor.

c)

Vanzarea

Concret, activitatea de vanzare inplica atributiile principale enumerate mai jos: Activitatea de vanzare reuneste ansamblul atributiilor prin care se asigura nemijlocit trecerea produselor si serviciilor din sfera productiei in sfera circulatiei.

Atributiile de vanzare
1. Participa la elaborarea strategiei si politicii comerciale a firmei. 2. Elaboreaza pe baza studierii pietei, planul de vanzari. 3. Asigura portofoliul de comenzi pentru produse finite si servicii. 4. Incheie contracte economice cu clientii. 5. Livreaza produsele si serviciile. 6. Organizeaza, dupa caz, depozite si magazine proprii de prezentare si vanzare in tara si peste hotare, service-uri, precum si vanzari in consignatie. Tranzactia spre economia de piata determina schimbari majore in continutul si modalitatile de realizare a activitatii de vanzare. Principalele directii de perfectionare a sa in societatile comerciale si regiile autonome sunt urmatoarele: - fundamentarea intregii activitati de vanzare a produselor si

serviciilor pe cunoasterea temeinica a volumului si structurii cererii pietei; - accelerarea vanzarii produselor si serviciilor si a incasarii contravalorii lor; - promovarea metodelor si formelor moderne de vanzare a produselor si serviciilor; - penetrarea pe noi piete sau segmente de piata la nivel national si international.

c) Marketing
Activitatea de marketing cuprinde ansamblul atributiilor prin care se asigura studierea pietei interne si externe, cunoasterea necesitatilor si comportamentului consumatorilor in vederea stabilirii celor mai adecvate modalitati de orientare a productiei si de crestere a vanzarii produselor finite, semifabricatelor si lucrarilor cu caracter industrial furnizate de societatea comerciala sau regia autonoma si a satisfacerii cerintelor acestora. Activitatea de marketing reprezinta, ca o expresie a diviziunii muncii, procesele realizate prin care se operationalizeaza conceptia de marketing. De regula, marketingul reprezinta o optica economica fundamentale pe stiinta marketingului, care se implementeaza prin contributia tuturor activitatilor unei firme. In societatile comerciale, activitatea de marketing este reprezentata in principal de urmatoarele atributii: prospectarea pietei interne; prospectarea pietei externe; - propunerea structurii, volumului si esalonarii produselor si seviciilor de realizat in firma; - propunerea de modalitati in vederea accelerarii si amplificarii vanzarii produselor; In vederea relizarii acestor atributii cu caracter sintetic, a identificarii cerintelor consumatorilor, intreprinderile efectueaza o

serie de sarcini cum ar fi: elaborarea si difuzarea cataloagelor pe piata, efectuarea de teste de preferinte etc. Invastigatiile effectuate in societatile comerciale romanesti in condiitiile tranzitiei la economia de piata au actionat necesitatea actionarii cu prioritate pe urmatoarele planuri: - asigurarea unui cadru organizational adecvat pentru desfasurarea activitatii de marketing