Activitățile funcționale desfășurate

la nivelul hotelului
Tema IX
Introducere

Activităţile funcţionale desfăşurate în cadrul

unui hotel sunt denumite şi activităţi de sprijin
şi sunt acele activităţi care nu se concretizea-
ză în prestarea de servicii dar care sunt indis-
pensabile bunei funcţionări a hotelului.
Departamentele funcţionale în hotel
• Resursele umane
– Industriile intensiv consumatoare de forță de
muncă necesită resurse umane progresive
– Responsabilitățile includ susținerea
departamentelor din toate activitățile H / R (legate
de angajare și recrutare, instruire, personal, etc.)
• Inginerie / Engineering
– Supraveghează încălzirea, răcirea apei,
iluminatul, telecomunicațiile, managementul
energiei, electrice, altele
 Departamentul administrativ și financiar

Serviciul personal – asigură aplicarea politicii de

personal a întreprinderii hoteliere (recutarea şi
selecţia personalului, formarea profesională, etc.).
Serviciul aprovizionare – atribuţiile ce revin
acestuia au în vedere comenzile transmise
furnizorilor şi gestiunea stocurilor. Cu cât
dimensiunile hotelului cresc, cu atât sarcinile legate
de aprovizionare devin mai complexe.
Serviciul de aprovizionare pregăteşte selecţia furnizorilor, însă
decizia finală aparţine directorului hotelului, asistat de către
contabilul-şef şi şeful departamentului căruia îi este destinat
produsul.
 Departamentul administrativ și financiar

Stocurile de la nivelul hotelului se constituie în primul rând

pentru produse alimentare.
În funcţie de natura materiilor prime şi mărfurilor
aprovizionate, stocarea se realizează în principal în trei
categorii de spaţii specializate:
Economatul – cuprinde spaţii de stocare pentru
produsele alimentare (de băcănie), altele decât băuturile
şi alimentele perisabile, ultimele fiind livrate direct
sectorului de producţie. Responsabilul economatului este
economul.
Magazia de băuturi;
Magazia generală – destinată stocării produselor
nealimentare.
 Serviciul contabilitate

este condus de contabilul șef şi regrupează următoarele

compartimene:
Casă facturare – înregistrează toate prestaţiile
furnizate clientului şi asigură întocmirea şi încasarea
notei de plată sau transmiterea ei la compartimentul
debitori.
Controlul încasărilor – garantează corectitudinea
înregistrării vânzărilor.
Casieria generală – primeşte încasările zilnice de la
compartimentul casă-facturare şi de la celelalte puncte
de vânzare din hotel, le depune la bancă, procură
monedă divizionară şi asigură gestiunea generală a
caselor din întregul hotel.
 Serviciul contabilitate

Trezoreria – este responsabilă de controlul şi

înregistrarea operaţiunilor bancare şi de casă. Ea
verifică depunerile la bancă ale casieriei generale şi
asigură virarea sumelor datorate furnizorilor, precum
şi plata personalului.
Debitori – efectuează înregistrarea contabilă a
creanţelor constituite pe seama clienţilor care nu
achită serviciile la părăsirea hotelului şi asigură
urmărirea lor.
Furnizori – controlează şi înregistrează operaţiunile
de aprovizionare şi dispune efecuarea plăţilor pe
adresa furnizorilor.
 Serviciul contabilitate

Controlul intern – însumează toate procedurile și

metodele de control, care permit măsurarea,
evaluarea şi asigurarea eficacităţii şi a corectitudinii
informaţiilor contabile.
Activitatea de control intern are la bază realizarea de
controale intermitente prin sondaj şi controale
reciproce şi este structurată în:
Controlul mişcării banilor ce implică atât controlul
încasărilor cât şi controlul plăţilor;
Controlul alimentelor şi a băuturilor.
 Departamentului marketing-vânzări

În cadrul departamentului de marketing – vânzări se

desfăşoară următoarele activităţi:
Prospectarea pieţei;
Analiza segmentelor de piaţă;
Identificarea caracteristicilor segmentelor de
clientelă;
Negocierea şi încheierea de contracte;
Urmărirea plăţilor (derularea contractelor);
Organizarea de acţiuni promoţionale.
 Departamentului marketing-vânzări

Funcţia departamentului de marketing-vânzări este

aceea de asigurare a unei rate a ocupării optime, la
un tarif mediu real cât mai ridicat, precum şi
asigurarea vânzării celorlalte servicii ale hotelului.

Bugetul destinat activităţilor de marketing-vânzări ar

trebui să reprezinte 4-6% din cifra de afaceri ce se
doreşte a fi realizată în viitor.
 Departamentul întreţinere (tehnic)

asigură aprovizionarea cu utilităţi (electricitate, apă, gaz,

Internet) şi controlul consumurilor, funcţionarea, întreţinerea
şi reparaţiile instalaţiilor, echipamentelor şi a mobilierului,
executând toate lucrările de tâmplărie, tapiţerie, mici lucrări
de zidărie, întreţinerea instalaţiilor tehnico-sanitare şi a altor
lucrări, atât în interiorul cât şi în exteriorul hotelului, precum
şi funcţia de securitate (supravegherea sediului hotelului,
monitorizarea echipamentelor de supraveghere, etc).
 Rolul Deparamentului Tehnic /
Engineering & Maintenance
Scopurile departamentului tehnic

Protejarea și creșterea valorii financiare a

construcției pentru proprietarii hotelului
Sprijinirea eforturilor tuturor celorlalte departamente
de hotel atenţionndu-i la timp despre nevoile lor
referitoare la DT
Controlul costurilor de întreținere și reparații
Controlarea consumul de energie
Asigurarea de siguranței angajaţilor şi oaspeţilor
hotelului
Rolul Deparamentului Tehnic : Engineering
Inginerie: Proiectarea și funcționarea clădirii pentru a
asigura o atmosferă în condiții de siguranță și confort

Scopurile departamentului tehnic

Echipament de putere scăzută (sau mare)

Creșterea deteriorării construcției
Consumul de energie excesiv
Costuri de funcționare mai mari decât este
necesar
Rolul Deparamentului Tehnic : Maintenance
Întreţinere: activități necesare pentru a menține o clădire
(proprietate fizică) și conținutul său, în stare bună.

Întreținerea eficace în hotel trebuie să fie :

Planificată

Implementată

Înregistrată
 Rolul Deparamentului Tehnic :
Design & Renovation

Designul clădirii Calitate utilizată în Finisaje şi dotari

originale, mărime și construcția clădirii specificate pentru
facilități instalare

Afectează

Costurile aferente funcționării și întreținerii proprietăţii

 Rolul Deparamentului Tehnic :
Design & Renovation (cont.)

Vârsta clădirii Building characteristics and requirements

1-3 ani Costuri reduse de întreținere

3-6 ani Costuri de întreținere în creștere

6-8 ani Necesitatea de renovare; costuri medii de intretinere

Necesitatea de renovare, retehnologizare şi schimbarea

8-15 ani
mobilierului mică

Necesitatea de renovare, retehnologizare şi schimbarea

15-22 ani
mobilierului majoră

22+ ani Restaurare necesară; Costuri mari de întreținere

 Rolul Deparamentului Tehnic :
Design & Renovation (cont.)
Restaurare: returnarea unui hotel la starea lui originală (sau mai
bună decât originalul)

Facte:

Restaurării și renovări minore sunt permanent desfășurare

în cele mai multe hoteluri
Lucrări importante de renovare ar trebui să apară o dată
de la șase până la zece ani
Restaurarea este la fiecare 25 la 50 de ani, de obicei,
Restaurare nu este efectuată atunci când este nevoie,
potențial fiscal al hotelului va scădea considerabil
 Gestionarea Mentenanţei :
Mentenanţa de rutină
Întreținerea zilnică exterioară și interioară a clădirilor

Ingrijirea gazonului, amenajarea teritoriului, îndepărtarea

frunzelor și zăpezii, curăţarea geamurilor și picturilor
Exteriorul Menținerea exterioară a hotelului şi protejarea de atacuri
externe, costurile de operare, care, în final, reduc
valoarea imobilului

Plantele de interior, interior fereastrelor, curăţarea

Interiorul etajelor şi covoarelor
Camerele și elemente legate de spații publice
 Gestionarea Mentenanţei :
Mentenanţa de rutină (cont.)

Căi de implementare

“Schimbarea la necesitate” Schimarea totală

sistematică
 Gestionarea Mentenanţei :
Mentenanţa peventivă
Poate reduce:

Costurile de reparație pe termen lung, prin prelungirea

duratei echipamentului
Costurile pieselor de schimb, achizițiile acestora pot fi
planificate
Costurile forței de muncă
Rambursările din cauza nemulțumirii oaspeţilor
Costurile de reparații de urgență, prin reducerea la
minimum a producerii lor
 Gestionarea Mentenanţei :
Mentenanţa urgentă
Emergency maintenance

este neașteptată
amenință să aibă un impact negativ asupra veniturilor
hotelului
necesită atenție imediată pentru a minimiza
deteriorarea
necesită manoperă și piese care ar trebui achiziționate
în primul rând
 Departamentul de animaţie

Obiectivul principal al unui program de animaţie

este de a propune clienţilor o serie de activităţi, de
care aceştia să fie conştienţi că există şi la a căror
desfăşurare să participe activ sau, din contra, să
aleagă o viaţă sedentară, fără să fie preocupaţi de
respectivele activităţi.
 Departamentul evenimentelor

Meetings, Conventions / Exhibitions and

Event Management
 Tipuri de Reuniuni
for

clinică
 Tipuri de Reuniuni
Atelier / workshop

simpozion

seminar
 Surse primare de venituri

• Taxe de înregistrare a participanţilor

• Închirieri de spații pentru expoziții
• Taxe de sponsorizare
• Taxe de publicitate a programului conferinței
 Expoziţii sau Târguri

• Conceput pentru a
reuni furnizori de
produse, echipamente
și servicii într-un mediu
în care să poată
prezenta produsele și
serviciile lor
participanților la
convenție sau târg
 Convenţii

• Reuniuni combinate cu expozitii

• Întâlniri, în general, mai mari cu includerea
unei anumite forme de spectacol comercial
 Planificări în cadrul sălilor de
conferință
• Pre-activităţi
– Planificarea agendei
– Stabilirea bugetului
– Negocierea contractelor
• Activităţi pe durata
evenimentului
• Post activităţi
 Event Management

• Convențiile mari sunt planificate cu ani înainte

• Manager pe rezervări este esențial pentru
succesul desfăşurării eventului
• Contractul este cheia succesului
• Punctualitatea este importantă la convenție
 Event
Management
Opţiuni de configurare la reuniuni