ASSCON

program integrat de contabilitate:

- cumprri - furnizori-datorii (n lei si valute) - vnzri clienti-creante (n lei si valute) - distributie - registru de cas (n lei si valute) - conturi la bnci (n lei si valute) - imobilizri evident si amortizri - stocuri, editare receptii, facturi, avize - obiecte de inventar n folosint (8035) - salarii, personal, declaratii, fise fiscale - productie - debitori-creditori - contabilitate, bilant - conturi n afara bilantului (clasa 8) - contabilitate de gestiune (clasa 9) - executie bugetara
Autor: S.C. ASSIST srl, Trgu Jiu, tel. 0722 265134 0722 265156 0721 271170

PREZENTARE GENERALA

Produsul ASSCON este un program de contabilitate, integrat, proiectat s-si creeze contabilitatea (note contabile, jurnale, cartea mare, balante, bilant) din documentele primare. Implicit, programul creaz nregistrri din toate segmentele: cumprri, vnzri, salarii, imobilizri, stocuri, etc. Se poate opta ca pentru anumite segmente programul s creeze nregistrri iar pentru altele utilizatorul s le introduc manual. De exemplu, se poate opta ca programul s nu creeze nregistrri din SALARII iar utilizatorul sa le introduca manual. Implicit se realizeaz si urmtoarele operatiuni: - nchiderea conturilor de tva - descrcarea valoric a gestiunilor de mrfuri cu adaos (inclusiv calculul coeficientului de adaos) - descrcarea gestiunilor de mrfuri fr adaos (unde evidenta se tine numai la pret de intrare) - calculul impozitului pe profit sau impozitului pe venit microntreprinderi - nchiderea conturilor de venituri si cheltuieli NOTA. Utilizatorul poate s corecteze nregistrrile create de program prin articole contabile ntocmite manual si introduse n DATE / Inregistrari manuale. Cuprinde urmtoarele segmente: CUMPARARI - evidenta tuturor cumprrilor pe conturi,gestiuni,activitati,centre de profit,lucrari cu calculul fondurilor speciale - editarea receptiilor - centralizatoare valorice pe conturi,gestiuni,activitati,centre de profit,lucrari - centralizatoare valorice pentru importuri - jurnalul de cumprri (tva) - clasamentul cumprrilor pe furnizori VANZARI - evidenta tuturor vnzrilor pe conturi,gestiuni,activitati,centre de profit,lucrari - editarea facturilor si avizelor cu posibilitatea acordrii discounturilor - centralizatoare valorice pe conturi,gestiuni,activitati,centre de profit,lucrari - jurnalul de vnzri (tva) - clasamentul vnzrilor pe clienti DECONTUL DE TVA - se obtine decontul de tva lunar sau trimestrial n urma executiei jurnalelor de cumprri si vnzri REGISTRUL DE CASA - registrul de cas n lei pe societate - registre de cas n lei pe filialele societtii cu posibilitate de consolidare pe societate - registre de cas n valute cu calculul diferentelor de curs valutar JURNALUL DE BANCA - jurnalul de banc n lei se tine pe conturi de disponibil deschise la diverse bnci

- jurnalul de banc n valut se tine pe feluri de valute si bnci cu calculul diferentelor de curs valutar FURNIZORI - DATORII - evidenta analitic a conturilor de datorii din clasa 4: furnizori, creditori, avansuri primite de la clienti - evidenta analitic pe avize a contului 408 Furnizori - facturi nesosite - balanta analitic n lei si valut - liste de furnizori - situatia datoriilor restante la 30, 60, 90, 180, 360, 720, 1080 zile - scadentar (situatia datoriilor pe scadente cu posibilitate de calcul a penalittilor) - situatia datoriilor reciproce (dac o firm este si furnizor si client) - fisa furnizorului - evidenta efectelor comerciale (cecuri, bilete la ordin) Not. Situatiile se pot obtine n diverse combinatii de elemente, numai pentru un element sau toate, pe orice perioad. CLIENTI - CREANTE - evidenta analitic a conturilor de creante din clasa 4: clienti, debitori, avansuri acordate furnizorilor - evidenta analitic pe avize a contului 418 Clienti - facturi de ntocmit - preluarea automat a retinerilor din salarii pentru salariatii care au devenit clienti si li se retin sumele pe stat - balanta analitic n lei si valut - liste de clienti - situatia creantelor restante la 30, 60, 90, 180, 360, 720, 1080 zile - scadentar (situatia creantelor pe scadente cu posibilitate de calcul a penalittilor) - fisa clientului - evidenta efectelor comerciale (cecuri, bilete la ordin) Not. Situatiile se pot obtine n diverse combinatii de elemente, numai pentru un element sau toate, pe orice perioad. COMPENSARI - situatia compensrilor datorii-creante (pe documente de compensare, pe firme, pe orice perioada) IMOBILIZARI - evidenta imobilizrilor pe categorii, sectii, tipuri, activitti, structur de parc, soferi si numere de circulatie, amortizate/neamortizate - calculul si evidenta amortizrilor cu posibilitti de exceptare - optiune pentru amortizarea liniara sau accelerata - in cazul mijloacelor de transport se poate opta pentru amortizarea in functie de km parcursi sau numarul orelor de functionare - trecere automat n categoria mijloacelor fixe de natura obiectelor de inventar n functie de plafonul stabilit prin lege - balanta imobilizrilor

- liste cu intrri / iesiri - situatii cu imobilizri - lista mijloacelor de transport pe structur de parc - liste de inventar Not. Sortarea n liste poate fi dup denumire sau dup numr de inventar STOCURI - evidenta stocurilor (materii prime, materiale, ob.de inv. n depozit, produse finite, mrfuri, ambalaje, alte valori) - transfer ntre gestiuni - trecere materii prime, materiale, produse finite n mrfuri - trecere mrfuri n materiale dac se schimb destinatia: vnzare -> consum - reevaluri materii prime, materiale, produse finite, mrfuri receptionate doar la pret de achizitie - modificarea pretului de vnzare (cu adaos) la mrfuri - transfer de mrfuri ntre gestiuni cu adaos cu posibilitate de schimbare a pretului de vnzare n momentul transferului - consumuri pe: - activitti - centre de profit (puncte de lucru, filiale, orice alte entitti) - mijloace de transport - sectii - obiecte (utilaje, comenzi, produse, lucrri) - comenzi - maistri, sefi de santier, etc. - editarea bonului de consum - editare avize normale si speciale (buturi alcoolice / tutun) - editare receptii pentru gestiunea primitoare - liste de intrri / iesiri - liste pentru toate operatiunile artate mai sus: transferuri, treceri n mrfuri si revenire din mrfuri, reevaluri, modificri de pret - liste de consumuri n functie de nregistrarea lor: pe gestiuni, activitti, comenzi, sectii, obiecte, centre de profit, cu posibilitate de combinare - list de stocuri curente sau la orice dat anterioar - balanta stocurilor lunar sau pe orice perioad - situatii cu produse finite - situatia stocurilor fr miscare la orice dat, cu specificarea unui numr variabil de zile fr miscare si evidentierea nr. de zile fr miscare pentru fiecare reper n parte - situatii de vnzri de repere pe clienti - situatii de cumprri de repere pe furnizori - situatie statistic cu istoricul pretului de cumprare pe repere si furnizori - liste de inventar - fisa de magazie pe orice perioad - liste de oferte - raport de gestiune Nota. - evidenta stocurilor se tine pe denumire si/sau cod fiind posibil cutarea mixt

- se pot crea grupe de repere - se poate memora pretul n valut n vederea facturrii ulterioare - toate listele se pot obtine n orice combinatie de elemente: gestiune, cont, grup, reper, perioad, furnizor sau client, pe repere sau pe documente - pentru intrrile din import se calculeaz automat pretul unitar n lei pornind de la preturile n valut si incluznd toate cheltuielile de achizitie: taxe vamale, comisioane, transport, etc. OBIECTE DE INV. IN FOLOSINTA (contul 8035 in afara bilantului) - evidenta obiectelor de inventar trecute n folosint, pe sectii si persoane - evidenta echipamentului de lucru dup norm - balanta obiectelor de inventar in folosinta PERSONAL SI SALARII - calcul salarii si evidenta datelor de salarizare cu posibilitatea calcularii coeficientilor de acord pe formatii, locuri de munca sau lucrari - calcul certificate medicale - calcul cereri pentru concedii de odihn si prime de vacant cu memorarea avansurilor CO si prime CO - evidenta concediilor de odihn cuvenite si efectuate - avansuri chenzinale, avansuri de prime, avansuri cas, alte avansuri - calcul si evident retineri pentru terti - evident de personal - calcul tax postal si includere n retineri pentru retinerile trimise cu mandat - state pentru salariati si colaboratori - centralizatoare salarii pe sectii, grupe de munc, structur de personal, activitati - situatia recapitulativ a salariilor - liste de avans chenzinal, avans CO, avans prime, liste de plat, liste de carduri - situatii cu certificate medicale si centralizatoare - situatii cu retineri pentru terti pe tipuri de retineri si beneficiari de retineri - fluturasi - borderou de pensii alimentare - diverse situatii de personal (liste pentru crti de munc, negociere, functii, personal feminin, cadouri, evidenta personalului angajat pe perioada determinata, fluctuatia personalului, etc.) - situatii militare pe grade sau contingente - fisa de evident a salariatului - declaratii pentru CNPAS, AJOPFM, Casa de sanatate, ITN - fise fiscale - carduri pentru bncile: BCR, BRD, BANCPOST si RAIFFEISEN - liste pentru sindicate - alte liste - tichete de masa - calcul pentru al 13-lea salariu cu includerea in salarii DEBITORI SI CREDITORI SALARIATI

- evidenta debitorilor si creditorilor proveniti din salariatii societtii: garantii, imputatii,etc. Not. Evidenta este sub form de balant analitic si se actualizeaz automat cu sumele operate n Registrul de cas, Jurnalul de banc si Salarii. PRODUCTIE - nomenclatorul de produse / lucrri / utilaje se creaz de utilizator n functie de specificul activittii. - retetar - stabilirea necesarului de materiale de aprovizionat n functie de comenzile primite - evidenta productiei zilnice prin raportul de productie - evidenta productiei se poate tine n dou variante: - varianta industrial n care la introducerea consumurilor se poate preciza produsul sau lucrarea pentru care se consum si are ca efect determinarea pretului unitar pe produs rezultat din consumurile materiale - varianta cu retetar folosit n toate cazurile unde este posibil stabilirea unui retetar pe produs sau lucrare. Dup introducerea produselor obtinute ntr-o perioad, pe baza retetarului valabil pe perioada respectiv se determin consumurile aferente. AVANSURI SPRE DECONTARE - evidenta analitic a avansurilor spre decontare acordate si a sumelor decontate ulterior la nivel de document, pe persoane. DISTRIBUTIE - evidenta vnzrilor si a sumelor ncasate pe agenti distribuitori si clienti - situatii statistice cu repere sau grupe de repere vndute pe diverse criterii - situatii de penalitti sau bonus pentru agenti n vederea salarizrii acestora TRANSPORTURI - pentru activitatea de transport este necesar crearea urmtoarelor nomenclatoare: - nomenclator de autovehicule si utilaje - nomenclator de tarife pe tipuri de autovehicule si utilaje - nomenclator de trasee cu tarife - prin prelucrarea foilor de parcurs se realizeaz evidenta prestrilor de servicii pe beneficiari, coloane, autovehicule si utilaje prin urmtoarele situatii: - borderouri pe beneficiari - situatii pe autovehicule - centralizator borderouri - situatii de prestri cu utilaje - situatia realizrilor pe autovehicule - situatii pe coloane si formatii - borderouri pe beneficiari si trasee - procese verbale - fisa soferului - situatia veniturilor, cheltuielilor si profitului pe autovehicule si utilaje

AMBALAJE - evidenta circulatiei ambalajelor n regim de restituire si ntocmirea pr.verbal de custodie CUSTODII - evidenta mrfurilor primite n custodie care fac obiectul conturilor n afara bilantului - evidenta se realizeaz pe furnizori si are n vedere intrrile, iesirile si stocul CONTURI IN AFARA BILANTULUI - balanta conturilor din clasa 8 - pentru obiectele de inventar trecute n folosint actualizarea se face automat. PROFITUL PE ACTIVITATI - se poate crea un nomenclator de activitti si prin introducerea codului activittilor n salarii, imobilizri, consumuri, cumprri, vnzari, registrul de cas, banc, se obtine situatia cheltuielilor, veniturilor si profitului pe activitti n lun si cumulat. PROFITUL PE CENTRE DE PROFIT - se poate crea un nomenclator de centre de profit (puncte de lucru, filiale, alte entitti stabilite de utilizator) si prin introducerea codului centrului de profit n salarii, imobilizri, consumuri, cumprri, vnzari, registrul de cas, banc, se obtine situatia cheltuielilor, veniturilor si profitului pe centre de profit n lun si cumulat. CONTABILITATEA DE GESTIUNE (CLASA 9) - prin introducerea contului de clasa 9 n salarii, imobilizri, consumuri, alte conturi de cheltuieli, se obtine colectarea datelor pentru contabilitatea de gestiune.
La executia optiunii CALCUL GENERAL programul parcurge documentele primare si creaz articolele contabile si situatiile contabile: jurnal cartea mare, cartea mare, balante, bilant

Not. Programul fiind integrat, documentul primar se introduce o singur dat. De exemplu, n momentul introducerii unei chitante n registrul de cas sau a unui ordin de plat n jurnalul de banc care se refer la plata unui furnizor sau ncasarea unui client, se acceseaz furnizorul sau clientul respectiv pentru selectia facturilor pltite cu documentul respectiv. In momentul introducerii unei facturi de la furnizor, se actualizeaz stocurile, se poate edita receptia, se actualizeaz furnizorii, se actualizeaz registrul de cas dac se introduce si chitanta de plat cu numerar care nsoteste factura. Alte facilitti: - editarea ordinelor de plat pentru furnizori. - interfat cu casele de marcat OPTIMA, EURO, DATECS, SAPPEL care pot fi folosite ca imprimante fiscale pentru listarea bonului. - transfer de fisiere ntre punctele de lucru sau filialele societatii. - numrul societtilor pentru care se poate tine contabilitatea este nelimitat

- datele sunt organizate n entitti lunare, astfel nct la un moment dat se lucreaz cu datele unei singure luni, fapt ce conduce la cresterea vitezei de lucru si exclude aparitia erorilor n ce priveste data documentelor. - trecerea de la o lun la alta sau de la un an la altul este gestionat de program fr alte manevre. - datele rmn n calculator pe timp nelimitat, dar utilizatorul poate decide eliminarea datelor mai vechi de o anumit dat calendaristic. - preluarea n luna urmtoare a unor date care se repet sau generarea altora n functie de anumiti parametri (de exemplu n salarii, timpul lucrat este introdus automat conform calendarului stabilit anterior de ctre utilizator) - programul execut calcule , dup care, n majoritatea cazurilor las utilizatorului posibilitatea modificrii rezultatelor. - asistent la datele obligatorii (dac acestea nu se completeaz sau se completeaz eronat, utilizatorul este obligat sa le furnizeze conform mesajelor) - informatii referitoare la pozitia cursorului n machetele de culegere date (prin apsarea tastei F1 se dau informatii despre ce anume trebuie introdus n pozitia cursorului). - orice list are iesire: la imprimant, pe ecran si fisier, pe ecran; numele fisierului listing este afisat pe ecran si se gseste n ASSCON \ ZLISTE. - optional, orice lista ceruta este trimisa intr-un fisier de tip XLS care poate fi folosit pentru alte prelucrari in afara programului ASSCON. - posibilitatea utilizatorului de actualizare a unor date cu frecvent de schimbare ridicat: grile de impozit, diverse procente si sume. - mesaje afisate pe ecran care au valabilitate n macheta curent. - setri si configurri n functie de specificul societtii. - stabilirea unor parametri, coduri, valori,etc., ca implicite - lucru n retea - sistem de parole: pe intrarea n program, parol de administrator, parole pe segmente din program (posibilitatea urmariri operatorului si datei prelucrarii unui document) - documentatia de utilizare se gseste n fisierul ASSCON.DOC din directorul ASSCON, editat n Word.

10

Manual de utilizare
Programul are un meniu principal alctuit din cinci submeniuri : DATE VIZUALIZARI LISTE DIVERSE IESIRE Deplasarea de la un submeniu la altul se face pe orizontal cu sgetile , sau cu mouse-ul. Fiecare submeniu contine cte o list de optiuni desfsurat vertical. Deplasarea n cadrul unei liste de optiuni se face cu sgetile , , prin tastarea literei subliniata sau cu mouse-ul. Descrierea optiunilor unui submeniu n prezenta documentatie, se va face n ordinea aparitiei acestora pe ecran, introducerea datelor putndu-se face n orice ordine. Totusi, optiunea Creare-actualizare societati din submeniul DATE, prin care se creaz o societate nou, trebuie executat prima: Atentie! Cnd sunteti ntr-o machet de culegere date, cititi indicatiile afisate n partea de jos a ecranului si nu uitati s apsati tasta F1 pentru a obtine informatii despre ce anume trebuie introdus n pozitia cursorului. Coloanele de date afisate sunt ngustate cu scopul de a ncape mai multe coloane utile pe ecran. Atunci cnd trebuie introduse numere mari, coloana poate fi mrit prin tragere cu mouse-ul de marginea dreapt.

Creare-actualizare societati
Se creaz o societate nou sau se modific datele la societtile existente. Denumire - contine denumirea societtii n clar si va apare ca antet pe toate listele. Cod - este recomandabil s contin primele 3 caractere din denumirea societtii: ENI pentru S.C. ENIGMA SRL. In acest caz programul va crea n directorul ASSCON un subdirector numit ENI care va contine fisierele permanente pentru aceast societate iar n subdirectorul ZISTORIC va crea alte subdirectoare numite tot ENI care vor contine datele lunare. Pltitor tva - trebuie s contin DA pentru pltitorii de tva si NU pentru nepltitori. Tip balanta - trebuie s contin tipul balantei: SP pentru balantele n care sumele totale ale lunii curente devin sume precedente n luna urmtoare si mentine soldul initial - tipul recomandat; SI pentru balantele n care se regsesc tot timpul anului soldurile initiale. Comercial/bugetar - trebuie s contin C pentru societtile comerciale si B pentru unittile bugetare. In functie de acest semnal programul si alege planul de conturi. Restul datelor nu sunt obligatorii pentru crearea societtii dar trebuie completate pentru editarea facturilor, declaratiilor, ordinelor de plat , etc.

11

Dup completarea n acest fel a datelor pentru o societate trebuie apsat tasta ESC pentru iesire, moment n care se creaz fisierele necesare pentru societatea respectiv. Ulterior aceste date se pot modifica cu exceptia codului. Se poate, ns, elimina societatea creat apelnd optiunea Stergere societati din submeniul DIVERSE

Submeniul DATE
Alegere societate si luna
Se alege societatea si luna cu care se lucreaz la un moment dat. Societatea se alege prin selectie cu tastele sgeti , sau cu mouse-ul. De fiecare dat cnd se alege o lun nou, pentru care nu s-au mai introdus date anterior, se cere confirmare pentru crearea fisierelor pentru noua lun. Dac se rspunde afirmativ se trece la crearea fisierelor pentru noua lun. Alegerea societtii si a lunii rmne valabil pe toat sesiunea de lucru, pn la o nou alegere.

Cumprri
Se introduc toate documentele de cumprri: facturi, chitante, avize, bonuri, etc., primite de la alte societati, pentru orice tipuri de intrri: imobilizri, materii prime, materiale, obiecte de inventar, mrfuri, servicii, alte valori, etc. In functie de alegerea tipului intrrii n macheta de lucru va apare contul debitor corespunztor: 212, 301, 303, 371, 532, 6, care se poate modifica si la care se pot aduga analitice dup caz. In continuare se alege varianta de lucru, gestiunea, se precizeaz dac factura contine importuri, se alege felul achizitiei. Dac factura contine prestri de servicii, sau dac societatea nu este interesat de evidenta cantitativ a stocurilor sau editarea receptiilor, se poate alege varianta valoric, altfel, trebuie aleas varianta cantitate-pret. Dac se doreste obtinerea profitului pe activitti sau centre de profit mai trebuie precizate si acestea. Activittile si centrele de profit trebuie stabilite n prealabil n VIZUALIZARI / Nomenclatoare. Activarea lor se face n DIVERSE / Setri / Setri pentru societatea curent la rndurile 9 si 11. Dac se alege varianta cantitate-pret, nseamn c se lucreaz cu stocuri si este necesar, mai nti, crearea gestiunilor n DATE / Stocuri / Nomenclator de gestiuni. Prin apsarea tastelor CTRL+S se pot stabili ca implicite anumite valori. Tip_doc - trebuie s contin prima liter din denumirea documentului: F pentru facturi, A pentru avize de expeditie, B pentru bonnuri, O pentru ordine, sau SPATIU pentru iesirea din macheta de cumprri. Documentele la care tip_doc este litera O nu vor apare n Jurnalul pentru cumprri. Nir - la nceputul fiecrei luni trebuie introdus urmtorul numr de NIR fat de luna precedent care se va incrementa n continuare. Cont creditor - implicit, este simbolul contului Furnizori care poate fi modificat n functie de natura contului de datorii. Dac plata s-a fcut din avans spre decontare si nu intereseaz evidenta furnizorului respectiv, se poate introduce aici simbolul contului de avansuri spre decontare (542). Dac tip_doc este A(avize), contul Furnizori-facturi nesosite408 va deveni implicit si nu se va nregistra tva deductibil. Factura care va veni ulterior cu referire la avizele respective se va introduce pe tipul de intrare 0(zero) - trecere din 408 n 401.

12

Furnizor - se pot tasta primele caractere din denumirea furnizorului, pentru a se deschide un nomenclator de firme din care poate fi selectat furnizorul dorit. Dac furnizorul lipseste din nomenclator trebuie adugat si se pot completa anumite informatii despre el, obligatorii fiind doar denumirea si codul fiscal. In continuare, se deschide fereastra pentru introducerea datelor. 1. Dac se lucreaz n varianta valoric este suficient s se introduc valoarea documentului primit, iar n cazul mrfurilor si valoarea receptiei. Totusi, dac este vorba de mrfuri si documentul primit contine mai multe categorii (agroalimentare, alcool si tutun, industriale) sau mrfuri cu procente diferite de tva, este necesar introducerea valorilor separat pentru fiecare pozitie sau grupat pe categorii, ori procente de tva. Este necesar aceast separare pe categorii pentru a se putea introduce n coloana A semnalul n functie de care vor fi calculate unele fonduri speciale cum ar fi fondul de sntate pentru alcool si tutun. Dac se introduce Valoarea fr tva, programul calculeaz Tva si Valoarea cu tva n functie de procentul de tva propus (%fac) dar care poate fi modificat. Dac se introduce Valoarea cu tva, calculul este invers. Cele dou coloane %Fac si %Rec care n anumite cazuri pot s nu coincid, se refer: prima la procentul de tva din factur si a doua la procentul de tva din receptie n cazul gestiunilor de mrfuri cu adaos si tva neexigibila. La simbolul aprut n coloana Cont utilizatorul poate aduga analiticul dorit. Dac exist mai multe gestiuni, este recomandabil, ca n cazul mrfurilor, analiticul s contin simbolul gestiunii (exemplu 371A pentru gestiunea A). Adugarea pozitiei urmtoare din document, dac este cazul, se face apsnd tasta . Stergerea unei pozitii se face apsnd tasta F8. La iesirea din fereastr, dac valorile calculate de program nu coincid cu cele din document, ele pot fi ajustate astfel nct s fie egale cu cele din document. In aceast caz, se rspunde N la ntrebarea Corect ? si cursorul se ntoarce n fereastr. Se ajusteaz mai nti Valoarea cu tva si apoi Tva-ul. Ajustarea se poate face n felul acesta la oricare din pozitiile documentului. In varianta cantitate-pret nu este recomandabil s se procedeze asa pentru c pot s apar diferente ntre balanta sintetic si analitic. Mai corect este s se adauge o nou pozitie pe care pot fi introduse diferentele valoric pe un cont de cheltuieli sau de diferente. In continuare, dac factura este nsotit de o chitant de cas, se poate introduce suma de pe chitant, sum ce va apare n registrul de cas. Dac nu se completeaz data scadentei, la solicitarea situatiilor scadentare, data scadentei va fi considerat data facturii plus 30 zile. 2. Dac se lucreaz n varianta cantitate-pret, trebuie introdus fiecare pozitie din documentul primit. In coloana Reper se tasteaz primele caractere din denumirea reperului (material, marf, etc.) pentru a fi selectat din Nomenclatorul de stocuri. Reperul gsit este adus n fereastra facturii urmnd ca utilizatorul s introduc cantitatea si pretul. Dac lipseste din Nomenclator trebuie adugat mpreun cu anumite informatii: grup, um, norma pentru echipament, etc. Prin apsarea tastei INSERT se poate observa situatia reperului: stocul existent si la ce preturi se gseste. Dac n factura furnizorului sunt reduceri de preturi acordate de acesta, se poate apsa tasta F11 care ajut la calculul pretului de cumprare redus

13

(in functie de cum este dat reducerea pe factur se introduce procentul de reducere sau reducerea acordat ca sum). Dac dintr-o factur se fac receptii pentru mai multe gestiuni , atunci, se separ cantittile pe mai multe pozitii corespunztor gestiunilor. Pentru facturile cu importuri se pot introduce cantittile si preturile unitare n valut, prin apsarea tastei F7 se pot aduga alte elemente ce reprezint costuri de achizitie (taxe vamale, de transport, comisioane) si care trebuie s intre n pretul reperului. Dup introducerea elementelor respective se obtine pretul unitar n lei. Pentru introducerea facturilor cu taxare invers se procedeaz astfel : - se sterge procentul de tva (%Fac) din primele linii asa nct coloana tvad (tva deductibil) s fie 0 iar valoarea fr tva egal cu valoarea cu tva. - se adaug o linie pe care se introduce tva-ul separat n coloana tvad, la cont debitor se trece 4426 iar la cont creditor se trece 4427. Factura cu taxare invers va apare si n jurnalul de vnzri..

Vnzari
Se introduc toate documentele de vnzari emise de societate: facturi, avize, bonuri. In functie de alegerea tipului vnzrii n macheta de lucru va apare contul creditor (de venit) corespunztor: 701, 702, 704, 707, 708, care se poate modifica si la care se pot aduga analitice dup caz. Pentru ca programul s poat efectua descrcarea gestiunilor n functie de vnzri, este recomandabil ca analiticul contului de venit s fie identic cu analiticul contului de clasa 3 al gestiunii din care se face vnzarea (707A pentru vnzarile din contul 371A). In continuare se alege varianta de lucru, gestiunea si se precizeaz dac factura se ntocmeste pentru export. Dac factura cuprinde vnzri din mai multe gestiuni nu se indic gestiunea. Dac factura contine prestri de servicii, sau dac societatea nu este interesat de evidenta cantitativ a stocurilor, se poate alege varianta valoric, altfel, trebuie aleas varianta cantitatepret. Dac se doreste obtinerea profitului pe activitti sau centre de profit mai trebuie precizate si acestea. Activittile si centrele de profit trebuie stabilite n prealabil n VIZUALIZARI / Nomenclatoare. Activarea lor se face n DIVERSE / Setri / Setri pentru societatea curent la rndurile 9 si 11. Prin apsarea tastelor CTRL+S se pot stabili ca implicite anumite valori. Tip_doc - trebuie s contin prima liter din denumirea documentului: F pentru facturi, A pentru avize de expeditie, B pentru bonnuri, sau SPATIU pentru iesirea din macheta de vnzri. Cont debitor - implicit, este simbolul contului Clienti care poate fi modificat n functie de natura contului de creante. Dac tip_doc este A(avize), contul Clienti-facturi de ntocmit-418 va deveni implicit si nu se va nregistra tva colectat. Factura care se va ntocmi ulterior cu referire la avizele respective se va introduce pe tipul de vnzare 0(zero) - trecere din 418 n 411. Client - se pot tasta primele caractere din denumirea clientului, pentru a se deschide un nomenclator de firme din care poate fi selectat clientul dorit. Dac lipseste din nomenclator trebuie adugat si se pot completa anumite informatii despre el, obligatorii fiind doar denumirea si codul fiscal. In continuare, se deschide fereastra pentru introducerea datelor.

14

Dac se lucreaz n varianta valoric, este suficient s se introduc valoarea documentului emis (cu sau fr tva). Dac se introduce Valoarea fr tva, programul calculeaz Tva si Valoarea cu tva n functie de procentul de tva propus (%fac) dar care poate fi modificat. Dac se introduce Valoarea cu tva, calculul este invers. Dac factura este nsotit de o chitant de cas, se poate introduce suma de pe chitant, sum ce va apare n registrul de cas. Dac se lucreaz n varianta cantitate-pret (dac se doreste editarea facturii este obligatorie aceast variant), trebuie introdus fiecare pozitie iar procedura este identic cu cea de la cumprri (vezi paragraful precedent) cu deosebirea c pentru selectarea unui reper din Stocuri de data aceasta si nu din Nomenclatorul de stocuri, se apas tasta INSERT. La societtile interesate de distributie se poate indica agentul care a vndut marfa de pe factur. Pentru aceasta trebuie creat n prealabil nomenclatorul agentilor de vnzri n VIZUALIZARI / Nomenclatoare. Se recomand prelucrarea documentelor n ordinea cresctoare a numrului de document ntruct programul tine evidenta numerelor separat pe tipuri de documente. Pentru reperele la care se acord reduceri de pret, n coloana PD se introduce procentul de discount. Se poate face, de asemenea, modificare de pret pentru cantitatea vndut. Pentru introducerea facturilor cu taxare invers se procedeaz astfel : - se sterge procentul de tva (%Tva) asa nct coloana tva (tva colectat) s fie 0 iar valoarea fr tva egal cu valoarea cu tva.

Registrul de cas
Se creaz din Cumprri si din Vnzri pentru documentele care au fost nsotite de chitante de cas. Se introduc direct n registrul de cas alte documente care reflect ncasri sau plti n numerar: depuneri si ridicri din contul curent, avansuri spre decontare, state, monetare, chitante fiscale, plti furnizori, ncasri clienti, etc. Dac se doreste obtinerea profitului pe activitti sau centre de profit la intrarea n registrul de cas acestea trebuie precizate. Activittile si centrele de profit trebuie stabilite n prealabil n VIZUALIZARI / Nomenclatoare. Activarea lor se face n DIVERSE / Setri / Setri pentru societatea curent la rndurile 9 si 11. In coloana Ziua se introduce data operatiunii. Se poate vizualiza toat data prin tragere cu mouse-ul de marginea coloanei. In coloana Dc se introduce prima liter din denumirea documentului: C pentru chitante, B pentru bonnuri, OP pentru ordine de plat, OD pentru ordine de deplasare, M pentru monetare. Documentele la care tip_doc este OD nu vor apare n Jurnalul pentru cumprri. In coloana Cont se introduce contul corespondent al contului Casa. Pentru viramentele ntre cas si banc sau ntre Casa n lei si Casa n valut trebuie folosit contul de trecere 581. In cazul vnzrilor de mrfuri, contul Venituri din vnzri de mrfuri, trebuie s aib acelasi analitic cu contul de mrfuri la care urmeaz s se efectueze descrcarea gestiunii (trebuie deci, respectat corespondenta: 371A 707A). In coloana Explicatie se poate tasta o explicatie oarecare sau, apsnd tasta F11 se preia denumirea contului corespondent din Planul de conturi. Dac se introduce o plat ctre un furnizor sau o ncasare de la un client, n coloana Explicatie trebuie introdus denumirea furnizorului sau clientului prin tastarea primelor

15

caractere din denumire. Dac nu apare firma dorit, se apas tasta F9 si se selecteaz din nomenclatorul de firme furnizorul sau clientul dorit. Pltile sau ncasrile respective trebuie operate pe anumite facturi. Pentru aceasta, se apas tasta F4 moment n care apare firma respectiv cu toate facturile, se selecteaz facturile la care se refer chitanta si se apas tasta F12 pentru decontare (ncasare sau plat). Dac nu se gseste nici-o factur din care s se scad suma, nseamn c s-a acordat (plat) sau s-a primit (ncasare) un avans si trebuie apsat tasta F3 pentru nregistrarea avansului n clienti sau furnizori. Pentru documentele introduse direct n registrul de cas (ncasri sau plti) care contin tva trebuie evidentiat si tva-ul. Pentru aceasta, se completeaz coloana %Tva cu procentul de tva corespunztor. Tva-ul rezultat din calcul poate fi modificat dac nu coincide cu cel din documentul primar. Coloana Sc contine informatii pentru Jurnalul de vnzri si Decontul de tva. Ea trebuie completat pentru ncasrile scutite de tva. Coloana T contine informatii pentru Jurnalul de cumprri si Decontul de tva. Ea trebuie completat pentru pltile efectuate pentru achizitiile destinate operatiunilor scutite de tva. Registrul de cas contine si dou coloane informationale: coloana Da - dac este plin arat c ncasrile sau pltile respective au fost operate pe facturi n clienti sau furnizori. Coloana F arat provenienta operatiunii (contine 1 pentru pltile si ncasrile introduse odat cu factura n cumprri sau vnzri). La intrarea/iesirea din REGISTRUL DE CASA, soldul se calculeaz de la sine. Pentru a se obtine acelasi efect pe timpul lucrului fr a fi necesar iesirea din machet, se apas tasta F10. De regul pe ecran apar doar coloanele reprezentative pentru o machet. Mergnd spre dreapta apar si alte coloane utile. Dimensiunea coloanelor este redus cu scopul de a se vedea pe ecran ct mai multe. De multe ori pentru introducerea unor valori mari trebuie mrit dimensiunea unei coloane prin tragere cu mouse-ul de marginea din dreapta. ATENTIE ! Intruct programul este integrat, n registrul de cas apar si alte operatiuni efectuate n alte segmente (cumprri, vnzri). Pot fi modificate sau sterse numai operatiunile introduse direct n Registru de cas, restul operatiunilor care doar apar n RC, trebuie modificate sau sterse n segmentele n care au fost introduse initial.

Jurnalele de banc
Functioneaz identic cu Registrul de cas, deci, se pot citi explicatiile de mai sus. La intrarea n Jurnalul de banc trebuie precizat analiticul contului 5121 pentru banca pe care se va lucra. Se recomand crearea analiticelor ct mai sugestiv : 5121BCR, 5121BRD, 5121EURBRD,etc. Se introduc extrase pentru toate conturile curente deschise la diferite bnci, n lei sau n valut, pe analitice distincte. Contul prin care se deruleaz cele mai multe operatiuni poate fi stabilit implicit n DIVERSE / Setari/Conturi implicite la rndul 17. La jurnalele de banc n valute, la sfrsitul lunii trebuie introdus cursul valutar din ultima zi a lunii pentru stabilirea diferentelor de curs. Pentru aceasta, se apas tasta F12 si se introduce cursul. Diferenta calculat (favorabil cu plus si nefavorabil cu minus) va apare n jurnalul de banc

16

Furnizori - datorii
Se actualizeaz din Cumprri cu facturile primite si din Registrul de cas si Jurnalul de banc cu pltile efectuate ctre furnizori. Direct n Furnizori-datorii se introduc: Plati Se introduc plti, altele dect prin cas, banc sau compensri: justificarea avansurilor spre decontare (542), efecte comerciale (403), etc. Corectii Se introduc ocazional anumite corectii care afecteaz numai situatia analitic fr s genereze nregistrri contabile. Solduri initiale Se introduc soldurile initiale la implementare. Dac nu este posibil preluarea soldurilor la nivel de document, acestea pot fi introduse si pe total furnizor, ns trebuie completat fictiv numrul si data documentului. Soldul documentului sau furnizorului se introduce n coloana Datorat. Furnizorul se preia din nomenclatorul de firme prin tastarea primelor caractere din denumire sau prin apsarea tastei F9. Este necesar ca soldurile initiale s rmn neschimbate si pentru aceasta trebuie stabilit data initiala pentru soldurile furnizorilor n DIVERSE / Setari / Setari pentru societatea curent la rndul 13. Istoric Pentru vizualizarea documentelor achitate integral si trecute n istoric nainte de 30.06.2005. NOTA. Compensrile ntre furnizori-datorii si clienti-creante se introduc n DATE / Alte operatiuni / Compensri datorii-creante. In momentul crerii unei lunii noi, facturile cu sold sunt preluate n luna urmtoare. ATENTIE ! Dac v ntoarceti ntr-o lun anterioar si faceti modificri n legtur cu furnizorii trebuie s faceti preluare succesiv din lun n lun pn la luna curent (CTRL+P).

Clienti - creante
Se actualizeaz din Vnzri cu facturile emise si din Registrul de cas si Jurnalul de banc cu ncasrile de la clienti. Direct n Clienti-creante se introduc: Incasri Se introduc ncasri, altele dect prin cas, banc sau compensri: efecte comerciale (413), etc. Corectii Se introduc ocazional anumite corectii care afecteaz numai situatia analitic fr s genereze nregistrri contabile. Solduri initiale Se introduc soldurile initiale la implementare. Dac nu este posibil preluarea soldurilor la nivel de document, acestea pot fi introduse si pe total client, ns trebuie completat fictiv numrul si data documentului. Soldul documentului sau clientului se introduce n coloana De ncasat. Denumirea clientului se preia din nomenclatorul de firme prin tastarea primelor caractere din denumire sau prin apsarea tastei F9. Este necesar ca soldurile initiale s rmn neschimbate si pentru aceasta trebuie stabilit data initiala pentru soldurile clientilor n DIVERSE / Setari / Setari pentru societatea curent la rndul 14. Istoric

17

Pentru vizualizarea documentelor ncasate integral si trecute n istoric nainte de 30.06.2005. NOTA. Compensrile ntre furnizori-datorii si clienti-creante se introduc n DATE / Alte operatiuni / Compensri datorii-creante. In momentul crerii unei lunii noi, facturile cu sold sunt preluate n luna urmtoare. ATENTIE ! Dac v ntoarceti ntr-o lun anterioar si faceti modificri n legtur cu clientii trebuie s faceti preluare succesiv din lun n lun pn la luna curent (CTRL+P).

Imobilizri
Se introduc date pentru evidenta imobilizrilor. Data modificrii contine data ultimei modificri a valorii de inventar sau data ultimei modificri a duratei de serviciu normale si se completeaz numai la imobilizrile la care au loc astfel de modificri. Dac este completat, amortizarea lunar se calculeaz n functie de aceast dat. Durata normal contine durata de serviciu in numr de ani. Un mijloc fix poate fi exceptat de la amortizare n anumite luni prin completarea cmpului Exceptie cu orice caracter. Dv. In cazul modificrii duratei de serviciu normale, de regul se impune calcularea duratei de serviciu rmase (Durata rmas) n functie de care se va calcula amortizarea lunar n continuare. Pentru aceasta se completeaz Dv cu vechea durat de serviciu normal si Durata normal cu noua durat dup care se apas tasta F11 pentru calcularea duratei de serviciu rmase. Deci, dac Durata ramasa este completat, amortizarea lunar, n continuare, se va calcula n functie de aceast durat. Amortizarea cumulat este amortizarea calculat din luna urmtoare Datei intrrii pn n luna precedent inclusiv. Amortizarea cumulat nu include Amortizarea lunar care reprezint amortizarea lunii curente (ultima lun). Amortizarea total este nsumarea Amortizrii cumulate si Amortizrii lunare.. Am. grad neutilizare este informativ. NOTA. In fiecare lun, trebuie preluate imobilizrile de la o lun la alta (CTRL+P) si trebuie executat calculul amorizrii (tasta F10).

Stocuri
Prima operatiune n lucrul cu stocuri trebuie s fie crearea gestiunilor n Nomenclatorul de gestiuni. In cmpul Ges se introduce codul(simbolul) gestiunii din caractere alfanumerice ct se poate de sugestiv. Cmpul Tip este tipul gestiunii si prezint important deosebit. Se completeaz cu R pentru gestiunile n care evidenta se tine numai la pret de intrare fr tva (cazul materiilor prime, materialelor, produselor finite, mrfurilor la pret de intrare) sau A pentru gestiunile de mrfuri cu adaos n care evidenta se tine si la pret de vnzare. De mentionat c si n cazul gestiunilor de mrfuri n care toate intrrile si iesirile se fac numai cu documente (facturi, avize), evidenta se poate tine numai la pret de intrare fr tva (tipul R). In cazul gestiunilor de mrfuri cu adaos (tip A) pretul de vnzare poate fi stabilit numai cu adaos sau poate fi stabilit cu adaos si tva neexigibil. Prezenta sau lipsa procentului de tva n stocuri indic faptul c pretul de vnzare este cu tva sau fr tva. Coloana Mar/Pro contime M pentru gestiunile de mrfuri si P pentru gestiunile de produse. Coloanele Denumire, Gestionar si Comisia de receptie sunt optionale, dac se completeaz apar pe documente.

18

Stocurile se actualizeaz din Cumprri cu intrrile din receptii si din Vnzri cu iesirile din facturi sau avize dac se lucreaz n varianta cantitate-pret. Direct, n Stocuri, se introduc: - Transferuri ntre gestiuni. Se pot muta dintr-o gestiune n alta materii prime, materiale, ambalaje, produse finite, mrfuri. In timpul transferului nu se poate modifica pretul. Transferul ntre gestiuni se face numai ntre gestiuni de acelasi tip. - Transferuri de mrfuri cu adaos. In acest caz, n momentul transferului de la gestiunea predtoare la gestiunea primitoare se poate schimba pretul de vnzare. Se face numai ntre gestiunile de mrfuri cu adaos (tip A). - Trecerea produselor finite, materialelor, mrfurilor fr adaos, etc. n mrfuri cu adaos. In vederea vnzrii, unele materii prime, materiale, produsele finite, semifabricate, etc. trebuie trecute n mrfuri. Acest lucru se realizeaz prin trecerea reperelor respective n gestiuni de mrfuri cu adaos stabilind totodat pretul de vanzare. De asemenea, se pot transfera mrfurile din gestiunile unde au fost receptionate la preturi fr adaos (tip R) n gestiuni de mrfuri la pret cu adaos (tip A). Acest tip de transfer se face din gestiuni fr adaos (numai la pret de intrare) ctre gestiuni cu adaos (pret de intrare si de vnzare). Dac se trece cantitatea transferat cu minus, trecerea are loc n sens invers efectul contabil fiind stornarea. - Revenire din mrfuri cu adaos. Se face n cazul reperelor nregistrate initial ca mrfuri cu adaos n scopul vnzrii iar ulterior li se schimb destinatia: consum, investitii proprii, etc. Transferul se face din gestiuni cu adaos (tip A) ctre gestiuni fr adaos (tip R). Odat cu transferul are loc stornarea adaosului si tva-ului neexigibil nregistrat initial n gestiunea predtoare. - Reevaluari materiale. Periodic, se poate face reevaluarea preturilor de intrare n cazul materiilor prime, materialelor, produselor finite si mrfurilor nregistrate numai la pret de intrare. Este valabil, deci, numai pentru gestiunile n care evidenta se tine numai la pret de intrare (tip R). - Consumurile; se introduc consumurile de materii prime si materiale, plusuri sau lipsuri la inventar, perisabilitti la mrfuri, etc. In cazul plusurilor de inventar cantitatea se trece cu minus. In functie de cum se doreste nregistrarea consumurilor: pe activitti, centre de profit, produse sau lucrri, comenzi, trebuie create si actualizate dup caz nomenclatoarele respective n VIZUALIZARI / Nomenclatoare. - Modificarea preturilor de vnzare; se pot modifica preturile de vnzare n sus sau n jos n gestiunile de mrfuri cu adaos (tip A). In cazul gestiunilor cu amnuntul cu vnzare ctre populatie fr facturi (magazine), la achizitionarea mrfurilor cu alte preturi dect cele din magazin, este necesar aducerea ntregului stoc existent la noul pret de vnzare. Pentru operarea transferurilor de mai sus, procedura este urmtoarea: Se pozitioneaz cursorul (eventual prin cutare cu tasta INSERT) pe reperul asupra cruia urmeaz s se efectueze operatiunea. Se apas tasta functional (F12) care permite introducerea datelor ntr-o fereastr afisat n partea de jos a ecranului. Corectarea datelor operate si listarea avizelor sunt posibile prin apsarea tastelor CTRL/X. Dac se fac corectii, este necesara reactualizarea stocurilor curente asa cum indic mesajul n STOCURI / Actualizare stocuri. Aceast actualizare trebuie efectuat si la trecerea n luna urmtoare si ori de cte ori se impune. - Stocuri de pornire ; stocul existent de la care se porneste la implementare, trebuie introdus pe optiunea Stocuri de pornire cu precizarea datei de pornire. Data de pornire trebuie s fie sfrsitul unei luni.

19

- Inventar ; desi nu este recomandat, pe parcursul activittii, se poate introduce la un moment dat un inventar. Pentru c n momentul introducerii unui inventar continuitatea dispare, se recomand introducerea plusurilor si minusurilor n Consumuri, plus-minus inv. De mentionat c toate tipurile de transferuri artate mai sus sunt controlate de program cu ajutorul tipului gestiunii iar utilizatorul nu poate gresi n alegerea lor.

Obiecte de inventar n folosint

Este vorba de evidenta obiectelor de inventar trecute n folosint si nregistrate concomitent n contul 8035 n afara bilantului si care se regseste n DIVERSE / Conturi n afara bilantului. Se preiau obiectele de inventar din depozit (contul 303) trecute n folosint prin consumuri (cele care au fost operate n DATE / Stocuri / Consumuri, plus-minus inv.) Se introduc obiectele de inventar care n-au trecut prin depozit ci au fost introduse numai valoric n Cumprri. In ambele cazuri este recomandabil s se precizeze persoana careia i-au fost predate obiectele de inventar si norma de utilizare n cazul echipamentelor pentru a se putea obtine ulterior, situatiile dorite.

Salarii - personal
Incadrare, sporuri, semnale Se introduc salariatii si colaboratorii nou-angajati cu datele de salarizare: salariul de ncadrare, sporuri permanente, diverse semnale, etc. Exist dou sporuri n baz care mpreun cu salariul de ncadrare formeaz salariul de baz plus alte opt sporuri permanente care implicit sunt calculate la salariul de baz pentru timpul efectiv lucrat. Denumirea sporurilor trebuie modificat dup specificul societtii n DATE / Salarii-personal / Grile pentru setri / Formule de calcul. Tot aici se poate stabili o alt formul de calcul, n ce conditii s nu se acorde sporul, aplicarea sau nu a Ki(coef.individ.de ndepl.sarcini proprii) la un anumit spor. In cazul sporului de vechime se trece procentul de vechime(5,10,15,etc). Dac se doreste schimbarea lui prin program la trecerea de la o trans la alta, trebuie stabilite urmtoarele : 1-stabilirea grilei cu transele de vechime n DATE/Salarii-personal/Grile pentru setri / Grile spor vechime. Exist de fapt 2 grile cu transele de vechime. Dac se foloseste si a doua gril ( foarte rar) este necesar s se indice care dintre ele se aplic la un salariat sau altul. Acest lucru se obtine prin completarea rubricii Grila_spv. 2-stabilirea variantei de calcul a vechimii totale n munc n DATE/Salariipersonal/Grile pentru setri/Configurri, la rndul 6. Varianta 1 presupune trecerea vechimii n ani, luni si zile avut la data angajrii n societate : rubricile Vec.ang.ani, Vec.ang.luni, Vec.ang.zile si Data_ang. Varianta 2 presupune trecerea datei calendaristice de la care curge vechimea total n munc la rubrica Data_vec. Varianta 1 este mai comod. Dac valoarea ce se introduce la un anumit spor este cuprins ntre 1 si 100 este interpretat ca procent, altfel este chiar suma ce se va acorda. Dac se doreste ca o valoare cuprins ntre 1 si 100 s fie interpretat drept sum trebuie completat semnalul alturat corespunztor sporului. Alte rubrici se completeaz astfel : Angajat CM cu A pentru salariatii cu contract de munc sau C pentru colaboratori.

20

CM-timp partial cu numrul de ore : 2,4,6, etc. lucrate pe zi pentru cei cu contract de munc cu timp partial. Altul dect FB cu litera J pentru cei cu functia de baz si cartea de munc n alt parte Pen/Com/cOnd cu P pentru pensionari (s nu li se retine 1% somaj), cu C pentru comisionari sau O pentru condamnatii la locul de munc. Fr rap.serv. cu cifra 3 pentru persoanele care realizeaz venituri la un angajator fr a avea cu acesta raporturi de serviciu. Fel_timp cu litera O dac timpul lucrat este n ore. Implicit este considerat n zile. Timp lucrat este n concordant cu Fel_timp. In luna implementrii trebuie completat, n continuare se preia din calendar n momentul prelurii salariilor din lun n lun. Activitate si Centru de profit se completeaz dac se doreste obtinerea profitului pe activitti, respectiv centre de profit. Cont_9 cu contul de clasa 9 (921,922,923,etc) dac se doreste obtinerea contabilittii de gestiune folosind conturile clasei 9. Str_pers si Str_acord sunt la latitudinea utilizatorului. Se pot obtine centralizatoare pe structuri de personal respectiv structuri de acord. Scut_cias, Scut_somaj, Scut_sanat, Scut_impoz, Scut_sind nseamn scutiri de retinerile respective dac se completeaz cu litera S. Ex_ded cu X dac salariatul nu trebuie s beneficieze de deducerea de baz ( de regul n luna anagajrii dac a beneficiat la societatea de unde a plecat). Tarif_orar cu litera T dac calculul salariului orar se mparte la numrul de ore mediu lunar nscris n DATE/Salarii-personal/Grile pentru setri/Configurri la rndul 5. Implicit, mprtirea se face la numrul de ore programat din luna curent. C.M.normale, C.M.deosebite, C.M.speciale nseamn conditii de munc n care lucreaz salariatul necesare la calculul c.a.s.-ului pe total societate. Regim de lucru se completeaz dac regimul (norma) de lucru difer de 8 ore pe zi. Handicap cu X pentru persoanele cu hendicap. Proc_sind si Cod_sind cu procentul de calcul pentru sindicat, respectiv cu codul unui sindicat dac sunt mai multe. Imp_col cu procentul de calcul al impozitului pentru colaboratori. Card si Uni_card cu contul de card si unitatea bancar dac sunt mai multe. Mod_inc, Nr_contr si Data_contr cu numrul lunilor pentru cei angajati pe perioad determinat, respectiv numrul si data contractului. Salariile se preiau de la o lun la alta prin apsarea tastelor CTRL+P, moment n care la toti salariatii apare timpul lucrat conform calendarului. Timpul lucrat poate fi preluat optional. Salariatii la care s-a completat data plecrii n luna anterioar nu mai sunt preluati n luna curent. Tot n momentul prelurii de la o lun la alta se actualizeaz retinerile pentru terti. Dac lipseste luna curent din calendar se cere imperativ completarea acestuia cu zilele libere (smbete, duminici si srbtori legale) pentru luna respectiv. Pentru colaboratorii cu conventie civil nu conteaz timpul lucrat. Calculul salariilor se face apsnd tasta F10 moment n care se calculeaz salariile, state, declaratii, obligatii de plata, note contabile din salarii. Parcurgerea fisierului de salarii se face cu PageDown sau PageUp. Important ! Pentru obtinerea informatiilor pentru completarea corect a fiecrui cmp din list apsati tasta F1.

21

Pontaje, sume luna curent Se introduc date de pontaje pentru luna curent: zile CO, ore de noapte, ore suplimentare, rectificri si alte sume pn n brut pentru luna curent. Tasta F3 (K-uri) serveste pentru introducerea coeficientilor de realizare a sarcinilor pentru fiecare sectie. Dac nu se completeaz sectia, K-ul introdus este valabil pentru toat societatea. Dac se doreste ca anumiti salariati s aib coeficienti diferiti fat de restul sectiei, trebuie completat pentru acestia cmpul Ki (Coeficient de realizare sarcini proprii). Tasta F4 (Pontaje) permite introducerea timpului lucrat pe mai multe locuri de munc, fiind posibil schimbarea salariului si a coeficientului de realizare pentru fiecare loc. Important ! Pentru aprofundare apsati tasta F1 la fiecare rubric. Formatii, locuri de munca, lucrari Se foloseste dac se doreste calculul coeficientilor de acord.
Avansuri, prime ridicate

Se introduc avansurile chenzinale si alte sume acordate ca avansuri naintea lichidrii. Tastele CTRL+E permit introducerea exceptiilor de avans chenzinal n dou variante: fie se introduce numrul orelor lucrate pn la jumtatea lunii, fie se introduce o anumit sum care va fi avansul chenzinal. Dup introducerea exceptiilor se execut calculul avansurilor (F10). Primele ridicate n cursul lunii se pot acorda n 5 transe dintre care una este considerat neimpozabil (cazul ajutoarelor sociale prevzute n contractul colectiv de munc). Dac rubrica Sp se completeaz cu litera N, primele ridicate vor fi interpretate ca sume nete si vor apare mrite corespunztor nainte de brut.
Avansuri concedii de odihn, prime de vacant Zi_co_cuv reprezint zilele c.o. cuvenite salariatului ntr-un an calendaristic. Se calculeaz apsnd tasta F12 si presupune n prealabil : 1.completarea coloanei Dif_zileco cu zilele de c.o. acordate n plus n anumite conditii de munc. 2.Completarea n concordant cu contractul colectiv de munc a grilei c.o. din DATE /

Salarii-personal/Grile pentru setri/Grila pentru CO. Se calculeaz avansul c.o. acordat la prezentarea cererii pentru concediul de odihn si prima de vacant. Dac se introduce numrul zilelor c.o. si data intrrii n concediu se calculeaz avansul c.o. repartizat pe lunile urmtoare pe care se ntinde concediul. La calculul lichidrii n lunile urmtoare aceste avansuri c.o. vor apare n state dup brut asa cum au fost acordate indiferent de numrul zilelor c.o. efectuate care vor veni din pontaje. Avansurile c.o. se grupeaz dup Data_calcul care nseamn ziua(data) cnd au fost calculate si ajut la listarea lor selectiv. Programul supravegheaz ca prima de vacant sa fie acordat o singur dat.
Medicale

Se introduc datele de pe certificatul medical: I sau C dup cum certificatul este initial sau n continuare, tipul certificatului (1-16), prima si ultima zi a concediului medical. Pentru concediile medicale a cror plat nu depinde de stagiul de cotizare sau dac stagiul de cotizare este ndeplinit, n cmpul Plata apare litera P nsemnnd c indemnizatia pentru medicalul

22

respectiv va apare n statul de plat, altfel, utilizatorul trebuie s decid dac medicalul se plteste sau nu. In ultima lun a fiecrui trimestru apare ordonanta de indexare a indemnizatiilor de asigurri sociale inclusiv a certificatelor medicale cu acelasi diagnostic care se ntind pe mai mult de 90 zile. Procentul de indexare respectiv trebuie trecut n cmpul Proc_index la salariatul unde este cazul. Retineri pentru terti Se introduc retinerile pentru terti: imputatii, pensii alimentare, c.a.r, echipament, garantii, chirii, rate, popriri, alte retineri. Coloanele se completeaz astfel: Cod cu o cifr de la 1 la 9 care reprezint codul retinerii sau cu 0 pentru alegere. Datorat poate fi completat cu suma datorat initial. Nu se justific completarea n cazul pensiilor alimentare, garantiilor si chiriilor. Rmas se calculeaz lunar prin program prin scderea din Datorat a sumei retinute efectiv si reprezint suma rmas de plat la un moment dat. Rata se completeaz cu suma ce se va retine lunar, n permanent, dac nu este completat coloana Datorat, sau pn la epuizarea sumei din coloana Rmas dac este completat coloana Datorat. Rata_nep se completeaz cu o sum ce se retine numai n luna curent. Aceast coloan se completeaz de la sine cu suma care n-a putut fi retinut n luna anterioar. In concluzie, n luna curent se retine Rata+Rata_nep. Ca un artificiu, dac un salariat are pe coloana Rata suma 500 lei si se doreste s nu i se retin n luna curent, se trece n coloana Rata_nep suma -500. Contr se poate completa cu un cont contabil pentru retineri (462,411,427,etc) n care va fi nregistrat retinerea respectiv, altfel contul va fi cel din DATE / Salarii-personal / Grile pentru setri / Conturi pentru salarii. Beneficiar cu primele caractere din denumirea beneficiarului pentru a fi selectat din nomenclatorul beneficiarilor de retineri pentru terti. Dac se completeaz se poate obtine lista retinerilor pe beneficiari si se poate face diferenta ntre mai multe retineri de acelasi tip. Oprit n cas din prima machet (lista salariatilor) se completeaz cu suma care se doreste sa fie pltit prin casierie n cazul salariatilor care au card. Personal, fise fiscale, persoane n ntretinere 1. PERSONAL Se introduc date de personal. 2. PERSOANE AFLATE IN INTRETINERE Se introduc persoanele aflate n ntretinere si se bifeaz n coloana care atest calitatea acestora (se trece X n coloana sot, copil sau alta). Dac o persoan aflat n intretinere intr sau iese n cursul anului se completeaz corespunztor Data intrrii sau Data iesirii.
3. VENITURI LUNARE ANTERIOARE

Se completeaz datele care lipsesc din lunile anterioare implementrii: Deducerea personal, Venit impozabil, Impozit calculat si retinut, necesare pentru obtinerea fiselor fiscale si de asemenea datele pentru baza de calcul a certificatelor medicale ( Brut calc.medicale, Timp calc.medicale). Timp calc.medicale se introduce in zile.
4. FISE FISCALE

Grile pentru setri

23

Cuprind setri n functie de specificul activittii si elemente de calcul n concordant cu legislatia n domeniu. De aceea, trebuie verificate de ctre utilizator (unele trebuie modificate) si supravegheate n continuare.

Productie
Prima operatiune trebuie s fie actualizarea Nomenclatorului de produse cu produsele noi. Dac activitatea de productie se preteaz la stabilirea unor retetare, pe optiunea Retetar se pot stabili aceste retetare pentru fiecare produs introdus anterior n Nomenclatorul de produse. Pe optiunea Produse finite se introduc produsele finite obtinute ntr-o anumit perioad. Dac utilizatorul poate realiza o corespondent ntre consumurile dintr-o perioad si produsele finite obtinute n aceeasi perioad va beneficia de facilitti suplimentare cum ar fi: 1. calculul pretului produselor finite rezultat din consumurile materiale (F10) care poate sta la baza stabilirii pretului de nregistrare al produselor finite. Pentru aceasta este necesar ca la introducerea consumurilor n Stocuri / Consumuri s se indice produsul pe care este nregistrat consumul. 2. Invers, dac se construieste n prealabil un retetar, dup introducerea produselor se pot determina consumurile aferente (F9). Produsul se introduce prin tastarea primelor caractere din denumire, va fi cutat n nomenclatorul de produse si va fi preluat. Dac lipseste din nomenclator, trebuie adaugat.

Inregistrri manuale
Articolele contabile sunt create de program din documentele introduse. Aici se introduc doar unele articole contabile ocazionale, articolele pentru corectarea celor create de program sau articolele pentru segmentele de date setate NU n optiunea LISTE / Calcul general / Grile de calcul. Urmtorul articol compus: / = 5121 627 666 401 se introduce astfel: Mai nti se introduc, pe cte un rnd, conturile: 627, 666 si 401 cu sumele corespunztoare, n cazul acesta pe coloana Debit, care nsumate sunt egale cu contul de total 5121. Pe ultimul rnd se introduce contul de total 5121. Dup apsarea tastei F12 pe coloana Credit va apare suma totalizatoare n dreptul contului 5121. Deci, n cazul articolelor compuse, contul de total trebuie s se gseasc pe ultimul rnd . In cazul unui articol simplu: 411=701 nu conteaz ordinea introducerii conturilor (deci nu conteaz ce cont va fi pe ultimul rnd). Apsarea tastei F12 este obligatorie dup fiecare articol contabil si are urmtoarele efecte: - validarea articolului contabil (existenta explicatiei, s nu fie sume si pe debit si pe credit n cadrul unui articol). - soldarea (calculul sumei totalizatoare si trecerea ei la ultimul cont). - numerotarea si trecerea la articolul urmtor. Asadar, tasta F12 trebuie apsat dup fiecare articol contabil.

24

Articolele contabile sunt numerotate de program n ordinea introducerii. Nu uitati completarea coloanelor Cp si Act dac doriti obtinerea profitului pe activitti sau centre de profit. Accesul la un articol introdus de ctre utilizator, pentru modificri ulterioare sau stergeri, se face numai pe baza numrului de ordine. Numrul de ordine al unui articol contabil poate fi aflat prin cutare dup mai multe criterii apsnd tasta INSERT. Evident, modificri se pot face numai asupra articolelor introduse manual de ctre utilizator. Articolele create de program pot fi corectate doar prin stornri sau adugri. Dac se doreste stergerea unui articol cu multe linii, introdus de utilizator, pentru a se evita stergerea fiecrei linii n parte, dup apsarea tastei INSERT se indic numrul de ordine si se poate opta pentru stergerea articolului n ntregime.

Preluare sume initiale

Dac societatea este deja n activitate trebuie preluate anumite date : 1. Balanta de verificare existent se preia n concordant cu tipul balantei stabilit n DATE / Creare-actualizare societti si luna din cursul anului. ATENTIE ! In momentul prelurii soldurilor sau sumelor, luna aleas pentru lucru trebuie s coincid cu luna balantei din care se preiau datele. Totodat trebuie precizat data de pornire a balantei de verificare. Dac, ulterior, v hotrti s porniti de la alt lun nu uitati sa modificati data de pornire a balantei n DIVERSE / Setri / Setri pentru societatea curent la rndul 2. 2. Soldurile analitice (pe firme si avize) ale conturilor 408 si 418 dac exist. IMPORTANT ! Avnd n vedere caracterul integrat al programului, un document prelucrat ntr-un segment poate fi regsit si n altele. De exemplu, dac se introduce n Cumprri un document pltit partial numerar, el se va gsi n Cumprri, dar si n Registrul de cas pentru partea pltit numerar si n Furnizori-datorii pentru partea rmas nepltit. Dac documentul a fost introdus n varianta cantitate-pret intrrile respective se vor regsi si n stocuri. Utilizatorul trebuie s acorde atentie acestor situatii, deoarece, modificarea sau stergerea unui document este posibil numai n segmentul de date n care a fost introdus initial (n cazul de fat trebuie operat asupra documentului n Cumprri). Binenteles, programul ofer mesaje n acest sens.

Submeniul VIZUALIZARI
Cumprri
Se vizualizeaz documentele introduse n DATE / Cumprri dup diverse criterii, se pot efectua unele verificri, se pot lista receptii.

Vnzri
Se vizualizeaz documentele introduse n DATE / Vnzri dup diverse criterii, se pot efectua unele verificri se pot lista avize centralizatoare.

Datorii si creante
Se poate vizualiza si lista pe aceeasi situatie att datoriile ct si creantele, situatie util si pentru initierea compensrilor.

25

Stocuri
Se vizualizeaz stocurile.

Salarii
Se vizualizeaz salariile.

Inregistrri manuale
Se vizualizeaz nregistrrile introduse manual n DATE / Inregistrri manuale.

Distributie
Se obtin situatii n legtur cu vnzrile pe agentii distribuitori, clienti, zone, repere sau grupe de repere. Pentru aceasta trebuie precizat agentul n momentul introducerii facturilor n DATE / Vnzri.

Planul de conturi / buget

1. Se vizualizeaz si se actualizeaz planul de conturi. Acest lucru este posibil si n timpul introducerii datelor. Coloana Apb reprezint functiunea contului si trebuie s contin A, P sau B (activ, pasiv sau bifunctional). Dac se doreste aparitia unor conturi fr analitice n balant, se poate completa cu T coloana Tot la contul sintetic respectiv. De exemplu dac se doreste s nu apar conturile analitice 5121BCR, 5121BRD, 5121BP, se pune T n coloana Tot la contul 5121. 2. Se vizualizeaz si se actualizeaz codurile bugetare necesare pentru obtinerea executiei bugetare la societtile bugetare.

Profituri
Se pot obtine : - situatia pe conturi a cheltuielilor, veniturilor, profitului / pierderii att n lun ct si pe cumulat pe activitti. - situatia pe conturi a cheltuielilor, veniturilor, profitului / pierderii att n lun ct si pe cumulat pe centre de profit (puncte de lucru, filiale, alte entitti). - situatia pe conturi a cheltuielilor, veniturilor, profitului / pierderii att n lun ct si pe cumulat mijloace de transport. Pentru aceasta trebuie respectate : Activarea optiunilor n DIVERSE / Setri / Setri pentru societatea curent la rndurile 9 si 11. - n Imobilizri completarea cmpurilor Centru de profit si Activitate cu codurile din Nomenclatoarele de activitti si centre de profit -n Salarii completarea cmpurilor Centru de profit si Activitate cu codurile din Nomenclatoarele de activitti si centre de profit -n Consumuri completarea cmpurilor Cent.profit si Activitate cu codurile din Nomenclatoarele de activitti si centre de profit

Cursuri valutare zilnice

26

Se pot introduce zilnic cursurile pentru dolar, euro si lira sterlin. Acest lucru foloseste dac se prelucreaz zilnic mai multe facturi de cumprri sau vnzri n valut.

Oferte
Se obtin diferite liste de oferte.

Submeniul L I S T E
Calcul general
Listele situate deasupra optiunii Calcul general se pot obtine pe msura introducerii datelor n DATE fr alte prelucrri. Listele situate mai jos se pot obtine numai dac se execut aceast optiune. Prin executie, se valideaz datele si se creaz articole contabile pentru segmentele de date setate "DA" care se pot vedea si modifica n Grile de calcul / Grila de calcul general. Implicit sunt setate cu optiunea DA toate segmentele de date: cumprri, vnzri, salarii, stocuri, amortizarea imobilizarilor, descrcarea valoric a gestiunilor de mrfuri cu adaos, descrcarea gestiunilor de mrfuri la pret de intrare, nchiderea conturilor de tva, calculul impozitului pe profit, nchiderea conturilor de cheltuieli si venituri. Descrcarea valoric a gestiunilor de mrfuri cu adaos Dac n Grila de calcul general este setat DA optiunea Descrcarea valoric a gestiunilor cu adaos se calculeaz coeficientul de adaos aferent stocurilor de mrfuri, pe gestiuni, n vederea descrcrii acestora si se creaz articolele contabile aferente (aceast optiune se poate folosi numai pentru gestiunile la care receptiile s-au ntocmit la pret de vnzare). Conturile de mrfuri, adaos, venit si tva neexigibil: 371, 378, 707, 4428, pentru gestiunile cu adaos trebuie s fie prezente n Grila pentru descrcarea gestiunilor cu adaos. Este obligatorie respectarea corespondentei ntre analiticele acestor conturi n functie de gestiune: 371A, 378A, 707A, 4428A. Stabilirea analiticelor conturilor de mai sus este la latitudinea utilizatorului. Analiticele pot fi stabilite si n functie de procentul de TVA: - pentru evidenta mrfurilor cu tva 19%, se poate folosi analiticul 1: 3711, 3781, 44281, 7071. - pentru evidenta mrfurilor cu tva 9%, se poate folosi analiticul 2: 3712, 3782, 44282, 7072. - pentru evidenta mrfurilor scutite se poate folosi analiticul 3: 3713, 3783, 44283, 7073. Descrcarea gestiunilor de mrfuri fr adaos (la pret de intrare fr tva) Programul execut descrcarea acestor gestiuni numai dac s-a lucrat n varianta cantitate-pret. Dac n Grila de calcul general este setat DA optiunea Descrcarea valoric a gestiunilor la pret de intrare se face descrcarea gestiunilor la care receptiile s-au ntocmit la pret de intrare fr tva n varianta cantitate-pret. In Grila pentru descrcarea gestiunilor fr adaos trebuie trecute conturile gestiunilor respective. NOTA. Pentru gestiunile n care mrfurile s-au nregistrat la pret cu adaos fr tva neexigibil, trebuie sters din gril contul 4428 de la gestiunile respective.

27

Valoarea vnzrilor introduse n DATE / Inregistrri manuale nu este luat n calcul pentru descrcare. O astfel de not trebuie introdus n Vnzri sau n Registrul de cas. Calculul impozitului pe profit / micro In Grila pentru calculul impozitului pe profit / micro s e cere confirmarea si/sau precizarea urmtoarelor: - contul de amenzi, majorri si penalitti (6581) ale crui analitice contin orice alte cheltuieli nedeductibile. - contul care contine pierderea deductibil a anului precedent (un analitic al contului 117) - sume deductibile - sume nedeductibile care depsesc cheltuielile de protocol, sponsorizri, etc. Inchiderea conturilor de tva Sunt nchise conturile de tva 4426 si 4427 prin conturile 4423 sau 4424 Articolul pentru compensarea soldurilor conturilor 4423 si 4424 trebuie introdus de ctre utilizator n DATE / Inregistrri manuale. Calculul general trebuie reluat dac se introduc date noi sau se fac modificri la cele existente. Programul creaz nregistrri numai pentru optiunile setate "DA", ns, n situatiile contabile ajung si articolele contabile introduse manual pe meniul DATE / Inregistrri manuale. Astfel, dac de exemplu, se introduc manual nregistrrile cu salariile si se seteaz "DA" optiunea de creare a nregistrrilor din salarii va avea loc dublarea nregistrrilor respective.
NOTA. Dac se impune ntoarcerea la o lun anterioar pentru efectuarea unor corectii, este obligatorie reluarea calculului succesiv, din lun n lun, pn la luna curent.

Pentru listare poate fi folosit orice tip de hrtie, ntruct toate listele sunt proiectate s ncap pe hrtie de format A4 portret sau peisaj. In cazul afisrii listelor pe ecran, deplasarea n list se face astfel: - cte un caracter - prin sgeti - la nceput de linie - HOME - la sfrsit de linie - END - la nceputul listei - CTRL/HOME - la sfrsitul listei - CTRL/END - trgnd de barele marginale cu mouse-ul Prin apsarea butonului din dreapta al mouse-ului se poate obtine: - cutari cu optiunea Find... - alegerea fontului si dimensiunii dorite cu optiunea Font... In momentul afisrii unei liste pe ecran, n subdirectorul ASSCON / ZLISTE se creaz un fisier text ce contine lista respectiv iar numele su este afisat sus n coltul din stnga.

Note contabile
Lista Note contabie contine absolut toate articolele contabile (si cele introduse manual si cele create de program). Cele introduse manual apar la nceputul listei si sunt numerotate n ordinea introducerii. Numerotarea celor create de program ncepe de la 5000.

28

Balante de verificare
Dac se doreste ca n balant s nu apar unele conturi analitice, se rspunde DA la ntrebarea Suprimati unele conturi analitice ? si n balant vor apare numai conturile sintetice la acele conturi la care s-a trecut T n coloana Tot din VIZUALIZARI / Plan de conturi.

Submeniul DIVERSE
Setri
Se stabilesc: - setri pentru toate societatile: procentele de tva, diversi coeficienti de calcul conform legislatiei n vigoare. - setri pentru societatea curent: procentul de calcul al impozitului pe profit, accesul la istoricul furnizorilor, clientilor, debitorilor, creditorilor. - semnturi pentru societatea curent: functiile si numele persoanelor ce le detin si care vor apare pe anumite liste. - conturi implicite pentru societatea curenta : contine o list cu conturile folosite de program pentru scrierea unor articole contabile. Ele pot fi modificate de utilizator dup caz.

Ordine de plat
Se pot introduce date pentru obtinerea ordinelor de plat.

Casa de marcat
Este realizat interfata on / in line cu casele de marcat OPTIMA, EURO, DATECS, SAPPEL care pot fi folosite ca imprimante fiscale pentru listarea bonului. In acest fel se poate tine evidenta cantitativ a gestiunilor pentru care este obligatorie casa de marcat. Poate fi folosit de asemenea cititorul de bare.

Conturi n afara bilantului

Este balanta clasei 8.

Contabilitatea de gestiune
Permite obtinerea contabilittii de gestiune (clasa 9). Pentru aceasta trebuie respectate : - n Cumprri completarea coloanei Cont_9 cu contul potrivit. - n Registrul de cas completarea coloanei Cont_9 cu contul potrivit. - n Imobilizri completarea coloanei Cont_cl_9 cu contul potrivit. - n Salarii completarea coloanei Cont_9 cu contul potrivit. - n Consumuri completarea coloanei Cont_clasa_9 cu contul potrivit.

Bilant

29

Se obtin primele dou formulare (bilantul si rezultatele financiare) din balanta lunii curente. Dup ce se indic codul formularului (01,02,10,20) se apas tasta F10 pentru calcul. Pentru a cdea pe sumele dorite, se pot face ajustri la anumite rnduri din formular dup care se apas tasta F11.

Import-export fisiere
Se pot importa si exporta fisiere de date ntre filialele sau punctele de lucru ale sociattii.

Salvare - arhivare date

Se salveaz n directorul ASSARH datele lunii curente. Se arhiveaz aceleasi date, fie monovolum n calculator, fie multivolum pe dischete. Arhiva monovolum din calculator poart numele datei de creare si se gseste n directorul ASSCON.

Stergeri societti
Se sterge o societate definitiv sau partial. Prin stergere partial se sterg toate lunile anterioare unei date specificate de ctre utilizator. IMPORTANT ! Nu stergeti societti dac nu ati fcut n prealabil o salvare.