Sunteți pe pagina 1din 136

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

PATRICK FORSYTH

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri


Edi]ia a doua

Traducere: Irina Scheu[an

R&S

RENTROP & STRATON


Grup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri

HOW TO WRITE REPORTS & PROPOSALS Patrick Forsyth Kogan Page LTD Prima edi]ie 2003 Retip`rit` 2004 Edi]ia a doua 2006 Retip`rit` 2006 Patrick Forsyth \[i sus]ine dreptul de a fi considerat autor al acestei opere \n conformitate cu Copyright, Designs and Patents Act 1988. Punctele de vedere exprimate \n aceast` carte \i apar]in autorului [i nu corespund \n mod obligatoriu cu cele ale editorului (Times Newspapers Ltd.).

CUM S~ SCRII RAPOARTE {I PROPUNERI


Edi]ia a doua

2008 RENTROP & STRATON ISBN: 978-973-722-300-5 Toate drepturile rezervate. Nicio parte din aceast` lucrare nu poate fi reprodus`, arhivat` sau transmis` sub nicio form` [i prin niciun fel de mijloace, mecanice sau electronice, fotocopiere, \nregistrare audio sau video, f`r` permisiunea \n scris din partea editorului.

Editor-Director General: George Straton Traduc`tor: Irina Scheu[an Redactor: Manuela }rloaic` Manager editorial: Manuela }rloaic` Art director: Cristina Straton Tehnoredactare: Mirela Vasilescu Corectur`: Elvira Panaitescu

Descrierea CIP a Bibliotecii Na]ionale a Romniei FORSYTH, PATRICK Cum s` scrii rapoarte [i propuneri/Patrick Forsyth; trad.: Irina Scheu[an. Ed. a 2-a Bucure[ti: Rentrop & Straton, 2008 ISBN 978-973-722-300-5 I. Scheu[an, Irina (trad.) 65.012.4
R&S

RENTROP & STRATON


Grup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri

Bdul Na]iunile Unite nr. 4, bloc 107 A, sector 5, Bucure[ti Tel.: (021) 209.45.45; Fax: (021) 205.57.30 E-mail: carti@rs.ro; Internet: www.rs.ro.

CUPRINS
Dedica]ie Introducere: amenin]`ri [i oportunit`]i 7 9

1. Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri? 14 Pericolele comunic`rii 14; Serios [i foarte serios 15; De ce s` scriem rapoarte? 17; A[tept`rile cititorilor 18; Perspectiva cititorilor 20; Obi[nuin]e puternice 23; Avantajele lecturii 23; Recompensa excelen]ei 25; O oportunitate semnificativ` 26 2. Conceperea unui raport de calitate 28 Stabilirea unor obiective clare 28; O structur` solid` 30; |n primul rnd, introducerea 33; Mijlocul 35; Sfr[itul 37; Dup` sfr[it 38 3. Preg`tirea pentru scris 41 De ce acest raport? 43; Cercetarea dinaintea preg`tirii 45; O abordare sistematic` 47 4. Puterea limbajului 59 Cultivarea unui stil 59; A[tept`rile cititorilor 60; Ce nu le place cititorilor 66; Abordarea scriitorului 67; Utilizarea limbajului 69; Exploatarea limbajului \n propriul avantaj 70; Gre[eli de evitat 72; Respectarea regulilor 75; Stilul 77

5. Lucrul cu cifrele 79 Ajutoare 80; Metode de prezentare clar` a numerelor 81; Contribu]ia limbajului 85 6. Propuneri conving`toare 89 Un proces cumulativ 89; Un stadiu important 91; Tehnici de convingere 92; Ce nu trebuie f`cut 92; Ce trebuie f`cut 93; Prospecte versus propuneri 96; Alegerea formatului 96; Alegerea momentului sau timing 98; Con]inutul propunerii 100; Lista de obiective 107; Scrisorile 108; Prezentarea propunerilor 113; C[tigarea aten]iei 114 7. Contribu]ia prezent`rii 117 Cum arat` paginile 118; Expunerile 123; Alte op]iuni de inclus 125; Ambalarea general` 125 Postfa]` 127

Dedica]ie
O carte ca aceasta nu poate fi scris` f`r` ajutor. Cu certitudine m-am inspirat mult din experien]a carierei mele profesionale. Dou`zeci de ani de experien]` \n marketing [i training pe marketing mi-au dat mult de scris: rapoarte [i propuneri; memo-uri [i scrisori; noti]e [i articole ([i, \n cazul meu, c`r]i): sunt toate o parte inerent` a activit`]ii. La \nceputul carierei mele mi-am dat seama de dou` lucruri \n munca mea. |n primul rnd, scrisul meu l`sa de dorit. |n al doilea rnd, acest lucru conta. Am devenit a trebuit s` devin con[tient de cum func]iona procesul de scriere \n afaceri. Mi-am dat seama c` regulile [i anumite linii de conduit` fac succesul mai sigur [i mai u[or: a[adar am \nceput s` studiez problema. Prin urmare, le mul]umesc colegilor mei, care m-au ajutat s` m` concentrez asupra problemei [i oportunit`]ilor, [i clien]ilor (mai ales acelora care au participat la cursurile mele despre scris) care mi-au dat p`rerile lor pe parcursul anilor. Comentarile [i sugestiile lor au contribuit la competen]a mea de a aborda asemenea probleme. Patrick Forsyth

Introducere: amenin]`ri [i oportunit`]i


E u[or s` scrii, tot ce trebuie s` faci e s` te ui]i \n ne[tire la o coal` alb` pn` \ncep s` ]i se formeze broboane de snge pe frunte. Gene Fowler

|ntr-o via]` agitat` de afaceri, s` scrii orice poate deveni o povar`. Cu siguran]` sunt [i lucruri mai importante de f`cut. Oameni de v`zut, decizii de luat, activit`]i ce nu suport` amnare. {i totu[i, toate acestea [i multe altele depind de comunicarea scris`. O scrisoare sau un memo aranjeaz` \ntlnirile, un raport prezint` un caz sau anun]` o decizie, o propunere insist` pentru o anume ac]iune ce trebuie \ntreprins` sau o op]iune ce trebuie avut` \n vedere. Totu[i, citirea documentelor de afaceri poate fi o corvoad`, iar scopul acestor hrtii nu va fi atins pn` cnd nu sunt citite [i \n]elese, a[adar ele trebuie s` g`seasc` un mod de a atrage [i a captiva aten]ia cititorului. Ulterior, ele trebuie s` determine o ac]iune. Probabil c` sunte]i att scriitor, ct [i cititor al documentelor de afaceri. Privi]i scrierea din perspectiva cititorului. Citi]i toate actele care ajung pe birou? Citi]i cu adev`rat tot? Citi]i cu aten]ie de la

10

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

primul la ultimul cuvnt sau v` arunca]i privirea? Aproape cu certitudine, ve]i descoperi c` nu citi]i totul \n mod egal. Unele documente sunt mai citite dect altele. Bine\n]eles, unele subiecte cer mai mult` aten]ie. Cine poate ignora un mesaj direct de la director? Dar faptul c` unele lucruri trebuie citite nu le face mai interesante sau mai pl`cute. Un scris atent, ceea ce \nseamn`, nu \n ultimul rnd, ceva u[or de citit [i de \n]eles, va avea \ntotdeauna parte de mai mult` aten]ie dect un scris gr`bit [i neglijent. Totu[i, standardele \n aceast` situa]ie nu sunt neap`rat universal valabile. A[ paria c` dac` a[ primi un leu pentru fiecare om care \n acest moment se lupt` s` \n]eleag` un text oarecare, dorindu-[i s` fi fost mai u[or, eu nu a[ mai fi nevoit s` scriu. Ceva se \ntmpl` cnd oamenii pun pixul pe hrtie, iar eficien]a comunic`rii are de suferit. |ntr-un hotel din Statele Unite exist` urm`torul semn pe fiecare u[` de dormitor, pe interior: |n interes de securitate, asigura]i-v` c` u[a dumneavoastr` este \ncuiat` atunci cnd intra]i sau ie[i]i din camer`. Este o singur` propozi]ie, complet absurd` (sau o minunat` [mecherie, dac` \]i iese), dar \n orice caz cineva a scris-o, a printat-o [i a afi[at-o, f`r` ca nimeni s`-[i dea seama. Cum s-a \ntmplat asta? Poate e de vin` educa]ia; sau lipsa ei. Oricum, pu]inul pe care l-am f`cut la [coal` m-a ajutat totu[i \ntr-o m`sur` cu scrisul, atunci cnd a trebuit s-o fac \n afaceri. Poate este lipsa criticii; poate managerii sunt prea toleran]i cu ceea ce au \n fa]`. Dac` mai multe documente ar fi respinse [i ar trebui rescrise, atunci cu certitudine s-ar acorda mai mult` aten]ie sarcinilor respective. Importante sunt [i obiceiurile. To]i avem un stil de a scrie, de care ne este greu s` ne desp`r]im. Mai mult, obiceiurile proaste se \nt`resc prin buna practic`. De exemplu, \ntr-o companie de calculatoare unde a trebuit s` ]in un curs despre scrierea rapoartelor [i propunerilor, am primit un num`r mare de propuneri, care mi s-au p`rut neinteligibile. Am \ntrebat cum se f`ceau propunerile \n asemenea mod [i am aflat c` la baz` fusese o propunere care servise drept model alteia; ciclul continuase timp de [ase ani. |n tot acest timp, nimeni nu se gndise deloc la stilul documentelor. A fost nevoie de un nou manager, care s`-[i dea

Introducere: amenin]`ri [i oportunit`]i

11

seama c` rata e[ecurilor \n termeni de noi rapoarte era influen]at` puternic spre mai r`u de c`tre standardele foarte joase. Detalii cruciale Cu to]ii ne putem da seama de un raport foarte prost, f`r` structur` sau stil, cu un jargon excesiv, propozi]ii complicate, care ridic` \ntrebarea: Ce \ncearc` s` spun`?. Dar asemenea documente nu trebuie nep`rat s` fie dezastruoase pentru a nu-[i atinge scopul. Ele sunt fragile. Un singur cuvnt prost ales poate diminua \n]elegerea sau elimina un efect altfel pozitiv. Chiar [i o simpl` gre[eal` de ortografie (acestea pot ap`rea) poate avea un efect negativ. Nu voi uita niciodat`, \n primul meu an la o firm` de consultan]`, cum am avut un mic rol \n alc`tuirea unor propuneri \naintate unei firme de lactate. Dup` \ntlniri, deliber`ri [i alte \ntlniri, s-a trimis, \n sfr[it, o propunere scris`. A trecut o s`pt`mn`. Apoi a sosit un plic de la compania \n discu]ie. |n`untru se afla o singur` foaie de hrtie. Era o copie a titlului propunerii [i pe ea erau scrise, cu ro[u, dou` cuvinte: Nu, mul]umim; era [i un cerc ro[u \n jurul unui cuvnt. Cuvntul lactate era scris laptate. Mult timp dup` aceea toate documentele scrise au fost verificate mult mai atent. Ca prim` regul` pe care s-o ]ine]i minte verifica]i, verifica]i, verifica]i. Pre]uiesc tare mult manualul pentru calculator pe care scrie Informa]iile prezentate \n acest manual cu grij`, referitor la con]inut; nimeni nu este infailibil, dar divaghez. Indiferent dac` eroarea dintr-un document este mai mic` sau mai mare, efectul este acela[i. {i totu[i, chiar dac` \[i dau seama de gre[elile de ortografie din fa]a lor, unii oameni spun c` proastele obiceiuri nu se pot schimba. Nu sunt sigur de ce. Muncesc mult \n traininguri pentru prezent`ri, iar oamenii rar se \ndoiesc c` acestea se pot \mbun`t`]i cu ajutorul trainingului. Totu[i, nu cred acela[i lucru despre scris.

12

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

O adev`rat` oportunitate
Nu conteaz`. Oricare ar fi motivele scrierii slabe, e de ajuns s` spun c`, dac` standardele sunt joase, e o adev`rat` [ans` pentru cei mai sus de aceste standarde. Cu att mai mult pentru cei \n top. Scrisul \n afaceri e ceea ce eu numesc un talent de carier`. Nu e important doar la serviciu [i \n sarcinile pe care acesta le implic` [i care, la rndul lor, produc efecte , ci [i \n via]a personal`. Rapoartele slabe se vor \ntoarce s` te bntuie [i, ca [i \n cazul altor talente personale, progresul \ntr-o organiza]ie sau \ntr-o carier` poate depinde de calitatea minim` a \ndeplinirii sarcinii. Recent, am f`cut un comentariu asupra entuziasmului unui grup de la un curs d\ntr-o companie, referitor la aceast` problem`, iar managerul companiei, care [i organizase evenimentul, mi-a spus: |n aceast` organiza]ie nimeni nu este promovat dac` nu poate face o prezentare bun` [i nu scrie un raport bun. De bun-sim] [i, cred, din ce \n ce mai r`spndit. A[adar, scrisul \n afaceri [i \n special scrierea unor documente mai lungi rapoartele [i propunerile despre care vorbim \n aceast` carte constituie o calitate absolut necesar`. S-ar putea ca foarte multe lucruri s` depind` de un document, care trebuie s` aib` efectul scontat o decizie, o vnzare, un rezultat financiar, reputa]ia personal`. Pentru cei care se perfec]ioneaz` \n acest domeniu exist` multe oportunit`]i. Cu ct mai mult trebuie s` scrii [i cu ct e mai important documentul pe care \l ai de scris, cu att este mai adev`rat` propozi]ia anterioar`. E destul de simplu: dac` scrii bine, cel mai probabil \]i vei atinge obiectivele \n afaceri. Acest lucru nu poate fi \ndeajuns accentuat. O foaie de hrtie poate nu schimb` lumea, dar bine scris` poate influen]a multe ac]iuni \ntr-un fel care va schimba rezultatele [i pe cei care scriu. {i po]i scrie bine. Poate nu to]i ne dorim sau reu[im s` scriem un mare roman, dar cei mai mul]i pot ajunge s` scrie bine documente de

Introducere: amenin]`ri [i oportunit`]i

13

afaceri o scriere care se pliaz` bine pe inten]ie [i poate aduce rezultatul scontat. Aceast` carte recapituleaz` cteva abord`ri care pot u[ura scrierea rapoartelor [i propunerilor, o pot face mai rapid` (un c[tig de timp, \n sine) [i, cel mai important, determin` o mai mare [ans` de succes. O bun` scriere de afaceri nu este neap`rat dificil`. Se poate \nv`]a cu studiu [i exerci]iu. E necesar ceva efort [i \n mod clar practic`, dar se poate [i mai r`u. Somerset Maugham a spus: Sunt trei reguli pentru a scrie bine. Din nefericire, nimeni nu le cunoa[te. Scrisul \n afaceri nu depinde de creativitate, de[i aceasta e bine-venit`, [i se supune anumitor reguli. Regulile sunt, bine\n]eles, f`cute pentru a fi \nc`lcate. Dar sunt utile ca \ndrumare. Aceast` carte explic` cum s` te descurci cu scrisul [i, \n parte, cnd s` respec]i regulile [i cnd s` le \ncalci. Multe dintre punctele care urmeaz` se refer` [i la rapoarte, [i la propuneri, iar orice referire legat` de natura persuasiv` a propunerilor beneficiaz` de propriul capitol; orice omisiune este inten]ionat`. Patrick Forsyth Touchstone Training & Consultancy 28 Saltcote Maltings Maldon Essex CM9 4QP United Kingdom

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

|n ciuda pronosticurilor referitoare la birourile f`r` hrtie, p`rem mai \nconjura]i scufunda]i? de hrtie ca niciodat`. |ntr-adev`r, din moment ce documenta]ia este \n principiu doar o form` de comunicare, probabil, lucrurile a[a vor [i r`mne. Oricum s-ar prezenta un caz, chiar dac` nu este deloc pe hrtie, cum e situa]ia e-mailurilor, el trebuie scris. Cnd nu exist` comunicare, organiza]ia are de suferit. F`r` comunicare, nu se \ntmpl` prea multe. Comunicarea cea eficient` unge ro]ile activit`]ii organiza]ionale [i faciliteaz` ac]iunile. Acest lucru este adev`rat [i \n cazul celui mai simplu memo, cu att mai mult \n ceea ce prive[te scrierile lungi [i complexe, cum sunt rapoartele.

Pericolele comunic`rii
Comunicarea tinde inerent s` nu fie chiar absolut sincer`. Probabil e prea pu]in spus: comunicarea poate fi de-a dreptul dificil`. {tim cu to]ii acest lucru [i tr`im experien]a zilnic. Ct de des la voi \n birou spune cineva: Ce vrei s` spui?, De ce n-ai spus a[a de la \nceput?, Chiar nu \n]elegi nimic?, Ascult`, pentru numele lui Dumnezeu, ascult`. Confuzia, \n toate formele sale, pnde[te tot timpul.

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

15

Confuzia poate ap`rea dup` primele cuvinte. Ce \nseamn` mai exact servicii non-stop, cnd nu exist` alte explica]ii? Cnd ne putem a[tepta ca o persoan` s` fac` ceva ce a spus c` va face imediat? Cnd ne\n]elegerile apar \n comunic`ri a[a scurte, ct poten]ial de eroare se afl` \n rapoarte de 25 de pagini? O mare parte din confuzia ce se na[te din comunic`rile neclare se datoreaz` lipsei de gndire. |n discu]ii, vechea zical` de a gndi \nainte de a deschide gura are un rost. |n conversa]ii po]i m`car s`-]i organizezi gndurile. Po]i \ntreba, po]i da o l`murire, iar conversa]ia va deveni apoi mai clar` pentru toat` lumea. |n comunic`rile scrise, pericolul e ca neclarit`]ile s` r`mn`. Nu exist` neap`rat oportunitatea imediat` de a verifica (scriitorul poate fi la 100 de kilometri dep`rtare), iar o ne\n]elegere ap`rut` la pagina 3 poate denatura \ntregul mesaj dintr-un raport.

Serios [i foarte serios


Odat` ce un lucru este scris, orice eroare devine permanent`, cel pu]in pentru un timp. Pericolele confuziilor din scris variaz`:

Poate ap`rea o gre[eal`, dar \n]elesul s` fie totu[i clar. De exemplu, un semn foarte vizibil pe terenul de golf: A nu se plimba sau antrena cini pe teren \n afara jocului. Adic`, se joac` golf [i se antreneaz` [i cinele? Acest aviz, de[i amuzant, va fi, desigur, \n]eles. Nu e nicio problem`, de[i, \n afaceri, orice gre[eal` indic` posibilitatea unor alte gre[eli mai mari. Poate \ncerca din greu s` fie politicos, l`snd totu[i o impresie proast`. |ntr-un hotel, Renaissance, \n care am stat de curnd, era un afi[ pe m`su]ele de cafea, pe care scria: V` oferim posibilitatea de a alege. Conceptul [i simbolistica posibilit`]ii de a alege reflect` filosofia secular` care permite existen]a diferen]elor, acceptnd faptul c` acestea pot coexista \n armonie. Posibi-

16

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

litatea de a alege vine \n \ntmpinarea preferin]elor fiec`rui individ, oferind zone [i de fum`tori, [i pentru nefum`tori, \n spiritul convie]uirii [i al respectului reciproc. O polite]e exagerat` face \n final ca mesajul s` sune nepoliticos acest restaurant are zone [i pentru fum`tori, [i pentru nefum`tori, iar dac` e[ti nefum`tor [i te-ai a[ezat lng` un fum`tor, cu att mai r`u pentru tine. Conteaz`.

Poate fi a[a de \ncurcat \nct s` nu mai \n]elegi nimic (cu o imagine confuz`). De exemplu, magazinele de \nchiriat casete Blockbuster comunicau de curnd cu clien]ii lor, dup` cum urmeaz`:

Timp limitat. |nchirierile nereturnate pn` la prnz \n data-limit` vor fi evaluate pentru o tax` extins` de vizionare pe baza perioadei de \nchiriere. |nchirierile de 5 zile sunt acum de o s`pt`mn`, [i dac` nu sunt \napoiate pn` la prnz \ntr-a 9-a zi, ele vor fi evaluate pentru o tax` extins` de vizionare egal` cu pre]ul ini]ial pentru fiecare perioad` suplimentar` s`pt`mnal` de \nchiriere, cu men]iunea c` politica taxei extinse de vizionare poate varia de la magazin la magazin. Regulile pentru membri se aplic` \nchirierilor. |n magazinele participante, pentru un timp limitat. Verifica]i la magazinele participante detaliile [i politicile pentru taxa de vizionare extins`.

Clar? M` \ndoiesc. Enervant? Foarte probabil, [i dac` nu respec]i regulile [i cineva te apostrofeaz` c`: Era totul scris foarte clar, este [i mai enervant.

Poate fi de-a dreptul d`un`tor. Un comunicat de pres` este ceva foarte important. Am observat a[a ceva \n presa na]ional`, de curnd, trimis de grupul de consultan]` Accenture. Articolul comenta faptul c` Accenture previziona: O lume \n care activi-

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

17

tatea economic` este ubicu`, nerestric]ionat` de defini]iile tradi]ionale ale comer]ului [i universalit`]ii. Da sau, mai degrab`, nu. Articolul se referea nu la con]inutul comunicatului, ci doar la faptul c` afirma]ia era att de confuz` \nct nu avea niciun \n]eles. Este trist cnd scrierea e att de proast` \nct nu se ajunge nic`ieri.

Poate fi un nonsens: ca formularul care \nso]e[te detaliile pentru cei care vor s` deschid` un cont de economii la ING Direct, care le cere aplican]ilor s`-[i specifice sexul ca masculin, feminin sau necunoscut. Sau oferta de vnz`ri CD-uri gratis cu reducere. Evident c` o gre[eal` a[a de grosolan` va fi observat` imediat, dar numai prezen]a ei va sc`dea credibilitatea scriitorului [i a \ntregii organiza]ii.

Cred c` lista s-ar putea continua, cu tot cu limbajul super prescurtat al mesajelor. Ideea e clar`: e foarte u[or s` nu te faci \n]eles \n scris. Sunt sigur c` tot ce-am scris mai sus a fost obiectul gndirii [i al verific`rii, dar nu suficient. Pune]i pixul pe hrtie [i ve]i p`[i pe un teren periculos. A[adar, prima cerin]` a unei scrieri bune \n afaceri este claritatea. {i nu m` scuz pentru attea repet`ri pe parcursul c`r]ii. Un bun raport trebuie verificat pentru claritate [i nu trebuie niciodat` presupus de la \nceput c` totul va fi evident \n ceea ce am scris. Probabil c` vom acorda toat` aten]ia cuvenit` clarit`]ii [i ne vom str`dui s` ne facem \n]ele[i, dac` ne este clar scopul scrierii noastre.

De ce s` scriem rapoarte?
E important motivul scrierii unui raport. Poate p`rea evident, dar majoritatea rapoartelor sunt \n leg`tur` cu subiectul lor. Scopul lor

18

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

nu este clar. F`r` o inten]ie clar`, raportul are tendin]a s` divagheze [i nu va ajunge la o concluzie. Rapoarte se scriu din multe motive, cum ar fi: s` informeze; s` recomande; s` motiveze; s` explice sau s` dezbat`; s` conving`; s` impresioneze; s` \nregistreze; s` sublinieze sau s` dezvolte o situa]ie sau o credin]` deja existente; s` explice. |n plus, ele pot avea [i obiective mai complexe, cum ar fi schimbarea atitudinii oamenilor. Mai mult, ace[ti factori nu se exclud reciproc. S-ar putea s` fie nevoie s` face]i mai multe lucruri simultan. Sau s-ar putea s` face]i unele lucruri pentru un grup, [i altele pentru alt grup. Un raport destinat s` explice o schimbare organiza]ional`, s` stabileasc` implementarea, trebuie s` nasc` [i s` dezvolte o situa]ie de care seniorii au aflat, dar ceilal]i habar n-au. Primii sunt deja convin[i c` acea schimbare e bun` [i a[teapt` detalii. Ceilal]i pot fi chiar b`nuitori. Problema scrierii unui raport rezonabil este, pe de o parte, complex`. Recunoa[terea [i \n]elegerea acestei complexit`]i, pe de alt` parte, [i vederea conflictelor inerente care afecteaz` receptarea raportului sunt primii pa[i pentru a putea produce bine rezultatele dorite.

A[tept`rile cititorilor
Dac` un raport e s` fie bine primit, atunci trebuie s` \mplineasc` a[tept`rile cititorilor. |nainte s` intr`m \n subiect, s` vedem de ce sunt condi]ionate aceste a[tept`ri. Psihologii vorbesc de ceea ce ei numesc

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

19

costuri cognitive. Este cel mai u[or de explicat prin exemple. Imagina]i-v` c` vre]i s` programa]i videoul. E ceva ce nu intr` \n rutin`, a[a c` lua]i manualul de utilizare. Mare gre[eal`. |l deschide]i (\ncerca]i, \l pute]i deschide la \ntmplare) [i cele dou` pagini \]i strig` \n fa]`: O s` fie greu!. Acest document are un cost cognitiv mare [i nu e chiar atr`g`tor, chiar o privire fugar` fiind suficient` pentru a alunga cititorul. Oamenii [tiu acest lucru. Privesc orice document a[teptndu-se s` fie greu. Dac` \[i dau seama c` este mai u[or [i mai atr`g`tor dect au crezut (un cost cognitiv sc`zut), \l vor citi cu mai mult entuziasm. Mai mult, efectul poate fi puternic: o claritate adev`rat` chiar surprinz`toare aduce bile albe. Citind printre rnduri, oamenii consider` c` aceast` claritate \nseamn` mai multe lucruri: c` cineva s-a str`duit [i c` se vede experien]a impresionant` a scriitorului. |n ansamblu, ce le d` oamenilor senza]ia, [i la prima citire, [i pe m`sur` ce avanseaz` \n document, c` acesta nu trebuie evitat din principiu? |n nicio ordine anume, cititorilor le place un document, dac` este:

Scurt: evident, ceva mai scurt pare mai u[or de citit dect ceva lung, dar ceea ce conteaz` este ca un raport s` fie de lungimea potrivit` cu topica [i scopul s`u. Poate cel mai bun cuvnt este succint la obiect, suficient de lung s` spun` ce trebuie, [i nu mai mult. Un raport poate avea 10 pagini sau 50 [i \n continuare s` se \ncadreze \n aceast` descriere. Clar: cititorul trebuie s`-l poat` \n]elege. Cu alte cuvinte, trebuie s` fie clar scris (s` nu fie \nclcit) [i s` foloseasc` limbajul adecvat nu trebuie s` sim]i c` ai nevoie tot timpul de dic]ionar. Precis: s` spun` ce e necesar, nu s` divagheze \n permanen]`, f`r` niciun scop. S` foloseasc` cuvintele noastre: cu alte cuvinte, la un nivel [i \ntr-un stil care s`-l fac` inteligibil pentru cititorul mediu, \n mod evident. Simplu: evitnd complexitatea inutil` (subiect la care vom reveni \n capitolul 4).

20

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Bine structurat: s` decurg` logic, \ntr-o secven]` clar` [i ra]ional` care s` transmit` mesajul. Descriptiv: din nou, vom reveni \n capitolul 4, aici fiind suficient s` spunem c`, dac` trebuie f`cut` o schem`, documentul trebuie s` o explice att de bine \nct cititorul s` o reproduc` f`r` s` o fi v`zut efectiv. Toate aceste caracteristici au \n comun faptul c` ele fac documentul mai u[or de citit. Mai mult, func]ioneaz` cumulativ. Adic`, cu ct mai multe dintre ele sunt bine f`cute, fiecare \n felul ei, cu att mai clar va fi raportul la final. Dac` la[i impresia c` ai dat aten]ie \n mod activ raportului t`u, pentru a face cititorului via]a mai u[oar`, este cu att mai bine.
Exerci]iu Ambii factori de mai sus trebuie personaliza]i, \n func]ie de oamenii c`rora trebuie s` le scrie]i. Chiar dac` e un document intern (eventual colegi), chiar dac` este extern (clien]i sau colaboratori), trebuie s` le spune]i clar ce vre]i [i ce a[tept`ri ave]i de la ei. De exemplu, un inginer poate avea alte a[tept`ri dect un medic [i poate are nevoie de mult mai multe detalii, [i mult mai exacte, pentru a i se p`rea acceptabil. Face]i-v` o list` cu cititorii standard ai documentelor voastre [i cu scopul lor, \n general, [i ]ine]i-o lng` voi atunci cnd scrie]i.

Perspectiva cititorilor
E logic, dup` ce am spus \n acest capitol, c` un raport bun trebuie s` urm`reasc` nevoile cititorului. Scrierea rapoartelor nu poate fi tratat` superficial. Nu este doar o oportunitate pentru autor s` spun` ce vrea. |n ultim` instan]`, doar cititorii pot spune c` un raport e bun

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

21

sau nu. Astfel, perspectiva lor este punctul de pornire [i, ca scriitori de rapoarte, trebuie s` v` gndi]i cine v` sunt cititorii, cum gndesc, cum privesc subiectul raportului, ce experien]` au \n respectiva problem` [i cum vor reac]iona la ceea ce le ve]i spune. Urm`toarele studii de caz clarific` importan]a evalu`rii propriilor voastre inten]ii, pe lng` punctul de vedere al celorlal]i, \nainte de a comunica.

Studiu de caz O agen]ie de turism este \n esen]` o afacere de servicii pentru oameni. |ntr-o anume firm`, cu un lan] de 30 de magazine \n mai multe ]`ri, afacerea era \n c`dere. Pia]a respectiv` nu era \n acel moment \n recesiune, iar pierderile se datorau activit`]ii concuren]ei, fiind un lucru pe care o abordare mai activ` [i mai orientat` pe vnz`ri l-ar fi putut \mbun`t`]i. Ini]ial, abordarea problemei a fost de a atrage aten]ia asupra ei la fiecare nivel. S-au trimis memo-uri personalului. Cifrele exprimate venitul planificat din vnz`ri [i sumele provenite din vacan]e, zboruri etc. erau sume substan]iale. Chiar minusurile valorau cteva sute de mii de lire. Rezultatul? Graficul vnz`rilor \n niciun caz nu a crescut. Dar moralul oamenilor a c`zut. Au \nceput s` cread` c` lucreaz` nu pentru o organiza]ie de succes, cum credeau la \nceput, ci, \n cel mai r`u caz, una care se scufunda; [i sim]eau c` li se arunc` \n crc` vina. Cifrele nu \nsemnau mare lucru pentru tinerii de la magazine fiind sume foarte mari, la care nici nu se puteau raporta din punct de vedere personal. Nevoia de a redresa situa]ia devenea tot mai acut`, ceea ce a dus la planificarea unei noi strategii. S-a trimis un nou document (\naintea unei conferin]e de vnz`ri). Sc`derile masive erau amortizate [i prezentate ca o serie de cifre mai mici una pe ramur`. Aceste cifre

22

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

erau legate de obiectivul care trebuia atins. Cre[tea pn` la dou` vacan]e (mama, tata [i 2,2 copii) pe ramur` s`pt`mnal. Nu numai c` personalul se putea raporta cu u[urin]` la a[a ceva, dar era ceva ce \n]elegeau [i care sim]eau c` este posibil. Obiectivele individuale, comunicarea constant` pentru a raporta progresele [i ni[te prime pentru atingerea [i dep`[irea acestor obiective pe ramur` completau imaginea. Ce s-a \ntmplat de data asta? Cifrele au \nceput s` creasc`. Nu au mai existat pierderi. A crescut [i motiva]ia oamenilor, cu succesul la orizont. {i un an dificil s-a terminat, atingndu-se \n final obiectivele stabilite, iar oamenii au continuat s` se simt` motiva]i, avnd un adev`rat sentiment de realizare. Cheia a fost, aici, sunt sigur, o bun` comunicare. Numerele [i dificultatea atingerii lor nu s-au schimbat. Dar, cu o empatie mai mare pentru cei care gestionau rela]ia cu clien]ii, percep]ia asupra problemei a devenit mai personal`, mai u[or de atins, mai realizabil`. Rezultatele au demonstrat apoi c` succesul era posibil. Nu s-au f`cut costuri suplimentare semnificative, doar pu]in` gndire [i timp pentru a se asigura c` rela]iile s-au \mbun`t`]it, c` motiva]ia a crescut [i c` rezultatele au o [ans` real` de a cre[te. Aceast` descriere prezint` clar ce poate face tonul adecvat al unui document, dar [i detaliile modului \n care a fost scris sunt la fel de importante.

Acest fapt duce la preg`tirea pe care o vom discuta \n urm`torul capitol. Toate astea sunt de bun-sim], dar sunt u[or de trecut cu vederea, pentru c` altfel nu ar fi att de multe rapoarte bombastice [i att de mul]i cititori deziluziona]i. Cum se \ntmpl` acest lucru? |n primul rnd, e prea u[or s`-]i dai seama c` pui o p`rere introspectiv` \n tot ceea ce scrii pe hrtie. La urma urmei, e[ti important, e[ti implicat, cuno[ti bine problema, altfel de ce ai scrie tu raportul?

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

23

|n al doilea rnd, mul]i oameni printre ei [i tu, poate s-au apucat de scris rapoarte doar din nevoie. |ntr-o zi, cineva a cerut un raport, [i te-ai str`duit s` g`se[ti ceva similar pe care l-ai putea folosi ca un fel de cadru. Foarte bine dac` ai reu[it s` g`se[ti ceva de calitate; dac` nu, e[ti ca chiorul \n ]ara orbilor.

Obi[nuin]e puternice
Rezultatul oric`rei experien]e ini]iale proaste pot fi obiceiurile proaste. Noul scriitor de rapoarte cap`t` repede un mod anume de a prezenta materialele, mult din acest mod fiind reflex. Acest lucru poate \nsemna automat e[ecul. Rapoartele nu mai \nf`]i[eaz` un caz clar, iar oamenilor li se par greu de citit [i frustrante, [i orice [i-ar propune rapoartele s` fac` (s` prezinte o decizie, eventual), nu se va realiza \n final. Obi[nuin]a [i presiunea constant` a afacerilor se combin` pentru a determina oamenii s` scrie pe pilot automat. Uneori, dac` critici ceea ce chiar tu ai scris sau ce a ie[it din departamentul t`u, \]i dai seama imediat c` ceva nu e \n ordine. O propozi]ie nu are sens, o idee nu e \n]eleas` sau o descriere mai mult \ncurc` dect s` descurce. De regul`, motivul din care se \ntmpl` acest lucru nu este c` scriitorul a crezut c` aceasta era cea mai bun` propozi]ie, [i pur [i simplu a scris-o gre[it. Mai degrab`, gndirea \n sine a fost inadecvat`; sau n-a fost deloc. Obiceiurile sunt greu de schimbat, iar rezultatul final poate fi un exces de material care se plimb` de colo-colo prin organiza]ie, a[ezat \ntr-un fel de jargon pe care unii \l numesc termeni de specialitate. Exemplul din Figura 1.1 este o caricatur` a acestui fel de comunicare, dar prea multe scrieri \n circula]ie se apropie prea mult de acest exemplu.

Avantajele lecturii
Morala este clar`. Scrierea unui raport bun nu se \ntmpl` pur [i simplu. E nevoie de gndire [i efort ([i ceva studiu spre care se tinde cu

24

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

aceast` carte). Acest proces necesit` mult` munc`, dac` vre]i ca rezultatul s` fie cel scontat, iar munca trebuie s` fie serioas`.
RAPORT DE PROGRES STANDARD
(pentru persoanele care nu \nregistreaz` progrese \n cazul rapoartelor)

|n timpul perioadei de studiu, care s-a terminat la data de 14 februarie, s-a \nregistrat un progres considerabil \n stadiul preliminar al stabilirii activit`]ilor ini]iale. (Suntem preg`ti]i s` \ncepem, \ns` nu am f`cut nimic \n acest sens). S-au verificat informa]iile de fond, iar structura de func]ionare a diverselor p`r]i componente ale proiectului s-a adaptat resurselor umane corespunz`toare. (Am studiat proiectul [i am decis ca George s` fie liderul acestuia.) Am \ntmpinat dificult`]i \n alegerea metodelor [i a abord`rii optime, \ns` aceast` problem` a fost dezb`tut` viguros [i ne astept`m ca faza de dezvoltare s` \nainteze la o calitate satisf`c`toare. (George cite[te rezumatul.) Pentru a pre\ntmpina duplicarea inutil` a efortului depus anterior \n acela[i domeniu, a fost necesar` stabilirea unei echipe de proiect, format` din oameni care au lucrat \n mai multe departamente relevante pentru studiu. (George [i Mary au avut o experien]` interesant` vizitnd pe fiecare dintre ace[tia.) Comitetul Steering [i-a ]inut \ntrunirile obi[nuite [i a considerat destul de important` dezbaterea problemelor de politic`, cu privire la nivelurile organiza]ionale globale ale liniei, [i a responsabilit`]ilor care revin personalului, asociat cu atribu]ii specifice, rezultnd din variatele modalit`]i de func]ionare. (Ceea ce \nseamn`...?) Se presupune c` rata progresului va continua s` creasc`, deoarece personalul indispensabil \[i va juca rolul \n discu]iile care ]in de luarea deciziilor. (Vom \ntreprinde ceva ct mai curnd \n cazul \n care exist` aceast` posibilitate.)

Fig 1.1 De la avizierul companiei

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

25

Obiceiurile bune sunt la fel de puternice ca [i cele rele. Trecerea de la unele la celelalte este posibil`, iar recompensa \n acest caz face ca jocul s` merite a fi jucat. Gndi]i-v` ce abilit`]i de scriere se pot ob]ine \n cazul unui raport.

Recompensarea excelen]ei
Ocazional, rapoartele pot fi redactate doar pentru a fi \nregistrate. Nu li se acord` o importan]` sau o valoare deosebit`. Totu[i, \n cele mai multe din cazuri, dac` se depune efort pentru redactarea unui raport, \nseamn` c` acesta a avut un scop adev`rat. Rapoartele se \ntocmesc pentru a conduce la ac]iune, pentru a face ca lucrurile s` se \ntmple sau pentru a juca un rol \n aceasta. Comunicarea influen]eaz` oamenii, iar aici inten]ia e clar`: un raport prezint` un caz, unul care va ac]iona astfel \nct s` aib` un rol \n ra]ionamentele care urmeaz`. O decizie se ia \n parte [i datorit` modului \n care a fost prezentat cazul \ntr-un raport. Pn` aici totul e clar, rapoartele pot influen]a ac]iunile. Dar, de asemenea, au rolul de a crea o imagine asupra autorului. |n interiorul unei organiza]ii de orice fel, oamenii interac]ioneaz` prin intermediul comunic`rii. Ace[tia \[i trimit memorii, se organizeaz` \n adun`ri sau comitete, fac conversa]ie pe sc`ri sau cnd \mpart dejunul la pauza de prnz; [i toate aceste ac]iuni trimit semnale. Ace[ti oameni spun lumii, sau cel pu]in organiza]iei, ceva depre ei. Sunt ace[tia inteligen]i, competen]i, exper]i, persoane u[or de abordat, sunt decisivi le-ai urma sfatul, le-ai urma sau le-ai sprijini cauza? Toate modalit`]ile diferite prin care oamenii rela]ioneaz` ac]ioneaz` \mpreun`, cumulativ [i progresiv, pentru a crea [i a men]ine o imagine a fiec`rui individ \n parte. Unele modalit`]i pot juca un rol dispropor]ionat, iar redactarea unui raport se num`r` printre acestea. Exist` dou` motive pentru care acest efect este important. |n primul rnd, rapoartele, spre deosebire de alte mijloace de comunicare tranzi-

26

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

torii, pot fi de durat`. Acestea au fost popularizate, fiind considerate [i r`mnnd consemnate; cu att mai mult cu ct trateaz` probleme importante. |n cel de-al doilea rnd, deoarece nu toat` lumea poate redacta un raport de calitate, oamenii pot fi impresiona]i de abilitatea de a exprima un ra]ionament [i de a-l materializa \n scris. Astfel, rapoartele reprezint` o oportunitate sau, de fapt, dou` oportunit`]i. Rapoartele cel pu]in cele de calitate pot fi folositoare \n stimularea ac]iunii; ac]iune pe care, ipotetic, o dori]i. Acestea sunt, de asemenea, importante \n crearea profilului vostru. Acestea relateaz` ceva despre modul \n care sunte]i [i ce fel de coleg de serviciu sunte]i. |ntr-un anumit fel, exist` situa]ii \n care vre]i s` fi]i siguri c` anumite calit`]i personale sunt subliniate. Spre exemplu, un caz poate fi prezentat de un raport, fiind clar c` este prezentat de o persoan` care d` aten]ie detaliilor. Pe un termen mai lung, p`rerea unui superior despre un angajat poate fi influen]at` prin citirea cu regularitate a ceea ce consider` ace[tia a fi rapoarte de calitate. A[adar, data urm`toare, cnd sunte]i ner`bd`tori s` finaliza]i un raport \n aparen]` dificil, considera]i-l ca pe echivalentul \n afaceri al unui obiectiv [i nu uita]i c` ar putea s` v` afecteze [ansele de promovare.

O oportunitate semnificativ`
Rapoartele necesit` munc` am`nun]it`. Preg`tirea acestora poate uneori s` par` obositoare. Acestea necesit` timp alocat adecvat. Dar, de aceea este [i zicala: dac` o treab` merit` s` fie f`cut`, atunci trebuie f`cut` bine. Realizarea unui raport de calitate nu dureaz` mai mult ca realizarea unuia care nu este de calitate. |ntr-adev`r, urm`torul capitol sus]ine c` o abordare sistematic` \]i poate \mbun`t`]i stilul. |n cazul \n care rapoartele sau alte astfel de documente sunt clare, am`nun]ite [i expuse pentru a c[tiga o lectur`, acestea sunt cel mai probabil cele care \[i vor atinge scopul. |n acest caz, acestea sunt cel mai

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

27

probabil cele care ac]ioneaz` pozitiv pentru a pune \n valoare profilul autorului. Ambele rezultate merit` efortul. |ns` efortul tot trebuie depus, cuvintele tot trebuie s` fie scrise pe hrtie [i confruntate cu o foaie de hrtie goal` (sau \n zilele noastre de un ecran), aceasta poate fi o sarcin` care s` v` intimideze. (Eu [tiu \n acest moment \nc` mai am [ase capitole de conceput!) Pentru a face ca redactarea s` fie mai u[oar`, \ncepe]i cu preg`tirea, [i cu aceasta trece]i la urm`torul capitol.

Puncte-cheie
Nu uita]i, comunicarea prezint` pericole inerente; comunicarea

neechivoc` trebuie s` fie analizat` am`nun]it. Rapoartele \[i vor atinge scopul numai \n cazul \n care autorul este sigur de ceea ce urm`re[te s` ob]in`. Cititorul este mai important dect autorul; scrie]i pentru al]ii, nu pentru voi \n[iv`. Aten]ie la vechile obiceiuri rele [i exersa]i pentru a stabili unele bune. Rapoartele sunt poten]ial unelte puternice puternice \n termeni de ac]iune [i puternice \n contribuirea la construirea profilului personal.

Conceperea unui raport de calitate

|n acest capitol, pe lng` considera]iile cu privire la procesul de aranjare a cuvintelor pe hrtie, ne vom ocupa [i de construc]ia forma unui raport de calitate. |n acest caz exist` dou` considera]ii: Ce anume \l intereseaz` pe cititor? Ce anume va veni \n ajutor pentru a-l compila repede [i u[or? Din cele dou`, prima este cea mai important`, \ns` factorii implica]i, din fericire, ac]ioneaz` pozitiv \n ambele cazuri. Pentru ra]ionament, punctul de pornire este clar \n acest caz.

Stabilirea unor obiective clare


Cel mai important lucru care trebuie stabilit ini]ial este simplu, care este motivul pentru care redact`m raportul. Care este scopul acestuia? Doar cteva rapoarte au \ntr-adev`r un subiect. Bine\n]eles, acestea pot avea inten]ii diverse de a informa, de a motiva [i a[a mai departe, a[a cum am men]ionat \n capitolul anterior , \ns` cea mai mare importan]` o au obiectivele globale. {i aceasta, \n schimb,

Conceperea unui raport de calitate

29

\nseamn` c` trebuie s` [ti]i exact care dori]i s` fie rezultatul final dup` predarea [i citirea raportului. Spre exemplu, este impropriu s` nume[ti obiectiv clar urm`toarea aser]iune despre posibilitatea de relocalizare a biroului. Poate fi considerat valid un raport despre explicarea motivelor pentru care aceast` relocare este necesar`, comparnd meritele relative ale diferitelor solu]ii [i recomandnd cea mai bun` op]iune. Chiar [i aceasta poate necesita mai multe detalii, cum ar fi men]ionarea avantajelor/dezavantajelor pentru diferite grupuri ca: personalul, clien]ii etc., care pot fi afecta]i \n diferite moduri. Obiectivele trebuie definite \n func]ie de punctul de vedere al cititorului. Trebuie s` lua]i \n considerare urm`toarele:
cui se adreseaz` raportul \n special; dac` grupul este omogen sau trebuie \ntrunite nevoi multiple; motivele pentru care ace[ti oameni au nevoie de raport; ce doresc ace[tia s` con]in` raportul [i ct de am`nun]it trebuie s` fie; ce nu doresc s` con]in` raportul; rezultatul la care se a[teapt` (ce doresc s` clarifice, ce

inten]ioneaz` s` \ntreprind` sau ce decizie doresc s` ia). Rezult` c` v-ar putea fi de folos s` cunoa[te]i cte ceva despre destinatarul raportului pe care \l scrie]i. Exist` posibilitatea s` \i cunoa[te]i chiar bine; spre exemplu, pot fi colegi de serviciu cu care lucra]i \n mod curent. |n caz contrar, \ntreba]i-v`:

Ce fel de oameni sunt? (b`rbat/femeie, tn`r/\n vrst`) Ct de bine \i cunoa[te]i? Ce experien]` au cu privire la subiectul raportului? Care este nivelul acestora de cuno[tin]e cu privire la subiectul raportului? Care este atitudinea lor vizavi de subiectul raportului? (primitoare/ostil`?)

30

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Care este implicarea lor personal`? (\n ce sens \i afecteaz` subiectul?) Cum clasific` importan]a subiectului? G`sesc subiectul interesant? Ac]ioneaz` ca rezultat al citirii raportului? Tot ceea ce urmeaz`, ceea ce scrie]i, modalitatea \n care o face]i [i cum ve]i aranja raportul depind de prima premis` un obiectiv clar este funda]ia de baz` a unui raport. Vom reveni asupra acestui subiect, [i \n special asupra stabilirii unui astfel de obiectiv, analiznd preg`tirea pentru redactare din urm`torul capitol. |ntre timp revenim asupra formei raportului.

O structur` solid`
Cea mai simpl` structur` pe care ne-o putem imagina o reprezint`: introducerea, con]inutul [i \ncheierea. |ntr-adev`r, acestea sunt elementele pe care trebuie s` le con]in` un raport, \ns` argumentul sau cazul prezentat poate fi ceva mai complex. Se va \mp`r]i \n patru p`r]i:

Stabilirea situa]iei. Descrierea implica]iilor. Recapitularea posibilit`]ilor. Face]i o recomandare.

Cele dou` structuri pot coexista confortabil, a[a cum am prezentat grafic \n Figura 2.1. Un exemplu v` va ajuta s` v` explica]i logica prin care un argument trebuie s` fie prezentat, dac` este s` fie prezentat clar. Imagina]i-v` o organiza]ie cu anumite probleme de comunicare, iar un raport care s` fac` sugestii pentru corectarea problemelor poate s` aib` urm`toarea succesiune:

Conceperea unui raport de calitate

31

Situa]ia: aceasta se poate referi att la cantitatea, ct [i la importan]a comunic`rii scrise, att din interiorul, ct [i din exteriorul organiza]iei. De asemenea, la faptul c` abilit`]ile de scriere sunt de calitate slab` [i c` nu exist` standarde de func]ionare sau c` nu s-a organizat nici un curs de formare pentru dezvoltarea acestor abilit`]i, nu li s-a f`cut leg`tura cu modelele recunoscute care s` fie acceptate de organiza]ie. Implica]iile: acestea se pot clasifica de la lipsa productivit`]ii (datorit` timpului \ndelungat aferent conceperii documentelor, care au necesitat constant o revenire asupra lor, pentru clarificare) pn` la ineficien]a sau rezultatele proaste din cauza comunic`rii gre[ite. De asemenea, poate include atenuarea sau \nr`ut`]irea imaginii, din cauza documentelor de proast` calitate care circul` \n afara organiza]iei, la clien]i. Posibilit`]ile: \n acest caz, ca [i \n cazul oric`rui argument, pot fi mai multe c`i posibile de a ac]iona, toate cu argumente pro sau contra. Pentru a continua exemplul, se pot clasifica \n redactarea limitat` de rapoarte, la un grup mic de oameni care s` reduc` munca administrativ` complet sau prin stabilirea unui program de training [i a unui sistem de monitorizare ulterior pentru a se asigura unele \mbun`t`]iri \n acest sens. Recomandarea: \n acest caz trebuie stabilit` cea mai bun` op]iune. Sau, \n cazul unor anumite rapoarte, num`rul de op]iuni din care ceilal]i pot alege trebuie verificat. Recomand`rile trebuie s` fie specifice: spunnd exact ce urmeaz` a se \ntreprinde, de cine, cnd, pe lng` aceste detalii [i cele legate de costuri [i logistic`. |n toate stadiile trebuie evitat` generalizarea. Rapoartele trebuie s` con]in` fapte evidente [i suficient capitol [i vers pentru ca aceia care intr` \n posesia lor s` le considere ca baz` adecvat` pentru decizie [i ac]iune. Avnd forma complet` a argumentului clar \n minte, putem s` privim mai \n detaliu forma raportului \n sine. Modalitatea \n care este

32

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

prezentat de la \nceput pn` la final inten]ioneaz` s` sus]in` argumentul, s` \l fac` mai u[or de urm`rit, de citit [i, de asemenea, s` \l fac` interesant, att ct este necesar, pe tot parcursul citirii. Cele trei p`r]i se potrivesc, \n mod nesurprinz`tor, cu vechea [i folositoarea maxim` despre comunicare abreviat` de regul` \n: zi-le, zi-le, zi-le. F`r` a fi abreviat`, aceasta zice: Spune oamenilor ce inten]ionezi s` le zici introducerea, spune-le \n am`nunt con]inutul raportului, [i apoi spune-le ce le-ai spus deja sau rezum`.

Situa]ie Introducere

Implica]ii

Con]inut Posibilit`]i

|ncheiere

Recomandare

Figura 2.1 Cele dou` structuri ale unui raport

Conceperea unui raport de calitate

33

|n primul rnd, introducerea


Aceasta trebuie s` \nceap` prin adresarea atitudinii c`tre cititori. Ce vor crede ace[tia \n momentul \n care vor \ncepe s` citeasc` raportul? Va fi interesant? Lizibil? |mi va fi de ajutor? E important? \i va distrage de la orice alt` activitate, f`cndu-i s` se concentreze astfel \nct s` \i acorde toat` aten]ia cuvenit`? Ace[tia au fiecare ordinea de zi proprie, dorind ca raportul s` fie succint etc., a[a cum am men]ionat anterior; \n mod esen]ial, ace[tia \i vor acorda considera]ia adecvat` \n cazul \n care \l vor g`si inteligibil, interesant [i potrivit pentru situa]ia lor. Nu doresc s` fie nepotrivit. Nu trebuie s`: \i z`p`ceasc`, \i agaseze cu termeni [tiin]ifici/tehnici sau jargon, s`-i plictiseasc` cu o structur` de nep`truns (sau prin absen]a acesteia) sau s` utilizeze cuvinte prea simple. P`rerile se formeaz` foarte repede. Din primele rnduri, se formeaz` o opinie care \i \nso]e[te pe timpul parcurgerii \ntregului raport. Prima impresie conteaz`, a[a cum spune o veche zical`, a[adar, aceast` faz` este foarte important` [i poate necesita gndire dispropor]ionat` pentru a o concepe [i construi cum se cuvine. |nceputul trebuie s` aib` rolul unei introduceri, care trebuie s`:
fixeze

scena (aceasta poate \nsemna conexiunea cu termeni de referin]` sau discu]ii anterioare care au dus la redactarea raportului); enun]e subiectul [i tema ([i poate [i modalitatea de abordare); traseze clar obiectivele; intre \n subiect, prin crearea unui punct de leg`tur` care s` v` ajute s` introduce]i cititorul \n prima parte a con]inutului raportului; s` asigure pozi]ionarea adecvat` a acestuia pentru cititori (care nu trebuie s` se simt`, a[a cum se poate \ntmpla, spioni, raportul fiind adresat altora).

34

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

|n acela[i timp, introducerea va spune \n mod inevitabil ceva despre scriitor, [i astfel trebuie s` reflecte orice dori]i s` simt` cititorii (c` sunte]i expert, profesionist sau orice altceva) [i s` nu deconcerta]i prin mesaje nepotrivite (prea mult jargon poate s` spun` aceast` persoan` nu \n]elege nevoile cititorilor). Astfel \nct se va renun]a la un astfel de element, subiect asupra c`ruia vom reveni \n capitolul 4. Dac` inten]ia este aceea de a c[tiga audien]a, un raport trebuie s` ajung` repede la subiect. Aceasta nu exclude fixarea scenei. Un raport poate s` \nceap` cu: Acest raport dore[te s` demonstreze modalitatea \n care organiza]ia poate s` reduc` costurile cu 10 procente, f`r` a sacrifica calitatea. Dup` aceasta, [i probabil \nc` ceva, cititorii vor vrea s` [tie cum; poate trebuie s` face]i a[a \nct raportul s` reflecte analiza cheltuielilor curente. Dar oamenii [tiu unde se \ndreapt` raportul vor trece prin raport mai u[or, dac` au hot`rt c` \[i doresc asta. Tonalitatea unui raport trebuie s` se \ntrevad` \nc` din prima faz` a lui. A[a cum profesorii/trainerii trebuie s` stabileasc` un raport cu auditoriul, tot a[a un raport prime[te o aten]ie continu` dac` acesta se dovede[te ca necesar, de folos, scris cu un anume scop [i convingere de cineva pe care cititorii [i-ar dori s`-l asculte [i peste toate scris cu \n]elegere [i preocupare pentru cititori. De cele mai multe ori, un start bun te ajut` pe parcurs \n ceea ce faci. Acest lucru se asigur`, desigur, [i scrisului. Avnd sentimentul c` ai \nceput bine, aceasta \]i va da \ncredere \n ceea ce va urma. Tot a[a cu cititul: dac` un document \ncepe bine, oamenii citesc mai departe, spernd ca [i restul s` fie la fel de bun ca prima parte. Sunt multe cazuri de frustr`ri \ntr-o corpora]ie, iar ceva ce se dore[te a face via]a un pic mai u[oar` este foarte repede recunoscut [i apreciat. Unul din motivele pentru care a[a-numitul rezumat (un sumar care este plasat mai degrab` la \nceput dect la sfr[it) are deseori succes este pentru c` \ntrune[te multe din criteriile \nceputului men]ionate mai sus. Capteaz` interesul cititorului care cite[te mai departe, s` descopere detaliile [i s` vad` cum [i de ce s-a ajuns la concluziile din sumar. |ntreb`rile legate de aceste rezumate sunt rev`zute \n capitolul 6.

Conceperea unui raport de calitate

35

Mijlocul
Acesta este inima documentului. Este locul unde cele mai multe informa]ii de con]inut sunt de g`sit [i de aceea trebuie o aten]ie deosebit` la structurarea [i organizarea acestuia. Punctele-cheie sunt:

detalia]i mesajul principal al raportului; men]ine]i, dezvolta]i interesul; asigura]i o claritate [i o manier` apropiat` cititorului.

Poate este necesar s` merge]i chiar mai departe. Aici ar fi locul ca raportul s` aduc` elemente de sus]inere sau, din contr`, afirma]ii care dovedesc dezacordul ori resping ideile acestuia. |n acela[i timp, orice complexitate trebuie ]inut` \n limite controlabile. S` faci asta nu necesit` dect experien]a de a prezenta punct cu punct. |n \ncercarea de a exersa ce am enun]at sunt cteva idei menite s` p`streze partea central` a documentului pe linia stabilit`. Ad`ugnd con]inutul

Structur` logic`: selectnd [i descriind cititorilor o cale prin con]inut (de exemplu: descrierea \n ordine cronologic`). Indicatoare: cunoscnd \n mare ce are s` vin` ([i de ce) face lectura mai u[oar`. De aceea, multe documente au nevoie de o pagin` de con]inut, dar care pot fi de asemenea realizate chiar \n text. Vom analiza proiectul \n privin]a a trei factori-cheie: timp, cost [i aprovizionare. Pentru \nceput timpul... (probabil urmat de titlul Timp). Este dificil de dep`[it claritatea pe care acesta o imprim` [i sentimentul c` este citit \n contextul a ceea ce urmeaz` s` se \ntmple este apreciat. Folosirea alineatelor ([i subalineatelor) nu este numai o form` efectiv` de semnalizare, \ntrerupe textul \n mod vizual [i-l face mai u[or de parcurs de-a lungul paginii (compara]i stilul unei

36

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

lucr`ri moderne de afaceri, cum e aceasta, cu cele cu care ne chinuiam \n timpul [colii cu scrisul mic [i dens). Limbajul potrivit: acesta este important la fiecare etap` (vezi capitolul 4) Folosirea graficii (dispozitive de grafic` vizual`): aceasta acoper` dou` tipuri de factori: am`nunte ca scrisul \ngro[at, litere mari etc. [i ilustra]ii incluznd grafice, tabele, h`r]i etc. Ambii aduc claritate [i sunt men]iona]i \n capitolul 7. C[tignd \ncrederea Acesta este un ]el subtil [i poate fi sus]inut \n cteva moduri, ca de exemplu:

Adresa]i-v` unor grupuri specifice: ideile generale [i argumentele ar putea s` nu fie foarte repede acceptate ca acelea ce se adreseaz` unui grup specific. N-ar fi niciun motiv pentru care nu le-ar putea face pe amndou` cu anumite paragrafe sau idei adresate \n general [i altele adresate: celor noi din organiza]ie, sau celor din departamentul de vnz`ri... etc. Aduce]i dovezi. Cu siguran]`, dac` acceptarea este dorit`, este necesar s` oferi]i altceva dect propriile spuse, mai ales dac` sunte]i v`zut ca avnd un oarecare interes. A[a c` elemente ca opinii, cercet`ri, statistici [i teste din alte surse v` vor \nt`ri sus]inerile. }ine]i minte, este o leg`tur` \ntre gradul de acceptabilitate a unei surse [i gradul \n care aceasta v` sus]ine, a[a c` ar trebui s` vi le alege]i cu mare aten]ie. Anticipa]i obiec]iile. Nu sunt de ignorat obiec]iile pe care sigur le ve]i ridica \n mintea cititorilor pe m`sur` ce raportul este citit, altfel riscnd ca ace[tia pur [i simplu s` invalideze ceea ce prezint` el. Acestea sunt cel mai bine \ntlnite la \nceput, bine semnalizate: unii se vor \ntreba cum, a[a c` \n urm`toarele trei paragrafe voi explica exact asta.

Conceperea unui raport de calitate

37

Partea de mijloc a raportului trebuie s` fie vizibil legat` de \nceput [i de sfr[it. Trebuie s` plece clar de la ideile f`cute \n introducere, mai ales dac` pe acestea este cl`dit raportul (acestea vor fi \n am`nunt urm`rite) [i, de asemenea, s` fie legat \n acela[i mod de sfr[it. Asta \nseamn` c` ideea con]inutului trebuie s` \[i fac` drum prin \ntregul raport cu cele trei mari segmente. Rezultatul final poate fi redat ca f`r` sens. Con]inutul prezentat \n lucrare curge de-a lungul raportului [i \ntreaga structur` mai degrab` \l va sus]ine dect s` \l concureze. Rezultatul final poate fi redat \n \ntregime [i, de asemenea, u[or de urm`rit. Un singur punct merit` a fi ad`ugat \nainte de a trece la discu]ii despre final: este de apreciat dac` la finalul unei etape textul \ndreapt` cititorul c`tre final cu o fraz` de genul: |n \ncheiere un ultim punct \nainte de concluzii...

Sfr[itul
Cteva pericole: Sunt rapoarte care par s` \l evite. Partea de mijloc dep`[e[te structura. E[ueaz` \ntr-o repeti]ie de genul: [i \nc` ceva. Acest lucru este distractiv [i \n acela[i timp enervant. Evita]i falsele finaluri. Am v`zut un raport nu de mult care men]iona cuvntul \n final u[or schimbat \n trei locuri \n paragrafele de \ncheiere. Fi]i aten]i la structur`: bjbind la ultimul titlu, nu ve]i reu[i s` ajunge]i la finalul sec]iunii. Aceasta poate ad`uga un paragraf sau alte cteva pagini constnd \ntr-o repeti]ie f`r` folos. Deci, ce pute]i face bine aici? Finalul are trei obiective proprii: S` ajung` la [i s` prezinte o concluzie (aceasta reflect` tipul documentului implicat [i natura argumentului pe care eventual \l prezint`).

38

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

S` adune [i s` concluzioneze con]inutul. S` \ncheie pozitiv, \ntr-o not` \nalt` sau \nfloritor. {i dac` acest lucru nu ar fi adecvat (multe din rapoarte analizeaz` mai mult probleme de rutin` dect unele cu adev`rat interesante), s` \ncheie cu dovada de autoritate, cel pu]in.

S` concluzionezi succint [i la obiect nu este un lucru u[or. Tocmai de aceea reprezint` o oportunitate deosebit`. Dac` este f`cut` bine, impresioneaz`. Ironic, aceasta ajut` la ob]inerea aten]iei pe care raportul o merit`. Ca s` fim reali[ti, trebuie s` recunoa[tem c` mult` lume arunc` o privire la sfr[it \nainte de a decide s` citeasc` raportul. Dac` concluzia este o bun` mostr` a ceea ce are s` vin`, atunci asta va ajuta la luarea deciziei. O concluzionare dezvolt` con]inutul mult mai u[or dac` secven]a [i structura au fost sensibile, profunde [i logice. Altfel spus, un sumar este, pn` la urm`, concluzia natural` a mai multor cazuri. Orict ai concluziona, este inerent s` men]ii aceast` parte a raportului \ntr-o form` relativ scurt`/prescurtat`. Aceasta nu \nseamn` c` un raport trebuie s` con]in` cteva rnduri, multe din rapoarte necesitnd sumare lungi [i complexe lucrul important este c` concluzionarea apare [i este potrivit` ca m`rime \n compara]ie cu \ntreaga lucrare. S` facem un sumar [i s` surprindem esen]a con]inutului [i a concluziilor e dificil de realizat f`r` a depune un anume efort. Sec]iunea final` este acea parte a raportului unde poate fi util s` verific`m \ntinderile \n timp [i s` edit`m. Bine\n]eles, ar fi o pierdere de vreme cu un raport lung care, \ntr-un anumit punct, \[i pierde cursul sau chiar e distrus de slaba aten]ie acordat` unei etape importante.

Dup` sfr[it
Nimic din ce nu poate fi \n rezumat nu are valoare. Cu alte cuvinte, pot exista alte pagini ce succed rezumatului [i concluziilor. Primele din acestea sunt anexele, care pot fi folosite pentru a analiza

Conceperea unui raport de calitate

39

detalii discrete ale p`r]ii principale din con]inutul lucr`rii. Aceasta permite analiza \n detaliu, dar rolul principal al acestor pagini este mai mult s` ]in` partea de mijloc sub control, \n limite rezonabile, evitndu-se ca punctele-cheie s` se piard` \n detalii.

Studiu de caz
George nu fusese prea \ncntat s`-i fie \ncredin]at` reorganizarea biroului, chiar dac` era alegerea cea mai bun`. Cre[terea [i profitul mai mare \nsemnau mai mul]i oameni, \n special \n departamentul de client service. {tia c` mul]i oameni sunt pu]in \ngrijora]i de schimb`rile ce \i vor afecta [i era hot`rt s` duc` lucrurile la bun sfr[it, hot`rt s` se r`zbune. Poate nu de altceva, dar era con[tiincios. A m`surat fiecare camer`, a ]inut cont de tot ce a mutat [i a catalogat. A f`cut o schi]` a firelor electrice [i [i-a notat cine [i ce echipament folose[te. Apoi s-a a[ezat s` scrie un raport a ceea ce g`sise [i sugestiile sale. Uimit de ct de mult era de scris, a avut bunul-sim] s`-[i verifice ciorna cu colegii. Au fost \ngrozi]i. Oamenii vor reac]iona negativ, au afirmat ei: oamenii nu vor attea detalii, mie mi-a luat 10 minute s` g`sesc unde o s` stau [i \nc` nu [tiu de ce m` mut trebuie s` te ui]i la ei din punctul lor de vedere . Temperat, George se duse \napoi la masa de lucru. A rescris raportul \ncepnd cu o privire de ansamblu despre cum vor ajuta schimb`rile organiza]ia. A f`cut o scurt` [i clar` descriere a modului cum fiecare departament va fi afectat, subliniind avantajele. A spus clar ce trebuie f`cut, de cine [i cnd se vor implementa schimb`rile. Trei s`pt`mni mai trziu, bine\n]eles c` existau cteva dubii [i suspiciuni, unii chiar au fost nedumeri]i c` au fost muta]i degeaba, de[i totul mergea bine. Era ca o mare schimbare.

40

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Punctele-cheie
Orice raport bun are stipulate obiective clare. Perspectiva cititorului este mai important` dect a scriitorului. Trebuie s` argument`m printr-o structur` clar` [i logic` (situa]ii,

implica]ii, posibilit`]i, recomand`ri). Trebuie s` aib` o form` bine definit` (\nceput, mijloc, sfr[it). Rezultatul trebuie s` fie curg`tor, cite] [i f`r` cusur.

Preg`tirea pentru scris

|n continuare, ne vom referi asupra modului \n care v` a[eza]i s` scrie]i, \ntr-un fel care s` fac` raportul eficient, [i anume cum s` \ncepe]i. Oamenii pot r`spunde diferit cnd [tiu c` trebuie s` scrie un raport, \l amn` sau scriu rapid partea de mijloc, \naintea restului pentru c` [tiu eu. Orice ai face acum, oricare ar fi obiceiurile, s-ar putea s` vrei s` iei \n considerare exerci]iul de mai jos \nainte de a continua cu acest capitol.

Exerci]iu
Ar fi folositor \n acest punct s` ave]i lng` voi ceva ce a]i scris anterior [i s` v` gndi]i \n mod special la cum a fost scris. Cu alte cuvinte, ce proceduri [i ac]iuni, \n ce ordine au survenit \n scriere. Po]i face asta \n trei moduri:
A[tepta]i pn` ce apare o sarcin` [i, dup` ce o \ndeplini]i, p`stra]i

o noti]` despre cum a]i procedat [i ]ine]i-o aproape cnd citi]i.


Scrie]i ceva (sau cel pu]in \ncepe]i) ca un exerci]iu [i folosi]i noti]a

ca pe un ghid al stilului [i practicii voastre.

42

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

G`si]i ceva (de preferat, ceva recent despre care \nc` mai ave]i

detalii \n minte) dintr-un dosar, face]i cteva noti]e despre cum l-a]i compus [i p`stra]i-le la \ndemn`.

Pu]ine abilit`]i \n domeniul afacerilor pot fi ob]inute printr-o formul` magic`, iar scrierea unui raport nu este o excep]ie. Totu[i, preg`tirea scrierii ar putea fi considerat` o astfel de formul`. Este \ntr-adev`r funda]ia pe care se sprijin` scrierea unui raport. Preg`tirea \]i permite s` faci dou` lucruri. Primul este s` creezi un raport nu numai pentru c` acesta te-ar satisface, dar [i pentru c` are un scop clar [i este privit ca folositor de cititorii lui. A[a cum s-a spus, m`sura suprem` a unui raport bun este dat` de gradul de atingere a scopului urm`rit. Al doilea, o abordare sistematic` a preg`tirii [i scrisului, \]i va economisi timpul. Este un lucru de pre]uit. Care din noi nu are prea mult de f`cut? Cnd am avut prima oar` un volum semnificativ de scris [i am ]inut cont de ceea ce m-a ajutat s`-mi \mbun`t`]esc propria experien]`, abordarea scrierii s-a schimbat. A fost o surpriz` s` constat c` orice efect ar fi avut asupra a ceea ce am scris, mi-am dat seama c` puteam scrie mult mai repede. Aceast` experien]` a fost \mp`rt`[it` de mai mul]i oameni \ntlni]i \n trainingul acestui subiect. {i va fi, sunt sigur de asta, ceva ce ve]i descoperi [i voi. De aceea, \n acest capitol vom revizui procesul real al preg`tirii [i al a[ez`rii cuvintelor. Dac` acesta este pus lng` ceea ce s-a scris pn` acum despre forma [i structura unui raport, \mpreun` contureaz` o schi]` a celei mai bune proceduri. S` \ncepem cu \nceputul. {i vom \ncepe cu ceea ce nu trebuie s` face]i. |n \ncercarea de a scrie ceea ce pare un raport de 20 de pagini, nu v` apuca]i s` v` lua]i o pagin` de hrtie pe care s` scrie]i primele cuvinte: 1. Introducere. Acest raport dezbate.... Gndirea trebuie s` precead` scrisului.

Preg`tirea pentru scris

43

De ce acest raport?
Ca attea altele \n afaceri, un raport are nevoie de obiective clare. S` l`murim asta! Obiectivele nu sunt ceea ce vrei s` spui, ci ceea ce vrei s` ob]ii. Sarcina nu este de a scrie despre noua politic`, ci pentru a ne asigura c` oamenii \n]eleg schimb`rile propuse [i cum anume se vor face. Aceasta, \n schimb, are ca scop asigurarea c` oamenii accept` necesitatea schimb`rii [i sunt gata s`-[i \nceap` munca \ntr-un nou mod care s` fie conform noii politici. Odat` ce acest lucru ne este clar, scrisul va fi deja mai u[or [i putem trece la specificarea celor cinci subiecte principale necesare unui raport:

Motiva]ie pentru schimbare. Explica]ie a necesit`]ii lui (probabil subliniind lucrurile bune c`tre care v` aduce). Exact cum [i \n ce mod va func]iona. Efectele asupra fiec`rei persoane. Ce ac]iuni sunt necesare. Cu o situa]ie mai clar` \n minte (poate subiectul pe care l-ai luat \n exerci]iul de mai sus), obiectivele pot fi stabilite precis urmnd binecunoscutul acronim SMART, care \nseamn`: Specific M`surabil Accesibil Realist Timp definit. Ca un exemplu, imagina]i-v` c` preg`ti]i un curs de training pe tema complet`rii rapoartelor/propunerilor. Ce obiective v` ve]i stabili? Urm`toarele adopt` principiul SMART. Cursul va trebui: S` permit` participan]ilor s` se asigure c` viitoarele rapoarte vor fi f`cute \n form` scris`, \n maniera \n care va fi perceput` de

44

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

cititori, dup` caz, informativ [i, mai presus de toate, interesant (specific). S` garanteze c` ac]iunea m`surabil` are loc \n urma sesiunii de exemplu, proiectele urm`toare ar putea fi m`surate prin num`rul de beneficiari care ulterior [i-au dat acordul. S` fie adecvat pentru grupul ales de exemplu, un grup neexperimentat ar putea avea nevoie de un program mai lung [i mai detaliat dect unul format din persoane cu mai mult` experien]` [i, astfel, s` aib` obiective realizabile. S` nu fie doar realizabil, ci [i realist de exemplu, aici timpul departe de serviciu ar putea fi comparat cu rezultatele poten]iale ale cursului pentru a asigura c` prezen]a a fost dorit`. S` fie sincronizat: cnd are loc seminarul? |ntr-o lun` sau \n 6 luni? {i ct timp va dura? 1 zi? 2 zile? Rezultatele nu pot ap`rea pn` cnd acesta nu are loc. Suplimentar, obiectivele trebuie prezentate mai mult din punctul de vedere al cititorilor dect din cel al scriitorului [i, \n general, urm`toarele dou` \ntreb`ri trebuie s` aib` un r`spuns clar: De ce scriu aceasta? Ce \ncerc s` realizez? Pentru a verifica dac` r`spunsul la oricare dintre ele este prea vag pentru a fi folositor, ad`uga]i ceea ce \nseamn` c`... [i observa]i dac` aceasta duce la o afirma]ie mai precis`. De exemplu, pute]i spune doar c` un astfel de curs este destinat pentru \mbun`t`]irea abilit`]ilor de redactare a rapoartelor. Pn` aici totul este bine; dar ce \nseamn` aceasta? Aceasta \nseamn` c` documentele vor necesita mai pu]in timp pentru a fi preg`tite dect \n trecut, vor fi orientate mai mult spre cititor [i mult mai potrivite pentru a atinge obiectivele. Aceast` linie a gndirii poate fi urm`rit` pn` \n momentul \n care obiectivele sunt absolut clare.

Preg`tirea pentru scris

45

Din moment ce obiectivele sunt stabilite \n mod satisf`c`tor, pute]i demara activitatea \n sine de a pune ceva pe hrtie, cu toate c`, re]ine]i, aceasta nu \nseamn` s` \ncepe]i de la \nceput [i s` scrie]i pn` la final.

Cercetarea dinaintea preg`tirii


Este important s` v` asigura]i c` v` afla]i \n pozi]ia de a scrie raportul \nainte s` \ncepe]i. Aceasta poate \nsemna cteva cercet`ri. |n anumite situa]ii, acesta este un cuvnt prea somptuos. Ave]i nevoie doar de cteva minute pentru a v` aduna gndurile, poate pentru a pune cap la cap un num`r de hrtii [i pentru a demara cu ceea ce v` trece prin minte. Exist` pericolul ca acesta s` fie singurul lucru pe care-l face]i (dac` este a[a), \n timp ce cercetarea trebuie, de fapt, s` semnifice ceva mai elaborat [i ceva ce necesit` mai mult timp. Dar nu face]i nicio gre[eal`, dac` trebuie f`cut, trebuie f`cut. Ecua]ia timpului este foarte bine demonstrat` aici, mai mult timp petrecut pentru cercetare [i preg`tire \nseamn` mai pu]in timp petrecut la scris \ntruct scrisul decurge mai u[or. {i alternativa ar fi un raport mai pu]in eficient dect dori]i sau care nu \[i \ndepline[te scopul. A[adar, s` vedem care sunt cercet`rile necesare care trebuie f`cute, ca un aspect specific al preg`tirii generale. |ntrebarea-cheie cu care am putea \ncepe este una de informare, \ntrebndu-v`:

Ce trebuie s` [ti]i pentru a \ntocmi un raport?

Apoi, pentru a aduna informa]iile, trebuie s` ]ine]i cont de surse. Aceasta poate implica chiar [i o list`. Astfel, de exemplu, \ntreba]i-v`:

Care sunt persoanele pe care trebuie s` le consulta]i (\n cadrul sau \n afara organiza]iei)? La care din sursele publicate sau scrise trebuie s` face]i referire?

46

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

(Acestea pot include orice dintr-un raport anterior, un studiu de cercetare, o carte, o revist` sau o simpl` \nsemnare). De asemenea, este posibil s` fie nevoie s` pune]i \n ordine sau s` specifica]i o ordine a importan]ei \n ecua]ie. Cu siguran]`, nu este indicat ca primul pas \nainte de a scrie ceva s` fie f`cut \n [ase luni de discu]ii, documenta]ie [i noti]e. Numai un num`r finit de materiale va fi folositor, dar s-ar putea s` ave]i nevoie s` renun]a]i la l`rgimea net` ini]ial`, cel pu]in \n ceea ce prive[te luarea \n considerare a ceea ce ar putea fi folositor. |n acest fel pute]i avea informa]iile chiar lng` voi: p`rere, fapte, cifre, noti]e, rezumate etc. de care ve]i avea nevoie \n momentul \n care \ncepe]i s` scrie]i. Avnd toate informa]iile culese [i pe cele de prisos selectate, trebuie s` le organiza]i. Cel mai u[or mod este aranjarea \n subgrupe corespunz`toare: tot ceea ce are leg`tur` cu costurile sau cu sincronizarea, afirma]ie, \n func]ie de subiectul general. Aceasta \ndepline[te sarcina de a revizui materialele mai u[or de \ndeplinit, apoi pute]i continua cu un set ordonat de materiale la \ndemn`, dect cu un teanc mare [i dezordonat.

Studiu de caz
Mary are de scris un raport [i un termen foarte scurt. Ea [tie, de asemenea, c` este important [i c` nu poate face lucrarea f`r` cercetare. La \ntrevederea altor presiuni [i la termenul de predare tot mai prezent, ea opteaz` pentru un num`r minim de verific`ri anterioare [i se apuc` de scris. La jum`tatea drumului, ea realizeaz` c` planul iese de pe [ine. Trebuie s` se opreasc` pentru a c`uta mai multe referin]e, pentru a discuta din nou cu unul sau mai mul]i colegi [i pentru a petrece timp

Preg`tirea pentru scris

47

la telefon cu o agen]ie extern`. Rezultatul este c` lucrarea este \ntocmit` cu ajustaje [i \ncepe. Cursul este men]inut cu greu [i, \n ciuda con]inutului corect care a fost inclus, datorit` termenului-limit` care o apas`, trebuie s` trimit` documentul, fiind con[tient` c` ar fi putut fi mai bun. De fapt, lec]ia nu este aceea c` mai multe revizuiri suplimentare ar fi fost de ajutor, ci aceea c`, avnd mai mult timp \n fa]`, ar fi redus timpul de scriere efectiv` [i ar fi dus la un rezultat final mai bun, atingnd [i termenul-limit`. Data viitoare ea va [ti mai bine cum s` procedeze.

O abordare sistematic`
Rar \ntlnim persoane care pot \ntocmi un raport bun f`r` a-[i face cteva noti]e mai \nti [i, sincer, complexitatea multora din aceste documente necesit` ceva mai mult dect att. Cteodat`, poate c` tot ce este necesar sunt zeci de cuvinte pe spatele plicului legendar, dar trebuie s` fi]i foarte siguri c` nu pierde]i nimic din vedere. Dac` nu sunte]i bine preg`ti]i, ave]i [anse ca tot ceea ce elabora]i ca o schi]` ini]ial` s` fie cumva \n afara obiectivului [i ve]i petrece apoi mult timp cu redresarea [i prelucrarea lor pentru a le pune \n ordine. Un alt pericol const` \n termenele-limit`. {i cine nu lucreaz` \n termene mai scurte dect [i-ar dori s` fie? Adesea, reducnd preg`tirea, \n combina]ie cu \nfruntarea unui termen presant, scriitorul trebuie s` examineze un raport, fiind con[tient c` o revizuire suplimentar` [i o prelucrare l-ar ajuta mai mult s`-[i fac` treaba bine. A[adar, pentru a cuprinde toate posibilit`]ile [i gradele de complexitate, urm`toarea abordare \n [ase pa[i stabile[te o metodologie care va acoperi orice tip de document. (Acesta este [i modul \n care a fost \nceput` aceast` carte.) Este recomandat` numai prin practicabilitatea ei. Func]ioneaz`. Va face munca mai rapid` [i mai sigur`. Poate instala deprinderile corecte [i devine rapid ceva cu care pute]i lucra, folosin-

48

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

du-i metodele mai mult sau mai pu]in multilateral, \n func]ie de situa]ie. Cei [ase pa[i sunt acum revizui]i pe rnd, al`turi de un exemplu. Pentru a prezenta un exemplu simplu [i u[or pentru toat` lumea, imagina]i-v` c` trebuie s` scrie]i ceva despre munca voastr`. Pentru a-l face mai interesant [i pentru a-i conferi un obiectiv specific, imagina]i-v` c` ceea ce trebuie s` fie scris trebuie s` atrag` candida]ii externi pentru a aplica pentru postul vostru; \ntruct (ne putem imagina ceea ce ne place) vei fi promovat de \ndat` ce va fi g`sit un concurent de succes. Pasul 1: Enumerare Acest pas const` \n ignorarea tuturor gndurilor despre ordine sau structur` [i enumerarea tuturor oric`rui punct semnificativ care ar putea fi dorit sau necesar a fi inclus (]innd totu[i cont de tipul de raport [i nivelul detaliilor implicate). Pasul 1 : Enumerare

Calific`ri Experien]a

titlu

departament (dimensiune, scop, reputa]ie, dezvoltare)

Tipul de persoan`

ce pot face ce vor face C`l`torii

Salariu Beneficii (ex. ma[ina)

Preg`tirea pentru scris

49

Ac]iune: r`spuns c.v. fotografie interviuri termen-limit` Caracteristici speciale: carnet de conducere f`r` antecedente limba francez` fluent capabil de a redacta un raport bun Titlul postului Obiectivele postului Principalele sarcini/responsabilit`]i Cursuri de preg`tire
Acesta este un proces care se apropie de ceea ce numim cteodat` reprezentare mintal` [i ob]ine toate elementele implicate pe hrtie. Ar putea necesita mai mult de o sesiune pentru a-l completa, cu siguran]` ve]i observa c` un gnd v` va duce la un altul, a[a cum este prezentat [i \n imagine. Exist` mai multe persoane care consider` c` este mult mai util s` adapteze imaginea de desf`[urare pentru a adopta o abordare liber` dect s` elaboreze o list` ordonat` \n josul paginii. Astfel, punctele sunt notate aproape la \ntmplare, \n jurul hrtiei. Aceasta v` permite s` finaliza]i prin vizualizarea tuturor noti]elor dintr-o privire, deci, dac` este necesar, pute]i folosi o foaie de dimen-

50

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

siune mai mare dect A4. De asemenea, este mai bine s` o trasa]i pe hrtie, nu pe ecran (urm`torii pa[i vor clarifica motivul). C`su]a pasului 1 relateaz` acest pas ca un exemplu pentru a ar`ta ceva din ceea ce este realizat. Pasul 2: Sortare Apoi, pute]i continua prin rearanjarea noti]elor voastre \ntr-o logic` [i organizare pe care s` v` sprijini]i. Acest proces poate ridica anumite \ntreb`ri, la fel ca [i alte r`spunsuri, a[adar, nu v` ofer` \nc` forma final` a raportului. Acest pas este adesea cel mai bine realizat ([i cel mai rapid) prin adnot`ri la lista original`. O a doua culoare ar putea ajuta acum, \ntruct \ncepe]i s` pune]i lucrurile \n ordine, s` face]i grup`ri logice [i conexiuni, dar v` [i permite s` ad`uga]i sau s` scoate]i anumite puncte [i s` perfec]iona]i \ntreaga imagine. Exemplul continu` \n c`su]a pasului 2. Pasul 3: Aranjare Acest pas v` aranjeaz` noti]ele \ntr-o form` final` a con]inuturilor, [i aici v` pute]i decide asupra \n[iruirii precise [i aranjamentelor pe care le ve]i urma pentru raportul \n sine. De dragul acurate]ii [i pentru a v` oferi vou` \n[iv` o linie clar` pe care s` o urm`ri]i pe m`sur` ce avansa]i, merit` adesea s` rescrie]i foaia la care a]i r`mas la pasul 2 (\ntr-adev`r, acum multe persoane lucreaz` direct cu tastatura [i ecranul, acesta este momentul pentru a-l transfera \n acest mod, dac` dori]i, \ntruct ceea ce crea]i \n acest moment este o list` secven]ial`).

Preg`tirea pentru scris

51

Pasul 2: Sortare

ri Calific`n]` Experie

1. Titlu

3. Departament (dimensiune, scop, reputa]ie, dezvoltare + viitor)

5.Tipul de persoan` ce pot face ce vor face 7. Salariu Beneficii (ex. ma[in`) C`l`torii biroul din Paris 8. Ac]iune: r`spuns c.v. fotografie interviuri termen-limit` 15 nov +decizie +semn bun scos din func]ie 6. Caracteristici speciale: carnet de conducere f`r` antecedente limba francez` fluent capabil de a redacta un raport bun 2. Titlul postului Cursuri de preg`tire Oportunit`]i 4. Obiectivele postului ________________ _________________ Principalele sarcini/responsabilit`]i ______________________

52

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

|n acest pas v` pute]i forma o privire [i nota mai ales eviden]ierile care vor fi f`cute. De exemplu: Ce este cel mai important? Unde este nevoie de majoritatea detaliilor? Ce are nevoie de ilustra]ii (aceasta poate implica orice mijloc, de la un grafic pn` la o adnotare)? Care este partea care va ocupa cel mai mult spa]iu? Ce, dac` exist` ceva, va merge la o anex`? Cteodat` exist` teama c` nu este material suficient. Conducerea sau oricine altcineva a[teapt` o cantitate de analize, considera]ii sau cuget`ri reprezentate [i ne \ngrijor`m c` vom \ntmpina greut`]i \n umplerea a trei pagini. De obicei, se \ntmpl` reversul, [i acesta este pasul la care se reduce, dac` este necesar, astfel \nct ceea ce este inclus s` fie bine ales, dar nu exagerat de lung. Acest fapt este valabil pentru toate nivelurile. Con]ine num`rul de puncte care trebuie atinse [i ceea ce trebuie spus despre fiecare. Bine\n]eles, trebuie s` scrie]i suficient material pentru a v` sus]ine cauza, dar nu risca]i s` v` afunda]i \ntr-o pledoarie a detaliilor irelevante sau a punctelor subsidiare care sunt, de fapt, digresiuni inutile. Pasul 4: Revizuire La acest punct ave]i o ultim` privire asupra a ceea ce planifica]i acum s` face]i s` revizui]i linia aranjat`. Va fi mai u[or [i mai rapid s` face]i amendamentele finale acum dect atunci cnd imprima]i \n final 20 sau 30 de pagini din proiect. V-ar putea ajuta dac` a]i trece mai repede, desf`[urnd o revizuire final`, distan]ndu-v` de ceea ce a]i f`cut pn` \n acest moment, cel pu]in pentru o clip`. Ajunge]i att de aproape de ceva la care lucra]i din greu, \nct nu vede]i p`durea de copaci. Unul dintre lucrurile de care dori]i s` fi]i convins este imaginea cuprinz`toare dac` acesta este corect, apoi detaliile vor decurge mult mai u[or. Nu v` face]i griji dac` \nc` dori]i s` mai face]i modific`ri la acest pas. Ad`uga]i lucruri, [terge]i lucruri, reorganiza]i lucrurile (rescrie]i planul, dac` este necesar) dar asigura]i-v` c` atunci cnd continua]i

Preg`tirea pentru scris

53

s` scrie]i ceva o face]i \ntr-un mod \ncrez`tor, astfel \nct planul s` reprezinte viziunea voastr` asupra con]inutului, [i el va fi luat drept un ghid folositor. Se merit` ca aici s` face]i pauz` pentru a recapitula, cel pu]in \n ceea ce prive[te comentariile despre procesul desf`[urat pn` \n acest moment. Pentru multe persoane, un document, acest proces (adic` pa[ii 1-4) va lua numai cinci sau zece minute, [i acesta este un timp bine alocat, \ntruct va reduce timpul care va trece din momentul \n care ve]i \ncepe s` scrie]i. Pe m`sur` ce v` dezvolta]i propriul stil al acestui tip de preg`tire, ve]i observa c` ve]i putea scurta pu]in procesul, cu cteva documente care pot fi scrise din lista de prima mn`. Dac` este implicat` o adev`rat` complexitate, bine\n]eles c` s-ar putea s` dureze mai mult. Este, de asemenea, o procedur` care func]ioneaz` bine, \n cazul \n care este necesar` o dezbatere [i o consultare \ntre colegi. Pasul 1 poate fi \ntodeauna realizat \n grup, cu un panou de prezentare sau un proiector folosit pentru a colec]iona primele gnduri. Cu tot ceea ce a fost f`cut mintal, acum este momentul s` scrie]i. Pasul 5: Scrie]i Ce ar mai fi de spus? Acest pas se refer` la scriere. L`snd deoparte detaliile despre folosirea limbajului (pentru capitolul 4), exist`, de fapt, cteva puncte de f`cut aici \n conformitate cu planul meu! Mai \nti, merit` s` spunem un cuvnt sau dou` despre metod`. Scrie]i, tip`ri]i sau ce? Ar fi o mic` alegere aici. |n multe organiza]ii, calculatorul a \nlocuit secretara. Tu e[ti cel care \l tasteaz`. |]i va lua pu]in timp pentru a te obi[nui cu asta, dar \n cazul de fa]` este un adev`rat avantaj cel pu]in pentru anumite tipuri de scrieri [i afecteaz` productivitatea [i flexibilitatea. Laptopurile au extins posibilit`]ile aici [i orice persoan` care c`l`tore[te \n interes de afaceri poate, dac` dore[te, s` lucreze \n mi[care (o parte din prima schi]` a acestei c`r]i a fost tastat` \ntr-o duminic`, \ntre dou` cursuri de instruire \n Singapore, [i o alt` parte, \n timpul c`l`toriei).

54

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Ca o \ndoial` considerabil` \n momentul \n care au \nceput toate acestea este semnul c` schimbarea este posibil` deoarece mi se pare mai dificil s` scriu ceva de orice lungime \n scriere obi[nuit` dect atunci cnd tastez. |n ciuda deprinderilor mele de tastare, care sunt departe de a fi perfecte, gndirea mea este acum obi[nuit` cu tastatura [i ecranul. Ce altceva a]i mai putea face? Mul]i \nc` scriu de mn` [i apoi folosesc pe altcineva la introducerea pe calculator. Nu este nimic r`u \n asta. Un sfat: l`sa]i mult spa]iu. Pentru majoritatea muritorilor, nimic nu este perfect de la \nceput. Ve]i dori s` reveni]i, s` face]i cteva modific`ri, s` ad`uga]i sau s` muta]i anumite sec]iuni, deci l`sa]i-v` spa]iu pentru a o face \ntr-o acurate]e rezonabil` secretara dumneavoastr` va aprecia acest lucru [i va putea lucra din el mult mai u[or. De asemenea, trebuie s` ave]i o modalitate clar` de a marca modul \n care dori]i s` \l aranja]i. Este destul de u[or s` indica]i un nou paragraf, dar exist` o gam` de al]i factori, cum ar fi tip`rirea \ngro[at`, paragrafe cu alineat [i a[a mai departe, care trebuie specificate \n mod precis. Ca o alternativ`, \l pute]i dicta. |n cazul unui document lung, acest lucru nu este chiar bun pentru productivitate [i nu toat` lumea se poate concentra suficient pentru a func]iona bine; dar aceast` modalitate este potrivit` pentru anumite persoane, iar acest lucru este ceea ce conteaz`. Programul de recunoa[tere a vocii este \nc` departe de a fi perfect (de[i sunt persoane care sus]in c` \l folosesc cu succes). Pentru multe persoane, restric]ia \n ceea ce prive[te timpul \n care pot termina lucrul este aceea legat` de ct de repede se pot decide ce s` scrie! Probabil c` \ntr-o zi vor ap`rea calculatoare att de sofisticate \nct nu vom face dect s` vorbim cu ele, s` ap`s`m o tast` [i vom avea raportul tip`rit \n timp ce \l rostim. Sistemele sunt disponibile [i reprezint` un pas \n aceast` direc]ie. Vom vedea; dar atunci cnd vor func]iona [i pre]ul va fi corect, voi fi primul la rnd. Totu[i, opta]i s` lucra]i, munca \nseamn` s` pune]i cuvintele pe hrtie. Acesta este un strop cu cel mai mare element al sarcinii \n el. Dar trebuie f`cut [i planul pe care vi l-a]i creat prin preg`tirea minu]ioas`, acesta va u[ura [i accelera procesul. Cteva trucuri pot fi

Preg`tirea pentru scris

55

de ajutor: mai \nti, alege]i-v` momentul. Sunt convins c` exist` momente cnd nu par s`..., cnd sunt inutil..., cnd este dificil... s` leg dou` fraze coerente \mpreun` de la un cap`t la cel`lalt. Exist` alte momente cnd totul curge cnd nu \ndr`zne[ti s` te opre[ti \n cazul \n care fluxul face la fel [i cnd nu po]i pune cuvintele pe hrtie \n acela[i ritm cu gndurile tale. Dac` este posibil, termenele-limit` pot avea un efect aici nu \l suprapune]i cu precedentul. Dac` scrierea chiar nu decurge l`sa]i-o deoparte. Opri]i-v`. Pentru un moment, peste noapte sau ct v` plimba]i \n jurul blocului, ct face]i o cafea. Multe persoane confirm` c` atunci cnd cuvintele pur [i simplu nu curg, o pauz` chiar ajut`. Dar, de asemenea, aloca]i timp suficient: de vreme ce sunte]i pe drum [i cuvintele v` apar ca pe roate, procesul se poate sup`ra dac` \l p`r`si]i. Dac` sim]i]i c` ave]i nevoie de o or` f`r` \ntreruperi sau de mai mult, \ncerca]i s` v` organiza]i lucrurile \n aceast` direc]ie. Se poate s` economisi]i timp [i s` v` ajute s` elabora]i un raport mai bun. Pe de alt` parte, nu v` opri]i \n momentul \n care v` \mpotmoli]i de un detaliu poate important. Acesta este cel de-al doilea truc nu v` l`sa]i distra[i de cteva mici suspensii. Spune]i c` ave]i nevoie de un titlu, acesta trebuie s` fie clar, concis [i s` trezeasc` lumea la realitate, s` \l observe [i s` doreasc` s`-l citeasc`. Nu v` pute]i gndi doar la unul. L`sa]i-l [i scrie]i. V` pute]i \ntoarce oricnd la el ([i cnd o face]i, cine [tie, cteodat` v` gndi]i doar la ceea ce dori]i \n acel moment). Exist` pericolul ca \n schimb s` ezita]i, s` v` bate]i capul, s` irosi]i timp, s` nu ajunge]i nic`ieri, dar s` deveni]i att de prins \nct s` pierde]i tot ce a]i avut \n minte cu privire la forma general` a raportului sau a sec]iunii acestuia la care lucra]i. Acest lucru este valabil pentru cuvinte, expresii, fraze [i chiar sec]iuni \ntregi. Marca]i \n mod evident acolo unde este nevoie s` reveni]i (astfel \nct s` nu uita]i niciodat` s` verifica]i din nou!). Acestea fiind spuse, munca aici const` \n punerea pe hrtie. Probabil nu va fi perfect`, dar nu ar trebui s` v` sim]i]i prost din aceast` cauz`; un num`r surprinz`tor de mic de persoane pot crea un

56

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

document cuvnt cu cuvnt a[a cum [i-l doresc, de prima dat`. Practica v` va aduce mai aproape [i mai aproape, [i lucrurile cu care sunte]i obi[nui]i vor fi mai u[oare dect ceva ce este nou pentru voi sau ceva ce v` for]eaz` cuno[tin]ele [i expertizele la maximum. Totu[i, revizuirea este de obicei necesar`; merge]i c`tre urm`torul pas. Pasul 6: Edita]i Dac` v-a]i preg`tit [i a]i scris bine, acest pas poate fi adesea considerat, comparativ, simplu. |n cazul \n care este ceva nou sau complex, revizuirea este necesar`. Exist` un num`r de puncte aici care v` ajut` s` face]i acest pas practic, dar nu prelungit:

Dac` este posibil, l`sa]i o schi]` o vreme \nainte de a-l reciti. Ajunge]i foarte aproape de ceva [i, f`r` o pauz`, \ncepe]i s` vede]i numai ceea ce a[tepta]i (sau spera]i) s` fie acolo. Este adesea mai rapid s` termina]i ceva \n acest mod dect \ncercnd s` v` asuma]i \ntreaga munc`, de la un pas anterior la urm`torul. Citi]i ceea ce a]i scris, cu voce tare ar fi cel mai bine. Ve]i auzi cum sun` anumite lucruri, [i aceasta reflect` ceea ce vor sim]i cititorii \n timp ce citesc. Cnd ve]i face acest lucru, ve]i observa c` anumite chestiuni cum ar fi frazele foarte lungi sar \n eviden]` foarte clar (\n acest caz nu mai pute]i respira). Da]i-i unui coleg s` \l citeasc`. O privire proasp`t` aduce adesea lumina \n zonele \n care era]i convin[i c` sunt bune, pentru simplul motiv c` nu g`sea]i o modalitate mai simpl` de a exprima materialul. Exist` persoane care obi[nuiesc s` fac` acest lucru pe baza unei sl`biciuni. |ntruct se irose[te timpul, ace[tia solicit` vizualizarea unui lucru \n schimbul aceluia[i gest pentru altcineva. Aceasta poate func]iona bine; mai bine dac` o face]i \n mod regulat. Grija pentru detaliu. Oscar Wilde spunea: Lucram la corectura unuia dintre poemele mele toat` diminea]a [i am scos o virgul`.

Preg`tirea pentru scris

57

Dup`-amiaz` am pus-o \napoi. De fapt, detaliile cele mai mici sunt importante. De exemplu, pute]i crea un impact mai mare \mp`r]ind o fraz` \n dou`, cu una scurt` urmnd dup` cea lung`. Aceasta face un punct s` fie mai puternic. {i, \n final, dac` procesa]i cuvintele \ntr-un calculator, nu v` \ncrede]i sut` la sut` \n verificatorul scrierii. O mai mare acurate]e de-a lungul majorit`]ii documentului este marcat` de tendin]a gre[elilor \n cuvinte, cum ar fi numele. De asemenea, trebuie s` vede]i cuvintele foarte apropiate ca scriere: there/their (acolo/a lor), effect/affect (efect/afecta) [i altele asemenea, \ntruct acestea nu vor fi depistate de majoritatea sistemelor (s-ar putea s` fi ales cuvntul gre[it, dar s`-l fi scris corect). Editarea este un pas important. Exist` o poveste despre un cnt`re] de oper`, invitat s` cnte la un concert de gal`, foarte devreme \n cariera sa. Acesta a fost emo]ionat c` se afl` acolo [i flatat s` observe c`, dup` ce [i-a cntat aria personal`, a fost chemat \napoi pentru mai multe bisuri. Aceasta a \nsemnat att de mult pentru directorul de scen`, \nct a fos \mpins pe scen` a patra oar`. Nu, nu, domnule i s-a spus, mi-e team` c` v` vor cere din nou [i din nou pn` cnd o ve]i face cum trebuie! A[a se \ntmpl` [i cu editarea. Dac` este nevoie s` o citi]i de trei ori, a[a s` face]i. Bine\n]eles, poate c` a]i putea continua s` face]i schimb`ri la nesfr[it, dar \n final trebuie s` l`sa]i ceva s` mearg` \nainte. Dar mai mult de o privire poate \nsemna dividende, [i dac` finalul atinge rezultatul dorit, procesul se justific`. Am obsevat c` timpul petrecut pentru preg`tire v` reduce timpul de scriere. |n mod asem`n`tor, este mai eficient din punct de vedere al timpului s` urma]i o schi]` [i apoi s` face]i cteva schimb`ri, dect s` munci]i la lucrare \ncercnd s` face]i fiecare rnd perfect, scriind-o din prima. Ca majoritatea lucrurilor implicate aici, obiceiul \[i joac` rolul s`u. Ceea ce este important este s` v` g`si]i o abordare care s` vi se potriveasc` [i care s` ac]ioneze pe parcursul lucrului astfel \nct s` produc` rezultatul final pe care \l dori]i.

58

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Exerci]iu
La acest punct ar merita s` privim \napoi la orice raport al vostru pe care l-a]i avut \n minte sau la care a]i lucrat dac` a]i f`cut o pauz` pentru exerci]iu la \nceputul acestui capitol. Lua]i-v` timp pentru a revizui procesul de preg`tire, urm`rind abordarea sistematic` pe care a]i desf`[urat-o acum. Ve]i putea descoperi c`, dac` \l ve]i parcurge din nou, ve]i produce un plan care va reprezenta mai bine inten]iile voastre ([i un obiectiv mai clar?) dect \n cazul \n care metoda voastr` anterioar` era mai mult ad hoc.

Puncte-cheie
Asigura]i-v` de ce scrie]i [i stabili]i obiective clare. P`stra]i cititorul \n minte tot timpul procesului. Trata]i preg`tirea sistematic, mergnd de la o privire de ansamblu

asupra con]inutului posibil pn` la un plan strns care va fi urm`rit pe m`sur` ce scrie]i. |ncerca]i s` scrie]i f`r` \ntreruperi. Nu v` teme]i s` edita]i (sau \ncerca]i s` o face]i pe seama altei persoane).

Puterea limbajului

Dac` v` asuma]i producerea tuturor sensurilor care corespund cunoa[terii celorlalte \ncercnd s` extrage]i o comunicare din con]inutul pe care \l afi[a]i \ntr-un raport, exist` o mai mare probabilitate ca o ac]iune ulterioar` s` fie ceea ce v` dori]i. Ave]i dreptate. Acesta nu este un \nceput bun. Dac` dori]i s` spune]i: Dac` scrii bine, lumea va \n]elege [i este probabil s` reac]ioneze a[a cum \]i dore[ti \n acest caz ar trebui s` spune]i doar acest lucru. Dar este un punct bun cu care s` \ncep acest capitol. Limbajul [i modul \n care este folosit conteaz`. Exact modul \n care a[ezi lucrurile va avea un suport direct \n modul \n care vor fi percepute; [i aceasta, la rndul ei, are un rezultat direct \n modul \n care un raport \[i atinge obiectivele.

Cultivarea unui stil


Este clar c` limbajul face diferen]a. Dar aceasta este o afirma]ie neconving`toare grav`; limbajul poate face o diferen]` foarte considerabil`. {i acesta face diferen]a \n multe moduri diferite, a[a cum va demonstra acest capitol. Modul \n care scrie]i este par]ial gust, stil [i par]ial obi[nuin]`. Dac` a]i studiat limba englez` \n liceu sau la facultate, s-ar putea s` fi

60

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

\ntlnit cteva informa]ii \n ceea ce prive[te modalitatea de a scrie, [i odat` intrat \n activitate, a]i f`cut ceea ce a f`cut majoritatea [i v` g`si]i urm`rind stilul preponderent. Cte persoane nu s-au \nfruntat cu \ntocmirea primului lor raport [i, \ntrebnd cum ar trebui s` fie acesta, li s-a dat unul mai vechi [i li s-a spus: Ceva de genul acesta?. Foarte multe, m` gndesc, [i a fost adesea cazul orbului care conducea chiorul. Tocmai acest proces a dus, la fel ca oricnd, la continuarea a ceea ce este comun, mai degrab` \ntr-un stil foarte formal, birocratic, care face ca multe din rapoarte s` nu fie bune. Modul \n care trebuie s` scrii trebuie s` opreasc` orice de la viziunea pe care cititorii ]int` o au despre ceea ce vor s` citeasc`. Sau, \n anumite cazuri, sunt preg`ti]i s` citeasc`, pentru c` s` fim cinsti]i citirea unor documente de afaceri este \ntodeauna o sarcin` grea; chiar [i lecturarea propriilor scrieri.

A[tept`rile cititorilor
S` consider`m mai \nti patru elemente simple. Cititorii vor documente care s` fie u[or de \n]eles, cursive, directe [i naturale. Fiecare dintre aceste atribute este comentat mai jos. U[or de \n]eles Claritatea a fost deja men]ionat`. Necesitatea ei poate p`rea c` func]ioneaz` de la sine, de[i cel pu]in cteva din standardele observabile ar p`rea c` sugereaz` contrariul. Este mult prea u[or s` g`sim exemple cotidiene de \n[iruire a cuvintelor \ntr-un mod mai pu]in clar. Preferatul meu este un semn pe care \l g`sim \n unele magazine: G`uri \n urechi \n timp ce a[tepta]i. Exist` [i o alt` modalitate? Poate c` a avut loc o evolu]ie tehnologic` de care eu nu [tiu. Claritatea este asistat` de multe din elementele men]ionate \n acest capitol, dar trei dintre factori au un rol foarte important:

Puterea limbajului

61

Folosirea cuvintelor potrivite: de exemplu, scrie]i despre recomand`ri sau op]iuni, despre obiective (rezultate dorite) sau strategii (direc]ii pentru a atinge obiectivele) [i cnd folosi]i ]int` sau ]el? Folosirea expresiilor corecte: ce este mai exact servicii 24 ore, dac` nu ceva insuficient specificat? Idem cu servicii personale? Asta \nseamn` doar c` sunt asigurate de persoane? Dac` este a[a, este mai degrab` o afirmare vag` a unui lucru evident; este nevoie de o dezvoltare a ideii pentru a explica natura [i, poate, excelen]a abord`rii specifice a serviciilor. Selectarea [i aranjarea cuvintelor, pentru a v` asigura c` sensul este clar: de exemplu, a spune la acest pas, aranjamentul este... implic` faptul c`, mai trziu, acesta poate fi altceva, cnd acest lucru nu este inten]ionat. A spune ceva de genul: lumea simte c`..., f`r` a eviden]ia clar cine [i c]i, las` posibilitatea unor exager`ri, dac`, de fapt, ceea ce a]i vrut s` exprima]i este c` cineva a spus odat`.... A spune: Muncind pn` trziu \n noapte, raportul va fi la tine \n aceast` dup`-amiaz` pare s` implice (datorit` concordan]ei [i aranjamentului cuvintelor) c` raportul este cel care a lucrat pn` trziu. De[i aceast` carte nu are inten]ia de a preda gramatica, sec]iunea urm`toare exploreaz` problema alegerii cuvintelor potrivite [i v` ofer` mai multe exemple.

Un cuvnt face diferen]a


A spune c` ceva este chiar dr`gu] este att de afabil [i blnd \nct, dac` se folose[te pentru ceva ce este extraordinar de frumos, \i diminueaz` acestuia valoarea att de mult \nct devine aproape insult`tor. Emfaza poate fi inadecvat`, dar m`car cuvntul dr`gu] clarific` faptul c` este vorba de ceva pozitiv. Blnde]ea este cu si-

62

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

guran]` de evitat; este pu]in probabil s` ad`uga]i putere prezent`rii, dar folosirea cuvntului gre[it este o alt` problem`. Aceasta ar putea duce la confuzie, sup`rare sau chiar mai r`u. Urm`toarele exemple demonstreaz` pericolul. S` \ncepem cu cteva expresii uzuale simple: de comedie [i comic. |nseamn` acela[i lucru? Nu. Ceva de comedie este amuzant inten]ionat, \n timp ce comic este amuzant f`r` inten]ie. Mai relevante sunt urm`toarele: Continuu (ne\ncetat, ne\ntrerupt) [i frecvent (repetat) un proiect poate fi continuu (\n desf`[urare tot timpul), dar lucrul la el nu poate fi continuu, ci frecvent (numai dac` nu dormi]i niciodat`). Cuvntul potrivnic \nseamn` du[man, dar poate \nsemna [i refractar, ceea ce schimb` sensul. Sunte]i neinteresat de o propunere sau dezinteresat fa]` de aceasta? Primul cuvnt \nseamn` c` nu ave]i nimic de c[tigat [i c` nu v` pas`, \n timp ce al doilea implic` indiferen]a. |n mod asem`n`tor, dezam`git [i descurajat nu ar trebui confundate. Ele semnific` decep]ionat [i, respectiv, demoralizat, deprimat. V-a]i putea dori s` face]i ceva urgent, adic` rapid, dar a spune c` ceva este expeditiv semnific` faptul c` ceva este operativ. Fortuit implic` ceva care se \ntmpl` \n mod neprev`zut; de multe ori este folosit \n mod eronat ca sinonim al lui for]at. Dac` ceva este practic, atunci este eficient, \n schimb, dac` este practicabil, este numai posibil.

Puterea limbajului

63

Un singur cuvnt gre[it poate strica totul. Mai mult, mai ales cnd este asociat cu un cuvnt apropiat imediat, creeaz` un nonsens. Aceast` abordare practicabil` v` asigur` c` proiectul va fi continuu, este fortuit` afirma]ia c` sunt dezinteresat de acesta [i sunt sigur c` nu voi fi nemul]umit cnd voi vedea \nceputul. Bine\n]eles c` folosirea limbajului cu acurate]e v` va ajuta s` transmite]i mesajul corect; mai bine s` fie plicticos dect s` fie confuz. De exemplu, a spune extrem de unic poate avea efectul dorit, dar nu este corect gramatical, fiind un pleonasm; sau chiar a vorbi despre banca BNR, cnd B vine de la banca (banca Banca Na]ional` Romn`?). Grija, chiar [i verificarea, [i studiul pot fi folositoare.

Cursiv Cursivitatea este greu de definit, dar o recunoa[tem cu to]ii cnd o experiment`m. Exprimarea trebuie s` aib` cursivitate. Un punct trebuie s` duc` la cel`lalt, scrierea trebuie s` exprime tonul potrivit, insera]i pu]in` varietate [i, mai presus de toate, trebuie s` existe o structur` logic` [i vizibil` care s` duc` mesajul mai departe. La fel ca [i forma discutat` \n capitolul anterior, tehnica marc`rii simpla eviden]iere a ceea ce urmeaz` ajut` \n sensul practic pentru a face cititorul s` \n]eleag` c`tre ce se \ndreapt`. Aceasta \l va face s` citeasc` \n continuare, mul]umit c` direc]ia este perceptibil` (aceast` sec]iune \ncepe chiar \n acest fel, prin enumerarea punctelor care urmeaz`, dintre care acesta, Cursiv, este al doilea). Este dificil s` exager`m cu marcarea, dar aceasta poate fi utilizat` la diferite niveluri ale textului. Direct |ntr-un cuvnt, acest punct se refer` la simplitate, la aplicarea acronimului KISS Keep It Short and Simple (scurt [i simplu).

64

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Acesta \nseamn` folosirea de: Cuvinte scurte si simple: de ce s` elucida]i ceva cnd pute]i explica? De ce ramburs mai degrab` dect cheltuieli? |n mod asem`n`tor, de[i experiment [i test au sensuri u[or diferite, \n sensul general, test poate fi mai bun sau pute]i folosi \ncercare. Expresii scurte: nu spune]i \n acest moment al timpului cnd vre]i s` spune]i acum sau cu respect v` suntem recunosc`tori cnd pute]i spune pur [i simplu mul]umim pentru. Fraze scurte: prezen]a prea multor fraze foarte lungi este o caracteristic` a rapoartelor. Cele scurte sunt bune. Totu[i, acestea ar trebui combinate cu cele lungi, \n caz contrar, lectura va deveni ca ac]iunea unei arme automate. Multe rapoarte con]in fraze prea lungi, adesea datorit` combin`rii a dou` puncte diferite. |mp`r]i]i o astfel de fraz` \n dou` [i lizibilitatea general` va fi \mbun`t`]it`. Paragrafe scurte: dac` exist` multe titluri [i marcatori este dificil s` fi]i \n]ele[i gre[it, dar fi]i totu[i aten]i. Pauze regulate [i adecvate, pe m`sur` ce mesajul este construit, ajut` la o lectur` mai u[oar`. Natural A[a cum despre anumite persoane se spune c` au voci [i exprim`ri diferite la telefon, a[a sunt al]ii care scriu \ntr-un stil mai pu]in natural. Un astfel de stil poate fi doar demodat sau birocratic. Totu[i, acesta poate fi \nr`ut`]it [i mai mult, prin \ncercarea de a-i crea propria importan]` sau de a face un subiect s` par` mai grav dect este. Doar cteva cuvinte pot schimba tonul: a spune scriitorul poate suna u[or pompos, de exemplu, mai ales \n cazul \n care nu exist` niciun motiv s` nu spunem Eu. Morala aici este clar` [i asigur` o linie de orientare pentru o scriere bun`. Rapoartele necesit` o oarecare formalitate, dar ele sunt, mai presus de toate, o modalitate de adresare. Ele ar trebui s` fie ct mai

Puterea limbajului

65

apropiate de un discurs, pe ct este posibil. Nu v` sugerez s` exagera]i, fie prin a deveni prea vorb`re], fie prea familiar. Totu[i, dac` ve]i compune ceea ce scrie]i ca [i cum a]i vorbi [i apoi restrnge]i, rezultatul final este adesea mai bun dect atunci cnd v` propune]i s` crea]i ceva \n limbajul formal de afaceri. To]i ace[ti patru factori au o mare influen]` asupra stilului de scriere, dar ace[tia nu ac]ioneaz` singuri. Sunt [i alte puncte importante. Cteva exemple, bazate pe ceea ce spun cititorii c` doresc s` reg`seasc` \n ceea ce citesc, sunt prezentate mai jos:

Concis: reac]ia intern` a cititorilor este de a-[i dori ca un document s` fie concis, dar acesta nu este scopul cel mai important al documentului. Succint: clarific` faptul c` lungimea este strict legat` de mesaj. Dac` exist` o regul`, aceasta este de a face ceva suficient de lung pentru a transmite mesajul [i apoi s` se opreasc`. Relevant: acest punct merge \mpreun` cu primele dou`. Nu prea lung, acoperind subiectele avute \n vedere, [i f`r` con]inut irelevant sau digresiuni (not`: concizia nu este niciodat` un obiectiv. Dac` rapoartele ar atinge toate punctele, ar deveni cu siguran]` prea lungi. De fapt, \ntotdeauna trebuie s` fii selectiv, [i dac` nu spui tot, atunci tot ce spui este o alegere trebuie s` iei decizii corecte \n ceea ce prive[te con]inutul). Precis: spune exact ce vrei [i d` corect toate detaliile. Ai grij` s` nu folose[ti cuvinte ca: aproximativ, cred, poate etc. cnd ar trebui s` folose[ti o fraz` clar`. Pe limba noastr`: acest lucru este valabil din toate punctele de vedere. Trebuie acordat la nivelul optim (tehnic sau de complexitate). Trebuie s` ia \n considerare experien]ele trecute ale cititorilor [i cadrul de referin]` (ceea ce \nseamn` c` trebuie s` cuno[ti \ntructva personajul). Trebuie s` le sune cunoscut, fiindc` efectiv prime[te mai mult` aten]ie [i apreciere dac` d` impresia c` a fost croit cu inten]ie pe situa]ia lor.

66

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Ce nu le place cititorilor
Cititorii sper`, de asemenea, c` ceea ce ei trebuie s` citeasc` nu va fi:

Introspectiv: este indicat ca \n cele mai multe documente s` se foloseasc` forma dumneavoastr` mai mult dect eu (sau noi, compania, departamentul etc). Astfel formularea: Voi transmite mai multe informa]ii detaliate \n perioada urm`toare poate fi schimbat` \n bine astfel: Ve]i primi mai multe informa]ii (de la mine) \n curnd. Mai bine, poate, dac` ad`uga]i o fraz` cum ar fi: astfel ca s` pute]i aprecia singur. Aceast` abordare este important` \n special dac` este implicat` puterea de convingere. Cu aer de superioritate: ca expert, pot s` v` spun c` acest lucru trebuie evitat, nu trebuie niciodat` s`... |nceput prost sun` condescendent. Este probabil s` v` apropia]i oamenii, dac` evita]i acest tip de abord`ri. Am auzit odat` o emisiune [colar` la radio, iar cineva spunea: Niciodat` nu vorbi]i de sus oamenilor, nu fi]i niciodat` condescenden]i. {ti]i ce \nseamn` condescenden]`, nu-i a[a?. Suficient de clar. Tenden]ios: cel pu]in acolo unde nu este inten]ionat. Un manager care scrie personalului pentru a afla de ce oamenii cred un anumit lucru este o idee bun`, [i apoi a afla vederile personalului poate aduce mai mult` bun` \n]elegere dect este sim]it` \n mod curent. Dac` sunt cerute puncte de vedere este mai bine s` se pun` \ntrebarea [i s` se cear` comentarii, f`r` s` se exprime un punct de vedere \nainte. Politic incorect: la momentul actual, aceasta este o problem` sensibil` considerabil, care nu ar trebui niciodat` ignorat` sau subestimat`. Cum nu exist` \nc` un cuvnt care s` \nsemne el sau ea, este nevoie de inventivitate \n acest sens uneori. Alegeri si-

Puterea limbajului

67

milare trebuie f`cute cu grij`. Am fost certat zilele trecute pentru folosirea expresiei b`iatul de serviciu. Cum eu m` refeream doar la cine era de serviciu la momentul respectiv, [i nu la ceva legat de recrutare sau selec]ie (lucru pe care \l implic` varianta care mi-a fost sugerat` de personal), asta p`rea cumva deplasat la momentul respectiv. Dar dac` \ntr-adev`r conteaz`, [i conteaz`, de[i felul \n care scrie]i nu trebuie s` devin` penibil sau inventiv ca s` exprime asemenea lucruri, este necesar` totu[i o oarecare grij`. Sunt multe lucruri care se pot avea \n vedere aici. Orientarea trebuie s` fie peste tot asupra cititorului. Totu[i, nu trebuie s` uita]i pozi]ia voastr` ca scriitori, pentru c` mai sunt [i alte lucruri care ar trebui incluse \n felul \n care concepe]i scrisorile.

Abordarea scriitorului
Fiecare organiza]ie are imaginea sa. Singura \ntrebare este dac` acest lucru se \ntmpl`, bine sau r`u, sau este v`zut ca un lucru care trebuie creat \n mod sus]inut, men]inut [i f`cut pozitiv. |n mod similar, fiecare raport sau propunere pe care le scrie]i spune ceva despre voi. Fie c` v` place sau nu, a[a se \ntmpl`. {i conteaz`. Profilul, prezentat cu inteligen]` sau nu, poate influen]a oamenii s` v` cread`, s` aib` \ncredere sau s` v` plac`. Sunt influen]a]i \n ceea ce cred despre cuno[tin]ele voastre dac` sunt convin[i c` se pot \n]elege sau c` pot face afaceri cu voi. Profilul vostru personal nu este doar o influen]` \n postul vostru, ceva ce v` leag` de obiectivele date, ci v` poate chiar afecta cariera. Sigur, este inevitabil ca, dat` fiind abunden]a hrtiilor \n majoritatea organiza]iilor, ceea ce scrie]i, \n timp, s` v` caracterizeze \n ochii celorlal]i inclusiv \n ochii [efului ca genul de om care va fi numit sau nu. E bine s` v` gndi]i la asta.

68

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Cu siguran]`, stilul vostru predominant [i ceea ce un document anume spune despre voi merit` s` v` pun` pe gnduri. Dac` exist` un inevitabil text de acest fel, nu v` pute]i permite s` l`sa]i lucrurile la voia \ntmpl`rii, ci trebuie s` le influen]a]i \n mod con[tient. S` \ncepem prin a lua \n considerare ce vre]i s` gndeasc` oamenii despre voi. S` lu`m un caz simplu. Vre]i s` fi]i v`zut ca eficient. Atunci stilul documentului sigur spune ceva despre asta. Dac` este bun, con]ine tot ceea ce cititorul are nevoie [i, cu siguran]`, dac` acoper` tot ceea ce spune c` acoper`, atunci las` impresia de eficien]`. Exist` o multitudine de caracteristici pe care a]i putea dori ca scrisul vostru s` le reflecte. |ntreba]i-v` singuri cum vre]i s` v` descrie urm`torii factori, de exemplu:

Ce cuno[tin]e (despre subiect, oameni, situa]ii) ar trebui s` fie evidente? Cum ar putea s` fie ar`tat` empatia fa]` de oameni (cititorii direc]i sau al]ii) [i/sau interesul \n ceea ce-i prive[te? Ce experien]` trebuie s` reflecte? Cum este demonstrat` (sau crescut`) \ncrederea voastr`? Ceea ce spune]i este exprimarea adecvat` a ideii? Cazul vostru este exprimat cu onestitate [i sinceritate? P`re]i de \ncredere? (Probabil \ncrederea deplin` este ceea ce ar trebui s` fie evident`.) Este clar` hot`rrea voastr`? Toate cele de mai sus [i multe altele conteaz`, avnd \n vedere nevoia de v` asigura c` atinge]i efectul dorit. Poate fi, de asemenea, important s` p`re]i bine organiza]i, preocupa]i de detaliu ori s` v` pozi]iona]i \ntr-un rol particular: consultant, s` zicem, sau broker cinstit. Aceste imagini sunt cumulative. Ele se formeaz` \n timp [i pot ajuta \n construirea [i men]inerea unei rela]ii. Dac` acest lucru se \ntmpl` cu un coleg, un client sau \n ceea ce prive[te stabilirea cu [eful a faptului c` sunte]i o persoan` cu care este bine s` lucrezi (la fel de bun ca [i

Puterea limbajului

69

\n munca pe care o depune]i), atunci influen]a poate fi foarte puternic`. Asem`n`tor, pute]i avea \n minte o list` de caracteristici pe care dori]i s` ar`ta]i c` le ave]i. De exemplu: dogmatic, infatuat, inflexibil, demodat sau nep`s`tor \n munca voastr`. Toate acestea nu v` pot face prea bine. Alte caracteristici trebuie uneori eviden]iate, alteori nu. |nc`p`]narea este un bun exemplu. |ntotdeauna cnd scrie]i s` ave]i \n minte profilul pe care l-a]i ales. Aceste imagini nu sunt create de un cuvnt. S` p`re]i one[ti \nseamn` mai mult dect s` scrie]i d`-mi voie s` fiu complet sincer (care de fapt poate avea ca efect [i apari]ia unei ne\ncrederi). Profilul pe care inten]iona]i s`-l creiona]i, par]ial, va veni din lucruri specifice, cum ar fi alegerea cuvintelor, dar [i din \ntregul mod \n care folosi]i limba utilizat`. Cum sunt multe de spus despre folosirea limbajului, mergem acum mai departe.

Utilizarea limbajului
Felul \n care este folosit limbajul face diferen]a \n felul \n care se face receptarea. Importan]a folosirii cuvntului potrivit a mai fost atins`, dar felul diferen]ei despre care vrem s` vorbim poate fi demonstrat` prin schimbarea unui singur cuvnt. De exemplu, s` lu`m prima propozi]ie dup` ultimul titlu: Felul \n care este folosit limbajul face diferen]a \n felul \n care se face receptarea. Ad`uga]i un singur cuvnt: face o mare diferen]`.... Acum s` vedem ce schimbare aduce acest cuvnt mare: este desigur o diferen]` mic` s` spui: face o teribil` diferen]` [i sunt mai multe alternative, toate cu \n]elesuri diferite: real`, puternic`, considerabil`, vast`, special`, larg`, important`. V` pute]i gndi, f`r` \ndoial`, la mai multe. |n contextul a ceea ce spun de fapt aici, un cuvnt foarte potrivit este puternic`. Nu este doar o chestiune de a folosi limbajul, ci de ceea ce ob]ine]i prin folosirea lui. Niciun scriitor de rapoarte nu ar trebui s` lucreze f`r`

70

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

DEX [i dic]ionar de sinonime pe birou; ultimul, probabil, este deseori cel mai util. Aceast` carte [i-a luat sarcina special` de a se concentra pe rapoarte [i propuneri. Nu este suficient spa]iu pentru o prezentare complet` a tuturor aspectelor gramaticale [i de punctua]ie, a[a cum ar trebui, astfel c` voi face cteva men]iuni. Vreau s` m` concentrez pe acele lucruri care v` pot ajuta s` crea]i efectul pe care \l dori]i.

Exploatarea limbajului \n propriul avantaj


|n mod regulat v`d exemple de scrieri business care sunt aproape \n \ntregime f`r` adjective. Dar, cu siguran]`, unul din primele scopuri ale limbii este s` fie descriptiv`. Cele mai multe scrieri au nevoie s` descrie o imagine, cel pu]in \ntr-un anumit grad. Compara]i dou` formul`ri: Fin ca m`tasea. Oarecum str`lucitor. Prima (folosit`, m` gndesc acum, ca un slogan de c`tre Thai Airways) contureaz` o imagine clar` [i precis`; sau, cu siguran]` o face pentru cine a v`zut [i atins m`tase. A doua ar putea s` \nsemne aproape orice; pe[tele mort [i ud str`luce[te \ntr-un fel, dar cu greu se poate compara cu atingerea m`t`sii. Mai mult, poate fi necesar` o fraz` chiar mai descriptiv`. Am auzit la radio pe unul care descria ceva anume ca alunecos ca un patinoar proasp`t uns cu unt. Poate cineva s` se gndeasc` la altceva dect la ceva foarte, foarte alunecos? Problema a[tept`rilor de complexitate ([i costurilor cognitive) a fost men]ionat` anterior, [i dincolo de o oarecare lungime, nu conteaz` dac` o pies` scris` este scurt` sau lung`, oricum ar fi, dac` clarific` lucrurile f`r` efort, este apreciat`. {i dac` este [i descriptiv` [i face lucrurile mai u[or de \n]eles, cititorii vor fi de dou` ori mai mul]umi]i.

Puterea limbajului

71

O descriere clar` poate necesita mai mult` munc`, dar efortul merit`. Am scris de curnd s` cer unui organizator de \ntlniri s` preg`teasc` pentru un seminar aranjarea unui grup \n form` de U. Cnd am ajuns, aranjamentul era cu oamenii \n form` de U, dar erau a[eza]i astfel \n jurul unei mese de tipul celei de consiliu. Eu doream o a[ezare \ntr-un U deschis, ca s` am posibilitatea de a sta \n interiorul acestui U, pentru a lucra cu participan]ii. Dac` precizam acest lucru nu mai exista nicio ne\n]elegere. Descrierea este important`, dar uneori vrem mai mult de att. Vrem ca un element s` fie descriptiv, dar [i memorabil. Cred c` acest lucru se poate ob]ine \n dou` feluri: \nti, cnd ceva este descriptiv [i destul de pu]in folosit, al doilea, cnd este descriptiv [i nea[teptat. Revenind la tema de mai sus, am auzit un [ef organizator de conferin]e care descria, ca parte a unei explica]ii despre forma camerelor, forma de U ca fiind cea care pune pe fiecare \n rndul \nti. Acest lucru este, cred, descriptiv [i memorabil pentru c`, fiind clar, este \n acela[i timp [i un mod neobi[nuit de a-l spune. Aceste exprim`ri lucreaz` bine [i merit` s` le cau]i. Exist` ocazii \n care acest tip de abord`ri se potrivesc bine, nu \n cele din urm` prin asigurarea c` scriitorul s-a exprimat pe sine tot timpul. Unele formul`ri sau pasaje trebuie scrise direct pentru c` cititorilor, de[i nu ar fi putut s` scrie ei \n[i[i acest lucru, le place s` \l citeasc`. Este o lec]ie important` aici. Gndi]i, dar gndi]i cu adev`rat, asupra acelor lucruri pe care vre]i s` le descrie]i, g`si]i cuvinte [i formul`ri care fac lucrul pe care vre]i s`-l fac` [i nu v` limita]i op]iunile c`utnd pr\ntr-un a[a-zis limbaj de afaceri. Desigur, ar putea fi dep`[ite limitele aici, [i unele idei le pute]i reprima ca fiind extreme. Sincer, pericolul de a include asemenea lucruri nepotrivite este minim, \n timp ce pericolul de a pierde ceva, care ar putea face o diferen]` \n bine, este mult mai mare. Nu l`sa]i ca pilotul automat de cenzur` s` limiteze efectul pe care l-ar putea avea ceea ce scrie]i asupra oamenilor. Alt aspect pe care a]i putea dori, uneori, s`-l ave]i \n scrierile voastre este emo]ia. Dac` vre]i s` fi]i entuziast, interesat, surprins oricum ,

72

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

acest lucru trebuie ar`tat. Un stil mort, pasiv: rezultatele nu au fost conform a[tept`rilor, ele au ar`tat... nu este acela[i lucru cu un stil care caracterizeaz` ceea ce spune cu emo]ie: ve]i fi surprins de rezultate, care arat`.... Ambele pot fi potrivite cu ocazia, dar ultima este uneori evitat` cnd poate ad`uga la sens [i sim]`minte [i ar putea da ocazia s` fie sub\n]eleas` ca rezultatele vor surprinde. Gndi]i-v` la asta. Ct de des, cnd c`uta]i o fraz` potrivit`, o respinge]i nefiind suficient de formal` (sau conven]ional`)? Fi]i sinceri. Cei mai mul]i sunt la limit` s` lase deoparte ceva memorabil sau ceva ce ar ad`uga for]` de sugestie [i joac` sigur, optnd pentru altceva. Poate c` este potrivit, dar nu face impresie; atunci reprezint` o ocazie pierdut`. |n continuare, ne ocup`m de ceva ce trebuie evitat.

Gre[eli de evitat
Unele lucruri au efectul de a dilua for]a scrierii. Pot s` fie sau nu tehnic gre[ite, dar sfr[esc prin reducerea eficien]ei [i fac s` fie mai pu]in sigur c` obiectivele vor fi atinse. Exemplele sunt date mai jos. Ambiguitatea Aten]ie! Aceasta este o capcan` obi[nuit` pentru un scriitor de afaceri. Se \ntmpl` nu att pentru c` alege]i gre[it, ct pentru c` scrie]i pe pilot automat f`r` s` gndi]i sau cel pu]in f`r` s` v` gndi]i destul la detaliu [i nu face]i alegeri con[tiente. Ce \nseamn` dac` spui c` ceva este: destul de bun (sau r`u), sau: mai curnd scump, progres foarte lent?

Puterea limbajului

73

Ce \nseamn` exact: o promo]ie atractiv`? (opus uneia generatoare de profit, poate) o u[oar` \ntrziere? (un moment sau o lun`?) Toate acestea dau o impresie vag`. |ntreba]i-v` singuri ce vre]i s` exprima]i, apoi alege]i limbajul care face exact acest lucru. Limbaj de birou Acesta este alt` component` prea comun` a unor scriitori de birou, mul]i dintre ei trec de la o persoan` la alta f`r` comentarii sau schimb`ri. Poate s` produc` pu]in` confuzie, dar poate s` [i adauge ceva; altceva dect un sentiment demodat. Formul`ri precum: |nchis pentru lectura dumneavoastr` (chiar \nchis \n interesul dumneavoastr` este nepotrivit. Poate ar trebui s` spune]i de ce ar fi interesant; ori \nchis singur este suficient), V` mul]umim respectuos pentru (de ce s` nu spune]i Mul]umim pentru?), |n cazul \n care (dac` este sigur mai bun), opera]iune cu derulare imediat` (rapid, sau scrie]i exact ct de rapid), conceptualizare (gnd). Evita]i asemenea abord`ri r`suflate ca pe cium` [i \ncerca]i s` schimba]i obiceiul oric`rei formul`ri roz pe care o folosi]i prea u[or, prea des [i inadecvat. Limbaj la mod` Limbajul se schimb` tot timpul. Cuvinte [i formul`ri noi intr` \n limbaj aproape zilnic, deseori din Statele Unite, [i, de asemenea, legate

74

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

de tehnologie. Merit` urm`rit ciclul de via]` al acestor cuvinte pentru c`, dac` sunte]i \n afara curentului, este posibil ca ele s` nu exprime lucrul pe care \l dori]i. Am observat trei faze: 1. Cnd este prea devreme s` le folosi]i. Cnd, sau nu vor fi \n]elese, sau vor p`rea proste[ti, sau chiar o \ncercare ratat` de a fi la mod`. 2. Cnd lucreaz` bine. 3. Cnd folosirea lor \ncepe s` sune \nvechit sau nepotrivit. Exemplele pot fi [i ele \nvechite, dar s` \ncerc`m. Am tres`rit vizibil cnd cineva de la BBC Radio 4 vorbea despre un eveniment apropiat. Pentru mine cel pu]in, acest lucru este \n faz` timpurie [i nu sun` bine deloc; care se apropie mi se pare c` se potrive[te pentru o perioad` lung` de timp. Pe de alt` parte, cum spuneam \nainte s` spunem stabilirea obiectivelor? Acesta este desigur un termen cu utilizare curent`. Mult` lume din afaceri cunoa[te \n]elesurile sale, [i c]iva chiar le-au folosit bine \n producerea efectelor. Ce putem spune despre un cuvnt [i o formulare care au devenit dep`[ite? A[ sugera ceva comun: prietenos cu utilizatorul: cnd s-a folosit prima oar` era nou, dr`gu] descriptiv [i repede a \nceput s` fie necesar. Acum, cred c` toate [mecheriile de pe planet` au fost descrise a[a de autorii lor, iar formularea devine slab`, ca s` folosesc un eufemism. Gre[eli pe care oamenii le ur`sc Unele erori sunt de fapt binecunoscute multor oameni, dar scap` \nc`, [i exist` o categorie care \mp`rt`[e[te faptul c` mul]i oameni le g`sesc plictisitoare cnd se afl` la cap`tul de recep]ie. Un exemplu simplu este cuvntul unic, care este att de des utilizat cu un adjectiv. Unic are un \n]eles ca nimic altceva. Nimic nu poate fi foarte unic sau mult mai unic, chiar [i compania a c`rei bro[ur` am v`zut-o cu

Puterea limbajului

75

cuvintele foarte unic, ap`rute de trei ori \ntr-un paragraf, nu are de fapt un produs care este mai mult dect unic, m`car o dat`. Gndi]i-v` la exemple similare care v` plictisesc [i evita]i-le. Al]ii includ aici: Diferit la (diferit de) Mai pu]in (care se refer` la cantitate ) cnd este implicat num`rul Mai pu]ini ar fi corect. Alt` zon` la care trebuie avut` grij` este cu ghilimele inutile (care devin o cium` modern`). Cli[ee Aceasta este una dificil`. Orice formulare suprafolosit` poate deveni categorisit` ca un cli[eu. Astfel, o formulare ca a pune carul \naintea boilor nu este doar binecunoscut`, dar stabile[te [i o viziune rapid` [i precis` [i de aceea poate fi util`. |ntr-un sens, oamenilor le place s`-[i \nchipuie o imagine familiar`, [i astfel de fraze nu ar trebui totdeauna evitate, iar rapoartele pot s` nu fie locul pentru variante creative, cum ar fi \ntinde untul \naintea gemului.

Respectarea regulilor
Ce se poate spune despre gramatic`, sintax` [i punctua]ie? Bine\n]eles c` ele conteaz`, dar corectoarele de ortografie schimb` mult \n zilele noastre \n ceea ce prive[te orice nepotrivire din aceast` zon`. Dar unele reguli sunt f`cute s` fie c`lcate, iar unele din vechile reguli nu mai sunt privite ca reguli, cu siguran]` nu pentru scrieri de afaceri. Anumite lucruri pot [oca. De exemplu: Punctua]ie slab`. Prea pu]in` este obositoare la citit, \n special dac` este cuplat` cu propozi]ii lungi. Prea mult` pare s` fie prea

76

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

afectat` [i incomod`. Anumite reguli conteaz` aici, dar cel mai simplu ghid este probabil s` se foloseasc` punctua]ia ct s` te lase s`-]i tragi sufletul. |nv`]`m s` punem punctua]ie \n discursuri cu mult \nainte s` scriem orice, a[a c` \n scris tot ce este cu adev`rat necesar este o includere con[tient` a pauzelor. Lungimea pauzei [i natura a ceea ce este spus indic` solu]ia probabil`. |n unele cazuri este mai bine prea mult dect insuficient. Tautologie (repeti]ie inutil`). Aceasta trebuie evitat`. Exemplul clasic este persoana care spune eu, \ns`mi personal. Nu exporta]i \n str`in`tate, doar exporta]i, nu \ncuraja]i planuri de viitor, simplu, planuri. Oximoron (combina]ii de cuvinte contradictorii). Asta poate suna proste[te ce]os distinct sau poate fi un bun mod de a exprima ceva t`cere asurzitoare. Unele propozi]ii pot cauza probleme similare de contradic]ie Nu fac predic]ii niciodat`; [i nu voi face niciodat`. Alte lucruri sunt \nc` privite ca reguli de puri[ti, dar lucreaz` bine \n scrierea de afaceri [i sunt acum \n folosin]` curent`. Un bun exemplu aici este regula care spune c` nu trebuie s` \ncepi niciodat` propozi]ia cu cuvintele [i sau dar. Dar pute]i. {i ajut` la compunerea unui scris mai legat [i evit` propozi]iile mai lungi. Dar... sau mai curnd totu[i, mai exist` un alt punct; nu folosi]i peste m`sur` acest gen de lucruri. Alt` regul` similar` este c` propozi]ia nu poate fi terminat` cu prepozi]ie. Vorbe[te cu mine doar sun` pentru mul]i mai u[or dect vorbe[te doar cu mine. Winston Churchill se spune c` a r`spuns la o critic` legat` de acest lucru cu formula celebr`: Aceasta este un fel de pedanterie inveterat` pe care eu nu o suport. {i alte reguli pot fi \nc`lcate doar ocazional. Mul]i dintre noi am fost \nv`]a]i s` nu invers`m cuvintele la \ntmplare [i acest lucru intr` la categoria enervant`, cea mai mare parte din timp. Totu[i exist` excep]ii: ar fi mai bine ca \n cel mai celebru serial din toat` lumea,

Puterea limbajului

77

Star Trek, s` se spun` curajos s` mearg` unde niciun om nu a mai mers sau s` mearg` curajos...? Nu cred. Dac` vre]i un ghid pentru adev`ratele detalii, orice, de la unde se pune o virgul` pn` la unde se pune punct [i virgul`, atunci da]i-mi voie s` v` recomand cteva lecturi, \n continuare. Exist` o gr`mad` de ghiduri cu siguran]` utile*. Cu un cap deasupra celorlalte totu[i (dac` acest lucru nu este un cli[eu) [i ceva de care mul]i oameni se vor bucura citind este Engleza noastr`, engleza, o bro[uric` Penguin de Keith Waterhouse, nuvelistul [i colonistul de ziar, este un ghid real, dar interesant, deseori nostim [i arat` un mare entuziasm pentru scris. Cump`ra]i-v` una, imediat.

Stilul
|n final, cea mai mare parte a oamenilor au sau dezvolt` o cale de a scrie, care s` includ` lucruri care pur [i simplu le plac. De ce nu ? De exemplu, de[i c`r]ile de reguli spun c` sunt doar alternative, eu cred c` a spune: |n primul rnd..., \n al doilea rnd.. \n al treilea rnd..., este mult mai elegant dect: \nti.... Nu [tiu de ce. Ar fi o lume plicticoas` dac` to]i am face totul la fel [i scrisul nu face excep]ie. Nu e nimic r`u dac` folosim ni[te lucruri doar pentru c` ne plac. Probabil acest lucru va ad`uga varietate scrisului vostru [i-l va face diferit de al altor oameni, ceea ce poate fi util. Cu siguran]` a]i fi fericit dac` ceea ce scrie]i ar suna bine. Astfel, ca s`-l cit`m pe Keith Waterhouse: Dac`, dup` toate aceste sfaturi, o propozi]ie este \n continuare nereu[it`, atunci ceea ce ave]i este o propozi]ie nereu[it`. Desfiin]a]i-o [i lua]i-o de la cap`t.

* Autorul face referire la Ghidul cuvintelor potrivite Bloomsbury.

78

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Puncte-cheie
Asigura]i-v` c` ceea ce scrie]i este nu numai inteligibil, ci este

scris pentru cititorii s`i.


Pe primul loc trebuie s` fie claritatea, \n]elegerea este fundamen-

tul unei scrieri bune de afaceri.


Aminti]i-v` s` personaliza]i textul, ceea ce d` o imagine despre voi

[i v` garanteaz` c` \[i atinge obiectivul, a[a cum vre]i.


Face]i limbajul s` lucreze pentru dumneavoastr`; fi]i descriptivi, fi]i

memorabili.
Scrie]i corect, dar individualizat.

Lucrul cu cifrele

Deseori genul documentului \n discu]ie include numere, nu \n ultimul rnd imagini financiare. Numerele pot \ncurca sau clarifica. Sarcina este ca \n mod normal s` ne asigur`m c` nu \ncurc` atunci cnd trebuie s` clarifice. Astfel, poate ar trebui precizat c` uneori numerele sunt folosite tocmai ca s` \ncurce. De exemplu, cineva \ntr-o \ntlnire poate s` tr`nc`neasc` despre o mul]ime de costuri disparate cu speran]a c` tocmai nu va trebui s` st`ruie asupra costurilor mari ale planului. La fel, complexitatea figurilor poate fi folosit` pe o scar` mai mare: \n marketing, oamenii vorbesc despre pre]uri de confuzie o structur` de pre]uri de o asemenea complexitate \nct este dificil pentru client s` fac` o compara]ie cu concuren]a (tarifele de telefonie mobil` sunt un astfel de exemplu). Acestea fiind zise, ne concentr`m \n acest capitol pe latura pozitiv`, folosind numerele eficient \n cursul \ntlnirilor [i \n comunica]iile de rutin` din corpora]ie. Acest lucru este important pentru c` mul]i oameni:

presupun c` numerele \i vor \ncurca, le lipse[te experien]a de lucru cu numere (orice, de la procente la analiza de baz`, p`rndu-li-se dificil) [i, pentru c` nu au leg`tur` cu numerele, trebuie motiva]i ca s` le aprecieze; pot s` \n]eleag` lucruri din balan]a proprie, dar sunt confuzi cnd este vorba de cifrele corpora]iei, din cauza completitudinii lor;

80

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

sunt dep`[i]i de dimensiunile volumului de cifre (gndi]i-v` la abunden]a cifrelor gestionate de mul]i cu programe de calculator).

Din aceast` cauz` sunt necesare abord`ri diferite.

Ajutoare
Din aceast` cauz`, este nevoie \n general s` apreciem dac` prezentarea cifrelor poart` [i un mesaj. Primele principii sunt:
Selecta]i ce informa]ii urmeaz` s` fie prezentate, concentrndu-v`

pe informa]iile-cheie [i l`snd deoparte tot ce nu este necesar. Asta poate s` \nsemne, de exemplu, c` informa]ia trebuie scurtat`; un grafic detaliat, inclus \ntr-un raport, poate fi nepotrivit \n cazul utiliz`rii \n alt scop [i trebuie scurtat. Multe diapozitive folosite ca ajutoare vizuale sunt supracomplicate, cnd sunt luate dintr-o pagin` de document [i apar \ndeosebi \n articole care implic` cifre. Separa]i informa]iile, de exemplu \ntr-o anex` la un raport, astfel \nct mesajul principal s` includ` doar cifre-cheie, iar fluxul complet al cazului s` fie men]inut, \n timp ce mai multe detalii pot fi accesate doar la cerere. Separa]i, de asemenea, informa]iile [i calculele care duc la acestea. Se poate face, folosind anexa sau prin instrumente, ca paragrafe \ncadrate \ntr-un raport. Selecta]i precizia potrivit` cnd prezenta]i cifre. Uneori precizia ajut` la \n]elegere sau este doar important`, deoarece \n alte ocazii poate \ncurca, iar imaginile de ansamblu se potrivesc mai bine. Repeta]i: repeti]ia ajut` la re]inerea mesajului, repetarea natural` a numerelor de exemplu, cifrele fiind odat` exprimate verbal, [i apoi sub o form` scris` poate \nsemna o mare diferen]`.

Lucrul cu cifrele

81

Corectarea textului: numerele trebuie verificate, poate cu mai mult` grij` dect cuvintele, \n materialele scrise; aminti]i-v` c` o cifr` tip`rit` gre[it ar putea schimba radical lucrurile \n r`u.

S` presupunem un exemplu de rezultate ale unei corpora]ii. Cifrele de vnz`ri pot fi ridicate, dar exist` o mare diversitate de c`i ca s` descrie acest lucru. Se poate spune astfel:

Vnz`rile sunt ridicate. Ar putea s` nu fie necesar niciun detaliu. Vnz`rile au crescut cu aproximativ 10 procente. O estimare larg` poate fi suficient`. Vnz`rile au crescut cu 10,25 procente. Cifra exact` poate fi important`; [i este un nonsens s` spui a[a cum se aude ades: Vnz`rile au crescut cu aproximativ 10,25 procente cuvntul aproximativ merge doar cu cifrele rotunde [i estimeaz` sau previzioneaz`. Vnz`rile au crescut cu aproximativ 10.000 . Cifrele financiare pot fi mai importante ca procentajele ([i pot fi prezentate cu acelea[i sublinieri ca mai sus, la procentaje). Mai mult, lucrurile la care se refer` cifrele trebuie clarificate. De exemplu: vnz`rile produsului X au crescut cu mai mult de 10,25 procente pentru perioada ianuarie-iunie 2006. Limbajul poate, desigur, s` schimbe toate aceste formul`ri vnz`rile au crescut substan]ial ca aici, doar cu un cuvnt. Prezenta]i informa]ii \ntr-un mod care le face u[or de \n]eles de c`tre oameni; de exemplu, \n form` grafic`.

Metode de prezentare clar` a numerelor


Exist` dou` metode principale pentru a asigura claritatea \n privin]a numerelor.

82

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Scheme, tabele Mai \nti, este o veche zical` care spune c` o cifr` valoreaz` ct o mie de cuvinte; acest principiu se refer` la cifre de orice fel. O schem` poate comunica o imagine de ansamblu \n]eleas` imediat uneori ca o str`fulgerare. Deseori dou` grafice lucreaz` mai bine dect unul singur, mai complex [i, desigur, trebuie eviden]iate pentru a maximiza vizibilitatea informa]iei pe care o afi[eaz`. Astfel este necesar: s` aib` dimensiunile potrivite; s` folosi]i culori diferite cnd este posibil [i cnd aceasta ajut`; alege]i-le cu grij`, contrastnd una lng` alta; s` face]i adnot`rile potrivite, gndind ce text apare chiar pe grafic [i ce se scrie separat (\n josul paginii, poate); s` le lucra]i eficient sau fi]i preg`ti]i s` face]i acest lucru, dac` se inten]ioneaz` s` fie folosite ca ajutor vizual, cnd lizibilitatea este de dou` ori important`. Se pot folosi diferite feluri de grafice, scheme, tabele. Tabele

Acest termen cuprinde orice form` care pune cifrele \n coloane; pot fi diferite grade de complexitate.

Lucrul cu cifrele

83

Grafic cu bare

Exemplul face clar efectul; scara poate, de asemenea, s` varieze pentru subliniere. Grafic pl`cint`

Acesta este un instrument special [i poate face multe lucruri mai clare dect, s` spunem, un tabel sau o descriere.

84

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Grafice

Acestea sunt utile pentru a ar`ta diferen]ele de cantit`]i care variaz` \n timp. Trebuie selectat` cu grij` scara care d` figura pe care o dori]i (pot exista multe capcane cu acest tip de grafic ceva ce trebuie s` ]ine]i minte cnd o interpreta]i mai curnd dect cnd o prezenta]i). Toate aceste instrumente beneficiaz` de faptul c` sunt, pe ct posibil, ct mai simple. Complexitatea, care include \ncercarea de a demonstra prea multe lucruri diferite (cum ar fi vnz`rile totale, vnz`rile pe produs, profitabilitate [i..., dar a]i \n]eles), poate repede s` \ndep`rteze claritatea. Aten]ie la faptul c` uneori este necesar un compromis aici \ntre perfec]iunea unui grafic frumos [i timp ([i uneori costuri) pentru a-l produce. |n ciuda acestui fapt, cel mai mare pericol este s` se utilizeze instrumente de execu]ie m`runte sau slabe, atunci cnd informa]ia pe care o prezint` le face necesare. Este adev`rat c` un grafic ad`ugat la o propunere poate s` \ntoarc` un argument \n favoarea noastr` sau s` ob]in` un acord \ntr-un anumit caz.

Lucrul cu cifrele

85

Puterea acestor instrumente poate fi considerabil`. Un exemplu de informa]ie \n form` grafic` legat` de scris este s` ne imagin`m un grafic rotund. |nti imagina]i-v` cercul, apoi \mp`r]i]i-l \n dou` segmente, unul reprezentnd ct de mult dintr-un mesaj vine din con]inutul actual [i unul care indic` ct de mult reprezint` stilul, imaginea [i felul \n care v` defini]i ca scriitori [i organiza]ie. Prin ata[area unui astfel de grafic la un document anume, pute]i face aprecieri corecte. O imagine grafic` poate atrage considerabil informa]ii [i gnduri.

Contribu]ia limbajului
|n al doilea rnd, anumi]i factori sunt importan]i aici cu privire la folosirea limbajului:

Ritm: \n comunicarea verbal` pute]i avea nevoie s` \ncetini]i pu]in cnd lucra]i cu numere [i s` introduce]i mai multe pauze [i mai lungi; tot astfel [i \n scris, asigura]i-v` c` totul este \n context \naintea expunerii cifrelor sau, simplu, risca]i confuzii. Pozi]ionarea de semne: pot stabiliza aten]ia [i \nt`ri concentrarea s` privim acest fapt cu grij`, poate conduce la confuzii, iar detaliile sunt importante. Verific`ri: \n conversa]ie un num`r rezonabil de Este clar? [i remarci similare sau \ntreb`ri te pot ajuta s` te asiguri c` oamenii te urm`resc; \n scris, verific`ri mai formale pot fi necesare, sugernd c` oamenii au nevoie de pauz`, asigurndu-v` c` au \n]eles pn` \n acel moment sau e nevoie de recapitulare \nainte de a merge mai departe. Corectitudine: verifica]i atent: numerele pot fi confuze [i nu dori]i oameni care s` cread` c` oferi]i 15 procente reducere, cnd de fapt erau doar 5. Precizie: o formulare exact` care \nso]e[te un cuvnt poate face diferen]a, avnd grij` ca cifrele s` fie puse a[a cum trebuie. De

86

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

exemplu: nota]i c` Aceast` figur` este o estimare sau Aceasta este pozi]ia ast`zi. Nonsens: unele formul`ri care folosesc numere pot fi, de fapt, nonsensuri (ca la unele clipuri publicitare la televiziuni, care spun acum, mai mult de 70 de procente). Procentajul mare, din ceva bun, sun` automat bine, dar ridic` \ntrebarea comparat cu ce? Poate fi un competitor sau o versiune a produsului; sau poate fi pur [i simplu neclar. Scrierea are nevoie de preciz`ri. Alt element care poate ajuta este compararea. Acest lucru poate fi f`cut \n mai multe feluri. De exemplu, multe numere, nu \n cele din urm` cele financiare, implic` compara]ii cu alte perioade de timp este mai mult dect anul trecut, cu alte elemente costurile de administrare sunt sc`zute, astfel ratele de service pentru clien]i sunt ridicate. Similar, compara]iile pot veni simplu \n ajutorul descrierii. Acest lucru este \n special de folos, dac` cifrele sunt pe perioad` lung`, sau \n orice fel dincolo de experien]a de zi cu zi a celor pentru care au fost a[ezate cifrele. Un aspect al acestui fapt st` pur [i simplu \n cuvinte, descriind ceea ce vre]i ca oamenii s` re]in` drept sc`dere serioas` a venitului ceva gen: aproape de datoria na]ional` a celei mai mari p`r]i din America de Sud. Exagerarea este extrem` [i cititorii vor recunoa[te c` este f`cut` doar pentru a sublinia importan]a [i dimensiunea cifrelor care sunt \n discu]ie. Alternativ, pute]i alege o compara]ie care este corect` [i un detaliu important a ceea ce vre]i \n continuare s` descrie]i. Astfel, m`rimea unui birou poate fi descris` ca dimensiunea unui teren de tenis, cnd un num`r exact de metri p`tra]i ([i acesta poate fi cazul) ar putea s` nu reu[easc` s` dea imaginea exact` [i corect` a spa]iului. Exist` aici o leg`tur` cu ceea ce se nume[te amortizare, \nsemnnd s` afi[ezi o cifr` exprimnd-o \n unit`]i mai mici, care sunt p`r]i ale \ntregului. De exemplu, un cost anual de 1680 poate fi descris ca 140 pe lun`, doar 140 pe lun` sau nici m`car 150 pe lun`. Cazul agentului de c`l`torii care a fost pus la pagina 21 este un bun exemplu de cum pot fi folosite cifrele, [i cum sunt f`cute s` spun` ceva

Lucrul cu cifrele

87

unui cititor anume, utilizare care afecteaz` felul \n care mesajul este acceptat [i se lucreaz` cu el. Cheia aici a fost una de comunicare. Numerele [i dificultatea de a le nimeri nu se schimb`. Perceperea problemei totu[i a fost f`cut` controlabil`, personal` [i mai mult a fost f`cut` s` par` realizabil`. Rezultatele au ar`tat atunci c` este posibil succesul. Toate acestea au fost necesare pentru a prezenta cifrele \n modul potrivit unul care s` reflecte realit`]ile situa]iei. La fel, gndi]i-v` la alte numere [i cum v` pute]i referi la ele, de exemplu:

Men]ionarea unui buget promo]ional al directorului financiar poate duce la obiec]ii ei \l v`d ca o sum` mare de bani care iese din afacere; descrie]i-l ca pe o investi]ie [i lega]i-l strns de veniturile din vnz`ri, pe care le va produce, [i reac]ia va fi cu totul alta. Un director lucreaz` \n primul rnd la scara financiar` a unui an [i ar putea s` fie obligat s` condi]ioneze numerele de scara de timp, atunci cnd comunic` cu personalul mai tn`r, pentru care termen lung \nseamn` vineri, peste o s`pt`mn`. Cu cine se comunic` [i cum se aranjeaz` numerele [i informa]iile financiare este \nc` un lucru care cere \ntotdeauna o grij` considerabil`. |n sfr[it, ca un gnd legat de limbaj, nu uita]i \nc` doi factori:

|n comunicarea verbal`, desigur, tonul vocii ajut` ca lucrurile s` dep`[easc` problemele vre]i, de exemplu, ca 10 procente cre[tere s` sune bine sau r`u? |n scris trebuie s` alege]i cuvinte introductive [i fraze care s` fi]i sigur c` vor fi interpretate a[a cum dori]i. |n forma scris`, numerele [i cuvintele care le \nso]esc pot fi prezentate cu o accentuare diferit` folosind grafica. |n tipul \ngro[at (bold) sau italic, sau \ntr-un format mai mare. Este, de asemenea, o diferen]` \ntre a scrie 10%, 10 procente sau zece pro-

88

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

cente; [i sunt posibile \nc` multe varia]ii. Ne vom \ntoarce la accentuarea grafic` mai trziu.

Puncte-cheie
Numerele pot fie \nt`ri comunicarea scris`, fie s-o \nclceasc`, [i cel mai r`u caz conduce la c`derea \ntregii comunic`ri pe un sol arid. Cheia succesului este s`:
recunoa[te]i rolul [i importan]a numerelor \n cadrul mesajului; recunoa[te]i dificult`]ile pe care unii oameni le au cu numerele; alege]i o metod` de comunicare care le pune \n valoare adecvat,

att literal (de exemplu tipul bold), ct [i prin sublinierea stabilit` corect; ilustra]i cifrele de cte ori este posibil, de exemplu cu grafice; fi]i clari \n special \n ceea ce spune]i (sau scrie]i), pentru a face descrieri puternice, [i acorda]i-v` timp pentru lucruri ca s` le pute]i \n]elege.

Propuneri conving`toare

Rapoartele pot fi o corvoad` s` le scrii [i o \ncercare dureroas` s` le faci bine. Dar propunerile sunt ceva diferit, scrierea lor are cteva cerin]e \n plus. Cum difer` ele de rapoarte? |n multe feluri au acelea[i calit`]i. Trebuie s` merite citite, trebuie s` \ntre]in` [i s` dezvolte interesul. Trebuie s` foloseasc` multe dintre uneltele deja men]ionate fiind bine structurate [i folosind limbajul adecvat, de exemplu dar mai este ceva \n plus. Trebuie s` conving`, trebuie s` munceasc` sus]inut ca s` ob]in` decizii pozitive \n afaceri. A[a stnd lucrurile, sunt un stagiu-cheie \n procesul de cump`rare/vnzare [i, de altfel, nu este locul pentru o descriere complet` a tehnicilor de vnzare, unde sunt c]iva factori importan]i.

Un proces cumulativ
Vnzarea poate fi uneori un proces simplu, care const` dintr-o singur` \ntlnire. Vnz`torul se \ntlne[te cu cump`r`torul, iar la sfr[itul \ntlnirii dac` a avut succes cump`r`torul este de acord s` achizi]ioneze, [i afacerea este f`cut`. Deseori \ns`, procesul vnz`rii unui lucru este mult mai complicat

90

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

de att. De exemplu, lan]ul evenimentelor ar putea include urm`toarele tranzac]ii:

Publicitatea [i activitatea promo]ional` presupun o interogare a unui consumator poten]ial. Aceast` anchet` trebuie s` se desf`[oare (la telefon, eventual). Consumatorul poten]ial este interesat [i cere detalii tip`rite (o scrisoare sau un catalog, s` spunem). Nu exist` o leg`tur` stabil`, dar un telefon e foarte bun pentru a re\nvia, a \ntre]ine [i a dezvolta interesul ini]ial. La acest punct putem c`dea de acord c` vnz`torul face o vizit` pentru a discuta problemele mai detaliat. Are loc o \ntlnire de afaceri; neconcludent. Continuarea este f`cut` prin telefon din nou [i are loc o alt` \ntlnire. Este aranjat` o a doua \ntlnire [i, de aceast` dat`, cump`r`torul poten]ial este gata s` acorde aten]ie unei propuneri S` vedem capitolele [i rndurile scrise. Odat` prezentat`, propunerea poate fi distribuit` la al]i subiec]i din organiza]ie. Poate fi necesar` o continuare, [i apoi este \nregistrat poten]ialul furnizor. Apoi se cere o prezentare formal` [i se face (s` spunem Consiliului sau unui comitet de cump`rare). O decizie de continuare (sau nu) este f`cut` \n final. Procesul ar putea s` nu se desf`[oare a[a, dar \n unele cazuri chiar exemplul de mai sus ar putea fi o simplificare. Ar putea fi necesare mai multe \ntlniri. Anumite industrii au nevoie de stadii \n plus, cum ar fi o demonstra]ie sau un test. {i fiecare stadiu, orict de multe ar fi, este o form` de comunicare. |ntregul proces poate dura zile, s`pt`mni, luni [i chiar ani, cu siguran]` fiecare organiza]ie are propria versiune a secven]ei sale de convingere.

Propuneri conving`toare

91

Acum, cu genul de complexitate de mai sus ([i cu cea a organiza]iei voastre \n minte), gndi]i-v` la asta: \n termeni de calitate a ac]iunii, procesul este cumulativ. Poten]ialii cump`r`tori trec doar de la o treapt` la alta, dac` au fost mul]umi]i de calitatea produsului sau serviciului pn` la momentul respectiv. Astfel, de exemplu, dac` trimite]i o scriere nepotrivit` [i proast` va fi mai greu s` stabili]i o \ntlnire. Mai exist` o problem` aici: aceea a reu[itei. Trecnd peste toate treptele, se consum` mult timp [i se cheltuiesc mul]i bani. Orice stadiu executat prost risc` s` opreasc` procesul. Clientul nu mai dore[te s` continue (el sau ea pot s` trateze [i cu al]i concuren]i \n paralel [i poate continua cu ei), tot timpul [i banii cheltui]i fiind pierdu]i.

Un stadiu important
Ceva din continuitatea de mai sus se aplic` [i rapoartelor, dar cu siguran]` este foarte pronun]at` pentru propuneri. Propunerile sunt pur [i simplu o leg`tur`-cheie \ntre stadiile care avanseaz` proiectul, de la pu]in interes sau deloc pentru produsul sau serviciul dumneavoastr` pn` la momentul \n care iau hot`rrea [i ac]ioneaz` ca s` cumpere. Mai mult, ei reprezint` o leg`tur` care se face la sfr[itul secven]ei. |n acest punct s-a f`cut prea mult pentru vnzare ca s` o la[i con[tient s` cad` de la sine din cauza unei propuneri slabe. De aceea o afacere mare depinde de propuneri, [i ele trebuie s`-[i fac` treaba bine. Din acest motiv, o propunere nu trebuie s` fie doar eficient` [i inteligibil` trebuie s` fie [i conving`toare. Cumva, \n multe organiza]ii, propunerile scrise sunt veriga slab`. Indiferent de calit`]ile pe care le prezint` vnz`torul la fa]a locului, cnd e vorba de scris, ceva este totdeauna \n minus. Cel mai r`u, birocra]ia deseori cuplat` cu prea mult` circumspec]ie dilueaz` nivelul pe care poate s`-l ating` puterea de convingere.

92

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Tehnici de convingere
Cum a fost spus la \nceputul acestui capitol, acesta nu este locul indicat pentru o prezentare complet` a ceea ce reprezint` tehnici de vnzare. Totu[i, merit` s` discut`m pe scurt, pentru a preciza cteva puncte esen]iale. Cea mai bun` [i simpl` defini]ie a vnz`rii, pe care o cunosc, este ajutor dat oamenilor ca s` cumpere. Aceasta pozi]ioneaz` \ntregul proces, care cere ca vnz`torul s` identifice, s` \n]eleag` [i s` respecte nevoile cump`r`torului [i s` ac]ioneze \n acel caz astfel \nct s`-i u[ureze situa]ia \n luarea deciziei de a cump`ra. |n principal, vnzarea are trei sarcini de \ndeplinit. S`: creeze vizibilitate (nimeni nu va cump`ra de la voi dac` nu v` [tiu sau nu \[i amintesc de voi); fi]i conving`tori (face]i astfel ca ceea ce spune]i s` fie pe \n]elesul tuturor, atractiv [i credibil); fi]i diferit (face]i cazul vostru mai puternic [i mai distinct dect al celorlal]i competitori). Toate sarcinile sunt importante, adesea, cu justific`rile din afaceri sau cu nevoia unui stadiu pentru propuneri, a treia este \n special important`. Ar trebui ca niciodat` s` nu se presupun` c` afacerea nu este amenin]at` de competi]ie, chiar cnd (\ntr-o afacere mai veche, de exemplu) acest lucru nu este nici evident, nici men]ionat.

Ce nu trebuie f`cut
Nu ar trebui s`: Fi]i prea de[tep]i. Este argumentul care ar trebui s` c[tige runda cititorului, nu frazele \nflorite, nu citatele elegante sau abord`rile inteligente.

Propuneri conving`toare

93

Fi]i prea complica]i. Discu]ia despre simplitate a fost purtat`. Este aplicabil` la fel \n orice situa]ie. Fi]i pompo[i. Asta \nseamn` s` vorbi]i prea mult despre voi, organiza]ia voastr` [i produsele/serviciile voastre (\n loc de a puncta ceea ce conteaz` pentru client). |nseamn` s` scrie]i \ntr-un fel care este prea \ndep`rtat de felul cum a]i vorbi. |nseamn` s` urma]i prea rigid regulile gramaticale \n dauna unui stil u[or, curg`tor. Supraestima]i. De[i, desigur, ave]i curajul convingerilor voastre, prea multe superlative pot deveni ca o ap`rare. Face]i o singur` afirma]ie care pare dubioas` [i \ntregul argument va avea de suferit. Oferi]i opinii. Sau cel pu]in nu prea multe, comparativ cu prezentarea informa]iilor, informa]ii argumentate ideal. Ajunge]i la puncte negative. De exemplu, nu spune]i : dac` nu este a[a, noi vom...; mai curnd formula]i ve]i g`si... sau.... Presupune]i c` cititorul nu [tie. Mai curnd dect s` spune]i, de exemplu, dumneavoastr` probabil nu [ti]i.. spune]i mul]i oameni nu au auzit c`... sau ca [i al]ii, [ti]i c`.... Exagera]i cu umorul. Nu utiliza]i umorul, cel pu]in dac` nu sunte]i siguri de succesul s`u. Un chicotit pe sub must`]i poate mai curnd s` distrug` acceptul pe care \ncerca]i s`-l construi]i. Un citat sau un calambur, mai ales dac` sunt relevante, sunt mai sigure [i, chiar dac` umorul nu este apreciat, potrivirea va fi observat`. Epuiza]i beneficiile prea devreme. O scrisoare conving`toare nu trebuie s` consume energia: trebuie s` se termine pe o not` pozitiv` [i s` discute \n termeni de beneficii pe tot parcursul, pn` la sfr[it.

Ce trebuie f`cut
Ar trebui s` face]i urm`toarele:

94

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

S` v` concentra]i pe informa]ii. Cazul pe care \l prezenta]i trebuie s`

fie credibil [i orientat pe fapte. O precizare, astea sunt toate informa]iile de care ave]i nevoie, conduce spre dividende deosebite. Folosi]i titr`ri. |n timp ce desenele, ilusra]iile, fotografiile [i graficele pot fi deseori privite ca vorbind prin ele \nsele, vor avea un impact mai mare dac` vor fi folosite cu titr`ri. (Acesta ar fi un drum bun de a ob]ine repeti]ii, cu men]ionarea att \n text, ct [i \n titrare.) Folosi]i repeti]ia. Punctele-cheie pot s` apar` de mai multe ori, de exemplu \ntr-o bro[ur` [i o scrisoare de acompaniere, chiar de mai multe ori \n corpul scrisorii. Aceasta se aplic`, desigur, \n special la repet`rile folosite pentru accentuare. Schimba]i mereu limbajul. Trebuie s` g`si]i un num`r de c`i de a spune acela[i lucru, \n bro[uri [i scrisori, [i a[a mai departe. Spune]i nout`]i. Presupunnd c` ave]i ceva nou, o [tire chiar unic`, asigura]i-v` c` cititorul afl`. Diferen]e reale se pot pierde deseori astfel, \n mul]imea cuvintelor asigura]i-v` c` punctelecheie se v`d \nc`. Adresa]i-v` celui care le prime[te. Trebuie s` face]i acest lucru corect [i precis. Trebuie s` [ti]i exact cui scrie]i, care sunt nevoile lui sau ale ei, ce le place sau nu, astfel sunte]i, [i ve]i fi mereu, \n cuno[tin]` de cauz` la adaptarea mesajului. A merge prea departe, pentru a fi toate lucrurile pentru toat` lumea, va dilua eficacitatea pentru fiecare dintre receptori. }ine]i auditoriul adncit \n lectur`. Lua]i \n considerare trunchierea frazelor la sfr[itul paginii, astfel \nct cititorul trebuie s` dea pagina ca s` termine propozi]ia. (Sunt de acord, nu pare \n regul`, dar func]ioneaz`). |ntotdeauna sublinia]i c` alte pagini urmeaz`, punnd continuare sau similar \n josul paginii. Lega]i paragrafele. Acesta este alt mod de a ]ine receptorii lega]i de text. Folosi]i calul [i tr`sura* ca s` puncta]i argumentul
* Face aluzie la expresia: Dont put the cart before the horse. (Nu pune c`ru]a \naintea calului.)

Propuneri conving`toare

95

de-a lungul scrierii. De exemplu, un paragraf \ncepe cu un exemplu al acestui fapt este..; urm`torul \ncepe cu Acum s` arunc`m o privire la cum lucreaz`.... Fi]i descriptivi. Cu adev`rat descriptivi. |n cuvinte, un sistem poate fi mai bine descris ca fin ca m`tasea, dect ca foarte simplu de operat. Aminti]i-v` c` [ti]i ct este de bun ceea ce descrie]i, cititorul nu. Trebuie s` le spune]i, [i nu trebuie s` presupune]i c` vor \n]elege doar dintr-o fraz` scurt`. Implica]i oamenii. |nti oamenii vo[tri. Nu spune]i ... conduc`torul diviziei noastre XYZ, spune]i John Smith, conduc`torul diviziei noaste XYZ. {i despre al]i oameni la fel. Nu spune]i este un serviciu demonstrat..., spune]i ... mai mult de 300 de clien]i au apreciat .... Ad`uga]i credibilitate. De exemplu, dac` cita]i utilizatori, cita]i nume (cu pemisiunea lor), dac` ar`ta]i figuri, ar`ta]i-le cu specific`ri [i men]iona]i oamenii prin nume. Fiind adaosuri speciale pentru credibilitate, nu spune]i acesta este descris \n c`rticica noastr`..., ci mai curnd ... acesta este descris \n c`rticica noastr` la pagina 16.... Folosi]i repeti]ia. Punctele-cheie pot s` apar` de mai multe ori, de exemplu \n bro[ur` [i \n scrisoarea de prezentare, chiar de mai multe ori \n cadrul scrisorii. Aceasta se aplic`, desigur, \n special la repet`rile folosite pentru accentuare. Ve]i observa c` acest punct se repet`, o dat` ca s` arate c` tehnica func]ioneaz` sau poate s` demonstreze c` \ncerc`rile de jum`t`]i de m`sur` de umor nu sunt recomandate. Aceasta este o tem` care se suprapune tehnicilor de scriere direct`, sunt multe posibilit`]i [i de aceea este ceva ce a]i putea considera c` necesit` studii separate. Astfel, de[i restul capitolului atinge cteva dintre tehnicile de vnzare, de acum \ncolo se concentreaz` \n principal asupra a cum s` scriem propunerile [i asupra formei pe care trebuie s` o aib`, dac` vrem s`-[i fac` treaba.

96

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Prospecte versus propuneri


Merit` s` l`murim ce \nseamn` exact cele dou` cuvinte propunere [i prospect. De[i sunt uneori folosite \ntr-un fel care apare ca fiind similar, \n termeni de vnzare, cele dou` implic` ceva foarte diferit. Propunerile trebuie s` explice [i s` justifice ceea ce sugereaz`. Ele pot face recomand`ri, ele \[i asum` clar ca sarcin` s` conving`. |n timp ce prospectele, care sunt documente mult mai simple, expun pur [i simplu o op]iune cerut` \n mod uzual, spunnd dac` este disponibil` [i la ce pre]. Se presupune, corect sau nu, c` vnzarea este f`cut` [i c` nu mai este necesar` partea de convingere. Multe prospecte ar trebui s` aib` mai mult, uneori mult mai mult, din propunere. Aici ne vom concentra mai mult pe propunerile mai complexe, de[i principiile pe care se bazeaz` vor \nt`ri, de asemenea, [i prospectele.

Alegerea formatului
Exist` dou` abord`ri pentru formatul propunerilor. Uneori o scrisoare, de[i poate fi una mai lung`, este potrivit` cu siguran]`. |ntr-adev`r, uneori s` faci mai mult dect att poate s` \ntreac` m`sura [i s` \ndep`rteze receptorul. Este v`zut ca o supraprelucrare. Pe de alt` parte, ceea ce este necesar este mai mult ca un raport, dar cu o latur` persuasiv`. Gndi]i-v` pe rnd la amndou`, [i cnd, [i de ce pot fi potrivite fiecare. Scrisoare de propunere Aceasta este exact ceea ce sugereaz` numele. |ncepe cu o prim` foaie, f`cut` scrisoare, care \ncepe cu Drag`.... Poate fi lung` de cteva pagini, cu un num`r de alineate, dar este cu mult mai pu]in formal` dect un raport \n stil de propunere. Acest stil se potrive[te cnd: o propunere mai detaliat` nu este necesar`, pentru c` ar avea un con]inut insuficient sau o supraformalitate;

Propuneri conving`toare

97

obiectivul (sau cererea) este doar de a rezuma discu]iile care au avut loc; nu sunt probleme deosebite (nerezolvate la \ntlnirile anterioare, de exemplu); nu exist` pericolul competi]iei. Unde nu se aplic` acestea, sau m`car unele din ele, e necesar` o alt` abordare. Propuneri formale Este un document \n stil raport, de regul` limitat \ntr-un fel, [i astfel mai elaborat [i formal. Este bine dac`:

recomand`rile sunt complexe; ceea ce este vndut are pre]uri mari (sau, la fel de important, sunt v`zute ca fiind astfel); este mai mult dect un client, un comitet, o persoan` care recomand` [i un decident ac]ionnd \mpreun` sau alt` combina]ie a oamenilor care au nevoie s` dezbat` [i s` vad` exact acela[i lucru; (legat de punctul anterior) nu a]i \ntlnit pe unii dintre cei care sunt implica]i \n luarea deciziilor; [ti]i c` ave]i concuren]` [i ve]i fi compara]i. |n multe afaceri este obi[nuit s` existe mai mul]i deciden]i sau factori de influen]`. Acolo unde este cazul, este \n]elept s` se [tie cte copii dintr-o propunere sunt necesare. Dac` a]i v`zut doi oameni [i r`spunsul este trei copii, poate mai este cineva de care trebuie s` nu ui]i, [i mai multe \ntreb`ri (sau chiar \ntlniri) intr` \n programul zilei \nainte de orice altceva. |n orice are de-a face cu vnz`rile, clientul [i vederile lui sau ale ei atrn` greu. Ceea ce vrea clientul ar trebui s` influen]eze \ntocmai tipul de propunere pe care o face]i. |ntreba]i-l:

98

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Ct de formal trebuie s` fie? Ce fel de detalii a[teapt`? Ct de lung ar trebui s` fie? C]i oameni \l vor vedea? Cnd vrea s` \l primeasc`?

Nu trebuie s` urma]i r`spunsurile lor orbe[te, dar trebuie s` face]i o judecat` corect`. De exemplu, dac` trata]i cu oameni pe care \i cunoa[te]i, ei pot sugera s` nu fie prea formal. Dar dac` [ti]i c` sunte]i \n competi]ie, trebuie \n continuare s` fi]i mai formal dect o scrisoare; la urma urmei, documentul vostru [i al altcuiva vor fi comparate unul cu altul \n \ntregime. |n compara]ia dintre stilul de scrisoare [i o propunere mai formal`, primul tinde s` fie mai slab, \n special cnd este legat de valoarea banilor.

Alegerea momentului sau timing


Alegerea momentului merit` o aten]ie special`. Este bine s` te confrun]i cu datele-limit` ale clien]ilor, chiar dac` \n unele cazuri \nseamn` s` consumi lumin` la miezul nop]ii. Dar poate s` apar` [i cazul \n care clien]ii vor ca propunerea s` reflecte pozi]ia dumneavoastr`. Promisiunea c` totul este gata \n 24 de ore pur [i simplu nu este credibil`. Prea mult` grab` \n acest caz poate genera \ndoieli asupra calit`]ii [i a originalit`]ii. Acest lucru este adev`rat \n servicii [i \n tot ce este efectiv solicitat prin comenzi. Cu att mai mult cu ct este mai \n]elept \n unele cazuri s` amni ceva, cernd mai mult timp dect ai nevoie de fapt, pentru a armoniza sentimentul compunerii [i aprecierile atunci cnd apar. Astfel, \n acest punct [ti]i ceva despre cerin]ele clientului dumneavoastr`, [ti]i cine este implicat \n luarea deciziilor (de exemplu, cei care vor citi ceva din ce scrie]i) [i la ce dat` trebuie s` fie gata propunerea. Aminti]i-v` capitolul despre preg`tire, ad`uga]i oricnd ve]i sim]i nevoia consult`rii cu colegii \n discu]ii, dezbateri, orice [i l`sa]i

Propuneri conving`toare

99

destul timp s` face]i o treab` bun`. Odat` ce documentul este trimis, atunci bun sau r`u trebuie s` stea sigur pe propriile picioare.

Studiu de caz
Un consultant este pus la curent cu cazul. Are o prim` \ntlnire cu clientul poten]ial. Este stabilit un raport [i, la sfr[itul \ntlnirii, pleac` \ncrez`tor c` ]inta crede c` el \n]elege problema; \ntr-adev`r s-a asigurat de acest lucru. Pune \ntreb`rile necesare despre propunerea care trebuie acum prezentat`. El [tie c` este \n competi]ie cu alt furnizor, c` este necesar s` detalieze suficient de mult, c` se a[teapt` o abordare inovativ`, dar una care trebuie s` potriveasc` anumi]i parametri existen]i. Este, de asemenea, un grad de urgen]` nu prea mare, dar date fiind sarcinile curente, [i-a[a destule... |n ajun, propunerea ajunge la data-limit`, abia, abia. O s`pt`mn` mai trziu, consultantul prime[te un telefon de la directorul care va lua decizia. El are o problem` de detaliu. Vrea s` verifice dac` un element al abord`rii sugerate f`cute \n propunere respect` un criteriu fix. Consultantul \[i aminte[te bine punctul, se duc \mpreun` la pagina respectiv`. Nu este clar, spune directorul; [i, \ntr-adev`r, cnd o recite[te, consultantul realizeaz` c` nu este. Exprimarea este confuz`. Totu[i, consultantul pune problema direct, asigurndu-l pe director c` metodologia este exact cea sugerat` pentru a \ndeplini criteriile. Aceasta pare s` aranjeze lucrurile [i este promis` o hot`rre \ntr-o s`pt`mn`. {apte zile mai trziu sose[te o scrisoare. Este politicoas`, apreciaz` abordarea; dar r`spunsul este nu.

Studiul de caz de mai sus pune cu adev`rat o problem`. Nimeni nu poate fi sigur c` paragraful cu probleme a fost singur de vin` pentru pierderea contractului; dar nu exist` ajutor. Este necesar` aten]ia la detaliile cerute (poate consultantul nu a avut timp s` cear` unui coleg s` fac` o corec-

100

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

tur`), [i concentrarea de-a lungul unui astfel de document trebuie s` fie conform` cu nevoile clientului [i cu percep]iile sale. Desigur, odat` ce propunerile au plecat, trebuie s` continua]i cu ele. Nu sun` prea profesional o corectur` ulterioar` f`cut` la telefon sau trimiterea unei pag. 7 revizuite ca s` fie introdus` \n proiect. Cu toate acestea \n minte, s` ne \ntoarcem s` vedem cum ar trebui aranjat con]inutul [i transpus \ntr-o propunere.

Con]inutul propunerii
Deoarece forma [i, cu siguran]`, con]inutul unei propuneri pot varia, p`r]ile importante sunt cel mai bine descrise ca:

introducere (deseori precedat` de un sumar); exprimarea necesarului; recomand`ri (sau solu]ii); aria de detalii (cum ar fi costuri, timing, logistic`, specifica]ii tehnice); declara]ia de final (sau rezumatul); informa]ii adi]ionale (de importan]` mai mic` sau mai mare \n form` de anex`). Fiecare necesit` un num`r de subtitluri, [i lungimea lor variaz` dup` context, dar formeaz` o cale convenabil` de a \nregistra problemele-cheie din construc]ia propunerii [i sunt cele comentate mai jos. Pagina de con]inut O propunere de oarecare complexitate are nevoie de echivalentul unei pagini de titlu pentru o carte. Ea precizeaz` cui sau c`rei organiza]ii i se adreseaz`, despre ce vorbe[te [i de la cine vine. Aceast` pagin` poate, de asemenea, s` dea informa]iile de contact adresa etc. ale celui care face propunerea (care, dac` nu este aici, trebuie s` fie speci-

Propuneri conving`toare

101

ficat totu[i undeva \n propunere), unii scriitori de propuneri prefernd s` pun` logoul organiza]iei receptoare pe ea, ca [i logoul propriu. O pagin` de \nceput, care d` con]inutul [i num`rul paginilor, ar trebui s` vin` imediat dup`. Ar putea fi f`cut` mai interesant dac` sunt puse [i subtitlurile pe lng` titluri, \n special dac` titlurile sunt inexpresive, de exemplu Introducere. Cuvintele care exprim` ac]iunea face, creeaz` etc. trebuie s` fie cele preferate. Titlurile care urmeaz` dedesubt sunt descrieri ale func]iilor [i sec]iilor, nu recomand`ri pentru titlurile pe care ar trebui s` le folosi]i efectiv. Introducere Aminti]i-v` c` acesta este un document de vnzare. Deschiderea trebuie s` impun` aten]ie, s` stabileasc` un interes [i s` conduc` la textul principal, f`cnd oamenii s` fie interesa]i de lectura aceasta. Cum introducerea are de \ndeplinit un num`r important de sarcini de rutin`, \naintea acestora este bine s` se \nceap` cu o fraz` interesant` (sau mai multe), care s` atrag` clientul [i s` stabileasc` tonul documentului. Dup` aceea, ar putea fi necesar un num`r de alte roluri ale introducerii, cum ar fi:

stabilirea bazei de lucru; referirea la \ntlniri [i discu]ii anterioare; recapitularea deciziilor actualizate; citarea experien]ei; prezentarea termenilor de referin]`; listarea numelor celor implica]i \n discu]ii [i/sau preg`tirea documentelor.

Cum nimic din toate astea nu poate fi la fel de interesant ca ceea ce urmeaz`, aceast` sec]iune trebuie s` se concentreze pe esen]ial [i s`

102

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

fie ct mai scurt`. Cuvintele finale trebuie s` fie o leg`tur` pentru sec]iunea urm`toare. Exprimarea nevoilor Aceast` sec]iune trebuie s` prezinte, cu claritate absolut`, rezumatul necesit`]ilor clientului. Descrie scopul cererilor [i poate foarte bine s` recapituleze [i s` confirme ceea ce s-a convenit la o prim` \ntlnire ca s` con]in` propunerea. Este u[or s` ne \ntreb`m de ce ar fi necesare aceste lucruri. Sigur clientul [tie ce vrea? |ntr-adev`r, el sau ea tocmai a pierdut mult timp spunndu-v` exact acest lucru. Dar aceast` formulare este \n continuare important`. Rolul s`u este s` clarifice faptul c` a]i \n]eles absolut toate aspectele situa]iei. Ea scoate \n eviden]` identitatea de vederi \ntre cele dou` p`r]i [i d` credibilitate sugestiilor voastre ulterioare, fiind clar c` se bazeaz` pe nevoile reale existente. F`r` aceasta, ar fi posibil pentru client s` presupun` c` sugera]i ce este mai bine (sau mai profitabil) pentru voi; sau c` face]i o sugestie standard. Aceast` sec]iune este, de asemenea, cheie, dac` propunerea este v`zut` de oameni care nu au luat parte la discu]iile ini]iale; pentru ei ar putea fi prima exprimare clar` a imaginii. Din nou, aceast` parte ar trebui s` se lege natural de sec]iunea urm`toare. Recomand`ri sau solu]ii Aceasta ar putea s` fie foarte bine cea mai lung` sec]iune [i trebuie s` fie aranjat` logic [i divizat` (ca toate sec]iunile) \n a[a fel \nct s` poat` fi priceput`. Aici expune]i ceea ce sim]ul vostru interpreteaz` din cerin]e. Aceast` expunere poate fi: standard, \n sensul c` este o list`, de exemplu, a echipamentelor recomandate, iar voi \nregistra]i care sunt toate men]iunile din informa]iile publicate, cum ar fi un catalog.

Propuneri conving`toare

103

Ori poate fi sub\n]eles c` o abordare a unui consultant ar putea determina un proces de schimbare sau de educare pentru implementare. |n orice caz, aceast` sec]iune are nevoie de o expunere \ntr-un fel care s` fie semnal de beneficiu, preciznd avantajele [i clarificnd ce vor \nsemna solu]iile sau ce vor face pentru un client individualizat, dar [i specificnd condi]iile tehnice. Aminti]i-v`, vnzarea aici are trei aspecte: s` explice, s` o fac` conving`tor [i s` diferen]ieze. Nu uita]i niciodat` cnd aduna]i materialul unei propuneri c` poate fi \n competi]ie [i poate fi comparat` cu ofertele altora. O concentrare pe nevoile clientului este de obicei cel mai bun drum pentru a capta aten]ia cititorului; nu trebuie spus nimic din ce nu are relevan]` pentru client. O alt` subliniere este \n mod special important` aici: individualizarea. Este u[or \n zilele noastre s` aduni documente standard pe disc [i este posibil s` editezi o propunere, \ntr-o versiune nou`, care are o cerere de acela[i fel \n alt` parte (dar verifica]i, verifica]i de dou` ori, dac` a]i schimbat numele clientului!). Nu trebuie s` par` standardizat astfel. Acest lucru este suficient de important pentru a sublinia din nou: nu trebuie s` par` standard \n niciun fel. Clien]ii [tiu foarte bine c` primi]i multe cereri similare, dar vor aprecia cu siguran]` semnele clare c` a]i preg`tit ceva special pentru ei. Doar cnd aceast` sec]iune a fost acoperit` pn` la ultimul detaliu v` muta]i la costuri. Doar cnd clientul apreciaz` exact ce valoare [i beneficii poate ob]ine poate lua \n calcul pre]ul \n acest context. Costuri Acestea trebuie stabilite clar, s` nu par` acoperite (atunci sunt necesare cteva tehnici de prezentare a figurilor, de exemplu amortizarea costurilor din capitolul 5). Toate detaliile necesare trebuie s` fie acolo, inclusiv unele probleme ca:

104

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

op]iuni; suplimentar; cheltuieli asociate.

Acestea trebuie ar`tate [i clarificate. Cunosc o companie care a pierdut un contract cnd unul dintre conduc`torii ei s-a \ntlnit cu direcorul executiv al clientului \ntr-o gar` [i era clar c` toat` c`l`toria care a fost convenit` era la clasa \nti ceea ce nu fusese deloc discutat sau specificat. Nu vom face aici un tratat al politicii de pre]uri, dar ]ine]i minte:

pre]ul trebuie s` fie ct mai aproape posibil de beneficii; aceast` sec]iune trebuie s` stabileasc` sau s` reafirme c` aduce]i valoare pentru bani; detaliile de factur` [i termenii comerciali au nevoie s` fie inclu[i deseori [i trebuie s` fie clari \ntotdeauna; gre[elile, aici, tind s` fie scumpe. (|n UK aminti]i-v` s` clarifica]i dac` pre]ul con]ine TVA); \n str`in`tate, trebuie s` acorda]i aten]ie [i considera]iilor de schimb de moned`; trebuie f`cute compara]ii cu concuren]a; aranjarea cifrelor (necesar` \n anumite domenii) trebuie f`cut` cu grij` (nu face]i golurile prea mari [i nu dep`[i]i niciodat` marginile). Verifica]i cu grij` cum aranja]i aceast` sec]iune. Este normal s` se presupun` c` unii cititori se vor uita la acest lucru, chiar \nainte s` citeasc` orice altceva. Cu siguran]` pentru ei trebuie s` existe suficiente explica]ii, justific`ri de costuri [i pe deasupra beneficii clare, inerente. Iar cifrele aride pot s` fie foarte resping`toare. Partea de detalii Exist` teme adi]ionale care trebuie tratate aici, cum este men]ionat mai sus: timing, logistic`, conducere etc. Uneori acestea sunt cel mai

Propuneri conving`toare

105

bine combinate cu costurile, ca o singur` sec]iune. Nu [i dac` sunt prea multe, dar, de exemplu, costurile [i timing-ul merg bine \mpreun`, cu o alt` sec]iune separat`, numerotat`, care trateaz` orice alt` chestiune final`, \nainte de a trece mai departe. Principiile aici sunt similare celor care se aplic` la mnuirea costurilor. Probleme ca timing-ul trebuie complet clarificate [i \nl`turate toate posibilit`]ile de ne\n]elegere sau omisiune. Rezumat sau considera]ii de final Sec]iunea final` trebuie s` \ntregeasc` documentul [i are un num`r de sarcini specifice de \ndeplinit. Prima [i cea mai importan` este rezumarea. Toate p`r]ile trebuie asamblate, [i aspectele-cheie subliniate. Aceasta \ndepline[te un num`r de scopuri:

Este o concluzie util` pentru to]i cititorii [i trebuie s` asigure finalul propunerii \ntr-o not` cu care ei pot fi u[or de acord. Acesta este un rezumat eficient. Deoarece aceasta este cea mai dificil` parte a documentului la scriere, este, de asemenea, o parte care poate impresiona dispropor]ionat. Cititorii [tiu bine c` rezumarea nu este u[oar` [i respect` scriitorii care reu[esc acest lucru. Este util, de asemenea, \n influen]area celor din jurul deciden]ilor, care pot studia rezumatul, dar pot s` nu treac` prin tot materialul propunerii \n detaliu. Asigur` cuvntul de final, [i impresia final` l`sat` cititorului este despre beneficii [i valoarea banilor. Mai mult, mai poate fi util la:

recapitularea punctelor-cheie (ca [i a beneficiilor-cheie); accentueaz` c` propunerea este de fapt concluzia mutual` a celor dou` p`r]i (dac` este astfel);

106

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

crearea unei leg`turi fa]` de ac]iune, datele ac]iunii, punctele [i oamenii de contact (de[i acest lucru poate fi f`cut [i \n scrisoarea de introducere); invocarea unei anumite urgen]e (voi spera]i, normal, la o rezolvare imediat`, dar \n final trebuie s` respecta]i timing-ul clientului). Aminti]i-v` c` acest rezumat poate s` lucreze \mpreun` cu a[anumitul rezumat de execu]ie, care este plasat la \nceputul documentului ca s` fac` aproape acela[i lucru. L`muriri Cheia aici este anexa. Este important ca propunerile, ca orice document, s` curg`. Argumentul pe care \l prezint` trebuie s` precead` logic [i nu trebuie s` fie nicio abatere de la filmul \n desf`[urare. Periodic, este ceva ce necesit` o aprofundare. |n special dac` este vorba de ceva tehnic, plicticos sau dac` implic` numeroase figuri orict de necesar este con]inutul este mai bine s` nu l`sa]i aceste detalii s` v` \ncetineasc` sau s` v` \ntrerup` firul argumentelor. Astfel de informa]ii pot fi amintite la fel de util la punctul potrivit, dar cu o not` c` capitolul [i rndul sunt \n anex`. Fi]i preci[i, spunnd de exemplu: Acest detaliu se g`se[te \n Anexa 2: Costuri [i timing, care apare pe pagina 21. Acest aranjament poate fi folosit pentru o mul]ime de elemente: termeni de referin]`, detalii de contract, exemple de lucru, grafice [i figuri, tabele [i a[a mai departe. Fiecare din sec]iunile majore ar trebui s` aib` titlurile adecvate [i, dac` e posibil, interesante, [i pute]i \ncepe elegant fiecare sec]iune principal` pe o pagin` nou`, desigur cu propunere de orice lungime. Limbajul [i prezentarea sunt importante pretutindeni, [i comentariile asupra ambelor apar \n capitolele respective.

Propuneri conving`toare

107

Lista de obiective
|nainte de a scrie o propunere sau de a ajuta la critica uneia, \ntreba]i-v`:

A fost ales formatul adecvat (scrisoare sau formal)? Va \mplini nevoile tuturor celor implica]i (de exemplu deciden]i, cei ce fac recomand`ri, cei care influen]eaz`)? Introducerea include: ceva ce declan[eaz` un interes rapid? un cadru de referin]e \n spate? o descriere clar` de scopuri? o orientare clar`, individual` a clientului? Declara]ia de nevoi include: o imagine clar` a situa]iei [i a nevoilor solicitantului? leg`turi specifice \ntre nevoile solicitantului [i recomand`rile sau sugestiile care se vor face? referiri la criteriile de decizie ale solicitantului? Recomand`rile sau solu]iile includ: recomand`ri specifice [i clare ([i suficiente op]iuni, dac` sunt necesare)? rela]ia dintre recomand`ri [i nevoi? o formulare care spune cum recomand`rile \ndeplinesc criteriile de cump`rare? referiri la beneficii ([i \n propor]ii exacte la componente)? probe sau dovezi pentru a stabili credibilitatea? Prezent`rile de pre]: au leg`tur` cu beneficiul (tangibil sau nu)? includ orice afecteaz` costurile? sunt absolut directe [i clare? justific` costurile unde este necesar? le prezint` ca fiind cele mai avantajoase posibil (de exemplu, amortiz`ri, dac` este potrivit)?

108

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Prezentarea finalului: ofer` un rezumat impresionant? leag` toate sfr[iturile nefinalizate? se raporteaz` specific la ac]iune? Ce se poate spune despre orice element de final? Sunt toate anexele, documentele ata[ate (de exemplu bro[uri, foi contabile, expuneri), verificate [i complete? Scrisoarea de prezentare adaug` cu adev`rat ceva la mesajul general?

Scrisorile
Relund ultima \ntrebare de mai sus, calitatea scrisorilor de prezentare merit` subliniat`. O astfel de scrisoare este important`. Trebuie s` fac` mai mult dect s` spun` Propunerea este ata[at`, ceea ce se face deseori. Scrisoarea de prezentare este o [ans`. O scrisoare bun` poate s`:

exemplifice [i sublinieze elemente ale propunerii ([i chiar s` repete puncte-cheie); spun` ceva despre organiza]ie [i oamenii ei; fac` leg`tura cu circumstan]ele (de exemplu, s` spun` c` este necesar` o alt` \ntlnire, ar`tnd cum poate fi util`, [i chiar organiznd-o); poten]eze aspectul \ntregului pachet; ac]ioneze, nu \n ultimul rnd, ca un act de curtoazie. Un exemplu va face totul mai clar [i va sublinia, de asemenea, natura scrisului conving`tor, comparat cu o abordare standardizat` [i administrativ`. Scrisoarea urm`toare (la pagina 111) a sosit dup` ce eu am telefonat la un mare hotel, \ntrebnd despre posibilitatea re]inerii unor camere pentru un curs de perfec]ionare. Este un exemplu simplu, dar

Propuneri conving`toare

109

a venit cu o bro[ur` [i alte detalii: un pachet foarte asem`n`tor cu o propunere [i cu mai multe detalii ale costurilor poten]iale dect sunt \ntr-o scrisoare de obicei. Elementul de propunere a fost un pachet legat care prezenta toate facilit`]ile (ce cuvnt neatractiv) cu 36 de sugestii de meniu, formulare de completat, specificnd detaliile cerute [i multe altele. S` ne concentr`m pe scrisoare. Nu este neobi[nuit \n acest domeniu. Este bine inten]ionat`, politicoas` [i d` cteva informa]ii. Altfel este \ngrozitoare \n \ntregime. Ignornd punctele de fine]e ([i punctua]ia), mi-au venit \n minte imediat urm`toarele puncte (comentariul \n josul paginii): Nu vreau s` aud despre \ncntarea lor (desigur, ei vor contractul meu), \ncepnd cu ceva despre mine, nevoile mele [i circumstan]ele ar fi mai bune. Nu vreau o \ntlnire [i o gustare am explicat c` este un curs de perfec]ionare aceasta este terminologia lor, nu a mea ([i asta arat` c` terminologia este standard). Sesiunea de lucru nu este cndva \n viitor, eu am dat o dat` precis`. Apoi ei exprim` mai mult` pl`cere. Eu sunt mai interesat despre ce va aduce \n plus pentru mine primirea bro[urii, dect de ce a \nsemnat expedierea scrisorii pentru ei ([i, da, oamenii folosesc cuvntul lectur` \n scris, de[i este demodat [i se folose[te mai mult \n scris). De asemenea, de[i planul camerelor este util, eu nu v`d acest lucru ca pe un banchet, [i fraza bro[ura pentru banchet nu pare potrivit` este jargonul lor, nu al meu. Sec]iunea despre costuri \ncepe La acest nivel... care pare s` implice mai trziu putem negocia ceva diferit (chiar dac` ar fi putut, tot nu cred c` asta ar fi vrut s` sugereze); [i sunt costurile descrise cu speran]a s` se satisfac` cererea mea? Oferta de a se aranja o \ntlnire este cu siguran]` ceea ce s-ar dori [i ar trebui s` fie pezentat` ca o ofert` ferm`, f`cut` u[or [i pozi]ionat` ca un pas \nainte.

110

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Vorbind despre \ntreb`ri, implic` gre[eli (ar fi bine s` fie oferite informa]ii adi]ionale). Concluzia este slab` [i las` clientului impulsul ac]iunii. O dat` poate fi scuzat`. Impresia general` este introspectiv`, standard, formularistic` [i adaug` pu]in sau deloc la simpla propunere trimis`; de fapt se sub]iaz`. Astfel, fiind cumva critici, presupun c` trebuie s` a[tept s` echilibrez imaginea. Scrisoarea poate fi, f`r` \ndoial`, \mbun`t`]it` mai trziu, dar ceva gen scrisoarea de la pag. 112 mi s-ar fi p`rut mai potrivit. Cea mai mare diferen]` este orientarea \mbun`t`]it` asupra clientului. Aceasta \ncepe cu o declara]ie, cu care, sigur, to]i organizatorii de \ntlniri s-ar identifica (este gndit s`-i fac` s` spun` Aceasta este exact ce vreau [i sentimentul c` scriitorul \n]elege punctul lor de vedere). Este mult mai conversa]ional [i are, una peste alta, un sentiment mai bun. Interesant, micile schimb`ri fac diferen]a: de exemplu, l`sa]i cuvntul exact \n afara propozi]iei, dup` list`, [i nu va suna potrivit. Scrisoarea este [i mai important` pentru situa]ii mai complexe [i propuneri mai elaborate dect cea de mai sus. Probabil, dac` este interesant`, s` fie primul lucru care va fi citit. Aranjeaz` scena pentru restul mesajului. Acest aspect nu ar trebui tratat ca o simpl` rutin`, o problem` administrativ`. Este, sau ar trebui s` fie, o parte a sarcinii de convingere, pe care scrisul oric`rei propuneri \l cere. Gre[i]i cnd face]i scrisoarea de prezentare informativ` [i impresionant` [i risca]i s` strica]i \ntregul dosar probabil semnificativ. Propunerile \ndr`zne]e ajung cu siguran]` s` fie citite, dnd [i ceva de gndit.

Propuneri conving`toare

111

Exemplu de scrisoare
Drag` domnule Forsyth, Ca urmare a convorbirii telefonice cu dumneavoastr` de ieri, am fost \ncntat s` aflu c` v` intereseaz` hotelul nostru pentru o [edin]` [i un prnz cndva \n viitor. Am pl`cerea s` v` trimit spre consultare bro[ura noastr` pentru banchete, \mpreun` cu planul camerelor, [i, dup` cum pute]i vedea, cteva din camerele noastre se dovedesc ideale pentru ceea ce dori]i dumneavoastr`. La acest moment, sunt mai mult dect \ncntat s` v` ofer tarifele noastre pentru... (pre])... care includ urm`toarele: o cafea cu biscui]i, diminea]a; un prnz cu trei feluri [i cafea; ceai de dup`-amiaz` cu biscui]i; retroproiector [i flipchart; blocnotesuri [i creioane; \nchirierea camerelor; servicii [i taxe. {i sper ca acestea s` \ntruneasc` aprobarea dumneavoastr`. Dac` dori]i \n orice moment s` vizita]i dot`rile noastre [i s` discut`m alte cereri ale dumneavoastr` \n continuare, nu ezita]i s` m` contacta]i, dar \ntre timp, dac` ave]i \ntreb`ri asupra celor de mai sus, voi fi \ncntat s` r`spund. Al dumneavoastr`,

112

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Exemplu de scrisoare: o abordare alternativ`


Drag` domnule Forsyth, Seminar de perfec]ionare: aranjamente care s` fac` \ntlnirea s` decurg` bine Seminarul dumneavoastr`, sunt sigur, va decurge foarte bine aici. S` v` explic de ce. Dup` cum descrie]i evenimentul, ave]i nevoie de un mediu de afaceri, f`r` distrac]ii, tot echipamentul necesar [i tot ceea ce trebuie s` func]ioneze ca un ceasornic. Camera noastr` XXX este printre cele folosite de obicei cu succes pentru acest gen de \ntlniri. Este liber` de obicei la data pe care a]i men]ionat-o dumneavoastr`: 3-4 iulie. Ca exemplu, un pachet care este potrivit pentru mul]i organizatori este: cafea/ceai cu biscui]i diminea]a; prnz cu 3 feluri de mncare cu ceai/cafea; ceai/cafea cu biscui]i dup`-mas`; foi, creioane [i carduri cu nume pentru fiecare participant; \nchirierea camerelor (incluznd folosirea unui retroproiector [i a unui flipchart). La pre]ul de xxx de persoan`, inclusiv serviciu [i taxe. Alternativ, pute]i discuta [i alte op]iuni: singura noastr` grij` este s` v` \ndeplinim cererile speciale [i s` rezolv`m corect fiecare detaliu. Ve]i dori s` vede]i cu siguran]` una dintre camerele sugerate; poate v` pot telefona ca s` stabilim un moment potrivit s` veni]i, s` arunca]i o privire. |ntre timp, bro[ura noastr` pentru \ntlniri o g`si]i al`turat (g`si]i camera noastr` XXX pe pagina 3). Aceasta [i planul camerelor cu propunerea noastr` complet` v` vor da posibilitatea s` face]i planul pentru cum vre]i s` decurg` \ntlnirea dumneavoastr` aici. V` mul]umim pentru c` v-a]i gndit la noi; a[tept s` v` \ntlnesc curnd. Al dumneavoastr`,

Propuneri conving`toare

113

Prezentarea propunerilor
Unele propuneri sunt trimise ca orice alt` scrisoare; odat` ajunse \n fa]a solicitantului trebuie s`-[i fac` treaba singure, de[i pot fi urm`rite \n mai multe feluri, prin scrisori, telefon etc. (perseveren]a aici poate da dividende). Deseori se [tie c` propunerile complexe, \n special cele care implic` mai mult de o persoan` \n decizie, vor fi subiectul unor prezent`ri formale. Aceasta se poate \ntmpla \n dou` feluri principale: propunerea este trimis`, apoi este f`cut` o prezentare, dup` care cei selecta]i au citit (sau ar fi trebuit s-o citeasc`) documenta]ia; prezentarea este f`cut` mai \nti, cu propunerea detaliat` l`sat` ca o rememorare permanent` a con]inutului prezent`rii. Dac` un astfel de aranjament este f`cut \n avans, atunci propunerea trebuie s` reflecte ce rol are. De exemplu, pute]i avea nevoie de mai multe detalii \ntr-o propunere care s` se sus]in` singur`, [i nu una care urmeaz` unei prezent`ri. Poate fi uneori posibil (cu acordul solicitantului) s` se \ntrzie completarea propunerii pn` dup` prezentare, permi]nd includerea oric`rui element final de la orice feedback ce vine din timpul \ntlnirilor. Cu siguran]` este o paralel` strns` \ntre cele dou` entit`]i, astfel \nct este clar cum orice este spus la o prezentare se refer` la propunere. Rar se va \ntmpla ca o propunere s` fie citit` cuvnt cu cuvnt. Ceea ce este de obicei mai important sunt explica]iile adi]ionale, exemple [i exemplific`ri a ceea ce a fost scris. Poate cauza confuzie dac`, s` spunem, o propunere cu opt elemente importante este discutat` la o \ntlnire cu nou` sau zece probleme de atins (desigur, f`r` explica]ii). Este util pentru cel care propune dac` sarcina preg`tirii propunerii [i prezent`rii se combin` [i se completeaz`. O idee final` aici poate fi util`: mai mult de o companie din cele pe care le cunosc se ocup` de tip`rirea pentru ei \n[i[i unei copii

114

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

de prezentare a propunerii \ntr-un format mai mare sau o m`rime de tipar. Aceasta permite s` fie citit` mai u[or de o persoan` care st` la \ntlnire \n felul de la prezent`ri. Ofer`, de asemenea, spa]iu adi]ional s` se adnoteze documentul, cu note care vor ghida mai precis prezentarea.

C[tigarea aten]iei
Secretul unei bune propuneri st` \n aten]ia la detaliu [i grija \n preg`tire (l`snd la o parte necesitatea evident` de a satisface nevoile clientului \n termenii mesajului). Ca un comentariu de final, nu pot s` rezist referindu-m` la filmul de preg`tire al Video Arts numit Propunerea (pe care \l recomand cu c`ldur`). Filmul arat` un vnz`tor care se lupt` s` completeze o propunere. El viseaz` cu ochii deschi[i la primirea frumoas` pe care cump`r`torul o va face prozei sale nemuritoare [i certitudinea unei comenzi care va urma. Dar vocea din afar` \ntrerupe dar nu este a[a, nu? [i viziunea sa se schimb` \ntr-una mai pu]in roz. De aceast` dat`, cnd propunerea este predat`, vedem cump`r`torul (John Cleese) stnd la biroul s`u, mahmur, o imagine a triste]ii. Arunc` \ncet tablete de AlkaSeltzer \ntr-un pahar [i se crispeaz` la zgomotul pe care \l face tableta efervescent`. Sunt pu]ine imagini mai bune care \mi pot veni \n minte cnd te a[ezi s` scrii o propunere. Dac` ]inte[ti s` duci urm`toarea lupt` la acest fel de barier`, va trebui s` te gnde[ti cu grij` [i s`-i dai oarecare greutate.

Puncte-cheie
Aminti]i-v` mereu c` rapoartele [i propunerile sunt distincte una

de alta.

Propuneri conving`toare

115

Asigura]i-v` c` o propunere reflect` nevoile identificate ale solici-

tantului/clientului. Nu fi]i introspectiv; sarcina este s` convinge]i, [i asta necesit` o concentrare pe client. O propunere trebuie foarte probabil s` v` eviden]ieze, \n competi]ie asta putnd s` \nsemne c` ceea ce oferi]i este bun. Lega]i \ntotdeauna propunerea de ac]iunea care urmeaz`. Nu scrie]i doar o propunere bine, ambala]i-o [i prezenta]i-o la fel de bine.

Contribu]ia prezent`rii

Felul \n care arat` o propunere sau un raport este important. Influen]eaz` un num`r de lucruri, \ncepnd de la dac` este ro[u [i ct de curat este ro[ul pn` la cadrul mental \n care este citit`. Ar trebui spus, odat` pentru totdeauna, c` num`rul mai mare de prezent`ri standard a crescut dramatic \n ultimii ani. Echipamentele moderne, calculatoarele, imprimantele cu laser [i a[a mai departe \nseamn` c` sunt posibile rezultate profesionale chiar [i pentru cele mai mici companii. Dac` dori]i ceva tip`rit \n culori, dac` vre]i un tabel transformat \n grafic de un fel oarecare, atunci amndou` aceste lucruri, [i mai multe, se pot ob]ine ap`snd un buton. Chiar dac` este implicat` o curb` a \nv`]`rii, cei mai mul]i oameni sunt din ce \n ce mai preg`ti]i s` utilizeze posibilit`]ile echipamentelor moderne chiar dac` tehnologia progreseaz` v`znd cu ochii [i ne d` o sarcin` continu`. Oricare ar fi nivelul de complexitate de care ave]i nevoie, totu[i trebuie s` fi]i preg`ti]i, pentru c` cei care urmeaz` s` primeasc` rezultatul scrierii voastre, f`r` \ndoial`, primesc [i alte documente \n mod regulat. Dac` standardul acestora este ridicat, [i este foarte probabil s` fie, atunci al vostru trebuie s` arate mai bine sau s` fie mai bun. Din nou, nu exist` o formul` magic` de succes, mai curnd un num`r de lucruri pe care s` le ave]i \n minte [i un num`r de instrumente din care s` alege]i. To]i sunt preocupa]i, mai \nti, de sporirea clarit`]ii sau alegerea adecvat` a eviden]ierilor. Acest capitol revede, de aceea, un [ir de factori ai

118

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

prezent`rii generale. Nu exist` o sugestie aici, din \ntmplare, ca fiecare raport sau propunere s` \ncorporeze toate acestea. Aceste echipamente ar trebui s` nu fie suprasolicitate, altfel efectul poate deveni o mizerie, [i accentuarea inutil` se poate transforma \n ceva anume care apare strident sau nepotrivit. Sunt patru zone principale care cer aten]ie: graficele [i aranjarea paginii; folosirea expunerilor (ca grafice sau desene); op]iuni care se potrivesc anumitor circumstan]e (ca anexa); prezentarea general` (legarea etc.) a documentului.

Cum arat` paginile


Primul lucru care trebuie men]ionat aici de fapt nu exist`. Partea alb` a paginii este important` att ct este. Dac` textul este scris dens, pare c` nu exist` timp s` respiri, un lucru intr` \n urm`torul [i orice inten]ie de subliniere este pierdut` sau diluat`. |n plus, pare suprapus [i o s` par` [i o s` fie greu de citit. Deci, prima regul` a pagin`rii este s` se spa]ieze corespunz`tor. |ntr-un raport lung, \n special, toate spa]iile \ntre titluri [i sec]iuni, [i chiar \ntre paragrafe, trebuie s` fie suficiente ca s` dea imaginea potrivit`. Marginile nu trebuie s` fie prea strmte. Aminti]i-v` c` mul]i receptori ai acestor documente tind s` fac` adnot`ri pe ele. Ceea ce pare \ngrijit [i curat la \nceput poate s` ajung` o mizerie cnd cineva a trecut prin ele pentru a preg`ti o \ntlnire. S` presupunem c` s-a terminat [i a r`mas destul spa]iu ca s` se fac` convenabil. Acum ne uit`m, invers, la un num`r de aspecte diferite ce se afl` pe pagin` [i cum este aranjat`. Aranjarea paginii Pagina e[antion (ar`tat` la pagina 119) ilustreaz` doar o parte din modurile de a aranja un document. |n aceste zile, multe astfel de formate

Contribu]ia prezent`rii

119

PAGINA E{ANTION
1. INTRODUCERE Aceast` pagin` este prezentat` pentru a da cteva exemple din cele disponibile. Dup` cum este necesar, unele texte eviden]iaz` cteva elemente pe care aranjarea le poate cuprinde. Acestea sunt prezentate mai \n detaliu \n text. 2. ELEMENTE-CHEIE Titlurile trebuie s` fie vizibile. Este mai u[or s` parcurgi o pagin` [i s` culegi probleme [i teme specifice. |n plus, punctele sunt utile \n eviden]ierea subtitlurilor, folosite aici pentru semnalarea altor feluri de a crea accentuarea grafic`: \ngro[at: textul scris a[a atrage aten]ia \n mijlocul paginii; nu este doar pentru titluri. MAJUSCULELE sunt, [i ele, utile. Listele pot fi f`cute u[or de citit, punnd fiecare lucru pe alt rnd, cu linie sau punct: va diferen]ia punctele de textul principal; grupeaz` lucrurile care trebuie s` stea \mpreun`. A[a \nct lista s` spun`: Sunt trei factori principali aici... [i s` \i numeroteze: i) \n primul rnd, ii) \n al doilea rnd, iii) \n al treilea rnd etc. |mp`r]irea unei sec]iuni Uneori, dac` alineatele principale, numerotate, sunt prea lungi, trebuie subdivizate. Se face u[or cu subtitluri, cum este cel care preced` acest paragraf. {i al]i factori pot face acest lucru. De exemplu, o propozi]ie-cheie trebuie s` ias`, ca acum, \n eviden]`; literele \ngro[ate dau acest efect. Aici, \ntre liniile textului normal, efectul e clar. (Se poate [i cursiv. {i notele de subsol pot fi utile.) 3. |N FINAL Pentru a completa [i a finaliza aceast` pagin`, trebuie s` ]ine]i minte c` exemplele date se refer` la imaginea de ansamblu [i nu este bine, de obicei, s` ave]i a[a multe moduri de scriere pe o pagin`, \ntr-un spa]iu a[a mic. Efectul final ar putea fi \nc`rcat.

120

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

pot fi privite ca p`r]i integrale ale unui sistem de procesare a cuvintelor; permut`rile sunt numeroase. Este, de asemenea, u[or s` modifici asemenea oferte standard sau s` creezi, \ntr-adev`r, un format nou, fiind siguri c` selecta]i ceea ce este potrivit scopurilor voastre. Modelul de litere {i aici sunt multe op]iuni. Poate fi util s` alege]i [i s` schimba]i \n multe feluri, dar, utiliznd prea multe feluri \n fiecare document, \l pute]i face mai pu]in curat. Multe organiza]ii adopt` o paginare standard (sau pagin`ri) [i asta este ceva anume care este proiectat, nu \n ultimul rnd, pentru a putea amesteca textul cu stilul literelor din titlu, reflectnd imaginea [i stilul corpora]iei. O imagine puternic` este sensibil` dac` un num`r de probleme vor sfr[i toate \n acela[i loc, \n fi[ierul clientului. M`rimea literei Aceasta poate fi variat` \ntr-o plaj` mai mare dect a modelelor de liter`. Dimensiuni mai mari sau mai mici pot fi alese cu folos s` realizeze diverse sarcini, de exemplu:

Mai mari pentru pagini de titlu sau capitole


Mai mici pentru note de subsol sau note de mai mic` importan]`.

Sublinierea grafic` Exist` mai multe c`i pentru a face o parte din text s` ias` \n eviden]` sau, pentru acest scop, pute]i s` \mpinge]i alte p`r]i \n fundal (unele din acestea fac leg`tura la exemplele de aranjare a paginii [i numerele lor de referin]`, specificate \n interior): LITERE MARI;

Contribu]ia prezent`rii

121

tipul \ngro[at (care poate fi utilizat pentru a eviden]ia un cuvnt sau o propozi]ie \n text, ca [i pentru titluri: vezi o pagin` e[antion); italice; sublinieri; aliniere. Alinierea este folosit` deseori cu puncte [i, pe lng` bulele standard, mai sunt cteva modele: potrivite pentru fiecare stil de document. Niciunul dinte aceste instrumente nu se exclud reciproc, ceva poate fi cu LITERE MARI {I GROASE, cu LITERE MARI SUBLINIATE (sau amndou`) sau \n oricare alt` permutare care se potrive[te sarcinii.
Alt instrument este paragraful \ncasetat. Este util pentru scrierea al`turat`, ceva ce nu este att de dependent de secven]a \n cauz`, rezumate sau orice necesit` un grad de separare. Paragraful \ncasetat \n aceast` serie [i \n aceast` carte sunt exemple tipice.

Numerotarea Este important pentru cititori s`-[i g`seasc` u[or drumul prin document. Nu numai prin el, dar [i \napoi, [i \nainte, dac` vrea s` localizeze o problem` \n particular. Paginile ar trebui totdeauna s` fie numerotate, probabil cu titluri, de asemenea. Subtitlurile pot [i ele s` fie numerotate, desigur, de[i punctele pot reduce nevoia folosirii unora dintre acestea. Numerotarea formal` poate fi folosit` de asemenea: 1. pentru titlurile principale 1.1, 1.2, 1.3 etc. pentru subtitluri sau chiar pentru paragrafe. (Aceasta nu este de dorit pentru orice, a[a cum apare formal, [i are un parfum de stil vechi de serviciu civil.)

122

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Este un num`r (sic) de c`i de numerotare ca [i 1., 2., 3. Asta include i), ii), iii); a), b), c); A, B, C; astfel este posibil s` ai o ierarhie a punctelor numerot`rii f`r` s` introduci nicio confuzie. Verifica]i atent totdeauna [i fi]i exact \n felul \n care face]i asta. De asemenea, verifica]i de dou` ori cnd spune]i ceva de genul Sunt trei punctecheie aici trebuie s` v` opri]i la trei. Asta scap` u[or cnd gndurile trec mai departe (dac` remarca]i un exemplu \n aceast` carte, da]i-mi de [tire!). Regula aici este c` practica este dictat` de complexitate. Dac` ceva este lung [i complicat, atunci numerotarea trebuie s` fie foarte clar`. Este, de asemenea, important dac` [tii c` o mul]ime de discu]ii pot fi sus]inute f`cndu-se referire la document. Pagini noi Trebuie s` alegi s` ai fiecare titlu principal la \nceputul unei pagini noi (sau nu, poate p`rea ne\ndemnatic [i risipitor dac` aceasta rezult` \n prea multe spa]ii).

O firm` de arhitectur` ce producea propuneri cu multe [i impresionante ilustra]ii, ceva unic \n acest sector de afaceri. Ca s` le fac` [i mai impresionante, arhitec]ii dubleaz` m`rimea \ntregului document de propunere (mai mare de A4). Apoi ei verific` reac]ia cu o cercetare simpl` [i afl` c` solicitan]ii [i clien]ii nu apreciaz` preg`tirea documentelor lor cu grij`. De ce? Pentru simplul motiv c` ei nu se mai potrivesc \ntr-un sistem conven]ional de completare. Asta \nseamn` c` au cauzat probleme [i, cu toat` excelen]a lor vizual`, a fost v`zut` prea des ca un inconvenient sau chiar ca o plictiseal`. Morala: creativitatea trebuie totdeauna s` vin` imediat dup` claritate [i \n]elegere pentru client. |n acest caz, cel care propune se \ntoarce la formatul original.

Contribu]ia prezent`rii

123

Expunerile
Pentru c` nu orice poate fi exprimat cel mai bine \n cuvinte, instrumentele sunt disponibile pentru a crea o mai mare claritate. Unele dintre acestea, cum ar fi graficele de bare, sunt preocupate de proiectarea numerelor [i informa]ii financiare, care au fost tratate \n capitolul 5. Ceea ce urmeaz` face ordine printre tipul de lucruri care pot fi folosite. Orarul proiectului Un instrument care ajut` oamenii s` vizualizeze orarul proiectului cu niveluri multiple [i reveniri.

Faza

Timp

Diagram` de flux Aceasta este mai complex`, sau mai curnd este pentru exprimarea unei imagini mai complexe. Cea mai bun` s` exprime leg`turile interrela]ionale.

124

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Diagrame organiza]ionale

Aceasta poate s` reprezinte \ntreaga organiza]ie sau, simplu, o echip` de proiect. |n mod uzual descrie o ierarhie, dar care nu este neap`rat format` din oameni. Imagini Imaginile nu sunt potrivite peste tot, dar dac` este un rol pentru ele, atunci pot s` lucreze bine. Lucreaz` bine cu titr`ri [i ar trebui pozi]ionate bine pentru a se potrivi cu sensul textului. Toate aceste instrumente beneficiaz` din faptul c` sunt ]inute ct mai simple posibil. Dou` prezent`ri de un fel oarecare lucreaz` mai bine dect una supra-elaborat`. Folosind mai multe culori se poate ad`uga claritate (chiar dac` celelalte pagini ale raportului sunt alb [i negru) [i se folose[te din ce \n ce mai mult cnd costurile tip`ririi scad [i calitatea cre[te. Aminti]i-v` totu[i c` prin simpla ad`ugare a unei alte culori nu ve]i compensa lipsa de substan]` \n mesajul scris.

Contribu]ia prezent`rii

125

Uneori este un compromis aici \ntre perfec]iune [i timpul suplimentar necesar ca s` produci o prezentare de acest tip. Dac` claritatea este \n pericol f`r` ele, lua]i-v` timp: poate \nsemna diferen]a la rezultatul final.

Alte op]iuni de inclus


Anexa a fost men]ionat` \n capitolul despre propuneri. Nu o s` repet ce a fost spus acolo, exceptnd afirma]ia c` rolul-cheie al unei astfel de probleme este p`strarea unor probleme detaliate lungi separat de textul principal. Orice sunt [i oricum ar putea fi multe dintre ele, trebuie s` fie la fel de bine pezentate ca restul documentului. Dac` aduc detalii mai fine, atunci ar putea necesita chiar o aten]ie sporit`. Nu doar materialul tip`rit sau printat poate fi anexat \n acest fel. Materialul adi]ional, totul, de la fotocopii de pres` ag`]ate pn` la literatur` tehnic` [i bro[uri, poate fi inclus foarte bine. Singurul criteriu este dac` receptorul va considera aceast` includere ca necesar` [i potrivit` \n oricare dintre forme este ad`ugat`. Anumite documente au nevoie de un index. Acesta nu este att de obi[nuit ca nevoia de a include o pagin` de titlu [i/sau o pagin` de sumar (amndou` men]ionate cu referire la propuneri). Punctul-cheie este de fapt asigurarea c` cititorul nu va frunz`ri \nainte [i \napoi printre pagini, \ntrebndu-se de ce nu exist` o informare cum s` g`se[ti diverse lucruri.

Ambalarea general`
Rapoartele [i propunerile nu pot fi trimise ca o gr`mad` de hrtii volante. Felul cum sunt legate afecteaz` prezentarea lor, de aceea metoda aleas` este dictat` de nevoia de a impresiona cititorul. Convenien]ele reprezint`, de asemenea, un factor hot`rtor [i mul]i oameni opteaz` pentru legare, care permite ca materialul s` fie deschis [i s` r`mn` deschis f`r` ajutor.

126

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Exist` mai multe op]iuni: Un raport simplu trimis colegilor poate s` necesite doar o agraf` care s` se prind` \n col]ul din stnga sus. Raportul poate fi prins \ntr-o copert` de raport standard sau legat` cu inele (o op]iune aici este o copert` de plastic transparent, care permite s` se vad` titlul). Exist` multe sisteme de prindere diferite. Raportul poate fi legat folosind ceva anume, ca un plastic sau o spiral` de plastic, cu o copert` care poate fi personalizat` pentru a identifica organiza]ia, departamentul sau pe cel care trimite. Sunt multe op]iuni aici, ceea ce este par]ial o chestiune de gust. Totu[i, nu folosi]i o ma[in` veche [i nereglat` de legat doar pentru c` este acolo. Alege]i ceva potrivit se poate s` ave]i nevoie de metode diferite care depind de receptor [i termina]i \ntregul proces cu bine. Unul sau dou` puncte de final: dac` raportul merge la po[t`, selecta]i o copert` deosebit`, dac` vre]i s` impresiona]i. Cu siguran]` alege]i ceva ce va ajunge la destina]ie \n condi]ii bune. Nu uita]i s` cnt`ri]i documentul. Dac` doar ghici]i greutatea [i obliga]i clientul s` pl`teasc` greutate \n plus, nu \l ve]i face s` citeasc` documentul \n cea mai bun` dispozi]ie. Gndi]i-v` la urgen]a documentului ar trebui s` plece prin po[t`, prin curier sau printr-un curier special? Dac` documentul ajunge la timp [i arat` bine, un hop a fost trecut. Dup` aceasta mai trebuie s` c[tiga]i un citit; [i apoi r`splata. Puncte-cheie
Asigura]i-v` c` aranjarea \n pagin` este adecvat` scopului [i cititorului. Asigura]i-v` c` detaliul aranjamentului se potrive[te cu pozi]ionarea

semnelor din con]inut.


Folosi]i instrumente grafice ca s` v` asigura]i c` sublinierea este exact

acolo unde dori]i. Crea]i ilustr`ri potrivite (grafice, diagrame etc.), care s` ajute explica]iile. }ine]i problemele de detaliu separat (de exemplu, \n anex`) pentru a men]ine fluxul explica]iilor. Ambala]i totul frumos ca s` da]i impresia potrivit`.

Postfa]`

127

Postfa]`
Ceea ce este scris f`r` efort se cite[te f`r` pl`cere. Samuel Johnson

Scrierea de afaceri [i cea mai complex` form` a sa, scrierea de rapoarte [i propuneri, nu constituie un lucru pe care \l pot face mul]i oameni \ntr-o organiza]ie. Vine cu responsabilit`]i, cum se spune. Dat fiind c` trebuie f`cut`, exist` doar dou` op]iuni cu adev`rat. Prima este s-o faci bine, caz \n care vei face ca rezultatul s` fie cel scontat. A doua este s-o \ncurci, privind-o ca pe o corvoad`, trecnd pe lng` [i poate sc`pnd oportunit`]ile pe care procesul le prezint`. |n unele cazuri, a doua op]iune pare aproape atractiv`. Unii oameni se conving singuri c` efortul de a face ceva nu merit` sau consum` prea mult timp. Unii sunt convin[i c` nu pot schimba ceea ce ei consider` un stil fix. Dar pentru cei mai mul]i, un gnd rapid \i convinge c` a doua op]iune nu este tocmai o op]iune. De obicei, prea multe atrn` de lucrurile pe care trebuie s` le fac` rapoartele [i propunerile pentru a nu le trata serios. Dac` rezultatele nu sufer` [i dac` profilul [i prospectele voastre, ca scriitori, trebuie s` ias` a[a cum le vre]i, atunci scrierea de rapoarte [i propuneri este un lucru care cere aten]ie. Nu se \ntmpl` pur [i simplu, desigur, [i este u[or s` supra sau subestimezi (am v`zut c` se spune c` scrisul este u[or, tot ce trebuie s` face]i este s` v` gndi]i la toate cuvintele pe care le [ti]i [i s` pune]i unele dintre ele \n ordinea potrivit`). Cere, desigur, un efort, \n special dac` vre]i s` v` exprime \ntr-un fel. Dar to]i factorii care atrag succesul sunt de bun-sim]. Preg`tirea este cheia. Un sunet, o structurare

128

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

logic` creeaz` un ansamblu care poart` con]inutul [i \ncepe s`-l fac` clar [i atractiv. Limbajul conteaz` [i el. Dac` ave]i obiective clare, spune]i ce vre]i s` se \n]eleag` succint [i construi]i o descriere potrivit`, cu stil, oamenii vor vrea s` citeasc`. P`strnd principiile \n minte, orice ve[minte necesare, noi, pot fi repede adoptate ca s` le \nlocuiasc` pe cele vechi. Ve]i afla c`, pe baza unor considerente [i practici, ve]i scrie mai u[or, mai sigur [i \ntr-un fel care se potrive[te scopurilor voastre [i inten]iilor cititorilor vo[tri. Acestea vor face ca foarte probabil s` v` atinge]i obiectivele. Chiar cel mai bun scris nu va salva un con]inut slab, dar va \nt`ri totu[i cazul prezentat, f`cnd mai probabil s` fie studiat, cnt`rit [i s` se ac]ioneze \n felul \n care v` dori]i. Odat` cu practica ve]i descoperi c` astfel de scrieri v` iau mai pu]in timp. Preg`tirea bun` \n special poate s` \ndep`rteze nevoia de rescriere [i editare elaborat` a materialului care ar fi trebuit s`-[i ating` scopul dintr-odat`, dac` se gndea ceva mai mult. Dac` scrierea se poate face imediat, nu mai e o corvoad`, v` va permite s` o trata]i cum trebuie. De fapt, exist` o anumit` pl`cere \n g`sirea a ceea ce crede]i c` este fraza potrivit` ca s` v` exprime punctul de vedere; mai multe c`ut`ri func]ioneaz` [i sunt bine primite. Scriitorii profesioni[ti, f`r` \ndoial`, sufer` la fel de mult ca oricine cnd trebuie s` renun]e la ceva ce ei cred c` e bine. Dar, de asemenea, spun c` este un proces pl`cut chiar dac` cu \ntrziere: un scriitor, Michael Kanin, este citat ca spunnd Nu-mi place s` scriu, dar \mi place s` fi terminat de scris. Astfel, urm`torul document pe care \l ave]i de scris prezint` o oportunitate special`. Dup` ce a]i citit aceast` carte, ve]i [ti ceva despre factorii care ajut` s` se creeze scrieri de afaceri reu[ite. Oricare ar fi stilul vostru curent [i standard, pot s` fie lucruri noi pe care s` le \ncerca]i, lucruri vechi pe care \ncerca]i s` le schimba]i [i s` le \mbun`t`]i]i. |n concluzie, dou` lucruri: \nti ceva de amintit (vezi cadrul), apoi...

Postfa]`

129

Cteva reguli de scris


Cteva versiuni ale urm`toarelor reguli pot fi v`zute atrnate pe pere]ii birourilor. Toate strmb` limbajul pentru a exprima o idee \ntr-un fel amuzant [i fac regula memorabil`.

Nu abrev lucrurile nepotrivit. Verifica]i dac` vreun cuvnt lips`. Ave]i grij` s` folosi]i corecte adjectivele [i adverbele. Despre fragment`rile exprim`ri. Nu folosi]i neg`ri negate. |ntre tu [i mine, este important. Lega]i frazele bine, ce trebuie s` fac` conjunc]iile. Nu folosi]i virgule unde, nu este nevoie. Folosi]i cratima corect, no uita]i. Este bine s` nu folosi]i apozi]ii cnd nu este necesar. Doar Substantivele adev`rate ar trebui scrise cu liter` mare. de asemenea o propozi]ie ar trebui s` \nceap` cu o liter` mare [i s` se sfr[easc` cu un punct |n rapoartele scrisori [i lucruri asem`n`toare folosim virgule pentru a p`stra un [ir de probleme separate. Fii atent la verbele neregulate care s-au strecurat \n limb`. Verbele trebuie s` fie de acord cu subiectele lor. Un scriitor nu trebuie s` schimbe punctul vostru de vedere. O prepozi]ie nu este tocmai lucrul cel mai potrivit ca s` \ncheie o propozi]ie Evita]i cli[eele ca ciuma.

Voi da cuvntul de final unui autor \n mod special prolific, Isaac Asimov (care a scris aproape 500 de c`r]i, majoritatea de [tiin]` [i de science fiction). |ntrebat ce ar face dac` ar mai avea de tr`it doar [ase luni, a r`spuns simplu: A[ bate mai repede. Clar, el era unul din cei

130

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

care se bucur` s` scrie. Dar replica sa este, de asemenea, un bun exemplu al puterii limbajului. Gndi]i-v` la ct de mult spune r`spunsul s`u despre om [i atitudinea sa de via]`, munca sa [i cititorii s`i; [i doar \n cteva cuvinte.

C+r}i care te fac mai

PERFORMANT
Colec]ia Ghidul managerului eficient cum s` extragi maximum de
beneficii pentru cariera ta: Cum s` comunici Cum s` \i cite[ti pe ceilal]i Cum s` selectezi personalul Cum s` delegi Cum s` fii un bun manager Cum s` te impui Cum s` motivezi Cum s` negociezi Cum s` te organizezi Cum s` planifici Cum s` rezolvi problemele Cum s` conduci [edin]e Cum s`-]i organizezi timpul Cum s` controlezi stresul

Colec]ia Gndire rapid` solu]ii rapide [i inteligente pentru situa]ii critice cu care te po]i confrunta pe nea[teptate: Situa]iile de criz` Luarea deciziilor Bugetul Supra\nc`rcarea \n munc` Disciplina Evaluarea Autoevaluarea Proiectele Propunerea

C`r]i practice pentru afaceri de succes modele de succes \n afaceri, preluate din mediul occidental [i autohton: Descoper` managerul din tine Cum s` st`pne[ti reclama la perfec]ie Arta r`zboiului de SUN TZU pentru oameni de afaceri [i investitori Cum s` iei noti]e \n mod inteligent Contabilitatea [i finan]ele pe \n]elesul tuturor Dic]ionar interna]ional de MARKETING Cartea \ntreprinz`torului: LISTE DE CONTROL Esen]ialul \n marketing 333 de idei, reguli [i tehnici pentru cucerirea pie]ei Manual de e-marketing Managerul de produs Alege profesia care ]i-aduce succesul Securitatea firmei Cum s` g`se[ti rapid informa]ii pe Internet Cum de nu-]i \n]elegi contabilul? Cum s` fii propriul t`u consultant \n management Cele 100 de reguli ale vie]ii Cele 100 de reguli ale reu[itei \n afaceri Cele 10 reguli ale carierei de succes Modele de contracte \n englez` + CD Cum s` concepi un plan de afaceri Cum s` concepi un plan de marketing Cum s` motivezi oamenii Stenograme de [edin]e Managementul proiectelor de succes Manualul secretarei de firm` Cum s`-]i (re)g`se[ti o slujb` Franciza sau Cum s` faci avere prin metode testate de al]ii ed. a II-a 576 scrisori de afaceri pentru anul 2007 CD Cum s` st`pne[ti managementul la perfec]ie Managementul afacerilor de succes Managementul afacerilor de succes CD

Cum s` faci prezent`ri eficiente Totul despre concuren]a neloial` Management financiar pentru miniafaceri

Colec]ia Instruire pas cu pas: VNZ~RILE ca s` ai SUCCES COMERCIAL, \nsu[e[te-]i secrete, tehnici [i trucuri nea[teptate de la cei mai buni consultan]i \n domeniu: Metode [i trucuri despre... cum s`-]i gestionezi clien]ii: Metode [i trucuri despre... cum s` face]i clien]ii s` semneze Metode [i trucuri despre... cum s` impune]i pre]ul dorit Metode [i trucuri despre... cum s` cucere[ti noi clien]i

Colec]ia Special pentru tine tehnici practice pentru a te sim]i mai bine
valabile pentru oricine, oricnd. Cu o via]` personal` armonioas` ne putem cl`di o carier` de succes, f`r` efort [i f`r` pierderi importante (timp, bani [i energie):

Cum s`-]i \mbun`t`]e[ti rapid via]a sexual` Simplific`-]i viata! Copii n`scu]i sub o stea norocoas` Hop! Hibouk & Company Cum s` tr`ie[ti mai simplu [i mai fericit cu copiii t`i Tehnici de supravie]uire pentru antitalente tehnice Cele 100 de reguli ale bog`]iei

Colec]ia Diverse
Libertate [i Credin]` Cardiopatia ischemic`

Colec]ia Solu]ii MARI pentru taxe mici textele complete ale celor dou`
acte normative, a[a cum au fost ele publicate \n Monitorul Oficial: Codul fiscal [i Codul de procedur` fiscal` Impozitarea veniturilor din \nchirieri *** ***

Colec]ia Consilier. Aceast` colec]ie asigur`, \ntr-un limbaj accesibil,


informa]ii [i sfaturi practice, care fac din lucr`rile respective veritabile instrumente de lucru. Ele acoper` o vast` plaj` de domenii. Toate lucr`rile sunt actualizate periodic cu informa]ii valoroase, sfaturi, trucuri, nout`]i ale domeniului, formulare [i modele.

Consilier Taxe [i Impozite pentru Contabili + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Contabilitate + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Raporturile de munc` [i rezolvarea conflictelor cu angaja]ii + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Manualul directorului de SRL + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Legisla]ie [i Proceduri Vamale + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Management financiar + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Managementul resurselor umane + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Excel pentru afaceri + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Asigur`ri sociale + serviciul de actualizare pe 6 luni Agenda Fiscal` a Contabilului Consilier Contracte comerciale [i acte de comer], armonizate cu legisla]ia european` + serviciul de actualizare pe 12 luni ***

Colec]ia Afaceri la Cheie afaceri verificat profitabile v` conduc pas

cu pas pe drumul c`tre succes Afacerea care vi se potrive[te este aici [i este u[or de pus \n practic` pentru c` ave]i acum toate instrumentele necesare demar`rii ei: informa]ii valoroase furnizate de cei mai buni speciali[ti. Fiecare lucrare din colec]ie este \nso]it` de un set de instrumente utile, denumit generic Primele 100 de zile ale unui \ntreprinz`tor de succes. Informa]ii detaliate pe: www.afacerilacheie.ro

Ghid practic cultivarea legumelor \n sistem ecologic Ghid practic cultivarea plantelor medicinale \n sistem ecologic Pensiune turistic` [i agroturistic` + CD Ghid practic pentru executarea [i montarea tmpl`riei din PVC + CD Cultivarea ciupercilor Champignon + CD

Cultivarea ciupercilor Pleurotus + CD Cre[terea ra]elor [i a g[telor Cre[terea prepeli]elor japoneze + CD Cresc`torie de g`ini pentru ou` [i carne + CD Stand mobil de sucuri naturale Cre[terea chinchillelor pentru blan` Cre[terea viermilor de m`tase Ferm` pentru cre[terea melcilor Atelier pentru mic mobilier Ghid practic pentru confec]ionarea lumn`rilor Ferm` pentru cre[terea stru]ilor Cultivarea arbu[tilor fructiferi

Colec]ia Afaceri la cheie Proiecte:


Executa]i 99 de piese de mobilier Set de proiecte pentru cresc`toria de prepeli]e Proiecte pentru construc]ia [i utilarea cresc`toriilor ecologice de p`s`ri Proiecte [i utilaje pentru dotarea f`bricu]ei de s`pun Set de proiecte ser` modular` pentru bonsai [i plante decorative *** |n preg`tire: Ghidul prezent`rilor de succes Cum s` \ncepi o afacere de succes

Pentru a intra \n posesia lucr`rilor dorite, completeaz` talonul al`turat [i trimite-l prin fax la nr. (021) 205.57.30. Ne po]i contacta [i telefonic la nr. (021) 209.45.45, prin e-mail la adresa: comenzi@rs.ro, pe site la www.rs.ro sau prin po[t` la adresa: Ghi[eul extern 3 O.P. 39, sector 3, Bucure[ti.


FORMULAR DE COMAND~
Da, doresc s` achizi]ionez lucarea/lucr`rile: ... ex. ______________________________________________ ___________________________________________________
(denumirea lucr`rii/lucr`rilor sau nr. de ordine corespunz`tor)

CORESPONDEN}~ R~SPUNS

CR
SE TAXEAZ~ LA DESTINA}IE
RENTROP \ STRATON Grup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri Ghi[eul extern 3 O.P. 39, sector 3, Bucure[ti

... ex. _____________________________________________ ___________________________________________________


(denumirea lucr`rii/lucr`rilor sau nr. de ordine corespunz`tor)

... ex. _______________________________________ ______ ___________________________________________________


(denumirea lucr`rii/lucr`rilor sau nr. de ordine corespunz`tor)

RENTROP & STRATON Bdul Na]iunile Unite nr. 4, bl. 107A, Sector 5, Bucure[ti RCJ40/8371/1995 CUI R 7782311

V` rog s` \mi expedia]i comanda mea \n sistem ramburs (voi pl`ti la ridicarea coletului de la po[t`) la adresa de mai jos: Numele________________________ Prenumele _________________Vrsta ________ Func]ia _____________________ Firma ____________________ de stat privat` Dom. Activ. ___________ CUI _______ Cifra de afaceri _______ Nr. angaja]i _____ Banca _____________ Nr. cont. ____________________________________________ Localitate _______________________ Str. ______________________ Nr. _________ Bl. ___ Sc. ___ Et. ___ Ap. ___ Cod _______ Sector / Jude] _____________________ Telefon _____________________________ Fax _______________________________ E-mail ______________________ Pentru facturare, pl`titorul este: firm` / persoan` fizic`

Semn`tura [i [tampila _______________________ Data comenzii _____________________________

Cod surs`: 333908 DIV1PHOS1808