CONCEPEREA I ELABORAREA UNUI PROIECT

CE ESTE UN PROIECT ? Un proiect este o iniiativ limitat n timp n scopul de a crea un serviciu unic. O combinaie de resurse sunt puse mpreun i organizate ntr-o structur temporar cu intenia de a atinge un scop specific. Astfel, expresia limitat n timp care poate avea sensul de scurt durat este folosit aici pentru a specifica faptul c proiectul este definit temporar ca dat de nceput i de sfrit. Unele proiecte pot fi continuate sau convertite n alte proiecte. Un proiect este modul de implementare al unui program i presupune existena unui obiectiv specific i unui buget. Trebuie precizat c un proiect nu se implementeaz prin alte proiecte, fiind o aciune cu un scop precis. Un proiect trebuie s rspund la ntrebrile: DE CE?- finalitatea, CE?obiective intermediare i terminale, CUM?- definirea strategiei, cile de realizare, CINE?- definirea responsabilitilor fiecrui partener, CU CE ?- stabilirea resurselor umane, financiare-bugete, defalcate pe activiti, CND ?- fixarea termenelor, CU CE REZULTATE?- anticiparea efectelor pe plan material, moral, intelectual etc. DE CE TREBUIE S TIM S ELABORM UN PROIECT? n ultimii ani a aprut o nou mod, legitim n contextul tranziiei, moda proiectelor. Toat lumea elaboreaz proiecte n ntreprinderi, n sate, n licee i faculti, n instituii centrale sau locale, acolo unde a ajuns comanda intern sau extern i, mai ales, acolo unde au ajuns fondurile de finanare a unor activiti deja planificate. Muli ncearc s proiecteze, dar puini reuesc s pun pe masa beneficiarului proiectul asteptat de acesta! Aa se explic de ce fonduri importante alocate de diverse organisme, mai ales internaionale, au rmas nefolosite, au fost returnate la destinaie ntruct nu au existat proiecte adecvate, de calitate, care s merite cheltuirea lor. Astfel, acest curs reprezint o resurs de informare i documentare pentru toi cei care doresc s schimbe ceva, pentru cei care sper s atrag fonduri pentru derularea unor programe, pentru cei care intenioneaz s dezvolte strategii pe termen lung n diferite arii de intervenie.

PAI N REALIZAREA UNUI PROIECT

I. IDENTIFICAREA I FORMULAREA PROBLEMEI CARE REZOLVAT PRIN PROIECT ( Se mai folosesc termenii: analiza de nevoi, motivaia, argument ) Analiza SOWT faciliteaz abordarea strategic a aspectelor legate de : STRENGTHS ( puncte tari ) WEAKNESS ( puncte slabe ) TREBUIE

aspecte pozitive intrinseci (interne) aspecte negative intrinseci (interne) ale situaiei avute n vedere ale situaiei avute n vedere THREATS OPPORTUNITIES ( ameninri ) (oportuniti ) aspecte pozitive externe ale situaiei aspecte negative externe ale situaiei avute n vedere avute n vedere Principalul scop al acestui demers este descoperirea posibilelor obiective ale viitorului proiect. STRENGTHS (punctele tari) se refer la orice elemente utile, resursele existente care ar putea fi disponibile. Sunt avute n vedere toate tipurile de resurse, n special cele materiale, umane i financiare. Resursele materiale disponibile pot fi spaii, resurse informaionale (inclusiv conexiunile i produsele software care ar putea fi utilizate), logistica existent, precum i elementele organizaionale ce ar putea constitui premise pentru evoluiile ulterioare, etc. Resursele umane se refer la personalul existent, dar i la posibilitile de atragere a altor persoane Resursele sunt deosebit de importante, fiind avute n vedere posibilitatea finanrii proiectului. WEAKNESS (punctele slabe) reprezint cheia viitorului obiectiv al proiectului (ce intenionezi s rezolvi prin proiect, de ce este acesta necesar). Trebuie s se evite, ns, crearea impresiei de entitate slab n ansamblu, care nu ar putea fi fezabil. De asemenea, dintre punctele slabe identificate, trebuie selectate cele care au cel mai mare impact asupra entitii analizate. Se impune acoperirea prin proiect n ntregime, n mod proporional, a punctelor slabe. OPPORTUNITIES (oportuniti) sunt disponibile numai temporar i reprezint resursele care pot fi utile proiectului avut n vedere. Acestea trebuie s fie credibile, din perspectiva certitudinii de a beneficia de ele (i nu doar probabile).
2

THREATS (ameninri, riscuri) sunt legate de ce s-ar ntmpla n cazul n care nu este promovat proiectul respectiv. Nu este avut n vedere faptul c situaia ar putea rmne aceeai ca i pn atunci, ci ceea ce ar reprezenta efectele negative ale nepromovrii proiectului. Trebuie demonstrat n mod ct mai convingtor nevoia stringent, efectele negative majore ale nepromovrii proiectului, viznd un spectru ct mai larg (toat zona n care entitatea activeaz, inclusiv efectele negative asupra terilor). Cu alte cuvinte, este de dorit s se creeze convingerea clar c fr derularea acestui proiect nu se poate merge mai departe. Identificarea GRUPULUI INT sau beneficiarii proiectului. Grupul int reprezint destinatarii finali ai aciunii unui proiect. Ex.: dac ne referim la un proiect de formare de voluntari, grupul int este reprezentat de tinerii din grupa de vrsta stabilit care au aptitudini specifice, beneficiarii direci vor fi tinerii care vor fi formai (selectai din grupul int), iar cei indireci comunitatea, n ansamblu, cei care vor beneficia de serviciile voluntarilor. n stabilirea grupului int se impune s se in cont de obiectivele strategice majore ale proiectului n funcie de beneficiile imediate sau pe termen mai lung se poate face distincia ntre grupul int/beneficiarul direct i indirect. Trebuie precizat c grupul int este o noiune distinct de echipa de lucru a proiectului.

II. FORMULAREA OBIECTIVELOR I A SCOPULUI Stabilirea obiectivelor ncercm s rspundem la urmtoarele ntrebri: Care este perioada stabilit pentru obinerea fiecruia dintre scopuri? Ce pai specifici trebuie fcui pentru a le putea obine? Care sunt obiectivele specifice ale fiecrei instane care intervine? Ce termene concrete se vor fixa pentru ndeplinirea obiectivelor menionate anterior?. ATENIE: SCOP I OBIECTIV au semnificaii diferite n planificare. Un obiectiv este un ctig concret care trebuie obinut dup o perioad de timp dat. Obiectivul permite obinerea scopului, convertind un plan general ntr-o serie de pai specifici i uor manevrabili. SMART: SPECIFIC, MSURABIL, POATE FI ATINS, RESURSE, TIMP.

Obiectivul general (exprimat n maxim 200 de caractere) exprim ce se construiete n cadrul respectivului proiect. Putem include, de asemenea, n obiectivul general, scopul proiectului, finalitatea acestuia. Obiectivul general este mprit n 2,3,4 obiective specifice, formulate astfel nct rezolvarea lor s conduc la realizarea obiectivului general. Acestea trebuie s fie apoi enunate, comentate, explicate, concretizate i delimitate, astfel nct s reias clar distincia ntre ce se spune c se va face i ce nu te obligi s faci (e un mod de protecie n cadrul monitorizrii). Se poate, de asemenea, sublinia o anumit interconectare ntre obiectivele specifice (obiectivul 1 favorizeaz realizarea obiectivului 2, care la rndul lui condiioneaz realizarea obiectivului 3, etc.). Trebuie ns avut mereu n vedere faptul c prile reprezint mai puin dect ntregul. Se definitiveaz titlul proiectului, care trebuie s sugereze obiectivul general, scopul urmrit de acesta.

III. STABILIREA ECHIPEI DE PROIECT I A PARTENERILOR Criteriile avute n vedere sunt perioada de timp n care se deruleaz proiectul, resursele umane, materiale avute n vedere Un factor important este seriozitatea i perseverena membrilor echipei, gradul de implicare n realizarea activitilor prevzute. Recomandare: pentru creterea gradului de eligibilitate al proiectelor (depuse pentru finanare) vor fi atrai ca parteneri instituiile publice cu rol in domeniul de aplicabilitate al proiectului.

IV. STABILIREA BUGETULUI PROIECTULUI Planificarea bugetului are c scop s rspund la ntrebarea ,,Ct cost resursele necesare derulrii proiectului i cum acoperim acoperim aceste sume? Practic, sunt evaluate toate costurile, att cele n bani, ct i cele n timp i resurse umane. Nr crt 1 2 3 4 5 6 7 8 Categoria de cheltuieli Consumabile Tiprituri nchirieri de spaii Pota telecomunicaii, internet Transport Cazare Alocaii pentru mas Premii Cri, alte publicaii, materiale pe suport magnetic Total Contribuie Partener 1 Contribuie Contribuie Contribuie Partener 2 Partener 3 Partener4

V. STRUCTURAREA ACTIVITILOR Activitile reprezint Ce este de fcut. Acestea trebuie s fie foarte strns legate de obiective i s aib indicatori. Indicatorii sunt rezultatele care arat c activitatea are loc sau un obiectiv a fost atins. Pentru fiecare obiectiv corespunde cel puin o activitate, iar pentru fiecare activitate corespund indicatori. Indicatorii ofer evidena cerut artnd dac obiectivele au fost atinse i ce activiti au fost de succes. Indicatorii trebuie s fie:

- relevani (eseniali pentru implementarea cu succes a activitilor interveniei primare); - realistici (s ofere rspunsuri consistente la orice ntrebare legat de setul de obiective ce au fost atinse); - verificabili (s poat fi msurai sau observai la un cost rezonabil). Aceast etap conine rspunsul la ntrebarea ,,Cum va fi atins obiectivul? (ce ai s faci efectiv). Scopul este s demonstrezi c, prin parcurgerea tuturor pailor intermediari stabilii, poi s atingi obiectivul. n primul rnd este util realizarea unei individualizri a sarcinilor membrilor echipei de proiect i a partenerilor, astfel nct s reias cu claritate cine, ce, cum i ce fel trebuie s fac ceva anume. Practic, fiecare aciune este mprit n buci din ce n ce mai mici, ntr-o structur de tip ciorchine, care va constitui baza managementului proiectului. Structurarea proiectului include o serie de activiti tipice: informaredocumentare, conceperea produsului care face obiectul proiectului, execuia acestuia, implementarea-pilot, elaborarea unei documentaii privind obiectul proiectului, evaluarea proiectului Prima activitate din cadrul unui proiect este cea de informare-documentare (mobiliti, acces la surse de informaii , identificarea finanatorilor) nc din aceast faz, se vor definitiva toate resursele necesare (umane, materiale, financiare ). Activitatea de execuie se refer la demersurile concrete, care sunt fcute efectiv n cadrul proiectului pentru finalizarea acestuia, conform obiectivului general Activitatea de implementare pilot se desfoar n scopul de a stabili, pe baza feedback-ului, ce s-a fcut bine i ce anume s-a greit. Aceasta se realizeaz prin seminarii, analize i evaluri, cu participarea partenerilor din proiect, n urma crora se iau msurile de corecie necesare pentru ameliorarea erorilor constatate. n final se elaboreaz o documentaie privind obiectul proiectului, n scopul diseminrii, sustenabilitii i realizrii efectului multiplicator. Acest material va putea fi folosit ca ghid, de ctre cei care vor derula ulterior proiecte similare. VI. PLANIFICAREA ACTIVITILOR n cadrul acestei etape se rspunde la patru ntrebri: cine?, ce?, unde? i cnd? trebuie s fac ceva anume n cadrul proiectului. Astfel, fiecrui membru al echipei de proiect, fiecrui partener din proiect i se atribuie o responsabilitate. Se stabilete perioada de desfurare a proiectului, care, de regul este de cteva luni, pn la un an, mprindu-se timpul n cele 3 perioade principale de desfurare ale proiectului: informare - documentare, realizare, implementare. Cel mai uor se realizeaz planificarea cu ajutorul unor grafice, care constituie o ,,hart ce furnizeaz cu uurin informaii privind cine, ce, unde i cnd trebuie s fac ceva n cadrul proiectul.
6

CALENDARUL ACTIVITILOR

Nr crt 1

Perioada Luna I

Activitatea Conferina de pres lansarea proiectului Contactarea partenerilor si a sponsorilor Pregtirea logisticii necesare ptr. realizarea proiectului

Indicatori
Ex: nr. reprez. mass-media prezeni - nr. articole publicate

Respon sabili Coord. proiect Coord proiect Membri Parteneri Membri Parteneri

Materiale logistic Brouri,internet, nchiriere sala Comunicaii nchirieri spaii, proc de aparatur consumabile, etc Hrtie xerox transport

Costuri

2 3

Luna II

Informarea documentarea Aplicarea de chestionare, interviuri,valorificarea acestora Realizarea proiectului - Execuia materialelor suport tiprite sau electronic - Seminarii, conferine, ateliere Conferina de pres Mediatizarea proiectului finalizat Diseminarea proiectului Evaluarea proiectului - sondaje periodice (aplicarea si valorificarea chestionarelor Seminarii, ateliere) ntlniri cu posibili beneficiari

Lunile III, IV, V Luna VI

Membrii echipei Parteneri Coord proiect Reprez. ai presei Membrii Parteneri Membrii Parteneri

Brouri, pliante, Calculatoare, internet Spaii nchirieri spaii Pliante, brouri

7 8

Spaii, pliante, brouri Consumabile Spaii de nchiriat

VII. EVALUAREA REZULTATELOR Rezultatele tangibile efecte imediate efecte viitoare Se msoar eficiena (rezultate/resurse), eficacitatea (obiectiv realizat/planificat), economia (costuri realizate/planificate), acceptabilitatea (satisfacerea beneficiarilor). Noiunea de ,,rezultat /efect este diferit de cea de ,,obiectiv al proiectului i se refer la ce se va ntmpla la finalizarea acestuia. Totui se impune s subliniem faptul c exist o legtur indisolubil ntre obiectiv (ce faci tu, n cadrul proiectului) i rezultat (cum schimb asta situaia existent). Efectele sunt clasificate n tangibile (outputs), imediate (outcomes) i pe termen lung (impact). De asemenea, trebuie evideniat efectul multiplicator. Rezultatele tangibile (outputs) se caracterizeaz prin faptul c pot fi msurate, cuantificate n uniti de msur. Ex nr. de elevi cuprini intr-o forma de colarizare, nr. de pliante, brouri distribuite, etc. Rezultatele imediate (outcomes) se refer la consecinele proiectului, dar nu pot fi msurate, cuantificate n uniti de msur. Acestea se formuleaz la de obicei prin ,,mbuntirea..., ,,creterea.., ,,scderea..., etc., fr s se indice modificarea prin cifre. De exemplu, ,,scderea abandonului colar cu 15 % este un efect tangibil, n timp ce ,,scderea abandonului colar este un efect imediat. Rezultatele pe termen lung (impact) se refer la efectele viitoare ale proiectului. De exemplu, creterea interesului populaiei colare pentru nvtur. Efectul multiplicator se refer la propagarea la alii a consecinelor proiectului, care nu trebuie ns confundat cu ,,diseminarea, aceasta din urm referindu-se la reproducerea ntocmai a proiectului n cadrul altor situaii EVOLUIA PROIECTULUI POST-IMPLEMENTARE n cadrul algoritmului de implementare a unui proiect , acest ultim pas are scopul de a rspunde la ntrebarea ,,Ce se va ntmpla la finalizarea proiectului i ce va rmne dup aceea?. Astfel, se au n vedere diseminarea i efectul multiplicator. Diseminarea se face pe baza unui plan ntocmit n prealabil, nc din faza de planificare i are ca scop reproducerea ntocmai a rezultatului proiectului n cadrul altor entiti legal constituite. Efectul multiplicator este similar ,,cuceririi unui cap de pod (vor aprea noi proiecte i aciuni legate de acesta, astfel nct s putem afirma c am acoperit veriga lips dintr-un lan). Este n fapt vorba despre propagarea la alii a consecinelor proiectului, care nu trebuie ns confundat cu ,,diseminarea, aceasta din urm referindu-se la reproducerea ntocmai a proiectului la teri.

CONCLUZII

Un proiect bine fcut trebuie s ndeplineasc o serie de condiii strategice - Adecvarea- s corespund finalitii propuntorilor dar i al partenerilor implicai - Fezabilitatea - s fie realizat in termeni fireti, conform celor convenite de echipa i de parteneri, s nu depeasc resursele umane i materiale. - Economicitatea - s utilizeze resursele n limita bugetului iniial - Simplitatea i precizia - s fie accesibil tuturor partenerilor i s exprime n termeni uzuali toate elementele componente ale ceea ce vrea i ceea ce rezult. - Flexibilitatea s poat fi ameliorate disfuncionalitile aprute n fazele intermediare fr a afecta finalitatea propus. Respectarea economiei de timp, stabilirea orizontului temporal al fiecrei aciuni n raport cu importana acestuia n proiect viznd aspectul strategic, tactic i operaional. De asemenea, mai trebuie avute n vedere respectarea cadrului normativ, a legislaiei, selectarea soluiilor originale pentru grupul int, consultarea literaturii de specialitate, explorarea impactului proiectului, identificarea elementelor cheie prin care se pot proiecta aciuni ntr-o etap post-proiect

Prof. Mihaela Grecu Insp. colar Educ I.S.J. Galati