Aplicatia PharmEc Farmacie

1.

ASPECTE GENERALE .....................................................................................................................................................................................................................4 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. ORGANIZAREA GESTIUNII .............................................................................................................................................................................................................4 INTRAREA IN SISTEM. SELECTAREA SOCIETATII SI A UTILIZATORULUI ......................................................................................................................................5 FERESTRELE APLICATIEI ...............................................................................................................................................................................................................5 MENIUL .........................................................................................................................................................................................................................................6 LISTE .............................................................................................................................................................................................................................................6 GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE TIP FACTURA (CU POZITII) ..................................................................................................................................................7

2.

MODULUL DE GESTIUNE..............................................................................................................................................................................................................7 2.1. DOCUMENTE DE INTRARE .............................................................................................................................................................................................................7 2.1.1. Factura de intrare cu amanuntul ...........................................................................................................................................................................................7
2.1.1.1. 2.1.1.2. 2.1.1.3. 2.1.1.4. 2.1.1.5. 2.1.1.6. Modul de utilizare a filtrului .................................................................................................................................................................................................................. 9 Adaugarea unei facturi de intrare........................................................................................................................................................................................................... 9 Acordarea reducerilor ........................................................................................................................................................................................................................... 10 Vizualizare si tiparire............................................................................................................................................................................................................................ 10 Anularea unei facturi de intrare ........................................................................................................................................................................................................... 11 Returul la o factura de intrare............................................................................................................................................................................................................... 12

2.1.2. 2.1.3. 2.1.4.

Transfer de marfuri in gestiune............................................................................................................................................................................................12 Preluare proforme.................................................................................................................................................................................................................13 Procese verbale de intrare in gestiune ................................................................................................................................................................................14
Generarea codurilor de bare ................................................................................................................................................................................................................. 14

2.1.4.1.

2.2. DOCUMENTE DE IESIRE ...............................................................................................................................................................................................................14 2.2.1. Bonuri de casa.......................................................................................................................................................................................................................15

2.2.1.1. 2.2.1.2. 2.2.1.3. 2.2.1.4. Vizualizarea bonurilor .......................................................................................................................................................................................................................... 16 Introducerea unui bon ........................................................................................................................................................................................................................... 16 Cautari de medicamente ....................................................................................................................................................................................................................... 18 Tiparirea bonurilor de casa................................................................................................................................................................................................................... 19

2.2.1.5. 2.2.1.6.

Stornarea (returul) bonurilor de casa................................................................................................................................................................................................... 19 Modalitati de plata ................................................................................................................................................................................................................................ 19

2.2.2. Facturi de iesire/transfer in alta gestiune ...........................................................................................................................................................................20 2.2.3. Retete magistrale...................................................................................................................................................................................................................21 2.2.4. Procese verbale de iesire din gestiune.................................................................................................................................................................................21 2.3. DOCUMENTE REFERITOARE LA MARFA DIN STOC ......................................................................................................................................................................22 2.3.1. Transfer de marfa(transfer intre depozite) ..........................................................................................................................................................................22 2.3.2. Schimbarea preturilor cu amanuntul...................................................................................................................................................................................23
2.3.2.1. 2.3.2.2. 2.3.2.3. Schimbare dupa selectie ....................................................................................................................................................................................................................... 23 Schimbare pret conform listei Ministerului Sanatatii......................................................................................................................................................................... 23 Schimbare pret conform MEDEX ....................................................................................................................................................................................................... 23

2.3.3. Elaborari................................................................................................................................................................................................................................24 2.3.4. Retete preparate ....................................................................................................................................................................................................................25 2.3.5. Modificarea datei de expirare..............................................................................................................................................................................................25 2.4. MENIURILE DIN MODULUL DE GESTIUNE ...................................................................................................................................................................................26 2.4.1. Furnizori ................................................................................................................................................................................................................................26
2.4.1.1. Liste ....................................................................................................................................................................................................................................................... 27 2.4.1.1.1. Lista furnizori .................................................................................................................................................................................................................................. 27

2.4.2. 2.4.3.

Clienti.....................................................................................................................................................................................................................................28
Liste. Liste clienti ................................................................................................................................................................................................................................. 29 Liste ....................................................................................................................................................................................................................................................... 30 Vizualizare stoc/fisa de magazie.......................................................................................................................................................................................................... 30 Vizualizare cu F8 .................................................................................................................................................................................................................................. 30 Borderouri CNAS ................................................................................................................................................................................................................................. 32

2.4.2.1. 2.4.3.1. 2.4.3.2. 2.4.3.3.

Stocuri....................................................................................................................................................................................................................................30

2.4.4. 2.4.5.

Casa de marcat......................................................................................................................................................................................................................31 Nomenclator de medicamente ..............................................................................................................................................................................................33

2.4.4.1.

3.

MODULUL DE CONTABILITATE ..............................................................................................................................................................................................33

4.

MODUL DE COMUNICATIE ........................................................................................................................................................................................................34 4.1. 4.2. 4.3. SERVER DE COMUNICATIE ..........................................................................................................................................................................................................34 COMUNICATIA FURNIZORULUI CU CLIENTUL SAU .....................................................................................................................................................................34 COMUNICATIA CLIENTULUI CU FURNIZORUL SAU .....................................................................................................................................................................35

5.

MODULUL DE ADMINISTRARE ................................................................................................................................................................................................36 5.1. SOCIETATI ...................................................................................................................................................................................................................................37 5.2. DREPTURI DE ACCES ...................................................................................................................................................................................................................37 5.2.1. Evidenta utilizatorilor...........................................................................................................................................................................................................37 5.2.2. Evidenta grupurilor de utilizatori ........................................................................................................................................................................................38 5.3. SETARI GENERALE .......................................................................................................................................................................................................................39 5.4. SETARI SOCIETATE ......................................................................................................................................................................................................................39 5.4.1. Statii .......................................................................................................................................................................................................................................39 5.4.2. Optiuni ...................................................................................................................................................................................................................................39 5.4.3. Plaje de numere pentru documente......................................................................................................................................................................................40 5.4.4. Conturile societatii................................................................................................................................................................................................................41 5.4.5. Exercitii..................................................................................................................................................................................................................................41 5.5. INTRETINERE ...............................................................................................................................................................................................................................41 5.5.1. Integritate date. Utilitare disponibile ..................................................................................................................................................................................41 5.5.2. Interogare date......................................................................................................................................................................................................................41 5.5.3. Actualizarea aplicatie ...........................................................................................................................................................................................................42 5.5.4. Planificator de joburi............................................................................................................................................................................................................42 5.5.5. Replicare server ....................................................................................................................................................................................................................43 5.6. RAPOARTE ...................................................................................................................................................................................................................................43 5.6.1. Generatorul de raporte. Mod de lucru ................................................................................................................................................................................44 5.6.2. Rapoartele existente. Mod de lucru .....................................................................................................................................................................................44

1. Aspecte generale
PharmEc Farmacie este un program de gestiune pentru farmacii usor de utilizat datorita interfatei prietenoase dar si structurarii pe module bine individualizate. Modul de administrare Modul de gestiune o Furnizori o Clienti o Stocuri o Casa de marcat o Nomenclator de medicamente Modul de contabilitate Modul de comunicatie

1.1. Organizarea gestiunii

Programul tine fiecare gestiune separat, pe cate un depozit ceea ce usureaza evidentierea stocului. Astfel, se poate crea cate un depozit pentru fiecare casa de marcat din farmacie, unul de pierderi(produse care se scad la sfarsitul lunii), unul pentru produsele expirate si unul in care sunt trecute produsele care se vand personalului (platite in momentul in care se platesc salariile). Operatiile ce se efectueaza in cadrul gestiunii sunt structurate in trei categorii: intrari in gestiune (facturi de intrare, procese verbale de intrare din alta gestiune, etc.); iesiri din gestiune (facturi de iesire, vanzari cu amanuntul, procese verbale de scoatere din gestiune); miscari in interiorul gestiunii (transferuri intre depozite, modificari de preturi).

Produsele din gestiune sunt individualizate printr-un cod unic alocat la intrare, un furnizor, un pret de intrare, un pret cu amanuntul, etc.

1.2. Intrarea in sistem. Selectarea societatii si a utilizatorului

In momentul lansarii programului se selecteaza utilizatorul si se tasteaza parola. Se alege societatea (programul poate fi folosit pentru lucrul cu mai multe societati). Daca societatea este noua se alege ca utilizator Administrator si parola ramane vida. Dupa apasarea butonului Log In in functie de corectitudinea datelor introduse se permite sau se respinge accesul in sistem.

1.3. Ferestrele aplicatiei

In ferestra pricipala apare pe bara de titlu numele programului urmat de versiune (109, in exemplul de mai jos), de numele utilizatorului(aici, Administrator) si denumirea societatii(Farmacia umana PUMAC) precum si de data curenta . In partea dreapta jos se gasesc informatii despre utilizator, societate, statia de lucru, data, numele celui care detine licenta, numarul serial si data ultimei actualizari. Tot jos, in stanga ecranului se prezinta data si numarul acreditarii CNAS.

In cadrul intregii aplicatii urmatoarele (combinatii de) taste genereaza urmatoarele actiuni: F12 F1 CTRL + F7 - afiseaza informatii despre toate tastele active la momentul respectiv - este tasta help, cu informatii care vin in ajutorul utilizatorului. - determina aparitia pe ecran a unui calculator pe care se pot efectua operatii uzuale.

1.4. Meniul
Structurarea pe module si submodule se regaseste in meniul aplicatiei:

Nu toti utilizatorii programului pot utiliza optiunile din intregul meniu, ci in functie de drepturile lor, pot vedea si utiliza doar o parte a optiunilor (vezi capitolul 5 Modulul de administrare).

1.5. Liste
Aplicatia PharmEc Farmacie foloseste informatii generale despre produse, fabricanti, clienti, furnizori, etc. Aceste informatii sunt grupate in liste. In functie de drepturile pe care le are utilizatorul poate vizualiza si/sau poate modifica listele, poate opera adaugari sau stergeri. Deplasarea in cadrul unei liste se face cu mouse-ul, cu tastele sageti Sus/Jos si cu tastele Home/End pentru pozitionarea pe primul/ ultimul element sau cu Page Up/Page Down pentru miscarea in lista cu cate o pagina. Cautarea rapida a unui element dintr-o lista se realizeaza prin introducerea de la tastatura a sirului de caractere dorit (primele litere ale informatiei cautate). Pe masura scrierii acestuia, in fereastra de sub lista apare sirul tastat, iar cursorul (selectia) este pozitionat pe prima inregistrare care incepe cu caracterele introduse. Sirul de caractere tastat poate fi sters total cu tasta DEL, sau caracter cu caracter cu tasta Backspace. Vizualizarea informatiilor suplimentare despre un anumit element al listei se face prin pozitionare pe el si apasarea tastei de vizualizare(diferita de la un modul la altul). Adaugarea de noi elemente in orice lista se realizeaza apasand tasta INS. Se poate folosi si combinatia de taste CTRL + INS pentru a introduce un nou element in lista bazat pe informatiile elementului existent. Se deschide fereastra de editare in care se vor modifica doar informatiile care difera de cele existente. La sfarsit informatiile introduse se valideaza apasand pe butonul Salvare sau se renunta prin apasarea butonului Iesire. In general stergerea unui element din cadrul unei liste se realizeaza prin pozitionarea pe element si actionarea tastei DEL, iar editarea prin actionarea tastei F4. Parasirea listei se face prin apasarea tastei Esc. Observatie:

Unele liste (lista de produse, lista de parteneri) au un statut special; stergerea unui element din lista nu se poate efectua direct cand este afisata lista respectiva, ci in urma unei operatii speciale apelata din meniul Administrare(vezi Modulul de administrare).

1.6. Gestionarea documentelor de tip factura (cu pozitii)

Cu ajutorul aplicatiei PharmEc Farmacie se pot realiza si gestiona o serie de documente de tip factura. Structura generala a unui astfel de document este urmatoarea: - capul de document contine informatii ca numarul si data documentului, observatii, partenerul care a emis documentul sau cel pentru care s-a emis, etc. - corpul documentului format din inregistrari distincte (ex: produsele de pe o factura) ce contin informatii referitoare la pozitiile respective (ex: pret, cantitate, furnizor, etc.). Observatie: Fiecare tip de document este gestionat separat (accesul facandu-se din meniu prin optiune explicita). Daca se creaza (cu tasta INS)/modifica un document cu pozitii se alege optiunea corespunzatoare din meniu. Apare o prima fereastra ce contine o lista cu informatii despre documentele de tipul dorit din ziua curenta(numar document, partener, valoare, etc.).

2. Modulul de gestiune
2.1. Documente de intrare
Documentele de intrare definite in cadrul aplicatiei sunt apelabile din meniul Furnizori(facturi de intrare si transferuri de marfuri in gestiune) si meniul Stocuri(procesele verbale de intrare in gestiune).

2.1.1. Factura de intrare cu amanuntul

Factura de intrare cu amanuntul se creaza alegand optiunea Documente de intrare din meniul Furnizori > Documente de intrare.

Se va deschide lista facturilor inregistrate si a NIR-urilor aferente, ilustrata mai jos. Tastele si combinatiile de taste ce pot fi aplicate acestei liste pot fi vizualizate cu tasta F12. Dintre acestea se enumera urmatoarele: ESC INSERT CTRL+ENTER F11 DELETE F2 F3 F6 F8 CTRL+P CTRL+I - revenire la meniul anterior - adauga o noua factura - deschide/inchide filtrul pe documente - anularea unui document de intrare - se inregistreaza un document ca retur de marfa - realizeaza totalul valoric al documentelor deja introduse - generare coduri bare - permite modificarea furnizorului unei facturi deja introduse - modificarea numarului documentului, al NIR-ului aferent, a datei documentului sau a scadentei - realizeaza tiparirea unui document - previzualizarea documentului selectat

Filtru pe documente

2.1.1.1.Modul de utilizare a filtrului Volumul mare de date dintr-o farmacie a facut necesara aparitia unor filtre de cautare pentru regasirea mai usoara a datelor. Dupa ce se precizeaza valorile cautate in casutele corespunzatoare se apasa pe butonul Filtrare. Observatie: In filtrul ilustrat mai sus se pot efectua selectii in functie de criteriile: data documentului(interval) tipul documentului de intrare numele furnizorului denumirea produsului NIR-ul aferent documentului de intrare(interval) eventual dupa informatiile introduse in campul de observatii.

2.1.1.2.Adaugarea unei facturi de intrare Adaugarea unei facturi de intrare se realizeaza prin utilizarea tastei INS. Se genereaza o pagina cu patru zone: 1. capul de tabel - se introduc date despre furnizor, numar si data document, NIR, depozit de vanzare, etc, 2. pozitiile de pe document date despre fiecare linie de pe factura: denumire produs, cantitate, TVA, pret de intrare, pret cu amanuntul, adaos, reduceri pentru produsul curent. Daca pe factura figureaza un medicament si acesta se regaseste pe lista MS din aplicatie atunci pretul cu amanuntul se preia din lista MS(se poate modifica). 3. zona de totaluri se redau totaluri pe cote de TVA(cota TVA, valoare fara TVA, valoarea TVA, valoarea amanunt, eventualele reduceri) si de asemenea totalul de pe factura, marimea valorii de plata si marimea reducerii pe total factura. 4. zona din stanga jos in care este precizata valoarea de plata, se poate alege tipul documentului si se pot adauga eventuale observatii. Observatie: Daca furnizorul ales are campul Pct bifat inseamna ca respectivul furnizor este de fapt punct de lucru, caz in care se va intocmi transfer de marfa si nu factura de intrare.

2.1.1.3.Acordarea reducerilor Reducerile pe pozitie factura se vor inregistra in campul Disc % o data cu introducerea celorlalte date despre produs. Discountul se reda doar ca valoarea procentuala, nu pe unitate de produs si nici ca valoarea totala pentru respectiva linie de factura.

Reducerile acordate pe factura se inscriu in zona de totaluri in campurile de discount valoric sau procentual si se aplica la valoarea rezultata in urma aplicarii reducerilor pe pozitie(daca exista astfel de reduceri).

Cu Salvare se valideaza documentul, cu Abandonare document se anuleaza datele introduse iar cu Continuare editare se revine in fereastra de editare. 2.1.1.4.Vizualizare si tiparire Toate imaginile de documente sau rapoarte pot fi tiparite si/sau vizualizate, alegandu-se imaginea dorita din fereastra de selectie. In cazul facturilor de intrare imaginea care trebuie listata este cea a notelor de intrare - receptie. NIR-ul rezultat in urma unei facturi de intrare este identic celui de pe tipizat si este redat in imaginea de mai jos:

10

2.1.1.5.Anularea unei facturi de intrare Anularea unei facturi de intrare se face prin apasarea tastei F11 pe documentul dorit. Dupa validare in fereastra Anulati documentul?, se tipareste factura. Anularea se face cu reintroducere, adica apare o ferestra de creare facturi in care toate campurile sunt completate identic cu documentul anulat. In acest moment se pot opera modificarile necesare si/sau salva noul document. Observatie: Facturile anulate sunt afisate cu caractere taiate, dupa cum se observa in imaginea urmatoare.

11

2.1.1.6.Returul la o factura de intrare Returul la o factura de intrare se face prin apasarea tastei DEL pe factura respectiva. Se deschide fereastra de dialog Retur de marfa la cu optiunile Doc. curent, Lista doc. si Toate produsele. 1. Doc. curent permite efectuarea returului doar la factura curenta. Din lista cu pozitiile facturii se selecteaza pozitiile de retur cu tasta SPACE. Daca un produs nu mai este in stoc, acestuia nu i se mai poate face retur. 2. Lista doc. va face retur la pozitiile selectate(cu SPACE) de pe facturile furnizorului din perioada aleasa din cadrul lunii pe care se lucreaza. Furnizorul de pe facturile luate in calcul este acelasi cu cel de pe factura pe care este pozitionat cursorul. 3. Toate produsele afiseaza fereastra de selectie in care sunt prezentate toate pozitiile de pe toate facturile din toate lunile Observatie: Se poate modifica doar campul Cantitate - cu cantitatea de retur. In lista de facturi returul va fi inserat cu valoare negativa si va fi inscris cu caractere rosii.

2.1.2. Transfer de marfuri in gestiune

Acest tip de document difera de factura de intrare cu amanuntul prin faptul ca furnizorul este un punct de lucru al unitatii pentru care se tine gestiunea. Punctele de lucru sunt cele care au bifat campul Pct in nomenclatorul de furnizori. Acest nomenclator se regaseste in cadrul meniului Furnizori Liste Lista furnizori. Cu ENTER se pot opera modificari asupra furnizorilor/punctelor de lucru: se pot adauga conditii predefinite de plata, se pot asocia produse, se poate bifa ca punct de lucru sau ca furnizor si se poate preciza o valoare pentru campul Furn GW. Aceasta valoare, unica pentru furnizor permite ca in cadrul operatiei de preluare facturi sa se preia doar cele dorite.

12

Crearea unui transfer se face tastand INS in cadrul listei documentelor de intrare(accesibile in cadrul meniului Furnizori Documente de intrare - Documente de intrare). Se intra in fereastra de adaugare date de pe factura. Dupa ce s-a ales ca furnizor un punct de lucru se dezactiveaza automat campurile de scadenta(nu isi mai au rostul) iar fereastra de editare se redenumeste Transfer din alta gestiune. Observatie: In lista documentelor de intrare: - campul D are valoarea I pentru facturile de intrare - campul D are valoarea J pentru transferurile de marfuri in gestiune

2.1.3. Preluare proforme

Pentru furnizorii care au introdusa o valoare la campul Furn gw(in Lista furnizori din meniul Furnizori Liste) programul poate prelua facturi proforme. Operatia se realizeaza in cadrul meniului Furnizori Documente de intrare Preluare facturi. Se poate selecta modul in care se face aceasta operatie: 1. GW noi - in acest caz se realizeaza comunicatia si se preiau toate proformele noi. Operatia se incheie cu precizarea numarului de proforme importate. 2. manual in acest caz in care se precizeaza calea pana la proformele care fac obiectul preluarii. 3. GW interval - se precizeaza intervalul calendaristic pentru care se face preluarea de proforme Proformele preluate pot fi adaugate in lista documentelor de intrare. Pentru aceasta se urmeaza calea obisnuita: Furnizori Documente de intrare Documente de intrare si se apasa INS. Se deschide o fereastra de editare documente in care se alege

13

furnizorul de la care s-au preluat proformele. Campul Nr. N.I.R. propune intr-o lista alegerea unei proforme. Daca se apasa ESC se iese din lista de proforme si se campleteaza o factura de intrare oarecare. Daca se alege una din proformele preluate atunci raman de facut doar selectii de depozit de vanzare si de echivalat produsele de pe respectiva proforma. Se da un numar NIR-ului. Se pot modifica datele de pe factura, se pot adauga sau sterge pozitii.

2.1.4. Procese verbale de intrare in gestiune

Lista proceselor verbale de intrare in gestiune se acceseaza prin intermediul meniului Stocuri Documente ref. la marfa din stoc P.V. de intrare in gestiune (am). Procedeul de introducere a unui PV este similar cu adaugarea unei facturi de intrare cu amanuntul, singura deosebire fiind ca furnizorul este reprezentat de o gestiune. Se foloseste pentru intrarile in gestiune care nu sunt de la un furnizor, un bun exemplu constituindu-l plusurile de inventar. 2.1.4.1.Generarea codurilor de bare Pentru a genera coduri de bare se selecteaza din lista proceselor verbale cel pentru care se doreste realizarea acestei operatii apoi se tasteaza F3. Apare o fereastra in care sunt prezentate produsele inregistrate pe respectivul proces verbal. Se selecteaza cele pentru care se va face generarea codurilor de bare. In fereastra de generare se precizeaza numele produsului pentru care se vor tipari codurile de bare si se propune implicit un cod(campul poate fi modificat). Se precizeaza numarul etichetelor necesare si se tiparesc. Modificarile care pot fi operate se refera la: 1. numele furnizorului cu tasta F6 2. numarul NIR-ului, a documentului, data sau data scadenta Returul se realizeaza cu DEL si este similar cu returul facturilor de intrare cu amanuntul. Daca se alege la retur optiunea toate pozitiile in lista de pozitii propuse pentru retur apar toate intrarile, atat cele de pe facturi de intrare cat si cele de pe procese verbale.

2.2. Documente de iesire

Documentele de iesire sunt apelabile din meniul Casa de marcat(facturile de iesire cu amanuntul, bonurile de casa) si din meniul Stocuri(transferurile in alta gestiune, procesele verbale de iesire din gestiune).

14

Observatii: Pe documentele de iesire apar doar produse care exista in gestiunea curenta(se extrage intr-un fisier temporar lista de produse aflate in stoc, in functie de depozitele pe care se lucreaza). Pentru actualizarea listei de produse, se apasa tasta F9(in meniul Stocuri) sau F2(in meniul Casa de marcat) in orice moment deoarece e posibil ca intre doua operatii sa se fi modificat stocul prin introducerea de noi produse printr-un document de intrare sau prin eliminarea unor produse printr-o iesire oarecare. Anularea sau stornarea unui document de iesire determina repunerea pe stoc a pozitiilor de pe documentul respectiv.

2.2.1. Bonuri de casa

Meniul Casa de marcat este practic un modul complet de vanzare cu amanuntul, in care calculatorul tine loc de casa de marcat. Pentru o evidenta stricta banii din casa se pot gestiona pe ture(optiunile Inchidere tura si Situatii tura). Inainte de orice vanzare pe bonuri trebuie selectat depozitul/depozitele de vanzare, operatie apelabila din meniul Casa de marcatConfigurare - Selectare depozit vanzare. Vanzarea se realizeaza selectand Casa de marcat Bon nou(fara posibilitate de vizualizare a bonurilor anterior emise) sau cu INS pe Casa de marcat Lista bonuri. In acest moment se va genera o copie a stocului curent pe calculatorul local iar in fereastra bonurilor realizate in ziua respectiva vor fi vizibile toate bonurile emise de toate calculatoarele societatii. Lista bonurilor emise contine urmatoarele coloane: - numarul casei de marcat(numarul calculatorului) urmat de numarul bonului - data - numarul retetei - seria retetei - numarul bonului fiscal - valoarea bonului valoarea produselor de pe bon - valoarea compensata pentru bonurile emise pentru retete compensate - valoarea platita valoarea platita de client (pentru bonuri realizate pe retete compensate sau gratuite valoarea platita nu este egala cu valoarea bonului) - tipul retetei cod care identifica tipul retetei pentru bonul respectiv - medic codul medicului care a emis reteta - validare la raportare pe borderou

15

raportat pe borderoul catre CNAS

Filtrul disponibil permite selectii dupa: - data document - utilizatorul care a creat bonul; - statie de pe care s-a emis bonul de casa; - tipul retetei(unica. Normala, compensata 90%, etc); - tipul gratuitatii(copii, gravide si lauze, etc); - casa de asigurari si casa de asigurari a asiguratului - serie(de fapt filtrarea se face dupa serie reteta-numar) Mai jos se prezinta o parte din operatiile ce pot fi efectuate in lista bonuri (lista completa este redata cu F12): - Ins introducerea unui bon nou - Del stornarea (retur de marfa) la bon realizat anterior - F2 actualizarea stocului local(e posibil ca intre doua vanzari sa se fi modificat stocul prin introducerea de noi produse printrun document de intrare) - F4 schimbarea informatiilor despre reteta dupa care a fost emis bonul - F6 validare/devalidare bon pentru raportarea sau nu pe borderoul catre CNAS - F9 stergere de pe borderou 2.2.1.1.Vizualizarea bonurilor In fereastra de vizualizare a bonului, exista urmatoarele facilitati: - SPACE se afiseaza o imagine identica cu cea tiparita pe bon; - ENTER informatii detaliate (pret referinta, procent compensat, etc.) despre bonurile compensate; - F7 fereastra de taxare 2.2.1.2. Introducerea unui bon Adaugarea unui bou nou se face cu INS. In cazul in care se vinde dupa mai multe tipuri de retete si nu se doreste realizarea unui bon normal(propus implicit), se alege cu F2 tipul de reteta , casa de asigurari, data prescrierii, tipul de diagnostic si categoria de asigurat.

16

Completarea bonului se face intr-o fereastra impartita in urmatoarele trei zone: 1. zona de sus, a stocurilor cuprinde lista produselor din stocul depozitului de vanzare despre care se ofera urmatoarele informatii: denumirea produsului data expirarii numarul de bucati pe unitate de masura pretul de vanzare cantitatea vanduta si cantitatea existenta in stoc unitatea de masura compensari (c compensat sau g gratuit, - produsul se vinde si compensat si gratuit)(vezi setari in Administrare) cota de TVA aplicata In functie de tipul retetei, lista de produse poate fi diferita. Vanzarea se face prin completarea campurilor de cantitate, valoarea inscrisa se scade automat din stoc. Daca reteta este de tip unic atunci se precizeaza si boala pentru care se acorda si pozitia de pe reteta. Lista tuturor tastelor functionale este afisata cu F12 dar cele mai importante actiuni sunt urmatoarele: F9 vanzare cu bucata. Se foloseste atunci cand se doreste sa se vanda pe unitati terapeutice(vanzare cu pastila nu cu blisterul) CTRL+F3 afisarea stocurilor existente in alte unitati CTRL+D schimbare data lista de pe care se acorda medicamentele CTRL+B acordarea de medicamente disponibile pentru bolile precizate. Aceasta optiune este valabila doar la retetele unice daca s-a ales diagnostic cronic. Deoarece lista de produse disponibile pentru anumite boli este diferita(mai restransa) decat cea general valabila ultimele produsele care se vor vinde vor fi cele acordate pe boli. SHIFT+F8 informatii despre medicamentul respectiv SHIFT+F9 produse de rest. Se foloseste atunci cand clientul dispune de o suma fixa de bani pe care vrea sa o cheltuiasca pentru achizitionarea anumitor medicamente. Programul ii indica cantitatea maxima pe care o poate cumpara din respectivul produs folosind suma indicata

17

2. zona stanga jos, a pozitiilor de pe bon cuprinde informatii despre cantitatea vanduta(in unitati terapeutice), valoare, lista de pe care s-a facut vanzarea, procentul compensarii. Pozitiile se pot sterge cu F8 iar comutarea intre primele doua zone se face cu TAB 3. zona de totaluri afiseaza informatii despre totalul cu amanuntul, totalul compensat, valoarea reducerilor, totalul de plata si data listei CAS. Daca bonul a fost emis pentru o reteta unica, compensata sau gratuita apare suplimentar o fereastra in care se completeaza date despre reteta : seria, tipul si numarul, medicul emitent cu specialitatea acestuia, casa de asigurari si casa de asigurari a asiguratului, alte date despre asigurat, etc. 2.2.1.3.Cautari de medicamente F6 CTRL+F6 CTRL+F8 CTRL +F/G/H CTRL+F4 SHIFT+F4 SHIFT+F6 F7 cautare produse dupa D.C.I. (denumirea comuna internationala), adica dupa substanta activa cautare produse dupa D.C.I. afiseaza o lista cu produsele similare cu preturi minime cautare dupa denumire produs/continuare cautare/dupa denumire (orice secventa de text din cuprinsul denumirii) informatii despre compensari (procent, pret de referinta, etc.) cautare medicamente similare. Se afiseaza pretul cu amanuntul si stocul existent pentru medicamentele similare cu cel pe care se afla pozitionat cursorul afiseaza o lista cu produsele similare ca D.C.I.cu preturi MS cautare succesiva de produse dupa clasificare anatomica, grupa terapeutica, sub-grupa terapeutica, sub-sub-grupa terapeutica si in final clasificare D.C.I. Se poate alege oricare din variante ca punct de pornire pentru cautare.

18

2.2.1.4.Tiparirea bonurilor de casa Tiparirea unui bon se face automat dupa validarea bonului daca in meniul Administrare aplicatie - Setari societate - Optiuni - Casa de marcat - Tiparire bonuri a fost selectata optiunea direct. Se poate alege sa se renunte la tiparire sau ca aceasta sa se faca doar cu intrebare. 2.2.1.5.Stornarea (returul) bonurilor de casa Stornarea unui bon se face apasand tasta DEL pe bonul dorit. In fereastra de completare a bonurilor se inscriu cantitatile returnate. Marfa returnata se reintroduce in stoc. Observatie: Bonul de retur apare in lista de bonuri cu valoare negativa si scris cu caractere rosii. Nu se poate storna un bon deja stornat. Chiar daca bonul a fost realizat intr-o zi anteriora returul apare in lista din ziua curenta. 2.2.1.6.Modalitati de plata Optiunea iesire cu mod de plata generata de secventa de taste CTRL+F1 permite inregistrarea platilor facute cu bani cash si/sau cu bonuri valorice si/sau pe card.

19

2.2.2. Facturi de iesire/transfer in alta gestiune

Dupa ce se realizeaza un bon de iesire acesta poate fi salvat ca factura de iesire(orice client) sau ca transfer in alta gestiune(daca clientul este un punct de lucru) cu ajutorul secventei de taste CTRL+F2.

Se alege clientul si modul de plata : Bon fiscal, chitanta sau OP. Observatie: Transferul in alta gestiune este o factura de iesire cu amanuntul in care produsele sunt scoase din gestiune la pretul de intrare (informatiile referitoare la comisioane si pret vanzare sunt ignorate). Valoarea documentului nu se considera datorie a respectivului punct de lucru(similar transferului din alta gestiune si facturii de intrare cu amanuntul) Observatie: Desi aceste documente de iesire au fost create prin intermediul bonurilor de casa ele se regasesc in meniul Clienti Documente de iesire. In lista documentelor de iesire din Clienti facturile de iesire(amanunt) vor avea pe campul D valoarea F iar transferurile in alta gestiune vor avea pe campul D valoarea G.

20

2.2.3. Retete magistrale

Retetele magistrale sunt retetele facute pe baza unei combinatii prescrise de medic adica sunt bonuri in care lista de produse cuprinde substantele necesare in cantitatile corespunzatoare.

2.2.4. Procese verbale de iesire din gestiune

Pentru a realiza procese verbale de iesire din gestiune se acceseaza meniul Stocuri Documente ref. la marfa din stoc P.V. de iesire din gestiune. Filtrul permite cautari in lista dupa numarul documentului si dupa campul de observatii. Adaugarea unui nou proces verbal se face cu INS.

In capul de tabel se precizeaza numarul si data documentului, se adauga o linie de observatii si se alege tipul documentului: casare, casare deteriorate, casare expirate, diferente in plus la inventar, diverse. Aceasta informatie nu modifica modul de tratare a respectivului proces verbal ci doar adauga un anume tip de document, util in cazul raportarilor. Cu tasta INS se adauga produsele dorite selectand din pozitiile existente pe stoc cele care se scot din gestiune. Lista pozitiilor de pe stoc prezinta informatii detaliate despre depozit, data, furnizor, stoc, pretul cu amanuntul, cota de TVA, data expirarii.

21

Operatiile ce pot fi efectuate din lista proceselor verbale de iesire sunt cele redate mai jos: - F5 tiparirea - F3 vizualizarea documentului - F8 alegerea depozitului - F9 actualizarea listei produselor - F11 anulare

2.3. Documente referitoare la marfa din stoc

2.3.1. Transfer de marfa(transfer intre depozite)
Transferul de marfa permite miscarea produsele de pe stoc intre depozitele societatii. Se completeaza asemanator PV de iesire: - se alege numele documentului; - se alege depozitul destinatie; - se completeaza campul de observatii - cu tasta F8 se pot selecta depozitele de unde sa se transfere marfa (depozitul sursa); - pentru fiecare pozitie in parte(adaugata cu INS si selectata din lista de produse disponibile) se completeaza doar campul Cantitate. - cu tasta F7 se poate realiza transferul total al tuturor produselor din depozitele selectate in depozitul destinatie. - Cu tasta F9 se poate face o reimprospatare a stocului. Observatie: Aceasta optiune se recomanda a fi folosita pentru transferul periodic al produselor in depozitele de produse expirate, sparte, etc.

22

2.3.2. Schimbarea preturilor cu amanuntul

2.3.2.1.Schimbare dupa selectie Preturile cu amanuntul pot fi schimbate folosind optiunea Schimbarea preturilor cu amanuntul din meniul Stocuri Documente ref. la marfa din stoc. Cu INS in lista se poate introduce un document nou de acest tip. In prima fereastra se stabilesc criteriile dupa care vor fi selectate produsele la care se va face modificarea: depozitele, fabricantii, furnizorii si produsele. Daca se doreste si schimbarea TVA se bifeaza aceasta optiune si apoi se aleg noile valori: o cota noua, unica introdusa de la tastatura, schimbarea pretului cu amanuntul sa se faca conform TVA nou, conform MS sau conform selectiei. Doar pozitiile care indeplinesc conditiile se extrag din stoc spre modificare. Apare o a doua fereastra de tipul documentelor tip factura(cu pozitii). Prin pozitionare pe produs se permite modificarea pretului cu amanuntul(eventual TVA) Observatie: Nu se pot insera pozitii noi, se pot doar modifica si sterge cele selectate conform filtrelor introduse la inceput. 2.3.2.2.Schimbare pret conform listei Ministerului Sanatatii Preturile cu amanuntul pot lua valorile prevazute in lista de Ministerului Sanatatii. Se pot opera modificari asupra tuturor preturilor sau doar a celor mai mari decat cele de pe lista publicata. Optiunea pentru modificarea preturilor se gaseste in meniul Stocuri Documente ref. la marfa din stoc - Modificare pret conform lista MS. 2.3.2.3.Schimbare pret conform MEDEX Preturile cu amanuntul pot fi schimbate pentru a lua valorile prevazute in MEDEX prin apelarea optiunii Stocuri Documente ref. la marfa din stoc - Modificare pret conform MEDEX. Se alege lista medex dorita. In cadrul acesteia se pot opera modificari asupra tuturor preturilor sau doar a celor mai mari decat cele aflate pe lista Ministerului Sanatatii.

23

2.3.3. Elaborari
Cu ajutorul optiunii Stocuri - Elaborari se pot introduce sau vizualiza elaborarile de substante. In lista elaborarilor avem urmatoarele optiuni: INS F3 F5 F8 F9 F11 introducere elaborare noua vizualizare elaborare tiparirea elaborarii depozitele sursa reimprospatarea stocului anularea unei elaborari

Elaborarea este un document cu pozitii. Capul de document cuprinde informatii referitoare la numarul elaborarii, alegerea depozitului destinatie, a produsului rezultat, a cantitatii si a datei de expirare a preparatului. Daca se bifeaza reteta magistrala atunci respectiva elaborare devine reteta magistrala. Acest lucru se poate face si retroactiv prin intermediul tastei F7 pe elaborarea respectiva. Se completeaza valoarea taxei de elaborare care se va adauga la valoarea de intrare(suma valorilor produselor continute in preparat) obtinandu-se valoarea de vanzare a preparatului. Pozitiile se introduc cu INS. Se poate modifica doar cantitatea sau cantitatea in unitati terapeutice. Observatie: In lista de documente coloana R.M. are valoarea E pentru elaborare si R pentru reteta magistrala.

24

Elaborarea arata astfel:

2.3.4. Retete preparate

Cu ajutorul optiunii Stocuri Retete preparate se pot introduce sau vizualiza retetele preparate in farmacii. Acestea pot fi introduse si ca elaborari. Din lista retetelor preparate se pot realiza noi retete(INS), se pot vizualiza(ENTER) sau modifica (F4) preparatele existente si desigur se pot opera stergeri(DEL).

2.3.5. Modificarea datei de expirare

Apeland optiunea Modificare data expirarii din meniul Stocuri se permite alegerea depozitelor, a furnizorilor si/sau a produselor(filtrarea se face cu ENTER) pentru care se doreste schimbarea datei de expirare. Tasta F4 genereaza lista produselor care indeplinesc conditiile din filtre, asa cum se poate vedea mai jos.

25

Modificarile pot fi facute manual, operand schimbarile necesare in campul Data exp. sau Automat cu tasta F8. In acest caz se alege data de expirare dorita si daca aceasta va fi aplicata tuturor produselor, doar urmatoarelor n din lista(se precizeaza o valoare), sau tuturor produselor aflate in lista sub inregistrarea curenta.

2.4. Meniurile din modulul de gestiune

Meniurile din cadrul modului de gestiune sunt asa cum s-a mai precizat: Furnizori, Clienti, Stocuri, Casa de marcat si Nomenclatorul de medicamente.

2.4.1. Furnizori
Meniul de furnizori, ilustrat mai jos contine urmatoarele optiuni si submeniuri: meniul Documente de intrare(tratat in capitolul Documente de intrare), optiunea Rapoarte si meniul Liste.

26

Optiunea Rapoarte este identica ca functionalitate in orice meniu. Din aceasta cauza descrierea modului de operare va fi facuta ulterior in capitolul de Administrare. 2.4.1.1.Liste Meniul Liste are 2 optiuni: Lista furnizori si Lista clasificare documente. 2.4.1.1.1. Lista furnizori Una din cele mai cuprinzatoare si importante baze de date folosite in programul PharmEc Farmacie este cea a Partenerilor. Aceasta lista cuprinde informatii despre denumirea, adresa si numarul de telefon, codul fiscal, contul bancar, etc. De aici sunt preluate informatii si se formeaza listele Furnizori si Clienti.

Lista furnizorilor permite executarea urmatoarelor operatii: INS - inserarea unui furnizor prin preluarea din baza de date Parteneri. Daca partenerul nu exista atunci se adauga furnizorul dorit mai intai in Parteneri folosind tasta INS. Dupa completarea campurilor cerute si validarea datelor

27

s-a creat un nou partener care poate fi adaugat ca furnizor(adaugat in lista furnizorilor) sau nu(caz in care partenerul ramane creat dar nu e si furnizor) CTRL+F(R) - cautare in lista de furnizori(continuare cautare) F4 - modificare informatii parteneri F6 - lista de conturi a furnizorului selectat(se pot opera adaugari, modificari si stergeri in lista)

Modificarile ce pot fi operate(cu F4) se refera la: conditiile predefinite de plata(ca de exemplu termenele de plata, sau valuta folosita in relatia cu respectivul partener), incadrarea intr-o categoria sau alta de partener asocierea unor produse partenerului(folositoare in cazul comenzilor) se poate asocia un cod Furn GW. Aceasta informatie arata ca pentru respectivul partener programul permite preluarea de proforme. marcarea furnizorului ca furnizor sau punct de lucru propriu. Diferenta dintre un furnizor si punct de lucru este ca pentru primul se intocmesc facturi de intrare cu amanuntul iar pentru cel de al doilea transferuri de marfa intre depozitele societatii.

Observatie: Stergerea unui furnizor nu se poate face din acest meniu.

2.4.2. Clienti
Meniul Clienti, ilustrat mai jos contine urmatoarele optiuni si submeniuri: meniul Documente de iesire, optiunea Rapoarte, meniul Liste.

28

2.4.2.1.Liste. Liste clienti Lista de clienti se construieste la fel ca si lista furnizorilor prin preluarea din (eventual si adaugarea in) baza de date Parteneri. La fel ca la furnizori stergerea nu se poate efectua de aici. Operatiile permise sunt similare cu cele de la furnizori: CTRL+F(R) F4 F6 INS - cautare in lista de clienti(continuare cautare) - modificare informatii partener - lista de conturi a clientului selectat(se pot opera adaugari, modificari si stergeri in lista) - adaugarea unui nou client

Modificarile ce pot fi operate(cu F4) se refera la: la incadrarea intr-o categoria sau alta de partener la o serie de informatii suplimentare despre client: data nasterii, ocupatia, adresa de mail se poate asocia un cod Client GW, Proforma GW(setari-modem) poate fi considerat unitate(punct de lucru). Diferenta dintre un client si o unitate este ca pentru primul se intocmesc facturi de iesire cu amanuntul iar pentru cel de al doilea transferuri de marfa in gestiune.

29

2.4.3. Stocuri
Meniul Stocuri contine urmatoarele optiuni si submeniuri: - optiunile Modificare data expirarii, Elaborari, Retete preparate - meniul Documente ref. la marfa din stoc cu optiunile Transfer de marfa, Schimbare pret cu amanuntul, P.V. de iesire din gest, P.V. de intrare in gest(am), Modificare pret conform lista MS, Modificare pret conform MEDEX - optiunea Rapoarte - meniul Liste - optiunea Vizualizare stoc/fisa de magazie 2.4.3.1.Liste Meniul Liste are urmatoarele submeniuri si optiuni: - Lista de produse - pentru fiecare produs se afiseaza informatii despre produs(F4) sau/si despre medicament - Lista de depozite - din lista tuturor depozitelor disponibile se pot opera modificari(F4) - Liste MS - se poate vizualiza lista MS dorita(selectata cu ENTER pe numele ei) denumirea produselor, fabricantii, preturile cu amanuntul si cu ridicata si in cadrul acesteia se poate urmari pentru fiecare produs in parte(operatie generata de tasta F4) codul MS si CAS al acestuia, denumirea comerciala si cea generala, firma si tara de provenienta, etc. - Nomenclator global de produse partial cu optiunile: Nomenclator global, Echivalare produse globale, Actualizare produse globale, Sincronizarea denumiri produse globale(ultimele doua genereaza comunicatia cu serverul si preluarea de date) 2.4.3.2.Vizualizare stoc/fisa de magazie Aceasta optiune permite vizualizarea stocului(ENTER) respectiv a fisei de magazie(F3). Cand exercitiul contabil nu este inchis in gestiune fisa de magazie nu va reflecta stocul corect intrucat nu are informatii despre datele initiale(documente de tip Report). Acest lucru se corecteaza prin luarea in calcul a unui numar de luni precizat(F9). 2.4.3.3.Vizualizare cu F8 Pentru orice produs din meniul Stocuri este disponibila vizualizarea cu tasta F8. Aceasta afiseaza o serie de informatii despre produs: denumire, fabricant, unitattea de masura, cota de TVA, date tipice listei MS sau listei CAS.

30

2.4.4. Casa de marcat

Meniul Casa de marcat contine urmatoarele optiuni si submeniuri: - Bon nou, Lista bonuri(la capitolul Bonuri de casa) - Depunere in casa / Retragere din casa - Inchidere tura / Situatii tura - Rapoarte - Borderouri CNAS cu optiunile: Centralizator verificare CNAS, Verificare retete, Borderou CNAS, Borderouri vechi CNAS, Centralizatoare CNAS, Disketa CNAS, Resetare contoare retete, Resetare plafoane

31

Liste CNAS: lista medicilor si a specializarilor, lista caselor de asigurari si a caselor de asigurari a asiguratului, lista unitatilor platitoare, tipurile de gratuitati, de diagnostice si de retete, listele nommed, a retelor furate. Tot aici se poate face si IMPORT de NOMENCLATOARE de la o cale precizata. Configurare: tipuri de retete, tipuri de borderouri, plafoane, asocieri plafoane, carduri, selectare depozit de vanzare, promotii. ECR: configurare statie ECR, initializare ECR, raport X, raport intre doua date.

2.4.4.1.Borderouri CNAS Retetele realizate intr-o luna trebuie raportate catre CNAS. Aceasta se face alegand optiunea Borderou CNAS din meniul Casa de marcat Borderouri CNAS. In lista deschisa se introduce un nou borderou(INS). Se alege modul de raportare si se fac selectiile necesare: tipul retetei, lista de medicamente, casa de asigurari a asiguratului, categoria de asigurat, diagnosticele. Se alege seria si numarul borderoului, intervalul de data pentru care se face raportarea, plafonul, casa de asigurari. Borderourile vechi se regasesc in lista din pagina deschisa de meniul Casa de marcat Borderouri CNAS Borderouri vechi CNAS. Selectarea unui borderou deschide lista retetelor cuprinse in el.

32

Din cele de mai sus devine evident ca centralizatoarele sunt tot niste rapoarte(vezi Rapoarte), motiv pentru care nu s-a institat asupra prezentarii lor.

2.4.5. Nomenclator de medicamente

Meniul Nomenclator de medicamente contine optiunea omonima care are rolul de a ilustra pentru fiecare produs din lista informatii detaliate despre acesta(informatiile se regasesc pe prospectul ce insoteste medicamentul).

3. Modulul de contabilitate
Modulul de contabilitate cuprinde optiunea Lista Parteneri din meniul Contabilitate Liste.

Lista partenerilor este un element important in lucrul cu programul PharmEc Farmacie. Datele de aici sunt folosite pentru crearea/modificarea listelor Furnizori si Clienti. La fel ca in orice lista se pot opera adaugari, modificari, cautari. Datele referitoare la parteneri sunt: denumire, cod fiscal, numarul de inregistrare la Registrul Comertului, date de contact, adresa. Suplimentar se pot introduce liste de conturi asociate partenerilor(F6). Observatie: Stergerile nu se efectueaza din acest modul.

33

4. Modul de comunicatie
Componentele modulului de comunicatie sunt grupate in meniul Comunicatie: - optiunile Servere de comunicatie, Comanda pe baza oferte, Vizualizare comanda, Vizualizare facturi proforme - submeniurile Comunicatie prin gateway client, Comunicatie prin gateway server cu optiunile Receptie oferta prin gateway, Trimitere comanda prin gateway, Istoric comenzi respectiv Trimitere oferta, Tipuri oferta si Receptie comanda.

4.1. Server de comunicatie

Optiunea permite operatii de creare, vizualizare si stergere servere de comunicatie. Acestea au un partener asociat(pentru fiecare client/furnizor cate un server), o cale, un telefon si un server de date. Se poate alege ca unul din servere sa fie implicit.

4.2. Comunicatia furnizorului cu clientul sau

Comunicatia furnizorului cu clientul presupune trimiterea ofertei la client(1, 2 si 3) si apoi receptia comenzii de la client(1 si 4), astfel: 1. se creaza server de comunicatie pentru clientul dorit(doar la prima comunicatie, la urmatoarele se realizeaza doar alegerea serverului necesar), 2. se alege optiunea Tipuri oferte din meniul Comunicatie prin gateway server. Tipul de oferta este caracterizat de nume si de lista depozitelor din care se face oferta. Observatie: Pentru ca oferta sa poata fi preluata de client trebuie ca numele tipului de oferta sa fie ca cel de pe intranet. 3. se alege optiunea Trimitere oferta din meniul Comunicatie prin gateway server. Aceasta optiune realizeaza comunicatia propriuzisa a furnizorului cu clientul. Daca operatia s-a efectuat cu succes clientul va primi o lista de produse identica ca informatii de cumparare cu cea existenta la furnizor(vor fi trimise doar produsele din depozitele selectate) Observatie: Pentru ca oferta sa poata fi preluata de client trebuie ca numele tipului de oferta sa fie ca cel de pe intranet.

34

4. se alege optiunea Receptie comanda din meniul Comunicatie prin gateway server. Aceasta optiune realizeaza comunicatia propriu-zisa a furnizorului cu clientul. Daca operatia s-a efectuat cu succes furnizorul va primi lista produselor pe care clientul si le propune spre achizitionare. Lista este in format .dbf(intr-un .cab)

4.3. Comunicatia clientului cu furnizorul sau

Comunicatia clientului cu furnizorul sau presupune preluarea ofertei de la server(pasii 1 si 2), realizarea comenzii(pasii 1, 3 si 4) pe baza acesteia trimiterea comenzii la serverul furnizorului (pasii 1, 5 si 6). Ea se realizeaza astfel: 1. se creaza server de comunicatie pentru furnizorul dorit(doar la prima comunicatie, la urmatoarele se realizeaza doar alegerea serverului necesar), 2. se alege optiunea Receptie oferta prin gateway din meniul Comunicatie prin gateway client. Aceasta optiune realizeaza comunicatia propriu-zisa a clientului cu furnizorul. Daca operatia s-a efectuat cu succes clientul va primi lista produselor pe care le poate achizitiona. 3. se alege optiunea Comanda pe baza ofertei. Daca exista deja o comanda atunci apare mesajul Exista comanda la partener. Se poate alege modificarea celei existente, stergerea ei sau renuntarea la aceasta operatie. Daca nu exista nici o comanda atunci se creeaza una noua. Indiferent ca se modifica sau se creeaza o comanda modul de operare e acelasi. Se deschide o fereastra care cuprinde toate produsele de pe oferta insotite de informatii despre stocul existent la client din respectivul produs. Se completeaza campul comanda cu cantitatea dorita si se face echivalarea(F6). Daca se doreste se pot executa filtrari dupa fabricant(F7) sau dupa tipuri de produse(F3) sau se pot obtine informatii despre produse(F8). In acest moment se poate salva comanda cu ESC. 4. se alege optiunea Vizualizare comanda pentru verificarea corectitudinii informatiilor ce vor fi trimise. 5. se alege optiunea Trimitere comanda prin gateway din meniul Comunicatie prin gateway client. Aceasta optiune realizeaza comunicatia propriu-zisa a clientului cu furnizorul. 6. Daca operatia de la pasul 5 s-a efectuat cu succes clientul a trimis comanda pe care o va regasi in lista disponibila la apelarea optiunii Istorie comenzi din meniul Comunicatie prin gateway client. Comanda se realizeaza intr-o fereastra similara cu cea de mai jos:

35

5. Modulul de administrare
Administratorul sistemului realizeaza configurarea programului PharmEc Farmacie cu ajutorul modulului de administare. Componentele acestuia sunt grupate in meniul Administrare si vor fi descrise in cele ce urmeaza: optiunile Societati, Planificator de joburi si Iesire; submeniurile Drepturi acces, Rapoarte, Setari generale, Setari societate, Intretinere, Replicare server si Analize.

36

5.1. Societati
Programul PharmEc Farmacie este conceput astfel incat se poate lucra pe mai multe societati, selectarea celei pe care se lucreaza efectuandu-se la intrarea in aplicatie. Optiunea Societati permite accesul la lista de societati in cadrul careia se pot efectua operatii de creare(INS) si modificare(F4). Datele referitoare la societati sunt prezentate mai jos: denumirea societatii si numarul de ordine(indica ordinea in care apar in lista de societati la intrarea in program) codul fiscal, numarul de inregistrare la registrul comercial, capitalul, adresa, localitatea si judetul, telefonul, faxul, e-mail-ul, managerul, contabilul, banca si contul implicit (care apar pe facturi), numele punctului de lucru, adresa acestuia, localitatea in care se gaseste, numele directorului de lucru(nu mai mult de 8 caractere). In program va exista pentru fiecare societate un folder nume_dir_de lucru.SOC, litera de identificare a societatii cu care incep numerele interne ale tuturor documentelor realizate pe aceasta societate. Doua societati diferite au litere diferite.

Observatie: Datele care se introduc aici vor aparea pe facturi si pe toate documentele realizate cu ajutorul programului.

5.2. Drepturi de acces

Submeniul Drepturi acces permite administrarea accesului la aplicatie a utilizatorilor si grupurilor de utilizatori, administrarea parolelor, etc folosind optiunile potrivite: Utilizatori, Grupuri de utilizatori si Schimbare parola .

5.2.1. Evidenta utilizatorilor

Evidenta utilizatorilor se realizeaza cu ajutorul optiunii Utilizatori din meniul Administrare Drepturi de acces. In lista utilizatorilor inregistrati se pot realiza deplasari rapide(HOME/END), vizualizari/modificari(F4), adaugari/adaugari de inregistrari duplicate(INS/CTRL+INS) dar nu se pot face stergeri de utilizatori existenti.

37

La introducerea unui nou utilizator sau la modificarea setarilor unuia existent trebuie completate urmatoarele date: User - un nume scurt pentru utilizator, Parola Activ indica faptul ca utilizatorul are acces in program. Demarcarea acestui camp interzice accesul utilizatorului respectiv in aplicatie dar nu il sterge din lista (poate fi reactivat la nevoie), Administrator indica faptul ca utilizatorul este administrator, Titular, observatii, Grup se poate alege grupul in care se incadreaza utilizatorul respectiv, butoane Meniu, Documente, Rapoarte si Alte drepturi pentru stabilirea drepturilor utilizatorului respectiv.

5.2.2. Evidenta grupurilor de utilizatori

Pentru a nu se acorda fiecarui utilizator o serie de drepturi si pentru ca de cele mai multe ori aceleasi drepturi se acorda unui numar destul de mare de utilizatori s-au creat grupurile de utilizatori. Existenta acestora permite si diferentierea nivelurilor de acces la date(pentru a se asigura protectia datelor). In lista grupurilor de utilizatori accesbila prin apelarea optiunii Grupuri de utilizatori din meniul Administrare Drepturi de acces se pot adauga noi grupuri(INS/CTRL+INS), se pot modifica cele existente(F4) dar nu se pot face stergeri. Fiecare grup de utilizatori are asociate urmatoarele informatii: Denumire grup Rapoarte - se introduce nivelul de drepturi pentru rapoarte(de la 0 la 7) Meniu - este afisata structura de meniuri a aplicatiei si in cadrul acesteia se poate bifa daca utilizatorul are acces sau nu sau nu la diferitele optiuni Documente - deschide lista documentelor folosite de program (bonuri, note de elaborare, facturi, inventare, etc.). Nivelul de drepturi pentru documente poate lua valori de la 0(nici-un drept) la 3(drept de vizualizare, retur si anulare a documentelor) Alte drepturi

38

5.3. Setari generale

Acest submeniu pune la dispozitie optiunile: Liste TVA se pot adauga si/sau modifica cotele de TVA cu care se lucreaza in aplicatie Rotunjiri - grila de rotunjiri(interval si cuantum) Diviziuni Monetare lista de aici se foloseste la inchiderea de tura(meniul Casa de marcat). Acolo in fereastra Monetar trebuie completat, pentru fiecare diviziune monetara in parte, numarul existent in casa.

5.4. Setari societate

Acest submeniu pune la dispozitie urmatoarele: optiunile Statii, Optiuni, Plaje de numere pentru documente si Conturi societati, submeniul Exercitii cu optiunile Inchidere exercitiu in gestiune si Deschidere exercitiu in gestiune.

5.4.1. Statii
Aceasta optiune pune la dispozitie lista statiilor disponibile(cod si denumire asa cum apare pe ecranul calculatorului). Se pot opera doar modificari nu stergeri si nici adaugari.

5.4.2. Optiuni
Aici se pot stabili diferite tipuri de setari valabile pentru societatea curenta, setari grupate pe mai multe domenii: Barcode setari pentru codurile de bare, Casa de marcat se stabileste daca se pot face vanzari la bucata si cu suma fixa, daca se tine gestiunea pe ture, daca se face vanzare pe tipuri de retete, daca se tiparesc bonuri, etc.

39

CNAS se stabileste modul in care apar informatiile pe retete si pe borderouri, numarul pozitiilor de pe reteta, suma limita de plata pe reteta, etc Configurare documente se stabileste daca firma este platitoare de TVA, daca poate folosi facturile diverse, facturile de servicii, daca se poate modifica cota de TVA, daca poate deschide exercitii, daca are specific farmaceutic, etc Contabilitate conturile de TVA, de profit si pierdere, etc Documente de intrare se pot stabili setarile pentru numarul de zecimale la documente, depozitul implicit de vanzare, daca se pot folosi mai multe depozite pentru acelasi document de intrare, daca se poate modifica cota de TVA la iesire, numarul de zile intarziate la inchiderea lunii(pentru exercitiile contabile si de gestiune), daca se echivaleaza proformele, etc. ECR se pot seta informatiile care apar la tiparirea bonurilor Elaborari Facturi de iesire Inventar Modem tipul de client modem (DOS sau Windows), daca se foloseste gateway, etc Plati - suma ignorata la plata (pentru curatarea sumelor nesemnificative rezultate din rotunjiri din evidenta facturilor nesoldate), numarul de zile in calendarul de plati Promotii procentul de acordare discount la vanzarea pe card, suma minima de pe card la care se acorda reduceri Replicare calea mail, feedback, replicare, server modem, http pachet, etc

Modificarile se efectueaza prin selectarea setarii dorite si operarea schimbarilor urmate de secventa de taste CTRL+ENTER pentru salvare.

5.4.3. Plaje de numere pentru documente

Numerele documentelor pot fi alocate automat de catre program conform unei plaje stabilite. La apelarea acestei optiuni se afiseaza lista cu documentele existente. Selectand un document se pot vizualiza/modifica plajele de numere stabilite, cu prefixul de pe document, valoarea de inceput, valoarea curenta si de sfarsit a intervalului, calculatorul pe care se aplica(0 inseamna toate calculatoarel pe care ruleaza aplicatia) precum si daca documentul pentru care se aplica e sau nu tipizat(pentru documentele care se tiparesc pe tipizate inseriate). Pentru a introduce o noua plaja de numere se apasa INS si in lista plajelor deja definite se selecteaza cea dorita. Daca respectiva plaja nu se regaseste acolo se adauga in lista(cu tasta INS). Se pot efectua modificari(F4) sau stergeri(DEL).

40

5.4.4. Conturile societatii

Pentru fiecare societate in parte se pot defini mai multe conturi. Lista acestor conturi are 3 coloane: banca, cont si tip cont. Ca in orice lista se pot crea noi elemente, se pot sterge cele existente si se pot opera modificari.

5.4.5. Exercitii
Acest submeniu se foloseste pentru a deschide si a inchide exercitiile in plati si in gestiune folosindu-se optiunile corespunzatoare: Inchidere exercitiu in gestiune respectiv Deschidere exercitiu in gestiune.

5.5. Intretinere
5.5.1. Integritate date. Utilitare disponibile
Utilitarele puse la dispozitie in cadrul submeniului Integritate DATE reprezinta optiuni speciale, care trebuie operate numai de catre administratorul aplicatiei. Ele sunt folosite pentru a verifica integritatea (fizica si logica) a bazelor de date si pentru alte operatiuni speciale referitoare la intretinerea acestora si a documentelor. Se pot executa operatii de Reindexare pe toate lunile, Reindexare luna curenta si Reindexare luna curenta selectiv(pe tabelele dorite). Din submeniul Stoc pot fi apelate doua utilitare Corectie stoc si Curatare stoc cu sume nesemnificative. Optiunea Curatare stoc cu sume nesemnificative se apeleaza periodic pentru a elimina din evidenta documentele de plata si soldurile sumelor mici rezultate din rotunjiri. Optiunea Curatare stoc se apeleaza periodic pentru a corecta cantitatile din stoc pentru care din diferite motive stocul calculat si cel existent au valori diferite

5.5.2. Interogare date

Cu ajutorul acestei optiuni administratorii pot executa browse pe tabelele selectate din baza de date aleasa.

41

5.5.3. Actualizarea aplicatie

Actualizarea programului PharmEc Farmacie se face cu ajutorul optiunii Actualizare NET(actualizari de produse, medicamente, retete furate, liste MS, eventual upgrade-uri, etc.) sau cu ajutorul optiunilor Actualizare automata(actualizari upgrade-uri) respectiv Actualizare particulara(actualizari upgrade-uri particulare) din submeniul Actualizare aplicatie. Actualizarea automata se realizeaza daca exista un fisier de actualizare de forma F1XXABC.PH in directorul upgrade din directorul radacina al aplicatiei si acesta nu a fost aplicat. Dupa aplicare versiunea aplicatiei devine ABC(la fel ca ultimul fisier de upgrade). Daca se face un upgrade particular versiunea nu se incrementeaza cu o unitate, ea ramane aceeasi. Daca un pachet s-a aplicat gresit atunci el poate fi sters prin intermediul optiunii Stergere ultimul upgrade din acelasi submeniu Actualizare aplicatie. Versiunea se decrementeaza cu o unitate la fiecare astfel de operatie. Daca pachetul care trebuie sters nu e ultimul aplicat atunci se sterg succesiv toate pachetele pana la el.

5.5.4. Planificator de joburi

Optiunea Planificator de joburi pune la dispozitie lista operatiilor care se vor executa automat de program la anumite momente stabilite. Operatiile posibile sunt modificare(F4), stergere(DEL) sau adaugare(INS). Datele care trebuiesc furnizate programului sunt: Explicatie Comanda Fisier proceduri Tipul - un nume scurt pentru procesul ce se va derula la intervale sau date precizate, - procedura FOX care se executa,

- se precizeaza cand se va realiza comanda. o Zilnic - se va preciza suplimentar si Ora la care se va executa Comanda o Saptamanal- se va preciza suplimentar si Ziua la care se va executa Comanda o Lunar - se va preciza suplimentar si Ziua la care se va executa Comanda o Anual - se va preciza suplimentar si Ziua si Luna in care se va executa Comanda o Cronos Cu intrebare - in momentul in care ar trebui sa aiba loc Comanda apare o fereastra, moment in care se poate renunta la executia respectivei comenzi Utilizator, Grup, Calculator - se poate ca doar pentru anumiti utilizatori si grupuri sau doar de pe anumite calculatoare sa se poata executa respectivele comenzi

42

5.5.5. Replicare server

Meniul Replicare server cuprinde urmatoarele optiuni: Informatii replicari sunt prezentate cateva informatii despre data ultimului pachet actulizat, data cadn s-au actualizat retetele furate, data ultimei replicari, identificatorul de export(indica pentru ce sursa se face replicarea), etc

Generare pachet Generare raport lunar Generare raport Amar

Observatie: Replicarea este o componenta a Actualizarii Net.

5.6. Rapoarte
Submeniul Rapoarte are rolul de a defini toate rapoartele folosite in aplicatie. El se comporta ca un generator de rapoarte si are urmatoarele doua optiuni: Configurare rapoarte si Imagini

43

Observatie: Un raport poate avea una sau mai multe imagini. O imagine poate apartine unui raport sau poate sa nu apartina nici unui raport, sa fie de sine statatoare.

5.6.1. Generatorul de raporte. Mod de lucru

Asupra rapoartelor definite in cadrul acestui submeniu se pot executa urmatoarele operatii: INS (CTRL+INS) DEL F6 F9 F2 ENTER F4 - adaugare raport nou(raport nou duplicat); - sterge inregistrarea curenta; - realizare raport; - listare raport; - salvare raport pentru update; - selectare inregistrare toate campurile, toate relatiile, toate variabilele raportului - modificare raport se modifica aceleasi date ca cele de la inserare raport nou

La adaugare si la modificare cu F4 trebuie precizate urmatoarele valori: Codul raportului o scurta denumire pentru raport; Fisier proc, Denumire, Procedura ; Grup indica in ce submeniu din cadrul aplicatiei se va regasi raportul. Astfel toate raportele care au la grup valoarea 2 vor fi cuprinse in lista aferenta optiunii Rapoarte din meniul Clienti. Drept, RO, Personal; Raport activ indica daca raportul este activ sau nu.

5.6.2. Rapoartele existente. Mod de lucru

Prin raport se intelege o situatie despre anumite elemente grupate dupa o serie de criterii. Un bun exemplu il constitue facturile nesoldate la unul sau mai multi furnizori dintr-o anumita perioada.

44

Un raport este alcatuit dintr-un set de filtre cu ajutorul carora poate fi extrasa informatia care satisface anumite criterii si un set de imagini de afisare a datelor selectate. Filtrele pot fi de mai multe tipuri: multiselectie - la selectare sunt mai multe posibilitati: o selectare/deselectare a unui singur element cu ENTER o selectarea/deselectarea tuturor elementelor cu CTRL + A / CTRL+Z, o selectarea/deselectarea tuturor elementelor de la pozitia curenta cu CTRL + R interval, valoare.

Imaginile inseamna aranjarea in mod grafic a informatiei pe coloane, intr-o anumita ordine si eventual grupat dupa diferite criterii. Dupa cum s-a precizat mai sus fiecare meniu al programului are definite un set de rapoarte(care pot fi imbunatatite si completate cu generatorul de rapoarte). Optiunea Rapoarte din aceste meniuri afiseaza o lista cu denumirile rapoartelor aferente meniului respectiv(in functie de valoarea de pe campul grup rapoartele se vor regasi intr-un meniu sau altul al aplicatiei). Selectarea raportului dorit se face cu ENTER. In acest moment apare pe ecran lista de filtre. Pasii de formare a unui filtru sunt: 1. Selectare filtru prin bifarea lui, 2. Daca filtrul este multiselectie se apasa butonul Selectie si se aleg valorile dorite asa cum s-a aratat mai sus, daca filtrul este de tip interval se introduc in cele doua casute valorile minima si maxima iar daca filtrul este de tip valoare se introduce acesta informatie. Pentru a se arata ca filtrul a fost selectat apare o bifa in dreptul lui si numarul de elemente selectate(doar la multiselectie) 3. Daca se doreste se poate oricand reveni la valorile filtrului pentru modificari Pentru a realiza raportul dupa ce s-au facut selectii in filtre se alege din lista imaginilor disponibile forma sub care se va realiza raportul. Se bifeaza casutele Data/Ora respectiv Firma daca se doreste ca la listare sa apara si informatii despre momentul si firma pentru care s-a facut listarea.

45