www.eurocor.

ro

E IV
I T
C RA
LE NST
O

EM
D

INTRODUCERE
Adaptarea organizrii companiilor la noile provocri determin creterea
complexitii activitii de conducere. Actualii manageri se confrunt cu sarcini
de decizie i organizare multiple, diverse, pentru rezolvarea crora este absolut
necesar prezena unor asisteni profesioniti.
Orice asistent manager gestioneaz nu numai totalitatea fluxurilor organizatorice
de secretariat, dar preia i sarcini ale managerilor, pe care le rezolv n colaborare
cu acetia sau independent. Este deja un fapt cert c, fr un asistent competent,
un manager nu poate desfura o activitate eficient!
Putem spune, prin urmare, c asistent managerul ocup o funcie reprezentativ
n cadrul companiei, fiind colaborator apropiat al directorului i chiar suplinitor
al acestuia, motiv pentru care pregtirea sa trebuie s fie complex, s vizeze
cunotine variate de management, marketing, comunicare, protocol, contabilitate,
informatic, psihologie.
Cursul de Asistent manager elaborat de Institutul EUROCOR ofer ansa unei
astfel de pregtiri tuturor celor interesai n a profesa ca asistent manageri sau n
a se perfeciona n acest domeniu, tot mai solicitat pe piaa forei de munc din
Romnia.

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

Cursul se compune din 16 module (32 de lecii), prezentate sub forma unor
fascicule care se ndosariaz ntr-o map special EUROCOR. Structura sa clar
faciliteaz semnificativ nsuirea cunotinelor; n ceea ce privete coninutul su,
cursul are un pronunat caracter practic, menit s v ajute n adoptarea i aplicarea
celor mai potrivite decizii specifice diferitelor aspecte cu care se poate confrunta
un asistent manager n activitatea sa. Fiecare lecie debuteaz cu o introducere
i un incitant studiu de caz, din care reiese importana asimilrii cunotinelor i
formrii deprinderilor n ceea ce privete tema respectiv; n plus, leciile cuprind
nenumrate exemple, exerciii practice, precum i recomandri pentru situaiile
dificile, atipice ce pot aprea n activitatea cotidian. La sfritul fiecrei lecii
se afl o recapitulare succint a celor mai importante aspecte prezentate, ce este
de un real ajutor pentru a verifica modul n care au fost asimilate cunotinele
prezentate, precum i o tem pentru acas, care, dup rezolvare, poate fi trimis
spre corectare profesorului personal pe adresa Institutului EUROCOR.
Pentru ca studiul dumneavoastr individual s fie ct mai uor i eficient, au fost
introduse urmtoarele simboluri pe marginea leciilor:

semnaleaz noiunile, definiiile i ipotezele noi

semnaleaz exerciiile practice pe care le avei de rezolvat

3 (21)

indic faptul c tema respectiv a mai fost abordat ntr-o lecie anterioar
(n acest caz, tema a mai fost abordat n lecia 3, la pagina 21).

Lecia de fa constituie o lecie demonstrativ, care dorete s v familiarizeze

cu metoda de studiu EUROCOR. Din punctul de vedere al numrului de pagini,
ea reprezint mai puin de jumtate din coninutul unui caiet de studiu. Vei gsi
aici fragmente din structura modulelor acestui curs, exemple, exerciii, precum
i un model de recapitulare i de tem pentru acas.

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

Programa cursului ASISTENT MANAGER

MODULUL 1

Rolul i calitile unui asistent manager ntr-o companie

Preluarea i transmiterea informaiilor

MODULUL 2

Gestionarea i securitatea informaiilor

Birotic folosirea aparaturii specializate: copiatoare, faxuri,
calculatoare, imprimante

MODULUL 3

Telecomunicaiile derularea convorbirilor telefonice

Administrarea documentaiei: tipuri de documente, clasificarea
i arhivarea documentelor

MODULUL 4

Sistemul de operare Windows

Folosirea aplicaiei Microsoft Outlook

MODULUL 5

Corespondena de afaceri: principii de ntocmire, elemente

standard, mijloace de transmitere
Realizarea documentelor cu ajutorul editorului de texte
Word

MODULUL 6

Crearea tabelelor i funcii aferente

Tipuri i modele ale celor mai utilizate scrisori de afaceri:
oferta, cererea de ofert, comanda, scrisoarea de reclamaie,
rspunsul la reclamaie, somaia .a.

MODULUL 7

Gestionarea timpului i stresului

Rolul asistentului n coordonarea resurselor umane ale
companiei

MODULUL 8

Comunicarea interpersonal noiuni de comunicare

organizaional, tehnici de comunicare, componenta
nonverbal a comunicrii

lec]ie demonstrativ\

MODULUL 9

Asistent manager

Organizarea manifestrilor de afaceri

Realizarea prezentrilor folosind aplicaia Power Point

MODULUL 10

Noiuni financiar contabile documente de eviden contabil,

modaliti de plat
Noiuni de management luarea deciziilor pornind de la
interpretarea parametrilor economici ai companiei

MODULUL 11

Programul de calcul tabelar Excel: introducerea datelor,

formatarea foilor de calcul
Aplicaii Excel formule, funcii, diagrame

MODULUL 12

Noiuni de marketing: analiza pieei, concurenei, analiza

SWOT
Contactele cu partenerii de afaceri, organizarea vizitelor

MODULUL 13

Negocierea comercial: pregtirea negocierilor, desfurarea

tratativelor, tehnici de negociere
Contractarea fazele contractrii

MODULUL 14

Coninutul contractelor comerciale: obiect, pre, condiii de

livrare i plat, calitatea mrfurilor
Derularea contractelor comerciale: livrarea, transportul
mrfurilor, asigurarea mrfurilor, recepia mrfurilor

MODULUL 15

Noiuni de Internet: geneza i evoluia Internetului, realizarea

conexiunii la Internet
Navigarea pe Internet: utilizarea browserelor de Internet,
portaluri i motoare de cutare

MODULUL 16

Pota electronic. Grupurile de tiri. Teleconferinele

Transferul fiierelor i alte servicii de reea

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

Din lecia 1, n care v sunt prezentate poziia, rolul, calitile i atribuiile

principale ale unui asistent manager, am selectat primele fragmente ale
leciei. Vei gsi n cadrul acestor fragmente partea de introducere,
precum i studiul de caz ce caracterizeaz nceputul fiecrei lecii.

LECIA 1
INTRODUCERE
Btlia mpotriva mentalitii tradiionale, care privea asistent managerul doar ca pe
o secretar care nu face dect cafea i dactilografie, este aproape ctigat. Cei care
nc mai afirm aa ceva dau dovad de lips de profesionalism. De fapt, asistent
managerii din firmele moderne sunt adesea asociai membrilor din conducerea
firmelor respective, chiar dac acest fapt nu este consemnat, de cele mai multe ori,
n fiele oficiale ale posturilor lor.
Asistent managerul este indispensabil desfurrii unei activiti eficiente a
companiei. Rolul su, ca factor important n organizarea i planificarea activitii
companiei, este din plin demonstrat de realitile economice contemporane.
Aceast prim lecie a cursului este consacrat analizrii elementelor ce caracterizeaz
activitatea unui asistent manager, relaiilor ierarhice pe care acesta le stabilete n
cadrul companiei, precum i calitilor solicitate de o astfel de poziie.

ROLUL I CALITILE UNUI ASISTENT

MANAGER NTR-O COMPANIE
Doamna Rdulescu lucreaz de opt ani ntr-o firm romno-canadian, fiind asistenta
domnului Matei, directorul general al acestei companii.
Doamna Rdulescu cunoate firma i angajaii, tie toate aspectele importante ale
activitii, astfel nct, pe baza experienei proprii, poate anticipa desfurarea
aciunilor firmei i poate contribui la derularea acestora fr probleme.
Firma canadian partener fixeaz o ntlnire de lucru urgent, ca urmare a faptului
c au intervenit unele probleme n derularea unui proiect comun. Anunarea edinei
sosete prin e-mail la doamna Rdulescu. Domnul Matei lipsete din ar, fiind ntr-o
delegaie extern, i se ntoarce doar cu trei zile nainte de data programat pentru
edin. ntruct domnul Matei este cel care anun subordonaii din echipa de
coordonare a proiectelor despre diversele edine de lucru i aspectele ce urmeaz
a fi discutate, de data aceasta ei ar trebui s afle despre aceast aciune doar cu trei
zile nainte, timp insuficient pentru a pregti documentaia necesar. n consecin,
lund acest fapt n considerare, doamna Rdulescu decide s transmit ea nsi
echipei sarcinile ce trebuie ndeplinite pn la desfurarea ntlnirii cu partenerii
din Canada.

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

Abordarea global i n perspectiv a problemei intervenite n activitatea firmei,

n absena directorului general, demonstreaz importana asistent managerului
ca ajutor al conducerii.
A procedat corect i n limita sarcinilor de serviciu doamna Rdulescu?

Poziia asistent managerului ntr-o companie

Locul unui asistent manager se regsete la nivelul structurilor ierarhice superioare
ale companiei, ca prim subaltern i n acelai timp colaborator apropiat (mn
dreapt) al directorului (general sau de departament). Asistent managerul nu poate
da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de ctre director, n afara cazului
n care are, la rndul su, subalterni (secretar/e). Sunt ns nenumrate cazurile
n care, prin delegarea responsabilitilor, asistent managerului i se subordoneaz
directorii de departamente, asistentele acestora etc.
Sarcinile pe care trebuie s le ndeplineasc asistent managerul depind hotrtor
de poziia i activitatea efilor, dar i de personalitatea acestora, deoarece stilul
lor de conducere i modul lor de a nelege colaborarea determin atmosfera
cotidian din firm.
DIRECTOR GENERAL

ASISTENT MANAGER
SECRETAR

DIRECTOR
PRODUCIE

DIRECTOR
MARKETING
SECRETAR

SECRETAR

DIRECTOR
RESURSE UMANE
SECRETAR

Rolul asistent managerului n companie

Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile
fr a-l contrazice, s fie absolut loial i discret, iar, pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele funcii pe care trebuie
s le aib un asistent manager pentru a-i degreva sarcinile, a-i sprijini i asigura
succesul.

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

Am ales fragmentul urmtor, ce aparine leciei 5, pentru a ilustra

caracterul practic al coninutului acestui curs. n sprijinul formrii
deprinderilor optime vin i exemplele i recomandrile finale (pentru
situaiile mai dificile) cuprinse n curs.

Reguli cnd primii un telefon

Iat acum cteva reguli utile, de care este bine s inei seama atunci cnd primii
un telefon:
Rspundei ntotdeauna prompt i declarai-v identitatea.
Exemplu
Dac primii un telefon prin operator, este recomandat s v spunei numele i
departamentul din care facei parte. n cazul n care primii un telefon direct,
spunei numele companiei. Un salut cum ar fi Magnum SA. Bun ziua
are ntotdeauna un efect plcut. Dac primii un telefon intern, spunei-v
numele i, eventual, postul (de exemplu: Mirela Popescu, asistent manager
vnzri).
Nu lsai interlocutorul s atepte la telefon.
Exemplu
Tocmai ai primit un telefon, dar considerai, dintr-un motiv bine ntemeiat,
c va fi o ntrziere n stabilirea legturii sau c este posibil s fii nevoit
s ntrerupei convorbirea, la un moment dat. n acest caz, este mai bine s
ntrebai respectuos persoana solicitant dac putei s o sunai dumneavoastr
sau dac poate s v sune mai trziu.
inei la ndemn un carnet i un creion pentru a putea scrie mesajele.
Ridicai receptorul cu mna stng, astfel nct mna dreapt s fie liber
pentru scris (sau invers, dac suntei stngaci).
Cnd trebuie s transmitei legtura mai departe altei persoane, anunai
numele celui care solicit convorbirea. Repetarea numelui ar putea determina blocaje n comunicare.
Dac apare o ntrziere cnd dai legtura altei persoane, inei la curent
persoana care cere legtura cu aciunile pe care le ntreprindei.
Dac primii un telefon care nu v era destinat, gndii-v c nu a fost o
greeal intenionat. Nu devenii iritat n acest caz. Nu este necesar s
v cerei scuze, dar acceptai politicos scuzele celuilalt.
ntotdeauna ncercai s salutai cu voioie persoanele cu care luai contact, chiar i la sfritul zilei, iar dac tii numele acestora, nu ezitai s-l
folosii atunci cnd v adresai.

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

O persoan care dorete s vorbeasc cu eful n condiiile n care acesta

lipsete n acel moment nu trebuie lsat s atepte, ci trebuie ntrebat
care din urmtoarele variante i convine mai mult:
s vorbeasc cu dumneavoastr;
s atepte telefonul efului, cnd acesta se va ntoarce;
s sune din nou mai trziu;
s lase un mesaj.
preluarea
mesajelor

Toate mesajele trebuie notate, pentru c memoria s-ar putea s v joace feste.
Nota pe care o redactai la primirea unui telefon trebuie s conin urmtoarele
puncte:

data i ora la care s-a primit mesajul;

numele persoanei creia i-a fost adresat mesajul;

numele solicitantului, adresa i numrul de telefon;

detalii precise despre mesajul primit.

Pentru preluarea mesajelor se pot folosi formulare tipice. n acestea se vor preciza ordonat elementele enumerate anterior.
Aceste formulare se vor prezenta ulterior efului.
Exemplu
Un exemplu de formular pentru preluarea mesajelor este urmtorul:
Data: .

Ora:

n lipsa dumneavoastr
Dl./D-na: ...
De la:
Nr. telefon:
A telefonat

V roag
s telefonai

Urgent

Solicit o
ntlnire

Va reveni

Foarte
urgent

MESAJ

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

Recomandri utile pentru alte situaii

Desigur, n activitatea de asistent manager pot interveni o serie de alte situaii,
crora trebuie s tii cum s le facei fa.
Probleme cu care nu ai fost pus la curent:
n cazul n care trebuie s oferii interlocutorilor informaii cu care eful nu v-a
pus la curent (datorit caracterului lor de confidenialitate sau ca urmare a absenei
efului, de exemplu), oferii un rspuns ct mai diplomatic, din care s nu reias
c nu dorii s oferii astfel de informaii. Solicitai interlocutorului s revin sau
asigurai-l c vei reveni dumneavoastr sau eful dumneavoastr cu un telefon
ct mai curnd posibil.
Reclamaii la telefon:
n cazul n care primii un telefon prin care se reclam ceva (de exemplu, ntrzierea
unei pli, efectuarea unui serviciu necorespunztor), trebuie s vorbii calm i
s v pstrai autocontrolul. Apelantul nu trebuie s v influeneze. Lsai-l s se
calmeze. Nu minimalizai problemele reclamate. Nu i spunei c nu are dreptate,
pentru c acest lucru l va enerva i mai tare. ncercai s i rspundei pe scurt,
manifestnd interes, i oferii-i, n msura n care este posibil, soluii favorabile
la cele sesizate.
Omiterea respectrii termenului de a suna pe cineva:
Dac v amintii prea trziu c trebuia s sunai pe cineva, este de preferat s nu
recunoatei acest lucru. Recunoscndu-l, persoana respectiv ar putea crede c
ignorai problemele sale. Este mai bine s v scuzai, sugernd c ai avut nevoie
de mai mult timp pentru a rezolva respectivele probleme sau c a fost nevoie de
prerea mai multor persoane pentru a gsi soluia ideal. Tratai convorbirea cu
tact, diplomaie, fr ns a lingui interlocutorul.
Convorbirile personale:
ncercai s reducei numrul i durata convorbirilor personale. Rugai rudele i
cunoscuii s nu v sune la serviciu dect n cazuri urgente. Dac totui suntei
sunat, rezolvai ct mai operativ problemele ridicate de respectivele convorbiri, n
aa fel nct s purtai convorbiri personale ct mai scurte cu putin. Asigurai-v
c apelurile personale n timpul orelor de lucru nu ofer efului sau colegilor motive pentru a v critica.
Cu seriozitate, sobrietate, discreie, politee, diplomaie, orice asistent manager
poate transforma convorbirile sale telefonice n anse de reuit, de afirmare a
propriei valori i, bineneles, a companiei pe care o reprezint!

lec]ie demonstrativ\

10

Asistent manager

Din lecia 13 am selectat cteva fragmente teoretice ce cuprind scheme

grafice, exerciii i definiii referitoare la cele mai consacrate modele
practice de gestionare a timpului, precum i la principalii factori risipitori
de timp, aa-ziii hoi de timp.

Modele practice de gestionare a timpului

Pentru dezvoltarea i exemplificarea etapelor, metodelor i principiilor enunate
pn acum, referitoare la planificarea activitii, v vor fi prezentate n continuare
cele mai cunoscute modele practice de gestionare a timpului.
principiul
Pareto

Principiul Pareto, numit i regula 80:20, v ajut s v concentrai pe sarcinile

cu adevrat importante.

Selectarea prioritilor din lista lrgit de sarcini este foarte important

pentru atingerea obiectivelor. Se pot atinge obiectivele postului prin
ndeplinirea a relativ puine sarcini, ns majore.
Principiul Pareto susine c 20% din timp acordat sarcinilor importante produce
80% profit, n timp ce 80% din timp acordat detaliilor produce 20% din profit.
Exemplu
Din zece sarcini care trebuie ndeplinite ntr-o zi, dou sunt majore.
Prin ndeplinirea celor dou sarcini majore, se realizeaz 80% din activitate.
Prin soluionarea celorlalte opt sarcini, se muncete foarte mult, dar se
realizeaz doar 20% din munca zilei respective.

13 (8)

Conform acestui principiu, esenial este s gsii criteriile care s v permit s v

concentrai asupra aspectelor cu adevrat importante. Aceste criterii v vor obliga
s facei o ierarhizare a prioritilor i s v respectai deciziile.
Eficiena muncii presupune concentrarea asupra acelor aspecte (sarcini)
care au anse s aduc cele mai bune rezultate.

Asistent manager

analiza valorii
folosirii
timpului
(analiza ABC)

lec]ie demonstrativ\

11

O alt modalitate concret prin care vei reui s v planificai eficient timpul este
analiza ABC.
Timpul e n mod frecvent irosit cu probleme nesemnificative, iar problemele cu
adevrat importante sunt, n general, neglijate. Cheia unei organizri eficiente a
timpului este s acordai activitilor planificate o prioritate clar, prin ordonarea
lor n funcie de schema de clasificare ABC:
VALOAREA ACTIVITII
65%

20%

15%

SARCINI A
Foarte importante

SARCINI B
Importante

SARCINI C
Mai puin importante
(uzuale)

15%

20%

65%

UTILIZAREA EFECTIV A TIMPULUI

Analiza ABC nu se refer doar la faptul c sarcinile A trebuie ndeplinite i c

ne dispensm de sarcinile C, ci c toate aceste activiti trebuie atent echilibrate,
distribuite i organizate ntr-o succesiune zilnic, prin stabilirea prioritilor.
n practic, analiza ABC este eficient atunci cnd:

e
tabelul lui
Eisenhower

planifici doar dou sau trei sarcini A pe zi (dou pn la trei ore);

urmreti trei sau patru sarcini B (ntre una i dou ore);

rezervi o perioad determinat de timp pentru sarcinile C (aproximativ 1 or).

Exerciiul 5
Precizai care sunt sarcinile A n activitatea pe care o desfurai n prezent.
Dup ce ai identificat toate sarcinile A, ncercai s prezentai cteva msuri
concrete care s asigure faptul c v vei ocupa zilnic de cel puin o sarcin
de tip A.

Tabelul lui Eisenhower evideniaz aceleai criterii de gestiune a prioritilor.

Conform acestui tabel, distingem:

lec]ie demonstrativ\

12

Asistent manager

A sarcini importante i urgente (recomandat a fi ncepute imediat);

B sarcini importante, dar nu urgente (sunt prioritare, dar nu trebuie rezolvate
imediat);
C sarcini urgente, dar nu foarte importante (se deleag, pe ct posibil, sau se
las deoparte);
R sarcini ce trebuie respinse, documente ce trebuie s ajung de ndat la arhiv
sau la coul de gunoi.

Factori risipitori de timp

Pentru muli asisteni, unul dintre aspectele dificile ale gestionrii timpului
const tocmai n acceptarea faptului c ei nii poart vina pentru marile lor
probleme.
Nimnui nu-i place, de fapt, s-i recunoasc slbiciunile i gsim c este mult
mai uor s dm vina pe alii. Atunci cnd oamenii vorbesc despre cele mai
mari probleme ale lor, se gndesc invariabil la condiiile mediului de lucru care
nu sunt sub controlul lor.
Desigur, se pot gsi diveri factori perturbatori n desfurarea n condiii normale
a activitii:

convorbirile telefonice interminabile;

numrul ridicat de documente ce urmeaz a fi analizate i prelucrate;

persoanele neinvitate;

edinele neproductive;

informaiile necorespunztoare;

echipamentele inadecvate.

Cu toate acestea, adevrata cauz, care st la baza celor mai muli factori risipitori
de timp, este nsi persoana care permite s-i fie irosit timpul. Irosirea timpului
se datoreaz, de fapt, urmtorilor factori:

tendina de amnare a unor sarcini;

ncercarea de a face prea multe lucruri n acelai timp (perfecionismul exagerat);

estimrile de timp nerealiste;

lipsa spiritului organizatoric;

neputina de a face fa situaiilor stresante i momentelor de criz.

De aceea, pe parcursul acestei lecii vom ncerca s prezentm cu preponderen

soluiile concrete privind modificarea comportamentului dumneavoastr fa de aceti
factori perturbatori ce pot aprea n oricare dintre firmele la care vei lucra.
convorbirile
telefonice

Dei ar putea s par greu de crezut, unul dintre cei mai importani factori de
irosire a timpului este telefonul.
Pentru satisfacerea orgoliului personal sau din dorina de a fi bine apreciat,
acceptai toate apelurile telefonice i permitei s fii ntrerupt, iar apoi dai vina
pe persoana care v-a telefonat. Ironia const n faptul c ntreruperile cauzate de
telefon sunt uor de rezolvat.

Asistent manager

5 (10)

lec]ie demonstrativ\

13

Soluia general pentru ntreruperile cauzate de telefon const n filtrarea acestora,

astfel nct s nu fie necesar s v ntrerupei munca de fiecare dat cnd sun
telefonul.
Exerciiul 6
Lucrai la un proiect important i telefonul sun continuu, diveri colegi sau
colaboratori dorind s confirme ore de ntlnire, s v solicite detalii despre
programul directorului i despre diverse dosare sau, pur i simplu, s afle ce
ai fcut n weekend.
Punctai cteva exemple de formulri prin care s scurtai sau s refuzai
convorbirile respective, fr a jigni ns interlocutorii.

ntreruperile
generate de
vizite

Vizitatorii, fie c sunt angajai ai firmei sau persoane din exterior, reprezint unul
dintre cei mai importani factori de irosire a timpului.
Solicitrile vizitatorilor pot fi extrem de variate, de la obinerea unor informaii,
sfaturi sau decizii pe care le ateapt de la dumneavoastr, pn la elaborarea sau
actualizarea unor materiale sau proiecte. Lucrul pe care l au n comun este c v
cer, ntr-un fel sau altul, s v oprii din lucru i s v ndreptai atenia ctre ei.

Pentru a controla vizitatorii neanunai, trebuie s aflai ct mai precis care

este scopul pentru care v solicit.

Exerciiul 7
Verificai ct succes avei n a rezolva problema vizitatorilor neinvitai.
Acordai-v urmtorul punctaj pentru fiecare dintre afirmaiile din tabelul
prezentat n continuare:
Aproape niciodat - 0
Cteodat - 1
Adesea - 2
Aproape ntotdeauna -3
PUNCTE
1. mi termin sarcinile nainte de a permite s fiu ntrerupt.
2. ncerc s limitez durata ntreruperilor.
3. nainte de a accepta o ntrerupere, ntreb despre ce este vorba, astfel
nct s pot evalua prioritatea fa de sarcinile pe care le rezolv n
momentul respectiv.
4. nainte de a accepta ntreruperea, m gndesc la soluiile alternative
pe care le-a putea recomanda (trimiterea spre o alt persoan,
amnarea, gsirea soluiei chiar din partea celui care m solicit).

Punei n aplicare recomandrile noastre i reluai testul dup o lun. Care

credei c vor fi rezultatele?

lec]ie demonstrativ\

14

Asistent manager

Dintre leciile de informatic prevzute n structura cursului am ales un

fragment al leciei 18, ce are ca subiect realizarea prezentrilor folosind
aplicaia PowerPoint. Vei sesiza accesibilitatea abordrii, furnizarea
informaiei de specialitate fiind relevant i atrgtor nsoit de exemple
grafice (capturi de imagini) clare.

Modelele de prezentare predefinite

Pentru ca foliile create s aib un aspect plcut, ele pot fi ncadrate n modelele de
prezentare predefinite pe care PowerPoint vi le pune la dispoziie. Se recomand
ns alegerea acelor modele care se potrivesc din punct de vedere estetic i al
coninutului cu tema ce este prezentat.
Aceste modele de prezentare pot fi aplicate din start foliilor sau dup alegerea
abloanelor de machetare i editarea efectiv a diapozitivelor.
aplicarea din
Pentru aplicarea din start a modelelor de prezentare se procedeaz n felul
start a modelelor urmtor:
de prezentare 1. La deschiderea aplicaiei se alege Template din fereastra de dialog PowerPoint, se execut clic pe OK, apoi din fereastra aprut se selecteaz
eticheta Presentation Designs. Se alege un model de prezentare (ce poate
fi previzualizat n partea dreapt a ferestrei), se execut clic pe OK i apoi
se alege ablonul corespunztor din fereastra New Slide. n felul acesta v
va fi afiat primul diapozitiv, ce dispune att de ablon de machetare, ct i
de un model de prezentare.
2.

aplicarea
ulterioar a
modelelor de
prezentare

Dac programul este deja deschis, putei ajunge la acelai rezultat alegnd opiunea
New din meniul File i selectnd aceeai etichet Presentation Designs.

Efectul menionat anterior poate fi aplicat i ulterior crerii unei folii doar pe
Apply
baza unui ablon de machetare. Pentru aceasta, se acceseaz comanda
Design, fie din meniul Format, fie de pe bara de instrumente standard, fie din
meniul contextual afiat ca urmare a unui clic dreapta pe folia creia i se dorete
aplicarea unui model de prezentare.
Din fereastra de dialog Apply Design poate fi ales modelul corespunztor.
Exemplu
Alegem pentru alonul creat anterior modelul de prezentare High Voltage.
pot. Rezultatul este urmtorul:

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

15

Exerciiul 7
Aplicai abloanelor pe care le-ai creat modelele de prezentare potrivite.
Multiplicai apoi foliile, selectnd folia al crei layout dorii s-l folosii mai
des i alegnd comanda Duplicate Slide din meniul Insert.
Dac ai greit, putei revoca comenzile date prin alegerea opiunii Undo din meniul
Edit sau prin apsarea butonului cu aciune similar de pe bara standard.

Adugarea graficelor

Pentru ca prezentrile s se bucure de ct mai mult interes, ele nu trebuie

dispuse doar cu text, ci i cu reprezentri grafice.
O prezentare ce conine situaia vnzrilor pe luni sau organigrama companiei, de
exemplu, are nevoie de reprezentri grafice pentru a fi neleas pe deplin. Iat de
ce n acest capitol al leciei v vom prezenta cele mai importante aspecte legate de
adugarea unor grafice n cadrul prezentrilor.

machetarea
automat a
unui grafic

Dac dorim s adugm un grafic la o prezentare, putem folosi modelele de machetare automat pe care aplicaia PowerPoint, ce partajeaz programul de
grafic Microsoft Graph cu celelalte componente ale pachetului Office, ni le pune
la dispoziie.
Exemplu
Dorim s crem o folie prin intermediul creia s prezentm situaia vnzrilor
modelului de telefon Melody pe lunile anului 2001. Pentru aceasta, alegem
din caseta New Slide un ablon care s conin spaiu pentru reprezentri
grafice (chart) stilul predefinit Text & Chart.
Folia conine o caset de inserie a graficului.
Completm cu text spaiile corespunztoare
textului, apoi executm dublu clic n spaiul
rezervat graficului pentru a deschide programul Microsoft Graph. Ecranul va arta
n felul urmtor:

bara de meniuri a
programului Graph

foaie de date
cu datele prestabilite

bara de instrumente
standard a programului
Graph
bara de formatare a
programului Graph

16

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

n foaia de date prestabilite nlocuim datele existente cu cele pe care dorim

s le prezentm pe folia noastr. Prima linie i prima coloan cuprind titluri
de coloane i linii, numite etichete, ce pot fi editate ca orice alt text. Folosim
comanda Exclude Row/Col din meniul Data pentru a exclude liniile care nu
ne sunt necesare. n mod identic se poate proceda pentru adugarea de linii
sau coloane (Include Row/Col). Este important s urmrim modificrile
aduse n tabel cu datele prezentate n graficul de pe folia noastr.
Dup completarea datelor (dac dorim s ajustm limea coloanelor, putem
Column Width din meniul Format al programului
alege comanda
Graph sau putem trage marcajele cu mouse-ul), executm clic pe butonul
View Datasheet de pe bara de instrumente standard a programului
Graph sau, pur i simplu, pe folie, n afara casetei de inserie a diagramei,
pentru a elimina de pe ecran foaia de date i a afia noul grafic.

Salvm folia creat. Pentru orice alte modificri pe care dorim s le aducem
diagramei, se efectueaz un dublu clic pe ea.
schimbarea
tipului de
grafic

Dac se dorete utilizarea aceluiai tip de grafic, dar modificat ca prezentare

(seriile de date pot fi aranjate n folie pe linii, coloane sau sub form de tabel),
By Row,
By Column sau
se execut clic pe unul dintre butoanele
Data Table din bara de instrumente standard a programului Graph.
Dac se dorete utilizarea unui alt tip de grafic, se alege comanda
Chart
Type din meniul Chart sau din bara de instrumente standard a programului
Graph.

Asistent manager

e
folosirea
butonului
Insert Chart

lec]ie demonstrativ\

17

Exerciiul 8
Creai un grafic prin intermediul cruia s v evaluai progresele nregistrate
n studiul cursului de asistent manager Eurocor, pe baza calificativelor care
v-au fost acordate n temele pentru acas de pn acum (sau alegei un alt
criteriu de evaluare).
Folosirea butonului Insert Chart aflat pe bara de instrumente standard a aplicaiei
PowerPoint reprezint a doua metod de adugare a unui grafic pe un diapozitiv.
Pentru aceasta, avnd prezentarea deschis, se execut clic pe butonul
Insert
Chart. Foaia de date implicit care apare la accesarea acestei comenzi se
completeaz conform cerinelor, aa cum am procedat i anterior. Alegem apoi
un anumit tip de grafic din lista desfurat prin executarea unui clic pe butonul
Chart Type de pe bara de instrumente. Executm clic pe butonul View Datasheet
sau n afara casetei de inserie. Pentru ca graficul creat s ocupe un spaiu potrivit
n prezentare, acesta se redimensioneaz, trgnd marcajele de dimensionare
conform dorinelor.
Exemplu
Am prevzut prezentarea creat cu un grafic tip plcint reprezentnd
vnzrile totale nregistrate n anul 2001 pe cele trei preuri date:

Dac dorim s rotim un grafic trimensional pentru a putea fi vzut mai bine,
putem face acest lucru aplicnd numrul de grade de rotire necesar n caseta
de editare Rotation din fereastra afiat ca urmare a executrii unui clic pe
comanda 3-D View din meniul Chart al programului Graph.
Dac dorim s adugm i etichete axelor graficului, pentru a indica procentul
fiecrui marcaj, n primul rnd selectm legenda i o tergem (aceasta nemaiavnd rost). Alegem Chart Options din meniul Chart al programului
Graph, executm clic pe eticheta Date Labels (Etichete de date), selectm
opiunea Show label and percent (Afiai eticheta i procentul) i executm
clic pe OK.
Selectm apoi sectoarele graficului i, prin simpla tragere cu indicatorul
mouse-ului a fiecrui marcaj de date, le repoziionm pentru a avea o imagine
mai clar a prezentrii.

18

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

V prezentm n continuare un fragment din recapitularea leciei 9,

pentru a v ilustra modul n care se verific i se sistematizeaz la
sfritul fiecrei lecii cunotinele asimilate.

RECAPITULAREA LECIEI 9
9.1 Corespondena de afaceri reprezint o modalitate de comunicare de mare
eficien, ce-i pstreaz actualitatea n pofida exploziei informatice recente,
fiind folosit de toate companiile interne i internaionale.
9.2 Principiile de baz pe care trebuie s le respecte acest tip de coresponden
sunt:
s fie orientat spre obiective;
s fie orientat spre destinatari;
s fie eficient i credibil;
s se conformeze identitii i imaginii firmei;
s fie corect din punct de vedere stilistic i gramatical i s aib un aspect
plcut.
9.3 Uzanele internaionale au stabilit ca o scrisoare cu caracter oficial s
antet, dat, referine, adresa desticuprind urmtoarele elemente:
natarului, formula de salut, obiectul scrisorii, coninutul scrisorii, formula
de ncheiere, semntura, referirile la anexe.
9.4 Pentru a obine o prezentare adecvat a corespondenei de afaceri, lizibil
i plcut, trebuie avute n vedere urmtoarele elemente:
mrimea
marginilor,
plasarea echilibrat n pagin a textului dactilografiat, dispunerea textului n paragrafe, separarea enumerrilor, marcarea elementelor
importante, evitarea despririi cuvintelor n silabe la capt de rnd, folosirea
unor fonturi corespunztoare.
9.5 n tranzaciile internaionale exist dou forme principale de aranjare a
textului n pagin:
forma bloc preferat de firmele americane;
forma dantelat folosit n special de firmele europene.
Este recomandat s folosii un singur tip de aranjare n pagin n cazul
corespondenei companiei, obinut prin modificarea acestor forme date n
funcie de cerine.
9.6 Pentru corespondena de afaceri, n funcie de documentele care se expediaz,
se folosesc, n general, urmtoarele tipuri de plicuri: plicuri standard de
coresponden, plicuri de cabinet i plicuri dosar.
9.7 Pe plic se fac urmtoarele meniuni:
adresa destinatarului;
adresa expeditorului;
indicaii speciale de atenionare se refer la caracterul corespondenei:
personal, confidenial, strict confidenial, urgent;
indicaii pentru pot se refer fie la categoria sau tariful potal, fie la
modul de trimitere a corespondenei: par avion, prin curier, a se returna n
caz de nedistribuire, rugm a nu se ndoi, post-restant, recomandat, contra
ramburs.

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

19

La sfritul fiecrui modul este prevzut o tem pentru acas, comun

celor dou lecii ale modulului. Am ales pentru exemplificare tema leciilor
11 i 12.

TEMA PENTRU ACAS 11 I 12

1.

Prezentai pe scurt modalitile de creare a unui tabel n editorul Word.

2.

Care dintre urmtoarele afirmaii este fals:

a) ntr-o celul pot fi inserate mai multe paragrafe.
b) Selectarea ntregului tabel se poate face prin executarea unui clic n interiorul oricrei celule i apsarea concomitent a tastelor Alt i 5 de pe partea
numeric a tastaturii (cnd comanda Num Lock este dezactivat).
c) Unirea mai multor celule se poate face prin selectarea ultimei celule din grupul
celor care vor fi unite i executarea unui clic pe comanda Merge Cells.
d) n Word, este posibil umbrirea difereniat a celulelor tabelului.

3.

Creai n Word i tiprii, pe o foaie separat, pe care s-o ataai temei, un tabel
cu coninut la alegere, n care s folosii ct mai multe dintre formatrile ce
au fost prezentate n lecia 11 a acestui modul.

4.

Care dintre urmtoarele formulri este potrivit n cazul unei oferte nesolicitate:
a) Ca urmare a interesului pe care l-ai manifestat fa de serviciile pe care
firma noastr le pune la dispoziie clienilor, v trimitem actualul nostru
catalog de preuri.
b) V confirmm cu mulumiri recepia comenzii dumneavoastr nr. 342 din
24 februarie 2002, referitoare la
c) Vrei s devenii posesorul celui mai performant software de contabilitate?
V surde ideea unei economii considerabile de timp i efort? Firma noastr
v pune la dispoziie
d) n cazul n care nu vei respecta nici acest termen, ne vedem, din pcate,
obligai s ne adresm instanelor judectoreti.

5.

n calitatea dumneavoastr de asistent manager al directorului unei firme care se

ocup cu distribuia pantofilor sport, formulai rspunsul adecvat la urmtoarea
scrisoare de reclamaie, ce face referire la calitatea necorespunztoare a unui
lot de produse expediat unui beneficiar sptmna trecut (reclamaie ce se
dovedete a fi ntemeiat).
Stimai Domni,
Trebuie s v aducem la cunotin c ultimul transport de pantofi sport livrat de
dumneavoastr la data de 12 ianuarie 2002 (350 perechi pantofi sport marca TP seria
121, pre 450000 lei/bucata) nu este la nivelul standardelor obinuite. Ne-am putut
baza ntotdeauna pe calitatea superioar a produselor dumneavoastr i suntem cu
att mai dezamgii de situaia ivit cu ct am livrat aceast marf, la rndul nostru,
unui nou client.
Vei gsi anexat un raport al experilor notri care au verificat cu atenie produsele.

lec]ie demonstrativ\

20

Asistent manager

V-am fi recunosctori dac ai avea amabilitatea s expediai pn la data de 1

februarie a.c un transport de nlocuire a celor 350 de produse, n vederea compensrii
prejudiciului adus firmei noastre.
Anexm raportul de expertiz care face dovada celor precizate anterior de noi.
Cu mulumiri,
Alex Maftei
Anex (1):

6.

Enumerai cte trei formule tip specifice unei:

a) scrisori de apreciere;
b) invitaii;
c) scrisori de felicitare.
Temele se rezolv pe formularele speciale dispuse la sfritul fiecrui

Cu aceste fragmente ale temei pentru acas se ncheie lecia

demonstrativ a cursului de asistent manager.
n sperana c materialul prezentat v-a convins de accesibilitatea i
atractivitatea cursului nostru pentru toi cei interesai de acest domeniu,

v ateptm s devenii cursant al institutului nostru

nscriindu-v la cursul de Asistent manager!