Evidena i organizarea coleciilor n

bibliotecile publice
EVIDENA COLECIILOR
Intrarea unei cri n bibliotec , de la achiziie pn la mprumut, impune parcurgerea
unui traseu standard, prin care cartea este luat n evidenele bibliotecii , descris i
oferit spre lectur.
Scopul evidenei este cunoaterea structurii numerice ( a nr. de u.b.) i valorice a coleciei
n orice moment.
Evidena propriuzis impune:

atenia, corectitudinea, simul estetic n operaiile pregtitoare nregistrrii

documentelor de bibliotec (preluare de stocuri, tampilare, )
cunoaterea exact a modului de lucru cu RI i RMF
profesionalismul i rigurozitatea cu care sunt eliminate din evidene documentele
de bibliotec selectate.
respectarea termenelor impuse de lege pentru verificrile gestionare.

Evidena i organizarea coleciilor

Acte obligatorii, unitare, de intrare n fonduri de ieire din fonduri - * facturi cu
specificaii

- procese verbale,
borderouri ( donaie, schimb, casare)
- ordin de transfer
- chitane, ordine de plata

EVIDENTA COLECTIILOR
Evidenta primara-RMF
registru-de-miscare-a-fondului.pdf

Registrul de micare a fondurilor RMF ( cod 19-1-1)

evidena centralizat a patrimoniului bibliotecii
3 pri

intrare - :Fiecare lot de cri ( toate crile care se gsesc pe acelai act nsoitor )
este nregistrat pe un singur rnd n Registrul de Micare a fondurilor RMF la
parte I intrri .
An Nr. intrare Data inreg. Provenienta Act insotitor Doc. In stoc Doc. In stoc
Inregistrare in RI Inreg. In RI OBS
Cant. Val De la nr. La nr.
Pentru rubrica provenien se vor folosi sigle- edBJ, donaie.
Evidena stocurilor de publicaii care intr in bibliotec ne furnizeaz date despre
ritmicitatea intrrilor n bibliotec
Numrul curent din RMF va fi trecut i pe actul nsoitor.
La sfritul anului sub ultima nregistrare din RMF la intrri se trage o linie cu alt
culoare i se fac totalurile cantitative i valorice a tuturor intrrilor din anul
respectiv . Acestea se inscriu la Recapitulare pe rndul Intrri n cursul anului.
ieire
Partea a doua contine grupurile de crti, selectate pentru scoaterea din gestiune.
Aceste ieiri propuse trebuie sa fie propuse de bibliotecar, aprobate de primrie i
operate in evidenele de bibliotec.
Ieirile pot fi fcute la intervale de timp regulate ca urmare a unei reorganizri sau
reevaluri periodice a colectiei, sau pot avea loc n urma inventarului de verificare
a coleciei.
O iesire nu poate fi operat n registre dect dac a fost aprobat de ordonatorul
local de credite- de ctre primrie.
Toate u.b.-urile propuse pentru ieire vor fi trecut pe un borderou care s conin:
Nr.crt. Nr. inventar Autor Titlu Editura, an pre Cota observaii

recapitulare III- Partea a treia Recapitularea

In fiecare an trebuie fcut bilanul tuturor operatiunilor care au avut loc in
gestiune

Fiele de eviden preliminar a serialelor

- evi ( ziare i reviste ) dena individual a serialului pn la constituirea volumului
de bibliotec

Evidenta individuala -RI

Registrul inventar - R I (cod 19-1-2) conine evidena individual ( nregistrarea

fiecrui volum de bibliotec)
- inventariere conservarea descriptiv a documentelor unei colecii, n general,
n ordinea cronologic a achiziiei
- exist registre separate pe tipuri de documente ( cri, seriale etc.)
REGULI DE COMPLETARE a documentelor de eviden
RMF i RI sunt documente unice pe bibliotec
Paginile RI se numeroteaz, pe ultima pagin se menioneaz numrul acestora i
se pune tampila bibliotecii
n RI numerele de inventar se dau de la 1 la infinit
Numrul de inventar al documentelor scoase din evidene nu se atribuie altor
documente
n RMF numerele curente se atribuie de la nr. 1 n fiecare an.
Fiecare element bibliografic se completeaz n rubrica destinat ( autor, titlu, an
) , cite, fr tersturi, cu cerneal albastr
Modificrile se fac cu culoare roie
Prescurtrile se fac conform standardelor

RI nu se recopiaz, se pstreaz n arhiv n starea n care se gsesc

VERIFICAREA COLECIILOR
Cadru legal pentru declansare unui inventar. Legea 334/2002 rrepublicat i reactualizat.
Cap.3 art 40.pct 8 Inventariere periodic: a) fondul care cuprinde pn la 10000 de
volume o data la 4 ani. b) fondul care cuprinde intre 10001 si 50000 de vol o data la 6
ani.
Adic o data la 4 ani o bibliotec mic trebuie s fac un inventar.
Succesiunea operaiilor n efectuarea inventarierii:

I.Stabilirea i aprobarea comisiei de inventariere la nivelul bibliotecii

comunale .
Comisiile pot fi compuse din 3-5 membri. La nivelul comunelor comisiile se aprob de
ctre consiliile locale. Dac inventarul se realizeaz pe motiv de schimbare de gestionar
particip la inventariere i noul bibliotecar. Persoanele care efectueaz inventarul sunt :
gestionarul, reprezentantul primriei i o persoan de obicei cadru didactic de la coala
comunei respective.

II.Pregtirea inventarierii cuprinde urmtoarele etape

* ntocmirea unui program al inventarierii

Estimativ zilnic pot fi confruntate in jur de 500 de cari cu RI .

Verificarea unui fond de carte sub 10000 de ub,ar trebui s dureze 2 luni cu
biblioteca nchis.
Pregtirea gestiunii pentru aciunea de verificarePregtirea documentelor necesare: Registre de inventar, Registrul de micare a
fondurilor.
Se anun perioada n care biblioteca va fi nchis pentru public
Se vor recupera crile mprumutate.
Se pregtete tampila care se va aplica pe publicaii.
Se va face instruirea celor care fac parte din comisie.

III.Metodologia de lucru :
1- Declaraie de la gestionari dac au plusuri de gestiune. 2-Confruntarea publicaiilor cu
registrul inventar al bibliotecii , aplicnd tampila pe versoul paginii de titlu, bifnd cu cu
past roie numrul de inventar pe fia topografic.( sau n registrul inventar, n
bibliotecile mici )
1. Se urmresc s corespund :
2. Datele editoriale ale publicaiei, nr. de inventar, i preul publicaiei.
3. ntocmirea borderoului cu publicaiile gsite minus , adic pe care nu le-am gsit n
raft dar figureaz n registrele inventar. Borderoul va cuprinde datele obinuite: nr.
inventar,autor, titlu,loc de apariie, cota, preul publicaiei. Fiecare fil de borderou va
avea preul publicaiilor totalizat. Borderoul va fi insoit de un centralizator al tuturor
datelor consemnate.
Pentru cei care stpnesc programul excel, listele se pot face electronic. Avantajul unei
liste excel este acela de a putea aranja lista in orice ordine dorim . Pentru intocmirea
centralizatorului putem aranja lista dupa autor, alfabetic, si dupa cote. Ordinea finala a
borderoului este : ordinea cresctoare a numerelor de inventar . Acest lucru permite
scoaterea documentelor eliminate din registrele de inventar cu efort minim.
Observatii: nu se reinventariaz fondul de carte cu ocazia inventarelor.
Inventarul nsemn verificare i confruntare cu registrele de inventar existente.
Existena mai multor numere de inventar pe cri arat c ar trebui s avem mai multe
seturi de RI dup care s-a lucrat in cursul anilor. Rescriind registrele nu mai putem avea
oglinda clar a gestiunii, nu mai putem ti cu exactitate :

ce carte lipsete , de cnd?

Ce carte a intrat, in ce an prima dat?
Ce carte a fost scoas in ce an cu ce proces verbal?

In caz c deja avem o situaie similar, vom descoperi ultimele registre si numerele de
inventar care corespund acestor registre si vom lucra doar dup acestea.
ncheierea matematic a inventarului nseamn, parcurgerea nc o dat a registrelor ,
numrarea poziiilor existente bifate i adunarea valorilor fiecrei poziii pentru obinerea
datelor finale. Aceste 2 date trebuie s coincid cu numrul de u.b. i valoarea de RMF
din procesul verbal de ncepere de inventar.
Valoare carte existent + valoare cri pierdute= Valoare fond din RMF
Numar carte existent+ numar carti pierdute= Numar carti din RMF
6 Urmtorul pas este ntocmirea procesul verbal de final care menioneaz: a-componena
comisiei. b-constatarea plusului i minusului din gestiune( cu borderourile aferente)- dac
exist
Conform Legii 334/2002 personalul din bibliotecile publice care are colecii cu acces
liber, destinate mprumutului la domiciliu, beneficiaz de un coeficient anual de 0,3%,
scdere din totalul valoric al fondului inventariat, reprezentnd pierdere natural datorat
unor cauze ce nu puteau fi nlturate.
c-Cauzele care au dus la apariia plusurilor i minusurilor- daca exist aa ceva.
d.-Propunerile comisiei privind remedierea deficienelor constatate. - de pe borderourile
de la punctul b. 7-Dup ncheierea verificrii dac se constat c unele publicaii sunt
prea degradate pentru a mai rmne n raft, sau au coninutul depit, vor fi selectate
pentru casare. Se vor face borderourile pentru casare.
La ncheierea inventarierii fiecare gestiune se va pune n acord cu RMF, cu evidena
contabil n termen de 10 zile de la terminarea verificrii.

METODE I TEHNICI DE VERIFICARE A COLECIILOR

Model de PLAN DE LUCRU Cu ocazia inceperii operatiunii de inventariere

Pe baza dispozitiei nr. si a Legii 334/2002, biblioteca comunala din_ a demarat
operatiunea de inventariere a fondului de carte pe data de _.
Conform cu RMF se verifica existenta unui fond de carte de u.b. in valoare de _
lei
-S-a stabilit ca tampila cu care se va tampila fiecare publicatie verificata va avea
forma triunghiulara si va contine V( an )/ Aceasta tampila se va aplica la fiecare
unitate pe versoul paginii de titlu si pe partea de sus a fiecarei pagini a registrului
inventar
-Fiecare pozitie gasita in registru va fi bifata cu pix (rosu, verde) cu bifa (simpla,
dubla)

-Confruntarea cartilor cu registrul va dura in perioada_ * -Finalizarea

inventarului intocmirea borderourilor de casare, lipsuri, alte probleme va avea
loc in perioada__
Comisia de inventariere

Cazuri particulare si rezolvarea lor

Biblioteca a fost ani de zile inchis i nu se mai gssc documentele de gestiune

exist 2,3 numere de inventar pe o carte si cateva seturi de registre
RMFul nu a mai fost condus de ani de zile sau nu exista
In caz c v confruntai cu o situaie special i nu tii cum s procedai
contactai biroul metodic al biblitoecii judeene de care aparinei.

Fiecare situaie trebuie evaluat separat i vzut cum se ajunge cu minim efort la soluia
optim.

ORGANIZAREA COLECIILOR DE
BIBLIOTEC
Aspectul bibliotecii implic urmtoarele

I. Mediul ambiental i organizarea coleciilor.

II. Actualizarea coleciilor i selectarea lor n funcie de propriul cerc de utilizatori
prin
III Selecia crilor pentru eliminare din colecii.
IV Forme vizuale de publicitate a bibliotecii i a crii.

===== Mediul ambiental i organizarea coleciilor

Discuia despre mediul ambiental al bibliotecilor ar trebui s nceap cu sublinierea
coordonatelor realitii imediate. Totui ncercm s discutm mai nti organizarea unei
biblioteci ideale, n care bibliotecarul este cel care i materializeaz visele, fiind
arhitectul propriei biblioteci. Ideal vorbind biblioteca ar trebui s fie un spaiu atractiv,
important n viaa comunitii, cu o imagine i o atitudine proactiv, dinamic, receptiv
i flexibil. mprirea spaiului aferent bibliotecii se poate face n funcie de ceea ce
dorete bibliotecarul s realizeze n comunitate. Pentru acesta bibliotecarul trebuie s tie
cu exactitate ce dorete, ce poate face, ce ar fi necesar s fac i care sunt posibilitile
prin care se pot realiza dezideratele lui. Planul de lucru trebuie sa ating urmtoarele
puncte: Ce spaiu iniial avem Ce servicii vrem s organizm Cum organizm spaiul
n funcie de ceea ce dorim Ce dotri avem nevoie Ce cerem, cum cerem, cui cerem.
Obiective care pot fi avute n vedere

-biblioteca centru cultural local.

-biblioteca spaiu al comunicrii.
-biblioteca spaiu pentru punerea n eviden a valorilor culturale locale.
-biblioteca spaiu de organizare de activiti care in de educaia pemanent .

Biblioteca chiar una mic poate fi mprit n una sau mai multe zone n funcie de
posibiliti: Zon pentru copii. Zon pentru lectur. Zon pentru acces liber la raft. Zon
pentru ziare. Zon pentru audiii muzicale. Zon pentru consultare a crilor. Zon pentru
cititorii tineri. Zon de var ( lectur n aer liber) Zon utilizabil iarna. n fiecare dintre
aceste zone pot fi organizate activiti de genul. Ateliere video Ateliere muzicale Cluburi
(desen, pictur, lucru manual pentru copii) Dezbateri ale problemelor comunitare i de
grup. Centru de informare a comunitii Colecii care constituie baze de date locale
Existena acestor spaii de comunicare transform n timp biblioteca ntr-un centru
cultural local.
Un alt deziderat este cel al organizrii funcionale a spaiului a acesibilitii coleciilor.
II

Actualizarea coleciilor i selectarea lor n funcie de

propriul cerc de utilizatori
.
==== C Organizarea fondului de carte la raft n aa fel nct s fie uor de accesat, dup
criterii care deservesc nevoile cititorilor. * Aezarea sistematic-alfabetic a coleciilor
(uzual)

Aezarea coleciilor dup criterii formale:

Aezarea fix, cronologic, alfabetic, dup limb, dup numrul de inventar
( mai rar utilizate)
Aezarea pe formate. Raiunea aezrii pe formate a documentelor n depozite
este economia de spaiu, astfel nct s nu se aeze pe aceeai poli cri de
format I i cri de format V. O aezare pe subiect a acestor documente ar aduna
formate diferite pe aceeai poli. Se practic n bibliotecile care dispun de spaii
mari de depozitare. Spaiul ce se poate economisi este considerabil.
Aezare pe domenii de interes:
Cri pentru elevii mici ( de poveti, de colorat)
Cartea de vacana
Cartea de tiin
Cartea pentru gospodine
Cartea poliist
Cartea de aventur

Cartea de cltorie
Biografiile
Oricrui domeniu la mod n anul respectiv i se poate crea un raft. Acest raft se
poate desfiina odat cu ieirea temei din mod

Accesul direct la publicaii - etichet a bibliotec moderne.

La Conferina IFLA de la Copenhaga , din 1997, se precizeaz c Liberul acces la
informaia din biblioteci pentru toi oamenii reprezint prioritatea nr.1. Accesul
nengrdit la informaie reprezint un principiu fundamental al libertii intelectuale pe
care bibliotecile i personalul acestora trebuie s-l respecte materializndu-l prin
achiziionarea, conservarea i disponibilizarea unei mari varieti de materiale care s
reflecte pluralitatea i diversitatea societii. Bibliotecarul are obligaia de a selecta, a
achiziiona i a oferi documentele dup criterii strict profesionale, liber de constrngeri de
ordin politic, moral sau religios, respingnd n acelai timp orice form de cenzur.

n literatura de specialitate se ntlnesc frecvent concepte ca acces liber, acces

liber la raft, acces direct, acces indirect. Potrivit reglementrilor
internaionale precizate mai sus, accesul n bibliotec, la raft, la documente este
liber. Mediat de bibliotecar, accesul liber devine indirect, iar nemediat de
bibliotecar, accesul este direct. De regul, accesul direct este practicat la rafturile
bibliotecii, direct la documente, n spaii pregtite corespunztoare. Tendina
general n biblioteci este ca partea rezervat depozitelor s fie n scdere, chiar i
n etapa de proiectare i de construcie , n favoarea creterii spaiilor cu acces
direct.

Actualizarea colectiilor prin casare

Principii pentru actualizarea colectiilor prin casare: 1. Obiective urmrite la iniierea unei
casri: Igienizarea i curirea coleciei de crile uzate i deteriorate de folosirea lor
intensiv Reconsiderarea critic a rafturilor- n timp se schimb gustul i necesitile
utilizatorilor. Cunoaterea mai bun a propriei colecii Orientarea achiziiei viitoare cu
lucrri care nu mai sunt n rafturi.
2. Efecte obtinute prin procesul de casare: Colecia devine mai atrgtoare. Se
stabilete un raport judicios ntre lucrrile noi i cele vechi care au valoare bibliografic,
sau bibliofil. Colecia corespunde mai bine nevoilor utilizatorilor . Rafturile vor fi
mai aerisite oferind un confort estetic utilizatorului.
3.Selecia propriu zis se face dintre lucrrile care: Nu au fost mprumutate n ultimii 510 ani. Au o starea fizic necorespunztoare, murdare, rupte, ireparabile. Au o
informaie depit i nu sunt documente originale. Cri n foarte multe exemplare care
nu au fost solicitate n timp. Cri n mai multe volume care acum sunt descompletate.

Vom observa pentru fiecare titlu dac:

Lucrarea figureaz n vre-o bibliografie

Stilul este actual i solicitat.
Are sau nu referiri locale.

Legal, (legea bibliotecilor 334/2002 republicat) stabilete n articolul 40 aliniatul 2 c:

Eliminarea documentelor din colecii se aplic numai bunurilor culturale comune, uzate
fizic sau moral, dup o perioad de minimum 6 luni de la achiziie, prin hotrrea
conducerii bibliotecii. Pentru bibliotecile comunale spunem c borderourile cu crile
propuse pentru casare trebuie aprobate de consiliul local iar Biblioteca Judeean d i ea
avizul favorabil , n calitate de instituie cu coordonare metodologic.
Se impun cteva amnunte despre ceea ce nseamn carte bibliofil pentru a o putea
recunoate i a evita pierderea unor cri de valoare: Cri care conin referiri la istoria
local. Manuscrise ale unor personaliti locale. Stampe, cartografii. Cri aprute
dup 1950 cu exlibris. Cri cu autograf i dedicaie din partea autorului. n cazuri
excepionale se pot gsi n rafturi: Incunabule. Cri vechi care ies n eviden prin
legatur ( catifea, argint, lemn), sau prin ilustraie.

Bibliografie
1. 1.Patrick Le Boeuf, Este posibil s organizm toat informaia? Punctul de vedere
biblioteconomic. n: Revista Romn de Biblioteconomie i tiina Informrii, 2005,
Anul I, nr. 3, p. 29-40. 2. Cf. Octavia-Luciana Porumbeanu, Un concept actual n
activitatea de informare: veghea informaional. n: Revista Romn de Biblioteconomie
i tiina Informrii, 2005, Anul 1, nr. 2, p. 29-33 3. Ionel Enache, Necesitatea planificrii
serviciilor de bibliotec. n: Buletin ABIR, 1999, Vol. 10, nr. 1, p. 9-14. 4. Legea
bibliotecilor nr.334/2002, republicat 5. Ion Stoica, Criza n structurile infodocumentare:
sensuri i semnificaii contemporane. Constana: Ex Ponto, 2001, p. 18 6. Apud Lili
Rusea, Un concept integrator: accesul. n: Buletin ABIR, 2001, Vol. 12, nr. 1, p. 16-18 7.
Mircea Regneal, Studii de biblioteconomie. Constana: Ex Ponto, 2001, p. 215 8. Irina
Sandu, Dezvoltarea coleciilor n bibliotecile universitare romneti contemporane. n:
Buletin ABIR, 2002, vol. 13, nr. 1, p. 23- 25
9. Brigitte Richter Ghid de biblioteconomie. Trad. de Gheorghe Bulu i Silvia
Nestorescu. Ed. a 5-a rev. i adugit. Bucureti: Editura Grafoart, 1995, p. 17 10. FAIFE
- Programul IFLA de promovare a libertii intelectuale n care bibliotecile sunt pori
spre cunotine i idei. 11. Mircea Regneal, Accesul liber la informaii i libertatea de
exprimare / Free Access to Information and Freedom of Expresion (FAIFE). n: Buletin
ABIR, Vol. 15, nr. 2, p. 25-26 12. Marcela Vian, Cotarea crilor pentru accesul liber la
raft la Biblioteca Universitii Politehnica din Timioara. n: Buletin ABIR, Vol. 14, nr.
4, p. 21-23