Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Tomul LII/LIII
tiine Economice
2005/2006
Abstract
The management of time is a fundamental issue to the job performance of the manager.
Personal effectiveness at work is primarily a function of the individuals management of his or her
time. Time management is the key to improve the use of this scarce resource and there are several
ways (techniques) by wich a manager may become more efficient at work. Despite the growing interest
in time management this should not be viewed in isolation from leadership, delegation (an open-door
policy) , ensuring effective processes of communication.
Key words: styles of time management, management by objectives, mind mapping, managers
checklist, spreadsheets, gold rules of time management.
1 Introducere
Acum aproape o sut de ani, autorul care a pus bazele managementului tiinific,
Frederick Taylor postula principiul Evidena strict a timpului i normarea muncii, fcnd
un pas uria spre creterea eficienei n organizaie. Managementul nseamn conducerea
eficient i eficace a unei activiti. Din perspectiva aceasta, managerul nu poate face afaceri
profitabile pentru firma de care rspunde dac nu tie s gestioneze eficient resursele. Iar
timpul este o resurs economic preioas, pretenioas i ireversibil: timpul este cea mai
rar resurs fiind nenlocuibil dar n acelai timp nelimitat; este scump dar nu poate fi
cumprat, depozitat, multiplicat iar pierderea sa nu poate fi asigurat nici de cea mai mare
firm de asigurri din lume, deci nu poate fi despgubit; este foarte perisabil i inelastic.
Cu toate acestea, timpul nu este proprietatea nimnui, este impersonal, al tuturor i nu este
reinut de frontiere fizice.
Managerii preocupai de performan tiu ns c timpul este msurabil i continuu iar
managementul timpului este o o prioritate pentru succesul unei afaceri.
Factorii de decizie eficieni nu pornesc de la sarcinile lor, pornesc de la timpul pe care
l au la dispoziie. i consider i i ordoneaz timpul de care dispun n cele mai mari
perioade de continuitate, ca un proces n trei etape: timp de nregistrare, timp de organizare
i timp de consolidare baza eficienei factorului decizional. Prima treapt spre eficiena n
conducere este eficiena folosirii reale a timpului iar organizarea sistematic a timpului este
urmtoarea treapt [Drucker, 1994, 41, 55].
169
Timpul este cea mai important surs de stres. S-a demonstrat c exist importante
legturi ntre prezena stresorilor datorai timpului i nemulumirea pe plan profesional i
o serie de afeciuni, cum sunt: hipertensiunea, nivelul crescut al colesterolului, mbtrnirea
prematur i altele. n situaia unui management defectuos al timpului, stresul se manifest
subtil, persoanele supuse la stres tinznd s-i accentueze comportamentul uzual : cele
retrase devin i mai retrase i necomunicative iar cei care prefer singurtatea vor evita pe
ct posibil i mai mult compania altor persoane. Iar cei care vor lucra pn trziu vor lucra i
mai mult, cu un orar prelungit. Se pot aduga dereglrile de somn, izolarea fa de ceilali
membri ai organizaiei, abuzul de medicamente. Toate acestea au drept consecin scderea
eficacitii i chiar adncirea proastei gestionri a timpului.
Prezena temporar a stresorilor de timp poate fi n unele situaii un motivator
important, persoana n cauz dorind s i ndeplineasc sarcinile, rezolvarea lor aducndu-i
o satisfacie mult mai mare dect dac factorii cauzatori de stres nu ar fi existat [Whetten,
&Cameron, 2002, 113].
Studiile elaborate pe parcursul timpului (Mintzberg n 1973, Vinton n 1992,
Stalk&Hout n 1990, Kahn&Byasiere n 1992) [citai de Whetten, D./Cameron, K., 2002],
au evideniat sursele cele mai comune ale stresului: timpul, ntlnirile, situaiile nedorite i
anticiparea. Tabelul urmtor ilustreaz cele patru categorii de factori cauzatori de stres:
DANIELA-TATIANA CORODEANU
170
ntlnirile
Situaia
Anticiparea
Personalitatea managerului i pune amprenta asupra firmei sale i asupra tuturor celor
care intr n contact cu aceasta. Managementul timpului ncepe cu managementul propriei
persoane. Principala cauz a eecului, att n afaceri ct i n via, este lipsa unei discipline
autoimpuse.
Cunoaterea ne ajut s nelegem comportamentul i atitudinea fa de anumite valori
i mai ales s ne modelm acest comportament n direcia minimizrii defectelor i a
atitudinilor greite, pe de o parte, i a eficientizrii muncii, pe de alt parte. Una dintre
dimensiunile importante n orice decizie, aciune, este timpul. Din acest motiv trebuie s
vedem dac managerul are o predispoziie pentru a folosi eficient sau defectuos timpul.
Oricare ar fi atributele sau calitile unui manager de succes sau calitile personalului
subordonat, un criteriu esenial care st la baza succesului const n modul de abordare a
timpului. Exist diferene importante ntre atributele i stilurile comportamentale personale
care i las amprentele n acest sens [Cole, 1993, 181]:
unele persoane lucreaz mai bine la nceputul zilei, n timp ce altele mai dupamiaz;
unii indivizi pot s fac fa doar unei singure sarcini ntr-o unitate de timp, n
timp ce alii pot s jongleze simultan cu mai multe activiti;
unii prefer s delege ct mai mult posibil, n timp ce alii prefer s pstreze
sarcinile i s le desfoare singuri;
unii indivizi sunt foarte ordonai i metodici, alii sunt haotici i dezorganizai;
unele persoane au mai multe abiliti sau sunt mai experimentate dect altele.
Cele mai frecvente erori n utilizarea timpului [Ceauu, 1999, 116] sunt:
1. S munceti mai mult sau mai repede (n cadrul unei activiti ce se
desfaoar ntr-un interval de timp determinat);
2. S reduci timpul dedicat anumitor activiti, considernd c aceste activiti
sunt mai puin importante dect altele;
3. S realizezi diferite sarcini n acelai timp, considernd c astfel utilizezi
timpul n mod optim;
4. Dac eti tot timpul ocupat, ai senzaia c n acest mod vei obine cele mai
bune rezultate;
171
DANIELA-TATIANA CORODEANU
172
trucuri, scurtturi, care de cele mai multe ori conduc la rezultate eronate; astfel,
sunt nevoii s reia activitatea, ntreaga perioad de realizare a problemelor fiind
mult mai mare dect timpul salvat prin utilizarea scurtturilor.
managerul care lucreaz pn n ultima secund: i organizeaz timpul astfel
nct sarcinile s fie ndeplinite n ultimul moment posibil; starea sa este foarte
relaxat n majoritatea timpului i foarte agitat n preajma termenelor limit de
realizare a unor sarcini.
173
174
DANIELA-TATIANA CORODEANU
a) Regula celor cinci minute pentru acei angajai care nu au darul de a fi succini
i tranform cea mai simpl discuie ntr-o conversaie mult prea lung, pregtete o
surpriz. Managerul poate s-i anune foarte clar c nu are la dispoziie dect cinci minute.
Prin aceast metod angajaii i vor mbunti aptitudinea de a fi succini i ntrevederea va
lua sfrit dup ce se vor scurge cele cinci minute. Regula celor 5 minute la dispoziia
angajatului este o metod excelent, atta timp ct nu este un mod de lucru constant cu toii
angajaii, ci ia n consideraie tipul de problem i relaia anterioar cu subordonatul.
b) Regula orei de linite chiar i managerii care aplic regula uii deschise si
permit s i nchid ua biroului din cnd n cnd. Regula propus de manageri este
urmtoarea: dimineaa, ei folosesc prima or de munc pentru a-i planifica prioritile pe
ziua respectiv. Angajaii trebuie s neleag faptul c acetea nu sunt disponibili n acest
or, cu excepia cazurilor urgente.
c) Delegarea, ncurajarea angajailor s ia decizii muli dintre managerii care se
plng de lipsa timpului sunt de fapt obsedai s dein controlul i nu se simt n largul lor
dac nu particip la luarea celei mai mici decizii. Acest lucru i face s se simt puternici,
indispensabili, dar, pe de alta parte i face pe angajai sa se simt dependeni de ei i nesiguri
pe forele proprii. ns n management, nelepciunea const n a ncuraja luarea deciziilor,
chiar i de ctre cel mai modest angajat. Managerii nu pierd timpul fcnd treaba
subordonailor lor, ci prefer s i investeasc timpul asigurndu-se c personalul are la
dispoziie toate condiiile de munc necesare: training, echipament, cu alte cuvinte i
folosesc timpul conducnd.
d) Investirea timpului n explicarea clar a obiectivelor managerii care se
grbesc n procesul de explicare a proiectelor, a obiectivelor i a responsabilitailor
economisesc cteva minute, pe care le vor plti cu vrf i ndesat spre finalizarea
proiectelor. Pentru c nu li s-au explicat obiectivele concrete i paii clari necesari pentru a
le atinge, angajaii vor aciona confuz, n direcii greite. Stabilirea exact a strategiei de
lucru va economisi ntreruperi, frustrri, nenelegeri i timp.
e) Folosirea e-mail ul pentru a ine legtura cu vorbreii telefonul reprezint
un instrument care faciliteaz o comunicare rapid, dar tot el poate fi generatorul uneo mari
pierderi de timp (i bani), chiar fr s ne dm seama.
n cazul n care a telefonat managerul, dialogul poate fi condus conform obiectivelor
pe care i le-a stabilit. Dac el este cel cutat, nu poate fi disponibil n permanen: poate s
planifice zilnic intervale de timp n care s rspund la telefon.
f) Stabilirea ntlnirilor la sfritul programului este o soluie salvatoare, mai
ales n cazul angajailor insisteni, care te-ar ntrerupe cu orice ocazie. Cnd intr n biroul
tu, explic-le c eti ocupat, dar i vei primi cu plcere la ora 17.00 (presupunnd c aceasta
este ora cnd programul zilnic de lucru ia sfrit). Dac ora nu le va conveni, propune o
ntlnire ziua urmtoare, n timpul orei de mas. Pare o tehnic destul de dur, dar, n cele
din urm, chiar i cei mai versai vampiri ai timpului vor ncepe s acioneze independent,
gsindu-i singuri rspunsurile.
g) Evitarea persoanelor care ocup mult timp exist moduri delicate prin care
astfel de persoane pot fi desprinsedin birou. Dorind s ncheie o discuie, unii manageri i
sugereaz musafirului nedorit s mearg s ia o cafea sau un ceai. La ntoarcere, se ofer s
l conduc pe angajatul respectiv la biroul su. O alt metod folosit de manageri este s
profite de primirea unui telefon foarte important, care nu poate fi amnat.
5.3. Tehnici de planificare a timpului
175
Termen limit
Msurare
DANIELA-TATIANA CORODEANU
176
pentru nregistrarea ideilor. Cu ajutorul acestor dou elemente, se poate face ulterior o
ierarhizare a ideilor i se poate crea un arbore de decizie.
Mind mapping ul folosete cuvinte, linii, culori, imagini i sunete pentru a stimula
activitatea cerebral i are patru caracteristici importante:
subiectul este reprezentat ntr-o imagine central;
componentele principale ale proiectelor pornesc din imaginea central pe cile
principale;
componentele minore sunt legate de componentele principale;
toate ramurile sunt conectate ntre ele (pe baza ierahiei) formnd o structura
nodal.
Activitate
Resurse
Sursa:[OLLIE.DCCD.AC.UK, 2004]
177
direct din programul de activiti sau prin introduderea de ctre utilizator n urma
prestabilirii utilitii acestui graphic. Printre facilitile oferite de aplicaii se numr:
Afiarea termenului scadent sau a datei limit de execuie a unui proiect.
Aflarea cu uurin a membrilor echipei implicaii ntr-o oarecare activitate.
Posibilitatea de combinare a tehnicilor de planificare ale timpului.
Fie de evaluare a edinelor
edinele reprezint o problem important, avnd in vedere c edinomania pare s
afecteze un numr mare de manageri.
Managerii trebuie n primul rnd s cunoasc tipurile principale de edine/reuniuni,
obiectivele i rolul lor.
5.4. Tehnici moderne de gestiune a timpului software-ul
DANIELA-TATIANA CORODEANU
178
prestate. ManSarD permite un sistem complex de avertizare (alarme), prin sunet i/sau
imagini animate.
Asigur prioritizarea sarcinilor de ndeplinit, pe baza unor estimri a sarcinilor delegate
i a complexitii acestora, eliminnd astfel suprasolicitrile unor angajai i alocarea
ineficient de resurse umane i de timp. Responsabilitile sunt clasificate pe categorii i
grade de importan i urgen. Prin respectarea termenelor de finalizare se beneficiaz de
coeren n activitatea desfurat.
Din punct de vedere al resurselor implicate, se elimin timpii mori datorai
transferului fizic al informaiei, al deplasrii de la un departament la altul pentru a delega
responsabiliti sau pentru a afla stadiul unei sarcini.
n esen, se va obine o situaie foarte clar a sarcinilor delegate, a celor ndeplinite, a
celor care au fost realizate dar care au depit termenul, precum i a celor care nu au fost
nc realizate.
6 Concluzii
179
Armstrong, M., A Hand book of Human Resource Management Practic, Editura Kogan
Page, London, 1999.
Ceasu, I., Enciclopedia Managerial, Editura Tehnica ATTR, Bucureti, 1999.
Cole, G.A., Management Theory and Practice, 4th edition, DP Publication Ltd, Aldine
Place, London, 1993.
Drucker, P. F. , Eficiena factorului decizional, Ed. Destin, Deva, 1994.
Humphries, J., How to books Business&Management Managing successful Teams
How to achieve your goal by working effectively with others, Ed. Plymbride House,
Estover Road, UK, 1998.
Pettinger, R., Mastering Management skills, Ed. Palgrave, Hampshire, England, 2000.
Mihai, D., Managementul timpului n sntate, http://www.presspromedic.ro/articole/managementul-timpului-194.php, 2006.
Mullins, L.J., Management and Organisational Behaviour, fourth edition, Pitman
Publishing, London, 1996.
Tudor, D., Ct costa timpul n Revista BIZ, nr.6/1999.
Whetten, D./Cameron, K., Developing management skills, Ed. Prentice Hall, 2002.
*** Software. ManSarD Managementul sarcinilor la distan,
http://www.antecv.inforapart.ro/?rap=mansard.html, accesat pe 26 martie 2006.
*** www.fwd.aiesc.ro, accesat n mai 2004.