Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
MANAGER PROIECT
-Suport de curs-
2012
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 1
3
4
2
6
8
13
18
20
20
24
31
33
35
36
39
40
45
46
46
49
59
60
66
68
83
83
85
85
86
87
88
92
92
94
101
103
104
105
107
110
113
113
116
117
122
134
Pagin 2
Introducere
Indiferent de domeniul la care facem referire, astzi, mai mult ca oricnd, putem foarte
uor identifica elemente legate de managementul de proiect sau managementul proiectelor.
Astfel managementul de proiect a aprut ca o modalitate de planificare, organizare,
implementare, coordonare i control al activitilor mai mult sau mai puin complexe din
diferite arii de activitate: industrie, politice, sociale, comerciale, culturale etc.
n prezent, orice activitate este privit ca un proiect presupunnd parcurgerea unor pai
specifici de la analiza nevoilor pn la identificarea modalitilor de reutilizare eficient a
rezultatelor proiectului.
Fr s ne dm seama, fiecare dintre noi este, n viaa de zi cu zi, un veritabil manager
de proiect, fiind nevoit s gestioneze, s coordoneze proiecte mai mari sau mai mici cum ar fi
de exemplu: organizarea petrecerii de majorat, planificarea vacanei de iarn la schi, gsirea
unui nou loc de munc sau chiar i simpla pregtire a unei cine deosebite.
Coordonarea unui proiect poate s par, la o prim vedere, o sarcin dificil, oarecum
specializat, ce necesit un anumit tip de experien, cunotine i abiliti. Poate s par, n
egal msur, o provocare, greu de realizat i de dus la bun sfrit. Totui, aa cum am artat
mai sus, oricare dintre noi este, ntr-un anume fel, n viaa de zi cu zi un veritabil manager de
proiect. Este foarte adevrat n acelai timp c proiectele la care lucrm n cadrul organizaiei
sau firmei noastre sunt mult mai complexe i necesit un nivel mai ridicat de cunotine i
abiliti pentru a le putea concepe i desfura.
Prin acest suport de curs ne propunem s evideniem cteva aspecte practice, metode i
instrumente care pot face viaa managerului de proiect mai uoar. Acest suport de curs ofer
informaii despre caracteristicile unui proiect, noiunea managementului de proiect, funciile
managementului de proiect, ciclul de via al unui proiect-fazele prin care trece un proiect,
pentru a-i ndeplini obiectivele, precum i activitile i sarcinile ce revin unui manager de
proiect i echipei sale n fiecare dintre fazele proiectului. De asemenea, sunt dezbtute i
probleme legate de managementul contractelor(achiziii publice) i fondurile structurale.
Cursul este util fiecruia dintre cei care sunt deschii ctre nou, care doresc s se
perfecioneze, s i mbunteasc activitatea, fie c este vorba despre manageri din diferite
companii naionale sau multinaionale, implicai n conducerea proiectelor acestor companii,
despre membri n diferite echipe de proiect, reprezentani ai administraiei publice sau ai
organizaiilor guvernamentale s-au pur i simplu despre persoane care nu au experien n
domeniu dar care vor s acumuleze cunotine i s dobndeasc abiliti noi care s le permit
o mai bun planificare, organizare, implementare i monitorizare a activitii.
Pagin 3
Pagin 4
Pagin 5
Pagin 6
Pagin 7
Pagin 8
Pagin 9
Pagin 10
Control
Cine judec (monitorizeaz i
evalueaz) rezultatele i dup ce
standarde?
Conducerea
Cine ce decide i cnd?
Implementare
Ce se realizeaz efectiv?
Organizarea
Cine i ce este implicat i
de ce?
Motivare
Ce i determin pe oameni s
de-a ce e mai bun?
Pagin 11
Pagin 12
Pagin 13
Pagin 14
Politici naionale
i sectoriale
Programele de guvernamentale
Proiect
Proiect
Proiect
Pagin 15
Pagin 16
Obiectivele Politicii
Regionale
Convergen
Instrumente structurale
FEDER
Competitivitate Regional i
Ocupare
FEDER
Cooperare European
Teritorial
FEDER
FEDER
FSE
Fondul de
Coeziune
FSE
Pagin 17
Politicile naionale
strategia care sprijin Programele Operaionale,
de dezvoltare;
care vor fi co-finanate de Fondul European
pentru Dezvoltarea Regional, Fondul European
Politica de
Social i Fondul de Coeziune. Fiecare dintre
dezvoltare a Uniunii
aceste programe are axe prioritare i obiective.
Europene;
Acestea sunt ndeplinite prin intermediul
proiectelor. Astfel nchidem cercul.
Strategia de ar;
Rezumnd, la nivel macro exist politici care
Programele
Stabilesc ariile de dezvoltare, domeniile de
guvernamentale (din
intervenie, strategia general de urmat la nivelul
diferite domenii:
Uniunii. La nivel naional (mediu) sunt stabilite
educaie, sntate,
programe, care, la rndul lor, stabilesc obiective,
justiie etc);
aceste programe reprezentnd modalitatea de
aplicare la acest nivel a politicilor. La un nivel mai
Prioritile de
jos (micro) gsim proiectele, acestea
dezvoltare i
reprezentnd modalitatea pe care oricare dintre
programele altor
noi putem participa la atingerea obiectivelor
actori dect cei de la
programelor.
nivelul statului.
Pagin 18
Pagin 19
Pagin 20
Problema
Numrul mare de
tineri care prsesc
mediul
rural
Lipsa de oportuniti
pentru tineri n mediul
rural
....
.
.
Lipsa
oportunitilor de
educaie
Condiii
neprielnice pentru
desfurare
activitilor
educaionale
Lipsa
Oportunitilor
de angajare
Cauz
Fig. nr. 5 Arborele problem
Determinarea problemei prioritare
Pentru c, n general, se identific mai multe probleme este necesar s se determine care dintre
acestea este cea mai important, necesitnd rezolvarea imediat. Astfel, determinarea
problemei prioritare se poate face utiliznd tabelul de mai jos n care sunt enumerate
problemele identificate, i n care se acord scoruri de la 1 la 5 (fiecare scor poate fi acordat o
singur dat pentru un criteriu: de exemplu nu va mai putea fi acordat nici uneia dintre celelalte
probleme identificate) pentru fiecare dintre urmtoarele criterii:
Criteriu
Enunul problemei
1.
Enunul problemei
2..
Enunul problemei
3
Pagin 21
Pagin 22
Pagin 23
Analiza SWOT
Analiza SWOT este un instrument de analiz strategic,
flexibil i uor de aplicat pe care o instituie l folosete
pentru identificarea celei mai potrivite direcii de aciune.
Orice proiect trebuie s aib la baz o astfel de analiz,
pentru a i se stabilii gradul de oportunitate i de
fezabilitate.
Scopul analizei SWOT este de a realiza un plan strategic
sau de a gsi o soluie la o problem, lund n considerare
factorii interni i externi ai instituiei.
Pozitiv
Puncte tari
Negativ
Puncte slabe
Oportuniti
Ameninri
Definiii SWOT:
ntr-o modalitate foarte simpl: n interiorul cadranelor se vor stabili urmtoarele tipuri de corespondene:
Oportuniti
Ameninri
Puncte tari
Cadran 1
Intersecia punctelor tari cu
oportunitile
Cadran 3
Intersecia punctelor tari
cu ameninrile
Puncte slabe
Cadran 2
Intersecia punctelor slabe
cu oportunitile
Cadran 4
Intersecia punctelor slabe
cu ameninrile
Pagin 24
Pagin 25
ATRACTIVITATEA
Ridicat
Ridicat
1
Sczut
2
Sczut
3
1 ocazii majore
2,3 ocazii slabe
4 ocazii minore
PROBABILITATEA SUCCESULUI
Potrivit acestei matrice se disting trei tipuri de ocazii;
1. Ocazii majore (csua nr.1) sunt cele mai bune ocazii pentru firm ntruct
att atractivitatea, ct i probabilitatea succesului sunt
ridicate;
2. Ocazii minore csua nr. 4) apar acolo unde atractivitatea, ct i probabilitatea
succesului sunt ridicate;
3. Ocazii minore (csuele nr. 2,3) sunt ocazii ce trebuie urmrite de firma n
eventualitatea valorificrii lor.
Atenie! Ocaziile favorabile pot fi identificate i n urma analizei tendinelor. Iat mai jos o
definire a tendinelor prin raportarea la un alt termen mod.
Pagin 26
Tendin
Mod
Capriciu
Evoluie imprevizibil
Durat scurt de via
Fr semnificaii majore pe
plan economic, social,
politic
Obinerea unor ctiguri din
cunoaterea modei este o
problem de noroc i de
aciune la momentul oportun
Pentru companii i organizaii, anumite evoluii ale mediului extern pot reprezenta adevrate
ameninri la adresa lor (a activitii pe care o desfoar pe o anumit pia).
Ameninrile se pot clasifica n funcie de doi factori:
seriozitatea lor
i
probabilitatea apariiei lor
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 27
1 ameninri majore
2,3 ameninri slabe
4 ameninri minore
SCZUT
PROBABILITATEA
APARIIEI
Pagin 28
STRATEGIE DE CRETERE,
STIMULARE, PROTEJARE
MEDIU PRIELNIC
STRATEGIE OFENSIV DE
CONTINUARE A DRUMULUI
MEDIU PRIELNIC
REMEDIERE/ELIMINARE
PUNCTELOR SLABE
PUNCTE TARI
PUNCTE SLABE
DIVERSIFICARE
NIMIC DE FCUT
NCHIDERE, CONSERVARE
AMENINRI
Rezumnd, analiza SWOT ncepe prin efectuarea unui inventar al calitilor i slbiciunilor
(punctelor tari i punctelor slabe) ale organizaiei, idei de proiect, soluiei identificate pentru
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 29
Pagin 30
Pagin 31
Pagin 32
Pagin 33
Pagin 34
Pagin 35
Pagin 36
Pagin 37
Cea mai simpl variant de a redacta corect un scop este pozitivitatea problemei. Vizual, acest
lucru poate arta astfel:
Scop
OBIECTIVELE proiectului
Dup ce am formulat scopul, putem formula obiectivele proiectului.
Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obinut n efortul de atingere a scopului
proiectului i, implicit, a rezolvrii problemei.
Imaginndu-ne prpastia care exist ntre stadiul situaiei nainte ca proiectul s nceap i
stadiul final (ca n imaginea de mai jos), obiectivele reprezint elementele prin care construim
puntea peste prpastie, paii n atingerea scopului.
Proiect
Obiectiv 1
Obiectiv 2
Obiectiv 3
Obiectiv 4
Trebuie avut mare atenie cnd se enun obiectivele pentru a nu se confunda cu activitile.
Acestea din urm descriu cum se ndeplinesc obiectivele.
Obiectivele reprezint un punct final, n timp ce metodele reprezint un drum. Cea mai bun
regul de deosebire a lor este urmtoarea: Dac exist un singur mod de a ndeplini obiectivul
pe care l-ai enunat, probabil c, de fapt, ai enunat o aciune.
ntotdeauna, obiectivele le cutm printre cauzele problemei. Dac rezolvm din cauzele ce
au generat problema, n mod sigur proiectul este viabil i durabil.
Pentru a nelege mai bine, vom relua arborele problem construit anterior (pagina 21) i, pe
baza sa, vom construi arborele obiectivelor. Problema va deveni, astfel, scopul proiectului, n
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 38
SCOP
Scderea numrului de tineri care
prsesc mediul rural (problema
Obiectiv general:
Creterea oportunitilor
pentru tineri n mediul
rural
..
Oferirea unui numr
mai mare de
oportuniti de angajare
n mediul rural
mbuntirea
calitii
procesului
mbuntirea
de educaie n
mediul rural
mbuntirea condiiilor
n care se desfoar
procesul de educaie n
mediul rural
Cauz
Creterea interesului
investitorilor pentru
mediul rural/
Diversificarea posturilor
disponibile pentru tineri
n mediul rural.
Pagin 39
Pagin 40
Pagin 41
Pagin 42
Pagin 43
Analiza i
evaluarea datelor
obinute prin
interviuri folosind
tehnici de
management
organizaional;ela
borarea
programelor
modulelor
iulie Adaptarea
materialelor
didactice existente
la
nevoile
formative
A2
Stabilirea modulelor
de curs i a
programei acestora
15 iulie 2008
A3
Elaborarea
materialelor
didactice
personalizate
necesare desfurrii
modulelor de
instruire
18-31
2008
Resurse
alocate
1 specialist
Management
Organizaional/ 32
ore, 1 PC, 1
imprimant 200 coli
hrtie, conexiune
Internet, 1 cartu
toner imprimant,
telefon.
1 specialist
management
organizaional/ 8 ore,
1 specialist
formare/8 ore,1
specialist
management de
proiect/ 8 ore,
consumabile.
1 specialist
management
organizaional/42
ore, 1 specialist
management de
proiect/42 ore 1
specialist resurse
umane/42 ore 3 PCuri 5oo coli hrtie
1 imprimant
1 cartu toner
Imprimant
Pagin 44
A4
Elaborarea fielor de
monitorizare i
evaluare a
activitilor
formative
1-3
2008
A5
Desfurarea
activitilor de
Instruire pe module
5-7 august
2008
ntlniri de lucru
pe modulele de
instruire propuse;
Rezolvare de
cazuri
Practice;
A6
Monitorizarea
activitilor
formative ( a
curanilor, dar i a
formatorilor)
Evaluarea final (att
cursani ct i
formatori)
5-7 august
2008
Aplicarea fielor
de monitorizare;
centralizarea
i
evaluarea
rezultatelor
Aplicarea fiei de 15 formulare
evaluare final;
centralizarea i
analiza
rezultatelor
A7
A8
Activiti
administrative:
Achiziie materiale
Cazare
Transport
7 august
2008
Conexiune Internet.
1 specialist
management
Organizaional/3 ore
1 specialist
management de
proiect/3 ore.
1 specialist resurse
umane/ 3 ore
1 PC/3 ore
1 imprimant/ 1 or
3 stranieri/48 ore
Laptop,
videoproiector,ecran
videoproiector, 1 top
coli scris, 6 carioca
(tip marcher), 1 flipchart, 50 coli flipchart
15 formulare
31 iulie- 1 Achiziionarea
august 2008
materialelor
necesare
pentru
buna desfurare a
stagiului;
15- 21 iulie Prospectarea pieei
2007; 7 august serviciilor
2008
agroturistice din
zona Corbeni,
Arge; Alegerea
celei mai
avantajoase oferteraport calitate/
pre; efectuarea
plii.
5,7
august Transportul
2008
participanilor i a
strinilor din
Bucureti la
1 persoan/ 6 ore
1 persoan/ 14 ore
Telefon
Conexiune internet/
14 ore
4
autovehicule/16
ore
112 litri benzin/
motorin
Pagin 45
5- 7
2008
Activiti legate de 8-15
nchiderea
2008
proiectului
august 6 mese
august Raportri
finanator,
decontri
14
persoane,
stranieri, 1 ziarist
ctre 2 persoane;
100 coli hrtie
1 PC/ 6h
1 imprimant/ 1h
Telefon
Conexiune
Internet/6h
Poate rmne la stadiul iniial la care s-a ajuns n faza de planificare, fr a mai
cuprinde modificrile ulterioare care pot aprea pe parcursul implementrii proiectului.
Iat mai jos un model WBS:
SCOP
Obiectiv 1
Obiectiv 2
Obiectiv 3
Subactivitate 2.2.1
Sarcina 2.2.3.1
Sarcina 2.2.3.2
Sarcina 2.2.3.3
Pagin 46
Pagin 47
5
15
20
Identificarea activitii i
descrierea/
Resursele necesare
8
3
23
Pagin 48
Pagin 49
2
0
2
2
Achiziionare
Materiale construcie
3
10
12
Demarare construcie
15
implementare
planificare
10
implementare
implementare
Pagin 50
execuie
2
Dubl dependen: nceput nceput i sfrit sfrit.
Diagrama sau graficul GANTT
Diagramele cu bare sau diagramele Gantt (dup creatorul acestora, Henry Gantt, care le-a
inventat n perioada primului rzboi mondial) reprezint o modalitate uzual de reprezentare a
unui program de activiti i presupun enumerarea activitilor pe o pagin, de sus n jos, i
utiliz o scar temporal, desenarea unei bare orizontale pentru fiecare activitate fiecare bar
reprezentnd durata de realizare a activitii respective.
Pagin 51
Pagin 52
25
30
35
40
45
Activ./ eveniment
START
111
112
113
FINAL
activitate
Exemplul 2:
eveniment
10
11 12
(1,2) = A A
(1,3) = B
(3,4) = D
(3,5) = E
(2,4) = C
(5,6) = G
(4,6) = F
n afara graficului Gantt, ntr-un proiect mai poate fi folosit i graficul PERT. Iat mai jos o
diferen ntre cele dou:
GANTT
versus
PERT
- arat durata unei activiti
- arat dependena dintre activiti
- arat timpul corespunztor unei - arat acele activiti care se pot desfura
activiti
n paralel
- este utilizat pentru determinarea timpilor - este utilizat n special pentru
de nceput i de sfrit pentru fiecare monitorizarea i controlul proiectului
activitate
- este recomandat pentru proiecte simple, - este recomandat pentru proiecte mai mari,
cu un numr redus de activiti.
unde exist o mare interdependen ntre
activiti.
Pagin 53
Gantt-ul poate fi legat i de structura Work Breakdown. n figura urmtoare este dat un
exemplu foarte simplu de diagram Gantt ce conine planificarea activitilor necesare instalrii
unui cuptor industrial, activiti care sunt prezentate n partea stng i sub forma unei structuri
Work Breakdown
Defalcarea pe pachete
(Work Breakdown Structure)
INSTALARE CUPTOR
INDUSTRIAL
1. LUCRRI MECANICE
6 7
1
0
1
1
1
2
Pagin 54
Pagin 55
Pagin 56
Pagin 57
Cost de
unitate
Costuri
Coordonator proiect
Lun
12 luni
200 euro
2400 euro
2 asisteni sociali
Lun
5 luni
150*2 euro
1500 euro
Deplasri de la X Y
(autobuz)
Lun
2 luni
20*2 euro
40 euro
Transport 15 persoane
Echipament:
Persoan
15 persoane
30 euro
450 euro
Imprimant
(caracteristici)
Costuri directe:
Buci
1 bucat
1500 euro
1500 euro
Consumabile
Total
Lun
10 luni
20 euro
200 euro
.Euro
Transport:
Activitate
aN
Total
Finanator B
25 %
Contribuia
solicitantului
23 % (10 n natur
13% financiar)
Partener
10 %
Pagin 58
Pagin 59
Pagin 60
Pagin 61
n concluzie:
Bugetele cuantific activiti adic ele confer valoare n bani;
Bugetele dirijeaz cheltuielile astfel nct resursele s fie cheltuite numai pentru
activiti care sprijin obiectivele proiectului;
Bugetele identific ce resurse sunt necesare i cnd sunt solicitate;
Bugetele permit examinarea obiectivelor i activitilor unui proiect din punct de
vedere al costului actual;
Un buget realist i actualizat permite evaluarea financiar a proiectului.
Se poate ntmpla ca, n cazul proiectelor de finanare extern, finanatorul s nu ofere suma
total pe care o consider necesar atunci cnd scriem proiectul. Aceasta poate avea mai multe
motive: fie nu am explicat aciunea i costul ei destul de clar, fie c nu am calculat corect
fondurile necesare, fie a considerat c propunerea este bun dar suma prea mare pentru
fondurile sale alocate.
MATRICEA (CADRUL) LOGIC
Ce este matricea logic (cadrul logic) a proiectului?
Cadrul logic este un instrument de abordare a unui proiect (program) i a fost creat n anii 70,
ajungnd s fie folosit pe scar larg, la nivel mondial, n elaborarea proiectelor i programelor.
El sintetizeaz rezultatele analizei unei situaii problematice i include toate elementele
eseniale ale unui proiect, legate ntre ele ntr-o manier logic.
Astfel, cadrul logic este rezultatul care se obine urmrind paii indicai de tehnica Project
Cycle Management, de la analiza problemei, pn la identificarea costurilor, indicatorilor i
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 62
Indicatori de
verificare ai
obiectivelor
Surse de
verificare
Mijloace
Costuri
Supoziii
Pagin 63
Pagin 64
Pagin 65
Scrisoarea de intenie nu trebuie trimis numai finanatorilor care cer aa ceva. Cu excepia
programelor care au proceduri clare (cum sunt de pild programele PHARE, SAPARD, etc.),
aceast prim abordare printr-o scrisoare de intenie este indicat finanatorilor care folosesc
fonduri private. Ea scutete i solicitantul de a munci degeaba la o propunere laborioas, i
finanatorii de a primi i citi propuneri de proiecte neeligibile.
Parteneriate
Suntem nc la faza de cercetare a pieei. Am ce finanatori exist i cum s-i abordm, ne
uitm i la cine ne poate ajuta n proiectul nostru.
Din ce n ce mai des, n ultimul timp, finanatorii ncurajeaz parteneriatele (ntre organizaii
neguvernamentale,ntre instituii guvernamentale i ONG-uri, etc.) De ce oare?
n primul rnd pentru creterea productibilitii. Unirea forelor face ca treaba s fie fcut mai
bine. Dar, fcnd abstracie de acest scop major, mai sunt i alte avantaje:
Satisfacia sporit clienilor (beneficiarilor);
Schimbul de experien;
Dezvoltarea gndirii critice;
Cunoaterea i nelegerea unor structuri diferite de organizare;
Construirea ncrederii reciproce;
Asigurarea durabilitii proiectului/programului respective.
Cum se construiete un parteneriat?
Construirea unui parteneriat este un proces deliberat. Aceasta implic aptitudini specifice,
strategii i cunotine pe care prile implicate trebuie s le cunoasc i s le foloseasc.
Ceea ce v vom prezenta n continuare este un model ce prezint cteva aspecte importante de
care s inei seama atunci cnd ncepei un parteneriat nou. Bineneles el trebuie adaptat
nevoilor reale ale partenerilor.
nainte de a intra ntr-un parteneriat ar trebui s avei o serie de aptitudini. De cele mai multe
ori v vei da seama c avei nevoie de aceste aptitudini dup nceperea parteneriatului.
Dintre acesta putem aminti: managementul schimbrii, comunicare, rezolvarea problemelor,
contientizarea diversitii, realizarea contractelor.
Odat stabilite toate aceste elemente, cunoscute toate informaiile necesare se va trece la
completarea unei cereri sau propuneri de finanare.
Elementele propunerii de finanare
Problema
Orice propunere de finanare conine anumite elemente de baz, miezul proiectului, fr de care
nici proiectul, respective nici propunerea de finanare, nu ar avea sens.
Acestea sunt: problema/scopul, obiectivele activitile, bugetul i evaluarea.
Pe lng acestea, n funcie de fiecare program de finanare, de specificul i cerinele lui mai
exist alte elemente care completeaz cererea de finanare (pagina de titlu, rezumatul, cadrul
logic, durabilitatea, descrierea partenerilor i a aplicatului, anexele, etc.).
Orice proiect ar trebui s reflecte nevoile grupurilor int crora se datoreaz i s fie coerent cu
acestea. Adesea anticipm nevoile i fcnd legturile, vedem oportunitile i nevoia
proiectului Totui multe idei bune eueaz pentru c nu-i gsesc ecou n realitatea care ne
nconjoar. Noi vrem ceva, iar grupurile noastre int au nevoie de altceva Folosind o lege a
pieei, nu te obosi s furnizezi ceva, dac nu este cerere.
Analiza nevoilor poate rspunde la urmtoarele ntrebri:
Care sunt nevoile grupurilor int?
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 66
Durabilitatea i Sustenabilitatea
Durabilitatea este exprimat prin posibilitatea ca beneficiile generate de proiect s continue
dup ncetarea finanrii.
Orice finanator este interesat s vad c v-ai gndit la posibiliti ca proiectul s continue i
dup ncetarea finanrii, astfel nct beneficiarii i grupurile voastre int s aib continuitatea
n servicii, i beneficii de durat.
Sustenabilitatea se refer la modalitile de susinere financiar pentru ca serviciul sau bunul
generat de proiect s poat exista, funciona i dup ncheierea finanrii.
De aceea, atunci cnd solicitai fonduri n propunerea de finanare trebuie s v gndii:
Cum voi susine activitile demarate prin proiect (dac este cazul)?
Care va fi pasul urmtor n rezolvarea problemelor grupului meu int?
Ce voi face concret?
Ce resurse am nevoie? (umane, materiale, financiare)
De unde voi lua fonduri? Cnd?
Ideal ar fi s avei un plan de activitate, pe cel puin un an, care s cuprind i o planificare de
fonduri. Cercetnd piaa, vei ti ce fonduri exist pentru voi, astfel c vei fi pregtii. Proiectul
vostru se va ncadra ntr-un ansamblu planificat, i nu va fi ca brcu luat de curentul apei
Pagin 67
Pagin 68
Pagin 69
Pagin 70
Pagin 71
Pagin 72
Pagin 73
Pagin 74
Pagin 75
Pagin 76
Pagin 77
Pagin 78
Pagin 79
Capitolul 7
Evaluarea i monitorizarea proiectului
Asigurarea calitii proiectului
Trim ntr-o societate din ce n ce mai pretenioas, n care calitatea joac un rol foarte
important. nu conteaz c este vorba despre un bun sau un serviciu - calitatea este cea pe care
trebuie s o avem n vedere n permanen.
Cum putem aprecia calitatea?
Prin raportarea la: produs, clieni, proces, beneficiari etc.
n cadrul proiectelor, aprecierea calitii se face n special, din punct de vedere al clientului (n
cazul n care este vorba de un proiect n care un client solicit unei companii un serviciu sau un
bun), sau al finanatorului i al beneficiarilor (n cazul unui proiect pentru care se primete o
finanare extern)
De ce, ca manageri de proiect, este important s ne preocupm de calitate, s o garantm?
n primul rnd, pentru c, dac vom asigura calitatea proiectului, vom mulumi clientul,
finanatorul sau beneficiarii.
Apoi, ne va ajuta s pstrm controlul asupra costurilor presupuse de proiect-un bun de
calitate, realizat astfel de la nceput, nu va fi nevoie s ne ntoarcem ntr-o faz anterioar a
proiectului pentru a remedia posibile greeli, tradus n cifre acest lucru nseamn respectarea
bugetului iniial stabilit.
Asigurarea calitii ntr-un proiect, presupune asigurarea calitii pentru fiecare proces i
subproces n parte (pentru a nelege mai bine ce nseamn un proces n managementul
calitii, iat dou exemple: instruirea sau trainingul este un proces; n acest caz, subprocesele
sunt:desfurarea instruirii, stabilirea criteriilor de evaluare, emiterea certificatelor etc.;
achiziia unui bun este un proces, n acest caz, subprocesele sunt: realizarea caietului de sarcini,
publicarea cererii de ofert, evaluarea cererilor, contractarea furnizorilor etc.).Acest lucru
nseamn, n egal msur, o foarte bun cunoatere a sarcinilor pe care fiecare le are de
ndeplinit n cadrul proiectului. Nu vor exista, astfel, nenelegeri, fiecare va cunoate ce are de
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 80
Pagin 81
Pagin 82
Pagin 83
Indicatorii
Indicatorii de performan reprezint unitile de msur utilizate pentru evaluarea performanei
prin prisma criteriilor stabilite. n funcie de criteriul utilizat pentru evaluarea performanei,
indicatorii pot fi:
cantitativi
Msoar cantitatea (de servicii, de clieni, de timp, etc.) i suntcei mai uor de msurat. De
exemplu: numrul de persoane implicate, rata de utilizare a unui serviciu, numrul de ore pe zi
pentru o anume activitate, numrul de zile pe an etc.)
financiari
Msoar cantitatea de costuri directe (transport, cazare, salariul unui angajat, etc) ci i cele
indirecte (chirie, ntreinere, administrare). De exemplu: costul pe unitate.
calitativi
Nu msoar ct de mult se face, ci ct de bine sau ct de bun este produsul sau serviciul.
Indicatorii de calitate pot fi interni sau externi.
de proces
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 84
Pagin 85
Controlul proiectului
Controlul:
este o metod de analiz permanent sau periodic a unei activiti, a unei situaii etc.
pentru a urmri mersul ei i pentru a lua msuri de corectare sau de mbuntire;
implic folosirea informaiei ca principal component a controlului.
Un mod de a controla un proiect este acela ca fiecare membru al echipei s dein controlul
asupra propriilor activiti.
Pentru ca un manager s dein controlul la nivel macro trebuie ca acest control s fie deinut la
nivel micro.
Capitolul 8
Managementul riscului
Orice organizaie sau companie este supus riscului de a pierde resurse, fie c este vorba despre
resurse financiare sau materiale. Este chiar mai important pentru o organizaie
neguvernamental s controleze ct mai bine riscul deoarece ea lucreaz de obicei cu banii
altora, iar un eventual eec poate avea efecte mult mai grave dect n situaia organizaiilor for
profit. Dac n situaia unei firme comerciale n cazul unui faliment (dei nu este un lucru de
dorit) sufer un numr relativ redus de persoane (depinde de mrimea firmei), n cazul unei
organizaii neguvernamentale mai ales din domeniul social falimentul acestei poate duce la
efecte dramatice atunci cnd grupul int este o categorie defavorabil de persoane (spre
exemplu n cazul unei organizaii neguvernamentale care se ocup de un azil de btrni). De
aceea orice organizaie trebuie s fie pregtite s fac fa unor riscuri n ceea ce privete
managementul fondurilor.
Cum definim riscul?
Pagin 86
Pagin 87
Pagin 88
Pagin 89
Organizarea
opiniilor
exprimate n
spiritul prerilor
generale
acceptate
Evaluarea
opiniilor
extreme
thinkLet
Realizarea
consensului
Exprimare
propriilor opinii
fa de
problema
abordat
thinkLet
Evaluare
thinkLet
Organizar
e
Diverge
nta
thinkLet
Exprimarea
opiniilor finale
Modul Delphi
Figura nr. 13 Procesul decizional al unui modul Delphi utiliznd notaia Thinket
Pagin 90
Pagin 91
thinkLet
Modul Delphi
Evaluarea
relevanei
evenimentelor
definite
thinkLet
thinkLet
Acceptul
asupra
probabilitil
or definite
thinkLet
thinkLet
thinkLet
Convergen
Evaluare
Divergen
Evaluarea
relevanei
planurilor de
aciune
Selectarea
evenimentelor
relevate
Modul de
identificare a
evenimentelor
critice care pot
influena apariia
unor factori de risc
Modul de definire a
probabilitilor de
apariie a
evenimentelor de
influen
Realizarea
consensul
ui
Evaluar
e
Evaluarea
probabilitilor
de apariie a
factorilor de
risc
Colectarea
planurilor de
aciune
Convergen
Evaluare
Definirea evenimentelor
ce pot influena apariia
unor factori de risc
thinkLet
Selectarea
scenariilor
Modul pentru
testarea planurilor
de aciune
Figura nr. 14 Procesul decizional al unei analize ncruciate utiliznd notaia ThinkLet
n a treia faz, matricea de impact ncruciat este utilizat n vederea testrii anumitor scenarii
sau planuri de aciune concentrate n vederea nelegerii lanului complex de efecte pe care
acestea le aduc asupra probabilitii de apariie a unor evenimente. Analiza ei comparativ cu
execuia iniial va reflecta impactul acelei politici. Efectele aplicrii unor politici poate fi de
cele mai multe ori surprinztoare prin influena pe care o vor avea asupra probabilitii de
apariie a unui anumit eveniment. Cu toate c definirea i testarea unor planuri de aciuni poate
fi realizat i n mod individual, el este de cele mai multe ori un proces colaborativ (Fig. 2) n
care un grup de experi propun i selecteaz politicile considerate relevante (sau fezabile)
pentru eliminarea sau atenuarea unor fenomene de risc.
Metoda este extensibil cu o serie de rafinamente care pot fi operate asupra modelului de baz:
a) mprirea orizontului de timp n intervale mai mici pentru a da posibilitatea definirii
unor evenimente distincte pe fiecare interval n parte;
b) pe lng evenimente se pot aduga i atribute ale sistemului ce trebuiesc incluse n
matricea de probabiliti condiionate i care vor permite analiza ulterioar a tendinelor
de evoluie ale atributelor n raport cu evenimentele definite;
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 92
thinkLet
thinkLet
thinkLet
Clasificarea
ideilor
Evaluar
e
Organizare
Divergena
Colectarea a
ct mai multor
idei distincte i
creative
Prioritizarea
ideilor
Modul brainstorming
Modul Delphi
Definirea i selectarea
unor scenarii relevante
pentru monitorizarea
mediului
Identificarea, clasificarea i
prioritizarea factorilor interni
i externi care pot afecta
viitorul posibil pozitiv i/sau
negativ
Pagin 93
Pagin 94
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
110
120
130
140
150
160
170
180
190
200
Pagin 95
Risc/factor de
risc
Impact
Probabilitate
Importan/
Semnificaie
Ciclul de via
al proiectului
Pagin 96
Pagin 97
Pagin 98
Pagin 99
De cretere
motivatori
mplinire
personal
recunoatere
De relaie
dragoste
de igien
siguran
De existen
Pagin 100
Recompensarea performanei
Recompensarea poate fi:
financiar:
- salarizare
prime
promovri
instruire
nefinanciar:
- aprecierea calitii activitii
acordarea unor premii ntr-un cadru formal
menionare n publicaiile organizaiei
libertate n privina sarcinilor i/sau a orelor de lucru
- munca variat, interesant
- ndatoriri importante
implicarea n luarea deciziilor.
Condiiile n care salarizarea poate fi fcut n raport cu performana sunt urmtoarele:
performana poate fi precis msurat
partea variabil a salariului este semnificativ
relaia ntre salariu i performan este clar
exist oportuniti de cretere a performanei.
Existe o serie de elemente specifice resurselor umane pe care un manager de proiect trebuie s
le cunoasc. Acestea i sunt utile n momentul n care trebuie s i formeze echipa. Iat mai jos
care sunt aceste elemente.
ANALIZA POSTULUI: Procesul prin care se determin sarcinile i abilitile necesare pentru
un anume post i ce fel de persoan trebuie s-l ocupe.
FIA POSTULUI: Enumerarea principalelor sarcini, responsabiliti, relaii de lucru i
condiii de lucru.
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 101
Pagin 102
Pagin 103
(cunotine,
aptitudini
insuficiente
specifice
sau
Pentru a evita situaii neplcute este extrem de important s existe o comunicare ct mai bun
ntre managerul de proiect i fiecare membru al echipei ct i ntre toi membri echipei. n
vederea asigurrii unei comunicri eficiente trebuie avute n vedere urmtoarele elemente:
formularea concis i precis a mesajului pentru a fi neles uor i integrat;
transmiterea rapid i nedeformat a mesajului
asigurarea fluenei i a reversibilitii comunicrii
utilizarea unui limbaj comun de ctre emitor i receptor
simplificarea i decongestionarea canalelor de comunicare
asigurarea flexibilitii i a adaptabilitii sistemului de comunicare pentru a putea fi
utilizat n orice situaie
Este important ca fiecare membru al echipei de proiect s i cunoasc foarte bine sarcinile i
atribuiile, ce, cum i cnd trebuie s fac, fa de cine raporteaz, cine l poate nlocui n
condiii de for major (de exemplu) astfel nct derularea proiectului s nu fie afectat. De
asemenea, este foarte important s tie ce NU trebuie s fac, tocmai pentru a evita situaia
neplcut n care doi membri ai echipei se concentreaz pe aceeai sarcin n condiiile n care
unul singur o putea realiza. O asemenea situaie nu duce dect la costuri suplimentare: este
consumat mai mult timp, sunt alocate dou resurse pentru aceeai sarcin fiind, astfel, cheltuii
mai muli bani (ambii membri ai echipei de proiect ar fi pltii pentru acelai lucrul).
Practic toate aceste elemente se regsesc n fia postului, care a fost definit i descris mai sus
n cadrul acestui capitol. Acesta este folosit i n cazul membrilor unei echipe de proiect,
proiectul n sine putnd fi considerat o organizaie temporar. Dei, n proiect pot participa
chiar membrii ai aceleiai organizaii care i cunosc clar atribuiile la nivel de organizaie, este
necesar realizarea unei fie a postului pentru c foarte multe, sau chiar toate, atribuiile din
cadrul proiectului nu se suprapun cu cele din cadrul organizaiei. Mai mult, o asemenea fi a
postului este necesara n momentul n care echipa de proiect este alctuit din persoane care
provin din mai multe organizaii.
Fia postului, n cazul membrului unui proiect poate cuprinde urmtoarele elemente:
titlul postului ( de exemplu: manager de proiect, asistent manager proiect,
responsabil financiar, specialist IT, responsabil comunicare etc.)
cine se subordoneaz fa de cine, relaiile de lucru (de exemplu: asistentul manager
rspunde direct de managerul de proiect sau specialistul n IT rspunde direct
responsabilului cu comunicarea etc.)
cine coordoneaz un set de activiti (pachet de lucru) ( de exemplu: responsabilul
cu comunicarea coordoneaz campania de promovare a proiectului)
ce responsabiliti are persoan respectiv (de exemplu: responsabilul cu
comunicarea: coordoneaz toatele activitile de comunicare, coordoneaz membrii
din echipa de proiect implicai n activitile de comunicare, pstreaz legtura cu
tipografia, valideaz variantele de site, de brouri etc. realizeaz rapoarte legate de
activitile de comunicare i le prezint managerului de proiect etc.)
n ce condiii de munc va trebui s lucreze ( de exemplu: responsabilul cu
comunicarea va avea la dispoziie un laptop, telefon, va lucra ntr-un birou personal
etc.)
n concluzie:
Avnd n vedere toate cele menionate mai sus este bine de avut n vedere i
crearea unei organigrame a echipei de proiect. Organigrama arat ca o hart a
proiectului, indicnd titlul fiecrui post, cine se subordoneaz cui, care sunt
Proiect
finanat
de ctre Administraia
Fondului
Culturalprecum
Naional i modului n Pagin
104
diviziunile
proiectului
i responsabilii
acestora,
care se
comunic. De asemenea, n condiiile n care sarcinile din cadrul proiectului sunt
altele fa de aceea ce un membru al echipei de proiect realizeaz n mod curent
n cadrul organizaie/ firmei este de dorit s fie ntocmit i o fi a postului strict
Capitolul 10
Managementul contractelor
Ca manageri de proiect, mai ales n cazul n care urmrim atragerea unor finanri europene,
trebuie s tim c pentru orice tip de achiziie pe care va trebuii s o facem n cadrul proiectului
nostru vom fi obligai s respectm i s aplicm Legea achiziiilor publice. Iat mai jos o
scurt prezentare a ctorva elemente eseniale reglementate de aceasta. De reinut sete faptul c
modificri apar n mod frecvent, de aceea, n momentul n care trebuie, fie s achiziionm un
bun sau un serviciu pentru proiectul nostru, fie, organizaia sau compania noastr particip la o
procedur de achiziii, este de dorit s verificm dac legislaia a fost sau nu modificat i s
respectm ultimele sale prevederi.
Obiectivele noii legislaii n ceea ce privete achiziiile publice sunt:
promovarea concurenei ntre operatorii economici;
garantarea tratamentului legal i nediscriminarea operatorilor economici;
asigurarea transparenei i integritii procesului de achiziie public;
asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice prin aplicarea procedurilor de
atribuire
n cadrul sistemului achiziiilor publice, putem identifica mai multe elemente componente.
Acestea sunt:
autoritatea de reglementare;
autoritile contractante;
operatorii economici;
supraveghetorii sistemului.
Iat mai jos, pe scurt, o prezentare a fiecruia dintre elementele menionate anterior:
Autoritatea de reglementare
n cadrul sistemului de achiziie public, autoritatea de reglementare este reprezentat de
Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice
(ANRMAP). ANRMAP este o instituie public independent, cu personalitate juridic, n
subordinea Guvernului.
Rolul fundamental al ANRMAP este elaborarea, i implementarea politicii n domeniul
achiziiilor publice.
Autoritatea contractant
n cadrul sistemului, autoritile puterii publice i alte persoane juridice de drept privat ce
desfoar activiti n domeniul utilitilor sunt denumite autoriti contractante i joac rolul
de cumprtor. Autoritate contractant, din acest punct de vedere poate fi, de exemplu:
Ministerul Justiiei n momentul n care achiziioneaz un nou soft, Consiliul Judeean Alba, n
momentul n care renoveaz o parte a sediului sau achiziioneaz mobilier nou, Universitatea
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 105
Pagin 106
anual
2 Elaborarea
documentaiei
atribuire/selectare
al
de
Operaiune
- identificarea necesiti
- estimare valoare i modaliti de obinere
- punerea n coresponden cu CPV
- ierarhizare
- alegere procedur
- identificare fonduri
- elaborare calendar
- definitivare i aprobare program
- dac se impune, elaborarea i transmiterea
anunului de intenie
- stabilire specificaii tehnice sau documentaia
descriptiv
- stabilire cauze contractuale
- stabilire cerine minime de calificare, dac este
cazul, criterii de selectare
- stabilire criteriul de atribuire
- dac este cazul, solicitare garanie de participare
- completarea Fiei de date a achiziiei
- stabilire formulare i modele
Pagin 107
6
7
Pagin 108
Pagin 109
Pagin 110
Pagin 111
Pagin 112
Pagin 113
Pagin 114
Pagin 115
Pagin 116
Pagin 117
Pagin 118
Pagin 119
Pagin 120
Pagin 121
Autoritatea contractant are obligaia de a nchei a dosarul achiziiei publice care cuprinde toate
activitile desfurate n cadrul unei proceduri de atribuire, respectiv toate documentele
necesare pentru derularea procedurii.
Dosarul de achiziie public se ntocmete i se pstreaz de ctre unitatea contractant prin
compartimentul intern specializat de achiziii publice. De asemenea, dosarul de achiziie se
ntocmete pentru fiecare:
Contract de achiziie public atribuit,
Acord cadru ncheiat,
Contract de concesiune atribuit,
Lansarea unui sistem de achiziie dinamic.
Acesta se pstreaz atta timp ct contractul de achiziie public produce efecte juridice, cel
puin 5 ani de la data finalizrii acestuia.
Contractul intr n vigoare:
Fie dup constituirea garaniei de bun execuie, dac a fost solicitat;
Fie la termenul convenit de pri.
Dac pe parcursul ndeplinirii contractului se constat faptul c anumite elemente ale
propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerinelor prevzute n caietul de sarcini se
poate solicita rezilierea contractului i angajarea rspunderii contractuale.
Pe parcursul derulrii contractului, contractantul nu are dreptul de a nlocui subcontractaii
nominalizai n ofert fr acceptul autoritii contractante. Eventuala nlocuire a acestora nu
trebuie s conduc la modificarea propunerii tehnice sau financiare iniiale.
La finalizarea contractului, se va face recepia final a bunului, serviciului sau lucrrii. n cazul
recepiei unei lucrri, executantul garanteaz c la data recepiei lucrarea executat:
Va avea calitile declarate de ctre acesta n contract,
Va corespunde reglementrilor tehnice n vigoare,
Nu va fi afectat de vicii care ar diminua sau ar anula valoarea ori posibilitatea de
utilizare, conform condiiilor normale de folosire sau celor specificate n contract.
La finalizarea lucrrilor executantul are obligaia de a notifica n scris achizitorului c sunt
ndeplinite condiiile de recepie, solicitnd acestuia convocarea comisiei de recepie. Pe baza
situaiilor de lucrri executate confirmate i a constatrilor efectuate pe teren achizitorul va
aprecia dac sunt ntrunite condiiile pentru a convoca comisia de recepie. cazul n care se
constat c sunt lipsuri sau deficiene acestea vor fi notificate executantului, stabilindu-se i
termenele pentru remediere i finalizare, Dup constatarea remedierii tuturor lipsurilor i
deficienelor, la o nou solicitare a executantului, achizitorul va convoca comisia de recepie.
n cazul serviciilor:
achizitorul are dreptul de a verifica modul de prestare a serviciilor pentru a stabili
conformitatea lor cu prevederile din propunerea tehnic i din caietul de sarcini.
verificrile vor fi efectuate n conformitate cu prevederile de contract:
achizitorul are obligaia de a notifica n scris prestatorului identitatea reprezentanilor si
mputernicii pentru acest scop.
Pagin 122
Capitolul 11
Programe de finanare. Fonduri structurale
Ce este finanarea?
Finanarea reprezint sprijinul financiar acordat de o instituie sau organizaie (organism
finanator) unei alte instituii sau organizaii n vederea derulrii unui proiect care corespunde
uneia sau mai multor prioriti ale organismului finanator.
Ce este un grant?
Grantul reprezint contribuia financiar la realizarea unui proiect care i este oferit
solicitantului fr obligaia rambursrii ulterioare.
Chiar dac granul reprezint finanare nerambursabil, acest lucru nu nseamn neaprat c
acoper n procent de 100% cheltuielile presupuse de proiect! n multe cazuri organismul
finanator cere o contribuie din partea solicitantului care poate varia n funcie de programul de
finanare. Solicitantul trebuie s demonstreze c deine suma respectiv.
De asemenea, exist finanatori care finaneaz numai o serie de costuri (denumite costuri
eligibile i care sunt menionate n apelul la candidatur, n Ghidul solicitantului sau chiar n
partea de buget din formularul de cerere).Important este de menionat i faptul c solicitantulorganizaia care primete finanarea poate acoperi partea sa de contribuie (n procent variabil
n funcie de program, dup cum am menionat anterior) inclusiv prin ceea ce se numete
contribuie n natur in kind contribution.
Altfel spus, poate participa n cadrul proiectului, de exemplu, cu o sal pe care o
deine,necesar pentru derularea unui curs de formare, i pentru care nu este necesar s
plteasc o chirie, dar pentru care sunt calculate aceste costuri (costuri care n alte condiii ar fi
trebuit acoperite!).
De ce acord finanri nerambursabile diferite instituii sau ONG-uri?
Finanrile nerambursabile sunt destinate sprijinirii desfurrii unor activiti importante
pentru anumite segmente ale societii sau pentru dezvoltarea de ansamblu. Pentru a primi
finanare aceste aciuni trebuie s fie n acord cu obiectivele, interesele i misiunea
organismului finanator.
Proiect finanat de ctre Administraia Fondului Cultural Naional
Pagin 123
Pagin 124
Pagin 125
Pagin 126
Pagin 127
Pagin 128
Pagin 129
Pagin 130
Pagin 131
Pagin 132