RAPORTAREA EVENIMENTELOR

Revizia 2

1.

10 August 2012

Pagina 1 din
10

Scop

Stabilirea modului de raportare a evenimentelor in cadrul societatii

2.

Domeniu

Se aplica tuturor categoriilor de evenimente prezentate in Lista tipuri evenimente,

Anexa 1.
3.

Continut

3.1

Generalitati

Tipurile de evenimente care au loc in societate precum si codurile acestora sunt

prezentate in Anexa 1- Lista tipuri evenimente. Lista este actualizata de RMI, ori de cate
ori sunt primite informatii despre alte tipuri de evenimente existente sau posibile.
3.2

Mod de raportare

3.2.1 Rapoartele de eveniment (REV)

REV se intocmesc pentru evenimentele externe, mai putin pentru evenimentele cod 51 si
52. REV sunt intocmite de Supervizor,Dispecer, Agent interventie, Sef obiectiv sau RMI,
de la caz la caz.
Evenimentul inscris in REV este raportat intr-un interval de timp intre 0 si 24 h.
Modul de raportare, precum si inregistrarile necesare fiecarei raportari in parte se
regasesc in Anexa 2-Matricea raportarii evenimentelor.
3.2.2 Rapoartele de constatare (RC)
RC se intocmesc pentru toate evenimentele interne, precum si pentru evenimentele
externe cod 51 si 52.
RC se intocmesc de catre : Supervizor, Dispecer, Agent interventie, Sef Obiectiv sau RMI,
de la caz la caz.
Evenimentul inscris in RC este raportat intr-un interval de timp de max. 24h.
Verificati daca aceasta este versiunea corecta a documentului, inainte de utilizare
Aprobat: Director General

Verificat: NA

Intocmit:
RMI
Director CO Centru

RAPORTAREA EVENIMENTELOR
Revizia 2

10 August 2012

Pagina 2 din
10

Modul de raportare, precum si inregistrarile necesare fiecarei raportari in parte se

regasesc in Anexa 2-Matricea raportarii evenimentelor.
3.3

Circuitul inregistrarilor

3.3.1 REV se intocmeste intr-un singur exemplar si se pastreaza de catre Seful

obiectivului la Dosarul obiectivului.
Daca este cazul se fac copii care sunt trimise, de la caz la caz, beneficiarului, Politiei sau
altor organe de control.
Imediat dupa completare REV se inregistreaza in Registrul de intrari-iesiri documente al
sucursalei/locatiei respective.
Fiecare REV este trimis catre RMI, care pastreaza evidenta tuturor evenimentelor din
obiectivele GSS.
3.3.2 Raportul de constatare (RC) se intocmeste intr-un singur exemplar care se
pastreaza la Dosarul obiectivului.
Daca este cazul se fac copii care sunt trimise, de la caz la caz, functiilor implicate in
eveniment.
Imediat dupa completare RC se inregistreaza in Registrul de intrari-iesiri documente al
sucursalei/locatiei respective.
Fiecare RC este trimis catre RMI, care pastreaza evidenta tuturor evenimentelor din
obiectivele GSS.
4.

Responsabilitati

4.1

Director CO

Raporteaza Presedintelui CA toate evenimentele, conform Matricei raportarii

evenimentelor;

Monitorizeaza modul in care sunt raportate evenimentele din centrul operational

pe care il conduce, precum si modul in care sunt generate si pastrate inregistrarile
Verificati daca aceasta este versiunea corecta a documentului, inainte de utilizare

Aprobat: Director General

Verificat: NA

Intocmit:
RMI
Director CO Centru

RAPORTAREA EVENIMENTELOR
Revizia 2

4.2

10 August 2012

Pagina 3 din
10

Ia masuri, ori de cate ori constata incalcari ale prezentei instructiuni.

Agent de interventie

Intocmeste REV/RC, dupa caz, ori de cate ori constata un eveniment.

Raporteaza evenimentele conform Matricei raportarii evenimentelor.

Transmite REV/RC in termen de 24 h dispecerului.

4.2

Sef Obiectiv

Intocmeste REV sau RC, dupa caz, conform Matricei raportarii evenimentelor.

Monitorizeaza modul in care sunt raportate incidentele din obiectivul pe care il

conduce, precum si modul in care sunt generate si pastrate inregistrarile si ia
masuri, ori de cate ori constata incalcari ale prezentei instructiuni.

Raporteaza evenimentele conform Matricei raportarii evenimentelor.

Trimite REV/RC -intocmite sau primite de la supervizori- catre DCO, RMI.

4.3

Supervizor

Intocmeste REV/RC, dupa caz, conform Matricei raportarii evenimentelor.

Raporteaza evenimentele conform Matricei raportarii evenimentelor.

Trimite REV/RC catre Sef obiectiv.

4.4

Dispecer

Inregistreaza toate evenimentele in Registrul evenimente electronic;

Raporteaza catre Directorul CO si RMI, zilnic, conform Matricei evenimentelor,

evenimentele consemnate.

4.5

Agent paza

Raporteaza superiorului direct orice eveniment si il inscrie in Registrul de predareprimire schimb.

Verificati daca aceasta este versiunea corecta a documentului, inainte de utilizare

Aprobat: Director General

Verificat: NA

Intocmit:
RMI
Director CO Centru

RAPORTAREA EVENIMENTELOR
Revizia 2

4.6

10 August 2012

Pagina 4 din
10

RMI

Raporteaza orice eveniment conform Matricei raportarii evenimentelor;

Intocmeste Rapoarte lunare catre Presedintele CA si Directorii CO cu privire la

evenimentele raportate.

5.

Inregistrari

Raport de eveniment - Anexa 3

Raport de constatare- Anexa 4
Raport de neconformitate formular cod F-P 04-01.

4.1.1.Neconformitati identificate in timpul efectuarii serviciilor de paza

Acest tip de neconformitati este identificat in activitatea curenta de RSM si inspectorii de
control, dar mai poate fi identificat si de alte functii (DG Dir CO, Dir QHSE, SSP, SO alti
sefi servicii).
Modul in care este tratat acest tip de neconformitati este descris in Anexa 1.
Pentru toate neconformitatile se identifica cauza si se intreprind corectii si actiuni
corective/preventive.
Neconformitatile minore sunt inscrise in Registrul de neconformitati (format Excel), in
Rapoartele de eveniment si in Rapoartele de constatare.
Neconformitatile majore sunt inscrise in Registrul de neconformitati (format Excel), in
Rapoartele de eveniment in Rapoartele de constatare si in RN.
Lista neconformitatilor (majore si minore) se intocmeste pe formularul Tabel
neconformitati, cod F-P 04-02, conform modelului din Anexa 6 si este actualizata ori de
cate ori este nevoie cu aprobarea Directorului QHSE si a Directorilor CO Centru si
Constanta.
Modelul RN este prezentat in Anexa 5. Modul de completare al RN este prezentat in
instructiunea P 04 IL 01- Modul de completare a Raportului de neconformitate.
4.1.1.Neconformitati identificate in timpul efectuarii serviciilor de paza
Acest tip de neconformitati este identificat in activitatea curenta de RSM si inspectorii de
control, dar mai poate fi identificat si de alte functii (DG Dir CO, Dir QHSE, SSP, SO alti
sefi servicii).
Modul in care este tratat acest tip de neconformitati este descris in Anexa 1.
Pentru toate neconformitatile se identifica cauza si se intreprind corectii si actiuni
corective/preventive.

Verificati daca aceasta este versiunea corecta a documentului, inainte de utilizare

Aprobat: Director General

Verificat: NA

Intocmit:
RMI
Director CO Centru

RAPORTAREA EVENIMENTELOR
Revizia 2

10 August 2012

Pagina 5 din
10

Neconformitatile minore sunt inscrise in Registrul de neconformitati (format Excel), in

Rapoartele de eveniment si in Rapoartele de constatare.
Neconformitatile majore sunt inscrise in Registrul de neconformitati (format Excel), in
Rapoartele de eveniment in Rapoartele de constatare si in RN.
Lista neconformitatilor (majore si minore) se intocmeste pe formularul Tabel
neconformitati, cod F-P 04-02, conform modelului din Anexa 6 si este actualizata ori de
cate ori este nevoie cu aprobarea Directorului QHSE si a Directorilor CO Centru si
Constanta.
Modelul RN este prezentat in Anexa 5. Modul de completare al RN este prezentat in
instructiunea P 04 IL 01- Modul de completare a Raportului de neconformitate.
Inspectorii de control, SSP, SO
Completeaza Rapoartele de constatare si Rapoartele de eveniment in mod citet, cu
exprimari concise, fara ambiguitati;
Transmit informatiile necesare catre RSM ori de cate ori apare o neconformitate;
Daca li se deleaga autoritatea completeaza rubricile RN in mod citet, cu exprimari
concise, fara ambiguitati.

Verificati daca aceasta este versiunea corecta a documentului, inainte de utilizare

Aprobat: Director General

Verificat: NA

Intocmit:
RMI
Director CO Centru

RAPORTAREA EVENIMENTELOR
Revizia 2

10 August 2012

Pagina 6 din
10

Anexa 1
Lista tipuri evenimente
Tip
eveniment
Extern
Extern
Extern
Extern
Extern
Extern
Extern
Extern
Extern
Extern

Eveniment
Jaf armat
Talharie
Agresiune fizica
Furt
Furt
Tentativa furt
Vandalizare
Incalcare Plan paza de catre
beneficiar
Tulburare ordine
Testari alcool pozitive

Observatii

Cod

Inregistrare

Cu faptasi prinsi
Cu faptasi neprinsi

01
02
03
04
05
06
07
08

REV
REV
REV
REV
REV
REV
REV
REV

09
10

REV
REV

Persoanele testate apartin

beneficiarului

Extern

Tehnic (cadere curent,

dezafectare sistem video etc.)

11

REV

Extern

Incalcarea procedurilor
si regulamentelor
beneficiarului de catre
beneficiar
Incalcarea procedurilor
si regulamentelor
beneficiarului de catre
terti
Incalcare Plan de paza
de catre terti

12

REV

13

REV

14

REV

31
32
33
34

RC
RC
RC
RC

Intern
Intern
Intern
Intern
Intern

Absent nemotivat
Somn in post
Parasire post
Incalcare Plan paza/ROF/Fisa
post
Incalcare procedura beneficiar
Incalcare procedura GSS
Limbaj necorespunzator
Tinuta necorespunzatoare
Testari alcool pozitive

35
36
37
38
39

RC
RC
RC
RC
RC

Intern
Extern

Test alarmare
Control al statului

40
51

RC
RC

Extern

Extern
Intern
Intern
Intern
Intern

De catre personalul GSS

Altele decat 31-35, 37-39
Persoanele testate apartin
GSS

Verificati daca aceasta este versiunea corecta a documentului, inainte de utilizare

Aprobat: Director General

Verificat: NA

Intocmit:
RMI
Director CO Centru

RAPORTAREA EVENIMENTELOR
Revizia 2

Extern

10 August 2012

Control al beneficiarului / test

Pagina 7 din
10

52

RC

Nota: lista va fi actualizata de catre RMI ori de cate ori apar noi tipuri de evenimente.

Anexa 2-Matricea raportarii evenimentelor

Cod
eveniment

Cine
raporteaza

Cand
raporteaza

Cui raporteaza

Cum
raporteaza

Inregistrari

Cand se
completeaza

01,02,03,04,
05,06,07,08,
09,11,12,13,14,
51, 52
01,02,03,04,
05,06,07,08,
09,11,12,13,14

Agent paza

Imediat

Supervizor/
Sef Obiectiv

Telefonic

Registrul
predare/
primire

La iesirea din
schimb

Supervizor

Imediat

Sef obiectiv

Telefonic

Raport activitate

La iesirea din
schimb

51,52

Supervizor

Imediat

Sef obiectiv
Sef obiectiv

Personal/ Mail
Telefonic

01,02,03,04,
05,06,07,08,
09,11,12,13,14

Sef obiectiv,

Imediat

Sef obiectiv
Director CO

Personal/ Mail
Telefonic/Mail

Sef obiectiv

In max. 12h

Director CO +
Dispecer + RMI

Mail

51, 52

Sef obiectiv

Imediat

Director CO

Telefonic

REV
Raport activitate
RC
Mail
REV* (va trimite
REV propriudaca nu a
intocmit
supervizorul sau
REV primit de la
supervizor)
-

Verificati daca aceasta este versiunea corecta a documentului, inainte de utilizare

Aprobat: Director General

Verificat: NA

Intocmit:
RMI
Director CO Centru

In max. 12h
La iesirea din
schimb
In max. 12h
In max. 12h

RAPORTAREA EVENIMENTELOR
Revizia 2

10 August 2012

Sef obiectiv

In max. 24h

Director CO +
Dispecer + RMI

Mail

* (numai
in caz de
eveniment
semnificativ)

Director CO

Imediat

PCA

Telefonic

Director CO

Imediat

PCA

10

Sef obiectiv,

In max. 12h

Director CO +
Dispecer + RMI

1-14

Supervizor.
Director CO/Sef
obiectiv

In max. 12h
In max 12 h

31,32,33,34,
35,36,37,38,39,4

Supervizor, Sef
obiectiv, RMI

Toate

Pagina 8 din
10

RC* ( va trimite
RC propriu-daca
nu a intocmit
supervizorul sau
va trimite RC
primit de la
supervizor)
-

In max. 24h

Mail* (daca nu
s-a putut
raporta
telefonic)
Mail

Mail

Imediat

REV

In max. 12h

Sef obiectiv
Beneficiar

Telefonic
Mail/ Personal

Mail/REV

In max. 12h
In max. 12h

In max. 24h

Director CO +
Dispecer + RMI

Mail

RC

In max. 24h

Dispecer

In max. 6h

Director CO

Telefonic/ Mail

Registrul
evenimente
electronic

Imediat ce primeste
informatia

Toate

Dispecer

Zilnic

RMI

Mail

01,02,03,04,05,06
07,08,09,11,12,1
3,14,31,32,33,

Agent interventie

Imediat

Dispecer

Personal

REV/RC, dupa
caz

In momentul
constatarii

RMI

Lunar in max
10 zile

Presedinte CA +
Directori CO

Mail

Raport

Lunar

Toate

Imediat

In max. 24h

34,35,
36,37,38,40,51,
52
Toate

Note:
1.
2.
3.

Pentru evenimentul cod 36 RMI va intocmi raport de neconformitate, conform P 04 .

Pentru evenimentele cod 31,32,33,34, 35,37,38,39,51 Seful de obiectiv va aplica cerintele RI si
Codului muncii.
In cazul in care personalul GSS, in afara de agent paza, supervizor sau Sef obiectiv , observa un
eveniment , va anunta cel mai apropiat agent de paza

sau Seful de obiectiv, de la caz la caz.

Anexa 3
Nr. inregistrare../..
Centru
Operational

Cont

Obiectiv

Numar post

Tip
eveniment
Cod

RAPORT DE EVENIMENT

Verificati daca aceasta este versiunea corecta a documentului, inainte de utilizare

Aprobat: Director General

Verificat: NA

Intocmit:
RMI
Director CO Centru

RAPORTAREA EVENIMENTELOR
Revizia 2
Subsemnatul

(subsemnatii)1

10 August 2012

__________________________

in

Pagina 9 din
10
calitate

de2

___________________, aflat (aflati) in serviciul de paza/DMI la 3 _______________ ________, a/am

constatat urmatoarele:
Data constatarii __.__.__
Ora constatarii __.__,
Numitul/numitii (faptuitor/faptuitorii) 4_________________________________
Fapta comisa (scurta descriere a faptei) ________________________________
Bunuri furate (daca e cazul) ___________________________________________
Bunuri distruse/vandalizate (daca e cazul) _______________________________
Bunuri recuperate (daca e cazul) ______________________________________
Victime/Persoane ranite/decedate _____________________________________
Cazul a fost sesizat la5 _______________________________________________
Semnatura,

FP12 IL 05-01

Anexa 4
Nr. inregistrare../..
Centru
Operational

Cont

Obiectiv

Numar post

Tip
eveniment
Cod

Numele si prenumele
Supervizor, Sef obiectiv.
3
Societatea comerciala, institutia
4
Numele si prenumele faptasilor
5
Organizatia/Persoana
1
2

Verificati daca aceasta este versiunea corecta a documentului, inainte de utilizare

Aprobat: Director General

Verificat: NA

Intocmit:
RMI
Director CO Centru

RAPORTAREA EVENIMENTELOR
Revizia 2

10 August 2012

Pagina 10 din
10

RAPORT DE CONSTATARE

Data controlului , ora .

Constatari:

Semnaturi:
Controlor: .........................................................
Persoane controlate: .............................................

Verificati daca aceasta este versiunea corecta a documentului, inainte de utilizare

Aprobat: Director General

Verificat: NA

Intocmit:
RMI
Director CO Centru