Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Ghid Matricea Logica
Ghid Matricea Logica
Aduce mpreun ntr-un singur loc o formulare a tuturor componentelor cheie ale proiectului sau
programului .
Avnd toate componentele proiectului sau programului ntr-un mod sistematic, concis i coerent
poi lmuri i demonstra logica dup care sunt ateptate s lucreze proiectele i programele.
Schema logic permite de asemenea separarea obiectivelor pe diferite nivele ierarhice, i n
acelai timp asigur c intrrile i ieirile nu sunt confundate unele cu altele sau cu obiectivele.
Acest lucru poate fi de ajutor n mod deosebit cnd are loc o schimbare de personal.
ndeplinete cerinele unei bune concepii de proiect i asigur rspuns la punctele slabe din
trecut n multe alte proiecte.
Poate ajuta ca s se pun ntrebri fundamentale i s se analizeze punctele slabe pentru a
furniza informaii mai multe i mai relevante factorilor de decizie. Poate s te ghideze n analiza
logic i sistematic a elementelor cheie ale unui proiect bine gndit. Aceast abordare poate s
te ajute la planificare prin punerea n eviden a legturii dintre elementele proiectului i
importani factori externi.
Nu presupune mai mult timp sau efort pentru managementul proiectului, ci din contr l reduce.
Ca orice instrument de management Matricea Logic trebuie mai nti nvat i apoi folosit.
Odat nvat, poate economisi mult timp. Multe echipe de proiect se plng adesea de lips de
timp i de faptul c lucreaz contra cronometru. De aceea orice economie de timp este de mare
importan pentru managementul proiectului.
Se poate folosi pentru procesele de concepie i evaluare interne dar i n exterior n lucrul cu
consultanii care lucreaz la dezvoltarea organizaiei.
Matricea Logic poate fi folosit intern pentru a ajuta procesele de concepie i evaluare a
proiectelor. De asemenea poate fi folosit n lucrul cu consultanii externi care pot fi implicai n
procesele de concepie i evaluare. n plus Matricea Logic ncurajeaz o abordare multidisciplinar pentru concepia i supravegherea proiectului.
*
Anticip implementarea.
Matricea Logic ajut la definirea clar a activitilor cu un scop precis. Aceast abordare
faciliteaz aceeai nelegere i o mai bun comunicare a factorilor de decizie, a managerilor i
a altor pri implicate n proiect. De asemenea folosirea Matricei Logice, cu urmrire
sistematic, asigur continuitatea n cazul n care cineva din personalul iniial al proiectului a
plecat sau a fost nlocuit.
Poate apare o anume rigiditate n managementul proiectului atunci cnd obiectivele i factorii
externi specificai n faza de concepie sunt prea accentuai.
Rigiditatea n managementul proiectului poate apare atunci cnd obiectivele i factorii externi
specificai n Matricea Logic sunt prea accentuate. De subliniat c, oricum, acest lucru poate fi
evitat prin revizuirea regulat a proiectului, unde elementele cheie por fi reevaluate i ajustate.
Dac se folosete Matricea Logic se recomand revizuirea regulat a proiectului i pstrarea
documentelor actualizate ale proiectului.
Cere lucru n echip cu capabiliti de conducere i facilitare pentru a fi cea mai eficient.
Pentru a pregti o bun Matrice Logic, n cadrul creia se iau n considerare mai multe
perspective profesionale, este necesar lucrul n echip. Pentru ca echipa s lucreze este nevoie
att de talent de conductor ct i de facilitator. Multe organizaii care au adoptat Matricea
Logic au apelat la consultani externi care s le instruiasc personalul despre aceast
abordare, s faciliteze lucrul n echipe i s le asiste la pregtirea i finalizarea Matricelor
Logice. La elaborarea acestora, obiectivele, indicatorii de verificare a obiectivelor, mijloacele de
verificare i supoziiile, riscurile au fost agreate de ctre toi participanii.
Procesul cere talent de facilitator pentru a asigura participarea real i adecvat a tuturor
factorilor interesai.
Pentru a elabora o Matrice Logic cu participarea activ a factorilor interesai nu este uor.
Participarea cere implicarea activ a factorilor interesai n procesul de luare a deciziei. O astfel
de participare va conduce la o mai mare eficacitate, sim de proprietate, operativitate,
transparen, imparialitate i durabilitate. De exemplu, implicarea cu succes n proces a
factorilor interesai fr experien cere un mare efort.
Utilizatorii
Majoritatea ageniilor de asisten bilateral i instituiile multilaterale folosesc n interiorul lor
Matricea Logic. Marea lor majoritate ateapt acum ca proiectele ce le sunt transmise s fie
elaborate conform Matricei Logice.
Ageniile bilaterale care folosesc aceast abordare sunt:
USAID,
GTZ,
DFID,
NORAD,
DANIDA,
SIDA,
FINNIDA,
JICA.
Instituiile multilaterale care folosesc aceast abordare include:
EU,
UNDP,
FAO,
IFAD
ADB.
ntruct aceste afirmaii sunt logic legate ntre ele, este necesar a se confirma c logica este
adevrat. Pentru a asigura acest lucru trebuie s:
5 verifici logica pe vertical cu testul Dac/Atunci.
ns nu vei fi capabil s controlezi toi factorii legai de proiect i de aceea trebuie s faci nite
supoziii. Urmtorul pas este s:
6 defineti Supoziiile pentru fiecare nivel.
Este necesar s defineti o baz pentru msurarea eficacitii proiectului. Pentru a face acest lucru
trebuie s:
7 defineti Indicatorii de Verificare a Obiectivelor (IVO) pentru Obiectivul general, apoi
pentru Obiectivul proiectului, apoi pentru Rezultate, apoi pentru nivelul Activitilor;
8
Supoziii
Mijl. verificare
Indicatori
Rezumat
Ob. general
Obiectiv
Rezultate
Activiti
Og
O
R
A
A
De exemplu, Obiectivul se refer adesea la folosirea Rezultatelor proiectului: FOLOSIREA a noi
metode de producie sau IMPLEMENTAREA de noi sisteme.
n mod normal ar trebui s avem un singur Obiectiv pentru un proiect. Motivul este unul foarte
practic. Experiena a demonstrat c este mai uor s pui accentul pe rezultate avnd un singur
Obiectiv. Dac ai mai multe Obiective efortul proiectului se difuzeaz i concepia este mai slab.
Dei Obiectivul descrie motivele pentru care se obin rezultatele el este n afara controlului echipei
de proiect. Poi face rspunztoare o echip de proiect de obinerea anumitor rezultate, dar nu
pentru ceea ce vor face oamenii sau instituiile cu acele rezultate. Aceasta nseamn c trebuie
insistat ca echipa de proiect s obin anumite Rezultate care s ajute la realizarea impactului dorit,
dar c nu poi s-i faci rspunztori de realizarea acelui impact.
Poi concepe un proiect cu Obiectivul de a mbunti producia agricol. Poi concepe c va sprijini
ranii cu noi resurse (credite,semine, unelte, etc.) i capabiliti. Dei echipa poate obine toate
aceste rezultate plnificate, ea nu poate fi considerat rspunztoare dac ranii vor hotr s fac
ceva complet diferit.
Pasul 3: Definete Rezultatele pentru ndeplinirea Obiectivului
R
Og
O
R
A
Og
O
R
Atun
ci
Dac
ntr-o Matrice Logic bine planificat, la nivelele cele mai de jos ale ei poi spune c dac au fost
fcute anumite Activiti atunci este de ateptat obinerea anumitor Rezultate. Aceeai relaie logic
ar trebui s fie ntre rezultate i Obiectiv, i ntre Obiectiv i Obiectivul General.
Ca un exemplu, se poate spune c dac reueti s asiguri ranii cu semine mbuntite atunci se
va ndeplini Obiectivul de cretere a produciei.
Cu ct se reuete realizarea unei legturi cauz-efect mai puternic ntre obiectivele de la diferite
nivele, cu att mai bun va fi concepia proiectului.
Matricea Logic de oblig s explici aceast logic. Ea nu asigur ns o bun concepie datorit
faptului c valabilitatea efectului cauz-efect depinde de calitatea i experiena echipei de concepie
a proiectului.
Pasul 6: Definete Supoziiile corespunztoare fiecrui nivel
R
Og
O
R
A
Supoziiile pot descrie condiii naturale importante, cum ar fi ploi cu debite de 20 l/m.p. ntre lunile
Mai i Octombrie. Pot fi factori umani cum ar fi lipsa grevelor pe perioada nceperii proiectului,
aprobarea bugetului la timp, dorina fermierilor de a ncerca metode noi, dorina fermierilor de a
utiliza un nou mecanism de credit. Pot fi de asemenea factori externi cum ar fi factorii economici, de
exemplu, stabilitatea preurilor pentru culturile vegetale. Pot fi legai de alte proiecte care se execut
n legtur cu acest proiect, de ex. Valabilitatea proiectului Bncii Mondiale n domeniu, sau
finalizarea programul Naiunilor Unite n domeniu nainte de nceperea proiectului.
n Sumar afirmaiie sunt trecute dup logica Dac/Atunci ca o condiie pentru legturile dintre nivele.
Supoziiile completeaz logica matricei cu Dac/I/Atunci. Ele se refer la condiiile care sunt
necesare s susin legtura cauz/efect ntre nivele. Ele mai sunt cunoscute ca fiind condiii
suficiente.
Dac cauza i efectul sunt conceptul central de design al unui proiect bun, condiiile necesare i
suficiente sunt corolarul. Condiiile necesare descriu relaia tip cauz i efect dintre Activitate-laRezultat, Rezultat-la-Obiectiv i Obiectiv-la-Obiectiv general pentru realizarea obiectivelor
proiectului. Aceasta este logica intern dar nu definete condiiile diferite de la fiecare nivel pentru
realizarea nivelului imediat superior.
Aceste alte condiii sunt supoziiile. Aceasta este logica extern. Obiectivele (condiiile necesare)
plus supoziiile (condiiile suficiente) ne dau o idee mai clar despre design-ul (concepia) proiectului.
Prin definiie, echipa de proiect nu este responsabil de supoziii. Acestea se afl n afara
controlului lor. Echipa este responsabil de producerea Rezultatelor. Cnd supoziiile eueaz sau
se schimb, acest acord de management nu se mai aplic. Echipa de proiect agreeaz s
monitorizeze schimbrile supoziiilor, iar ntr-un caz ca acesta supoziiile trebuie s fie ct mai
specifice cu putin. Aceasta ar putea nsemna plasarea indicatorilor pe supoziii astfel nct s
poat fi identificate mai uor, dar echipa de proiect nu este responsabil de producerea lor.
n ciuda faptului c ei nu sunt responsabili de Supoziii, membrii echipei de proiect superperformante petrec mult timp ncercnd s influeneze probabilitatea ca supoziiile proiectului lor s
fie adevrate.
Importana clarificrii Supoziiilor
Supoziiile sunt condiiile externe asupra crora proiectul alege s nu exercite sau s nu dein
controlul, dar de care depinde ndeplinirea obiectivelor.
Putei determina supoziiile prin ntrebarea, Ce condiii trebuie s existe n plus fa de obiectivul
meu (la niveluri de Activitate, Rezultat, Obiectiv sau Obiectiv general) pentru a ajunge la nivelul
urmtor?
n exemplul nostru exist supoziia c va cdea suficient ploaie. Fr aceast ploaie, noile semine
nu vor da producia mare pe care o ateptm. Dac dorii s msurai gradul de incertitudine,
trebuie s cunoatei probabilitatea ca aceast supoziie s fie adevrat. Dac 20 l/m.p. de ploaie
n timpul sezonului de plantare este cerina minim pentru produciile de recolt proiectate, i
aceasta s-a ntmplat numai n trei ani din ultimii zece, probabilitatea ca aceast supoziie s fie
adevrat pentru acest proiect este mic (30% probabilitate).
Nu putem avea niciodat siguran 100% c Rezultatele proiectului vor cauza Obiectivul sau c
Obiectivul va cauza Obiectivul general. Lucrnd cu proiecte facem supoziii despre gradul de
incertitudine dintre aceste niveluri de obiective. Cu ct incertitudinea este mai mic cu att design-ul
(concepia) proiectului este mai puternic. Orice manager de proiect experimentat va fi de acord c
supoziiile ucigae, i anume acelea care se vor dovedi fatale unui proiect, pot deraia un proiect la
fel de des precum rezultatele slabe obinute.
Step 7: Definirea Indicatorilor de Verificare a Obiectivelor (IVO) pentru Obiective generale,
Obiective, Rezultate, i apoi pentru Activiti.
R
Og
O
R
A
R
Og
O
R
Dac decidei c este necesar un sondaj, atunci putei aduga civa pai de aciune pe Lista de
Activiti. Dac aceasta cost bani, trebuie s adugai aceste costuri n buget.
Regula este ca Indicatorii pe care-i alegei pentru msurarea obiectivelor dvs. s fie verificabili prin
anumite mijloace. Dac nu sunt, trebuie s gsii un alt indicator.
Pasul 9: Pregtirea Bugetului de Performan
Ai vzut deja c IVO-urile la nivelul Activitate sunt de obicei Intrrile sau Bugetul. Acum trebuie s
pregtii ntreg Bugetul de Performan. Legai costurile direct de activiti. Ai putea folosi categorii
standard pentru a ntmpina cerinele ageniei pentru care lucrai.
Bugetul de Performan nu formeaz o parte din Matricea Logic, dar este un document esenial
care este ataat ei. Amintii-v c cerinele costului definite n Bugetul de Performan vor fi folosite
pentru a analiza eficiena costului proiectului prin compararea bugetului cu IVO-urile la nivelul de
Obiectiv.
Pasul 10: Verific Matricea Logic folosind Lista de Verificare a Design-ului Proiectului
Lucrai cu Lista de Verificare a Design-ului Proiectului ca un ajutor pentru a asigura c proiectul
ntrunete toate cerinele unui Cadru Logic bine proiectat. Ar putea fi de folos s tiprim Matricea
Logic nainte de a revedea proiectul n lumina listei de verificare.
Pasul 11: Revedei design-ul Matricei Logice n lumina experienei anterioare
Ar fi trebuit s v gndii la experiena dvs. anterioar de proiecte n timpul pregtirii Cadrului Logic.
Acum este timpul s facei o verificare final a acestuia.
10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
11