Avizat Manager de proiect, Prof. univ. dr. Gh.

ORZAN

GHID DE BUNE PRACTICI N MANAGEMENTUL PROIECTELOR

ntocmit, Conf. univ. dr. Ctlin DOBREA

Managementul Proiectelor ca tiin i profesiune se caracterizeaz astzi n Romnia printr-o dezvoltare cum puine domenii se mai manifest. n condiiile n care mediul economic devine tot mai stabil i mai competitiv, din ce n ce mai orientat pe proiecte, aplicarea celor mai noi metodologii de managementul proiectelor i a celor mai bune practici devine vital pentru orice organizaie. Planificarea i controlul eficient al proiectelor impun ca informaiile privind scopul, desfurarea n timp, resursele, finanarea i riscurile asociate s fie integrate. Metodele i instrumentele de msurare a performanelor proiectului trebuie s: furnizeze managerilor informaii de ncredere privind stadiul proiectului lund n considerare nu doar performanele ci i riscurile i incertitudinile acestuia motiveze managerii de proiect s realizeze cel mai devreme acele activiti care au cel mai mare risc, conducnd prin aceasta la minimizarea costurilor.

Managementul proiectelor este o metodologie cu bune practici din management care v ajuta sa conducei cu succes proiectele ctre succes. Aceasta va ofer o imagine clara a proiectului si va traseaz un roadmap ce va seteaz calea pe care trebuie sa o urmai pentru a finaliza proiectele la timp si in bugetul stabilit. Prin utilizarea acestui material suport ce va conduce pe direcia dorit, veti putea sa urmai cea mai buna cale, vei tii exact CE avei de fcut, CUM sa facei si CAND sa facei. Chiar daca suntei o persoan neiniiat sau expert, va ajuta sa meninei proiectele pe calea cea buna fr abateri. Managementul proiectelor furnizeaz un roadmap perfect care descrie in amnunt cum sa completai fiecare pas pe parcursul ciclului de viata al unui proiect. Indiferent daca suntei manager de proiect, membru al unei echipe, consultant, trainer sau student, putei folosi aceast roadmap pentru a pstra proiectele n limitele stabilite. Este cunoscut faptul ca majoritatea proiectelor deraiaz la un moment dat de pe linia planificata. Statisticile evideniaz chiar c 84% dintre proiecte nu reuesc s satisfac nevoile

clienilor. De ce este aa de greu s pstrai proiectul n limitele stabilite ? Exista o serie de motive precum slaba finanare, comunicare si raportare. Dar motivul numrul 1 este ca Managerii de Proiect deseori nu stabilesc o direcie clara pentru proiect. Fr o direcie clar, proiectele sufer devieri de la aria de cuprindere (scope), depirea bugetelor si ntrzieri. Cum putei evita asta? Rspunsul este simplu: folosii o metodologie de Management de Proiect pentru a trasa o direcie clara. O metodologie eficienta v va furniza o harta al livrrii proiectului, care v va ghida ctre destinaia inta i care v va arata ce trebuie fcut pentru a-l atinge.

Realizarea unui proiect nu trebuie sa fie o sarcina stresanta. Folosind o metodologie si instrumentele adecvate pentru a va ajuta, putei sa transformai totul intr-o experiena plcuta si distractiva. Secretul este sa avei o imagine clara a ceea ce trebuie obinut si a modului in care trebuie obinut. Daca fiecare membru al echipei voastre tie exact ce trebuie sa fac folosind aceasta metodologie, atunci totul devine o aventura mult mai captivanta. Folosind suportul de curs veti putea s: - reduceti stresul atunci cand conduceti proiecte , - faceti proiectele dumneavoastra mult mai captivante , - veti putea sa invatati ceva nou din fiecare proiect - deveniti un Manager de Proiect cu mult mai multe cunostine. Suportul de curs pune la dispoziia celor interesai o varietate impresionanta de instrumente printre care: - o intreaga metodologie completa de proiect ce descrie fiecare faza, activitate si operatiune din cadrul ciclului de viata al proiectului. - un set complet de template pentru proiect pentru a va oferi un avantaj de fiecare data cand incepeti un nou proiect. - o ntreaga suita de exemple de proiecte oferindu-va studii de caz din practica real.

Fiecare faza, activitate si task din ciclul de viata este descrisa in detaliu, explicnd CUM ar trebui sa fie abordata, CINE ar trebui sa o ndeplineasc si CAND.

Utiliznd aceste cunotine putei iniia, defini, executa si nchide proiectele mult mai eficient. Managementul proiectelor reprezint una din putinele metodologii cunoscute cu aplicabilitate n toate industriile i segmentele de piata. Indiferent de industria in care activai, managementul proiectelor aduce o plus valoare prin faptul ca va ofer o abordare a modului in care putei realiza cu succes un proiect. De asemenea se preteaza la orice proiect indiferent de dimensiunea acestuia. Indiferent daca proiectele dumneavoastra sunt mici sau mari, managementul proiectelor va ofera instrumentele si metodele necesare pentru a le termina la termen si in buget. O parte din motivele pentru care se accentueaz rolul strategiilor n detrimentul rolului proiectelor provine din observaia c multe proiecte nu au reuit s ating obiectivele stabilite, sau c au consecine negative neprevzute, care ntrec cu mult beneficiile. n realitate, eecul unui proiect poate fi localizat la dou nivele. Mai nti, exist nereuita implementrii eficiente a proiectului, adic la termenul stabilit, cu respectarea bugetului i corespunztor planului. Se ntmpl frecvent, de asemenea, ca proiectele s fie n ntrziere i deci s nregistreze depiri de costuri datorit inflaiei. Managerii de proiect vor avea grij s evite ambele tipuri de nereuit, att ct le st n putere, dar aceasta este posibil dac vor fi implicai mult mai direct n reuita (sau eecul!) implementrii eficiente a proiectului. Responsabilitatea pentru nereuita producerii efectului scontat revine, n primul rnd, ntregii echipe care s-a ocupat de planificare i concepie, nu numai managerilor de proiect. O metod util n studierea eecului proiectelor const n a discerne situaiile n care nereuita se datoreaz unor cauze interne, ale proiectului n sine (care, deci, pot fi influenate i controlate ntr-o oarecare msur n etapa de planificare i concepere), de situaiile n care cauzele sunt externe proiectului i nu pot fi influenate n acelai mod. Din prima categorie fac parte factori cum ar fi: - evaluarea eronat a bazei de resurse; - planificarea defectuoas; - lipsa de resurse (fonduri sau personal calificat); - ineficiena organizatoric.

Cel puin o parte din aceti factori se pot dovedi imposibil de evitat, dac nu se fac eforturi conjugate din partea echipei proiectului. Factorii externi care contribuie la eecul unui proiect (factori de mediu ai proiectului) nu include doar mediul fizic sau natural, dei acesta este o parte important a lui. Mediul cuprinde i ntregul ansamblu de oameni, lucruri i instituii care nconjoar proiectul i interacioneaz cu el. Se pot identifica urmtoarele categorii de factori: - factorii naturali (cum este cazul dezastrelor naturale); - influenele economice externe (devalorizarea monedei); - reacia oamenilor afectai de proiect, care se poate manifesta la o multitudine de nivele; - lipsa de voin politic la nivel nalt; - nepotrivirea cultural a obiectivelor i activitilor proiectului cu mediul n care se desfoar i lipsa de cunoatere i nelegere a specificului local, care conduc la respingerea proiectului de ctre beneficiarii crora li se adreseaz. Dei de-a lungul cursului sunt prezentate dificulti majore n iniierea i derularea proiectelor, tonul general este unul de ncurajare a atitudinii pro-active organizarea pe proiecte n firme i n viaa personal poate aduce beneficii diverse, iar avertizarea asupra influenelor negative din partea mediului intern sau extern nu are alt menire dect s sublinieze importana planificrii i monitorizrii atente a derulrii proiectelor. Trim ntr-o lume a proiectelor, este vremea proiectelor - ceea ce ne rmne de fcut este sesizarea la timp a oportunitilor i integrarea schimbrilor organizaionale sau personale dorite n sistemul de programe.