CAP I CERINE PENTRU IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM DE ASIGURAREA CALITII

COSTURILE CALITATII Pentru a face fata puternicei concurente care exista ntr-o economie de piata organizaiei sunt obligate sa realizeze permanent produse de nalta calitate si la preturi ct mai scazute pentru a creea conditiile obtinerii beneficiilor. Realizarea unor produse de calitate nu este ceva suficient. Costurile realizarii obiectivelor trebuie urmarite cu grija, astfel nct efectul pe termen lung al costurilor calitatii n organizaie s fie cel dorit. De aceea este important ca eficienta unui sistem al calitatii sa fie masurata n termeni economici. Monitorizarea costurilor calitii reprezint o cerin esenial pentru introducerea unui sistem eficient de management al calitii. Acestea reprezint un important instrument de mbuntire a calitii i a eficienei organizaiei ntruct stau la baza lurii deciziilor strategice i au influen direct asupra mrimii profitului.Costurile calitatii nu se deosebesc de celelalte tipuri de costuri. La fel ca si costurile de ntretinere, proiectare, productie, vnzari si alte activitati, ele pot fi masurate si analizate. Costurile calitatii apar n fiecare dintre etapele ciclului de viata al produsului, precum si n toate nivelurile operationale ale organizaiei. n mod traditional, costurile asociate cu calitatea scazuta sunt corelate cu marfa rebutata, munca efectuata din nou, efort excesiv cheltuit pe ncercari si verificari. Aceste costuri sunt usor de nteles dar n registrele contabile ale organizaiilor se fac foarte putine referiri la ele. n plus slaba conducere a costurilor calitatii duce la alte costuri care ar putea fi evitate cum ar fi: - stocuri mari ce rezulta dintr-o alegere gresita a furnizorilor si un control ineficient al calitatii produselor aprovizionate; - deteriorarea n timpul depozitarii si transportului din cauza manipularii, ambalarii si depozitarii; - pierdere de timp si bani pentru a rezolva litigiile calitatii cu furnizorii si clientii, n general n dezavantajul altor responsablilitati; - penalizari datorate livrarilor ntrziate si nendeplinirii exigentelor clientilor. Deoarece costurile mentionate mai sus n general nu se nregistreaza, conducerea organizaiilor este foarte rar constienta ca ele exista si de aceea nu se gndeste la modalitati de a le controla.Organizaiile pot obtine reduceri substantiale la costurile de productie prin implementarea unui sistem de asigurare a calitatii respectiv prin aplicarea unui program de gestionare a costurilor calitatii. Prin calcularea si analizarea costurilor calitatii organizaia dispune de un important instrument de valorizare a calitatii, o sursa potentiala de maximizare a profitului. Determinarea costurilor calitatii se impune prin faptul ca ordinul lor de marime este de aproximativ 20% din cifra de afaceri a unei firme, iar analizarea lor constituie o baza reala pentru ridicarea rentabilitatii organizaiei. n urma introducerii sistemului calitatii, printr-o crestere redusa a cheltuielilor pentru prevenire a aparitiei defectelor de calitate se obtine o dimensionare a costurilor cu identificarea defectelor si o scadere substantiala a celor datorate defectelor de calitate si remediere n asa fel nct pe ansamblu, cheltuielile totale cu calitatea se reduc considerabil n conditiile sporirii calitatii produselor.

Tipologia costurilor

Analiza costurilor reprezinta o tehnica de evaluare a performantelor intreprinderii care ajuta la reflectarea modalitatilor de utilizare a potentialului material si uman al intreprinderii si la identificarea rezervelor de reducere a costurilor existente in intreprindere. A cheltui reprezinta actiunea de repartizare a resurselor banesti pe diverse canale sau activitati. Costul reprezinta efortul intreprinderii concretizat in consumul de materii prime, materiale, combustibil, energie, masini, utilaje, instalatii, salarii, dobanzi, penalizari, chirii, impozite si taxe, ajutor de somaj, CAS, cheltuieli pentru prevenirea si inlaturarea poluarii. Costul reprezinta o parte a pretului de vanzare pe care agentul economic o recupereaza odata cu vanzarea marfurilor. Sursele de informatii in materie de costuri: -bugetul de venituri si cheltuieli; -contul de profit si pierdere; -darile de seama statistice cu privire la cheltuielile si la rezultatele intreprinderii, bilantul contabil si anexele acestuia. Criterii de clasificare a costurilor (cheltuielilor): a)Dimensiunile consumului de resurse: -costuri totale care desemneaza ansamblul cheltuielilor efectuate de intreprindere in vederea realizarii obiectului ei de activitate; -costuri unitare (medii) acestea se concretizeaza in cheltuiala medie realizata de intreprindere pentru crearea unei unitati de produs; -costuri marginale concretizate in marimea suplimentului de cheltuiala necesara pentru cresterea cantitatii fizice de produse obtinute cu o unitate. b)Tendinta acestora: -costuri pe termen scurt costurile inregistrate de intreprindere pe parcursul unei perioade de gestiune, respectiv 1 an;

-costuri de termen lung corespund gestiunii strategice a intreprinderii si se refera la modificarile ce pot sa apara in intreprindere ca urmare a introducerii progresului tehnic. c)Comportamentul costurilor fata de CA : -cheltuieli fixe costurile care raman invariabile la modificarea productiei, sunt urmarea deciziei de investitii in cadrul intreprinderii;in aceasta categorie cuprindem: costurile cu amortizarea, cele cu cercetarea-dezvoltarea,cele cu administratia firmei. -cheltuieli variabile: cheltuieli al caror volum creste relativ proportional cu volumul total al productiei; ele reprezinta urmarea deciziei de exploatare a intreprinderii si in cadrul acesteia se include consumul de materii prime, materiale, prestatiile catre terti, salariile. Aceasta clasificare a cheltuielilor este importanta pentru intreprindere din punct de vedere al strategiei de dezvoltare a acesteia si din punctul de vedere al calculului riscului de exploatare. d).Clasificarea pe produse realizate: -cheltuieli directe: se efectueaza direct in legatura cu realizarea unui produs; -cheltuieli indirecte: privesc administrarea firmei sau altfel spus totalitatea produselor create de intreprindere la un moment dat. Acest criteriu de clasificare este important intrucat ofera posibilitatea stabilirii costului unitar efectiv; pe aceasta clasificare se structureaza contabilitatea de gestiune a intreprinderii. e).Gradul de control al intreprinderii asupra cheltuielilor: -cheltuieli controlabile nivelul lor e stabilit prin program de intreprindere de exemplu: cheltuieli cu salarii,materii prime. -cheltuieli necontrolabile nu tin direct de activitatea intreprinderii; ele sunt impuse de legislatia fiscala si sociala a statului. f).Continutul acestora: -cheltuieli materiale; -cheltuieli cu munca vie; g).Dupa relatia costuri-efecte: -cheltuieli determinate se reflecta asupra indicatorilor de rezultate ai intreprinderii;

-cheltuieli discretionare cele care nu pot fi prevazute cu exactitate atat sub aspectul volumului cat si asupra efectului acestora asupra activitatii intreprinderii; de exemplu: cheltuielile cu publicitatea. h).Criteriul contabil sau natura cheltuielilor: -cheltuieli curente: -cheltuieli de exploatare (cheltuieli necesare realizarii procesului de productie); -cheltuieli financiare (cheltuieli legate de participatii); -cheltuieli exceptionale. De exemplu:cheltuieli cu impozite si taxe, cheltuieli cu salariile personalului. -cheltuieli financiare: pierderi din creante legate de participatii, pierderi din vanzarea titlurilor de plasament, diferente de curs valutar, dobanzi curente; -cheltuieli exceptionale determinate de operatiuni de gestiune; -determinate de operatiuni de capital. Categorii de costuri privind calitatea

Costuri referitoare la calitate

Costurile conformitatii

Costurile neconformitatii Costurile defectarilor externe

Costuri de prevenire

Costuri de evaluare

Costurile defectarilor interne

Costurile de prevenire Costurile de prevenire reprezinta costurile eforturilor de prentmpinare

a aparitiei defectarilor. Din aceasta categorie fac parte costurile pe care le implica: definirea produselor si proceselor; elaborarea documentelor referitoare la managementul calitatii si la sistemul calitatii (planurile calitatii, manualul calitatii, procedurile sistemului calitatii etc.); programul de mbunatatire a calitatii; sensibilizarea, motivarea si instruirea personalului n domeniul calitatii; evaluarea furnizorilor; analiza comparativa a calitatii cu cea a firmelor concurente; auditul calitatii; tinerea sub control a proceselor (de exemplu, prin aplic metodelor de control statistic); etalonarea echipamentelor; implementarea unui sistem al calitatii; alte masuri viznd asigurarea calitatii.

Costurile de evaluare Costurile de evaluare sunt considerate ca reprezentnd costurile

ncercarilor, inspectiilor si examinarilor pentru a stabili daca cerintele specificate sunt satisfacute. O definitie mai sugestiva a acestor costuri este cea formulata de Vachette: "costurile de evaluare reprezinta toate costurile angajate pentru ca un produs neconform sa nu poata ajunge la clientul sau intern sau extern. Din aceasta categorie fac parte costurile pe care le implica: inspectiile si ncercarile materialelor, produselor achizitionate; inspectiile si ncercarile pe fluxul de fabricatie; receptia produselor finite; achizitionarea si ntretinerea echipamentelor de inspectie; testele de laborator; documentatia referitoare la inspectii, ncercari; salariile personalului care efectueaza inspectiile si ncercarile; analiza datelor obtinute prin inspectii si ncercari; materialele si produsele distruse cu prilejul ncercarilor.

Costurile defectarilor interne Costurile defectarilor interne reprezinta costurile pe care le implica corectarea tuturor neconformitatilor descoperite nainte de livrarea produsului catre beneficiar.
Din aceasta categorie fac parte costurile determinate de: volumul rebuturi; efectuarea de operatiuni de remedieri, reconditionari si reparatii; cheltuieli de reprocesare, retratare, repetarea ncercarilor; costurile produselor declasate; analiza defectarilor, pentru stabilirea cauzelor acestora; pierderile de timp (de exemplu, ntreruperea procesului de productie neconformitatea materiilor prime, nedescoperita la receptie); operatiunilor suplimentare pentru sortarea componentelor, pentru a le separa pe cele neconforme.

Costurile defectarilor externe

Costurile defectarilor externe reprezinta costurile pe care le implica corectarea

neconformitatilor, descoperite dupa livrarea produselor la beneficiari. Din aceasta categorie fac parte costurile determinate de: reclamatiile clientilor produsele returnate de beneficiari primele de asigurare pentru a acoperi raspunderea juridica a ntreprinderii fata de produs; despagubirile pentru daune; penalizarile pentru ntrzierea livrarii; asigurarea service-ului n perioada de garantie si post-garantie; nlocuirea produselor n perioada de garantie. Prin definitie, costurile defectarilor sunt cauzate de neconformitatea produselor cu specificatiile, deci, reprezinta numai pierderile materiale, n ultima perioada, este tot mai evidenta tendinta de a lua n considerare si pierderile nesubstantiale chiar daca acestea sunt mai greu de cuantificat.

Managementul costurilor referitoare la calitate

Costurile referitoare la calitate trebuie aplicate la aproape orice activitate efectuata de organizatie.Toate compartimentele functionale ale organizatiei (sau sub-unitati alte acestor compartimente) furnizeaza altor compartimente functionale si beneficiarilor externi (ex. clientilor) diferite produse tangibile, intangibile sau servicii, cu diferite scopuri. Rezulta astfel un lant client-furnizor care trebuie luat in considerare in cadrul programului de management al costurilor referitoare la calitate. Fiecare unitate care deserveste alte unitati sau beneficiari din interiorul sau exteriorul organizatiei trebuie sa aiba stabilite criteriile de performanta si indicatorii de masurare a calitatii pentru ceea ce furnizeaza beneficiarilor unitatii respective.Pe baza acestui mecanism, se stabilesc activitatile care trebuie monitorizate in cadrul sistemului de management al costurilor referitoare la calitate, precum si in ce categorie trebuie incluse costurile aferente acestor activitati (preventive, de evaluare, datorate neconformitatilor interne, datorate neconformitatilor externe). Managementul costurilor referitoare la calitate cuprinde setul de actiuni la nivelul organizatiei prin care se asigura cel putin urmatoarele:

identificarea tuturor activitatilor din firma care aduc valoare adaugata si care trebuie apoi monitorizate prin sistemul de management al costurilor referitoare la calitate definirea categoriilor de costuri referitoare la calitate pentru fiecare activitate monitorizata atribuirea de responsabilitati pentru colectarea si raportarea datelor aferente costurilor referitoare la calitate stabilirea unui program si a unui sistem de colectare si raportare a datelor aferente costurilor referitoare la calitate planificarea obiectivelor legate de performanta sistemului de management al costurilor referitoare la calitate planificarea obiectivelor pentru costurile referitoare la calitate (pe diverse componente) controlul implementarii sistemului de management al costurilor referitoare la calitate elaborarea programelor de masuri pentru imbunatatirea sistemului de management al costurilor referitoare la calitate urmarirea evolutiei costurilor referitoare la calitate etc.

Prin logica celor expuse, rezulta ca sistemul de management al costurilor referitoare la calitate se poate aplica la nivelul oricarui departament (in limita competentelor), chiar in absenta unui program de ansamblu pe organizatie.

Analiza costurilor referitoare la calitate

Aceasta ofera echipei manageriale un set de parghii de optimizare a activitatilor din cadrul firmei, care sa conduca la:

asigurarea unei pierderi minime de valoare adaugata prin remedierea erorilor, a neconformitatilor care duc la erodarea valorii adaugate, precum si prin evitarea repetarii nejustificate din punct de vedere economic a unor activitati sau operatii mentinerea valorii adaugate acumulate de catre un produs sau serviciu, deoarece pierderile irecuperabile submineaza eforturile de a adauga valoare focalizarea atentiei asupra valorii adaugate inglobata de un produs sau serviciu care indeplineste cerintele clientilor si nu asupra unui produs sau serviciu care nu raspunde cerintelor clientilor asigurarea concordantei intre actiunile planificate si cele realizate efectiv optimizarea valorii adaugate a produselor si serviciilor furnizate clientilor

Sistemul de management al costurilor referitoare la calitate trebuie gandit de asa natura incat orice persoana din cadrul organizatiei sa poata introduce date in sistem, daca acest lucru se considera necesar. Practic, datele trebuie introduse la nivelul fiecarui compartiment functional al organizatiei de catre una sau mai multe persoane delegate in acest sens pentru activitatile specifice compartimentului respectiv. Daca pentru anumite activitati nu exista surse de date foarte clare pentru stabilirea costurilor referitoare la calitate, iar esantionarea este foarte greu de aplicat, se apeleaza la estimari. Estimarile trebuie facute de catre un expert. Uneori poate dura si o saptamana pana cand un expert reuseste sa estimeze valoarea elementelor de cost aferenta unei activitati. Valorile estimate trebuie apoi considerate valori reale pana la momentul urmatoarei estimari.Intervalul optim dintre doua estimari succesive este de 6 luni de zile.