II. CLASIFICAREA CORESPONDENEI ECONOMICE 2.1 Clasificarea corespondenei dup diferite criterii 2.2 Categorii de acte oficiale 2.

1 Clasificarea corespondenei dup diferite criterii O repartizare sistematic pe clase sau ntr-o anumit ordine este efectuat corect dac se ine cont de anumite caracteristici, particulariti comune, principii de baz sau reguli de clasificare. n funcie de diferite criterii, corespondena poate fi clasificatdup cum urmeaz: 1) dup natura emitentului: coresponden particular (privat) ntocmit de persoane fizice (solicitri de prospecte de var, coresponden oficial ntocmit de persoane juridice (cereri de ofert, ofert, reclamaii, comenzi reexpedierea potei, abonamente la ziar, scrisori de felicitare, scrisori de mulumire, telegrame .a.); .a.); 2) dup criteriul de circumscriere: corespondena intern (ntre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii); corespondena extern (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie sau persoan). 3) dup domeniul de activitate: corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de chemare n judecata corespondena administrativ (referatul, rapoartul, darea de seam, procesul verbal, decizia, ordinul, corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena tehnica a corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic, avizul de nsoire a corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, nota verbala etc.); dispoziia); departamentelor de protocol etc.); mrfii, scrisoarea de garanie etc.); etc.). 4) dup scopul ei: corespondena de solicitare (cererea economic, juridic etc.); corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.); corespondena de constatare (procesul verbal etc.); 1

corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia); corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic); corespondena nsoitoare de acte. 5) dup criteriul accesibilitii:

corespondena secret (transmis prin mijloace de securitate organizate, folosit n sistemul corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i care poate lua toate formele materiale ale

instituionalizat); corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.). 6) dup iniiativa trimiterii scrisorii: scrisoarea iniial; de rspuns; de revenire (avertizri, reclamaii). 7) dup criteriul suportului: corespondena clasic scrisoarea; corespondena telegrafic telegrama; corespondena electronic e-mail-ul. 8) dup modul de ntocmire: documente tipizate care sunt ntocmite pe formulare tip i conin un text tiprit cu elemente de rigoare. Din ele fac parte diferite acte precum i unele documente economice tipizate. Redactarea lor se face prin completarea spaiilor libere a coloanelor cu datele sau textul cerut innd cont de documentul dat i indicaiile de completare; documente netipizate sau ntocmite n mod liber la adresarea crora sunt aplicate anumite reguli de redactare. Din ele fac parte scrisorile de afaceri, cererile de ofert, comenzi, reclamaii, ordine, procese verbale. 9) dup natura i destinaia exemplarelor: originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului); copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo;

duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului.

Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului; copia dup original - se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul sigiliului - copia certificat are confirmarea c este valabil; se folosete pentru pstrarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul. Dup colaionare se scrie conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart semntur i tampil; - copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a coninutului actului, dactilografiat sau xerox, precum i ncheierea de legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat; - fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat; - extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare. 10) dup modul de transmitere: corespondena obinuit care se expediaz prin pot sau curier; corespondena telegrafic transmis prin telegraf sau telegram; corespondena telex transmis i recepionat prin teleimprimator; corespondena telefonic transmis prin telefon; corespondena publicistic publicat prin pres. 11) dup criteriile potale sau regiuni de circulaie: corespondena simpl; coresponden cu indicaii speciale (recomandat, express, par avion) coresponden cu regiuni speciale (secret) 2.2 Categorii de acte oficiale ntre scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri: scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc. actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar; actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea; majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit; 3 (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :

 scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor); scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent; actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie expres a unui act normativ cu aceste drepturi; actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semntur; Categorii de acte oficiale: clasificarea actelor oficiale se poate face n funcie de mai multe criterii i anume: 1) din punctul de vedere al naturii juridice: acte cu caracter normativ, care reglementeaz cu putere obligatorie principalele relaii sociale i se caracterizeaz prin aplicabilitatea lor repetat, acte a cror ndeplinire este asigurat prin fora coercitiv a statului (de exemplu, legile, ordonanele Guvernului, hotrrile normative ale Guvernului sau ale organelor locale); acte nenormative sunt acte ce nu prevd atribuii a cror ndeplinire este asigurat prin for public. 2) din punctul de vedere al efectului pe care l produc: acte productoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de organele statului, fie normative, fie nenormative); acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric, tehnico-funcional etc.). 3) din punctul de vedere al razei teritoriale pe care i produc efectul: acte cu caracter general al cror efect se produce pe ntreg teritoriul rii (de exemplu: acte emise de Parlament, de Preedintele Romniei i de Guvern); acte ale organelor locale ale administraiei publice efectele lor sunt limitate la o anumit unitate administrativ-teritorial (de exemplu, actele Consiliilor locale, ale prefecilor i primarilor). 4) din punctul de vedere al organului emitent: acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Preedinte etc.) actele emise de organele administraiei publice centrale i locale (Guvern, ministere i alte autoriti ale administraiei centrale, prefecturi, primrii); 4

actele emise de agenii economici i celelalte uniti i instituii.