Elaborarea unui plan de afaceri

Procesul de elaborare Planul de afaceri constitue una dintre cele mai bune modalitati prin care intreprinzatorul se poate asigura din partea unei surse de finantare de sprijin banesc (creditare, investire de capital, etc. ), in vederea initierii sau dezvoltarii unei afaceri. Procesul de elaborare a planului de afaceri presupune parcurgerea ordonata a mai multor etape care in anumite conditii, daca nu sunt satisfacute pot conduce la oprirea procesului de elaborare Etape in proiectarea afacerii Continutul unui plan de afaceri are in vedere urmatoarele activitati: PLANUL AFACERII (POIECTAREA AFACERII) : 1. Autocunoasterea 2. Ideea unei afaceri 3. Culegerea informatiilor 4. Analiza informatiilor 5. Elaborarea variantelor de afaceri 6. Alegerea variantei optime de afaceri 7. Structurarea planului pentru afacerea aleasa 8. Pregatirea in vederea aplicarii planului de afaceri 9. Realizarea planului de afaceri 10. Intretinerea si actualizarea planului de afaceri Fiecare afacere are nevoie de un plan, care la randul sau ca si afacerea trebuie pregatit in vederea construirii , realizat, intretinut si actualizat. Fara un astfel de plan, nici o afacere nu poate fi realizata, deazvoltata si eficientizata, de aceea se recomanda ca pregatirea afacerii sa fie facuta cu grija si in mod intelept, prin aceasta asigurandu-se atat succesul afacerii pe piata de capital, cat si a intreprinzatorului. Locul si rolul planului afacerii Proiectarea si dezvoltarea planului afacerii presupune gasirea raspunsului la o serie de intrebari: I. Cand este utilizat planul afacerii? Atunci cand: Initiem o afacere Cumparam o afacere II. Cine foloseste planul de afaceri? Planul de afaceri este folosit de: A. Managerii- sunt implicate in planul afacerii(mici), ata ca realizatori cat si ca beneficiari, acestora oferindu-li-se planul in forma scrisa pentru a-i putea ajuta in activitatea de conducere manageriala; B. Proprietarii afacerii- manageri, actionari, creditori, investitori; C. Creditorii- detinatorul traditional al planului afacerii este managerul bancii, dar si proprietarul sursei de capital. III. De ce se elaboreaza planul de afaceri? Aceasta intrebare conduce la urmatoarele constatari referitor la subiectii mentionati anterior( Managerii, Proprietarii afacerii, Creditorii) : clarificarea ideilor; evaluarea fezabilitatii si viabilitatii afacerii; evaluarea sigurantei in fata riscului stabilirea scopurilor si obiectivelor; aprecierea calitatii managementului financiar-contabil. Principalele trasaturi cerute viitorului intreprinzator Aceste trasaturi sunt : 1

 Sanatate; Incredere in sine; Nivel de informare corespunzator; Perceptie realista; Calitate umana superioara; Interes redus fata de aparente sociale; Relatii interpersonale obiective; Atractie pentru competitie; Capacitate de prevedere si control. Existenta sau dobandirea unor astfel de trasaturi pot constituii suportul recomandarii de a intocmii un plan de afaceri existand urmatoarele argumente pentru: a evalua si promova o noua ide de afacere; a conduce mai bine afacerea; a dobandii mai mult succes; a avea o imagine de ansamblu asupra intregii afaceri; a obtine finantarea afacerii propuse. Informatii necesare elaborarii planului afacerii Exista mai multe categorii de informatii care trebuie avute in vedere dintre care mentionam: a) Informatii privind noul produs sau serviciu; b) Informatii de natura juridica c) Informatii privind piata; d) Informatii privind resursele necesare implicate. Observatie: Analiza acestor categorii de informatii ne va permite sa cunoastem mai bine ansamblul problemelor legate de afacerea supusa analizei. Alegerea variantei optime pentru afacerea in cauza Pentru a se ajunge la o astfel de situatie este necesar ca ansamblul informatiilor obtinute sa fie prelucrate,, astfel incat acestea sa faca posibila dezvoltarea mai multor variante de afaceri din care, in urma analizei sa se aleaga acea varianta optima care satisface in cel mai inalt grad obiectivele propuse, restrictiile legate de piata , volumul de resurse si de investitii, conditiile juridice, etc. Odata stabilita aceasta varianta optima se va putea trece la o alta etapa in care afacerii in cauza trebuie sa i se asocieze urmatoarele: forma juridica de asociere; modul de obtinere a fondurilor, echipamentelor, materialelor, etc. (a diferitelor categorii de resurse); deciziile necesare legate de declansarea afacerii pe piata concurentiala; Cerinte legate de planul afacerii Ansamblul cerintelor pentru planul afacerii vizeaza in mod fundamental doua laturi si anume: cantitativa ; calitativa. Aceste laturi sunt intr-o deplina interdependenta. Ca principale cerinte mentionam: maxim 20-30 de pagini ( fara anexe) modul de prezentare sa reflecte claritate, o maniera obiectiva si indicarea surselor utilizate, atat ca bibliografie, cat si ca material de studio si documentare. sa se utilizeze un stil correct, simplu, clar, precis, iar fraza sa aiba o singura semnificatie; sa fie respectata cronologia in timp privind faptele din trecut si evolutia viitoare a afacerii; planului afacerii sa fie bine organizat, logic, precis, bine proportionat sis a evidentieze esentialul; sa aiba un aspect placut de redactarea utilizand elemente de estetica frumosului ( atractive si care bine dispun) 2

 sa fie elaborate intr-un numar suficient de exemplare. Cuprinsul planului afacerii In prima parte trebuie dezvoltat un rezumat al planului afacerii, a carui sectiune trebuie sa cuprinda prezentarea sumara a acestuia, in care sa fie evidentiate punctele relevante ale afacerii propuse, raspunzand de fapt la trei intrebari fundamentale: Unde suntem acum ? Unde intentionam sa ajungem? Cum putem realiza obiectivele propuse? Ca principalele sectiuni care trebuie sa se regaseasca in structura planului afacerii si a planului operational mentionam: I. Istoricul firmei; II. Descrierea activitatilor firmei sau a afacerii( la modul general) III. Descrierea produsului afacerii din punct de vedere sistematic ( intrari- transformari (fabrictie)- iesiri( produs finit)); IV. Organizarea si managementul firmei. Planul de afaceri ca instrument de planificare si creditare Planul de afaceri se caracterizeaza printr-o gandire sistematica asupra afacerilor unei firme, urmarindu-se luarea acelor decizii care sa permita obtinerea unor rezultate mai bune, si in consecinta a unui nivel al profitului acceptabil. Ca principale caracteristici ale unui plan de afaceri putem mentiona: El constitue un instrument de planificare a unor actiuni viitoare; Planificarea intotdeauna garanteaza succesul unei afaceri, dar si ajuta conducerea manageriala a firmei sa anticipeze riscurile, sis a fie gata sa faca fata la situatiile de orice natura; Constitue un document prin care se reflecta modul de abordare si gradul de implicare in afacerile propuse a fi realizate; Constitue cartea de vizita a vanzarilor, precum si un ghid pentu actiuni si operatiuni viitoare; Permite conducerii afacerii sa-si puna in evidenta capacitatile de a diagnostica situatia prezenta, de a trasa obiectivele viitoare, precum si de a analiza riscurile. Categorii de versiuni ale planului de afaceri A. Versiunea confidentiala- este transmisa spre studiere actionarului majoritar, conducerii superioare a firmei, sau unui potential comparator al acestuia; B. Versiunea partiala sub forma unui rezumat financiar, va fi transmisa spre studiere anumitor finantatori si investitori, sau unor manageri din cadrul unor filiale sau sucursale ale firmei; C. Versiunea generala fara informatii confidentiale, va fi transmisa actionarilor si analistilor. In literature de specialitate s-a constat tendinta ca planurile de afaceri sa fie publicate in mai multe versiuni: 1. Versiunea completa privind prezentarea detaliata a planului de afaceri in care sunt scoase in evidenta situatia financiara a firmei (analiza SWOOT, pietele, produsele, etc.). 2. Versiunea pentru managerii sucursalelor; 3. Versiunea pentru sursele de finantare. Observatie: Este important ca fiecare versiune elaborate sa aiba un impact pozitiv asupra publicului tinta.Totodata, este important ca volumul de date sa permita o evaluare realista a afacerii, a calitatii si a suficientei resurselor umane si a punctelor slabe si forte ale firmei privind aceasta afacere. Continutul si caracteristicile unui plan de afaceri In cadrul unui plande afaceri trebuie sa se regaseasca urmatoarele elemente: Principiile directoare; Obiectivele afacerii; Obstacolele in calea realizarii obiectivelor; 3

 Modalitati de masurare a rezultatelor obtinute; Cai de realizare a obiectivelor; Rezultate anticipate; Optiuni avute in vedere. In concluzie un plan de afaceri efficient, trebuie sa fie: Compatibil din perspective interna a firmei, asigurand participarea compartimentelor specializate la realizarea obiectivelor; Sa fie structurat clar, precis si sa asigure o prezentare eficienta a obiectivelor; Sa faca posibila verificarea si masurarea rezultatelor si aplicarea corectiilor la timpul potrivit. Etapele principale din structura planului de afaceri Aceste etape sunt urmatoarele: I. Etapa orientarii; II. Etapa organizarii; III. Etapa analizei; IV. Etapa planificarii; V. Etapa urmaririi planului. Reguli de baza care trebuie avute in vedere la prezentarea planului de afaceri In structura unui plande afaceri trebuie sa se regaseasca o serie de aspecte privind: A. Audienta; B. Prezentarea; C. Stilul( Modul de abordare si prezentare). A. In ceea ce priveste audienta sunt trei categorii de persoane care intr-o masura mai mare sau mai mica, sunt interesati de continutul planului de afaceri: Proprietarii doresc sa afle in ce masura cele prezentate in planul de afaceri vine in intampinarea asteptarilor lor , deoarece ei pun pe primul plan randamentul investitiei; Conducerea manageriala pleaca de la premis ca planul de afaceri este un instrument de motivare a fortei de munca, acestia trebuie sa stie ce asteapta de la cei ce raspund de realizarea obiectivelor cuprinse in planul afacerii; Furnizori , clientii, analistii financiari trebuie sa stie totul despre afacere . B. Prezentarea planului afacerii Este important ca cuprinsul planului de afaceri sa fie bine structurat, astfel incat el sa cuprinda in mod deosebit: Sumarul si proiectiile financiare ale planului; Continutul planului trebuie sa asigure o prezentare intr-o succesiune logica a optiunilor de afaceri. C. Stilul planului de afaceri trebuie sa asigure o prezentare a problemelorastfel incat cei care participa la intocmirea acestuia sa foloseasca un limbaj direct si cuvinte simple, evitand detaliile excessive si stilul pasiv de prezentare. Urmarirea rezultatelor Din punct de vedere al performantelor, planul de afaceri poate constituii un instrument puternic de management, care sa asigure masurile necesare care trebuie luate in cazul in care se impugn anumite corectii. Din ansamblul regulilor de baza este important sa se lucreze utilizand; 1. Regula coparatiei; 2. Transformarea datelor in informatii. Revizuirea planului de afaceri Revizuirea planului afecteaza in general proiectiile din structura sa, astfel ca trebuie avute in vedere: Obiectivele planului de afceri- acestea trebuiesc revizuite atunci cand valabilitatea lor nu mai corespunde; Limitele si obiectivele cantitative se recomanda a fie revizuite atunci cand valabilitatea lor a incetat; 4

 Optiuni, scenario si resurse- trebuie verificate daca, corespund situatiei concrete existente; Strategie, sarcini, responsabilitati, masuri si acestea trebuie verificate atat in ceea ce priveste valabilitatea cat si persoanele stabilite ca avand responsabilitati concrete; Aprobarea si lansarea planului. Rezolvarea situatiilor financiare neprevazute Planul finaciar ca si componenta a planului de afaceri, indica modul in care firma poate sa-si achite obligatiile financiare si reflecta proiectia prformatelor financiare ale firmei. In structura planului financiar vor trebui analizate cele patru obiective principale ale acestuia si anume: 1. Reducerea riscului financiar; 2. Rezolvarea situatiilor financiare neprevazute; 3. Reducerea costului finantarii; 4. Obtinerea de fonduri externe. Indicatorii financiari principali ca instrumente de masurare a performantelor firmelor Ca principali indicatori utilizati in mod frecvent de finantatori, mentionam: A. Indicatorul de lichiditate care cuprinde numerarul si alte active aflate la dispozitia firmei( plata dobanzii pe imprimut si creanta) pentru ca aceasta sa-si poata indeplini obligatiile( activul current, pasivul curent, titluri negociabile, conturile, activele nete); B. Indicatorul de indatorare reflecta masura in care fondurile folosite de o firma sunt asigurate de creditori si nu de proprietari ( datoria raportata la activul net, acoperirea dobanzilor); C. Indicatorul de rentabilitate reflecta masura in care firma realizeaza vanzari care depasesc costul afacerii( marja profitului de exploatare, marja profitului net, costul direct ca indice de cheltuiala) ; D. Indicatorul de eficienta reflecta capacitatea firmei in ceea ce priveste administrarea resurselor si conducerea activitatilor ( zile disponibile pentru inventar, zile disponibile pentru costuri active, zile disponibile pentru costuri passive, randamentul activelor, randamentul pasivelor). Sanse si riscuri in structura planului de afaceri Prezentarea sanselor si riscului intr-un plan de afaceri, presupune atat analiza mediului in care se vor dezvolta afacerile, punand o serie de intrebari si cautand o serie de raspunsuri la acestea. Valorificarea raspunsurilor legate de zonele in care apar aceste sanse pot avea ca efecte: Reducerea costurilor; Imbunatatirea calitatii; Un volum de vanzari mai mare; Termene de livrare mai mici; Un numar de clienti mai mare. Cu alte cuvinte , se incearca reducerea punctelor slabe si extinderea punctelor forte. Gruparea sanselor poate fi facuta, tinand seama de : a. Sansele cu caracter de prioritate; b. Sansele cu cel mai mare impact, adica a caror valorificare ar duce la cea mai importanta imbunatatire a performantelor financiare ale firmei. Riscurile la fel ca si sansele pot crea o imagine asupra efectului pe care acestea pot sa-l aiba asupra firmei. Ierarhizarea acestora in raport cu impactul pe care il au in : Riscuri majore cu impact mare pot conduce la deteriorarea performantelor firmei; Riscuri medii de atentionare si punere in garda; Riscuri minime cu influenta mai mica la nivelul firmei, dar importante in raport cu un anume obiectiv urmarit. Obiectivele din structura planului de afaceri Identificarea si prezentarea obiectivelor din structura planului de afaceri, comporta anumite etape, in functie de natura acestora: Obiective strategice; Obiective operationale. 5

La nivelul unei firme , procesul de planificare si stabilire a obiectivelor poate urma una din caile care vor fi mentionate in continuare: A. De sus in jos la obiective strategice care sunt stabilite de conducerea manageriala; B. De jos in sus pentru obiectivele operationale care sunt propuse de centrele de planificare existente in cadrul firmei, sau chiar de catre conducerea manageriala in cazul firmelor mici. Conditii care trebuie indeplinite de obiectivele firmei In faza incipienta acestea apar sub forma de declaratii de intentie, trebuind sa indeplineasca urmatoarele conditii: sa fie in numar mic; sa reflecte scopul urmarit de firma; sa fir prezentate cantitativ, valoric sau procentual. Rolul optiunilor in structura planului de afaceri Optiunile pot fi definite ca fiind pachete de masuri concepute pentru a realize obiectivele firmei. Exemplu ce transforma obiectivele in optiuni de afaceri: proiectia mediului in care se va dezvolta afacerea; elementele analizei SWOT; sanse si riscuri. Forma standard a analizei optiunilor trebuie sa cuprinda trei subtitluri principale: a) Produse si piete; b) Operationale; c) Marketing si distributie. Analiza resurselor necesare Optiunilor de afaceri li se asociaza un anumit nivel de costuri, datorate de resursele necesare pentru realizarea lor ( oameni, capital financiar si reputatie), banii jucand rolul principal.Daca , costul unei optiuni in bani este mai usor de calculate putand fi aplicate corectii care vor reflecta in final un anumit grad de incertitudine pentru celelalte categorii de resurse. Analiza riscurilor Nu pot fi omise nivelurile riscurilor generate de lipsa fluxului de lichiditati care trebuie avute in vedere in derularea afacerii. Concluzii: cunoasterea si intelegerea pietei este esentiala in definirea unei strategii eficiente; utilizarea unor date corecte, constitue o conditie preliminara a cunoasterii si intelegerii pietei; strategia eficienta este calea spre succesul si prosperitatea pe piata. Cuprinsul unui plan de afaceri - declaratia de intentie; - obiectii si limite; - mediul de functionare; - scenarii sau variante pentru fiecare optiuni; - diagnoza firmei; - strategii de afaceri pentru fiecare optiune; - produse-servicii; - produse si piete; - piata si concurenta; - functionare; - achizitii; - marketing si distributie; - productie- ansamblare; - plan financiar; - marketing si vanzari; - buget pentru 12 luni; - distributie si servicii post- vanzare; - necesarul de fonduri; - managementul intreprinderii: - programul de actiune; - personal,organizare, manageri; - planuri partiale de afaceri in volume se parate. - puncte forte si slabe; - sanse si riscuri viitoare; - obiectii si limite; 6

optiuni de afacerii;