RESURSE UMANE

AUDITUL RESURSELOR UMANE

Dr. Claudiu George BOCEAN

Rezumat

Abstract

Auditul resurselor umane este extrem de util n

momentele de criz, cnd productivitatea nu este
cea corespunztoare i nivelul motivaiei este foarte cobort sau cnd apar situaii conflictuale, tensionate. Pentru a putea stabili direciile de aciune
adecvate este necesar o diagnosticare ct mai
exact a companiei din punct de vedere al resurselor umane. Atunci cnd aciunea departamentului de resurse umane nu este suficient pentru a mbunti productivitatea i situaia financiar a firmei
sau n aplanarea conflictelor, auditul resurselor
umane ofer o analiz clar i obiectiv a funcionrii componentei de resurse umane, prescriind soluii.
Cuvinte cheie:

HR audit is very useful in times of crisis, when

productivity is not appropriate, motivation level is
very low or when labor conflicts arise. In order to determine the appropriate course of action is needed
an accurate diagnosis of the company in terms of
human resources. When the HR department action
is not sufficient to improve the productivity and the
financial situation of the company or to settle conflicts, human resources audit provides a clear and
objective analysis of the HR component functioning, prescribing solutions.

auditul resurselor umane, fia chestionar, raportul de audit, practicile privind resursele umane

human resources audit, questionnaire sheet,

audit report, human resources practices

Keywords:

Noiuni introductive
Resursele umane reprezint o component important a unei organizaii n economia actual. Organizaiile au constatat c introducerea componentei de resurse umane n rndul activitilor strategice ale firmei poate conduce la minimizarea problemelor care apar n legtur cu
personalul. Un departament de resurse umane eficient determin o cretere a stabilitii i fidelitii personalului n cadrul unei organizaii, fcndu-i pe angajai s se simt pui n valoare,
spunndu-le ce se ateapt de la ei, precum i ce pot atepta ei de la angajator. n cazul unor
organizaii mici, cu un numr mic de persoane salariate, nu se resimte necesitatea unei persoane care s se ocupe de domeniul resurselor umane. Cu toate acestea, orice organizaie are nevoie de o serie de competene n domeniul resurselor umane. Acestea pot proveni de la un consultant n domeniul resurselor umane din exteriorul organizaiei sau de la o persoan din cadrul
organizaiei specializat n acest sens, care ndeplinete i alte obligaii. De exemplu, multe societi cu rspundere limitat confer atribuii n domeniul resurselor umane angajatului responsabil de contabilitatea firmei.
Necesitatea auditului resurselor umane
Pentru a determina ce fel de competene (interne sau externe) din domeniul resurselor
umane sunt adecvate organizaiei poate fi utilizat auditul resurselor umane. Acest instrument
poate fi aplicat att n organizaiile mici, ct i n cele mari n scopul examinrii practicilor actuale din domeniul resurselor umane i stabilirii ariilor de responsabilitate n cadrul crora trebuie
acionat n sensul mbuntirii. Auditul reprezint un ghid de aciuni care asigur pas cu pas
compatibilitatea activitii de resurse umane din cadrul organizaiei cu reglementrile legale i
cu practicile informale.
Multe organizaii consider c auditul se refer doar la compatibilizarea activitii de resurse umane cu reglementrile legale. Pe lng aceasta, auditul trebuie s aib n vedere modul n
care organizaia asigur un grad mare de satisfacie a angajailor. Salariaii unei organizaii
doresc ca angajatorul s fie consecvent i corect. Ei nu au probleme n a accepta reguli i recoRFPC nr. 11-12/2013

47

RESURSE UMANE
mandri, att timp ct cunosc ce se ateapt de la ei i de la colegii lor. Implementarea rezultatelor auditului va determina crearea unei culturi organizaionale standardizate i consecvente.
Totodat, auditul d posibilitatea eficientizrii managementului resurselor umane, prin recompensarea performanelor i prin nlturarea celor care nu se ridic la standardele organizaiei.
Sistemele de recunoatere a realizrilor i de recompensare a acestora permit construirea unei
echipe unite i competitive prin intensificarea satisfaciilor oferite i cultivarea fidelitii salariailor (Mathis i Jackson, 2008). Auditul resurselor umane poate fi util i n alte privine. De exemplu, analiza randamentului muncii permite stabilirea slbiciunilor organizaiei i focalizarea asupra domeniilor problem.
Prin realizarea auditului resurselor umane organizaia i propune atingerea urmtoarelor
obiective (Paterson, 1999):
meninerea obiectivelor departamentului de resurse umane n armonie cu viziunea i
cu strategiile pe termen lung ale organizaiei;
clarificarea practicilor i procedurilor din domeniul resurselor umane, precum i a rolurilor diferitelor departamente sau persoane din sistemele de execuie i de conducere ale organizaiei;
stabilirea unor puncte de referin n vederea punerii n practic a soluiilor oferite de audit;
asigur conformitatea cu legislaia naional i internaional din domeniul muncii, eliminnd totodat cheltuielile suplimentare generate de lipsa de conformitate;
particip la mbuntirea eficienei i productivitii muncii i la reducerea costurilor cu
resursele umane;
evaluarea situaiei curente din cadrul funciunii de resurse umane;
standardizarea practicilor i procedurilor utilizate n cadrul unei organizaii la diferite niveluri sau componente departamentale;
mbuntirea comunicrii n cadrul resurselor umane proprii, crescnd credibilitatea i
gradul de percepie a top managementului n rndul personalului de execuie.
O auditare atent i un raport n aceast privin pot evita multe probleme ulterioare sau le
pot anticipa.
Metodologia auditului resurselor umane
Auditul resurselor umane este un instrument eficient i cuprinztor utilizat n analiza i perfecionarea funciunii de resurse umane. Exercitarea activitii de auditare a resurselor umane
const n parcurgerea urmtoarelor etape (Paterson, 1999):
1. determinarea scopului auditului;
2. dezvoltarea unei fie chestionar privind domeniul resurselor umane din cadrul organizaiei;
3. colectarea datelor;
4. compararea rezultatelor obinute cu standardele privind resursele umane unanim acceptate;
5. feedback-ul (crearea unui plan de aciune);
6. instituirea unui climat de continu mbuntire a politicilor i practicilor privind resursele umane.
1. Determinarea scopului auditului
Pentru a stabili informaiile necesare pentru realizarea auditului este esenial stabilirea
domeniilor int care vor constitui obiectul analizei. n cazul n care organizaia nu a realizat niciodat un audit sau ultimul audit a fost realizat n urm cu 2-3 ani se impune o auditare complet a funciei de resurse umane. Dimpotriv, auditarea anual se va focaliza asupra domeniilor care au suferit modificri recente, att din punct de vedere legislativ, ct i din punct de vedere al practicilor acceptate.
2. Dezvoltarea unei fie chestionar privind domeniul resurselor umane din cadrul organizaiei
n cazul desfurrii unui audit exhaustiv, aciunea de formulare a unei fie chestionar care s vizeze toate domeniile resurselor umane prezint o importan deosebit. n acest sens
trebuie dezvoltat o list de ntrebri care s acopere toate domeniile de interes.
48

RFPC nr. 11-12/2013

RESURSE UMANE
3. Colectarea datelor
n cadrul acestui pas, echipa de audit va aduna informaiile necesare realizrii raportului
de audit. Fia chestionar reprezint o foaie de drum pentru cei care realizeaz auditul, indicnd
locurile din care vor fi culese datele, n funcie de domeniul auditat. Tehnicile utilizate pentru colectarea datelor sunt (Armstrong, 2002):
interviul;
participarea la activitile zilnice ale organizaiei;
consultarea documentelor.
4. Compararea rezultatelor obinute cu standardele privind resursele umane unanim acceptate
n vederea ntocmirii raportului de audit este necesar compararea rezultatelor obinute
prin aplicarea fiei chestionar cu standardele de referin stabilite de legislaia naional privind
organizarea muncii i practicile privind resursele umane unanim acceptate la nivel naional i
internaional. Prin aceast comparaie se vor stabili abaterile de la normele legale stabilite de
ara n cadrul creia activeaz organizaia, precum i diferenele fa de politicile, practicile i
procedurile utilizate n cadrul unor organizaii similare ce i desfoar activitatea n plan
naional sau transnaional. De asemenea, vor fi comparai indicatorii privind resursele umane
stabilii la nivelul organizaiei cu indicatori similari ai altor organizaii.
5. Feedback-ul (crearea unui plan de aciune)
n cadrul raportului de audit sunt nscrise constatrile, fiind subliniate deficienele i enunate
o serie de recomandri pentru corectarea acestora. Pe baza recomandrilor din raportul de audit,
organizaia trebuie s creeze un plan de aciune care s implementeze modificrile sugerate. Aciunile prevzute n acest plan vor fi ierarhizate pe trei niveluri:
aciuni pe termen scurt (deficienele trebuie remediate imediat - vizeaz, de regul,
abaterile de la acte normative);
aciuni pe termen mediu (deficienele trebuie remediate n cteva luni - vizeaz, de regul, modificarea practicilor i procedurilor din domeniul resurselor umane);
aciuni pe termen lung (nlturarea deficienelor presupune un proces ndelungat i
gradual - vizeaz, de regul, modificarea politicilor i strategiilor din domeniul resurselor umane).
6. Instituirea unui climat de continu mbuntire a politicilor i practicilor privind resursele
umane
Auditul resurselor umane trebuie s conduc la instituirea unui climat care s ncurajeze
observaia constant i mbuntirea continu a politicilor, practicilor i procedurilor organizaiei
(Armstrong, 2002). Acest proces continuu i va permite organizaiei s obin i s-i menin un
avantaj competitiv n domeniul resurselor umane fa de celelalte organizaii similare.
Auditul resurselor umane este un mare consumator de timp. El necesit consultarea unui
numr mare de documente, precum i intervievarea stafului departamentului de resurse umane,
a unor salariai situai n puncte cheie ale organizaiei, precum i a managerilor de pe diferite niveluri. Durata auditului va depinde de (Dessler i alii, 2004):
mrimea organizaiei,
tipul organizaiei,
felul informaiilor pe care organizaia sper s-l obin n urma auditului,
scopul auditului,
numrul persoanelor incluse n echipa de audit al resurselor umane.
Avnd n vedere cantitatea mare de munc i de timp consumate, majoritatea organizaiilor ar trebui s desfoare un audit al resurselor umane anual (Mathis i Jackson, 2008). De
asemenea, sunt recomandate o dat la ase luni mini-audite care s rezolve din mers problemele. Organizaiile care nu realizeaz anual un audit al resurselor umane au probleme n acest
domeniu, probleme care vor greva asupra activitii de ansamblu. De asemenea, aceste organiRFPC nr. 11-12/2013

49

RESURSE UMANE
zaii sunt forate s realizeze un audit atunci cnd problemele devin grave, punnd n pericol
existena firmei.
Pe lng auditrile periodice se pot realiza audituri i cu alte ocazii (Dessler i alii, 2004):
n momentul unor schimbri organizaionale importante:
fuziuni,
achiziii,
externalizarea unei pri din organizaie,
schimbarea consiliului de administraie sau a managerului general;
modificri importante ale cadrului legislativ (modificarea codului muncii, de exemplu);
deschiderea unor noi filiale;
creterea organizaiei;
angajarea unui nou manager de resurse umane.
Realizarea auditului resurselor umane se poate realiza cu resurse interne din cadrul departamentului de personal n cazul n care inspectorii i analitii de personal (Mathis i Jackson,
2008):
dein expertiza necesar;
au suficient timp la dispoziie n afara sarcinilor uzuale;
sunt dispui s analizeze cu obiectivitate deficienele din cadrul procedurilor i practicilor;
sunt dispui s iniieze i s conduc schimbarea organizaional.
Chiar dac auditul este realizat cu resurse interne i nu este contractat o firm de consultan din domeniul resurselor umane, este recomandat ca organizaia s angajeze n calitate de
consultant un specialist (de preferin avocat) n dreptul muncii. Expertiza specialistului va feri
organizaia de eventualele greeli ale echipei de auditori interni. Specialistul n dreptul muncii va
asigura o mai mare conformitate cu legislaia din domeniul muncii.
n urma activitii de auditare va rezulta raportul de audit care va cuprinde concluziile i recomandrile ce trebuie urmate pentru asigurarea conformitii legale i procedurale. Este absolut necesar ca rezultatele procesului de auditare s fie comunicate personalului departamentului
de resurse umane i managerilor de pe nivelul mediu i superior al organizaiei. Comunicarea
rezultatelor va demistifica procesul de auditare, nlturnd starea de anxietate i de stres din
rndul personalului, generat de frica unor aciuni disciplinare. Discutarea concluziilor i recomandrilor poate sta la baza mbuntirii domeniilor deficitare, oferind oportunitatea unui training interdepartamental. Pentru managementul organizaiei, dezbaterea raportului de audit reprezint o important surs de informaii necesare lurii deciziilor (Armstrong, 2002).
*
*

Auditul resurselor umane poate constitui o important prghie n procesul schimbrii organizaionale. Procesul auditrii poate fi parcurs rapid, el depinznd de gradul de detaliere impus de ctre managementul organizaiei. n ultimii ani, auditul resurselor umane s-a perfecionat
prin dezvoltarea procesului de definire a ateptrilor i printr-un nivel de performan mai ridicat.
Abordarea sistemic a permis o viziune mai comprehensiv asupra organizaiei, incluznd practicile tradiionale din domeniul resurselor umane i adaptndu-se la diversitatea cultural i economic a organizaiilor.
Bibliografie:
1. Armstrong, M. A Handbook of Human Resourse Management, Practice, Eighth edition, Kogan Page Limites, London, 2002
2. Dessler, G., Griffiths, J., Lloyd-Walker, B. Human Resource Management (2nd Edn),
Prentice-Hall, Pearson Education Australia, 2004
3. Mathis, Robert, Jackson, John Human Resource Management, 9ed, South-Western
College Pub, 2008
4. Paterson, Lee, T. Human Resource Audit, 3rd Edition, Michie, Illinois, 1999
50

RFPC nr. 11-12/2013