Managementul documentelor

1. Introducere
Documentele deţin o putere incredibilă în mediile de activitate guvernamentală şi trec printr-o evoluţie
majoră care va zgudui activităţile guvernamentale şi le va reforma în diferite entităţi. De aceea, controlul şi
distribuirea documentelor esenţiale în manieră sistematică au devenit din ce în ce mai importante şi, în mod
similar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ.

2. Ce înseamnă Managementul Documentelor?

Un document se defineşte ca un pachet de date structurate în scopuri informaţionale. Documentele au
devenit literalmente indispensabile, indiferent dacă sunt pe suport de hârtie sau componente digitale. Un
document este o colecţie de indicatori şi reguli care pot angaja simultan un număr de diferite componente
informatice şi acţiuni. Acesta devine o resursă dinamică şi poate fi orientat pro-activ către organizaţie, aducând
integritatea procedurală şi informatică a unei afaceri.

Managementul documentelor este o tehnologie şi o disciplină care a augmentat tradiţional capacitatea unui
sistem de fişiere computerizate. Permiţând utilizatorilor să caracterizeze documentele, stocate în general în
fişiere, sistemele de management documente permit utilizatorilor să stocheze, retragă şi să utilizeze aceste
documente mai uşor şi mai puternic decât în metoda sistemului de fişier.

Astăzi, managementul documentelor include funcţionalităţi valoroase suplimentare, cum ar fi

 Urmărirea versiunilor, pentru a vedea modul în care un document evoluează în timp.

 Distribuirea documentului, pentru a verifica modul în care un document este utilizat şi reutilizat în
diferite procese de afaceri.

 Revizuirea electronică pentru a permite utilizatorilor să adauge comentarii la document fără

modificarea efectivă a documentului.

 Securitatea documentului pentru a rafina comenzile de acces al diferitelor documente pentru diferiţi
utilizatori.

 Management publicare pentru a controla livrarea documentelor către diferite aplicaţii de publicare.

 Integrarea fluxului de activitate pentru a asocia ciclul de viaţă al unui document cu oameni, proiecte
şi programe.

3. De ce este necesar un Management al Documentelor?

Având în vedere că importanţa documentelor creşte, devenind tot mai insistentă, administrarea acestora
devine o activitate esenţială, la nivel de organizaţie. Nu există îndoieli cu privire la faptul că documentele
neplanificate şi neadministrate pot afecta comunicarea, pot goli resursele organizaţionale şi chiar pot afecta
creşterea organizaţională până în punctul în care organizaţia nu mai poate înainta. De aceea, managementul
Management documente

corespunzător al documentelor poate ajuta o organizaţie să atingă niveluri fără precedent în ceea ce priveşte
controlul, inspecţia şi avantajul competitiv.

Organizaţiile sunt în prezent forţate să îşi examineze nevoile şi ţelurile şi să revizuiască tipul şi natura
informaţiilor colectate şi să stabilească o procedură de utilizare a documentelor. Managementul documentelor
oferă accesul rapid la versiunea corectă a unui document din cadrul organizaţiei pentru a satisface cerinţele de
dezvoltare organizatorică ale acestui mediu bogat în informaţii.

Mai presus de toate, managementul documentelor poate să efectueze următoarele

 Creşterea productivităţii. Prin intermediul unui web browser şi al unui acces client / server,
informaţiile esenţiale pentru afaceri sunt disponibile instantaneu în cadrul întregii organizaţii.

 Reducerea costurilor globale. Utilizând capacitatea de stocare electronică a datelor şi cele de

arhivare cuprinzătoare, costurile asociate cu chestiuni globale şi legale legate de păstrarea
documentelor pe format de hârtie sunt eliminate.

 Acces uniform informaţii. Indiferent de forma în care este arhivat documentul, informaţiile
esenţiale pentru organizaţie sunt accesibile organizaţiilor afiliate prin Internet şi aplicaţii de tip
portal.

 Administrarea tuturor informaţiilor. Toate tipurile de fişiere în grupuri logice şi indexuri sunt
combinate şi deci capturate în cadrul unui repertoriu electronic central.

 Procese de afaceri moderne. Documentele pot fi orientate prin procese de afaceri complexe,
reducând erorile şi economisind timp.

 Acces rapid la informaţii. Bazele de date vaste sunt legate între ele prin etichetare automată,
astfel încât utilizatorii pot localiza informaţiile în doar câteva secunde.

 Vizualizarea clară a informaţiilor. Documentele sunt clarificate şi scanate, astfel încât nu există
întrebări cu privire la precizia datelor.

 Management riscuri. Regulile de reţinere a documentelor sunt aplicate la crearea documentului,

astfel încât riscurile de litigii sunt reduse prin definirea regulilor de reţinere automată a
documentelor legale.

4. Păstrarea documentelor
Stocarea documentelor în format digital şi nu pe hârtie permite mediului de afaceri să se acomodeze la
fluxul de informaţii eficient şi optim. Acest lucru asigură mijloace pentru găsirea, retragerea şi distribuirea rapidă
a documentelor stocate în sistemul de documente al organizaţiei.

Există trei metode primare de creare a unui document digital.

1. Scanarea documentelor pe hârtie. Scanarea unui document poate produce o imagine care poate fi
stocată pe un computer.

2. Conversia pentru crearea unor imagini care nu pot fi modificate după documentele electronice.
Conversia documentelor este procesul de transformare electronică a procesorului de cuvinte sau
de distribuire a informaţiilor pe o imagine permanentă care poate fi stocată pe un computer.

3. Importarea, pentru crearea versiunilor documentelor electronice care pot fi modificate. Aceasta

E-guvernare – Ce trebuie să ştie un lider de guvern Pagina 2 din 6

Management documente

este cunoscută şi ca managementul documentelor electronice. Este o metodă alternativă de

creare a fişierelor electronice, cum ar fi fişiere audio şi video care sunt stocate pe un computer în
formatul original şi care pot fi modificate.

Odată ajuns într-un sistem, documentul trebuie stocat. Pentru stocarea pe termen lung a unui document
există numeroase dispozitive de stocare. Mai presus de toate, documentele trebuie stocate în format diferit de
cel propriu pentru a asigura siguranţa acestuia pe viitor.

În prezent, există cinci opţiuni de stocare, după cum urmează:

1. Medii magnetice (hard drives). Dispozitivul poate fi utilizat pentru a stoca un număr ridicat de
documente şi poate furniza un timp de răspuns scurt. Totuşi, mediile magnetice conţin părţi mobile
şi datele stocate pot fi complet şterse prin defecţiuni mecanice.

2. Stocare magnetic-optică (disc MO). Dispozitivul implică tehnologia magnetică şi optică pentru a
obţine o densitate foarte ridicată a datelor. Principala limitare a discurilor MO este că sunt mai lente
decât dispozitivele hard disk şi pot fi supuse defecţiunilor mecanice.

3. Compact discuri (CD). Pe aceste dispozitive, informaţia digitală este codificată ca o serie de
puncte microscopice pe suprafaţa reflexivă a unui din disc din aluminiu. CD-urile oferă un mediu
sigur şi securizat care poate asigura stocarea pe termen lung a imaginilor. Mai mult, CD_ROM nu
necesită hardware sau software specializate pentru retragerea informaţiilor. Dezavantajul principal
al acestui mediu de stocare este reprezentat de capacitatea limitată de stocare.

4. Disc Video Digital sau Disc Versatil Digital (DVD). DVD este următoarea generaţie a
tehnologiei optice de stocare pe disc. Acesta este semnificativ mai mare şi mai rapid decât un CD
şi poate stoca mai multe informaţii, inclusiv date video, precum şi audio şi logice, arhivând datele
în mod similar unui CD pe un spaţiu fizic. Permite accesul aleatoriu al oricărui punct de pe disc.
DVD au sprijinul larg răspândit şi fără precedent al celor mai mari companii electronice.
Dezavantajele acestui mediu sunt costul ridicat şi lupta cu standardele, deoarece diferiţii
producători apelează la diferite formate pentru DVD care pot fi reinscripţionate.

5. On Write Once, Read Many (WORM). Datele Worm sunt permanente şi pot fi citite ori de câte ori
este nevoie. Acest mediu nu este disponibil oricum şi necesită hardware şi software specializat
pentru a fi operat. Nu este recomandat datorită numărului limitat de companii care furnizează
materiale şi asistenţă pentru acest tip de tehnologie.

5. Recuperarea documentelor
Unul din scopurile managementului de documente este de a ajuta utilizatorii să găsească şi să retragă rapid
informaţiile necesare. Sunt disponibile câteva tehnici.

 Căutare liberă text. Un document este retras după subiectul specific. Această tehnologie
presupune că utilizatorii sunt familiarizaţi cu subiectul unui document şi ştiu exact ceea ce caută,
precum şi cuvintele pe care să le utilizeze pentru a-l descrie. În realitate, această tehnică implică
mult timp, iar succesul în găsirea documentului nu este garantat.

 Termeni de indexare. Documentele sunt retrase prin construirea şi utilizarea interogărilor

alcătuite din termeni indexaţi. Acest lucru permite utilizatorilor să formuleze căutări sofisticate.
Relaţiile complexe dintre un set de termeni de control sunt definit, ceea ce îmbunătăţeşte şansele
de a găsi documentele necesare.

E-guvernare – Ce trebuie să ştie un lider de guvern Pagina 3 din 6

Management documente

 Clasificare. Documentele sunt retrase prin răsfoirea ierarhiei de categorii. Documentele

sunt corect clasificate în câmpul de căutare, ceea ce face ca retragerea documentului să
fie sigură şi precisă. Nevoia unei căutări exhaustive este îndepărtată şi este instantaneu
creată o scurtătură către documentul necesar.

6. Metodologia şi procesul de clasificare a documentelor

O clasificare precisă şi de încredere este esenţială pentru retragerea cu succes şi consistentă a
documentelor. Pentru a utiliza cât mai bine informaţiile deţinute în seturi de documente foarte eterogene,
ierarhia termenilor de clasificare trebuie să poată fi uşor navigabilă. O definiţie exactă a termenilor de
clasificare facilitează căutarea documentelor. Cu cât este mai mare colecţia de documente, cu atât
devine şi clasificarea mai importantă.

În general, există două tipuri de metodologii de clasificare:

1. Grupare. În această metodă, documentele sunt grupate în funcţie de diferite sisteme

metrice, în general după densitatea cuvintelor. Acest lucru poate determina un număr de
grupuri mai mici care nu sunt întotdeauna vizibile sau utile.

2. Clasificarea pe bază de taxonomie, pe baza regulilor. Această clasificare necesită

definirea unor clasificări prestabilite şi ulterior utilizarea regulilor de clasificare a
documentelor; oferă o paradigmă transparentă, repetabilă şi flexibilă care ajută navigarea.

Este evident că metodele de grupare nu sunt potrivite pentru seturi de documente mari şi
complexe. Cea mai bună metodă de clasificare a documentelor este reprezentată de clasificări
proiectate de specialişti care pot fi aranjate într-o ierarhie clară şi sensibilă.

La clasificarea documentelor, este necesar, în primul rând, un nivel general de cunoştinţe cu privire
la clasificări şi subiectele care vor fi utilizate. Instrumentele automate trebuie să cunoască subiectele
care vor fi desemnate documentelor. Aceste cunoştinţe sunt esenţiale pentru optimizarea calităţii
rezultatelor procesului de clasificare.

În al doilea rând, există necesitatea cunoştinţelor legate de o clasificare detaliată. Cunoştinţele de

clasificare sunt un compus de cuvinte şi expresii asociate cu un anumit câmp de subiecte. Cunoaşterea
semnificaţiei relative a acestor cuvinte şi expresii este esenţială pentru succesul clasificării
documentelor. Decizia de clasificare se bazează pe observaţii subtile, înţelegerea şi evaluarea
dovezilor disponibile în text. De aceea, trebuie să existe suficiente dovezi pentru justificarea deciziei.

În cele din urmă, există necesitatea de a înţelege că unele documente nu vor fi niciodată
clasificate corect, în funcţie de termenii existenţi ai unui cadru de lucru. Există lipsuri şi limitări ale
oricărei taxonomii de termeni de clasificare, astfel încât rezultatul „probabil” corect va fi cel mai bun
răspuns care poate fi aşteptat de la cele mai bune instrumente de clasificare. De aceea, instrumentele
de clasificare ar trebui proiectate pentru a ajunge la decizii care să ofere rezultate probabilistice care
exprimă suficientă încredere şi nu convingere absolută.

7. Sistemul de Management al Documentelor

Agenţiile guvernamentale se confruntă zilnic cu numeroase documente, iar aceste documente au
devenit resursele primare de informaţii ale oricărei agenţii. Modul în care aceste documente sunt
administrate eficient şi accesibilitatea acestora în vederea retragerii au devenit o provocare majoră
deoarece acestea ţintesc să facă agenţia să funcţioneze şi să opereze bine.

E-guvernare – Ce trebuie să ştie un lider de guvern Pagina 4 din 6

Management documente

Un sistem modern de management al documentelor constă în stocarea, clasificarea şi retragerea documentelor, a

informaţiilor, graficelor şi a documentelor imagine (scanate) prin mijloace electronice. Fiecare document primeşte un număr
de înregistrare de tip index care cuprinde informaţii cum ar fi autorul, descrierea documentului, data creării şi tipul aplicaţiei
utilizate. Aceste documente sunt în general proiectate pentru a fi arhivate pe benzi sau discuri optice mai puţin costisitoare
şi pe care sunt disponibile în vederea accesării ulterioare dacă este necesar.

Documentele moderne electronice pot conţine informaţii multimedia, inclusiv elemente grafice, clipuri audio şi clipuri
video, fiind numite documente compuse. Cu ajutorul sistemelor de management al documentelor, documentele fizice pot fi
scanate, indexate şi stocate pe computere pentru un acces rapid. Documentele imagine şi cele arhivate pot fi retrase în
câteva secunde. Recunoaşterea caracterului optic este utilizată pentru a „citi” documentele şi pentru a ale transforma în
fişiere text computerizate. Odată stocat, documentul poate fi duplicat la infinit. Suplimentar, secţiuni ale documentului pot fi
tăiate şi transpuse în alte documente.

Un sistem de management al documentelor devine esenţial deoarece utilizatorii unei reţele încep să profite de
avantajele acestei tehnologii. Un sistem de management al documentelor poate ajuta o agenţie să efectueze următoarele:

 Să administreze documente distribuite şi stocate în repertorii din cadrul agenţiei.

 Să furnizeze servicii cum ar fi stocarea, urmărirea, modificarea, indexarea şi căutarea documentelor.

 Să administreze revizii ale documentelor şi „încercări de audit” pentru a determina locul în care s-a aflat un
document.

 Să pună la dispoziţie informaţii atât în interiorul cât şi în exteriorul agenţiei.

 Să faciliteze accesul la orice tip de documente prin intermediul reţelelor guvernamentale şi al Internetului.

 Să efectueze imagini ale documentului şi procesarea formularelor.

 Să ofere un flux de activitate şi tehnologie de grup pentru un management documente orientat spre
tranzacţii şi de colaborare.

În consecinţă, agenţiile pot, prin intermediul sistemelor de management al documentelor, să administreze electronic
toate tipurile de documente de-a lungul întregului ciclu de viaţă al acestora, indiferent de format. Procesul include preluarea
şi producerea de documente pe suport de hârtie, electronice sau transmise prin fax, precum şi urmărirea, arhivarea şi
retragerea documentelor şi procesele fluxului de activitate. Sistemul ar trebui să integreze managementul documentelor,
procesarea acestora şi fluxul de activitate într-un singur sistem. De exemplu, un document pe hârtie poate fi scanat şi
integrat în mesaje e-mail, documente imagine şi text. Cu alte cuvine, sistemul ar trebui să fie capabil să fie ambalat şi dotat
cu dispozitive de scanare de grup şi de birou pentru transformarea documentelor pe hârtie în fişiere digitale care pot fi
editate, stocate, transmise şi retrase de utilizatori multipli din reţeaua agenţiei.

8. Managementul fluxului de activitate

Scopul managementului fluxului de activitate este de a automatiza procedurile documentelor din cadrul unei
organizaţii prin înlocuirea sistemelor pe suport de hârtie cu sisteme electronice. Reţeaua oferă sistemul de distribuţie care
mută documentele spre şi din locul de stocare şi distribuie documentele utilizatorilor care trebuie să vizualizeze şi să
modifice aceste documente sau care trebuie să le semneze şi valideze în ceea priveşte autenticitatea. Managementul
fluxului de activitate încurajează colaborarea grupurilor de activitate prin procese automate şi eliminarea deplasărilor.

E-guvernare – Ce trebuie să ştie un lider de guvern Pagina 5 din 6

Management documente

Editarea şi publicarea sunt un exemplu tipic de mediu de colaborare care poate beneficia de un
management al fluxului de activitate. În cadrul multor agenţii guvernamentale, aproape toate diviziile şi unităţile
lucrează cu instrumente de editare şi publicare a documentelor. În cadrul unei divizii parlamentare de servicii
editoriale, de exemplu, documentele sunt transferate, în faze, de la reporterei la editori şi producţie. Multe
persoane, inclusiv reporteri, editori sau membri parlamentari, redactori şefi, etc. sunt implicaţi în producţia unui
document. Folosind reţeaua existentă şi resursele acesteia, întregul proces de producere a documentului poate fi
automat administrat, iar lucrarea finalizată poate fi stocată pe servere din cadrul sistemului şi, eventual, imprimată.

Aspectele cheie ale sistemului de management al fluxului de activitate includ

 Documente care conţin informaţii de direcţionare şi care servesc pentru distribuirea documentului
către utilizatori sau dispozitive prestabilite.

 Documente care pot fi accesate simultan.

 Un document este vizualizat în timpul elaborării până în momentul în care iese din fluxul de
activitate. Utilizatorii autorizaţi părăsesc aplicaţia în diferite faze, blocând secţiuni ale întregului
document care nu mai pot fi editate ulterior.

 Elementele software din sistem au un sistem de completare şi de adăugare şi un administrator al

fluxului de activitate care menţine sistemul funcţional.

Din perspectiva sistemului de management, un sistem al fluxului de activitate poate ajuta şefii
departamentelor să urmărească fluxul de informaţii şi să administreze mai uşor acest flux. Un sistem de
management al fluxului de activitate poate elimina timpul petrecut excesiv şi activităţile deseori costisitoare cum
ar fi întâlniri, apeluri telefonice şi livrări prin curierat rapid. Managementul fluxului de activitate permite, de
asemenea, utilizatorilor să vizualizeze documente imagine de dimensiuni mari, precum şi documente grafice,
audio şi chiar video. În consecinţă, poate ajuta agenţiile guvernamentale să administreze benzile, fotografiile şi
elementele video; acest lucru ar putea deveni extrem de necesar în viitorul foarte apropiat.

9. Controlul asupra accesului

Oamenii pot căuta informaţii pe Internet din diferite locaţii. Acest lucru a făcut necesar pentru multe organizaţii să
menţină un nivel corespunzător al accesului la diferite documente, pentru a asigura confidenţialitatea şi integritatea
acestora. În consecinţă, un sistem de management al documentelor ar trebui să prezinte două caracteristici fundamentale:

 Disponibilitate ridicată. Un nivel ridicat de acces economiseşte resursele financiare limitate, capitalul
intelectual şi lăţimea de bandă a reţelei. Pentru a oferi o disponibilitate ridicată şi flexibilitatea accesului,
sistemele de management al documentelor trebuie să îndeplinească cerinţele birourilor în ceea ce priveşte
diversele nevoi şi posibil în diverse locaţii. Acest lucru este frecvent efectuat prin intermediul CD-urilor,
computerelor portabile sau prin transmiterea documentelor prin e-mail. Accesul la documente pe baza
răsfoirii elimină limitările locaţiei şi ale platformei computerului. Suplimentar, publicarea documentelor prin
intranet permite administratorilor sistemului să desfăşoare sistemele de management al documentelor în
întreaga reţea şi chiar în beneficiul publicului.

 Securitate comprehensivă. Un sistem comprehensiv de securitate trebuie să permită administratorului

sistemului să controleze ca fişiere şi documente pot fi vizualizate de utilizatori şi acţiunile care pot fi luate cu
privire la aceste documente. Un sistem de acces eficient va pune un document la dispoziţia tuturor
persoanelor autorizate, indiferent dacă acestea sunt din cadrul unui birou, într-o locaţie îndepărtată sau pe
internet, toate acestea fără a compromite securitatea sistemului.

E-guvernare – Ce trebuie să ştie un lider de guvern Pagina 6 din 6