SISTEME INFORMATICE ÎN BUSINESS

CAPITOLUL 1
1. Locul și rolul sistemului informatic în mediul de afaceri
1.1. Conceptele fundamentale ale sistemului informatic
1.2. Tehnologia sistemelor informatice
1.3. Aplicațiile sistemelor informatice
1.4. DEzvoltarea de sisteme informatice
1.5. Managementul sistemelor informatice
CAPITOLUL 2
2. ERP – definiție, arhitectură, funcții
2.1. Definiția sistemelor ERP
2.2. Arhitectura și componentele principale ale unui sistem ERP
2.3. Implementarea unui sistem ERP
2.4. Avantajele utilizării sistemelor ERP

CAPITOLUL 1

LOCUL ȘI ROLUL SISTEMULUI INFORMATIC ÎN MEDIUL DE AFACERI

Sistemele informatice ca formă mai largă, cuprinzătoare constituie un câmp esenţial de

studiu în administrarea afacerilor şi management, domenii considerate majore în zona
economică.

Astfel, sistemele informatice trebuie să răspundă la problemele legate de

administrarea hardware-ului, software-ului, a datelor, precum şi a reţelelor
informatice, într-un mod strategic pentru succesul în afaceri.

Sistemele informatice devin astăzi tot mai mult o componentă vitală a succesului
în afaceri pentru o organizaţie sau un întreprinzător.

Managerii sau utilizatorii nu trebuie să cunoască tehnologiile complexe, conceptele

abstracte sau aplicaţiile specializate din câmpul sistemelor informatice, ci să aibă
definit cadrul conceptual în cel puţin cinci zone, şi anume:

• Conceptele fundamentale ale sistemului informatic;

• Tehnologia sistemelor informatice;
• Aplicaţiile sistemelor informatice;
• Dezvoltarea de sisteme informatice;
• Managementul sistemelor informatice.
1.1. Conceptele fundamentale ale sistemului informatic
Conceptele de bază ale sistemului informatic asigură elementele tehnice şi de
comportament care ajută la fundamentarea aplicaţiilor comerciale, a procesului de luare
a deciziilor şi de construire a unui avantaj strategic al firmei faţă de competitori.
Conceptul de sistem este legat de:
• reţelele de calculatoare ca elemente componente ale sistemelor de prelucrare a
informaţiilor;
• utilizarea computerelor din domeniul business-ului;
• tehnologiile de managementul informaţiei care au un rol deosebit de important asupra
calităţii, valorii business-ului etc.
Un sistem este format dintr-un grup de componente între care se stabilesc relaţii şi care
conlucrează spre un scop comun prin acceptarea de intrări şi producerea de ieşiri printr-
un proces (de transformare).

Intrări  Proces  Ieşiri

Intrări (input) - sunt elementele care intră în sistem pentru a fi prelucrate. Intrările se
clasifică în două mari grupe:
- tranzacții externe
- tranzacții interne.
Tranzacțiile externe redau dinamica operațiilor și proceselor economice și financiare din
cadrul firmei (date referitoare la aprovizionările cu materii prime și date ce reflectă
operațiile de încasări și plăți).
Tranzacțiile interne sunt urmarea unor prelucrări automate desfășurate în cadrul
sistemului informatic conducând la modificări structurale în cadrul colecțiilor de date.
Proces - reprezintă procesul de transformare a intrărilor în ieşiri.
Ieşiri (output) - sunt elementele care au fost rezultate prin procesul de transformare.
Aceste ieșiri, în funcței de natura prelucrărilor care le-au generat, se împart în două
categorii: ieșiri obținute în urma unor operații de transfer al datelor, care nu și-au modificat
valoarea față de momentul introducerii lor în sistem și ieșiri obținute în urma unor operații
de calcul pe baza unor algoritmi prestabiliți.
Un sistem informatic este acela în care informaţia trece printr-un format digital - altfel
spus, se prelucrează, se transformă, sau se exprimă într-o formă digitală.

Sistemele informatice, conform definiţiei anterioare au apărut odată cu dezvoltarea

sistemelor de calcul, deci, a computerelor.
Utilizarea sistemelor informatice la nivelul organizaţiei poate duce la la creşterea profitului
dar şi la economii de materii prime, energie sau alte resurse importante la nivel global.

1.2. Tehnologia sistemelor informatice

Tehnologia sistemelor informatice este reflectată de dezvoltarea managementului în

tehnologia informaţiei (hardware, software, reţele, Internet, managementul bazelor de
date sau a altor tehnologii de prelucrare a informaţiilor).
Modelul unui sistem informatic exprimă cadrul conceptual pentru componentele
principale şi activitatea sistemului informatic. Sistemul informatic depinde de resursele
umane, de hardware şi software pentru a realiza intrările în sistem, prelucrările, ieşirile
din sistem, precum şi activităţile de control care convertesc datele în produse
informaţionale.
Elementele componente ale unui sistem informatic:
• Resursele umane - includ atât utilizatorii cât şi specialiştii;
• Hardware – includ echipamentele;
• Software – includ programe şi proceduri;
• Datele – sunt transformate prin activităţile de procesare într-o mare varietate de produse
informaţionale pentru utilizatori.
Un alt aspect important îl reprezintă procesarea informaţiilor. Aceasta constă în
introducerea, prelucrarea, ieşirea şi stocarea şi activităţile de control.

Activităţile dintr-un sistem informatic

Principalele activităţi dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrarea

informaţiilor. Acestea includ:
a - Introducerea datelor;
b - Procesarea datelor pentru obţinerea de informaţii;
c - Ieşirea produselor informaţionale;
d - Stocarea resurselor informaţionale;
e - Controlul performanţelor sistemului.

a. Introducerea datelor – datele despre tranzacţiile comerciale sau despre alte

evenimente trebuie să fie adunate şi pregătite pentru prelucrare. Introducerea se referă
la editarea de înregistrări. Odată introduse, datele pot fi transferate pe un suport
(magnetic/optic) până la prelucrare.

b. Prelucrarea datelor – datele care sunt subiectul activităţilor de prelucrare cuprind:

calcule, comparări, sortări, clasificări sau însumări. Aceste activităţi organizează,
analizează şi manipulează datele convertindu-le în informaţii pentru utilizatori.

c. Ieşirea produselor informaţionale – informaţiile rezultate în urma prelucrării apar în

forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor în forma solicitată de aceştia.
d. Stocarea produselor informaţionale – această activitate nu constituie o componentă
foarte importantă în cadrul sistemelor informatice. Ea reprezintă activitatea dintr-un
sistem informatic în care datele şi informaţiile sunt depozitate într-un mod organizat în
vederea unei utilizări ulterioare. Atunci procesul de regăsire este necesar utilizatorilor prin
rapiditatea şi acurateţea sa.
Suporturile utilizatorilor pentru stocarea datelor şi informaţiilor sunt în general magnetice
sau optice.

e. Controlul performanţelor sistemului – reprezintă o activitate de mare importanţă în

cadrul sistemului informatic.
Implementarea de sisteme informatice bazate pe computer într-o organizaţie implică, din
punct de vedere managerial schimbări majore în procesele comerciale, în structurile
organizaţionale precum şi în relaţiile de muncă.
Activităţile principale ale procesului de implementare sunt:
1. Achiziţionarea de software, hardware şi servicii;
2. Dezvoltarea de software;
3. Pregătirea (trainingul) personalului;
4. Elaborarea documentaţiei de sistem;

5. Elaborarea sistemului pilot.

Achiziţiile de software, hardware şi servicii informatice sunt o activitate deosebit de
importantă. Sursele de achiziţie pot fi firmele mai mari sau mai mici cu avantaje sau
dezavantaje pentru fiecare (în general preţ şi servicii).
Furnizorii de servicii informatice pot fi:
- Producătorii de computere;
- Distribuitorii de computere;
- Integratorii de sisteme (care deţin resposnabilităţile privind sistemele informatice pentru
o organizaţie, fiind o sursă externă);
- Consultanţii independenţi (ca persoane individuale).
Evaluarea de software, hardware şi servicii
Pentru a evalua şi selecta achiziţiile de soft şi hard trebuie avut în vedere:
sistem;

produsele achiziţionate;

sistem de punctaj în funcţie de anumiţi factori de evaluare.

1.3. Aplicațiile sistemelor informatice

Utilizarea sistemelor informatice prin aplicaţiile sale în domeniul operaţional,

managerial asigură crearea unui avantaj competitiv al organizaţiei de la nivelul
local, intern (în colaborarea dintre compartimente, între nivelele ierarhice) până la
formele comerţului electronic, schimbului de informaţii utilizând Internetul etc.

Sistemele informatice joacă un rol vital în succesul unei organizaţii. Astfel, prin
acestea se pot asigura infrastructura informaţională internă (prin Intranet-uri) sau externă,
interorganizaţională (prin extranet-uri) pentru necesităţile business-ului în:
- Asigurarea eficienţei operaţionale;
- Asigurarea unui management eficient;
- Asigurarea unui avantaj competiţional.

Succesul unui sistem informatic nu trebuie măsurat numai prin eficienţa sa (în
minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informaţie) ci şi prin
suportul pe care îl asigură în:
• Elaborarea strategiilor de afaceri;
• Desfăşurarea proceselor comerciale;
• Îmbunătăţirea structurii organizaţionale şi a culturii organizaţiei;
• Creşterea cifrei de afaceri şi valorii firmei într-un mediu dinamic, concurenţial.

Din punct de vedere individual - managerial sistemul informatic reprezintă:

• un mijloc important pentru asigurarea funcţionalităţii business-ului;
• un factor esenţial ce influenţează eficienţa operaţională, productivitatea angajaţilor şi a
relaţiei cu clienţii;
• o sumă de bază de informaţii care asigură luarea de decizii corecte;
• un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigură un avantaj competitiv;
• una din cele mai importante resurse ale organizaţiei şi de analiză a costului business-
ului.

Schimburile tot mai rapide în mediul de afaceri au determinat ca sistemele informatice să

ajungă o componentă esenţială a organizaţiei în îndeplinirea scopului acesteia (în esenţă
obţinerea de profit). Astfel, utilizarea tehnologiei informaţiei a devenit un aspect
indispensabil în funcţionarea organizaţiei mai ales în prezent când se fac simţite noi
tendinţe în evoluţia organizaţiilor şi anume:
1. utilizarea Internetului la nivelul organizaţional local sau global;
2. apariţia de organizaţii Internet ce îşi desfăşoară business-ul numai în această zonă;
3. globalizarea;
4. reformularea procesului de business.
Procesul de business este format din orice grup de activităţi efectuate în scopul de a
produce un anumit rezultat specific orientat spre client sau spre piaţă. Într-o organizaţie
modernă tehnologia informaţiei se impune determinând noi orientări şi utilizarea de
mijloace din ce în ce mai sofisticate inteligenţă artificială, sisteme expert etc. Mediul de
afaceri este într-o continuă schimbare şi se impun noi tehnici şi metode de elaborare a
acestui proces.

1.4. Dezvoltarea de sisteme informatice

Dezvoltarea de sisteme informatice reprezintă modul în care utilizatorii (finali)

elaborează sisteme informatice pentru a rezolva problemele din cadrul organizaţiei
sau pentru a creşte productivitatea.

Sistemele informatice joacă un rol important în asigurarea suportului activităţilor

manageriale şi operaţionale în business.

Din acest motiv există posibilitatea de a clasifica tipologia sistemelor informatice la nivel
conceptual în:
1. Sisteme informatice operaţionale
2. Sisteme informatice pentru management
1. Sistemele informatice operaţionale ar putea cuprinde:
- sisteme informatice operaţionale;
- sisteme pentru procesarea (prelucrarea) tranzacţiilor;
- sisteme pentru controlul proceselor;
- sisteme pentru colaborarea la nivelul organizaţiei.
2. Sisteme informatice pentru management cuprind:
- sisteme informatice pentru management (în general);
- sisteme informatice pentru fundamentarea deciziei;
- sisteme informatice pentru activitatea executivă.

Sistemele informatice operaţionale

Sistemele informatice sunt necesare pentru a prelucra datele generate şi utilizate în
operaţiile de business. Aceste sisteme informatice operaţionale produc a varietate de
produse informaţionale pentru uz intern sau extern. Aceste informaţii vor fi prelucrate mai
departe de către sistemele informatice pentru management. În general acestea au rolul:
- de a procesa date privind business-ul;
- de a controla procese industriale.
Sistemele informatice de prelucrare a tranzacţiilor
Aceste sisteme sunt orientate către prelucrarea datelor rezultate din business sau
operaţionale: vânzări, cumpărări, inventar şi oferă o varietate de produse informatice
(liste, situaţii etc.) de uz intern sau extern. Prelucrarea datelor se face în urma acumulării
(la o perioadă de timp) sau în timp real. Aceste sisteme se concentrează asupra
înregistrărilor de zi cu zi şi desfăşoară activităţi de procesări de date (în special date de
rutină ce circulă într-o organizație). Exemple: evidenţa vânzărilor, sistemele de rezervări,
contabilitate operativă, evidenţă bancară etc.. Aceste sisteme sunt considerate
structurate deoarece datele introduse sunt prelucrate în concordanţă cu procedurile
operaţionale standard. Sistemele de prelucrare a tranzacţiilor sunt utilizate mai ales de
funcţionari care au puţine (sau deloc) atribuţii de management. Utilizatorii iau rareori
decizii pe baza datelor de ieşire furnizate de aceste sisteme. Sistemele de prelucrare a
tranzacţiilor prelucrează un volum mare de date de detaliu într-o perioadă scurtă de timp.
Datele trebuie să fie corecte şi la timp. Rezultatele prelucrării sunt bazele de date în care
se regăsesc tranzacţiile efectuate şi care devin punctul de plecare pentru sistemele
informatice pentru management şi a sistemelor informatice de fundamentare a deciziilor.
Aceste sisteme se utilizează permanent deoarece curgerea datelor este constantă şi se
canalizează pe stocarea datelor şi pe viteza de prelucrare a lor.
Sisteme informatice pentru controlul proceselor
Sunt acele sisteme care utilizează computerul pentru a controla anumite procese fizice
(linii de producţie robotizate, fabrici automate etc.)
Sistemele informatice pentru colaborarea la nivelul organizaţiei
Sunt sisteme care utilizează o gamă largă de tehnologii informatice pentru a asigura
colaborarea, comunicarea dintre angajaţii (membrii) unei organizaţii. Aceasta ajută la
schimbul de idei, împărţirea resurselor, coordonarea între membrii. Scopul acestor
sisteme informatice este de a creşte productivitatea şi creativitatea echipelor şi grupurilor
de lucru dintr-o întreprindere modernă.

Sistemele informatice pentru management.

Această categorie de sisteme informatice sunt orientate spre a oferi suport şi informaţii
pentru autoritatea efectivă de luare a deciziei. Ele asigură suportul pentru necesităţile
decizionale de la nivelul de vârf (strategic), la cel de mijloc (tactic) sau cel operaţional.
Sistemele informatice pentru management oferă o varietate de rapoarte specifice
folositoare în activităţile manageriale curente. Produsele informatice pot fi obţinute la
cerere, periodic sau când apar necesităţi excepţionale.
Sisteme informatice pentru activitatea executivă
Sunt sisteme care asistă nivelul mediu şi de vârf al managementului organizaţiei. Oferă
un acces imediat şi uşor la informaţiile necesare atingerii obiectivelor strategice ale firmei.
Au un mod uşor de operare şi înţelegere.

Sistemele pentru fundamentarea deciziei sunt o categorie deosebit de importantă a

sisteme informatice pentru management. Aceste sisteme sunt sisteme bazate pe
computer care oferă un sprijin informaţional interactiv managerilor în timpul procesului de
luare a deciziei. Oferă managerilor utilizatori informaţii într-un mod interactiv ori de câte
ori este nevoie. Managerii îşi generează informaţiile de care au nevoie pentru decizii,
folosind modele decizionale şi baze de date specializate.
Sistemele pentru fundamentarea deciziei utilizează:
1. Modele analitice
2. Baze de date specializate
3. Modele interactive (bazate pe computer)
Aceste sisteme sunt create pentru a fi utilizate ad-hoc, oferind răspunsuri rapide sau
imediate care sunt managerilor ca utilizatori finali.
Componentele unui sistem pentru fundamentarea deciziei includ:
• Elementele hardware
• Elementele software
• Date
• Modelul de prelucrare
• Resursele umane
Modelele sunt elemente deosebit de importante ale sistemelor pentru fundamentarea
deciziei. O definiţie a modelului este că modelul reprezintă o abstractizare simplificată a
unei realităţi care ilustrează componente fundamentale şi relaţiile dintr-un sistem.
Sistemele pentru fundamentarea deciziei se bazează nu numai pe modele dar şi pe baze
de date ca resurse vitale pentru sistem. Baza pentru sistemele pentru fundamentarea
deciziei este alcătuită dintr-un ansamblu organizat de modele matematice.
Aceste modele reprezintă:
- calcule simple şi rutine analitice;
- modele matematice care exprimă relaţii complexe dintre numeroase variabile.
Pentru a transcrie modelele într-un limbaj agreat de computer sunt necesare software-
uri. Cele mai utilizate programe pentru sistemele de fundamentare a deciziilor sunt:
1. Programele de baze de date
2. Programele de calcul tabelar
1. Programele de baze de date (managementul bazelor de date) sunt programe
specializate care permit crearea, utilizarea şi întreţinerea bazelor de date integrate unui
sistem de fundamentare a deciziilor. Aceste soft-uri fac posibilă definirea şi modificarea
structurii bazei de date, a înregistrărilor şi relaţiilor stabilite între câmpuri, stocarea şi
regăsirea datelor precum şi actualizarea şi controlul bazei de date.
2. Programele de calcul tabelar sunt programe tot specializate cel puţin la fel de
importante ca soft-urile precedente. Acestea oferă cele mai multe facilităţi în elaborarea
de modele analitice, interactive care utilizează numeroase variabile. Programele de calcul
tabelar sunt utilizate pentru sistemele de fundamentare a deciziilor, pentru analiza
business-ului, precum şi pentru rezolvarea de probleme ce necesită comparaţii, estimări
şi evaluarea alternativelor.

1.5. Managementul sistemelor informatice

Managementul sistemelor informatice se referă la modul în care se administrează

resursele informatice precum şi strategiile legate de implicarea şi utilizarea
tehnologiei informaţiei la diferite niveluri: utilizator final, organizaţie şi global.

În perioada contemporană se remarcă existenţa necesităţii utilizării de manageri a

sistemelor informatice şi a tehnologiei informaţiei. Tehnologia informaţiei oferă
posibilitatea managerilor de a gestiona mai bine interdependenţa organizaţională într-un
cadru global.

Gestionarea resurselor de sisteme informatice ale unui business nu mai este sarcina unui
specialist, ci o responsabilitate majoră a managerului.

În cadrul noii economii globale, la nivelul managementului, dimensiunea internaţională a

business-ului devine din ce în ce mai importantă. În acest sens, toate activităţile
sistemelor informatice de la nivel global trebuie astfel dimensionate în relaţie cu mediul
cultural, politic şi geografic care se manifestă în comunitatea comercială internaţională.
Caracteristicile sistemelor informatice se referă la strategiile de afaceri, la managementul
datelor, aplicaţiile folosite precum și la dezvoltarea de sisteme şi platforme tehnologice.
În cazul business-ului internațional, managerii trebuie să ţină seama de diferenţele
culturale, politice şi geografice care există. De asemenea, deosebit de importante sunt
aspectele politice și economice. Din aceste motive, trebuie avute în vedere următoarele
aspecte:
Multe ţări au o legislaţie proprie care reglementează sau chiar interzic transferul de
date dincolo de graniţele naţionale;
Taxe, restricţii sau chiar interzicerea importului de hardware şi software;
Legi locale care reglementează nivelul valorii adăugate dacă produsul se vinde acolo;
Acordurile comerciale bilaterale care specifică nivelul profitului care trebuie cheltuit
în ţara în care a fost obţinut;
Costul muncii și chiar costul vieții;
În unele țări se face simțită lipsa facilităților din domeniul telecomunicațiilor, precum
și a specialiștilor.

Aspectele culturale se referă la diferenţele între limbaje, manifestări culturale, obiceiuri,

atitudini sociale sau deosebiri între stiluri de muncă, relaţiile de afaceri etc.
În afara acestor aspecte, mai trebuie avute în vedere și aspectele geografice legate de
distanțele mari și diferențele de fus orar.
CAPITOLUL 2
ERP – DEFINIŢIE, ARHITECTURĂ, FUNCŢII

2.1. Definiția sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning)?

Un ERP, „considerat expresia cea mai fidelă a interdependenţei dintre economic şi
tehnologia informaţională, reprezintă o infrastructură software, multi-modulară ce oferă
suport de gestiune şi coordonare a diferitelor structuri şi procese din companie, în
vederea realizării obiectivelor de afaceri”. Scopul unui sistem ERP (sistem de gestiune
integrată a proceselor de afaceri) este realizarea unei mai bune comunicări în companie,
îmbunătăţirea cooperării şi interacţiunii dintre diferite departamente precum cele de
planificare a producţiei, achiziţii, producţie, vânzări şi relaţii cu clienţii. Pe scurt, un sistem
de gestiune a companiei de tip ERP reprezintă planificarea celor 4 factori determinanţi
pentru o afacere de succes: factorul uman, financiar, tehnic şi de resurse (cei 4 M - Man,
Money, Machines şi Materials), dupa sursa http://www.cio.com/research/erp/.
Davenport T.H., specialist de renume în domeniile de management şi sisteme
informaţionale pentru afaceri propune ca definiţie pentru ERP: ”un pachet care promite
integrarea completă a tuturor informaţiilor din cadrul unei oraganizaţii. Acest concept este
ilustrat în Figura 2.1.

Figura 2.1. Schema conceptuală a unui sistem ERP

Într-o organizație, un sistem ERP integrează toate procesele economice: producţie,

distribuţie, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service şi mentenanţă, logistică,
gestiune de proiecte, oferind accesibilitate, vizibilitate şi consistenţa informaţională. Un
sistem ERP oferă posibilitatea de lucru multiutilizator, multiscop și multispațiu, prin
integrarea tuturor aplicațiilor dintr-o organizație într-o soluție globală, ce acoperă toate
procesele intercorelate prin care se concretizează activitatea organizației.
Prin definiţie, un sistem de tip ERP reprezintă o soluţie software complexă, bazată pe
arhitectura client-server ale cărei elemente sunt integrate într-o platformă comună,
pentru gestionarea resurselor companiei, prelucrarea tranzacţiilor şi facilitarea integrarii
tuturor proceselor necesare în cadrul unei afaceri, centralizându-le, facilitând
împărtăşirea datelor şi eliminând redundanţa. Fiecare pachet ERP oferă funcţionalităţi
diferite pentru industrii diferite.
Provocarea principală constă în integrarea tuturor proceselor economice şi
optimizarea resurselor disponibile.
Sistemele ERP actuale realizează integrarea tuturor funcţiilor de conducere ale unei
companii, plecând de la :

- contabilă, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite;

Un astfel de sistem permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra
realizării planului de afaceri. Prin opţiunile de simulare a activităţilor şi prin caracterul
flexibil şi dinamic al aplicaţiilor se pot realiza:

e evoluţie ale industriei din care face parte

compania;

-business;
-line.

La implementare, sistemele ERP includ o serie de caracteristici de bază. Sunt instalate

pe un sistem de gestiune a bazelor de date. Platformele de baze de date folosite cel
mai frecvent sunt: Oracle, DB2, Informix, MS SQL Server, SQL Base şi Sybase. Baza de
date necesită o setare iniţială conform proceselor organizaţiei şi trebuie sa asigure acces
direct la informaţii în timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru toţi membrii
organizaţiei. Odată terminată instalarea, utilizatorii introduc datele, informaţiile fiind
transferate prin intermediul proceselor la alte module. În final, sistemele ERP includ
instrumente de raportare periodice sau realizate ad-hoc.
Aplicaţiile ERP sunt realizate cu ajutorul instrumentelor CASE, care simplifică munca
programatorilor, preluând regulile şi generând automat codul sursă. Avantajele sunt:
reducerea timpului de dezvoltare şi obţinerea unui produs de calitate, prin minimizarea
erorilor. În plus, utilizarea instrumentelor CASE sprijină consistenţa aplicaţiilor şi
standardizarea sub aspect funcţional.
Sub o formă simplificată un sistem ERP poate fi definit prin prisma a două proprietăţi
fundamentale: funcţionalitatea şi integrarea.

Figura 2.2. Reprezentarea simplificată a unui sistem ERP

Cele două părţi se condiţionează reciproc.
Integrarea asigură conectivitatea între fluxurile de procese economice funcţionale. Ea
poate fi gândită ca o tehnică de comunicare. Câteva modalităţi obişnuite prin care
comunicarea are loc prin şi pentru integrare sunt: codul sursă, reţele locale şi extinse de
calculatoare, Internet, e-mail, workflow, instrumente de configurare automată, protocoale,
baze de date. Putem spune că integrarea este realizată prin comunicare, iar comunicarea
este realizată prin integrare.
Partea funcţională a unui sistem ERP asigură fluxurile de procese economice din cadrul
fiecărei funcţiuni. Astfel, în cadrul unei suite ERP se regăsesc de la câteva, până la zeci
de module funcţionale (contabilitate generală, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare,
planificarea producţiei, logistică, comenzi şi vânzare).

2.2. Arhitectura și componentele principale ale unui sistem ERP

Sistemul aplicațiilor de întreprindere se implementează pe o arhitectură de tip client-
server care creează premisele unui mediu de prelucrare descentralizat. După cum este
prezentat şi în lucrarea, modelul de arhitectură implementat de către sistemele ERP este
cel cu trei straturi, ilustrat în figura următoare:

Figura 2.3. Arhitectura cu trei niveluri a unui sistem ERP

Caracterizarea funcţiunilor celor trei niveluri ale arhitecturii:

Nivelul prezentare constă în interfaţa grafică utilizator sau programul de navigare
(browser) pentru accesarea funcţiilor sistemului.
Nivelul aplicaţie cuprinde regulile afacerii, logica şi funcţiunile sistemului, programele
care asigură transferul datelor de la / la serverele de baze de date.
Nivelul bazei de date - asigură gestiunea datelor organizaţiei, inclusiv a metadatelor; cel
mai adesea se regăseşte aici un SGBD relaţional dintre cele standardizate industrial, care
include şi modulul SQL.
Această structurare logică permite ca interfaţa sistemului ERP să ruleze pe calculatorul
utilizatorului, prelucrarea să se realizeze pe nivelul de mijloc al serverelor de aplicaţii, iar
sistemele de baze de date să funcţioneze pe al treilea strat, al serverelor specializate.
Analizând sistemele ERP dezvoltate până în prezent, pot fi evidenţiate o serie de
componente care intră în componenţa acestora:
Nomenclatoare (fişiere de bază) de clienţi, furnizori, personal sub forma unor fişiere
care reunesc toate datele de descriere a acestora şi interfaţează cu oricare modul care
se serveşte de aceste date.
Contabilitate generală sau componenta financiar-contabilă. Componenta asigură
conducerea evidenţei contabile şi gestiunea financiară.
Încasări-plăţi. Această componentă poate apărea sub forma a doua module: Debitori
şi Creditori, care gestionează şi înregistrează creanţele şi datoriile întreprinderii.
Salarizare. Componentă legată adesea de componenta resurse umane, având ca
obiect calculul şi evidenţa salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, al contribuţiei la
bugetul statului şi asigurărilor sociale.
Resurse umane. Componenta care sprijină crearea unei politici de personal, susţinând
activităţile de recrutare şi selecţie a personalului;
Imobilizări. Gestionează mijloacele fixe, dar şi obiectele de inventar sau activele
necorporale. Gestiunea acoperă întreaga durată de utilizare a activului şi se poate afla în
orice moment care este starea acestuia şi operaţiile efectuate asupra lui (intrare,
modernizare, modificare, reevaluare, scoatere din funcţiune, casare). Oferă multiple
posibilitaţi de calcul şi întregistrare a amortizării (liniară, degresivă, accelarată).
Planificare-producţie. Planificarea vizează executantul, termenul, articole de realizat,
costul programat şi detaliile tehnice.
Urmărire producţie Înregistrează preluarea notelor de predare şi a rapoartelor de
lucru, analizează şi compară comenzile lansate, oferă rapoarte cumulate ori detaliate ale
producţiei, pe faze sau pe produse/lucrări, precum şi rapoarte de costuri.
Gestiune date tehnice. Componenta stochează definiţiile şi caracteristicile tehnice ale
produselor şi tehnologiilor de fabricaţie.
Planificare necesar de materiale. Cu ajutorul acestei componente se determină
automat cantităţile de materiale necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricaţie
şi a planului de producţie aprobat.
Planificare şi urmărire consumuri şi costuri. Componenta întocmeşte bonurile de
consum şi preia datele despre consumuri de la magazii, centralizează aceste date pentru
calculul costurilor, generează rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile
planificate și realizate.
Managementul proiectelor. Componenta are ca obiect proiectele de investiţii,
activităţile interne sau lucrările efectuate de terţi: planificarea (bugetarea), finanţarea şi
urmărirea executării acestora.
Stocuri. Componenta permite gestiunea cantitativă şi calitativă a stocurilor şi
generarea automată a documentelor contabile.
 Gestiunea depozitelor Componenta defineşte din punct de vedere organizatoric
unităţile de stocare: tipurile de inventar şi subinventar, depozite, magazii, locaţii, modul
de localizare al stocurilor.
Aprovizionare (Furnizori). Componenta depășeşte atribuţiile unei aplicaţii de
gestiune, fiind un instrument de optimizare a aprovizionării, care poate determina
realizarea de economii.
Vânzări. Componenta gestionează activităţile specifice procesului de vânzare.
Întreţinerea echipamentelor (mentenanţa). Componenta rezolvă gestiunea tehnică
şi urmărirea modului de utilizare a echipamentelor, permite planificarea resurselor şi
costul lucrărilor.
Transport (Logistică). Această componentă permite planificarea şi gestionarea
activităţilor logistice din procesele de vânzare şi distribuţie.
Service/Servicii. Această componentă urmăreşte garanţiile şi serviciile postvânzare.
Analiza (Business Intelligence). Modulul preia datele din baza de date, realizează
diferite analize şi furnizează informaţiile în forma dorită de utilizator.
Soluţii specifice fiecărei industrii
Generatorul de rapoarte. Acest instrument permite utilizatorilor obţinerea rapoartelor
dorite în cadrul fiecărui modul funcţional folosind datele din baza de date a sistemului
ERP.

2.3. Implementarea unui sistem ERP

Adoptarea unui sistem ERP este o decizie dificilă pentru orice organizaţie. Succesul unui
proiect ERP nu depinde de şansă.
O implementare reușită, ca și o utilizare în condiții de eficiență maximă impun câteva
condiții esențiale: alegerea celei mai potrivite soluții, instruirea personalului și planificarea
resurselor.
A. Decizia de implementare a unui sistem ERP trebuie să fie fundamentată pe baza unui
set de criterii foarte precise de selecţie şi analiză comparativă a mai multor variante de
aplicaţii, cum ar fi:

normele europene;

dar şi lucrul facil cu alte valute;

-ului aplicativ care să permită implementarea etapizată

şi extinderea ulterioară a ariei funcţionale acoperite;

i clare a investiţiei.
Integrarea este principalul deziderat al unui proiect ERP. În teoria organizaţională
integrarea defineşte nivelul de colaborare între indivizi, ca şi între entităţi.
B. După decizia de adoptare a unui sistem ERP, urmează cea de selecţie a celei mai
potrivite soluţii, ilustrată sub forma unei scheme logice în Figura 2.4. Alegerea celei mai
potrivite soluţii pentru o organizaţie constituie o decizie semi-structurată, întrucât numai
o parte a problemei poate fi tratată prin intermediul unei proceduri clar definite. Pe lângă
dificultăţile procesului de evaluare, o altă problemă este analiza celor mai adecvate criterii
de selecţie. Criteriile de selecţie pot fi încadrate în câteva mari categorii:
Dimensiunea afacerii şi amploarea proiectelor viitoare;
Infrastructura tehnologică si necesarul de investiţii impus de acest proiect;
Specificul activităţii desfășurate este unul dintre cele mai importante criterii.
Presupune cercetarea cazurilor similare de pe piaţă. Prezenţa aplicaţiilor verticale (sau
dedicate) care au fost scrise special pentru un domeniu de activitate nu va fi neglijată;
Gradul de dispersie geografică, astfel încât, dacă investiţia se dovedeşte a fi deosebit
de costisitoare, se poate opta pentru sistemul implementării în cascadă, caz în care
vorbim de o structurare IT/ERP pe două niveluri: nivel superior – pentru filiale mari și
nivel inferior destinate filialelor mici.
Structura aplicaţiilor existente vizează un complex de probleme dintre care amintim:
redundanţa şi inconsistenţa datelor, dificultatea accesului la bazele de date, fenomenele
de izolare a datelor, complexitatea deosebită a actualizărilor, problemele de securitate şi
de integritate a datelor, imposibilitatea, inflexibilitatea în faţă modificărilor curente şi
modelarea corectă a afacerii.
 Figura 2.4. Modelarea deciziei de selecţie

C. Activităţile de selectare şi implementare a unui sistem ERP se constituie într-un mediu

de (re)construire a valorilor organizaţiei. Următoarele principale activităţi se succed în
implementarea ERP:
Educarea managerilor şi acţionarilor - cunoaşterea fenomenelor tehnologice, a
specificului şi avantajelor ERP creează o atitudine pozitivă faţă de proiect.
 Formarea echipei proiectului - în cazul unui buget limitat se poate merge pe o soluţie
mixtă, care să combine cunoştinţele experţilor cu avantajul terenului propriu al
specialiştilor firmei. Figura 2.5 prezintă o posibilă configuraţie de echipă ERP.

Figura 2.5. Configuraţia unei echipe ERP

Analiza cerinţelor - este procesul care determină cerinţele informaţionale ale

organizaţiei, adresându-se tuturor caracteristicilor funcţionale majore.
Planul de integrare al afacerii - este realizat în mai multe sesiuni de lucru, combinând
cerinţele informaţionale stabilite cu specificaţiile funcţionale necesare strategiei afacerii.
Echipa proiectului gândeşte şi stabileşte ce poate software-ul să rezolve şi cum anume.
 Stabilirea viziunii şi obiectivelor proiectului - vizunea arată așteptările organizaţiei,
ţinând seama de interacţiunea sistemului ERP cu funcţiunile afacerii.
Pregătirea şi instruirea echipei proiectului - constituie extensia activităţilor
premergătoare de educare. În această fază poate fi întocmit un plan detaliat al proiectului.
Studiul ofertei de soluţii ERP - presupune solicitarea de informaţii, direct sau prin
parcurgerea ofertelor.
Fezabilitatea economică a proiectului este dată în principal de rata de recuperare a
investiției şi reprezintă analiza deciziei de investiţie a unor sume importante într-un sistem
nou.
Cererea de ofertă adresată furnizorilor de ERP - reuneşte întrebări concrete care
privesc funcţionalitatea sistemului. Acurateţea şi descrierea detaliată a cerinţelor sunt
esenţiale pentru întocmirea cererii de ofertă.
Evaluarea resurselor hardware - este un proces complex. Cea mai frecventă
modalitate de lucru este completarea de chestionare primite de la furnizorii ERP.
Vizitele de lucru ale furnizorilor ERP - constituie o oportunitate pentru ca aceştia să
înțeleagă modul de desfăşurare a activităţii economice a firmei.
Demonstraţii ale soluţiilor software - permit managerilor şi acţionarilor firmei să-şi
formeze opinii mai clare, să pună întrebări şi să înțeleagă modul de funcţionare a
soluţiilor.
Sesiunile de planificare anticipată - Stabilesc informaţii detaliate despre domeniul
acoperit, timpul şi resursele necesare pentru a implementa soluţia unui anume furnizor
ERP.
Procesul de luare a deciziei - implică managerii şi acţionarii firmei care evaluează
informaţiile adunate. Decizia poate fi luată în unanimitate, dacă toată lumea votează
aceeaşi soluţie sau poate fi controversată, dacă sunt susţinute două sau mai multe soluţii.
Întocmirea şi semnarea contractului între firma beneficiară şi furnizorul ERP -
semnarea contractului (pot fi contracte individuale pentru resurse hardware, software şi
service sau un singur contract ce reglementează situaţia tuturor resurselor) legiferează
acordul formal între cele două părți de implementare a noului sistem.
Planificarea proiectului - punctul de pornire este planul întocmit în sesiunea de
planificare anticipată, acesta fiind acum reevaluat, extins şi completat. Rezultatul acestei
faze se constituie în intrare pentru faza următoare.
Planificarea de detaliu - planul descrie modulele funcţionale şi planul de instalare, cu
termene de realizare concrete. După detalierea tuturor componetelor, planul poate fi
transpus în format electronic, cu ajutorul unei aplicaţii de management al proiectelor. Cel
mai adesea se obţine o Diagrama Gantt ce ilustrează calendarul proiectului.
Activităţile de instruire ERP - orele de instruire ERP au ca scop înțelegerea
specificului unui sistem ERP de către membrii echipei din punct de vedere funcţional şi
modul concret în care interacţionează cu funcţiunile economice.
Configurarea aplicaţiilor - este sarcina furnizorului ERP, care se informează asupra
modului de desfăşurare a activităţii. Este esenţial ca echipa proiectului şi utilizatorii să fie
edificaţi asupra soluţiei ERP, iar furnizorii asupra specificului firmei şi activităţilor
economice.
Stabilirea politicii de proiect - urmăreşte crearea unui cadru director pentru tratarea
conflictelor, într-un document sunt specificate toate procedurile formale (regulile).
 Discutarea rapoartelor - se concretizează în comparaţii între rapoartele curente şi
cele generate de noul sistem, din trei puncte de vedere: selecţia datelor, ordonarea şi
afişarea lor. Sunt discutate modificările şi este stabilit noul format.
Maparea funcţională – au loc activităţi cu un caracter interactiv şi presupun mai multe
discuţii; este necesară vizualizarea modificărilor şi a rezultatelor pe parcurs prin
reprezentarea grafică a fluxurilor.
Prototipizare şi testare - sunt preluate rezultatele fazei de mapare funcţională pentru
a stabili dacă pachetul de programe acoperă harta funcţională schiţată.
Modificarea şi adaptarea cerințelor - asigură extinderea caracteristicilor funcţionale
ERP. Modificările sunt operate după ce maparea funcţională şi prototipizarea au
demonstrat că aplicaţia nu poate realiza funcţia respectivă.
Conversia datelor - este una dintre cele mai “sensibile” faze ale proiectului, datorită
dificultăţii de a prelua datele din bazele de date curente în noul sistem. Se operează, de
regulă, cu două modalităţi de conversie: introducerea manuală şi introducerea automată.
Planurile de urgenţă - se referă la situaţiile de criză (coruperea bazei de date în faza
de lansare a sistemului, pierderea suportului conducerii executive ori a sprijinului
financiar, apariţia de probleme tehnice insurmontabile în faza de prototipizare etc.).
Documentaţia proiectului - este unul dintre cele mai importante mijloace de
comunicare. Documentarea fazelor temperează elanul membrilor echipei, care trebuie să
gândească şi să exprime în scris activităţile derulate.
Instruirea utilizatorilor finali – se realizează în funcţie de zona funcţională acoperită,
fiecare învăţând funcţionalităţile pe care le va utiliza. Sunt oferite utilizatorilor manuale de
instruire.
Auditarea - este activitatea desfăşurată în paralel cu proiectul. Scopul său este
asigurarea derulării proiectului conform planurilor, respectarea termenelor şi încadrarea
în buget. Există câteva momente cheie, importante pentru auditare: preimplementare,
implementarea și postimplementare. De obicei, responsabilitatea auditului cade în
sarcina echipei proiectului.
Suportul postimplementare - include toate activităţile care susţin exploatarea noului
sistem. Asistenţa este necesară datorită erorilor sau nesincronizărilor care apar în
funcţionalitatea aplicaţiilor (adesea generate de programele de conversie a datelor).
Instruirea continuă şi întreţinerea –sunt menite să protejeze investiţia în noul sistem.
Întreţinerea continuă este o concretizare a suportului postimplementare. Instruirea are
loc, în primul rând în cadrul firmei, prin instruire încrucişată şi chiar rotaţia cadrelor.

D. „Motivaţia fiecărei organizaţii pentru alegerea ERP influenţează strategia de

implementare. pune în evidenţă trei mari categorii de motive:
Tehnice - aplicaţii izolate, platforme învechite faţă de prezentul tehnologic.
Operaţionale - îmbunăţirea proceselor, vizibilitea informaţională, reducerea costurilor
operaţionale.
Strategice - îmbunătăţirea relaţiilor cu clienţii, restructurarea afacerii, standardizarea
multilocaţie, nevoia de eficienţă şi integrare.

Primele studii privind implementarea proiectelor ERP au delimitat două tipuri iniţiale de
abordări: strategia ,,Big Bang" şi strategia pe faze, iar ulterior s-au conturat alte
strategii. În continuare sunt prezentate, pe scurt, câteva strategii de implementare ale
sistemelor ERP:
1. Proiectele de anvergură aleg, de regulă, strategia cu riscuri minime. Presupune
parcurgerea tuturor paşilor şi activităţilor descrise pe parcursul unei perioade de timp
extinse.
2. Strategia de buget urmărește implementarea noului sistem cu un buget cât mai mic,
numărul activităţilor fiind redus datorită faptului că sunt eliminate activităţile consumatoare
de resurse. Nu constituie o prioritate implementarea rapidă, ci încadrarea într-un anumit
buget.
3. Strategia „Big Bang” este o metodologie rapidă, uşoară şi presupune costuri minime.
Reuneşte doar elementele de bază, eliminând multe activităţi din dorinţa de a reduce
timpul de implementare şi costurile. Conversia datelor se face de obicei manual, pentru
a nu se pierde timpul cu elaborarea de programe de conversie electronică.
4. Strategia cu forţe proprii presupune folosirea echipei proprii de specialişti pentru a
dezvolta un sistem ERP de „la zero”. Numărul de activităţi este mic, dar se regăsesc
activităţile specifice dezvoltării sistemelor ERP: cele de analiză, mapare funcţională,
prototipizare şi modificare a aplicaţiilor. Succesul depinde de priceperea şi cunoştinţele
echipei de specialişti.
5. Strategia „la cheie” are aceeaşi structură şi secvență de activităţi ca şi strategia
riscurilor minime. Apar probleme la punerea în funcţiune şi preluarea sistemului de către
utilizatori.
6. Strategia de parteneriat se deosebeşte de alte strategii prin faptul că
responsabilităţile proiectului sunt partajate de beneficiar şi de către partenerii săi.
Proiectul beneficiază astfel de cunoaşterea şi experienţa acumulate de firmele partenere
de implementare, iar pe de altă parte, organizaţia beneficiară este implicată activ în
activităţile proiectului.
E. „Una dintre preocuparile majore într-un proiect ERP se referă la modalitatea concretă
de înlocuire a sistemului existent cu noul sistem. Practica implementărilor prevede mai
multe posibilități de realizare a tranziţiei: integrală, pe faze, paralelă sau hibridă.
În alegerea strategiei de tranziţie trebuie să se pornească de la o idee fundamentală,
accea că implementarea ERP este sprijinită pe 3 factori: procesele, tehnologia şi
oamenii, toţi la fel de importanţi pentru succesul proiectului”.
a. Strategia integrală, presupune înlocuirea completă a vechiului sistem cu sistemul nou
la un moment dat. Funcţiunile îndeplinite de aplicaţiile vechi trec simultan şi complet în
sarcina noilor aplicaţii. Strategia integrală implică multe resurse. Se remarcă o reducere
a costurilor punerii în funcţiune prin absenţa programelor de tranziţie care asigură intefaţa
între vechile aplicaţii şi cele noi. Abordarea este aplicabilă implementărilor rapide, atunci
când există o dată limită, la care sistemul trebuie să funcţioneze. De asemenea, are
succes în cazul proiectelor mici, unde se poate menține cu uşurinţă controlul asupra
activităţilor.
b. Strategia pe faze (numită şi modulară sau secvenţială) implementează modulele rând
pe rând. Acest mod de tranziţie presupune utilizarea unor programe de interfaţă, care
acoperă ”golul" dintre vechile aplicaţii şi cele noi, până când acestea devin complet
funcţionale.
Procesul începe cu punerea în funcţiune a unui modul (de exemplu: Financiar-Contabil),
celelalte funcţiuni fiind acoperite de aplicaţiile vechi. Urmează apoi secvențial celelalte
module, în ordinea considerată oportună de beneficiar.
Multe organizaţii consideră această abordare mai confortabilă şi lipsită de riscuri decât
altele, resursele solicitate fiind rezonabile. Sunt necesare resurse tehnice, în speţă
programe de tranziţie, de conversie şi preluare a datelor. Un dezavantaj important este
durata lungă a acestei perioade de tranziţie.
c. Strategia paralelă menţine în funcţiune ambele sisteme într-un interval de timp.
Avantajul major al acestei abordări este posibilitatea recuperării în situaţia eşecului noului
sistem. Întrucât ambele sisteme lucrează în paralel, activitatea organizaţiei nu va fi
perturbată în cazul în care apar disfuncţionalități în noul sistem ERP. Strategia în paralel
este caracterizată de riscuri minime, realizându-se în plus validarea sistemului
implementat, prin compararea rezultatelor prelucrărilor în cele 2 sisteme. Volumul mare
de resurse angrenat e (aceleaşi date prelucrate şi preluate de două ori) reprezintă un
dezavantaj major. De asemenea, pot apărea erori datorate confuziei utilizatorilor, care nu
interacţionează corect cu noile aplicaţii.

2.4. Avantajele utilizării sistemelor ERP

A. Analiza din punct de vedere al funcţionalităţilor oferite
Principalele avantaje ale folosirii unui ERP în cadrul unei companii sunt:
-o bază de date foarte complexă;

interogări şi rapoarte ad-hoc.

Sistemele ERP furnizează informaţii pentru conducere şi analize pentru organizaţii. Cele
cinci beneficii majore ale sistemelor ERP sunt:
-line/în timp real pentru toate ariile funcţionale ale unei organizaţii;

trează compania;

Conform sursei http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html#erp_abc sunt cinci

motive majore pentru care companiile doresc să preia ERP-ul:
1. Integrarea informaţiilor financiare
Deoarece diferitele departamente pot avea fiecare câte o variantă despre propria
contribuție la venitul total al companiei, sistemul ERP creează o singură versiune a
realităţii pe care nimeni nu o poate contesta pentru că toţi folosesc acelaşi sistem.
2. Integrarea informaţiilor corespunzătoare comenzii clientului
Sistemul EPR poate deveni locul unde comanda clientului este înregistrată, trimisă de
CSR (Customer Service Representative) la Departamentele Financiar şi Comercial,
generând emiterea unei facturi corespunzătoare care va ajunge în final la CSR. Astfel,
companiile pot ţine evidenţa şi urmări stadiul unei comezi mult mai uşor, putând coordona
producţia, inventarul şi direcţionarea informaţiei către mai multe departamente în acelaşi
timp.
3. Standardizarea şi eficientizarea procesului de producţie
Există situații când, diferitele departamente ale companiilor de producție ajung la rezultate
diferite, urmare a folosirii de sisteme și metode computerizate diferite. Sistemele ERP
implică un sistem care conţine metode standardizate pentru automatizarea unora dintre
paşii efectuaţi în procesul de producţie. Standardizarea acestora şi folosirea unui singur
sistem integrat poate conduce la o utilizare mai eficientă a timpului, creşterea
productivităţii şi reducerea erorilor umane.
4. Reducerea inventarului
Un sistem ERP ajută ca desfăşurarea unui proces de producţie să se facă mult mai uşor.
Acesta poate conduce la diminuarea inventarului corespunzător personalului folosit în
procesul de producţie (inventar al muncii în proces) şi poate ajuta utilizatorii sistemului să
planifice mai bine îndeplinirea comenzilor, reducând inventarul bunurilor care au trecut
prin întreg stadiul producţiei, aflându-se în cadrul stocurilor existente.
5. Standardizarea informaţiilor din Departamentul de resurse umane
Departamentul de resurse umane, poate să nu aibă o metodă simplă pentru găsirea
angajaţilor şi pentru comunicarea cu aceștia despre servicii şi beneficii. Sistemul ERP
poate îmbunătăţi acest lucru.
Producţia este cel mai important proces în lanţul valorii într-o întreprindere producătoare,
iar calitatea şi competitivitatea pe piaţă a produselor rezultate din procesul de producţie
este esenţială. Pentru îndeplinirea acestor deziderate este esenţială eficienţa sistemului
informatic de gestiune a activităţii. Numai implementarea unei soluţii informatice perfect
modelate pe specificul activităţilor unei întreprinderi producătoare poate asigura
premisele competitivităţii acesteia.

Figura 2.6. Fluidizarea schimbului de date între departamentele unei întreprinderi prin
intermediul unui ERP
B. Analiza din punct de vedere al costurilor si riscurilor implicate
Foarte mulţi beneficiari se plâng de depăşirea bugetelor iniţiale aprobate pentru
achiziţionarea soluţiei ERP, de cele mai multe ori, putând vorbi despre costuri ascunse
(“hidden fees”).
Există păreri care susţin că apariţia acestor costuri ascunse este cauzată de lipsa
concordanţei dintre poziţia de la negociere şi cea din timpul implementării. Ca atare, se
poate vorbi şi despre costuri de analiză a afacerii respective, despre costurile de
personalizare a aplicaţiei, despre licenţa modulelor, despre cerinţele tehnice ale aplicaţiei
(licenţe de utilizatori, investiţii în hardware) şi despre întreţinerea acesteia (armonizarea
cu legislaţia locală, suport tehnic, actualizări). Toate aceste costuri alcătuiesc TCO (Total
Cost of Ownership), care nu ar trebui să fie ascuns de către furnizorii de ERP ci, din
contră, ar trebui expus încă de la primele discutii.
În al doilea rând, este vorba de costul licenţelor, respectiv al serviciilor de configurare
impuse de software-ul adiţional (reţea, bază de date etc.) pe care furnizorul de ERP nu
le declară de la început, pentru că el consideră că nu fac parte din costul ERP. Nu sunt
declarate nici necesităţile de upgrade al hardware-ului necesar pentru a rula soluţia, faţă
de care furnizorul consideră că echipamentele nu sunt problema lui.
În al treilea rând, pe parcursul implementării, odată cu înţelegerea mai adâncă a aplicaţiei
beneficiarului, furnizorul găseşte alte rezolvări sau necesităţi care atrag costuri
suplimentare.
Un sistem ERP este scump pentru orice tip de afacere.
Investiţiile sunt de multe ori adevărate “bombe cu ceas” pentru bugetele companiilor.
Totuşi, firmele care au implementat pachete Enterprise Resource Planning (ERP) trebuie
să recunoască faptul că unele cheltuieli sunt supraevaluate, în timp ce altele sunt
subestimate.
Principalii "devoratori" de buget în implementarea pachetelor ERP sunt:
a. Instruirea

Instruirea este o componentă neglijată în procesul de implementare, atât ca etapă, cât şi

la nivel bugetar. Astfel, costurile sunt subestimate, cel mai adesea pentru că se pierde
din vedere faptul că majoritatea angajaţilor au de învaţat un nou set de procese şi nu doar
o nouă interfaţă software.
b. Integrarea şi testarea

Testarea compatibilităţii pachetelor ERP cu alte programe software este o altă cheltuială
de care nu se prea ţine seama în procesul de implementare. O companie standard de
producţie poate avea aplicaţii “add-on” pentru partea de logistică, taxe, planificarea
producţiei şi codurile de bare. Dacă la toată această listă se adaugă şi personalizarea
funcţiilor de bază din pachetul ERP, costurile de integrare, testare şi mentenanţă a
sistemului vor arunca în aer bugetul.
c. Conversia datelor

Transferul datelor, de tipul informaţiilor referitoare la clienţi şi furnizori, sau la designul

produsului, de pe vechile sisteme pe cele ERP, este o operaţiune costisitoare. Multe din
datele existente în sistemele primite moştenire nu sunt foarte importante. Companiile
neagă de multe ori redundanţa datelor pe care le deţin, cel puţin până în momentul în
care trebuie să le facă transferul în noile setări client/server necesare pachetelor ERP.
d. Analiza datelor

De multe ori datele din sistemele ERP trebuie combinate cu datele din sistemele externe
pentru a putea permite realizarea de analize. Utilizatorii care efectuează analize în mod
curent ar trebui să aibă în vedere în bugetul alocat implementarii ERP-ului şi depozitul de
date, dar şi efortul necesar pentru a-l pune pe picioare. Utilizatorii sunt puşi în dificultate
în acest moment: reactualizarea zilnică a tuturor datelor ERP dintr-un imens depozit de
date, dintr-o corporaţie este dificilă.
e. Consultanţi ”ad-infinitum”

Companiile trebuie să identifice clar obiectivele către care partenerii de consultanţă

trebuie să îi orienteze pe angajaţi. Activitatea consultanţilor trebuie să poată fi evaluată,
iar pentru aceasta este necesar să le fie stabilit un "plafon" în activitatea lor:
f. Specialiştii

Cei mai multi analişti susţin că succesul unui sistem ERP depinde de echipa care lucrează
la implementarea lui. Software-ul este prea complex şi schimbările din zona de business
prea dramatice pentru a lăsa un astfel de proiect pe mâna unor amatori. Vestea proastă
este că, la finalul proiectului, companiile trebuie să fie pregătite să înlocuiască mulţi dintre
specialişti.
g. Echipele de implementare

Multe companii tind să trateze implementările de ERP ca pe orice alt proiect software.
Odată ce programul software a fost instalat, gândesc ei, echipa va fi dizolvată şi fiecare
îşi va relua postul iniţial cu tot cu atribuţiile ce îi revin. După o implementare de sistem
ERP însă, membrul echipei nu se poate reîntoarce la vechile atribuţiuni pentru că este
mult prea valoros pentru companie - ajunge să ştie mai multe lucruri despre procesul de
vânzări şi de producţie chiar decât agentul de vânzări, respectiv agentul de producţie
însuşi.
h. În aşteptarea beneficiilor

În managementul de proiecte software tradiţionale, companiile se aşteaptă să vadă

rezultatele imediat ce instalarea aplicaţiei s-a încheiat, lucru imposibil în cazul ERP.
Majoritatea sistemelor ERP îşi relevă eficienţa după o perioadă mai îndelungată de la
implementare, iar echipa de proiect la rândul său nu primeşte recompensa decât după
amortizarea investiţiei.
i. Depresia post-ERP

Conform unui studiu efectuat de o firmă de consultanţă, una din patru companii
intervievate a suferit o scădere a performanţei imediat după implementarea sistemului
ERP. Motivul este acela că totul funcţionează şi arată altfel decât până atunci, iar când
angajaţii nu ştiu exact cu ce lucrează se panichează, acest lucru afectând întregul
business.
C. Factorii de risc
În privinţa riscurilor, se întâmplă adesea ca bugetele alocate şi/sau termenele prevăzute
să fie cu mult depăsite – unii analişti apreciază că aproximativ jumătate din proiectele
ERP nu reuşesc să atingă obiectivele propuse. Cazuri celebre precum Boeing, Panasonic
sau Siemens ilustrează eşecul proiectelor, în sensul ratării obiectivelor propuse ori
depăşirii nepermise a bugetelor.
În majoritatea cazurilor publicate eşecul implementării unui pachet de aplicaţii integrate
s-a datorat problemelor organizaţionale. Într-un top al motivelor se regăsesc:

-manageri);
-ului şi pe “invățarea ”acestuia;
duratei de implementare;

insuficiente.

Aproape toți furnizorii consideră că riscurile vin din partea clientului şi nu din partea
companiilor care se ocupă de implementare.
SAP este de părere, de exemplu, că principalul risc ţine de necunoaşterea domeniului şi
de neglijarea anumitor criterii de alegere a soluţiei ERP.
Primul pas pentru o implementare de succes este alegerea unei soluţii performante,
apropiată de specificul de activitate al clientului astfel încât nivelul de configurare să fie
minim, o soluţie care să fie confirmată de referinţe pe piaţa românească. Printr-o
comunicare adecvată între cele două echipe de proiect, problemele legate de
implementare pot fi evitate.
BIBLIOGRAFIE:
0. SUPORT DE CURS, MODULUL 1 UTILIZAREA SISTEMELOR INFORMATICE ÎN
BUSINESS, ID: POSDRU/176/3.1/S/149612
1. S. Dincă, A. Ștefănescu – IT pentru afaceri, Editura Reprograph, Craiova, 2011.
2. S. Dincă, Al. Dumitru, G. Cruceru – E-business, tehnologii informaționale pentru
afaceri, Editura Universitaria, Craiova, 2011
3. Malhotra, R., Temponi, C. [2010], Critical decisions for ERP integration: Small business
issues, International Journal of Information Management, 30, pp. 28-37;
4. Oz, E. [2009], Management Information Systems, Ediţia a 6 -a, Thomson Course
Technology, SUA
5. Ngai, E.W.T., Law, C.C.H., Wat, F.K.T. [2008], Examining the critical success factors
in the adoption of enterprise resource planning, Computers in Industry, pp. 548-564;
6. G. Șoavă, A. Mehedințu, I. Buligiu, R. Bușe – Sisteme informatice economice. Teorie
și aplicații, Editura Universitaria, Craiova, 2008
7. A. Ștefănescu, L. Ștefănescu, S. Dincă – Fundamentele teoretice și practice ale
tehnologiei informației, Editura Universitaria, Craiova, 2007
8. Morabito, V., Pace, S., Previtali, P. [2005], ERP Marketing and Italian SMEs, European
Management Journal, 23 (5), pp. 590-598;
9. Bidgoli, Hossein, (2004). The Internet Encyclopedia, Volume 1, John Wiley & Sons,
Inc. p. 707.
10. D. Fotache, L. Hurbean, Soluţii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor-ERP,
Editura Economică, ISBN: 9735909847, 9789735909840, 2004.
11. Rashid, M.A., Hossain, L., Patrick, J.D. [2002], The evolution of ERP systems: A
historical perspective, Idea Group Publishing.
12. Hossain, L., Patrick, J., and Rashid, M. A. (2002). Enterprise Resource Planning:
Global Opportunities, Challenges and Solution (Edited), Idea Group Publishing, USA,
ISBN: 1-930708-36-X. (Edited Book)
13. Travis Anderegg, (2000), ERP: A-Z Implementer's Guide for Success, Resource
Publishing, ISBN 0970035217, 9780970035219.
14. Comunitatea ERP din România, www.comunitateaerp.ro
15. http://digitalknowledge.ro/tag/social-media-marketing
16. http://www.seoromania.ro/revolutia-promovarii-online-retelele-de-socializare/