Procedura de verificare a loturilor de

capsule
Cod Numar Data Autor Aprobator
document Revizie emitere

LQT-PRO- 2 15 Jan 2021 Adrian Dragomir Andreea Valentina

0016 Preda

Istoricul reviziilor
Reviz Data Autorul Motivul reviziei
ia emiterii

2 15 Jan Adrian Revizie - IMI la primele 3 loturi noi

2021 Dragomir

1
1 Scop
Procedura descrie modul in care loturile de capsule sunt identificate si controlate pentru a
minimiza riscul utilizarii de material neconform in productia de filtre.

2 Domeniu de aplicare
Procedura se aplica pentru primele 3 loturi de capsule THP receptionate ce au un cod nou
Procedura se aplica departamentelor: Calitate Innovation, Logistica.

3 Documente de referinta / bibliografie

- GQU-CQA-0010: Commodity Specification and Quality Agreement - Capsule (Fuji)
- GQU-CAT-0005: Global Capsule Defect Catalogue
- GQU-CQA-0010: Commodity Specification and Quality Agreement - Capsule (Fuji) -
Appendix 4 - Capsules Test Methods
- GQU-SOP-0006 – Non-Conforming Product Management Sampling Procedures

4 Definitii si abrevieri
- THP – tobacco heated products
- Quality Innovation – departamentul Calitate Innovation
- NGP – Produse Noua Generatie
- WH – departamentul Logistica

5 Descrierea activitatilor

5.1. Generalitati
Prin implementarea si mentinerea acestei proceduri se urmareste asigurarea faptului ca
orice material neconform este identificat si izolat inainte de a intra in productia de filtre si
eliberarea catre consum doar a loturilor care indeplinesc criteriile de calitate.

5.2. Receptie loturi capsule

- Departamentul Quality Innovation este responsabil sa verifice periodic (cel putin o data
pe saptamana) in SAP daca au fost loturi nou receptionate si cand este planificata urmatoarea
receptie.
- Receptia loturilor noi de capsule se efectueaza de catre departamentul WH
- Pentru receptia codurilor vechi ce au avut la primele 3 livrari IMI OK se verifica
doar senzorul de temperatura si umiditate ce insoteste marfa.

5.3. Analiza si deblocare loturi capsule

- Timp standard pentru efectuarea verificarilor necesare deblocarii: 7 zile lucratoare de la receptie.
Exceptiile se comunica clientilor de catre departamentul Quality Innovation. Analizele de incoming
se aplica pentru fiecare lot nou de capsule. In cazul loturilor pentru care s-a efectuat deja IMI la
primele 3 loturi receptionate in fabrica si la urmatoarele livrari limitele de temperatura si de
umiditate nu se incadreaza in limite conform procedurii se va efectua IMI si se va anunta echipa
globala/regionala pentru a lua decizia in ceea ce priveste eliberarea sau blocarea loturilor
potential neconforme.
- Departamentul Quality Innovation este responsabil de prelevarea probelor de capsule
din depozitul intern sau extern si efectuarea verificarilor necesare conform Catalogului de
Defecte pentru Capsule si a metodelor de lucru in vigoare: inspectii vizuale conform GQU-CAT-
0005: Global Capsule Defect Catalogue, verificari parametrii fizici (greutate si hardness conform
- GQU-CQA-0010: Commodity Specification and Quality Agreement - Capsule (Fuji) - Appendix
4 - Capsules Test Methods), verificare conditii transport. Orice intarzieri / exceptii trebuie
comunicate catre toti stakeholderii imediat ce sunt identificate. Detalii suplimentare referitoare la
protocolul de IMI care trebuie aplicat se regasesc in anexa 8.2 “Capsules WOW model”, iar
pentru inregistrarile de la evaluarea vizuala si parametrii fizici se foloseste template-ul din anexa
8.1 Visual Capsule Defects Catalogue.xlsx.
- Departamentul Quality Innovation este responsabil de extragerea datelor furnizate de
catre senzori si confirmarea conformitatii cu conditiile de transport, acolo unde este aplicabil.
Conform GQU-CQA-0010: Commodity Specification and Quality Agreement - Capsule (Fuji)
capsulele trebuie transportate in conditii de temperatura (intre 5⁰C si 35⁰C) si umiditate (intre
40% si 70%) controlate. Departamentul Quality Innovation este responsabil de returnarea
senzorilor catre furnizor, conform instructiunilor de livrare aplicabile sau de reciclarea acestora.
- Departamentul Quality Innovation este responsabil de confirmarea finala a incadrarii in
specificatie a lotului si informeaza departamentul WH despre neconformitatea lotului (mail catre:
Ro_External_Warehouse@bat.com, ML-RO_Team_Leader_Wh_FMD-RO@bat.com, cc: ML-
ROWarehouseSupply-RO@bat.com). Termen: 1 zi lucratoare de la finalizarea tuturor
verificarilor. Pentru loturile de materiale neconforme se urmeaza modul de lucru detaliat in
procedura globala “GQU-SOP-0006 – Non-Conforming Product Management Sampling
Procedures” si in Anexa 8.2 - Capsules WOW model. In plus fata de modul de lucru detaliat in
Anexa 8.2, daca sunt inregistrate conditii de temperatura in afara limitelor, se contacteaza
Regional Product si Regional Quality pentru evaluarea riscului si confirmarea actiunilor.
- Departamentul WH este responsabil pentru blocarea lotului si confirmarea blocarii
acestuia (mail catre: ML-RO_THP_QA-RO@bat.com). Termen: maxim 1 zi lucratoare

6 Responsabilitate si autoritate
- Departamentul Quality Innovation este responsabil pentru asigurarea COA de la furnizor.

3
7 Inregistrari
- COA se pastreaza de catre Quality Innovation si este salvat in locatia
“H:\Group\Departamental\QA\Quality NGP\06_COA”
- Rezultatele verificarilor - se pastreaza de catre NGP Quality, in locatia
“H:\Group\Departamental\QA\Quality NGP\05_IMI\07_IMI Capsules”.
- Evidenta loturilor nou receptionate se pastreaza in fisierul “IMI monitoring.xlsx” din locatia
“H:\Group\Departamental\QA\Quality NGP\05_IMI”

8 Anexe

Anexa 8.1 - Visual Capsule Defects Catalogue V2.xlsx

Visual Capsule
Defects Catalogue V2 - template.xlsx

Anexa 8.2 - Capsules WOW model

Transportul maritim este modalitatea agreata de transport pentru capsule, astfel putand fi
mentinute conditiile de temperatura si umiditate. In cazul transportului aerian doar temperatura
poate fi controlata.
Daca transportul se realizeaza in conditii ideale (temperatura intre 5⁰C si 35⁰C si
umiditate intre 40% si 70%), atunci IMI nu este necesar. Daca conditiile de temperatura nu sunt
respectate, se considera risc ridicat, se blocheaza lotul si se ridica credit note. Daca conditiile de
umiditate nu sunt respectate, se urmeaza matricea de mai jos:

Timpul de expunere la conditii non-ideale:

- mai mic de 12 ore: risc scazut
- intre 12 si 24 ore: risc mediu
- peste 24 ore: risc ridicat

Conditiile de umiditate non-ideale:

- umiditate 70%-80%: risc scazut
- umiditate 80%-90%: risc mediu

4
 Umiditate 70%-80% Umiditate 80%-90%
Timp / Conditii
Temp 5-350C Temp 5-350C
< 12h LxL=L LxM=M
12h - 24h MxL=M MxM=M
> 24h HxL=H HxM=H

Actiuni:
- Risc scazut: inregistrare, daca IMI este conform atunci deblocare
- Risc mediu: inregistrare, daca IMI este conform si se aplica protocolul pentru produs
finit, atunci deblocare
- Risc ridicat: recomandarea este sa nu se utilizeze capsulele, sa se blocheze lotul si sa
se contacteze Regional Quality pentru aliniere cu Global Product in ceea ce priveste urmatorii
pasi.

Criterii IMI:
Hardness
Nivel Nivel risc % capsule in afara
Nivel risc
Defecte vizuale specificatiei
Risc Scazut ≤ 0.5% Risc Scazut ≤ 5%
Risc Mediu > 0.5%... ≤ 2% Risc Mediu > 5%... ≤ 10%
Risc Ridicat > 2.0% Risc Ridicat > 10%
Criteriile IMI sunt indeplinite pentru risc scazut si mediu. Pentru IMI cu risc ridicat, se
contacteaza Regional Quality.

Planul de esantionare
Planul de esantionare este compatibil cu esantionarea furnizorului. Se respecta pentru
fiecare furnizor in parte planul acestuia (Mane, respectiv Kato).

Planul / Procesul de inspectie pentru verificari vizuale

Utilizati Catalogul Global de Defecte Vizuale pentru Capsule (GQU-CAT-0005) conform
CSQA pentru capsule. Capsulele sunt examinate pentru defecte vizuale prin observare vizuala
fara marire la o distanta de 30-40 cm (acest lucru este foarte important si in concordanta cu
procesul furnizorilor). Asigurati conditiile adecvate de iluminare.

5
Asezati esantionul definit de capsule intr-un singur strat, astfel incat capsulele sa poata fi
verificate
vizual pe fiecare parte pentru defecte. Verificati orice defect vizual conform CQU-CAT-0005.
Capsulele defecte selectate vor fi documentate cu poze marite asupra zonei reclamate astfel
incat
defectul sa fie vizibil. Exprimati rezultatele in procent (%) (numarul de capsule defecte vs.
numarul total de capsule verificate), utilizati urmatoarea informatie pentru calcul:
- Marimea capsulei 3.50 mm: pentru 36 g, aproximativ 1700 capsule
- Marimea capsule 3.00 mm: pentru 36 g, aproximativ 2600 capsule

Planul/Procesul de esantionare pentru parametrii fizici

Din esantionul total de 36g, dupa verificare vizuala si eliminare mostre defecte, selectati
la intamplare:
- Pentru greutate – numarul de capsule, conform metodei din GQU-CQA-0010: Commodity
Specification and Quality Agreement - Capsule (Fuji) - Appendix 4 - Capsules Test Methods

Specificatiile:
Specificatii capsule FUJI
3.00 mm 3.50 mm
Minim Nominal Maxim Minim Nominal Maxim
Marime 2.8 mm 3 mm 3.2 mm 3.35 mm 3.5 mm 3.65 mm
Rotunjime 0.94 0.94
Greutate 12.7 mg 14 mg 15.3 mg 20.2 mg 21.5 mg 22.8 mg
Rezistenta la strivire 0.8 kP 1.6 kP 2.4 kP 1 kP 1.85 kP 2.7 kP
Cantitate mentol 4.2 mg 4.5 mg 4.8 mg 5.1 mg 5.4 mg 5.7 mg
Umiditate 12.50% 13.50% 14.50% 12.50% 13.50% 14.50%