Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Indreptar Arhivistic
Indreptar Arhivistic
,..
Indreptar arhivistic
Pentru personalul care creează,
păstrează şi foloseşte documente
Din publicaţiile Arhivelor Naţionale Cluj
Nr.15
Referenţi ştiinţifici:
Prof. dr. Ioan Drăgan, directorul Arhivelor Naţionale Cluj
Prof. Mircea Timbus, expert în arhivistică
930.25
TIPĂRIT ÎN ROMÂNIA
© Editura Aronda, 2007
Str. Fabricii de zahăr 13/8, 3400 Cluj-Napoca
Tel/Fax: 0264-445039
Indreptar arhivistic
Pentru personalul care creează,
păstrează şi foloseşte documente
Aronda,
Cluj-Napoca, 2007
Tipar: Transilvania Star
Cluj-Napoca, Nirajului 18
Tel.: 0744-657800, Tel./Fax: 0264-414088
Motto:
Nicolae Iorga
CUPRINS
7
Capitolul II. Ordonarea şi inventarierea documentelor create
înainte de aplicarea nomenclatorului „„„„„„„„„„„„ „„ „. 59
A. Ordonarea documentelor create înainte de aplicarea
nomenclatorului arhivistic „„ „„„ „. „„.„„ „ „.„„ „.„„„„„„ „„ „. „ „ . 59
1 . Planul metodic de lucru „„ „„ „ „„„„„„ „„ „„„„„. „ „„ „„„ „„„ „ 59
2. Ordonarea documentelor pe fonduri „„.„ „„„„„ . „ „ „ „ „ „„„ „„ 61
3 . Ordonarea documentelor în cadrul fondului „„„„„„„„„„„„„ 63
4. Constituirea dosarelor - ordonarea documentelor în
interiorul acestora „„„„„„„„„„„.„„„„.„„„.„„„„.„„.„„„„„. . . ' 64
5 . Ordonarea documentelor din fondurile personale şi
familiale .. . :
. . . „ . . . . . . „„„„„ . . . .•.•. „. . . . .„. . . . . . . . . . . . . „........................ 66
B. Inventarierea documentelor create înainte de aplicarea
nomenclatorului arhivistic „„„„„„„„„„„. „„„. „ „ „ . „„„„„„„„„.„ 68
1 . Inventarierea - procesul cheie al activităţii arhivistice „„„„„ 68
2 . Metode d e inventariere „„„„„„„„„„„„„„ „ „„„„„ „„„„„„„„ „ 69
3 . Elementele inventarului „„„„„„„„„„„„„„„„„„ . . . . . . „„„„„„„. 70
8
2. Criterii de apreciere a valorii documentelor 119 . . .. .. .. .. . .... . ........
9
Capitolul X. Informatica şi arhivele creatorilor şi
deţinătorilor de documente . .. . ................................ 180
. .. .. ...
ANEXE .. .. .
.. . . . . . . .... .
. ...... ......... .... .. . . . .... .. ...
.... . . ...... . . . . ....
„. . ............ .. .. . . . 207
Anexa nr. 1. Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 . .. ..„.„„.„„ •.•.. 208
Anexa nr. 2. Legea nr. 358/2002 pentru modificarea şi
completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 ... 222
Anexa nr. 3. Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la
creatorii si deţinătorii de documente „„„.•„ •.„.....„...... 224
Anexa nr. 4 . Lista orientativă a categoriilor de
documente permanente .„„„„„„.„„„.•.„...•..... „.„ .„ „„. 252
Anexa nr. 5. Normativ privind caracteristicile tehnico
funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de
depozitare şi conservare a arhivelor aflate în
administrarea creatorilor publici si privaţi de
arhivă . . .......
. . 264 . .
.............„................ .. „ . ........ ........ . . .......
Anexa nr. 6. Din terminologia arhivistică de bază ... 272 . .
....... ..............
Anexa nr. 7. Codul Penal al României- extras . . . . . .. . . 286 . ..... .. . . . ... .......
Anexa nr. 8. Ordonanţa de urgenţă nr.39 din 31 mai 2006 ............... 291
10
CUVÂ NT Î NAINTE
Arh ivele au devenit. o dată cu trecerea timpului . i nstituţii tot mai mult
apreciate şi solicitate de Societate. Ele conservă i nformaţie de o varietate ş i
uti l i tate extraord inare. constituind o memorie scrisă. un vast depozit de
cunoştinţe la care societatea se poate raporta permanent. în tendi nţa ci
generală de progres. La acest depozit se apelează curent pentru documentare
în vederea luării deciz i i l or optime tocmai în scopul asi gurarii progresu lui
spre care tind constant oame n i i , societatea pe care o alcătuiesc.
Contemporaneitatea are oricum nevoie. pentru runcţionarca normală.
curentă, de această uriaşă mină de informaţie .
Arhivel e i nteresează apoi î n c e l mai înalt grad p e cercetătorii d i n
dome niul ştii nţelor istorice. care Cără acest tezaur d e informaţie păstrat în
depozitele l or. în fonduri l e de documente adunate cu tot mai mare grijă în
i nsti tuţia Arh ivelor Naţionale nu ar putea opera reconst ituirile istorice. nu
s-ar putea apropia de realităţile trecute.
Drept c onsecinţă, arhivişti i ş i arhivari i şi-au câştigat un loc bine ddi nit în
ierarh ia documentarişti lor în sensul mare al acesLUi cuvânt. Prin efortul lor
migălos şi de o seriozitate afirmată cotidian, prin grija pe care o arată
actelor scrise şi fonduril or pe care acestea le compun s-a clădit mareic
depozit naţional de i n formaţie scrisă, căru i a tot ei îi as igură huna conservare
şi funcţional i tatea socio-admi nistrativă şi ştiinţifică.
Deşi statutul arhivistului nu e încă pus în l iteră de lege. ci îşi îndepli neşte
rostul prin muncă tăcută într-o lume care va trebui să-l aprecieze şi să- l
răsplătească după cuviinţă.
Îndrepra rul arhivisric de faţă, chiar şi numai prin înserierea operaţiuni l or
complexe şi multiple nomi nal i zate că se fac în jurul unui act scris şi al unui
fond documentar-arhivistic, de l a creare şi până l a aşezare în depozitul de la
11
Arhivele Naţionale. cdirică asupra marn rcsponsahilită\i �1 rostuiu1
drhivistului 1n �oc1etatca contemporană. Glrnlul Jc,·1nc uul. pnn
C:Ull1Cntal" lilC CC SC !"ac Şi mal ales prlll Înscrierea prC\'Cdcrilor iq!ISl<iti\'c in
m.ttcric. 1u1urnr arhi,·1ştilor. dar �i studcn\ilor în arhi,·ist1că. tuturor celor
care \'Ol" 'iă cunoască ş1 să se rntroducă 1· 11tr-un domeniu fascinant ca acesta.
Autorul acestui ii1dr!!pWr este un arhivist cu îndelungată experienţă în
prohlcmatica arhivistică. dl. Laurenţiu Mera, unul dintre cei mai huni
cunoscători ai arhivelor transilvănene. membru fondator al Asociaţiei
Arh1v1ştilor . .David Prodan" cu sediul în Cluj-Napoca.
Este urdonată aici cxpcrien\a unei munci ele o ,·iată în Arhi,·c. de pc urm;1
...:ăreia vor hcncl"ic1a. nu ne îndoim. arhiviştii. arhivarii şi CL'i în contact L'U
13
Ordonanţei Guvernului nr. 2/200 1 pri vind regimul juridic al contravenţii lor
şi Legii nr. 1 80/2002 pentru aplicarea acestei ordonanţe.
Esenţială. deoarece plecând de l a prevederile legislaţiei arh i vistice
actuale (Legea nr. 1 6/ 1 996 şi Instrucţiunile ei ele apl icareJ. l"iecare capitol şi
temă aduc detal ii importante. aş spune chiar ahsolut necesare. pentru ca top
cei care lucrează cu documente de arhivă să înţeleagă cum trehuie să aplice
în acti vitatea practică prevederile acestei legislaţi i .
Lucrarea este destinată, î n principal, celor c are trudesc î n mod direct
pentru a ocroti, prelucra şi pune la îndemâna cecetătorilor documentele cu
valoare istorică. Ea se adresează, în aceeaşi măsură. tineri lor arhi vişti.
studenţilor de l a Facultatea de Arhivistică şi a celor de la fac u l tăţile de
istorie, adm i nistraţie publ ică, drept, bibl ioteconomie, tuturor celor obl igaţi
prin opţiune profesională să devină responsabi l i ai memoriei naţionale.
Prin tematica aleasă şi modul cum este tratat riecare capitol şi temă.
lucrarea v i ne în întâmpinarea pregătirii proresionale a personal u l ui de
arnivă, i nclusiv a celor de la comparti mente, obligat să cunoască şi să apl ice
prevederi le legislaţiei.
Anexele de l a rinalul lucrării se referă l a legislaţia arh i vistică în vigoare,
terminologia arhi vistică de bază, l ista orientativă a categoriilor de
documente permanente. normati vul pri v i nd spaţi i le de depozi tare ale
arh i velor ca şi prevederil e Codului Penal cu re l"erire la acest domen i u .
Auwrul
14
CAPITOLUL I
1 Legea Arhivelor Naţionale nr. 1 61 1 996. în . .Monitorul Oficial„. partea I. Vili. nr 71. lJ aprilie
1996. (În contin uare: Legea nr. 1 6/ 1 996).
15
1cş11-c a con..:�ptH1dcn\ci.JXC\'ăt.ul în anexa nr. I a acestei Leme. c.:u
d1mc1b1u111!c de 24135 cm.
Înregistrarea documentelor se face fie la registratura generală. fie la
cornpart1mente.
ul La registmtum genernlâ. documentele se pol înregistra lntr-un singur
registru de intrare-ieşire. sau concomitent în două sau mai multe registre. în
runcţ1c de volumul zilnic al înregistrărilor. silUaţie în care documentelor li
se dau numere clin doi în doi sau din patru în patru. pentru a nu se repeta.
16
înr e g i s trare a document u l u i la care s-a făcut co nexarea şi a an u l u i
înr c g istn'mi acestu i a. î n cazul î n care documentul înr e g i stra! este d in a l t an.
Pentru a opera corect în registrul de intrare-ieşire . procedăm astld:
L(j .. !wuiri" (pe partea stfmgă a reg i s t ru l u i):
- În ruhrica „a„ se trece numărul de înregi strare:
- "i n rubrica „h„ se consemnează data înr e g i strării Jm:umcnwlui pl'lmit
(an u l . l una. 1.1ua):
- Î n ruhnca „l'„ se însene numărul de înregistrare dai de u n i t atea ..:arc 1-a
expediat precum ş1 data când s-a făcut accaslă opcrapunc:
- Î n rubrica „d„ se md ică numărul fi l e l or documentului - l ucru· foarte
i mportam sub aspect gestionar:
- Î n ru brica „c" se i nd i ca număru l anexel or. în caz.ul în care documen t u l
înregistrat arc şi anexe. P e fiecare d i n anexele existente se înscl'lc n umărul
de înr e g i s t rare al docume n t u l u i de haza:
- În ruhrica ..r· se indică d e n um i rea u n ităţi i sau pcrsm1nci de la care
pro v i ne documentul respectiv (emitentul):
- Î n ruhrica „g„ se consemnează cupr i n s u l docurncnlclor intrmc ş1 a ce l or
emise d i n ol" i c i u . Cuprinsul trebuie să fie formulat scurt. clar şi concis. făr[1
pr:scurtări . Pentru aceasta. în si tuaţia folosi r i i registre lor ni stcnlc pc p1a[ă.
recomandăm folosi rea a cel puţin d o uă spaţ i i :
În rubrica „h„ (ultima l a „lnlrări") se înscrie denumirea
comparlimenlu l u i căruia i s-au repartizat documentele pentru rezol vare.
Lo „lesiri" (pc partea dreaptă a registru l u i):
„
- Î n ruhnca „i se trece data exped i e r i i docume ntelor Ia desti natar (anu l .
luna. 1.iua):
În rubrica „j" ,;c mcn( ionca1.ă modul 1-c1.o lvă r i i docume n t u l u i
I con\ i n u t u l r[1spunsu l u 1. p c scurt):
- În rubrica .,k" se indică denumirea uni tăţi i sau pcrsrn1nc1 cărei a 1 �-a
exped i at documentul (dest i natarul):
- În rubrica „ I" se consemnca1.ă. în dreptul J"iccărui document conexat.
număru l de înr e g i strare al documelllu l u i la care s-a făcut conexarea ş1
eventual anui înregistră r i i . dacă documentele sunt d i n am <li l"c ri\i:
- Î n rubrica „m" a registr u l u i. ca ş i pe l" i ecare <locumcnt înr e g i stra t . se
înscrie i11dicwiv11i dosorul11i d11pâ 11ome11c/01or (cil" r a romana. litera
maj usculă şi ci l"ra arabă (IAl2J. sau d acă u n i t atea arc numai cornpartin1cntc
-.t: î1N.:ric l i tera 1m1Jusc u l ă - scmnil" i când comparumcntu i şi cilra araba -
17
Numai procedând astfel. vom face de la început ordine în documente.
vom avea certitudinea că ele nu se pierd sau rătăcesc, iar după rezolvare vor
ajunge la locul lor.
În activitatea practică, cotidiană. întâlnim următoarele categorii de
documente. care se înregistrează după cum urmeată:
a) Documente care intră de la diferite unităţi sau persoane şi au nevoie de
răspuns. Pentru acestea se completează rubricile registrului. atât la ..illlrări··
cât şi la „ieşiri" cu precizarea că „e" şi . .I" se completează numai dacă este
cawl.
b) Documentele care intră de la diferite unităţi sau persoane dar nu mai
au nevoie de răspuns. Pentru acestea se completează rubricile de pe pagina
.,intrări" („a"-„h") şi rubrica „m".
c) Pentru documentele emise din oficiu pc pagina .. imrări"' se
completează numai rubricile „a". ,,r' (unde se scrie: din oriciu), „g" şi „h",
iar pe pagina .,ieşiri" se completează rubricile ..i"'-..k„. (k clacă este cazull şi
..m".
d) Documentele întocmite pentru uz intern se înrcgis1rca1.ă pc pagina
„intrări". completându-se şi rubrica „m", cu indicativul dosarului· după
nomenclator.
Când unitatea înregistrează zilnic la registratura generală. un număr mare
de documente, atât în registru cât şi pe fiecare act înregistrat se poate trece
doar cifra romană şi litera majusculă (reprezentând „direcţia" şi
„compartimentul") sau. când unitatea nu arc direcţii. numai litera majusculă
(reprezentând „compartimentul") însoţite de semnul . ./". urmând ca după cc
documentele aJung la compartimente pentru rezolvare. să se adauge aici. pe
fiecare. cifra arabă (care reprezintă dosarul cu problematica sa. completând
în acest Id indicativul dosarului după nomenclator). Dacă actul nu arc
nevoie de răspuns. compartimentul va comunica registraturii indicativul
complet al actului pentru a fi trecut în rubrica „m" a registrului de intrarc
ieşire.
Filele registrului de intrare-ieşire se numerotca1.ă, iar pc copertă se trec
următoarele clemente: denumirea unităţii sau. în cazul înregistrării la
compartimente se adaugă şi denumirea compartimentului: anul sau anii la
care se referă documentele: numerele de început şi sfârşit cuprinse în
registru. La sfârşitul anului sau la încheierea riccăru1 volum al registrului se
..:crtifică. sub semnătură. numărul de înregistrări şi numărul Jc file folosite .
..:u următoarea formulare: „Prezentul registru se încheie pc anul tsau
perioada respectivă) „ .„ la fila ... cu nr. de înregistrare . .„ . Se trece ap01
„ „
18
N umai procedând astfel avem certitud i nea că documentele ajung în
dosare potrivit pro blematicii ş1 termenelor de păstrare stab i l i te în
nomencl ator.
La registratură va trebui să opereze numai personal numit în acest scor
de către conducerea unităţii şi după o prealabilă i nstruire. Fl uctuaţia Je
personal împietează şi aici asupra cal i tăţi i lucrări lor de aceea este nevoie Je
cal i ficare şi stabi l i tate pe post.
Î n contextul actual al i n formatizăr i i . mulţi creatori şi deţinători de
documente util i zează calculatoare l e şi pentru activitatea arh iv istică. i nclusiv
pentru operaţiunea de înregistrare a documentelor. I mponant este ca aceasta
să se facă cu respectarea prevederi lor l egislaţiei arhivistice şi sub d i recta
îndrumare a personal u l u i de specialitate de la Arhi vele Naţionale şi
direcţiile j udeţene.
După înregistrarea în registrul de i ntrare-ieşire . documentele i ntrate
(primite) se predau la compartimente pentru rezol vare. pc ba1.ă de condică
sa•J borderou, sub semnătură (vezi anexa nr. 2). Comparumcntclc. la rândul
lor. sunt obligate să predea l a regi stratura generală răspunsurile ş 1
documentele emise din ofic iu pentru înregistrarea ş i respectiv expedierea î n
exterior. tot cu condică s a u borderou, s u b semnătură.
19
OZ:
I - '-' c
I Nr. de înn:gistrare r.. rt
:J :J
! I-
i I
� Luna Data înregistrării �- �
I 1- Ziua Anul ---- � g
I
I
I
I� r. c
8 :J
I i IIr. ::J -
�
I Nr. ş1 data ...:
�
:: ·�
c;;,
II·
I =·
2
--' -
documentului dat
::l
r. a de emitent "
z c
c.. Numărul l"ilelor documentului -l
;:c
>·
I I
;o
I
! r.
Nr. anexelor
;o
�
H •
,....,
I Emitentul '../";
-l
;o
c
I
I
c
Cuprinsul documentului c
('=.
i L;
I I
;o
i :;- Compartimentul căruia i s-a
repartizat documentul
>
;o
i i T
I
I 1 -· Luna
m
.(/;
;o
i Data expedierii
m
I-· Ziua Anul
I
!
!
i.
i
. I 1- I Modul rewlvării
: i
.}J.
! '
i ;o
;
! i,,... Destinatarul
i
i I
! I nomenclator
--------- I)
!
! Dala primirii documernului
!\Jr. de !
:\nul --------- ' 'iL'lllll�llura dl'
Nr. înregistrare <Li
prnnire d
erl. d(leumenLu)ui
i
I
Joeu111en1ulu1
' ide intrare)
i Luna ' Ziua
I I
I
i
i
J
f
!
'
: i
I
I I ! i
i I i
I
I I
''
I
i
i I
11 Denumirea unilă\ii
2l Denumirea compartimentului
B. NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
22
1 0- 1 5 din Instrucţi unile pri vind activitatea de arh ivă la creatorii şi
deţinătorii de documente ) .
Ncîntocmirea şi neaplicarea de către creatorii de documente. persoane
juridice. a nomenclatoarelor arhiv istice pen tru documentele propni.
constituie contravenţie şi se sancţionează con form art. 30 din Legea
Arhivelor Naţionale nr. 1 6/ 1 996. modificat şi comp letal prin Legea m'.358/6
iunie 2002.
23
analm!ie care. în final, duc la pierderea 1mlividualităti i documentelor. la
impo;ihilitate<1 nominalizării şi regăsirii lor··2
În nomenclator trebui e să se regăsească toate genurile de documente cc
sc creca1.ă la compartimente. indi ferent că sc constituie în dosare sau sunt
preconstituitt: (registre. condici. canotet:i etc.). inclusi\" cele care. prin
informaţiile lor. au regim secret şi se păstrca1.ă separat. s;1u cele t:rcatc pc
calt:ulatur.
În cadrul compartimentulu i. mai întâi cuprindem dosarele. ap01
documentele prcconstituite. O rdinea dosarelor. în cadrul comparti mentului.
se stahilcşte în funcţie de i111portant;1 actelor cc Ic compun. Astkl. la
înct:putul tabelului sau li\tCi \Or figura dosar t:le L'e cuprind actele
normative. instruqiuni. dispo1iti1. c1rndarc. îndrumări din partC<t
ministerelor sau unităţil or tutelare. dacC1 t:ste -:;vui. ;1po1 dt1sarek n1
documentaţia pri ncip al a a unităţii.
Î n nom enclat or. grupele de d oc umente se repetă de atâtea ori de cfttc ori
se creca1.ă în activita tea unităţii de către diferitele sale compartimente.
Rezumatul unităţilor arhivistice trebuie să reflecte exact currinsul
acestora. să !"ic formulat clar şi rrecis. ţinându-se scama şi ele termenul de
păstrare. De exemplu. pentru aceleaşi categori i de documente create pentru
perioade dikritt: ş1 termenele de păstrare vor fi diferite: pentru planurile de
act1v1taic. dările de scamă sau rapoartele ele act i vitate. situaţiile statistice
etc. trebuie întocm ite dos<UT \Cparatc pentru cele anuale . .:arc se păstr1.:azr1
permanent. 1<1 Ici pentru cele trimestriale ( 5 am l ca şi pt:ntru cele lunare (I
an)
Pn1puncrilc compartimentelor se eentrali1.ca1.ă de către şeful
compan1111entulu1 care răspunde ele arhivă (sccrctanal. resurse umant:.
contahilitatc etc I. împreună cu arhivarul sau responsabilul cu arhiva. Se
analizează. apui. cu spri_jinul consilierului _juridic şi al comisiei de
selc qionare atât sub aspectul definiri i cuprinsului unităţilor arhivistice.
evitfmd formulări generale ş1 echivoce ca: . . Dl\ crsL"". .. ALtc„ .
.. Cnrespondentă diferită''. . . Lucrări di\Trse·· . .. Dări dt: 'L·amă··. lăr[l ;1 ,L·
spt:cii"ica perioada pt:nLru care au lost inlocm11c etc . . .:�·11 ş1 al ,tah11irn
termenelor de păstrai\:.
Nomenclatorui arhivistic se întocmeşte suh rorma unui Labei. în carL· se
î·nscriu. pe compartimente. categoriile de documente grupate pc prohlcme şi
termene de păstrare. În tabel compartimentele trebuie aşc1.atc conform
organigramei unităţii. fiecare a\·âncl ca simbol o literă maju,culă.
· Voica (\1111an. i\ktodulog i a de elaborare a no1111:nclatorulu1 do;-.an;lnr. în ..RL'\ 1�t�l :\rhl\ L'hH ··
11r -.i/19�-Lp.-+I�
24
În cazul ministerelor care au în subordinea lor departamente,
nomenclatoarele vor fi întocmite pe departamente sau pe direcţii generale
independente, iar în cazul unităţilor centrale şi ale celorlalte unităţi se
întocmeşte câte un nomenclator unic, pe structura proprie a unitătii.
.
- În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile exacte ale
departamentelor sau direcţiilor, în ordinea în care figurează în schema de
organizare şi se numerotează cu cifre romane (I, II, III . . . ).
- În rubrica a doua se trec compartimentele care compun departamentul
sau direcţia respectivă (serviciile şi/sau birourile) şi se notează cu litere
majuscule (A, B, C. . . ).
- În rubrica a treia se consemnează, în rezumat, scurt, clar şi concis, dar
fără prescurtări, cuprinsul documentelor ce constituie unitatea arhivistică
(dosar, registru, condică, cartotecă). Numerotarea unităţilor arhivistice se
face cu cifre arabe, începând cu nr. 1 la fiecare compartiment, tocmai pentru
ca eventualele completări sau omisiuni, făcute ulterior la un compartiment
sau altul să se poată face uşor, fără să afecteze întregul nomenclator.
- În rubrica a patra se consemnează termenul de păstrare pentru fiecare
categorie de documente. Stabilirea lui se face având în vedere legile în
vigoare, importanţa ştiinţifică a informaţiilor din documente ca şi
importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente. În dreptul
grupelor de documente care se păstrează permanent se scrie litera majusculă
„P" (permanent), iar pentru cele care se păstrează temporar se scrie cifra
arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează ( 1 , 3, 5 , 1 0, 5 0 etc).
Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu
certitudine în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive
să se presupună că, în anumite conjuncturi, informaţiile documentelor pot
avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare temporar se
menţionează „CS" (Comisia de selecţionare - ex. 1 0 CS). La expirarea
termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate de Comisia de
selecţionare cu mai mare atenţie şi, după caz, pot fi reţinute permanent,
pcate fi prelungit termenul de păstrare sau pot fi propuse pentru eliminare.
- Rubrica a cincea este rezervată pentru observaţii (ex. În dreptul
categoriei note telefonice la „Observaţii" se va consemna: cele cu conţinut
important se vor transcrie şi se vor păstra permanent).
Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul unităţii
arhivistice după nomenclator (IA 1 2).
Când unitatea nu arc în componenţa sa departamente sau direcţii, ci doar
servicii şi birouri, se va renunţa la prima rubrică din modelul de
nomenclator, cuprins în anexa I din Legea 1 6/1 996. Dacă unitatea nu are
nici compartimente, se va renunţa şi la rubrica a doua, trecându-se în
25
rubricatură doar numărul curent, cuprinsul categoriilor de documente.
termenul de păstrare şi observaţii. În aceste cazuri indicativul unităţii
arhivistice va fi format din litera majusculă şi cifra arabă (B9) sau numai
din cifra arabă (I, 20, 80). În concluzie, indicativul unităţii arhivistice după
nomenclator este un element care variază în funcţie de structura unităţii.
La înregistrarea documentelor, indicativul unităţii arhivistice (u.a.) va
figura în registrul de intrare-ieşire al corespondenţei (în rubrica rezervată
acestuia) ca şi pe fiecare document în parte, făcându-se în acest feL corelaţia
dintre registru şi acte. De asemenea, indicativul după nomenclator se va
regăsi pe fiecare unitate arhivistică sau biblioraft în care urmează a se
repartiza documentele, pe coperta fiecărei unităţi arhivistice constituite
definitiv ca şi în inventar (coloana a doua).
Alcătuit, cum s-a amintit, pe baza propunerilor tuturor compartimentelor,
având ca scop gruparea corectă a documentelor în unităţi arhivistice,
nomenclatorul arhivistic rămâne în vigoare atâta timp cât în viaţa unităţii nu
se produc modificări structurale importante. Când apar activităţi noi,
documentele respective vor fi introduse în nomenclator la compartimentele
corespunzătoare, unităţile arhivistice respective primind numere noi, în
continuarea celor existente. Noile compartimente (dacă este cazul) vor fi
cuprinse în nomenclator, cu întreaga lor problematică. Când au loc
reorganizări, restructurări de compartimente, schimbări de atribuţii etc.
atunci se întocmeşte un nou nomenclator.
Când competenţa şi atribuţiile unei unităţi sunt aceleaşi pentru întregul
sistem şi ca urmare creează aceleaşi categorii de documente pe întreaga
ramură, se poate aplica acelaşi nomenclator pentru toate unităţile ce creează
aceleaşi categorii de documente Uudecătorii, parchete, consilii locale, bănci.
şcoli etc.).
După întocmirea proiectului de nomenclator, el va fi verificat de către
arhivistul de la Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene, care răspunde de
unitate, completat sau modificat cu sugestiile acestuia şi apoi definitivat la
calculator sau prin dactilografiere la un rând şi jumătate.
Nomenclatorul trebuie aprobat, prin decizie internă, de către
conducătorul unităţii şi apoi trimis cu adresă (vezi anexa nr. 4 a acestei
teme), în două exemplare, pentru confirmare. Nomenclatoarele întocmite de
creatori la nivel central se confirmă de către Arhivele Naţionale, iar cele ale
celorlalţi creatori. de către direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.
După confirmare, nomenclatorul arhivistic devine instrument oficial de
lucru, cu aplicare obligatorie. Un exemplar se dă la registratura generală
pentru a servi la repartizarea documentelor la compartimente pentru
rezolvare, precum şi pentru menţionarea în registrul de intrare-ieşire a
26
indicativului dosarului unde s-a clasat actul. Fiecare compartiment va . primi.
pentru aplicare, un exemplar din nomenclator sau panea ce-i revine din
acest instrument de lucru.
Nomenclatorul arhivistic se aplică de la începutul anului în curs.
Pentru a veni în sprijinul creatorilor de documente, în sensul orientării
acestora în vederea întocmirii corespunzătoare a propriilor nomenclatoare,
publicăm în anexa nr. 4 a acestei lucrări o listă orientativă a categoriilor de
documente permanente create de unităţi. Precizăm că am inclus în listă
acele categorii de documente care pot oferi informaţii valoroase despre viaţa
şi activitatea unităţilor şi a oamenilor acestora, fără a avea pretenţia că am
reuşit să cuprindem (nici nu se putea) toate domeniile de activitate şi toate
categoriile de documente permanente create de acestea3.
1 Lista a fost publicată în „Revista Arhivelor". seria a I II-a. voi. II, 1 996. nr. 1-2. p. 29-56; în
„Arhivele Prahovei-Legislaţie arhivistică". Ploieşti. 1999. p. 65-84 şi în ..În d re p t ar arhivistic".
Ed. Canimpex. Cluj-Napoca, 2001, p. 77-90.
27
ANEXA nr. I
(Art. nr. 8 )
(Denumirea unităţii)
(Adresa)
Aprob, Se confirmă,
Preşedintele Consiliului Directorul general al Arhivelor Naţionale
de Administraţie (Directorul Direcţiei Judeţene ____
NOMENCLATOR ARHIVISTIC
aprobat din Ordinul (Decizia) nr. din ___ ______
Denumirea dosarului
(Conţinutul pe scurt al Termenu l
Direcţia Serviciile Observaţii
problemelor la care se de păstrare
referă)
I . Direcţia A. Serviciul I...... Permanent
Secretariat şi Secretariat 2 Permanent
Administrativă 3 1 0 ani
4 5 ani
5 3 ani
B. Serviciul I Permanent
Administrativ 2. . . . . . . . Permanent
3........ 1 0 ani
4. . . . . . . . ... ... . .. ... ... 5 ani
5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 ani
28
ANEXA nr. 2
(Denumirea unităţii)
(Compartimentul care răspunde de arhivă)
Nr. din _______
NOTĂ INTERNĂ
(În atenţia şefilor de compartimente)
29
operaţiunile prevăzute de art. 1 6-23 din Instrucţiunile privind activitatea de
arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente.
Predarea-preluarea de documente la arhiva unităţii se face pe bază de
inventare întocmite pe compartimente, an şi termene de păstrare (art. 9 din
lege şi art. 1 8-22 din instrucţiuni), în 4 exemplare pentru documentele
permanente şi în 3 exemplare pentru cele temporare. Din fiecare inventar
câte un exemplar rămâne la compartiment, iar celelalte se predau la arhivă
odată cu documentele, conform unei programări prealabile.
Dosarele sau registrele neîncheiate în anul respectiv sau cele care din
mutive justificate se opresc la compartimente, se cuprind în inventarul
anului în care au fost create cu menţiunea nepredării lor.
Registrele, condicile şi alte documente preconstituite se trec în inventare
după dosare.
În depozitul de arhivă are acces numai arhivarul sau responsabilul cu
arhiva, care va deservi personalul cu documentele solicitate.
Reamintim şi cu acest prilej că neîntocmirea nomenclatorului arhivistic.
neinventarierea documentelor, riepredarea acestora de către compartimente
la arhiva unităţii pe bază de inventare şi proces-verbal, potrivit legii.
neselecţionarea documentelor în condiţiile prevăzute de art. 1 1 din Legea
Arhivelor Naţionale nr. 1 6/ 1 996, neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de
păstrare, nepredarea la Arhivele Naţionale a documentelor permanente la
expirarea termenelor prevăzute de art. 1 3 din lege, constituie contravenţii la
Legea Arhivelor Naţionale nr. 1 6/ 1 996 şi se sancţionează conform art. 30
din lege, cu modificările şi completările Legii 3 5 8/2002.
Prezenta notă internă va fi difuzată tuturor şefilor de compartimente spre
luare la cunoştinţă şi conformare.
Şeful compartimentului care răspunde de arhivă împreună cu arhivarul
sau responsabilul cu arhiva coordonează această activitate.
30
ANEXA nr. 3
(Denumirea unităţi i )
(Denumirea compartimentului)
31
ANEXA nr. 4
(Denumirea unităţii)
(Compartimentul)
(Adresa)
Nr din ______
Către
Arhivele Naţionale
(Direcţia Judeţeană ______ a Arhivelor Naţionale)
32
C. GRUPAREA DOCUMENTELOR Î N DOSARE
PE PROBLEME ŞI TERMENE DE P Ă STRARE
33
lor. aşa încât ultimul document înregistrat, de la sfârşitul anul ui, trimestrului
sau lunii este deasupra.
Acestă primă fază sau etapă a formării dosarului evol uează concomitent
cu cea de rezolvare a lucrărilor, respectiv de constituire a documentelor.
„Cum nu fiecare act reprezintă o activitate încheiată, ci mai degrabă o
acţiune de început sau un stadiu în desfăşurarea ei, s-a impus. pentru a crea
putinţa unei informări rapide, concentrarea la un singur loc a tuturor actelor
care se referă la aceeaşi problemă, adăugând la cele anteri oare pe cele nou
ivite. Rezultă aşadar, că ceea ce se are în vedere la sistematizarea actelor
cr�ate în activitatea zilnică este problema la care se ref"eră. Ne găsim în faza
unui dosar în formare, dar nu în faza unui dosar complet. a unui dosar
încheiat. Acest atribut vine de la sine, în timp, într-o desfăşurare firească a
munci i şi anume la sfârşitul perioadei de un an în activitatea instituţiei sau
întreprinderii . Până la acea dată actele se păstrează în dosare, unităţi în curs
de formare"4 .
Unele unităţi sau compartimente din cadrul unităţi lor nu aplică
nomencl atorul arhivistic de la începutul anului. aşa încât gruparea
documentelor pe probleme şi termene de păstrare. în bibli orafturi . mape etc .
nu se face concomitent cu intrarea documentelor. ci la sfârşitul anului sau în
anul următor. Această practică este total greşită. în dezacord cu legislaţia
arhivistică actuală, deoarece lăsând documentele negrupate conform
nomenclatorului până la sfârşitul anului, cu greu vor mai putea fi aşezate la
l ocul lor, pe problemele stabilite în nomenclator.
Constituirea actelor în dosare, pe probleme, încă nu dă caracter de unitate
arhivistică dosarelor respective. Ele vor mai trebui să fie încheiate.
excl uzând posibilitatea unui adaos de acte noi sau sustragerii unora.
Atribuirea denumirii de unitate arhivistică unui dosar este condiţionată de
încheierea (defi niti varea). sau perfectarea dosarelor la compartimentele care
le- au creat, într-o a doua fază sau etapă.
'
Ion Mărcuş. Se11sul arhi1.-isric al u11ităţii de păsrrare şi necesiwrea defi111m ace.Huw ee111ru
activirarea de prelucrare a marerialelor documenwre. în „Revisla Arhivelor". nr. 2/1968.
p.289.
34
2. Perfectarea unităţilor arhivistice la compartimente
în vederea predării lor la arhiva unităţii (Formarea
dosarelor)
35
concentrează documente numai de un singur gen: procese-verbale, ordine,
circulare, rapoarte de activitate, situaţii statistice. extrase de cont, balanţe de
verificare etc. Şi în acest caz gruparea documentelor în interiorul dosarului
trebuie să respecte ordinea înregistrării lor. ţinându-se seama şi de
documentele conexate sau anexe.
Sistemele de clasare a actelor pot fi şi altele. în funcţie de natura lor. de
cerinţele utilităţii lor. În practică însă, dosarele se formează mai frecvent
prin combinarea acestor sisteme. Aşa de pildă, la compartimentul „Resurse
umane", alături de dosarele de personal se creează dosare pe probleme, ale
căror acte sunt clasate în ordine cronologică sau dosare care clasează actele
pe criteriul nominal (ordine, instrucţiuni, circulare, procese-verbale etc.).
Datorită acestui fapt, se dă posibilitatea cunoaşterii mai bine a conţinutului
documentelor grupate în dosare, identificării lor atunci când necesităţile o
cer.
- O dată cu ordonarea documentelor în cadrul dosarului. se înlătură
acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele . ciornele, notele
şi însemnările personale care au servit la redactarea referatelor, acteie care
nu au legătură cu problemele din dosar, fie că au fost repartizate greşit în
cursul anului, fie că au fost consultate şi nu au mai fost puse la locul lor. În
acest caz, dubletele şi ciornele vor fi propuse pentru selecţionare, iar
documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarele de
care aparţin, supunându-se operaţiunilor de clasare aferente acestuia.
- Documentele din fiecare dosar se cos sau se leagă în coperte de carton
în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi
rezoluţiilor. Foile îndoite şi mototolite vor fi îndreptate. Într-un dosar, de
regulă, intră o grupă de documente. Dar sunt şi cazuri când într-o grupă de
documente, prevăzute în nomenclator, nu se formează într-un an, decât două
sau cel mult trei documente. În această situaţie pentru a nu se irosi
materialele de protecţie şi a se economisi spaţiul de depozitare, se pot
concentra mai multe grupe de documente într-un dosar, despărţite printr-o
foaie nescrisă, având în vedere ca ele să fie similare şi să aibă aceleaşi
termene de păstrare. În nici un caz nu se vor îndosaria în acelaşi dosar
documente care au termene de păstrare de I O ani la un loc cu cele care se
păstrează 5 ani sau permanent etc.
Pentru uşurarea şi uniformizarea activităţii de formare a dos;:irelor,
recomandăm creatorilor de documente să-şi tipărească coperte, de diferite
dimensiuni (A4, A3 etc), în funcţie de nevoi, a căror faţă să cuprindă toate
elementele prevăzute în anexa nr. I a acestei teme.
Documentele cu format mare, cum sunt: desenele tehnice, schiţele,
materialele ilustrative etc„ nu se cos în dosare ci se păstrează separat în
36
rulouri . în cutii speciale. sau simplu îndoite. Î n dosar, în locul lor, se aşează
o notă de tri mitere în care se indică locul unde se păstrează aceste
documente.
Dacă în dosare se allă obiecte mici ( mostre ) : fotografii şi desene tehnice
de format mic. ele se pun în plic şi se cos în dosar împreună cu celelalte
documente. Documentele deosebit de valoroase. nu se cos în dosare". ci se
pun în coperte speciale d i n hârtie, apoi se aşează în mape.
- Numerotarea fi lelor este operaţiunea care are drept scop să determine
locul documentu l u i în dosar şi să asigure astfel i n tegritatea l u i . Ea se face
fie mecanic, fie cu creionul negru, în colţul din dreapta sus al fi lei. Î n cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum
separat, începând cu nr. 1 .
- Dosarele nu trebuie să aibă mai m u l t de 250-300 de fi le; în cazul
depăşirii acestui număr, se formează mai multe volume ale aceluiaşi dosar.
Nu se recomandă să se lege în acelaşi dosar documente din mai mulţi ani,
i nd i ferent de numărul filelor din dosar.
La sfârşi tu l fiecărui an dosarele create în anul respectiv, se încheie şi
începând cu noul an se formează noi dosare.
Pe coperta dosarul u i se înscri u : denumirea unităţii şi a
compartimentului creator: indicativul unităţi i arhivistice din
nomenclator/anul creării documentelor: cuprinsul unităţii arhi vistice; data
începerii ( ziua şi l una); data încheierii ( zi ua şi luna) : numărul fi lelor:
numărul volumului ( când din aceeaşi problemă avem mai multe volume):
termenu l de păstrare şi numărul din i nventar - care se va completa odată cu
inventarierea documentelor.
- Certificarea unităţilor arhivistice (dosare, registre, cond ici. cartoteci) se
face pe o foaie nescrisă, pusă la sfârşitul dosarul u i înainte de a fi cusut, sau
pe interiorul copertei d i n spate - în cazul dosarelor -, sau pe prima pagină
nescrisă în cazul registrelor şi condi c i l or, de către personalul de l a
compartimentul ce l e-a creat, pri n formula: „Prezentul dosar (registru,
condică, cartotecă) conţine . . . . . . . fil e'', în cifre şi, între paranteze, în l i tere.
La sfârşitul notei de certificare se trece data, semnătura şi funcţia persoanei
care face această operaţiune.
Constituirea şi evidenţa unităţilor arhivistice ce cuprind informaţii
secrete de stat şi secrete de serviciu se face în conformitate cu Legea privind
protecţia in formaţi i lor c lasificate nr. 1 82/2002, Hotărârea pri v i nd protecţia
i nformaţiilor secrete de serviciu nr.7 8 1 din 25 i u l i e 2002 şi Legea privind
l i berul acces l a informaţiile de interes public nr. 544 din 1 2 octombrie 200I
(vezi cap. IV al acestei lucrări ) .
37
Î nscrierea acestor elemente pc coperta fiecărei uni tă ţi arhi visticc se
impune cu necesitate deoarece numai cu aj utorul lor se pot identifica
unităţile arhivistice din cadrul fondului . se poate asigura integrarea lor
operativă la fond. comparti ment sau scria unui compartiment. Aceste
elemente stau la baza evidenţei administrative şi constituie factori de
asigurare a integrităţii fondului.
Conţi nutul dosarului şi termenul de păstrare sunt elemente corelate care
indică valoarea istorică şi ştii nţifică sau cea practică a documentelor. Pentru
o cunoaştere comp letă a conţi nutului documentelor ce compune dosarul este
necesar ca elementele definitorii ale problemelor trecute pe copertă să fie
clar şi cuprinzător formul ate. să nu omită principalele date care să
evidenţieze informaţi i le necesare. Este total neindicat să se copieze pe
coperta unităţi l or arhivi stice ş1 apoi în in ventare. denumiri le din
nomenclator deoarece nu în toate cazuri le grupele de documente din
nomenclator reflectă în întregime cuprinsul actelor din unităţi le arhivistice.
Nomenclatorul nu poate prevedea în detaliu toate problemele ce se vor crea
la compartimente în cursul anului. De aceea este necesar ca atunci când se
formulează rezumatul pe coperta unităţii arhivistice să se revadă neapărat
documentele. în scopul redării problemelor principale neprevăzute în
nomenclator.
Când conţinutul grupelor de documente formulate în nomenclator este
complet şi corect formulat şi acoperă în întregime cuprinsul unităţilor
arhivistice, poate fi trecut pe coperta acestora.
Cu cât conţinutul unităţilor arhivistice. scris pc copertă. este mai complet
şi corect formulat. fără prescurtări şi formulări echivoce sau generale. cu
atât inventarierea este mai uşor de realizat i ar inventarul mai bun.
Cât pri veşte datele de începere şi de încheiere a unităţilor arhivistice. ele
se înscriu pe copertă în raport de data primului act înregistrat (socotind că
ianuarie este deasupra iar decembrie dedesubt) şi de data ultimei înregistrări
din unitatea arhivistică, fără a se lua în considerare datele documentelor
anexate. care. în unele cazuri . sunt mai vechi decât data de început a
dosarului. Î n momentul inventarierii documentelor se completează şi
coperta unităţilor arh ivistice (j os în stânga) cu numărul din inventar ( scris
cu marker - inclusiv pe cotorul unităţii arhivistice ) .
Termenul de păstrare al fiecărei unităţi arhivistice este cel preluat din
nomenclatorul arhivistic şi trecut pc copertă l a data completării ci.
Toate datele care se trec pe coperta unităţii arhi vistice vor trebui scrise cu
cerneală sau pix şi foarte citeţ. Copertele registrelor şi condici lor vor trebui
completate cu aceleaşi date ca şi ale dosarelor.
38
Pentru documentele pri mite prin fax. toţi creatorii şi deţi nători i vor trehui
să respecte prevederile Instrucţi unii tehnice nr. 504097 din I O iulie 1 998
privind regi mul de păstrare şi conservare a acestor categorii de documente.
emisă de Arhivele Naţionale şi anexată prezentei teme ( vezi anexa nr. 2).
Deşi formarea dosarelor pare o operaţiune simplă, tehnică, care se
pretează prea puţin la teoretizare, ea are un rol foarte important, în cadrul
activităţii arhi v istice. O defectuoasă formare a dosarului creează reale
d i ficultăţi în procesul de inventariere, asigurarea integrităţii, a selecţionării
şi folosirii documentelor. Când într-un dosar documentele nu sunt ordonate
corect, cusute. numerotate şi certificate corespunzător. ele pot fi uşor
rătăci te, dacă se dau în cercetare. Un dosar neperfectat corespunzător nu dă
posibilitatea citării elementelor de cotă a documentelor care au stat la baza
unor l ucrări.
Cele mai serioase greutăţi se întâmpină însă atunci când trebuie să se
aprecieze valoarea dosarelor cc cuprind documente cu diferite termene de
păstrare, inclusiv cu caracter permanent, formate în acest fel ca urmare a
neapl icării sau neaplicării corecte a nomenclatorului. Tocmai de aceea
formarea corectă a arhivei curente, prin gruparea documentelor în dosare, pc
probleme şi termene de păstrare, pri n aplicarea nomenclatorului arhi vistic şi
perfectarea ei la compartimente în vederea depunerii la arhiva unităţi i.
constituie o obligaţie permanentă a compartimentelor. prevăzută în art. 8 -9
din Lege 1 6/ 1 996 şi art. 1 6- 1 7 din Instrucţiunile ci de aplicare.
39
ANEXA nr . I
____ l)
____ 2)
referitor l a __________
40
ANEXA nr. 2
APROB
DIRECTOR GENERAL
AL ARHIVELOR NAŢIONALE
INSTRUCŢIUNE TEHNIC Ă
Nr. 504097 din 1 0.07 . 1 99 8
41
arhivistice şi depunerii acestora de la compartimente la arh iva generală a
creatorului şi deţinătorului de documente.
4. Mesajele fax primite anterior vor fi supuse copierii şi luări i în evidenţă
în condiţiile stabilite de art. 2 din prezenta Instrucţiune tehn ică.
5. Prezenta Instrucţiune tehnică este parte integrantă a reglementărilor
cuprinse în Cap. II lit. A, art. 8-9 din Instrucţiuni privind activitatea de
arhivă la creatorii şi deţinători i de documente, aprobate de conducerea
Arhivelor Naţionale cu nr. 2 1 7/2 3 .05 . 1 996.
De acord
ŞEF S ERVICIU ŞEF SERVICIU
RESTA URARE-CONSERV ARE METODOLOGIE, SINTEZĂ ŞI
CONTROL
43
compartimentul şi anul când au fost create cu menţionarea ( l a sfârşitul
i nventarului) că au fost lăsate l a compartimentul X sau Y nefi ind încheiate
sau având nevoie de ele. În momentul predării lor ullerioare. în inventar se
va menţiona acest lucru.
Unităţile arhivistice care cuprind documente din mai mulţi ani vor l'i
i nventariate la anul de început, menţionându-se în inventar datele extreme
(anul începerii şi anul încheierii ) .
Cât priveşte completarea rubricii „Conţinutul pe scurt a l dosarului,
registrului etc. ", se vor preciza genurile de documente ( rapoarte, memorii,
ordine, sinteze, corespondenţă cu . . . . sau pri vind . . „), emitentul. destinataru l .
problema sau problemele conţinute, scurt, clar şi concis. fără prescurtări şi.
după caz, perioada l a care se referă.
44
şi mai corect dacă nu cei care participă nemij locit la constituirea acestor
documente .
Modalitatea de inventarierea a documentelor l a compartimente p e a n şi
termene de păstrare. stab i l i tă de actuala legislaţie. este perfect apl icabilă de
către toţi creatorii de documente şi asigură fol osirea lor operati vă în scopuri
ştii nţi fice şi practice.
Modelul d a i nventar este unic pentru toţi creator i i de documente din ţară
atât ca formular ( vezi anexa nr. 2 d i n lege sau anexa nr. I a acestei teme ) ,
cât şi c a mod de completare.
Unităţil e arhi v i stice create în anul precedent vor fi perfectate (în cheiate,
definitivate) şi i n ventariate în anul în curs. urmând să fie predate în al doi lea
an de la constituire l a arhiva creatorului de documente.
Constituirea arhivei curente pe baza nomenclatoru l ui arh iv istic.
in 1entarierea documentelor l a compartimente, pe an şi termene de păstrare,
prezintă avantajul că perm i te selecţionarea cu operativi tate a uni tăţilor
arhi vistice l ipsite de i mportanţă istorică ş i documentară. eliberând spaţi ul
pentru arhiva nou creată.
45
4. Părţile componente ale inventarului
46
probleme formulate genenc. pe când invemarul nominalizează ş 1
concreti zează acţi unile, delimitează perioada la care se referă documentele.
La acelaşi indicati v din nomenclator se pol crea mai multe volume care
vor forma, fiecare, câte o uni tate arhivistică şi va ocupa în inventar o poziţie
distinctă, iar în rezumatul fiecăreia se va menţiona ceea ce îi este
caracteristic. Astfel, la compartimentul contabi l itate, a unei unităţi , vom
avea în nomenclator o singură poziţie, cu „note contabi le şi acte justificative
anexate la acestea", dar în cadrul acelui compartiment se vor crea într-un an
câteva zeci sau sute de dosare cu asemenea documente. Acestea vor fi
constituite în dosare, în ordinea numerelor notelor contabile, numere care la
rândul lor reflectă ord i nea cronologică de elaborare a acestor documente. Ca
urmare, în i nventar se va menţiona: „note contabile de la nr. 1 -30 şi actele
justificative anexate la acestea", iar la rubrica „Datele extreme" se va nota
„luna ianuarie"; dosarul următor va fi rezumat astfel : „note contabile de la
nr. 3 1 -65 . . . ", „luna februarie"; în continuare putându-se înlocui, în
asemenea cazuri , cuvintele care se repetă de la o poziţie de inventar la alta,
prin cuvântul „Idem" (ex. „Idem de la nr. 3 1 -65" etc . ) sau cu ghilimele. În
concluzie, unităţi le arhivistice constituite din documente de acelaşi fel se
inventariază în mod succesiv, în ordine cro nol ogică, luând ca element
cronologic ziua, decada, luna, trimestrul, semestru l , etc. după modul de
constituire a documentelor.
Î n cazul unor unităţi, unde volumul documentelor create la anumite
compartimente într-o zi este foarte mare, acestea se consti tuie în dosare pe
zile, ca de exemplu, în activitatea băncilor, a Caselor de Economii şi
Consemnaţiuni, a altor u nităţi care efectuează operaţiuni zil nice şi se
i nventariază în aceeaşi ordine asigurându-se astfel o arhivare corectă, o
regăsire operativă a acestora, precum şi selecţionarea lor fără dificultate, la
expirarea termenelor de păstrare.
Alte categorii de documente ca planurile de activitate, dările de seamă
sau rapoartele de activitate, cele contabile sau statistice, bilanţurile de
venituri şi cheltuieli ş.a., dacă se întocmesc trimestrial , se vor inventaria în
ordi nea trimestrelor. la termenele de păstrare corespunzătoare prevăzute în
nomencl ator. iar cele anuale, din aceleaşi categorii, vor fi cuprinse în
inventarul documentelor permanente la comparti mentul şi anul respectiv.
Personalul care face i nventarierea documentelor trebuie să cerceteze cu
atenţie fiecare unitate arhi vistică în întregime pentru a se edifica pe depl i n
asupra conţinutului documentelor din componenţa s a , redând succint ş i cu
exactitate problemele principale la care se referă documentele.
- Alt clement de identi ficare a unităţilor arhivi stice, pe care inventarul îl
evidenţiază în mod exact, îl constituie dara sau cimele extreme ale
47
documentelor din unitatea arh ivistică (data primului act şi cea a ultimului
act din dosar) .
- Numărul filelor constituie, de asemenea. u n element p c care îl
evidenţi ază inventarul, ca mij loc de control asupra integrităţii documentelor
cuprinse în uni tatea arhivistică, de identificare a unui anumit document,
evidenţă gestionară etc.
- Î n rubrica Observaţii " a formularului de inventar se trec eventualele
„
noi cote. precizări privind microfil marea, interdicţia de-a fi cercetate unele
unităţi arhivi stice etc.
Completarea rubricilor invcntaru1u·1 se face fără presc urtări sau formulări
evazive.
Filele inventarelor se numerotează, odată cu întocmirea lor. la maşina de
scris sau calculator.
Pe ultima pagină a inventarului (după ultima unitate arhivistică) se trec
următoarele date: numărul filelor i nventarul u i ; numărul unităţilor arhivistice
pe care le cuprinde inventarul; se înşiră nr. crt. al uni tăţi lor arhivistice lăsate
la compartimente (dacă este cazul); nr. crt. al unităţilor arhivistice care au
lipsit la preluare (dacă este cazul ) ; data predării-prel uări i : numărul unităţilor
arhivistice efectiv preluate; semnătura persoanei care predă documentele şi
semnătura persoanei care preia documentele.
Unităţile arhivistice pentru care în nomenclator termenul de păstrare este
de X ani CS se cuprind în inventarul celor care se păstrca1.ă X ani. În cazul
în care comisia de selecţionare hotărăşte păstrarea lor permanentă, atunci
acestea vor fi scoase din inventarul documentelor temporare şi vor fi trecute
în inventarul celor permanente. Î n acelaşi fel se va proceda când unităţile
arhivistice prevăzute iniţial cu termen de păstrare permanent vor fi trecute
între cele temporare.
Fără îndoială, v i i torul arhivisticii îl constituie transpunerea legislaţiei
arhivistice actuale. inclusiv operaţiunea de inventariere a documentelor pe
calculator. activitate care a început în unele un ităţi . cu urmări extrem de
benefice. în pri mul rând pentru unităţile în cauză. dar şi pentru arhive în
general . în contextul actualei revoluţii tehnologice, al cărei principal ·vector
este informatizarea.
48
ANEXA nr. I
(ANEXA din lege J
nr. 2
(Denumirea creatorului)
(Denumirea compartimentului)
Cuprinsul pe scurt al � �
c:; � Nr. lilelor Obscrva\ii
dosarului, registrului ele. Cl 3
4 5 6
ID25 Planul anual de venituri şi 3 1 .1-3 1 .XII 1 05
cheltuieli
Am predat, Am preluat.
49
E. PREDAREA LA ARHIVA UNIT Ă ŢII A DOCUMENTELOR
CREATE LA COMPARTIMENTE. REGISTRUL DE EVIDENŢĂ
CURENT Ă
50
„La preluare. personalul compartimentului de arhivă verifică fiecare
dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi
concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. Î n cazul
constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă compartimentului
creator, care efectuează corecturile ce se impun" 1 0- se precizează în art. 24
din aceleaşi i nstrucţiuni.
Î n cazul când la predarea documentelor de la compartimente la arhiva
unităţi i . unele dosare. registre etc . au fost reţinute la compartimente. nefiind
încheiate, fi i ndu-le necesare sau nu au fost găsite la predare. la sfârşitul
inventarului se vor menţiona numerele l or, după i nventar, consemnându-se,
totodată, numărul unităţilor arhivistice efectiv preluate.
Î n continuare, se consemnează atât în inventar cât şi în procesul-verbal
data predări i-preluării, apoi acestea vor fi semnate de către cel care face
predarea din partea compartimentului şi de către cel care preia. ca
reprezentant al unităţi i .
După semnare, odată cu preluarea documentelor. un exemplar din
procesul-verbal. împreună cu un exemplar din inventare. rămân la
compartimentul care predă documentele (într-un dosar aparte). iar celălalt
exemplar din procesul-verbal. împreună cu cele trei exemplare din
i nventarele documentelor permanente, respecti v două exempl are din
i n ventarele documentelor temporare, vor fi preluate la arhi va unităţii, în
gestiunea arhivarului sau responsabilului cu arhi va.
I nventarele documentelor permanente de la toate compartimentele, vor fi
ordonate după schema de organizare a unităţii şi constituite în volume. pe
an sau în vol ume pc mai mulţi ani. în raporl de numărul filelor. I n ventarele
dccumcntelor temporare vor fi, de asemenea. consti tuite în volume. pc ani.
pe termene de păstrare sau în ord i nea termenelor de păstrare, când
inventarele pentru toate termenele de păstrare dintr-un an vor fi incluse într
un singur vol um.
Toate inventarele vor trebui păstrate într-un fişet metalic, sub cheie.
10 Ibidem
li
Legea nr. 1 6- 1 996. r.2.
51
stabileşte pentru personalul compartimentelor de arhivă ( arhivar sau
responsabi l ) printre principalele atribuţii şi pc aceea de a „asigura evidenţa
tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozi tul de arhivă. pe baza
registrului de evidenţă curentă (anexa nr. 4)" 1 2 . Menţionăm că în lege anexa
nr. 4 este i ncompletă. aşa încât vă recomandăm formularul anexă nr. 2 de la
sfârşitul acestei teme.
Aceleaşi prevederi se regăsesc şi în art. 25 din I nstrucţi unile de aplicare a
Legii nr. 1 6/ 1 996. cu următoarea completare: ,,Î n cazul în care
compartimentul de arhi vă păstrează şi alte fonduri arhivistice. în registrul de
evidenţă curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond" u .
Prin urmare, registrul de evidenţă curentă este u n instrument de bază al
arhivei unei unităţi, în care sunt înregistrate i nventarele fondului sau
fondurilor create şi deţinute şi implicit numărul unităţilor arhi vistice di nlr
un fond precum şi mişcarea acestora în decursul ani lor ( predate Arhivelor
Naţionale - cele permanente, eliminare prin selecţionare. predate altor
unităţi etc . ) . Î n ci se ţi ne o evidenţă numerică a unităţilor arhi vistice
cuprinse în inventare, aşa încât putem spune că este un inventar al
inventarelor.
Acest registru are două părţi sau capitole: „Preluări" şi „Ieşiri''.
La Preluări " se trec, în ord i nea preluării de la compartimente. toate
„
12
Acte normative. p. 1 4.
11 Ibidem, p. 1 8
52
- totalul unităţilor arhivistice din i nventarul respectiv, primite efectiv în
arhiva unităţii (se consemnează cu creionul);
- numărul unităţilor arhivistice lăsate l a compartiment şi predate ulterior
( se consemnează cu crei onul, când este cazul, până la depunerea la arhivă a
tuturor u.a. din inventar, moment în care înregistrarea se va face cu
cerneală, pix etc.);
- totalul unităţi lor arhi vistice existente efecti v în toate inventarele ( se
consemnează cu creionul când este cazu l ) .
Î n partea a doua, la Ieşiri " , pentru fiecare i nventar s e completează
„
următoarele date :
- data ieşirii documentelor din evidenţă;
- denumirea unităţii către care s-a făcut predarea (Arh ivele Naţionale.
unităţi de colectare a hârtiei etc . ) :
- denumirea actului de predare ( confirmarea Arhivelor Naţionale sau
direcţiei j udeţene respective pentru selecţionare, proccsul-vcrhal de predarc
prel uarc etc . ) : numărul de înregistrare şi data actului pe haza căruia au fost
·
53
evidenţa arhivei pc baza unuia din următoarele acte. după caz: proces-verbal
de selecţionare (conform anexei nr. 5 ) ; proces-verbal de predare-preluare
( conform anexei nr. 6 ) : proces-verbal de constatare a deteriorării complete a
documentelor sau a l ipsei acestora. Documentele deteriorate vor fi scoase
din evidenţă în urma propunerii comisiei de selecţionare. aprobată de
conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de Arh ivele
Naţi onale" 1 5 .
Procesul-verbal de selecţionare ( anexa nr. 5 din lege) se întocmeşte de
către comisia de selecţionare după expirarea termenelor de păstrare a
documentelor. El este însoţit de un exemplar din inventarele documentelor
propuse pentru selecţi onare şi un exemplar din inventarele sau inventarul
documentelor permanente din anii pentru care s-a făcut selecţionarea
documentelor (detalii în capitolul „Selecţionarea documentelor" ) .
Procesul-verbal de predare-preluare ( anexa nr. 6 d i n Instrucţi unile de
ap licare a Legii nr. 1 61 1 996) se întocmeşte cu prilej ul transferului
documentelor către altă unitate.
Ca urmare a distrugerii unor documente provocată de evenimente
neprevăzute. comisia de selecţionare. după cercetarea cazul ui la faţa loculu1,
întocmeşte un proces-verbal de constatare a deteriorării documentelor aflate
în situaţia de a nu mai putea fi restaurate. La fel se procedează şi când se
constată lipsa documentelor ( vezi anexa nr. 3 a acestei teme).
Î n toate cele trei cazuri, procesul-verbal se întocmeşte în trei exemplare
şi se aprobă de către conducerea unităţi i. Un exemplar se trimite. cu adresă
însoţi toare ( vezi anexa nr. 4 ), Ia Arhivele Naţionale sau la direcţia judeţeană
respecti vă, pentru confirmare. un exemplar rămâne la compartimentul care
răspunde de arhivă şi un exemplar la arhiva uni tăţi i .
Abia după obţinerea confirmării scrise a Arhivelor Naţionale sau a
direcţiei judeţene respective, documentele se scot d i n evidenţa arhivei, prin
operarea în registrul de evidenţă curentă, de către arhivarul sau
responsabilul cu arhiva unităţii .
54
ANEXA nr. I
(Anexa nr. 3 , art. 9 din lege )
( Denumirea unităţi i
(Compartimentul )
PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
Am predat, Am preluat,
ANEXA n r. 2
(ANEXA nr. 4 din lege-completată)
o
8 C
�
-O V
c: > " "' ::l
" u
· - -o
E " :; Eo "'�
" c o
.....: .5 ::::i o. :l � .� C':J c: o -o o ::l
'-
-a
o o o.. c: o -
z ...: E fr c -o c o.. r- E
o "' -o
.!l � ><
"
"
o.. " "
u o z 8 -o :::> o -o � �
Ul 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 1 12 13 14
°'
NOTĂ :
I. Numărul de ordine al inventarului ( se dă în ordinea preluării de l a compartimente)
2. Dala preluării unilă\ilor arhi vistice ( u . a . ) d i n inventarul respectiv
4. Se va scrie felul inventarului ( I nventar P., inventar 50 de ani, inventar 1 0 ani ş.a.m. d . )
6. Numărul total a l u . a . d i n inventarul respectiv
I O. Data scoaterii u.a. din evidenţă
1 1 . Denumirea unităţii către care s-a tacu l predarea (Arhivele Naţionale, unităţi de colectare a hârtiei etc . )
l 2. Denumirea, numărul de înregistrare şi data acllll u i pc baza căruia au fost scoase documentele din evidenţă
( Confirmarea Arhivelor Naţionale pentru selecţionare. procesul-verbal de predare-preluare etc.)
ANEXA nr . 3
( Denumirea un ităţii l Se aprobă.
( Denumirea compartimentului) Director.
L.S.
ss indesc ifrabil
57
ANEXA nr . 4
(Denumirea unităţi i )
(Denumirea compartimentului)
(Sediul )
Nr. din
Dosar nr. ( Indicativul din nomenclator)
Către
58
CAPITOLUL II
59
Pentru asigurarea efectuării în condiţii corespunzătoare a ordonări i .
in-1entarierii şi selecţionării acestor arhive. înainte d e începerea acti vităţii.
personalul de la compartimentul de arhi vă trebuie să întocmească un plan
metodic de lucru. Acest plan este de un real folos în spec ial pentru fondurile
mari, cu organigrame complicate, cu documente răvăşite sau pentru arhive
în care fondurile sunt amestecate. Documentarea în vederea întocmirii
acestui plan lămureşte anii extremi ai documentelor, sfera de activitate,
schema de organizare, transformările survenite în timp etc„ clarificând felul
în care se va face ordonarea documentelor.
Planul metodic va cuprinde un scurt istoric al unităţii care a creat fondul.
cu: anii extremi, sfera de activitate, modul de organi zare cu modificări le în
timp. inclusiv schi mbări de denumire, sediu. locul unităţi i în sistemul
aparatului de stat sau al unităţilor cu acelaşi profi l , modul reorganizării,
desfi inţării , l ichidării , comasării , absorbţiei, unităţi succesoare etc.
Un sumar istoric al fondului se va referi la ani i extremi ai documentelor,
cantitatea acestora, sistemul de constituire, l ipsuri, starea de conservare,
valoarea documentar-istorică şi practică etc.
În acest plan se regăsesc operaţiunile necesare. ordinea executării lor.
schema de ordonare, sistemul de inventariere, modul de selecţionare, forţele
de muncă necesare, termenul de erectuare al lucrări lor etc. Planul metodic
de lucru va fi definitivat după consultarea cu arhivistul de la Arhivele
Naţionale sau direcţia j udeţeană, care răspunde de unitate.
Pentru delimitarea corectă a unui fond trebuie studiată legislaţia şi actele
legale pe baza cărora a luat fiinţă şi şi-a încheiat activitatea, statute, ordine,
procese-verbale, dări de seamă, monografi i , d icţionare, tot ce poate furniza
informaţii despre unitate şi documentele ei.
Principiul de bază al ordonării acestor documente îl constituie aducerea
lor la forma iniţială de constituire la creator. Aceasta se !'ace prin una din
principalele operaţiuni arhivistice - ordonarea documentelor.
Ordonarea este operaţiunea de grupare a unităţilor arhivistice (dosare,
registre, condici, cartoteci, foi volante etc.) pe fonduri sau colecţii , iar în
cadrul acestora conform unui criteriu dinainte stabi lit, în runcţie de modul
cum au fost constituite documentele, cantitatea, valoarea, starea şi natura
documentelor etc. Astfel, dacă au fost formate in iţial pe ani şi
compartimente sau pe compartimente ş i ani, alfabetic, pe corespondenţi etc„
vor fi readuse în această formă de organizare.
60
2. Ordonarea documentelor pe fonduri
11
Norme Tehnice. 1 996. p . 7 .
" Ibidem. p.6.
61
„Sunt situaţii când în activi tatea unei unităţi au avut loc întreruperi . fie
datorate lichidări i temporare, fie absorbţiei pentru un timp a aceste ia de
către o altă uni tate. Î n ambele cazuri. după o vreme. unitatea a fost
reactivată ducând o viaţă independentă. În aceste situaţii se pot adopta două
atitudini, total opuse: se pot socoti două fonduri, sau se poate considera un
singur fond. Aceasta depinde de forma juridică în care s-a produs
reactivarea unităţi i. de perioada întreruperii acti vităţii. cât şi de materialele
documentare păstrate. Dacă la reactivarea unităţii i se respectă vechea
runcţie. organizarea, poate şi denumirea. iar rondul documentar respectă un
sistem unitar, atunci se poate forma un si ngur fond.
Denumirea fondului trebuie să reprezi nte ultima titulatură oficială a
creatorului său. sau în cazuri j ustificate (de exemplu. denumirea sub care a
i ntrat în circuitul ştiinţific), ca este dată de titulatura cea mai bine cunoscută.
fol osită de creator pentru o lungă perioada. Aceasta în cazul că ultima
titulatură a fost de scurtă durată, în timp ce unitatea este mai bine cunoscută
după o titulatură anterioară." 1 9
Pentru stabil irea apartenenţei documentelor la fond este necesar să se
studieze, cu marc atenţie. conţinutul şi forma documentelor. elementele de
co nstituire. de înregistrare, de arhi vare etc . şi să se ţină scama de
următoarele:
- documentele intrate aparţin unităţii care le-a primit. Ele reprezintă
primul exemplar, sau origi nalul - cum se numesc în mod obişnuit.
Apartenenţa la fond se determină pe baza indicaţiei destinatarului şi a
adresei acestuia. pe baza parafei de înregistrare, a rezol uţii lor puse. a notelor
de îndrumare a lor pentru executare. pc baza conţinutului documentelor.
care rellectă funcţiile şi activitatea unităţi i . numele demnitari lor. ale
runcţionari lor. după genul actelor şi semnele de arh ivare.
- exemplarele documentelor trimise (emise sau ieşite ) - denumite în
mod curent copii - aparţin fondului unităţii care le-a emis.
Determinare apartenenţei documentelor la fond în cazul copii lor şi
conceptelor se face după emitent, semne de arhivare ( numere, litere. note
tergale etc . ) . Unitatea emitentă se determină după antei, semnături, după
copii . cuprinsul documentelor etc .
- documentele cu caracter intern (ordinele, rapoartele. studi i le, situaţi ile
de orice fel etc.) aparţin unităţii care le-a creat şi se identifică după antet.
semnături, denumirea unităţii indicată în documente ele . Dacă lipsesc aceste
62
date, se mai studiază persoanele oficiale care sunt menţionate, scrisul
autograf al unor emitenţi etc.
Fiecare fond are individual itatea sa, problemele sale specifice, aşa încât
precizările de mai sus nu pot fi apl icate în mod rigid la toate fondurile.
Pentru determinarea şi delimitarea corectă a fondurilor trebuie respectate
şi câteva principii sau criterii care stau la baza activităţii de organizare
internă a unui fond sau colecţi i .
Astfel, conform prillcipiului provenienţei. documentele create d e o
unitate, o persoană fizică sau o fami lie, formează un si ngur fond .
Principiul apartenenţei indică faptul că documentele fondului fac parte
dintr-un ansamblu de documente create sau acumulate într-o anumită
perioadă de o unitate, o persoană fizică sau o fami lie.
Principiul integrităţii fondului arată că între documentele unui fond
există o unitate organ ică. constituită după anumite regul i . Conform acestui
pri ncipiu documentele trebuie să se păstreze la aceeaşi arhivă. dar nu
neapărat în acelaşi loc ( ex. microfi lmele. fotografi ile se vor păstra în locuri
special amenaj ate ) . Integritatea fondului este asigurată prin denumirea
comună dată tuturor părţilor din fond.
Principiul valorii are în vedere faptul că documentele unui fond
arhi vistic trebuie să aibă valoare documentar-istorică.
63
arhivistice se dă în continuare, în cadrul anului, fără a se ţine seama de
compartiment.
- Schema de ordonare structural-cronologică, se aplică pentru fondurile
ale căror unităţi au avut aceeaşi formă de organizare sau au suferit puţine
modi ficări de-a lungul activităţii lor. În acest caz, ordonarea documentelor
se face pe compartimente, în cadrul acestora pe ani, iar în cadrul anilor pe
probleme. Numărul de ordine al unităţilor arhivistice se dă în cadrul fiecărui
compartiment. fără a se ţine seama de ani.
- Schema de ordonare cronologică pe probleme. se util izează pentru
fondurile create de unităţi care nu au avut compartimente sau când nu se
poate stabili căror compartimente au aparţinut documentele, precum şi
pentru fondurile din care s-au păstrat puţine documente. După această
schemă se ordonează şi documentele aflate în cantitate mică şi care i niţial
au fost ordonate cronologic, dar starea lor nu mai permite reconstituirea
ordinii iniţi ale.
Documentele răvăşite vor fi constituite în dosare. pe ani şi în cadrul
acestora pe probleme şi se ordonează ca atare.
- Schema de ordonare cronologică. se foloseşte pentru fondurile
unităţilor ale căror documente au fost constituite în acest fel . iar
reconstituirea poate fi făcută cu aj utorul instrumentelor contemporane de
evidenţă (registrele de i ntrare-ieşire). Această situaţie se întâlneşte la unele
fonduri instituţionale din Transilvania. Potrivit acestei scheme, documentele
se grupează după data creări i lor. Dacă data emiterii l ipseşte se ia în
considerare data înregistrării documentului.
I �
64
din decembrie la s rârşitul acestuia. Dar. se ştie ca m dosarele care se
formează la unităţi, actele se aşează unul peste altul, în ordinea intrării lor.
nu unul sub altul. Astfel , pentru a înţelege conţinutul unui asemenea dosar,
ar trebui c itit de la ultima filă spre prima fil ă. De aceea, pentru ca lecturarea
dosarului şi alte operaţiuni - ca microfilmarea etc. - să se desfăşoare în mod
normal. ca în cazul citirii unei cărţi, este necesar ca documentele să fie
ordonate conform celor arătate. La ordonarea documentelor în dosare. se
vor avea în vedere Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii ş 1
deţinătorii d e documente. emise d e Arhi vele Naţionale î n anul 1 996 ( art. 1 6-
1 7 şi 40-42 ) .
Răspunsurile ş i revenirile î n aceeaşi problemă ca ş i anexele. trebuie
conexate la actele de bază. indiferent de datarea lor. B ilanţurile. rapoartele.
dările de seamă, planuril e de activitate etc . se ordonează la dosarul anului la
care se referă şi nu la dosarul anul ui când au fost întocmite.
Î n ceea ce priveşte grosimea unui dosar, este ştiut că există o foarte mare
variaţie, de la una sau două file până la câteva sute sau chiar peste o mie.
Dosarele pe care le constituim noi. este bine să nu depăşească 300 de fi le şi
nu este recomandabil să se formeze dosare doar de câteva J"ilc. Dosarele
care au fost constituite la creator pot să fie şi ele supuse aceloraşi operaţiuni .
ad ică la legarea împreună a mai multor dosare foarte subţi ri. omogene ca
problematică. într-o singură uni tate arhi vistică, sau la constituirea de
volume mai mici din dosarele prea groase, pentru ca să se poată lega mai
bine şi să se poată mânui mai uşor, fără să se rupă legătura. Fiecare volum
urmează să aibă numerotare i ndependentă.
După constituirea dosarelor, acestea vor fi cusute sau se vor lega, vor fi
numerotate fiecare filă cu creion negru sau mecanic. în colţul din dreapta
sus. începând cu numărul I pentru fiecare u.a. Documentele de valoare
deosebită vor fi numerotate numai cu creionul. Certi ficarea dosarelor se
face pe fila albă de la sfârşit iar la u.a. preconstituite ( registre. condici ) pe
versoul ultimei fi le. prin formula: „Prezentul dosar (registru, condică)
cuprinde . . . . . . . . file" (în cifre şi între paranteze, în litere), urmează data
certificării , numele clar şi semnătura celui care face certificarea.
Când avem dosare cusute sau legate dar care cuprind mai multe
probleme, de valoare diferită şi implicit cu termen de păstrare diferit. după
ce am parcurs cu atenţie cuprinsul acestor dosare. atât pe coperta lor cât şi.
apoi . în inventar. vom reda doar problemele cele mai importante (două-tre i ) .
care a u termen de păstrare permanent sau mai înde lungat.
Pc prima copertă ( cea superioară) vor trebui înscrise, cu cerneală sau tuş,
următoarele date : denumirea unităţi i creatoare a fond ului, denumirea
compartimentului, cuprinsul unităţi i arhivistice - scurt, clar, concis. fără
65
prescurtări -. anul sau anii extremi, numărul filelor. termenul de păstrare şi
numărul u.a. conform inventarului, care se va scrie pe copertă după
inventarierea definiti vă.
„Pe parcursul ordonării documentelor fără evidenţe, allatc în depozitul de
arhivă. se separă documentele de acelaşi fel. cu termene de păstrare 1 -5 ani
( boniere, chitanţiere. fişe de pontaj . condici de prezenţă ). în vederea
elimi nări i lor globale. cu ocazia selecţionării la expirarea termenului de
păstrare" 20 - se precizează în Instrucţiunile de apl icare a Legii nr. 1 6/ 1 996,
art. 42. Fireşte. unităţile mai creează şi alte categorii de documente vădi t
nefolositoare, d e acelaşi fel , printre care: facturiere, foi d e transport, FAZ
uri, formulare necompletate etc„ care pot fi selecţionate global. la kg sau ml
(vezi capitolul „Selecţionarea documentelor")
66
f) documente despre creatorul de fond: articole. note. memori i .
monografii, studii privind viaţa şi activi tatea, recenzii ale lucrărilor acestu ia:
g) instrumentele contemporane de evidenţă : registre de intrare- ieşire.
elencusuri. inventare etc . ;
h ) documente a l e unor persoane şi familii, altele decât creatorul d e fond.
sau ale unor i nstituţi i ;
i ) lucrări artistice şi reproduceri de artă;
j) documente fotografice:
k) evidenţele documentelor se ordonează la colecţii.
„Pri n fond familial se înţelege totali tatea documentelor create de membrii
unei familii sau de membrii mai mul tor fami l i i . care provin d intr-un strămoş
comun sau înrudite prin alianţă. Numele de familie la care. în unele cazuri.
se adaugă şi denumirea locali tăţii de reşed inţă constituie denumirea
fondului." 22
Schema de ordonare a fonduril or familiale va cuprine, în general ,
următoarele grupe de documente:
a) documente care se referă la întreaga familie;
b ) documentele membrilor familiei, pe persoane;
c) corespondenţa (pe destinatari şi în cadrul lor alfabetic pe emitenţi şi
apoi cronologic);
d) actele publice - rezultate din activitatea publică şi obştească se vor
ordona cro nologic sau pe probleme:
e) diverse - grupă ce cuprinde documentele ce nu se încadrează la nici o
partidă. Aceste acte vor fi ordonate după conţinutul lor sau cronologic.
Numele fondului personal sau familial va fi dat de numele persoanei sau
familiei care l-a creat. Se adaugă şi iniţialele tatălui. Dacă sunt mai mulţi
creatori cu acelaşi nume se va indica şi localitatea de reşedinţă.
67
B. INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CREATE ÎNAINTE DE
APLICAREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC
68
compartimente. Când fondul cuprinde un număr mic de unităţi arhi vistice.
numărul curent se dă în continuare, pe întreg fondul , fără a se ţine seama de
ani . Dacă fondul a fost ordonat pe compartimente iar în cadrul acestora pc
ani. numărul de ordine se dă în cadrul fiecărui compartiment. fără a se ţine
seama de ani .
Fiecare uni tate arhivistică trebuie inventariată ararte. rurtând câte un
număr distinct, chiar dacă nevoia practică impune răsLrarea mai multora la
un loc. Aşadar. când vorbim de o unitate arh ivistică. trebuie să o pri vim sub
aspectul evidenţei prin inventariere, cu toate consecinţele care decurg din
acest fapt şi anume, i ndiv idual i zarea prin cotă ( nr. curent ) . răspunderea
gestionară, consultarea pentru cercetare etc .
Registrele, condicile şi alte documente preconstituite urmează în inventar
după dosare.
Inventarul trebuie să aibă şi o succintă prefaţă care să cuprindă date
asupra fondului, conform planului metodic de lucru. Un scurt istoric al
creatorului de fond care să lămurească anii de început şi de sfârşit (când este
cazul) ai activităţi i, transformările ulterioare, cu denumirile sub care a
funcţional unitatea, eventualele întreruperi de activitate (care se vor reflecta
şi în documente), profi lul activităţi i etc. - şi un scurt istoric al fondulu i . El
priveşte totalitatea documentelor păstrate, documentele l iţisă şi din ce cauză,
date sumare din documente care să evidenţieze importanţa fondului.
sistemul de ordonare şi i nventariere etc.
2. M etode de inventariere
69
cerute în inventar, urmând ca ordonarea definitivă a fişelor şi apoi a
unităţilor arhivistice să se efectueze după fişarea întregului fond, a unei serii
de documente, sau a unor părţi de fond. Numerele de inventar ale unităţilor
arhivistice se înscriu pe copertele acestora şi în fişele corespunzătoare, în
mod provizoriu (cu creionul), fiind posibile mod i ficări ulterioare. în faza de
definitivare a lucrării .
Prin clasarea fişelor în ordine definitivă. urmată de ordonarea
corespunzătoare a unităţilor arhi vistice. realizăm o invenrariere indirectă.
practicată de unităţi, în cele mai multe cazuri.
Cu toate că această metodă este mai anevoioasă, necesitând trecerea
documentelor prin mâi ni de cel puţin două ori, considerăm că această
metodă este cea mai indicată pentru cantităţi mari de documente. Ea permite
înlăturarea unor eventuale greşeli în redactarea conţinutului. corectarea şi
completarea acestuia, evită mutarea repetată a documentelor. Ordonarea
definitivă a fişelor, cotarea acestora şi apoi corelaţia dinLrc fi şe şi unităţile
arhivistice, prin trecerea numărului curent nou de pc fişe pe riccarc unitate
arhivistică făcându-se mai uşor.
3. Elementele inventarului
70
- cuprinsul pe scurt al unităţilor arhivistice (dosare. registre, condici.
cartoteci etc . ) reprezintă elementul cel mai i mportant al inventarului .
Fireşte. el va fi cel de pe fişe şi constă în redarea principalelor probleme şi
date desprinse din documentele uni tăţilor arhivistice, fie că ne referim la
genul actelor ( proiecte. memorii, instrucţi uni. circulare, rapoarte, ordine.
stud i i . bil anţuri etc . ) , fie că ne referim la problema sau problemele tratate în
unitatea arhi vistică. Când destinatarii formează grupuri omogene de
corespondenţă, sau atunci când corespondenţii sunt diferiţi dar problema
este una singură, aceştia se enunţă în rezumat sub o formă generică. De
exemplu, «Corespondenţă cu notariatele privind legal izarea copii lor de pe
acte»; sau «Corespondenţă cu d iferite instituţii privind recensământul
populaţiei din anul 1 948» etc.
Când dosarul cuprinde corespondenţă cu câţiva destinatari, în rezumat se
vor trece numai corespondenţii cei mai importanţi , ceilalţi fiind enunţaţi sub
formă generică. De exemplu, «Corespondenţă cu M i nisterul Educaţiei şi
Cercetării şi instituţiile de învăţământ superior cu privire la organizarea
practicii studenţilor».
Î n rezumat, conţinutul actelor ce formează unitatea arhivistică trebuie să
fie formulat scurt, clar şi concis, fără prescurtări.
Când avem de inventariat dosare personale, rezumatul acestora începe cu
cuvântul «dosar». De exemplu, «Dosarul personal al lui I. Popescu, lăcătuş
mecanic la S. C. „Unirea" Cluj-Napoca», iar când dosarele sunt compuse
din anumite genuri de documente care indică şi conţinutul problemei.
rczumaLul începe cu genul documentul ui. Exemplu. «Regulament pentru
aplicarea Legii fondului funciar» sau «Planul de activi tate pe anul 1 999 la
S . C . Carbochim S . A.».
Denumirea local ităţilor din Români a de care se leagă probleme ce
constituie obiectul dosarului, se trec cu denumirea actuală iar între
paranteze se dă forma din documente.
Pentru denumirea localităţilor străine se trec corespondenţele lor în l imba
română (Belgrad, Londra, Moscova), iar atunci când denumirile nu au
corespondent se reproduc întocmai ca în act (j ud. Saac, jud . Sl am-Rîmnic
etc ) .
Î n rezumat trebuie s ă s e indice. de asemenea şi data evenimentelor despre
ca„e se vorbeşte, atunci când acest lucru este necesar pentru precizarea
conţinutului. De exemplu, «Corespondenţa Ministerului Apărării Naţionale
cu Pol iţia Capitalei cu privire la încercarea forţel or ostile de reprimare a
Răscoalei din 1 907» etc .
- anul sau anii extremi ai documentelor constituie alt element al
inventarului. La stabi lirea anului sau anilor extremi ai documentelor se ia ca
71
bază anul primului document şi al ultimului document din unitatea
arhivistică respectivă. Spre exemplu, dacă avem un dosar cu documente din
an ii 1 93 1 - 1 93 5 , el va fi inventariat la anul 1 93 1 , iar la rubrica „Anul sau
anii extremi" se trec anii 1 93 1 - 1 93 5 .
Î n cazul î n care documentele din aceeaşi grupă sunt constituite în mai
mttlte volume de dosare, în inventar se trece fiecare volum în parce sub un
număr curent distinct. iar în rubrica .,Anul sau an ii extremi„ se trec limitele
extreme ale fiecărui volum (ex. voi.I ianuarie- iunie; voi.II iul ie-decembrie ).
La stabilirea anilor extremi. nu se iau în considerare datele anexelor la
documentele din dosar. Acestea vor fi însă semnalate în rezumat. Spre
exemplu. la autentificarea unei vânzări imobi l iare efectuată în anul 1 934 se
allă depuse acte probatorii din an ii 1 868- 1 872. Data de început a uni tăţii
arhi vistice este însă 1 934.
Pentru registre, cond ici, roluri. bugete, bilanţuri . dări de seamă etc . nu se
ia drept bază data întocmiri i . a legal izării sau sigilării lor - chiar dacă
aceasta este certă - ci data care rezultă din cuprinsul lor. Astfel, la registre
sau cond ici se iau în considerare anii extremi ai actelor înscrise în ele, iar la
celelalte, anii la care se referă şi nu anul încheieri i lucrărilor. De exemplu,
bilanţul pe anul 1 930 al unei unităţi . încheiat l a 1 O februarie 1 93 1 . se trece
în inventar la sfârşitul anului 1 930 şi nu la anul 1 93 1 .
- numărul filelor - alt element al inventarului - se completează pentru
fiecare unitate arhivistică în parte. Atât pe gestionarul documentelor cât şi
pc cercetător îl interesează câte file are fiecare unitate arh ivistică în parte şi
nicidecum câte file au toate u.a. la un loc, de pe o pagină. fi lă. compartiment
sau fond .
- rubrica Observaţii " a formu larului din inventar se completează cu
„
72
întocmeşte un mvcntar definitiv numai pentru unităţi le arhi vistice care se
păstrează permanent ( vezi anexa nr. 2 ) . Acesta se întocmeşte în patru
exemplare. din care trei exemplare se depun la Arh ivele Naţionale
respective. odată cu documentele. Nota de ceni ricarc a inventarului va avea
următoarele elemente : numărul fi lelor inventarului. numărul unităţilor
arhiv istice din in ventar, numerele u.a. ce l ipsesc la preluare. data şi numărul
u.a. preluate, numele şi semnătura celui care predă, precum şi numele şi
semnătura persoanei care preia documentele.
Când în inventar sunt cuprinse mii de unităţi arhivistice, fiind foarte
voluminos, el trebuie să aibă şi un sumar în care se cuprind
compartimentele şi ani i , cu indicarea paginii din inventar unde figurează
documentele.
Dacă după întocmirea inventarului se mai găsesc documente din acelaşi
fond care nu au fost cuprinse în inventar, se va proceda la in ventarierea lor.
ţinând scama de volumul şi cupri nsul acestora. Astfel. dacă documentele
găsite sunt în cantitate mică, ele vor fi rişatc ş 1 intercalate la
companimentele respective sau vor fi trecute la s fârşitul inventarului. Dacă
documentele sunt în cantităţi mai mari, fără să Ic depăşească numeric pe
cele inventariate, se întocmesc inventare anexe. iar dacă cantitatea de
documente găsite este mult mai mare decât cea in ventariată. atunci va trebui
ordonat şi inventariat. din nou, întregul fond.
Inventarul este un instrument de evidenţă obl igatori u şi. în acelaşi timp.
primul instrument de informare indispensabil. El arc. în pri ncipal. în cazul
creatorilor şi deţinători lor de arhive, caracter admin istrati v. enumerând
documentele fondului, fiind singurul instrument pc baza căruia poate ri
veri ficată existenţa documentelor, punând, totodată. în lumină şi eventualele
l ipsuri.
Inventarul oferă cheia identificării unităţilor arhivistice având, în acest
sens, şi funcţie de informare, funcţie ce poate fi i nclusă în sisteme
informaţionale generale, pc bază de computere. Fireşte, aceasta nu înseamnă
că acum vom renunţa la inventar - acest instrument de evidenţă tradiţional .
Pentru ca aceste operaţiuni principale de ordonare şi inventariere a
fondurilor care nu au fost constituite pe baza nomencl atorului arhivistic,
aflate în păstrarea unităţi lor. să răspundă exigenţelor activităţii arhivistice şi
de cercetare se i mpune, de la început, colaborarea permanentă a acestor
unităţi cu Arhivele Naţionale sau direcţii le judeţene de care aparţin.
ANEXA nr. I
(Inventar provizori u )
( Denumirea fondulu i )
INVENTAR
pentru documentele create în a n i i _____
Pentru
documentele
supuse
selecţionării se va
trece poziţia d i n
�
nomenclator şi
termenul de
păstrare (ex.
IAS/3)
Data, ____
Î ntocmit, ______
74
ANEXA nr. 2
(Inventar definitiv. pentru
documentele permanente )
( Denumirea fond ului )
INVENTAR
pentru documentele permanente
create în anii _____
Am predat. 1 Am preluat, 2
I) Reprezentantul unităţii
2) Reprezentantul Arhivelor Naţionale sau al d irecţiei j udeţene
75
CAPITOLUL III
76
biologice )". 28 Ele sunt produse ca urmare a acţiunii de înregistrare tehnică
pe suporţi magnetici ( benzi. dischete) , fotosensibili ( casete strimcr. discuri
optice etc) , din hârtie tratată special pentru mecanografie etc .
Arhivele din domeniul geologic şi cartografic se grupează în complexe
după teritorii, formele lucrărilor pe teren şi după scări.
Î n arhi vele unor instituţii mai întâlnim şi alte categorii de complexe de
documente cu caracter tehnic, ca cele asupra observaţi i lor meteorologice.
hidrologice ş.a. Documentele tehnice şi de înregistrare tehnică pol să apară
fie izolat, fie împreună cu altele (adică ca o piesă din grupaj ). sau mai multe
Ia un loc, pc aceeaşi temă (parte scrisă şi parte desenat ă). ca o uni tate
arhivistică.
Centrele şi oficiile de calcul creează, de asemenea, di verse categorii de
documente tehnice, specifice.
Cantitatea marc de documente clasice acumul ate pune probleme
deosebite de păstrare, prelucrare, personal etc . , aşa încât microfilmarea şi
introducerea informaticii în arhi ve sunt soluţi ile de viitor.
Cât priveşte luarea în evidenţă a acestor catcgori i de documente
(Înregistrarea) . ca este reglementată de Instrucţi unile de aplicare a Legii
1 6/ 1 996. care la art. 5 1 -52 prec izează că: .. Documentele tehnice şi de
înregistrare, indiferent de natura informaţiil or, a suportului sau a scrisului.
se înregistrează la intrarea, crearea sau ieşirea lor, după caz.
Î nregistrarea se poate face fie pc bază de registru de intrare-ieşire, fie pe
calculator, într-un fişier special, fie prin alte mijl oace moderne de
înregistrare, într-o registratură generală, ori pe compartimente. cu condiţia
asigurării regăsirii rapide a documentelor în circulaţia l or de l a intrare/creare
la ieşire/arhi vare.
O dată înregistrat, documentul poate deveni o piesă di ntr-un grupaj . sau
temei pentru crearea unei unităţi arhivistice. noţiune definibilă pri n
total itatea documentelor care se referă la o problemă dată şi se constituie ca
unitate de păstrarc." 29
" Ibidem
2''
Acte normative. p . D .
77
Documentele tehnice şi de înregistrare i ncidentale pot apărea fie ca
ilustraţii cuprinse în text. fie ca anexe. fie ca unităţi arhivistice de sine
stătătoare.
Când documentele sunt în text. ca il ustraţii sau ca anexă. ele se vor
ordona. inventaria. eventual selecţiona. împreună cu unitatea arhivistică în
care sunt încorporate.
În cazul în care documentele tehnice şi de înregistrare formează o unitale
sau mai multe unităţi arhivistice i ncidentale, ele se vor constitui în parte
structurală separată, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului
tematic (şi în cadrul lui, cronologic)."30
Când documentele tehnice şi de înregistrare formează unităţi arhivistice
separate şi au suporţi fotosensib i l i sau magnetici, este preferabil să fie
ordonate, inventariate la sfârşi tul fondului şi păstrate. în funcţie de
necesităţi .
Î n cazul părţilor structurale conţinând în majori late documente tehnice şi
de înregistrare, ordonarea şi inventarierea se va face, (dacă aceste operaţi uni
nu s-au realizat până acum ). potrivit normelor referitoare la fondurile şi
colecţiile formate integral din documente tehnice şi de înregistrare.
"'
Ibidem. p.24.
78
desenată, eventual înregistrările experimentale - iar partea desenată, mai
ales după format. scară. Spre exemplificare: un proiect se ordonează mai
întâi la anul la care s-a dat teme de cercetare-proiectare: în cadrul temei
( titlului ) pe faze de proiectare; în cadrul fazei . pc parte scrisă şi parte
desenată. Documentele din partea desenată pot fi, la rând ul lor. ordonate în
cadrul structurii pe formatele suportul ui. fie în ord inea logică - plan de
ansamblu (general ), planuri de profile, detalii etc. (de la general la
particular).
Fondurile şi colecţi ile cartografice, geografice, geGlogicc, geodezice,
îmbunătăţiri funciare şi alte asemenea fonduri şi colecţii formate din
înregistrări d iverse pe suporţi cartografici, se ordonează pc grad geografic
(sau zonă geografică), în cadrul acestuia (acesteia) pe planuri ( hărţi ) de
ansamblu şi detalii, şi după caz. cronologic.
Succesiunea criteri ilor de ordonare se stabileşte de către creatori într-un
sistem logic. menţinut consecvent în întreaga prelucrare a fondului. Ea se
menţionează fie într-un p lan metodi c de lucru - în cadrul fonduri lor închise.
aflate la d i verşi deţinători, fie în regulamentul de funcţionare a arhivei. în
cadrul fondurilor deschise aflate la creatori.
Acţiunea de ordonare propriu-zisă constă în aşezarea unităţilor
arhi vistice pe rafturi sau în alt mobilier specific, în ord inea prestabilită în
planurile metodice de lucru sau regulamentul menţionat.
O dată terminată ordonarea sau concomitent cu ordonarea unităţilor
arhivistice, se trece la inventarierea şi cotarea documente lor. Fiecare uniwte
( total itatea documentelor constituite într-un dosar. o rolă ori înregistrate pc
o bandă sau un disc magnetic/optic. păstrate într-o mapă/sul, f'i ind ·legate
prin conţinut/temă unele de celelalte) primeşte o cotă, reprezentată prin
numărul curent de inventar.
Se exceptează de la prevederea din alineatul anterior instituţiile de
proiectare-dezvoltare, care dau aceeaşi cotă atât la partea scrisă, cât şi la
partea desenată (sau de înregistrări de laborator), la care se adaugă un
simbol alfabetic (litera 0) sau numeral."3 1
Inventarierea documentelor din fondurile şi colecţi ile de arhivă tehnică se
real izează prin fişarea fiecărei unităţi arhivistice. Inventarul va avea
ur�ătoarele elemente: numărul curent (cota u.a. ) ; cota veche a
documentului; autorul ( autori i, eventual coordonatorul şi autori i ) ; tema de
cercetare-proiectare (titlul proiectului ) ; faza; anii extremi; nr . fi lelor scrise;
nr. filelor desenate; cota de corespondenţă a părţii desenate (se completează
79
numai în cazul în care desenele au fost ordonate pe formate ) şi observaţii
( vezi anexa nr. 1 a acestui capitol ).
Cota de arhivă la partea desenată se scrie. totodată. pe versoul fi lei
docun;ient.
Pentru planurile din rondurile şi colecţiile cartografice. geologice.
geodezice. îmbunătăţiri funciare ş.a. inventarul va cupri nde: numărul de
inventar: denumirea planului de ansamblu: numărul total al planuri lor de
detaliu şi parţiale: data întocmiri i : anul; luna: ziua: autoru l : scara:
dimensiunea; materialul; tehnica de execuţie; beneficiaru l : observaţii ( vezi
anexa nr. 2 a acestui capitol).
Hărţile şi atlasele vor fi inventariate în ordinea preluării lor. Inventarul
colecţiei de hărţi şi atlase va avea următoarea rubricatură: nr. de inventar;
autoru l ; denumirea hărţii sau a atlasul u i ; scara; locul întocmirii ( tipăriri i ) :
data întocmirii sau tipăririi; dimensiunile; provenienţa; observaţii ( vezi
anexa nr. 3 a acestui capitol ) .
80
Fiecare tip are sistemul său de constituire şi de ordonare-inventariere.
Astfel, documentele aud io-video de înlocuire. încadrându-se în categoria
incidentalelor. se ordonează cronologic, pe structuri le creatorului şi se
inventariază pc formularul anexă nr. I .
Documentele audio-video provocate sunt produse memoriale. reali zate
conform unui program stabil it în baza unui plan tematic de interviu. Î n
consecinţă ele se constituie în colecţi i tematice şi se ordonează alfabetic. pc
intervievaţi. Unitatea arhivistică este rola sau caseta. Inventarierea acestor
documente se face potrivit modelului de inventar d i n anexa nr. 4 a acestui
capitol.
O menţiune specifică: planul tematic de interviu se păstrează în forma
originală în dosarul colecţiei. dar conţinutul său trebuie să fie expus în
i ntroducerea la inventar pentru clarificarea cercetătorului.
Documentele aud io-video de producţie mass-med ia se ordonează mai
întâi pc cele trei părţi structurale tradiţionale: documente muzicale.
documente vorbite şi documente muzicale şi scenice de fond . Î n .cadrul
acestora se organizează structuri separate pe categorii ele suporţi : filmotecă.
bandotecă, videotecă. discotecă etc . Totodată. în fiecare structură. se
apelează la ordonarea alfabetică (pe creatori ) sau cronologică (în cazul
emisiunilor de ştiri).
Inventarierea se face unitate cu unitate arhivistică (care echivalează în
acest domeniu cu unitatea de păstrare) prin evidenţierea. în ord i nea
înregistrării. a autorului ( sau redactorului). conţi nutului informaţiei
( subiectul emisiuni i). genericul minim ( regie. imagine. maestru ele sunet.
când e cazul. principal ii interpreţi ) . suport. timp de derulare la viteza x .
observaţii ( vezi anexa n r . 5 a acestui capitol).
Documentele foto-cinematografice sunt înregistrări vi zuale pc suporţi
fotosensibili ale unor fenomene fizice, chimice, biologice sau sociale
diverse. Ele pot apărea sub formă de: fotografii . microfilme. microfişe,
filme etc.
Documentele fotografice se ordonează fie la fondul sau colecţia
respectivă. consti tuite în unităţi arhivistice, fie în colecţia de documente
fotografice, urmând ca la inventarele fonduri lor şi colecţi i l or de uncie provin
să se anexeze l ista cotelor unităţi lor arhi vistice inventariate în cadrul
colecţiei. Documentele fotografice se iau în evidenţă în ord inea preluării lor
conform inventarului model anexa nr. 6 a acestui capi tol .
Documentele pe microfilm se constituie în role care la rândul lor se
organizează în colecţii, pe ţări, teme etc. pentru care se întocmesc
i nstrumente de evidenţă. Rolele se numerotează cu cifre arabe, începând cu
numărul 1 , în cadrul fiecărei colecţi i, în ordi nea intrării în depozit. Î n
81
cuprinsul fiecărei role se numerotează cadrele, tot cu ci fre arabe. începând
cu numărul 1 . Toate rolele se înregistrează în registrul microfilmelor, în
ordinea intrării l or. Acest registru are următoarea rubricatură: nr. cn.:
numărul şi data înregistrării actului însoţitor: deţinătorul documentelor
microfilmate (instituţia, localitatea, ţara) : denumirea fondului microfi lmat;
numărul de ordine al colecţiei de microfilme: elemente de identi ficare
( principalele elemente de cotă ale documentelor din arh iva deţinătoare J :
caracteri stici tehnice (peliculă pozitiv. pel iculă negati v. xerocopi i etc . ) : nr.
cadrelor: nr. de ordi ne al rolei în cadrul colecţiei: observaţii. Cota se înscrie
pe peliculă atât la începutul cât şi la sfârşitul acesteia.
Inventarierea microfilmelor se face conform modelului din anexa nr. 7 a
acestui capitol. iar fişa rolei conform anexei nr. 7 A.
Pentru a nu degrada originalele, în scopul cercetări i, acestea se înlocuiesc
cu copii pozitive sau o a doua copie magnetică.
Documentele înregistrate prin tehnica microfilmării se realizează în scop
de asigurare în caz de situaţii deosebite. cât şi pentru transmitere la distanţă.
Ele ocupă spaţiu puţi n. dar cu mare densitate de informaţie . De obicei se
realizează după fonduri de arhivă tradiţională. sau după surse
bif-ilioteconomicc.
Ordonarea şi inventarierea lor se face potrivit prevederilor de mai sus. Î n
inventarele fondurilor şi colecţii lor microfil mate. în dreptul riecărei poziţi i
de inventar. la rubrica «Observaţi i» se completează numărul rolei de
microfilm.
Documentele ci nematografice se ordonează în colecţi i . potrivit tematicii
şi provenienţei lor. Î n acest sens avem colecţii de rilmc artistice.
documentare. animaţie. actual i tăţi, respectiv rilmc străine cu aceleaşi
tematici. Î n ultimul caz. când numărul de piese este marc. se poate adopta
ori structura colecţiei de ri lme străine pe ţări. fie să formeze colecţi i pc ţări.
Î n cadrul colecţiilor. fi lmele se ordonează cronologic. după anul de
producţie.
Inventarierea se face unitate cu unitate (actul ci nematografic) prin
speci ficarea următoarelor date: nr. crt. (numărul u.a.); anul producţiei ;
generic (scenariu. regie. montaj , muzică, producător şi când e cazul.
principali i interpreţi sau comentariul, lector etc . ) ; casa de producţie; titlul
fi lmului şi subiectul pe scurt: suport; format; durata ( vezi anexa nr. 8 a
acestui capitol).
Documentele informatice pot fi constituite din date numerice. texte.
grafice. imagini statice sau animate, înregistrări sonore. în genere, orice
alcătuire sau reproducere prin m ij loace automate a unor date, fapte. lucruri .
82
expresii. situaţii etc., materializare sub formă electronică. pentru a permite
citirea şi prel ucrarea automată de către cei interesaţi.
Indiferent de nivelul de dezvoltare a echipamentelor electronice. a
tehnologiei informaţionale şi a suporturi lor de înregistrare. ordonarea
documentelor in formatice se face cronologic, pe unităţi arhivistice (bandă,
disc), după intrarea în cadrul structurii informatice constituite ( fişier de date,
bază de dale. bancă de date) şi se inventariază unitate cu unitate în complete
de sisteme informatice"3 2 ( vezi anexa nr. 9 a acestui capitol J .
Uni tăţile arhivistice constituite la compartimentele de lucru (servici i ,
birnuri, laboratoare etc ) s e predau la arhivă î n a l doi lea a n după crearea lor
sau în al doilea an după ce procesul tehnic. pentru care au fost întocmite, a
fost încheiat.
Predarea se face pe bază de proces-verbal ( anexa nr. 3 din Legea nr.
1 6/ 1 996) şi inventare ( anexa nr. 2 din Legea nr. 1 6/ 1 996).
Intrări le, ca şi ieşirile din gestiunea arhivei, se consemnează în registrul
de evidenţă curentă, întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 4 din
Instrucţi unile de aplicare a Legii 1 6/ 1 996.
„Lucrători i de arhivă au răspundere civilă şi penală pentru documentele
pe care le au în gestiune" .33
12
Norme Tehnice. 1 996, p.86-89.
11
Acte normative. p.23 -24.
83
documente. le cunosc specificul. valoarea şi implicit, pol stabili termenele
lor de păstrare.
Pentru descongestionarea spaţi i lor de arhivă se poale recurge şi la
selecţionarea din interiorul proiectelor a anumitor categorii de documente
cu caracter economico-tehnic. Astfel, spre exemplu, dintre documentele
care alcătuiesc proiectul, trebuie neapărat ca memoriul general, devizul
general. planul de ansamblu al respectivei investiţi i. planurile de situaţie.
rezistenţă, instal aţi i etc . să fie păstrate permanent sau să aibă un termen de
păstrare mult mai lung decât alte categori i de documente cum sunt:
memori ile pe specialităţi, devi zele parţiale pe obi ccti vc. antemăsurătorile,
anal izele de preţuri. notele de calcul tehnico-economice. listele de utilaje,
extrasele de materiale. avizele, subansambl uri le ele. care ar putea fi
eliminate mai repede. Descongestionarea depozitelor s-ar putea realiza şi
prin microfilmarea documentelor sau reproducerea lor pe alţi suporţi , prin
mij loace moderne.
„După aprobarea lucrării de selecţionare de către Arhivele Naţionale
respective, în inventare, la rubrica «Observaţi i» se va menţiona:
«Selecţionat conform aprobării Arhi velor Naţionale cu nr. „ „ „ „»: totodată.
în registrul de evidenţă curentă se va înscrie ieşirea unităţi l or arhivistice şi
cantitatea de arhivă selecţionată.
Scoaterea din evidenţă a unor documente propuse spre selecţionare. dar
neaprobate de către comisia de selecţionare a Arhi velor Naţionale
respective, se consideră fapt penal şi se sancţionează în consecinţă. Î n
aceeaşi categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice şi de
înregistrare, indiferent de forma de proprietate." 3�
''
Acte normative. p.27.
84
ANEXA nr. 1
( Denumirea creatorului
sau deţinătorului)
INVENTAR
al fond ului (colecţiei ) de documente tehnice
" :; I ,,.,. .E -�
>! -:; :::l
] ..!:! 2
I
t: "V 2 2 ·:; :::l " � � "'
"' OJ OJ ';( <.:: c:
> 3 ;:; N
" OJ "'
E :::l " OJ
LL
..!:! "'
z .::! '-' c: '5 ·e <.::
� "
:::l
<!'. :::l ""'
o c..
o �
::..., ""' � � z
I
o 2 3 4 5 6 7 8 9
85
ANEXA nr . 2
( Denumirea creatorului
sau deţinătorului)
INVENTAR
al colecţiei de planuri
2 4 5 6 7 8 ') 10 l i
Dacă clementele scrise ale planului sunt într-o li mbă străină, în rubrici le
a doua, a cincia şi a zecea se vor indica: denumirea planul ui. a autorului şi
respectiv a beneficiarului, urmate în paranteze, de denumirea în formă
originală.
86
ANEXA nr . 3
( Denumirea creatorului
sau deţinătorului)
INVENTAR
al colecţiei de hărţi
87
ANEXA nr. 4
( Denumirea creatorului
sau deţinătorului)
INVENTAR
al colecţiei de documente audio-video
"' "
c.
o .... "' :: ....
o o a '"
� u ;:; u �"'-;::; :; "' oe
;;; "' ....
"' Ci >
"' " t: ;:; u
o.
.... "O ;:; E "'
·= u "
.E ::i °" o · oo "' �
u " o. "' c "' " ....l
2 "'
o:: o .S
�
"'
u
o
(5 ,!: 5
o 2 3 4 5 6 7
88
ANEXA nr. 5
(Denumirea creatorului
sau deţinătorului)
INVENTAR
al fondului (colecţiei) de documente
"
audio-video ------
:; '"' ..:3
,... Ci t: '"'
:::; o u
"'
u
'"'
·�
tJ
o
..,,
2
" c:
:; ..,, <::: o.. 2 ·
ii " = :;; :;; €;.
Jj_ <l'. " = :/l ·-
oe: V:
o i-- :::;
-:> 3
o :?. 4 6
89
ANEXA nr. 6
(Denumirea creatorului
sau deţinătorului)
( Compartimentul )
INVENTAR
al colecţiei de documente fotografice
2 4 6 7
90
ANEXA nr. 7
( Denumirea creatorul ui
sau deţinătorului)
INVENTAR
Colecţia microfilme __________
Provenienţa ______________
Fondul _______________
91
referă la aceeaşi problemă; ind i ferent de numărul documentelor
cuprinse într-un rezumat, informaţiile de valoare deosebită se vor
menţiona de fiecare dată, precizându-se şi cadrele la care se găsesc
pc rolă. Cuprinsul documentelor redactate în l i mbi de circulaţie
restrânsă ori în l imbi care nu se mai folosesc în vorbirea curentă se
va reda amănunţit, eventual folosindu-se forma de regest - dacă
oferă informaţii de valoare deosebită. Limbile în care sunt snise
documentele se menţionează. în ordi nea frecvenţei. Ia sfârşi tul
l'iccărui rezumat, pe un rând separat; dacă însă toate ( sau aproape
toate J documentele din rolă sunl scrise în aceeaşi li mbă. acest fapt
se precizează Ia începutul inventarului, excepţiile menţionându-se
de câte ori va fi cazul;
4) Î n rubrica a patra se înscriu datele extreme ale documentelor
cuprinse într-o poziţie de i nventar; anii succesivi se menţionează
prin cei extremi ;
5) Î n rubrica a ci ncea se înscriu numerele de ordine ale cadrelor între
care se află documentele cuprinse în poziţia respectivă a
i nventarului;
6) Î n rubrica a şasea se înscriu, când este cazu l . cotele date la
Arhivele Naţionale xerocopiilor, fotocopiilor etc. după care s-au
executat cadrele de microfilm respective.
92
ANEXA nr. 7A
( Denumirea colecţiei)
FIŞA ROLEI
Cadre ______
Provenienţă: -------
Fondul: _____________________
Cotele: ______________________
Ani i :
________________________
Conţinutul : ------
Limba: ____________________�
Semnătura: ______________________
93
A 1.·ii: se înscriu anii din care ex istă documentele; anii succesivi se
menţionează prin cei extremi.
Conţinutul: se menţionează principalele probleme ori eveni mente la care se
referă documentele.
Limba: se menţionează l i mba, respectiv limbile (în ordinea frecvenţe i ) în
care sunt înscrise documentele. Dacă pe rolă sunt reproduse
documente aparţinând mai multor părţi structurale ale aceluiaşi fond.
pentru fiecare subdi viziune ( respectiv pentru fiecare divi ziune
neurmată de vreo subdiviziune} se precizea1.ă între paranteze. cadrele
respective şi se completează rubricile „cotele'·, „ani i··. „conţinutul" şi
„limba". Dacă documentele aparţin unor fonduri d i ferite, rubric i le se
reiau începând cu „fondul"; dacă documentele provin din instituţii
deţinătoare diferite, rubricile se reiau începând cu „provenienţa".
Denumirile înscrise la rubricile „provenienţa", „fondul" şi „părţile
structurale" se redau în l imba respectivă, urmate fiecare de traducerea în
limba română, între paranteze. Elementele de cotă se redau ca în arhiva de
provenienţă.
Raporturile dintre diferitele părţi structurale ale fondului se marchează
prin folosirea de grafii diferite în redarea denumirilor lor ( maj uscule ori
mmuscule ) , aşezarea în pagină, numerotarea.
INVENTAR nr. : se completează după întocmirea in ventarului şi l uarea în
evidenţă a acestuia în Registrul inven tarelor.
Cota veche se completează în cazul rolelor primite de la alte insti tuţi i .
înscriindu-se denumirea instituţiei şi cota dată d e aceasta.
94
ANEXA nr. 8
( Denumirea creatorului
sau deţinătorului)
INVENTAR
al colecţiei de documente ci nematografice
"'
,,.,. o..
"' -� u " -�
....
t -o t;· ·c -:::J u· · :; :; t:
;:;
u "' o :::
:>
:; -:::J c
"'
"' :>
-o
� :; ;:; :>
"' �
o..
:>
c
::: " " f= .§ :E o
:i. 2
<( o.. o u 2
o.. t.= �
Cil u..
o 2 4 5 6 7 8
0) Cota fi lmului;
I) Se specifică anul de producţie menţionat la s fârşitul ultimului act:
2) Genericul se completează potrivit primei părţi a primului act
speci ficându-se autorii scenariului. regiei. 1 mginii, sunetului,
muzicii, producţiei şi principalilor interpreţi, când este cazul ;
3) Se specifică titulatura exactă a casei de producţie;
4) Se transcrie titlul fi lmului şi se relatează în rezumat subiectul
actului;
5) S e completează prin menţionarea tipului d e suport: suport d e nitrat.
suport de triacetat de celuloză sau triacetat de poliester:
6) Se specifică formatul fi lmului: 1 6 mm sau 35 mm etc . :
7) Se precizează durata actului:
8) La această categorie, se specifică numărul de exemplare şt
recopieri le.
95
ANEXA nr. 9
( Denumirea creatorului
sau deţinătorului)
INVENTAR
al colecţiei de documente i nformatice
o 2 3 4 5 6
0) Cota documentului;
1) Se menţionează denumirea fişierului bazei de date din care face
parte fişierul, banca de date de care aparţine baza de date:
2) Se specifică echipamentul electronic p e care s - a creat şi softul
folosit, eventual codurile de intrare;
3) S e descrie baza d e i nformaţii cuprinse în u.a.;
4) Se specifică: bandă sau disc magnetic, d isc optic etc . ;
5) Se dă î n octeţi ( bytes) ;
6) Eventual se menţionează dacă este i ntrodusă într-o reţea şi
descrierea caracteristicilor reţelei.
96
CAPITOLUL IV
97
interne de lucru şi de ordine interioară desti nate realizării protecţiei
informaţi ilor.
Protecţia fizică constituie ansamblul activităţi lor de pază. securitate şi
apărare, pri n măsuri şi dispozitive de control fizic şi prin mij loace tehnice. a
informaţi ilor clasificate.
Protecţia personalului este ansamblul verificărilor şi măsurilor destinate
persoanelor cu atribuţii de serviciu în legătură cu informaţiile clasificate.
spre a preveni şi înlătura riscurile de securitate pentru protecţia informaţiilor
clasificate.
Certificate de securitate sunt documentele care atestă verificarea şi
acreditarea persoanei de a deţi ne, de a avea acces şi de a lucra cu informaţii
clasificate . "35
.,Prin autoritate sau instituţie publică se înţelege orice autorita_te sau
instituţie publică. precum şi orice regie autonomă care utilizează resurse
financiare publice şi care îşi desfăşoară acti vitatea pe teri toriul României,
potrivit Constituţiei.
Prin informaţie de interes public se înţelege orice informaţie care
priveşte activităţile sau rezultă d i n activităţi le unei autori tăţi publice,
indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a informaţiei.
Prin informaţie cu privire la datele personale se înţelege orice informaţie
privind o persoană fizică identificată sau identificabilă." 36
,,În categoria informaţi ilor secrete de stat sunt cuprinse informaţi ile care
reprezintă sau care se referă Ia:
a) sistemul de apărare al ţării şi clementele de bază ale acestuia,
operaţi ile militare, tehnologiile de fabricaţie, caracteristicile armamentului
şi tehnicile de luptă utilizate exclusiv în cadrul elementelor sistemului
naţional de apărare;
b) planurile. precum şi dispoziti vele mil itare, efectivele şi misiunile
foqelor angajate :
c) cifrul de stat şi alLe elemente criptologice stabi lite de autorităţile
publice competente. precum şi activităţile în legătură cu reali zarea şi
fol osirea acestora;
i; Legea p1frind prorecfia inf(m11afiilor clasificare. nr. 1 82 din 1 2 aprilie 2002. în „Monitorul
Oficial". partea I. anul X IV . nr. 248 din 12 aprilie 2002. p.2-3. (În continuare: Legea 1 82/2002)
'" LeJiea p1frind li/Jernl acces la 111f(m11aţiile de inrere.1· public. nr. 544 din 12 ocro111/Jrie 2001.
în „Monitorul Olîcial". p a rte a I. nr. 663 din 23 octombrie 200 1 . p. 5 .
98
d ) organizarea sistemelor de protecţie şi apărare a ohiecti velor.
sectoarelor şi la reţelele de calculatoare spec iale şi mil itare, inc lusiv la
mecanismele de securitate a acestora;
e) datele, schemele şi programele referitoare la sistemele de comunicaţii
şi la reţelele de calculatoare speciale şi mil itare, inclusiv la mecanismele de
securitate a acestora:
f) activitatea de informaţii desfăşurată de autorităţile publ ice stabilite prin
lege pentru apărarea ţării şi siguranţa naţională;
g) mij loacele, metodele. tehnica şi echipamentul de lucru, precum şi
sursele de informaţii specifice, folosite de autorităţile publice care
desfăşoară activitate de informaţii;
h ) hărţile, planurile topografice, termogramele şi înregistrările aeriene de
or.ce tip, pe care sunt reprezentate elemente de conţinut sau obiective
clasificate secrete de stat;
i) studiile, prospecţiun ile geologice şi determinările gravi metrice cu
densitate mai marc de un punct pe kilometru pătrat, prin care se evaluează
rezervele naţionale de metale şi m inereuri rare, preţioase, di sperse şi
radioactive, precum şi datele şi informaţiile referitoare la rezervele
materiale, care sunt în competenţa Administraţiei Naţionale a Rezervelor de
Stat:
j) sistemele şi planurile de alimentare cu energie electrică. energic
termică. apă şi alţi agenţi necesari funcţionării obiectivelor clas.i ficate
secrete de stat;
k) acti vităţile ştiinţifice, tehnologice sau economice şi investiţiile care au
legătură cu s iguranţa naţională ori cu apărarea naţională sau prezintă
i mportanţă deosebită pentru interesele economice şi tehnico-ştii nţifice ale
României;
I) cercetăril e ştiinţifice în domeniul tehnologi ilor nucleare. în afara celor
fundamentale, precum şi programele pentru protecţia şi securitatea
materialelor şi instalaţi ilor nucleare:
m) emi terea, imprimarea bancnotelor şi baterea monedelor metalice.
machetele emisiuni lor monetare ale B ăncii Naţionale a României şi
elementele de siguranţă ale însemnelor monetare pentru depistarea
falsurilor, nedestinate publ icităţii , precum şi i mprimarea şi tipărirea hârtiilor
de valoare de natura titlurilor de stat, a bonurilor de tezaur şi a obligaţiunilor
de stat:
n) relaţi ile şi activităţile externe ale statului român, care. potrivit legii, nu
sunt destinate publ icităţi i . precum şi i n formaţi ile altor state sau organizaţii
99
mternaţionale, faţă de care, prin tratate ori înţelegeri internaţionale, statul
1
român şi-a asumat obligaţia de protecţie."· 7
„Protecţia informaţii lor secrete de stat reprezi ntă o obligaţie ce revme
tuturor persoanel or autorizate care le emit, le gestionează sau care intră în
posesia lor.
Conducătorii unităţilor deţinătoare de informaţii secrete de stat sunt
răspunzători de aplicarea măsurilor de protecţie a informaţii lor secrete de
stat.
Persoanele juridice de drept privat deţinătoare de informaţii secrete de
stat au obligaţia să respecte şi să aplice reglementările în vigoare stabil ite
pentru autorităţile şi instituţi ile publice, în domeniul lor de activitate. " 38
Obligaţiile şi răspunderile ce revin autorităţil or şi instituţi ilor publice,
agenţilor economici şi altor persoane j uridice pentru protecţia informaţi i lor
secrete de stat sunt prevăzute în capitolul IV al Hotărârii pentru aprobarea
Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România,
nr. 5 85/2002, p. 1 2-23 .
1 00
Pentru identificarea documentelor cu caracter secret de serviciu, numărul
de înregistrare al acestora va fi precedat de l i tera S. iar pc l'iccare pagină se
va înscrie „secret de serviciu".
„Informaţiile secrete de serviciu constituite în dosare. precum şi cele
legate în vol ume distincte se marchează pe copertă ş1 pe pagina de titlu.
Evidenţa documentelor secrete de serviciu se ţine separat de cea a
documentelor secrete de stat şi nesecrete, în registrul special destinat acestui
scop, conform modelului prezentat în anexa nr. 6 a acestui capitol.
Este interzisă scoaterea din incinta unitătii deti nătoare a informatiilor .
„.io
secrete de serviciu fără aprobarea conducător�Iui ac� steia.
'" Ho1ărâre p1fri11d prolectia in/iimwţii/or secrete de sen·iciu. nr. 78112002 . ln „Monitorul
Oficial". panea I. an XIV. nr. 575 din 5 august 2002, p. I O. (În continu are Hotărârea 57�/2002)
" Ibidem
!Ol
Persoanele care au certificate de securitate sau autorizaţii de acces vor
se:nna angajamentul de confidenţialitate, prevăzut în anexa nr. 3 a acestui
capitol.
Î n cazuri excepţionale, determinate de s ituaţii de criză, calamităţi sau
eveni mente imprevizibile, conducătorul unităţii poate acorda acces temporar
Ia informaţii clasificate anumitor persoane care deţin certificat de securitate
sau autorizaţie de acces. cu condiţia asigurării unui sistem corespunzător de
evidenţă.
Persoanele care primesc dreptul de acces temporar la informaţii secrete
de stal vor semna angaj amentul de confidenţiali tate şi vor fi comunicate la
ORNISS. în cel mai scurt timp posibil, pentru e fectuarea verificărilor de
·
1 02
„Evidenţa materialelor documentare care conţin informaţii clasificate se
ţine în registre speciale. întocmite potrivit modelelor rrcvăzulc în anexele
nr. 4. 5 şi 6 a acestui capitol.
Numerele de înregistrare sunt precedate de numărul de zerouri
corespunzător nivelului de secretizare atribuit. sau de litera „S" pentru
secretele de serviciu.
Toate registrele, condicile şi borderourile se înregistrează în registrul
unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderouri lor şi a caietelor pentru
însemnări clas i ficate, conform modelului din anexa nr. 7 .
Fac excepţia actele d e gestiune, imprimatele înseriate ş i alte documente
sa.1 materiale cuprinse în forme de evidenţă speci fice.
Emitenţii şi deţinătorii de i nformaţii clasificate sunt obligaţi să
înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor şi materialelor primite.
expediate sau a celor întocmite de unitatea proprie, potrivit legi i .
Î n registrele pentru evidenţa informaţiilor clasi ficate vor fi menţionate
numele şi prenumele persoanei care a primit documentul, iar acesta va
semna de primire în condica prevăzută de anexa nr. 8 .
Atribuirea numerelor d e înregistrare în registrele pentru evidenţă se face
consecutiv. pe parcursul unui an calendaristic.
Numerele de înregistrare se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele
documentelor sau materialelor care conţin informaţii clasi ricatc. prec um şi
pe documentele anexate.
Anual. documentele se clasează în dosare. potri vit problematicii şi
termenelor de păstrare stabilite în nomenclatoare arh ivistice, potrivit legii.
Cl asarea documentelor sau materialelor care conţin informaţii clasificate
se face separat. în funcţie de suportul şi forma acestora, cu folosirea
mij loacelor de păstrare şi protej are adecvate.
Informaţiile strict secrete de importanţă deosebită vor fi compartimentate
rizic şi înregistrate separat de celelalte informaţii .
Evidenţa documentelor strict secrete şi secrete poate f i operată în acelaşi
registru.
Multiplicarea prin dactilografiere şi procesare la calculator a
documentelor clasificate poate fi realizată numai de către persoane
autorizate să aibă acces la astfel de informaţii şi în încăperi special
destinate.
Documentelor care conţin informaţii clasi ficate rezultate în procesul de
multipl icare li se atribuie numere din registrul de evidenţă a info rmaţiilor
clasificate mu ltiplicate. întocmi t conform modelului din anexa nr. 9 .
Evidenţa operaţiuni i de multiplicare se face prin marcare atât p e ori ginal,
cât şi pe toate copiile rezultate.
1 03
Parchetele. instanţele şi comisiile de cercetare pot multipl ica documente
care conţi n informaţii clas i ficate numai în condiţiile prezentelor standarde.
Documentele clasificate pot fi microfilmate sau stocate pe discuri optice
ori pe suporţi magnetici în următoarele condiţi i :
a) procesul d e microfilmare sau stocare s ă fie realizat c u aprobarea
emitentului, de personal autorizat pentru clasa sau nivelul de secretizare a
informaţiilor respective;
b ) microfilmelor, discuri lor optice sau suporţilor magnetici de stocare să
li se asigure aceeaşi protecţie ca a documentului original :
c ) toate microfi lmele. discurile optice sau suporţii magnetici de stocare să
fie înregistrate într-o evidenţă specifică şi supuse, ca şi documentele
originale, verificării anuale.
Î n cazul în care un document secret de stat este studiat de o persoană
abil itată, pentru care s-a stabilit necesitatea de a accesa astfel de documente
în vederea îndepl i nirii sarci ni lor de serviciu, această activitate trebuie
consemnată în fişa de consul tare, întocmită conform modelului din anexa
nr. I a acestui capitol.
Informaţiile clasificate ieşite din termenul de clasificare se arhivează sau
se distrug.
Arhivarea sau distrugerea unui document clas i ficat se menţionează în
registrul de evidenţă principal, prin consemnarea cotei arhivistice de
regăsire sau, după caz, a numărului de înregistrare a procesului-verbal de
distrugere.
Procesele-verbale de distrugere şi documentele de evidenţă ale acestora
vor fi arhivate şi păstrate cel puţin 1 O ani .
Documentele ş i materialele c e conţin informaţii clasi ficate s e transportă,
pe teritoriul României. prin intermediul unităţi i special izate a Serviciului
Român de Informaţi i , iar în străinătate prin valiza diplomatică. de către
curierii diplomatici selecţionaţi şi pregătiţi de Serviciul de Informaţii
Externe. "4 3
Deşi Legea Arhivelor Naţionale nr. 1 6/ 1 996 nu cuprinde prevederi
exprese în legătură cu in formaţiile clas i ficate, Instrucţiunile privind
activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente rezervă
subcapitolul „E" (art. 37-39) problemelor privind ordonarea. inventarierea şi
selecţionarea acestor documente.
Documentele păstrate la fostele birouri de documente secrete (B .D.S. )
sau cele care se creează la actualele compartimente speciale sunt cele mai
valoroase din punct de vedere documentar-istoric. ştiinţific sau practic.
1 04
Tocmai de aceea, după ce ies din termenul de clasi ficare, nu trebuie distruse
ci trebuie predate, cu forme legale. arhi vei unităţii . ca de aici. cele
permanente (şi acestea sunt în majoritate) să aj ungă la Arhivele Naţionale
sau la d irecţiile j udeţene ale Arhivelor Naţionale.
1 05
Autorităţile publice sunt obligate să dea din oficiu publicităţii un raport
periodic de activitate, cel puţin anual, care va fi publicat în Monitorul
Oficial al României, partea a II-a."44
Accesul la informaţii se realizează prin: afişare, publ icare. consultare.
Autorităţile şi instituţii le publice sunt obligate să asigure persoanelor. la
cererea acestora. informaţi ile de interes public solicitate în scris sau verbal.
. .Autorităţile publice au obligaţia să organizeze. de regulă o dată pe l ună.
conferinţe de presă pentru aducerea la cunoştinţă a informaţiilor de interes
public.
Î n cadrul conferinţelor de presă autorităţil e publice sunt obl igate să
răspundă cu privire la orice informaţii de interes public.
Autorităţile publ ice au obligaţia să acorde fără d iscrimi nare acreditare
ziariştilor şi reprezentanţilor mijloacelor de informare în masă."45
„Pentru a facil ita redactarea solicitări i şi a reclamaţiei administrative
autorităţi le şi i nstituţiile publice vor pune gratuit la dispoziţia persoanelor
interesate formulare-tip.
Modelele formularelor tip ale cererii de i nformaţii de interes public şi ale
reclamaţiei administrative sunt prezentate în anexele nr. I. 2a şi 2b."46 (ale
Normelor metodologice)
Modelul scrisorii de răspuns la cerere şi cel al scrisorii de răspuns la
reclamaţia administrativă, împreună cu modelele registrului pentru
înregistrarea documentelor prevăzute mai sus, sunt prezentate în anexele nr.
3. 4 şi 5 din Normele metodologice de aplicare a Legi i nr. 544/200 l privind
l iberul acces la informaţiile de interes public.
"
',ege privind liberul acces l a inf!nwaţiile d e interes public nr.S.141200 1 , î n Monitorul
Oficial, partea I. nr. 663 din 23 octombrie 200 I , p.5.
"
Ibidem, p.7.
4 " Non11e metodologice d e aplicare a Legii n r. 544/2001 privi11d liberul acces l a i11f!1rmaţiile de
illleres public. în Monitorul Oficial partea I. nr. 1 67 din 8 martie 2002. p.7.
1 06
ANEXA Nr. I
FIŞA DE CONSULTARE
a documentului „Strict secret de importanţă deosebită" nr. ____ . din _______
privind ___________
Cine a
Numele,
Numele, prenumele aprobai
Numărul şi Semnătura prenumele şi
şi funcţia celor care Data şi ora consultareu Data şi ora
Nr. seria celui care a semnătura celui
au luat cunoştinţă primirii documentului restituirii Obs.
crt. certificatului primit care a primii
ele con\inutul documemului (numele. documentului
de securitate documentul documentul (în
documentului prenumele.
urmu restituirii)
8 funcţia)
ANEXA Nr. 2
ROM ÂNIA
UNITATEA _________
Compartimentul ________
NUME:
PRENUME:
FUNCŢIA:
o
00
COMPARTIMENTUL:
Nr. Semnătura
Tema pregătirii Forma de pregătire Locul Perioada Observat ii
cn. titularului de fişă
ANEXA Nr. 3
ANGAJAMENT DE CONFIDENŢIALITATE.
Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Semnătura
DAT ÎN PREZENŢA
'
Pentru persoanele care au acces la i nformaţii secrete de stat şi de serviciu.
1 09
ANEXA Nr. 4
ROMÂNIA
( UNITATEA)
Compartimentul _______
REGISTRUL DE EVIDENŢĂ
al informaţii lor strict secrete de importanţă deosebită
INTRARE
Data înrel'!:istrării Nr. şi data
Nr. de
De la cine Conţinutul pe
Nr. ex
Nr Nr. anexe
Nr. file
Cui i s-a
reparti zat
înregi strare
anul luna ziua doct11nen1ului la provine scurt al
lile/ex anexe
expeditor documentul documentului documentul
IEŞIRE
Dala expedierii Nr.
Nr dosarului şi fila unde a
Nr. ex
Nr Nr. lile fos1 clasat documentul sau
Observaţii
anul I I
Destinatar Nr. file borderoului de
luna ziun anexe anexe nr procesului-verbal de
expediere
d1s1ru.ecre
ANEXA Nr. 5
ROMÂNIA
( UNITATEA)
Compartimentul _______
REGISTRUL DE EVIDENŢĂ
al informaţiilor strict secrete ş i secrete
INTRARE
IEŞIRE
Compartimentul _______
REGISTRUL DE EVIDENŢĂ
al i nformaţii lor secrete de serv iciu
INTRARE
IEŞIRE
ANEXA Nr. 7
REGISTRUL UNIC
De evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi a
caietelor pentru însemnări clasificate
Semnălura celui
Numele. Data dis1ribuirii Nr dosarului unde a
Denumirea Seria şi numărul
care a primit
Nr prenumele celui fos1 clasai sau nr.
Nr ri le malerialelor certificatului de Obs.
cn./sena
distribuite
care a primit
securitate
I.Ilia luna anul malerialul
procesului-verbal de
materialul distrugere
l>J
ROMÂNIA
U NITATEA
Compartimentul ______
CONDICĂ DE PREDARE-PRIMIRE
a documentelor clasificate
Compartimentul _______
REGISTRUL
de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate
INTRARE
IEŞIRE
Antetul unităţi i
Şeful unităţi i.
( Semnătura şi ştampila)
1 16
ANEXA Nr. 1 1
Nr. din
REGISTRUL
pentru evidenţa autorizaţii lor de acces la informaţi i le secrete de serviciu
Numele, Funcţia şi
prenumele şi compartimentul Data Seria şi
Nr. Perioada de Data Motivul
datele de în care îşi eliberării numărul Observaţii
crt. valabili tate retragerii retrageri i
identificare ale desfăşoară autorizaţiei autorizaţiei
posesorului activitatea
CAPITOLUL V
1 18
selecţionare a documentelor. Delicată deoarece. dacă asupra lucrărilor de
ordonare şi inventariere se mai poate interveni . eventual. chiar reface, la
nevoie, selecţionarea - cel puţin în ceea ce priveşte documentele eliminate -
arc caracter ireversibil. A vând în vedere tocmai acest fapt, legislaţia
arhivistică actuală a adus mod i f"icări conceptuale în legătură cu
selecţionarea documentelor. Astfel. obl igaţia unităţi lor de a prezenta în
dosarul selecţionării inventarul sau inventarele documentelor permanente
din perioada pentru care se solicită confirmarea lucrării de la
compartimentele în cauză, oferă arhivistului care verifică lucrarea
posibilitatea să cunoască criteriile care au stat la baza aprecierii valorii
documentelor. Dacă arhivistul consideră că nu s-a acordat atenţia cuvenită
anumitor informaţii , poate interveni, iar în urma verificării lucrării la faţa
locului, poate face propuneri de reţinere permanentă sau scoaterea din
evidenţă a acestor documente. indiferent ce termen de păstrare au în
nomenclator. Î n cond iţi ile în care termenele de păstrare pentru fiecare
categorie de documente se regăsesc doar în nomencl atoarele arhivistice.
creşte mult responsabilitatea atât a celor care aprobă aceste instrumente de
lucru, cât şi a arhiviştilor şi arhivarilor, care trebuie să conştientizeze atât
conducerile unităţilor, cât şi comisiile de selecţionare ca în nomenclatoarele
pe care le întocmesc să stabilească termenele permanente nu numai în
funcţie de necesităţi şi specific. dar şi ţinând seama de valoarea documentar
şti inţifică a documentelor.
1 19
- Vechimea documentului se înscrie între principalele criterii valorice.
fapt care a determinat limitarea în timp a selecţionării în general. în funcţie
de eveni mente sau momente istorice importante.
Deşi legislaţia arhivistică actuală nu stabileşte li mita cronologică a
selecţionării documentelor create de unităţi , considerăm că cea stabil ită de
Normele Tehnice pentru documentele din depozitele Arhi velor Naţionale,
adică anul 1 920. trebuie aplicată şi în cazul acestora. Prin urmare, nu vom
selecţiona documente mai vechi de anul 1 920, acestea păstrându-se integral.
- Valoarea practică şi valoarea juridică contribuie în mod substanţial la
conturarea valorii istorice a documentelor.
- Regăsirea informaţiilor în documente însumative (si nteze ) pune sub
se;1mul întrebării valoarea şi deci necesitatea păstrării documentelor
însumate. Î n aprec ierea valorii acestor documente trebuie. însă. să se aibă în
vedere nivelul redării aspectelor concrete, a realităţii în documentele
centralizatoare. pentru a nu se ajunge la situaţia pierderii informaţiei directe
şi păstrarea doar a celei generalizate.
S-ar părea că repetarea informaţiei în alte documente este rel uarea într-o
formulare diferită a criteriului anterior. Î n realitate. este vorba de regăsirea
aceleiaşi informaţi i. redată mai sumar sau mai amplu, mai explicit sau mai
greoi. în documente provenite de la emitenţi diferiţi sau acelaşi emitent. în
aprecierea valori i dându-se prioritate celor care reţin informaţia mai amplă.
mai exactă şi mai precisă.
- Distrugerea parţială a unor fragmente de fonduri i mpune păstrarea şi a
unor documente cu un conţinut i nformaţional mai redus. Î n acest caz
devenind operant criteriul volumului de documente care s-a păstrat dintr-un
fond sau dintr-o perioadă a existenţei şi activităţii creatorului sau al
cantităţii documentelor. Fireşte. nu vom elimina documente în si tuaţia când
acestea sunt foarte puţine pentru anumiţi ani, chiar dacă valoarea lor este
mai redusă.
- Frecvenţa documentelor în cadrul Fondului Arhi vistic Naţional şi
universal impune cunoaşterea cât mai exactă a documentelor create în mai
multe exemplare şi aria lor de răspândire, pentru evitarea el imi nări i acestora
de la toate nivelele. În mod deosebit trebuie apreciate valoric aşa-numitele
dublete. avându-se în vedere locul lor de păstrare. în cadrul unităţii
creatoare sau la alte unităţi, în special din alte localităţi .
- Î n stabil irea valorii istorice a documentelor mai operează, uneori cu o
pondere deosebită. şi alte criterii printre care: valoarea artistică (ornamente
din metale şi pietre preţioase. miniaturi, gravuri. caracteristici de formă):
suportul deosebit ( pergament. mătase, papirus. coajă de rnpac etc J : semne
de validare deosebite ca şi starea de conservare a documentelor.
1 20
3. Comisia de selecţionare. Atribuţiile şi modul ei de lucru
121
arhivistic al unităţii respective şi unde este cazul face rectificările sau
completările necesare.
Folosindu-se de inventare, comisia va confrunta fiecare poziţie din
inventare cu documentele din depozit, analizând practic fiecare dosar.
registru. condică. cartotecă în parte pentru a-i stabi l i valoarea documentar
istorică sau practică sau lipsa oricărei valori. caz în care aceste documente
vor fi propuse pentru a i ntra în circuitul economic .
La stabilirea termenelor de păstrare se ia în calcul anul următor
constituirii documentelor, excluzându-se şi anul întocmirii lucrări i . Spre
exemplu, dacă documentele au fost create în anul 1 99 1 şi au termenul de
păstrare de 1 O ani, vor putea fi selecţionate în anul 2002.
Comisia analizează, deci, i ntegral documentele în paralel cu inventarele
acestora. din perioada supusă selecţionăr i i . indiferent de termenul de
păstrare. pentru ca membrii comisiei să poată avea o pri vire de ansamblu
asupra documentelor existente şi a informaţii lor ce le cuprind . Altfel, există
riscul de a distruge documente unicate. cc nu mai pot fi recuperate. sau de a
păstra documente ale căror informaţii sunt însumate în altele mai
cuprinzătoare.
După ce membrii comisiei s-au convins că documentele veri ficate au
valoare documentar-istorică sau practică. pe acestea le pun separat de cele
cu termenul de păstrare expirat şi fără valoare.
Î n aprecierea valorii documentelor. comisia de selecţionare va avea în
vedere termenele de păstrare prevăzute în nomenclator. dar abia după ce a
privit documentele prin prisma celor menţionate mai sus. Astfel. se pot ivi
situaţii când pe coperta unităţii arhivistice scrie 1 O ani. dar ca cuprinde. de
fapt. şi documente cu valoare istorică. Î nseamnă că unitatea arhivistică a
fost greşit constituită. şi în acest caz trebuie să o păstreze la termenul cel
mai mare, adică permanent.
Î n multe cazuri, statele de plată care. de la permanent au fost trecute la 90
de ani apoi la 70 de ani, iar conform Legii contabi lităţii nr . 82/ 1 99 1 se
păstrează 50 de ani, au fost cusute împreună cu actele de casă. care au
termen de păstrare I O ani. În această si tuaţie, comisia de selecţionare va
dispune ca arhivarul sau responsabilul cu arhiva să detaşeze statele de plată.
constituindu-Ic în dosare separate, pc luni, trimestre sau an. în funcţie de
volumul documentelor şi să le inventarieze l a 5 0 de ani, iar actele de casă.
notele contabile etc., dacă au termenul de păstrare expi rat. vor fi
selecţionate şi propuse pentru a intra în circuitul economic. ca maculatură.
O atenţie aparte vor trebui să acorde membrii comisiei documentelor care
în nomenclator, pe lângă cifra reprezentând termenul de păstrare. au şi
menţiunea „CS" (comisia de selecţionare - ex. 1 0 CS). În aceste cazuri ,
1 22
com1s 1 a poate propune prelungirea termenelor de păstrare, păstrarea
permanentă a acestor documente şi deci cuprinderea lor în inventarul celor
permanente, Ia compartimentele şi anul sau anii respectivi. sau propunerea
pentru scoaterea lor din evidenţa arhivei şi predarea în circuitul economic .
Comisia va reţine ca documente permanente cele care cuprind informaţii
despre viaţa şi activitatea unităţii respective şi a oamenil or săi. inclusiv sau
mai ales cele create de fostele birouri de documente secrete ( B O S ) ca şi de
actualele compartimente speciale şi documentele de sinteză: situaţi i
centralizatoare, dări de scamă, rapoarte, studii, memori i , situaţii statistice -
toate anuale etc.
„Practica arată ca aprecierea arbitrară a documentelor de către
nespecialişti duce, fie la propunerea de a se păstra toate documentele,
indiferent de problemele la care se referă şi în câte exempl are s-ar afla, fie
la tendinţa de a se distruge toate documentele sub motivul că nu mai sunt
utile. Formalismul, superficialitatea. incompetenţa pot duce Ia pierderi
irecuperabile de documente. de aceea, pentru selecţionarea documentelor.
este necesar să fie consultat un cerc cât mai larg de spec ial işti care să
argumenteze propunerile de păstrare sau el iminare a documentelor." "8
Documentele create înainte de punerea în aplicare a nomenclatoarelor şi
indicatoarelor termenelor de păstrare se selecţionează după ce în prealabil
au fost ordonate şi inventariate, aşa cum s-a precizat la temele respective.
Termenele de păstrare pentru aceste documente vor fi cele din noul
nomenclator arhi vistic, iar pentru cele care nu se regăsesc în nomenclator.
încadrarea se va face prin asi milare.
După ce se va confrunta inventarul cu conţinutul unităţi i arhivistice
pentru a stabili dacă inventarierea a fost făcută corect. membrii comisiei
notează l a rubrica „Observaţii" a inventarului cu „M" ( macul atură ). unitătile
arhivistice propuse pentru eliminare. Numerele de inventar ale acestor
unităţi arhivistice se trec într-un proces-verbal, în ord inea lor cronologică
( vezi anexa nr . 4. valabil ă şi pentru selecţionarea Ia instituţiile Ministerului
Justiţiei, Ministerului Publ ic şi instituţiile administraţiei de stat din
Transilvania şi Banat. după 1 920) .
Documentele permanente rămase după selecţionare vor trebui
inventariate din nou în vederea predării la Arhi vele Naţi onale respective. la
termenele prevăzute de lege.
1 24
Comisia de selecţionare are obligaţia de a selecţiona atât documentele
proprii cât şi pc cele create de alte unităţi. dar păstrate în depozitele unităţii
respective.
Pentru a veni în sprij i nul creatorilor şi deţi nătorilor de documente. în
cazuri bine j ustificate şi sub controlul arhiviştilor. Arhi vele Naţionţile au
stabi lit ca documentele vădi t nefolositoare. de acelaşi fel. cu termene de
păstrare între 1 -5 ani, găsi te în depozite în timpul ordonării fondurilor ca:
boniere, chitanţiere, buletine de d istribuţie. foi de pontaj , condici de
prezenţă, foi de parcurs, FAZ-uri, condici sau borderouri de expediere a
corespondenţei, bilete de intrare în unităţi , corespondenţă financiar
contabilă care nu se anexează la notele contabile, liste zilnice de alimente,
copii facturi, condici de termene, formulare necompletate. dublete ele . , la
expirarea termenelor de păstrare, să fie separate de restul documenlelor
fondului, în vederea eliminării l or globale. cu ocazia selecţionării ( art. 42
din Instrucţiunile de aplicare a legii nr. 1 6/ 1 996 ) .
Procesul-verbal d e selecţionare globală v a trebui să cuprindă: numărul
curent; denumirea categoriei de documente; anii extremi ; cantitatea (în kg.
sau ml): poziţia din nomenclator şi termenul de păstrare. (vezi procesul
vcrbal model anexa nr. 2 a acestui capitol)
1 25
4. Inventarul sau inventarele documentelor permanente ale
rnmpartimentelor de la care se selecţionează documente şi din perioada
pentru care se face selecţionarea.
Î n cazul în care comisia face doar selecţionare globală. pentru documente
vădi t nefolositoare. de acelaşi fel , lucrarea nu va cuprinde şi inventarul sau
inventarele documentelor propuse pentru retopit.
Procesul-verbal. sau. după caz, procesele-verbale de selecţionare.
aprobate şi de conducerea unităţii, însoţite de inventarul sau inventarele
unităţilor arhi vistice având termenele de păstrare expirate. propuse de către
comisia de selecţionare pentru a fi eliminate şi de inventarul sau inventarele
documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează
selecţionarea. de la compartimentele în cauză. se trimit. într-un exemplar.
cum s-a menţionat. cu adresă, Arhi velor Naţionale, în cazul unităţi lor
centrale, sau d irecţiilor j udeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul unităţi lor
locale.
Comisia de selecţionare a Arhivelor Naţionale resrective. în urma
verificării lucrării la faţa locului, poate hotărî păstrarea permanentă a unor
documente. chiar dacă. potrivit nomenclatorului arhi vistic. acestea au
termene de păstrare temporară.
Documentele prorusc pentru selecţionare se păstrează pe rafturi. în
ordinea iniţială, pentru a putea fi verificate de către reprezentantul Arhivelor
Naţionale respective, în vederea confirmării lucrării.
Abia după obţinerea confirmării scrise de la Arhivele Naţionale
respective, documentele vor trebui scoase din evidenţa arhivei. operându-se
acest fapt în Registrul de evidenţă curentă, aşa cum prevede articolul 9 din
Legea nr . 1 6/ 1 996 şi articolele 27-28 din I nstrucţiunile privind activitatea de
arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, şi vândute. ca maculatură,
unităţi lor de colectare a hârtiei.
O dată cu predarea acestor documente eliminate din arhi vă. unitatea în
cauză. va preda uni tăţii colectoare şi o copie după confirmarea Arhi velor
Naţionale respective, fără de care preluarea documentelor eliminate nu este
legală.
Precizăm că selecţionarea documentelor ( vinderea ca hârtie obişnuită,
distrugerea lor etc . ) de orice fel fără confirmarea Arhivelor Naţionale sau
direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale atrage după sine răspunderi
penale.
Centrele de colectare a deşeuri lor de hârtie trebuie să ştie că nu pot
prelua documente de arhi vă. de nici un fel , fără copia dură confi rmarea
Arhi velor Naţionale sau direcţi ilor judeţene ale Arhi velor Naţionale.
1 26
Î n concluzie. selecţionarea unui fond - piatra de încercare a lucrătorului
în arhive -. indiferent de metodologia apl icată. potri vit legislaţiei
arhi vistice. este o problemă de maximă răspundere care reprezintă o etapă
importantă în procesul de pregătire a documentelor în vederea depunerii
celor cu valoare documentar-istorică la Arhivele Naţionale sau la direcţi ile
j udeţene ale Arhivelor Naţionale, ca bază documentară.
Instruirea periodică a membrilor comisiilor de selecţionare şi legătura
permanentă a arhivarilor sau responsabililor cu arh i va de la creatorii şi
deţinătorii de documente cu Arhi vele Naţionale sau direcţi ile judeţene ale
Arhivelor Naţionale, poate contribui la efectuarea în bune condiţii a acestei
del icate operaţiuni arhivistice.
ANEXA nr . I
( Denumirea unităţii)
(Compartimentul)
( Sediul )
Nr. din ____
Către
Arhivele Naţionale ( Direcţia Judeţeană ___ a
Arhivelor Naţionale)
NOTĂ :
1) Numărul adresei . din registru de intrare-ieşire şi data înregistrări i :
2) S e trece indicativul dosarului d i n nomenclator (ex. IB26);
3) Se trece numărul procesului-verbal (proceselor-verbale) care urmează. în funcfie de
numărul selecţionărilor din fond şi anul întocmiri i ;
4) Denumirea completă şi fără prescunări a creatorul u i de fond:
5) Anii extremi ai documentelor selecţionate (ex. 1 965- 1 990);
6) Denumirea judc\ului respectiv.
1 28
ANEXA nr. 2
( Denumirea creatorului)
( Compartimentu l )
(Sediul)
Poziţia din
Nr. Denu mirea categoriei de Anii extremi Canti tatea în kg nomenclator
cn. documente sau ml şi termenul de
păstrare
I Fişe zilnice de pontaj 1 95 1 - 1 994 2 1 0kg 08/5
2 Foi zilnice de parcurs 1 98 5 - 1 994 60 kg C l 6/5
· · Anii extremi
'' Se repeta aceleaşi date pentru to\i membrii comisiei de selecţionare.
1 29
ANEXA nr. 3
( Anexa nr. 5 din lege. art. nr. 1 1 )
(Denumirea creatorului)
(Compartimentul)
(Sediul)
NOTĂ:
]) Procesele-verbale se numerotează. peste ani. în continuare. în func\ie de nu mărul
selecţionărilor din fond. începând cu numărul I :
2) Data când s-a emis ordinul (decizia) :
3) Perioada în care a fost făcută selecţionarea (data începerii şi data încheierii lucrării):
4) Anii extremi (primul şi ultimul an al perioadei selecţionate);
1 30
ANEXA nr. 4
( Denumirea creatorului)
( Compartimentul)
( Sediul )
NOTĂ:
1) Procesele-verbale se nu merotează. peste ani. în continuare. în funcţie de numărul
selecţionărilor din fond. începând cu numărul 1 :
2) Data când s - a emis ordinul (decizia):
3) Perioada în care a fost făcută selecţionarea (data începerii şi data încheierii lucrării):
4) Anii extremi (primul şi ultimul an al perioadei selec\ionate);
5) Se vor trece nr. dosarelor sau documentelor propuse pentru selecţionare (în ordinea
din inventar sau registre).
131
CAPITOLUL VI
1 32
cu cifre romane, începând de la intrare, de la stânga la dreapta. iar poliţele
fiecărui raft vor trebui numerotate, cu ci fre arabe. începând de sus în jos şi
de la stânga la dreapta (stând cu faţa la capătul raftului).
Î n cadrul fondului, documentele se aşează pc compartimente sau pc
grupe de acelaşi fel şi, în cadrul lor, cronologic (pc ani , luni ).
Unităţile arhi vistice ( dosare. registre. condici, cartoteci etc . ) se aşează în
rafturi pe poliţe de la stânga la dreapta şi de sus în jos. începând cu cole mai
vechi. Preluările ulterioare, care întregesc fondul deschis sau colecţia. vor
trebui aşezate în continuarea fondului sau colecţiei respective.
Documentele permanente vor trebui aşezate separat, la compartimentele
şi anii respectivi sau la anii şi compartimentele respective, fie total separat
de restul documentelor, într-o altă încăpere sau pe rafturi aparte.
Documentele permanente - parte a Fondului Arhi vistic Naţional -, trebuie
păstrate separat, în condiţii de maximă siguranţă.
Pentru ca documentele componente ale unui fond arhivistic să fie
rc�ăsitc. la nevoie, cu operati vitate. la aşezarea lor în depozit ( sau depozite)
trebuie să se adopte un plan de grupare a documentelor în cadrul fondului
sau o schemă de sistematizare a lor.
Î n funcţie de modul cum au fost constituite documentele l a creator. se
adoptă şi schema de sistematizare, care urmăreşte ca documentele să fie
grupate. în cadrul fondului, aşa cum au fost create iniţial. Astfel. în funcţie
de modul cum au fost constituite. la aşezarea documentelor în depozite vom
apl ica următoarele scheme de sistematizare:
a ). Schema de sistematizare structural-cronologică. se apl ică pentru
fondurile create de unităţi care au păstrat aceeaşi formă de organizare sau au
suferit puţine modificări de-a lungul acti vităţii lor. Î n acest caz. aşezarea
documentelor în rafturi se face pe compartimente, în cadrul
compartimentelor pe ani, iar în cadrul anilor pe termene de păstrare.
h ). Schema de sistematizare cronologic-structurală, se apl ică pentru
fondurile create de unităţi care au avut sau au compartimente
( departamente. d irecţi i, secţii, servicii. birouri etc . ) şi care au suferit dese
reorganizări în decursul activităţii . Î n acest caz, documentele fondului se
aşează în rafturi pe ani iar în cadrul fiecărui an pe compartimente (părţi
structurale).
c ) . Schema de sistematizare cronologică pe probleme, se adoptă pentru
1 33
ordonate cronologic, dar starea lor actuală nu mai permite reconstituirea
ord i n i i iniţiale.
d). Schema de sistematizare cronologică, se aplică pentru fondurile
i nstituţi ilor ale căror documente au fost constituite în acest fel , iar
reconstituirea poate fi făcută cu aj utorul instrumentelor contemporane de
evidenţă. Această s ituaţie se întâlneşte la unele i nstituţii din Transi l vania ş1
Se.nat (prefecturi. primări i ) . Potrivit acestei scheme. documentele se aşează
după data creării lor. iar dacă l ipseşte data emiterii , se ia în considerare data
înregistrării documentelor.
e). Schema de sistematizare alfabetică, se aplică în cadrul unităţilor doar
la unele compartimente (Personal, Secretariat. Administrativ etc.) pentru
dosare de personal, caziere. dosare ale studenţilor: la bănci - corespondenţă
cu clienţii etc.
Cât priveşte sistematizarea depozitelor de arhi vă. detal i i le sunt cuprinse
în Instrucţiunile privind activitatea de arh ivă la creatorii şi deţinătorii de
documente. art. 8 1 - 1 08 ca şi Normati vul pri vind spaţiile de depozi tare ( vezi
anexa nr. 5 a acestei l ucrări).
1 34
- Î n rubrica a noua se va înscrie numărul inventarului conform
Registrului de evidenţă curentă.
Scoaterea unităţi lor arhivistice din depozite pentru cercetare în di verse
scopuri . se va face pe baza fişei de control, model anexa nr. 9 din
Instrucţiunile privind activitatea de arhi vă la creatorii şi deţinătorii de
documente sau anexei nr. 2 a acestui capitol. Fişa de control se introduce în
locul unităţii arhi vistice scoase. în momentul în care aceasta se ia . de pe
poliţă.
Toate unităţile arhivistice scoase din depozit vor fi trecute în registrul de
depozit, model anexa nr. 8 din Instrucţiunile de aplicare a Legii nr. 1 6/ 1 996
sau anexa nr. 3 a acestui capitol. Registrul se completează de către arhivarul
sau responsabilul cu arhiva unităţii , în prezenţa persoanei care solicită, spre
consultare, documentele respective.
La completarea rubricilor registrului vor trebui avute în vedere
următoarele:
- „Numărul curent" începe cu 1 şi se completează în continuare odată cu
solicitările de scoatere a documentelor din depozit;
- Când unitatea are în depozitele sale un singur fond arhivistic. l a rubrica
„Denumirea fondului, compartimentul". se va completa doar comparti
mentul sau compartimentele de la care provin documentele:
- Î n rubrica „cota u.a." se va trece n umărul curent de inventar (inventare)
al unităţii arhivistice (unităţi l or arhi vistice) scoase din depozit;
- Î n rubrica a patra se scrie „Scopul scoaterii din depozit" : cercetare
ştiinţifică. documentare pentru informări, l ucrări administrative. drepturi ale
diferiţi lor solicitanţi etc . ;
- Rubrica a cincia s e v a completa c u numele, prenumele solicitantu lui ş i
functia
. în unitate;
- Î n rubrica a şasea se va înscrie data scoaterii unităţii arhivistice şi
semnătura solicitantului;
- Î n rubrica a şaptea se consemnează data restituirii unităţii arhivistice şi
semnătura arhi varului sau responsabi lului cu arhi va, ca semn al restituirii
unităţi i arhi vistice.
La restituirea unităţilor arhivistice arhivarul sau responsabilul cu arhiva
verifică exactitatea datelor înscrise în fişa de control cu documentele.
integritatea acestora.
Când se constată l ipsuri de unităţi arhivistice. de fi le. eventuale
de1eriorări. intervenţii pe documente etc., înştii nţează imediat şeful
comparti mentului care răspunde de arh i vă. Acesta este obl igat să ia
măsurile ce se impun, în funcţie de situaţia concretă.
Aceste si tuaţii se consemnează şi în rubrica „Observaţi i'" a registrului de
depozit.
1 35
ANEXA nr. I
(Clădirea)
(Nr. depozit)
GHID TOPOGRAFIC
Numărul Numărul
Nr. Denumirea fondului, Cantitatea Raftul nr. Poliţa nr.
Anii extremi fondului invt:ntarului
crt. colecţiei, compartimentului
ml u.a.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
\.>.)
°'
ANEXA nr. 2
din Instr. )
I nr. l)
FI Ş Ă DE CONTROL
COLECŢIA
COMPARTIMENTUL
NR. INVENTAR
ANUL
NUMELE SI PRENUMELE
SOLICITANTULUI
DATA
ANEXA nr .1 .
( nr. 8 l nslr. )
( Denumirea creatorului sau deţinătorului )
REGISTRUL DE DEPOZIT
Data restituirii
Denumirea fondului, Scopul Dala scoalcrii u.a.; semnătura
Nr. Cota N u mele �i prenumele
companimentulu1 . scoate1ii d111 u.a.: semnătura arhivarului sau Observat ii
Cl1. u . a. solicitantului
colec\iei depozit solicitantului responsabil u l u i
cu arhiva
1 2 1 4 5 6 7 8
<.;J
00
--
-·
CAPITOLUL VII
1 39
2. Depozitele de arhivă
1 40
Instalaţi i l e e lec t ri ce ş i sanitare vor lrchui montate în conformitate cu
normele în v igoare. Depoz i tele lrebuie să fie dotale c u prize pentru fo l o s i rea
aspiratoarel or ş1 a altor a p a rate ce servesc l a întreţinerea documentelor. La
nevoie se i ndică fol osirea lămp i l o r c lcclricc portabile de 25 V. a l i mentate de
la transformator.
Se admi te rea l izarea de depozite fără l u m i nă exterioară. dar în a cest caz
este obligatorie ventilaţia mec a nică.
În depozite l e de arhivă se permite numai uti l i zarea s i s temelor cen tra le de
încăl nre.
Ferestrel e vor trebui asigurate împotriva lumi n i i sol are prin perdele de
doc sau al le s i steme parasolare ( geamuri absorbante. sticlă an li solară.
termoabsorbantă. ornament. ri g lată sau mată. obloane metal ice ele . ) .
Lumina solară directă este c e a m a i dăunătoare pentru documentele de
arhi vă. Ea decolorează s c risul. îngălbeneşte hârtia şi o l"acc. ades e a
i mpos i b i l de fol osit. Razele solare fi i nd calorice. vara acţiunea dăunătoare
este mai pute rnică. De aceea. în depozite lumina trebuie să pătrundă d i fuz.
fi ltrată prin geamuri opace. Lipsa completă a lumi n i i nu este reconrnndală.
deoarece creează cond iţii l"avorabilc d ezvoltări i agenti l or b i ologi c i .
Ferestre le d e l a parter ş 1 uşile trebuie s ă fie p re văz ute c u gn l a 1 e m1.: t a l icc
şi s i steme de al a rmare . care să prevină efracţia în depm.ite .
Î n depozitele de arhivă se folosesc m ij l oace de păstrare s pec i fi ce pentru
dcpoZitarea d i feritelor genuri de documente. ca: rafturi. dulapuri. rastele.
fişiere etc .. e xecutate pc hază de standarde sau norme i nterne. d e prclcn nţă
d i n m e t al acopcntc cu vopsele stabile. anticorozi ve ş1 fără emanaţi i .
D i mensi onarea c l e mentelor d e păstrare ( ra fturi. d u l apuri etc. J . ale
ma t eri a l elor de protecţie ( mape. cuti i . casete. tubur i . p l i curi . cămăşi etc. J.
ale spaţi ului de construcţie a fe re n t . asigurându-se a ccesu l la documente ş i
p os i b i l i ta t e a u n e i e v ac uări rapi d e . la nevoie.
Rafturile din lemn trebuie tratate c u leşie de tutun pentru prcînttun p i n area
atac u l u i b iologic ş1 impregnate cu sol uţi i igni fuge impotnva i ncend iului
( vopsele s a u l a c uri pc hază mi nera l ă anorgan ică ş 1 d e c i i n co mbust ibi l e .
i nfuzabi l e . impermeab i l e şi per fe ct l avabile).
La amplasarea şi montarea r fturi lo r vor trebui av11te în
a vedere
următoarele:
- rafturile se amplasează perpendicu l ar pc sursa de l u m i n ă natura l ă : 'i n
depozitele c u rafturi în pereţi i alăturaţi. rafturil e se montează perpend icular
pc ferest re l e cele mai însorite. Il ummatul art i fi c i al va 1rchu1 să urmărească
axul cu loaru l u i dmtre rartun şi nu va d e p ăşi 50 lux1/m2:
- ral'lur i l c se amplasează la o dist a n ţ ă de cel pu\in 80 c m raţă de lcrcstrc
şi 1 0 0 cm faţă de u ş i :
141
- în cazul raftur i l or montate lângă perete. va trebui păstrată o distanţă de
cel puţin 20 cm între perete şi documente;
- între prima şi ultima poliţă a rafturilor trebuie să rămână o d istanţă de
cel puţin I 0- 1 5 cm faţă de tavan. după aşezarea documentelor şi respectiv
de pardoseală:
- distanţa între rafturi trebuie să fie de 70-80 cm:
- în fiecare depozit va trebui să se asigure o trecere princi pală. în lungul
depozitului. de I 00- 1 20 cm. pentru manevrarea documentelor:
- rafturile se ancorează între ele şi de pereţi i laterali. în scopul asigurării
m bihtăţii lor.
La amplasarea rastelelor pentru hărţi şi planuri vor trebui respectate
măsurile stabilite pentru rafturi .
Dulapurile sau alte tipuri de mij l oace pentru păstrarea sigilii lor.
fotografi ilor. plăcilor fotografice. microfilmelor. benzi l or şi discuri l or
magnetice (dacă sunt mai puţine) se aşează uncie lângă altele. spate în spate,
iar distanţa di ntre ele trebuie să permită deschiderea uşil or sau manevrarea
sertarelor.
Scările mobile. mesele de depozite. eventualele cărucioare de transportat
documente etc. vor trebui amplasate în aşa lei încât să asigure o servire
funcţională şi să nu al"c cteze posibi lităţile de evacuare.
Depozitele de arhivă mai înalte de 2.4 m vor trebui dotate cu scări de
arhi vă. Î n funcţie de necesităţi. depozitele pot fi dotate şi cu cărucioare de
transport interior.
Depozitele. rafturile şi poliţele vor trebui numerotate.
Pentru depozitele mai mari de 50 m2 se impune amenajarea unei camere
de l ucru lângă depozit.
Î n apropierea depozitului va trebui amenajat un birou pentru personalul
de arhivă care să folosească şi pentru cercetarea documentelor.
„Depozitele trebuie să l"ic uscate. venti late şi echipate corespunzător
pentru asigurarea microcl imatului optim de conservare pentru fiecare
categone de documcnte ." 55
Aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau
pe manşeta i n ferioară .
.. Î n cazul în care creatorul deţine documente de mai multe tipuri ( hârtie.
fi lme. fotografi i . benzi magnetice etc . ) acestea se depozitează pc categori i.
dependente de natura materială a acestora. astfel încât păstrarea şi
conservarea lor să poală fi organizată în mod corespunzător. „ , (,
1 42
Pentru documentele scrise pe suport de hârtie. material texti l . piele sau
pergament. trchuie să se asigure un micro c l i mat caracterizat prin
temperaturi c uprinse între l 5 -24°C şi umiditate relativă de 50-60% .
Documentele fotografice. microfi l mele şi toate celelalte categorii d e
documente de înregistrare tehnică v o r trebui păstrate î n depozite separate,
intr-un m icroc l i mat cu temperaturi cuprinse între l 4- l 8°C iar umiditatea
relativă de 40-50o/t: .
Depozitele de hcnzi magnetice nu trebuie să aihă în apropiere câmpuri
magnetice.
Pentru măsurarea şi urmărirea parametri lor de microc l i mat. depozitele
vor fi dotate c u termometre sau termografe precum ş i cu higrometre sau
higrografe.
1 43
Reparaţiile interioare. zugrăvelile şi l ucrăr i l e de întreţinere a depozitelor
de arhivă se fac on de câte ori este nevoie. asigurându-se în permanenţă
igiena încăperilor ş1 funcţionarea n ormală a i nstalaţiilor de orice fel .
Creatorii ş i deţi nătorii d e documente a u ohl i gaţia să comunice Arhivelor
Naţionale sau d i recţ i i l or judeţene ale Arhivelor Naţionale i menţia de a
constru i . schimha destinaţia sau amenaja noi depozite de arh i vă. pentru a
primi confirmarea locuri lor unde urmează să ampl asc1.c dcpo1.itclc de
arhivă.
Orice situaţie ele calamitate în elcpm.itclc ele arh i vă se comunică i med i at
Arhi velor N aţionale sau d i recţiilor judeţene ale Arhi velor Naţionale.
Se interzice:
- I ntroducerea ş1 păstrarea în depozitele de arhivă a obiectelor străine de
arhivă (haine. alimente. materiale de întreţi nere. suhstanţe inflamabile.
mohilier c c nu este în dotare etc . ) .
- Aşezarea documentelor. c h i ar şi pentru scurtă durată. p c pardoseală.
între rafturi . pc coridoare. scări etc„ precum şi aşezarea lor în stive sau
înghesuite pc rafturi . dulapuri. lăzi sau hoxe.
La terminarea lucrului. documentele se rearh i vează. i ar uşile clepo1.itc l or
se închid şi se sigilează.
1 44
- Interzicerea exploatări i nccorcspu111.ătoare a instala\i ilor c lcc Lrice şi de
încălzire i mprovizate ! instalaţii de forţă şi i l uminare ) :
- Interzicerea depmitări i şi folosirii de suhstanţc m llamabilc:
- Interzicerea deţinerii lichidelor i n llamahilc în cantităti mai mari decât
cele necesare pentru o zi de muncă în ate l iere. laboratoare foto etc . :
- S e i nrerzicc folosirea coşurilor ş i sohc lor de fecte. a1m 11dcrca focului cu
bent.mă. petrol sau alte l ic h ide combustibile: lăsarea focului
nesupravegheat: curăţirea parchetu l u i . duşumelelor. bame l or cu lichide
i n flamabi le în camere cu surse de foc.
Î n cazul apariţiei focarelor de incend iu. până la sosirea echipelor de
i n tervenţi i , zonele ati nse de foc se izolează cu aj utorul s t i n găto arel or cu
bioxid de carbon şi praf.
Este i nterzisă folosirea apei ş1 a sti ngătoarelor cu spumă chimică.
Personalul compart i mentu l u i de arh ivă trebuie să part icipe la i nstru i r i l e
periodice P S ! şi s ă aplice zilnic instrucţiunile. să cun oască mânu irea
mij l oacelor necesare stingeri i ca şi planui de evac uare . pc urgenţe .
h )Prorec/Îll imporriva 1111111da/iilor
Pe lângă măsuri le de alegere a amplasamcme lor ş1 ele aş c 1 are a
construcţie i . depozitele trebuie asigurate împotr i v a in undăm eu ape le
p l uv iale colectate de şarpante sau terase. S i stemele de rnlectare a acestor
ape să nu treacă prin depozite. iar în cawl teraselor să se mgan i1.c1.c d m
construcţie măsuri d e evacuare a lor. dacă. cvc n LUa l . se hlochcază s i l'o an cl c
de c 11lectare.
Instalaţi i l e de apă. canali zare. încălzire. vor oco l i . în măsura
pos i b i l i tăţilor. depozitele de arhi vă.
Pentru anumite dq1ozite d e importanţă dcu�c h l l ă c s tt: ncci:sară
construirea unui sistem propriu de e vacuare a ape i l a i n u n d a ţ i e . având în
vedere că orice accident este pos i b i l ş1 că în cazun e x treme. i a sungcrca
mccnd i i l or d i n arhi ve se foloseşte apa. Aceste sisteme Je evacuare constau
în si l'oanc de colectarea ape i . pl antate în pardoseală şi care comunică cu
conductele de evacuare a acesteia în a fara clădiri i .
În cazul spaţii lor subterane este necesară prezenţa preventivă a unui
sistem de drenare a apei pnn si foane şi canale colec toare. care conduc apa
de i n ri ltraţic la nişte puţuri . de unde este prel uată şi evacuată cu aj utorul
pompelor. a căror funcţionare este urmărită p<lnă la înc hiderea l ucrărilor dl'
i zolaţie h idrofugă. Funcţi onarea acestor pompe este d e cl a nş a tă automat de
ridicarea nivelului apei în puţul de acumulare. care moh i l i 1.ca1.ă un
dispozitiv plutitor cc închide c ircuitul electric la care este montată pompa.
c)Protec/ia a11riseis111icâ
1 45
Protecţia antisei smică este o problemă i mportantă, l u ată în calcul l a
construirea depozitelor d e arh i vă.
Se recomandă evi tarea regi u n i l o r c u s e i s m i c i tate ridicată. i ar când n u este
posibi l . atunci c l ăd irea trebuie să aibă coeficienţi de rezistenţă
rnrespunzători pentru a n u fi afectată de m i şcări le tecton ice.
Pri n c i palele etape ale l ucrăr i l or de recuperare ale arh i velor i n undate sunt:
aJ S coaterea arh i ve i din med i u l i n undaţi e i . fie că este vorba de
documentele de pc rafturi, p l asate la n i ve l e l e superioare cotei de 111 u ndaţic.
fi e că este vorba despre arh iva afectată de apă.
b) Curăţirea docume n telor de i mpurităţi ş i d i verse rezi d uuri c u aj utorul
unei spatu l e , după care se face spălarea pachetelor. mapelor şi c e l or l a l te
un i tăţi arhivistice. sub jet lejer de apă c u rată. într-o cuvă de spălare c u
scurgere. Se recomandă evi tarea desfaceri i documentelor d i n legături s a u a
desc h i deri i dosarelor. Vor fi ţi nutc orizontal pentru a nu se desc h ide.
1 46
Documentele inundate cu ape impurificate cu reziduuri petroliere sau cu
alte materiale nclavahilc vor urma acelaşi tratament de curăţire. urmând ca
suhstanţelc nelavabile să fie înlăturate de personal cal i f'icat. în lucrări de
restaurare.
c) Uscarea arhivei presupune scurgerea apei în exces ş 1 uscare e fec tivă a
acestora, prin mai multe metode:
- uscarea arhi vei în aer liber - prin expunerea documentelor pc suprafeţe
întinse. Î ntre file se aşează distanţiere care măresc suprafaţa de uscare:
- uscarea în spaţi i ventilate - cu aj utorul unor venti l atoare:
- uscarea prin interfoliaj - constă prin aşezarea de hârtii de sugativă
printre filele umede ale documentelor (pentru cantităţi mic i ) :
- folosirea radiaţiilor infraroşii - fie p c pl atforme d e expunere, fie pe
raftun. Metoda se aplică la un volum mare de documente:
- uscarea în camere cu temperatură şi umidi tate contro l abilă. Pentru
aceasta se folosesc instalaţii care elimină continuu alluxul de umiditate
emanat de documente. pentru a menţine la parametri programaţi cotele
hidro tennice ale spaţiului controlat:
- uscarea în vid în spaţi i încălzite la 40-60°C:
- uscarea cu aj utorul curenţilor electromagnetici de înaltă frecvenţă ( 1 8-
30 MHz l cu o putere de 8 KW. acţionând I 0- 1 5 min. dezvoltă o
temperatură de 90- 1 00°C. provocând evaporarea ş1 uscarea materialelor
tratate.
d i Recondiţionarea mohi licrul ui spec i fic şi a d e poz i te l o r ş 1
rc 1 11troducerea documentelor în depozite. Depozitele a f'ec latc de inundaţii
vor fi salubrizatc. Aceasta presupune organizarea e vacuării ap ei . inlăturarea
mâlului şi a a l tor depuneri . curăţenia generală. uscarea depozitelor.
repararea şi reaşezarea mobil ierului spac 1 fic. după care vor fi reimrodusc
documentele în depo1,ite.
e) Dezinfecţia arhivei. a mobilierului şi a depozitelor. prin gazare
( fumigarc) cu aldehidă formică comercială ( formol ) în doza de un l i tru
pentru fiecare 5 m0 depozit.
f) Veri ficarea evidenţei şi organizarea recond iţionări i şi restaurării
fondurilor şi colecţi ilor se face la reaşezarea documentelor în depozit.
Reordonarea documentelor şi în locuirea mij loacelor de protecţie t mape.
c o perte cutii e tc. ) în cazul în care apa le-a degradat. „:; ;
.
"
Florea Oprea. Măsuri de rernperare 11 arhi1·e/11r inundare. în . Rcvis1a Arhivelor". n r.
.
41 1 97 5 . p.453-454.
1 47
7. Recuperarea documentelor acoperite de dărâmături
1 48
repetată. „ M e toda f o l o s i r i i cure n ţ i l or e lectri c i se poate ap l i ca d i rect în
depoz i t . Nu se ap l i că pergame ntelor şi documentelor cu s i g i l i i d i n cauza
tempera t u r i i de LJ0- 1 00°C pc care Ic dc1volcă. Ea i m p l ică i n stalaţi i spec i a l e .
Razele u l tra v i o lete pot f i fo l o s i te pen tru dc1 .i n fccţia de supral"ată a unor
documente. dar tratame ntul se asoci ază cu o acce l erare a îmhătr<î r n r i i
do<.:umcntclor.
Rad i aţi i l e gamma, în special cele produse d e cohal tul rad i o ac l l v . au lost
58
fo l os i te cu su<.:ccs . "
O metodă <.:arc poale d a rczullalc hune o rnns t i t u i e îngheţul şi dezgheţul
repetat d e 4-5 ori al documentelor tratate.
d J Trawmenrele chimice
M e todele de tratament c h i m i c se hazcază pc folosire a unor substanţe
tox ice <.: u spectru l arg de acţiune. în vederea d i strugeri i c v asicomplctc a
i nsc<.:te lor şi mu<.:cgai uri lor care degradează do<.:umcntc l c .
Cele mai fo l o s i te substanţe c h i m i<.:e s u n t :
Srr/Jswn ţ e nelwlogenare. între <.:arc : aldehida form i<.:ă. o x i d u l de e t i l e n ă .
l"orm i at u l de me t i l . a<.: i d u l <.: i a n h i d r i c . dc<.:ah i d ratul de cl i d orolactat de
trictanol am o n i u . a<.:ctatul fen i l mcr<.:uric etc. Ele nu au c fc<.:te cl i stru<.: llvc
asupra clo<.:umente l o r.
Su bstan ţ e pc /Jaz.li de halogeni: hrom ura de mcli L l i n cl a n u l ( i zomer gama
a l hcxac l or -<.: i c l ohcxa n u l u i ) . paracl i d o rhc111.cn u L bromura de l aury l d i m e t i l
<.:arbotoxycli l de amon i u . para-d ormctal-crczo l u L pcntaclo rl"cnolat u l de
sod i u . d er i vaţii cl oruraţi ai fen o l u l u i e le . Ele atacă într-un grad m a i marc sau
mai mtc materi a l u l tratat.
Soluti i l c de mcrt i o l at de sod i u în concentra ţ i e de I : 2000 sunt active
pen tru d
c z i n l"cq1a do<.:umcnte l o r . "
5"
Îll urhi1 t .
'
' Florea Oprea. Teh111n ş i s11/J.1·w11te 11e11rm rrarw11e111e/e d e de:i11(ec/ir şi ile:insectie
în . . Rc\· isia Arhivelor". nr . l / 1 97 5 . p 6J
' Flore Oprea. Urili:-area 111ert111/a111/11i î11 de:-i11/fft111 111a1erit1/e/or de c1rl11 l'â. in
"
. . Revista
ArhiYclor·· nr I !l 9'J I . p. I �) .
1 49
după care se reglează presiunea etuvei la mvclul dorit. prin i ntroducerea de
aer sau alt gaz. în funcţie de tipul de substanţă şi de tehnica de l ucru
folosită. fixându-se n i velul termic i ntern la val oarea de 25-30°C. După
trecerea t i mpul u i de tratament. care este în general de 6-24 ore. se execută
dcuă vidări succesive în vederea „spăl ări i ' ' cu aer a materiale lor ş i spaţi ului
e t u ve i . d u p ă care documentele sunt scoase ş i d e sp răfuit e . i ar în c a z d e
necesi tate se restaurează.
- Gazarea. .fiuniRarea şi aerosoliza rea depozitelor. Metoda se aplică
pentru dezinfecţia depozitelor goale sau pline c u documente şi constă în
degajarea în spaţiul de tratat al substanţei active sub formă de gaz, fum igaţie
1 vol ati l izarea la cald l sau aspersic prin presiune sub formă de aerosoli foarte
ml C I .
S p aţI U l cc urmea1.ă a fi tratat se etanşează pri n l i p i rea de pangl ici de
hârtie la uşi şi ferestre ca ş1 la oriL:arc alte L:ăi de n> mu n i care c u exteri orul.
după care se faL:c tratamentul propriu-zis ş i se înd1idc loL:alul. punându-se
m arrnj c rnrc să evidenţieze pcri rn l u l L:e-1 pre z i n tă tratame ntul pentru om.
Se ţinc localul în aL:castă stare sub supraveghere striL:lă 24-48 de ore. apoi se
faL:c aerisirea un număr de zile care variază d upă lipul de substanţe folosite.
Operaţiunea este d i fi c i l ă şi se execută de L:ălrc echipe specializate în lucrări
de gazare.
9. Transportul documentelor
1 50
l uate măsuri deosebite de s i guranţă a tra ns p ort u l u i şi punere cât mai repede
l a adăpost a arh i v e i .
Tra ns p o rt ur i l e d e documente orga ni z ate superfi c i a l . se p o t . ele asemenea.
solda cu e fecte neaşteptate pentru starea d e p ăstrare a arh i ve l or .
Personalul angaj at în această operaţiune va trebui i n s tru i t. re spe c tâ nd în
timpul transportului consemnele s t a b i l i te .
Vehiculele vor trebui dotate cu mij loace de comunicare pentru a asigura
uni tatea în acţiune.
Pc cât pos i b i l . transportul d e documente tre b u i e făcut pc t i m p favorab i l .
151
persoane _1 uridicc sau fizice. potrivit crite r i i l or stab i l i te în Normutil'ul- rndm
de acordare şi uti l i zare a ech i pamentului indi vidual de protecţie. elaborat d e
Ministerul Munci i şi Sol idarităţi i Sociale.
- Să 1a orice alte măsuri în vederea asigurării celor mai hune cond iţii de
muncă. preveniri i accidentelor şi îmbol năv irilor profesionale.
hi Salariaţii şi cei/oiţi participanţi Io procesul de m uncci a u 11r111 âtoare/e
o/J/iga1ii şi drepruri:
- S ă- ş 1 însuşească şi să respecte normele de protecţie a munc i i ş1
măsuri le de aplicare a acestora. Pregătirea şi in strui re a în domen i u l
p ro t e cţiei munc i i este parte componentă a pr e g ă t ir i i pro fcs1onalc ş 1 s e
rcah 1ea1ă prin instructajul i n trod uc t i v genera l . i nstruc t a j u l i a locul Jc
muncă ş1 i nstructa_1 ul peri od ic.
N i c i o persoană nu va putea ri admisă l a l ucru rără c rcctuarea
1nstructa.1 u l ui i n troductiv general şi a i nstructaj ul ui l a locul de muncă.
Instructaj u l periodic se va efectua ori de câte ori este necesar. la i ntervale
cc nu vor depăşi 6 l u n i .
Toate fazele i nstructajului de protecţie a munc i i . reinstruirile. rezultatele
testărilor. accidentele de muncă suferite sau îmbolnăvirile prof'cs1onale.
sancţi unile apl icate pentru nerespectarea reglementări lor de p rotecţi a
mun c i i . controlul medical periodic ca şi testarea psihologică. se re gă s e sc în
Fişa individualii de insrructaj pri v i nd protecţia munc i i . care se păstrează l a
unitate.
Verificarea cunoşti nţelor asimil ate de salari aţi se vor rea l i i.a prin teste
speci fi cc cal i licării .
- Să des făşoare activitatea în aşa fel încât să nu expună la rericol de
accidente sau îmbo l năvire rrorcsională atât persoana proprie. cât şi cele lalte
persoane part icipante la p roc e sul de mum:ă.
- Să aducă l a cunoştinţa conducătoru l u i locu l u i de muncă orice
dcfccţ1une tehnică sau altă si tuaţie care constituie un pe ricol de acc identare
sau îmbol năvire proresională.
- Să ad ucă l a cunoşti nţa conducătorul u i locului ele muncă acc idcnlele de
muncă suferite de persoana propne şi de alte persoane part ic ipante la
procesul de muncă.
- Să oprească l ucrul l a apari ţia unui pericol i m i nent de producere a unui
acc ident şi să informeze de îndată conducătorul locului de muncă.
- S ă dea rel aţi i l e solicitate de organele d e control şi de cercetare în
domeniul protecţiei munc i i .
- Să uti l i zeze materi alele i g i e n i co-sani tare ş i echi pame n t u l i ndividual de
r rot ectie d i n dotare. corespun zător scopului rcntru care a fost acordat.
1 52
„Materialele igienico-sanitare se distribuie gratui t salariaţilor în scopul
asigurării igienei şi protecţiei persoanelor, în completarea măsurilor
generale luate pentru preveni rea unor îmbolnăviri profesionale.
Materiale igienico-sani tare care se acordă gratuit salariaţilor, cantităţile
respective şi periodicitatea acestora se stab ilesc prin contractul colectiv de
muncă. la recomandarea medicului unităţii , pe baza caracteristicilor
locurilor de muncă. Astfel, pentru locurile de muncă unde activitatea se
desfăşoară în condiţii de contact cu praf. se acordă săpun şi peri i de unghii
(Tabela nr. I din Normele Generale de Protecţie a Muncii ) "6 1
„Alimentaţia suplimentară, potrivit legii, se acordă obligatoriu şi gratuit
de către persoanele juridice şi fizice, persoanelor care lucrează în locuri de
muncă cu condiţii grele şi vătămătoare, constând în : lapte dulce sau
cantităţi echivalente de lactate acide (iaurt, lapte bătut. sana, chefir) sau
brânză; fructe bogate în vitamina C (citrice) sau pectine ( mere); legume
boi:i: ate în vitamina C (ardei gras, salată verde. tomate etc. ). " 62
In arl. 24 ( alin. 1 ) din Codul Munc i i - cu modi ficările la zi - se
precizează că: „Pentru prestarea acti vităţi i Ia locuri le de muncă prevăzute în
arl. 23. alin. 2, (grele. periculoase. vătămătoare, nocive - n.n. l salariaţii au
dreptul , după caz, la sporuri la salariul de bază, durata redusă a timpului de
lucru, alimentaţie de întărire a rezistenţei organismului. echipament de
protecţie gratuit, materiale 1g1enico-sanitare. conced ii supli mentare,
prevăzute de contractele colective de muncă la n i vel de ramură, grupuri de
unităţi. unităţi şi instituţii ."63
„Procedura de stabilire a necesarului de echipament individual de
protecţie, pe categori i de personal şi condiţii concrete de l ucru. criteri ile de
acordare, obligaţiile persoanelor j uridice sau fizice şi obl igaţiile lucrători lor
sunt stabilite pnn «Normativul-cadru de acordare şi utilizare u
echipamentului de protecţie» , elaborat de Ministerul Muncii şi Solidarităţii
Sociale.
Analiza locurilor de muncă şi eliberarea l istei interne se efectuează de
comisii mi xte formate din persoane de special itate, reprezentând persoanele
j uridice şi fizice şi un reprezentant al organizaţii lor sindicale şi în funcţie de
caz, cu participarea unor instituţi i specializate ( inspectoratele de protecţie
sanitară şi med icină preventivă, l aboratoarele toxicologice. insti tute de
cercetare şi proiectare) pentru efectuarea de măsurători. expenize." 6�
, ,Î n cursul programului de lucru se poate acorda o pauză de i:nasă. de cel
mult Yi de oră. care nu se include în durata timpului de muncă." 6'
1 53
CAPITOLUL VIII
1 54
- Documentele a căror cercetare poale afecta interesele naţionale.
drepturile şi libertăţi le cetăţeni lor, pri vind datele şi informaţi ile pc care Ic
conţi n, sau cele a căror integritate fizică este în pericol nu se dau în
cercetare.
Fac parte din această categorie documentele care:
a) privesc siguranţa, integritatea teritorială şi independenţa statului
român, potrivit prevederilor constituţionale şi ale l egislaţiei în vigoare;
b) pot leza drepturile şi l i bertăţile individuale ale cetăţeanului:
c) sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situaţie stabilită de
comisia de specialitate şi consemnată într-un proces-verbal :
d) nu sunt prelucrate arhivistic."60
Pentru aceste categorii de documente procedura este similară oriunde în
lume.
S tabi lirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al
acestora, potrivit anexei nr. 6 din lege ( vezi anexa nr. I a acestui capitol ).
Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de
documente. din 1 996, aduc uncie detalii în legătură cu folosirea
documentelor.
Cuprinsul articolului 43 din instrucţiuni este identic cu cel al articolului
20 din Legea 1 6/ 1 996.
Articolul 44 din instrucţiuni este mai concret şi mai complet decât art. 2 1
din lege. având următorul cuprins:
„Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit
legi i . la cererea persoanelor fizice sau j uridice, certificate. copii ş i extrase
după documentele pe care le creează şi le deţi n, chiar dacă nu au îndepl init
termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturile care îl privesc pe
solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii. drepturi patrimoniale."67
Prevederile articolelor 45-48 din aceste instrucţiuni se regăsesc mai jos,
în contextul tratării formelor de folosire a documentelor.
1 55
vechimea în muncă, patrimoniu. şcolaritate. atestarea unor date personale şi
de stare civilă, susţinerea unor cauze în faţa instanţelor de judecată ele .
Pentru ca actele eliberate de pc documentele din depozitele de arhivă să
poată fi folosite scopuril or solicitate este necesar ca ele să răspundă şi să
clari fice datele cerute. să reflecte temeiul documentar şi să poarte
clementele de întărire prevăzute de legislaţia în vigoare.
Î ntocmirea certificatelor şi extraselor, prin natura şi importanţa lor pentru
d i ferite domenii de activitate, impl ică o mare răspundere din partea celui
care le întocmeşte. întrucât cca mai mică greşeală în conţinutul lor atrage
prej udicii materiale şi de altă natură. atât pentru instituţia care le-a eli berat
cât şi pentru beneficiar. De aceea. la rezolvarea cererilor. se pretinde o
cunoaştere temein ică a legislaţiei aferente, a surselor documentare, un înalt
spiril de responsabi l i tate pentru a evita interpretări le greşite şi. mai cu
seamă, pentru a se înlătura neconcordanţa între datele actelor eliberate şi
baza lor documentară.
Cert(flcawl este un document oficial ce include într-o formă determinată
un ansamblu de elemente, prin care se atestă solicitantului o si tuaţie sau se
conferă anumite drepturi.
Certificatul trebuie să cupri ndă o expunere exactă şi clară a datelor
rc:�ultate din documente care sunt în directă legătură cu ohicctul cercetării.
Se vor i ndica numai datele existente, fără să se întregească perioadele
pentru care nu există documente.
Perioadele pentru care lipsesc documentele sau nu se găseşte înscris
numele solicitantului se vor menţiona în adresa de expediere a certificatului.
În certi ficat se vor i ndica denumirile documentelor din care s-au extras
clementele necesare întocmirii cert i ficaLUlui şi, apoi datele cuprinse în
aceste documente.
Î n certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau gencrali1.ări în
legătură cu conţi nutul documentelor cercetate.
Î n certificat datele se expun în ordi nea cronologică. Datele privind
activitatea unei persoane fizice, în d i ferite locuri de muncă, din aceeaşi
unitate. se includ într-un singur certi ficat.
Redactarea certificatului se face pc baza unui referat scris pe dosul
cererii, cu cerneală. Referatul va trebui întocmit. datat şi semnat de către
persoana care a făcut cercetarea. El trebuie să cuprindă denumirea fondului
cercetat şi cotele unităţilor arhivistice cercetate ( anul şi numărul din
inventar).
- Î n cazul în care, la cererea petiţionaru l ui sau din dispoziţia conducerii
unităţii creatoare sau deţi nătoare, recercetându-se documentele. se găsesc
noi date. se poate elibera fie un nou certificat. menţionându-se toate datele,
1 56
inclusiv cele din certificatul anterior. care se va anula şi retrage ; noul
certificat va primi alt număr de înregistrare.
- Î n cazul în care în arhivă nu se găsesc date cu priv ire Ia obiectul cereri i,
această situaţie se comunică în scris solicitantului: dacă se c unoaşte unitatea
deţinătoare a documentelor ce fac obiectul cererii. cererea în original se
trimite spre rezol vare respectivei unităţi , comunicându-i-se şi solici tantului
acest lucru.
Persoana care a întocmit referatul şi şeful său ierarhic poartă răspunderea
asupra exactităţii datelor comunicate."68
La întocmirea certificatului trebuie să se acorde o atenţie deosebită
numelui, care în unele situaţii nu corespunde cu cel din documente. datorilă
schi mbării lui ulterioare. prin căsătorie sau alte împrej urări. Cerlificatul
trebuie să redea numele aşa cum rezultă din documente . pentru fiecare
perioadă atestată. Î n unele cazuri nepotrivirile de nume se datorează
completări i greşite de către persoanele care au întocmit documentele I a
timpul respecti v. Şi î n aceste cazuri numele va trebui redat întocmai c a în
documente, urmând ca solicitantul să-şi clarifice situaţia prin act notarial .
Î n cazul în care petentul a lucrat sub mai multe nume. se vor menţiona
toate aceste nume. cu perioadele de timp corespunzătoare.
Frecvent se întâlnesc cazuri când în documentele după care se eliberează
certificate (de regulă statele de salari i) figurează mai multe persoane cu
acelaşi nume. Î n situaţia în care cereri le sunt i ncomplete sau nu se speci fică
toate datele personale şi nu se i ndică cu exactitate perioadele de lucru.
pentru a nu atribui solicitantului perioade care nu-i aparţin. deci de Ia alte
persoane cu acelaşi nume, se cer relaţii supli mentare. asupra datei de
naştere. prenumelui tatălui , funcţiei şi compartimentului unde a lucrat.
numeie unor colegi de muncă. Î n raport cu aceste precizări se stabileşte care
dintre persoanele înscrise în documentul respectiv corespunde cu numele
solicitantului.
Copia este o reproducere autentică de pe un document aflat în arhivă. De
regulă unităţile eliberează copii după documentele de împroprietărire.
sentinţe j udecătoreşti, foile matricole şcolare sau ale mil itarilor în termen
etc. La eliberarea acestora se ţine scama de anumi te reguli. datorită faptul ui
că scrisul unor documente poate fi dintr-o perioadă mai veche. deci cu
ortografia vremii respective sau că lipsesc cuvinte, sau nu apare cu claritate
scrisul. Copiile de pe documente se transcriu cu ortografia actuală. Când
dintr-un document li psesc cuvi nte sau sunt indesc i frab ile. i ar din text nu
rezultă înţelesul lor. în copie cuvintele respective sunt înlocuite cu puncte de
1 57
su�pens1c. Î n situaţia când documentele supuse cop ierii nu poartă anul
întocmirii lor. data este dedusă din contextul celorlalte documente. dacă ci
face parte dintr-un grup de alte documente legate organic ş1 a căror dată este
cunoscută cu certitudine. Dacă nu se poate stabili data documentelor.
aceasta se înlocuieşte cu puncte de suspensie. i ar după ele, în paranteză,
menţiunea «fără dată».
La copii de pc tabele. cum sunt cele de împroprietărire. militare etc. în
care figurează mai multe persoane, pentru a nu reda decât numele persoanei
în cauză, când accsla nu se aOă în prima sau ultima poziţie a tabelului, se
reproduce cadrul documentului. urmat de unul sau două rânduri de puncte
de suspensie, apoi poziţia şi numele-prenumele solicitantul ui, urm�1lc de
puncte de suspensie şi elemente de încheiere. inclusiv semnături le. Pentru a
se exclude eventualele adăugiri, la copiile care cuprind numai o parte dintr
o pagină. se barează partea nescrisă cu o diagonală, de la ultimul cuvânt sau
cifră la colţul opus al pagini i , iar la copiile care se extind pc mai multe
pagini, l a fiecare sfârşit de pagină se aplică semnul continuări i .
Extrasul este reproducerea autentificată a u n e i părţi dintr-un document.
respectiv partea care interesează sau priveşte pc solicitant. Î n mod frecvent
asemenea acte se eliberează de pc sentinţele j udecătoreşti. monitoarele
oLciale, documente patrimoniale etc .
Pentru ca extrasul să fie corect întocmit, cu valoare probatorie. trebuie să
cuprindă anumite clemente şi anume: unitatea care l-a eliberat. denumirea
documentului după care s-a făcut extrasul. respectiv sentinţa j udecătorească,
monitorul oficial, tabelul de împroprietărire etc., unitatea care a creat
documentul . textul care interesează sau priveşte pe solicitant şi care de fapt
reprezintă esenţialul pentru petiţionar. baza legală potrivit căreia a avut
urmare acţiunea şi s-a încheiat documentul respectiv.
După cum rezultă din însăşi denumirea acestui act, în el. spre deosebire
de copie. se redă numai partea din document care se re feră la fapta sau
situaţia persoanei în cauză, de pildă. schi mbarea numelui. decorarea,
avansarea în serviciu. acordarea de grade. graţiere etc. Părţile din document
care nu se redau se înlocuiesc înainte şi după extras cu puncte de suspensie.
pe unul sau cel mult două rânduri .
Copiile şi extrasele se certifică, sau d upă caz. se legali zează de unitatea
care le eliberează, cuprinzând: denumirea unităţii care le-a eliberat,
documentul după care s-a întocmit, numărul şi data înregistrării cererii.
semnătura conducătorului unităţi i. însoţite de ştampilă .
.,Î n textul certi ficatului, copiei sau extrasului nu sunt admise ştersături
sau completări printre rânduri .
1 58
Certificatele, cop i i le şi extrasele se eliberează personal solicitantului ori
împuternici tului său legal sau se expediază prin poştă, însoţite de o adresă în
care se vor trece perioadele pentru care l ipsesc documentele sau în care nu
se găseşte înscris numele solicitantului . Răspunsul se dă în maximum 30 de
zile.
Toate documentele care privesc drepturile de vechime în muncă ca şi
cele patrimoniale rămân în păstrarea creatorului şi după expi rarea
termenului de 30 de ani, tocmai pentru a se veni în întâmpinarea
solicitanţi lor.
Diplomele, certificatele de studiu, cărţile de muncă, actele de stare civilă
sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului . sub
semnătură, reţinându-se la dosar o copie certificată de responsabilul arhivei.
Cererile petenţilor din străinătate pentru obţinerea de certificate, copii
sau extrase. trimise direct sau prin intermed iul instituţii lor din ţara noastră.
se rezolvă de către deţinătorii documentelor.
Evidenţa cererilor se ţine pe bază de fişe întocmite pentru fiecare
solicitant în parte. Fişa va cupri nde: numele şi prenumele solicitantului .
numărul şi data de înregistrare a cererii . Fişele se ordonează al fabetic. Î n
cazul în care dotarea permite, să se creeze un subsistem arhivistic
computerizat de evidenţă ş i regăsire a cererilor şi actelor eliberate.'' 69
Cererile solicitanţilor, în original sau în copie, după caz. împreună cu
exemplarul al doilea al certificatului eliberat şi al adresei de răspuns se vor
păstra la compartimentul care eliberează aceste documente. în dosare.
conform nomenclatorului arhi vistic la unităţi i.
Taxarea certificatelor, copiilor şi extraselor se face conform legislaţiei .
..Modul cum sunt satisfăcute aceste cereri măreşte consideraţia de care se
bucură arhi vele în ochi i tuturor cetăţenilor"70, mai ales atunci când există
solicitudine, competenţă şi conştiinţă profesională din partea personal ului
însărcinat să rezolve cererile.
„Se consideră refuz nejustificat de rezolvare a cererii referitoare la un
drept recunoscut de lege şi faptul de a nu se răspunde în termen de 30 de
zile de la înregistrarea cererii respective, dacă prin lege nu se prevede alt
termen."7 1
1 59
b) Rezolvarea unor lucrări administrative, informări. documentări
Documentele a tl ate în depozitele creatorilor şi deţinătorilor pot fi fo losite
de către personalul unităţilor şi pentru rezolvarea unor lucrări
admimstrative, pentru documentare în vederea întocmirii unor i n formări etc.
chiar dacă nu au trecut 30 de ani de la crearea lor.
„Trebuie ţinut scama de faptul că, cu cât arhi vele sunt mai recente. cu
atât prezintă mai mult interes practic. dar pe măsură cc ele vin din trecut
7
domină i n teresul cultural .'' 2
c) Cercetare ştiinţifică
M u l te u n i tăţi au creat şi creează sau deţin arh i ve a căror i n formaţii sunt
de mare val oare documentar-istorică şi încă nu au fost preluate de către
Arh i vele Naţionale sau de d irecţi i l e j udeţene ale Arhivelor Naţionale. d i n
l i psă d e spaţiu. Cercetarea l o r este, însă, absol ut indispensabilă pentru
el aborarea unor l ucrări ştii nţifice: monografii ale loca l i tăţilor sau ale
d i feritelor unităţi , pentru alte genuri de lucrări de spec i a l i tate, comunicări
ştiinţifice etc„ de fapt pentru documentare în vederea scrierii veridice a
istoriei. Ea trebuie să se facă cu respectarea preveder i l or legislaţiei
arhivistice în vigoare.
e) Expoziţii documentare
Altă formă de fo losire, la care se apelează mai rar de către creatorii şi
deţinătorii de arhive, o constituie organi zarea de expozi ţii documentare, în
spec ial. cu pri lej ul an i versării unor evenimente deosebite din vi aţa
unităţi lor.
Pentru organi zarea unor asemenea expoziţi i , după stab i l irea temei , se va
efectua documentarea, depi starea şi selecţionarea documentelor. după care
se va întocmi i nventarul expoziţiei. Pe haza i nventarului vor trebui făcute
reproducerile după documentele originale. sub formă de fac s i m i l e . mulaje.
xerocop i i color, fotocop i i etc. Sugerăm ca asemenea expot.i ţii să fie
1 60
organi zate consul tând Arh i vele Naţionale sau d i recţi i le j udeţene ale
Arhivelor Naţionale deoarece este bine să fie avute în vedere şi păreri le
amorizate ale spccialtştilor acestor i nstituţii.
„Scoaterea documentelor din depozitul de arhi vă, pentru cercetare (în
scopul folosirii sub multiple forme - n . n . ) se consemnează într-un registru
de depozit întocmit. conform anexei nr. 2 a acestui capitol. Î n locul
dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o rişă de contro l .
''
întocm i tă conform anexei nr . 3 : fişa s e va a n u l a l a rearhi varea dosaru l u i . · ·
Formele d e folosire a documentelor d e la creatori şi deţi nători sunt i n finit
mai multe. Important este ca fo los i rea lor să se facă cu respectarea
legislaţiei în vigoare.
161
ANEXA nr . 1
( A rt nr. 22-anexa 6 d i n lege )
.
LISTA
1 62
( Oenumin.:a creatorului sau deţinătorului)
REGISTR U L DE DEPOZIT
·---- -
Data restituirii
N u mele şi
Scopul flata scoaterii u .a.; semnătura
Nr. lknumirea fondu l u i , pre nu me le
Cota u . a. scoaterii din u .a.; semnătura arhivarului sau Observat ii
Crl. companimentului. colectici solicitantului;
depozit solicitantului rl'sp. cu arhiva
fun q ia
� ----- ·
2 3 4 5 6 7 8
a-.
,_,_,
-- - - --
ANEXA nr . :'\
( Art. 4 8 - a n c x a 9 d i n J n s t r J
. .
FIŞĂ DE CONTROL
COLECflA
COMPARTIMENTUL
NR. INYENTAR
ANUL
NUMELE ŞI PRENUMELE
SOLICITANTULUI
DATA
1 64
CA PITOLUL IX
1 65
termenului de depunere, dacă sunt necesare în desfăşurarea activităţii lor. pc
baza aprobării d i rectorului general al Arhivelor Naţi onale. în cazul
creatorilor ş i dcţmătorilor l a nivel central . şi al d i rectorilor direcţi i lor
j udeţene ale Arh i velor Naţionale. pentru ceilalţi creatori şi deţinători. în
cond iţi ile respectări i prevederi lor prezentei legi.
M m i steru l Apărări i Naţionale, M i n i sterul Afacerilor Externe. Servic iul
Român de Informaţi i , Serviciul de Informaţii Externe. Serviciul de Protecţie
şi Pază, alte organe c u atribuţii în domeni u l s iguranţei naţional e, precum şi
Academia Română îşi păstrează documentel e proprii în condiţiile prezentei
legi şi după expirarea termenelor prevăzute l a an. 1 3 ." 75
Legi uitoru l a prevăzut ca pentru documentele care încă mai sunt necesare
unităţi i care le-a creat, pc baza aprobării conducerii Arh ivelor Naţionale
sau. după caz. d i recţi i l or j udeţene ale Arhivelor N aţionale. termenul de
depunere să poală ri prelungit. Această prelungire SC face şi în si tuaţia în
care Arhivele Naţionale sau direcţii le lor j udeţene nu d ispun de s paţiul
necesar preluări i . Î n ambele cazuri. unităţile în cauză sunt obl i gate să
depună l a Arhi vele Naţionale sau la d irecţi i l e j udeţene ale Arhi velor
Naţionale. după caz. câte un exemplar al i n ventarelor documentelor
permanente pe care le deţin. l a expirarea termenelor de depunere a acestora.
Legea I 61 1 996 consemnează la art. 1 4 . a l ineatul 2 şi o excepţie. potrivit
căreia i nstituţii l e centrale ale puterii de stat ca: M i n isterul Apărării
Naţionale. M i nisterul Afaceri l or Externe. Serviciul Român de I n formaţii.
Serviciul de I n formaţii Externe. Serviciul de Protecţie ş i Pază. alte organe
cu atribuţii în domeniul s i guranţei naţionale. precum şi Academia Ro1mlnă
pot să-şi păstreze documentele. fără nici o aprobare. şi după termenul de 3 0
de ani. cu obl igaţia de a depune l a Arhi vele Naţionale sau Ia direcţi ile lor
j udeţene. d upă caz. in ventarele documentelor permanente. într-un exemplar.
l a expirarea termenului de depunere.
Regimul respectiv conferit acestor creatori nu presupune însă sustragerea
în vreun fel de la spiritul Legii Arhi velor Naţionale. Eventuale le i nstrucţiuni
ori norme departamentale. prin care se doreşte impri marea unui anumit
spec i fic prel ucrării arhivistice. trebuie să respecte prmc i p i i le şi normele
generale prevăzute de legislaţia arhi vistică în vigoare.
Când Arhivele Naţionale ori d i recţii l e lor judeţene n u d ispun de spaţiu
necesar preluării efective a documente l or permanente. i ar creatorul sau
deţi nătorul acestora asigură condiţi i de păstrare corespunzătoare.
documentele sunt lăsate în continuare în păstrarea unităţi i , în custod ie.
Arh i vele Naţi onale sau direcţi i l e j udeţene ale Arhivelor Naţionale preiau
" lb1de111.
1 66
inventarele acestor documente. în trei exemplare. împreună cu procesul
verbal de predare-preluare ( model anexa 6 Instrucţiuni). În procesul-verbal
se menţionează. pe lângă faptul că s-a ajuns la această formă de depunere
din l ipsa spaţiului Ia Arhive şi obligaţi i l e unităţii la care rămân documentele
în custodie.
Legea conferă persoanelor fizice un statut aparte. în sensul că Arh ivele
Naţionale sau direcţi i le j udeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelua de la
acestea documente prin cumpărare, donaţie sau depunere spre păstrare.
Pentru a stabi l i dacă documentele fac sau nu parte din Fondul Arhi vistic
Naţional, deţinătorul acestora trebuie să le prezinte Comisiei de atestare a
apartenenţei documentelor la Fondul A rhivistic Naţional. care funcţionează
atât Ia Arhivele Naţionale cât şi la fiecare direcţie j udeţeană a Arhivelor
Naţionale.
După ce comisia a stabilit apartenenţa documentelor respective Ia Fondul
Arhivistic Naţional. persoanele fizice pot să se adreseze Arhi velor Naţionale
cu o ofertă, care va cuprinde: provenienţa documentelor ( moştenire.
cumpărare etc . ) ; opţiunea pentru vânzare. donaţie sau depunere spre
păstrare; inventarul documentelor; cantitatea documentelor (în u.a. şi m l ) şi
ani i extremi .
Î n cazul vânzări i s e vor preciza pretenţi ile băneşti. o rerta. întocmită în
trei exemplare. va fi însoţită de documentele respective şi se va înregistra în
registrul de i ntrare-ieşire a corespondenţei la Arhivele Naţionale sau
direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. Un exemplar se restituie
ofertantul ui. iar din cele două exemplare rămase la Arhive. unul va f'i
analizat de Comisia de evaluare şi achiziţii. care funcţionează în fiecare
insti tuţie a Arhivelor Naţionale.
Un exemplar al ofertei şi al procesului-verbal al Comisiei de evaluare şi
achiziţii. al inventarului cu precizarea sumelor acordate. al contractului de
vânzare-cumpărare se vor transmite Serviciului fi nanciar. care urmează să
facă ofertantului plata.
Dacă documentele oferite spre vânzare nu sunt inventariate. această
operaţiune o va face Comisia de eval uare şi achiziţionare.
Pentru documentele oferite prin donaţie se va trimite donatorului o
scrisoare de mulţumire. făcându-se şi popularizarea acestuia.
Documentele preluate de la persoane fizice se constituie de regulă. când
este vorba de cantităţi mai mari. în fonduri personale sau fami l iale. Aici se
cu;:irind şi documentele colecţionate de persoana respectivă. Când este
vorba exclusiv de astfel de documente. ele se constituie în colecţii aparte.
purtând numele colecţionarului.
1 67
Instrucţi unile privind activitatea de arhivă la creator i i şi deţinătorii de
documente d i n 1 996, prevăd ca una d i n principalele atrihuţii ale
personalului compartimentului de arhivă şi pe aceea ,,de a pregăti
documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora. în vederea predării
la Arhi vele Naţionale. conform prevederi l or Legi i Arhive l or Naţionale.'' 7''
În suhcapitolul i ntitulat „Depunerea documente l or l a Arhi vele Naţionale"
( art. 1 09- 1 1 2 ) . aceleaşi i nstrucţiuni reiau prevederile legi i . Jar aduc şi uncie
completări absolut necesare. ca cele prevăzute în articolul 1 1 2 . în care se
precizează:
„Preluarea documentelor de la creatori ş1 deţi nători de către Arhivele
Naţionale se efectuează prin con fruntarea in vcmarc lor cu unităţi le
arhi vistice. Totodată. se face ş i veri ficarea modului ele constitui re a
uni tăţi l or arh i vistice predate. Î mpreună cu documenlclc se preiau şi
inventarele acestora. în Lrei exemp lare. Predarea-preluarea se consemnează
într-un proces-verbal . întocmit în două e xempl are. conform modelului
prevăzut în anexa nr. 6 d i n Instrucţiun i le de ap l icare a legii 1 sau anexa nr . I
la prezentul cap i tol ) .
Proccsul- verhal s e întocmeşte şi s e înregistrează l a unitatea creatoare sau
deţinătoare. numărul procesului-verbal fi ind trecui în reg i strul de evidenţă
curentă. în dreptul i nventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se
înregistrează şi la Arh i vele Naţionale.
Un exemplar rămâne l a unitatea creatoare sau deţinătoare. celălalt merge
7
la Arhi vele Naţionale." 7
Pentru depunerea l a Arhivele Naţionale sau la d i recţi i le j udeţene ale
Arhivelor Naţionale. unităţi le arhi v istice trchuic să fie constituite corect. iar
după introducerea nomencl atorului. conform acestuia. Ele trchuic să aibă
fi lele numerotate şi să fie cert i ficate.
Selecţi onarea documentelor să se facă cu toată atenţia şi răspunderea
pentru a se depune la Arhive numai documentele permanente.
Pentru fiecare fond. fragment de fond sau colecţie se întocmeşte i nventar
aparte I după modelul d i n anexa nr. 2) ce trebuie să cuprindă toate unităţile
arh iv istice care se depun ca permanente.
Documentele care urmează să fie depuse pentru păstrare permanentă la
Arh i vele Naţionale sau la direcţi i l e j udeţene ale Arhivelor Naţionale se
stabi lesc pe haza constatărilor din teren, prin p lanuri de perspectivă, în
funcţie de importanţa acestora pentru activitatea de cercetare ştiinţifică.
'"
Acte ""mwt11·e. p. l 4.
77 l/Jidem. p.32.
1 68
Pentru a asigura preluarea în bune condiţii a acestor documente. arhi viştii
de la Arhi vele Naţionale sau direcţi i l e j udeţene ale Arh i velor Naţionale
urmăresc ca ordonarea. in ventarierea şi selecţionarea acestora să se facă d i n
llmp. d e către personal cal i ficat. i a r inventaru l s ă reflecte î n mod ridcl
cupri nsul fiecărei uni tăţi arhi vistice . Un rol important în aprecierea şi
pregătirea acestor documente revine comisi i l or de selecţionare de la unităţi .
De fel u l în care sunt mstru i te . de mod u l cum se orientează membrii acestora
în aprecierea valor i i documentelor. depinde. în ul timă instanţă. cu cc l'a f"i
completată baza documentară a Arh i ve l or Naţionale.
Odată cu documentele SC preiau şi trei cxcmrlare clin inventar. împreună
cu un exemplar din procesul-verbal de rredare-prcl uare. d i n cele două
întocmite. Acesta se înregistrează atât la unitatea care dcrunc. cât ş1 la cca
care preia documentele, urmând ca pc baza lui să se opereze date le în
registrul de evidenţă curentă ca şi în registrul general de arhivă .
..Î n cazuri excepţionale. Arhivele Naţionale şi direcţi i le j ude\enc ale
Arhi velor Naţionale. cu aprobarea conduceri i acestora. pol pre l ua fonduri şi
colecţii nei nventariate sau sub termenul legal . dar numai în următoarele
situaţ i i :
- când documentele s u n t scrise î n limbi şi paleografi i străine. i a r creator i i
şi deţi nători i n u a u specialiştii necesari rcntru ordonarea. inventarierea ş i
selecţionarea acestor documente:
- când documentele prezi ntă val oare ştiinţif"ică deosebită şi creatorii sau
deţi nători i nu d ispun de condiţi i corespunzătoare de păstrare şi nici nu
există posibil i tăţi pentru crearea unor asemenea sraţ i i de depozite:
- când documentele au rost afectate de calam i tăţi naturale. iar creatori i şi
deţinătorii de arh i vă nu au condiţii de asi gurare a conservării şi păstrării lor:
- când documentele au fost create de organ izaţi i poli t ice sau obştcşll.
insll tuţii şi unităţi cc ş1-au încetat activitatea. fără a avea un continuator care
să asigure securi tatea şi conservarea arhi vei unităţi i dcsfi inţate.''7'
În afară de documentele propri u-zise, l a Arh i ve l e Naţionale sau direcţi ile
j udeţene ale Arh i ve lor Naţionale. d upă caz, se mai depun. aşa cum prevede
legea şi sigi l i i le şi ştampilele d i n metal. având însemnele l egale şi
denumirea completă a unităţi i . după scoaterea lor d i n uz. Ele se depun
într- un cxcmpiar. pc bază de inve ntar întocmit c o n form anexei nr . 7 d i n
Instrucţiuni r 3 exempl are I ş i proces-verbal de predare-prel uare. ca ş i
documentele obişnui Le .
Pnnciralcle surse de complciare a Fond ului Arhivistic Naţional ş1 deci a
bai.ci documentare a Arhivelor Naţionale ş1 d i recţi i l or j udeţene ale
1 69
Arhi velor Naţionale, rămân. în conti nuare documentele care s-au creat şi se
creează la i nstituţi i l e de stat centrale şi locale, la uni tăţi l e el:onom1ce de stat.
sol:ietăţile comerc iale, regiile autonome, fundaţi i , asociaţi i , sol: ietăţi
culturale. documentele create şi deţinute de i nstituţi i l e de mit; documentele
aflate în păstrarea unor persoane particulare; documentele provenite d i n
arh i vele de peste hotare care privesc istoria ţării noastre ( rcprodul:eri - mai
ales sub formă de microfi lme ) .
Lipsa spaţi u l m de depozi tare a determi nat şi determi nă în rnntin uare.
preluarea selectivă a documentelor, fi ind vizate. în primul rând. i nstituţii
mai importante. cc oferă documente de marc valoare şti inţi l'il:ă.
Ţinând seama ş i de epoca în l:are au fost sl:rise dol:umentele. Arhivele
optează pentru depunerea, în primul rând. a celor mai vechi şi valoroase
fonduri ş i colecţi i .
L a depuneri l e succesive, trebuie respectat. în pri mul rân d . principiul
integrităţii fond u l u i .
..În anul 1 995 Arhivele Naţionale d ispuneau de 60 de lornluri. d i n rnrc
25 de clădiri noi ( al te patru în curs de rnnstrucţi e ) . spel: ial amenaj ate. în
care erau depozitate aproximativ 260.000 metri l i n iari de arhivă.
reprezentând peste 39.200 de fonduri şi colecţi i de dommente neatc de
instituţ i i l e ţări i în l: i r{;a opt sute de an i . La aceasta se adaugă peste două
m i l i oane de documente pri v i n d i s toria României atlate în arhive străine şi
7
aduse în ţară sub formă de reprod uceri ( m i crofilme, xerocopi i , fotocop i i ) . 9
Depunerea la Arhivele Naţionale sau la d i recţi ile j udeţene ale Arhivelor
Naţi onale, după l:az. a documentelor permanente. l:C fac parte din Fondul
Arh i v istic Naţi onal, create şi deţinute de u n i tăţi. instituţii de mit sau
persoane particulare. rămâne ş i în contin uare una din sarl: i n i l e importante
ale acestor instituţi i . Ea are drept consecinţe d i recte îmbogăţirea tezau ru lui
documentar l a ţări i şi punerea la adăpost. în dep l i n ă siguranţă, a mărturiilor
de preţ ale trecutu l u i .
A ş a c u m prevăd art. 1 9 d i n Legea 1 61 1 996 ş i art. 1 1 1 d i n I nstrucţi unile e i
de apl icare, documentele permanente preluate de l a creatori şi deţinători î n
depozitele Arhivelor Naţionale s a u direcţi ilor j udeţene. n u mai p o t f i retrase
din ad m i n i strarea acestora.
'''
Marin Radu Mocanu. Adrian Adamache. Din istoria ar/111·e/or româneşti. Bucureşti. 1 995.
p. 1 7 şi 20: Vezi ş1 Ar!iil'eie Na/io11ale şi .rnc1ewrea ro111â11ea.1·că. p . 5 9 .
1 70
2. Legislaţia în vigoare şi arhivele societăţilor comerciale
lichidate sau reorganizate
"" M i hai Static. Cătălin M ustaţă. f'roh/e111e llct1uile şi de penpectil'ă pril'i11d sit11a/i11 arhil'elor
i11stitufii/or desfii111me sau reor�o111zate. în . . Revista Arhivelor". nr. 1 / 1 99 3 . p. 6 3 .
171
,.În caz de încetare a act i v ităţii persoanelor prevăzute la art. I ( regii
autonome. societăţi comerciale, instituţii publice. unităţi cooperat iste,
asoc i aţi i l e ş i celel alte persoane j u r i d ice, precum ş i persoanele fizice care au
cal i tatea de comerc iant - 11.1 1 . ). b i l anţul contab i l precum şi registrele ş i
celel alte documente l a care s e referă art 25 ( d ocumente j us t i l'icative. state d e
plată ) , se predau la Arh i vele S tatului în conform i tate cu prevederile Legii
Fc ndului Arh i vistic al Român i e i . dacă legea nu d i spune a l t fe l . " 8 1 Aceste
precizăn sunt deja depăşite. întrucât Legea 1 61 1 996 ( art. 1 8 ) şi Legea
1
n r . 3 5 8/2002 ( art. I 8 ) reg lementează. sub aspect teoreti c . soarta arhivelor
unităţi lor dcs l'i i nţate.
Pentru a preîn tâmpina ş i opri d istrugeri le de documente. Legea nr.
40/ 1 990 privind organi zarea şi l'uncţionarea M i n i steru l u i de I n terne
prevede. pri ntre atri buţi i l e sale legate de Arh i vele S tatul u i . în cal i tate de
m i n i s ter tutelar. şi următoare l e :
„a ) organizează. îndrumă şi controlează. î n c o nd i ţ i i l e prevăzute d e lege.
activitatea pri vind constituirea. evidenţa. selecţionarea. păstrarea.
co nservarea şi folos irea documentelor d i n Fondul Arh i v i stic Naţional :
c ) organizează preluarea, de la persoane l e j urid ice şi fi zice, potri v i t le g i i .
a documentelor care se păstrează permanent; asigură conservarea ş1
protecţia acestora :"82
Legea Arh i velor Naţionale nr. I 6/ 1 996. l a articolul 4 . precizează că:
„Persoanele l'i zice şi j uridice. creatoare şi deţinătoare de documente care
rac parte din Fondul Arhivistic Naţional al Român i e i . denumite în
conti nuare creatori şi deţinători de documcme. răspund de evide nţa.
i n ventarierea. selecţionarea. păstrarea ş1 fo losirea documentel or. în
condiţi i l e prevederi l or prezentei l e g i . "83
Aceeaşi lege. în cap i tolul II. cu referire la „atribuţi i l e Arh i velor
Naţionale în ad m i n i s trarea şi protecţia spec i a l ă a Fondu l u i Arh ivistic
Naţional al Român i e i " . art i c o l u l 5 . l i terele „b-c ' ' . stipulează:
„b l controlea1.ă apli carea prevederi l or legisl aţie i în vigoare pe l i n i a
munc i i d e arhivă ş i stabileşte măsu rile ce s e i mpun potri v i t leg i i :
c ) pre i a d e l a creator i i ş i deţi nători i d e arh i vă documentele care fac parte
d i n Fondul Arhivistic Naţional. în cond i ţ i i l e şi la termenele prevăzute în
. . x.i
preze ma lege .
1 72
O prevedere foarte importantă a Legii 1 6/ 1 996. modificată şi completată
prin Legea nr. 3 5 8 din 6 iunie 2002. care. dacă s-ar pune în aplicare. ar
preveni multe situaţii neplăcute legate de soarta arhivelor unităţilor
desfi inţate. se regăseşte la articolul 34. unde se precizează:
..Creatorii şi/sau deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice in
seri�. în termen de 30 de zile. Arh ivelor Naţionale sau. după caz. direcţi il or
Judeţene ale Arh ivelor Naţionale. documentele care le atestă în fiinţarea.
reorganizarea sau desfi i nţarea. în cond iţiile legii. precum şi măsurile
dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deţinute de accştia.'"x'
Aceasta înseamnă că între creatorii şi deţinătorii de documente şi Arhivele
Naţionale sau. după caz. direcţi ile j udeţene ale Arhivelor Naţionale. în
calitatea lor de unic administrator al Fondului Arh i vistic Naţional. trebuie să
existe o legătură permanentă, prin personalul de la compartimentul de
arh ivă.
Î n ceea ce priveşte si tuaţia arhivelor unităţi lor desfii nţate. prevederi le
Legii 3 5 8 din 6 i unie 2002 pentru mod i ficarea şi completarea Legii
Arhivelor Naţionale nr . 1 6/ 1 996. suni foarte cl are şi doar neaplicarea lor.
din motive diferite, de către părţile vizate de lege să o facil. duce la pierderi
de documente.
Astfel. articolul 1 8 cl i n Legea 1 6/ 1 996, mocii ficat şi completat arc
urmăwrul cuprins:
..În cazul desfii nţării . în condiţi ile legi i . a unui creator de documente.
persoană _1 uridică. fără ca acti vitatea acestuia să fie conti nuată de altul.
documentele cu valoare istorică. în sensul art. 2 . vor fi rrcluale de către
Arhivele Naţionale sau de direcţi ile j udeţene ale Arhi velor N aţionale. iar
cele cu valoare practică. în baza cărora se elihcrcază cnpi i. ceru ficale şi
extrase pri vind drepturile referitoare la stagiile de coti zare la as 1 gurăn
sociale ale cetăţeni lor. vor fi preluate de casele j udeţene ele pensii sau ale
sectoarelor municipiului Bucureşti. după caz."'8" După acest art icol s-a
i ntrodus articolul 1 8 1 • care stlpulează ohl igaţi ilc pe care Ic au atât cei care
preiau patrimoniul unităţilor desfiinţate. cât şi reprezentanţii Arhivelor
Naţionale sau direcţi i lor judeţene ca şi cei ai caselor de pensii precizând :
,.Creatori i şi/sau deţinătorii de documente. persoane juridice. care îşi
schimhă regimul de proprietate sau îşi mod i fică obiectul ele activ itate.
precum şi noii deţinători care preiau patrimoniul. au obligatiu să di spună
x< f,eKell nr. J.5812002 J>el/l/"11 modificarea şi co111plewreo Legii !\r/11.-eior Naţio110/e 11r.
.
/ 6// 996, în . Monitorul Oficial'". partea I. an XIV. nr. 476 . .'1 i u l ie 2002. p . I . t În comi nuarc:
l.c!!<:a nr. .'1.'1 8/2002 ).
Xf1
l/Jidelll
1 73
măsun pentru păstrarea. conservarea şi evidenţa arhivei. în condiţiile
prevăzute de lege.
Unităţile prevăzute la alin. I sunt obligate să ia măsuri împotriva
distrugerii. degradării. sustragerii on comercial i zării l"ără drept a
documentelor de arhivă.
Documentele menţionate la alin. 2 se depozitează în condiţii şi în locuri
stabi l ite prin acte bilaterale încheiate cu reprezentanţi i Arhi velor Naţionale
sau ai direcţiilor j udeţene ale Arhivelor Naţionale. cu excepţia celor cu
valoare practică, în baza cărora se eliberează copii , cert i ficate şi extrase
privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale
cetăţeni lor, care se depozitează la casele judeţene de pensii sau ale
sectoarelor municipiului Bucureşti.
Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesori lor legali ai
acestora. după caz.
An. II - Documentele ce urmează să fie depozitate la casele j udeţene de
pensi i sau ale sectoarelor municipiului Bucureşti. precum şi procedura de
predare-primire a acestora se vor stab i l i prin Hotărâre a Guvernul ui.
elaborată de Ministerul Muncii şi Solidarităţii Sociale, la propunerea Casei
Naţionale de Pensii şi alte Drepturi de Asigurări Sociale. care va fi adoptată
7
în termen de 60 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei legi ."8
Articolul 1 1 1 din Instrucţi unile privind activitatea de arhi vă la creatorii şi
deţinătorii de documente prevede că în cazul desfii nţării unei unităţi . fără ca
activitatea ei să fie continuată de altă unitate. şeful compartimentului de
arhivă va întocmi un proces-verbal. în prezenţa reprezentantului Arhivei or
Naţionale sau, după caz. al direcţiei j udeţene a Arhivelor Naţionale. în care
va consemna principalele date despre fond. Procesul-verbal va fi semnat şi
de membrii comisiei de lichidare. un exemplar fi ind preluat de
reprezentantul Arhivelor Naţionale.
Din punct de vedere j uridic legiuitorul a procedat corect, numai ca m
mod practic atâta vreme cât nici Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene ale
Arhivelor Naţionale şi nici Ministerul Muncii şi Solidarităţii Sociale şi
direcţiile j udeţene ale acestuia nu dispun de spaţiu pentru preluarea acestor
documente fără stăpân. legea nu arc aplicabili tate practică.
Pentru ca această prevedere legală să-şi găsească aplicabilitate este
imperios necesar ca atât Ministerul de Interne. în virtutea atribuţi i lor sale cu
pri vire la Arhi vele Naţionale. cât şi Ministerul Muncii să se implice cu toată
responsabil itatea în soluţionarea problemelor legate de spaţiu, aşa încât
arhivele unităţilor lichidate să-şi urmeze cursul legal. Acest demers al
'' Ibidem.
1 74
Ministerului de Interne trebuie să fie sprij init permanent atât la nivel central.
cât şi pe plan local.
Nu-i mai puţin adevărat şi faptul că organele chemate. prin Legea
64/ 1 995 privmd procedura reorganizării j udic iare şi a falimentului.
republicată în 1 999. să apl ice procedura l ichidării judiciare : instanp
j udecătorească, j udecătorul sindic, administratorul , l ichidatoru l . adunarea
creditorilor şi comitetul creditor, care ar trebui să vegheze, din ti1np, ca
arhiva să fie ordonată. in ventariată, selecţionată, iar documentele
permanente să fie pregătite pentru depunere la Arhi vele Naţionale sau. după
caz. la direcţi ile j udeţene ale Arhivelor Naţionale. iar cele cu valoare
practică l a Ministerul Muncii sau d irecţi ile j udeţene ale acestuia. nu au avut
şi nu au în preocupările lor şi arhi va.
Conform legii. lichidatorul . ca ultim responsabil. trebuie să efectueze
actele, opţi unile şi proceduri le dispuse de j udecătorul sindic şi în mod
normal să vegheze la respectarea legilor în vigoare şi în ceea ce pri veşte
arhiva.
Din păcate. în realitate. lucrurile nu se petrec în acest fel.
Aşa se explică faptul că noul proprietar găseşte arh iva părăsită prin
pivniţă, pod sau alte încăperi şi având nevoie de spaţiul respectiv. doreşte să
scape de ea cât mai repede. De obicei aceste documente sunt vândute ca
maculatură.
Asemenea situaţi i. care sridcază legea. nu sunt cazuri singulare.
A rhivele Naţimwie şi direcţi ile lor J udeţene trebuie să intervină. înamte
de a se produce această fărădelege. preluând integral documente le. chiar
dacă. ulterior. vor trebui prelucrate cu personalul lor cal i ficat, sau impunând
aplicarea noilor proceduri ale legi i .
Când Arhivele Naţionale sau direcţiile j udeţene a l e Arhivelor Naţionale
nu dispun deloc de spaţiu de depozitare, se poate recurge la preluări
selective de fonduri sau colecţii care conţin informaţii de si nteză, cu riscul
de a depozita. temporar. aceste documente în bibliotecă. birouri. printre
rafturi etc.
Pentru prevenirea distrugerilor de documente. Arhivele Naţionale şi
direcţi ile j udeţene ale Arhivelor Naţionale trchu 1 c să-şi intcnsirice
activitatea de control şi îndrumare, pe care le-o conferă legea. cu precădere
acolo unde urmează să se producă lichidări sau reorgan izări. insistând. în
special pc lângă j udecătorul sindic, care, conform legii ( 64/ 1 995 ) are,
printre îndatoririle principale şi pc cele privind: .,in ventarierea bunuri lor
debitorului şi l uarea măsurilor corespunzătoare pentru conservarea lor:
1 75
efectuarea oricăror activităţi cerute de lege"88, aşa încât documentele să fie
pregătite din timp pentru predare-preluare.
Înfiinţarea unor societăţi comerciale care cumpără de la lichidatori
documentele unităţilor desfii nţate, cu scopul de a le salva de la distrugere,
poate fi o soluţie de moment. cu condiţia ca întreaga lor activitate de
preluare. păstrare. prelucrare şi folosire a acestor documente să se facă cu
avizul Arhivelor Naţionale. singura instituţie abili tată de lege să gestioneze
Fondul Arhivistic Naţional .
"' Lege p1fri11d proced11ra reorganizării şi lic/1idcini .11ulinare. 11r. 6./ din 22 w11ie 1 995. în
„Moni10rul Oficiat'·. panea I. nr. 1 30 din 29 iu lie 1 99 5 .
1 76
ANEXA nr. I
( Arl. 1 1 2. anexa 6 Instrucţiuni )
PROCES-VERBAL
privind depunerea-prel uarea din _______ ( anul . luna, ziua)
Subsemanţi i dm partea
______ ____ 2 şi din partea ·
Am depus, Am preluat.
I�
I�
NOTĂ:
11 Nu111ele şi prenumele depunătorilor ! ş e ful compartimcn 1 u l u 1 care răspunde 1.k
arhivă ş1 arhivarul unităţ i i > ş1 funclia aceslora.
21 Denumirea unllătii care depune documentele.
31 N u111ele ş i prenumele arh i v i s 1 u l u i care face prelu area.
4) Denumirea inslitu\1ei care face preluarea 1 Arhivelc Na!ionalc sau den u mm:a
directici judelenc respectivei
5> Denurrn rea fondului. fragmen1u l u i de fond. colecţiei preluate
6J Anii extremi a i documentelor preluate.
7) N u mărul u n i lă!ilor arhivistice preluate.
8l Canti tatea i'n metri l i niari.
177
9) Numărul exemplarelor inventarului cu care au fost depuse documentele < 1 pentru
tiecare fonc.1 sau colecţie)
I 0) Nu mărul curent c.le inventar al u.a. care nu au fost găsite la preluare.
II I N umărul filelor procesului -verbal.
12i Denumirea unităţii care a c.lepus documentele.
13) Denumirea institutiei care preia documentele.
14 l Semnătura celor care depun documentele.
151 Ştampila uni t ăţ i i .
I 6J Semnătura arhivistului care preia documentele.
1 78
ANEXA nr. 2
l Denumirea fondul ui )
INVENTAR
pentru documentele create în anii 1 93 0- 1 960
Se menţionează în dreptul
celor cc rămân la uni tate:
„reţi nut" sau : „li psă"
pentru cele care lipsesc la
preluare.
I
i
Prezentul inventar format din ___ file, cuprinde ___ uni tăţi
arfo vistice.
Astăzi s-au depus-prel uat u.a.
Am depus, Am preluat.
1 79
CAPITOLUL X
l . Probleme generale
1 80
u l timele tehnologii. Emularea angaj ează costuri le şi problemele spec i fice
creării de noi tehnologi i care să perm ită rularea programelor vechi. în
scopul adaptări i unui software original c u un hardware de ul lima generaţie.
Toţi creatori i şi deţi nător i i de documente apelează. destul de des. la
i n formaţ i i l e de arhivă. De aceea, fără abi l i tatea de a stoca. a ad mini stra ş i a
-
util iza rapid şi c ficienl aceste date. există riscul dereglării ac L i v i Lăţi i
unităţilor sau. uneor i . chiar a b locaj elor în activitatea cotidiană.
Pentru ca o uni tate care creează anual un volum mare de documente. să
şi poată proteja şi util i za. la nevoie. e ficient şi rapid i n formaţ i i l e de valoare.
ea trebuie să apeleze l a conversia d igitală a acestor documente.
Arhivarea elec tronică scade mult costul stocăr i i datelor prin reducerea
spaţiului de depozi tare şi în acelaşi timp, creşte s iguranţa păstrării
corespunzătoare a datelor - p lasate pe med i i optice şi supli mentare prolejatc
prin copii de siguranţă pe medii non volatile sau pc bandă. după nevoi Ic
reale ale uti l i zatoru l u i .
181
„grămezi de arhivă moartă'', ele trebuie să aibă o evidenţă ( inventar), iar
această evidenţă transpusă într-un anumit limbaj pc calculator. dă
posibilitatea regăsirii rapide a informaţii lor din documente. Acesta este doar
un aspect legat de folosirea calculatorului în activitatea de arhivă.
Fireşte, tehnologia actuală poate permilc concentrarea informaţii lor pc un
volum mic de suport, în felul acesta rezolvând şi veşnica problemă a
spaţiului de depozitare.
A.pelând atâl la sprij inul specialiştilor propri i în domeniul i n formaticii,
cât ş i l a specialiştii Arhivelor Naţionale sau ai direcţi ilor judeţene ale
Arhivelor Naţionale, o scrie de unităţi uti l i zează tehnica de calcul şi în
activitatea de arhi vă.
Plecând de la prevederile legislaţiei arhi vistice actuale şi încercarea de
transpunere a acestora în limbaj informatic. aceste unităţi şi-au întocmit
programe sau proceduri de lucru privind constituirea arhivei curente.
evidenţa documentelor. păstrarea, folosirea acestora etc.
Astfel. cât pri veşte constituirea arhivei curente. programul prevede
utilizarea calculatorului la registratura generală. unde se înregistrează toate
documentele intrate. ieşite sau întocmite pentru uz intern. folosind
rubricatura sugerată de specialiştii de l a arhi ve. incl uzând şi rubnca
„indicativul unităţii arhivistice după nomenclator". Un asemenea registru de
i ntrare-ieşire informatic capătă aceleaşi proprietăţi ca şi cel pe hârtie. Nu
pentru a complica lucrurile. ci dimpotrivă, credem utilă şi rubrica „cuvinlc
cheie".
Î ntocmirea nomenclatorului arhivistic, constituirea un ităţilor arhivistice,
inventarierea documentelor l a compartimente, păstrarea şi folosirea
documentelor. riecare în parte, constituie subiectul unor programe sau
prc·ceduri de lucru detaliate.
Aceste programe de lucru care privesc arhiva se regăsesc. toate. în
programul general de informatizare a întregii acti vi tăţi a un ităţii respective.
„Arhiva poale conţine fie doar suport informatic ( documentele pe suport
d i ferit sunt convertite în cod informatic). fie o combi naţie de suporturi.
Toată «corespondenţa» se poate face printr-o reţea, inclusiv transferul
documentelor la arhivă. Arhiva însăşi îşi schimbă aspectul. din rafturi
prăfuite pline de dosare. se transformă într-un serviciu modern. cu servcre şi
sisteme de gestionare computerizată a datelor. Se câştigă timp. se înlătură
birocraticele procese-verbale şi. mai ales. sistemul de evidenţă şi regăsire
poate fi realizat mai eficient şi mai rapid. Astfel, inventarele pol fi rc<ili zatc
prin sortarea. în cadrul bazei de date. ce înlocuieşte registru l de intrare-
1 eş 1 rc. a tuturor documentelor cc au acelaşi indicativ ( conform
nomenclatorul u i ) sau acelaşi cuvânt-cheie. Practic, clasicul «rezumat» al
1 82
conţinutului uni tăţii arhivistice se constituie firesc. prm alăturarea
rezumatelor f'iccărui document în parte - rezultând. deci. un rezumat foarte
generos. care pcrmlle identificarea cu prec izie a conţin utul u i . Î n egală
măsură, prezenţa cuvintelor-cheie permite constituirea unor indici. care
oferă posibilitatea regăsirii rapide a informaţiei cerute. Acest lucru se poate
realiza atât în cazul în care doar evidenţa documentelor este computerizată.
existând arhivă pe di verşi suporţi, cât şi în cazul informatizări i totale."92
Extinderea pe scară l argă a informaticii în arhi ve va determina. cu
siguranţă şi adaptarea legislaţiei arhi vistice la realităţi le concrete. În acest
sens trebuie văzut dacă nu s-ar putea renunţa la uncie instrumente de
evidenţă. cum ar ri, spre exemplu, nomenclatorul arhi vistic. care ar putea fi
înlocuit cu cuvinte-cheie (cuprinse într-un clasi f'icator) .
C â t despre gruparea documentelor î n unităţi arhivistice. î n condiţiile în
care suportul tradi ţional - hârtia - se păstrează ca material de arh ivă, iar
calculatorul poate identifica operativ documentele dorite. se pune problema
dacă n-ar fi mai simplu şi mai practic să păstrăm documentele în ordinea
numerelor de înregistrare. Î n acest fel, atunci când avem nevoie de un
document. apelăm direct la ci. fără să uzăm şi celelalte documente allatc în
dosar. Acest procedeu poate ol'cri unele avantaje. dar având în vedere că
documentele trebuie cercetate în contextul în care au fost create. considerăm
că dosarul trebuie să rămână, deocamdată, unitatea arhivistică de bază.
Trecând la informaţi ile propriu-zise «de arhivat», create dar şi consumate
într-o imensă cantitate. în această perpetuă criză de timp, în care se zbate
societatea umană. folosirea informaticii şi în domeniul arhivelor este un
lucru nu numai necesar. dar absolut firesc, în măsura în care unităţi le dispun
de posibil ităţi le financiare necesare. Este important să se poată asigura
calitatea informaţiei din arhivele i n formatice şi din sistemele informatice de
gestionare a datelor.
Documentele scrise pc suport clasic ( hârtie . pergament etc. I se
individualizează prin anumite caracteristici şi în runcţic de cuprinsut lor li
se stabileşte valoarea documcntar-ştiinţi f'ică, practică etc. şi implicit
termenul de păstrare: permanent sau temporar. Cercetătorul preferă
originalul, cu semne de val idare (semnătură, sigiliu, monogramă etc.). cc
conferă documentelor şi o valoare j uridică. Falsul este uşor identificat.
Citirea documentelor presupune cunoştinţe de paleografie. limbă etc .
,,Introducerea arhivelor pc suport i nformatic solicită sati sfacerea măcar a
acestor exigenţe; trebuie să o fere aceleaşi avan taje pc care Ic o feră suporţii
., , lb1de111. p. 1 -2 .
1 83
c lasi c i ş i . pentru a- 1 p u tea înlocui. să aducă ceva în p lus. în vederea creşterii
e ficienţe i .
O dată creat un document p c calculator - înţelegând a i c i prin document
cca mai mică uni tate . indivizihilă. care conţine i n formaţ i i - acesta. pentru a
avea valoare j uridică. trehuic să fie i nd i vidual izat. val idat. să poală
evidenţia eventualele intervenţi i ul terioare. ncau1ori1.alc . pc text. Programele
«ohişnuitc» creează documente care pol J'i oricând mocl i l"icatc. Ele nu au
semne de val idare care să autenti ricc documentul şi care să-i suhli n1CJ:c
individualitatea. Î n acelaşi sens. d i ferenţa d i n tre original şi copie este
minimă. De aici rezultă posihil ităţ1 extrem de mari ele falsificare. După
opinia noastră. acesta este unul d i n mollvclc pri n c ipale pen tru care - cel
puţin în România - documentului i n formatic nu i se acceptă deocamdată
valoarea j urid ică prohatorie. Acestor probleme l i se adaugă cele rezultate
cl in i n terconectările l a reţelele i n formatice. care aduc prohlcmele accesului
neautorizat. fie în vederea l'alsi f'icări i informati e i . l'ic în vederea sustragerii
acesteia ş i distrugc ri i _
.m
�
Şi pcnLru doc mcntclc i n l'ormaticc c istă �
posi hi l i tăţi de validare. începând cu parolele c lasice. identi ficări de
amprente digitale sau vocale ş.a.
Astăzi . s iguranţa documente l or i n formatice a crescut foarte mult, accesul
neautorizat l a documentele i n formatice este reglementat atât legislativ. cât şi
prin sisteme de protecţie a datelor. Pentru documentele confidenţiale se pot
constitui arhi ve i n l"ormaticc c u si steme superi oare de protecţie. Î n acest
sens. di versitatea soft-urilor l'olosiLe solic ită arh i velor să aihă
dispon i h i l ităţi lc necesare pentru a putea aj unge la i nformaţ i i . disponihil ităti
cc se cer reactua l i zate permanent.
I n l"ormalizarca arh i velor de la uni tăţi nu se poate !'ace şi ţinc la zi decât
c u personal ele înaltă cal i ficare . racordat permanent la legislaţie şi nciutăţilc
din domeni u . Leg islaţia arh ivistică. c u precădere Instrucţi u n i le privind
activ i tatea ele arhivă l a creatorii ş i deţinători i de documente. trchuic
completată şi adaptată la cerinţele concrete ale unităţi lor, în spec ial capitolul
în cauză. pentru c a aceasta să vină în sprij i nul creatorilor ş i deţinători lor de
documente.
Avantajele util izării calculatoarelor n u mai trebuie demonstrate. „Astre i ,
computerul poate astăzi. pri ntre altele. s ă stocheze un volum i mpres ionant
de i n formaţii pc un «spaţiu» re lati v mic şi. mai important. să operc1.c cu
aceste i n formaţ i i . c u o vi teză şi o prec i1.ic pc care omul nu I c poate
'J i
atingc." - Pc lângă aceasta. calculatorul o feră siguranţă dcoschită în
1 84
c x r loatare. asigură protecţia informaţii lor îmrotri \'a d istrugeri i !'i 1.ice ca ş i a
accesului neautorizat: tehnică avansată d e înmagaz i n are şi regăsire a
informaţi ilor: asigură uşor schimbul de informaţii cu alle ţăr i : determină
rid icarea nivelului profesional al rcrsonalului de la arh ive. care oricum nu
mai poate fi un absolvent a opt clase gimnaziale etc.
Pe l ângă avantaje. folosirea sistemului informaţi onal prczmlă şi uncie
dezavan1a.1 e. Astfe l . deşi suportul este perfecţionat continuu. ci nu poale
conferi, deocamdată. la nevoie. păstrarea permanentă a i n f ormaţi ilor
resrectivc. Nimeni nu ştie. cu certitudine. cât �c păstrează o informaţie pc
suport i n form atic. impunându-se recopierea la un anumit mtcrval de timp:
surortul este refolosi bil. aşa încât se pune pro b lema mod ului de de pu nere a
i n formaţi i lor la Arhivele Naţionale sau la direcţi ile .1 udcţcnc. fără nici o
prctcn[lc. Apoi. trebuie avute în vedere riscuri le destul de mari de di strugere
a informaţiilor prin ştergere. din eroare sau ,.infectarea'' s 1 stemclor
informatice cu viruşi : asemenea documente impun condiţii speciale de
păstrare şi conservare.
Rezultatul apl icării programe/or sau proced11rilor de /11cru. la unităţi le
unde s-a implementat acest sistem i n formaţi onal. este de-a dreptul
impresionant. Fiecare salariat al uni tăţi i. inclircrcnt de compartimcmul unde
lucrează. arc consemnate în scris. cu detal i i . etape le de lucru ş 1 mod u l cum
tre b u i e rezolvate problemele riccărci etape. Astre i . salariawl ştie unde este
l o c u l fiecărui document. cum trebuie să constituie unitatea arh iv istică. să
'in tocmească i nventarele. să depună documente le la arhiva uni tăţii şi să le
folosească.
Pentru a putea răspunde. cu promptitud i ne. acestor ,.provocări" . pc lângă
Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene ale Arh ive lor Naţionale trebuie
create. urgent. nuclee ele arhi vişti iniţiaţi în aceste probleme. competenţi să
control eze şi să îndrume această acti vitate la creatorii şi deţinători i de
d o c u me n te. iar Fac u l t a t ea de Arhivistică ş 1 Şcoala N aţională de
Pc:-fccţionarc Arh 1 v 1 stică sau orice altă insti tuţie care se preocupă de
perfecţionarea perso n a l u l u i . au datoria să cuprindă în progra m e l e lor de
studiu şi această i mportantă tematică a i n fo rmatizării arhivelor.
Deocamdată informatizarea arhivelor în Român ia apare ca deziderat
pentru maj or itatea un ităţilor. Aflându-ne într-o rază incipientă. pregătitoare.
în căutarea celor mai bune soluţii. dar mai ales a resurselor materi ale.
considerăm că această problemă atât de importantă va trebui abordată în tr-\!
l ucrare i ndependentă.
1 85
CAPITOLUL XI
1 86
Spunem oarecum. deoarece l e g i u i torul a omis d i n textul acestei l e g i
termeni consacraţi ca cei de arhivist/arhivar. Aceşti termeni se regăsesc
doar în Ordonanţa de urgenţă emisă ele Guve rn u l României „ele stabi l i re a
salar i i l o r de bază pentru personal u l contractual d i n sectorul bugetar. nr. 24
dir 30 martie 2000. Î n Nomencl atorul de ru ncţii spe c i fice Arh i ve l or
Naţionale sunt cupri nse şi fu ncţia de arhivist. pentru personal u l cu stud i i
96
superi oare ş i c e a d e arhivar. pentru persona l u l c u stud i i mccl i i . " '
R o l u l arh i v i s tu l u i sau arhi varu l u i . ele la un i tăţi l e creatoare şi deţi nătoare
de documente, în coordonarea procesu l u i de constituire corectă a arh i ve i
curente , î n ordonarea. i n ventarierea. selecţi onarea. l"ol osirea s a u pregătirea
documentelor c u valoare i stori că pen tru depunerea l or l a Arh i ve l e Naţionale
sau la d i recţi i l e j udeţe ne . ca şi în păstrarea şi conservarea documL:ntcl or. l-a
dctenrn n m pe legiu i tor să prevadă încadrarea pc ascmL:nea posturi n u mai cu
avizul A r h i v e l or Naţionale sau. clupă cai.. al d i recţi i lor J udeţene ale
·
Arhivelor Naţionale.
Reîn ri i n ţarea şi ru ncţionarea compartimentelor de arhivă. o b l i g ap e a
conduceri i u n i tăţilor - rnn form Leg i i nr. 1 6/ 1 996 -. c h i ar în cond i ţ i i l e
d i fi c i le ale perioad e i actuale, înseamn ă rezol varea unei reale nevoi -
arhi ve l e i n trând tot mai m u l t în actu a l i tate -. ca şi rel u area unei bune
trad i ţ i i .
Î ncadrarea de personal competent. avizat ele Arh i vele Naţionale sau de
d i recţi i le _Judeţene ale acestora. sal ari zarea coresp unzătoare a arh i v ari l or sau
arh i v işti lor ( pentru mar i l e u n i tăţi sau cele de 11 1 v e l c e n t ra l ) . pentru a asigura
sta.1 i l itatea pc post. perrccţionarea şi atestarea perso n a l u l u i . s u n t măs uri s i ne
qua non pentru des făşurarea corespunzătoare a acti v i tăţ i i de arh ivă. c u
urmări benefice. i medi ate şi d e perspectivă.
Pentru buna organi zare a acti vităţii de arh i vă. în cond i ţ i i l e apliL:ăr i i
n o u l u i cadru legislativ. personal u l d e arhivă treb u i e să rie atât factor d e
exernţie cât şi de concepţie. AL:easta pres upune, în p r i m u l rând. o pregă t i re
teoretică superi oară . aşa încât. în fu ncţie de gra d u l u n l lă ţ i i în c ar e îşi
desfăşoară acti v i tatea ci trebuie să aibă stud i i superi oare sau cel puţin med i i .
Crearea um11 statut corespun1.ător ro l u l u i ş1 i rn ponan\e1 ru ncţ1ei
l ucrătoru l u i din arhive. constituie cond i ţ i a necesară p e n tru schm�barca
mental i tăţi i faţă de mese ria de arhil'ist sau o rhil·cll'. pe rs o ana cu vaste
c unoşti nţe teoretice şi experienţă prac tică, c hemată să dea viaţă unor
mormane d e documente. stivui te fără n i c i u n criteriu ş i fără ev idenţă. Pcmru
l egi ferarea statutu l u i corespunzător al celor d o uă profes i i . de arh i var şi
„ ,. . . Mo11//ort1/ Oficwl " ' . parlca I . nr. 1 3 8 din 3 I martie 2000. p.6.
1 87
ar11 1 v1st. trebuie să m i l i teze. neîntrerupt. în primul rând arh ivişti i din
sistemul Arhivelor Naţionale.
Factorii de decizie. la nivelul creatori lor şi deţi nătorilor de documente.
trebuie -;ă ştie că subordonarea personal ului de arhivă compartime·n tului
administrativ este chiar dăunătoare. În asemenea si tuaţi i . personalui de
arhivă este apreciat la fel ca cel de întreţi nere (îngrij i toare. tâmplari. l ăl:ătuşi
etc. ). ceea ce nu corespunde n i c i din punct de vedere al pregăti ri i . n i c i al
ac l ivităţil or prestate. De aceea. acol o unde situaţia i mpune crearea unor
compartimente de arhivă. acestea trebuie să fie subordonate direct
conduceri i unităţi i . i ar în situaţia numirii unor responsabi l i cu arhi va. aceştia
să fie subordonaţi compart i mentu l u i Resurse Umane sau Contab i l itatc
Frnanc iar.
Pcmru aplicarea în mod un itar a legislaţiei arh i v i stice de către creatorii şi
dcţrnătorii de documente. în baza art. 5 . l i tera „a" din Legea nr. 1 6/ I 996.
Arhivele Naţionale vor trebui să întocmească un RegulamcnH.:adru de
organi zare şi funcţionare a arhivelor. ca apoi. pc baza l u i . uni tăţi le să-şi
poată alcătui regulamentele proprii . adaptate spec i ficului riecăruia. pe care
să Ic supună aprobări i Arhi ve l or Naţionale respect i ve. înainte de a le pune
în apl icare
Nevo i l e de ord in practic au făcut ca multe unităţi să-�i reîn l"i inţczc iar
cele noi. pri vate. să-şi în fi i nţeze compartimente de arhivă. solicitând. pentru
aceasta. avizul Arhivelor Naţionale sau. după caz. al di recţi i lor j udeţene ale
Arh i velor Naţionale. si ngurele i nstituţii abi l i tate prin lege să acorde acest
avlf..
188
- lnsrruirea la faţa locul u i . l a u n i tate. cu prilej u l comrol u l u 1 de fond sau a
c e l u i te matic. asupra modului cum trc h u 1 e organi zată arh i va. a e l ectuări1
unllr opcrapum etc.
- Convocarea l a sed i u l u n i tăţii a person a l u l u i i mp l icat prin lege în
act i v i tatea de arh i vă ( d i rectori ad m i n i s trat i v i . şc l'i i comparti men te l o r.
membri i consi l i i l or de selecţi onare, pers o n a l u l de la secretariat-re g i stratură.
arhi var i i sau responsab i l i i cu arh i v a ) ş i i n stru i rea l o r, fo l os i n d şi exemplele
concrete oferite de contro l u l efectuat recent l a u n i tate. i n s i stând asupra
principalelor pro h i c mc legate de: cadru l j u r i d i c în care se d e s făşoară
acti vnatea de arh i vă. e v i denţa documente l or . consti t u i rea arh i v e i curente -
nomencl atorul arh 1 v i s t 1 c . i n ventari erea. selecţionarea. fo l o s i rea. depunerea
documente l or permanente l a Arh i v e l e N aţionale sau la d i recţi i l e 1 ucleţenc.
păs trarea ş i eonservarea documentelor etc .
lnstruirea poate avea în vedere ş i n umai o temă sau a l ta. cum ar l'i :
constituirea arh ivei curente sau selecţio narea d o cumentelor etc.
- Incl uderea unor teme teoretice şi practice. v i t.ând acti v i tatea de arh i vă.
în cadru l programelor de pregătire profesi onală a personal u l ui de l a unităţi .
Transmi terea unor cunoşt i n ţe de spec i a l i tate arh i vari lor sau
responsab i l i l o r cu arh i v a cu ocazia d e p l asări l o r p e care aceşlla Ic J"ac la
sed i u l Arhi ve l or Naţionale sau d i rec ţi i l or j udeţene ale Arh i ve l o r N aţionale,
de regulă s o l i c i tând orie ntarea asupra operaţi u n i l o r de hază: ord o n area.
i n v e ntarierea. selecţion area documentelor.
- Organizarea de către instituţii centra l e sau j udeţene ( m i n i s te re . camere
de comerţ şi i ndustrie. pre fec turi. consi l i i j udeţene, i nspectorate şcol are
e tc . ). cu part i c i parea d i rectă a repreze n t anţi l or Arh i ve l o r Naţionale sau
d i recţi i l or j udeţene, a unor i n stru i ri v i zând act i v i tatea de arh i vă .
- Centrele şi şcol i l e de pcrfccţ1onarc pro l'csion ală, de care d i s p u n
creatori i ş i d e ţi n ători i de doc umente, pot orga n i za cursuri de formare ş i
armoni zare profes ională arh i v istică pc hat.a unor programe a v i zate d e
Arhivele Naţionale.
- Organ i t.arca de către Şcoala N aţională de Per l"ccţionarc Arh i vistică.
i n s t i tuţie în curs de restructurare. la sed i u l aceste i a d i n B ucurcşu . sau l a
d i recţi i l e j udeţene ale Arh i ve l o r Naţion a l e . cu sau fără scoaterea din
producţie. a cursur i l o r de formare. atestare şi perfecţ i o n are a personalului d e
arh i v ă de l a creato r i i ş 1 dcţmători i de documente.
Potr i v i t Leg i i Arh i ve l or Naţionale nr. ! 6/ 1 996 ş i Legea Î nvăţămân t u l u i .
deocamdată Ş c o a l a Naţion a l ă de Perfecţionare Arhi v i s tică este o h l i gată s ă
asig ure formarea ş i ca l i ficarea, spec i a l i zarea ş i perfecţionarea precum ş i
avi zarea. atestarea crcc t i vclor de personal d i n t oate t i p u r i l e d e i n frastructuri
arh i vistice. compart i mente şi rcsponsah 1 1 i tăţi . stab i l i te în llrgamgramc le
1 89
creatorilor şi deti nător i l or de documente care fac parte cl in �onclul Arh i vistic
Na11 onal .
Sunt consideraţi atestaţi:
a) Absolvenţii Facu ltăţi i de Arhivistică c u d ip lomă de l icenţă sau
d i pl omă de absolvire.
b) Personalul tran s ferat din sistemul Arhivelor Naţionale l a alte uni tăţi
publice sau particulare.
c ) Absolvenţii altor instituţii de învăţământ superior - facu l tăţi. colegii.
şco l i postl iceale şi l icee. care au menţionat în foaia matricolă cel puţin un
curs de arh i vistică - angaj aţi pe funcţii şi posturi arh i vistice .
d ) Absol venţi ele facu l tăţi şi de l icee de alte profile cu d iplomă de
absolvire şi de bacalaureat neangajaţi. care suportă Laxele de şcolari zare.
urmează cursurile de formare şi armon i zare profesională sau de caii ricare,
orgamzate de Arhivele Naţionale. deocamdată prin Şcoala Naţională de
Perfecţionare Arh i v istică şi susţin examenul de absol v i re. Certi ficatul de
absolvire echivalează cu atestarea.
e ) Şefi i compartimentelor de arhivă d i n unităţile de stat şi particulare
care. deşi nu au stud ii de spec ialitate arhi vistică. au urmat şi au abso l v i t . cu
certificat. unul din c ursun le organizate de Şcoala Naţională de Perf"c cţi onare
Arh i vistică. în conformi lale cu stud i i l e lor de bază ( superioare. postliceale
sau l iceale ) .
O Personalul compart i mentelor de arhi vă c u funcţii de îndrumare. control
şi de execuţie din domeniile evidenţe i , păstrări i . fol osiri i , reprografieri i .
restaurări i şi i n formatizării documentelor de arh ivă, dacă a absolvit. c u
certificat, u n u l d i n cursuri le organizate de Şcoala Naţională de Perfecţionare
Arhivistică.
gl Personalul de arh ivă c u vechime neîntreruptă în act i v itatea arhivistică
de peste trei ani. care a beneficiat de i nstru i ri le Servic i u l u i Metodologic şi
Control sau ale d i recţi i l or judeţene ale Arhive l or Naţi onale. fac dovada
rre �venlări i acestor instruiri şi a obtinut de la Şcoala Naţională de
Perfecţionare Arhivistică cert i ficatul de atestare pc haza examenului
organizat de comisia de atestare.
h) Instruiri l e ca şi fostele cursuri ale unor umversi tăţi populare, mdiferent
de locul unde au fost susţinute, nu ţ i n loc de cursuri. dar sunt acceptate ca
formă de pregătire pro fesională anterioară i n trării în vi goare a Legii nr.
1 6/ 1 996. pentru ca. "in acest cai„ personalul de arhivă c u experienţă ş1
con1 inu itatc pro fesională să se poată prezenta l a examenul de atestare.
Examen ul de atestare constă în pro he orale ( inler\' I U . coloc v i u ) ş1
susţinerea unei lucrări de absol v i re a cursuri lor şi în e xecutarea unei
operaţiuni arh i vistice practice. în !"aţa Comisiei de atestare.
1 90
În cazul în care candidaţii nu promovează exame n u l de atestare. aceşua
vor urma cursuri l e de perfecţionare pro fesională organ i1.ate de Şcoala
Naţională de Perfecţionare Arhivistică. în Bucureşti sau la sed iile direcţiilor
j udeţene ale Arhivelor Naţionale fie d i n proprie iniţiativă. fie la sesizarea
Arhi velor Naţionale.
Promovarea examenului de absolvire sau atestare dă dn:ptul l a ohţinerea
unui certi ficat care atestă profesia însuşi tă.
Şefii uni tăţi lor de orice fel şi nivel. care au în suhord ine compartimentele
de arhivă sau responsahilii de arhivă. cum ar fi cei de l a Parlament. Guvern.
Curtea Constituţională. Î nalta Curte de Conturi şi asi milatele l or. instanţele
j udecătoreşti, ministere. prefecturi. regii autonome şi unilă\ilc suhordonatc
lor. societăţi. fundaţi i , asociaţii , agenţi economici de stal sau particulari etc.
vor partici pa la cursuri de iniţiere în domeniul 111wwge111e11rului acririfiitii
arhivisrice, pc o durată de două zile, la sed i ul Şcolii Naţionale de
Perfecţionare Arhivistică d i n B ucureşti sau la sediile direcţiilor j udeţene ale
Arhivelor Naţionale.
Scopul acestor cursuri este de a crea imaginea i mportanţei sociale a
muncii arhivistice, de a asigura cunoaşterea cerinţelor pen tru stăpânirea.
controlul şi dirij area eficientă a activităţi lor şi operaţiuni lor arhi vistice.
Cursuri de perfecţionare de scurră durată se organi zează pe nivelele
studiilor de bază pentru personalul din domeniul arhi visticii ele la creatorii şi
deţinătorii de arh ive, atât cu stud i i superioare. cât şi cu studi i med ii. în
domeniul teoriei şi practicii arhivistice, fie că sunt sau nu ahsol vcnţi ai
unuia din cursurile menţionate mai sus.
Î nvăţământul arhi vistic realizat de Şcoala Naţională de Perfecţionare
Arh1 v1stică este socotit prestare de servicii şi este susţi nut pr i n taxe sau alte
surse. potrivit legi i .
f/ 1scrierea la TOllle rip11rile de cursuri s e fa ce p e lxi::.ii de :
- Cererea persoanei în cauză cu privire la cursul pe care d o reşte să-l
urmeze:
- Recomandarea scrisă făcută de u n i tate pentru persoana trimisă la curs:
- Copie de pe actul sau actele de stud i i ;
- Comunicarea c ă plata taxei s-a făcut prin d ispoziţia d e plată nr .
din . . . . . . . . în contul . . . . . . . . . . . . . . . (Arhi velor Naţionale etc . ) ;
„ „
191
3. Atribuţiile personalului compartimentului de arhivă
1 92
care trebuie să cuprindă: denumirea fondului cercetat. compartimentu l .
numărul dosarul u i/dosarelor (cota), anu l . fil a s a u fi lele şi poziţia sau
poziţiile, dacă este cazul. Referatul se datează şi se semnează de către
arhivarul sau responsabi l u l cu arhiva.
k ) La solicitare. pune l a dispoziţie comparti mentelor documentele
solic itate. pe bază de semnătură, consemnată în Registrul de depozit. Pc
pol iţă. în locul documente lor, pune fişa de contro l . până l a restituirea
uni tăţilor arh i vistice împrumutate, când veri fică i n tegritatea documente lor şi
apoi le reintegrează la fond.
1 ) Pregătirea documentelor permanente ( c u val oare documentar-istorică)
şi i n ventarele acestora şi depunerea lor l a Arhivele Naţionale sau. după caz.
l a direcţii le j udeţene ale Arhive l or Naţionale. conform prevederilor
articolelor 1 3- 1 9 din Legea nr. 1 6/ 1 996.
m) Organizarea depozitului de arhivă şi si stemati zarea documentel or,
după criterii stab i l i te în prealab i l . conform prevederilor legislaţiei
arhivistice. Î ntocmeşte ghidul topografic a l depozitului sau depozitelor.
n) Asigurarea ordinii şi curăţeniei în depozitul de arhivă. Solicită
conducerii unităţii dotarea corespunzătoare a depozitului cu mo)::> i l i er.
rafturi. scări, mij loace PSI etc. Cunoaşterea şi respectarea normelor de
protecţie a muncii şi PSI, fiind i nstruit periodic în acest sens.
o) Arhivarul sau responsab i l u l c u arhiva este gestionarul depozitului de
arhivă, calitate în care sigilează zilnic depozitul . biroul şi depune cheile în
l ocul stab i l it de conducerea unităţi i .
p ) Informarea conduceri i u n i tăţii despre eventualele nereguli (degradări.
distrugeri, sustrageri de documente) şi propunerea de măsuri în vederea
asigurării condiţi i lor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei.
r) Punerea l a d ispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale sau. după caz. a
dir�cţii lor j udeţene ale Arhivelor Naţionale, cu prilej ul efectuării operaţiuni i
de control , a tuturor datelor, i n formaţii l or şi documente l o r solicitate privind
situaţia fonduri l or şi colecţi i l or create şi deţinute.
Conform prevederil o r articolului 6 d i n Instrucţiunile privind activitatea
de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente. toţi „creatorii şi deţinătorii
d e documente sunt obligaţi să comun ice în scris, în termen ele 30 ele zile,
Arhivelor Naţionale sau. clupă caz. d i recţi ilor j udeţene ale Arhivelor
Naţionale, înfii nţarea. reorganizarea sau orice alte modi ficări survenite în
"!'
activi tatea instituţie i. c u impl icaţii asupra compart i rncnwlui de arhivă.·
Aceleaşi prevederi se regăsec şi în art. 34 cl i n Legea 35 8/2002 „precum şi
măsurile d ispuse în vederea arhivării documente l or create sau deţi n1:1te de
. .. 9 8
aceştia. ·
1 93
CAPITOLUL XII
R ĂSPUNDERI ŞI CONSECINŢE
1 94
infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 3 la 7 ani. dacă fapta nu
constituie o infracţiune mai gravă.
Tentati va se pedepseşte." 1 0 1
Infracţiunea ca formă a conduitei i l icite este fapta care prezintă un
pericol social, săvârşită cu vinovăţie şi care atrage răspunderea penală.
Comiterea faptei este constitutivă de infracţiune, indiferent cine ar fi
deţinătorul acestor documente. Deţinătorul poate fi şi o altă persoană decât
autorul faptei .
Sesizarea organelor statului pentru tragerea l a răspundere penală se face
din oficiu. Urmărirea penală se efectuează de organele de cercetare penală
ale poliţiei. sub supravegherea parchetului. Instanţa competentă să j udece
fapta este j udecătoria de la locul săvârşirii faptei.
Textul de lege incriminează două fapte d istincte, şi anume:
a) scoaterea peste graniţă fără autorizaţie legală a documentelor din
Fondul Arhi vistic Naţional ;
b) înstrăinarea documentelor d i n Fondul Arhi vistic Naţional către
persoane fizice sau jurid ice străine. fără autorizaţie legală.
Infracţiunea mai gravă. la care face trimitere art. 28. este. fără îndoială.
art 1 68 din Codul Penal. intitulat «Compromiterea unor interese de stat».
Fapta constă în distrugerea, alterarea ori ascunderea unui document sau
înscris în care sunt stabil ite drepturi ale statului român în raport cu o putere
străină. dacă fapta este de natură a compromite interesele de stal. Pedeapsa
este închisoare de la 5 la 1 5 ani şi interzicerea unor drepturi . Î n afară de
aceasta, transmiterea informaţii lor secrete de stal unei puteri sau organizaţii
străine ori agenţilor acestora. precum şi procurarea de documente sau date
ce constituie informaţii secrete de stat, în vederea transmiterii destinatarilor
enumeraţi, constituie infracţiunea de trădare, dacă este săvârşită de un
cetăţean român, sau spionaj , dacă este comisă de un cetăţean străin.
Pedeapsa este detenţiune pe viaţă sau închisoare de la 1 5 la 25 de ani şi
interzicerea unor drepturi ( art. 1 57, alin. 1 Cod Penal).
Dacă săvârşirea aceloraşi fapte priveşte alte documente sau date. care
prin caracterul şi importanţa lor fac ca fapta săvârşită să pericliteze
si guranţa statului, pedeapsa este mai redusă (art. 1 57 , al in. 2, Cod Penal).
La infracţiunea prevăzută de art. 1 57 şi 1 68, urmărirea penală o face
parchetul militar iar j udecarea dosarului este de competenţa tribunalului
militar.
Observăm că textul de lege face trimitere la prevederile Codului Penal.
fără a le nominal iza, aşa încât pentru protejarea Fondului Arhi vistic
101
Legea nr. 1 611996, p.4.
1 95
Naţional am identificat câteva din normele j uridice ale Codului Penal care.
prin cuprinsul lor. răspund acestui deziderat.
Aşa. spre exemplu. art. 208, al in. 2. incriminează ca fii nd furt „luarea
unui înscris din posesi a sau deţinerea altuia, fără consimţământul acestuia,
în scopul de a şi-l însuşi pe nedrept, pedeapsa fi ind închisoare de la 1 la 1 2
ani . "
În art. 2 1 7. al in 1 -2, este incriminată fapta ce constă î n „distrugerea,
degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare al unui bun aparţinând
altuia sau împiedicarea luării măsurilor de conservare sau de sal vare a unui
astfel de bun. precum ş1 în lăturarea masurilor luate. se pedepsesc cu
închisoare de la o lună la 3 ani sau cu amendă.
Î n cazul în care bunul are deosebită valoare artistică. ştii nţifică, istorică.
arhivistică sau o altă asemenea valoare, pedeapsa este închisoare de la 1 la
1 0 ani."
Sub denumirea marginală de „Sustragere sau d istrugere de înscrisuri",
articolul 242 din Codul Penal, incriminează „sustragerea ori distrugerea
unui dosar, registru. document sau orice alt înscris care se află în păstrarea
ori deţinerea unui organ sau unei instituţi i de stat ori a unei alte instituţii din
cele l a care se referă art. 1 45 se pedepseşte cu închisoare de la 3 luni l a 5
am .
Distrugerea din culpă a vreunuia dintre înscrisurile prevăzute în alineatul
precedent. care prezintă o valoare artistică, ştiinţifică. istorică. arhivistică
sau o altă asemenea valoare, se pedepseşte cu închisoare de l a 3 luni la 2 ani
sau cu amendă.
Dacă faptele prevăzute l a alin. I şi 2 sunt săvârşite de un funcţionar
public în exerciţiul atribuţi ilor de serviciu. max imul pedepselor prevăzute în
aceste alineate se majorează cu un an.
Tentativa infracţiunii prevăzute în alin. I se pedcpseştc . " 101
Î ntre faptele de furt ( art. 208 ) şi distrugere ( art. 2 1 7 ), pc de o parte, şi
cele de sustragere de înscrisuri ( art. 242 ) , pe de altă parte. există o evidentă
asemănare sub aspectul materialităţii lor. Penaliştii delimitează, totuşi.
aceste infracţiuni după obiectul ocrotirii j uridice. Astfel, dacă la primele
două infracţiuni fapta are ca obiect un înscris cu valoare patrimonială, deci
evaluabi l în bani. la cea de a treia, obiectul îl constituie un înscris care
emană de la o autoritate şi nu poate fi apreciat în bani.
1112
Codul Penal al Ro111[i11iei. în Monitorul Oficial. panea I. nr. 65 din 1 6 aprilie 1 997 ( În
continuare: Codul Penal).
1 96
Dacă în primele cazuri se prejudiciază patrimoniul. în cel de-al treilea
este compromisă autoritatea statului. a organelor sale ori o altă autoritate
publică.
,,Înlăturarea ori distrugerea unui sigiliu legal aplicat se pedepseşte . cu
închisoare de la o lună l a un an sau cu amendă.
Dacă fapta a fost săvârşită de custode, pedeapsa este închisoare de la 3
luni la 2 ani sau amendă" 103 - se menţionează în art. 243 din Codul Penal.
Articolul 249 acuză neglijenţa în serviciu, făcând precizarea că:
,,Î ncălcarea din culpă. de către un funcţionar public. a unei îndatoriri de
serviciu. pri n neîndeplinirea acesteia sau prin îndeplinirea ei de fectuoasă.
dacă s-a cauzat o tulburare bunului mers al unui organ sau al unei instituţi i
de stat ori al unei alte unităţi din cele la care se referă art. 1 45 (umtăţi
publice n . n . ) , sau o pagubă patrimoniului acesteia ori o vătămare importantă
a imeresclor legale ale unei persoane. se pedepseşte cu închisoare de la o
lună la 2 ani sau cu amendă.
Fapta prevăzută la alin. I . dacă a avut conseci nţe deosebit de grave. se
pedepseşte cu închisoare de la 2 la 1 0 ani." 1 04
Sub denumirea marginală „Neglijenţă în păstrarea secretului de stat". art.
252 din Cod ul Penal învinuieşte „neglijenţa care arc drept urmare
distrugerea. alterarea, pierderea sau sustragerea unui document cc constituie
secret de stat. precum şi neglijenţa care a dat pri lej altei persoane să afle un
asemenea secret, dacă fapta este de natură să aducă atingere intereselor
statului. se pedepsesc cu închisoare de la 3 luni la 3 ani." 105
Nerespectarea regi mului de ocrotire a unor bunuri - este denumirea
marginală a articolului 280. alin. I din Codul Penal. ce prevede că:
,,Î nstrăinarea, ascunderea sau orice altă faptă ce prici nuieşte pierderea
pentru patrimon iul cultural naţional sau pentru Fondul Arhi vistic Naţional a
unui bun care, potri vit legii. face parte din acel patrimoniu sau rond. se
pedepseşte cu închisoare de la 2 la 7 an i .
Dacă pierderea bunului pentru patrimoniu sau pentru fondul prevă1.ut în
alineatul precedent a fost prici nuită prin săvârşirea unei fapte care consti tuie
prin ea însăşi o altă infracţiune, pedeapsa este cea prevăzută de lege pentru
infracţiunea săvârşită, al cărei max im se majorează cu 3 ani .
Fapta prevăzută î n alin. I nu se pedepseşte. iar î n cazul faptelor
prevăzute în alineatul 2 pedeapsa nu se majorează. dacă înainte ca hotărârea
"11
Codul Penal.
'"J Ibidem.
111;
Ibidem.
1 97
să fi rămas definitivă. făptuitorul înl ătură rezul tatul infracţiunii făcând ca
bunul să reintre în acel patrimoniu sau fond.'. i06
Distrugerea, jefuirea sau însuşirea unor valori cul turale sunt fapte
incriminate de Codul Penal în articolul 360, care are următorul cuprins:
„Distrugerea sub orice formă. fără necesitate m i l i tară, de monumente sau
construcţii care au valoare artistică, istorică ori arheologică. de muzee. mari
bibl ioteci . arhive de valoare istorică scw ştiinţifică. opere de artă.
manuscrise, cărţi de valoare. colecţii şti inţi fice sau colecţii i mportante de
cărţi. de arhive, ori de reproduceri ale bunuri lor de mai sus ş 1 în general al
oricăror valori cul turale ale popoarelor. se pedepseşte cu închisoare de la 5
la 20 de ani şi interzicerea unor drepturi.
Cu aceeaşi pedeapsă se sancţionează jefuirea sau însuşirea sub orice
formă a vreuneia d intre valorile culturale arătate în prezentul articol, de pe
teritori ile aflate sub ocupaţie militară." 1 07
În cazul constatării unor fapte apreciate drept infracţiuni. se sesizează, în
scris, parchetul competent în vederea declanşări i urmăririi penale. Sesizarea
se face de către reprezentantul instituţiei din care face parte agentul
constatator. respectiv directorul general al Arhivelor Naţionale sau
directorul d irecţiei judeţene. după caz.
Sesizarea va cuprinde data întocmirii , numele. prenumele, funcţia,
instituţia şi adresa agentului constatator; expunerea faptelor; persoanele
vinovate sau posibilii vinovaţi de comiterea infracţi unii; elementele
probatorii ale celor sesizate.
La sesizare pot fi ataşate acte ce vin în sprij inul acesteia. precum: note
explicative ale persoanelor impl icate: ale eventualilor martori : copii sau
extrase ale proceselor-verbale încheiate cu ocazia controalelor efectuate etc .
'"" Ibidem.
"" Ibidem.
'"' LeKea nr. I R0/2002. pe Iliru aprobarea Ordonanţei Gu1·ernului nr. 212001 privind reKt111ul
.11mdic al contraventiilor. în Monitorul Oficial. partea l. nr. 268 din 22 aprilie 2002. p.2.
198
Contravenţia este săvârşită din vinovăţie atunci când înfăptuitorul
prevede. estimează rezultatul faptei sale ş i urmăreşte producerea ei prin
i ntenţie directă, i ar culpă atunci când făptuitorul nu prevede rezultatul faptei
sale deşi putea să-l prevadă ( neglijenţa sau culpa fără prev i ziune ).
Contravenţia, ca şi i nfracţiunea, se constituie d i n patru elemente: obiectul
( valorile, relaţi ile sociale. bunurile sau i nteresele legitime ) : subiectul
(persoana fi zică ce comite fapta ) : latura obiectivă ( fapta) ş i l atura subiectivă
( v i novăţi a ) .
De regul ă , subiectul care săvârşeşte o contravenţie este o persoană fizică.
fii n d pas i b i l ă de răspundere orice persoană (exceptând mmori i care nu au
împ l i n i t vârsta de 1 4 ani), i n d i ferent dacă este cetăţean român, cetăţean al
altui stat sau persoană fără cetăţenie.
Sancţi unile contravenţionale pot fi ap l icate ş i persoanelor j uridice.
Contravenţi ile l a Legea Arhivelor N aţi onale nr. 1 6/ 1 996 şi modul cum
sunt ele sancţionate se regăsesc în art. 29-33 al acestei legi . mod i ficată şi
completată cu Legea 3 5 8 pentru mod i ficarea şi completarea Leg i i Arh i velor
Naţionale nr. 1 6/ 1 996, din 6 i u n i e 2002 (art. 29-33).
„Contravenţi i l e prevăzute l a art. 29 se sancţionează cu amendă de la
2 . 5 00.000 l e i l a I O.OOO.OOO l e i . " 1 09
Potrivit art. 29, constituie contravenţi i la Legea 1 6/ 1 996 următoarele
fapte, dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potri vit legii penale.
s ă fie considerate infracţi uni :
a) Neinventarierea documentelor
Subiecţi ai contravenţiei sunt:
- conducerea unităţi i , dacă nu a l uat măsuri pen tru organi zarea acti vităţ i i
de i nventariere;
- şefii compartimentelor sau persoanele desemnate în scris pentru
e fectuarea i nventarieri i , dacă documentele se află l a compartimentele
creatoare;
- arh i varii sau responsab i l i i cu munca de arhivă, dacă documentele au
fost depuse la arhiva u n ităţ i i neinventariate, i ar aceştia nu au efectuat
inventarierea lor.
b) Neîntocmirea nomenclatorului arhivistic
Subiecţi ai contravenţiei sunt:
- şefi i compartimentelor care au în subord i ne arh i va, dacă nu au i n iţial şi
organizat act i v itatea de întocmire a nomenclatoru l u i :
io<i
Legea 3 5 8/2002, p.2.
1 99
- şefii compartimentelor creatoare de documente, dacă nu au întocmit
listele unităţilor arhivistice create de compartimentele respective (propuneri
pentru nomenc lator) .
c ) Nepredarea d e către compartimentele uni tăţii creatoare. la arhiva
proprie . a documentelor cu termen de păstrare permanent. pe hază de
inventar şi proces-verhal de predare-primire. conform prevederilor art. 9 şi
anexelor nr. 2 şi 3 din lege.
Suhiecţi ai contravenţiei sunt:
şefii comparlimentelor sau persoanele de la compartimentele
desemnate. în scris. în scopul predării, care nu au întocmit formele legale de
predare a documentelor;
- arhi vari i sau responsabilii cu munca de arhivă, dacă au preluat
documentele fără inventare şi proces-verbal de predare-prel uare. întocmite
conform anexelor nr. 2 şi 3 .
d ) Neselecţionarea documentelor create şi deţinute de unităţi. la
terrnenele prevăzute în nomenclatorul propriu. de către comisia de
selecţionare a documentelor. în condiţiile prevăzute de an. 1 1 din lege.
Subiecţi ai contravenţiei sunt:
- secretarul comisiei de selecţionare, dacă nu a sesizat comisia de
selecţionare cu privire la existenţa în arhivă a documentelor cu termene de
păstrare expirate;
- membrii comisiei de selecţionare. dacă nu s-au întrunit să anal izeze
l ucrările de selecţionare;
- conducerea uni tăţi i , dacă nu a luat măsuri pentru numirea comisiei de
selecţionare.
e) Neasigurarea condiţiilor corespunz.ătoare de păstmre şi protejare a
documentelor create şi deţinute de către creatorii şi deţinătorii de arhivă.
persoane juridice sau persoane fizice, potri vit art. 1 2 din lege.
Subiecţi ai contravenţiei sunt:
- conducerea unităţii , dacă nu a luat măsuri pentru crearea condiţiilor
corespunzătoare de păstrare şi conservare a documentelor. aşa cum prevede
art. 1 2 din lege şi art. 8 1 - 1 08 din instrucţiunile de aplicare a legii ;
- şefii compartimentelor care au în subordine arhiva un ităţi i. dacă n u au
informal, în scris. conducerea unităţii şi nu au luat măsuri pentru remedierea
neajunsuri lor:
- arhivarii sau responsab i l i i cu arhiva dacă au constatat nereguli şi nu au
sesizat, în scris. în mod ierarhic.
f) Nedepunerea la Arhivele Naţionale, sau. după caz. la d irecţi ile
judeţene ale Arhivelor Naţionale a documentelor care fac parte din Fondul
200
Arhivistic Naţional al României de către creatori i ş 1 deţinătorii de
documente, la expirarea termenelor prevăzute de art. 1 3 .
Subiecţi ai contravenţiei sunt:
- conducerea unităţii, dacă se opune depunerii :
- şefii compartimentelor care au în subordine arhiva unităţii . dacă n u au
luat măsuri în vederea pregătirii şi predării documentelor la termenele
prevăzute la art. 1 3 şi în procesul-verbal de control ;
- arhivarii sau responsabilii cu arhiva. dacă nu a u pregătit documentele
în vederea depunerii lor.
g) Nedepunerea la Arhivele Naţionale sau la d irecţi ile j udeţene ale
Arhivelor Naţionale. după caz. de către creatorii şi deţinătorii de documente
de arhivă a inventarelor pe care le deţi n. la expirarea termenelor de
depunere. în condiţi ile prevăzute de art. 1 7 .
Subiecţi ai contravenţiei sunt:
- conducerea unităţi i . dacă se opune depunerii inventarelor;
- şefii compartimentelor care au în subordine arhiva unităţii , dacă nu au
luat măsuri în vederea pregătirii i nventarelor şi depuneri i lor.
„La articolul 29, după litera g) s-a i ntrodus litera h) cu următorul cuprins:
h) nerespectarea prevederilor art. 1 8 şi 1 8 1 .
„Contravenţiile prevăzute la art. 29 se sancţionează cu amendă de la
11
2 . 5 00.000 l a 1 O.OOO.OOO lei ." 0
Oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României de către persoane fizice sau juridice. fără
respectarea priorităţii Arhivelor Naţionale sau a direcţi i lor j udeţene ale
Arhivelor Naţionale de a le cumpăra, potrivit prevederilor art. 1 5 . al in. 2.
Vinovată se face persoana fi zică sau j uridică deţinătoare a documentelor.
Contravenţiilor prevăzute în Legea Arhivelor Naţionale nr. 1 6/ 1 996 le
sunt aplicabile dispoziţiile Ordonanţei Guvernului nr. 212001 privind
regimul juridic al contravenţiilor şi Legii pentru aprobarea Ordonanţei
Guvernului nr. 21200 1 privind regimul juridic al contravenţi ilor nr.
1 8 012002. din 22 aprilie 2002.
3. Constatarea contravenţiilor
iw
Lef!.eo 351!12002. p.2.
20 1
împuterniciţii Arhivelor Naţionale şi, după caz, ai direcţi i lor judeţene ale
Arhi velor Naţionale"1 1 1 - denumiţi agenţi constatatori.
,.Contravenţia se constată prin tr-un proces-verbal, încheiat de către
agentul constatator. care va cuprinde în mod obl igatoriu: data şi locul unde
este încheiat: numele, prenumele, calitatea şi i nstituţia din care face . parte
agentul constatator; datele personale din actul de identi tate, inclusiv codul
numeric personal, ocupaţia şi locul de muncă ale rnntravenientului:
descrierea faptei contravenţionale cu indicarea datei, orei şi locului în care a
fost săvârşită, precum şi arătarea tuturor împrej urărilor ce pot servi l a
aprecierea gravităţii faptei şi l a evaluarea eventualelor pagube pricinuite;
posibil i tatea achitării în termen de 4 8 de ore a j umătate din minimul amenzii
prevăzute de actul normativ, dacă acesta prevede o asemenea posibil itate;
termenul de exercitare a căii de atac şi organul la care se depune plângerea.
La intrarea în România a cetăţenilor străi ni sau a cetăţenilor români cu
domiciliul în străinătate organele poliţiei de frontieră de l a punctele de
control pentru trecerea frontierei de stat a României vor elibera acestora
tichete de înscriere a contravenţiilor.
Î n cazul contravenienţil or cetăţeni străini sau cetăţeni români cu
domiciliul în străinătate, în procesul-verbal vor fi cuprinse următoarele date
de identificare a acestora: numele. prenumele, seria şi numărul paşaportului ,
statul emitent şi data eliberării documentului. precum şi seria şi numărul
tichetului de înscriere a contravenţiilor.
La ieşirea din ţară organele pol iţiei de frontieră de la punctele de control
pentru trecerea frontierei de stat a României, odată cu controlul
documentelor vor solicita cetăţenilor străini şi cetăţenilor români cu
domici l iul în străinătate tichetul de înscriere a contravenţiilor şi, după caz.
dovada plăţii amenzii contravenţionale.
Î n cazul în care contravenientul este minor, procesul-verbal va cuprinde
şi numele, prenumele şi domiciliul părinţilor sau ale altor reprezentanţi ori
ocrotitori legali ai acestuia.
Î n situaţia în care contravenientul este persoană j uridică, în procesul
verbal se vor face menţiuni cu privire la denumirea. sediul, numărul de
înP1atriculare în registrul comerţului şi codul fiscal al acesteia, precum şi
datele de identi ficare a persoanei care o reprezintă.
Î n momentul încheierii procesului-verbal, agentul constatator este obligat
să aducă la cunoştinţă contravenientului dreptul de a face obiecţiuni cu
privire la conţinutul actului de constatare. Obiecţiunile sunt consemnate
111
Le)iell nr. 1 611 996. p . 5 .
202
distinct în procesul-verbal la rubrica „Alte menţiuni''. sub sancţiunea
nulităţii procesului-verbal.
Lipsa menţiunilor privind numele, prenumele şi cali tatea agentului
constatator, numele şi prenumele contravenientul ui. i ar în cazul persoanei
j undice l ipsa denumirii şi a sed iului acesteia. a faptei săvârşite şi a datei
comiterii acesteia sau a semnăturii agentului constatator. atrage nulitatea
procesului-verbal . Nulitatea se constată şi din oficiu.
Contravenientul este obligat să prezinte agentului constatator. l a cerere .
actul de identitate ori documentele în baza cărora se fac menţiun ile
prevăzute mai sus.
Î n caz de refuz, pentru legitimarea contravenientul ui. agentul constatator
poate apela la ofiţeri şi subofi ţeri de poliţie, jandarmi sau gardieni publici.
Procesul-verbal se semnează pe fiecare pagină de agentul constatator şi
de contravenient. În cazul în care contravenientul nu se află de faţă. refu1.ă
sau nu poate să semneze. agentul constatator va face menţiune despre aceste
împrejurări, care trebuie să fie confirmate de cel puţin un martor. Î n acest
caz. procesul-verbal va cuprinde şi datele personale din actul de identitate al
martorului şi semnătura acestuia.
Nu poate avea cal itate de martor un alt agent constatator.
Î n lipsa unui martor. agentul constalator va preciza motivele care au
condus la încheierea procesului-verbal în acest mod.
Dacă o persoană săvârşeşte mai multe contravenţii constatate în acelaşi
timp. de acelaşi agent constatator, se încheie un singur proces-verbal.
203
Î n si tuaţia în care contravenientul a fost sancţionat cu amendă. precum şi
dacă a fost obligat la despăgubiri. odată cu procesul-verbal acestuia i se va
comunica şi înşti inţarea de plată. Î n înştii nţarea de plată se va face
menţiunea cu pri vire la obl igati vi tatea achitării amenzii şi. după caz. a
despăgubirii. în termen de 1 5 zile de la comunicare. în caz contrar urmând
să se procedeze la executarea silită.
Dacă agentul constatator aplică şi sancţiunea, iar contravenientul este
prezent la încheierea procesului-verbal, copia de pe acesta şi înştiinţarea de
plată se înmânează contravenientului, făcându-se menţiune în acest sens în
procesul-verbal . Contravenientul va semna de pri mire.
Dispoziţiile acestei prevederi se apl ică şi faţă de celelalte persoane cărora
trebuie să li se comunice copia de pe procesul-verbal. dacă sunt prezente la
încheierea acestuia.
Î n cazul în care contravenientul nu este prezent sau, deşi prezent. refuză
să semneze procesul-verbal, comunicarea acestuia, precum şi a înştiinţării
de plată se face de către agentul constatator în termen de cel muli o l ună de
la data încheierii.
Comunicarea procesului-verbal şi a înştiinţării de plată se face prin poştă.
cu aviz de primire, sau prin afişare la domiciliul sau la sed iul
contravenientului. Operaţiunea de afişare se consemnează într-un proces
verbal semnat de cel puţin un martor.
Contravenientul poate achita pe loc sau în termen de cel mult 4 8 de orc
de la dala încheierii procesului-verbal j umătate din minimul amenzii
prevăzute în actul normativ, agentul constatator făcând menţiune despre
această posibilitate în procesul-verbal. Î n actul normati v de stabi l ire a
contravenţii lor această posibilitate trebuie menţionată în mod expres.
Plata amenzii se face la Casa de Economii şi Consemnaţiuni sau la
trezoreria finanţelor publice, iar o copie de pe chitanţă se predă de către
contravenient agentului constatator sau se trimite prin poştă organului din
care acesta face parte, în termen de 4 8 de orc.
În cazul în care contravenientul a achitat j umătate din minimul amenzii
prevăzute în actul normativ pentru fapta săvârşită, orice urmărire încetează.
În cazul în care la săvârşirea unei contravenţii au participat mai multe
persoane, sancţiunea se va aplica fiecăruia separat.
Dacă aceeaşi persoană a săvârşit mai multe contravenţi i, sancţiunea se
apl ică pentru fiecare contravenţie.
Apl icarea sancţi unii amenzii contravenţionale se prescrie în termen de 6
luni de la data săvârşirii faptei .
204
5. Căile de atac împotriva sancţiunii contravenţionale
205
Punerea în executarea a sancţiunii amenzii contravenţionale se race
astfe l :
al d e către organul din care face parte agentul constatator. ori d e câte on
nu se exercită calea de atac împotriva procesului-verbal de constatare a
contravenţiei în termenul prevăzut de lege:
b ) de către i nstanţa j udecătorească, în celelalte cazuri.
În vederea executării amenzii organele prevăzute mai sus vor comunica
din oficiu organelor de specialitate ale direcţii lor generale ale finanţelor
publice j udeţene. respectiv a municipiului B ucureşti. şi unităţilor
subordonate acestora. în a căror rază teritorială domiciliază sau îşi are sed iul
contravenientul, procesul-verbal de constatare şi sancţionare a contravenţiei
sau. după caz. d ispozitivul hotărârii j udecătoreşti prin care s-a soluţionat
plângerea.
Executarea se face în condiţiile prevăzute de dispoziţiile legale pri vind
executarea silită a creanţelor bugetare.
Î mpotriva actelor de executare se poate face contestaţie la executare. în
condiţiile legii." 1 1 2
1 12 O rdonan ţa G11vemului 11r. 2 din I 2 iulie 2001 p1"il-i11d regimul juridic al c011fravencii/or. în
Monitorul Oficial. partea I. nr. 4 1 O din 25 iulie 200 1 .
206
ANEXE
ANEXA Nr. I
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale
Art. 1 -
Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivislic Naţional al
României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stal.
organizaţi ile publice sau private economice. sociale. culturale. militare şi religmasc.
precum şi de către persoanele fizice. Aceslor documente staLUI Ic asigură proteqic
specială. în condiţiile prezentei legi.
Art. 2 -
Prin documente care fac pane din Fondul A rhiPistic Narional al
României, în sensul prezentei legi . se înţelege: acte oficiale ŞI particulare.
diplomatice şi consulare, memori i . manuscrise, proclamaţi i . chemări. afişe. planur1.
schiţe, hărţi, pel icule cinematografice şi alte asemenea mărturi i . matrice sigilare,
precum şi înregistrări foto. video. audio şi informatice. cu valoare istorică, realizate
în ţară sau de către creatori români în străinătate.
-
Art. 3 Administrarea. supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic
Naţional al României se realizează de către Arhivele Naţionale. unitate bugelară în
cadrul Ministerului de Interne.
Arhivele Naţionale îşi exercită atribuţiile prin compartimenLclc sale specializate
şi prin direc\iile j udeţene ale Arhivelor Na\ionale.
ProteC!ia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează în
condiţii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi . iar în caz de război sau de
calamităţi naturale, de către creatori şi deţinători, cu sprijinul organelor desemnate
cu atribuţii speciale în asemenea situaţii şi cu asistenţa de specialitate a Arhivelor
Naţionale.
Art. 4 -
Persoanele fizice şi persoanele juridice. creatoare şi deţinătoare de
documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na!ional al României. denumite în
continuare creatori şi deţinători de documente, răspund de evidenta. inventarierea.
selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor. în condiţiile prevederi lor
prezentei legi .
CAPITOLUL II
Art. 5 -
Arhivele Naţionale acordă asistenţă de spcc1ali late şi asigură
desfăşurarea unitară a operaţiunilor arhivistice l a nivel u l Luturor creatori lor şi
de!inătorilor de documente. îndeplinind următoarele atribu !i i :
208
aJ elaborează, în con formitate cu prevederile prezentei legi. norme şi metodologii
de lucru pentru organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi arhivistice. inclusiv
pentru clasi ficarea şi includerea în Fondul Arhivistic Naţional a documentelor
prevăzute la art. 2 . care se dau publicităţii, după caz;
b) controlează aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare pe linia muncii de
arhivă şi stabi leşte măsurile cc se impun potrivit legi i :
c ) preia d e I a creatorii şi deţinătorii d e arhivă documentele care fac parte din
Fondul Arhivistic Naţional al României. în condiţiile şi la termenele prevăzute în
prezenta lege;
d) asigură evidenţa, inventarierea. selecţionarea. păstrarea şi folosirea
documentelor pc care Ic deţine:
e) asigură documentele pe bază de microfilme şi alte forme de reproducere
adecvate;
f) constituie şi dezvoltă banca de date a Arhivelor Naţionale şi reteaua
automatizată de informare şi documentare arhivistică. stabileşte măsuri pentru
corelarea tehnică şi metodologică şi pentru colaborarea servici ilor de informare şi
documentare arhivistică şi a compartimentelor similare din cadrul Sistemului
naţional de informare şi documentare:
gJ elaborează şi editează „Revista Arhivelor" şi alte publicaţii de speciali tate.
destinate informării şi sprijinirii cercetării şti inţilicc, precum şi punerii în valoare a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României :
h) asigură, prin Facultatea de Arh i vistică şi Şcoala Naţională de Pcrfcctionarc
Arhivistică, pregătirea şi specializarea personalului necesar desfăşurării activităţilor
arhivistice:
i) la cerere. sau din oficiu, atestă dacă un document face sau nu face parte din
Fondul Arhi vistic Naţional al României:
.1 1 autorizează scoaterea temporară peste graniţă a documentelor care fac parte
din Fondul Arhivistic N aţional al României . în scopu l expuneri i sau documentării
cu ocazia unor mani festări ştiinţi fice sau cul turale internaţionale:
k l între(ine şi dezvoltă relaţii cu organele şi instituţi i le similare din străinătate. în
vederea informării reciproce în domeniul arhivi stic şi al schimbului de documente
şi de reproduceri de pe acestea; asigură aplicarea conven\ii lor şi acordurilor
i nternaţionale privind domeniul arhivistic şi participă la congrese, conferinţe,
reuniuni şi consfătuiri arhivistice i nternaţionale:
I ) asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare în realizarea protecţiei
documentelor care fac parte din Fondul Arh ivistic N aţional al României . respectiv
în apărarea secretului de stat, paza şi conservarea acestor documente, atât în timp de
pace, cât şi la mobilizare sau război .
Art. 6 Î n cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează u n consi l i u şti inţific. format
-
209
general al Arhivelor Naţionale.
CAPITOLUL III
\ină evidenţa tuturor documentelor i ntrate. a celor întocmite penrru uz intern. precum
şi a celor ieşite, potrivit legi i .
Art. 8 -Anual. documentele s e grupează î n unităţi arhivistice. potrivit
problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de
arhivă. care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele propri i .
Nomenclatoarele întocmite de creatori l a nivel central s e aprobă de către Arhivele
N a\ionale. iar cele ale celorlalti creatori . de către di recţii l e j udeţene ale Arhivelor
N at10nale. potrivit anexei nr. I .
Art. 9 -Documentele se depun la depozitul arhivei creatori lor de documente în al
doilea an de la constituire. pe bază de inventar şi proces verbal de predare-prnrnrc.
întocmite potrivit anexelor 2 ş1 3 .
Evidenta tuturor i ntrări lor şi ieşirilor de unită\i arhivistice d i n depozit s e ţine pe
baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.
Scoaterea documentelor din evidenta arhi vei se face numai cu aprobarea
conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu avizul Arhivelor
Na(ionale sau al direcţiilor j udeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz. în funcţie de
creatorii la nivel central sau local, în urma selecţionării . transferului în alt depozit de
arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un
eveniment exterior i mprevizibil şi de neîn l ăturat.
Art. IO -
Î n cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisia centrală de
selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selec\10nare a
documentelor întocmite şi de(inute de creatorii l a nivel central. iar in cadrul
di recţii lor j udeţene ale Arhivelor N aţionale funcţionează câte o comisie de
selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a
documentelor întocmite şi deţinute de cei lalţi creatori.
Modul de organizare şi atribu\i i l e comisiilor prevăzute la alin . I se stabilesc prin
norme privind acti vitatea arhivistică. aprobate de directorul general ai Arhivelor
Naţionale.
Art. 1 1 -
Î n cadrul fiecărei unităţi creatoare şi detinătoare de doc� menre
funcţionează câte o comisie de selecţionare. numită pnn decizia sau ordinul
conducătoru lui unităţii respective. fiind compusă din: u n preşedi nte. un secretar şi
un număr i mpar de membri numiţi din rândul specialiştilor proprii . Această comisie
se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unicate
210
arhivistică în parce. stabilindu-i valoarea practică sau istorică: hotărârea luată se
consemnează într-un proces-verbal. întocmit potrivit anexei nr. 5 .
Procesul-verbal d e selecţionare. însotit de inventarele documentelor propuse spre
eliminare ca fi ind lipsite de valoare. precum şi de inventarele documentelor cc se
păstrează permanent. se înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecţionare.
in cazul creatori lor şi deţinătorilor de documente la ni vel central. sau comisiilor din
cadrul direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. în cazul celorlal!i creatori ŞI
deţinători de documente.
Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza
proceselor-verbale ale comisiilor prevăzute la alin. 2.
Î n cazul admini stratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea
documentelor ce urmează a fi arhivate.
21 1
din Fondul Arhi vistic Naţional al României şi după expirarea cermenului de
depunere. dacă sunt necesare în desfăşurarea activi tăţii lor. pe baza aprobării
directorului general al Arhivelor Naţionale. în cazul creatori lor şi deţinătorilor la
niv�l central. şi a directorilor direcţi ilor judeţene ale Arhivelor Na(ionale, pentru
ceilalţi creatori şi deţinători. în condiţiile respectării prevederilor prezentei legi.
Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afaceri lor Externe. Serviciul Român de
Informaţii , Serviciul de Informaţii Externe. Serviciul de Protecţie şi Pază. alte
organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale, precum şi Academia Română îşi
păstrează documentele proprii în condiţiile prezentei legi şi după expirarea
termenelor prevăzute la art. 1 3 .
-
Art. 15 Organizaţi ile particulare şi persoanele fizice care deţin documente din
Fondul Arhi vistic Naţional al României l e pol depune la Arhi vele Naţionale sub
lormă de custodie sau donaţie. scutite de taxe şi impozite.
Deţinătorul care doreşte să vândă documenLe care fac parte din Fondul Arhi vistic
Na(ional al României este obligat să comunice aceasta Arhivelor Naţionale sau.
după caz. direcţii lor Judeţene ale Arhivelor N aţionale care au prioritate la
cumpărarea oricăror documente care fac parte din Fondul Arhi vistic Naţional al
României şi care trebuie să se pronunţe în termen de 60 de zile de la dala
înregistrării comunicării .
Art. 1 6 Documentele c u valoare practică, î n baza cărora s e eliberează copii.
-
cert i ficate şi extrase privind drepturile i ndividuale ale cetăţenilor. vor fi păstrate de
către creatorii şi deţinătorii de documente.
Art. 17 Creatorii şi deţinătorii de documence. prevăzuţi la art. 1 4 şi 1 5 . sunt
-
CAPITOLUL IV
-
Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arh i vistic Naţional al României
pot fi folosite pentru: cercetare ştiinţifică. rezol varea unor lucrări administrative.
212
informări. acţiuni educative. elaborarea de publicaţii şi eli berarea de copi i . extrase ş1
certi fi catc.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi
consultate. ia cerere, de către cetăţeni români şi străi ni. după 30 de ani de la crearea
lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen. cercetarea se poate
face numai cu aprobarea conducerii u nităţii creatoare sau deţinătoare.
Documentele de valoare deosebită nu se expun publ ic, în origi nal. ci sub formă de
reproduceri.
-
Art. 21 Creatorii şi de\inătorii de documente sunt obliga\i să elibereze, potri vit
legi i , la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice. certificate. copii ş1
extrase de pe documentele pe care le creează şi Ic deţin, inclusiv de pe cele pentru
care nu s-a împlinit termenul prevăzut la art. 1 3 . dacă acestea se referă la drcpruri
care îl privesc pe sol icnant.
Serviciile prestate de către Arhivele Naţionale pentru rezolvarea solicitărilor
persoanelor fizice şi ale persoanelor juridice se efectuează, contra cost. în condiţi ile
prevăzute de lege.
Art. 22 -Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale,
drepturile şi libertăţile cetăţenilor. prin datele şi informaţii l e pe care le conţin. sau
cele a căror i ntegritate fizică este în pericol nu se dau în cercetare.
Fac parte din această categoric documentele care:
al privesc siguran1a. integritatea teritoriala şi independenta statului român.
potrivit prevederilor constituţionale şi ale legisl atici în vigoare:
b) pot leza drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanulu i :
C J sunt într-o stare necorespunzătoare d e conservare. situaţie stabilită d e comisia
de specialitate şi consemnată într-un proces-verbal:
d) nu sunt prelucrate arhi vistic.
Stabilirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al acestora.
potrivit anexei nr. 6.
CAPITOLUL V
Personalul arhivelor
213
Art. 25 - Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Nationale va fi
dimensionat în funcţie de cali tatea şi specificul materialului documentar în
administrare şi face parte din categoria functionarilor publici.
CAPITOLUL VI
Răspunderi şi sancţiuni
-
Art. 26 Nerespectarea dispoziţii lor prezentei legi arrage. după caz. răspunderea
contraven\ionala. civilă sau penală.
Art. 27 - Sustragerea. distrugerea. degradarea ori aducerea in stare de
neîntrebuinţare a documentelor care rac parte din Fondul Arhivistic Naţional al
României constituie infracţiune şi se pedepseşte conform prevederi lor Codului
penal.
Art. 28 - Scoaterea peste graniţă a documentelor care fac parte din Fondul
Arh ivistic Naţional al României sau înstrăinarea acestora către persoane fizice sau
persoane juridice străine. fără autorizarea Arh i velor Naţionale, constituie infracţiune
şi se pedepseşte cu închisoare de la 3 la 7 ani. daca fapta nu constituie o infracţiune
mai gravă.
Tentativa se pedepseşre.
-
Art. 29 Constituie conlravenţii la prevederile prezentei legi următoarele fapte.
dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât. potri vit legii penale. să fie
considerate infracţiuni:
a) neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora.
persoane juridice, a nomenclatoarelor arh ivistice pentru documentele propri i,
potrivit art. 8 alin 2 :
b ) nepredarea de căire compartimentele unităţii creatoare. la arhiva proprie. a
documentelor cu termen de păstrare permanent. pe bază de inventar şi proces-verbal
de predare-primire. conform prevederi lor art. 9 :
e l neselecţionarea documentelor create ş i deţinute de către persoane juridice. l a
termenele prevăzute i n nomenclatorul propri u . de către comisia d e scleqionare a
documentelor, în condi ţi i l e prevăzute la art. 1 1 :
dl neasigurarea conditiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a
documentelor create şi deţinute de către creatorii şi deţinătorii de arhiva. persoane
juridice sau persoane fizice, potrivit art. I 2 :
el nepredarea. la Arhivele Naţionale şi , după caz. la direcţiile judeţene ale
Arhivelor Naţionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al
României de către creatorii şi deţinătorii de arhivă. la expirarea termenelor prevăzute
la art. 1 3 :
O o ferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul
Arhi vistic Naţional al României către persoane fi zice sau persoane juridice. fără
res;-iectarea priorităţii Arhivelor Naţionale de a le cumpăra. potrivit prevederilor art.
1 5 alin. 2 :
g) nedepunerea la Arhivele Naţionale sau la direcţi ile j udeţene ale Arhivelor
Naţionale. după caz. de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhiva. a
214
i nventarelor pe care Ic deţin l a expirarea termenelor de depunere. în condiţiile
prevăzute l a art. 1 7 .
-
Art. 30 Contravenţiile prevăzute l a art. 29 se sancţionează după cum urmează:
a) cu amenda de la 500.000 lei la 2.000.000 Ici. cele prevăzute la lit. a). d ) ŞI n:
bl cu amenda de la 250.000 Ici la I .OOO.OOO lei . cele prevăzute la lit. b), c ) . c) şi
g).
Amenda se apl ică şi persoanei juridice.
Î n cazul contravenţiilor prevăzute l a art. 29 lit. t}, Arhi vele Naţionale pot solicita
instanţei j udecătoreşti anularea actului de vânzare, chiar ş1 după exp1rarea
termenului de prescripţie a răspunderii contravenţionale, în condi\iile legi i civile.
-
Art. 3 1 Constatarea contraventiilor prevăzute la art. 29 şi aplicarea sancţiunilor
se fac de către împuterniciţii Arhivelor Naţionale şi. după caz. ai direcţi ilor judctene
ale Arhivelor Nationale.
Art. 32 Î mpotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se poate face
-
CAPITOLUL VII
-
Art. 34 Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris.
în termen de 3 0 de zile. Arhivelor Naţionale sau. după caz. direcţi ilor judeţene ale
Arhivelor Naţionale. documentele care le atestă întiin\arca. reorganizarea sau
desfi inţarea. în condiţii le legii .
-
Art. 35 Denumirile Direcţia Generală a A rhivelor Stallflui ş i A rhivele Statului.
folosite în actele normative în vigoare. se i"nlocuiesc cu denumirea A rhivele
Naţionale.
Art. 36 - Dispoziţiile din prezenta lege referitoare la direcţii l e j ude\ene ale
Arhivelor Naţionale se aplică. în mod corespunzător. şi Direcţiei Municip1ulu1
Bucureşti a Arhivelor Naţionale.
Art. 37 -Anexele nr. 1 -6 fac parte integrantă din prezenta lege.
Art. 38 Decretul nr. 472/ 1 97 1 privind Fondul Arhivistic Naţional al Republ icii
-
Aprob, Se confirmă,
Preşedintele Consi liului Directorul general a l Arhivelor Naţionale
de Administraţie (Directorul Direcţiei Judeţene
---··----------
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
t-J
aprobat din Ordinul (Decizia) nr. din
°'
______
(Denumirea creatoruiui )
lndicati vui
Nr. dosarului Cuprinsul pe scurt al Datele Nr
Observaţii
crt. după dosarului.registrului etc. extreme lilelor
nomenclator
I 2 3 4 5 6
Prezentu inventar format din li le. conţine __ dosa re. registre. condici.
c ar t ote ci et c .
Numerele au fost lăsate l a . n e l i r n d 'l nc he i ate .
_______ '
Am predat. Am primit.
217
ANEXA nr. 3
(Art. nr. 9)
( ln,tituţia)________
PROCES-VER B AL
de predare-primire a documentelor
218
ANEX A nr . 4
(Ari. nr. 9)
REGISTRU DE EVIDENTĂ
a i ntrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
I 2 3 4 s 6 7 8
219
ANEXA nr. 5
!A rt. nr. 11i
PROCES-VERBAL N r . ___
Comisia de selecţionare. numită prin Ordinul < Decizi a) nr. __ din ____
Anii extremi
* Se repetă aceleaşi date pentru toţi membrii comisiei de selee(ionare
220
ANEXA nr. 6
(Art. n r. 2 2 J
LISTA
Art. I. Legea Arhivelor Naţionale nr. 1 6/ 1 996. publicată în Moni lorul Ofi cial al
-
României. partea !, nr. 7 1 din 9 apri lie 1 996, se modi fică ş1 se completează după
cum urmează:
1. Articolul 18 va avea următorul cuprins:
„Art. 1 8 . - În cazul desfiintări i , în condiţiile legi i , a unui creator de documente,
persoană j uridică. fără ca activitatea acesluia să fie continuată de altu l , documentele
cu valoare istorică. în sensul art. 2 . vor li preluate de către Arhivele Naţionale sau de
direcţiile j udeţene ale Arhivelor Naţionale, iar cele cu valoare practică. în baza
cărora se eliberează copii . certificate şi extrase privind drepturile referitoare la
stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor. vor li preluate de casele
Judeţene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucureşti, după caz.'"
2. După articolul 1 8 se introduce articolul 1 8 1 cu următorul cuprins:
„Art. 1 8 1 • creatorii şi/sau deţinătorii de documente. persoane juridice. care îşi
-
schimbă regimul de proprietate sau îşi modifică obiectul de activitate. precum ş1 noii
deţinători care preiau patrimoniu l , au obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea.
conservarea şi evidenţa arhivei. în condiţiile prevăzute de lege.
Unilăţile prevăzute la alin. I sunt obligate să ia măsuri împotriva distrugerii .
degradării , sustragerii ori comercializării fără drept a documentelor din arhivă.
Documentele menţionate la alin. 2 se depozitează în condiţii şi locuri stabilite
prin acte bilaterale încheiate cu reprezcnlanţii Arhivelor Naţionale sau ai direcţiilor
judeţene ale Arhivelor Naţionale. cu excepţia celor cu valoare practică, îr:i baza
cărora se eliberează copii , certificate şi extrase pri vind drepturile referitoare la
stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor, care se depozitează la casele
JUdeţene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucureşti.
Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai
acestora, după caz."
3. La articolul 29, după litera g) se introduce litera h) cu următorul cuprins:
1
„h) nerespectarea prevederilor art. 1 8 şi 1 8 ."
4. Alineatul 1 al articolului 30 va avea următorul cuprins:
„Contravenţiile prevăzute la art. 29 se sancţionează i;u amendă de la 2 .500.000 lei
la I O. OOO.OOO lei."
5. Articolul 33 va avea următorul cuprins:
„Art. 3 3 . - Contravenţii lor prevăzute în prezenla lege le sunt aplicabile
dispoziţiile Ordonanţei Guvernului nr. 2/200 1 privind regimul juridic al
contravenţii lor. cu modificările şi completările ulterioare."
·
Publicată în Monitorul Oficial al României, XIV. Nr. 476. din 3 i ul i e 2002.
222
6. Articolul 34 va avea următorul cuprins:
-
„Art. 34. Creatorii şi/sau deţinătorii de documente sunt obliga(i să comunice in
scris. in termen de 30 de zile. Arhivelor Naţionale sau. după caz. direqiilor judcienc
ale Arhivelor Naţionale documentele care le atestă înfiinţarea. reorganizarea sau
desfi inţarea, in condiţii l e legii . precu m şi măsurile dispuse în vederea arhivării
documentelor create sau deţinute de aceştia."
-
Art. II. Documentele ce urmează să fie depozitate la casele Judeţene de pensii
sau ale sectoarelor municipiului Bucureşti, precum şi procedura de predare-primire a
acestora se vor stabili prin hotărâre a Guvernului, elaborată de M i nisterul Muncii şi
Solidarităţii Sociale, la propunerea Casei Naţionale de Pensii şi Alte Drepturi de
Asigurări Sociale, care va fi adoptată în termen de 60 de zile de la data intrării în
vigoare a prezentei legi .
INSTRUCŢIUNI
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale
224
nomenclatorului la constituirea dosarelor:
bl verifică şi preia de la compartimente, pc bază de inventare. dosarele
constituite: întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă ( anexa nr. 2).
aflate în depozit; asigură evidenta tuturor documentelor i ntrate şi ieşite din depozitul
de arhivă, pe baza registrul u i de evidenţă curentă (anexa nr. 4);
c ) şeful compartimentului de arhivă este secretarul comisiei de selecţionare şi. în
această cali tate. convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de
păstrare expirate şi care. în principiu. pot fi propuse pentru eliminare ca fiind
nefolositoare: întocmeşte formele prevăzute de lege pentru confi rmarea lucrării de
către Arhivele Naţionale: asigură predarea integrală a arhivei selecţionate la unităţi le
de recuperare:
d) cercetează documentele din depozit în vederea eli berării copi i lor şi
certificatelor solici tate de cctăteni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate
cu legile în vigoare:
c) pune la dispoz1ţ1e. pe bază de semnătură. şi ţine evidenţa documentelor
împrumutate compartimentelor creatoare: la restituire, verifică integritatea
documentului împrumutat: după resti tuire acestea vor fi reintegrate la fond:
n organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite. conform
prevederilor Legii Arhivelor Naţionale: menţine ordinea şi asigură curăţenia în
depozitul de arhivă: solicită conducerii unităţi i dotarea corespunzătoare a
.
depozitului ( mobilier. rafturi. mijloace P.S . I . ş.a. }: informează conducerea uni tă!ii şi
propune măsuri în vederea asigurării condiţi ilor corespunzătoare de păstrare şi
conservare a arhivei :
g) pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate
cu pri lejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori :
h) pregăteşte documentele ( cu valoare i storică} şi inventarele acestora. în vederea
predării la Arhivele Naţionale, conform prevederi lor Legii Arhivelor Nationale.
Art. 6 Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris.
-
în termen de 30 de zile. Arhivelor Naţionale sau. după caz, direcţii lor j udeţene ale
Arhivelor Naţionale. înfiinţarea. reorganizarea sau oricare alte modificări survenite
în <.ctivitatea instituţiei. cu i mplicaţii asupra compartimentului de arhivă.
Art. 7 - Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene controlează aplicarea şi
respectarea prevederilor legislaţiei în vigoare, pe linia muncii de arhivă şi stabilesc
măsurile ce se i mpun. potrivit legi i .
CAPITOLUL I I
A. Evidenţa documentelor
-
Art. 8 Creatorii de documente sunt obligaţi să înregistreze toate documentele
intrate. ieşite ori întocmite pentru uz intern.
Art. 9 Î nregistrarea documentelor se face la registratura generală. !ie într-un
-
singur registru de intrare-ieşi re, fie, concomitent. în mai multe. fără ca numerele de
225
înregistrare date documentelor să se repete.
Când creatorul de documente primeşte. emite şi întocmeşte pentru uz intern un
număr mare de documente. înregistrarea acestora se poate face şi la fiecare
compartiment de muncă. Î n această situaţie. la registratura generală se înscrie
numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care
se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.
Î nregistrarea documentelor se efectuează cronologic. în ordinea primirii lor.
Î nregistrarea documentelor începe de la I ianuarie �i se încheie la 3 1 decembrie
ale ticcărui an.
La înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele elemente: numărul de
înregistrare. data înregistrării . numărul şi data documentului date de emi tent.
numărul filelor documentului, numărul anexelor, emitentul, conţinutul documentului
în rezumat, compartimentul căruia i s-a repartizat, data expedierii , modul rezolvării ,
destinatarul , numărul de înregistrare a l documentului la care s e conexează şi
indicativul dosarului după nomenclator. care se va stabili şi completa în registru
după rezolvarea documentul u i .
Documentele care s e referă la aceeaşi problemă s e conexează la pri mul document
înregistrat: în dreptul fiecărui document conexat se trece. în rubrica corespunzătoare.
numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se
înregistrează ca şi documentele intrate, completându-se coloanele adecvate.
Î n cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de
înregistrare al documentului la care se răspunde.
226
Cifra romană. l i tera majusculă şi cifra arabă formează indicativui dosarului.
Acesta poate fi format numai din l itera majusculă şi cifra arabă sau numai din cifra
arabă, dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de munca fără
subdiviziuni sau nici compartimente de muncă.
La înregistrarea documentelor. indicativul dosarului va figura în registrul de
intrare-ieşire, la rubrica rezervata acestuia. ca şi pe fiecare documenl în parte.
Î n rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabi l i rea lui se
face ţinându-se seama de legi le în vigoare, de i mportanţa practică pentru activitalea
cre.1torului de documente şi. în mod deosebit, de i mportanţa şti i nţifică a
informaţii lor pe care le con\in documentele.
Î n dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul
.•
„permanent" (prescurtat P"), iar pentru acelea care se păstrează temporar. cifra
arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează ( l , 3 . 5 , 1 O etc . ) . Dacă termenul
de păstrare al unor grupe de documente nu poate li stabi l i t cu certitudine. în
momentul întocmini nomenclatorului. sau dacă exislă motive să se presupună că. în
anumite conjuncturi . informaţiile documentelor pot avea i mportan\ă şti i nţifică. lângă
termenul de păstrare temporară se menţionează ,.C . S . " ( comisie de selecţ10nare ). La
<:xpirarea termenului de păstrare. aceste documente vor fi anali zate de comisia de
seleqionare şi. după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reţinute permanent.
Î ntr-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi
termen de păstrare. Î n cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de
timp diferite şi, respectiv. cu termene de păstrare diferite (planuri, dări de seama
l unare, trimestriale. anuale ş.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen
de păstrare.
Art. 12 Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se
-
b) Constituirea dosarelor
Art. 16 -După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, polnvit
nomencl atorului şi se predau l a compartimentul de arhivă, în al doilea an de l a
constituire.
Art. 17 Î n vederea predării dosarelor la compartimentul de arhi vă se efectuează
-
227
următoarele operaţiuni:
• documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau. în cazuri speciale.
după alte criterii (alfabetic, geografic etc. ): când în constituirea dosarului se
foloseşte ordinea cronologică. actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele
mai noi dedesubr;
• se îndepărtează acele, clemele, agrafele metalice, filele nescrise. dubletele:
• documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton. în aşa fel încât să se
asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţii lor:
• dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 fi le: în cazul depăşirii acestui
număr. se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar:
• filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru: în
cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu
numărul 1 pentru fiecare volum:
• pe coperta dosarului se înscri u : denumirea unităţii şi a compartimentului
creator, numărul de dosar din inventar. anu l . i ndicativul din nomenclator. datele de
început şi de sfârşit. numărul de fi le, volumul şi termenu l de păstrare:
• pe o foaie nescrisă. adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe pnma pagină nescnsă
a registrelor şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face
următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine . . . . . . . . file", în
cifre şi între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării .
228
i nventar se va menţiona acest lucru.
-
Art. 21 Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul
de început, menţionându-se în i nventar datele extreme.
Art. 22 -
Î n ce pri veşte completarea rubricii „Conţinutul dosarului'". se vor
preciza genurile ( corespondenţă, sinteze. rapoarte. memori i. ordine etc . ) de
documente, emitentul . destinatarul , problema sau problemele conţinute şi. după caz.
perioada la care se referă.
-
Art. 23 Constituirea dosarelor. inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia
compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva generală se face
conform unei programări prealabile. stabilită de comun acord între cele două
compartimente (predător şi primitor).
-
Art. 24 La preluare. compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind
respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanta între conţinutul
acestora şi datele înscnsc în i nventar. Î n cazul constatării unor neconcordanţe, ele se
aduc la cunoştinţa compartimentului creator. care efectuează corecturile ce se
impun.
-
Art. 25 Evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă
se ţine în registrul de evidentă curentă. conform modelului prevăzut în anexa nr. 4.
În cazul în care comparti mentul de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice. în
registrul de evidenţă curentă se deschide cale o partidă pentru fiecare fond.
Art. 26 -
Î n registrul de evidenţă curentă, la capitolul Preluări ", se trec. în
„
229
• proces-verbal de selectionare (conform anexei nr. 5):
• proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6):
• proces-verbal de constatare a deteriorării complete a docu mentelor sau li psei
acestora.
Documentele deteriorate vor li scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei
de selectionare. aprobată de conducerea uni tătii creatoare sau detinătoarc şi ·
D. Selecţionarea docume11telor
Art. 29 -
În cadrul fiecărei unităti creatoare şi detinătoare de documente
funcţionează câte o comisie de selecţionare, n umită prin decizia sau ordinul
conducătorului unităţii respective.
Art. 30 - Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte. secretar şi un
număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor propri i. reprezentând
principalele compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă
este de drept secretarul comisiei de selecţionare.
Art. 31 - Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului,
preşedi ntele convoacă comisia de selecţionare. Secretarul prezintă comisiei
inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate.
Î n aprecierea i mportanţei documentelor, comisia de selecţionare are în vedere
respectarea termenelor de păstrare a documentelor, prevăzute în nomenclatorul
dosarelor. acordând o atenţie deosebită celor care au, pe lângă termenul de păstrare.
menţiunea „C.S.".
Când comisia de selecţionare constată greşel i de încadrare a documentelor la
termenele de păstrare sau stabileşte ca unele din acestea să fie păstrate permanent.
ele se trec în inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi
comparti mentul de muncă respectiv.
La încheierea lucrărilor, comisia întocmeşte procesul-verbal model anexa nr. 5,
care se înaintează spre aprobare conducerii unităţii .
-
Art. 3 2 Comisia efectuează selecţionarea atât a documentelor create d e unitatea
respectivă, cât şi a celor create de alte unităţi şi păstrate în depozitul unităţii .
Art. 3 3 - Inventarele dosarelor propuse d e comisia d e selecţionare spre a li
eliminate. însoţite de procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi de inventarul
documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea
(câte un exemplar) se înaintează, cu adresa înregistrată. pentru confirmare. la
Arhivele Naţionale, în cazul unităţilor centrale. sau la direcţiile judeţene ale
Arhivelor Naţionale. în cazul unităţilor locale.
Art. 34 - Arhivele Naţionale sau direcţiile j udeţene pot hotărî păstrarea
permanenta a unor dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului. acestea au termene
de păstrare temporară.
-
Art. 35 Documentele se păstrează, în ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de
organele de control ale Arhivelor Naţionale. în vederea confirmării lucrării de
selecţionare. Matriccle sigilare (sigi l i i , ştampi le, parafe), con fecţionate din metal.
cauciuc sau orice alte materiale. se i nventariază. în ordinea dării lor în folosinţă, într-
230
un registru. după modelul prezentat în anexa nr. 7 .
-
Art. 3 6 Selecţionarea matricelor sigilare scoase din uz s e efectuează d e către
cor.1isiile de selecţionare. pe bază de proces-verbal însoţit de in ventar. cu
confirmarea Arhivelor Naţionale.
Aprecierea valorii i storice a matricelor sigilare scoase din uz se face i ndiferent de
suportul acestora, întrucât la stabilirea valori i se au în vedere şi alte elemente:
însemnele şi înscrisul din câmpul sigilar. valoarea artistică, frecventa ş.a.
-
Art. 37 Documentele secrete de stal se înregistrează, manipulează. studiază şi
păstrează potrivit actelor normative în vigoare privind apărarea secretului de stal.
Art. 38 - Gruparea în dosare. inventarierea şi selecţionarea se fac p otri vit
prezentelor Instrucţiuni . cu următoarele precizări :
• gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului. în care se
cuprind şi categoriile de documente din l i stele de date şi informaţii secrete de
stat;
• gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrere;
• documentele secrete de serviciu şi nesecrete, care fac corp comun cu
documentele secrete de stat (situaţii , grafice, schiţe, tabele) şi care nu pot fi
separare. vor i ntra în componenţa dosarului cu documente secrete de stat:
• gruparea documentelor secrete de stat în dosare, legarea acestora. numerotarea
lilelor şi certi ficarea se fac în anul următor creării lor. la compartimentul special.
urmând a se preda compartimentului de arhivă, pe bază de inventare la expi rarea
caracterului secret. Păstrarea şi selecţionarea lor la compartimentul de arhivă sc
fac în acelaşi mod ca la documentele nesecrete.
-
Art. 39 Documentele secrete de stat care îşi păstrează acest caracter şi după
expirarea termenului de păstrare prevăzut în nomenclator se selecţionează la
compartimentul special de către o comi sie de selecţionare având în componenţă
persoane care au acces la date. informaţii şi documente secrete de stat. Şeful
comparti mentului special va face parte din această comisie.
La selec\ionarea documentelor secrete de stal se vor respecta prevederi le
prezentelor Instrucţiuni .
23 1
compartimente şi ani . iar în cadrul anului pe probleme. alfabelic ş.a. ).
Î n cazul în care un dosar cuprinde documenLe din mai multi ani se ordonează la
anul cel mai vechi al dosarului. fără a se lua în considera\ie datele documentelor
anexate.
Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul I , pe fiecare an.
Art. 41 Î n cazul în care documentele nu sunt constituite în dosare ( foi volante).
-
G. Folosirea documentelor
232
necesare întocmirii certi ficatului şi. apoi, datele cuprinse în aceste documente.
Î n certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizări în legătură cu
conţinutul documentelor cercetate.
Î n certificat datele se expun în ordinea cronologică.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere, cu cerneală,
întocmit, datat şi semnat de persoana care a făcu t cercetarea.
Referatul trebuie să cuprindă denumi rea fondului cercetat şi cotele unităţilor
arhivistice cercetate ( anul şi numărul din i nventar).
Art. 46 Î n cazul în care, la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii
-
consemnează într-un registru de depozit. conform anexei nr. 8. Î n locul dosaru lu;
scos pentru cercetare se va introduce în raft o fişă de cuntrol , cunform anexei 11r 0·
fişa se va anula l a rearhivarea dosarului.
233
-
Art. 50 Prevederile acestui capitol se aplică în cazurile speciale ale arhivelor
tehnice şi de înregistrare.
Art. 51 - Documentele tehnice şi de înregistrare, indiferent de natura
informaţiilor, a suportul u i sau a scrisul u i , se înregistrează la intrarea. crearea sau
ieşirea lor, după caz.
Î nregistrarea se poate face fie pe bază de registru de i ntrare-ieşire, fie pe
calculator, într-un fişier special, ne prin alte mijloace moderne de înregistrare, într-o
regi stratură generală. ori pe compartimente, cu condiţia asigurării regăsirii rapide a
documentelor în circulaţia lor de la intrare/creare la ieşire/arhivare.
-
<\rt. 52 O dată înregistrat, documentul poate deveni o piesfi într-un grupaj sau
temei pentru crearea unei unităţi arhivistice. noţiune definibilă prin totalitatea
documentelor care se referă la o problemă dată şi se constituie ca unitate de păstrare.
-
Art. 53 Unităţile arhivistice constituite de compartimentele de lucru ( servicii.
birouri. laboratoare etc. ) se predau la arhivă în al doilea an după crearea lor sau în al
doilea an după ce procesul tehnic, pentru care au fost întocmite, a fost încheiat.
Predarea se face pe bază de proces-verbal (anexa nr. 3) şi inventare (anexa nr. 2).
-
Art. 54 Intrările, ca şi ieşirile din gestiunea arh i vei. se consemnează în registrul
de evidenţă curentă. întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 4.
-
Art. 55 Lucrătorii de arhivă au răspundere c i vi l ă şi penală pentru documentele
pe care I c au în gestiune.
Prelucrarea arhivistică
Art. 56 -
Întreaga activitate desfăşurată asupra documentelor tehnice şi de
înregistrare se realizează cu respectarea princip i i lor generale - „unitatea fondurilor".
„respectul faţă de creatorul de fond şi sistemul său de organizare" şi „drepturile
comunităţilor locale asupra documentelor proprii" - precum şi a celor specifice
arhivelor tehnice şi de înregistrare: „compatibilitatea sistemelor" şi prioritatea
conservării asupra tuturor celorlalte princip i i . criteri i , modalităţi.
Î n acest sens. toate documentele create de o societate, i nstituţie. familie sau
per.;oana fizică ( fonduri arhivistice). ori selecţionate de o instituţie. familie sau
persoana fizică ( colecţie) trebuie să se păstreze într-un singur loc, sub o si ngură
gestiune şi prelucrare (principiul unităţii fondurilor).
Î n acelaşi timp, este necesar să se respecte succesiunea unităţilor arhivistice în
fond ( sau colecţie), potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul
respectului faţă de creator).
Totodată. fondurile şi colecţiile arhivistice se i mpun a fi păstrate în zona
geografică în care au fost create ( principiul dreptului comunităţilor locale).
Pe de altă parte. având în vedere că arhivele tehnice şi de înregistrare se prezintă
în cele mai dese cazuri pe suporţi de d i ferite naturi şi care din această cauză impun
condi ţii de păstrare speci fice ( pri ncipiul priorităţii conservării ) . este necesară găsi rea
unor forme de administrare care să asigure compatibilitatea sistemului cu fradiţia
arhivistică (principiul compatibil ităţii sistemelor).
Art. 57 - Documentele tehnice şi de înregistrare pot apărea incidental în
interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri şi colecţii integrale.
234
Prelucrarea documentelor tehnice şi de înregistrare incidentale
a) Ordonarea
235
şi i'n cadrul acesteia. alfabetic, pe staţii şi apoi cronologic; documentele cartografice,
geclogice, pe zonă geografică - sau grad - apoi pe scară de proporţi i, în sfârşit
cronologic etc.
Art. 62 - Succesiunea criterii lor de ordonare se stabileşte de către creatori într-un
sistem logic, menţinut consecvent în întreaga prelucrare a fondulu i . Ea se
menţionează fie într-un plan metodic de lucru - în cazul fondurilor închise, aflate la
diverşi deţinători , fie în regulamentul de funcţionare a arhivei, în cazul fondurilor
deschise aflate la creatori.
Art. 63 - Acţiunea de ordonare propriu-zisă constă în aşezarea uni tăţilor
arhivistice pe rafturi sau în alt mobilier specific, în ordinea prestabilită prin planurile
metodice de lucru sau regulamentul menţionat la articolu l precedent.
236
registrul de evidenţă curentă.
c) Selecţionarea
-
Art. 71 Având în vedere, pe de-o parte, rezistenţa relativ redusă a suporţilor şi
înregistrarea informaţiilor pe suporţi, pe de altă parte, pentru asigurarea în caz de
catastrofe naturale sau război. toţi creatorii şi deţinătorii de arhivă tehnică şi de
înregistrare vor realiza copii de asigurare pe bază de microfi l m sau alte forme de
reproducere magnetică (disc, banda ş.a.) după documentele clasate ca permanente în
prcpriul nomenclator arhivistic.
O copie pozitivă sau o a doua copie magnetică se poate folosi pentru înlocuirea
originalelor în cercetare ( microfilme sau copii de protectie).
Art. 72 - Î n cazurile în care creatorul sau deţinătorul realizează actiuni de
completare a fondului propriu sau a fondurilor deţinute, se realizează copii de
asigurare şi protecţie şi pentru acestea.
237
Art. 73 - Realizarea copiilor de înlocuire ( microfi lmarea sau reproducerea
informalică a unor documente create în canti tăţi mari şi fară valoare documcntar-
1storică. dar cu valoare praclică sau juridică) se poate race numai cu aprobări le de
pri11cipiu aie Arhivelor Naţionale şi M i nisterului Justiţiei.
-
Art. 74 Copiile de microli l m sau magnetice pentru schimb şi comercializare se
realizează potrivit reglementarilor proprii ale i nstituţi i lor creatoare sau deţinătoare.
Art. 75 - Copiile de asigurare se ordonează pe fonduri şi în ordinea numărului de
rolă.
Art. 76 - Evidenţa microfi l mării sau a celorlalte mijloace de asigurare ş1
protecţie se ţine în inventarele fondurilor şi colecţii lor create şi dc(inute prin
înregistrarea la rubrica „Observaţi i'' a numărului rolei şi cadrelor unde sunt
reproduse unităţile arhi visticc respecli ve.
Art. 77 - Numai copiile de înlocuire se pot seleqiona. cu îndeplinirea
prevederilor legale.
Î n cazul în care se constată deprecierea în timp a copii lor de asigurare, se va acţiona
pentru recopierea documentelor după originale, iar copiile depreciate se vor scădea
din evidenţă pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune.
Art. 78 - Copii l e pe microfil m sau alte forme de reproducere, întocmite pentru
asigurare, vor fi păstrate în depozite adecvate conservării . acestora. situate. pe câl
posibi l , într-o localitate diferită de cea în care îşi desfăşoară activitatea creatorul sau
deţinătorul .
Art. 81 -
Creatorii şi de(inătorii de documente sunt obligaţi să păstreze
documentele în condi!ii corespunzătoare. asigurându-le împotriva distrugeri i .
degradării . sustrageri i ori comercializării î n alte condiţii decât cele prevăzute de
lege.
-
Art. 82 Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau
în încăperi amenajate în acest scop. cu asigurarea condiţi ilor necesare pentru
păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de ac(iunca
agenţilor de deteriorare: praf. lumina solară. solicitări l a uzura mecanică. variaţii de
temperatură şi umiditate. temperaturi excesive. surse de infecţie sau întreţinere a
agenţilor biologici . pericol de foc. inundaţii sau i nfiltraţii de apă.
Art. 83 - Noile construcţi i ale creatorilor şi de!inătorilor de arhivă vor fi avizate
238
numai în cazul în care au spa\ii prevăzute pentru păstrarea arhivei.
Elementele de rezi stentă ale construcţiei vor fi dimensionate conform
standardelor în vigoare. ţinându-se seama că încărcarea cu arhivă ( numai în zona
rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dată de hârtia depozitată în vrac.
-
Art. 84 Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele. dulapuri şi alte mijloace de
depozitare specifice, de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile. anticorozive
şi fără emanaţii .
-
Art. 8 5 Dimensionarea elementelor d e păstrare a arhivei ( rafturi. dulapuri etc.)
se va face în funcţie de dimensiunile materialului suport ( hârtie. fi lm etc. ). ale
materialelor de protecţie (cutii . containere etc.), ale spapului din construcţie aferent.
asigurându-se accesul la materialul depozitat şi posibilitatea unei evacuări rapide în
caz de necesitate.
Se recomandă amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumină naturală. iar
iluminatul artificial va urmări culoarul dintre rafturi.
Se vor lua măsuri pentru asigurarea stabil ităţii sistemelor de depozitare.
Art. 86 Î ntre pereţi şi rafturi . ca şi între rafturi se asigură un spatiu liber de 0,7-
-
239
centrale de ventilaţie. se vor aerisi natural . Această aerisire se va deccua atunci când
urmditatea atmosferica se încadrează în l i mitele specilicatc la arl. 93, fără a se
depăşi 1 -3 schimburi de aer/ora, i ar viteza curentului de aer se va înscrie în l i mitele
de 0 . 1 -0.3 m/secunda.
Art. 98 Î n timpul operaţiunilor de legătorie aplicace dosarelor se îndepărtează
-
240
Art. 106 -Creatorii şi deţinătorii de documente au obligatia să comunice
Arhivelor Nationale sau directii l or j udeţene i ntentia de a construi sau amenaja
depozite de arhivă, pentru a primi confirmarea locurilor unde urmează să amplaseze
depozitele de arhivă.
Art. 107 Î n cazuri deosebite, creatorii şi detinătorii de documente pot solicita
-
-
Art. 109 Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare ele documente ce fac parte
drn Fondul Arhivistic Naţional le depun spre păstrare permanentă la Arhivele
Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, clupă cum urmează:
• documentele scrise, clupă 30 de ani ele la crearea lor;
• documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
• actele de stare civila. clupă I 00 de ani ele l a întocmirea lor:
• documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani
de la crearea lor;
• matricele sigilare, după scoaterea lor din uz.
Creatorii şi deţinătorii ele documente le pot detine. după expirarea termenului de
depunere. dacă le sunt necesare desfăşurării activităţi i , pe baza aprobării Arhivelor
Na'ionale sau ale di recţi ilor judeţene, după caz. ln această situaţie, creatorii şi
deţinătorii de docu mente sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la
direcţii le judeţene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe
care le deţin.
-
Art. 1 1 0 Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii.
certificate sau extrase privind drepturile i ndividuale ale cetăţeni lor. vor fi păstrate de
creatori şi deţinători.
Art. 1 1 1-
Î n cazul desfi inţării unei unităţi creatoare de documente. fără ca
activitatea acesteia să lic continuată de o alta. şeful comparti mentului de arhivă
întocmeşte un proces-verbal în prezenta reprezentantu lui Arhivelor Naţionale. în
care se consemnează: denumirea fondului arhi vistic. cantitatea. anii extremi. stadiul
ele prelucrare ( i n ventariere. selecţionare). starea de conservare. Procesul-verbal va fi
semnat de şeful compartimentului de arhivă din unitatea desfiinţată ş1 ele membrii
comisiei ele l ichidare; un exemplar al procesul u i-verbal se predă reprezentantului
Arhivelor Naţionale. În situaţia mai sus prevăzută, documentele cu valoare ştiinţifică
24 1
vor fi preiuate de Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene. iar cele cu valoare
practică. în baza cărora se eliberează copii . extrase şi certificate privind drepturile
individuale ale cetăţeni lor vor fi depuse la Ministerul M uncii şi Protecţiei Sociale
sau la direcţiile judeţene ale acestuia.
Documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional . o dată intrate. potrivit legi i .
în depozitele Arhive I o r Naţionale. nu mai p o l fi retrase d i n administrarea acestora.
-
Art. 1 12 Preluarea documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhi vele
Naţionale se e fectuează prin confruntarea invenlarelor cu unilătile arhivistice.
Totodată. se face şi veri ficarea modului de constituire a unităţilor arhivistice predate.
Î mpreună cu documentele se preiau şi inventarele acestora. în lrei exemplare.
Predarea-preluarea se consemnează într-un proces verbal. întocmit în două
exemplare, conform modelu l u i din anexa nr. 6.
Procesul-verbal se întocmeşte şi se înregistrează la unitatea creatoare sau
deţinătoare, numărul procesului-verbal fi ind trecut în registrul de evidentă curentă,
'in dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se înregistrează şi la
Arhivele Naţionale.
Un exemplar rămâne la unitatea creatoare sau deţinătoare. celălalt merge la
Arhive 1 e Naţionale.
K. Răspunderi şi sancţiuni
Art. 1 13 - Documentele care fac parte din Fondul Arhi vistic Naţional sunt
bunuri de i nteres naţional . cărora statul l e acordă protecţie specială, pedepsind pe cei
ce aduc prej udicii integrităţii Fondului Arhivistic Naţional sau nu iau măsuri privind
evidenţa, selecţionarea şi păstrarea acestor documente conform Legii Arhivelor
Naţionale.
Art. 1 1 4 -Sustragerea, distrugerea. degradarea ori aducerea în stare de
neîntrebuinţare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na1ional
constituie infrac(iuni şi se pedepsesc conform prevederi lor Codu lui Penal.
Art. 1 1 5 - Constatarea contravenţii lor şi apl icarea sancţiunilor se fac de către
împuterniciţii Arhivelor Naţionale sau ai direqii lor j udeţene ale
Arhivelor Naţionale.
Î mpotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se pot face plângeri , în
termen de 1 5 zile de la pri mirea comunicării . la judecătoria în a cărei rază teritoriala
a fost săvârşită contravenţia.
242
ANEXA nr. 1
(Denumirea unităţii )
(Adresa)
Aprob, Se confirmă,
Preşedintele Consil iului Direclorul general al Arhivelor Naţionale
de Administraţie (Directorul Direcţiei Judeţene ____
NOMENCLATOR ARHIVISTIC
N
-1'> aprohal din Ordinul (Decizia) nr din ____
w
I D�numirea compartimentului)
Indicativul
Nr. Cuprinsul pe scurt al Datele Nr.
u .a. după Observafii
crt. dosaru lui, registrului etc. extreme filelor
nomenclator
I 2 3 4 5 6
Am predat, Am primit.
244
ANEXA nr. 3
( Instituţia)
(regie autonomă, societate comercială)
PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
Am predat, Am primi l.
245
ANEXA nr. 4
Intrări Ieşiri
3 "
�
o
"' " ·;
- · "'-"
- u
· ;::: "' :; E -;:; ..,
c.
8 '-' -
"' c:
"O '"'
u - = .....; -�
" -
6c: "' " � " g z .!:!
t
u
� ·
� c:
5 E
�
- c:
"
rJ E
.g. �c: · >
o. ·.;::: : E E
"" · -
:[ c. -
c:
"' " � 11.i Q o!
.S "' ·- "' � " . u � t .!:!
9 E "'
� "'
" "'
c: t " u
-
" o
"' c:
> � �
"' "
�
. "' "'
"
"' "' . �E .g" .g :;
"
o E
c. "' ;:.
- o � g "' � Oi
o
o
" "O
o �
� � .....; 8 -g "O c: c.
" " o
N u "' z :::> f-
.ţ..
o "O
°'
2 3 4 5 6 7 8 9 10 li
NOTĂ :
1) Numărul de ordine al inventarului
2) Data preluării unitătilor arhivistice (u.a.) d i n inventarul respectiv
) ) Numărul total al u.a. din inventarul respectiv
9 ) Denumirea unităţii către care s - a făcut predarea (Remal. Arhivele Naţionale etc.)
1 0) Denumirea, numărul de înregistrare şi data actului pc baza căruia au fost scoase documentele din evidenţă
( Confirmarea Arhivelor Naţionale pentru selecţionare, procesul-verbal de predare-preluare ele . )
ANEXA nr. 5
( Denumirea creatorul u i )
l Compartimentul )
( Sediu l )
PROCES-VERBAL N r . ___
* Anii extremi
** Se repetă aceleaşi date pentru toţi membrii comisiei de selecţionare
247
ANEXA nr. 6
PROCES-VERBAL
predare-preluare din _______
Am predat. Am preluat.
248
- Nr. de inventar n a
o "
3
-a ::s
c
"' 3
::I ::;
- "
Data preluării şi denumirea 3 "'
" r.
::s ...,
- "
organizaţiei sau numele
'"
c "'
persoanei de la care s-a
pre!uat matricea - c�
c
:r.
"'
c
!. o.
w Materialul '"' -�
�
"' s·
"''
.:::;
�
_.,..
1ii: z E.
Forma o. <
"' =
N tT1
.ţ.. 3 z
'° Dl -l
Ul ::; )>
Dimensiunile ;:;· ;;o
"'
!!l.
a.9.
°' ;-
„
Descrierea câmpului
,.,,
_, Legenda
oe Anul confcqionării
'° Observaţii
REGISTRUL DE DEPOZIT
Numele şi
Scopul Data scoaterii Data restituirii
N Nr. Denumirea fondului, prenumele
IJ\ Cota u . a. scoaterii din u .a.; semnătura u .a. ; semnătura Observaţii
o c n. compartimentului, colecţiei solicitantu l u i ;
depozit solicitantului arhivaru lui
funcţia
I 2 3 4 5 6 7 8
--
A N EXA nr. 9
FIŞ Ă DE CONTROL
FON DUL
COLECTIA
COMPARTIMENTUL
NR. I N VENTAR
ANUL
DATA
ANEXA Nr. 4
Nr.
Denumirea categoriei de documente Observaţii
crt.
252
Colecţii de planşe. schi\e. afişe. standarde. buletine informative şi alte
26
publicaţii de informare
27 Material fotografic ( fototecă) privind activi tatea unităţii
Instrucţiuni. ordine. dispoziţii cc reglementează activi tatea de stare
28
civilă
Documente care stau la baza înscrierii în acte de stare civilă precum şi a
29
unor modificări în statutul civil al persoanei
JO Registrul acţionarilor
JI Registrul agricol
32 Registrul cadastrai
Registrul c u procese-verbale ale A.G.A„ consiliului d e administra(ic şi
33
comitetul u i de direcţie et.
34 Registrul de stare civilă (născuţi, căsătoriti. decedati )
8. RESURSE UMANE
I Acte normative privind reglementarea problemelor de personal
2 Instrucţiuni de aplicare a actelor normative
Decizii priv111 d încadrări de personal. transferul. detaşarea. decontarea.
3
desfacerea contractului de muncă, pensionarea
Ek \"Ul
Lllpl llllk ld<lh'.
I dllL. rcJ l;i
I
4 Dosare personale (caziere) ale angajaţilor cu carte de muncă pi.:r.,{1a1.1ă
I HH.:luS1\' li.şa de
hcludarc l
5 Cărţi le de muncă
6 State nominale de funcţiuni
Procese-verbale de predare-preluare a lucrării cu ocazia schimbării de
7
personal
8 Dări de seamă statistice anuale
9 Planul forţelor de muncă şi al fondului de retribui re - anual
Documente prezentate în şedinţele comitetului de direcţie. procesele-
IO
verbale şi stenogramele
Documentele prezentate în şedinţele consiliului de administraţie.
1 1
procesele-verbale şi stenogramele
Documentele prezentate în şedintele adunării generale a acţionari lor.
12
ordinea de zi, procesele-verbale şi stenogramele
Documentaţia privind definitivarea pe post a salariaţilor (conform
13
contractului de muncă)
Fişa individuală de pregătire şi perfecţi o nare profesională. evidenţa
14
participării personalului la cursuri organizate în ţară şi străinătate
15 Duplicatele certi ficatelor de calificare
16 Contractele individuale de muncă
1 �:u·mplar
17 Contractul colectiv de muncă
La d11...a1 u 1
Referate. avize. caracterizări. fişe privind angajarea. aprecierea.
18 rl'I .�1lllill
mişcarea, lichidarea
19 Procese-verbale ale comisiilor d e încadrare
20 Situajii statistice anuale cu miscarca personalului
21 Contracte de şcolarizare pentru angajaţi
Indicatoare tari fare şi acte normative privind retribuţia, vechimea în
22
muncă şi sporurile
253
Procese-verbale luate în şedinţele consiliilor j udeţene. prefecturilor,
23
primăriilor etc. cu întreaga documentatie
Ordine, regulamente. instrucţi uni. circu lare cu caracter normativ privind
24
organizarea si desfăşurarea procesului instructiv educativ
25 Planuri de învăţământ, programe analitice
26 Lucrări elaborate pentru ob\inerea autorizaţiei de acreditare
Statistici referitoare la efective elevi. studenţi. absolven\i şi alte
2Î
categori i de personal
28 Atribuirea şi recunoaşterea de titluri ştiinţifice şi de stat
29 Concursuri pentru ocuparea de posturi
Documente legate de activitatea de perfecţionare a personalului (grade. La do.1iarul
30 personai
doctorat etc.)
31 Procese-verbale încheiate în urma inspecţiilor
32 Analize anuale, rapoarte, dări de seamă, informări privind activi tate
33 Programe şi situatii privind cercetarea ştiinţifică
Acte normative. îndrumări metodologice. instrucţiuni şi recomandări
34 '
privind organizarea şi desfăşurarea activită\ii de perfecţionare
35 Studii şi propuneri privind modernizarea conţinutului învăţământului
36 Planuri s i programe de învăJământ
f---
37 Mani festări ştiinţifice cu şi fără colaborare internaţională
38 Manuscrise ale lucrărilor publicate şi nepublicate
39 Contracte de colaborare
Corespondenţă referi toare la elaborarea şi editarea cursurilor şi
40
manualelor
41 Examene de bacalaureat ş i licenţă
42 Evidente cu cetăţenii străini cc studiază în România
43 Acorduri de colaborare cu instituţii din străinătate
Lucrări privind înlii nţarea, dcsfiin\area de unită\i şi corespondenţa
44
aferentă
45 Acte de proprietate ale bunurilor mobile şi imobile
46 Rapoarte de inspcctie, procese-verbale de constatare
47 Autori zarea şi funcţionarea unităţilor şi a întreprinzăto1ilor particulari
Documente privind revoluţionarii ţi urmaşii lor. veterani i , invalizii,
48 orfanii şi văduvele de război
49 Amenajamente silvice
Programe pentru amenajarea, conservarea şi dezvoltarea fondului
50
forestier, contracte de amenaj are
Documente legate de aplicarea Legii nr. 1 8/ 1 99 1 , Legi i nr. 1 /2000.
51
Legi i n r . I 0/200 I etc.
52 Schimburi de terenuri, concesionări, procese-verbale de predare- primire
53 Documente referitoare la istoricul unităţii
Registrul de evidenţă a cursurilor, seminariilor şi stagiilor organizate în
54
ţară şi în străinătate
55 Registrul privind evidenţa cărţilor de muncă
56 Registrul nominal cu evidenia încadrării şi mişcării personalului
57 Registrul cu evidenţa nominală a diplomelor şi certificatelor eliberate
58 Registre matricole
59 Cataloage de clasă
254
60 Cartea unităţii
61 Registru pentru inspecţii
C. CONTABILITATE - FINANCIAR
I Acte normative privind activitatea economico-financiară
Indicatorii financiari adoptafi de Parlament prin bugetul de stat şi
.:.'
repartizat prin ministere şi unităti
:l Bugetul anual
4 Planul anual de venituri şi cheltuieli
5 Bilan1ul contabil anual cu lucrările anexe
6 Dare de seamă coniabilă - anuală
7 Dare de seamă statistică - anuală
8 Fişe sau registre pentru evidenţa miiloacelor fixe
9 Decizii de casare a mijloacelor fixe
IO Documente privind inventarierea patrimoni u l u i
l i Protocol de predare-primire a bunurilor de patrimoniu
Lucrăn privind evaluările bugetare anuale ale veniturilor din impo1.itc şi
12 I
taxe
' -' Capitalul social subscris - evaluare şi siabilire
14 Preluarea activului şi pasivului unităţilor economice
15 Licitaţii publice
16 Concesionarea, închi rierea şi locaţia gestiunii
17 Caietul de sarcini şi contractul de concesionare, închiriere, asociere
18 Matricole de impunere
19 Dosare fiscale privind impunerile
20 Planurile de credite pe termen mijlociu şi lung şi documentaţia aferentă
Documenta\ia de fi nanţare şi creditare a investi\iilor pc beneficiari şi
21
lucrări
22 Dosarele agenţilor economici deserviţi
Listele de investiţii şi planurile de finan\are a invcsti!iilor. analize.
23
i nformări
Fişele de evidentă în evolu\ic a principalilor indicatori bancari şi a
24
indicatorilor economici şi financiari
25 Scheme de încadrare, indicatori de plan muncă şi retribuire
26 Situaţii statistice contabile anuale
27 Fişa postului
28 Analize economico-financiare anuale
29 Evidenţa şi documentele de proprietate a clădirilor şi altor bunuri
30 Contracte de vânzare-cumpărare a locuin!elor
Registrul de evidenţa numeral ului şi valorilor din casa de circula\ic şi
31
fondul de rezervă
32 Registrul cu evidenţa obiectelor de patrimoniu şi al fondului de carte
D Registrul de valori efective existente în tezaur
D. SANATATE - PROTECTIA MUNCII ŞI A MEDIULUI
I Acte normative ce reglementează activitatea în domeniul sănătăţii
2 Planuri de muncă anuale
3 Dări de seamă, rapoarte de activi tate - anuale
4 Situaţii anuale - formulare statistice
5 Protocoalele operatorii
255
S1.: ..;tah1k..;r..: Jc
medu: r..:l 1 1 1 d
6 Foile de obscrva\ii cu actele anexă pentru anumite boli ;..1 . S nr
175/ I YHO
7 Documente privind bolile profesionale
8 Autorizaţii de functionare a unităţilor, inclusiv în condi\ii deosebite
Planuri anuale de protec\ia munc11 şi med iu l u i. cu documenta\ia
9
respectivă
10 Dări de seamă statistice anuale privind protecţia muncii
Acte de cercetare, constatare ş i urmărire, corespondenţa privind
li
activitatea de protecţie a muncii
Referate. informări. planuri de măsuri privind prolec\ia muncii şi a
12
mediului
Procese verbale ale organelor de control. referate, rapoarte.
13 corespondentă î n legătură cu accidente d e muncă mortale. grave ş i boli
profesionale
�
256
36 Registrul cu evidenţa accidentelor
37 Registrul cu evidenţa surselor radioactive
E. DOCUMENTE JURIDICE
Colecţia Monitorului Oficial al României
Legi . regulamente. instrucţi uni, ordine. dispoziţii, decizii. circulare cu
2
caracter normaliv
3 Planurile de activitate şi lucrările aferente - anuale
4 Ordine de numire şi încadrare
Dări de seamă anuale. analize. informări, situaţii cuprinzând datele
statistice referitoare la activi tatea instanţelor:
5 - în matenc civilă
- în materie penală
- starea infractională
6 Documente privind patri moniul
7 Documente privind licitaţii active
Documente în legătură cu procedura de extrădare şi aplicarea
8
convenţiilor internaţionale privind asistenţa j u ridică
9 Proiecte de tratate si conventii internationale
10 Lucrări referitoare la asistenţa juridică internaţională
Documente de înregistrare, centralizare şi prelucrare comparativă a
II
datelor statistice
Lucrări referitoare la interpretări de texte de legi, sesizări asupra
12 dispoziţiilor normative în vigoare. avize juridice în probleme generale
sau speciale sau cele legate de drepturile personal ului
Dosare în care s-au pronunţat pedepse cu închisoare peste 15 ani şi cele
13 în care s-au pronunţat pedepse între 5 - 1 5 ani închisoare pentru
omucidere. loviri sau vătămări cauzatoare de moarte
Documente privind acţiuni referitoare la statutul civil al persoanelor
14
(filiaţia, înfierea, anu larea căsătoriei etc.)
Dosarele (mapele) cu hotărârile (sentinţele) judecătoreşti definitive.
15
grupate pe ani, secţii şi în ordine nu merică
16 Dosare civile privind ac\iunile în revendicare şi alic acţiuni reale
lnfiinţarea de societăţi comerciale. asociaţii. fundaţi i . societăţi şi ligi
17
culturale etc.
18 Constituirea de partide, sindicate etc.
19 Lichidări juridice
20 Hărţi (planuri) de carte funciară
21 Cărţile funciare (coala, fila de c . f. în vigoare şi sistate)
22 Dosarele de carte funciară
Se păstrează permanent şi dosarele care privesc: întăbulările şi
extabulările: localizările; transformările: rectificările parţiale:
proporţionalizările de păşuni; composesoratcle; reforma agrară;
ipotecile neradiate prin Decretul 336/ 1 948; ipotecile privind avutul
obştesc. bunurile şi proprietăţile persoanelor j u ridice. investiţiile
23
industriale şi agrare. familiile nobiliare: succesiunile: donaţiile: vânzări
cumpărări; partaje, ieşirea din indiviziune; schimb: confiscări de .ivere:
naţionali zare: expropriere: măsuri discriminatori i ; mont11nentc istorice;
personalităţi de seamă ale vieţii politice. economice, culturale. militare.
şi de apărare: servitutea
257
Cererile de aucencifi care şi ac cele autentice de dispoziţie pnvind
bunurile imobile şi mobile, testamentele şi revocările tescamentare.
24
accele de garanţie şi cele referitoare la scatucul civil al persoanelor
(inclusiv cererile ridicate de oărti)
Documentele privind lucrările de publicitate imobiliară (inscripţiuni.
25
inclusiv cărţile funciare)
Documente cu lucrările referi toare la primirea în depozit de înscrisuri,
26
documente şi valori
27 Dosare ( mape) cuprinzând certificatele de moştenitor
Declaraţiile de acceptare şi renunţare la succesiune. precum şi
28
acccntările sub beneficiul de inventar (inclusiv cele neridicace de năr\iJ
29 Copiile rapoartelor de exoertiză criminalistică
30 Accidente colective de muncă - mortale
31 Accidente mortale căi ferate etc.
32 Delapidări cu sume mari
Regi serul privind controlul averilor magistraţilor, demnitarilor şi
33
functionarilor publici
34 Regis1rul general de dosare
35 Opisul alfabetic al nărţilor din oroces
36 Registrul informativ
37 Registrul de evidenţă şi punere în execu tare a hotărâri lor penale
38 Opis alfabetic al părJilor în dosarele executionale
39 Regiscrul persoanelor j u ridice fără scop patrimonial
Registrul pentru transcrierea hotărârilor definicive de punere sub
40
interdicţie
41 Reoertoriul (registrul) oarcelelor de c . f.
42 Registrul general de carte funciară
43 Condica de expediţie combinată cu registrul de arhivă
44 Condica (registrul) semnelor de arhivă
45 Indexul numeric (serial) pentru arhiva c.f.
46 Opis alfabetic pentru registrul de c . f.
47 Registrul general nocarial
48 Ooisul alfabetic pentru registrul general notarial
49 Registrul de succesiuni
50 Opisul alfabetic pentru registrele succesorale
Registrul de renunţări la succesiuni ş i de acceptare sub beneficiul de
51
inventar
52 Registrul pentru cviden\a hotărârilor, ordinelor, deciziilor şi disoozitiilor
F. URBANISM - LUCRARI PUBLICE
Instrucţiuni. regulamente. ordine. circulare şi alte acte normative în
I
probleme de urbanism, lucrări publice şi asociaţii de proprietari
2 Contracte de închiriere şi concesionare de imobile
Constituirea. organi zarea. autorizarea şi funcţionarea sociclă\ilor
3
comerciale şi întreprinzătorilor particulari
Studii. avize. leme de proiectare şi alte lucrări de urbanism şi amenajare
4
a ccritori ului
5 Planuri urbanistice generale, zonale, de detal i u ; avize, aprobări
258
Autorizatii de construcţie sau desfiinţări de construqii (Înstrăinări.
6
decrete expropriere, demolări. cedări de terenuri şi clădiri)
7 Documentaţii întăbulare, extrase de carte funciară
8 Evaluări terenuri. construcţii
Evidenţa certificatelor de atestare a dreptului de proprietate asupra
9
terenului
10 Documente referitoare la organi zarea pieţelor, târguri l or şi oboarelor
Studii, rapoarte. avize referi toare la atribuirea sau schi mbarea denumirii
li
unor străzi, pieţe ŞI um tăţi social-culturale
12 Planuri topografice privind cadastrul funciar
13 Cartea tehnică a construcţiilor
Lucrări privind evidenţa monumentelor istorice şi a măsurilor de
14
proteiare, conservare şi restaurare a acestora
15 Licitatii organizarea si desfăşurarea lor
Documente referitoare la administrarea domeniului public. inventarul
16
bunurilor şi valorilor domeniului public şi privat
Documente referitoare la fondul locativ de stat. vânzarea apartamentelor
17
din acest fond
18 Documente referi toare la electri ficarea localităţilor
19 Documente referitoare la telefonic în localităţi
20 Documente referitoare la ali rnemarea cu gaze naturale şi apă
21 Date şi informaţii privind energia tcnrncă - modernizări
Documentarii privind obiective de investiţii mari
Documente privind sursele de apă potabilă. canalizare, staţii de tratare a
23
apei
Studii de fezabilitate. detalii de execuţie pentru lucrări de investiţie la
24
drumuri şi poduri
25 Planuri anuale de investiţii la drumuri şi poduri
Contracte. comenzi. admiteri de finanţare în legătură cu investiţiile
26
pentru drumuri şi poduri
27 Procese- verbale de recepţie a lucrărilor de investiţii
28 Pro.grame şi date privind activitatea de salubritate
29 Documente referitoare la OI"J:(anizarea administrativ-tentorială
30 Monogralii ale localităţilor
31 Contracte de arendare a terenurilor
32 Lucrări de înfrumusejarc şi bună gospodărire a localităţilor
Documente privind elaborarea strategiilor locale de dezvoltare pentru
33
municipii, oraşe. comune
34 Organi zarea de referendumuri şi alte adunări civice
35 Lucrări privind competenja şi delimitarea asociaţiilor de proprietari
Registrul de evidenta autorizaţiilor de construcţii (desfiinţare) şi altor
36
avize
__}:}_ -1-�R c:g�i�s�
�� · v_i�
e_c_
· u_l�d_
t1� en
d_ a__c_
_t� ·e_r_ 1 c_a_te
t i_r
_ o_
_l_ r_d_ 1 r_b_a_
e_L_ n_i_
s· n_1����������+-������
38 Registrul procese-verbale. avi zare. recepţii etc.
G . PLANIFICARE - TEHNIC - PRODUCfIE
Instruejiuni referitoare la întocmirea şi urmărirea lucrărilor
Plan de măsuri tehnico-organizatorice
3 Situaţii şi rapoarte anuale privind realizarea planului
259
4 Dări de seamă statistice anuale privind realizările de plan
5 Lucrări în legătură cu colaborări internationale
Planuri tematice anuale de colaborare tehnico-ştiinţifică privind
6
prospeciarea, explorarea şi exploatarea substantelor
Documentaţii, studii şi situaţii privind deschiderea şi închiderea
7
unităţilor ca şi capacitatea de producţie a unităţii
8 Oferte ale firmelor străine pentru reorganizarea unităţilor
Cataloal!;e şi nomenclatoare de produse 2 exemplare
9
10 Planul tehnic anual
l i Corespondenta cu ministere, unităţi etc. în lel!;ătură cu probleme tehnice
Dări de seamă asupra îndeplinirii planului de dezvoltare tehnică.
12
asimi larea de produse noi etc.
Documentaţia tehnică privind construc!ii de maşini şi u 1 ilaje (partea I exemplar
13
scrisă şi desenată)
Documentaţia tehnică pentru piese produse curente ( partea scrisă şi I exemplar
14
desenată)
15 Fise tehnolol!:ice, tehnolol!:ii de fabricatie
16 Acte privind recepţia tehnică a lucrărilor
17 Procese-verbale de sedintă ale consiliului tehnic
Documentaţii tehnice definitive pentru lucrări de investiţii (partea scrisă
18
şi desenată)
Convenţii ş i protocoale de colaborare tehnico-ştiinţifică încheiate cu
19
parteneri interni sau externi şi fişele respec1ive
Documentaţii. studii şi situaţii privind capacitate de producţie a
20
unităţilor
21 Lucrări în lel!;ătură cu colaborări i n ternaţionale
22 Documentaţii tehnice elaborate în colaborare cu terţi
23 Situaţia anuală a mij loacelor fixe
24 Cărţile tehnice ale utilaielor
Contracte încheiate cu institute de proiectare sau societăţi de construcţii
25 pentru executarea de proiecte sau lucrări de investiţii cu documentaţiile
şi corespondenţa respectivă (în ţară ş i străinătate)
26 Planul de producţie - anual
27 Situaţii şi rapoarte anuale de sinteză asupra activităţii
28 Lucrări de prognoză a producţiei
29 Registrul de evidenţă a lucrărilor lansate
H. CERCETARE - INVESTITII - CALITATE
Instrucţiuni privind întocmirea planului de cercetări şi valori ficarea
I
lucrărilor de cercetare încheiate
2 Planuri de cercetare şi colaborare ştiinţifică - anuale
Dări de seamă privind realizarea planului de cercetare ştiinţifică -
J
anuale
Avize asupra studiilor şi proiectelor elaborate de institutele de cercetări
4
şi proiectări
Contracte încheiate de institutele de cercetări cu unităţile pentru
5
execu tarea unor lucrări de asistenţă tehnică de cercetare
6 Studii, referate şi documentaţii cuprinzând rezultatul cercetărilor
7 Referate, procese-verbale privind valori ficarea cercetărilor
260
Coresponden!ă în legătură cu omologarea prototipurilor şi produselor
8
noi
9 Rapoarte anuale de prospec\iuni, explorări şi exploatări
10 Documentalii privind deschiderea şi închiderea exploatărilor
l l Documenta!ia cle omolol!:are a produselor
Propuneri, tematici. protocoale, pri vinci cooperarea cu institute clc
12
cercetare şi firme clin străinătate
13 Lucrări privind activităţi desfăşurate peste hotare
14 Actele pentru marca unită!ilor
Procese-verbale ale şedin!elor în care s-au analizat propunerile de
15
invenţii şi inovaţii cu documentaţiile respective ( teme, schiţe, avize etc.)
Referate, informări, procese-verbale şi corespondenţă privind
16
experimentarea, popularizarea, aplicarea inventiilor şi inova!iilor
Documentaţia şi corespondenţa cu privire la brevetarea în ţară sau
l7
străinătate a invenţiilor
18 Dosare de inven\ii şi inovaţii c u documentaţia respectivă - aprobate
19 Dări de seamă statistice anuale privind invenţiile şi inovaţiile
20 Certificate de inventator şi inovator
21 Omolol!:ări de prototipuri
22 Situaţii de invenţii prezentate la expoziţii
23 Contracte pentru ob!inerea sau vânzarea de brevete şi licenţe
24 Standarde, norme, caiete de sarcini cu documentaţia respectivă
25 Planuri anuale cle investi!ii cu utilaje din ţară şi i mpo11
26 Dări de seamă statistice anuale privind realizarea planului cle investi\ii
27 Referate, informări în lel!:ătură cu desfăşurarea pro2ramului de investiţii
Proiecte definitive de execu tare a lucrărilor cle investitii cu
28
clocumentafia respectivă
Documentaţii privind acordul Ministerului Finanţelor pentru obp nerca
29
de investiţii
30 Lucrări de expropriere pentru d i ferite construcţii
31 Planuri de construcţii, amenajări şi sistematizări
32 Proiecte d e constructii cu documentaţia respectivă şi avizele necesare
Contracte d e proiectare cu documentaţia respectivă precum şi pruiecte
33
tehnice de execu!ie
Documente privind planificarea, proiectarea. aprobarea. pregătirea şi
34
urmărirea invcsti\iilor (studii, planuri, referate etc.)
Rapoarte. stud i i , corespondentă pri vinci relaţiile cu asocia\iilc
35
internaţionale
36 Deciziile şi hotărârile cle aprobare a obiectivelor de investi Iii
37 Procese-verbale cle recepţie a lucrărilor de investiţii
38 Provame şi prol(noze de dezvol tare economico-socială
39 Reglementări la toate nivelele privind calitatea produselor
40 Proceduri de lucru şi de sistem specifice laboratorului
41 Manualul calităţii
42 Planuri, prol(rame cle calitate
43 Atestări individuale. certificări organisme acreditate
44 Note interne şi prescri p\ii de încercare
45 procese-verbale. certificate originale privind cali tatea produselor
26 1
46 Indicatoare de calificare
Referate. avize. p rocese - verbal e şi coresponden tă privind omologarea
47
pro1otipurilor şi produselor noi
Registrul de evidenţă a referaielor cu concluzii asu p ra cerccliirilor
48
încheiate
49 Registrul de evidenţă a proiectelor
50 Registrul de evidenţă a propunerilor de invenţii şi inovaţii
51 Registrul penlru evidenţa breve1elor şi certificatelor de i novatori
52 Registrul unic de încercări
I. MARKETING
Legislaţia internă şi străină privind activitatea de cooperare economică
Planuri anuale privind vânzarea produselor în ţară ş1 strftimitate
Convenţii. acorduri. aide - memoire. ac1c finale care stau la haza
constituirii de socictă!i mixte şi alte forme de cooperare
Contracle. comenzi şi corespondentă cu firme privind i mpon u l ş1
4
expon u l ; documente privind avizarea Barter-ului
5 Analize şi informări anuale pe teme de marketing
6 Situaţii statistice anuale privind importul şi exportul
7 Dări de seamă anuale pentru centralizare
Corespondenţă, pro10coalc şi minute încheiate cu ministere, instituţii de
8 comerţ exterior. ambasade. agenţii etc. privind probleme de comerţ
ex ieri or
Acţiuni de participare şi contractare la târguri şi expoziţii interne şi
9
interna\ionale
IO Liste de preţuri. cataloage de preţuri şi standarde
II Statute. regulamente, acorduri. convenţii
12 Convenţii privind traficul internaţional de mărfuri şi călători
IJ B uletine informative
14 Fişe informative d e piaţă a clienţilor
15 Strategii şi propuneri - bugete de export
16 Rapoarte anuale de activi tate ale reprezentanţelor în străinătate
17 Protocoale, mandate, rapoarte, calculaţii de pre\
18 B u letine d e analiză
19 Cataloage ţ i liste de p reţ u ri
J. SECRETARIAT
Deciziile organelor de conducere
Procese-verbale ale organelor de conducere - cu anexe
Nomenclatorul documentelor de arhivă
Inventarele documentelor şi procesele- verbale de predare-preluare ele la
4
compartimente la arhiva unităţii
Lucrările comisiei de selecţionare. corespondenţa cu Arhi vele Naţionale
5
şi unităţile de colectare a hârtiei
6 Registrul de evidentă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
7 Registrul pentru evidenta sigiliilor şi ştampilelor
262
K. INFORMA TIC;\
Documente care oferă informaţii despre viaţa şi ac1ivi tatea unităţii ş 1 a D1�dtc1,;ll' �.111
Jllc Jucumcn11·
oamenilor ei. pe baza căreia se poate seric istoria unităţii respective
(programe şi rapoarte anuale de activi tate. strategii de dezvollarc. înrcg1�m11c ."c
vor rcco r ia
procese-verbale ale organelor de conducere. protocoale. contrac1e cu
rwnud1c pc
.� uporp mai
beneficiarii etc.)
Jur;ihili în ump
li.focuri npti..:i:
CilSCIC ClC. I
L. PARTIDE POLITICE
Documente privind constituirea partidului
2 Statutul partidului
3 Pro_gramul (doctrina) partidului
4 Carnetu l de partid
5 Fişele personale de înscriere în partid
6 Adeziunile de înscriere în partid
7 Pro_gramul cadru de desfăşurare a activitătilor anuale (trimestriale)
8 Raportul anual asupra activităţii (sau cu prilejul alegerilor)
Lucrările convenţiilor (conferinţelor) naţionale. judeţene. municipale.
9
orăşeneşti şi comunale
10 Conl!:rese şi hotărâri ale Orl!:anelor de partid
11 Procese-verbale ale birourilor executive
12 Programe şi prognoze de dezvoltare ale localităţilor
13 Lucrările adunărilor generale
14 Protocoale încheiate cu alte tJartidc şi orl!:an izaţii. Fuziuni. absorbţii clc.
Corespondenta cu alte partide şi organizaţii neguvernamentale cu
15
referire la activităţi politice. manifestări cultural-ştiinţi fice etc.
Corespondenta cu organele locale în probleme politice. economico
16
sociale sau culturale
17 Documente adoptate de liga primarilor şi consilierilor
18 Memorii adresate or_ganelor de partid
19 S crisori deschise adresate conducerii \ării
Regulamente de organizare şi funcţionare a organizaţiilor de femei şi
20
tineret
Lucrările consiliilor şi conferinţelor organizaţiilor de femei şi linerel (la
21
toate nivelele)
� -+� -,--,-�-,,-�-,-��-,-�.,..-�����������������-ţ-�����4
22 Relaţii politice internaţionale
23 Documente cu caracter propagandistic (afişe, pliante ele.)
24 Fototeca partidului
25 lnregistrări audio-video
263
ANEXA Nr. 5
NORMATIV
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale
CAPITOLUL II
2 64
2. 1 .4. Prin depozitele de arhivă se interzice trecerea conductelor de gaze
combustibile. a coşurilor şi a canalelor de fum.
2. 1 . 5 . Rafturi le. dulapurile. rastelele etc. trebuie conlce(ionate J m maten alC'
incombustibile. Amplasarea acestora se face astfel încât să poată permil.e ,, evacuare
rapidă a materi alului depozitat.
2. 1 .6. I nstalaţi i l e electrice din depozitele de arhivă trebuie executate, astfel încât
să poată fi deconectate din exteriorul încăperi i . Corpurile de i luminat se amplasează
pe axul culoarelor dintre rafturi. la o d istanţă de mini mum 50 cm de arhiva
depozitată. Corpurile de iluminat electric cu i ncandescen\ă trchu1c prevăzute cu
globuri de protecţie.
::?.. 1 .7. M icrocl i matul interior se va mcn\ine pc cât este rm s i h i l în limitele:
tcmrieratura +I 5°C-+25°C. iar umiditatea rclati vă între 40-65'1, rientru ar hi v[1 pc
suport de hârtie.
2. 1 . 8 . Depozitele cc depăşesc o capacitate de I 00 metri liniari arhivă t-rchu1e
prevăzute cu o cameră de l ucru dimensionată în J"uncţie de numărul de oameni ce
lucrează în acest sector.
2.2. Avizarea construcţiilor noi. ce cuprind şi încăperi de arhivă. se efectuează de
către direcţi i l e judeţene şi Direcţia Municipală Bucureşti a Arhi velor Na!ionale pc
baza următoarelor documente:
- cerere aviz. care să cuprindă şi clementele de identificare a i mobi lului şi
a spaţi i lor de arhivă:
- plan al încăperii (încăperilor) de arhivă. cu ampl asarea mobi licru lu1
specific şi destinaţia încăperi lor vecine (pe orizontală şi pc vcrtic;1l ăJ:
- chitan\a de achitare a taxei ( fixată pentru moment la nivelul taxei pentru
orice petiţie).
Acest aviz se solicită după ce beneficiarul a ob(inut avizele Comandamentului
Pompierilor şi Protecţiei Mediu l u i . care au asemenea atributii t copii ale acestor
avize se integrează în dosarul lucrării ce rămâne l a cel ce avizează ) .
Avizul s e eliberează î n termen d e 30 d e z i l e d e l a prezentarea documentaţiei .
indiferent de natura sa ( pozitiv sau negativ).
CAPITOLUL III
265
�onore etc. ). nu este obligatoriu ca aceste depozite să fie comasate într-o si ngură
zonă a imobilului. ci pot fi dispersate. fiecare depozit având asigurată. însă.
funcţionarea şi securitatea materialului depozitat.
Principalele circuite funcţionale ale arhivei din depozit sunt:
a) primire, pregătire ( tehnică sau arhi vistică), depozit:
b J depozit, sală de studiu, depozit :
e l depozit, cameră de lucru , laborator restaurare. depozit:
d ) depozit. cameră de lucru, copiere. depozit;
e) depozit, cameră de lucru, cameră evacuare.
Este i nterzis ca materi alul primit şi netratat în camerele de pregătire să se
i ntersecteze cu fluxuril e b, c şi d .
Prin recondiţionare şi restaurare s e în\eleg opera\iunile c c s e desfăşoară într-un
compartiment special încadrat şi dotat prin care se asigură materialelor o durată
mare de păstrare. precum şi celor ce urmează a fi predate la Arhivele Naţionale
rezistenţa în limp.
Fondul de asigurare - în conformi tate cu prevederi le an. 5 paragraful „e" din
lege, creatorii de arhivă ce se regăsesc în articolele 1 3 şi 1 4 asigură documentele pe
bază de microfilme şi alte forme de reproducere adecvate: acelaşi lucru este valabil
şi pentru creatorii a căror arhivă nu a putut fi preluată din l ipsa spaţiului şi termenul
de păstrare la creator a fost prelungit, conform prevederilor art. 1 2. ali neatul 3 .
Prin mijloace de protecţie s e înţeleg: dosare. mape. cuti i . casele, role etc.:„ adică
mijloacele i n i ţiale de păstrare şi identificare, prin mijloacele arhivistice. a
materialului depozitat.
Prin mijloace de păstrare se înţeleg sistemele de depozitare în timp a arhivei de
orice fel : rafturi, rastele, dulapuri etc.
Prin mobilier şi dotări specifice se înţeleg: mese depozit, mese lucru arhi vă.. mese
sală studiu. scări. cărucioare arhi vă. mese citit microfilme. aparatura laboratoarelor
de restaurare şi rccondi\JOnare. copiatoarele de orice fel . inclusiv aparatura necesară
microfi l mări i , camerele de climă. aparatele de lil mat. derulatoare etc.
Depozitele mai sunl dotate cu aparatură de măsură şi control microcl i mat
( lermomelrc, higrometre, tcrmohigrometrc etc . ) , materiale pentru evacuare ( saci .
containere etc . ). mijloace i n i ţiale de stingere ( stingătoare c u gaze inerte, C02 ş i praf
inert, zăpadă carbonică ele . ) . i nstalaţi i l e de alarmare şi antiincendiu şi. dupf1 caz.
instalaţii automate de stingere.
Camerele de tezaur sunt sec\iuni în construcţii l e cu dcstinatic funcţională depozit
de arhivă, destinate a adăposti în situaţii de calamitate cele mai i mportante
documente. Aceste compartimente se real izează de regulă la nivelul cel mai de jos al
construcţiei, cu o rezistenţă la şoc sporită faţă de restul ansamblului, luându-se
măsurile necesare pentru a nu fi inundate în cazul prăbuşirii i mobilului. Se dotează
cu instalaţii de sti ngere automatft a i ncendiului cu gaze inerte.
3 .2. Amplasament. Nu este recomandabilă amplasarea acestor depozite într-o
zonă în care factorii de risc. atât cei permanenţi, constând în veci nătăţi periculoase:
surse de explozi i sau incend i i . degajări nocive. chimice şi biologice, terenuri
instabile. zone inundabile sau cu un nivel ridicat al apelor freatice etc .. cât şi a celor
ocazional i : obiective strategice. in apropiere sau în amonte. să !ic evitate. pc cât
266
posib i l .
Imobilul s ă fie uşor accesibil celor interesa\i.
Să se asigure căi de evacuare în caz de necesitate.
Să se asigure închiderea într-un perimetru propriu cu un sistem de pază de sine
stătător.
Compartimentele de arhivă nu se vor integra în i mobile în care se desfăşoară
procese tehnologice care implică factorii de risc enumeraţi.
Î n situa\ia în care acest lucru nu c posi b i l . vor li ampl asate în tronsoane separate
prin ziduri antifoc şi ventilare care să împiedice aerarea cu suhstan[e toxice.
Nu se acceptă ampl asarea acestor compart i mente acolo unde exist ă pericolul unor
explozi i. emana\ii radioacuvc. sau alte pericole similare.
3 . 3 . Principalele clemente constructive şi funcţionale
3 . 3 . 1 . Srmclllra. Proiectantul poate alege orice gen de structură pe care o
consideră necesară, cu condiţia de a asigura:
- rezistenţa la sol icitările dinamice în cazul unui cutremur. în conformitate cu
prescri pţi i l e tehnice în vigoare şi cu încărcările mari aduse de materialul
depozitat, mai ales când suportul arhivei îl constituie hârtia:
- construc\ia se încadrează în gradul I rezistentă la roc:
- drn cele două considerente sus-menţionate. cât şi din considerente de evacuare
nu se recomandă a se realiza constructii care depăşesc S+P+3 N :
- clădirea v a dispune de cel puţin două căi d e evacuare pc veni cal ă t �cări l . \inând
seama că principalul element de di mensionare la evacuare îl constituie numărul
de oameni t rcdus. la arhivă) şi că elementul ce trebuie evacuat îl constituie
arhiva, căil e de evacuare se vor dimensiona ţinând scama de aceasta din urma.
3 . 3 . 2 . Penim a evita consumttrile mari de energie necesare menţinerii
microcl imatului în depozite se va asigura o i nenie termică cât mm ridicată a
construcţiei. Î n acest scop se recomandă:
- diminuarea la maximum a punţi lor termice I calcu lul termic va cvidentia
impl>s1bil itatca creării punctului de rouă. în conditii de exploatare normală. în
wna în care ar ridica semnificativ umiditatea 111tcr1 oarăl :
- alegerea adecvată a tâmplăriei exterioare ş i a unor elemente supli memare de ·
267
Î ntrerupătoarele se vor monta la intrarea în depozit, în exterior.
3 .3.4. Ventilarea spaţiilor se poate face atât natural, cât şi artificial .
• Ventilarea nalllrală se efectuează în zilele în care temperatura şi cantitatea de
vapori din aerul exterior se încadrează în parametrii de microclimat interior şi în
conditiilc în care în zona depozitului nu există degajări nocive.
Viteza aerului se va încadra între 0. 1 -0.3 m/s ş1 se vor realiza schimburi Je
ae r/ o ră.
• Ventilarea arli(icială. ririn instalaţii de ventilare sau cu aj utorul c amerel or Jc
·: limă. va urmări menţinerea permanentă, în li mita parametri lor. a temperaturii şi
umidităţii relative.
Pentru arh i vă aceşti riarametri sunt: temperatura i ntre + I OOC şi +24°C. iar
umiditatea relativă între 50-65%.
Pentru microfilm negativ de asigurare + l 8°C-20°C şi . respectiv. 50+5%.
Pentru celelalte materiale. în special rientru suporturi moderne sau în curs de
modernizare. se respectă condili i l c specificate de fabricant în fişele tehnologice şi în
contractele de li vrare. Aceste acte se vor specifica în docu mentaţii l e ce au stat la
baza dimensionării instalaţiilor de climă.
3 . 3 . 5 . ln.1·1alatii/e de f!Jr/ă. apft, canal. termice. de al armare. tclci"o nie etc . se vnr
dimensiona în runc\ic de cerintcle beneficiaru lui şi conform normelor tehmcc in
vigoare.
3 . 3 . 6 . Este interzisă traversarea depozitelor de arhivă de trasee de al imentare cu
gaze naturale.
3 . 3 . 7 . La stinţierea incendiilor în depozite nu se va utiliza apa. Instalaţii le de
sti ngere automată vor avea ca agenţi gazele i nerte şi sunt obligatorii în camerele de
tezaur. Pot fi amplasaţi , în casele scărilor şi exterior. hidranţi.
3 . 3 . 8 . Compartimentarea depozitelor de arhiwi este următoarea:
- Depozitele de arhivă. principalul clement funcţional. vor cuprinde. de regulă.
arhivă cu acelaşi gen de suport material păstrate în ma t c n al c de protecţie .
depozi tate î n mijloace de păstrare î n care vor ti dispuse d u p ă cr i teri i arh i v i stice.
De regulă. depozitele nu vor depăşi o suprafaţă de 400 mp şi vor ti gestionate de
o si ngură persoană.
I n tervalul între mijloacele de păstrare ( rafturi) se va încadra între 65-80 cm
pentru a permite o viteză normală de evacuare. precum şi circulaţia scărilor. a
cărucioarelor şi a altor clemente cu care se manevrează arhiva în depozit
La capetele rarturilor se va menţine o distanţă de cca. I 00 cm faţă de elementele
construcţiei ( pereti ). dar nu mai mica de 80 de cm faţă de elemente cc ies în afara
pereţilor ( radiatoare. \evi ele . ) .
L a intrarea î n de p ozi t e aceasl[1 distanţă s e v a mări la 1 .20 111 p en t ru a permite
circulaţia cu uşile Jeschisc.
Mobilieru l şi dotfarilc spec1ticc se amplasează l'ără a d i mrnua ace s te distanţe.
·
D e pozitu l va avea cel [JU\in două căi de evacuare.
Camerele de lucru - liccarc depozit va fi prevăzut cu cel p u ( i n o lncăpcre în care
se desfăşoară operaţi unile arhivistice curente.
Sala de srudiu va fi prevăzută cu mobilierul şi dotările specifice fiecărui gen de
arhivă ce se dă ln cercetare.
268
Lahoratoml de reprogrq(iere - idem. in functie de specilicul acti vită!ii .
Lahoratomi de recondiţwnare ş i res/aurare idem. -
CAPITOLUL IV
269
4.2. Comisia are următoarea componentă:
I . Directori (Director adjunct) preşedinte
2. Şef serviciu ATM membru
3. Şef serviciu Restaurare membru
4. Şei" serviciu Informatică membru
5. Şef serviciu ATMAR membru
6 . Şef birou Arhive Tehnice membru
7. Şef birou Tehnic secretar
Comisia se completează cu experti şi specialişti În funcţie de domeniul ş1
specificul arhivei pentru care se construieşte obiecti v u l .
4. 3 . Comisia Tehnică de Avizare a Clădiri lor în care s e Jcpozilcază arhiva arc
următoarele atrihu \i i :
- verifică. pe baza normelor privind caracteristici le tchnico-runcţionalc ale
spaţiilor şi echipamentului de depozitare a arhi velor allatc în administrarea
creatorilor publici şi priva[i de arh i vă şi a referatelor întocmite de cfll re
special i ştii din Arhi vele Nationale. documentaţiile tehnice trimise spre
avizare:
- dispune. după caz. avizarea acestora în rorma propusft: avizarea acestora
cu respectarea unor recomandări sau respingerea lor:
- transmite, în termen de 30 de zile de la primirea documentelor tehnice şi
achitarea taxei. avizul sub una din cele trei forme sus-menţionate:
- documentaţii le avizate (un exemplar! se transmit clirec\iilor judeţene ale
Arhivelor Na!ionale care vor verifica. în momentul punerii în funcţiune a
obiectivului, modul în care au fost respectate l a execuţie ( i nclusiv
recomandări le CTAC). Titularul de investiţie. proiectantul şi constructorul
sunt. clupă caz. răspunzători de eventualele abateri fa!fl de documenta\ia
pentru care s-a obţinut avizul :
- î n cazul revederii d e către proiectant a documentaţiei im\iale d i n diverse
motive legale. avizul iniţial îşi pierde valabi litatea şi se va solicita avizarea
documentaţiei noi :
- comisia nu răspunde de nerespectarea altor criterii pentru care prin lege sunt
abil i tate alte organe de avizare. dar în situaţii în care se remarcă o încălcare
llagrantă a unor norme. se specifică aceasta în avizul CTAC .
4.4. Solicitantul avizului va prezenta următoarele documente:
A. Pentru construcţii cu destinaţie arhivă:
I . cerere de avi�.. ce va cuprinde:
- titlul proiectul u i :
- număr. cod :
- lltular de i n vesti[ie:
- sursa de finanţare:
2. chitanţa de achitare a wxei de avizare
3 . doc1tme111atia ce urmează a se aviza:
a) memoriu tehnic, care va cuprinde:
- titlul lucrării . destinaţia:
- nr. de niveluri, h nivel :
270
- amplasament - localitatea. adresa. vecinătăţi. orientare:
- structură de rczistcniă:
- i n stalaţii electrice. for\ă. apă cana l . termice. c l i mă. a l armare antifoc �1
anticfractic. strngere automată:
- genul materi al u l u i cc se va depozita I su port J :
- dimensionarea spatiilor u t i l e :
- compartimentări fu ncţionale. auxil iare etc . :
- sistem de depozi tare ( rafturi . rastele. dul apuri etc . J :
- i l u minare. ventilare ( sisteme adoptate):
- nr. de persoane ce deservesc obiectivul şi locul în care îşi des făşoară
activitatea:
- spalii igienico-sanitare:
- căi de acces şi evacuare:
- alte date pc care proiectantul l e consideră necesare:
b ) piese desenate:
- plan de situalie, scara I :500:
- planurile orizontale de la toate n i velurile cu specificarea destinaţiei
fiecărei încăperi şi mobil area depozitelor de arh i vă;
- planuri şi i n stalaţii cu trasee pe verticală şi orizontală.
B . Pentru construcţi i l e cu alte destinaţii. dar care au încorporate şi spaţii cu
destinaiie arhivă. se vor înainta documentele de la punctele I . 2 şi 3 a. iar piesele
desenate vor cuprinde:
- plan de situaţie. scara I :500:
- plan al clădirii cu locali zarea zonei depozi t u l u i de arhivă:
- planuri ale n i vel u l u i superior şi i n ferior zonei spaţii lor de arh i vă:
- plan cu traseul instalaţiilor ce trec prin depozitul de arh i va şi î n 1.ona d i n
i mediata vec i n ătate.
4.5. Documentaţia se înaintează în 3 ( trei ) exemplare din care. după avi zare:
- 1 exemplar se resti tuie cu avizul CTAC:
- 1 exemplar rămâne în arhiva CTAC:
- I exemplar se înai ntează uni tăţii teritoriale a Arh i velor Naţionale în raza
căreia îşi desfăşoară activitatea noul obiectiv.
4.6. Pentru obţinerea avizului teh n i c al Arhivelor Naţionale se va p l ăti o taxă.
pfmă la aprobarea tarifelor di ferenţiate în fu ncţie de complexi tatea lucrării ce
urmează a fi avizată, cuantumul acestei taxe se fixcazfl la n i velul unei cereri
obişnuite ( vechime, copii scntinie j udecătoreşti. acte proprietate etc . ) .
4 . 7 . Avizele pentru construqii noi ( cu destinaţia clădiri arhive sau cu
compartimentări pentru arh i ve ) se acordă n u mai de către Comi sia Tehnică Je
Avi zare a Arhivelor Naţionale. cc funcţionează la sed i u l central.
CAPITOLUL V
Dispoziţii finale
27 1
ANEXA Nr. 6
272
dezvoltării proceselor de biodeteriorare. Aerisirea se face, de obicei, pe vreme bună
şi la mij locul zilei pentru a se evita afluxul de aer cu umiditate relativ ridicâtă, de
peste 65%. O regulă o constituie evitarea deschiderii ferestrelor pe direcţia
vânturilor dominante pentru a împiedica introducerea de praf în depozite.
Apartenenţa documentelor la un fond arhivistic - situaţia documentelor de a
aparţine unui fond arhivistic, după originea lor. Aparţin unui fond arhivistic:
documentele create de o unitate în decursul activităţilor sale (provenite de la
creatorul documentelor), creatorul (emitentul) putând fi stabilit după elementele din
antet, semnături , după conţinutul actelor etc.; documente primite de o unitate,
inclusiv anexele lor (rapoarte, acte probatorii etc.) în măsura în care îi sunt adresate
destinate (apartenenţa după destinatar). În acest caz apartenenţa documentelor se
stabileşte pe baza adresei destinatarului (denumirea unităţii şi sediul său), a ştampilei
de înregistrare, a rezoluţiilor, a notelor tergale, a sistemelor de arhivare şi a
conţinutului actelor. Stabilirea apartenenţei documentelor foloseşte la operaţiunea de
delimitare a fondului arhivistic.
Aprecierea valorii unităţii arhivistice -acţiunea de stabilire a importanţei
informaţiilor dintr-o unitate arhivistică, în vederea păstrării permanente a celor care
prezintă valoare documentar-istorică sau practică şi eliminarea celor lipsite de
importanţă.
Arhivar funcţionar care se ocupă cu munca de arhivă la Arhivele Naţionale sau
-
273
au fost înlocuite cu denumirile Arhivele Nationale şi directii judetene ale Arhivelor
Naţionale.
Arhivist - specialist care îşi desfăşoară activitatea în cadrul Arhivelor Nationale
şi al unor institutii centrale sau judeţene, având ca principale atribuţii prelucrarea,
conservarea, valorificarea documentelor ca şi acordarea asistentei de specialitate
creatorilor şi detinătorilor de arhive.
Arhivistică - ştiintă specială a istoriei a cărei sferă de cercetare o constituie
izvoarele scrise pe suporţi friabili, pe baza cărora se efectuează cercetări
fundamentale şi aplicative în vederea stabilirii soluţiilor optime de ordonare.
inventariere, selectionare, conservare şi valorificare a documentelor.
Asigurarea păstrării documentelor - complex de măsuri destinate protecţiei
documentelor împotriva tuturor cauzelor ce pot prejudicia conservarea şi integritatea
lor, indiferent de locul în care sunt păstrate sau folosite. Constă în organizarea
sistemelor de protectie prin: I . Unnărirea mentinerii unui microclimat constant în
spatiul de depozitare; evitarea amplasamentelor ce pot provoca, datorită vecinătătii
contraindicate, surse posibile de degradare (incendii , explozii, inundatii, emanatii de
noxe cu caracter distructiv, obiective cu caracter strategic etc.); respectarea
conditiilor de igienă a depozitelor; 2. Prevederea măsurilor de pază împotriva
efracţiei sau distrugerii documentelor. În depozitele de arhivă se folosesc sisteme de
alarmare împotriva incendiilor, care sesizează şi avertizează. prin intermediul
traductorilor, aparitia fumului sau a ridicării temperaturii în intervalul spaţiilor în
care se află documentele, sisteme de alarmare împotriva efracţiei care slujesc la
sesizarea şi avertizarea tentativei de pătrundere în interiorul acestor spaţii ; 3 .
Manipularea ş i transportul documentelor î n conditii d e perfectă siguranţă, care să
elimine riscurile potentiale de dispariţie sau distrugere.
Biodeteriorarea documentelor de arhivă - proces complex de degradare a
documentelor de arhivă de către diverşi factori biologici (bacterii . actinomicete,
ciuperci de mucegai, insecte, rozătoare). Biodeteriorarea se manifestă în spaţii de
depozitare umede, insalubre, unde nu se respectă măsurile de igienă a depozitelor de
arhivă.
Cămaşă arhivistică mijloc de protectie constând dintr-o coală de hârtie pliată la
-
274
registrele de evidenţă etc. 2. Confirmarea de către Arhivele Naţionale a exactităţii
datelor cuprinse într-o copie sau într-un extras dintr-un document etc.
Ciuperci de mucegai - grup de organisme microscopice care produc pe
documentele de arhivă filamente lungi, bogat ramificate, numite hife sau micelii, pe
care se formează elementele de înmulţire cunoscute sub numele general de spori şi
care se răspândesc foarte repede prin aer, prin apă sau prin contact. Ciupercile se
dezvoltă în depozitele de arhivă numai dacă umiditatea relativă a aerului este mai
mare de 65%; de obicei apar când arhiva este depozitată în subsoluri sau spaţii
igrasioase, neaerisite. Această formă de biodeteriorare se poate produce şi în caz de
inundaţii , chiar parţiale, ale depozitelor de arhivă. Atacul se pune în evidentă prin
pete sau zone întinse diferit colorate, uneori acoperite de o pâslă groasă de micelii;
în cazuri grave suportul este puternic degradat, iar filele se lipesc unele de altele,
fiind greu de desfăcut chiar în l aboratoarele de restaurare.
Climatizarea depozitelor de arhivă - ansamblu de măsuri având ca scop
menţinerea temperaturii, umidităţii relative şi purităţii aerului din depozitele de
arhivă la parametri recomandaţi pentru conservare, cu ajutorul unor instalaţii de
climatizare. Instalaţii le de climatizare sunt compuse din priza de aer, camera de
climatizare, baterii şi guri de distribuţie, prevăzute cu aparate de măsură, control şi
reglare a condiţiilor de microclimat. În cazul documentelor scrise pe hâi;tie de
pergament, microclimatul optim este cuprins între limitele 1 4'- 1 8'C şi 45-65%
umiditate relativă; pentru conservarea microfilmelor se prevăd umidităţi relative mai
scăzute, între 40-50%. Pentru prevenirea acţiunii prafului şi noxelor din atmosfera
poluată, în special în mediul urban, este necesară purificarea aerului admis în
depozite.
Comisia centrală de evaluare a documentelor - organ colectiv de lucru
constituit în cadrul Arhivelor Naţionale, care dă avize consultative cu privire la
oportunitatea achiziţionării documentelor şi publicaţiilor de referinţă de la persoane
fizice şi stabileşte preţul de achiziţie al acestora. În unele cazuri , comisia avizează şi
lucrările comisiilor judeţene de evaluare.
Comisia judeţeană de evaluare a documentelor - organ colectiv de lucru
constituit la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, care dă avize consultative cu
privire la oportunitatea achiziţionării documentelor şi publicaţiilor de referinţă
arhivistică de la persoane fizice şi stabileşte preţul de achiziţionare al acestora.
Comisia de selecţionare a documentelor de la Arhivele Naţionale - organ
colectiv constituit în cadrul Arhivelor Naţionale care verifică şi avizează lucrările de
selecţionare primite de la creatorii şi deţinătorii de documente din raza lor de
activitate. Avizează şi lucrările de selecţionare întocmite pentru fondurile din
depozitele proprii şi cele întocmite de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Comisia de selecţionare a documentelor de la direcţiile judeţene ale Arhivelor
Naţionale organ colectiv constituit în cadrul direcţiilor judeţene ale Arhivelor
-
275
valoare documentară şi al căror termen de păstrare a expirat. Procesele-verbale ale
comisiei se aprobă de către Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene ale Arhivelor
Naţionale.
Completarea arhivei - activitate desfăşurată de Arhivele Naţionale în vederea
preluării în depozitele proprii a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional de la creatorii şi deţinătorii de documente, din ţară şi străinătate.
Conexare de documente grupare a două sau mai multe documente care tratează
-
276
consi deră fond închis. la data d i vi zări i . iar u n i tăţi l e rezultate d i n divizare încep
fiecare câte un fond nou.
Co11ţi11u111l u11ităţii arhivistice - totali tatea i n formaţi i l o r d i ntr-o uni tate
drhivisllcă.
Cotare - aciiunea de înscri ere a cotei pe u n i tatea arh i v istică. potrivit
moJalită(ilor stab i l i te. i n ru nctic de gen u l documentelor şi de suport u l lor.
Cotă - ansamb l u l elementelor de identi ficare a u nei u n i tăţi arh i vi s tice în cadrul
fon d u l u i sau colcqiei arhi vistice din care face parte: cota constă în denumirea
fon d u l u i sau colec\1e1, a compartimentu l u i sau a seri e i , nu mărul u n i tăti i arhivistice
din i nstrumentul de evidenţă şi anul documentelor: în cazul unor categorii de
documente în cotă intră şi alte clemente ( ex . la fotografii - formatul : la plăci
fotografice sau li l me fotografice alte si mboluri d i na i n te stab i l i t e ) : cota se înscrie pc
u n i tatea arhi v1sti cr1.
Creator de arliiwi - fiecare d i n unit ăţile de stat sau private. precum şi per>oanc
l"i z1cc. care în decursul acti vită\i i au creat documente cu valoare 1s10nco
docu menrară.
Cuprinsul w1ifriţii arhivistice - element de bază al i n ventaru l u i arhi vistic care
redă in mod concis pri n c i palele i n forma\ii d i n tr-o u n i tate arh i v i stică.
Cutie de arliivti - mijloc de protcctic al arhi vei . confecţionat din carton sau alte
materiale şi având formă paralelipipedică. destmat protejării documentelor în !Impui
man i p u l ării sau împotriva u nor agcnti exteriori ( l um i n a solară sau prafu l ) . Cutiile
u t i l i zate în depozitele de arhivă se prezi n t ă în forme şi d i mensiu ni variate. cu unul
sau mai m u l ţi pcre\i mob i l i . p l i ate sau rigide. cu sau fără orifi c i i pentru aerisire.
confecţionate din materiale stab i l e sau rezistente la acţiunea agen [ilor biolog1c1.
Datarea unui doc11me11t nedatat - stab i l i re a datei probabile de emitere a u n u i
document nedatat pe baza caractensti c i l or i nterne ş i externe ale acestuia.
Date extreme - l i mitele cronologice în care se înscriu documentele d i n tr-un fond.
colecţie sau u n i tate arh i vistică şi care sunt necesare în opera[i u n i l c de ordonare.
i n ventariere a documentelor şi evidentă a fo nduri lor.
Degradarea documentelor - proces complex de degradare mecanică şi chi mică
şi de denaturare a formei şi structurii i n i\iale a documentelor ca urmare a acţi u n i i
nefavorabi l e a ractori lor ri zici . c h i m i c i . biologici şi soci a l i . Degradarea SC poate
mani festa prin pi erderea unora d i n părţ i l e structurale ale documentelor. pri n scăderea
rezistentei suport u l ui grafic. pierderea l i z i b i l ită\ i i , apari ţ i a de pete di vers colorate
etc. Documentele degradate se recuperează prin lucrări de restaurare. iar ansamblul
măsurilor de conservare a documentelor urmăreşte preveni rea degradării acestora.
Depozit de arhivă - spa\iu destinat păstrării documentelor. constru i t �au anicnaj a L
special. avându-se î n vedere cnterii spcc i r1 c e în ceea cc pri vc�tc amplasamen t u l .
reziscen\a. micro c l i matul i nterior. fl uxurile tehnologice. paza şi protecţ i a
documentelor. Este dotat cu mijloace necesare depozitării ( rafturi ) , utilaje şi
mob i l ier specific.
Dep1111erea doc11111e11telor - aqiunea de predare a documentelor de la
compartimente la arhiva u n i tăţi i . în al doilea an de l a constituirea lor, precum şi l a
Arhivele Naţionale sau d i recti i l e judeţene a l e Arhivelor Nationale pentru păstrarea
277
permanentă a documentelor care fac parte d i n Fon d u l Arhivistic National la
termenele ş i î n comJi � i i l c stabi l i te d e legi sl aţia arhi vistică.
Destinatar - persoană fizică sau j u ridică căreia i sc adresează un document.
Element de bază în cupri n s u l fişei d e i n ventar. serveşte îndeosebi la stab i l i rea
apartcncn\ci documentu l u i la un fond. În cazul documentelor d i n epoca modernă ş1
contemporană destmatarul se trece în fîşă numai când este d i ferit de creatorul de
fond: destinatar al actu l u i , persoană care pri meşte actul şi care, în pnncipiu. îl
conservă în arhiva sa cu t i t l u de dovadă a fapt u l u i j u ridic cupri n s : în general ,
beneficiarul actu l u i nu este neapărat persoana căreia acest act îi este adresat. În caz
de acte reciproce ( contract, schimburi) fiecare d i n părţi este autor sau emitent ş1
des t i n atar.
Deţi1uitor de documente - u n i tate sau persoană fizică cc arc în păstrare
documente rezultate d i n activitatea proprie, preluate d i n desli i marca. comasarea şi
repro li l area altor u r n tăţi. dobândite prin moştenire. donaţie sau cumpărare ori în alte
împre1 u răn : dreptui de dc\inere a unor documente care fac parte din Fondul
Arh1 v 1 stic Na\i o n a l . de anu mite organe de stat şi u n i tăţi este reglementat pri n lege.
Dezinfecţia documentelor - tratament fizic sau chi mic apli cat documentelor de
arhivă în scopul di strugerii microorganismelor care degradează documentele
(bacter i i . actinomiccte şi c i u perci de mucegai ) . Cele mai răspândite procedee de
dezinfecţie se bazează pe folosi rea selectivă de substan�e gazoase sau fumigene
I oxid de eti lenă. aldehidă formică etc. l ori a unor solu n i apoase sau alcoolice de
pentaclorfcnolal de sodiu. paraclormctacrczol etc. Pentru v o l u me mari de
documente. dezi n fecţia se execută în etuve de marc capacitate. fo nând penetraţia
suhstan\ei dezi n fectante în masa materi a l u l u i arh i v i stic prin crearea unui vid avansat.
înai nte de ad mini strarea substanţei gazoase. La al egerea substan\clor se are în ycdere
nscul degradării documentelor de către u n i i produşi cc au caracter agresiv faţă de
suportul grafic sau faţă de textele scrise.
Document - termen generic însumând toate categori i le de surse cc pot transmite
date istorice ( i nscri pţi i . urme de c i v i l i zaţie materială. acte etc . ) . În sens arhi vistic.
defineşte toate sursele pe suporţi friabi l i , real i zate cu aj utorul grafi c i . fotografi e i .
înregi strărilor sonore. c i nematografice s a u a l t o r i magi n i . care prezintă i n teres pentru
cunoaşterea istorică.
Dosar - unitate arh i v i stică în care se grupează documente rcfen toare la aceeaşi
prohlemă. de aceeaşi valoare ( cu acelaşi termen de păstrare). după un criteriu stabilit
( tematic. al l"ahetic. geografic etc . ) : dosarul ocupă un loc d i stinct în i n ventaru l
ron d u l u i sau colecţiei căreia îi aparţi ne: dosarul poate avea două sau mai multe
vol u me. dacă l a aceeaşi problemă s-au acu m u l at un n u măr de peste 300 de J"i le
document. În seco l u l X I X - i ea în Ţara Românească şi Moldova. dosarul se numea
delă.
Eliberare de certificate, copii şi extrase - ac\i u n e prin care se pun la dispozi ţia
so li citan\ilor ( un i t ă t i . cetă\eni români sau ai altor state) cop i i . certificate. extrase de
pc uocumentcic atlatc în dcpoz1telc Arh i velor Naţionale. d i rcc ţ i i l o 1 judcten.: ale
Arh i velor N ationalc sau altor uni tăţi creatoare ş1 deţi nătoare de documcnie
rcfcn toarc la situaţii şi drepturi. cum ar li vechimea ln muncă. studi i . drepturi
patn moniale etc.
Evidenţa folosirii documentelor - si stem de evidentă. cc se rca l i zcaz{t prm
bu letine de cerere. foi de folosire. registre de dep ozit . fişe de controi ş . a .. p n v 1 m.I
documentele ş i temele cercetate p r i n s a l a d e studiu s a u scoase din d c po zu c pentru
alte scopuri (expozi ţ i i , cercetare. restaurare etc . ) .
Extras - 1 . Copie a u n e i a s a u a m a i mul tor părţi di ntr-un document scri s . 2.
Reproducere exactă a datelor referi toare l a o anumită persoană cuprinse într-un
registru ( mi t rică, regi stru de stare c i v i l ă etc . ) , transcrise cu respectarea formelor
legale. semnată şi para fată. având puterea j uridică a docu mentul u i auten tic. 3. Acl
ofi cial , legalizat. executat l a cererea u n u i soli c i ta n t şi care redă fragmentar sau
central izat. în reproducere exactă. păr\ i l e esenţ i a l e d i nt r- u n u l sau mai mul1c
documente.
Fişare - operaţiunea de transpunere pe fişă a mforma \i i l or pri n c i p a l e d i n t r-o
un i tate arh i v i sti că. Fişa stă la baza act i v i tăţii de i" nt o c m 1 re a i n ventarelor.
Fişă de inventar - form u l ar pe care se tran spune c o n \ i n u l u l pri ncipalelor
i n forma\ii din fiecare uni tate arh i vi stică. în vederea i n ventarierii fondurilor şi
colecţi i l or.
Folosirea documentelor - ansamb l u l de acţi u m uti l i zate în vederea valorificării
documentelor unei arhive. Folosirea se real i zează prin următoarele fo rme : cercetarea
documentelor în săl i l e de studi u : i n formarea u n ităţi l or cu pri v i re la documentele ce
prezintă i nteres pentru act i vi tatea lor practică sau şti i n ţ i fică: acti v l l ă\i i nstru c L 1 ve.
c u l tural-educative: el iberare de certificate. copi i şi e x t rase : reproducere a
documentelor: elaborare de publicaţi i .
Fond arhivistic - totali tatea docu mentelor create în decursul acu v i t ă t 1 i u nei
u n i �ăti ( insti t u \ i i . asocia\i i . soc1ctă\1 . reu n i u n i . regi i . fundaţi i . l i g i . pa ru de pol n1u:
ele. J . mdependellle din punct de vedere organizawric ş1 operau v . care n u ş1-a
s c h 1 mhat profi l u l activită\ii ş1 teritoriul de competentă şi are registratura proprie.
precum şi de către o fami l i e sau o persoană fizică.
Fondarea - sau determinarea apartenenţei documentelor l a fond este operaţiunea
arh i v i stică de del i mi tare a documentelor aparţinând unui creator.
Fondul Arhivistic Naţional (FAN) - total i tatea docu mentel or cu valoare istorica
create de-a l u n g u l ti mpu l u i de către organele de stat. u n i tăţi l e p u b l i ce sau privale
econo1111cc. so cia le. c u l t u rale. m i l i tare. religioase. politice. precum �1 de cfnrc
persoane lizice. Acestor documente statul Ic asigură proteqie spe c i a l ă . în cond i 1 1 i l c
Legii Arhi velor N aţ i onal e n r . 1 6/ 1 996.
Gen11l doc11111ent11l11i - denumire dată docu mentu l u i în fu n q i c de caracteri s t i c i l e
l ui i nterne. care îl delînesc, îl mdi vidualizează. î n raport cu celela!Lc documente ( e x .
hrisov. zapis. ord i n . raport. proces-verbal . scrisoare etc . ) .
Igiena depozitelor - tota l itatea măsurilor d e întreţinere a depozitelor d e arhiva
organizate în scopui mentinerii salubrităţi i spaţi i l or destinate păstrării în hunc
condi\iuni a documentelor. Pri ncipalele măsuri de igienă a depozitelor s u n t :
desprăfuirea period i că. aeri s i rea. dezinfecţi a. dezinsecţia şi derati zarea. contro l u l
factorilor de microcl i mat . controlul stării d e conservare a documentelor etc.
/gn(fugarea spaţiilor - operaţie de acoperire a su pra feţel o r comhu s t 1 h 1 l c 1 1 11
special d i n lemn ) d i n d e pozi te l e de ar h i vă cu o substanţă cc Ic co n feră ra i s 1 c n tf1 l a
foc . s i l i catul d e sodiu i"n soluţie apoasă este o su hstanţă deseori l o l o s l l ă î n acest scop.
279
Indicativ al dosarului - ansamblu de semne constând d i n li tere şi ci fre care
i ndividualizează uni tatea arhi vistică şi indică locul pc care îl ocupă în nomel'.lclator
l cx : I I ! B a 1 2 reprezi ntă: c i fra romană - d i reqi a. l i tera maj u scu l a - servic i u l . l i tera
mică - biroul şi c i fra arabă - numărul u n i tăţii arh i vi stice în cadrul biroului care a
creat-o).
Integritatea fo11dului arhivistic - însuşire ( atribut ) al unui fond arh i vistic de a fi
întreg. de a conţine toate documentele cu valoare documentar-istorică şi practică
create de o uni tate în t i m p u l acti v i tăţi i sale. Fondul de arh i v ă trebuie. în consecin\ă.
pri v i t şi tratat ca u n !Ot. deoarece documentele cuprinse în el se întregesc unele pc
altele. Conform acestui principiu trebuie păstrate în întregime şi în acelaşi loc toate
actele care au valoare documentar-istorică şi practică create de o uni tate.
Respectarea i n tegrită\ii ridi cată la rang de principi u . înlesneşte prelucrarea.
cercetarea şi valori fi carea documentelor respective.
Invelltar arhivistic - i n strument de i n formare ştii n\i licft ce cu prinde descnerea
anal itică a fiecărei uni tăli arhi vistice d i n tr-un fond sau colecţie. i nd i cându-se pentru
fiecare u n i tate arhivistică în parte n u mărul curent < cota). conţi nutul. datele extreme.
numărul de li le. l i mba in care este scrisă. Lucrarea este prevăzută cu o i m roducere în
care se dau i n formaţii privitoare Ia i storicul fo ndului sau colecţi e i . genul
documentelor şi i mportania lor istonco-documemară. canti tatea documentelor
expnmată în unităli arhi vistice şi metri l i n iari etc. De asemenea. mai cuprinde. pc
lângft prezentarea propri u-zisă a fo ndului sau co l ectici. o seric de liste anexe.
importallle pentru cercetători: l i sta actelor pierdute. li sta actelor vidimate. l i sta
inseqiilor, tabele de coresponden\ă a cotelor. l i stă a sigilii l o r. m d i ce gcneml etc.
I n ventarul constilllie u n i nstrument de i n formare i nd i s pensabil pentru cercetător.
Invelltariere - opera\iune arhi vistică de l u are în eviden\ă a u n i tăţi l o r arhi visucc
di mr-un fond. fragment de fond sau colec\ie. după ordonarea lor. conform unor
criterii stab i l ite prin nomenclatorul arhi vistic sau planul metodic Je lucru .
Înregistrarea documentelor - I . Opera\iunea de înscriere a tuturor documentelor
pri mite. expediate sau îmocmite pentru uz i mern. de către u n i tăţi . Potri v i t legislaţiei
în vigoare înregistrarea se face într-un registru tip de i n trare- ieşire. 2. Fixarea pe un
purtător de i n forma\ie a unei adrese sau a unui model ( Caracteri stici ) de regăsire.
Legislaţie ar/1ivistică - total i tatea măsurilor legi s l ati ve care asigură cadrul j undic
şi 2dmin istra t i v al preluări i . conservări i . folosirii ş1 ocrot i ri i tezaurului documentar al
lări i .
Manuscris - scris de mână. spre deosebire de ceea c c este seri� cu alte mijloace -
tipar. maşi nă etc. Textele gravate sau sculptate nu in tră în categoria manuscrise.
Cane manuscrisă. lucrare de oarecare întindere şi care este scrisă de mână. Căr! ilc
manuscrise - adică libri - au căpătat denumirea de codex. atunci când s-au format
din mai multe fasc icule fi xate împreună la cotor ş1 l'O!i1111e11 când foaia cu textul scris
era răsucită în J u rul unui suport.
Metru liniar de arlliwi - unllate etalon defimtă prin cantitatea de arhivă de pc "
poli tă-ra l t cu lu ngi mea de un metru. Serveşte la aprecierea volumului de arh i vă
existent într-un depozit. la di mensi onarea spa\i i l o r de depozitare. la calcul area
necesităţilor de rarturi şi mijloacelor de transport etc. Un metru l i n iar cântărcşrc îmrc
40-60 kg„ i ar u n metru cub de arh ivă reprezintă cca. 1 5 ml de arh i vă.
280
.\1icroc/imatul depozitului - totalitatea parametri lor care caracterizează co n c.l i t i i l e
existente într-un depozit de arhi vă. i ntre aceşti parametri un rol important îl au
umiditatea relativă şi compoziţia aerului. temperatura şi lu minozitatea spati ilor.
Microfilmare de asigurare - microfil marea documentelor valoroase în scopul
asigurării i n formaţi ilor cuprinse în acestea. în eventualitatea distrugerii arhivei ca
urmare a unor carnstrofc. a uzurii . a pierderii . a acţiunii factori lor biochimici etc.
M icrofi l mul de asigurare este prelucrat şi depozitat în condiţii spec i a l e în vederea
unei conservări îndelungate.
Nomenclator arhivistic - instrument de lucru în arh i va u nei u n i tăţi . constând
dintr-o listă sistematică a tuturor categori ilor de documente. create in decursul unui
an. grupate pc comparti mente. potrivit schemei de organizare a u n i tf1\i1 re s p � ct i vc .
iar în cadrul acestora pe probleme şi pc termene de păstrare. N o menclatoru l serveşte
registraturii pentru cl asarea documentelor potrivit problemei pc care o c a n t i ne şi arc
scopul de a pune ordine în constituirea arhivei curente şi de a orienta întreaga
organizare ulterioară a activităţii arhivistice; nomenclatorul este întocmit de fiecare
unitate şi se modifică ori de câte ori este nevoie. Formularul model este cuprins în
Legea Arhivelor Na!ionale nr. 1 6/ 1 996.
Număr de bază - termen folosit în Transilvania. în secolele X I X -iea - XX-iea.
pentru numărul de registru intrare-ieşire al pri mulu i sau ultimului act privitor la o
cauză anumită. la care sunt conexate numerele de înrcgislrarc ale celorlalte
documente privitoare la cauza respectivă.
Număr de conexare - denumire fol o s i t ă în Transi l vania. în seco l u l al X I X - iea. în
cadrul sistemului de registratură. după numerele de înregistrare ale actelor anterioare
ale aceleiaşi cauze sau probleme. La Tezaurariatul Transilvaniei. în 1 84 1 . numărul
de conexare se trecea pe coala (cămaşa) de arh i vă pentru a face legătura între actele
privind aceeaşi cauză. La instituţi i le administrative locale. numărul de conexare era
trecut direct pe act. dedesubtul numărului de înregistrare. tot aşa şi în registrul de
intrare-ieşire.
Opis - lista tuturor actelor cuprinse într-o uni tate arhi vistică. în care se redă. pe
scurt. conţinutul acestora: termenul a fost utilizat. mai a l es în \!loldova. pentru a
denumi inventarul actelor intrate în arh i vă şi care era predat OLl at ă cu aceste acte:
otpisul a!ji:ivuariwn actelor. d en u m ire a unui indice a l fabetic al actelor i n t rate în
arhivă.
Ordonare - opcraJ1unca de grupare a unităţilor arhivistice în cadru l fonduri l or
sau colecţiilor după criterii stabilite: cronologic. cronologic-structural. structural
cronologic. alfabetic. pe probleme. pc corespondenţi etc.
Original - formă completă a actul u i , având toate semnele de val idare ş 1. i'n
consecinţă, valoare probatorie juridică deplină.
Preluare de documente - operati une de l uare în primire. c.lc către Arhivele
Naţionale. a fondurilor şi colecţi ilor deţinute de u n i tă\1 . culte �i pcr�oane f1 Z1ce.
Preluarea se e fectuează clupă ce fondurile şi colec\iile au fost on.lonatc. sclcc\ionatc
şi inventariate. Preluarea ele l a unită!i se face pe baza procesu lui-verbal ş1 a
inventaru lui documentelor. i ar de la persoanele fil .icc în baza p rnce s ulu 1 - vc r hal de
predare-preluare. Ea constituie forma principală de completare a foncl u n l o r �i
coleqii lor deţinute ele Arhivele Naţionale. Documentele create l a c o m p art i me n te se
28 1
preiau la arhiva unită!ii în al doilea an de la constituirea lor. pc bază de invemarc şi
proces-verbal de predare-primire.
Prelucrarea fondului - totalitatea operaţiunilor arhivisti ce efectuate asupra unui
fond sau colecţii . în vederea punerii acestora l a dispozi!ia cercetării şti inţi fice
! ordonare. selec!ionarc. i n ventariere). S-a mai fol osit şi expresia .,prelucrare tch111co
�ti inţifică a materialului documentar".
Prevenirea şi stingerea ince11diilor î11 depozitele de arhive - ac(iunc cu caracter
permanent. efectuată începând cu faza de proie cta re a conslructici �i continuată pc
toată d u rata existen\ci dcp01.i t u l u 1 . c c constă d i n tr -un ansamblu de măsun având ca
scop l i mitarea posibi l i tă!ilor de clcclanşarc a i ncendi u l u i . ia r în cawl producerii
acestuia. i n tervcn(ia rapidă pentru limitarea pagubelor. Prevem rca cuprinde activităţi
tehnice ( proiectare. dotare cu i nstalaţii de alarmare. mijloace ele intervenţii etc. J şi
activită(i ele i nstruire a personalului pentru cunoaşterea normelor de l ucru în
depozite. a modului ele i ntcrvcn!ic în caz de incendi u . a posib i l i tăţii ele evacuare. Un
mijloc ele prevenire a 1 11ccncliilor este şi ign i fugarea spaţii lor.
Principii de ordonare a 111111ifo11d sau colecţii arhivistice - totali tatea criteri ilor
cc stau l a b a z a act i v i t ă ţ i i de organi zare i nterna a u n u i fond s a u rn l cq i i . E l e s u ll l :
princi piul apartenenţei la fond. pri ncipiul i ncli v i zi b i l i l[l \ i i J"ondu l u i . pri n c i p i u l
i n tegri t ă ţ i i fond u l u i . princi piul istori smu l u i . pr i n cip i ul pert i nentei . principiul
provenienţei .
Proces-verbal de predare-primire - act ofi c i a l încheiat între unitflJi. culte ş1
persoane lizice. pc ele o parte, şi Arhi vele Naţionale cu clirccţiilc lor judeţene, pc dr
altă parte. cu ocazia prcclării-prcluării fondurilor şi colecţ i i lor. în care se
consemnează cantitatea în metri l i ni ari şi numărul unităţi l or arhi vistice predate, anii
extremi ai acestora. cvcmualclc l i psuri de documente şi cauzele lor. precum şi
stadi ul crcctuării operaţiuni lor arhi vistice.
Proces-verbal de selecţio11are - act oficial în care se consemnează c1v11.ul
Comisiei ele selecţionare asupra eliminări i di ntr-un rond sau colcc\1c a u n l l ă t i l o r
arhi vistice l ipsite ele valoare documentar-istorica s a u practid1 �1 al cMur termen d e
răstrarc a expirat. La procesul-verbal se ancxeaza i n ventarul s a u inventarele
unitfl!i lor arhi vi stice propuse a fi e l i mi n ate şi inventarul sau in ven ta rel e
clocumclllclor permanente cli n anii pentru care se propune selecţionarea.
Protecţia împotriva luminii solare - ansamblu de măsuri destinate rrcvenirii
efectului distructiv al luminii solare asupra clocumcntclor. În acest sens există
practica organizării ele depozite l ipsite ele ferestre sau cu ferestre prevăzute cu
clemente ele fi ltrare sau mascare a luminii solare.
Rajt de arhivti - mij l oc ele răstrare spec i fic. servi n d rentru de po z i t a re a
docu mentelor. La un raft se disting ca răr!i componente stâl r i i . rolitelc pe c a re se
a�cazft documentele �i c lem c m c l c ele ancorare. Tot a l i tatea p ol i [cl o r d i spuse între Joi
stâlpi alcătuiesc o travee. Rafturile pol ri simple. permi ţând c..lepozitarca U11UI s i ng u r
rânci de documente. sau duble. in care caz documentele se depozitează pe · poliţe
situate pc ambele l"cţc ale rafturi lor lixc. În uncie depozite se u l l l i zează rartun
mobile. tip compactus.
Rtiscoacerea documentelor - formă ele degradare a documentelor ţinute multă
vreme în condiţii ele uscăciune şi temperaturi ridicate. Prin răscoacere clocumentcle
282
devin mai rigide. cele p l i ate sau rulate nu se mai po l aşeza pe suprafeţe plane. având
tendin\a de a rămâne în starea în care au fost păstrate. iar pergamentele. în spec i a l ,
s u feră deformări de suprafa\ă greu d e corectat.
Rearhivare - acţiunea de reaşezare în locul de păstrare permanentă a uni tf1tii
arhivistice scoase în d i ferite scopuri ( cercetare. microfi l mare etc . 1 .
Recondiţionarea dncume11telor - ansamb l u l de opcrat i i . în general si mple. de
corectare a unor degradări mecanice s u ferite de documenlc şi care se încadrează în
l u crările de legătorie a dosarelor de arhi vă: ele sunt: cură l i rea. desprăJu 1 rea.
netezi rea filelor. reparaţii ale zonelor sfâşiate. ataşarea de al onje ele.
Reconstituirea dosarelor - reordonarea documentelor în rorma i n i ţială de
organi zare, în cadrul dosaru l u i . folosindu-se drept criteri i de ordonare tematică
n umerotarea veche a fi lelor. nu merele de înregistrare ş.a. : reconstituirea se
efectuează în cazurile de desfacere a dosarelor şi de dezorgani zare a documemclor
din componenta lor.
Reconstituirea structurii iniţiale a fo11dului - opcra\iunca de ordonare a
u n i tăţilor arh i vistice dinlr-un fond potri vi t modu l u i de organi zare dat de creator.
Regest - rezumat complet al unui document. în forma cea mai concisă şi mai
obiectivă. La întocmirea sa este recomandabil să se adopte l i mba tex t u l u i sau c h i ar
fragmente d i n acesta şi să se dea 111formaţii i storice şi d i p l o matice.
Registratură - I . Compartiment sau parte a unui compartiment al uni tăţilor. care
are în competenţa sa organizarea circu n u l u i tuturor docu mentelor care i nlră, ies sau
sunt c reate pentru c i rculaţia 111ternă. 2. Local u l . camera. biroul u nde se desfflşoară
acti vitatea de registratură.
Registru - 1 . Condică, caiet. s i stem de fişe etc .. în care se înscriu. se
înregistrează sau se copiază opcral i i sau acte o fici ale cu caracter ad min istrati\'.
comercial sau de altă natură. privind activi tatea unei persoane j u ri d i ce sau fizice. Î n
arhive se păstrează registre în care se cop i au actele înai nte de a fi expediate la
destinatari. după original. în întregime sau în extrase: registm rndostral. în care sum
consemnate toate parcelele unui anumit teritoriu. cu înscrierea datelor de 1dent·ilicare
ale fiecărei proprietă\i 1 1nob i l i are: registrn de depoz.it. i nstrument de evidenţă penlru
uni tăţile arhi vistice scoase (şi i ntroduse) din (Şi în ) depozi t : este fol os i t în Arhivele
Naţionale şi l a uni tăţi, fii nd completat pentru fiecare depozit în vederea cunoaşterii
l a zi a exi stentu l u i ş1 mişcării documentelor: registru de evide11fâ a lucrărilor de
selecţionare. formă de evidenţă a lucrări l o r de sclcction arc şi a avizelor dale de
comisiile de selcclionare ale Arh i velor Naţi onale: registm de e1,idenfă o
283
număr de ordine. pe măsura întocmirii sau primirii l or. toate i n ventarele fondurilor ş1
colecţi i l or arh i v i stice. 2. O parte di ntr-o stemă. o portiune d i n supra fata unui sigi l i u .
Reordonarea wmi fond sau colecţii - operaţiunea d e ordonare a uni tăţilor
arh i vi s t i ce din cadrul unui fond sau colecţi i . potrivit ord i n i i i n iţiale dale de creator
sau într-o a l l ă ordine. sta h i l ită prin planul metodic de l u cru .
Restaurarea doc11111e11telor - complex de operaţii şi tratamente tehnice adecvate.
care se aplică documclllclor în scopul e l i mi n ări i sau i n acti vări i cauzelor de
degradare. al opririi evol u fici degradării şi al creării unui grad ele rezistentă sporit
faţă de acţiunea viitoare a unor asemenea factori, în condiţ i i l e asigurării depline a
i ntegrităţii şi men\i neri i autentici tăţi i docume ntului tratat. În fu ncţie de naLUra
documentelor. de gradul de degradare şi de factori i care au acţionat asupra acestora.
există mai m u l te metode ş i tehn ici de restaurare. iar în toate cazuri le sunt spccilice
următoarele etape: dezrn lccţ1a sau dezinsecţ i a . îndepărtarea unor i n tervenţii de
consol i dare sau restaurare antennare şi c u răţi rea 1 mp u n l ă ţ i lor. neutra l i zarea ac i d i tăţii
documentelor. după care urmeazf1 restaurarea propri u - z i să. în care 1 n t rf1 upcra [ i i de
reîncleiere. completare a goluril or. consoli dare.
„Revista Arhivelor" - p u b l i caţie periodica ofi c i a l ă a Arhi v e l o r Naţionalc.- care a
apărut la Bucureşti în anul 1 924 până în anul 1 946. anual. din i rn ţiati va lui
Constantin Moisi l . pe alunei di rector general al Arhivelor Statu l u i . În perioada 1 939-
1 946 în fruntea revistei s-a aflat Aurel ian Sacerdoţeanu. După o întrerupere de I O
ani , în anul 1 95 8 . revista reapare. la început semestri a l . iar d i n 1 97 1 . o dală pe
tri mestru până în 1 994. când abandonată de Arh i vele Naţionale. este editată în
continu are de Asociaţia Arhiviştilor „David Prodan" cu sed i u l în Cluj-Napoca
( 1 995- 1 996). Din anul 1 997 Arh i ve l e Naţionale pre i a u . din nou. edi tarea acestei
puhlicaţi 1 . Revista prezintă în coloanele sale, pc l ângă studii cu caracter teoretic sau
de anal iză concretă d i n domen i u l istorici. articole d i n domen i u l ş t i i n tclor >pecialc.
mai ales de arh i vistică, prezentări de fonduri şi colcc(ii arhi vistice. i n fonna1ii p n v 1 n d
man i festări ş t i i n ţ i fice naţionale şi i n ternaţionale.
Rezumat - expu nere prescurtată a conţi n u t u l u i unui document. însoţită de datele
de identi ficare a documen t u l u i : are rol de i ntermediar în procesul de rcgf1sire a
1 11 lormatii lor. micşorând ti mpul de seleqie a documentelor.
Schemă de ordonare a 111111i fond sau colecţii - schemă cu prinzând modul de
ordonare a u n ilă\ilor arh i v i stice ale u n u i fond sau colecţi i . Ordonarea u n i t ăţilor
arhivistice di ntr-un fond se e feclllează potrivit schemei de organi zare a creatoru lui
de fond. În cazul în care schema de orga111zare a creatoru l u i de fond nu poate i"i
reconstituită. ordonarea u . a . se face c o n form criteri u l u i de ordo n are 'lahi l i t prin
planul meto d i c de l u c ru .
Scoaterea doc11111e11telor di11 evidenţa arhivei - opera ţ i u n e arh i visllcă prrn care
documentele păstrate într-o arh i vă sunt şterse d i n i n stru mcmclc de eviden t ă în care
figurează. Potrivit Legii Arhivelor Naţionale nr. 1 6/ 1 996. scoaterea documentelor
din evidenţa arhivei se fac e: în urma selecţio nări i . transferu l u i în a l t depozit de
arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un
evcni mem exterior imprevizibil şi de neînlăturat. dar nu mai cu aprobarea conducerii
creatorilor sau dc\i nătorilor de documente şi aviwl Arhivelor Naţionale sau
d i recţi i l or jude\ene ale Arhivelor Naţionale.
284
-
Selecţionarea unităţilor arhivistice una din operaţi unile de bază ale activită\ii
arhivistice care constă în stabi lirea valorii documentar-istorice sau practice a
unităţi lor arhivistice di ntr-un fond sau colecţie. în vederea păstrării permanente a
celor ce fac parte din Fondul Arhi vistic Na\ional şi elimi narea celor l i psite de
i mportanţă.
-
Temperatură factor microclimatic i mportant pentru păstrarea documentelor de
arhivă. Temperaturile prea ridicate din depozitele de arhivă duc la degradarea
documentelor prin dezhidratare excesivă, i ar temperaturi le prea scăzute sau
alternante antrenează modificări ale umidităţii relative a spatii lor, favonzând
degradări le biologice. Temperatura optimă pentru depozitele de arhivă este de 1 6-
l S°C.
-
Termen de păstrare limita de timp stab i lită pentru păstrarea diferitelor categorii
de documente, dintr-un fond, precizată prin nomenclatorul arhil'istic.
Termohigrometru - aparat prevăzut cu un termometru şi un higrometru. Se
foloseşte în depozitele de arhi vă pentru măsurarea factorilor de microcli mat.
Unitate - sub această noţiune am definit în lucrare, într-un cuvânt. creatorii şi
deţinătorii de documente: societăţi comerciale. regii autonome. institu\ii
administrative, de cult. învăţământ, sanitare, militare, asocialii . fundaţii. societăli ş1
l igi culturale, partide politice etc.
-
Unitate arhivistică (u.a.) element component al unui fond arhivistic sau al unei
colecţii arhivistice. care se i ndividualizează prin conţinutul şi forma sa. referindu-se
la o acţiune, problemă sau lucru şi ocupă (sau poate ocupa) o poziţie distinctă într-un
instrument de evidenţă.
-
Unităţi arhivistice cu termen de păstrare permanent categorii de documente
care prezintă i mportanţă documentar-i storică sau practică. fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional şi se păstrează permanent.
-
Unităţi arhivistice cu termen de piistrare temporar categorii de documente
care nu prezintă valoare documentar-istorică, iar valoarea lor practică este li mitată în
timp. Durata păstrării uni tăţilor arhi vistice este stab i l ită prin nomenclatorul
arhi vistic.
-
Valoarea documentului putere informaţională a documentului care, la rândul
ei. determină importanţa şti i n ţ i fică. politică, economică, socială, culturală şi
obştească a acestuia: valoarea documentar-istorică, i mportanţa informaţii lor
documentar-istorice pe care le conţin unităţile arhivistice dintr-un fond sau colecţie.
Toate documentele care prezintă valoare documentar-istorică fac parte din Fondul
Arhi vistic Naţional şi se păstrează permanent: valoarea juridică, proprietate
transmisă documentului prin norme legale, exprimată prin particularităţile interne şi
externe ale acestuia: valoarea practică. suma i n formaţiilor conţinute de o unitate
arhivistică dintr-un fond sau colecţie şi care servesc la rezolvarea unor probleme
curente economice şi sociale: valoare a sigiliilor. determinarea importan\e1 pe care o
au izvoarele sigilate din punct de vedere: a) istoric (informatiile de natură istorică pe
care le transmit): b) juridic (puterea juridică probatorie a sigi l i ilor): c) estetic
( i mportanţa lor pentru istoria artei).
Verificarea existentului - operaţiune de confruntare a unităţilor arhivistice cu
inventaru l , în vederea stab i l i rii existenţei şi stării documentelor în scopul asigurării
integrităţii şi a bunei lor păstrări. Se efectuează numai asupra fondurilor şi colecţiilor
ordonate, i nventariate şi selecţionate. Constatări le se consemnează într-un proces
verbal care se încheie separat pentru fiecare fond sau colec\ie şi se păstrează la
dosarul fondului, sau. în cazul unităţilor, împreună cu inventarele.
285
ANEXA Nr. 7
Public
Art. 1 45 - Prin termenul „public " se înţelege tot ce priveşte autorita\ile p u b l ice.
institu ţi i l e p u b l i ce. instituţi i l e sau alte persoane j u ri d i ce de interes pu blic .
admini strarea. fo losirea s a u exploatarea b un ur i l or proprietate publ ică. serv i c i i le d e
interes p u b l i c. precum şi b un ur i l e de or i c e fel care. potrivit legi i. sunt de interes
publ ic.
286
se pedepseşte cu închisoare de la 7 la 1 5 ani şi interzicerea unor drepturi.
-
AI. 2 Deţinerea în afara îndatoririlor de serviciu a unui document ce constituie
secret de stat. dacă fapta este de natură să pună în pericol siguranţa statului. se
pedepseşte cu închisoare de la 5 la I O ani.
AI. 3 - Cu pedeapsa prevăzută la alin. 2 se sancţionează detincrea în afara
îndatoririlor de serviciu a altor documente în vederea divulgării. dacă fapta este de
natură să pună în pericol siguranta statu lui.
-
Al. 4 Dacă faptele prevăzute în alineatele precedente sunt săvârşite de orice altă
persoană. pedeapsa este închisoare de la unu la 7 ani.
Distrngerea
Art. 217 -Distrugerea. degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a unui
bun aparţinând altuia. împied icarea luării măsurilor de conservare sau de salvare a
unui astfel de bun. precum şi înlăturarea măsurilor luate. se pedepsesc cu închisoare
de la o lună la 3 ani sau amendă.
Î n cazul în care bunul arc deosebită valoare artistică. �t iintilică. istorică.
arhivistică sau o altă asemenea valoare. pedeapsa este închisoare de la unu la I O an i.
Dacă bunul este proprietate privată, cu excepţia cazului când acesta este în
întregime sau în parte al statului. actiunea penală pentru fapta prevăzută în alin. I se
pune în mişcare la plângerea prealabilă a persoanei vătămate. Î mpăcarea părţilor
înlătură răspunderea penală.
Sancţionarea tentativei
Art. 222 - Tentativa in fracţiunilor prevăzute la art. 2 1 7 se pedepseşte.
287
Dacă faptele prevăzute în alin. 1 şi 2 sunt săvârşite de un funcţionar public în
exerc i ţ i u l atri buţiilor de serviciu, maxi m u l pedepselor prevăzute în aceste ali neate se
maj o rează cu un an.
Tentativa infracţi u n i i prevăzute în a l i n . 1 se pedepseşte.
Ruperea de sigilii
Art. 243 - Înlăturarea ori d istrugerea unui sigi l i u legal ap l i ca\ se pedepseşte cu
închisoare de la o lună la 1 an sau cu amendă.
Dacă fapta a fost săvârşită de custode, pedeapsa este înch isoare de la 3 luni l a 2
ani sau amendă.
Neglijenţa în serviciu
Art. 249 - Încălcarea d i n culpă. de către un funcţionar public. a unei îndatoriri de
serviciu. prin neîndep lin irea acesteia sau prin îndeplinirea ei d e fectuoasă. dacă s-a
cauzat o tulburare însemnată b u n u l u i mers al unui organ sau al unei instituţii de stat
ori al unei alte unităţi din cele la care se referă art. 1 4 5 sau o pagubă patrimoniului
acesteia ori o vf1tămare i mportantă intereselor legale ale unei persoane. se pedepseşte
cu înch isoare de la o lună l a 2 ani sau cu amendă.
Fapta prevăzută la alin. 1 , dacă a avut consecinţe deosebit de grave. se pedepseşte
288
cu închisoare de la 2 la I O ani.
Purtare abuzivă
Art. 250 - Întrebuinţarea de expresii j ignitoare faţă de o persoană. de către un
funcţionar p u b l i c în exerc i ţ i u l atri buţii l or de serviciu. se pedepseşte cu închisoare de
la 3 l u n i la 3 ani sau cu amendă.
Lovirea sau al le acte de vio lenţă săvârşite în condi ţ i i l e a l i n . I se pedepsesc cu
închisoare de la 6 l uni la 5 ani.
Luarea de mită
Art. 254 -Fapta funcţionaru l u i care. d i rect sau indirect pretinde ori primeşte bani
sau alte foloase care nu i se cuvin ori acceptă promisiunea unor astfel de foloase sau
nu o respinge, în scopul de a îndep l i n i , a nu îndeplini ori a întârzia îndepli n i rea unui
act privitor l a îndatoririle sale d e serviciu sau în scopul d e a face un act contrar
acestor îndatoriri, se pedepseşte cu închisoare de la 3 la 1 2 an i şi interzicerea unor
drepturi.
Fapta prevăzută la alin. I , dacă a fost săvârşită de un funcţionar cu atri buţii de
control, se pedepseşte cu închi soare de la 3 la 1 5 a n i şi i n terzicerea unor drepturi.
B an i i , valori le sau orice alte bunuri care au făcut obiectul luării de mită se
confiscă. iar dacă acestea nu se găsesc. condamnatul este o b l igat la plata
echi valentul u i lor în bani .
Darea de mită
Art. 255 - Promisiunea. oferirea sau d area de bani ori alte foloase. în moduri le şi
scopurile arătate în art. 254. se pedepsesc cu închisoare de la 6 l un i la 5 ani.
Fapta prevăzută la a l i neatul precedent nu constituie infracţiune atunci când
mitu itorul a fost constrâns prin orice mijloace de către cel care a luat mita.
Mituitorul nu se pedepseşte dacă denunţă autorităţii fapta mai înainte ca organul
de urmărire să fi fost sesizat pentru acea infracţi u ne.
Dispozi ţ i i l e art. 254 alin. 3 se aplică în mod corespunzător. chiar dacf1 oferta nu a
fost urmată de acceptare.
Ban i i , valori le sau orice alte bunuri se resti tuie persoanei care Ic-a dat în cazuri l e
arătate în a l i n . 2 şi 3.
289
condamnatul este o b l i gat la plata echi valentu l u i l o r în ban i .
Traficul de i11.flue11ţă
Art. 257 - Pri m i rea sau pretinderca de bani sau alte foloase ori acceptarea de
prnm i s i u n i , de daruri. d i rect sau i n d i rect. pentru sine ori pentru altul. săvârşită de
către o persoană care are influen!ă asupra unui funcţionar pentru a - l determ ina să
facă ori să n u facă un act ce intră în atribuţ i i l e sale d e serv i c i u . se pedepseşte cu
închisoare de la 2 la 1 O am.
Dispozi ţ i i l e art. 256 a l in . 2 se aplică în mod corespunzător.
290
ANEXA Nr. 8
29 1
1. După alineatul 4 al articolului 12 se introduce un nou alineat, alineatul
5, cu următorul cuprins:
292
4. Alineatul 3 al articolului 1 8 1 va avea următorul cuprins:
PRIM-MINISTRU
CĂLIN POPESCU-TĂRICEANU
Contrasemnează:
293
Ministrul administraţiei şi internelor,
Vasile Blaga
294