ÎNTREPRINDERE SIMULATĂ

Lector univ.dr. Victor TIŢA

1. FIŞA POSTULUI

1. Denumirea postului: ASISTENT MANAGER - SECRETARIAT (S)

2. Relaţii:
a. ierarhice: este subordonat coordonatorului (formatorilor);
b. funcţionale: cu toate compartimentele firmei.

3. Atribuţii:

(a) Gestiunea poştei ;

(b) Gestiunea operaţiilor telefonice;
(c) Gestiunea protocolului;
(d) Organizarea timpului;

4. Descrierea activităţilor

4.1. Gestiunea poştei

a. Înregistrează în Registrul de intrări - ieşiri (RIE-S) toate documentele care

intră şi ies din Secretariat: Cerere de ofertă (COF), Ofertă ( OF), Comandă
(COM), Confirmare de comandă (CCOM), Factura (F), Aviz de însoţire a
mărfii (AVIM), Scrisoare de transport (ST), Extrasul de cont de la centrală
(ECONT ), Chestionare(CHE).

b. Înscrie pe fiecare document numărul de înregistrare, folosind în acest scop

ştampilele aferente.

c. Face o copie din fiecare document care intră sau iese din Secretariat, cu
excepţia facturilor, a documentelor financiare(cec-uri, ordine de plată etc.), a
documentaţiei publicitare(cataloage, prospecte etc.).

d. Arhivează copiile respective în Dosarul de Intrări- Ieşiri Secretariat

(DIE-S);

e. Difuzează documentele primite la compartimentele cărora le sunt adresate,

astfel:
● COF către V1 sau I (pentru vânzare de la OLT STUD către firma X);
● COM către V2 sau I (pentru vânzare de la OLT STUD către firma X);
● OF de la firmele Y,Z,W către A1, A2, I sau MK2 (pentru cumpărare de la
firma Y, Z sau W de către OLT STUD);
● CCOM către A1, A2, I sau MK2 (pentru cumpărare de la firma Y, Z sau W
de către OLT STUD);
● F, AVIM, ST către A1, A2, I sau MK2 (pentru cumpărare de la firma Y, Z sau
W de către OLT STUD);
● ECONT către T2.
g. Preia documentele emise de către diferite compartimente (introduse deja în
plicuri), le timbrează şi le expediază, astfel:
● OF de la V1 sau E către firma X (pentru vânzare de la OLT STUD către firma
X);
● CCOM de la V2 sau E către firma X (pentru vânzare de la OLT STUD către
firma X);
● F , AVIM şi ST de la V3 sau E către firma X (pentru vânzare de la OLT
STUD către firma X);
● COF-1, COF-2, COF-3, către firmele Y,Z,W de la care OLT STUD ar putea
cumpăra;
● COM către una din firmele I, Z sau W de la care s-a decis să se cumpere
(cumpărare de la firma Y pentru OLT STUD)
● CHE de la MK1, pentru diferiţi clienţi.

4.2. Gestiunea operaţiilor telefonice

a. Recepţionează şi eventual înregistrează mesajele.

b. Transmite mesajele către compartimentele receptoare.
c. Tratează cu răbdare şi atenţie apelatorii.

5. Gestiunea protocolului

a. Primeşte vizitatorii.
b. Tratează cu răbdare pe cei care sosesc şi apreciază corect cererea acestora.
c. Contactează persoana solicitată sau cea mai adecvată.

6. Organizarea timpului

a. Identifică priorităţile şi clasifică problemele în vederea rezolvării.

b. Organizează personalul, urmărind respectarea planului de muncă.
c. Comunică noi modalităţi de lucru.
d. Organizează timpul pentru o reuniune, deplasare sau întâlnire: data, locul,
obiectul întâlnirii, mijloacele de informare.
e. Organizează munca în echipă: identifică persoanele, repartizează munca şi
comunică relaţiile necesare.

Notă : Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea numelui în clar

şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

2
2. FIŞA POSTULUI

1.Denumirea postului: ADMINISTRAREA ŞI GESTIUNEA

PERSONALULUI (P1)
2.Relaţii :
a. ierarhice : este subordonat şefului compartimentului personal ;
b. funcţionale : cu S, P2.

3.Atribuţii :
a.Ţine evidenţa angajaţilor ;
b.Realizează documentaţia mişcării personalului ;
c.Participă la elaborarea şi actualizarea structurii organizatorice şi a
regulamentelor;
d.Realizează şi ţine evidenţa protecţiei muncii.

4.Descrierea activităţilor:

● Colectează de la fiecare angajat documentele necesare pentru dosarul

personal, autentificate de către Directorul OLT STUD şi de şeful
Departamentului de Resurse Umane:
Cererea de angajare ;Curriculum vitae ; Scrisoarea de motivaţie;
Diplome şi atestate ; Recomandări; Copii după actele de stare civilă ;
Documente referitoare la situaţia militară; Decizia de angajare; Fişa
medicală.
Se recomandă utilizarea unor formulare tipizate pentru anumite categorii
de documente(de exemplu: cerere de angajare, scrisoare de motivaţie etc.).
● Completează fişa pentru verificarea condiţiilor de încadrare şi procesul
verbal, îl semnează pe verso şi le transmite la director pentru aprobare, iar la
revenire le înregistrează în registrul de personal (RPERS-P1) şi apoi le
îndosariază în dosarul personal (DPERS- P1) al fiecărui angajat;
● Completează contractul individual de muncă ( CIM), pe baza contractului
colectiv de muncă, a deciziei de angajare(DA) şi a procesului verbal , îl
semnează pe verso şi îl transmite la director pentru aprobare, iar la revenire îl
arhivează în DPERS-P1;
● Completează, de fiecare dată când este necesar, actul adiţional la CIM
(ADCIM), îl semnează pe verso, îl transmite la director pentru aprobare iar la
revenire îl înregistrează în RPERS-P1 şi apoi îl îndosariază în DPERS-P1;
● Completează comunicarea (C) în două exemplare,le semnează pe verso,un
exemplar este înmânat salariatului, iar celălalt este transmis lui P2. Apoi,
exemplarul care este primit de la P2 va fi îndosariat în DPERS-P1.
● Completează şi actualizează carnetul de muncă (CM) pentru fiecare angajat,
îl semnează pe verso şi îl îndosariază în DPERS – P1;
● Întocmeşte statul de funcţii al personalului ( STF), îl semnează pe verso şi îl
transmite la P2;
● Întocmeşte dosarele de pensionare, transfer, disponibilizare;

3
● Întocmeşte fişa postului (FP) pentru fiecare angajat ( şi le însuşeşte pe cele
existente !), o semnează pe verso şi o îndosariază DPERS-P1;
● Participă la elaborarea structurii organizatorice a firmei ,a regulamentului
de organizare şi funcţionare şi a regulamentului de ordine interioară ( şi le
însuşeşte pe cele existente !);
● Elaborează şi completează la cerere : adeverinţe, recomandări etc.
● Realizează instructajul de protecţia muncii, completează fişele individuale de
protecţia muncii (FIPM) , le înregistrează în registrul fişelor de protecţia
muncii(RFPM-P1), le semnează pe verso şi le îndosariază în DPERS-P1.

Notă : Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea numelui în clar

şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

4
3. FIŞA POSTULUI

1.Denumirea postului: SALARIZARE (P2)

2.Relaţii :
a.ierarhice : este subordonat şefului compartimentului personal ;
b.funcţionale : cu S, P1, T2, C2

3.Atribuţii :
a.Urmăreşte prezenţa personalului la serviciu;
b.Întocmeşte statul de plată a salariilor ;
c.Distribuie salariile personalului.

4.Descrierea activităţii:

● Completează condica de prezenţă (CPREZ), atunci când este necesar(la

schimbarea condicii).
● În fiecare zi, la începutul şi sfârşitul schimbului, pune la dispoziţia salariaţilor
CPREZ, pentru semnare şi o preia la ora începerii activităţii şi la sfârşitul
schimbului.
● Pe baza condicii de prezenţă, completează fişa colectivă de prezenţă
(FCPREZ); Centralizează rezultatele, determinând numărul de ore lucrate în
fiecare lună de fiecare salariat din cadrul firmei, semnează pe verso în clar şi o
arhivează în dosarul fişelor de prezenţă(DFPREZ). Fiecare student face
această operaţie ca şi cum s-ar fi încheiat luna.
● Folosind datele din statul de funcţiuni ( STF), pe care îl primeşte de la P1 şi
pe baza metodologiei de calcul a salariilor ( inclusiv impozitarul )
completează statul de plată a salariilor ( STPL), pe care îl semnează şi îl
transmite la C2, pentru contabilizare.
● Îndosariază STF în dosarul statelor de funcţii(DSTF).
● Primeşte comunicarea de la P1 pe care o foloseşte la calculul salariilor şi o
returnează apoi la P1.
● Fiecare student face această operaţie ca şi cum s-ar fi încheiat luna.

Notă : Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea numelui în clar

şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

5
4. FIŞA POSTULUI

1. Denumirea postului: OFERTARE PE PIAŢA INTERNĂ (V1)

2. Relaţii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcţionale: cu S.

3. Atribuţii:
a) gestionează cererea de ofertă internă;
b) întocmeşte oferta.

4. Descrierea activităţilor:
a) primeşte cererea de ofertă(COF) de la secretariat(S) şi:
- o analizează;
- o semnează pe verso;
- o înregistrează în registrul cererilor de ofertă (RCOF-V1);
- o îndosariază în dosarul cererilor de ofertă (DCOF-V1).
b) întocmeşte oferta (OF) într-o formă tipizată internă, care trebuie să
conţină:
- codul produsului;
- denumirea produsului;
- descrierea produsului;
- preţul unitar;
- cantitatea şi valoarea totală;
- termenul de livrare;
- modul de transport;
- modul de plată;
- discount.
c) O semnează pe verso şi o înregistrează în registrul de oferte
emise(ROFE-V1);
d) O introduce într-un plic, scrie adresa cumpărătorului pe plic (NU se
lipeşte plicul !) şi îl predă la S pentru expediere la client.
e)Primeşte de la MK1 un raport cu privire la intervalul de preţ psihologic (
IPP), îl analizează, îl semnează pe verso şi îl îndosariază în dosarul de cereri de
ofertă (DCOF-V1).

Notă : Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea numelui în

clar şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

6
5. FIŞA POSTULUI

1. Denumirea postului: GESTIONAREA COMENZILOR INTERNE (V2).

2. Relaţii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcţionale, cu: S, A1, A2, M, V3.

3. Atribuţii:
a) primirea şi verificarea comenzilor;
b) confirmarea comenzilor;
c) emiterea cererilor de achiziţie/aprovizionare.

4. Descrierea activităţilor:
a) primeşte comanda (COM) de la secretariat (S) şi:
- o verifică din punct de vedere calitativ(o compară cu cererea de
ofertă);
- o semnează pe verso;
- o înregistrează în registrul comenzilor intrate(RCI-V2);

b) primeşte în fiecare dimineaţă situaţia stocurilor de la magazie(M) şi:

- o semnează pe verso;
- o analizează;
- o îndosariază în dosarul de evidenţă a stocurilor(DES-V2);
- acţionează astfel:
- conform cu pct. c - dacă există stoc pentru produsul solicitat;
- conform cu pct. d - dacă nu există stoc pentru produsul soolicitat;
c) - întocmeşte confirmarea de comandă(CCOM) în 2(două)
exemplare, le semnează pe verso şi procedează astfel:
- un exemplar îl introduce într-un plic(plicul Nu se
lipeşte !), scrie adresa cumpărătorului şi îl trimite la S pentru expediere;
- îndosariază celălalt exemplar în dosarul de comenzi în
lucru(DCL-V2);
- emite dispoziţia de livrare (DL) în 3(trei) exemplare, le semnează pe
verso, le înregistrează în RCI – V2, apoi trimite 2(două) exemplare la
V3 pentru facturare şi îndosariază un exemplar în DCL-V2..
- îndosariază COM în DCL – V2;
- primeşte de la V3 :
- CCOM trimisă anterior;
- exemplarul F3 din factură(verde);
- verifică documentele primite de la V3, le semnează pe verso şi le
îndosariază împreună cu COM în DCL-V2.
d) - emite cererea de achiziţie (CA) în 2(două)exemplare,le semnează pe
verso şi apoi trimite un exemplar către A1 sau A2, iar celălalt exemplar îl
îndosariază în dosarul de comenzi nerezolvate (DCN – V2);
7
 - îndosariază COM în DCN-V2;
- după achiziţionarea produsului solicitat, se procedează conform pct. c.
Notă : Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea numelui în
clar şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

8
6. FIŞA POSTULUI

1. Denumirea postului: FACTURARE (V3).

2. Relaţii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcţionale, cu: S, M, T1.

3. Atribuţii :
a) întocmirea facturilor interne şi externe;
b) întocmirea avizului de însoţirea mărfii;
c) întocmirea scrisorii de transport.

4. Descrierea activităţilor:

a) primeşte confirmarea de comandă(CCOM) şi dispoziţia de livrare (DL)

de la V2 şi:
- le verifică;
- le semnează pe verso;
- le utilizează pentru întocmirea documentelor de la punctele b,c,d
şi apoi trimite DL la M.

b) completează factura(F) în 3(trei) exemplare : albastru (F1), roşu (F2),

verde (F3) şi le semnează pe verso;
c) completează avizul de însoţire a mărfii(AVÎM), în 3(trei) exemplare, le
semnează pe verso, după care acestea vor avea aceleaşi trasee ca şi cele trei
facturi;

d) completează scrisoarea de transport(ST), 1(unu)ex. şi o semnează pe

verso;

e) introduce într-un plic F1, un exemplar din AVIM şi ST, scrie adresa
cumpărătorului(plicul NU se lipeşte !) şi transmite plicul la S pentru expediere;

f) transmite F3, CCOM şi un exemplar din AVIM la V2;

g) transmite F2 şi un exemplar din AVIM la C1.

Notă : Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea numelui în

clar şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….
9
7. FIŞA POSTULUI

1. Denumirea postului: ACHIZIŢII FUNCŢIONALE INTERNE (A1).

2. Relaţii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcţionale cu: S, C1, C2, M, V2.

3. Atribuţii:
a) întocmeşte cererile de ofertă;
b) gestionează comenzile de aprovizionat;
c) cercetează piaţa furnizorilor.

4. Descrierea activităţilor:

a) primeşte în fiecare zi, la prima oră, situaţia stocurilor (STOC) de la

magazie(M) şi:
- o analizează;
- o semnează pe verso;
- o îndosariază în dosarul de evidenţă a stocurilor(DES-A1);

b) primeşte cererea de achiziţie(CA) de la V2 şi:

- o analizează;
- o compară cu stocul existent;
- o semnează pe verso;
- o îndosariază în dosarul cererilor de achiziţie(DCA-A1);

c) decide asupra necesarului de aprovizionare;

d) întocmeşte cererea de ofertă(COF) în 3(trei) exemplare, pentru 3

furnizori diferiţi şi:
- semnează pe verso toate exemplarele;
- înregistrează cele 3 ex. în registrul cererilor de ofertă(RCOF-
A1);
- introduce cele 3 ex. în 3 plicuri;
- scrie pe fiecare plic adresa furnizorului(NU se lipeşte nici un
plic !);
- trimite cele 3 plicuri la secretariat(S) pentru expediere.

e) primeşte de la S cele 3(trei) oferte şi:

- analizează concordanţa între COF şi OF;
- semnează pe verso cele 3 ex. din OF;
10
 - decide asupra furnizorului;
- îndosariază cele 3 ex. din OF în dosarul de oferte(DOF-A1).

f) întocmeşte comanda(COM) în 2(două)exemplare şi:

- le semnează pe verso;
- le înregistrează în registrul de comenzi în lucru (RCL-A1);
- transmite un ex. din COM la S, într-un plic pe care scrie adresa
furnizorului(plicul NU se lipeşte !);
- îndosariază al doilea exemplar din COM în dosarul de comenzi
emise(DCE-A1).

g) primeşte de la S confirmarea de comandă(CCOM), 1ex. şi:

- o analizează;
- o semnează pe verso;
- o îndosariază în dosarul confirmărilor de comandă(DCCOM-
A1).

h) primeşte de la S câte un ex. din:

- factură (F1);
- aviz de însoţire a mărfii(AVIM);
- scrisoare de transport (ST);
după care:
- analizează concordanţa dintre COM şi documentele primite
anterior;
- semnează pe verso fiecare document;
- operează în registrul de comenzi în lucru(RCL-A1) la comanda
respesctivă.

i) întocmeşte nota de intrare - recepţie(NIR), 1ex. şi:

- semnează NIR pe verso;
- transmite NIR şi avizul de însoţire a mărfii (AVIM) la M.
j) transmite factura şi scrisoarea de transport (F1 şi ST) la
contabilitate(C1).
k) primeşte de la MK1 previziunea vânzărilor (PREV), o analizează , o
semnează pe verso şi o îndosariază în dosarul pentru previziunea vânzărilor
( DPREV).

Notă : Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea numelui în

clar şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

11
8. FIŞA POSTULUI

1. Denumirea postului: ACHIZIŢII NEFUNCŢIONALE INTERNE (A2).

2. Relaţii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcţionale, cu: S, C1, V2.

3. Atribuţii:
a) întocmeşte cererile de ofertă;
b) gestionează comenzile de aprovizionat;
c) cercetează piaţa furnizorilor de mărfuri nefuncţionale.

4. Descrierea activităţilor:

a) primeşte cererea de achiziţie (CA) de la V2 şi :

- o analizează;
- o semnează pe verso;
- o îndosariază în dosarul cererilor de achiziţie (DCA-A2).

b) întocmeşte comanda(COM) în 2 (două) exemplare şi:

- le semnează pe verso;
- le înregistrează în registrul de comenzi în lucru(RCL-A2);
- transmite un exemplar din COM la S, într-un plic pe care a scris
adresa furnizorului (plicul NU se lipeşte !);
- îndosariază celălalt exemplar în dosarul de comenzi emise(DCE-
A2).

c) primeşte de la S câte 1ex. din:

- factură(F1);
- avizul de însoţire a mărfii (AVÎM);
- scrisoarea de transport (ST);
după care:
- analizează conformitatea dintre aceste acte şi COM;
- semnează F1 AVÎM şi ST pe verso;
- operează ( înregistrează)în RCL-A2;
- îndosariază AVÎM în DCE-A2.
d) transmite F1 şi ST la contabilitate(C1).

12
 Notă : Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea numelui în
clar şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai (V1);
2.Popescu Vasile (V3).

9. FIŞA POSTULUI

1.Denumirea postului – CERCETĂRI DE MARKETING (MK1)

2.Relaţii :
a. ierarhice : este subordonat şefului compartimentului comercial ;
b. funcţionale : cu S, M, MK2, A1, C2, V1.

3.Atribuţii :
a.Elaborează şi prelucrează chestionare ;
b.Elaborează şi prelucrează sinteze statistice în vederea stabilirii politicii
de promovare ;
c.Realizează previziunea vânzărilor.

4.Descrierea activităţii:

● Elaborează chestionare ( CHE) , pe baza unui model;

● Multiplică chestionarele, le semnează pe verso şi le transmite la M, pentru a
însoţi produsele vândute sau la S pentru alte tipuri de cercetări ;
● Primeşte de la S chestionarele completate şi le prelucrează, le semnează pe
verso după care le îndosariază în dosarul cu chestionare (DCHE);
● Elaborează un raport sinteză (RS) în două exemplare, transmite RS la director
pentru fundamentarea politicii promoţionale, precum şi la MK2 ;
● Primeşte de la C2 situaţia vânzărilor pe clienţi (SV), o analizează, o semnează
pe verso şi o transmite la MK2, după ce a realizat PREV;
● Realizează previziunea vânzărilor (PREV) pe baza lui SV, în două
exemplare, le semnează pe verso şi le transmite la A1 şi la director;
● Realizează o bază de date cu clienţii firmei ( BDCF) în registrul pentru
clienţi (RCLI);
● Elaborează statistici cu vănzările pe clienţi, regiuni, produse ( STV) , le
semnează pe verso şi le îndosariază în dosarul pentru statistici ( DSTV) ;
● Pe baza STV întocmeşte situaţia privind fundamentarea politicii promoţionale
(SPOL), în două exemplare, le semnează pe verso şi le transmite la MK2 şi la
director;
● Stabileşte pe baza cercetărilor aplicative intervalul de preţ psihologic (IPP), îl
semnează pe verso şi îl transmite la V1.

13
 Notă: Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea numelui în clar
şi precizareaîn paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

10. FIŞA POSTULUI

1.Denumirea postului: ACTIVITATE PROMOŢIONALĂ (MK2)

2.Relaţii :
a. ierarhice : este subordonat şefului compartimentului comercial ;
b. funcţionale : cu S, M, MK1.

3.Atribuţii :
a. Stabileşte politica de promovare a produselor ;
b. Gestionează ofertele publicitare interne şi externe;
c. Realizează materiale publicitare.

4.Descrierea activităţii:

● Primeşte de la MK1 situaţia privind fundamentarea politicii

promoţionale(SPOL) şi situaţia privind vânzările pe clienţi (SV), pe baza
cărora stabileşte proiectul de buget şi politica de promovare ( POLPR) în
două exemplare, le semnează pe verso, îndosariază un exemplar în dosarul
pentru politicile de promovare (DPOLPR) şi transmite celălalt exemplar la
director;
● Primeşte de la director situaţia privind bugetul aprobat pentru activităţile
promoţionale (BUGPOL) şi stabileşte, pe baza cercetării aplicative canalele,
mediile şi mesajele publicitare pe piaţa ţintă, le semnează pe verso şi
BUGPOL în DPOLPR;
● Emite cereri de ofertă pentru acţiuni publicitare ( COFPUB) , le semnează
pe verso, le înregistreazăîn registrul cererilor de ofertă publicitare
(RCOFPUB-MK2), le introduce în plicuri pe care a scris adresele respective
(plicurile Nu se lipesc !) şi le transmite la S;
● Primeşte de la S ofertele publicitare (OFPUB) - de la furnizorii de servicii
publicitare, le analizează, le semnează pe verso şi le îndosariază în dosarul de
oferte publicitare (DOFPUB – MK2);
● Decide, eventual împreună cu directorul, oferta ce va fi acceptată, emite
comanda (COMPUB) în 2(două)ex., le semnează pe verso, o înregistrează în
registrul de comenzi publicitare (RCOMPUB – MK2), îndosariază un
14
 exemplar în dosarul pentru comenzi publicitare(DCOMPUB) – MK2) şi
transmite la S celălalt exemplar într-un plic pe care a scris adresa ofertantului
(plicul NU se lipeşte !), pentru expediere;
● Realizează materiale publicitare ( MP) - cataloage de produs (CP), prospecte
(P) etc. pe care le multiplică, le semnează pe verso şi le transmite pentru a
însoţi marfa (la S sau M) ;
● Realizează le semnează pe verso şi le transmite la S sau M.
Notă: Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea numelui în clar
şi precizarea postului respectiv, pe verso la fiecare document..
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

11. FIŞA POSTULUI

1.Denumirea postului – EXPORT (E)

2.Relaţii :
a. ierarhice : este subordonat şefului compartimentului comercial ;
b. funcţionale : cu S

3. Atribuţii :
a. Traduce în limba română corespondenţa străină pentru export;
b. Traduce în limba străină documentele care însoţesc marfa pentru export;
c. Completează documentaţia pentru export.
d. Emite oferte pentru export.
e. Încheie contracte, participă la negocieri şi licitaţii.

4. Descrierea activităţii:

Completează în limba engleză :

a) Factura externă ( INVOICE ), în n exemplare, le semnează pe verso şi
apoi: 1 exemplar se îndosariază în dosarul de export (DEXP), 1 exemplar
se transmite la C, iar celelalte sunt transmise la S pentru expediere,;
b) Lista de coletaj ( PACKING LIST) , în 2 (două) exemplare, le semnează
pe verso şi apoi: 1 exemplar se îndosariază în DEXP, iar celălalt se
transmite la S;
c) Certificatul de origine ( EUR 1), în 2(două) exemplare, le semnează pe
verso şi apoi: 1 exemplar se îndosariază în DEXP, iar un exemplar
însoţeşte marfa;
d) Scrisoarea de trăsură ( documentul de transport )( CMR), în 2(două)
exemplare, le semnează pe verso şi apoi: 1 exemplar se îndosariază în

15
 DEXP, iar 1 exemplar însoţeşte marfa şi se întoarce ştampilat de la
beneficiarul mărfii, îndosariindu-se apoi în DEXP;
e) Declaraţia de încasare valutară ( DIV), în 4(patru) exemplare, le
semnează pe verso şi apoi procedează în conformitate cu indicaţiile de pe
verso;
f) Declaraţia vamală ( DV), în 2(două) exemplare, le semnează pe verso şi
apoi: 1 exemplar se îndosariază în DEXP, iar celălalt exemplar însoţeşte
marfa;
. Primeşte valoarea în lei a facturii de la C1. Întocmeşte factura în lei în mai
multe exemplare,astfel:
-1 exemplar pentru T1;
-1 exemplar pentru C1;
-1 exemplar se îndosariază la “Export” (titularul de contract);

Notă: Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea în clar a

numelui şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

16
12. FIŞA POSTULUI

1.Denumirea postului: IMPORT (I)

2.Relaţii :
a. ierarhice : este subordonat şefului compartimentului comercial ;
b. funcţionale : cu S

3.Atribuţii :
a. Gestionează ofertele de la exportatori;
b. Gestionează comenzile de import;
c. Traduce documentele necesare în procesul de import.

4.Descrierea activităţii:

● Întocmeşte cereri de ofertă ( COF) pentru mai mulţi furnizori potenţiali; le

înregistrează în registrul de cereri de ofertă(RCOF-I), le semnează pe verso
şi le transmite, în plic cu adresă (plicul NU se lipeşte !) la S pentru expediere ;
● Primeşte oferta (OF) de la furnizori, o traduce şi alege, împreună cu
directorul, oferta cea mai avantajoasă, o semnează pe verso şi o îndosariază în
dosarul pentru import (DIMP);
● Emite comanda (COM) În 2(două) exemplare, respectând indicatorii stabiliţi
la preţ, condiţii de ambalare, transport, o înregistrează în registrul de comenzi
emise (RCOM-I), le semnează pe verso, un exemplar îl îndosariază în DIMP,
iar celălalt exemplar îl pune într-un plic pe care scrie adresa furnizorului
(plicul Nu se lipeşte !) şi îl transmite la S ;
● Completeaza Dispoziţia de plată valutară externă în 2(două) exemplare, le
semnează pe verso, un exemplar îl îndosariază în DIMP, iar celălalt exemplar
îl trimite la bancă;
● Transportatorul care aduce marfa înmânează importatorului următoarele
documente:
- Factura externă (Invoice);
- Scrisoarea de trăsură/Documentul de transport (CMR);
- Lista de coletaj (Packing List);
- Certificatul de origine (EUR 1), eventual !
∙ Ştampileaza CMR în căsuţa “Recepţia marfii”, face o copie a CMR ştampilată,
o semnează pe verso, semnează pe verso şi celelalte documente primite şi apoi le
îndosariază în DIMP;
∙ Înmânează transportatorului (şoferului !) CMR-ul original;
● Calculează taxele datorate statului astfel:
- la valoarea din vamă, în valută se adaugă:
- taxa vamală conform Tarifului vamal de import a
României……. X%;
Taxa vamal se adună la valoarea din vamă.
17
 La suma rezultată se aplica 22% reprezentând TVA.
Apoi, se calculeaza: Taxa vamală ^ TVA (în valută) şi se obţine astfel
valoarea totală a taxelor datorate statului. Acestea se transforma în lei la cursul
BNR din ziua respectivă.
Completează un ordin de plată (OP) cu valoarea totală rezultată în lei, în
3(trei) exemplare, se semnează pe verso şi se înregistreaza nr. ordinului de plată în
căsuţa 28 a declaraţiei vamale. Cu OP se merge la bancă unde cele 3ex. se
ştampilează şi se înregistrează, după care: un ex. rămâne la bancă, un ex. se
îndosariază în DIMP şi cu OP în original se merge la vamă.
∙ Completează Declaraţia vamală de import (DV) în 2 (două)ex., după care
un exemplar se îndosariază în DIMP, iar un ex. se predă la vamă, unde se
ştampilează “liber de vamă”.
Un exemplar din factură merge la magazie. Se calculează valoarea în lei a
facturii .
Întocmeşte NIR în 3 exemplare ,astfel :
- un exemplar şi factura (în lei) merg la C2 ;
- un exemplar (TVA) la C1;
- un exemplar se arhivează la import);

Notă: Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea în clar a

numelui şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

18
13. FIŞA POSTULUI

1. Denumirea postului: GESTIONARE MAGAZIE (M)

2. Relaţii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcţionale: cu S, A1, V2, C2.

3. Atribuţii:
a. Gestionează cantitativ şi valoric mărfurile din magazie;
b. Urmăreşte stocurile.

4.Descrierea activităţii :
● Întocmeşte zilnic, la prima oră, Situaţia stocurilor zilnice (STOC), în două
exemplare, le semnează pe verso şi le transmite la V2 şi A1.
● Primeşte de la A1 Nota de Intrare – Recepţie (NIR) şi Avizul de însoţire a
mărfii(AVIM),le înregistrează în Fişa de magazie (FM) şi în Registrul de
magazie (RM) şi le transmite la C2 pentru contabilizare.
● Primeşte de la V3 2(două) exemplare din Dispoziţia de livrare (DL), o
înregistrează în fişa de magazie(FM) şi în registrul de magazie (RM).
Observaţie: operaţia are semnificaţia livrării mărfii.
● Îndosariază 19(un) exemplar DL în dosarul DDL-M , iar un exemplar se
transmite la C2.
● AVIM rămînela M unde se îndosariază în DAVIM-M (dosar pentru AVIM).

Notă: Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea în clar a

numelui şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

19
14. FIŞA POSTULUI

1. Denumirea postului: CONTABILITATE FINANCIARĂ (C1)

2. Relaţii:
a) ierarhice: este subordonat directorului economico-financiar;
b) funcţionale: cu S, A1, A2, V3, C2, T1, T2.

3. Atribuţii:
a. Contabilizează achiziţiile funcţionale şi nefuncţionale ;
b. Contabilizează vânzările interne şi la export ;
c. Contabilizează consumurile de utilităţi ;
d. Verifică periodic stocurile.

4.Descrierea activităţii :
● Primeşte factura (F1) împreună cu ST de la A1, A2 sau de la S, pentru
achiziţii sau consumuri de utilităţi ( telefon, energie, apă etc);
● Întocmeşte nota contabilă (NC) pe baza monografiei contabile şi a facturii , o
înregistrează în registrul jurnal( RJ) o semnează pe verso în clar şi o
îndosariază;
● Transmite factura ( F1) şi ST la T1;
● Primeşte factura (F3) de la V3, emite nota contabilă, o înregistrează în RJ şi
o îndosariază în dosarul denote contabile (DNC));
● Transmite factura (F3)la T1;
● Primeşte extrasul de cont (ECONT) de la T2, îl contabilizează (ca mai sus)
şi-l arhivează în dosarul de extrase de cont (DECONT);
● Periodic, împreună cu C2 verifică situaţia stocurilor din M.
● Întocmeşte lunar cartea mare şi balanţa.
● Întocmeşte trimestrial situaţia patrimonială.
● Întocmeşte anual bilanţul, contul de profit şi pierderi şi anexele la bilanţ, care
se transmit la organismele abilitate (la Centrala firmelor simulate).
Notă: Toate operaţiunile efectuate se încheie cu semnarea în clar a numelui
şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

20
15. FIŞA POSTULUI

1. Denumirea postului: CONTABILITATE DE GESTIUNE (C2)

2. Relaţii:
a) ierarhice: este subordonat directorului economico-financiar;
b) funcţionale: cu M, C1, P2, T2.

3. Atribuţii:
a. Contabilizează cheltuielile cu salariile ;
b. Contabilizează achiziţiile şi vânzările ;

4.Descrierea activităţii :
● Primeşte statul de plată a salariilor de la P2, îl contabilizează pe baza
monografiei contabile, îl semnează pe verso şi îl transmite la T2.
● Primeşte NIR de la M, îl înregistrează în registrul stocurilor (RSTOC), îl
semnează pe verso şi îl îndosariază în dosarul de achiziţii (DA);
● Primeşte 1(un) exemplar dispoziţia de livrare(DL) de la M, o contabilizează şi
o îndosariază în dosarul de livrări (DLIV);
● Întocmeşte situaţia vânzărilor (SV), o semnează pe verso şi o transmite la
MK1;
● Periodic, împreună cu C1, verifică situaţia stocurilor.
● Trebuie detaliată “Contabilizarea Salariilor” pentru a fi înţeleasă.

Notă: Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea în clar a

numelui şi precizarea în paranteze a postului respectiv, pe verso la fiecare
document .
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

21
16. FIŞA POSTULUI

1. Denumirea postului: SCADENŢĂ ŞI CASĂ (T1)

2. Relaţii:
a) ierarhice: este subordonat directorului economico-financiar;
b) funcţionale: cu S, C1, T2.

3. Atribuţii:
a.Gestionează registrele scadenţare pentru clienţi şi furnizori;
b.Urmăreşte încasarea la timp a sumelor;
c.Efectuează încasări şi plăţi în numerar.

4.Descrierea activităţii :
● Primeşte de la C1 exemplarul F3 (roşu) din factură ,o înregistrează în
registrul scadenţar pentru clienţi (RSC),o semnează pe verso şi o îndosariază
în dosarul de facturi emise (DFE-T1).
● Primeşte de la C1 exemplarul F1 (albastru ) din factură şi ST, le înregistrează
în registrul scadenţar pentru furnizori (RSF) , le semnează pe verso şi le
îndosariază în dosarul de facturi primite (DFP-T1).
● Pe baza RSF emite dispoziţii de plată (DP) sau ordine de plată ( OP), în trei
exemplare , “le semnează pe verso” şi apoi le trimite la S pentru a fi expediate
la bancă.
● Primeşte de la S un exemplar din DP sau OP revenit de la bancă, îl
înregistrează în RSF şi apoi îl îndosariază în DFP-T1.
● Consultă zilnic registrele scadenţare. În cazul în care sunt neîncasări la timp îl
informează pe D(director) pentru contactarea rău-platnicilor.
● Efectuează încasări şi plăţi pe baza dispoziţiei de încasare sau plată DIP-T1.
● Emite chitanţe pentru încasările efectuate.
● Ridică numerarul de la bancă şi efectuează plăţile salariale pentru delegaţii pe
baza statului de plată sau a altor documente.
● Contabilizează operaţiunile de casă.
● Completează registrul de casă(un registru pentru “lei” şi câte un registru
pentru fiecare valută în parte).

Notă: Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea în clar a

numelui şi precizarea în paranteză a postului respectiv, pe verso la fiecare
document..
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

22
17. FIŞA POSTULUI

1. Denumirea postului: BANCĂ ŞI ALTE PLATI (T2)

2. Relaţii:
a) ierarhice: este subordonat directorului economico-financiar;
b) funcţionale: cu S, ,C1, C2, T1.

3. Atribuţii:
a.Gestionează conturile bancare;
b.Efectuează plăţi ;
c.Gestionează încasările.

4.Descrierea activităţii :
● Primeşte zilnic extrasul de cont (ECONT) de la S, împreună cu documentele
anexate (facturi, dispoziţii de încasare, cec – uri etc).
● Verifică soldul conturilor şi corectitudinea operaţiilor.
● Dacă este o încasare de la client, o transmite la T1 pentru evidenţiere în
scadenţar.
● Transmite extrasul de cont la C1 pentru contabilizare.
● Primeşte statul de plată de la C1 şi în funcţie de impozite şi taxe, emite
dispoziţii de plată(DISPP) către instituţuiile statului, după care îndosariază
statul de plată în dosarul state de plată (DSPL).

Notă: Toate operaţiunile efectuate se încheie cu înscrierea în clar a

numelui şi precizarea postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3…….

23