Unitatea de învățare 4.

Sistemul informațional al managementului

firmei

Cuprins

Unitatea de învățare 4. Sistemul informațional al managementului firmei ............... 44

U4.1 Introducere........................................................................................................ 44
U4.2 Competențele unității de învățare ................................................................... 45
U4.3 Conceptul de sistem informațional ................................................................. 45
U4.4 Definirea componentelor sistemului informațional al managementului ...... 45
U4.5 Rolul şi funcțiile sistemului informațional al managementului în
întreprinderea modernă .......................................................................................................... 49
U4.6 Principiile care stau la baza elaborării sistemului informațional ................... 49
U4.7 Deficiențe şi cerințe ale funcționarii sistemului informațional. ..................... 51
U4.8 Tendințe în modernizarea sistemului informațional al managementului ..... 52
U4.9 Rezumat ............................................................................................................ 54
U4.10 Test de autoevaluare a cunoştințelor ........................................................... 54

U4.1 Introducere

În această unitate de învățare se prezintă conceptul de sistem

informațional prin definirea şi clasificarea sintetizată după mai multe criterii ale

sistemului informațional. De asemenea, sunt detaliate informații referitoare la

rolul acestuia, la funcțiile şi componentele sistemului informațional, precum şi a

deficiențelor de funcționare ale unui sistem informațional.

44
 U4.2 Competențele unității de învățare

După parcurgerea materialului acestei unități de învățare studenții vor fi

capabili:

- să definească sistemul informațional;

- să definească şi să clasifice componentele sistemului informațional;

- să precizeze rolul, funcțiile şi principiile unui sistem informațional;

- să prezinte deficiențele funcționării unui sistem informațional.

Durata medie de parcurgere a celei de a patra unități de învățare este de 2

ore.

U4.3 Conceptul de sistem informațional

Sistemul informațional reprezintă totalitatea datelor, informațiilor, circuitelor şi

fluxurilor informaționale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informațiilor existente în

cadrul unei firme, având drept scop să asigure suportul informațional necesar pentru

asumarea şi îndeplinirea obiectivelor programate.

L. Laurent afirma că, „eficacitatea unei întreprinderi este legată direct de modul în

care aceasta ştie să trateze informația".

Sistemul informatic cuprinde datele, informațiile, fluxurile, şi procedurile

informaționale din cadrul firmei care beneficiază în mod direct de intervenția sistemelor

automate de calcul.

U4.4 Definirea componentelor sistemului informațional al managementului

1. Data reprezintă o descriere metrică şi/sau cifrică a unui fenomen, proces, obiect,

fapt, eveniment sau a unei acțiuni din cadrul sau din afara firmei. Ea este înregistrată de

regulă pe un suport material şi poate fi prelucrată manual, mecanic, electronic sau

combinat.

45
 2. Informația este acea dată care aduce un plus de cunoaştere şi serveşte la

procesul de luare a unei decizii. Prin acțiunea ce urmează, informația reprezintă materia

primă fundamentală în elaborarea şi fundamentarea deciziilor.

Multitudinea informațiilor pe care le regăsim în viața şi practica economică pot fi

structurare, sintetizate după mai multe criterii, printre care, cele mai importante sunt:

modul de exprimare; direcția vehiculării; proveniența; gradul de obligativitate; gradul de

organizare şi de înregistrare a prelucrării, etc.

a) după modul de exprimare:

- informații orale;

- informații scrise;

b) după direcția vehiculării:

- informații ascendente;

- informații descendente;

- informații orizontale;

c) după proveniență:

- informații endogene;

- informații exogene;

d) după gradul de obligativitate:

- informații imperative;

- informații non-imperative;

e) după gradul de prelucrare:

- informații primare;

- informații intermediare;

- informații finale.

Informațiile din cadrul unei firme prezintă o triplă dimensiune:

46
 - social-generală - ceea ce exprimă rolul informației în manifestarea

componentelor firmei ca cetățeni ai țării, ca purtători de drepturi şi obligații;

- individuală - ceea ce înseamnă că informațiile influențează atât potențialul şi

aspirațiile fiecărui salariat cât şi gradul de satisfacere a acestor aspirații;

- organizațională - ceea ce presupune influențarea, stabilirea şi operaționalitatea

obiectivelor firmei pe o anumită perioadă de timp.

3. Fluxul informațional reprezintă o categorie sau un ansamblu de informații

necesare desfăşurării unei anumite operații, acțiuni sau activități, care se transmite între

emitent şi destinatar. Orice flux informațional este caracterizat de: conținut, volum,

frecvență, calitate, direcție, formă şi suport.

Multitudinea fluxurilor informaționale pe care le regăsim în viața şi practica

economică pot fi structurate după mai multe criterii, printre care, cele mai importante

sunt:

a) după frecvența transmiterii informației, fluxurile informaționale pot fi:

- fluxuri informaționale permanente;

- fluxuri informaționale periodice;

- fluxuri informaționale ocazionale;

b) după direcția vehiculării informațiilor:

- fluxuri informaționale ascendente;

- fluxuri informaționale descendente;

- fluxuri informaționale orizontale;

4. Circuitul informațional reprezintă drumul pe care circulă o informație de la

generare până la arhivare sau distrugere. Multitudinea circuitelor informaționale pe care

le regăsim în viața şi practica economică pot fi structurate după mai multe criterii, printre

care, cele mai importante sunt:

47
 a) după caracteristicile organizatorice ale extremităților implicate:

- circuite informaționale interne;

- circuite informaționale cu emitentul în mediul ambiant;

- circuite informaționale cu destinatarul în mediul ambiant;

b) după traiectoria de vehicularea informațiilor (fluxurilor):

- circuite informaționale verticale;

- circuite informaționale orizontale;

- circuite informaționale oblice

5. Procedura informațională reprezintă ansamblul de elementelor prin care se

stabilesc suporții de informații utilizați, ordinea operațiilor şi mijloacelor de tratare a

informațiilor, împreună cu formulele de calcul şi cu modelele de calcul utilizate la

prelucrarea acestor informații.

6. Mijloacele de tratare a informațiilor reprezintă componenta tehnico -

materială a sistemului informațional, incluzând toate echipamentele, instrumentele care

sunt implicate în tratarea, culegerea, înregistrarea, prelucrarea, transmiterea şi stocarea

informațiilor.

Principalele mijloace de tratare a informațiilor sunt:

- manuale;

- mecanice;

- automatizate.

Cele mai moderne mijloace de tratare a informațiilor sunt calculatoarele electronice

integrate în sisteme automate de calcul.

Orice sistem informatic, este caracterizat de o serie de noțiuni de bază precum:

- baza informațională – reprezentată de ansamblul entităților informaționale şi

atributelor componente ale acestora, ce descriu dinamica fenomenelor şi proceselor

48
tehnico-economice din cadrul unei firme într-o anumită perioadă de timp;

- entitatea – reprezintă unitatea informaționala ireductibilă din structura bazei

informaționale, având un caracter general sau specific, cu o existență determinată prin

atributele sale definitorii,

- atributul – reprezintă proprietatea unei entități, a unui grup de entități sau a unei

corespondente dintre acestea, reflectat printr-un conținut concret, denumit valoare.

U4.5 Rolul şi funcțiile sistemului informațional al managementului în întreprinderea

modernă

În cadrul unei întreprinderi sistemul informațional al managementului îndeplineşte o

serie de funcții, acestea putând fi sintetizate după cum urmează: funcția decizională;

funcția organizațională şi funcția de documentare.

a) funcția decizională a sistemului informațional se realizează prin

asigurarea ansamblului informațiilor pentru inițierea, fundamentarea şi

adoptarea deciziilor de conducere;

b) funcția operațională presupune asigurarea personalului cu ansamblul

informațiilor necesare realizării acțiunilor implicate de executarea sarcinilor cu care

este investit.

c) funcția documentară presupune înregistrarea şi vehicularea de informații care

servesc îmbogățirii cunoştințelor personalului.

U4.6 Principiile care stau la baza elaborării sistemului informațional

Principiile de bază care contribuie la elaborarea şi funcționarea sistemului

informațional în cadrul unei firme pot fi sintetizate după cum urmează:

a) subordonarea conceperii şi funcționării sistemului informațional

cerințelor conducerii firmei;

49
 b) intercorelarea sistemului informațional cu structura organizatorică şi cu sistemul

decizional al firmei, ceea ce presupune că postul este atât imitator cât şi receptor de

informații; relațiile organizatorice constituie şi circuitele informaționale, fiecare

compartiment dispune de anumite mijloace de tratate a informațiilor şi trebuie să

folosească anumite proceduri informaționale;

c) asigurarea unității metodologice a tratării informațiilor care decurge din

necesitatea asigurării unei proiectări şi funcționări unitare a tuturor componentelor

sistemului informațional al firmei.

d) concentrarea sistemului informațional asupra furnizării informațiilor privind

abaterile esențiale de la obiective, norme, standarde etc. Pe verticala de management a

firmei, informațiile trebuiesc transmise nu global, ci selectiv, referindu-se la abateri

semnificative de la elementele prestabilite;

e) asigurarea unui timp corespunzător de reacție decizională pentru toți beneficiarii

de informații presupune asigurarea informațiilor la timp în punctele cheie, critice ale firmei.

f) obținerea de maximum de informații finale din fondul de informații primare;

g) realizarea de sisteme informaționale ai căror parametri constructivi şi funcționali

să le confere flexibilitate ridicată - se recomandă în acest sens o concepere modulară a

sistemelor informaționale;

h) principiul eficienței – presupune o permanentă evaluare a efectelor cantitative

şi calitative ale unui sistem informațional cu costurile realizării şi funcționarii lui.

50
 În era informației tot mai diverse, mai accesibile și în continuă actualizare, societatea

trebuie să iși construiască fluxul informațional într-o manieră cât mai clară pentru toti

membrii implicați, astfel încăt aceasta să fie utilizată în timp util pentru maximizarea

rezultatelor propuse.

U4.7 Deficiențe şi cerințe ale funcționarii sistemului informațional.

Deficiențe:

a) distorsiunea constă în modificarea parțială, întâmplătoare a conținutului unei

informații pe parcursul culegerii şi transmiterii de la emițător la receptor, putând fi

determinata de:

- manipularea necorespunzătoare a suportilor de informații;

- diferențe dintre pregătirea persoanelor implicate în vehicularea informațiilor;

- utilizarea de mijloace necorespunzătoare pentru înregistrarea şi transmiterea

informațiilor;

b) filtrajul reprezintă modificarea intenționată a conținutului unei informații prin

intervenția unor persoane interesate ca beneficiarul să primească un mesaj schimbat.

c) redundanța reprezintă existența unui număr mai mare de informații decât cele

51
care sunt strict necesare pentru realizarea unui anumit scop;

d) supraîncărcarea canalelor de comunicații, presupune ca volumul informațiilor

vehiculate pe anumite circuite depăşeşte capacitatea de transmisie informațională a

acestora.

U4.8 Tendințe în modernizarea sistemului informațional al managementului

Trebuie accentuată necesitatea informatizării conducerii microeconomice, plecând

de la avantajele informaticii:

- proiectarea unui sistem informatic de gestiune a datelor (SIGD) capabil să uşureze

munca omului şi să-i asigure un randament superior,

- cunoaşterea şi folosirea pachetelor de programe care simulează firele de

aşteptare, care extrapolează regresii şi alte elemente statistice, realizează lucrări de

contabilitate, etc

- rapiditatea şi corectitudinea informării cadrelor de conducere şi execuție depinde

de raționalizarea sistemului informațional;

- informațiile referitoare la rezultatele aplicării deciziilor în practică trebuie să se

întoarcă la organele emitente, asigurându-se în acest fel un feed-back al activităților de

management.

Tendințele cel mai recente care se manifestă în ultimul timp în conceperea şi

funcționarea sistemelor informaționale moderne pot fi grupate în:

- răspândirea largă a informaticii distribuite, caracterizată prin accesul simultan a

mai multor utilizatori la calculator, prelucrarea paralelă a mai multor programe, etc

- proliferarea microelectronicii care marchează profund activitatea de execuție şi

de conducere în strategia dezvoltării microeconomice şi organizarea muncii de birou;

- adoptarea de către producătorii de tehnică de calcul automatizată şi de utilizatorii

52
ei a unor standarde unice pentru asigurarea compatibilității componentelor unei rețele de

calculatoare;

- amplificarea rolului soft-ware, comparativ cu hard-ware, ceea ce se reflectă în

schimbări în politica de prețuri şi în cea comercială a marilor producători din industria

IT&C;

- folosirea mai multor unități centrale per sisteme de calcul, care are drept

consecință asigurarea unui ridicat nivel de fiabilitate;

- apelarea la calculatorul bazei de date;

- extinderea organizării de bănci de date care asigură accesul rapid la informații şi

rezolvarea unor probleme complexe;

- amplificarea organizării de bănci de programe, pe domenii de activitate;

- trecerea la exploatarea în direct a echipamentelor de calcul de către nespecialişti

- acordarea unui accent deosebit dezvoltării culturii informatice a personalului

angajat în oricare firmă, indiferent de profilul de activitate al acesteia.

Să ne reamintim...

„Eficacitatea unei întreprinderi este legată direct de modul în care aceasta

ştie să trateze informația"

Sistemul informatic cuprinde datele, informațiile, fluxurile, şi procedurile

informaționale din cadrul firmei care beneficiază în mod direct de intervenția

sistemelor automate de calcul.

Componentele unui sistem informațional al managementului sunt: data,

informația, fluxul informațional, circuitul informațional, procedura

informațională, şi mijloacele de tratare a informațiilor.

53
 U4.9 Rezumat

În cadrul acestei unități de învățare s-au prezentat sistemul informațional,

ca fiind totalitatea datelor, informațiilor, circuitelor şi fluxurilor informaționale,

procedurilor şi mijloacelor de tratare a informațiilor existente în cadrul unei firme,

având drept scop să asigure suportul informațional necesar pentru asumarea şi

îndeplinirea obiectivelor programate. Au fost prezentate funcțiile, rolul, principiile

şi deficiențele de funcționare ale unui sistem informațional.

U4.10 Test de autoevaluare a cunoştințelor

1. Definiți sistemul informațional din cadrul unei întreprinderi.

2. Definiți şi prezentați succint componentele unui sistem informațional

al managementului.

3. Prezentați pe scut principiile care stau la baza elaborării funcționării

sistemului informațional.

4. Enumerați şi descrieți pe scurt deficiențele funcționării sistemului

informațional.

54