1.

Identificarea proiectului

Acest studiu de caz are în vedere analiza sistemului de desfacere pe exemplul SC

SEDCOMLIBRIS SA.

1.1. Descrierea organizării întreprinderii

Obiective:
SC SEDCOMLIBRIS SA dorește să-și diversifice și înnoiască contnuu gama de produse oferite
clienților săi astfel încât să răspundă prompt solicitărilor acestora;
SC SEDCOMLIBRIS SA dorește să-și mențină poziția de piață încercând totodată să-și
mărească segmentul de piață;
SC SEDCOMLIBRIS SA își impune realizarea unei activități de comercializare și profitabilitate
ridicată și totodată dorește formarea unei atitudini economice a angajaților.

Strategia organizațională:
SC SEDCOMLIBRIS SA a adoptat pe termen scurt o strategie de stabilitate, menținând
produsele, piața și metodele de comercializare, volumul de activitate rămânând același.
La nivel de afaceri, SC SEDCOMLIBRIS SA, promovează o strategie de dominare prin costuri,
firma comercializând produse de papetărie și birotică la prețuri mai mici decâtcele ale
concurenților ei de pe întreaga piață.

Departamentele speciale SC SEDCOMLIBRIS SA sunt:

1. CARTE:
Ofertă editorială diversificată într-un ambient modern;
Manuale;
Ultime apariții editoriale dar și titluri apărute în ultimii ani la cele mai
prestigioase edituri din țară.
2. PAPETĂRIE-BIROTICĂ:
O gamă variată de produse cu un standard ridicat;
Prețuri competitive;
Produse ce poartă sigla unor producători de prestigiu: ANTALIS, XEROX,
BANTEX, KOH-INOOR, ROTRING, REYNOLDS, PARKER, INOXCROM,
PELIKAN, KORES, FABER-CASTELL, HERLITZ, BIC.
3. JOCURI ȘI JUCĂRII
O diversitate impresionantă;
Pentru copii de toate vârstele.
4. IMPRIMATE
Imprimate fără regim special;
Imprimate cu regim special.

5. ATELIER TÂMPLĂRIE
Mobilier din pal melaminat;
 Tâmplărie din aluminiu cu geam termopan.

Obiect de activitate

SC SEDCOMLIBRIS își are sediul în Suceava, a fost înființată prin HC nr. 15/1990 dar continua
tradiția fostului Centru de Librării format în 1952. Obiectul de activitate îl reprezintă
comercializarea de produse de papetărie și birotică, imprimate cu și fără regim special, jocuri și
jucării și nu în ultimul rând, carți.
Societatea deține un număr de 17 unități cu peste 70 de angajați
Prin cele 9 librării din Suceava, o filială cu două librării în Vatra Dornei, o filială cu trei librării
în Rădăuți, și câte o filială cu cîte o librărie în Câmpulung Moldovenesc, Gura Humorului,
Fălticeni. Se realizează o acoperire maximă a județului Suceava. În municpiul Suceava există și
un depozit (punct de vânzare cu ridicata).
Principalii parteneri ai firmei sunt:
Furnizorii – Producătorii de produse de papetărie și birotică, editurile de carte,
producătorii de jucării și cei de utilitare. Aceștia provin din interiorul țării. Contractele cu
furnizorii se încheie de obicei la începutul fiecărui an calendaristic.
Clienții – SEDCOMLIBRIS sunt atât societățile care au același obiect de activitate cât și
persoanele fizice.
Concurența – Potențilii concurenți ai SC SEDCOMLIBRIS SA sunt firmele cu același
profil.

Tipul de structură organizatorică

Organizarea de ansambu a unei firme se concretizează în stabilirea structurii

organizatorice și a sistemului informational de gestiune, urmărindu-se să se asigure o funcționare
cât mai bună în timp și spațiu a sistemulelor din care se compune întreprinderea și realizarea
obiectivelor fundamentale ale acesteia.
Structura organizatorică reprezintă totalitatea persoanelor, subdiviziunilor organizatorice
și a relațiilor dintre acestea, urmărind realizarea obiectivelor prestabilite ale firmei.
Structura firmei se face, în general după două axe: una orizontlă, ca expresie a diviziunii
muncii, și alta verticală, ce ia în considerare posibilitățile de coordonare a activităților.
Pot fi identificate mai multe tipuri de structuri organizatorice, astfel:
- structura funcțională;
- structura pe zone geografice;
- structura pe unități descentralizate de profit (divizii);
- structura matricială;
- structura de tip conglomerate.
Structura organizatorică a SC SEDCOMLIBRIS SA, este o structură ierarhic-funcțională,
utilizată cu bune rezultate în firmele mici și mijlocii cu o singură afacere, în care activitățile
cheie sunt bine definite prin scopuri și arie de specializare.
Această structură a suferit modificări de adaptare la cerințele concrete ale firmei.
 Organigrama

Organigrama are rolul vizualizării numărululi de niveluri de conducere, numărul și tipul

compartimentelor și a relațiilor existente între acastea.
Structura organizatorică a societății are trei niveluri și poate fi descompusă astfel:
Pe primul nivel se situează Adunarea Generală a Acționarilor și Consiliul de Administrație;
 AGA este organul de conducere a societății care decide asupra activității acesteia și
asigură politica economică și comercială. Principalele sarcini pe linia financiar-contabilă constau
în aprobarea și modificarea bilanțului și contului de profit și pierdere și aprobarea repartizării
profitului.
 Consiliul de Administrație este compus din 5 persoane și anume: Directorul general,
Directorul economic, 2 membri aleși de A.G.A. și un reprezentant al salariaților.
Pe nivelul doi de conducere se situează Comitetul de direcție format din directorul tehnic (de
producție), directorul economic, directorul general și directorul commercial.
Pe nivelul trei de conducere se află compartimentele funcționale cu specific economic, tehnic,
social și administrativ.

Funcțiile firmei și compartimentele care le realizează

Funcțiunile societăților comerciale din România sunt formulate în legea 31/1990, privind
societățile comerciale.
Activitatea SC SEDCOMLIBRIS SA, se structurează pe funcțiuni după cum urmează:
- Comercială;
- Financiar-contabilă;
- Personal-salarizare.

I. Funcțiunea comercială cuprinde ansamblul de activități vizând aprovizionarea

și desfacerea produselor de papetărie și birotică, jucării și jocuri, cărți și se grupează în două
componente:
A) Marketing-desfacere;
B) Aprovizionare.

A) Activitatea de marketing-desfacere cuprinde ansamblul acțiunilor de studiere

a pieței interne, a necesităților și comportamentului consumatorilor, cu scopul stabilirii celor mai
adecvate modalități de orientare a activității de comerț și de creștere a vânzărilor.
Activitatea de marketing se concretizează intr-o serie de funcții cum sunt:
a) Funcția de cercetare a pieței și a nevoilor de consum.
Prin aceasta se urmărește prospectarea atât a piețelor prezente cât și a celor potențiale, studierea
nevoilor solvabile, a nevoilor de consum în ansamblul lor și a motivației consumului.
b) Funcția de adaptare a întreprinderilor la dinamica mediului.
Aceasta presupune promovarea spiritului inovator în întreaga activitate a firmei, astfel încât să se
asigure înnoirea cu frecvență ridicată a ofertei de mărfuri, perfecționarea formelor de distribuție
și de comercializare, diversificarea acțiunilor publicitare, cu scopul sporirii capacităților firmelor
de adaptare rapidă, operativă și activă de piață.
 c) Funcția de creștere a eficienței economice.
Aceasta se asigură prin realizarea, după caz, a unor elemente de fundamentare (informații, criterii
de evaluare, de opțiune) pentru promovarea unor tehnici moderne de eficientizare a activității.
În cadrul SC SEDCOMLIBRIS SA, funcția de marketing desfacere presupune realizarea
obiectivelor referitoare la stabilirea legăturilor firmei cu piețele și consumatorii pentru
comercializarea produselor ce fac obiectul firmei, respectiv încheierea contractelor cu clienții
pentru desfacerea produselor, onorarea comenzilor lansate de clienți, transportul mărfurilor la
clienții care solicită acest lucru. Totodată este preocupată de crearea și descoperirea necesităților
consumatorilor.

B) Activitatea de aprovizionare prezintă o importanță deosebită pentru desfășurarea

normală a întregii activități de desfacere și influențează direct comercializarea produselor.
În domeniul aprovizionării, conducerea SC SEDCOMLIBRIS SA, este cea care se ocupă
de calculul necesarului de aprovizionat.

II. Funcțiunea financiar-contabilă

Funcțiunea financiar-contabilă este alcătuită din totalitatea activităților prin intermediul
cărora se realizează obiectivele firmei referitoare la obținerea și folosirea mijloacelor financiare
necesare activității de exploatare și de investiții, precum și de operațiunile contabile ce privesc
înregistrarea, evidența și mișcarea în expresie valorică a fenomenelor economice din cadrul
firmei la intervale determinate de timp.
Activitățile acestei funcțiuni sunt:
a) activitate financiară ce se referă la obținerea și folosirea rațională a resurselor necesare
firmei. Funcțiunea financiară trebuie să asigure echilibrul financiar al firmei realizând în timp
egalitatea între resursele disponibile și nevoile financiare.
Funcția financiară a firmei poate fi definită ca ansamblul activităților de asigurare și
repartizare a fondurilor bănești necesare desfășurării continue și rentabile a activității, precum și
de analiză și control a rezultatelor obținute.
Această funcție furnizează și menține resursele de capital sau bănești ale întreprinderii și
oferă conducerii ei un sistem de indicatori financiari de urmărire și control, care contribuie la
orintarea tuturor activităților din firmă.
Funcția financiară este integrată în cea de conducere generală, contabilitate furnizându-i
numeroase informații.
Activitățile financiare care se desfășoară în firme și, care, formează conținutul funcției
financiare, se pot clasifica astfel:
- previziunea și prognoza financiară: întocmirea studiilor și bugetelor pe termen scurt și
mijlociu;
- controlul financiar – organizarea și executarea controlului financiar preventiv și a
controlului gestionar de fond asupra gospodăririi mijloacelor materiale și bănești;
- execuția financiară – întocmirea documentațiilor necesare constituirii și creșterii
capitalului social, calcularea și repartizarea profitului, întocmirea documentației pentru obținerea
de credite, fundamentarea prețurilor și tarifelor, finanțarea investițiilor și repartițiilor, gestionarea
instrumentelor creditului comercial etc.;
 - analiza financiară – întocmirea de studii și analiza cu privire la potențialul financiar al
firmei, la eficiența utilizării fondurilor, la creșterea rentabilității și a altor indicatori financiari,
etc.;
- coordonarea financiară: stabilirea pentru unitățile componente subordonate și filiale a
indicatorilor financiari, a strtegiei și a tacticii financiare comune.

b) activitatea contabilă, constând în înregistrarea și evidența în expresie valorică a mișcărilor de

valori din cadrul firmei.
Pentru realizarea sarcinilor sale, contabilitatea îndeplinește următoarele funcții:
Funcția de înregistrare și prelucrarea datelor care constă în consemnarea, potrivit unor
principii și reguli proprii, a proceselor și fenomenelor economice apărute în cadrul unităților
patrimoniale și se pot exprima valoric;
Funcția de informare a contabilității derivă din funcționarea informațiilor privind
structura și dinamica patrimoniului, a situației financiare și rezultatelor obținute în scopul
fundamentării deciziilor.
Contabilitatea are o funcție de informare internă (pentru conducerea unității) și o funcție
de informare externă (a terților).
Funcția de control gestionar este legată de funcția de informare. Ea constă în verificarea
cu ajutorul informațiilor contabile a modului de păstrare și utilizarea valorilor materiale și
bănești, de gospodărire a resurselor, controlul respectării disciplinei financiare;
Funcția juridică. Datele din contabilitate și documentele primare servesc ca mijloc de
probă în justiție, pentru a dovedi realitatea unor operații economice, pentru stabilirea răspunderii
patrimoniale, pentru pagubele produse. Ele ajută la soluționarea unor litigii.
Funcția previzională. Informațiile furnizate de contabilitate sunt utilizate la stabilirea
tendințelor viitoare ale fenomenelor și proceselor economice, la elaborarea unor scenarii de
dezvoltare bazate pe realitatea trecută și prezentă. Informațiile contabile servesc la
fundamentarea progreselor, la elaborarea bugetelor unității patrimoniale.

III. Funcția de personal

Funcția de personal urmărește determinarea necesarul de forță de muncă; acoperirea
locurilor de muncă cu personal cu pregătire corespunzătoare posturilor; orintarea, selecția,
angajarea și instruirea permanentă a personalului; stabilirea modului de salarizare, rezolvarea
problemelor sociale ale salariaților, etc.
În prezent funcțiunea de personal este considerată o preocupare strategică, vitală pentru
reușita firmei.
O funcțiune modernă de personal trebuie să răspundă la cerințele a cel puțin șase
domenii:
a) administrarea personalului, ce cuprinde sarcini referitoare la pregătirea dosarelor
individuale, consemnând evoluția profesională a fiecărui salariat; relațiile cu serviciile
administrative exterioare însărcinate cu folosirea personalului și inspecția muncii; pregătirea
fișelor de plată a salariilor; calculul cheltuielilor sociale.
b) gestiunea personalului, ce regrupează gestiunea numărului de personal, gestiunea
remunerării.
c) comunicarea socială și informarea, care sunt determinate în parte de legislația
socială. Comunicarea socială internă este destinată salariaților și reprezentanților lor. Ea trebuie
să încurajeze dezbaterile, sugestiile și chiar creativitatea;
d) condițiile de muncăse referă, în primul rând, la ameliorarea condițiilor de viață în
cadrul firmei și, în al doilea rând, la reducerea numărului de accidente de muncă;
e) relațiille sociale, ce se referă la legăturile cu partenerii sociali;
f) analiza climatului social, ce caracterizează ambianța de muncă. Sub acest aspect,
directorul de resurse umane are datoria de a veghea asupra climatului social, detectând
insatisfacțiile și riscurile de conflict. Plecând de la această analiză (audit social) el trebuie să
propună o politică de motivare a personalului.
În cadrul societății toată activitatea firmei este automatizată, produsul program de care
dispune satisface toate necesitățile privind evidențe, întocmire documente, registre pe linie
financiar-contabile.

1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente

Prezentarea principalelor resurse informatice existente sunt:

Cea mai mare parte din personalul şi tehnologia specifică sistemelor informaţionale se
găseşte la sediul central. Pe un server central rulează aplicaţiile privind stocurile, comenzile
primite, contabilitatea generală, resursele umane, prin conectare la centrele de distribuţie şi la cel
de preluare a comenzilor, cu ajutorul unor linii de telecomunicaţii dedicate. Secţia de producţie
au posibilitatea să se conecteze la server în regim dial-up.
Birourile centrale, depozitele şi producţia au la dispoziţie o reţea locală de tip file/server.
Magazinele folosesc un pachet-program de tip POS, cu ajutorul unui server local, actualizarea
stocurilor realizându-se pe loturi, în regim de conectare dial-up la serverul central. Actualizarea
stocurilor se face pe loturi.
Sistemele informatice şi tehnologia specifică sunt:
Distribuţie – aplicaţie dezvoltată de departamentul informatic, ce apelează la un sistem
învechit de gestiune a bazelor de date. A fost implementat acum 10 ani.
Vânzări cu amănuntul se bazează, aşa cum s-a văzut, pe un pachet-program specializat în
prelucrările de tip POS, actualizarea stocurilor făcându-se pe loturi, la sfârşitul fiecărei zile. A
fost implementată acum 8 ani.
Administraţie – aplicaţie sprijinită de o reţea locală, cu soft specific muncii de birou,
acces la Internet şi e-mail, fiind implementată acum 3 ani la sediul central şi la alte locaţii.
Resurse umane – aplicaţie proprie pentru calculul salariilor, dezvoltată acum 5 ani, ce
rulează pe serverul central.
Contabilitate generală – aplicaţie cumpărată de la o firmă locală de software, acum 5 ani.
Departamentul este condus de un profesionist, în calitate de asistent al directorului economic,
având în subordine aproape 50 de angajaţi, după cum urmează:
Director departament de informatică (1)
Secretar (1)
Şef birou dezvoltare sisteme (1)
Manageri de proiect (4)
Analişti de sistem (6)
Analişti-programatori (2)
Secretariat/personal administrativ (2)
Şef birou întreţinere sisteme (1)
Administrator reţea (2)
Analist/administrator baze de date (2)
Exploatare sistem (6)
Sprijinire utilizatori (4)
Secretariat/personal administrativ (2)
Exploatare sisteme alte locaţii (4)
În calitate de asistent al directorului economic, directorul departamentului informatic se
gândeşte cum să ducă la bun sfârşit proiectele incluse în planul strategic. Nu are aceleaşi
responsabilităţi ca un director plin de departament, dar poziţia sa a devenit din în ce în ce mai
importantă în firmă. El raportează directorului economic, licenţiat în Contabilitate şi informatică
de gestiune şi cu master în Informatică economică. De asemenea.
Departamentul de informatică este organizat pe două domenii: dezvoltarea sistemelor şi
întreţinerea lor. Șeful biroului de întreţinere, fiind implicat în asigurarea comunicaţiilor,
administrarea bazelor de date, exploatarea sistemului şi acordarea de asistenţă utilizatorilor.

1.3. Prezentarea principalelor resurse informatice existente

Nr. Departament Arhitectura calculator Sistem Aplicatii

operare software
crt.
1. Sef agentie PC DTK CELERON 663 Windows Office 2000
MHZ;RAM 64 MB;MDD 20 2000
GB;CDROM TEAC
40X;PLACA VIDEO ATI
RAGE II AGP;PLACA DE
RETEA REALTEK
3189;MONITOR DTK
15;SCANNER GENIUS;CD-
RW
SONY;UPS;IMPRIMANTAHP
HP 670C.
2. Sef adjunct PC PENTIUM 100 MHZ;64 Windows Office 2000
MB RAM; HDD 3,2 2000
GB;CDROM CREATIVE CD
3231;PLACA VIDEO S3 TRIO
64/32 PCI;MODEM HSP
K56LEX PNP;MONITOR
 SAMTRON;PLACA DE
RETEA SURECOM EP-320X-
R;PLACA DE SUNET
AZTECH 2320;IMPRIMANTA
OKI.
3. Contabil sef PC PENTIUM 800 MHZ;128 Windows Office 2000
MB RAM;MONITOR DTK 2000
15”;HDD 20 WinMentor
GB;PLACAVIDEO S3
SAVAGE 4-32BIT;PLACA DE
RETEA PCI FAST ETHERNET
NIC,PLACA SUNET
ONBORD;UPS;IMPRIMANTA
LEXMARK OPTRA 312.
4. Compartiment PC PII 400 MHZ;64 MB Windows Office 2000
marketing RAM;FDD 1,44 MB;P.V. ATI 2000
RAGE 128 VR
AGP(ONBOARD);PLACA DE
RETEA REALTEK RTL 8029;
PLACA DE SUNET YAMAHA
DS-XG;UPS;HDD
20GB;CDROM SONY; CD-
RW SONY;IMPRIMANTA
EPSON LX300;SCANNER HP
SCANJET 4C.
5. Compartiment PC HP BRIO CELERON 633 Windows Office 2000
marketing MHZ;RAM 64 MB;HDD 2000
10GB;PLACA VIDEO S3 PRO
SAVAGE;PLACA SUNET
CRYSTAL;MONITOR
HP;PLACA RETEA HP
100MB;UPS;IMPRIMANTA
XEROX DOCUPRINT M750.
6. Compartiment PC AMD K6/2 400 MHZ;256 Windows 98 Office 98
contabilitate - MB RAM;HDD
imobilizari 20GB;CDROM MijFix
SAMSUNG;P.V. SIS
530;MONITOR CTX;PLACA
DE RETEA;PLACA DE
SUNET ESS SOLO-1;FDD
1,44 MB;IMPRIMANTA
CANNON S400.
7. Compartiment PC HP BRIO CELERON 633 Windows 98 Office 98
contabilitate - MHZ;RAM 64 MB;HDD
salarii 10GB;PLACA VIDEO S3 PRO Salarii 2000
SAVAGE;PLACA SUNET
 CRYSTAL;MONITOR HP;
PLACA RETEA HP
100MB;UPS.
8. Compartiment PC HP BRIO CELERON 633 Windows 98 Office 98
contabilitate - MHZ;RAM 64 MB;HDD
aprovizionare 10GB;PLACA VIDEO S3 PRO WinMentor
SAVAGE;PLACA SUNET
CRYSTAL;MONITOR HP;
PLACA RETEA HP
100MB;UPS.
9. Compartiment PC AMD K6-2 300 MHZ;RAM Windows 98 Office 98
contabilitate - 32MB;PLACA VIDEO S3
stocuri VIRGE/DX/GX;PLACA SIGMA
RETEA SURECOM EP-
325,HDD 3,2GB;MONITOR
BELINEA;IMPRIMANTA
EPSON FX 2180.
10. Trezorerie PC 486 DX 50 MHZ; 4 MB Windows 98 Office 98
RAM;HDD 250MB;PLACA
VIDEO VESA;FDD Ebank
1,44MB;MONITOR
PGA;IMPRIMANTA EPSON
LQ 1070+.
11. Secretariat PC 486 DX 50 MHZ; 4 MB Windows 98 Office 98
RAM;HDD 250MB;PLACA
VIDEO VESA;FDD
1,44MB;MONITOR
PGA;IMPRIMANTA EPSON
LQ 1070+.
12. Compartiment PC HP VECTRA 486 DX-66 Windows 98 Office 98
resurse umane MHZ;RAM 16 MB;HDD
1,2GB;FDD 1,44MB;PLACA
VIDEO CIRRUS
LOGIC;PLACA DE RETEA
SMC TIGERCARD;PLACA
MULTI I/O ISA.
13. Compartiment PC HP BRIO CELERON 633 Windows 98 Office 98
financiar MHZ;RAM 64 MB;HDD
10GB;PLACA VIDEO S3 PRO
SAVAGE; PLACA SUNET
CRYSTAL;MONITOR
HP;PLACA RETEA HP
100MB;UPS;IMPRIMANTA
HP 1100.
14. Compartiment PC HP BRIO CELERON 633 Windows XP Office 2000
management MHZ;RAM 64MB;HDD 10
 retea GB;PLACA VIDEO S3 PRO
SAVAGE; PLACA SUNET
CRYSTAL; MONITOR
HP;PLACA RETEA HP
100MB;UPS;IMPRIMANTA
HP DESKJET 840C.
15. Compartiment PC STATIE SUN PENTIUM 4 Windows XP Office 2000
management AMD K7;MONITOR SUN 21”.
retea
16. Compartiment PC STATIE SUN PENTIUM 4 Windows XP Office 2000
management AMD K7;MONITOR SUN 21”.
retea
17. Compartiment PC COMPAQ PENTIUM 4 Windows XP Office 2000
management AMD K7;MONITOR SONY
retea 21”.
18. Laborator PC NEC CELERON 1,8 Windows XP Office 2000
MEDAR GHZ;RAM 128 MB; HDD
40GB;PLCA RETEA
REALTEK RTL 8139;PLACA
SUNET INTEL AC97;PLACA
VIDEO NVIDIA GEFORCE
MX440;MONITOR NEC.
19. Laborator PC NEC CELERON 1,8 Windows XP Office 2000
MEDAR GHZ;RAM 128 MB; HDD
40GB;PLACA RETEA
REALTEK RTL 8139;PLACA
SUNET INTEL AC97;PLACA
VIDEO NVIDIA GEFORCE
MX440;MONITOR NEC.

1.3.2. Resursele software

Aplicatiile din cadrul Sistemului informatic al societatii sunt urmatoarele:

SmartCash POS este aplicația din pachetul software SmartCash Retail Management System
responsabilă cu efectuarea vânzărilor folosind imprimante fiscale sau case de marcat fiscale
utilizate in acest regim.
Programul asigura desfășurarea procesului de vânzare cu amanuntul în orice tip de magazin și
include multiple interfețe de vânzare specifice profilului magazinului respectiv.
Programul este proiectat să opereze pe sisteme cu interfata touchscreen sau pe terminale dotate
cu tastatură si display clasic. dezvoltare continua aplicatia a fost integrata cu multiple
echipamente fiscale, înglobând funcții de vânzare, fidelizare si control al numerarului.

Aplicaţiile din suita Microsoft Office care efectuează prelucrarea datelor privind documentele
oficiale între departamente, înştiinţări privind desfăşurarea producţiei, schimbarea unor termene
limită de livrare, punerea în producţie a aplicaţiilor, dificultăţile tehnice întâmpinate şi modurile
de soluţionare, stabilirea şi planificarea unor întâlniri pe echipe sau departamente (prin Microsoft
Outlook). Prelucrarea este mixtă, comunicaţiile necesită trimiterea de e-mail-uri.
Aplicatia eServices cu rol în:
Prelucrarea datelor pentru a gestiona obiecţiile venite din partea clienţilor, a tichetelor de service.
Prelucrarea datelor cu scopul de a anunța Departamentul Management în cazul unor probleme
tehnice grave sau a unor cereri noi de produse din partea clienţilor.
Prin aplicaţia Pontaj (WorkTime) se ține evidența şi gestiunea orelor de muncă pentru fiecare
angajat, sprijinind procesul de calculare a salariilor prin realizarea de rapoarte ce cuprind orele
muncite, concediile şi exportarea lor în format Excel. Aplicaţia permite înregistrarea automată a
orelor printr-un sistem de pontaj cu amprenta digitală. În acelaşi timp pentru înregistrarea orelor
suplimentare în vederea plății este necesară raportarea lor manuală de către angajat tot în această
aplicaţie. Sistemul permite doar evidența orelor şi a concediilor și nu calculează automat
salariile.
Aplicaţiile din suita Microsoft Office, în special Microsoft Outlook

Prin aplicaţia WinMentor (modulul Salarii) se realizează calculul efectiv al salariilor: se

introduc concediile din rapoartele obţinute pe baza pontajului, orele suplimentare, bonusurile şi
salariile de bază. Tot această aplicaţie realizează declaraţiile necesare pentru instituţiile statului şi
facilitează întocmirea documentelor interne în legătură cu salariile.

Aplicatia WinMentor este utilizată de Departamentul Financiar-Contabil în vederea

prelucrării datelor în vederea realizării listelor contabile şi a rapoartelor

Aplicatia WinMentor este utilizată de Departamentul Aprovizionare în vederea prelucrării

datelor în legătură cu plăţile efectuate pentru contravaloarea stocurilor și a altor echipamente.
 Capitolul 2
Iniţierea şi planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informaţional
ales

2.1 Identificarea principalelor subsisteme informaţionale financiar-contabile din

organizaţie.

Componentele principale ale sistemului informațional contabil din organizația noastră,

precum si intrările/iesirile specifice, sunt:

Subsistemul SIC Intrari Iesiri

Gestiunea imobilizărilor
Registrul mijloacelor fixe
Fisa mijlocului fix Fisa
amortizării mijloacelor fixe
Proces verbal de recepție
mijloc fix
Proces verbal de ieșire
mijloc fix Proces verbal de
casare mijloc fix Factura
vânzare mijloc fix

Gestiunea obiectelorde Registrul de materiale Fisa Factura vânzare Proces

inventar obiectelor de inventar date verbal scoatere din evidenta
în folosința
Gestiunea stocurilor de Centralizator necesar Situație facturi achiziție
materiale consumabile achiziție Factura achiziție materiale consumabile
NRCD Fisa de magazie Bon Situație necesar achiziție pe
de consum departamente
Contabilitate generala – Fisa conturi Plăti parteneri Situație cash-flow Situație
financiar Plăti salariați Dispoziții de scadente de plata Situație
plata Bilete la ordin emise avansuri primite Situație
Încasări parteneri Bilete la avansuri acordate
ordin primite de la parteneri
Parteneri Clienți Centralizator creanțe
Furnizori Centralizator datorii
Clienți/Furnizori
Sistemul informational al Referat de necesitate- Comandă furnizor,
aprovizionării document intern; Situație necesar
Cerere de ofertă ; aprovizionare,
Ofertă ; Centralizator
Contract ;
Comandă aprovizionare ;
NIR ;
Facturăfurnizor.
Sistemul informational al Lista preturi, Situație clienți,
vânzărilor Situație stocuri, Facturi,
Aviz insotire marfă,
Situația creanțelor

Sistemul informațional al mijloacelor fixe cuprinde următoarele:

Ieșiri:
-notele contabile, care sunt întocmite într-un singur exemplar, cuprind articole contabile
și explicațiile aferente. Sunt trimise către departamentul contabilitate unde se și arhivează;
-procesele verbale de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe se referă la mijloacele fixe
scoase din funcțiune datorită uzurii fizice sau morale precum și la mijloacele fixe propuse pentru
casare, sunt întocmite într-un singur exemplar și se trimit la contabilitate;
-registrul de inventar –fiecărui utilaj i se va acorda un număr de inventar, care trebuie
trecut în registrul numerelor de inventar. Este un document obligatoriu în care se înregistrează
toate elementele patrimoniale de activ și pasiv. Elementele patrimoniale înscrise în acest registu
au ca bază de pornire listele de inventariere sau alte documente care justifică conținutul fiecărui
post în bilanț. Este trimis la departamentul contabilitate;
-rapoartele de sinteză privind situația mijloacelor fixe la un moment dat sunt trimise la
departamentul conducere.
Intrări:
- procesul verbal de recepție se întocmește de către depozit pe baza documentelor de
intrare a mijloacelor fixe;
-fișa mijlocului fix- fiecarui utilaj i se va întocmi o fișă a mijlocului fix, în care se vor
specifica anumite informații despre acesta (denumirea, numărul de inventar, data achiziției,
furnizorul, valoarea, durata de amortizare, amortizarea lunară, etc). Aceasta este întocmită într-
un singur exemplar de către departamentul contabil;
- procesul verbal de punere in functiune este un document deosebit de important deoarece
începând cu luna următoarei celei care au început să funcționeze, începe să se calculeze
amortizarea fiscală a utilajelor;
- procesul-verbal de inventariere și situații comparative se întocmește de către comisia de
inventariere, cu ocazia inventarierii, ca urmare a constatărilor în plus de imobilizări necorporale
și corporale;

Sistemul informațional al stocurilor are ca ieșiri spre departamentul de financiar

situația stocurilor la un moment dat.
 In departamentul contabilitate intră din sistemul informațional al stocurilor note contabile
avînd același circit ca cele enunțate mai sus, registrul inventar întocmit pe baza procesului verbal
de inventariere, pentru o evidență mai clară a stocurilor existente și lista facturilor neîncasate în
care sunt reflectate facturile neîncasate de la clienți. Lista facturilor neîncasate se întocmește
săptămânal, intr-un singur exemplar și se transmite departamentului desfacere.
Departamentul contabilitate trimite sistemului informațional al stocurilor bonuri de
consum, bonuri de predare, transfer și restituire în care sunt înscrise cantitățile de stocuri ce
urmează a fi livrate sau trimise altor secții pentru fabricație. Sunt întocmite individual sau
colectiv în funcție de particularitățile stocurilor consumate.
Departamentul de conducere primește rapoarte și elaborează decizii.
De la departamentul desfacere-vânzări se trimit sistemului informațional de stocuri
dispoziții de livrare în care sunt înscrise cantitățile din stoc ce trebuie livrate clienților.
In sistemul informațional al stocurilor intră de la departamentul de aprovizionare-
transportnotele de intrare/recepție întocmite într-un singur exemplar și arhivate la contabilitate.
De la depozit se trimit fișele de magazie, documente de evidență cantitativă, cronologică
a operațiilor de intrare și ieșire și de control operativ al concordanței dintre existentul de stocuri
faptic și scriptic. Acesta este întocmită pentru fiecare tip de stoc. Tot de la depozit pleacă și
bonul de predare, transfer, restituire.
Sistemul informțional al clienților are următoarele intrări:
Documentele de plată pot fi:
-ordine de plată întocmite în cazul încasărilor prin bancă, în trei exemplare dintre care,
unul rămâne la plătitor, unul la bancă și ultimul la beneficiar;
-chitanța se întocmește în cazul încasărilor prin casă, în două exemplare unul rămâne la
plaătitor și celălalt la beneficiar;
-dispoziția de încasare/plată se întocmește la departamentul contabilitate intr-un singur
exemplar și servește pentru achitarea la casierie a unor sume de către clienți;
-bonul de casă este imprimat de casa electronică de marcat în momentul vânzării cu
amănuntul, în două exemplare, un exemplar rămâne la client și celălalt se arhivează la
contabilitate. Acesta poate fi întocmit și pentru plățile în avans și are același circuit.
Note de compensare se întocmesc la departamentul contabilitate, în două exemplare, un
exemplar rămâne la unitate iar celălalt la unitatea la care se face compensarea.
Decizii trimise sistemului informațional al clientului pe baza fișei clientului (o ieșire din
sistemul informațional pentru conducere).
Factura de vânzare se întocmește întocmește la Biroul Desfacere, în trei exemplare pe
baza Avizului de însoțire a mărfii, cu următoarele destinații:
-exemparul verde merge la Biroul Financiar(clienți interni);
-exemplarul roșul merge la merceolog pentru descărcarea gestiunii cu produsele vândute;
-exemplarul albasru este dat clientului, fiind folosit ca document justificativ pentru
ridicarea produselor de la Depozite și ca document de însoțire pe timpul transportului.
Factura este semnată de economistul de la Biroul Desfacere-Facturare și de
reprezentantul firmei cumpărătoare.
Raport privind situația clienților în justiție întocmit de Oficiul Juridic.
Ieșirile sunt următoarele:
Note contabile au același conținut ca și cele din sistemele informaționale precedente.
Balanța analitică clienți se întocmește într-un singur exemplar și se trimite
deparamentului contabilitate;
 Fisa clientului se întocmește în două exemplare și se trimite departamentului de
conducere și celui se marketing;
Situația clienților incerți este trimisă Oficiului Juridic;
Lista facturilor neîncasate în care sunt reflectate facturile neăncasate de la clienți. Lista
facturilor neîncasate se întocmește săptămînal, într-un singur exempar și se trimite
departamentului desfacere;
Lista termeni contractuali întocmită în sistemul clienților și ănaintată conducerii;
Listă contracte clienți trimisă departamentului de contabilitate pentru a evidenția
contractele pe care unitatea le încheie cu diferiți clienți;
Registrul stoc existent în care se înscriu produsele și cantitățile existente în stoc.

Sistemul informational al furnizorilor are ca ieșiri note contabile și rapoarte pentru

conducere. Intrările sunt reprezentate de notele de compensare, facturile înregistrate la
cumpărare sau avizul de însoțire al mărfii pentru mărfurile cumpărate fără factură, urmând ca
întocmirea facturii să se facă ulterior.
Pe baza rapoartelor trimise conducerii aceasta elaboreză decizii care reprezintă o intrare
în sistemul informational.
Intrări în sistemul informational sunt și documentele de plată întocmite la departamentul
de desfacere-vânzări.

Sistemul informațional al vânzărilor are ca ieșiri către departamentul financiar situația

creanțelor care reflectă totalitatea datoriilor clienților, către contabilitate, notele contabile, iar
către departamentul de conducererapoarte.
Intrările în sistemul informational sunt reprezentate de studiile de piață.

Sistemul informational al persoalului are ca ieșiri rapoarte către conducere realizate în

aceleași condiții și cu aceleași scopuri ca cele de sus.

Sistemul informational al salarizării are ca intrări fișele de pontaj, completate zilnic în

fiecare department, decizia de imputații întocmită pentru pierderile din vina angajatului,
completată de asemeni în fiecare department și trimisă sistemului informational al salarizării,
reținerile legale sunt întocmite atât la departamentul financiar cât și la oficiul juridic și sunt
trimise salarizării.
Ieșirile sunt următoarele:
Stat de plată întocmit în două exemplare și trimis departamentului financiar. Un exemplar
va fi atașat registrului de casă ca document justificativ reprezentând contravaloare salariilor și
unul va fi atașat dosarului cu declarații fiscale care va fi arhivat și păstrat o perioadă de 50 ani.
Fluturaș întocmit nominal și înmânat fiecărei personae la departamentul unde activează.
Note contabile au același conținut ca și cele din sistemele informaționale precedente.
Centralizatorul statelor de plată întocmit într-un exemplar și trimis departamentului de
contabilitate.
Rapoarte către conducere au aclași conținut ca și cele din sistemele informaționale
precedente.
 Declarația fiscală 112 întocmită în două exemplare, după ce a fost avizat de ANAF, un
exemplar rămînând acolo, celalalt exemplar este arhivat îmreună cu statul de salarii și fișa de
pontaj la departamentul financiar-contabil. Se întocmește lunar.

Sistemul informațional al producției are ca ieșiri notele contabile și rapoartele pentru

conducere întocmite ca la sistemele de mai sus. Alte ieșiri se referă la planul de producție trimis
la departamentul de producție pe baza căruia se previzionează producția pentru perioada viitoare
și necesarul de materie primă trimis către departamentul de aprovizionare., transport.
Intrările sunt studiile de piață întocmite la departamentul de marketing, deciziile trimise
de conducere și comenzile de la clienți trimise de departamentul de desfacere clienți.

Sistemul informațional al contabilității generale are următoare intrări:

Notele contabile ;
Deciziile primite de la conducere ;
Ieșirile sunt următoarele:
Nota de intrare/recepție se întocmește la contabilitatea generală în două exemplare, unul
pentru aprovizionare și celălalt arhivat la contabilitate;
Bugetul de venituri și cheltuieli este întocmit pentru fiecare departament în parte.
Cuprinde veniturile ce urmează a fi obținute și cheltuielice ce urmeză a fi efectuate în perioada
următoare;
Rapoarte pentru conducere;
Rapoarte săptămânale privind vânzările preluate din centralizarea facturilor emise și
încasate de la clienți.

Sistemul informațional al aprovizionării are următoarele ieșiri:

Rapoarte către conducere și necesarul de aprovizionat trimis departamentului de
aprovizionare, transport.
Sistemul are ca intrări:
Referatele primite de la următoarele departamente: financiar, contabilitate, producție,
desfacere-vânzări, transport, Oficiul juridic care necesită necesarul de aprovizionat pentru fiecare
departament în parte;
Studiile de piață primite de la marketing în care se înscriu date referitoare la cantitatea,
caliatea și prețul produselor aprovizionate;
Deciziile primite de la conducere cu privire la aprovizionările viitoare.

Organizarea compartimentului financiar-contabil și relațiile cu celelate compartimente

În cadrul compartimentului financiar contabil al societățiii, se întegrează activitățile prin

care se asigură fondurile financiare necesare desfășurării activității economice a firmei, precum
si utilizarea lor eficientă.
Structura organizatorică cuprinde următoarele compartimente funcționale cu activitățile lor
principale:
Compartimentul financiar cu urmatoarele activități:
 planificare financiară, trezorerie, urmărirea si analiza indicatorilor economico –
financiari;
 evidența operativă a mijloacelor banești si a operațiunilor de decontare cu agenții
economici;
 evidența operativă a muncii, calculul si decontarea drepturilor banești ale salariaților.
Compartimentul contabilitate cu urmatoarele activități:
 contabilitate generală (financiară) a patrimoniului;
 contabilitate de gestiune.

Contabilitate generală a patrimoniului (financiară) se ocupă cu stabilirea rezultatului

exercițiului contabil, lunar se întocmesc:
-balanța de verificare – în urma informațiilor prelucrate din celelalte sisteme;
-declarația de TVA și transmiterea ei lunară la ANAF;
-declarația de impozit pe și transmiterea ei la ANAF;
-declarații la Bugetul de Asigurări Sociale și Sănătate.

Contabilitatea de gestiune se ocupă de calculul costului de producție și a cheluielilor efectuate.

Atribuțiile compartimentului financiar-contabil

Atribuțiile compartimentului financiar-contabil în plan contabil sunt:
 organizeaza funcționarea în bune condiții a contabilității valorilor patrimoniului;
 asigură efectuarea corectă si la timp a înregistrărilor contabile privind: mijloacele fixe și
calculul amortizării acestora, mijloacele circulante, marfurile, cheltuielile de circulatie, calculul
costurilor, investitii, rezultate financiare;
 asigura respectarea cu strictete a prevederilor legale privind integritatea patrimoniului si
ia toate masurile legale pentru reintregirea acestuia, in cazul in care a fost pagubit;
 organizeaza inventarierea periodica a tuturor valorilor patrimoniale, urmareste
definitivarea, potrivit legii a rezultatelor inventarierii;
 intocmeste si urmareste lunar balanta de verificare pentru conturile sintetice si cele
analitice, urmarind concordanta dintre acestea;
 se preocupa de asigurarea fondurilor necesare finantarii investitiilor, urmarind efectuarea
operatiunilor financiare in derularea investitiilor;
 participa la organizarea si perfectionarea sistemului informational, colaborand cu centrul
de calcul in domeniul prelucrarii automate a datelor, etc.
Atributiile compartimentului financiar-contabil in plan financiar sunt urmatoarele:
 planificarea financiara si intocmirea bugetului de venituri si cheltuieli:
 asigura, prin planul financiar si de trezorerie, fondurile necesare societatii;
 efectueaza calcule de fundamentare a indicatorilor economici corelati cu indicatorii
financiari privind marfa vanduta si incasata, veniturile, cheltuielile si alti indicatori economico-
financiari;
 efectueaza calculul veniturilor, rentabilitatii si profitului;
 analizeaza activitatea economico-financiara pe baza de bilant, propunand masuri pentru
inlaturarea pierderilor;
 intocmeste planul de credite si de casa pe care le depune la banca finantatoare;
 urmareste utilizarea eficienta a creditelor conform necesitatilor proprii;
 decontari cu agentii economici: asigura desfasurarea ritmica a operatiunilor de decontare
cu furnizorii si beneficiarii, asigura plata la termen a sumelor care constituie obligatia societatii
fata de bugetul de stat si alte obligatii fata de terti, raspunde prin semnarea documentelor privind
operatiunile bancare ce se efectueaza prin conturile societatii, asigura plata la termen a sumelor
care constituie obligatia societatii fata de bugetul de stat si alte obligatii fata de terti, urmareste si
incaseaza toate facturile pentru produsele livrate, realizeaza si alte sarcini si atributii emanate din
analizele efectuate, precum si cele transmise de catre conducerea societatii, analizeaza
desfasurarea ritmica a operatiunilor de decontare cu furnizorii si beneficiarii, analizeaza
realizarea obiectivelor economice ale societatii si, dupa caz, stabileste masuri de remediere.

2.2 Definirea ariei de întindere a sistemului de gestiune a stocurilor

2.2.1 Componentele organizatorice care au responsabilităţi pe linie de desfacere sunt :

Directorul general
– cere rapoarte saptămânale privind vânzările, preluate din centralizarea facturilor emise și
încasate de la clienți ;
-ține evidența datelor la nivel central ;
-semnează contractele comerciale cu clieții si furnizorii

Directorul economic
-pe baza cecurilor primite, a contractelor cu clienții se stabileste un flux zilnic al încasarilor de
efectuat astfel încat sa poata fi prevazute disnibilitatile financiare;
-semneaza contractele economice cu clienții si furnizorii precum și toate documentele privind
compensarile sau alte elemente legate de clienți si furnizori.

Oficiul juridic
-Avizează contractele cu clientii si furnizorii precum si deciziile de imputare;
-intocmește notificari pentru urmarirea clienților restanți la plata;
-rezolvă litigiile cu clienții incerți.

Biroul Marketing-Desfacere
-asigura negocierea si intocmirea contractelor comerciale cu clienții și furnizorii;
-participarea la târguri, expoziții în țară si străinătate;
-întocmește situația desfacerilor de mărfuri pe baza situațiilor de vânzări pentru fiecare produs în
parte;
-elaborează studii de marketing de natură să fundamenteze strategii si politici de dezvoltare a
societății.
Biroul finciar-contabil
-înregistrează clienții în nomenclatoarele de evidență și urmărire a acestora;
-urmărește încasările de efectuat de la clienți la sold facturi sau la total sold pentru fiecare client
in parte;
-urmărește în paralel avansurile încasate de la clienți și facturile de întocmit către clienți;
-efectuează punctaje de sold cu clienții pentru verificarea sumelor de încasat;
-întocmește rapoarte de vânzări, analize referitoare la clienți;
-înregistrează furnizorii în nomenclatoare de evidență a acestora;
-urmărește plațile de efectuat către furnizori sau restul de plata și data scadentă de plată a
furnizorilor;
-efectuează punctaje de sold cu furnizorii pentru verificarea sumelor de plată;
-efectuează rapoarte cu privire la aprovizionarea cu produse de furnizori, analize referitoare la
furnizori.

2.2.2 Clasele de operaţii economice reflectate în sistemul de desfacere

Principalele clase de operaţii economice sunt:
 Vânzarea de produse cu amănuntul(către clienți cu care nu există un contract prestabilit);
 Încasarea facturilor emise clienților stabili cu care firma are încheiate contracte de livrare
de mărfuri (prin casierie, prin bancă, prin acceptarea unui efect comercial documentul
folosit fiind biletul la ordin);
 Depunerea numerarului la bancă;
 Acceptarea CEC-ului de la client;
 Primirea CEC-urilor cu limită de sumă de la clienți și depunerea acestora la bancă, spre
încasare;
 Primirea efectului de comerț și depunerea lui la bancă și încasarea ulterioară;
 Primirea de avansuri de la clienți;
 Compensarea datoriilor cu creanțele față de un client (prin procesul verbal de
compensare);
 Urmărirea în justiție a clienților datornici (atunci când aceștia devin incerți, adică nu și-
au achitat la timp datoriile și există condiții care determină lipsa de încredere în
solvabilitatea acestora):
-înregistrarea clienților incerți;
-scoaterea din patrimoniu a clienților insolvabili;
-reactivarea clienților scoși din evidență;
 Încasarea penalizărilor de la client(pentru întârzierea achitării facturii, cheltuieli de
judecată, daune, etc.).

2.2.3 Diagrama de context pentru sistemul de desfacere

Diagrama de context - Sistemul de desfacere
 3. Descrierea sistemului informaţional existent

În urma studierii documentaţiei firmei s-au obţinut informaţii suplimentare privind

procesele de prelucrare care au loc în cadrul sistemului de desfacere, grupate în funcţie de
principalele operaţiuni economice (clase de tranzacţii) şi transformări, astfel:
 Evidență comenzi/contracte clienți: urmărește înregistrarea și prelucrarea comenzilor
clienților.
- Evaluare client, culegerea datelor despre client, acceptarea clienților;
- Acceptarea comenzilor, primirea comenzilor, evidența comenzilor;
- Urmărirea, onorarea comenzilor.
 Livrarea produselor:
- Prelucrare date client, centralizarea facturilor și avizelor, întocmirea situației client;
- Pregătire livrare;
- Facturare produse: introducere avize, urmărire avize, introducere factură;
 Evidența punctelor de desfacere, culegere date vânzări, validare comandă, stabilire
necesar de aprovizionat, urmărire comandă.

Toate aceste procese determină cel mai frecvent folosirea următoarelor documente: factura și
avizul de însoțire a mărfii. Pe lângă acestea mai apar și alte tipuri de documente descrise mai jos
în subcapitolele 3.1 și 3.3.

3.1 Intrări de documente

a) Descrierea documentelor primare

În cazul livrării mărfurilor de natura stocurilor ți a produselor finite, intervin următoarele
documente:.

Ordinul de plată
Ordinal de plată este instrumentul de plată care circulă între emitent (client) și beneficir prin
intermediul băncii. Exemplarul 2 al acestuia revine unității anexat la extrasul de cont ca
document justificativ al clientului de plată a datoriei sale față de unitate. Arhivarea se realizează
la contabilitate.
Dispoziția de încasare către casierie
Este documentul care servește casieriei pentru achitarea în numerar a contravalorii facturilor de
la clienți. Este întocmită la contabilitate într-un singur exemplar, unde se și semnează la
întocmire.
Circulă la casierie pentru efectuarea încasării sau plății, după ce inițial contabilul șef a
autorizat plata sumelor respective. Este anexată la registrul de casă pentru efectuarea
înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică. Se arhivează la contabilitate.

Chitanța

Se întocmeşte în doua exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi se
semnează de acesta pentru primirea sumei.
Serveşte ca: - document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii; -
document justificativ de înregistrare în registrul de casă (cu respectarea Regulamentului
operaţiunilor de casă) şi în contabilitate.
Circulă la depunător (exemplarul 1, cu ştampila unităţii). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind
folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul de casă.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului
(exemplarul 2).
În comerţul cu amănuntul, chitanţa se întâlneşte la încasarea în numerar a contravalorii facturilor
de marfă emise anterior, la încasarea pe loc a facturii de marfă, daca vânzarea se face cu livrare
la sediul clientului, la depunerea în caseria centrală a disponibilităţilor obţinute din vânzare de
diferite raioane.

Comanda este emisă de client și conține următoarele categorii de date: datele de

identificare a comenzii: numărul și data, datele de identificare ale clientului: numele și adresa,
datele privind produsele comandate: codul, denumirea, unitatea de măsură, cantitatea comandată,
condițiile de livrare: termenul și locul livrării. Se întocmește în două exemplare, unul la furnizor
și celălalt la client.

Factura fiscală
Se întocmeşte manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, în trei exemplare, la livrarea produselor
şi a mărfurilor, la executarea lucrărilor şi la prestarea serviciilor, de către compartimentul
desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziţiei de livrare, a avizului de însoţire a
mărfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea lucrărilor si prestarea serviciilor si se
semnează de compartimentul emitent. Atunci când factura nu se poate întocmi în momentul
livrării, datorită unor condiţii obiective si cu totul excepţionale, produsele si mărfurile livrate
sunt însoţite, pe timpul transportului, de avizul de însoţire a mărfii. În vederea corelării
documentelor de livrare, numărul şi data avizului de însoţire a mărfii se înscriu în formularul de
factură.
Serveşte ca:
- document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a produselor şi mărfurilor
livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate;
- document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
- document de încărcare în gestiunea primitorului; - document justificativ de înregistrare în
contabilitatea furnizorului şi a cumpărătorului.
Circulă: La furnizor: - la compartimentul în care se efectuează operaţiunea de control financiar
preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se
acordă numai pe exemplarul 3; - la persoanele autorizate să dispună încasări în contul de la banca
al unităţii (toate exemplarele); - la compartimentul desfacere, în vederea înregistrării în
evidenţele operative şi pentru eventualele reclamaţii ale clienţilor (exemplarul 2 al facturii, la
care se anexează dispoziţia de livrare); - la compartimentul financiar-contabil, pentru
înregistrarea în contabilitate (exemplarul 3);
La cumpărător: - la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operaţiunii, având ataşat
exemplarul din avizul de însoţire a mărfii care a însoţit produsul sau marfa, daca este cazul,
inclusiv nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul în care marfa nu a fost însoţita de
factură pe timpul transportului (exemplarul 1); - la compartimentul care efectuează operaţiunea
de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, împreuna cu avizul de
însoţire a mărfii, inclusiv nota de recepţie şi de constatare de diferenţe, după caz); - la
compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plăţii, precum şi pentru înregistrarea în
contabilitate (exemplarul 1, împreuna cu avizul de însoţire a mărfii, inclusiv nota de recepţie şi
de constatare de diferenţe, după caz).
Se arhivează: La furnizor: - la compartimentul desfacere (exemplarul 2); - la compartimentul
financiar-contabil (exemplarul 3); La cumpărător: - la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1).
În comerţul cu amănuntul, factura se întâlneşte la vânzarea de mărfuri, dacă încasarea nu se
efectuează pe loc; la cumpărarea atât de mărfuri, cât şi de materiale consumabile, obiecte de
inventar sau active corporale precum şi pentru utilităţile magazinului datorate furnizorilor.

Avizul de însoţire a mărfii

Prin O.M.E.F. nr. 3.512/2008, avizul de insotire a marfii este recunoscut prin codul 14-3-6A si
este incadrat drept formular cu regim special intern de tiparire si numerotare. Asa cum este
reglementat, avizul este utilizat nu numai pentru insotirea marfurilor in cadrul unei operatiuni de
vanzare, ci si pentru insotirea pe timpul transportului a diverselor categorii de bunuri expediate
in diverse situatii. Astfel, conform celor doua ordine ale Ministerului Finantelor, avizul este
utilizat, in functie de destinatia bunurilor expediate sau receptionate, drept:

- document de insotire a marfii pe timpul transportului;

- document care sta la baza intocmirii facturii;
- dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale
aceleiasi unitati;
- document de primire in gestiune;
- document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

Avizul de insotire se intocmeste, in doua sau mai multe exemplare, de cat

Retineti, totodata, ca avizul se intocmeste pe baza dispozitiei de livrare re unitatile care nu au
posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori
materiale, precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale unitatii.
folosita pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale
destinate vanzarii, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vanzarii, dupa caz
si sta la baza inregistrarii zilnice in fisa de magazie de catre gestionar sau persoana desemnata a
cantitatilor de materiale intrate in gestiune si a inregistrarii in nota de receptie si constatare
diferente a bunurilor materiale intrate.

In plus, in cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate teritorial,
precum si al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea
vanzarii sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.) avizul de insotire a
marfii va purta mentiunea "Fara factura", dupa caz.

Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se face
mentiunea "Pentru prelucrare la terti".

in celelalte situatii decat cele prevazute mai sus, se face mentiunea cauzei pentru care s-a
intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.
Factura poate fi emisa de furnizor imediat dupa livrare, dar nu mai tarziu de data de 15 a lunii
urmatoare livrarii efectuate. Factura astfel emisa trebuie sa cuprinda o referire la numarul si data
avizului care a stat la baza realizarii livrarii respective. La baza emiterii unei facturi pot sta mai
multe avize de insotire intocmite pe parcursul unei luni calendaristice.

Se întocmeşte în trei exemplare de către unităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în

momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, datorită unor condiţii
obiective si cu totul excepţionale, făcându-se menţiunea "Urmează factura". În cazul transferului
de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi patrimoniale dispersate teritorial, avizul de însoţire a
mărfii va purta menţiunea "Fără factură". Pe avizul de însoţire a mărfii, emis pentru valori
materiale trimise pentru prelucrare la terţi sau pentru vânzare în regim de consignaţie, se face
menţiunea "Pentru prelucrare la terţi" sau "Pentru vânzare în regim de consignaţie", după caz,
etc. Serveşte ca: - document de însoţire a mărfii pe timpul transportului; - document ce stă la
baza întocmirii facturii; - dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta,
dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi;
- document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul
aceleiaşi unităţi în cazul transferului.
Se emite, pe măsura livrării, de către compartimentul desfacere, care semnează pentru întocmire.
Circulă: La furnizor: - la delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru semnare
de primire (exemplarul 1); - la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate
în evidenţele acestuia şi pentru întocmirea facturii (exemplarele 2 si 3); - la compartimentul
financiar-contabil, ataşat la factură (exemplarul 3);
La cumpărător: - la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor
valori materiale primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de recepţie şi după
consemnarea rezultatelor (exemplarul 1); - la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea
cantităţilor aprovizionate în evidenta acestuia (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-
contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitica, ataşat la factură (exemplarul
1). În cazul valorilor materiale prelucrate la terţi, pe exemplarul respectiv se face menţiunea "Din
prelucrare la terţi".
Se arhivează: La furnizor: - la compartimentul desfacere (exemplarul 2); - la compartimentul
financiar-contabil, ataşat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3); La cumpărător: - la
compartimentul financiar-contabil, ataşat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1).
În comerţul cu amănuntul, avizul de însoţire se întâlneşte la vânzarea cu întocmirea ulterioară a
facturii, dacă încasarea nu se efectuează pe loc; la cumpărarea atât de mărfuri, cât şi de materiale
consumabile, pentru care urmează a se primi factura.

Nota de compensare

Nota de compensare este documentul care se folosește în relațiile dintre unitatea în cauză și o altă
unitate cu care societatea are relații atât ca furnizor cât și ca client.
Documentul este întocmit de contabilitate și vizează compensarea cu o unitate clientă a facturilor
emise către aceasta cu facturile emise de aceasta, cu o sumă egală.
Documentul este emis în două exemplare unul rămâne la SEDCOMLIBRIS celălalt merge la
unitatea cu care se face compensarea.
Nota de compensare poartă semnătura directorului unității și contabilului șef al unității emitente
și directorului unității și contabilului șef al unității la care se efectuează compensarea.

Notă de debitare-creditare este un formular tipizat, fără regim special şi este un document
justificativ pentru înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor de decontare în cadrul unui grup
de societăţi.

1.Serveşte ca:
- document de înregistrare a operaţiunilor de decontare intervenite între unitate şi subunităţi care
ţin contabilitate proprie şi între subunităţi ale aceleiaşi unităţi care ţin contabilitate proprie;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate.
2.Se întocmeşte în două exemplare, de către compartimentul financiar-contabil, pe baza actelor
justificative care stau la baza operaţiunii.
3.Circulă:
- la conducătorul compartimentului financiar-contabil sau înlocuitorul său, pentru semnare
(ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrare (exemplarul 2);
- la unitatea sau subunitatea care participă la operaţiunea de decontare, pentru înregistrare
(exemplarul 1).
4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil al părţilor participante la operaţiunea de
decontare (exemplarul 1 la destinatar şi exemplarul 2 la emitent).
5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
- emitentul; destinatarul; conturi debitoare/creditoare; suma; data operaţiunilor;
- semnături: persoana care întocmeşte documentul şi conducătorul compartimentul financiar-
contabil.

Notă de refuz este întocmită de client în cazul returnării parțiale sau totale a produselor
livrate. Acest document conține următoarele categorii de date: Date de identificare a
documentului: numele și adresa, date de identificare a produselor returnate: cod, denumire,
unitate de măsură, cantitate returnată, și alte date cum ar fi

Decizii
Sunt rapoarte trimise de conducere către sistemul informational al desfacerii și evidențiază
hotărârile luate de conducere în ceea ce privește solvabilitatea clienților și acordarea eventualelor
reduceri comerciale.
Lista contracte clienți
Circulă de la departamentul financiar contabil la sistemul de gestiune al clienților. Se referă la
numele clientului, codul acestuia, data semnării contractului, durata de valabilitate, obiectul
contractului, eventualele reduceri comerciale.

a) Descrierea fluxurilor informaţionale şi procedurilor de prelucrare

În cazul livrării de produse finite și mărfuri, după încheierea contractului cu clienții,

se întocmește avizul de însoțire a mărfii sau factura fiscală. Pentru situația în care mărfurile
sau produsele finite sunt însoțite de avizul de însoțire a mărfii există obligația întocmirii facturii
fiscale. Factura poate fi emisă de furnizor imediat după livrare, dar nu mai târziu de data de 15 a
lunii următoare livrării efectuate. Factura astfel emisă trebuie să cuprindă o referire la numărul și
data avizului care a stat la baza realizării livrării respective.

În urma analizei efectuate s-a constatat că între facturi și avize există o legătură de tipul
multe-la-multe, ceea ce înseamnă că:
 Unei facturi îi pot corespunde mai multe avize de însoțire a mărfii, valabil în
următoarele situații:
 Pe o factură sunt înscrise mai multe tipuri de mărfuri ce ies din gestiuni diferite, pentru
fiecare gestiune câte un aviz;
 La baza emiterii unei facturi pot sta mai multe avize de însoțire întocmite pe parcursul
unei luni calendaristice.

 Unui aviz îi pot corespunde mai multe facturi. În cazul transportului de mărfuri de
la depozitul central la librăria centrală și vânzarea acestora către mai mulți clienți.

Această corespondență multe-la-multe complică reproiectarea bazei de date.

În cazul în care factura poate fi plătită la casierie, în numerar, pe baza dispoziției de

plată, urmată de eliberarea chitanței sau prin bancă, pe baza ordinului de plată, la data
scadenței.
În urma analizei efectuate s-a constatat că între facturi și chitanțe există o legătură de
tipul multe-la-multe, ceea ce înseamnă că:
 Unei facturi îi pot corespunde mai multe chitanțe, valabil în următoarea situație:
Pe o factură pot fi înscrise mai multe sume, de plată sau încasare, în funcție de situația în care
sunt poziționat, furnizor sau client. În cazul firmelor înregistrate ca fiind plătitoare de TVA, o
parte din sumă va fi achitată cu chitantă la casieria Administrației Financiare, după depunerea
decontului de TVA, iar cealaltă parte plătită de furnizor sau încasată de client. Deși inițial se
întocmește un singur document de plată, suma totală de pe factură aparține la două entități
diferite: furnizor/client și Statului pentru taxa pe valoarea adăugată.
 Unei chitanțe îi pot corespunde mai multe facturi.
Această situație se întâlnește în cazul în care clientul este în incapacitate de plată temporară.
Această corespondență multe-la-multe complică reproiectarea bazei de date. Prin prelucrarea
tuturor chitanțelor încasate dintr-o lună calendaristică se obține situația încasărilor din lună,
tipărit în două exemplare. Unul este la departamentul desfacere și celălalt la contabilitate.

În ce privește modul de înregistrare a tranzacțiilor privind ieșirile de mărfuri prin

vânzare există trei situații:

Cazul 1. Vânzări de mărfuri încasate prin ordin de plată sau cecuri în conturile curente
ale firmei (numai pentu livrările făcute direct de filiale).

După sosirea facturii la filială aceasta este vizată de directorul filialei, pentru controlul
financiar preventiv și apoi este trimisă la contabilitate pe bază de semnătură. După primirea
facturilor ele sun supuse următoarelor prelucrări:
- Datele din facturi sunt transcrise în jurnalul vânzări pentru fiecare filială (librărie);
- Sortarea facturilor pe filiale și întocmirea centrlizatorului facturilor pe filiale;
- Întocmirea notei de debitare şi transmiterea ei, împreună cu centralizatorul facturilor,
către biroul contabilitate.
Pe baza centralizatorului avizelor, pe de o parte, a notei de debitare şi a centralizatorului
facturilor, pe de altă parte, se efectuează împerecherea avizelor şi facturilor, în funcţie de care se
pot ivi următoarele situaţii:
 împerecherea este realizată complet şi nu rezultă diferenţe;
 împerecherea este realizată integral şi rezultă diferenţe între valoarea facturii (conform
notei de debitare şi a centralizatorului facturilor) şi valoarea cantitativă a avizelor și
listelor de prețuri aferente (conform centralizatorului avizelor). Înregistrarea acestei
diferenţe este soluţionată în mai multe moduri (de la filială la filială):
Repartizarea acesteia pe conturile de venituri (pentru cantitatea vândută) sau pe conturile de
stocuri (pentru cantitatea aflată încă pe stoc), ceea ce implică o operaţiune greoaie
nefundamentată datorită lipsei de informaţii, îngreunând evidenţa veniturilor şi a stocurilor.

Avizele care poartă specificația circulă fără factură, folosite la transportul dintre filialele
entității nu necesită împerecerea și trebuie extrase din facturile care necesită împerecherea.
Operația este dificilă și trebuie realizată la toate filialele.

Avizele aferente bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea
vânzării sau testării la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.), și acestea trebuie
sortate înaintea operației de împerechere.
În situația în care unele mărfuri au suferit deteriorări pe timpul transportului sau au fost
sustrase și s-a întocmit și transmis factura clientului apar diferențe de preț și factura trebuie
stornată, timp în care se amână încasarea și se îngreunează rapoartele între filială și
departamentul desfacere și contabilitate.

După clarificarea situaţiei fiecărei facturi şi, eventual, se va realiza înregistrarea în contabilitate.
 Cazul 2: Vânzări de mărfuri încasate cu CEC în contul subunităţilor (numai pentru
Vânzările făcute direct de către filiale).

În acest caz, facturile sunt vizate de controlul financiar preventiv şi recepţionate după care vor fi
predate la contabilitatea filialelor. Datele din facturi vor fi transcrise în jurnalul pentru vânzări,
iar pe baza acestuia şi a centralizatorului avizelor se vor efectua înregistrările. Este necesară
transmiterea valorii TVA către biroul contabilitate de la sediul central, în vederea întocmirii
decontului TVA. În funcţie de înregistrările contabile, la o anumită filială se deschide o fişă
analitică pentru contul de facturi de întocmit sau pentru clienți.

Cazul 3: Vânzări de mărfuri ieșite de la depozitul central de la sediul firmeii.

În această situaţie, fluxul informaţional este mai simplu şi se încadrează în variantele prezentate
anterior, nemaifiind necesare nota de debitare şi centralizatorul facturilor (anexa la nota de
debitare). Astfel, vânzarea mărfurilor fără factură sunt înregistrate prin contul specific (clienți-
facturi de întocmit), iar cele cu factură prin contul de clienții. Diferenţele de preţ sunt înregistrate
în contul de diferenţe şi repartizate ulterior la scoaterea din gestiune a mărfurilor.

În cazul vânzării cu amănuntul către clienți prin magazinul propriu se eliberează bonul
fiscal de casă în momentul achitării contravalorii produselor achizitionate, contravaloarea
produselor de pe bonul fiscal pot fi achitate prin numerar sau cu cardul bancar.
Pentru situațiile în care clientul este și furnizor al firmei facturile emise către acesta pot fi
compensate cu facturile emise de client , caz în care se întocmește o notă de compensare.
Clienții sunt înregistrați în fișa clientului, în care se prezintă situația la o anumită dată a
facturilor emise și încasate sau rămase de încasat.
Lista facturilor neîncasate prezintă la o anumită dată situația tuturor facturilor rămase
de achitat de către clienți, este întocmită săptămânal și dată compartimentului desfacere pentru a
urmări încasarea acestora. Pe baza acestui raport societatea poate urmări mai ușor situația
clienților incerți.
Balanța analitică clienți este întocmită la sfârșitul fiecărei luni și este anexată
documentelor de închidere de lună.
După întocmirea listei facturi neîncasate aceasta se confruntă cu durata de valabilitate a
contractului menționată în lista contracte clienți. Acestea ajută la urmărirea mai eficientă a
clienților. Sistemul informațional al clienților stabilește condițiile ce trebuie avute în vedere la
încheierea contractului evidențiate în raportul termeni contractuali. Acesta se întocmește în
două exemplare, pentru fiecare client în parte, se semnează și se trimite conducerii.
Pentru a putea livra clienților produsele cerute de aceștia, cei de la departamentul
desfacere- vânzări au nevoie de un raport al stocului existent în acel moment în unitate,
informație furnizată de sistemul informațional al stocurilor de mărfuri și produse finite.
Situația clienților incerți este furnizată de sistemul de urmărire clienți și transmisă
oficiului juridic, care are competențe profesionale de decizie asupra urmăririi acestora în justiție.
Deciziile luate de departamentul juridic sunt furnizate sistemului de gestiune al clienților printr-
un raport privind situația clienților urmăriți în justiție.
În ceea ce privește modul de organizare a datelor, aceste apar ca baze de date, sunt stocate pe
support de hârtie, iar la anumite intervalle de timp (lună, trimestru, an, funcție de tipul datelor și
precizările legislative), acestea sunt stocate și arhivate.
Sistemul dispune de parole pentru accesarea fiecărui modul al programului.

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem

Fișa clientului reprezintă situația la o anumită dată a facturilor emise și încasate sau
rămase de încasat de la un anumit client, se trimite departamentului de conducere și celui de
marketing. Conține numărul facturii, data emiterii, data scadenței, valoarea facturii, valoarea
încasată și valoarea rămasă de încasat.
Raportul privind comenzile de onorat este elaborat la începutul fiecărei săptămâni și
conține informații privind comenzile ce trebuie onorate în săptămâna respectivă.
Raport privind vânzările, întocmit la cererea utilizatorilor, conține informații despre
livrările efectuate într-o anumită perioadă.
Nota contabilă se întocmește într-un singur exemplar, cuprinde articolele contabile și
explicațiile aferente. Este trimisă la departamentul contabilitate unde se arhivează.
Balanța analitică clienți este întocmită la sfârșitul fiecărei luni și anexată documentelor
de închidere de lună în cadrul departamentului de contabilitate. Se prezintă pe analitice a
contului 411, după denumirea clienților și conține soldurile inițiale rulajele și soldurile finale ale
respectivelor conturi.
Situația clienților incerți este trimisă Oficiului Juridic și cuprinde date referitoare la
numele clientului, codul acestuia, valoarea facturii, data scadenței, rest de plată și majorările
calculate pe baza zilelor de întârziere.
Lista facturilor neîncasate în care sunt reflectate facturile neîncasate de la clienți. Se
întocmește săptămânal de către departamentul contabilitate ți se trimite departamentului de
desfacere.
Raport termeni contractuali se adresează conducerii și cuprinde: cantitatea livrată,
prețul unitar, TVA, termenul de livrare al produselor, termenul și modalitatea de plată a facturii,
transportul produselor, reducerile comerciale.
Raport stoc existent reprezintă o ieșire din sistemul de gestiune al stocurilor. Este
important pentru departamentul desfacere pentru a fi la curent în permanență cu stocurile
existente în vederea contractării și vânzării lor ulterioare.

4. Modelarea sistemului informational existent

Pentru modelarea sistemului se vor folosi două modele de bază, respectiv modelul
proceselor de prelucrare, redat cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date, si modelul datelor,
reprezentat prin diagram entitate-relatie.

4.1. Modelarea proceselor de prelucrare

 Sistemul de desfacere se descompune în următoarele procese şi subprocese de
prelucrare:
 Evidență comenzi/contracte clienți: urmărește înregistrarea și prelucrarea comenzilor
clienților.
- Evaluare client, culegerea datelor despre client, acceptarea clienților;
- Acceptarea comenzilor, primirea comenzilor, evidența comenzilor;
- Urmărirea, onorarea comenzilor.
 Livrarea produselor:
- Prelucrare date client, centralizarea facturilor și avizelor, întocmirea situației client;
- Pregătire livrare;
- Facturare produse: introducere avize, urmărire avize, introducere factură;
 Evidența punctelor de desfacere, culegere date vânzări, validare comandă, stabilire
necesar de aprovizionat, urmărire comandă.

Modelarea proceselor se realizează cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date (DFD), care

redau sub formă grafică modul în care fluxurile de date intră în procesele de prelucrare din
diferite surse (entităţi externe sau locuri de stocare a datelor) şi ieşirea fluxurilor de date către
diferite destinaţii (entităţi externe sau locuri de stocare a datelor). În procesul de modelare a
proceselor se pleacă de la descompunerea funcţionala, prezentata mai sus, şi de la descrierea
orientată pe tranzacţii/transformări a sistemului existent. De fapt, se identifică pentru fiecare
proces de prelucrare fluxurile de date de intrare şi de ieşire. In continuare sunt prezentate
diagramele fluxurilor de date.

4.2 Modelarea conceptuală a datelor (diagrama entitate-relație)

Sistemul de desfacere trebuie să reflecte următoarele clase de tranzacţii:

1.Evidență comenzi/contracte clienți.

Livrarea produselor se face numai în baza unei comenzi/contract, emisă de un client, iar
o comandă poate conține unul sau mai multe produse. La primirea comenzii sistemul va verifica
situația contului pentru clientul respectiv și existent unor stocuri suficiente pentru produsele de
livrat. În funcție de rezultatele celor operațiuni de verificare, se va stabili starea clientului:
acceptare sau respingere client și starea comenzii: acceprare, amânare sau respinginsă. Din
momentul acceptării comenzii se înregistrează obligația firmei de livra comanda conform
termenelor contractuale.

2.Livrarea produselor.

În cazul în care comanda a fost acceptată, va fi onorată la termenul specificat prin

livrarea produselor și a cantităților prevăzute, operațiune înregistrată pe baza avizului sau a
facturii emise la departamentul desfacere. Conform politicii firmei, nu se acceptă decât onorarea
decât printr-o singură livrare a întregii comenzi, însă pot exista situații în care printr-o singură
livrare să fie onorate mai multe comenzi, dar ale aceluiași client. De asemenea, întreaga livrare
se va face de la aceeași librărie sau depozitul central. Odată cu înregistrarea livrării se vor
efectua operații de actualizare în sistem și în evidența punctelor de desfacere.

3.Evidență puncte de desfacere.

Următoarele operațiuni de actualizare se desfășoară în evidența punctelor de desfacere:

Culegere date vânzări: modificarea stării comenzii, în onorată, pentru ca sistemul să permită
o evidență clară a comenzilor onorate și a celor de onorat; modificarea soldului clientului în
sensul incrementării lui cu valoarea livrării;
Stabilire necesar aprovizionare – modificarea stocului pentru fiecare produs livrat, în scopul
diminuării lui cu cantitățile livrate;
Urmărire comandă – există situații în care clienții returnează produsele. În cazul în care clientul
constată defecțiuni la produsele primate, el va avea posibilitatea returnării lor, însoțite de nota de
refuz. Sunt posibile atât situația returnării parțiale, cât și integrale a produselor livrate. În acest
fel, sistemul va fi în măsură să ofere informații despre livrările cărora le corespunde o returnare,
în vederea stabilirii persoanelor vinovate. În baza notei de refuz va fi întocmită o factură de
stornare partială sau integrală, de către librăria sau depozitul care a întocmit facture, ce
corespunde unei singure livrări. Odată cu înregistrarea facturii de stornare se va actualize soldul
clientului și stocul de produse.

4. Modelarea sistemului informaţional existent

4.1 Diagrama fluxurilor de date (construirea diagramei de context, a diagramei de nivel 0 şi cel
puţin câte o diagramă de nivel 1 şi/sau 2 pentru fiecare student din echipă)
4.2 Diagrama entitate-relaţie (modelarea conceptuală a datelor)
4.3 Depozitul datelor (descrierea componentelor ce stau la baza construirii diagramelor fluxurilor
de date pe
baza explicaţiilor teoretice găsite în capitolele de modelare a cerinţelor sistemului)

5. Determinarea cerinţelor informaţionale pentru noul sistem

5.1 Modificările funcţionale şi/sau nefuncţionale din sistem (modificări ce apar la nivelul
fluxurilor de date, a proceselor de prelucrare sau a ieşirilor din sistemul analizat, depistate în
urma analizei, respectiv modificări în privinţa arhitecturii hardware, a protecţiei şi securităţii
datelor etc., ca cerinţe nonfuncţionale)

CAP 5 DETERMINAREA CERINTELOR INFORMATIONALE PENTRU

NOUL SISTEM

Pentru o mai bună organizare a structurii datelor din cadrul sistemului informational al
desfacerii conducerea a decis că este nevoie de îmbunătățirea sistemului informatic cu noi funcții
și procese petru realizarea cât mai eficientă a operațiunilor privind relațiile cu clienții și sistemele
informaționale existente.

1.CERINTE DE MODIFICARE A CIRCUITULUI INFORMATIONAL

Cerinte functionale
Problema achitării mai multor facturi pintr-un singur document de plată. Această
problemă apare atunci când firma achită print-un singur document mai multe facturi emise de
același furnizor. Din punct de vedere contabil nu sunt probleme. Probleme apar deoarece este
mai greu de evidențiat faptul că fiecare factură a fost plătită.
Problema achitării unei facturi prin mai multe documente de plată. Această problemă
apare datorită incapacității de plată a firmei la un moment dat. Astfel o factură poate fi achitată
prin mai multe tranșe, fie prin același document (cec), fie prin documente de plată diferite.
Această problemă conduce la un volum de muncă ridicat și la supraincărcarea bazei de date.
Problema îmbunătățirii serviciilor. Crearea unei baze de date web pentru promovarea
produselor și atragerea noilor clienți.

Cerințe nefuncționale (tehnice):

Sistemul ajută la asigurarea datelor ce au în vedere clienții firmei prin instituirea unor
câmpuri precise în baza de date cu date relevante și concrete iar sistemul face back-up sau copii
de siguranță.
Asigurarea unui server de aplicatii și a unui server de baze de date, a unor aplicații
informatice care să ajute la dezvoltarea relațiilor cu clienții.

1.CERINTE DE MODIFICARE A CIRCUITULUI INFORMATIONAL

Clienții își procură produsele din magazinele noastre și uneori nu su
 SISTEM DE
DESFACERE

EVIDENTA
78 LIVRARE EVIDENTA
COMENZI/CONTRAC PRODUSE PUNCTE DE
TE CLIENTI DESFACERE

ACCEPT UEMARI
EVALUAR ARE RE
E CLIENT COMAN ONORAR
DA E

PRIMIRE EVIDENT PRELU PREGATIR FACTURA

COMAND A CRARE E RE
A COMAND DATE LIVRARE PRODUSE
A CLIENT

INTRODU
CULEGERE ACCEPTARE CERE URMARIRE STORNARE
DATE CLIENT AVIZE AVIZE FACTURA
CLIENT

INTRODUCERE
FACTURA MODIFICARE
CENTRALIZA
FACTURA
RE FACTURI

INTOCMIRE
CENTRALIZARE
SITUATIE
FACTURI/AVIZE
CLIENT