S E D I NTA

Sedinta

 este un procedeu ,,traditional’’ de

transmitere a informatiilor prin care se
obtine si feedback.
 dezvolta atitudini si comportamente ale
participantilor ce se supun unor reguli
 constă în reunirea mai multor persoane, ale apartenentei de grup.Multe dintre
aceste reguli au un caracter
pentru un scurt interval de timp sub formal,impus prin repartizarea rolurilor
conducerea unui manager, în vederea in sedinta (presedinte, secretar, invitati
soluţionării în comun a unor sarcini cu externi), prin statutul participantilor si
caracter informaţional sau decizional în prin procedurile de luare de cuvant.
care principalul mijloc de realizare a
acestora este comunicarea (verbală
si/sau scrisa).
 Caracteristicile de baza ale comunicarii in
sedinte
 caracterul constructiv al acesteia;
 deschiderea fata de opiniile celorlalti;
 toleranta si nondiscriminarea;
 acordarea unor sanse egale de exprimare tuturor participantilor, indiferent de
functie si de statut;
 ascultarea si luarea in considerare a opiniilor celorlalti in adoptarea unor
decizii.

Atitudinea participantilor, dar si a liderilor poate fi diferita in functie de

orientarea spre sarcina, ce va determina o abordare obiectiva a problemelor si
cautarea unor solutii practice de rezolvare a sarcinilor sau orientarea spre
relatie, ce induce un climat mai deschis comunicarii - inclusiv comunicarii
informale - , cu tendinta de a stimula exprimarea opiniilor si a analiza parerile
partenerilor.
 CLASIFICARE ŞEDINŢE
Potrivit scopurilor urmate, în literatură mai ales, în practică mai puţin, sunt delimitate
următoarele tipuri de şedinţe:

 Şedinţe decizionale, organizate în scopul adoptării unor decizii de ordin tactic şi

strategic, unicat în general, decizii marcate de risc şi incertitudine:
 Şedinţe de informare (briefingul), care au scop transmiterea sau colectarea de
informaţii. Pot fi cu caracter prestabilit (stadiul producţiei, urmărirea calităţii,
stadiul lucrărilor, etc.);
 Şedinţe de exploatare, destinate cercetării implicaţiilor unor decizii adoptate, unor
situaţii speciale previzibile în viitor, precum şi inventarierii soluţiilor posibile de
exploatare;
 Şedinţe de armonizare, au ca obiectiv sincronizarea deciziilor şi acţiunile membrilor
organizaţiei plasaţi în diferite compartimente şi niveluri ierarhice, participanţi la
realizarea unor obiective comune;
 Şedinţe de evaluare a progresului unei acţiuni;
 Şedinţe de instruire;
 Şedinţe sociale, de celebrare a unor evenimente;
 Şedinţele eterogene, combină obiectivele şi mijloacele de acţiune specifice tipurilor
anterioare. Reprezintă tipul cel mai frecvent practicat, fie din cauza lipsei de timp a
participanţilor, fie din cea a renovării utilizării şedinţei ca o metodă cu specific şi
cerinţe proprii.
 MANAGEMENTUL ŞEDINŢELOR

Pregătesc, Participă
prezintă, proactiv la
subiectul atingerea
aflat pe obiectivelor
Rolurile participanţilor şedinţei
agendă

Managerul de Secretarul de Participant

Managerul de Secretarul de Participant activ Participant
şedinţă şedinţă Participant activ consultant
şedinţă şedinţă consultant

planificare deschidere desfăşurare finalizare

Etapele unei şedinţe

 MANAGERUL DE ŞEDINŢĂ:
 Stimulează implicarea participanţilor;
 Facilitează atingerea obiectivelor;
 Monitorizează şi evaluează desfăşurarea şedinţei;
 Previne sau rezolvă conflictele apărute intre participanţi la nivel de idei sau
persoană;
 Rezumă ideile;
 Punctează “deschiderea” sau “finalizarea”unui subiect;
 Încearcă să păstreze ordinea de zi şi limitele de timp alocate;
 Evită devierele de la subiect;
 În cazul evidenţierii unor probleme noi, să planifice rezolvarea acestora
într-o şedinţă viitoare.

 SECRETARUL DE ŞEDINŢĂ:
o Notează pe scurt ideile exprimate;
o Când există neclarităţi, solicită managerului acordul asupra formei
finale;
o Se ocupă de furnizarea documentelor necesare.

 PARTICIPANŢII (activi şi consultanţi)

 Participanţii activi prezintă subiectele de pe ordinea de zi;
 Toţi participanţii (activi şi consultanţi)
a. generează idei şi recomandări;
b. Analizează şi dezvoltă ideile enunţate în cadrul şedinţei;
c. Oferă expertiza necesară.
RECOMANDĂRI PENTRU CONDUCĂTORI ŞI PARTICIPANŢI LA ŞEDINŢE
 Recomandări pentru conducătorii şedinţelor:
 să se asigure că fiecare punct al ordinii de zi este prezentat clar şi înţeles corect
de participanţi;
 să încurajeze la discuţii toţi participanţii şi, mai ales, pe cei timizi sau pe noii
veniţi;
 să evite să domine discuţia sau să permită acest lucru vreunui participant;
 să practice ascultarea activă, indiferent dacă este de acord sau nu cu punctul de
vedere expus;
 să limiteze intervenţiile celor prea vorbăreţi, subiectivi sau repetitivi;
 să urmărească incadrarea în timpul fixat de comun acord;
 să se asigure că deciziile, soluţiile, măsurile adoptate au fost înţelese şi
înregistrate în procesul verbal şi difuzate participanţilor, cel mai târziu a doua
zi.

 Recomandări pentru participanţii la şedinţe:

o să fie punctuali;
o să se pregătească atent şi cu suficient timp înainte de şedinţă, parcurgând
materialele şi notându-şi ideile intervenţiei;
o să-i asculte atent pe ceilalţi participanţi;
o în intervenţie să fie la obiect, concişi şi apoi să păstreze tăcerea;
o să-şi controleze reacţiile, comportamentul şi subiectivitatea.
 MANAGERUL DE ŞEDINŢĂ
Poate acorda atenţie la două elemente:
-la relaţiile interpersonale create în cadrul şedinţei;
-la realizarea obiectivelor organizaţiei.
În funcţie de acestea , se disting patru categorii de conducători de şedinţă:
Relaţii interpersonale

+ activator cavaler

- controlor abdicator

+ - Obiectiv
 Sedinta
 Studiul îndelungat al comportamentului angajaţilor reuniţi în şedinţe a
relevat existenţa câtorva figuri tipice:

• Vindicativul are întotdeauna de reproşat ceva cuiva. Este un tip serios,

care nu zâmbeşte la glumele celorlalţi, dar râde cu satisfacţie atunci când,
în discuţie, „marchează nişte puncte”. Fumează fără să întrebe dacă îi
deranjează pe ceilalţi. Ţinuta lui este marcată de bustul foarte aplecat
înainte, cu mâinile aşezate pe margine mesei. Lasă impresia că doreşte să
părăsească reuniunea. Aceasta este întărită de mişcarea continuă a
picioarelor. Poate crea conflicte, tensiuni, prin iritarea sensibilităţii
diverşilor participanţi.

• Mediatorul este un tip calm, echilibrat. Daca i se cere părerea nu se

grăbeşte să vorbească. Păstrează un moment de linişte, suficient că ceilalţi
să tacă pentru a-l asculta. Atitudinea lui constantă evocă gândirea şi
ponderarea. Stă aşezat drept pe scaun. Se mişca cu discreţie. Este tipul în
jurul căruia se poate stabili axul discuţiei.
 Sedinta
• Savantul îşi pregăteşte cu grijă intervenţiile susţinute de tabele, figuri,
citate. Foarte serios, nu râde la nicio glumă, deoarece le consideră simple
pierderi de timp. Notează totul în timpul discuţiei. Ar dori să vorbească, să-
şi arate competenţa, dar îşi impune câteva reguli în intervenţiile sale.

• Guralivul se simte în şedinţă ca peştele în apă. Râde zgomotos la orice

glumă. Aşezat confortabil în scaun cu mâinile şi picioarele depărtate pentru
a ocupa cât mai mult spaţiu, nu se oboseşte niciodată cu luatul notiţelor.
Are întotdeauna un avans de timp faţă de cei care notează, pe care-l
foloseşte pentru a vorbi. Nu-şi impune nicio restricţie în acest sens.
Priveşte totul şi pe toţi deodată, fără a fi atent în mod special la cineva sau
ceva.

• Timidul este frecvent vecinul guralivului. De regulă nu are intervenţii

spontane. Atitudinea lui este crispată. Nu ştie ce să facă cu corpul său. Se
teme să nu ocupe spaţiul vecinilor în timp ce aceştia îi invadează colţul de
masă. O privire aruncată timidului îl va face să se înroşească şi să se
crispeze şi mai tare. Introvertit, timidul este, de regulă, deţinător al unor
soluţii bune şi originale, dar a-l face să vorbească necesită o adevărată artă.
 Sedinta
• Opozantul este retras în sine, deranjat de toţi şi de toate şi mai ales de
subiectul reuniunii. Este unul din cei care nu au cerut şi nu doreşte
participarea. Poziţia lui este statică. Mâinile sunt încrucişate la nivelul
pieptului. Îi priveşte pe cei care intervin cu o mină dezgustată. Uneori
surâde scurt, semn că are o idee de atac, dar renunţă imediat, deoarece şi a
ataca înseamnă o participare. Este împotriva tutunului, dacă se fumează;
cere pauză pentru o ţigara dacă ceilalţi sunt nefumători. Totul în atitudinea
lui este în contradicţie cu cei prezenţi.

• Vicleanul sondează terenul şi participanţii cu priviri prudente şi piezişe.

Urmăreşte discuţia cu mare interes pentru a depista momentul intervenţiei
sale. Privirea îi alunecă atunci când este privit în faţă. Dacă va susţine
privirea conducătorului şedinţei înseamnă că este pregătit să intervină.
Lovitura finală va fi o replică asasină care-l va face să râdă cu satisfacţie.
Intervenţiile sale pot da întorsături nedorite discuţiilor. Ca şi vindicativul,
poate genera conflicte, tensiuni între participanţi.
 Sedinta
• Somnorosul nu este interesat de nimic în mod special. Temperament
amorf, a cărui viaţă curge aproape simetric, între aţipeli şi treziri. Se
plictiseşte extrem de uşor. Îşi ţine ochii întredeschişi şi adoptă o poziţie din
care este greu de dedus dacă doarme sau gândeşte. O intervenţie brusc
adresată îl poate transforma într-un vindicativ de şoc.

• Seniorul adoptă o poziţie de superioritate. Lasă impresia că viaţa lui este

dedicată unor idealuri cu mult mai înalte. Poziţia lui în scaun este dreaptă
şi rigidă. Tăcut, misterios, cu privirea pierdută pe o linie imaginară,
urmăreşte un orizont personal în afara reuniunii. Se abţine să vorbească,
deoarece oricum cei din jur nu-i merită atenţia. Mimica lui exprimă un uşor
dezgust sau sentimentul de deprimare produs de situaţie. Prezenţa lui într-o
şedinţă poate induce unor participanţi sentimentul de inferioritate.
 PRIN ASIMILARE CU COMPORTAMENTUL ANIMALELOR, PARTICIPANŢII LA ŞEDINŢE SE
POT ÎNCADRA:

Vindicativul=buldogul certăreţ

Guralivul=broscoiul limbut

Savantul=maimuta
atotştiutoare

Timidul=căprioara timidă

Opozantul=ariciul

e şed inţe
d
Masa

Vicleanul=vulpea iscoditoare

Seniorul=girafa încrezută

Somnorosul=hipopotamul
placid

Mediatorul=calul ascultător
 Sedinta
 În afara obstacolelor generate de insuficienta cunoaştere sau de structura
neadecvată a participanţilor care nu pot, nu vor sau nu ştiu să comunice şi
să coopereze, există şi alţi factori tipici care pot contribui la nereuşita
unor şedinţe şi care ţin de :

- insuficienta informare a participanţilor, asupra obiectivului, ordinii de zi,

duratei şi locului şedinţei;
- deficienţe în colectarea şi distribuirea în timp util a informaţiilor adecvate
obiectivului şi tipului de şedinţă. Astfel, materialele prezentate spre
informare participanţilor care circulă în timpul şedinţei abat atenţia de la
discuţii şi diminuează contribuţia;
- lipsa delimitării tipului de şedinţă şi a ordinii de zi adecvată acesteia, ceea
ce face ca şedinţa să devină eterogenă, subiectele să se diversifice, durata
să se prelungească nejustificat;
- amplasarea greşită a participanţilor, fie prea aproape, ceea ce produce
stânjeneală, fie prea departe, împiedicând comunicarea corectă;
- modul în care conducătorul şedinţei îşi îndeplineşte rolul de animator.
 INEFICACITATEA ŞEDINŢELOR

Dacă întelegem exact de ce sunt criticate şedinţele, vom putea pe baza acumulării
de cunoştinţe şi abilităţi să identificăm cauzele şi mai ales să le eliminăm.

efecte negative cauze

Nu au obiective bine definite,
Problemele simple devin comp-
plicate,
Durată mare de timp,
Participanţii nu se implică,
Nu au finalitate prin decizii şi
plan de acţiune,
Nu sunt respectate deciziile luate
Nu există o etapă de pregătire
a şedinţei,
Nu sunt stabilite şi respectate
rolurile participanţilor,
Managerul nu are o strategie
adecvată de a conduce şedinţa.
Comunicare ineficientă,
Conflicte de personalitate,
Proceduri inexistente sau
neaplicate.

Privind şedinţele prin intermediul avantajelor oferite: comunicare efectivă,

participare şi implicare, acces la procesul decizional, relaţia manager-angajat,
interacţiune proactivă intre participanţi, realizăm plusul asupra unor posibile
dezavantaje: timp consumat, costuri crescute, posibile conflicte între participanţi,
decizii inadecvate.
 Sedinta
 Pentru a elimina aceste deficienţe, şedinţa trebuie abordată şi pregătită în
etapele ei esenţiale:
a) etapa de pregătire, care presupune desfăşurarea următoarelor acţiuni
anterioare şedinţe cu 7-14 zile:
• stabilirea tipului de şedinţă, a obiectivului şi a ordinii de zi alcătuite din 1-
4 probleme;
• alcătuirea listei participanţilor care pot contribui direct la realizarea
obiectivului şedinţei;
• anunţarea datei, a orei de începere, a locului şi a ordinii de zi cu minimum
o săptămână înainte;
• stabilirea persoanelor care urmează să întocmească materialele necesare
informării şi a datei limită de distribuire a lor (minim şase zile înainte);
 Sedinta
b) etapa de deschidere, în care:
• se prezintă clar obiectivul şi ordinea de zi;
• se stabileşte, de comun acord cu participanţii, durata maximă a şedinţei;
• se anunţă timpul maxim afectat unei intervenţii
c) etapa de desfăşurare propriu-zisă, în care aportul decisiv în reuşită
revine conducătorului.
Acestuia îi revine rolul de:
• a urmări realizarea obiectivului;
• a dirija discuţiile către probleme înscrise pe agenda de lucru;
• a încuraja participarea la discuţii a tuturor celor prezenţi;
• a instala şi menţine o atmosferă de cooperare şi comunicare eliberată de
obstacole
 Sedinta
d) etapa de închidere, în care
conducătorul şedinţei precizează:
• în ce măsură obiectivul şedinţei
a fost realizat;
• punctele de pe ordinea de zi
nerezolvate şi care urmează a fi
realizate într-o reuniune
ulterioară;
• ideile, contribuţiile cele mai
valoroase;
• concluziile finale prezentate ca
principalele idei, soluţii, decizii
adoptate
 Sedinta
 Pentru reuşita şedinţei, specialiştii fac o serie de recomandări atât conducătorului,
cât şi participanţilor.
 Astfel, în calitatea sa de animator al reuniunii, conducătorului şedinţei i se
recomandă:
• să se asigure că fiecare punct al ordinii de zi este prezentat clar şi înţeles corect de
participanţi;
• să încurajeze la discuţii toţi participanţii şi, mai ales, pe cei timizi sau pe noii
veniţi;
• să evite să domine discuţia sau să permită acest lucru vreunui participant;
• să practice ascultarea activă, indiferent dacă este de acord sau nu cu punctul de
vedere expus;
• să limiteze intervenţiile celor prea vorbăreţi, subiectivi sau repetitivi;
• să urmărească încadrarea în timpul fixat de comun acord;
• să se asigure că deciziile, soluţiile, măsurile adoptate au fost înţelese şi
înregistrate în procesul verbal şi difuzate participanţilor, cel mai târziu a doua zi.
 Sedinta
 Participanţilor la şedinţă li se
recomandă:
• să fie punctuali;
• să se pregătească atent şi cu suficient
timp înainte de şedinţă, parcurgând
materialele şi notându-şi ideile
intervenţiei;
• să-i asculte atent pe ceilalţi vorbitori;
• în momentul intervenţiei, să se
adreseze conducătorului şedinţei şi nu
celorlalţi participanţi;
• în intervenţia sa să fie la obiect,
concişi şi apoi să păstreze tăcerea;
• să-şi controleze reacţiile,
comportamentul şi subiectivitatea.
 Sedinta
 Ca metodă de management, şedinţa prezintă multiple avantaje, care
constau în:
- amplificarea capacităţii de comunicare a angajaţilor;
- folosirea potenţialului profesional, intelectual şi de creativitate al
angajaţilor;
- fundamentarea mai corectă a deciziilor;
- dezvoltarea sentimentului de participare şi creşterea aderenţei personalului
faţă de organizaţie;
- amplificarea sentimentului de responsabilitate;
- dezvoltarea spiritului de echipă;
- creşterea nivelului de informare a personalului.

 Acestor avantaje li se opun unele inconveniente pe care practica le-a

înregistrat, atât de puternice, încât deseori angajaţii manifestă o tendinţă de
refuz în a o considera o metodă de coordonare.