PROCEDURI DEPARTAMENT IKA

KAE/SR
OCTOMBRIE 2022
AGENDA
RESPONSABIL CONT
RAPORT GRATUITATI V4
PLASARI SECUNDARE
SOS CATEGORII
RAPORT MONITORIZARE PRETURI
CONFIRMARE IMPLEMENTARE PROMO / EVENTURI
LISTARE/DELISTARE ARTICOLE
MONITORIZARE COMPETITIE
SOLICITARE/IMPLEMENTARE/RETRAGERE VITRINE/STANDURI /BRANDING
RUTE IKA
DESCHIDERE LOCATIE NOUA
MODIFICARI RAION MAGAZINE
POZE CATEGORII
PARC AUTO
CONCEDIU DE ODIHNA
MATRICE COMUNICARE DEPARTAMENTE
KIT VIZITA
RESPONSABIL CONT
RAPORT GRATUITATI V4

Termen scurt magazine IKA

Termen scurt depozite
Reclama/Publicitate
Probleme calitate
Executie IKA

KAE/ SR introduc solicitarea in palm in saptamana 1 si 3 din luna, respectand conditiile

solicitarii ( poze, cote raft, plasari suplimentare, supradimensionare comanda plasari
vitrine si HOG, compensare produse.
In Bucuresti gratuitatile se introduc saptamanal.
Termen scurt magazine IKA
Termen scurt magazine IKA
Termen scurt magazine IKA
GRATUITATI IKA
Executie IKA

OBIECTIV:
o Atingerea obiectivelor calitative si cantitative lunare
o Cresterea M.S pt produsele ALBALACT in piata de lactate;
o Consolidare pozitie in piata;
o Plus valoare produselor Albalact
Metodologie:
o Solicitarea se face catre NFKAM de catre FKAM avand doua optiuni, CONFORM MATRICE sau BUGET EXTRA;
o Cele doua se exclud una pe cealalta. Pentru aprobare este necesar respectarea urmatorilor KPI;
Conform matrice - trei KPI definesc bugetul: Plasare, S.O.S si Cifra de Afaceri
• Plasare - Pentru obtinerea bugetului sunt necesare mimim 2 plasari pe magazin
• S.O.S - In cadrul acestui KPI sunt monitorizate patru categori: lapte, unt, smantana, iaurt.
- Pentru accesarea bugetului toate cele partru categori trebuie sa atinga obiectivele procentuale setate de
companie.
• Cifra de afacere – pentru determinarea sumei maxime alocate se va tine cont de ponderea cifrei de afaceri a
magazinului raportat la ponderea cifrei de afaceri pe tip de canal.

 Mod de calcul: Buget conform matice Buget total aprobat pe tip de canal
Executie IKA
Ponderea bugetului aprobat pe tip canal conform matrice se acorda dupa cum urmeaza:
o Hyper – Plasare 50% din buget / S.O.S 50% din buget;
o Cash & Carry – Plasare 40% din buget / S.O.S 60% din buget;
o Supermarket – Plasare 20% din buget / S.O.S 80% din buget;
Bugetul se poate accesa partial respectand in totalitate doar unul din cei doi KPI (Plasare si S.O.S);
Perioada pentru care se acorda e de 30 zile.

 Buget Extra - cei trei KPI: S.0.S, PLASARE si C.A.F stau la baza de calcul pentru accesare buget.
oS.O.S - Pentru accesarea bugetului toate cele partru categorii: lapte, unt, smantana si iaurt trebuie sa atinga obiectivele
procentuale setate de companie;
oPlasare – fara limita;
oCifra de afaceri - 1% din cifra de afaceri reprezinta bugetul maxim acordat cu TVA;
Mod de calcul: Buget extra = 1% × C.A.F magazin
oPerioada pentru care se acorda e de 30 zile;
oSe acorda retroactiv dupa 30 zile de la data inceperii, avand aprobarea scrisa de la NFKAM;
oBugetul lunar se livreaza catre magazin in maxim 3 luni de la aprobarea primita de la NFKAM;
oSolicitarea de livrare se face prin raportul Gratuitate V4 cu mentiunea Executie Ika si luna;
oValoarea bugetul aprobat se introduce in raportul Gratuitate V4, cu TVA din lista de pret actualizata;
oKAE face follow up la livrarea gratuitati in magazin si la raportul Nelivrate trimis vineria de catre depatamentul Facturare.
PLASARI SECUNDARE

 Plasarea secundara este un punct de vanzare diferit de raftul principal, care trebuie sa fie vizibil si accesibil intr-o
zona cu traffic;
o Se considera plasare suplimentara orice plasare de produs care nu se afla in cadrul categoriei principale de vanzare;
o Distanta trebuie sa fie la minim 2 m de categoria principala a produsului prezent in plasare;

 Metodologie:
o Spatiul Albalact din total plasare secundara se va citi sub forma de procent ( ex : daca avem ½ CR se va trece 50% ),
urmand ca procentele sa fie echivalate in puncte automat in raportul de plasari suplimentare;
o In cazul plasarilor care ocupa mai putin de 25 % din respectiva plasare, atunci acea plasare nu se considera plasare
suplimentara;
o Capatului de raft sub forma a 2 paleti in baza si produse pe raftur i se va acorda punctajul unui capat de raft, nu si
pentru plasare de paleti si pt capat de raft;
o Nu se considera plasare suplimentara paletul care se afla la baza raftului in categorie;
o Pentru toate plasarile suplimentare se va face poza cu palmul din dotare;

• Plasarile agreate central sunt plasarile care au caracter permanent si care se regasesc in planul de business;
• Plasarile promo sunt plasarile a caror frecventa se schimba saptamanal sau la 2 saptamani;
• Plasari locale sunt plasarile negociate de echipa field;

Toate plasarile locale, promo sau centrale se introduc in palm saptamanal.

SOS CATEGORII

IMPORTANT : o Dimensiunea (spatiul total raft categorie) se va calcula in

o Datele se intorduc o singura data pe saptamana (la prima vizita) centimetri 2 celule reprezinta 125cm fiecare si 6 rafturi
conform obiectivului saptamanal; => 2 celule x 125cm x 6rafturi = 1500cm;
o NU se citesc TOATE categoriile, DOAR cele care sunt in obiectiv; o Aloc.(spatiul total raft Albalact)
o In lunile cu 5 saptamani, in saptamana 5 nu se fac monitorizari. o 36cm(Poiana Florilor) + 48 cm(Zuzu) x 6 rafturi = 504cm
RAPORT MONITORIZARE PRETURI IKA

Se colecteaza in raportul PRETURI CONCURENTA in W1 si W3 al fiecarei

luni, in magazinele agreate;
Pentru categoriile lapte, unt, smantana monitorizarea se face
saptamanal;
Se introduc in raport preturile produselor noastre si ale concurentilor;
La cerere, sondajul se poate completa de mai multe ori pe luna, sau
doar pe anumite categorii in functie de necesitati.

 Atentie! Au fost adaugate in lista de monitorizare, pentru categoriile

importante, produse PRIVATE LABEL (MARCA PROPRIE) cu denumire
generica;
o EX: PRIVATE LABEL lapte 3.5% GRASIME 1L – pentru aceste produse se va
completa pretul produsului echivalent fiecarei retea;
o EX: Boni pentru Penny, Simpl pentru Carrefour, Pilos pentru Lidl samd.
CONFIRMARE IMPLEMENTARE PROMO / EVENTURI IKA

 KAE/SR verifica la client cu o saptamana inainte de activare:

o Daca promotia este conform promo plan (produse, discount, mecanica promo);
o Daca s-au primit informarile referitoare la event-uri, sampling-uri, plasari promo;
o Propune comenzi astfel incat sa asigure stoc suficient pentru actiunea promo (orice
situatie de out of stock aparuta se comunica urgent catre FKAM);

CONFIRMARE IMPLEMENTARE PROMO/EVENT IKA

o In ziua implementarii promotiei, KAE/SR verifica la raft conformitatea
acesteia: mecanica promo, comunicare pret/afis, implementeaza plasare
promo (dupa caz);
o Orice situatie aparuta care impiedica implementarea corecta a promotiei, se
transmite urgent catre FKAM.
LISTARE/DELISTARE ARTICOLE
 Listare articol nou:
• KAM trimite info listare produse;
• KAE/SR verifica in magazin daca articolul este activ si emite comanda;
• In cazul in care articolul nou listat este inactiv, dupa data la care s-a anuntat listarea, transmite catre FKAM;
• Dupa livrare, negociaza spatiul la raft si implementeaza in functie de obiectivele stabilite impreuna cu FKAM;
• Semnalizeaza noul articol prin materiale de comunicare si se asigura ca are eticheta de raft;
• Face poza in palm.
 Pozele de ansamblu se introduc in palm, din care trebuie sa reiasa pozitionarea in cadrul categorie, pozitionarea
de pret fata de competitie si spatiul de raft alocat.

 Delistare articol:
• KAM trimite info delistare/blocare temporara produse;
• KAE/SR verifica in magazin daca articolul este inactiv si transmite statusul catre FKAM;
• La vizita in fiecare client se verifica distributia produselor listate;
• In situatia in care un produs nu este prezent la raft, se verfica in magazin statusul acestuia;
• Daca este inactiv;
• In situatiile in care KAE/SR participa la comenzi si constata ca un produs este blocat.

Indiferent de context, orice situatie de articol blocat la comanda, se transmite catre FKAM.
MONITORIZARE COMPETITIE

Informatiile despre activitatea concurentei :

produsele nou listate, campanii promo,
actiuni de sampling, implementarile POSM,
GIFT-uri, panouri publicitare, se introduc in
palm, in raport ACTIVITATE CONCURENTA.

KAE/SR transmite info catre FKAM, cel

tarziu la terminarea vizitei in client, cu
noutatile constatate la raft.
SOLICITARE/IMPLEMENTARE/RETRAGERE VITRINE/STANDURI /BRANDING

 SOLICITARE VITRINE
o Se trimite e-mail de solicitare catre FKAM, in care se specifica tipul vitrinei si branding-ul aferent,
perioada implementarii, pozitionarea acesteia, tipul, numarul vitrinelor de la competitie din magazinul
respectiv si bugetul solicitat dupa caz.
 RETRAGERE VITRINE
o Se trimite e-mail de solicitare ridicare vitrine catre FKAM, cu specificarea motivului ridicarii vitrinei/ lor
din magazine;
o Se scaneaza codul QR de iesire din magazine si se completeaza in sondaj vitrine.
 SOLICITARE BRANDING
o Se trimite e-mail de solicitare branding catre FKAM, urmand fi trimis mai departe catre dep. TM cu
NFKAM, in CC, cu mentiunea tip vitrina si tip branding.
 IMPLEMENTARE VITRINE
o Dupa implementarea vitrinei/lor, se scaneaza codul QR pentru intrare in magazin si se confirma
implementarea prin poza in sondaj vitrine si pe e-mail catre FKAM.
 SOLICITARE STANDURI
o Pentru solicitarea standurilor se procedeaza ca si in cazul solicitarii de branding.
RUTE IKA
DESCHIDERE MAGAZIN

 FKAM-ul responsabil de zona in care se afla magazinul, trimite pe e-mail catre

KAM, TM, NFKAM si FKAM o prezentare in care specifica detaliile de mai jos:
o Detalii generale despre magazin
o Se atasaza foto cu toate categoriile din care noi facem parte
o Cota de raft pentru fiecare categorie
o Spatiul obtinut vs planograma si plasari, la momentul deschiderii
o La finalul prezentarii se va propune un plan de actiune pentru acel magazin
MODIFICARI CATEGORII PRODUSE MAGAZINE

• KAE/SR anunta FKAM-ul pentru orice modificare de planograme in categoriile de produse, implementate in clientii vizitati

• Se trimite email catre FKAM, care cuprinde poze cu toate categoriile modificate si in care suntem prezenti, impreuna cu
cotele de raft inainte de modificare / dupa modificare si detalii dupa caz de reorganizare ordine categorii, categorii care s-
au extins sau categorii care s-au micsorat, includere BIO, fara lactoza, nr de CR/Elemente promo .. etc

• Cota de raft pentru fiecare categorie se introduce in palm;

• Se specifia spatiul obtinut vs planograma la momentul modificarii;
• Orice situatie aparuta se transmite urgent catre FKAM;

• FKAM trimite mail-ul catre NFKAM cu KAM-ul responsabil de retea,NKAM, GROUP FKAM in CC
POZE CATEGORII

KAE/SR introduc poze in palm pentru fiecare categorie, din minim 7 magazine .
Pozele se fac in raport FOTO si se incadreaza la ‘SOS’
Pozele se efectueaza pozitionat in fata frigiderului si se cuprinde in poza 1, max 2 celule
In cazul KAE/SR IKA unde in ruta sunt 4 clienti hyper si 30 super, pozele din cele 4 hyper se
introduc lunar, iar restul de 3 clienti super se pot schimba lunar astfel incat sa existe poze in sistem
din toate magazinele

ASA NU ASA DA

X
PARC AUTO

Titularul autovehicululului proprietatea Albalact SA raspunde de starea masinii de la primirea acesteia pe proces-
verbal de predare-primire;
Va preda masina in starea corespunzatoare dintre momentul primirii cu reparatiile ulterioare si cu inventarul de la
preluarea acesteia + achizitiile ulterioare;
Va acoperi cheltuielile cu reparatii sau completarea inventarului daca acestea au survenit in perioada dintre
primirea si predarea autovehiculului;
Va prelua autovehiculul numai pe proces-verbal de predare primire si va verifica atent toate aspectele legate de
starea si inventarul acesteia inainte de semnarea procesului verbal;
Se prezinta la data programarii la service in vederea efectuarii reviziilor, ITP, etc.;
Verifica permanent starea masinii si anunta sefului ierarhic orice probleme constatate la autovehicul si aparatura de
la bord;
Conduce doar el insusi autovehiculul proprietatea companiei, nu permite altor persoane sa il conduca;
Anunta imediat seful ierarhic, coordonatorul transporturi si firma de asigurari cu privire la orice accidente
survenite, atat din vina sa, cat si din vina altcuiva;
Este absolut interzisa predarea RCA fara anuntarea superiorului ierarhic si coordonatorului transporturi;
Nu se va prezenta in service fara aprobarea coordonatorului transporturi si nu va aproba efectuarea altor reparatii
decat cele aprobate de acesta – in caz contrar fiind raspunzator de plata acestora;
Ramburseaza companiei contravaloarea fransizei pe polita CASCO, cu exceptia cazurilor de parbriz si blocuri optice
frontale sparte fara culpa sa;
PARC AUTO

Raspunde ca la bordul masinii pe care o conduce sa se afle toate documentele solicitate de lege;
Verifica la plecarea in cursa atat prezenta tuturor documentelor necesare, cat si termenul de expirare al acestora,
si anunta coordonatorul transporturi din timp cu privire la necesitatea de reinnoire a acestora;
Solicita superiorului ierarhic – in caz de nelamuriri – datele necesare pentru respectarea legislatiei;
Anunta de urgenta lipsa oricarui document si va fi raspunzator de orice amenda primita din cauza lipsei
documentelor la bord, daca nu a anuntat aceasta, precum si de rambursarea contravalorii amenzilor si
documentelor pierdute, distruse;
Va conduce masina pe baza foii de parcurs, pe care o va preda conform procedurilor interne, avand toate datele
completate conform cu realitatea. Completarea eronata, necompletarea, nepredarea foii de parcurs, a
diagramelor, etc., va atrage imputarea combustibilului aferent cursei/curselor respective;
Va mentine permanent masina curata in interior si exterior, va respecta programul de spalare a masinilor;
Conduce masina in asa fel incat sa se incadreze in normele de consum aprobate in cadrul societatii si
ramburseaza contravaloarea combustibilului consumat cu depasirea normei de consum;
Nu va permite altei persoane sa utilizeze autovehiculul proprietatea companiei fara aprobarea coordonatorilor
parcului auto;
Nu va folosi autovehiculul in interes personal, sau al altcuiva, fara aprobarea superiorilor si va rambursa
contravaloarea cheltuielilor cu combustibilul si uzura masinii efectuate cu ocazia deplasarilor in interes personal;
Este raspunzator pentru orice nerespectare a legislatiei in utilizarea autovehiculului.
CONCEDII DE ODIHNA

• Se planifica la inceput de an si se pot deroga cu

acordul FKAM;
• Pentru concediile mai mari sau egale cu 5 zile
vom trimite un plan de Hand-over catre
inlocuitor KAE/SR cu FKAM in CC;
• Cererile se introduce in Charisma de catre
solicitant sau dupa caz se completeaza cererea
tipizata.
MATRICE COMUNICARE DEPARTAMENTE

KAE/SR

FKAM FKAM

HR,SSM,PARC
AUTO, LOGISTICA,
IT, TM
KIT VIZITA
Detine KIT-ul complet cu informatiile necesare activitatilor zilnice si este format din :

• Promo plan
• Obiective focus pentru luna in curs;
•Target lunar volum/valoare B
• Obiective calitative lunare (plasari, SOS)
• Obiective saptamanale
•Ruta zilnica
• Cote raft categorii client
• Distributia articolelor per client
• Lista de pret
• Bugetele alocate pe client
• Fisa postului
• Grila bonusare
• Procedura gestiune vitrine
• Procedura monitorizare Share of Shelf
• Procedura metodologie plasari
• Procedura department IKA KAE/SR

NOTA: Se asigura ca documentele cuprinse in KIT sunt actualizate. In caz contrar, le solicita superiorului ierarhic
RESPONSABILITATI KAE
Implementare SOS (spatiu la raft)
Negociere locala (plasari si spatiu)
Gestioneaza problemele de calitate
Propune proiecte locale in magazine
Propune comenzi
Monitorizeaza competitia
Urmarirea stocurilor/FIFO
Rezolvarea problemelor de livrare aparute
Identificarea de oportunitati pentru cresterea vanzarii
Verifica rotatia stocurilor si anunta de urgenta cantitatile mari de marfa cu termen scurt
Primeste lunar si urmareste implementarea planului de promotii pe magazinele alocate
Urmareste stocurile pe perioada promotiilor si previne out of stock pe perioada promotiilor
Atingerea target-ului pe perioada promotiilor
Intretine o buna relatie cu persoana de decizie din magazin
Rezolva toate problemele operationale aparute
Activitati promo locale conform celor stabilite impreuna cu FKAM
Introduce rapoarte in PDA conform cerintelor, la termenele stabilite
Informarea superiorilor cu privire la datele relevante pentru companie, solicitate in mod structurat
MULTUMESC