Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

PROCEDUR AUDIT INTERN Cod: PS-8.2.2 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

2 / 11

Exemplar nr: 1

1. SCOP Procedura stabilete practicile de auditare intern cu privire la principalele domenii ale activitii universitare, pentru a da asigurare c angajamentele asumate de Universitatea Petru Maior sunt respectate riguros, n condiii de transparen public. Procedura d asigurare c auditarea intern, n cadrul Universitii Petru Maior se realizeaz efectiv, periodic i pe o baz reglementat intern, la nivel de instituie i de compartimente i privete domeniile financiar-contabil, ale integritii academice, ale predrii, examinrii i cercetrii. n urma auditrii interne, anual se public un raport de audit academic, dezbtut n Senat, i se elaboreaz un plan de ameliorare. Procedura stabilete etapele, metodele, documentele i responsabilitile pentru efectuarea auditurilor interne ale SMC, n scopul evalurii conformitii acestuia cu cerinele specificate, stabilindu-se aciunile corective sau de mbuntire necesare, astfel nct s poat fi realizate obiectivele universitii referitoare la calitate. 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se adreseaz tuturor funciilor/persoanelor implicate n realizarea auditurilor interne ale SMC. Procedura se aplic de ctre directorul/responsabilul calitate/auditorul ef i personalul nominalizat n echipa de audit pentru efectuarea auditurilor interne ale SMC n cadrul universitii, n toate facultile/departamentele UPM. 3. DOCUMENTE DE REFERIN 3.1. SR EN ISO 9000:2001 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular 3.2. SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitii. Cerine 3.3. SE EN ISO 19011:2003 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i/sau de mediu 3.4. MC-01 Manualul Calitii. 3.5. Ordin privind asigurarea calitii serviciilor educaionale n instituiile de nvmnt superior, Nr. 3928 din 21.04.2005 3.6. Ordonana de urgen nr. 75/2005 din 12.07.2005 privind asigurarea calitii educaiei 3.7. Legea nr. 89/2006 privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calitii educaiei 3.8. Metodologia de evaluare extern, standardele de referin i lista indicatorilor de performan a Ageniei Romne de Asigurarea Calitii n nvmntul Superior, Bucureti 2006 3.9. Ghidul activitilor de evaluare a calitii programelor de studii universitare i a instituiilor de nvmnt superior. Ghid aprobat de Consiliul ARACIS n edina din 17 noiembrie 2006 3.10. Regulament cu privire la asigurarea calitii n Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure 3.11. Regulament privitor la iniierea, aprobarea, monitorizarea i evaluarea periodic a programelor de studii n Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

PAGINA/DIN PROCEDUR 3 / 11 AUDIT INTERN Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure Cod: PS-8.2.2 Ediia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1 4. DEFINIII I PRESCURTRI 4.1. Definiii 4.1.1. n conformitate cu standardul SR EN ISO 9000:2001 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular. 4.1.2. n conformitate cu Manualul Calitii, cod: MC-01. 4.1.3. Audit: proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit. NOTA: Auditurile interne, uneori denumite i audituri de prim parte, sunt conduse de, sau n numele organizaiei (3.3.1) nsi pentru scopuri interne i pot constitui baza pentru o organizaie pentru declaraia pe propria rspundere a conformitii. 4.1.4. Neconformitate: nendeplinirea unei cerine. 4.1.5. Dovada obiectiv: date care susin c ceva exist sau este adevrat. 4.1.6. Auditat: organizaie care este auditat. 4.1.7. Auditor: persoan care are competena de a efectua un audit.

4.2. Prescurtri UPM Universitatea Petru Maior REC Rector RMC Reprezentantul Managementului pentru Calitate DC Director calitate RC Referent calitate EA Echipa de audit AS Auditor ef AU Auditor CA Compartimentul auditat MC Manualul calitii SMC Sistem de management al calitii PS Procedur de sistem IL Instruciune de lucru F Formular

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

PROCEDUR AUDIT INTERN Cod: PS-8.2.2 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

4 / 11

Exemplar nr: 1

5. Diagrama Flux START

Planificarea anual a auditurilor interne

Organigram, obiective, harta proceselor, rapoarte audit, ISO 9001, MC, cerine ARACIS

Program anual aprobat Lista auditori aprobat

Program anual List auditori Procedura PS-8.2.2

Stabilirea EA

Program anual List auditori Procedura PS-8.2.2 Documentaia SMC

ntocmirea i transmiterea planului de audit la comp. auditate

Plan de audit Lista de difuzare

nu DECIZIE RMC

Plan de audit semnat de auditat?

nu

da Documentaia SMC Documentaia auditatului Rapoarte anterioare de audit Liste de verificare pt. audit
Pregtirea auditului

Liste de verificare pt. audit Documentaie QMS Procedura PS-03-QMS

Efectuarea auditului intern

Liste de verificare completate Rapoarte de neconformitate Lista participani la edina de nchidere

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

PROCEDUR AUDIT INTERN Cod: PS-8.2.2 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

5 / 11

Exemplar nr: 1

Liste de verificare completate Rapoarte de neconformitate Lista participani la edina de nchidere

ntocmirea raportului de audit

Raport de audit

Aprecierea auditului pozitiv?

nu

Raport de audit Rapoarte de neconformitate

Stabilirea aciunilor corective

Raport de neconformitate completat cu aciuni corective

Raport de neconformitate completat cu aciuni corective

d a

Verificarea realizrii aciunilor corective

Raport de neconformitate cu confirmarea realizrii aciuni corective. Raport audit de urmrire

Raport de audit (Raport audit de urmrire)

Pstrare nregistrri audit

Raportare pentru analiza efectuat de management

SFRIT

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

PROCEDUR AUDIT INTERN Cod: PS-8.2.2 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

6 / 11

Exemplar nr: 1

6. PROCEDURA 6.1. Generaliti 6.1.1. Auditurile interne ale calitii asigur culegerea i prelucrarea informaiilor referitoare la gradul de implementare i eficiena sistemului de management al calitii, verific gradul de conformitate fa de referenial (manualul calitii, proceduri, instruciuni, planurile calitii, regulamente, standarde, decizii, contracte, documentaii etc.) i furnizeaz prin rapoartele de audit, date i informaii necesare iniierii aciunilor corective / preventive. 6.1.2. Domeniile de asigurare a calitii, auditate n cadrul UPM, sunt cele stabilite prin OUG nr. 75/2005 la art. 10, fiind urmtoarele: Capacitatea instituional: UPM dispune de un sistem adecvat de conducere i administrare, are baza material i resursele financiare necesare unei funcionri stabile pe termen scurt i mediu, precum i resursele umane pe care se poate baza pentru a realiza misiunea i obiectivele propuse asumate. Eficacitatea educaional: se refer la organizarea proceselor de predare, nvare i cercetare n termeni de coninut, metode i tehnici, resurse, selecie a studenilor i a personalului didactic i de cercetare, astfel nct s obin acele rezultate n nvare sau n cercetare pe care i le-a propus prin misiunea sa, care trebuie s fie clar formulat. Managementul calitii se centreaz pe acele strategii, structuri, tehnici i operaii prin care UPM demonstreaz c i evalueaz performanele de asigurare i mbuntire a calitii educaiei i dispune de sisteme de informaii care demonstreaz rezultatele obinute n nvare i cercetare. 6.2. Obiectivele auditurilor interne 6.2.1. Auditurile interne ale SMC sunt planificate i efectuate n urmtoarele scopuri principale: determinarea conformitii elementelor sistemului de management al calitii, a domeniilor de asigurare a calitii din cadrul UPM cu cerinele specificate; determinarea eficacitii sistemului de management al calitii, a domeniilor de asigurare a calitii privind realizarea obiectivelor stabilite n domeniul calitii; verificarea modului n care se aplic politica universitii i sunt realizate obiectivele stabilite n domeniul calitii; mbuntirea sistemului de management al calitii la nivelul universitii; satisfacerea cerinelor definite de ARACIS; certificarea sistemului de management al calitii. 6.3. Echipa de audit intern 6.3.1. Efectuarea auditului intern al SMC se ncredineaz unei echipe de audit, a crei activitate este condus i coordonat de ctre un auditor ef. Membrii echipei de audit nu au responsabiliti directe n domeniile / compartimentele auditate. 6.3.2. Auditorii ndeplinesc urmtoarele cerine: au studii superioare; au o vechime de minimum doi ani; au cunotine n domeniul managementului calitii; au participat la o instruire iniial (intern sau extern) n domeniul auditului calitii.

PAGINA/DIN PROCEDUR 7 / 11 AUDIT INTERN Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure Cod: PS-8.2.2 Ediia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1 6.4. Planificarea auditurilor interne 6.4.1. Auditurile interne ale calitii sunt efectuate n mod planificat sau ca urmare a schimbrilor importante intervenite n procesele sistemul de management al calitii, ori pentru a urmri aplicarea aciunilor corective stabilite. 6.4.2. n procesul planificrii auditurilor interne, pentru a asigura eficacitatea acestora, sunt luate n considerare urmtoarele elemente importante: personalul i mijloacele pentru aplicarea planului de audit; verificarea n timp util a eficacitii aciunilor corective; stabilirea frecvenei auditurilor interne n funcie de: a. natura i importanta activitilor desfurate n universitate; b. evaluarea riscului de apariie a neconformitilor, pe baza experienei anterioare; c. posibilitatea modificrii frecvenei auditurilor n funcie de modificrile intervenite n desfurarea proceselor SMC; d. necesitatea auditrii SMC n ansamblu sau a elementelor acestuia n mai multe etape etc. 6.4.3. La sfritul anului universitar directorul calitate ntocmete Programul auditurilor interne, cod: F-8.2.2-02 pe care-l prezint spre aprobare rectorului. 6.4.4. n programarea auditurilor interne ale SMC pot fi utilizate simboluri grafice adecvate pentru reprezentarea unor audituri suplimentare n urmtoarele situaii, dup caz: atunci cnd au avut loc modificri importante ale proceselor sistemului de management al calitii universitii; naintea unor audituri externe ale SMC universitii; atunci cnd neconformitile SMC ar genera nencredere n ceea ce privete calitatea activitilor didactice etc. 6.4.5. Programele noi de studii ct i Programele de studii existente, pentru studiile universitare de licen i masterat sunt auditate n conformitate Regulamentul privitor la iniierea, aprobarea, monitorizarea i evaluarea periodic a programelor de studii, rezultatele evalurii fiind consemnate n Fi de evaluare a programului de studii universitare de licen, respectiv Fi de evaluare a programului de studii universitare de masterat.

6.5. Activiti pentru pregtirea auditului intern 6.5.1. Stabilirea echipei de audit i a auditorului ef. Echipa de audit este propus de DC i aprobat de REC, Decizie de numire a echipei de audit intern a SMC, cod: F-8.2.2-03. De regul, rolul de auditor ef l are: - directorul calitate, pentru activitile de audit la nivel de universitate, - prodecanul didactic, responsabil cu asigurarea calitii, la nivel de facultate, - adjunctul efului de catedr, responsabil cu asigurarea calitii, la nivel de catedr, - contabilul, responsabil cu asigurarea calitii, n compartimentul financiar-contabil care stabilesc echipa de audit, n funcie de obiectivele auditului i de zona auditat. 6.5.2. Elaborarea Planului de audit, cod: F-8.2.2-04, care conine cel puin urmtoarele elemente: - Stabilirea documentelor de referin pentru efectuarea auditului SMC i analiza acestora, inclusiv a procedurilor aplicabile; - Verificarea implementrii i eficienei aciunilor corective iniiate de auditat, urmare constatrilor fcute cu prilejul auditului intern desfurat anterior n compartimentul respectiv;

PAGINA/DIN PROCEDUR 8 / 11 AUDIT INTERN Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure Cod: PS-8.2.2 Ediia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1 - ntiinarea compartimentului auditat cu 5 zile nainte de nceperea auditului, transmindu-se un exemplar al planului de audit conducerii acestuia.

6.6. Efectuarea auditurilor interne 6.6.1. Etapele auditului. Efectuarea auditurilor interne ale SMC universitii presupune parcurgerea a trei etape: 1. edina de deschidere a auditului; 2. Auditarea propriu-zis a SMC; 3. edina de ncheiere a auditului. 6.6.2. edina de deschidere a auditului. Obiectivele edinei de deschidere a auditului sunt: prezentarea membrilor echipei de audit conducerii universitii; prezentarea obiectivelor i a domeniul auditului, inclusiv a documentelor de referin utilizate; prezentarea metodelor i procedurilor care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului; confirmarea datei la care va avea loc edina de ncheiere precum i reuniunile intermediare ale echipei de audit cu conducerea compartimentului auditat; clarificarea detaliilor planului de audit. 6.6.3. Auditarea propriu - zis a SMC Modul de obinere a dovezilor: - obinerea dovezilor prin chestionarea personalului, examinarea documentelor i prin observarea direct a desfurrii activitilor n domeniul auditat; - informaiile obinute pe parcursul desfurrii auditului se verific prin compararea lor cu informaiile provenind din alte surse, ca de exemplu cele obinute urmare evalurii satisfaciei clienilor (studenilor, cursanilor); - dac obiectivele auditului nu pot fi realizate, auditorul ef prezint conducerii compartimentului auditat motivele, pentru stabilirea msurilor necesare. Observaiile auditorilor: - toate observaiile din timpul auditului sunt documentate; - dup auditarea tuturor activitilor, echipa de audit analizeaz toate observaiile pentru a stabili care din ele vor fi raportate ca neconformiti; - neconformitile sunt documentate clar i concis prin completarea Raportului de neconformitate, cod: F-8.2.2-06, i demonstrate pe baza unor dovezi obiective. Ele sunt identificate n raport cu cerinele specificate n documentele de referin ale auditului. 6.6.4. edina de ncheiere a auditului edina de ncheiere a auditului are loc nainte de elaborarea raportului de audit. La aceast edin particip i responsabilii compartimentelor auditate. Obiectivul principal al acestei edine este de a prezenta conducerii compartimentului auditat, constatrile echipei de audit, astfel nct aceasta s neleag n mod clar concluziile auditului cu privire la eficacitatea sistemului de management al calitii n realizarea obiectivelor. 6.7. Raportul de audit intern 6.7.1. Raportul de audit intern, cod: F-8.2.2-07 este ntocmit de auditorul ef, care rspunde pentru corectitudinea acestuia. 6.7.2. Raportul de audit conine aprecierea echipei de audit cu privire la conformitatea sistemului de management al calitii din zona auditat cu cerinele specificate i cu documentaia aferent, fiind semnat de auditorul ef. NOT: La raportul de audit se anexeaz toate rapoartele referitoare la neconformitile constatate n timpul auditului.

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

PROCEDUR AUDIT INTERN Cod: PS-8.2.2 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

9 / 11

Exemplar nr: 1

6.8. Finalizarea auditurilor interne 6.8.1. Auditul se consider ncheiat atunci cnd raportul de audit este difuzat, de ctre auditorul ef, pe baza listei de difuzare (coninut n raportul de audit). 5.9. Activiti post - audit 6.9.1. Conducerea compartimentului auditat, lund n considerare constatrile (neconformiti i observaii) menionate n raportul de audit i n rapoartele de neconformiti, iniiaz i implementeaz aciunile corective/ preventive necesare pentru a elimina neconformitile i/sau cauzele acestora. 6.9.2 Auditatul transmite rapoartele de neconformiti completate cu aciunile corective stabilite, directorului calitate, n maximum 15 zile de la primirea raportului de audit, pentru ca aceste aciuni s fie evaluate de auditorul ef. 6.9.3. Aciunile corective/preventive iniiate sunt verificate, de regul, cu prilejul urmtorului audit programat pentru compartimentul respectiv. Dac se consider necesar, poate fi efectuat un audit de urmrire (neprogramat), pentru a verifica aciunile corective/preventive iniiate de auditat. 6.9.4. n cadrul auditului de verificare a aplicrii aciunilor corective/ preventive se nchide dosarul de audit i se consemneaz implementarea i eficacitatea acestor aciuni n rubrica corespunztoare a rapoartelor de neconformiti iniiale. 6.9.5. n cazul n care aciunile corective nu au fost implementate, se stabilesc noi msuri i termene de aplicare, cu acordul reprezentantului conducerii pentru SMC i se planific un nou audit intern. 7. RESPONSABILITI 7.1. Rectorul are urmtoarele responsabiliti: a) Aprob Lista auditorilor interni, cod: F.8.2.2.-01; b) Emite Decizia de numire a echipei de audit intern a SMC cod: F.8.2.2.-03, b) Dispune efectuarea de audituri neplanificate n cazul modificrii unor dispoziii cu privire la sistemul de management al calitii facultii, ca urmare a formulrii unor noi cerine de ctre CNMCIS sau de ctre clienii interni i externi; c) Asigur resursele necesare pentru efectuarea auditurilor interne; d) Asigur independena auditorilor; e) Aprob Programul auditurilor interne, cod: F-8.2.2-02. 7.2. Directorul Calitate a) ntocmete Lista auditorilor interni, cod: F.8.2.2.-01; b) Stabilete auditorul ef i echipa de audit; c) Comunic verbal efilor compartimentelor auditate data auditului, cu cinci zile nainte de desfurarea acestuia; d) ine la zi evidena auditurilor planificate, realizate i neplanificate; e) Urmrete realizarea auditurilor interne planificate; f) Organizeaz efectuarea auditurilor neplanificate, decise de conducerea universitii; g) Elaboreaz Programul auditurilor interne, cod: F-8.2.2-02; h) Asigur nregistrarea, difuzarea i pstrarea documentelor elaborate cu prilejul auditului intern (dosarul de audit); i) Definete obiectivele auditului intern;

PAGINA/DIN PROCEDUR 10 / 11 AUDIT INTERN Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure Cod: PS-8.2.2 Ediia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1 j) Urmrete realizarea aciunilor post-audit; k) Prezint conducerii universitii (n raportul semestrial i ori de cte ori consider necesar) constatrile rezultate, urmare auditurilor efectuate, precum i stadiul implementrii aciunilor corective/ preventive iniiate de auditat; l) Asigur instruirea auditorilor interni.

7.3. Referentul calitate a) Pstreaz nregistrrile generate de procedur. 7.4. Auditorul ef a) Asigur pregtirea Planului de audit, cod: F-8.2.2-04 i a Chestionarului de audit, cod: F-8.2.2-05; b) Rspunde de desfurarea auditului intern n toate fazele sale; c) Semnaleaz conducerii compartimentului auditat orice obstacol major ntlnit pe parcursul desfurrii auditului; d) Conduce edinele de deschidere i ncheiere ale auditului; e) ntocmete Raportul de audit intern, cod: F-8.2.2.2-07; f) Completeaz dosarul de audit i l pred directorului calitate. 7.5. Auditorul a) Particip la pregtirea auditului i ndeplinete eficient sarcinile care i-au fost ncredinate; b) Consemneaz observaiile sale, formulate n timpul auditului; c) Coopereaz cu auditorul ef i l ajut n ndeplinirea obiectivelor auditului; d) D dovad de obiectivitate n desfurarea auditului. 7.6. Conducerea compartimentului auditat a) Informeaz personalul cu privire la obiectul i scopul auditului; b) Desemneaz persoana care va nsoi echipa de audit; c) Pune la dispoziia echipei de audit toate mijloacele necesare pentru a asigura desfurarea corespunztoare a auditului; d) Permite accesul, la cererea auditorilor, n zonele care furnizeaz dovezi cu privire la desfurarea activitilor care fac obiectul auditului; e) Coopereaz cu auditorii n vederea atingerii obiectivelor auditului; f) Iniiaz i implementeaz aciuni corective/ preventive, n timp util, pe baza raportului de audit.

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

PROCEDUR AUDIT INTERN Cod: PS-8.2.2 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

11 / 11

Exemplar nr: 1

8. NREGISTRRI nregistrarea F-8.2.2-01 F-8.2.2-02 F-8.2.2-03 F-8.2.2-04 F-8.2.2-05 F-8.2.2-06 F-8.2.2-07 R-8.2.2-01 ntocmete DC, REC DC, REC REC A A AU A RC Pstreaz Respons. Durata RC valabilitate RC RC RC RC RC RC RC valabilitate 1 an 1 an 1 an 1 an 1 an valabilitate Arhiveaz Respons. Durata RC 3 ani RC RC RC RC RC RC RC 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani Distruge Arhiva Arhiva Arhiva Arhiva Arhiva Arhiva Arhiva Arhiva

9. DOCUMENTE DE LEGTUR Cod document F-8.2.2-01 F-8.2.2-02 F-8.2.2-03 F-8.2.2-04 F-8.2.2-05 F-8.2.2-06 F-8.2.2-07 R-8.2.2-01 Denumire document Lista auditorilor interni Program audituri interne Decizie de numire a echipei de audit intern a SMC Plan de audit Chestionar de audit SMC Raport de neconformitate Raport de audit intern Registru de eviden audit intern al SMC

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

ANEX PROCEDUR Cod: F-8.2.2-01 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

1 / 1 Exemplar nr:

Aprobat, Rector

LISTA AUDITORILOR INTERNI AI SMC din UNIVERSITATEA PETRU MAIOR din Trgu-Mure

Nr. crt.

Nume, prenume

Certificare Titlul competene Facultatea/ didactic/ de auditor Profesia, Compartimentul intern al specialitatea SMC

Observaii

Elaborat DC: Nume : Data:

Verificat RMC: Nume : Data:

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

ANEX PROCEDUR Cod: F-8.2.2-02 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

1 / 1 Exemplar nr: Aprobat, RECTOR

PROGRAM AUDITURI INTERNE

Nr. crt. COMPARTIMENT AUDITAT

LUNILE ANULUI
Ian Feb Mar Apr Mai Iun Iul Aug Sep Oct Noi Dec

Observaii

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Legenda:

Audit planificat

Audit efectuat

Aciuni corective propuse

Aciuni corective introduse

Aciuni corective verificate i eficiente

ntocmit, DC

Data:

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

ANEX PROCEDUR Cod: F-8.2.2-03 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

1 / 1 Exemplar nr:

DECIZIE Nr. ... din. privind numirea membrilor Echipei de audit al SMC n vederea efecturii auditului intern al SMC la Facultatea/Departamentul............................. Conform Programului anual de audit al SMC... Rectorul decide: Art. 1. Colectivul echipei de audit intern al calitii: 1. Auditor ef : ... ............................................... ..., 2. Membru: ... ..................................................... ..., 3. Membru: ... ..................................................... ..., Art.2. Auditorul ef are responsabilitatea coordonrii activitilor de audit al SMC: Propune membrii Echipei de audit din Lista de auditori interni ai SMC, conform formular cod F-8.2.2-01, (persoanele desemnate trebuie s fie independente de activitatea auditat pentru a putea evalua obiectiv) i dup obinerea deciziei de numire a Echipei de audit, repartizeaz responsabilitilor membrilor Echipei de audit; Elaboreaz Planul de audit intern al SMC, conform formular F-8.2.2-04; Analizeaz documentaia existent referitoare SMC din compartimentul auditat pentru a determina dac aceasta este adecvat i rspunde de colectarea dovezilor de audit; Pregtete i prezint Raportul de audit intern al SMC, cod F-8.2.2-07; Verific ndeplinirea aciunilor corective; Asigur condiiile de monitorizare, analiz i mbuntire a programelor de audit.

Art.3. Auditorii sunt responsabili pentru: Conformarea cu condiiile aplicabile auditului; Realizarea efectiv i eficient a sarcinilor ce le revin din Planul de audit; Cooperarea cu auditorul ef i raportarea rezultatelor auditului; Participarea la completarea Chestionarelor de audit intern al SMC, cod: F-8.2.2-05, a Rapoartelor de aciuni corective, alte formulare necesare pentru documentarea dovezilor de susinere a concluziilor la care s-a ajuns n procesul de auditare a SMC; Dezvoltarea, meninerea i mbuntirea competenei de auditor prin pregtire profesional continu i prin participri regulate la audituri ale SMC.

Rector,

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

ANEX PROCEDUR Cod: F-8.2.2-04 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

1 / 1 Exemplar nr:

PLAN DE AUDIT
1. Compartimentul auditat: 2. Tipul auditului: F Audit programat F Audit neprogramat

Nr. Data:

F Audit de urmrire

3. Obiectivul auditului: 4. Documente de referin: SR EN ISO 9001:2001 Documentaia SMC aplicabil auditatului

5. Echipa de audit: Funcia 1. Auditor ef 2. Auditor 3. Auditor Funcia 1. .................................... Nume ............................................. .............................................. .............................................. Nume .............................................. Semntura ........................................ ........................................ ........................................ Semntura ........................................ ........................................

6. Reprezentanii compartimentului auditat:

2. ..................................... ..............................................

Data edinei de deschidere a auditului cu conducerea universitii i cu efii compartimentelor auditate .................................. locul ........................................................... 7. Program de desfurare audit: Entitate organizatoric Data Ora Proces / activitate auditat Elem. SMC Auditor

Data edinei de ncheiere a auditului cu conducerea universitii i cu efii compartimentelor auditate .................................. locul ..................................... 8. ntocmit, Auditor ef ............................................ Reprezentantul auditatului, .....................................................................................

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

ANEX PROCEDUR Cod: F-8.2.2-05 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

1 / 1 Exemplar nr: 1

CHESTIONAR DE AUDIT INTERN

AUDIT DE SISTEM CONFORM SR EN ISO 9001:2001 RE: Rezultatul Evalurii: 1 = ndeplinit; 2 = observaie; 3 = neconformitate (minor, major); 4 = neconformitate critic; NA = neaplicabil ObservaCerin standard Verificri / ntrebri Documente examinate ii

RE

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

ANEX PROCEDUR Cod: F-8.2.2-06 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

1 / 1 Exemplar nr:

RAPORT DE NECONFORMITATE LA AUDIT Cerina/Documentaia SMC: Document de referin: Clauz/paragraf:

Nr. Data :

Entitate organizatoric/proces/ activitate auditat: 1. Auditor ef 2. Auditor 3. Auditor Neconformitate/observaie: Auditori

Conductor auditat/proprietar proces:

Participani din partea auditatului: 1 2

Auditor ............................ Cauze:

Data ..............................

Auditor ef / Auditat

Aciuni corective propuse:

Termen pentru aciuni corective....................convenit cu.......................................... Auditor ef .............................. Verificarea aciunilor corective: Data ................ ef compartiment auditat .........................................

Auditor ef

1. Este necesar un audit de urmrire ? 2. Aciunile corective sunt eficace ?

Da Da

Nu Nu

Motiv:

RAC ............................

Data ..............................

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

ANEX PROCEDUR Cod: F-8.2.2-07 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

1 / 1 Exemplar nr:

RAPORT DE AUDIT INTERN

Nr. ..... / Data...... 1. Obiectivul auditului: 2. Compartiment auditat: 3. Entitatea organizatoric: 4. Procesul/activitatea auditat: 5. Planul de audit nr. 6. Documente de referin: 7. Participani: Echipa de audit : 1. 2. Semntura....... Semntura....... Reprezentanii auditatului: 1. 2. Semntura....... Semntura.......

8. Durata auditului i perioada: 9. Concluzia echipei de audit: Nr. raport de Cerina/ neconformitate Documentul SMC Descrierea neconformitii

10. Anexe: 11. Lista de difuzare: Ex. 1: Ex. 2: 12. ntocmit:

Universitatea Petru Maior din Trgu-Mure

ANEX PROCEDUR Cod: R-8.2.2-01 Ediia: 1 / Revizia: 0

PAGINA/DIN

1 / 1 Exemplar nr:

REGISTRU DE EVIDEN AUDIT INTERN AL SMC anul ...........

Nr. Plan de audit

Data

Tip audit

Compartiment auditat

Auditor ef

Nr. Raport de audit

Nr. Raport de neconformitate/ observaii