Tehnici Eficiente de Recrutare si Selectie

Curs Online

J'Info Training 2012

Toate drepturile rezervate. Nicio parte a acestui produs nu poate fi reprodusa, distribuita, transmisa in orice fel de format (fotocopiere, inregistrare, fotografiere sau prin alte metode), fara acordul scris al JInfo Training.
JInfo Training www.jinfotraining.ro

Descriere Generala

Scopul cursului Acest curs se adreseaza tuturor managerilor implicai in procesul de recrutare, care doresc sa stapaneasca tehnicile de selectie pentru a atrage si retine talentele in companie, persoanelor care doresc sa profeseze in domeniul recrutarii de personal sau care au preluat de curand responsabilitati in cadrul departamentelor de recrutare. Acest curs are ca scop imbogatirea cunostintelor teoretice in domeniul Resurselor Umane dar si aplicarea acestora prin exercitii practice, studii de caz si vizualizarea materialelor video. La finalul acestui curs veti dobandi competente referitoare la: analiza nevoii de recrutare planificarea recrutarii in functie de necesitate stabilirea surselor de recrutare recrutarea interna stabilirea criteriilor de selectie si a metodelor de verificare a competentelor organizarea si desfasurarea interviurilor de selectie procesul decizional redactarea si comunicarea ofertei de angajare integrarea noului angajat in companie

Va dorim succes si mult spor!

JInfo Training www.jinfotraining.ro

Modul 1 Procesul de Recrutare si Selectie

Ce este activitatea de recrutare si selectie?

Intr-o organizatie pot interveni, la un moment dat, schimbari de personal precum: unii angajati parasesc organizatia (concediere, demisie), altii sunt promovati, detasati sau transferati. Toate aceste modificari creeaza posturi vacante si un necesar de persoane competente care sa ocupe aceste posturi. In plus, in cazul in care activitatea organizatiei se extinde (lansarea unui nou produs, achizitionarea unui nou cont sau client, deschiderea unui nou magazin etc.), va fi nevoie de un numar suplimentar de angajati. Recrutarea este procesul de cautare si atragere in organizatie a persoanelor potrivite pentru ocuparea posturilor vacante. Acest proces presupune cunoasterea numarului de posturi vacante, natura si cerintele acestora si competentele necesare indeplinirii sarcinilor. Selectia presupune alegerea persoanelor care vor primi oferta de angajare, dintre candidatii recrutati. Eficienta acesteia depinde de eficienta activitatii de recrutare care trebuie sa ofere un numar mediu de optiuni viabile. Grupul recrutat (short list-ul) nu trebuie sa fie prea mare pentru a nu aglomera procesul de selectie.

Actorii in procesul de recrutare si selectie

In activitatea de recrutare intervin atat departamentul de resurse umane cat si managerul direct sau chiar managerul general. Intre acestia trebuie sa existe o foarte buna comunicare si colaborare, deoarece pot exista pareri diferite referitoare la candidatul ideal. Managerul de linie va urmari sa identifice calitatile tehnice, acele competente care pot face angajatul foarte productiv. In schimb recrutorul se poate axa mai degraba pe motivatia candidatului, calitatile sociale si disponibilitatea sa. In acest caz se recomanda cultivarea increderii intre cei care recruteaza si utilizarea unui instrument de recrutare care sa surprinda atat soft skills cat si hard skills. Este foarte important ca recrutorul sa inteleaga exact ce urmeaza sa faca viitorul angajat si sa isi formeze o imagine cat mai clara a profilului candidatului dorit de managerul direct.

JInfo Training www.jinfotraining.ro

Etape in procesul de recrutare si selectie

Fig. 1 Recrutarea si selectia de personal

JInfo Training www.jinfotraining.ro

Modul 2 Analiza nevoii de personal

Procesul de recrutare si selectie este initiat in momentul in care nevoile de personal depasesc oferta interna de angajati (ca numar sau competente). Pentru a pregati in mod eficient procesul de recrutare, este necesar sa se estimeze ce nevoi de personal vor exista in viitorul apropiat. In previzionarea nevoii de personal se urmaresc schimbarile ce intervin in cariera angajatilor, necesitatea promovarii unora dintre ei si decizia altora de a pleca din firma. Alte motive pentru care poate aparea necesitatea de angajare de personal pot fi relocarea sediului/filialelor sau dezvoltatea acestora, dezvoltarea liniilor de business si reorganizari. Planificarea resurselor umane se refera la ajustarea numarului de intrari si iesiri de personal din organizatie in asa fel incat numarul de angajati din firma sa ramana egal cu cel necesar desfasurarii in bune conditii a activitatii (vezi handout Workforce Planning). Identificarea corecta a nevoii de recrutare este unul dintre avantajele unei planificari eficiente a resurselor umane. Analiza Postului Pentru a realiza corect o analiza a nevoilor de recrutare este necesar sa ne punem intrebari referitoare la volumul de munca estimat, la structura actuala a departamentelor si modificarile ce pot interveni, impactul postului si constrangerile bugetare, competentele neacoperite in prezent, modalitati de acoperire a acestor nevoi. Odata stabilita nevoia concreta de recrutare, aceasta trebuie definita in termeni concreti pentru a putea fi utilizata in procesul de recrutare. Cand in companie se sesizeaza necesitatea unui nou post trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte: -

Elemente esentiale in analiza nevoii de personal

JInfo Training

obiectivele postului vizat indeplinirea acestor obiective in prezent tipul postului (permanent sau pentru o perioada determinata) perioada de proba modificarile ce vor interveni in companie in urma creerii postului complexitatea sarcinilor pentru post costurile impuse unde gasim angajatul potrivit (care sa detina competentele necesare indeplinirii sarcinilor) riscul cel mai mare in cazul in care postul nu se infiinteaza/nu se ocupa

5
www.jinfotraining.ro

In cadrul procesului de recrutare si selectie, analiza postului, precum si evaluarea candidatilor se realizeaza in functie de un set de competente pe care viitorul angajat pe un anumit post trebuie sa le posede, pentru a fi considerat performant. O competenta are o serie de elemente-cheie care, odata identificate, pot fi evaluate mai usor. CUNOSTINTE = ce stie candidatul la nivel rational (ex. cunostinte financiare, de IT, de vanzari, de negociere, de resurse umane etc.) Definirea competentei ABILITATI = ce poate face candidatul, ce dexteritati are (ex. deprinderi PC, de conducere a masinii etc.) ATITUDINE = ce vrea candidatul sa faca in directia respectiva ALTE CARACTERISTICI = ex. potrivire cu organizatia, acceptarea lucrului peste program etc.

JInfo Training www.jinfotraining.ro

Modul 3 Etapele recrutarii si selectiei de personal

Procesul de recrutare si selectie trebuie organizat in mod riguros, indiferent de marimea sau complexitatea organizatiei. Cu cat planul de recrutare si selectie este mai bine elaborat si implementat, cu atat procesul va fi mai eficient Mai jos sunt enumerate etapele unui astfel de proces : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Analiza postului Stabilirea competentelor specifice Stabilirea metodelor de recrutare si selectie (teste, interviuri, Assessment Center etc). Recrutare interna sau externa? Redactarea si publicarea anuntului de recrutare Primirea si selectia CV-urilor Anuntarea si sustinerea testelor (daca este cazul) Anuntarea si sustinerea interviurilor Luarea deciziei de angajare si ofertarea Negocierea salariului Acceptarea / respingerea ofertei de catre candidati Integrarea in organizatie

Etape in procesul de recrutare si selectie

Procedura de recrutare nu se initiaza automat ci este necesara anticiparea nevoilor de recrutare. Aceasta etapa presupune analiza sarcinilor viitorului post, daca acesta este necesar sau daca responsabilitatile postului pot fi impartite la posturile deja existente. Analiza postului In urmatoarea etapa vorbim despre analiza postului. Fie ca este un post nou creat sau un post mai vechi este necesara o analiza amanuntita a responsabilitatilor aferente acestuia si a caracteristicilor necesare persoanei care va ocupa acel post vacant. Astfel trebuie urmarite calitati, experienta, calificari si studii absolvite, data de incepere a activitatii, caracteristicile specifice postului. Astfel se urmareste o compatibilitate intre post si candidatul recrutat/selectat. Cu cat postul vacant este mai detaliat descris cu atat se va sti mai bine care este profilul candidatului de recrutat. De analiza postului (in urma careia se intocmeste fisa postului) depinde succesul recrutarii si al selectiei.

JInfo Training www.jinfotraining.ro

Fisa postului

Fisa postului ofera si candidatului un reper, stie care ii sunt responsabilitatile, sarcinile, standardele de performanta, pozitia pe linia ierarhica, conditiiile si programul de lucru, specificatiile postului, beneficii si forma de recompensare. Fisa postului este un document deosebit de important pentru activitatea departamentului de resurse umane dar si pentru functionarea eficienta a oricarei companii. Acesta furnizeaza informatii despre responsabilitati ce ii revin titularului postului, standarde de performanta, modalitati de recompense, caracteristici necesare angajatului, condii de munca. Pe piata exista modele de fise de post pentru o varietate de pozitii. Acestea pot fi extrem de utile, mai ales in momentul in care postul pentru care se recruteaza este abia creat. Totusi, desi modelele pot fi o foarte buna sursa de inspiratie, acestea trebuie adaptate in functie de specificul domeniului de activitate si al organizatiei. Foarte important este si momentul in care se demareaza activitatea de recrutare. Trebuie gasit acel moment optim, care depinde de tipul si de numarul de angajati cautati. Pentru un singur post recrutarea si selectia poate dura si 2 luni, iar pentru un post managerial poate dura si mai mult.

Anuntul de recrutare

Anuntul de recrutare are ca scop gasirea cat mai multor candidati corespunzatori si de aceea este foarte important ca inainte de a-l redacta sa cunoastem profilul angajatului dorit. Trebuie sa aveti in vedere si modalitatea de promovare a anuntului, pentru a fi sigur ca acesta se va adresa persoanelor potrivite. Anuntul de recrutare este considerat un instrument de marketing pentru compania angajatoare, asadar il putem asocia cu o reclama la un produs. Diferenta este ca la anuntul de recrutare trebuie sa ne asiguram ca e conceput astfel incat din el sa se inteleaga realitatile postului vacant si sa atraga doar persoanele potrivite. Postul vacant trebuie vandut, dar anuntul trebuie sa ofere in acelasi timp si o imagine credibila si corecta a acestuia. De asemenea, in afara de responsabilitati, este recomandat sa se introduca si avantajele reale ale postului. Incercarile de a recruta cu ajutorul unui anunt infrumusetat nu aduc decat insatisfactii recrutorilor, pentru ca cel mai probabil vor fi atrasi candidati nepotriviti care vor consuma atat resurse de timp cat si resurse materiale. De asemenea se pot produce insatisfactii si la nivelul candidatilor selectati iar acest fapt duce la cresterea fluctuatiei de personal. Prin informarea corecta este

JInfo Training www.jinfotraining.ro

incurajata autoselectia. Astfel cei care intra in contact cu anuntul de recrutare decid in privinta interesului si pregatirii pe care le au pentru job-ul respectiv.

Surse de recrutare

In ceea ce priveste sursele de recrutare este necesara stabilirea unei strategii de recrutare care sa evidentieze nivelul la care se va desfasura recrutarea local, regional, national etc. Sursele de recrutare difera ca eficienta de la companie la companie. Fiecare trebuie sa identifice sursa de recrutare cea mai potrivita segmentului sau de activitate, de marime, de localizare, buget sau natura posturilor vacante. Avem posibilitatea sa alegem intre sursele interne si sursele externe de recrutare. Sursele interne presupun repartizarea angajatilor existenti prin transfer, promovare sau retrogradare. Dar acest lucru presupune cunoasterea potentialului angajatilor si punctelor forte/slabe ale acestora. De aceea este necesara o evaluare a performantelor. Utilizarea surselor de recrutare interne motiveaza angajatii sa devina performanti pentru a putea fi promovati. Un alt avantaj al recrutarii interne este acela ca fluctuatia de personal scade si creste retentia angajatilor in companie, pe o perioada mai lunga de timp. De asemenea recrutand din interior, se face o investitie in resursele umane ale organizatiei. Sursele interne de recrutare scad riscul de a gresi in decizia de angajare, deoarece persoanele selectate pentru posturile vacante pot deja cunoscute de recrutor. Exista si dezavantaje in sursele de recrutare interna. Angajatii pot fi promovati pana ajung sa fie pozitionati pe un post pentru care nu mai sunt competenti (Principiul lui Peter). De asemenea se poate crea si tensiune intre angajati, fiecare dintre ei luptand pentru a-si arata performantele. Astfel lucrul in echipa si colaborarea in vederea atingerii aceluiasi scop comun scopul companiei, pot deveni deficitare. In astfel de situatii angajatii pot fi demoralizati, epuizati si lipsiti de motivatie. Pentru a eficientiza recrutarea din interior este recomandata realizarea programelor de dezvoltare a personalului care permite elaborarea unor criterii concrete de evaluare si promovare.

Surse interne

Avantaje si dezavantaje ale surselor interne

JInfo Training www.jinfotraining.ro

In momentul in care apare un post vacant in companie si dorim sa realizam si o recrutare interna trebuie respectate anumite reguli: angajatii trebuie informati depre unui post vacant existent in firma din care fac parte; oferta de angajare trebuie prezentata intai in interior si apoi se realizeaza recrutarea externa; criteriile de promovare/transfer trebuie comunicate posibililor candidati pe post. In momentul in care pleaca din companie angajati care nu pot fi inlocuiti se apeleaza la sursele de recrutare externe. Dar acesta nu este singurul motiv pentru care se foloseste recrutarea externa. Se mai foloseste in cazul in care o companie se dezvolta repede sau cand este nevoie de angajati cu o anumita calificare sau specializare. Desi este mai dificila decat recrutarea interna ofera mai multe optiuni pentru alegerea candidatului potrivit. Principalul avantaj al acesteia este ca un angajat nou poate veni cu un suflu nou si idei creative usor de implemantat. De cele mai mult ori acesta nu mai are nevoie de instruire amanuntita, asa cum ar avea nevoie un angajat intern dar fara experienta pe post, fapt ce ar duce la reducerea costurilor de instruire si pregatire. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Candidatura spontana (candidatul isi depune CV-ul din proprie initiativa) Referinte ale angajatilor / Recomandari Agentii de recrutare din tara sau din strainatate Site-uri specializate de job-uri (www.ejobs.ro, www.bestjobs.ro etc). Site-uri de socializare (www.linkedin.com, www.facebook.com, www.xing.com, www.viadeo.com etc). Bloguri Grupuri de discutii, forumuri Institutii de invatamant Presa online sau tiparita de specialitate Anunturi de angajare la mica publicitate Networking (retea proprie de contacte profesionale) Targuri de job-uri (ex. Angajatori de Top) Reangajari Candidati anteriori Oficiul fortelor de munca

Surse externe

Exemple

Pentru a confirma eficienta unei surse de recrutare, periodic acestea trebuie evaluate. Se folosesc indicatori precum cost, numarul de candidaturi primite, numarul de candidaturi corespunzatoare, numarul de candidati angajati/sursa etc. Activitatea de sourcing este una complexa, avand in vedere faptul sa tehnologia si preferintele candidatilor evolueaza din ce in ce mai repede. Astfel, exista deja
JInfo Training www.jinfotraining.ro

10

o tendinta catre mediul online, in detrimentul publicatiilor tiparite sau a afiselor. Sursele de recrutare trebuie alese in functie de specificul postului si de bugetul (de timp si de bani) alocat acestei activitati. In urmatoarea etapa, recrutorul trebuie sa analizeze dosarele de candidatura. Aceasta este prima modalitate de triere a candidatilor. Cel mai important in dosarul de candidatura este CV-ul. Acesta reprezinta cartea de vizita a candidatului. Avand in vedere faptul ca din ce in ce mai multe persoane sunt in cautarea unui loc de munca, sansele sa primiti un numar impresionant de CV-uri sunt destul de mari. Astfel, persoana care face evaluarea acestora, trebuie sa isi stabileasca o serie de criterii de evaluare a acestora, care sa ii permita alegerea candidaturilor potrivite in cel mai scurt timp. In caz contrar, analiza CV-urilor poate deveni o activitate care consuma foarte mult timp si care poate prelungi procesul de recrutare. Care sunt aspectele pe care trebuie sa le urmariti la un CV atunci cand faceti recrutare? Desigur, nu e un lucru usor sa iti dai seama ce se ascunde in spatele unui CV, dar un recruiter trebuie sa fie mereu pregatit sa poata construi un portret al candidatului cat mai apropiat de cel real. La un CV trebuie urmarit: aspectul CV-ului daca exista greseli de gramatica, ortografie sau punctuatie continutul acestuia: informatii despre studii, experienta, rezultate obtinute, premii/certificari, traininguri urmate etc. nivelul de experienta a candidatului trebuie sa corespunda cu nivelul solicitat durata ocuparii fiecarui post (mai multe experiente de 1-3 luni pe anumite posturi pot indica o anumita tendinta spre schimbare sau nestatornicie) fotografia trebuie sa fie una profesionala coerenta ideilor raspunsurile la intrebarile de tip mini-interviu (serviciu oferit de anumite site-uri de recrutare) existenta unei scrisori de motivatie aspectul, personalizarea si corectitudinea scrisorii de motivatie

Analiza candidaturilor

Screening-ul CV-urilor

Criterii de evaluare a CV-urilor

JInfo Training www.jinfotraining.ro

11

In general un CV nu trebuie sa contina mai mult de 2 pagini, oricat de vasta ar fi experienta candidatului. Exceptie fac CV-urile din domenii precum cercetarea sau mediul academic. Acestea au formate specifice, in functie de tipul institutiei. Candidatul trebuie sa-si dovedeasca capacitatea de a sintetiza si de a prezenta doar acele informatii cu adevarat importante pentru post. Pe prima pagina trebuie neaparat sa apara datele personale, pentru a fi usor de contactat. Apoi, in ordine acornonlogica trebuie sa apara experienta candidatului si principalele realizari, abilitati si competente care il recomanda pentru respectivul loc de munca. De apreciat sunt acele CV-uri care in care se mentioneaza participarea la cursuri, training-uri, workshop-uri din domeniul de activitate pe care il urmareste. Acest lucru dovedeste preocuparea sa pentru cariera, gradul de motivatie pentru un anumit post si nivelul de pregatire in domeniul respectiv. Analizand dosarul de candidatura (CV, scrisoare de intentie, referinte, anexe etc.) recrutorul poate acorda calificative pentru fiecare dintre criteriile de selectie astfel: supracalificat; corespunde cerintelor postului; corespunde partial; nu corespunde. Astfel se realizeaza trierea candidatilor, proces ce economiseste timp si bani.

Interviul preliminar Dupa analiza dosarelor, candidatii potriviti sunt chemati la un interviu preliminar, prin care se urmareste eliminarea candidatilor nepotriviti sau demotivati. Acest prim interviu poate fi facut si prin intermediul telefonului sau online, in functie de tipul postului. De regula, primul interviu este realizat de catre o persoana din cadrul departamentului de resurse umane (recrutor sau asistent de recrutare). Scopul acestuia este de a verifica anumite criterii considerate esentiale pentru post si de a elimina candidaturile nepotrivite. Exemple de astfel de criterii pot fi: cunoasterea unei limbi straine (iar discutia poate fi purtata in limba respectiva) disponibilitatea candidatului pentru un anumit tip de contract sau pentru o anumita perioada disponibilitatea candidatului de a lucra intr-o anumita locatie (mai ales in cazul relocarilor) capacitatea de a convinge (simulare de vanzare la telefon)
JInfo Training www.jinfotraining.ro

Metode de recrutare

12

asteptari salariale (mai ales in cazul recrutarii unui numar mare de candidati; astfel sunt eliminati cei care nu se incadreaza in grila propusa de angajator)

Testele de selectie Acestea aduc informatii noi care pot completa profilul candidatului. Se pot aplica teste de aptitudini, teste de personalitate, teste de inteligenta etc. Testarea aptitudinilor profesionale se face mai ales cand angajatul nu poseda o experienta relevanta sau studii in domeniul respectiv. Cu toate ca acestea pot oferi informatii importante despre candidat, nu ofera o certitudine a faptului ca respectivul candidat detine aptitudinile respective. De aceea testele de selectie nu inlocuiesc niciodata interviul sau alte metode de recrutare, ci doar le completeaza. De asemenea, se pot folosi baterii de teste de cunostinte, pentru a verifica intro etapa de inceput a procesului cunostintele tehnice, teoretice. Aceste teste sunt de cele mai multe ori eliminatorii si reprezinta o metoda eficienta de a cerne candidatii. Interviul de selectie Dupa testarea competentelor, interviul de selectie presupune analiza atenta a capacitatii candidatului de a se adapta pe post, de a face fata cerintelor, de a indeplini responsabilitatile aferente locului de munca respectiv. Interviul de selectie mai este si o ocazie de a discuta despre disponibilitatea candidatului, de a-l cunoaste ca persoana, de a verifica gradul de compatibilitate cu cultura organizationala, dar si de e evalua gradul de motivatie pentru postul si domeniul respectiv. In plus, interviul are si o functie de marketing, deoarece in timpul acestuia se prezinta compania, postul etc. Impresia pe care o lasa intervievatorul candidatului se va propaga asupra intregii organizatii. Asadar, interviul trebuie sa fie bine organizat, sa aiba loc intr-o sala ordonata, fara a fi intrerupt, iar comportamentul evaluatorului trebuie sa fie ireprosabil. Decizia de selectie Dupa realizarea acestor pasi, recrutorului ii revine responsabilitatea de a lua decizia de selectie. Se alege acel candidat care corespunde cel mai mult profilului angajatului ideal.
JInfo Training www.jinfotraining.ro

13

Un element important este durata timpului de raspuns pentru fiecare candidatura. Feedback-ul trebuie oferit cat mai repede posibil. Astfel, candidatii vor aprecia atentia pentru timpul lor, iar in ceea ce-i priveste pe cei care se regasesc pe short list, ne marim sansele ca ei sa accepte oferta de angajare a companiei noastre. In cazul in care timpul de raspuns este foarte mare (3 saptamani), acestia pot accept oferta unei alte organizatii. Care sunt criteriile dupa care este ales un candidat? Cei mai multi angajatori tin cont in primul rand de experienta si de cunostinte. Astfel elimina cheltuielile legate de formarea noului anagajat. Se mai urmareste si conduita in cariera a respectivului angajat, modalitatea in care a evoluat, istoria acestuia, iar daca e vorba de un post de conducere se urmaresc aptitudinile manageriale care il recomanda pentru un astfel de post. Pe langa aptitudini si calitati relevante pentru post se tine cont si de motivatia candidatului de a ocupa acel loc de munca. Recrutorii vor tinde sa aleaga candidatii pasionati de domeniul lor de activitate, care stiu sa se automotiveze, care isi doresc cu adevarat sa lucreze in acea companie, pe respectivul post. Desigur, motivatia angajatului nu va fi suficienta daca se cauta un candidat cu experienta relevanta in domeniu, iar acesta nu o are. Un angajat motivat dar fara experienta poate fi ales de o firma care e dispusa sa investeasca in formarea sa, bazandu-se pe potentialul acestuia. Desigur, exista si cazuri cand un candidat cu o vasta experienta, competent si disponibil nu este cea mai buna alegere. Pot fi candidati supra-calificati pentru un anumit post. Candidatul Supra-calificat Candidatul supra-calificat este cel care: - are mult mai multa experienta decat este necesara pentru un anumit post - isi seteaza obiective foarte inalte - are asteptari foarte mari din partea organizatiei si a colegilor De ce sa nu alegem un candidat supra-calificat: - desi se arata entuziast fata de noile responsabilitati, in timp va fi demotivat de sarcini care sunt sub nivelul sau de competenta - in general, accepta un post sub nivelul sau deoarece il vede doar ca pe o etapa intermediara, posibilitatea de a umple un gol, un timp mort, iar in momentul in care o noua oportunitate se iveste, o va accepta cu usurinta - dupa un anumit timp va considera ca se plafoneaza si va cauta ceva mai bun - poate avea o atitudine de superioritate fata de colegii de pe aceeasi linie ierarhica, deoarece considera ca este mai bun si ca stie mai multe
JInfo Training www.jinfotraining.ro

14

- poate fi sfidator fata de autoritate (manageri, sefi de departamente) - o persoana cu aspiratii inalte isi va dori sa progreseze, sa presteze servicii din ce in ce mai complexe, sa aiba cat mai multa responsabilitate Desigur, exista si exceptii, cand un candidat supra-calificat chiar cauta un post care sa nu implice foarte multa responsabilitate sau care sa ii permita sa aiba mai mult timp liber etc. De aceea motivatia pentru post si organizatie trebuie analizate cu atentie pe tot parcursul procesului de recrutare. De asemenea, daca in planificarea resurselor umane se constata o nevoie ulterioara de anagajati ce trebuie sa aiba un nivel superior de experienta si anumite competente, putem angaja candidatul supra-calificat, doarece in viitor ii putem oferi oportunitatea de a evolua. In cadrul recrutarii trebuie sa se tina cont foarte mult de principiul Omul potrivit la locul potrivit . Spre deosebire de recrutare, aceasta presupune alegerea candidatului potrivit dintr-un numar de candidati care satisfac cerintele postului. In procesul decizional pot fi implicati, pe langa recrutor sau manager de recrutare si managerul de resurse umane sau viitorul sef direct al noului angajat sau chiar un viitor coleg de departament. Acest lucru eficientizeaza procesul de selectie, iar decizia va fi obiectiva. O greseala de selectie poate atrage dupa sine costuri foarte mari (costuri pentru postarea anuntului de recrutare, timp, resurse materiale, resurse umane, costuri de instruire etc.). Procesul de selectie trebuie sa aduca un plus de valoare companiei facand diferenta dintre un angajat motivat, care munceste avand rezultate foarte bune si un angajat care depune un minim de efort, muncind doar pentru a fi platit. Cu cat este mai complex procesul de recrutare si selectie, cu cat candidatul este supus mai multor probe, cu atat procesul este mai eficient pe termen lung. De aceea, in recrutare exista Regula celor 3. Aceasta se refera la faptul ca fiecare candidat trebuie sa treaca prin cel putin 3 probe, in 3 locatii diferite, cu cel putin 3 evaluatori diferiti. De exemplu, prima proba poate fi un test de cunostinte, intr-o sala de testare; a doua proba un interviu cu recrutorul intr-o sala de reuniuni si a treia proba, interviul final cu managerul de departament in biroul acestuia.

Selectia personalului

Regula celor 3

JInfo Training www.jinfotraining.ro

15

In plus, in luarea deciziei va puteti folosi de 3 strategii, pentru a-l identifica pe cel mai potrivit angajat! 1. Compararea candidatilor recrutati. 2. Compararea fiecarui candidat recrutat cu standardele impuse de postul vacant. 3. Compararea cu un candidat ideal. Pentru anumite pozitii, se pot organiza centre de evaluare (assessment centers). Acestea dureaza de la cateva ore la 2-3 zile, implica participarea mai multor candidati (5-25), iar evaluarea se face de catre o serie de observatori. Candidatii participa la cel putin 3 probe de evaluare (studii de caz, interviu de grup, exercitiu de grup, teste de cunostinte, teste psihometrice etc). Astfel, decizia angajarii are un grad ridicat de obiectivitate, iar procesul de selectie este mult mai eficient. Dupa ce decizia de selectie a fost luata, urmeaza comunicarea acestei decizii catre viitorul angajat. Aceasta trebuie sa contina conditiile agreate de ambele parti. Astfel, intr-o oferta de angajare regasim urmatoarele elemente: postul (denumirea si responsabilitatile acestuia) tipul de contract norma de lucru (norma intreaga sau partiala) tipul de post (conducere sau executie) perioada de proba obiective de indeplinit si indicatori de performanta programul de lucru ziua de incepere a activitatii pachetul salarial si beneficii locul desfasurarii activitatii (birou-adresa, teren) superiorul ierarhic

Comunicarea deciziei de angajare

De regula, oferta de angajare este scrisa si emisa in 2 exemplare : unul pentru viitorul angajat, iar celalalt pentru angajator.

JInfo Training www.jinfotraining.ro

16

Evident, dupa fiecare etapa, fiecare candidat trebuie sa primeasca un feedback, indiferent daca este pozitiv sau nu. Indiferent de numarul de candidaturi, fiecare persoana trebuie sa primeasca cel putin un mesaj in care i se transmite stadiul procesului si daca merge sau nu mai departe. Este nepoliticos sa uitam pur si simplu de candidatii care nu au corespuns criteriilor unui anumit post. De altfel, fostii candidati pot fi una din sursele de recrutare externe sau potentiali clienti ai companiei. Fiecare persoana care aspira la un loc in companie trebuie tratata cu respect chiar daca nu corespunde standardelor acesteia. Procesul de recrutare si selectie poate afecta imaginea companiei, daca nu se desfasoara conform unor strategii si tehnici eficiente. Acest lucru se intampla inca de la publicarea anuntului de recrutare, care in functie de cum este promovat, este vazut de numeroase persoane. Aceste impresii pot influenta potentialii candidati (sau chiar clienti), pierzand astfel oameni valorosi .

JInfo Training www.jinfotraining.ro

17

Modul 4 Tipuri de interviu

Definitie

Interviul de selectie este o conversatie intre cel putin 2 persoane, un angajator si un candidat la angajare, care serveste unor scopuri bine definite ale organizatiei: selectie, evaluare a performantelor, informare. Interviul de selectie este un mijloc de obtinere a unor informatii despre candidati intr-o perioada limitata de timp. Acesta trebuie sa constituie, atat pentru intervievator, cat si pentru candidat, o ocazie de a se cunoaste mai bine. Daca este reusit, acest prim dialog asigura o evaluare completa a celui intervievat; daca esueaza, ramane o simpla discutie intre doi necunoscuti.

Obiectivele Interviului

sa comunicati fiecarui candidat o descriere cat mai exacta a postului vacant sa observati candidatul si sa aprofundati informatiile despre acesta, asa cum reies din dosarul de candidatura sa prezentati cat mai corect dar si atragator compania dumneavoastra, astfel incat candidatul pe care il preferati sa fie convins de avantajele ocuparii unui post in cadrul organizatiei Interviurile pe care le puteti folosi ca recrutor sunt numeroase, important este insa sa cunoasteti fiecare tip, si sa il folositi la momentul potrivit si in situatia potrivita. In functie de structura interviului se pot deosebi interviul structurat, interviul semistructurat si interviul nestructurat. Se caracterizeaza printr-un mare grad de strictete. Daca optati pentru un astfel de dialog, atunci trebuie sa pregatiti in avans o lista de intrebari si sa o respectati. Puteti pregati tipuri de raspunsuri posibile, urmand sa notati in ce categorie se incadreaza raspunsul candidatului. Interviul structurat presupune ca recrutorul sa isi stabileasca bine pasii interviului, fara sa se abata de la ei pe parcursul acestuia. Stabilindu-si o structura isi propune anumite obiective pentru obtinerea unui anumit tip de informatii de la candidat. Mai jos este descrisa structura unui plan de interviu structurat.

Structurat

JInfo Training www.jinfotraining.ro

18

Nestructurat

Interviul nestructurat este acela in care recrutorul nu isi creeaza o structura si conduce interviul in functie de persoana pe care o recruteaza si de experienta acestuia. Informatiile pe care candidatul le furnizeaza sunt suportul discutiilor pentru acest tip de interviu. Pentru acest tip de interviu intervievatorul isi stabileste o lista de posibile subiecte ce urmeaza a fi discutate, pastrandu-si o mare libertate de a se adapta situatiei si candidatului. Abordarea tipica pentru un astfel de interviu este vorbiti-mi despre dumneavoastra. Interviurile nestructurate se bazeaza pe spontaneitate. Atentie! Condus inadecvat, un astfel de interviu poate aluneca in derizoriu. Alegeti acest gen de dialog numai daca aveti experienta ca intervievator.

Semi-structurat

O varianta de mijloc este interviul semistructurat. Intrebarile sunt pregatite in avans si se investigheaza punctele de interes. Intervievatorul isi permite o anume flexibilitate pe parcursul interviului, urmand sa insiste asupra subiectelor care merita o atentie mai speciala.

JInfo Training www.jinfotraining.ro

19

Pentru a fi sigur/a ca obtineti cele mai bune rezultate, realizati o combinatie intre interviul structurat (care faciliteaza schimbul de informatii esentiale) si cel nestructurat, care ofera o anumita libertate in a analiza aspectele de interes. Interviul semistructurat presupune ca interviul sa se desfasoare in functie de obiectivele propuse, de informatiile necesare celui care recruteaza dar permite o anumita mobilitate in cazul in care ies la iveala informatii interesante despre candidat si pot fi un atu pentru acesta. In functie de numarul de intervievatori putem sa ne referim la interviul panel si interviul dublu. Interviul panel este acel tip de interviu care se desfasoara in fata unei comisii cu un numar de 2-20 persoane fiecare avand cate un rol bine definit. Insa un numar prea mare de persoane poate inhiba candidatul si poate cauza confuzii. Avantajul acestui tip de interviu este lipsa subiectivitatii, decizia apartinand intregii comisii si nu doar unei singure persoane. Viitorul angajat in acest mod va cunoaste mai multe persoane din companie, acest fapt ajutandu-l sa-si faca mai usor o impresie despre colectiv si activitatile prestate. In cazul interviului dublu, vorbim despre doi recruteri, reprezentatul departamentului de resurse umane si reprezentantul departamentului in care se afla postul vacant. Spre deosebire de interviul panel acesta are o atmosfera mai amicala, iar candidatul se poate informa atat despre activitatile pe care urmeaza sa le desfasoare cat si despre competentele si aptitudinile necesare. Interviul de grup are la baza ideea de competitie, de concurs cu scopul de a analiza capacitatea de adaptare, de luare a deciziilor si de a masura rolul potrivit intr-o echipa. De cele mai multe ori acest tip de interviu este asociat cu interviul situational. In cazul acestuia, se modeleaza situatiile intalnite cel mai des in cadrul companiei sau pe postul respectiv. Candidatului pus intr-o anumita situatie i se urmaresc acele capacitati sau atitudini necesare, modul de rezolva situatia, timpul de reactie etc. Interviul bazat pe cunostinte de specialitate se foloseste de obicei dupa interviul preliminar cu reprezentatul departamentului de resurse umane. Acesta este tinut de seful direct al noului angajat, sau de catre un specialist din companie. Candidatul va fi testat din punct de vedere al cunostintelor teoretice dar mai ales din punct de vedere al cunostintelor practice, a faptelor concrete pe care le poate desfasura si cu care poate aduce un plus de valoare companiei. Cea mai noua tehnica de intervievare este interviul bazat pe norme de comportament. Avantajul este acela ca nu se folosesc acele intrebari deja cunoscute, specifice oricarui interviu, pe care orice candidat si le poate pregati.

Panel

Dublu

De grup

Bazat pe cunostinte

Comportamental

JInfo Training www.jinfotraining.ro

20

Intrebarile din acest tip de interviu incep cu expresii de tipul Cum ati rezolvat.?, Cum ati procedat..? Cum v-ati comportat? etc. In cadrul interviului comportamental se foloseste tehnica STAR care porneste de la premisa ca un comportament trecut reprezinta o buna predictie pentru un comportament viitor.

Tehnica STAR

JInfo Training www.jinfotraining.ro

21

Orice tip de interviu veti folosi, acesta va primi amprenta dumneavoastra ca recrutor, va deveni original si adaptat necesitatii de a afla informatiile de care aveti nevoie pentru a putea alege cea mai potrivita persoana pentru postul vacant.

Luarea de notite in timpul interviului

Notati ceea ce este cu adevarat relevant pentru post. Terminati de scris notitele referitoare la o intrebare inainte de a adresa o noua intrebare. Notati-va ce va spune candidatul, nu interpretati. Fiti obiectiv/a! Dezvoltati-va propriul sistem schematic de notare. Tineti notitele departe de raza vizuala a candidatului . Evitati sa notati doar aspectele negative. Acest lucru va descuraja candidatul sa ofere mai multe detalii. In timpul interviului recrutorul este ambasadorul propriei organizatii atitudine profesionala, tinuta impecabila. Vorbiti despre organizatie in mod pozitiv, dar realist. Accentuati calitatile, oportunitatile de dezvoltare, beneficiile care va diferentiaza ca organizatie. Asigurati-va ca intervievatul va pleca dorindu-si sa lucreze in organizatia dumneavoastra. Ramaneti pozitiv si profesional chiar daca nu il angajati pe candidat; acesta poate fi/deveni client. Candidatii multumiti reprezinta un instrument de recrutare foarte puternic, prin transmiterea experientei pozitive din organizatia dumneavoastra. Oferiti detalii cat mai generale despre post si organizatie.

Functia de marketing a interviului

Recomandari in conducerea unui interviu respectati planul prestabilit pentru interviu sustineti interviul intr-o sala unde nu veti fi intrerupt/a asigurati-va ca cel care vorbeste mai mult este candidatul ascultati activ concentrati-va pe discutie fiti atent/a la comportamentul non-verbal al candidatului afisati o atitudine pozitiva, entuziasta, suportiva aratati interes fata de ceea ce spune candidatul pastrati controlul pe parcursul interviului

De avut in vedere

JInfo Training www.jinfotraining.ro

22

De evitat

parerile subiective adresarea de intrebari personale (despre situatia familiala, rude, casnicie, religie etc). afisarea unei atitudini de superioritate finalizarea raspunsului in locul candidatului oferirea de informatii despre post la inceputul interviului sugerarea raspunsului dorit din partea candidatului oprirea unui interviu dupa 10 minute, desi incompatibilitatea dintre candidat si post este evidenta.

JInfo Training www.jinfotraining.ro

23

Modul 5 Integrarea noului angajat in companie

De ce este necesar un proces de integrare in organizatie? Pentru ca orice organizatie este un sistem dinamic, alcatuit din persoane cu pricipii si valori diferite, opinii si modalitati de abordare a situatiilor diferite. Pe baza punctelor comune ale acestor persoane dar si a diferentelor prin care se stabilesc limite si reguli se creaza cultura organizationala si specificitatea companiei. Astfel, un proces de integrare in organizatie (de adaptare si acceptare) care esueaza, duce la stres ocupational si astfel, pe termen lung la ineficienta sau la fluctuatie de personal crescuta. In mod firesc procesul de recrutare si selectie este urmat de procesul de integrare in organizatie a noului angajat. Scopul este acela de a-l introduce in cultura organizationala si in politica interna a firmei. Este foarte important ca noul angajat sa ia contact cu realitatea companiei, cu principiile, valorile si procesele acesteia intr-un mod organizat, ajutat de persoanele implicate in procesul de integrare. Recruiter, HR Manager, responsabil contracte de munca Trainer intern Instructor SSM si PSI Supervizor / manager de linie / manager de department Reprezentant al salariatilor / Sef de sindicat Mentor sau buddy In urma procesului de integrare in organizatie se asteapta ca noul angajat sa aiba o atitudine pozitiva fata de intentiile si serviciile companiei in vederea obtinerii unor rezultate performante intr-un timp cat mai scurt. Desigur, si noul angajat are asteptari in perioada de integrare. De cele mai multe ori se asteapta la un mediu de lucru (colegi, line manager, resurse materiale etc.) care sa ii permita atat sa isi expuna capacitatile de a performa cat si dezvoltarea acestora. Desi are aceste asteptari, noul angajat va avea mereu intrebari in ceea ce priveste compatibilitatea sa cu postul si echipa. In acest sens actorii implicati in procesul de integrare intervin, pentru a crea comfortul necesar obtinerii unui sentiment de stabilitate si siguranta. Felul in care primesti un angajat in companie in prima zi de munca, este foarte important pentru certitudinea celui angajat ca a facut o alegere buna, orientandu-se spre firma voastra. Acesta va dobandi o atitudine pozitiva si va
JInfo Training www.jinfotraining.ro

Actorii implicati in procesul de integrare

24

devani entuziasmat inca de la comportamentul deschis al persoanei de la receptie, pana la cunoasterea managerului sau direct si a colegilor cu care va lucra. Un rol important il are Mentorul de Integrare. Acesta stie care sunt responsabilitatile noului venit si, impreuna cu el, hotaraste modalitatea in care va asimila toate cunostintele necesare fiind disponibil sa raspunda eventualelor nelamuriri si neintelegeri. Modalitatile prin care un nou angajat poate fi integrat in organizatie si pe post atat pe baza studiului individual cat si prin coaching, training, vizitarea departamentelor firmei (in functie de posibilitati si functie) in vederea familiarizarii cu aceastea. Integrarea organizationala condusa responsabil duce la scaderea fluctuatiei de personal si mareste retentia angajatilor in companie. De aceea este necesara crearea unui program de integrare organizationala si de orientare. O persoana nou venita are nevoie sa i se faca cunoscute regulile si normele de functionare, modalitatea de indeplinire a sarcinilor care ii revin, intampinand altfel diverse dificultati de adaptare. Adaptarea in cadrul organizatiei De mentionat in cadrul acestui proces, sunt tipurile de adaptare prin care angajatul trebuie sa treaca. Astfel, el trebuie sa se adapteze din punct de vedere social. Procesul de socializare este esential in integrare, pentru ca oamenii sunt fiinte sociale si nu izolate, simtind nevoia de a relationa, de a comunica si a impartasi idei sau rezultate. Echipa in care va lucra si colectivul intregii firme sunt de multe ori o provocare pentru noii angajati. Acestia intalnesc de multe ori bariere impuse intre ei si colegi sau chiar manageri, fapt ce le inhiba deschiderea de a comunica neclaritatile pe care le au. O alta consecinta poate fi sentimentul de excludere, fapt ce poate duce la o lipsa de activitate in echipa, nedeterminandu-si rolul in cadrul acestia. Un angajat nou in companie trebuie sa se adapteze si din punct de vedere profesional. El trebuie sa-si insuseasca practicile specifice postului sau, modalitatile de rezolvare a problemelor si de indeplinire a sarcinilor. Astfel, adaptarea profesionala trebuie facilitata de mentorul de integrare si de ceilalti responsabili implicati in acest proces.

JInfo Training www.jinfotraining.ro

25

Modul 6 Eficacitatea Procesului de Recrutare

Selectia personalului poate fi de multe ori foarte costisitoare, de aceea bugetul trebuie luat in considerare ca factor foarte important. Calcularea costurilor pe categorii de cheltuieli (anuntul de recrutare, cheltuieli papetarie, resurse de timp, resurse umane implicate etc.) ajuta si la controlarea intregului proces de recrutare. O serie de indicatori ne pot ajuta in conturarea bugetului de recrutare, dar si in masurarea eficacitatii acestuia. In fig. 2 sunt descrisi cativa dintre indicatorii de performanta in cadrul procesului de recrutare si selectie. Responsabilul de proces trebuie sa isi selecteze indicatorii relevanti pentru activitatea sa si sa masoare periodic rezultatele obtinute. Astfel se pot identifica anumite tendinte, iar indicatorii pot fi de un real folos in procesul de planificare a resurselor umane. De exemplu, se poate observa ca intr-o anumita perioada din an rata atritiei este mai ridicata. Astfel, in anul urmator se poate prevedea in strategia de recrutare o potentiala nevoie de personal. Folosirea corecta a indicatorilor este o activitate consumatoare de timp, dar trebuie privita mai ales ca o investitie in calitatea procesului de recrutare si selectie si a personalului angajat. Cu cat un astfel de proces este mai riguros si mai transparent, cu atat el va fi mai eficient pe termen lung. In bugetul de recrutare se va tine cont de costurile aferente surselor de recrutare (anunturi, targuri de job-uri, materiale promotionale precum brosuri, fluturasi sau afise), precum si de costurile implicate in construirea brandului de angajator, precum: diverse cheltuieli pentru apartenenta la asociatii de profil, cheltuilei pentru audit in vederea obtinerii anumitor certificate sau premii (ex. Investors in People), evenimente organizate in campusuri universitare, evenimente organizate pentru noii angajati sau potentialii angajati etc.

JInfo Training www.jinfotraining.ro

26

Fig. 2 Indicatori de performanta in recrutare

JInfo Training www.jinfotraining.ro

27