DOCUMENTELE CONTABILE I SISTEMELE DE CONTABILITATE

1. Documentele contabile - suportul fundamentrii i justificrii datelor contabile Una din condiiile fundamentale pentru inerea unei contabiliti corecte este documentarea operaiunilor, adic efectuarea nregistrrilor n contabilitate numai pe baza unor documente justificative. n acest fel, contabilitatea consemneaz o informaie pe care o putem considera ca fiind obiectiv, prin faptul c este reflectat ntr-un nscris verificabil i care este emis, de cele mai multe ori, de persoane din afara compartimentului contabil, crendu-se astfel i posibilitatea unui control suplimentar. ontabilul constat !realitatea perimetrului contabil" prin mijlocirea acestor documente, n lumina regulilor proprii, mai mult sau mai puin rigide i uneori contestabile, i dup trecerea prin filtrul judecii sale. #bligativitatea justificrii fiecrei nregistrri contabile cu documente este prevzut n legea contabilitii. Documentaia const n faptul c orice operaie economic sau financiar cu privire la e$istena i micarea elementelor patrimoniale, pentru a putea fi nregistrat n conturi trebuie consemnat ntrun document care atest nfptuirea ei. %.%. &efiniia, funciile i clasificarea documentelor contabile Documentele contabile sunt acte scrise n care se consemneaz tranzaciile, evenimentele i alte operaii economice, n momentul i de regul la locul efecturii lor, cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii lor i ca suport de nregistrare n contabilitate. Elementele principale pe care trebuie s le conin un document justificativ sunt%' denumirea documentului( numrul documentului i data ntocmirii acestuia( denumirea i sediul unitii care l ntocmete, la care se pot aduga i date privind subunitatea, serviciul, biroul, compartimentul emitent( menionarea prilor care particip la derularea operaiunii pentru care este ntocmit )dac este cazul*( coninutul operaiunii i, dac este cazul, temeiul legal al nfptuirii acesteia( datele cantitative i valorice aferente operaiunii efectuate( numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii, ale persoanelor cu atribuii de control financiar-preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz( coduri pentru prelucrarea automat a datelor( alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate. nscrisurile care stau la baza nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de document justificativ numai n cazul n care furnizeaz toate informaiile prevzute n normele legale n vigoare. +ersonale nsrcinate cu ntocmirea, verificarea, avizarea, contabilizarea documentelor )inclusiv cele care se ocup de contabilitate* trebuie s asigure completarea documentelor cu toate elementele necesare. ,ltfel, cu ocazia diverselor controale la care este supus ntreprinderea )ndeosebi cele fiscale*, e$ist riscul ca operaiunea s fie considerat fr documente legale( consecina acestui fapt este c operaiunea nu mai este recunoscut. ontabilitatea se caracterizeaz prin fundamentarea i justificarea datelor ei pe baz de acte scrise. -ici o operaie economic nu se poate nregistra n contabilitate unei ntreprinderi fr un act scris. +lecnd de la coninutul i destinaia lor, documentele contabile ndeplinesc urmtoarele funcii' a. Funcia de consemnare - potrivit creia orice operaie economic, efectuat n cadrul ntreprinderii, se consemneaz n documente letric i cifric, cantitativ i valoric. b. Funcia de acte justificative - potrivit creia documentele justific nregistrarea n contabilitate a operaiilor economice consemnate n ele.
1

onform Normei metodologice din 14 1! !""4, de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor comune pe economie privind activitatea financiar si contabil )publicat n .. #f. nr. /0bis din 1231%3/114*.

c. Funcia de verificare a activitilor desfurate - potrivit creia documentele asigur urmrirea activitii economico-financiare a ntreprinderii n cele mai mici detalii i efectuarea controlului, privind respectarea disciplinei financiare i fiscale de ctre organele cu atribuiuni n acest sens )organe de control financiar intern, cenzori, inspectori fiscali etc*. d. Funcia de asigurare a integritii patrimoniului - potrivit creia documentele angajeaz drepturi, rspunderi i obligaii n sarcina persoanelor care le-au ntocmit, cu privire la micrile de valori produse n averea ntreprinderii. e. Funcia de calculaie - potrivit creia documentele referitoare la c5eltuielile de producie stau la baza calculrii costului produselor obinute, lucrrilor e$ecutate i serviciilor prestate. f. Funcia juridic - potrivit creia documentele asigur stabilirea drepturilor i obligaiilor bneti ale ntreprinderilor. n cazul unor litigii, lipsuri, fraude etc., documentele contabile stau la baza efecturii eventualelor e$pertize i cercetri ale organelor judiciare. &ocumentele contabile se cla ific! n funcie de mai multe criterii i anume' a. Dup modul de prezentare, documentele contabile pot fi' a1. Formularele tipizate - sunt suporturi de informaii, n care coninutul, forma i formatul sunt prestabilite i imprimate. a!. Formularele netipizate - sunt suporturi de informaii n care coninutul, forma i formatul nu sunt prestabilite i imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea oricrei ntreprinderi, aa cum este cazul documentelor cumulative. b. Dup rolul lor n cadrul sistemului informaional" documentele contabile se clasific n' - #ocumente justificative asigur datele de intrare n sistemul informaional-contabil( - $egistre contabile realizeaz nregistrarea i stocarea datelor n structura proprie contului( - #ocumente contabile de sintez i raportare asigur centralizarea i transmiterea informaiilor ctre utilizatori. c. Dup locul ntocmirii avem' documente interne i documente e$terne d. Dup destinaie putem avea' documente de dispoziie, documente de e$ecuie, documente combinate i documente contabile( e. Dup momentul ntocmirii se identific' documente primare i documente centralizatoare3secundare( f. Dup regimul de tiprire i folosire' documente cu regim special, documente fr regim special sau cu regim uzual i documente cu reglementri e$prese( g. Dup natura sau coninutul operaiilor consemnate , pot fi' documente pentru operaiuni bneti, documente pentru operaiile cu active fi$e, documente pentru operaiile cu stocuri i documente pentru inventariere. %./. &ocumentele justificative - noiune, coninut, ntocmire, prelucrare, verificare i ar5ivare 6egea contabilitii nr. 7/3%88% republicat define#te documentul justificativ astfel' orice operaiune economico%financiar efectuat, se consemneaz n momentul efecturii ei ntr%un document, care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dob&ndind astfel calitatea de document justificativ. oninutul documentelor justificative variaz n funcie de caracterul operaiilor consemnate. n vederea reflectrii clare i complete a operaiilor economice pentru care se ntocmesc, documentele au anumite elemente obligatorii, dintre care unele sunt comune tuturor categoriilor de documente, iar altele sunt specifice. &ocumentele justificative se $ntocme c, de regul la locul de munc n cadrul cruia se produce operaia economic. ntocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate, dup caz, iar completarea se face manual sau cu te5nic de calcul. +entru ntocmirea corect, complet i la timp a documentelor, sunt stabilite reguli de ntocmire i utilizare, aprobate fie prin acte normative, fie prin regulamentele interne de organizare i funcionare a ntreprinderilor. 6a ntocmirea documentelor justificative nu se admit tersturi sau alte operaiuni de acest gen. $ectificarea greelilor n documente se face prin tierea te$tului sau sumei greite cu o linie, n aa fel nct s se poat citi ceea ce a fost greit, apoi se scrie alturat te$tul sau suma corect. orecia fcut se confirm prin semnturile acelorai persoane, care au semnat iniial documentul.

n documentele de cas i de banc )cecuri, c5itane, ordine de plat etc.* nu se admit corecturi. &ac s-au fcut greeli n aceste documente, ele se anuleaz, pstrndu-se n carnetele respective, fr s se detaeze i se ntocmesc apoi alte documente corecte. %relucrarea documentelor este operaia urmtoare, dup ntocmirea i transmiterea lor la compartimentul de contabilitate i const n sortarea documentelor pe categorii de operaii )cumprri de bunuri, livrri de produse i mrfuri, consumuri de materiale etc*, e$primarea n etalon monetar a mrimii naturale, cantitative a operaiilor economice i dac este cazul, centralizarea mai multor documente justificative n documente cumulative pentru operaii din aceeai categorie, n vederea nregistrrii n conturi. &erificarea documentelor are scopul s descopere eventualele erori, aciunile ilegale sau incorecte, asigurndu-se astfel e$actitatea i realitatea datelor nregistrate n contabilitate. Ar'i(area documentelor trebuie s asigure depozitarea i conservarea acestora n siguran, deoarece servesc la controlul operaiilor economice efectuate. &up nregistrarea n evidena contabil i rezolvarea complet i definitiv a documentelor, acestea se claseaz )aranjeaz* ntr-o anumit ordine strict determinat pentru a fi uor gsite, n vederea obinerii informaiilor necesare i pentru a fi pstrate n bune condiii. +strarea documentelor se realizeaz' pentru anul curent n arhiva curent a fiecrui sector sau compartiment din ntreprindere( pentru anii precedeni n arhiva general a unitii. 9ermenul de pstrare a documentelor contabile i a celor justificative este de %1 ani, cu ncepere de la data nc5iderii e$erciiului n cursul cruia au fost ntocmite, cu e$cepia statelor de salarii i a bilanului contabil care se pstreaz timp de 41 de ani. )econ tituirea documentelor ,tunci cnd se constat lip a au di tru*erea unui document, este necesar s se ntocmeasc un dosar de reconstituire n care s apar toate lucrrile efectuate n legtur cu constatarea i reconstituirea documentului disprut' sesizarea persoanei care a constatat lipsa, procesul verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii documentului, dispoziia conductorului unitii pentru reconstituirea documentului, o copie a documentului reconstituit i alte elemente, n msura n care sunt necesare. &ac documentul disprut a fost emis de o alt unitate, atunci reconstituirea se face de ctre unitatea emitent. &ocumentele reconstituite vor purta o meniune n acest sens. -u se pot reconstitui documente de c5eltuieli nenominale pierdute, sustrase sau distruse nainte de nregistrarea lor n contabilitate. %.0. :egistrele contabile Regisrele contabile reprezint documente cu ajutorul crora se realizeaz nregistrarea cronologic i sistematic a operaiilor economice i financiare n contabilitate, furnizand informatii privind situaia i micarea patrimoniului. +rincipalele registre care se folosesc n contabilitate sunt' +. )E,IST)UL-.U)NAL este document contabil obligatoriu care servete pentru nregistrarea operaiilor economice i financiare n ordine cronologic, zi de zi, pe msura efecturii lor n timp, reprezentnd memoria contabil a ntreprinderii. /. )E,IST)UL CA)TEA-MA)E este documentul contabil obligatoriu, n care se nregistreaz, lunar, operaiile contabile nscrise n registrul jurnal, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, stabilindu-se la sfritul lunii situaia fiecrui cont, respectiv soldul iniial, rulajele debitoare i creditoare i soldurile finale. ,ltfel spus, fiecare operaiune este nregistrat n dou registre distincte' mai nti n ordine cronologic, zi de zi, n registrul jurnal, pentru ca lunar s fie preluat n ordine sistematic, prin intermediul contului care o reflect, n registrul cartea mare, care grupeaz totalitatea conturilor utilizate de ntreprindere. artea mare servete la ntocmirea balanei de verificare. 0. )E,IST)UL-IN&ENTA) este document contabil obligatoriu, n care se nregistreaz, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i procesele verbale de inventariere, toate elementele patrimoniale de activ i pasiv, centralizate pe conturi i grupe de conturi, pn la nivelul posturilor din bilanul contabil.

%.;. &ocumentele contabile de sintez n vederea utilizrii datelor contabile n procesul decizional privind activitatea ntreprinderii, se impune centralizarea i sintetizarea periodic a acestora, pentru asigurarea informaiilor necesare utilizatorilor. ,ceast operaiune se realizeaz cu ajutorul documentelor conta1ile de inte2!, denumite ituaii financiare anuale. +otrivit :eglementrilor contabile armonizate cu directivele europene i <tandardele =nternaionale de ontabilitate, prin intermediul situaiilor financiare anuale, datele nregistrate n sistemul de conturi, sunt centralizate i prezentate sub forma indicatorilor economico-financiari de sintez, care trebuie s ofere o imagine fidel a poziiei financiare, performanei, modificrilor capitalului propriu i flu$urilor de trezorerie ale ntreprinderii pentru e$erciiul financiar respectiv. +entru realizarea acestor obiective, situaiile financiare anuale trebuie s cuprind' bilanul' contul de profit i pierdere' situaia modificrilor capitalului propriu' situaia flu(urilor de trezorerie' politici contabile i note e(plicative. +oliticile contabile i notele e$plicative sunt concretizate ntr-o serie de formulare, prin care se prezint ansamblul de principii, convenii, reguli i practici utilizate la ntocmirea i prezentarea situaiilor financiare anuale, precum i informaii suplimentare, relevante, referitoare la anumite elemente semnificative din bilanul contabil i contul de profit i pierdere. . !istemele de organizare a nregistrrilor n contabilitate Si temul de $nre*i trare conta1il! reprezint modul de organizare i de prelucrare a datelor n scopul obinerii informaiilor, n e(presie valoric, privind starea i micarea elementelor patrimoniale. oncret, formele de nregistrare n contabilitate reprezint un sistem de registre, formulare i documente, corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea cronologic i sistematic, dup anumite reguli, a operaiilor economice i financiare care au loc ntr-o ntreprindere pe parcursul e$erciiului financiar. n evoluia contabilitii, att sub aspectul realizrii practice, ct i sub aspect teoretic, s-au conturat dou sisteme de organizare a nregistrrilor contabile, respectiv' +. SISTEMUL CLASIC - sistem simplu, nu implic divizarea muncii contabile, este utilizat n ntreprinderile mici( /. SISTEMUL CENT)ALI3ATO) - este un sistem evoluat, utilizat de ntreprinderile cu activitate comple$, care genereaz numeroase operaiuni economico-financiare, fapt care impune diviziunea muncii n activitatea contabil. n cadrul aceluiai sistem, principalele forme de nregistrare n contabilitate a operaiunilor economice i financiare, n cazul ntreprinderilor care conduc contabilitatea n partid dubl sunt' a. 4orma de $nre*i trare conta1il! 5pe 6urnale7 - se bazeaz pe un sistem de jurnale i crimari, care s satisfac cerinele diviziunii muncii contabile, n condiiile creterii i repetabilitii volumului de operaii. 1. 4orma de $nre*i trare conta1il! 5mae tru-#a'7 sau pe conturi corespondente - se caracterizeaz prin dezvoltarea pe conturi corespondente att a rulajelor debitoare, ct i a celor creditoare ale conturilor sintetice. c. 4orma de $nre*i trare conta1il! 5informatic!7 sau automati2at!- reprezint adaptarea diferitelor forme de nregistrare contabil i conducerea acestora, utiliznd te5nica electronic de calcul.