Organizarea si structurile organizatorice de management

Ciugureanu Irina

Organizarea ca proces de diviziune a muncii

Procesul de organizare consta in gruparea activitatilor necesare pentru indeplinirea obiectivelor unei firme si atribuirea fiecareai grupe unui manager care are autoritatea necesara pentru orientarea,antrenarea si coordonarea oamenilor ce realizaeza aceste activitati. A organiza activitatea unei firme inseamna a realiza o diviziune a muncii,atit pe verticala,cit si pentru orizontala.

Diviziunea verticala a muncii

Presupune stabilirea ierarhiilor,a liniilor de autoritate,precum si a fluxului de comunicatii din interiorul organizatiei. Autoritatea fiind liantul oricarei structuri organizatorice,permite ca responsabilitatea realizarii unui grup de activitati sa fie atribuita unui manager. Cele mai importante principii ale organizarii vizind autoritatea sunt:

Principii:
P. delegarii autoritatii catre managerii care au capacitatea de a realiza obiectivele P. corespondetei dintre autoritate si responsabilitate responsabilitatea catre actiunile proprii nu poate fi mai mare sau mai mica decit autoritatea delegata. P. universalitatii responsabilitatii de la managerii de la prima linie pina la sefu executiv. P.unicitatii relatiilor de autoritate un raport clar intre personal reduce riscul unor actiuni contradictorii. P. nivelului de adoptare a deciziilor deciziile trebuie adoptate la ivelul de autoritate precizat.

Diviziunea orizontala a muncii

Porneste de la faptul ca munca specializata este mai eficienta,realizinduse prin departamentare/separarea activitatilor si gruparea lor in posturi de departamente Se cunosc doua aspecte ale acestei diviziuni:

Sfera de cuprindere a muncii

Este data atit de numarul de lucrari sau operatiuni distincte,cit si de fregventa cu care acesta se repeta in cursul realizarii sarcinilor prevazute pentru un post de munca sau un compartimet.

Profunzimea muncii
Ponderea lucrarilor sau activitatilor pentru care titularul unui post de munca are libertatea sa-si planifice si sa-si organizaza propria activitate

Structura organizatorica poate fi caracterizata prin :

Posturi/ locuri de munca Sfera de autoritate a managerilor

Structura organizato rica

Relatii interumane

Departament e

Niveluri ierarhice

Principii importante ale departamentarii :

Continutul structurii organizatorice

Structura organizatorica de management poate fi privita in doua acceptiuni:

Acceptiunea statica- se urmareste precizarea elementelor componente,a atributiilor fiecarei compoente in cadrul ansamblului si a relatiilor dintre ele.

Acceptiunea dinamica- se porneste de la procedurile si strategiile necesare realizarii obiectivelor organizationale.

Posturile
Posturile de munca - totalitateas arcinilor omogene din punctd e vedere al naturii si complexitatii lor,desemnate in mod organizat,conform particularitatilor unui loc de munca Definirea postului presupune precizarea tuturor elementelor care precizeaza existenta lui: Continutul concret ; Volumul sarcinilor ; Resposabilitati; Autoritate; Legaturi;

In functie de natura elementelor posturile pot fi :

De management
Au o sfera larga de responsabilitati implicind sarcini de coordonare a altor posturi

De executie

Au resposabilitati limitate implicind coordonarea altor posturi

Sfera de autoritate
Reprezinta numarul persoanelor/posturilor conduse in mod nemijlocit de catre manager. Sfera de autoritate este variabila atit pe verticala cit si pe orizontala. Aceasta variabilitate este influentata de o multitudine de factori:

Natura si complexitatea sarcinilor; Nivelul de competenta al managerilor; Gradul de delegare a autoritatii;

Nivelurile ierarhice
Acestea sunt determinate de pozitiile succesive pe care le au fata de seful executiv al firmei,managerii diferitelor departamente de munca,situati pe aceleasi liniii erarhice. Canalele pe care sunt vehiculate deciziile de la locul de adoptare la cel de implementare,precum si informatiile de la locul de recoltare la organele de decizie se numesc linii ierarhice,pe cind ansamblul liniilor stabilite intre diverse organisme formeaza o piramida ierarhica care are ca elemente principale:inaltime piramidei care reflecta numarul de niveluri ierarhice si baza piramidei a carei marime este direct proportional cu numarul total de executanti din unitatea respectiva si sfera de autoritate.

Factorii care influienteaza umarul de niveluri ierarhice

Sfera de autoritate

Competenta managerilor

Dimensiunea firmei

Tipul si complexitatea productiei

Diversitatea activitatilor

Departamentele
Reprezinta acele componente organizationale formate dintr-un numar de salariati care sunt subordonati unei autoritati unice si care executa in mod permanent acelasi tip de activitati.Departamentele pot fi : Simple; Complexe; Cele complexe permit o folosire mai eficienta a timpului managerilor si evitarea constituirii unor niveluri ierarhice suplimentare in organizatii

Relatiile
Reprezinta legaturile care se stabilesc ,in mod curent,intre posturile si departamentele unei organizatii Din punct de vedere al naturii:
Relatii de autoritate; Relatii de cooperare; Relatii de control;

Dupa numarul de membri:

Relatii individuale directe; Relatii directe de grup; Relatii intre subalterni;

Elaborarea structurii organizatorice

Structura organizatorica a unei firme este influientata de factorii de natura : Economica

Politica Sociala Tehnologica Variabilele care afecteaza organizarea structurala a unei firme : Tehnologia Mediul extern Strategia Dimensiunea firmei

Strategia
James Stoner considera ca impactul strategiei asupra structurii se concretizeaza in: 1.Strategia presupune sarcini organizatorice care sunt elementele de baza ale structurii organizationale 2.Strategia determina caracterul specific de manifestare a factorilor de mediu 3.Strategia influenteaza alegerea unei anumite tehnologii si a personalului necesar pentru realizarea sarcinilor Corelarea structurii organizatorice cu strategia generala a firmei se poate realiza prin: a)Identificarea posturilor-cheie pentru implementarea cu succes a strategiei; b)Intelegerea modului in care posturile strategice critice,departamentele si persoalul cotribuie la realizarea strategiei; c)Constituirea unor unitati strategice critice pe afaceri /functioale d)Determinarea modului de coordonare a diferitelor subunitati structurale

Mediul extern
Are un rol important in elaborarea structurii organizatorice si in dezvoltarea ulterioara a acesteia. In functie de gradul de stabilitate a factorilor de influenta: Mediul stabil Mediul dinamic fluctuant; Turbulent; Din punct de vedere al complexitatii sale: simplu; complex;

Intr-un mediu stabil firma reactioneaza cu mare dificultate la schimbarile neasteptate ale pietei,nevoile clientilor ramin constante lungi perioade de timp In cazul unui mediu simplu firma tinde spre standardizarea proceselor de munca,iar structurile organizatorice devin tot mai centralizate In conditiile unui mediu complex firma are tendinta de a standardiza cunostintele necesare si clasificarea muncitorilor,organizarea fiind mai descentralizata Intr-un mediu dinamic firma trebuie sa fie pregatita pentru a face fata noilor conditii ale pietei si schimbarilor frecventeale nevoilor clientilor. Intr-un mediu fluctuant aparitia noilor tehnologii este mai frecventa,impunind eforturi suplimentare de cercetare Intr-un mediu turbulent firma trebuie sa fie pregatita pentru schimbari bruste ale pietei.

Tipuri de structuri organizatorice

Manierele utilizate mai des in elaborarea structurii organizatorice: Abordarea clasica caracterizata prin ierarhizarea stricta a departamentelor, stabilirea standardizata a rolurilor pentru fiecare pozitie,ea limiteazal ibertateai ndividuala si creativitatea,inovarea si initiativa fiind si ele descurajate. Abordarea comportamentala orientata spre responsabilitatea personala si participarea la adoptarea deciziilor tinind sa stimuleze creativitatea si orientarea spre indeplinirea obiectivelor organizationale. Abordarea contextuala- organizatia trebuie sa-si adapteze structura in functie de conditii si circumstante specifice.

Tipuri de structura
Simpla De tip conglome rat

Geografic a

Structura

Fuctional a

Pe divizii

Matriciala

Structura simpla
Aceasta structura este caracteristica micilor firme,cu grad inaltal relatiilor informale si al interactiunii dintre proprietar si angajati,putind exista una sau mai multe functii de conducere.Aceasta include alte structuri: Cu un singur post de management; Cu doua posturi manageriale; Cu trei posturi de management; Cu patru posturi de management;

Structura geografica
Este specifica firmelor cu o sfera larga de activitate,ale caror nevoi strategice difera de la o arie geografica la alta.
AVANTAJE : Permite adaptarea strategiei la necesitatile fiecarei zone geografice; Delegarea responsabilitatii profitului/pierderilor catre cel mai de jos nivel strategic; Perfectionarea coordonarii functionale cu cerintele pietei DEZAVANTAJE : Dificultati serioase in mentinerea imaginii si reputatiei de la o arie la alta,cind managerii exercita o autoritate puternica; Poate duce la o dublare a personalului functional la nivel de firma si zone geografice;

Structura pe divizii
Aceasta presupune gruparea activitatilor pe afaceri si linii de productie.
AVANTAJE Ofera o descentralizare logica si inteligenta a responsabilitatilor si o delegare a autoritatii in organizatiile diversificate; Permite evidentierea si raportarea fiecarei strategii la nivel de afaceri in raport cu propria evolutie; Pune in mod clar responsabilitatea profiturilor/pierderilor pe managerii unitatii descentralizate de profit; DEZAVANTAJE Poate duce la o crestere a personalului functional la nivel de firma si in unitatile descentralizate de profit; Poate duce la distorsionarea informatiilor catre virful piramidei ierarhice; Maximizarea rezultatelor pe termen scurt in detrimetrul celor pe termen lung; Este posibil transferul de preturi intre divizii.

Structura matriceala
Este o forma specifica de organizare care are doua sau mai multe linii de autoritate si surse de apreciere a performantelor si a recompenselor salariatilor; AVANTAJELE: Permite acordarea unei atentii formalizate pentru fiecare dimensiune a prioritatilor strategice; Face posibila verificarea si balansarea diferitelor puncte de vedere competitive; Faciliteaza diversificarea companiilor pe baza elementelor strategice; Promoveaza luarea deciziilor pe baza a ceea ce este mai important pentru firma,considerata ca un tot unitar; DEZAVANTAJELE: Relatiile ierarhice si functionale sunt foarte complexe,fiind dificile mentinut balanta intre liniile de autoritate; Este posibila aparitia unor decizii contradictorii si a conflictelor intre managerii diferitelo rlinii de autoritate;

Structura de tip conglomerat

Aceasta este utilizata de marile companii,cu o productie diversificata,in care sunt folosite,pe diferite niveluri ierarhice,mai multe principii de constituire a designului structural. Principalulavantaj consta in adaptabilitatea organizarii la sfecificul activitatii fiecarei unitati componente.

VA MULTUMESC PENTRU ATENTIE !!!