Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Importanta Si Eficienta Controlului Intern in Diverse Ramuri de Activitate
Importanta Si Eficienta Controlului Intern in Diverse Ramuri de Activitate
IMPORTANTA SI EFICIENTA
CONTROLULUI INTERN IN DIVERSE
RAMURI DE ACTIVITATE
CUPRINS
MOTIVATIA CERCETARII
Implementarea unor sisteme eficiente de control intern reprezinta o problema
delicata pentru managerul oricarei entitati. Acestea sunt create dupa o analiza in
detaliu atat a costurilor generate de acestea cat si a beneficiilor rezultate din punerea
lor in aplicare, de unde rezulta ca eficienta acestor mecanisme este direct
proportionala cu raportul dintre efect si efort. De multe ori insa managerul nu este
dispus sa introduca sisteme de control intern foarte performante, acestea antrenand si
costuri pe masura.
Tinand cont de legatura existenta intre controlul intern si audit, trebuie precizat
faptul ca mecanismele de control intern eficiente ale unei entitati pot reduce cantitatea
de probe de audit planificat. Pentru a evalua eficient controlul intern al unei entitati,
in scopul reducerii cantitatii planificate de probe de audit, auditorii trebuie sa
inteleaga mai intai conceptele- cheie ale controlului intern si ale riscului legat de
control. Altfel, neajunsurile din sistemul de control intern ale unei entitati, pot
conduce la producerea de erori semnificative sau chiar fraude. O intelegere in
amanunt a controlului intern, in special a mecanismelor de control legate de
fiabilitatea raportarii financiare este foarte importanta in atingerea obiectivelor
urmarite de auditori.
Mecanismele de control intern, niciodata nu pot fi considerate perfect eficace,
indiferent de rigurozitatea proiectarii si aplicarii lor. Ca aceste mecanisme sa fie tot
mai eficace, trebuie ca specialistii, cei care le concep sa creeze un sistem cat mai
performant, iar cei care le utilizeaza sa dea dovada de competenta si fiabilitate pe
masura. Mecanismele de control ale unei entitati trebuie sa asigure informatii corecte
destinate procesului decizional intern si extern.
Identificarea, analiza si reactionarea la riscuri este un proces continuu si o
componenta critica a unui control intern eficace.
Managementul trebuie sa se concentreze asupra riscurilor de la toate nivelurile
entitatii si sa intreprinda masurile necesare pentru a gestiona aceste riscuri. Dupa ce
un risc a fost identificat, managementul trebuie sa estimeze semnificatia acestui risc,
sa evalueze probabilitatea aparitiei lui si sa stabileasca masuri specifice care ar trebui
aplicate pentru a elimina riscul, daca nu este posibil, acesta sa fie redus pana la un
nivel acceptabil.
Tinand cont de cele mai sus mentionate, lucrarea de fata doreste sa aduca in
atentie importanta existentei unor sisteme de control intern performante, eficiente,
4
Audit intern
CONTRO
L
INTERN
Audit extern
Analiza permanenta sau periodica a unei activitati, a unei situatii pentru a urmari mersul ei si
pentru a lua masuri de imbunatatire, astfel poate fi definit controlul, intr-o abordare generala, conform
DEX.
Controlul intern reprezinta totalitatea dispozitivelor, procedurilor si metodelor prin care
responsabilii unei intreprinderi detin controlul asupra activitatii de care raspund. Totodata el reprezinta un
obiect al auditului intern si un mijloc al auditului extern pentru realizarea obiectivelor acestuia.
Definitiile controlului intern sunt numeroase, dar, in ce priveste esentialul, diferitele organisme
internationale au ajuns la un acord. Astfel, Ordinul Expertilor Contabili din Franta, definea controlul
intern in 1977: "Controlul intern reprezinta totalitatea masurilor care contribuie la detinerea controlului
asupra intreprinderii. Are drept scop, pe de o parte, asigurarea protectiei patrimoniului si calitatea
informatiei, iar, pe de alta parte aplicarea instructiunilor conducerii si favorizarea imbunatatirii
performantelor. Se manifesta prin organizarea metodele si procedurile fiecarei activitatea a intreprinderii,
pentru a-i mentine perenitatea"; Institutul American al Contabililor Publici Certificati, in 1978:
"Controlul intern este format din planurile de organizare si din toate metodele si procedurile adoptate in
interiorul unei intreprinderi pentru a-i proteja activele, pentru a controla exactitatea informatiilor
furnizate de catre contabilitate, pentru a creste randamentul si a asigura aplicarea instructiunilor
conducerii;Comitetul Consultativ de Contabilitate din Marea Britanie, in 1978: "Controlul intern
cuprinde totalitatea sistemelor de control, financiare si de alta natura, implementate de catre conducere
pentru a putea desfasura afacerile intreprinderii intr-o maniera ordonata si eficace, pentru a asigura
respectarea politicilor de gestiune, pentru a proteja activele si pentru a garanta, pe cat posibil, exactitatea
si completitudinea informatiilor inregistrate"; Institutul Canadian al Contabililor Autorizati, in 1995:
"Controlul intern este constituit din elementele unei organizatii (inclusiv resursele, sistemele, procesele,
cultura, structura si sarcinile) care, in mod colectiv, ajuta personalul sa realizeze obiectivele organizatiei:
eficacitatea si eficienta functionarii, fiabilitatea informatiilor interne si externe, respectarea
legilor,regulamentelor si politicilor interne". Comitetul de Sponsorizare a Organizatiilor Comisiei
Treadway din SUA, in 1992: "Controlul intern este un proces implementat de consiliul de administratie,
conducere si alti membri ai personalului unei entitati, care isi propune sa furnizeze o asigurare rezonabila
cu privire la atingerea urmatoarelor obiective: eficacitatea si eficienta functionarii, fiabilitatea
informatiilor financiare, respectarea legilor si regulamentelor"; Cartea Alba a reformei manageriale in
cadrul serviciilor Comisiei Europene: "Controlul intern acopera totalitatea politicilor si procedurilor
concepute si implementate de catre managementul organizatiei, pentru a asigura: atingerea obiectivelor
acelei organizatii intr-un mod economic, eficient si eficace, respectarea regulilor externe si a politicilor si
regulilor managementului, protejarea bunurilor si a informatiilor, prevenirea si depistarea fraudelor si
greselilor, precum si calitatea documentelor de contabilitate si producerea in timp util de informatii de
incredere referitoare la segmentul financiar si de management".
Controlul intern este proiectat, implementat si mentinut pentru a aborda riscurile pentru
intreprindere identificate care ameninta atingerea oricaruia dintre obiectivele entitatii care priveste:
credibilitatea raportarii financiare a entitatii
eficienta si eficacitatea operatiilor sale;
respectarea de catre aceasta a legilor si reglementarilor aplicabile
Modul in care este proiectat, implementat si mentinut controlul intern variaza in functie de marimea
si complexitatea entitatii. Controlul intern, indiferent cat de eficient este, poate oferi entitatii doar o
asigurare rezonabila in legatura cu atingerea obiectivelor de raportare financiara ale entitatii.
Probabilitatea atingerii lor este afectata de limitarile inerente ale controlului intern. Acestea includ
realitati ca cele potrivit carora rationamentul uman in luarea deciziilor poate fi gresit si ca pot aparea
caderi ale controlului intern din cauza erorilor umane. In mod egal, functionarea unui control poate sa nu
fie eficienta, cum ar fi informatiile produse pentru scopul controlului intern nu sunt folosite eficient
deoarece persoana responsabila pentru revuzuirea informatiilor nu intelege care este scopul acestora sau
nu ia masurile adecvate care se impun.
Mai mult, controalele pot fi ocolite din cauza conflictelor dintre doua sau mai multe persoane sau
conducerii ineficiente a modului in care poate fi ocolit controlul intern. De asemenea, verificarile din
programele entitatii care sunt menite sa identifice si sa raporteze tranzactiile care depasesc anumite limite
speficate pot fi ocolite sau dezactivate.
In proiectarea si implementarea controalelor, conducerea poate face rationamente referitoare la
natura si intinderea controalelor pe care alege sa le implementeze si natura si intinderea riscurilor pe care
alege sa si le asume.
ale calitatii si monitorizare interna permanenta. Fiecare parte a programului trebuie sa fie conceputa
astfel incat sa ajute activitatea de audit intern sa aduca un plus de valoare si sa imbunatateasca activitatile
entitatii, si sa ofere o asigurare ca activitatea de audit intern se desfasoara in conformitate cu Standardele
si cu Codul Etic.
Standarde de performanta
2000 Gestionarea activitatii de audit intern
Responsabilul pentru activitatea de audit intern trebuie sa gestioneze in mod eficient activitatea de audit
intern astfel incat sa garanteze ca ea aduce un plus de valoare entitatii.
2010 Planificarea
Responsabilul pentru activitatea de audit intern trebuie sa realizeze o planificare bazata pe riscuri pentru a
defini prioritatile activitatii de audit intern in raport cu obiectivele entitatii.
2020 Comunicarea si aprobarea
Responsabilul pentru activitatea de audit intern trebuie sa comunice managementului si Consiliului
planurile privind activitatea de audit intern, si resursele necesare, inclusiv modificarile intermediare
semnificative, in vederea examinarii si aprobarii acestora. Responsabilul pentru activitatea de audit intern
trebuie sa semnaleze, de asemenea, impactul oricarei limitari a resurselor sale.
2030 Gestionarea resurselor
Responsabilul pentru activitatea de audit intern trebuie sa se asigure ca resursele alocate acestei activitati
sa fie adecvate, suficiente si utilizate in mod eficace, in vederea realizarii planului de audit aprobat.
2040 Politici si proceduri
Responsabilul pentru activitatea de audit intern trebuie sa stabileasca politicile si procedurile care sa
furnizeze un cadru activitatii de audit intern.
2050 Coordonarea
Responsabilul pentru activitatea de audit intern trebuie sa comunice celorlalti prestatori interni si externi
de servicii de asigurare si de consiliere informatiile necesare si sa isi coordoneze activitatile cu acestia,
astfel incat sa asigure o acoperire adecvata a activitatilor si sa evite pe cat posibil suprapunerile.
2060 Rapoarte transmise managementului si Consiliului
Responsabilul pentru activitatea de audit intern trebuie sa raporteze periodic managementului si
Consiliului cu privire la scopul, autoritatea, responsabilitatea si functionarea activitatii de audit intern, in
raport cu planul stabilit . Aceste rapoarte trebuie sa includa, de asemenea, aspecte legate de expunerile la
riscurile semnificative si de control, aspectele legate de guvernanta corporativa, precum si alte aspecte
necesare managementului si Consiliului, sau solicitate de acestea.
2100 Natura activitatii
Activitatea de audit intern trebuie sa evalueze si sa contribuie la imbunatatirea sistemelor de management
al riscurilor, de control si de guvernanta a entitatii folosind o abordare sistematica si metodica.
2110 Managementul riscurilor
Activitatea de audit intern trebuie sa ajute entitatea prin identificarea si evaluarea expunerilor la riscurile
semnificative si sa contribuie la imbunatatirea sistemelor de management al riscurilor si de control.
2120 Controlul
Activitatea de audit intern trebuie sa ajute entitatea sa pastreze controale eficiente prin evaluarea
eficacitatii si eficientei acestora si incurajand imbunatatirea lor continua.
2130 Guvernanta
Activitatea de audit intern trebuie sa evalueze si sa faca recomandari adecvate pentru
imbunatatirea procesului de guvernanta pentru atingerea urmatoarelor obiective:
10
11
12
respectarea legilor, atat externe (legi si reglementari) cat si interne (directive manageriale,
politici);
13
14
angajatilor si solutionarea problemelor sau pot afecta oportunitatea, costul sau calitatea serviciilor
furnizate beneficiarilor.
Tipuri de control intern
1.Organizational
Entitatile auditate trebuie sa aiba un plan al organizarii lor, care sa defineasca si sa imparta
responsabilitatile si sa stabileasca liniile de raportare pe toate planurile pentru operatiunile unitatii,
inclusiv controale. Delegarea autoritatii si responsabilitatea trebuie specificate clar.
2.Separarea sarcinilor si responsabilitatilor
Unul din mijloace importante de control este separarea acelor sarcini sau responsabilitati care,
daca ar fi combinate, ar da posibilitatea unui individ sa inregistreze si sa prelucreze o tranzactie completa.
Separarea sarcinilor reduce riscul manipularii intentionate si al erorii si imbunatateste verificarea.
Functiile care trebuie separate includ: autorizarea, executia, custodia, inregistrarea si, in cazul unui sistem
contabil pe computer, dezvoltarea sistemelor si operatiunilor zilnice. Auditul intern si controlul financiar
trebuie sa fie independente de managementul zilnic al activitatilor.
3.Fizic
Se ocupa mai ales cu custodia bunurilor si implica proceduri si masuri de securitate destinate sa
asigure ca accesul la bunuri este permis doar personalului autorizat. Aceasta include accesul direct
precum si accesul indirect prin documentatie. Aceste controale capata importanta in cazul bunurilor
valoroase, portabile, dezirabile sau care pot fi schimbate.
4.Autorizarea si aprobarea
Toate deciziile de implementare si tranzactiile necesita autorizarea sau aprobarea de catre o
persoana responsabila corespunzatoare,si trebuie specificate limitele acestor autorizatii.
5.Aritmetic si contabil
Aceste controale se desfasoara in cadrul functiei de inregistrare care verifica daca tranzactiile ce
urmeaza a fi inregistrate si prelucrate au fost autorizate, daca au fost toate incluse si daca au fost
inregistrate corect si prelucrate corespunzator. Asemenea controale includ verificarea acuratetei
aritmetice a inregistrarilor, mentinerea si verificarea totalurilor, reconcilierilor, conturilor de control si
bilanturilor, precum si a documentelor.
6.Personalul
Trebuie sa existe proceduri care sa asigure ca personalul are capacitati pe masura
responsabilitatilor,iar functionarea corespunzatoare a oricarui sistem depinde de competenta si
integritatea celor care il opereaza. Calificarile, selectia si pregatirea personalului precum si caracteristicile
individuale a1e personalului implicat sunt trasaturi importante ce trebuie avute in vedere la stabilirea
oricarui sistem de control.
7.Supervizarea
Supervizarea de catre persoanele responsabile a tranzactiilor zilnice inregistrate ca atare, trebuie
sa includa orice sistem de control intern .
8.Managementul
Acestea sunt controale exercitate prin management in afara rutinei zilnice a sistemului. Include
controalele de supervizare generale exercitate prin management, verificarea conturilor manageriale si
comparatia cu bugetul, functia de audit intern si oricare alte proceduri de verificare speciale.
9. Controlorul financiar
Controlorul financiar va aproba o tranzactie cand este legala si conforma si ca suficiente fonduri
sunt disponibile. In unele state membre, controlorul financiar actioneaza sub forma unui control autonom.
15
In asemenea cazuri, controlorul financiar are o gama variata de sarcini, inclusiv aprobarea in avans a
tuturor propunerilor ce vor intra in tranzactii.
Obiectivele generale ale controlului intern.
Obiectivele generale ale controlul intern sunt implementate prin numeroase sub-obiective, functii,
procese si activitati specifice,si sunt concretizate prin.
a)executarea de activitati sistematice, etice, economice si eficiente
Activitatile entitatii trebuie sa fie sistematice, etice, economice si eficiente si conforme cu
misiunea institutiei. Etic priveste principiile etice. Din anii 1990 a capatat o importanta sporita
comportamentul etic precum si prevenirea si depistarea fraudelor si coruptiei din sectorul
public,asteptandu-se ca functionarii publici sa serveasca interesele publice in mod corect si sa
administreze corect resursele publice. Cetatenii trebuie sa beneficieze de tratament impartial pe baza
legalitatii si principiilor etice. Economic inseamna folosirea unei cantitati corecte de resurse, de o calitate
corespunzatoare, care sa fie livrate la timpul si locul oportun, la un cost minim, insemna fara risipa sau
extravaganta. Eficient priveste legatura dintre resursele utilizate si rezultatele obtinute la atingerea
obiectivelor,presupune folosirea de resurse minime pentru a obtine o anumita cantitate si calitate a
produsului sau un randament maxim cu o anumita cantitate si calitate a resurselor folosite. Eficace consta
in gradul de indeplinire a obiectivelor declarate ale unei activitati si relatia dintre impactul dorit si
impactul efectiv realizat Eficacitatea poate fi exprimata ca raport intre rezultatele obtinute pentru o
activitate data si rezultatele programate,respectiv costul resurselor utilizate pentru obtinerea acestora.
b) indeplinirea obligatiilor de responsabilitate
Responsabilitatea este procesul prin care organismele din administratia publica si angajatii
acestora poarta responsabilitatea pentru deciziile si actiunile lor, inclusiv pentru gestionarea fondurilor
publice, corectitudine si toate aspectele legate de performanta. Responsabilitatea se poate realiza prin
dezvoltarea mentinerii de informatii financiare si nefinanciare relevante si sigure si prin dezvaluirea
corecta si punerea la dispozitie a respectivelor informatii in rapoarte oportune inaintate factorilor
interesati interni si externi. Pentru buna functionare institutiile trebuie sa respecte legile si reglementarile
specifice ce autorizeaza strangerea si cheltuirea banilor publici precum si modul de activitate. Ca
exemple se pot da legea bugetului, legile cu privire la o administratie corecta, legea contabilitatii, legea
cu privire la protectia mediului si drepturile civile, reglementarile privind impozitele, legea de combatere
a fraudelor si coruptiei, tratatele internationale, standarde ,etc
c) protejarea resurselor impotriva pierderilor si pagubelor prin risipa, abuz, gestionare necorespunzatoare,
erori, fraude si nereguli
Trebuie accentuata semnificatia acestui obiectiv avand in vedere faptul ca resursele din sectorul
public incorporeaza in general bani publici iar folosirea lor in interes public presupune in general o
atentie deosebita. De retinut ca, contabilitatea bugetara pe baza de numerar, care este inca larg raspandita
in sectorul public, nu ofera o asigurare suficienta in ce priveste achizitionarea, utilizarea si lichidarea
resurselor, institutiile publice nu au intotdeauna o evidenta actualizata a tuturor activelor lor, ceea ce le
face mai vulnerabile. In aceste conditii trebuie declansate controale in fiecare activitate legata de
gestionarea resurselor entitatii, de la intrare pana la lichidare. De la aparitia sistemelor informatice
protejarea anumitor resurse si evidente/dovezi capata o importanta tot mai mare,informatiile sensibile
stocate pe mijloace informatice pot fi distruse sau copiate, distribuite sau folosite impropriu daca nu se
acorda atentie protejarii lor.
Asa cum am prezentat mai sus ,controlul intern participa la realizarea unui obiectiv general care
poate fi divizat in obiective particulare. Obiectivul general este reprezentat de continuitatea in cadrul
16
realizarii obiectivelor urmarite de catre entitate. Aceasta definitie globala in functie de obiective, a fost
admisa de majoritatea entitatilor si are meritul de a pune in evidenta anumite elemente. Pentru a atinge
acest obiectiv general, se atribuie obiective permanente controlului intern, pe care le regasim de altfel in
definitia ordinului expertilor contabili si in definitiile ulterioare. Din 1978, Institutul de Auditori Interni
(I.I.A.) defineste 4 obiective reluate de Norma 2110.A2 (cf. Prima parte, cap. 5). Ca urmare a definitiei
Ordinului Expertilor Contabili, obiectivele se pot grupa in 4 rubrici:
securitatea activelor ;calitatea informatiilor;
respectarea directivelor; optimizarea resurselor.
a. Securitatea activelor
Primele enunturi ale regulii vorbesc despre "protectia si apararea Patrimoniului", terminologie
reluata de Norma 2110.A2. Un bun sistem de control intern trebuie sa vizeze conservarea patrimoniului
intreprinderii, dar notiunea trebuie extinsa si trebuie sa se refere nu numai la activele imobiliare de orice
natura, stocurile, activele imateriale, dar si la alte elemente nu mai putin esentiale:
oamenii, care constituie elementul cel mai pretios al patrimoniului intreprinderii; si regasim
aici notiunea de risc, in sensul cel mai larg al termenului: securitate, risc social;
imaginea entitatii care poate fi distrusa de un incident fortuit datorat unui slab control asupra
operatiunilor.
In cele din urma, si pentru a fi completa, am putea adauga pe lista activelor care trebuie protejate in mod
valabil de catre sistemul de Control Intern, tehnologia (atat tehnica cat si de gestiune) precum si
informatiile confidentiale ale intreprinderii.
b. Calitatea informatiilor
Imaginea entitatii se reflecta in informatiile pe care le ofera in exterior si care se refera la
activitatile si la realizarile sale, aceste controale interne trebuie sa permita de informatiilor sa fie , fiabile
si controlabile, exhaustive, pertinente si disponibile.
c. Respectarea directivelor
Este o notiune mai larga decat respectarea legilor, a regulamentelor si contractelor asa cum se
mentioneaza in Norma 2110.A2. Intr-adevar, directivele inglobeaza dispozitiile legislative si de
reglementare, insa ele nu se limiteaza la legi, regulamente si contracte (pot exista proceduri individuale
sau conjuncturale).
Procedurile de control intern trebuie sa faca astfel incat auditurile de conformitate sa descopere
puncte slabe, factori de risc, erori sau abateri datorate nerespectarii prevederilor legale.
Motivele principale ale acestui fenomen pot fi foarte diferite: slaba comunicare, lipsa supervizarii,
neclaritatea sarcinilor etc. In toate cazurile este vorba de calitatea Controlului Intern.
d .Optimizarea resurselor
Este al patrulea obiectiv permanent al Controlului Intern a carui luare in considerare este apreciata
in auditurile de eficacitate. Mijloacele de care dispune entitatea sunt utilizate in mod optim? Are
mijloacele necesare pentru a-si pune in aplicare politica? Acest imperativ, in sensul celei mai mari
eficacitati, este un element important pe care Controlul Intern trebuie sa-l ia in considerare pentru a
permite ca activitatile sa se imbunatateasca. Norma 2110.A1 mai adauga faptul ca auditorul trebuie sa
supravegheze si sa evalueze eficacitatea sistemului de management al riscurilor organizatiei. Acest lucru
presupune ca gestionarul sa-si administreze riscurile. Acest imperativ privind gestiunea - efectuata cu
ajutorul diferitelor mijloace - trebuie considerat a fi un obiectiv suplimentar al controlului intern.
Un dispozitiv de control intern trebuie sa fie conceput si organizat din doua puncte de vedere:
17
contro1u1 intern al entitatii: care sunt regulile care guverneaza o "organizatie" pentru a
permite controlului intern sa se aplice si sa prospere. Astfel se poate avea un bun control
asupra entitatii.
de asemenea, in cadrul astfel definit, cum se va organiza fiecare pentru a-si administra cat
mai bine afacerile. Astfel se poate avea un controlul intern consolidat asupra fiecarei
activitati.
18
control trebuie instituit, se au in vedere probabilitatea producerii riscului si potentialul lui efect asupra
institutiei, precum si costurile aferente instituirii noului control.
compararea acestora cu obiectivele stabilite initial, determinandu-se in acest fel abaterile si cauzele care
le-au generat.
Functia preventiva care se manifesta inaintea producerii abaterilor fata de valorile preconiozate si nu
dupa aparitia lor.
Functia de documentare care permite controlului financiar cunoasterea proceselor care au loc in
activitatea economica, a rezultatelor activitatii din structurile economice, relevarea fraudelor si depistarea
cauzelor acestora, precum si identificarea actiunilor eficiente pentru a fi genealizate
Functia recuperativa este determinata de orientarea controlului atat spre constatarea si aprecierea
situatiilor de fapt cat si asupra efectuarii corecturilor necesare pentru inlaturarea deficientelor aparute si a
cauzelor generatoare.
Functia informationala. Controlul furnizeaza informatii care la randul lor ofera date asupra modului de
indeplinire a deciziilor adoptate.
Functia educativ-stimulativa care deriva din faptul ca activitatile de control actioneaza ca forte ce
stimuleaza eforturile personalului societatii pentru depasirea situatiei prezente si obtinerea unor rezultate
economice superioare.
Aceasta activitate de control nu reprezinta o actiune impusa sau solicitata de catre o enitate
economica controlata, ci de catre o autoritate. Pe perioada desfasurarii controlului aceste entitatii
economice sunt indrumate sa inlature deficientele, sa adopte cele mai potrivite metode de activitate si sa
aplicele normele in vigoare in mod corect.
20
21
Controlul financiar post-operativ are drept obiective gestiunea patrimoniului pin aplicarea corecta
a legislatiei cu caracter financiar, analiza situatiei financiare, modul de efectuare a cheltuielilor si
utilizarea veniturilor.
Controlul financiar de gestiune la nivelul societatilor de asigurare presupune o serie de obiective
specifice, pe langa cele existente in cadrul altor entitati economice.
Principalele obiective ale controlului exercitat de sediul central asupra sucursalelor si
reprezentantelor teritoriale sunt cele referitoare la respectarea normelor legale privind:
modul de administrare a asigurarilor facultative si/sau obligatorie de raspundere civila;
modul de incheiere si derulare a contractelor de asigurari facultative de viata, de persoane,
altele decat cele de viata, de autovehicule, maritime si de transport, de aviatie, de incendiu si
alte pagube la bunuri, de raspundere civila, de credite si garantii, agricole;
modul de stabilire si de plata a indemnizatiilor de despagubire sau de plata a sumelor
asigurate;
folosirea mijloacelor si a fondurilor in dotare si respectarea reglementarilor financiarcontabile in activitatea sucursalelor;
exactitatea si realitatea inregistrarilor in evidentele prevazute de lege, urmarind stabilirea
corecta si indeplinirea integrala si la termen a tuturor obligatiilor financiare;
utilizarea fondurilor acordate de societate pentru realizarea obiectivelor de investitii sau alte
destinatii.
Controlul de gestiune este un control finalizat. Autoritatea care il aplica isi propune obiective pe
care trebuie sa le indeplineasca si sa le comunice avand o viziune a evolutiilor pe termen mediu sau lung
si o dorinta de schimbare.
4.3 METODE SI FORME DE EXERCITARE A CONTROLULUI
In prezent controlul nu se exercita dupa proceduri si metode tehnice unitare. Cu toate acestea se
poate realiza o clasificare a controlului dupa mai multe criterii, cum ar fi: in functie de persoanele care
exercita controlul, dupa timp, spatiu si materia controlata.
Dupa sfera de actiune a controlului, controlul financiar poate fi: intern si extern. Controlul intern
are loc in toate compartimentele societatii si are sarcina de a verifica si constata fapte frauduloase si
pagube in patrimoniu. Controlul financiar extern este realizat prin certificarea documentelor existente la
alti agenti economici, parteneri ai societatilor controlate, pentru a constata veridicitatea actelor si
operatiunilor primare realizate.
Dupa termenul in care se realizeaza poate fi control financiar permanent si periodic.
Dupa felul activitatii controlate exista: control de casa si valori banesti, control de magazie si
materiale/ bunuri patrimoniale, al operatiunilor financiare, documentar si faptic.
In functie de organele care il exercita exista control financiar ierarhic, de gestiune si de executie.
Tinand cont de apartenenta organului de control putem vorbi despre control propriu (prospectiv,
strategic, preventiv, concomitent, ulterior) si control exterior (al statului, al structurilor ierarhic superioare
din cadrul firmei).
Scopul controlului il delimiteaza in: control de conformitate, de pilotaj, de invatare, de adaptare,
compensator, de indreptare si recuperare a pagubelor.
Orientarea controlului da nastere unui control tematic, nedirijat sau de fond.
22
Dupa modul de concretizare avem control financiar direct, control financiar indirect, control
financiar de drept si de fapt.
In functie de materia controlata deosebim controlul faptic si documentar.
Dupa arealul informational avem control sistematic, nesistematic si reciproc.
Timpul in care s-a derulat operatiunea da nastere unui control cronologic, invers cronologic,
partial sau total.
4.3.1 METODE DE EXERCITARE A CONTROLULUI
In prezent exista mai multe metode de control. Astfel putem vorbi despre folosirea unor metode
ca: cercetari prin anchete, discutii, verificari documentare, control faptic, analize economico-financiare.
In acelasi timp, unele lucrari de specialitate nu fac diferenta intre metode si tehnici de control.
Controlul documentar contabil. Prin intermediul acestui tip de control se determina realitatea,
legalitatea si eficienta activitatilor economice si financiare. Astfel, metodele identificate sunt: controlul in
ordine cronologica sau invers cronologica, controlul sistematic sau tematic, control reciproc, control
incrucisat, calculul de control, examenul critic, analiza contabila, balanta contabila, sintetica si analitica.
Controlul in ordine cronologica-documentele sunt verificate in ordinea intocmirii lor. Metoda
este utilizata pentru verificarea actelor de casa, banca si de plata a salariilor
Controlul in ordine invers cronologica se utilizeaza pentru observarea persistentei unei greseli
sau pentru a identifica momentul realizarii unei inregistrari eronate. Documentele se verifica in sens
invers inregistrarii.
Controlul sistematic este un control cu o anumita tematica, prin intermediul lui urmarindu-se
modul de realizare a unei problematici stabilite clar.
Controlul reciproc se aplica documentelor ce contin anumite operatii ce se pot verifica cu altele,
diferit ca forma dar identice ca si continut. Metoda este folosita de catre revizorii de gestiune care verifica
iesirea imprimatelor, folosirea si restituirea lor.
Controlul incrucisat se aplica asupra documentelor care se transmit de la o sucursala la alta.
Scopul este acela de a verifica la sucursala emitenta existenta si valabilitatea contractului de asigurare.
Metoda se foloseste in primul rand pentru combaterea fraudei.
Calculul de control se folosea pentru reproducerea activitatii contabililor, atunci cand se
examinau in mod frecvent inregistrarile din fisele de cont si rulajele. Metoda a fost substituita de sistemul
informatic, care prelucreaza datele automat, efectuand si egalitatile.
Examenul critic. Organul de control analizeaza operatiunile ce se vor indeplini in perioada
urmatoare controlului, precum si consecintele ce decurg din acestea si desprinde anumite concluzii.
Aceasta metoda este eficienta numai daca revizorul are o experienta bogata, care sa-i permita sa ajunga la
concluzii cat mai realiste.
Verificarea intocmirii, semnarii si transmiterii documentelor. Metoda de control a fluxului
informational urmareste respectarea modului de utilizare a imprimatelor cu regim special ( contracte de
asigurare, polite, chitante pentru incasarea primelor, foi de parcurs). Avand in vedere ca intreaga
activitate a societatii se desfasoara pe baza acestor documente, verificarea lor este extrem de importanta.
Controlul faptic reprezinta o metoda des utilizata care se realizeaza prin cercetarea la fata locului
asupra realitatii datelor si informatiilor din documente. Obiectivul este acela de a face comparatie intre
situatia faptica si cea scriptica.
23
V. CONCLUZII
Cheia efectuarii oricarui control o constituie planificarea riguroasa a rezultatelor ce se vor obtine.
Pentru a judeca performantele actuale, managerii trebuie sa se decida in avans asupra nivelului de
performanta pe care-l doresc.
Controlul efectiv se bazeaza pe trei conditii fundamentale:
a) standardele de control, ce reflecta sintetic rezultatele planificate;
b) informatiile, ce indica deviatiile intre rezultatele actuale si standarde;
c) actiunile corective, pentru orice deviatie intre rezultatele actuale si standarde.
Functia de control presupune implementarea unor metode care trebuie sa dea raspunsuri la trei
intrebari de baza:
1) care sunt rezultatele planificate si care sunt rezultatele dorite?
2) prin ce mijloace pot fi comparate rezultatele actuale cu cele planificate?
3) ce actiune corectiva este indicata si care este persoana autorizata care trebuie sa o exercite?
Elaborarea si implementarea unei conceptii eficiente de organizare si exercitare a controlului
intern ar avea ca impact pozitiv descoperirea precoce a eventualelor disfunctii si luarea timpurie a
masurilor de corectie ce se impun, evitandu-se astfel agravarea unor stari de lucruri negative.
Apreciez ca pentru a putea contribui la prevenirea aparitiei fenomenelor nedorite, persoanele care
executa activitati de control intern trebuie sa stabileasca sediul cauzelor care au determinat aparitia unor
disfunctii. Unele neajunsuri isi au sediul in afara entitatii sau a compartimentului controlat, caz in care
controlul se adreseaza altor niveluri organizatorice pentru solicitarea ajutorului necesar in redresarea
situatiei. Majoritatea documentelor si actelor de control nu analizeaza si cauzele care au determinat
aparitia disfunctiilor constatate. Cat de eficace este un sistem de control intern care porneste de la efecte,
cauzele care au determinat aparitia si manifestarea acestora ramanand sa actioneze imperturbabil? Este
intrebarea pe care trebuie sa si-o puna fiecare manager inainte de a configura o arhitectura a controlului
intern legala, pertinenta, adaptata nevoilor structurii organizationale pe care o conduce si cu un nivel
ridicat de eficienta in identificarea riscurilor potentiale a probabilitatii aparitiei acestora, dar si de
gestionare inteligenta a lor in scopul reducerii impactului asupra entitatii, in limite rezonabile.
Lipsa controlului intern sau organizarea defectuoasa a acestuia conduce in majoritatea cazurilor la
aparitia conditiilor propice pentru manifestarea fraudei, profitandu-se de slabiciunile sistemului.
In final, readucand in discutie controlul in cadrul societatilor de asigurare, mentionam ca
indiferent de marimea si structura activitatii desfasurate de catre asigurator, procedurile de control intern
trebuie sa aiba in vedere, in principal:
monitorizarea subscrierii riscurilor, constituirii si evaluarii rezervelor tehnice, administrarii
investitiilor si a lichiditatilor, activitatii de reasigurare, in stricta concordanta cu legislatia in
vigoare si cu propriile norme interne;
asigurarea corectitudinii tratamentului de care trebuie sa beneficieze asiguratii sau
potentialii asigurati si a prezentarii corespunzatoare a informatiilor privind conditiile si
temenii contractuali de asigurare;
25
REFERINTE BIBLIOGRAFICE
26
27