CAPITOLUL 7

REGISTRELE DE CONTABILITATE I FORMELE DE

NREGISTRARE CONTABIL
7.1. Registrele de contabilitate
7.2. Formele de nregistrare contabil


REGISTRELE DE CONTABILITATE I FORMELE DE NREGISTRARE CONTABIL
7.1. Registrele de contabilitate

Datele privind operaiile care se produc n activitatea unei uniti, consemnate n
documentele justifcative, sunt nregistrate n ordine cronologic, grupate i sistematizate n cadrul
unor formulare denumite generic registre.

a - Noiunea i clasifcarea registrelor
Registrele contabile sunt documente specifce cu ajutorul crora se realizeaz nregistrarea
operaiilor economice i fnanciare n conturi i furnizarea, pe aceast baz, de informaii privind
situaia i micarea patrimoniului. Ele se prezint sub forma unor caiete, foi volante, fe sau
documente informatice cu coninutul i structura adecvate scopului pentru care s-au deschis.
Teoria i practica contabil au generat o diversitate de forme privind coninutul registrelor.
Astfel, din punct de vedere al modului de nregistrare a operaiilor economice i fnanciare n cadrul
sistemului de conturi, registrele pot f pentru:
- evidena cronologic;
- evidena sistematic;
- realizarea combinat a celor dou feluri de evidene.

Evidena cronologic, organizat cu ajutorul registrelor, se realizeaz prin intermediul unui
jurnal, ce servete la nregistrarea operaiilor n ordinea n care au fost efectuate n timp. n practic,
n acest scop se utilizeaz documentul numit "Registrul jurnal", precum i "Nota de contabilitate".
Evidena sistematic, prin intermediul registrelor, nseamn nregistrarea operaiilor
economico-fnanciare n funcie de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau
procese economice sub form de cheltuieli i venituri. n asemenea registre se nscriu operaiile care
au fost deja nregistrate, cronologic, n registrul jurnal.
n categoria acestor registre sunt incluse:
- fele de conturi fr dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe conturi
creditoare i, respectiv a rulajului creditor pe conturi corespondente debitoare. n activitatea
practic sunt denumite "fe de cont pentru operaii diverse" (care sunt numai fe valorice, pentru
debit, credit, sold). n cazul evidenei bunurilor de natura stocurilor, aceste fe conin n plus, pe
lng coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrat, ieit, stoc) i sunt denumite "fe de cont
pentru valori materiale".
- jurnalele pentru creditul conturilor, n care documentele justifcative, n care sunt
consemnate operaiile patrimoniale se nscriu n ordine cronologic.
Registrele pentru evidena combinat se utilizeaz la unitile mici, care nu folosesc multe
conturi i n care se efectueaz nregistrrile, att n ordine cronologic, ct i n mod sistematic
(Exemplu: Jurnal - Cartea mare).
Dup sfera de cuprindere a datelor, registrele de eviden contabil se mpart n:
153
- registre pentru evidena sintetic, care se pot prezenta concret sub forma jurnalelor pentru
creditul conturilor sau Cartea mare-ah, n funcie de forma de nregistrare contabil folosit de
unitate;
- registre pentru evidena analitic ce se pot concretiza sub form de fe valorice sau
cantitativ valorice sau diferite situaii al cror coninut informaional se stabilete de unitatea
patrimonial;
- registre pentru realizarea combinat a celor dou forme de eviden.
b - Coninutul, completarea i gestionarea registrelor
Normele legale din ara noastr prevd ca principale registre de contabilitate: Registrul -
jurnal; Registrul inventar i Registrul "cartea mare".
Registrele de contabilitate reprezint, alturi de bilan i contul de proft i pierdere,
principalele documente pe care le produce contabilitatea.
Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii n care unitile patrimoniale
nregistreaz, periodic, cronologic i sistematic, operaiunile economico-fnanciare, consemnate n
documente justifcative, care produc modifcri n patrimoniul acestora.
Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, zilnic sau
lunar, n mod cronologic, operaiune cu operaiune, fr spaii libere, fr tersturi, toate operaiile
privind micrile patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se ntocmete ntr-un
singur exemplar, de ctre regiile autonome, societile comerciale, instituiile publice, unitile
cooperatiste, asociaiile i celelalte persoane juridice, dup ce a fost numerotat, nuruit, certifcat i
parafat. Acest registru se parafeaz de ctre organele n drept, la nceperea activitii unitii,
precum i ori de cte ori este cazul.
Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate (atelier, secie, etc.) i n
cursul aceleiai zile, pot f nregistrate ntr-un document centralizator care, la rndul su, st la
baza nregistrrii n registrul jurnal.
Registrul jurnal se poate prezenta sub dou forme:
registrul - jurnal general;
registrul - jurnal auxiliar, pentru operaiunile de cas i banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii -
achitrii facturilor, situaia avansurilor spre decontare; toate acestea sunt folosite de unitile patrimoniale care au un
volum mare de operaiuni de nregistrat.
Acest registru servete pentru nregistrarea cronologic a micrii elementelor patrimoniale i ca prob n
soluionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui se face o prim verifcare cu balana sintetic, n sensul c
totalul registrului jurnal trebuie s corespund cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balana
conturilor sintetice, ntocmit pentru luna curent.
n situaia n care unitatea folosete registre auxiliare, totalul acestora se nscrie n registrul jurnal general,
periodic, de regul lunar.
Fiind un document de nregistrare contabil el nu circul ntre compartimente, sau n afara unitii. Se
arhiveaz temporar, pe timp de un an, ctre serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, dup care se
depune la arhiva unitii patrimoniale mpreun cu documentele justifcative care au stat la baza ntocmirii lui.
Coninutul informaional al registrului jurnal este prezentat n continuare (tabelul 1.1.)

Unitatea ................... Nr. pag...
REGISTRUL - JURNAL
Nr.
crt.
Data
nreg.
Documentu
l
(fel, nr.
data)
Explicaii Simbol conturi Sume
D. C. Debitoare Creditoare
1 2 3 4 5 6 7 8

De reportat
154
ntocmit, Verifcat,

Registrul - jurnal de ncasri i pli se ntocmete de ctre agenii economici, persoane fzice
(meseriai, etc.) i asociaiile familiale. El servete ca document de nregistrare operativ a
ncasrilor i plilor pe baza actelor justifcative i ca document de stabilire a situaiei fnanciare a
agentului economic respectiv.
n registrul de ncasri i pli se nregistreaz nu numai operaiunile n numerar, ci i cele
efectuate prin contul de decontare de la banc (indiferent dac a avut loc ncasarea sau plata
efectiv). Acest registru se numeroteaz i se nuruiete, se vizeaz de ctre organul fscal la
nceperea activitii, precum i ori de cte ori este cazul.
Modelul registrului jurnal de ncasri i pli se prezint n tabelul 1.2.





Unitatea ............................ Tabelul 1.2.

Registrul jurnal de ncasri i pli
Nr.
crt.
Data Documentul Felul operaiei ncasri Pli
1 2 3 4 5 6



Registrul inventar se ntocmete la sfritul anului, ntr-un singur exemplar, n vederea stabilirii rezultatelor
inventarierii patrimoniului. n el se nregistreaz toate elementele patrimoniale, de activ i de pasiv, grupate n funcie
de natura lor, conform posturilor din bilanul contabil, inventariate conform normelor legale.
Elementele patrimoniale nscrise n registrul inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente
care justifc coninutul fecrui post din bilanul contabil. Se parafeaz de organul fscal teritorial la nceperea
activitii, n cazul epuizrii flelor, cnd este necesar deschiderea unui registru nou, precum i la ncetarea
activitii.
n tabelul 1.3. se prezint coninutul informaional al registrului inventar.

Unitatea .................................. Nr. pag..............
Registrul Inventar
la data de 31 decembrie ------------------
Nr.
crt.
Recapitulaia
elementelor
inventariate
Valoarea
contabil
Valoarea de
inventar
Diferene de evaluare
(de nregistrat)
Valoare Cauzele
diferenelor
1 2 3 4 5 6

ntocmit, Verifcat,

Registrul cartea - mare, n principal, servete la nregistrarea operaiilor (n evidena sistematic), la
stabilirea rulajelor lunare i a soldului fnal (debitor sau creditor) pentru fecare cont sintetic.
n activitatea practic, formularele acestui registru, concretizate n foi volante, mbrac diverse forme cum
sunt:
155
- Cartea mare, format A3, cod 14-1-3, ce se utilizeaz de ctre unitile care aplic forma de nregistrare
contabil pe jurnale, prezentat n tabelul urmtor (tabelul 1.4.):


Unitatea ...............
CARTEA MARE
CONTUL .....
Lunile Conturi corespondente creditoare Total
Rulaj
debitor
Total
Rulaj
creditor
SOLD
Cont Cont Cont Cont Cont La 1 ianuarie
2____
Debi
tor
Credi
tor
Jurnal
..
Jurnal
..
Jurnal
..
Jurnal
..
Jurnal
.
Ianuarie
Februarie
Martie
---------
Total
general
(I - IV)

ntocmit, Verifcat,
Acest registru se ntocmete la sfritul lunii n cadrul compartimentului fnanciar-contabil
i servete n urmtoarele scopuri:
- stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile patrimoniale care
aplic aceast form de nregistrare contabil;
- verifcarea nregistrrilor contabile efectuate;
- furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitii economice i fnanciare a unitii
patrimoniale;
- ntocmirea balanei de verifcare.
Pentru ntocmirea acestui registru, se procedeaz astfel:
- suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, fr dezvoltarea
acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare;
- rulajul debitor desfurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele de
credit calculndu-se (extracontabil) sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale
de credit;
- soldul fnal debitor sau creditor al fecrui cont se stabilete n cadrul formularului cartea
mare, inndu-se seama de soldul iniial de la nceputul anului i de rulajele debitoare, respectiv
creditoare din cursul lunii curente;
Fiind un document de nregistrare contabil cronologic i sistematic nu circul ntre
compartimente i se arhiveaz la biroul contabilitate.
- Cartea - mare (ah), cod 14-1-3/a, utilizat n cadrul formei de nregistrare contabil
maestru ah.
Acest registru se ntocmete ntr-un singur exemplar, este tiprit pe ambele fee, format A4 i
servete la:
- organizarea contabilitii sintetice a operaiunilor patrimoniale. n acest scop se deschid
cte dou fe: una pentru debit i alta pentru credit;
- ntocmirea balanei de verifcare a conturilor sintetice, scop n care la nceputul anului, la
deschiderea felor, pe primul rnd al coloanei "suma", se nscrie soldul iniial; n cursul lunii se
nregistreaz operaiile la baza documentelor justifcative; la sfritul lunii se stabilesc rulajele
debitoare, respectiv creditoare, totalul sumelor de la nceputul exerciiului i soldul fnal.
156
- furnizarea de date pentru analiza economico-fnanciar.
- Fia de cont pentru operaii diverse, care nu dezvolt pe conturi corespondente rulajul
debitor, respectiv creditor al contului (tabelul 1.6.):

Tabelul 1.6.
FIA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE
Denumirea contului .... Simbol cont ... Pagina
Data
1....
Document
Felul Numrul
Explic. Simbol
cont
coresp.
De
bit
Cre
dit
D/C Sold




Acest formular (registru) se folosete pentru organizarea contabilitii sintetice la unitile
mici, care aplic forma de nregistrare contabil clasic sau jurnalul unic.
La modul general, fa de cont pentru operaii diverse (codul din nomenclatorul formularelor
tipizate 14 - 6 - 22), constituie, cu alte cuvinte, o form a registrului cartea - mare anual, ce se
deschide pe fe volante pentru conturile sintetice, precum i pentru conturile analitice (clieni,
furnizori, casa etc.).
n cadrul acestui formular operaiile se nregistreaz zilnic, sau periodic, pe baza
documentelor justifcative, stabilindu-se operativ, dup fecare operaie, soldul contului (debitor sau
creditor), dup caz. La sfritul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, n cadrul felor se
stabilesc subtotaluri care servesc la ntocmirea balanei de verifcare.
Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finanelor.
Registrele de contabilitate se utilizeaz n strns concordan cu destinaia acestora i se prezint n
mod ordonat completate, astfel nct s permit n orice moment, identifcarea i controlul operaiunilor
patrimoniale efectuate.
Registrele se completeaz zilnic, sau periodic, n funcie de frecvena operaiilor i de necesitile
informaionale ale compartimentelor interesate. Sunt gestionate de ctre compartimentele de profl, de
exemplu: registrul jurnal de ncasri i pli se ine la casieria subordonat compartimentului fnanciar i a
contabilului ef, registrul "cartea mare" se ntocmete i se gestioneaz de compartimentul contabilitate
general. Ele se pstreaz n unitate timp de 10 ani, de la data nchiderii exerciiului fnanciar n cursul cruia
au fost ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie s fe reconstituite n termen de
maxim 30 zile de la constatare.
Registrele de contabilitate numerotate, nuruite, parafate, nregistrate la organele fscale i conduse
regulat pot f admise ca probe n cazul litigiilor patrimoniale, n caz de faliment, precum i n alte situaii.

7.2. Formele de nregistrare contabil
7.2.1. Defnirea formei de nregistrare contabil
Din momentul nregistrrii datelor n documentele primare i pn la prezentarea lor spre analiz
organelor de conducere, ele trec prin anumite etape succesive, dintre care cele mai importante sunt
urmtoarele: consemnarea operaiilor economice n documentele primare, ceea ce se mai numete culegerea
datelor informaionale; prelucrarea documentelor justifcative (sortarea, verifcarea, contarea) i nregistrarea
acestora n sistemul de conturi; verifcarea exactitii datelor nregistrate n conturi cu ajutorul balanei de
verifcare; verifcarea realitii datelor nregistrate n contabilitate cu ajutorul inventarierii; sintetizarea i
generalizarea informaiilor contabile, n vederea cunoaterii de ansamblu a activitii economice a unitii
patrimoniale, prin intermediul documentelor contabile de sintez (bilanul contabil).
n cadrul fecrei etape, lucrrile se realizeaz dup o anumit concepie, cu ajutorul anumitor supori
materiali ai datelor informaionale i folosind anumite mijloace tehnice de lucru.
157
n cadrul fecrei etape, lucrrile se realizeaz dup o anumit concepie, cu ajutorul anumitor supori
materiali ai datelor informaionale i folosind anumite mijloace tehnice de lucru. Toate aceste etape constituie
ciclul contabil de prelucrare a datelor.
mbinarea i executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se realizeaz prin
forma de nregistrare contabil, denumit i form de contabilitate.
n contabilitatea altor ri noiunea de form de contabilitate este nlocuit prin cea de
sistem contabil, prin aceasta prezentndu-se structura intern a metodei contabilitii.
Dac ciclul contabil sau modul de nregistrare i prelucrare a datelor formeaz coninutul
formei de nregistrare contabil, formularele de eviden i raportare a datelor folosite reprezint
instrumente de lucru ale acesteia.
Prin form de nregistrare contabil se nelege un ansamblu de formulare corelate ntre ele,
care servesc la nregistrarea i prelucrarea dup anumite reguli a datelor privind starea i micarea
elementelor patrimoniale.
Formele de nregistrare contabil au aprut, s-au dezvoltat i s-au perfecionat n strns
dependen de condiiile ornduirii economice, experiena dobndit n practica contabil i
perfecionarea tehnicilor de prelucrare a datelor. Perfecionarea formelor de nregistrare contabil,
de-a lungul istoriei s-a realizat prin apariia n cadrul formelor vechi a unor elemente noi, care au
generat alte forme n scopul adaptrii acestora la condiiile specifce ale activitii din diferite etape
de dezvoltare.
Experiena teoretic i practic din activitatea fnanciar-contabil dovedete c nu se poate
aplica aceeai form de nregistrare contabil n toate unitile patrimoniale. Ca urmare, alegerea
formei de contabilitate este infuenat de natura activitii unitii patrimoniale, de mrimea i
structura organizatoric a acesteia, n funcie de mijloacele tehnice de prelucrare de care dispune
unitatea respectiv, precum i de posibilitile practice de utilizare a acestor mijloace.

7.2.2. Formele de nregistrare contabil utilizate n ara noastr
Ciclul contabil de nregistrare i prelucrare a datelor ncepe cu consemnarea n scris a
datelor n documente, se continu cu refectarea acestor documente n registrele contabile i se
ncheie cu ntocmirea bilanului contabil i efectuarea analizei pe baz de bilan. Ca urmare,
documentele justifcative reprezint limita inferioar a formei de nregistrare contabil, iar bilanul
contabil limita superioar.
Discutate prin prisma evoluiei n timp, n diferite ri, se apreciaz c sporirea potenialului
informativ, concomitent, cu perfecionarea mijloacelor i tehnicilor de prelucrare a datelor, a
determinat utilizarea mai multor forme de nregistrare contabil cum sunt: forma italian, forma
jurnal-cartea mare; forma maestru-ah (pe conturi corespondente); forma pe jurnale; forma
copigrafc (Ruf) i alte forme.
Dintre formele de nregistrare contabil folosite n prezent n unitile patrimoniale din ara
noastr menionm:
- forma de nregistrare contabil maestru - ah;
- forma de nregistrare contabil pe jurnale;
- forma de nregistrare contabil n condiiile folosirii mijloacelor tehnice de calcul, denumit
i forma informatic.
Fiecare form de nregistrare contabil se distinge prin modul de prelucrare a datelor i prin
structura registrelor contabile folosite pentru redarea nregistrrii cronologice i sistematice.
La modul general, n categoria formularelor, ca elemente componente ale formei de
nregistrare contabil, se cuprind:
1.documentele justifcative;
2.registrul jurnal;
3.registrul cartea mare;
4.purttorii tehnici de date;
5.balana conturilor;
6.registrul inventar;
7.situaiile sintez i raportare fnanciar-contabil, denumite i conturi anuale.
158
Forma de nregistrare contabil maestru - ah are ca trstur esenial utilizarea a cte dou
fe pentru fecare cont sintetic, una pentru debit cu dezvoltare pe conturi corespondente creditoare
i alta pentru credit cu dezvoltare pe conturi corespondente debitoare, denumite "cartea mare" (ah).
Coninutul informaional al acestor fe, prin care se realizeaz evidena sintetic reprezint o
adaptare la noile cerine a felor sintetice ah. Modelul acestor fe este prezentat la tema privind
registrele contabile (vezi paragraful anterior 7.1). Contabilitatea analitic se realizeaz cu ajutorul
diferitelor fe (fe de cont pentru operaiuni diverse) sau situaii, n raport cu metodele folosite
pentru evidena i calculul costurilor i rezultatelor, etc.
Formularele sau instrumentele de lucru care se utilizeaz sunt: registrul jurnal (pn la
data de 1 I 1994, n activitatea practic s-a utilizat jurnalul de nregistrare, denumit i fa
rulajelor); fa - sintetic cartea mare ah, registrele auxiliare (pentru evidena analitic), balana de
verifcare a conturilor i bilanul contabil.
Tehnica de lucru n cadrul acestei forme de nregistrare contabil este urmtoarea:
documentele justifcative, care stau la baza operaiilor economice, sunt supuse prelucrrii
contabile ceea ce nseamn (sortare pe feluri de operaii, verifcare, evaluare, contare); dac pentru
acelai fel de operaie exist mai multe documente justifcative, acestea se totalizeaz zilnic sau
periodic n documente cumulative; pentru operaiile care nu au la baz documente (operaii de
stornare, repartizarea proftului, etc.) se ntocmete nota de contabilitate care este un document
tipizat ce conine elementele articolului contabil. Sunt uniti patrimoniale care ntocmesc note de
contabilitate pentru toate operaiile patrimoniale (chiar dac au la baz documente).
operaiile din documentele justifcative (sau centralizatoare unde este cazul), respectiv
notele de contabilitate se nregistreaz n registrul jurnal folosit pentru nregistrarea cronologic a
operaiilor economico-fnanciare i pentru stabilirea rulajului lunar al acestora. Prin intermediul
registrului jurnal se atribuie un numr n ordine cronologic documentelor justifcative, respectiv
notelor de contabilitate i, totodat, cu ajutorul lui se face o prim verifcare cu balana sintetic, n
sensul c totalul registrului jurnal trebuie s corespund cu totalul rulajelor debitoare, respectiv
creditoare, din balana conturilor ntocmit pentru luna curent.
n paralel, pe baza acelorai documente i note de contabilitate, se efectueaz nregistrri,
n mod sistematic i cronologic, n evidena analitic ce se poate realiza cu ajutorul felor, situaiilor
sau altor formulare specifce acesteia.
la sfritul lunii, pe baza datelor din fele sintetice cartea mare ah (cartea mare ah se
utilizeaz pentru ntocmirea balanei de verifcare a conturilor sintetice, dup totalizarea sumelor la
sfritul fecrei luni) se ntocmete balana de verifcare a conturilor sintetice, iar pe baza
nregistrrilor din contabilitatea analitic se ntocmesc balanele de verifcare pentru conturile
analitice.
periodic, de regul la sfritul exerciiului, pe baza datelor din balana sintetic a
conturilor, precum i din balanele analitice, se ntocmete situaia patrimoniului (semestrial) i
bilanul contabil (anual).

In unitile patrimoniale mici, unde volumul operaiilor ce se nregistreaz zilnic este redus,
se utilizeaz forma de nregistrare contabil clasic sau jurnal unic.
n cadrul acestei forme de nregistrare se folosesc urmtoarele registre: Jurnalul unic pentru
nregistrarea cronologic; Cartea mare fr ca rulajele s fe dezvoltate pe conturi corespondente,
pentru evidena sistematic, sintetic i analitic, ce se concretizeaz n practic sub forma felor
de cont pentru operaii diverse; Registrul - inventar sub forma listelor de inventariere pentru
inventarierea patrimoniului; Balana de verifcare a conturilor, pentru verifcarea periodic a
exactitii datelor i documentele de sintez i raportare fnanciar-contabil privind situaia
patrimoniului i rezultatele obinute.
Aceast form de nregistrare contabil prezint o serie de dezavantaje n sensul c
nregistrarea n jurnal este greoaie i nu permite diviziunea muncii; controlul este difcil, erorile find
identifcate numai cu ajutorul balanei de verifcare, neexistnd posibilitatea unei localizri mai
uoare a erorilor produse.

159
Forma de nregistrare contabil pe jurnale are ca trstur esenial utilizarea jurnalelor
pentru nregistrarea cronologic i sistematic a creditului fecrui cont n coresponden cu
conturile debitoare respective.
Formularele folosite n cadrul acestei forme de nregistrare contabil sunt urmtoarele:
- jurnalele multiple care servesc la nregistrarea cronologic i sistematic proprie conturilor
sintetice (n unele cazuri se folosesc i pentru conturile analitice);
- situaii pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul conturilor Casa i Conturi
curente la bnci);
- Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completeaz n fecare lun, pe baza
datelor preluate din jurnalele de credit (registrele - jurnale auxiliare).

Principalele jurnale pentru creditul conturilor, folosite n cadrul acestei forme de nregistrare
contabil sunt: Jurnalul privind operaiile diverse, Jurnal situaie privind operaiile contabile,
Jurnal - situaie privind operaiile de cas i banc, Jurnal privind decontrile cu furnizorii, Jurnal
privind consumurile i alte ieiri de materiale, Jurnal privind salariile i contribuia la asigurrile
sociale, Jurnal privind vnzarea produselor i alte ieiri, Jurnal privind vnzarea mrfurilor i alte
ieiri.

n categoria situaiilor pentru debitul conturilor menionm: Situaia privind operaiile de cas i banc
(care se af pe versoul jurnalului privind operaiile de cas i banc); Situaia ncasrii-achitrii facturilor;
Situaia privind avansurile spre decontare; Situaia privind micarea materialelor i cheltuielilor de transport-
aprovizionare.
nregistrrile n jurnal i situaii se efectueaz n tot cursul lunii, sau numai la sfrit de lun, direct pe
baza documentelor justifcative (sau centralizatoare, unde este cazul), precum i pe baza notelor de contabilitate
numai pentru acele operaii care nu au la baz documente justifcative (operaii de stornare, etc.).
Contabilitatea analitic se organizeaz fe cu ajutorul jurnalelor (pentru unele conturi), fe cu ajutorul
altor formulare specifce contabilitii analitice (fe de cont analitic pentru valori materiale, fa de cont pentru
operaii diverse, etc.).

Cartea mare se utilizeaz pentru stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pentru fecare cont sintetic.
Aceasta se ntocmete la fnele lunii n felul urmtor:
- rulajul creditor se preia din coloana de credit a fecrui jurnal;
- rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt deschise situaii pentru debitul lor, se determin
prin totalizarea sumelor preluate din coloanele conturilor corespondente creditoare cu care intr n
coresponden n cadrul jurnalelor. Coninutul informaional al acestui jurnal, care mbrac forma de fe, este
prezentat la tema referitoare la registrele de contabilitate (vezi paragraful 7.1.).
n general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt asemntoare cu cele prezentate la
forma de nregistrare contabil maestru ah, cu particularitile menionate anterior.

Forma de nregistrare contabil n condiiile utilizrii tehnicii de calcul (informatic) se bazeaz
pe adaptarea concepiilor metodologice ale formelor de nregistrare contabil caracterizate anterior,
cu deosebirea c toate lucrrile specifce se realizeaz prin utilizarea calculatorului electronic.
Instrumentele de lucru sunt, n general, aceleai ca i n cazul formelor de nregistrare
contabil abordate anterior, dar cu un coninut informaional specifc, adaptat necesitilor de
prelucrare automat a datelor.
n cadrul acestei forme de nregistrare, n principiu, ciclul contabil de prelucrare a datelor are
ca punct de pornire formula contabil, stabilit pe baza documentelor justifcative sau notelor de
contabilitate, i prin programe specifce de prelucrare se obine Registrul jurnal, pentru evidena
cronologic, i registrele cartea mare, pentru evidena sistematic, sintetic i analitic.
n plus, n condiiile acestei forme de nregistrare contabil, apar ca etape distincte, n
cadrul tehnicii de lucru urmtoarele: activitatea de codifcare; stabilirea procedurilor de prelucrare
i elaborarea modelelor pentru datele informaionale de intrare i situaiile informaionale fnale (de
ieire).
160
Situaiile fnale mpreun cu documentele care au stat la baza prelucrrii datelor, se transmit
compartimentelor benefciare, respectiv contabilitate, fnanciar, sau alte birouri funcionale, unde
sunt folosite pentru sistematizarea informaiilor i obinerea situaiilor de raportare fnanciar
contabil (bilanul contabil).
Menionm c n cadrul acestei forme de nregistrare contabil, nregistrarea contabil
sistematic (contabilitatea sintetic i analitic) este la fel de important ca i nregistrarea contabil
cronologic, ambele realizndu-se pe baz de registre sub form de "listri informatice". Aceasta
nseamn c, la nchiderea exerciiului, Registrul jurnal i registrele Cartea mare, obinute la calculator sub form
de "liste", trebuie s fe legate, numerotate, nuruite, parafate, sigilate i vizate nainte de arhivare.
Potrivit art.23 din Legea contabilitii nr.82/l991, persoanele fzice i juridice care utilizeaz sistemele de
prelucrare automat a datelor au obligaia s asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pstrarea sub forma
suporilor tehnici i controlul datelor nregistrate n contabilitate.
Sistemele de prelucrare automat a datelor trebuie s precizeze tipul de suport pentru pstrarea datelor de
intrare (pe hrtie, disc, etc.) care asigur conservarea acestora n condiii de siguran, precum i listele
nregistrrilor efectuate n evidena contabil, interzicndu-se inserri, intercalri, precum i orice eliminri i
adugiri ulterioare.
Fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s aib la baz coninutul unui document scris, la care s
poat avea acces att benefciarii, ct i organele de control. De asemenea, sistemele de prelucrare automat
organizate trebuie s permit, n orice moment, reconstituirea elementelor i a coninutului conturilor, a listelor i
informaiilor supuse verifcrii, pornind, fe de la datele de intrare, fe n ordine invers, de la coninutul sintetic al
conturilor, listelor sau altor informaii pe baza crora s se poat determina datele de intrare.
Fiecare nregistrare, pentru operaia patrimonial care a avut loc n unitate, trebuie s aib la baz
elementele de identifcare a datelor supuse prelucrrii.
n cazul unitilor care prelucreaz n sistem automat date din contabilitate, organele de control au acces la
documentaia de analiz, programare i de utilizare a tehnicii de calcul, n vederea efecturii corespunztoare a
testelor necesare. Procedurile de prelucrare automat a datelor trebuie s fe organizate astfel nct s permit
controlul respectrii reglementrilor n domeniu.
Potrivit normelor legale, n condiiile utilizrii acestei forme de nregistrare contabil,
unitile de informatic sau persoanele care efectueaz lucrri cu ajutorul tehnicii de calcul poart
rspunderea prelucrrii cu exactitate a informaiilor din documente, iar benefciarii rspund pentru
exactitatea i realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
161