Managementul Proiectelor

Consilier Regional Vest Teodor Neamtu

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
1. Definire
Managementul este stiinta organizarii si
conducerii organizatiilor pentru
valorificarea eficienta a resurselor
acestora in scopul oferirii de produse si
servicii specifice.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Proiectul este un efort bine definit, organizat, temporar si
realizat o singura data pentru a crea produse sau servicii
unicat.
Proiectul contrasteaza astfel cu procesele si operatiunile,
care sunt de regula permanente sau cvasi-permanente.
Proiectul reprezinta o realizare care are un obiectiv
definibil, consuma resurse si se afla sub constrangerea
unor elemente precum timpul, costurile si calitatea.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Managementul proiectelor
Este stiinta managementului resurselor astfel incat
acestea sa acopere in intregime realizarea unui proiect.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Resursele
sunt rezerve, posibilitati, surse, disponibilitati, mijloace care pot fi
valorificate la un moment dat.
Resursele
pot fi financiare, umane, materiale, intelectuale, energetice, de
spatiu, de timp, de comunicare etc.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

2. Managerul de proiect
Managementul de proiect este cel mai adesea in responsabilitatea unui
manager de proiect.
Asigura derularea proiectului in parametrii stabiliti, pentru a respecta
conditiile contractuale stabilite de clienti sau de nevoie proiectului.
Managerul de proiect trebuie sa aiba calitati exceptionale de lider, pentru
a intelege proiectul in intregimea sa, de la inceput pana la sfarsit, de a
conduce, organiza, coordona si controla resursele si echipele de lucru.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Managerul de proiect
trebuie sa aiba:
abilitati de comunicare interpersonala puternice,
sa fie familiarizat cu activitatile din fiecare sectie sau
departament,
sa posede cunostinte generale despre tehnologia
utilizata.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Managerul de proiect nu trebuie sa se implice direct in

activitatile tehnice, intrucat astfel ar inceta sa mai fie
manager, ci va deveni un simplu tehnician.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
3. Activitatile de management al proiectului
1. Analiza si stabilirea obiectivelor de proiect
riscurilor
3. Estimarea resurselor
5. Organizarea proiectului
7. Stabilirea sarcinilor
proiect
9. Controlarea executarii proiectului
derularii proiectului
11. Analizarea rezultatelor
proiectului
13. Previzionarea tendintelor proiectului
15. Managementul problemelor

2. Evaluarea si controlul
4. Alocarea resurselor
6. Achizitionarea de resurse
8. Conducerea activitatilor de
10. Urmarirea si raportarea
12. Definirea rezultatelor finale ale
14. Managementul calitatii

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
4. Stabilirea tipului de organizare de proiect
Managerul de proiect trebuie sa ia inca de la inceput o decizie
fundamentala:
Ce tip de organizare va folosi pentru realizarea proiectului?
Optiunile pe care le are sunt doua:
organizarea piramidala,
sau organizarea matriceala.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

A. Organizarea piramidala

Manager de virf (Manager general)

care poate avea in subordine directa:

Vicepresedinti

Consilieri

la nivelurile inferioare gasindu-se departamentele, sectiile,

birourile etc :
Manageri
de
productie

Manageri
de
marketing

Manageri
de resurse
umane

Manager
financiar

ETC

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Reguli in organizarea piramidala:

Managerii departamentali sunt in subordinea managerului
general,
Managerii departamentali au in subordinea lor alte persoane,
Formarea unei piramida ierarhice,
Linia de autoritate este verticala,
Comenzile si cererea de informatii merg in jos pe aceste linii de
autoritate,
Rapoartele si informatiile merg de jos in sus, urcand prin filtrare.

deinut astzi valoreaz mai mult dect aceeai unitate primit n viitor. Aceasta, deoarece, unitatea monetar se poat

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

In momentul in care se elaboreaza un proiect, managerilor de

proiect li se da o anumita autonomie de la modul obisnuit de
"lant al comenzii", delegandu-li-se autoritatea necesara
pentru a realiza proiectul.
Ei sunt in continuare subordonati managementului superior,
insa nu sunt intotdeauna controlati si au o autonomie de
decizie mai mare decat a unui director de departament.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
B. Organizarea matriceala
Uneori proiectele complexe au nevoie de structuri inovative, cum ar fi cea
matriceala.
Acest tip de organizare face ca specialistii sa raspunda in fata a doi sefi:
managerul lor ierarhic, si unul sau mai multi manageri de proiect.
Desi este afectata unitatea comenzii, din cauza ca unii angajati trebuie sa
raspunda in fata a mai multi superiori, acest tip de organizare a fost folosit
cu succes deoarece pare a fi cea mai buna cale de a folosi aptitudinile
profesionale ale angajatilor la mai multe proiecte.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

5. Planificarea proiectului

Etapa de planificare a proiectului este fundamentala pentru

realizarea cu succes a acestuia.
Planificarea determina ceea ce trebuie realizat, de catre cine,
pana cand si cu ce, pentru a indeplini toate cerintele pentru
finalizarea proiectului in parametrii de timp, cost si calitate
impusi.

MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
Planificarea proiectului
presupune
construirea mai
multor documente de management al proiectului.

Documentele de baza:
A - Specificatia Lucrarii;
B - Specificatiile de Proiect;
C - Jaloanele Proiectului;
D - Structura Detaliata a Activitatilor;
E - Structura Detaliata Organizationala;
F - Bugetul Proiectului.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
A. Specificatia lucrarii
Elementele cuprinse in Specificatia Lucrarii (elementele necesare pentru
ca echipa sa inteleaga proiectul in ansamblul sau) :
- Misiunea proiectului;
- Obiective;
- Rolurile si responsabilitatile fiecarui membru al echipei de proiect;
- Rezultatele proiectului;
- Bugetul general de proiect;
- Organigrama generala a proiectului.
SL sta la baza Structurii Detaliata a Activitatilor si este pusa la dispozitia
membrilor echipei de proiect de catre managerul de proiect

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
B. Specificatii de Proiect
Specificatiile de proiect trebuie enumerate separat pentru toate contributiile
individuale la proiect.
Acestea sunt utilizate pentru om-ora, echipament si materiale.
Arata clientului cum sunt cheltuiti banii alocati proiectului si daca sunt
vizate nivelele corespunzatoare de performanta.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

C. Jaloanele Proiectului
Jaloanele proiectului sunt etapele principale dupa care se poate
cuantifica evolutia acestuia.
Cel mai adesea, indica momentul de schimbare a unei faze, fie datorita
reluarii uneia sau mai multor faze precedente, fie ca urmare a demararii
unei noi faze sau a ncheierii proiectului.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

D. Structura Detaliata a Activitatilor (SDA)

Imparte proiectul in elemente tot mai mici, organizate ierarhic, ce trebuie
finalizate intr-o anumita ordine pana la completarea proiectului.
SDA constituie instrumentul central de ordonare si comunicare in cadrul
proiectului.
Daca este necesar, se pot realiza mai multe SDA in cadrul proiectului,
prin impartirea acestuia in functie de activitati principale, produse,
obiective, functiuni, responsabilitati, orientare geografica etc.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Daca SDA se modifica, trebuie modificata si SDL.
SDA imparte proiectul in:
- Pachete de lucrari
- Sarcini
- Sub-sarcini (daca este nevoie).
Managerul de proiect utilizeaza SDA ca un cadru comun pentru
integrarea intregului proiect.
SDA sta de asemenea la baza Structurii Detaliate Organizationale
(SDO), planificarii retelei, costurilor, analizei riscurilor etc.

MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
E. Structura Detaliata
Organizationala
Structura Detaliata Organizationala (SDO) cuprinde diviziunile
functionale ale organizatiei care sunt insarcinate sa asigure sustinerea
proiectului, si organizatiile exterioare daca acestea acorda de
asemenea ajutor.
SDO poate fi foarte bine construita ca si o organigrama.
SDO ajuta managerii sa priveasca proiectul din punctul de vedere al
responsabilitatilor.
SDO este un valoros pentru proiectele mai complexe.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

F. Bugetul Proiectului
Bugetul Proiectului este format din totalitatea veniturilor si
cheltuielilor de proiect.
Corelat in totalitate cu Structura Detaliata a Activitatilor (SDA)
in scopul programarii costurilor pe faze de proiect.

PROIECTELOR
6. ProgramareaMANAGEMENTUL
de retea
Pentru planificarea proiectului, este nevoie de programarea de retea.
O programare de retea defectuoasa ar conduce la pierderi de timp,
nefolosirea resurselor si nerealizarea proiectului in limita de timp alocata.
Retelele proiectului sunt compuse din "evenimente si "activitati.
Evenimentul este definit ca fiind punctul de incepere sau finalizare a unui
grup de activitati.
Activitatea este lucrarea ceruta a fi executata de la un punct situat in
timp (eveniment), la altul.

Reguli minime:MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Evenimentele sunt reprezentate grafic, de regula prin
cercuri,
Activitatile sunt reprezentate grafic prin sageti de la un
eveniment la altul.
Un numar scris deasupra unei activitati reprezinta de
obicei o valoare a timpului - zile, saptamani, luni, ceruta
pentru indeplinirea activitatii.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Tehnici de programare:

- Diagrama PERT (Tehnica de Evaluare si Analiza a

Programului),
- Diagrama CPM (Metoda Drumului Critic)
- Diagrama Gantt (folosite alternativ sau ca o completare la
PERT si CPM)

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

A. Diagrama PERT (PERT Chart - Tehnica de

Evaluare si Analiza a Programului)
Diagrama PERT este un grafic de retea care arata legaturile
dintre evenimente si activitati;
PERT este acronimul pentru "Program Evaluation and
Review Technique" - Tehnica de Evaluare si Analiza a
Programului

Diagramele PERT au nevoie de estimarea a trei timpi:

- cel mai optimist timp de finalizare (a),
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
- cel mai pesimist timp de finalizare (b),
- cel mai probabil timp de finalizare (m).
Perioada de timp prevazuta intre evenimente se poate calcula dupa
urmatoarea formula: te = [a+(4m)+b]/6, unde te = timpul prognozat.
PERT este o metoda mai sofisticata decat celelalte, si este utila doar in cadrul
proiectelor extrem de complexe, altfel pot aparea probleme de implementare.
Daca Specificatia Lucrarii (SL - SOW) este modificata, trebuie modificata si
diagrama PERT.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

B. Diagrama CPM (CPM Chart - Metoda Drumului Critic)

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Diagrama CPM (CPM Chart) este, ca si diagrama PERT, un grafic de
retea deoarece arata legaturile dintre evenimente si activitati (la fel ca
si diagrama PERT, spre deosebire de diagrama Gantt).
Diagramele PERT si CPM au inceput sa fie folosite in jurul anilor 1950
si 1960, si s-au extins ca si utilizare o data cu dezvoltarea
computerelor.
CPM este acronimul pentru ""Critical Path Method"

Diferentele majore intre PERT si CPM sunt:

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
1.Diagrama PERT necesita trei estimari de timp iar diagrama CPM necesita o
singura estimare de timp;
2.Diagrama PERT este folosita mai ales in proiectele de constructii, in timp ce
diagrama CPM este folosita in proiectele de cercetare si dezvoltare (R&D);
3.Diagrama PERT trateaza doar timpul, in timp ce diagrama CPM include
referinte legate de costuri si resurse disponibile;
4.Diagrama PERT necesita utilizarea computerului in timp ce diagrama CPM
este o tehnica manuala;
5.Diagrama PERT se calculeaza de regula in zile, in timp ce diagrama CPM
foloseste saptamani si luni;

MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
Daca Specificatia Lucrarii
(SL) este modificata,
trebuie modificata si
diagrama CPM.

C. Diagrama Gantt (Gantt Chart)

MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
Diagrama Gantt (creata
la inceputul anilor
1900 si denumit dupa cel
care a folosit pentru prima data aceasta procedura - Henry Gantt) este
foarte usor accesibila si prezinta perioadele de inceput si incheiere, si
durata activitatilor.
Diagrama Gantt nu este un grafic de retea pentru ca nu arata
interdependenta, legaturile dintre activitati, ceea ce este esential
pentru intelegerea si urmarirea proiectului (deoarece multe activitati se
desfasoara concomitent si deseori trebuie sa preceada activitati
ulterioare). Aceasta interdependenta poate fi observata in diagramele
PERT sau CPM.

MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
Daca Specificatia Lucrarii
(SL) este modificata,
trebuie modificata si
diagrama GANTT.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Programe de calculator (software) de management al proiectelor

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Proiectele mai complexe pot fi organizate cu ajutorul unor programe speciale
de calculator, cum ar fi:
Microsoft Project sau Primavera Project Planner,
ACEProject,
ActiveProject Project Management,
LeadingProject,
PlanWise Project Management,
TargetProcess,
Vertabase etc.

Pentru orice nelamurire sau observatii suplimentare va stau in

MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
suport pe coloana
de notite
Teodor Neamtu
Consilier Regional Vest