Sunteți pe pagina 1din 17

Universitatea George Baritiu

Facultatea de Drept si Stiinte Administrative


Specializarea Administratie Publica

COMUNICAREA N ADMINISTRAIA PUBLIC

Student :
Paun Mihai

1. ORGANIZAREA COMUNICRII N ADMINISTRAIA PUBLIC


I. Structuri de comunicare n administraia public
Misiunile, obiectivele, coninutul i structurile activitii de comunicare sunt prevzute n
Legea Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public, consolidata
2009. Potrivit acestei legi:
-Pentru asigurarea accesului oricarei persoane la informatiile de interes public autoritatile
si institutiile publice au obligatia de a organiza compartimente specializate de informare si relatii
publice sau de a desemna persoane cu atributii in acest domeniu. Atributiile, organizarea si
functionarea compartimentelor de relatii publice se stabilesc, pe baza dispozitiilor prezentei legi,
prin regulamentul de organizare si functionare a autoritatii sau institutiei publice respective.
( art.4)
-Pentru asigurarea accesului mijloacelor

de informare

in masa

la informatiile

de interes public autoritatile si institutiile publice au obligatia sa desemneze un purtator de


cuvant, de regula din cadrul compartimentelor de informare si relatii publice. ( art. 16)
La nivelul fiecrei structuri administrative exist aadar o structur de comunicare ( chiar
dac denumirile sunt diferite de la instituie la instituie). Mrimea structurii de comunicare
variaz n funcie de nivelul administrativ pe care instituia respectiv l reprezint, de mrimea
instituiei sau localitii precum i de bugetul instituiei / localitii respective.
Existena acestor structuri n organigrama instituiilor administrative de la toate nivelurile
( de la preedinie i guvern pn la primria celei mai mici localiti) arat importana ce se

acord n administraia public actual actului de comunicare. Este i o necesitate a zilelor


noastre, nu e doar vorba de respectarea unei legi!
1. La nivelul administraiei prezideniale: exist Departamentul de Comunicare
Public, condus de un consilier de stat.
Departamentul de Comunicare Public este structura din cadrul Administraiei
Prezideniale

20

abilitat s promoveze punctele de vedere ale Preedintelui Romniei, s propun

mesaje i s redacteze comunicate de pres, s analizeze impactul i contextul mediatic ale


aciunilor Preedintelui. De asemenea, Departamentul de Comunicare Public preia solicitrile
mass-media, realizeaz acreditrile de pres i administreaz coninutul media al paginii de
internet a instituiei. eful Departamentului Comunicare Public este i purttorul de cuvnt al
Preedintelui Romniei.
n cadrul instituiei prezideniale funcioneaz i un Compartiment pentru probleme
ceteneti, audiene i petiii.
2. La nivelul Guvernului Romniei:
Pentru asigurarea i coordonarea producerii integrate i unitare a mesajului public
guvernamental i coordonarea rspndirii informaiilor publice prin toate mijloacele de
comunicare, n cadrul Secretariatului General al Guvernului funcioneaz Departamentul de
comunicare i al purttorului de cuvnt al Guvernului, condus de un secretar de stat, numit,
21

respectiv eliberat din funcie prin decizie a primului-ministru .


Departamentul de Comunicare i al Purttorului de Cuvnt al Guvernului comunic zilnic
agenda public a Primului-ministru. Agenda primului-ministru cuprinde evenimentele i
activitile publice la care particip premierul.
Insitutuia guvernamental posed un compartiment de relaii cu publicul, ce are n
compunere Biroul de audiene ceteni i Biroul relaii petiii.
3. La nivelul ministerelor: exist n majoritatea cazurilor direcii de comunicare i relaii
publice. Denumirile acestor direcii difer de la un minister la altul. Astfel, dac n cazul
Ministerului Finanelor funcioneaz Direcia de Comunicare, Relaii Publice i Mass-Media, n
alte cazuri aceast structur de comunicare se numete, de exemplu:
- la Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale: Departament de Comunicare;
- la Ministerul Mediului: Direcia de Comunicare;

- la ministerele Afacerilor Interne i Aprrii Naionale: Direcia Informare i Relaii


Publice;
- la Ministerul Transporturilor i Infrastructurii: Direcia General de Informare Public i
Comunicare.
n cazul ministerelor Sntii i Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, structura de
comunicare i informare public este doar la nivelul unui serviciu: Serviciul de Pres i Relaii
Publice.
Fiecare minister are n organigram i o structur de relaii cu publicul, prin care este
organizat activitatea de primire-soluionare a petiiilor, sunt oferite audiene i este asigurat
primirea evidena/nregistrarea, repartizarea i expedierea corespondenei.
Atribuiile principale ale direciilor ( serviciilor) de comunicare din cadrul ministerelor:
- conceperea, organizarea, conducerea si controlul activitatilor de informare si relatii
publice;
-

asigur relaionarea acesteia cu societatea civil, comunitile locale, cetenii i


structurile statului de drept, precum i politica de transparen la nivelul ministerului;

gestioneaz imaginea public a instituiei. n acest sens, personalul direciei ntocmete


proiecte privind strategiile de comunicare i relaii publice la nivelul ministerului.
4. la nivelul prefecturilor: i aici exist o varietate de forme de organizare a comunicrii
i informrii publice. Astfel, unele prefecturi ( cum este cea de la Cluj) au un compartiment
distinct de comunicare i relaii publice, care conine i biroul de relaii cu publicul, iar n
organigramele altora ( cum este cea de la Braov) nu exist un asemenea compartiment, dar
funcioneaz Biroul de Relaii cu Publicul n cadrul unei structuri organizatorice mai mari ( de
exemplu, la prefectura Braov acest biroul se afl n componena Serviciului Financiar,
Contabilitate, Resurse umane, Salarizarea, Achiziii publice, Informatic, Relaii cu publicul i
Administrative i Compartiment Informatic.
Toate instituiile prefectului de ar au desemnat o persoan responsabil cu asigurarea
accesului la informaiile de interes public.
Atributii principale ale structurii de comunicare a prefecturilor:

asigur prin compartimentul de specialitate relatia cu cetateanul si aplicarea prevederilor


legale privind liberul acces la informatiile de interes public;

asigur activitatea de registratura pentru toate documentele adresate Institutiei


Prefectului, asigura programarea cetatenilor la audiente si solutionarea cererilor, petitiilor si a
sesizarilor.

5. la nivelul administraie publice locale:


a. n cazul consiliilor judeene, structurile comunicaionale se numesc fie
Compartiment
Informare Relaii cu Publicul, fie Serviciul Relaii cu Publicul, n concordan cu
viziunea conducerii administraiei judeene privind locul i rolul comunicrii n procesul
administrativ.
Unele instituii administrative judeene au i purttor de cuvnt, n adevratul sens
al cuvntului. De asemenea, este numit o persoan responsabil cu difuzarea
informaiilor de interes public.
b. la nivelul primriilor:
Structura de comunicare a comunelor nu este de sine stttoare, ci este inclus
ntr-una mai mare, cu atribuii executive mai largi. Este cazul de exemplu a Primariei
Snagov, n care
Relaiile publice se regsesc ntrun birou mpreun cu: Registratura, Arhiva, Protecia
Muncii, Asistena Social i Autoritatea Tutelar. Alte comune, dei au un compartiment
de informare i relaii publice i i au desemnat chiar un purttor de cuvnt, nu posed
personal care s aib atribuii doar pe line de comunicare i de relaii cu publicul,
persoanele care sunt numite s se ocupe de aceast activitate cumuleaz atribuiile de
baz cu cele din aceast sfer ( vezi primria Bistra, din judeul Alba, de pild). n cazul
oraelor i municipiilor mai mici este organizat
Serviciul Relaii Publice i Centrul de Informare pentru Ceteni. Alta este situaia
oraelor mari, n care activitile de comunicare i informare public se desfoar la un
alt nivel. Aici se regsesc direcii de comunicare i relaii publice, precum i centre de
informare pentru ceteni. Ca exemplu de organizare a comunicrii publice a unei
22

primrii de reedin de jude l dm pe cel al Primriei Braov .


Direcia de Relaii Comunicare a Primriei municipiului Braov are
urmtorele structuri: Servciul de resurse umane, Centru de informaii pentru ceteni,
Serviciul administrativ
i Birou informaii publice i mass-media.
Birou Informaii publice i Mass-Media:
- are n organigram 6 persoane, din care una de conducere.
Atribuii:
- asigura accesul cetatenilor la informatiile de interes public, gestionand si
solutionand cererile in conformitate cu prevedrile Legii nr.544/2001 privind liberul acces
la informatiile de interes public;

ine evidenta Registrului pentru inregistrarea cererilor si raspunsurilor privind accesul la


informatiile de interes public;

organizeaza dezbaterile publice ale institutiei pe probleme de interes general in colaborare cu


serviciile de specialitate ale primariei;

reprezinta interesele municipalitatii in relatia cu mass-media;

elaboreaza comunicate de presa, dosare de presa, comunicate oficiale, etc;

gestioneaza elaborarea si tiparirea Raportulului Primarului Municipiului Brasov, Monitorului


Oficial al Municipiului Brasov, Revistei Consiliului Local Brasov si a altor publicatii informative
ale primariei (fluturasi, brosuri etc.);
-

elaboreaza materiale pentru publicatia Agenda Locala;

monitorizeaza mass-media locala si nationala;

asigura imbunatatirea comunicarii dintre cetateni si autoritatea pe care o reprezinta, prin


procesarea solicitarilor venite pe portalului www.brasovcity.ro;

ine evidenta si solutioneaza petitiile inregistrate conform Ordonantei Guvernului nr.27/2002, cu


modificarile si completarile aduse de Legea nr.233/2002;

gestioneaza activitatea de Call Center pentru linia 984 - telefonul cetateanului (evidenta
apelurilor pe probleme, evidenta raspunsurilor, elaborarea si actualizarea bazei de date cu
probleme);

asigura raspunsurile la cererile, propunerile, sesizarile primite pe adresele de e-mail


cic@brasovcity.ro, infopublice@brasovcity.ro si pe site-ul www.brasovcity.ro;

ofera informatii privind activitatea primariei, serviciilor de specialitate si ale altor institutii
publice cu care colaboreaza primaria.
Primria Braov are un purttor de cuvnt.
Centrul de Informii pentru Ceteni
- are 17 persoane n organigram, din care una cu funcie de conducere.
Atribuii:

informarea si asistarea cetatenilor in mod direct, prin telefon, in scris si prin materiale
informative pentru rezolvarea problemelor ce tin de administratia locala;

primirea, inregistrarea si distribuirea documentelor, spre rezolvare, de la cetateni, institutii, agenti


economici adresate primariei in mod direct, prin posta, prin curieri sau posta electronica;

emiterea si eliberarea pe loc, fara timp de asteptare, a LT-urilor, adeverintelor privind


detinerea in proprietate a terenurilor agricole, acordurilor de ocupare a domeniului public cu
schele si materiale de constructie, adeverintelor privind incadrarea imobilelor in zona istorica
s.a.;

eliberarea autorizatiilor, avizelor, aprobarilor si altor documente emise de serviciile


primariei; in mod direct cetatenilor;
- elaborarea materialelor informative (pliante, brosuri, fluturasi, afise, etc.);
- elaborarea si editarea publicatiei trimestriale de informare a cetatenilor "Consiliul Local
Brasov";

coordonarea programului de audiente la primar, viceprimari si functionarii publici cu


functii de conducere din institutie: asistarea cetatenilor pentru a urma procedura de inscriere in
audienta, colaborarea cu serviciile primariei privind colectarea informatiilor pentru audiente,
inscrierea in audiente.
Un rol important n informarea public a cetenilor de ctre instituiile publice locale l
are secretarul comunei, oraului, municipiului sau judeului. Potrivit Legii administraiei publice
locale ( Legea nr.215/ 2001), secretarul are printre atribuiile sale i pe cea de asigurare a aducerii
la cunotina public a hotrrilor i dispoziiilor cu caracter normativ.
II. Metode i tehnici de realizare a activitii de comunicare public
Activitatea de comunicare public n cadrul instituiilor publice administrative se
desfoar printro serie de activiti cu caracter general dar i specifice, pe baza unor strategii.
Strategia activitii de comunicare public const n definirea obiectivelor i a mijloacelor
specifice pe care autoritatea sau instituia public vrea i poate s le realizeze prin ealonarea lor
n timp. Autoritile i instituiile administraiei publice n realizarea comunicrii publice folosesc
23

urmtoarele tipuri de strategii :


-

strategiile de autoritate (de putere), prin care se urmreste afirmarea autoritii sau a
instituiei publice n domeniile ei de competen tradiionale ct i n cele noi dobndite n
contextul dinamicii i modificrii elementelor din sistemul social;
- strategiile de eficien, prin care se urmreste s se amelioreze eficacitatea diferitelor
elemente structurale ale autoritilor sau instituiilor publice precum i a elementului uman ce le
compun;

- strategiile de ncredere, prin care urmreste s se creeze un dialog real i constructiv cu


cetenii, cu organizaii i instituii publice i private.
Metodele i tehnicile prin care autoritile i instituiile publice desfoar activitii de
comunicare public fac parte din categoria general de tehnici i metode de comunicare, i
anume: generale (informri, audiene, ntlniri cu diferite categorii de ceteni, legtura cu
mijloacele de informare n mas, scrisori adresate unor categorii de ceteni etc. ) i tehnici
audio-vizuale (comunicate nregistrate pe suport audio i video, filmul de prezentare, fotografi,
spoturi publicitare, afiaje, panotaje etc.).
2. DECIZII PUBLICE I COMUNICAREA CU PUBLICUL

Aciunea instituiilor administraiei publice este jalonat de deciziile publice care sunt
comunicate. Forma n care sunt comunicate depinde de importana, obiectul, influena i de
orizontul vizat de decizie.
Prinicipiilor le corespund punerea la dispoziie a datelor publice i comunicarea civic.
Politicilor li se asociaz comunicarea instituional, cea a serviciilor oferite sau cea prin
campanii. n sprijinul deciziilor de execuie vine informarea practic referitoare la serviciile
oferite, la comunicarea n relaiile cotidiene i la proximitate.
Formele diferite de comunicare a categoriilor de decizii nu dau seama suficient de bine de
legturile strnse, de imbricarea intim ntre decizie i comunicare. Dimpotriv, dinuie
impoteza conform creia comunicarea nu ar fi dect o simpl publicitate, prezentare sau
24

condiionare final a deciziei .


I. Comunicarea n procesul decizional

25

Procesul de luare a deciziei publice poate fi simplu. El este liniar n sensul c momentul
lurii deciziei este precedat de pregtirea i urmat de aplicarea de aplicarea deciziei. El e
construit de o competen, de un actor a crui finalitate este aproape clar. Obiectivele i criteriile
fiind ierarhizate satisfctor, este posibil s se conteze pe optimizarea alegerii, care ofer astfel o
gam de soluii. De aici invocarea unui model raional care d seama de procesul decizional.
n cursul acestei desfurri rolul comunicrii nu este modest dect n aparen.
Comunicarea:

contribuie la sporirea cantitii de informaie necesar instrumentrii dosarului i


pregtirii mai bune a judecii;
- ajusteaz criteriile celui care decide;
- face public rezultatul, cu exigenele i cu pedagogia necesare unui mesaj dens i
specializat.
Eliberarea unei autorizaii de construcie constituie un exemplu de decizie n care
procedura de instrumentare ( examinarea dosarului, a conformitii sale cu documentele de
urbanism, a avizelor) este ocazia comunicrii n interiorul forului decident, sub responsabilitatea
primarului. Publicitatea autorizrii ( sau a refuzului acesteia) se face dup reguli precise,
deoarece comunicarea permite s se verifice dac, ntrun anumit termen, niciun recurs ( a unui
ter interesat sau a prefectului) nu contest legalitatea actului autoritii publice.
Comunicarea contribuie la dramatizarea timpilor forte ai procesului decizional prin
simboluri ( semntura de acord, punerea primei pietre, strngerea minilo, inaugurarea, tierea
panglicii). Prin aceste producii simbolice, ea ntrete identitatea instituiilor care particip la
decizii.
Chemate s modifice sau s interpreteze reguli, s aplice proceduri complexe, s
nfieze proiecte incerte, deciziile publice nu sunt toate justificate doar dup modelul raionalchiar dac textele i discursurile oficiale se prefac c se refer la el. n realitate, deciziile pun n
eviden actori diferii, multe finaliti, provin din logici diferite iar procesul lurii lor nu este
liniar. Vorbim astfel de complexitatea deciziilor publice.
Ar fi atunci iluzoriu s fie limitat prezena comunicrii doar la fazele de pregtire i de
publicare a deciziei. Actorii se exprim, instituiile i confrunt obiectivele i metodele, dincolo
de dispoziiile formale care s-ar vrea respectate.
Este vorba de declararea utilitii publice a construciei unei autostrzi sau de
sistematizarea unei zone centrale, de exemplu? Sunt prevzute nc din faza studiilor prealabile,
afiajul i publicarea hotrrilor i a deciziilor intermediare ale primarului. Este lansat
dezbaterea local. Fiecare din interesele n joc va cuta cele mai bune canale pentru a-i face
ascultate mesajele. Opiniile se fac i desfac. Se nnoad alian, se fac negocieri care pot ajunge s
modifice coninutul i natura ni a deciziei nainte ca ea s fie luat. O nou variant poate
apare pe parcurs. Unui hotel i unui centru de conferine pot s i se substituie, ntrun program
odat lansat, o sal polivalent i locuine sociale. Astfel, cu ct decizia este mai complex, cu
att se dezvolt comunicarea care face mai greu de surprins procesul.

Procesul de decizie nu distinge clar competenele insituiilor publice, nici nu stabilete


nivelele de responsabilitate. Din aceast cauz prosper procesele birocratice i jocurile de
putere.
Modelul birocratic sau instituional privete decizia ca rezultant a activitilor
organizaionale ale instituiilor i serviciilor implicate. Acestea i pun ntrebri diferite n
legtur cu decizia de luat.
Decizia nu este rodul unei instituii coerente, ci al

juxtapunerii unitilor

compartimentate. Comunicarea ei se face, de asemenea, fragmentat. Fiecare serviciu face s


prevaleze un stil propriu de informare, de relaionare intern i de exprimare extern.
Unitile cele mai birocratice, care privilegiaz tradiia, repetiia, imitarea i
conformitatea cu propria imagine au o atitudine sinuoas i puin deschis, ceea ce traduce
rezistena lor. Comunicarea lor este stereotip, iar schimburie de informaii limitate.
Serviciile orientate spre dezvoltare i progres instituional favorizeaz punerea la
dispoziie a datelor i sunt receptive la tot ce ar contribui la perfecionarea lor. Ele se exprim
abundent, ct mai complet i asertiv.
Interpretarea deciziei ca rezultat al raporturilor de for ntre actori care intervin, n
acelai timp, prin prisma intereselor individuale i a celor instituionale, face s apar i mai clar
rolul pe care-l poate avea comunicarea.
Un astfel de model reprezint procesul de decizie ca pe o succesiune de anticipri i de
negocieri ale actorilor, crora regulile jocului le-au conferit o anumit greutate. Fiecare dintre
co-decideni are prioritile sale, percepia sa a interesului general, preferinele sale i
constrngerile carierei. Atuurile n negociere, n afara poziiei mai mult sau mai puin strategice,
pot fi: capacitatea expertizei, aptitudinea de a aduna informaii pertinente, abilitatea de a
convinge i chiar de a se trgui.
Comunicarea ntrun astfel de proces decizional este un auxiliar important, i anume:
- pentru a cunoate starea sistemului, mizele i jocurile;
- pentru a difuza n interior i exterior, pentru a pune n valoare o argumentare tehnic;
- pentru a ncerca creterea propriei puteri decizionale mobiliznd opiniile care prefer o
tez.
Un actor n poziie dificil sau unul care anticipeaz o ameninare va favoriza scurgeri de
informaii sau zvonuri ce pot fi apoi greu de stpnit.

II. Mass-media, deciziile i dezbaterea public


Dificultatea dezbaterii publice ine de complexitatea deciziilor. Intervenia presei
constituie o mediere indispensabil. Dar valoarea adugat de jurnaliti nu este nici neutr, nici
26

fr efecte asupra naturii deciziilor sau asupra mersului dezbaterii cu publicul .


Fie c este vorba de activitile curente ale serviciilor publice, de situaii de criz sau de
schimbare, locul mass-media n deciziile publice este foarte important. Rolul presei nu este cel al
unui simplu martor. Medierea pe care o face ntre decident i public aduce elemente de
informaie legate de o decizie care nc nu a fost luat. Presa devine n acest fel un intermediar al
deciziei de luat. n aceste condiii, poate ncerca s seduc factorul responsabil, sau mai ru, s
antajeze, n tot cazul se poate ivi un raport de for triunghiular ntre cetean, mass-media i
decidentul politic. Cu ct decizia este mai complex, cu att se multiplic ocaziile de derapare a
comunicrii. Chiar natura deciziei poate fi schimbat.
Jurnalitii nu respect de multe ori funcionarea serviciului public, iar n numele
criteriului actualitii, informaia instituional este neglijat i registrul civic respins pe motiv c
acestea sunt puin atractive sau puin spectaculoase.
Uneori presa se face vinovat de atitudini i comportamente care ncalc principii
deontologice, i anume: deformare faptelelor, obinerea de informaii prin mijloace necinstite sau
prin abuzul bunei-credine a celuilalt, confundarea rolului ziaristului cu cel al poliistului sau
magistratului, redactarea tirilor fr a se cuta punctele de vedere ale protagonitilor diferii,
nerespectarea prezumiei de vinovie sau a vieii particulare.
La fel de grav este i atunci cnd ziaristul tinuiete un fapt nou care ar veni s contrazic
teza pe care el a aprat-o prea rapid, caricaturizeaz un serviciu public plecnd de la o idee
preconceput, face o nscenare pentru a reconstitui un eveniment greu de acoperit, propune
propriile sale evenimente pe platourile de televiziune...
Urgena de a informa nu explic, prin ea nsi, astfel de comportamente duntorare.
Insuficiena formrii jurnalitilor sau a calitilor lor profesionale trebuie, i ele, luate n calcul.
Mass-mediei i mai poate reproa locul i puterea pe care vrea s le aib prin edificarea
unui domeniu mediatic, adesea strin de funcionarea instituiilor publice ct i de ateptrile
cetenilor, deci de dezbaterea democratic i de comunicarea public.
Totui, n ultim analiz, responsabilitatea acestor stri de lucruri revine decidenilor
publici.

III. Trasparena decizional n administraia public din Romnia


Legea nr. 52 din 2003 stabilete regulile procedurale minimale aplicabile pentru
asigurarea transparenei decizionale n cadrul autoritilor administraiei publice centrale i locale
din Romnia. Printre scopurile enunate de aceast lege figureaz i stimularea participrii active
a cetenilor n procesul de luare a deciziilor administrative. Regulile care trebuie respectate n
aceast form de participare ceteneasc sunt urmtoarele:
1. edinele autoritilor i instituiilor administraiei publice sunt publice;
2. dezbaterile vor fi consemnate i fcute publice;
3. minutele acestor edine vor fi consemnate i fcute publice.
Participarea persoanelor interesate la lucrrile edinelor publice se va face n urmtoarele
condiii:
- anunul privind edina public se afieaz la sediul autoriii publice, inserat n site-ul
propriu i se transmite ctre media, cu cel puin 3 zile nainte de desfurare;
- anunul trebuie adus la cunotina cetenilor i a asociaiilor legal constituite care au
prezentat sugestii i propuneri n scris, cu valoare de recomandare, referitoare la unul dintre
domeniile de interes public care urmeaz s fie abordat n edina public;
- anunul va conine data, ora i locul de desfurare a edinei publice, precum i ordinea
de zi.
Difuzarea anunului i invitarea special a unor persoane la edina public sunt n sarcina
responsabilului desemnat pentru relaia cu societatea civil ( pentru asigurarea transparenei
decizionale).
Persoana care prezideaz edina public ofer invitailor i persoanelor care particip din
proprie iniiativ posibilitatea de a se exprima cu privire la problemele aflate pe ordinea de zi.
Adoptarea deciziilor administrative ine ns de competena exclusiv a autoritilor publice.
Punctele de vedere exprimate n cadrul edinelor publice de invitai i de persoanele care
particip din proprie iniiativ au valoare de recomandare.
Minuta edinei publice, incuznd i votul fiecrui membru, cu excepia cazurilor n care
s-a hotrt vot secret, va fi afiat la sediul autoritii publice n cauz i publicat pe site-ul
propriu.
Autoritilor administraiei publice sunt obligate s elaboreze i s arhiveze minutele
edinelor publice. Atunci cnd se consider necesr, edinele publice pot fi nregistrate.
Instituiile administative sunt obligate s ntocmeasc i s fac public un raport anual
privind trasparena decizional, care va cuprinde cel puin urmtoarele elemente:

- numrul total al recomandrilor primite;


- numrul total al recomandrilor incluse n coninutul deciziilor luate i n proiectele de
acte normative;
- numrul participanilor la edinele publice;
- situaia cazurilor n care autoritatea public a fost acionat n justiie pentru
nerespectarea Legii nr. 52/2003;
- evaluarea proprie a parteneriatului cu cetenii i asociaiile legal constituite ale
acestora;
- numrul edinelor care nu au fost publice i motivaia restricionrii accesului. Raportul
anual privind transparena decizional va fi fcut publci pe site-ul propriu, prin
afiare ntrun spaiu accesibil publicului sau prin prezentare n edin public.

3. ADMINISTRAIA PUBLIC-ORGANIZAIE COMUNICANT

I. Conceptul de organizaie comunicant. Tipuri de abordri n comunicare


Societatea de azi a devenit o societate a organizaiilor, n care cele mai multe dintre
serviciile sociale, dac nu chiar toate, sunt ndeplinite n i de ctre organizaii sau de ctre
instituii non-profit ale sectorului social.
27

Prototipul organizaiei moderne este orchestra simfonic . Fiecare muzician este un


specialist de nivel nalt i, totui, doar orchestra, n ansamblu, face muzica. Orchestra sun
bine doar pentru c toi membrii ei au nvat aceeai partitur, membrii orchestrei, cu toii,
subordnndu-i specialitatea unui singur obiectiv. n mod similar, o organizaie performant este
dependent de contribuia fiecruia dintre membrii si. n cele mai multe instituii ale
administraiei publice, fiecare funcionar are o contribuie vital ( cel puin teoretic) la buna
funcionare a acesteia, fr de care nu pot exista rezultate. n acelai timp, niciunul dintre
funcionari nu poate produce rezultatele dorite fr aportul susinut al celorlali. Organizaiile, ca
sisteme sociale complexe, sunt astfel constituite din elemente ce trebuie s acioneze n mod
concerta pentru a obine eficiena organizaional.

Organizaiile performante din zilele noastre sunt organizaii inteligente, care se


adapteaz rapid la schimbrile multiple i rapide ale mediului extern n care activeaz, flexibile
i

28

anticipative. Sunt organizaii comunicante . Acestea presupun o corelare ntre oameni i scopuri,
ntre oameni i structuri, Managementul acestor organizaii concepe comunicarea n strns
legtur cu politica general, orientat spre atingerea scopurilor asumate de organizaie. Prin
urmare, comunicarea nu reprezint un scop n sine. Organizaia i comunicarea sunt privite ca
instrumente complementare i nu ca tehnici independente.
O organizaie care se dorete comunicant trebuie s prezinte anumite caracteristici:
-

s fie deschis, pentru a putea comunica cu exteriorul, emiterea, respectiv receptarea de


mesaje constituindu-se ntr-un proces interactiv ;

s fie evolutiv, adic s nu valorizeze rutina, ci inovaia ;

s fie supl pentru a permite un dozaj oportun al comunicrii formale i informale ;

s fie orientat explicit spre finalitate, pentru a crea cadrul cel mai potrivit
pentru desfurarea comunicrii formale ;

s responsabilizeze, pentru a evita acumulrile artificiale de putere prin stocarea de


informaii ;

s fie dinamic, pentru a putea crea prin intermediul informrii, specializrii i


comunicrii potenialitii interne i mijloacele de a le transforma n realitate.
Organizaia comunicant este organizaia n care exist o interdependen ntre alegerea
politicilor, structura organizaional i procesul de comunicare

29

( fig.nr.2).

Exist o relaie fundamental ntre constrngerile structurale i coordonarea problemelor


ce trebuie rezolvate. Alegerea aspectelor asupra crora organizaia public trebuie s se
concentreze (restructurri, descentralizri) va produce un impact semnificativ nu numai asupra
modului n care se va desfura procesul de comunicare att n mediul instituional intern, ct i
cu exteriorul.
De asemenea, asigurarea coerenei dintre procedurile, sistemele de informaii i de
management, mecanismele de coordonare de la nivel organizaional este realizat prin programe
i instrumente de comunicare. Organizaiile care nu funcioneaz vine sunt cele care primesc
informaiile necesare prea trziu, fa de momentul cnd le erau utile. ntrzierile nu sunt legate
de hrtii, circuite sau de transmitere, sunt doar probleme legate de structura organizaional.

28

Pentru problematica organizaiilor comunicante vezi: Dumitru Iacob, Relaii publice. Comunicare organizaional, Ed.
SNSPA, Bucureti, 2001, p.122-125; Dumitru Iacob, Diana Maria Cismaru, Remus Pricopie,
29

Relaii publice. Coeziune i eficien prin comunicare, Ed. Comunicare.ro, 233-235; Luminia Gabriela Popescu,
op.cit., p. 193-207
Luminia Gabriela Popescu, op.cit., p.204-206

Organizaia comunicant presupune o organizare a muncii care favorizeaz implicarea,


spiritul de echip i un management de tip participativ.

Obiective strategice

Politica general

Alegerea structurii
Organizaionale

Alegerea cilor de
comunicare

Tehnici,suporturi de comunicare
i stil managerial
Fig.nr.2. Dimensiunea strategic a comunicrii

Administraia public n ansamblul ei, ca subsistem autonom al sistemului social, dar i


fiecare instituie administrativ n parte pot fi incluse n categoria organizaiilor comunicante.
Aceast situaie are loc atunci cnd organizaia public are ca obiectiv creterea capacitii de
adaptare la cerinele externe. Dac instituiile administraiei publice consider c att mediul
extern i cel intern, cel puin pe termen mediu, sunt stabile i, n consecin, nu trebuie s fac
eforturi sistematice de adaptare, atunci se vorbete de o organizaie procedural, normat i
30

centralizat .

O organizaie comunicant presupune i capacitatea de a reaciona n mod adecvat la


influenele din mediu extern. Din acest punct de vedere, managementul din administraia public
poate recurge la dou abordri n comunicare: abordarea managerial reactiv i cea
31

anticipativ .
Esena demersului reactiv n comunicare const n rmnerea n expectativ fa de un
eveniment previzionat a se produce, rspunsul fiind amnat pn dup producerea
evenimentului, respectiv dup ce pierderile operaionale devin semnificative. Dezavantajul major
al acestei abordri l reprezint eficiena utilizrii resurselor. Se i spune c este mult mai greu i
mai costisitor s repari, dect s previi.
Abordarea managerial anticipativ n comunicare pornete de la identificarea forelor
majore care vor conta n schimbrile viitoare ale macro-mediului i a riscurilor la care organizaia
poate fi supus pe termen scurt, mediul i lung i const n stabilirea din timp a formelor,
metodelor i mijloacelor ce vor fi folosite n anumite situaii i a mesajelor ce vor fi transmise,
potrivit unei strategii de comunicare global, astfel nct s fie nu doar protejate, ci i promovate
interesele i imaginea instituiei. Un demers anticipativ nseamn s fii activ, s comunici nainte
de a se ntmpla un eveniment, permanent, ofensiv i mai ales organizat. Printro abordare
anticipativ a comunicrii organizaia reuete s formuleze un rspuns n timp real la cerinele i
provocrile societii.
Perspectiva anticipativ a comunicrii reflect necesitatea ntocmirii unui plan de
comunicare, care, n acelai timp, susine i demersul strategic global al insituiei publice. Prin
intermediul lui, instituia administrativ i promoveaz valorile, ctig simpatia i ncrederea
publicului, i creaz condiii optime pentru ndeplinirea sarcinilor i obiectivelor ce i revin,
educ i nu n ultimul rnd ofer o viziune asupra viitorului ( sunt prefigurate problemele cu care
se vor confrunta cetenii n viitor).
II. Condiiile comunicrii eficiente din administraia public
Avnd la baz modulul organizaiei comunicante, comunicarea din administraia public
32

trebuie s satisfac urmtoarele condiii :


- finalitatea: are obiective riguros definite i urmrite prin punerea n practic a unui plan
de comunicare;

adaptabilitatea: folosete sisteme de informaii adaptate nevoilor specifice fiecrui sector


i care concord cu cultura organizaional;

instrumentalitatea: exist o serie de instrumente, suporturi, dispozitive, indicatori la care


se apeleaz selectiv, n funcie de obiectivele vizate;

multidirecionalitatea: informaia circul n toate direciile: de sus n jos, de jos n sus, pe


orizontal, pe diagonal, n interiorul i exteriorul organizaiei;
- flexibilitatea: integrarea comunicrii informale i crearea unei structuri care s
favorizeze acest mix formal-informal.
n concluzie, comunicarea organizaional din administraia public este un proces care
necesit o organizare riguroas i care urmrete:
a. coordonarea- proces ce vizeaz atingerea unui obiectiv prestabilit;
armonizarea- concentrarea asupra definirii unui obiectiv comun.