Manual de proceduri

A002 Proceduri operaionale pentru domeniul Economico - Administrativ

Codul: A00201000 A00202000 A00203000 A00204000 Codul procedurii: A00201001: A00201002: A00202001 A00203001 A00203002 A00203003 A00203004 A00203005 A00203006 A00203007 A00203008 A00203009 A00203010 A00203011 A00203012: A00203013: A00203014: A00203015: A00203016: A00203017: A00203018: A00203019: A00203020: A00203021: A00203022: A00203023: Denumirea subdomeniului: Financiar Contabilitate Planificare Bugetar Logistic Cazarmare, Construcii - Investiii Denumirea procedurii: Financiar contabilitate Angajarea, Lichidarea, Ordonanarea i Plata Cheltuielilor Financiar contabilitate Exercitarea controlului financiar preventiv propriu Planificare Bugetar - Procedur general privind fundamentarea bugetului de venituri i cheltuieli pentru anul N Logistic - Distribuirea bunurilor materiale aprovizionate de B.A.G.R. n unitile subordonate A.N.P. Logistic - Fundamentarea i elaborarea planului de aprovizionare tehnicomaterial i financiar Logistic - Privind elaborarea i fundamentarea planului anual de asigurare tehnico - material centralizat privind echiparea personalului din sistemul administraie penitenciare. Logistic - Hrnirea persoanelor private de libertate Logistic - Privind aprovizionarea cu produse agroalimentare Logistic - Organizarea, planificarea i realizarea lucrrilor de ntreinere tehnic la autovehicule Logistic - Atestarea strii tehnice i de exploatare a autovehiculului nainte de plecarea n curs Logistic - Planificarea activitii zilnice de transport Logistic - Eliberarea, completarea, verificarea i calculul foii de parcurs Logistic - Scoaterea din funciune i casarea activelor fixe Logistic - Declasarea i casarea valorilor materiale, altele dect activele fixe Logistic Achiziii publice cerere de ofert Logistic Achiziii publice achiziia direct Logistic Achiziii publice licitaie deschis Logistic Achiziii publice dialogul competitiv Logistic Achiziii publice achiziia public prin negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare Logistic - Achiziii publice concurs de soluii Logistic Achiziii publice licitaie restrns Logistic - Achiziii publice achiziia public prin negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare Logistic Activitatea de elaborare i fundamentare a documentaiilor de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti Logistica Rspunderea patrimoniala Logistica Executarea controlului ierarhic Logistica Inventarierea patrimoniului elaborarea pe baza pct. 7 din anexa nr. 1 la OMFP nr.1753/2004

42

Administraia Naional a Penitenciarelor

A00204001: A00204002: A00204003: A00204004: A00204005: A00204006:

Cazarmare, constructii-investiii Executarea lucrrilor de ntreinere i reparaii curente la construcii Cazarmare, constructii-investiii Executarea lucrrilor de reparaii capitale, consolidare i modernizare Cazarmare, constructii-investiii Executarea lucrrilor de investiii Cazarmare, constructii-investiii Recepia lucrrilor de construcii i instalaii Cazarmare, constructii-investiii Constituirea crii tehnice a construciei Cazarmare, constructii-investiii Alocarea la drepturi de combustibil pentru nclzire

Abrevieri ai termenilor Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat 1. P.O. Procedura operaional 2. E Elaborare 3. V Verificare 4. A Aprobare 5. Ap. Aplicare 6. Ah. Arhivare Ach. Achizitor 7. 8. BS Birou secretariat 9. SEAP Sistemul electronic de achiziii publice 10. CPV Vocabularul comun al achiziiilor publice 11. Comp./compart. Compartimentul 12. HG/Hot Hotrrea de Guvern 13. OUG Ordonana de Urgen a Guvernului 14. DEA Director adjunct economico-administrativ 15. PD Persoana desemnat (gospodar, lucrtor, cadru tehnic, utilizator, etc.) 16. CS Contabil sector 17. R Referat de necesitate 18. NJ Not justificativ 19 Of. Ofert 20. AD Achiziionare direct 21. PA Propunere de angajare a unei cheltuieli 22. AC Autoritate contractant 23. PAAP Programul anual al achiziiilor publice 24. CFPP Control financiar preventiv

43

Manual de proceduri

Procedura A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanarea i Plata Cheltuielilor Scop: a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de angajare, lichidare, ordonanare i plata cheltuielilor; b) Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente acestei activiti. Premise: Aplicabilitate: n toate unitile sistemului penitenciar. Cadrul Legal: a) Legea nr.500/2002, privind finanele publice; b) Legea Contabilitii nr.82/1991; c) OMFP nr. 1792/2002, de aprobare a Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plat a cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea angajamentelor bugetare i legale. A) ANGAJAREA CHELTUIELILOR: Responsabil ACTIVITATEA DESFURAT Persoana nominalizat Angajarea cheltuielilor - utilizarea creditelor bugetare numai n limita pentru ntocmirea i prevederilor i potrivit destinaiilor aprobate pentru cheltuieli strict legate de activitatea instituiei i cu respectarea dispoziiilor legale. evidena ALOP Persoana nominalizat Angajarea oricrei cheltuieli din fonduri publice mbrac dou forme de pentru ntocmirea i angajament: a) angajamentul legal orice act juridic din care rezult sau ar putea evidena ALOP rezulta o obligaie pe seama fondurilor publice; b) angajamentul bugetar orice act prin care se rezerv fonduri publice unor anumite destinai, n limita creditelor bugetare aprobate Angajamentul bugetar mbrac dou forme: a) angajamentul bugetar individual este un angajament specific unei singure operaiuni noi care urmeaz s se efectueze; b) angajamentul bugetar global este un angajament bugetar aferent angajamentului legal provizoriu. Persoana nominalizat Angajamentul bugetar precede angajamentul legal . pentru ntocmirea i Documentele privind angajarea cheltuielilor, necesare unei evidene contabile potrivit prevederilor legale sunt: evidena ALOP 1 - proiectul de angajament legal individual ( proiect de contract de achiziie public, comand, contract de munc, acord de mprumut). 2 - proiect de angajament legal provizoriu ( buget previzional) 3 - propunere de angajare a unei cheltuieli 4 - angajament bugetar individual global. compartimentul de Proiectul de angajament legal individual este ntocmit de compartimentul specialitate de specialitate din cadrul Direciei Economico Administrativ/ Serviciului Logistic, cu respectarea prevederilor legale, n baza Referatului de necesitate ntocmit de direciile i serviciile independente din Administraia Naional a Penitenciarelor/unitate prin care se solicit angajarea cheltuielilor. Proiectul de angajament legal individual se ntocmete n situaia n care cheltuiala propus nu se regsete n bugetul previzional. Pe baza proiectului de angajament legal individual se ntocmesc formularele Propunere de angajare a unei cheltuieli (Anexa nr.1) i de Angajament Bugetar Individual (Anexa nr.2) de ctre compartimentul de specialitate din cadrul Direciei EconomicoAdministrative/Serviciului Financiar-Contabilitate. Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli (Anexa nr. 1) Persoana nominalizat nsoete proiectul angajamentului legal (contract de achiziie public, note de pentru ntocmirea i comand, referate de necesitate, convenie, acte de control, acord de mprumut ). evidena ALOP Se ntocmete numai dac exist credite bugetare disponibile i numai pentru rezervarea acestora.

44

Administraia Naional a Penitenciarelor

Persoana nominalizat pentru ntocmirea i evidena ALOP

Persoana nominalizat pentru ntocmirea i evidena ALOP

Se ntocmete de persoana desemnat cu atribuii de conducere a evidenei angajamentelor bugetare i legale, persoan care rspunde pentru realitatea datelor nscrise n document i semneaz la compartimentul de contabilitate. Propunerea de angajare a unei cheltuieli circul la: - compartimentul de specialitate pentru avizare; - la persoana care acord viza de control financiar preventiv propriu; - la ordonatorul secundar/teriar de credite spre aprobare; - la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare. Angajament bugetar individual / global (Anexa nr.2) Angajamentul bugetar este documentul prin care se afecteaz fonduri publice unor anumite destinaii, n limita creditelor bugetare aprobate. Angajamentul bugetar individual nsoete i se supune avizrii mpreun cu proiectul angajamentului legal individual ( contract, comand, referat de necesitate, contract de munc, acte de control, acord de mprumut, etc, ). Se ntocmete de persoana desemnat cu atribuii de conducere a evidenei angajamentelor bugetare i legale, persoan care rspunde pentru realitatea datelor nscrise n document i semneaz la compartimentul de contabilitate. Angajamentul bugetar circul mpreun cu propunerea de angajare a unei cheltuieli: - la compartimentul de specialitate pentru avizare; - la persoana care acord viza de control financiar preventiv propriu ; - la ordonatorul secundar/teriar de credite spre aprobare; - la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare. Proiectul de angajament legal provizoriu mbrac forma unui buget previzional. Bugetele previzionale se ntocmesc potrivit clasificaiei bugetare pe: titlu, capitol, subcapitol, articol, alineat de cheltuial de ctre Direcia Economico Administrativ/ Serviciul Financiar - Contabilitate, pe baza propunerilor direciilor i serviciilor Administraiei Naionale a Penitenciarelor respectiv serviciilor unitilor penitenciare. Bugetul previzional va fi nsoit de Angajamentul bugetar global . Bugetul previzional va fi ntocmit de eful Serviciului Financiar - Contabilitate, se supune vizei controlului financiar preventiv i se supune aprobrii ordonatorului secundar/teriar de credite. Angajamentele bugetare globale se ntocmesc pentru cheltuielile curente, ce se efectueaz n mod repetat, pe parcursul aceluiai exerciiu bugetar, cum ar fi: - cheltuieli cu salariile pentru toate categoriile de personal; - cheltuieli cu contribuii pentru asigurri sociale de stat; - cheltuieli cu contribuii pentru ajutorul de omaj; - cheltuieli de deplasri, detari, transferuri; - cheltuieli cu contribuiile pentru constituirea fondului de asigurri sociale de sntate; - cheltuieli privind drepturile cu caracter social; - cheltuieli privind hrana (norma de hran); - cheltuieli cu chiriile. Pe parcursul anului, pentru cheltuielile nscrise n bugetul previzional, se ntocmete Propunerea de angajare a unei cheltuieli pe baza solicitrilor direciilor i serviciilor independente din unitate. Angajamentele legale individuale aprobate pn la finele anului , acoperite de angajamentele legale provizorii nu se supun vizei de control financiar preventiv . Angajamentele legale individuale care depesc valoarea angajamentelor legale provizorii se supun vizei de control financiar preventiv.

45

Manual de proceduri

B. LICHIDAREA CHELTUIELILOR: Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizat Este faza n procesul execuiei bugetare care are ca scop verificarea prin care pentru ntocmirea i se urmrete: - existena angajamentelor; evidena ALOP - realitatea sumei datorate; - condiiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care s ateste operaiile respective. Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli sunt acele documente justificative care atest realitatea bunurilor livrate, serviciului efectuat, lucrrilor executate, urmrind: - livrarea bunurilor ; - prestarea serviciului; - efectuarea lucrrii; - existena unui titlu executoriu; - existena unui acord de mprumut, acord de grant, etc. Salariile i indemnizaiile vor fi lichidate n baza statelor de plat colective, ntocmite de compartimentul de specialitate, cu excepia cazurilor n care este necesar lichidarea individual. Documentele care atest bunurile livrate, lucrrile executate i serviciile prestate sunt factura fiscal sau alte formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii, prezentate n original i completate cu toate datele cerute de formular. Determinarea sau verificarea existenei sumei datorate creditorului se efectueaz de ctre conductorii compartimentelor care au solicitat angajarea cheltuielilor, pe baza datelor nscrise n factur i a documentelor ntocmite de comisia de recepie constituit potrivit legii (Proces-verbal de recepie, n cazul mijloacelor fixe, Nota de recepie i constatare de diferene, n cazul bunurilor materiale, altele dect mijloacele fixe). Documentele care atest bunurile livrate, lucrrile executate i serviciile prestate sau din care reies obligaii de plat certe se vizeaz pentru "Bun de plat" de ctre ordonatorii secundari/teriari de credite . Condiiile de exigibilitate a obligaiei se verific pe baza datelor cuprinse n angajamentele legale, care trebuie s cuprind i date cu privire la termenele de plat a obligaiei. Documentele care atest parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor, stau la baza nregistrrii n contabilitatea patrimonial pentru reflectarea serviciului efectuat i a obligaiei de plat fa de terii creditori. C. ORDONANAREA CHELTUIELILOR Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizat Ordonanarea cheltuielilor este faza n procesul execuiei bugetare n care pentru ntocmirea i se confirm c: - livrrile de bunuri au fost efectuate, serviciile prestate, lucrrile executate; evidena ALOP - cheltuielile au fost lichidate prin aplicarea vizei de Bun de plat de ctre compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor; - plata poate fi realizat. Ordonanarea de plat este documentul intern prin care ordonatorul de credite d dispoziie conductorului Serviciul Financiar Contabilitate din cadrul Direciei EconomicoAdministrative/ Serviciului Financiar Contabilitate (pentru unitile penitenciare) s ntocmeasc instrumentele de plat a cheltuielilor. Modelul formularului "Ordonanare de plat" este prezentat n Anexa nr. 4 la prezentele norme. Ordonanarea de plat se ntocmete n cadrul Serviciului FinanciarContabilitate, de ctre persoana desemnat cu atribuii n conducerea i evidena angajamentelor bugetare. Ordonanarea de plat va fi nsoit de documentele justificative n original. Facturile n original sau alte documente ntocmite n vederea plii cheltuielilor

46

Administraia Naional a Penitenciarelor

vor purta obligatoriu numrul, data notei contabile i semntura persoanei care a nregistrat n contabilitate lichidarea cheltuielilor. n cazuri excepionale, cnd nu este posibil prezentarea documentelor justificative n original, vor fi acceptate i copii ale documentelor justificative, certificate pentru conformitatea cu originalul de persoana delegat cu aceste atribuii privind evidena angajamentelor bugetare. n situaia n care, n conformitate cu prevederile contractuale, urmeaz s se efectueze plata n rate a bunurilor livrate, lucrrilor executate i a serviciilor prestate, se vor avea n vedere urmtoarele: - prima ordonanare de plat va fi nsoit de documentele justificative care dovedesc obligaia ctre creditor pentru plata ratei respective; - ordonanrile de plat ulterioare vor face referire la documentele justificative deja transmise conductorului Serviciului Financiar-Contabilitate. La emiterea ordonanrii de plat finale persoana delegat cu atribuii pe linia conducerii evidenei angajamentelor bugetare i a ntocmirii ordonanrilor de plat consemneaz, iar ordonatorul secundar/teriar de credite delegat confirm, c operaiunea s-a finalizat. Dup ntocmire, Ordonanarea de Plat circul la: - compartimentul contabilitate pentru obinerea vizei de compartiment. -compartimentul de specialitate/compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor, pentru a se obine viza de compartiment cu aplicarea amprentei tampilei Certificat n privina realitii, regularitii i legalitii prin care se confirm corectitudinea sumelor de plat, livrarea bunurilor, executarea lucrrilor i prestarea serviciilor; - persoana mputernicit cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu prin aplicarea semnturii i amprenta tampilei; - ordonatorul secundar/teriar de credite pentru aprobare; - Serviciul Financiar-Contabilitate pentru efectuarea plii i pentru arhivare. n cazul n care ordonanarea de plat nu se avizeaz, se aplic prevederile pct. 1 "Angajarea cheltuielilor". Persoana mputernicit s exercite controlul financiar preventiv se asigur c ordonanrile supuse vizei se refer la angajamente de cheltuieli deja vizate i c sunt ndeplinite condiiile de lichidare a angajamentelor. Ordonanrile de plat nevizate de persoana mputernicit s exercite control financiar preventiv sunt nule i fr valoare pentru eful Serviciului Financiar Contabilitate, care urmeaz s fac plata, dac nu sunt autorizate n condiiile prezentelor norme. Dup aprobare, ordonanarea de plat mpreun cu toate documentele justificative n original se nainteaz conductorului Serviciului Financiar Contabilitate din cadrul Direciei EconomicoAdministrative/Serviciului FinanciarContabilitate din cadrul unitilor penitenciare, pentru plat. Nici o ordonanare de plat nu va fi semnat de ordonatorul de credite dect dac: - este completat cu toate datele cerute de formular; - este nsoit de toate documentele justificative - poart semntura compartimentului de specialitate i a compartimentului financiar contabil; - poart viza de control financiar preventiv propriu. D. PLATA CHELTUIELILOR: Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII eful Serviciului Plata cheltuielilor este faza final a execuiei bugetare prin care instituia Financiar - Contabilitate public este eliberat de obligaiile sale fa de teri creditori. Plata cheltuielilor este asigurat de directorul Direciei EconomicoAdministrativ i eful Serviciului Financiar-Contabilitate, dup ce au fost verificate urmtoarele aspecte: - cheltuielile care urmeaz s fie pltite au fost angajate, lichidate i ordonanate;

47

Manual de proceduri

- exist credite bugetare deschise/repartizate i disponibiliti n conturi de disponibil; - subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectueaz plata este cea corect i corespunde naturii cheltuielilor respective; - exist toate documentele justificative care s justifice plata; - semnturile de pe documentele justificative aparin persoanelor desemnate s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor bugetare, potrivit legii; - beneficiarul sumelor este cel ndreptit potrivit documentelor care atest serviciul efectuat; - suma datorat beneficiarului este corect; - documentele de angajare i ordonanare au primit viza de control financiar preventiv; - documentele sunt ntocmite cu toate datele cerute de formular; - alte condiii prevzute de lege. Plata nu poate fi efectuat: - n cazul n care nu exist credite bugetare deschise i/sau repartizate ori disponibilitile sunt insuficiente; - cnd nu exist confirmarea serviciului efectuat i documentele nu sunt vizate pentru "Bun de plat"; - cnd beneficiarul nu este cel fa de care instituia are obligaii; - cnd nu exist viza de control financiar preventiv pe ordonanarea de plat; - cnd nu exist aprobarea ordonatorului principal de credite. n cazul constatrii unei erori n legtur cu plata ce urmeaz s fie efectuat, persoana mputernicit cu efectuarea acestei operaiuni suspend plata. Motivele deciziei de suspendare a plii se prezint ntr-o declaraie scris care se trimite ordonatorului de credite i, spre informare, persoanei mputernicite s exercite controlul financiar preventiv. Ordonatorul de credite poate solicita n scris i pe propria rspundere efectuarea plilor. Avnd n vedere caracteristicile specifice ale unor cheltuieli globale, reglementate prin acte normative n vigoare, lunar se va ntocmi o singur Ordonanare de plat, pentru: - plata salariilor i ndemnizaiilor; - plata compensrii chiriei stabilit pentru locuinele de serviciu i chiria datorat pe baza unui contract de nchiriere; - plata contravalorii transportului prevzut n actele normative n vigoare. Dispoziii generale privind efectuarea plilor DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizat Deschiderea conturilor de cheltuieli i de disponibiliti de ctre instituiile pentru ntocmirea i publice se efectueaz potrivit normelor privind organizarea i funcionarea trezoreriilor statului. evidena ALOP n vederea efecturii cheltuielilor, Direcia EconomicoAdministrativ/ Serviciul FinanciarContabilitate din cadrul unitilor penitenciare are obligaia de a ntocmi i de a prezenta unitii de trezorerie i contabilitate public la care instituia are conturile deschise: - bugetul de venituri i cheltuieli aprobat i repartizat pe trimestre, pe modelele elaborate de Ministerul Economiei i Finanelor; - programul de investiii aprobat n condiiile legii; - lista cu specimenele de semnturi ale persoanelor delegate cu atribuii de ordonator secundar/teriar de credite, ale persoanelor mputernicite cu efectuarea plilor ct i amprenta tampilei. Creditele bugetare aprobate n buget vor putea fi utilizate numai dup deschiderea de credite i/sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe seama acestora.

48

Administraia Naional a Penitenciarelor

Ordinele de plat se emit pe numele fiecrui creditor. Acestea vor fi datate i vor avea nscrise n spaiul rezervat obiectul plii i subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata. Ordinele de plat se nscriu ntr-un registru distinct, vor purta un numr de ordine unic, ncepnd cu numrul 1 n ordine cresctoare pentru fiecare exerciiu bugetar. Un ordin de plat nu poate cuprinde pli referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat. Ordinele de plat se emit pe baza documentelor justificative din care s reias c urmeaz s se achite integral sau parial o datorie contractat i justificat. Se excepteaz de la aceast regul ordinele de plat ce se emit pentru plata de avansuri efectuate n condiiile legii. Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibiliti, dup caz, se poate ridica, pe baz de cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea plilor de salarii, premii, deplasri, protocol precum i pentru alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi: - contravaloarea medicamentelor; - contravaloarea transportului; - contravaloarea chiriei; - ajutoare etc. n fila de cec se menioneaz i natura cheltuielilor care urmeaz s se efectueze din numerarul ridicat. n vederea efecturii de pli n numerar pentru deplasri sau achiziionarea de bunuri, executarea de lucrri sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri n numerar persoanelor desemnate pe baza "Dispoziiei de plat / ncasare ctre casierie", semnat de directorul Direciei EconomicoAdministrativ i de persoana care acord viza de control financiar preventiv. Justificarea avansurilor n numerar se efectueaz n baza documentelor justificative eliberate de agenii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv facturi fiscale, chitane, sau alte formulare ori documente privind activitatea financiar i contabil cu regim special, aprobate potrivit legii. Acordarea avansurilor se realizeaz cu respectarea actelor normative n vigoare la data efecturii plii. Organizarea evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizat Evidena angajamentelor bugetare i legale este inut n cadrul Serviciului pentru ntocmirea i Financiar - Contabilitate. Scopul organizrii evidenei angajamentelor bugetare este de a furniza evidena ALOP informaii n orice moment i pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciiul bugetar curent cu privire la alocaiile bugetare consumate prin angajare i prin comparaie s se determine alocaiile bugetare disponibile care pot fi angajate n viitor. Scopul organizrii evidenei angajamentelor legale este de a furniza informaii n orice moment i pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite. Evidena angajamentelor bugetare i legale se conduce utiliznd metoda partid simpl, de ctre persoanele desemnate. Evidena creditelor aprobate pentru efectuarea de cheltuieli stabilite prin buget se ine cu ajutorul contului 8060 "Credite bugetare aprobate". Contabilitatea analitic a alocaiilor aprobate se ine pe titluri, articole i alineate, n cadrul fiecrui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Evidena angajamentelor bugetare, respectiv a sumelor rezervate n vederea efecturii unor cheltuieli bugetare, n limita alocaiilor bugetare aprobate, se ine cu ajutorul contului 8066 "Angajamente bugetare". Contabilitatea analitic a angajamentelor bugetare se ine pe titluri, articole i alineate n cadrul fiecrui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat.

49

Manual de proceduri

Evidena angajamentelor legale aprobate de ordonatorul de credite n limita alocaiilor bugetare aprobate se ine cu ajutorul contului 8067 "Angajamente legale". Contabilitatea analitic a angajamentelor legale se ine pe titluri, articole i alineate n cadrul fiecrui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Compararea datelor din conturile 8060 "Credite bugetare aprobate" i 8066 "Angajamente bugetare" este necesar pentru determinarea alocaiilor bugetare disponibile care pot fi angajate.

Procedura A00201002 : Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu Scop: Procedura de stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea activitii de control financiar preventiv. Descrierea procesului:Procedura vizeaz stabilirea unui set de reguli si operaiuni unitare, precum i a responsabilitilor n procesul de exercitare a controlului financiar preventiv propriu. Premise: Aplicabilitate: n toate unitile sistemului penitenciar. Definiie: Control financiar preventiv reprezint activitatea prin care se verifica legalitatea i regularitatea documentelor n care sunt consemnate operaiunile patrimoniale, nainte ca acestea sa devin acte juridice, prin aprobarea lor de ctre titularul de drept al competentei sau de ctre titularul unei competente delegate n condiiile legii. Obiectul controlului financiar preventiv vizeaz, n principal: - angajamentele legale i angajamentele bugetare; - deschiderea i repartizarea de credite bugetare; - modificarea repartizrii pe trimestre i pe subdiviziuni a clasificaiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virri de credite; - ordonanarea cheltuielilor; - constituirea veniturilor publice, n privina autorizrii i stabilirii titlurilor de ncasare; - concesionarea sau nchirierea de bunuri aparinnd domeniului public al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; - vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri aparinnd domeniului privat al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; - alte categorii de operaiuni stabilite prin ordin al ministrului finanelor publice. Sfer de aplicare: Se exercita asupra tuturor operaiunilor care afecteaz fondurile publice i/sau patrimoniul public, cu excepia analizei i certificrii situaiilor financiare i/sau patrimoniale, precum i verificarea operaiunilor deja efectuate. Modalitate de exercitare: Viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semntura persoanelor n drept i prin aplicarea sigiliului personal. Persoanele care exercit controlul financiar preventiv propriu sunt numite prin Decizia ordonatorului de credite cu acordul ordonatorului de credite ierarhic superior. Persoanele desemnate sa efectueze aceasta activitate sunt altele dect cele care iniiaz operaiunea supus vizei.

50

Administraia Naional a Penitenciarelor

PROCEDURA Pas Responsabil(i) Descriere Se ngrijete de obinerea vizelor i certificrilor necesare pentru efectuarea operaiilor prin care se afecteaz patrimoniul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Transmit documentele care privesc operaiuni asupra crora este obligatorie exercitarea controlului financiar preventiv, persoanei desemnate s exercite controlul financiar preventiv propriu. Acestea vor fi nsoite de documente justificative corespunztoare, certificate n privina realitii, regularitii i legalitii operaiunii i a documentelor prin Compartiment compartimentul de tampila i semntura persoanei din efectueze 1 de specialitate aceast operaiunespecialitate, desemnat sGeneral al prin Decizia Directorului Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Rspunde pentru realitatea,regularitatea,i legalitatea operaiunilor ale cror acte sau documente justificative le-au certificat sau avizat. Operaiunile ce privesc acte juridice prin care se angajeaz patrimonial Administraia Naional a Penitenciarelor, vor avea avizele Serviciului Juridic i Direciei Economico-Administrativ, nainte de a fi supuse controlului financiar preventiv . Primete documentele care privesc operaiuni asupra crora trebuie exercitat controlul financiar preventiv, mpreun cu documentele justificative. Verific din punct de formal: Dac documentele au fost completate n concordan cu coninutul acestora; existenta semnturilor persoanelor autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate; Persoana care existenta actelor justificative specifice operaiunii acord viza de prezentate la viza. 2. control Pentru simplificarea i accelerarea circuitului financiar administrativ, n astfel de situaii nu se face preventiv consemnarea refuzului de viza, procedndu-se la restituirea documentelor ctre compartimentul care a iniiat operaiunea, indicndu-se motivele restituirii. Termenul maxim de acordare a vizei de control financiar preventiv este de 3 zile de la data inregistrarii operaiunii, n funcie de natura i complexitatea operaiunilor cuprinse n Cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv . Dup efectuarea controlului formal, nregistreaz documentele n Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv (Anexa 1) i controleaz, prin parcurgerea listei de verificare: a) respectarea tuturor prevederilor legale care le sunt aplicabile, n vigoare la data efecturii operaiunilor (control de legalitate); b) ndeplinirea sub toate aspectele a principiilor i a regulilor procedurale i metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operaiuni din care fac parte operaiunile supuse controlului (control de regularitate); c) ncadrarea n limitele i destinaia creditelor bugetare i/sau de angajament, dup caz (control bugetar).

Riscuri

S nu poat fi obinute toate avizele specifice fiecrei operaiuni n termenul propus. Certificrile s fie n neconcordan cu competenele stabilite prin Decizia Directorului general al ANP.

Restituirea documentelor ctre compartimentul care a iniiat operaiunea din cauza nendeplinirii / nerespectrii unei condiii formale

51

Manual de proceduri

Dac necesitile o impun, n vederea exercitrii unui control preventiv ct mai complet, se pot solicita i alte acte justificative, precum i avizul Serviciului Juridic. ntrzierea sau refuzul furnizrii actelor justificative ori avizelor solicitate va fi comunicat conductorului Administraiei Naionale a Penitenciarelor/ Directorului unitii, pentru a dispune msurile legale. Dac n urma verificrii de fond operaiunea ndeplinete condiiile de legalitate, regularitate i, dup caz, de ncadrare n limitele i destinaia creditelor bugetare i/sau de angajament, se acorda viza prin aplicarea semnturii i a sigiliului pe exemplarul documentului care se arhiveaz la entitatea publica. Sigiliul personal, cuprinde urmtoarele informaii: denumirea entitii publice; meniunea "vizat pentru control financiar preventiv"; numrul sigiliului (numrul de identificare a titularului acestuia); data acordrii vizei (an, luna, zi). Dup acordarea vizei, documentele prezentate la viza de control financiar preventiv propriu se nscriu n Registrul cu privire la operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv propriu ,realizat prin aplicaie informatic de contabilitate i al crui coninut este redat n Anexa nr.1. Prin acordarea vizei se certific implicit i ndeplinirea condiiilor menionate n listele de verificare. Rspunde n raport de culpa ei n privina operaiunilor pentru care a acordat viza de control financiar preventiv. Documentele vizate i actele justificative ce le-au nsoit sunt restituite, compartimentului de specialitate emitent.

Refuzul de acordare a vizei din cauza nendeplinirii condiiilor de legalitate, regularitate i bugetare (verificarea de fond) Volumul de documente ce trebuie analizat s fie inegal repartizat pe persoanele desemnate s exercite viza de control financiar preventiv propriu, ceea ce poate conduce la ntrzieri n verificarea i acordarea vizei CFPP.

REFUZUL DE VIZ
Refuz motivat, n scris, acordarea vizei de control financiar preventiv, potrivit Anexei nr. 2, dac n urma controlului se constat c cel puin un element de fond cuprins n lista de verificare nu este ndeplinit i n esena, operaiunea nu ntrunete condiiile de legalitate, regularitate i, dup caz, de ncadrare n limitele i destinaia creditelor bugetare i/sau de angajament, Consemneaz acest fapt n Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv. La refuzul de viza anexeaz i un exemplar al listei de verificare, cu indicarea elementului/elementelor din aceasta lista a crui/ale cror cerina/cerine nu este/ nu sunt ndeplinit/ndeplinite. Aduce la cunotina conductorului Administraiei Naionale a Penitenciarelor/ Directorului unitii refuzul de viza, nsoit de actele justificative semnificative Restituie celelalte documente sub semntura, compartimentelor de specialitate care au iniiat operaiunea.

Persoana care acord viza de control financiar preventiv

52

Administraia Naional a Penitenciarelor

Ordonatorul de credite

Aprob efectuarea operaiunilor care au primit viza de control financiar propriu. Poate decide, printr-un act de decizie intern, efectuarea pe propria sa rspundere a operaiunilor care au fost refuzate la viza de control financiar preventiv propriu pentru alte motive dect nencadrarea n valoarea creditelor bugetare i/sau de angajament. Informeaz n scris: Organul ierarhic superior; Curtea de Conturi, cu ocazia efecturii controalelor de descrcare de gestiune sau a altor controale ce intra n competenta sa ; Ministerul Economiei i Finanelor asupra operaiunilor refuzate la viz i efectuate pe propria rspundere. Sesizeaz inspecia central i/sau inspeciile teritoriale ale Ministerului Economiei i Finanelor, dac prin operaiunea refuzat la viz, dar efectuat pe propria rspundere de ctre ordonatorul principal de credite, se prejudiciaz patrimonial entitatea.

Necomunicarea deciziei de efectuare a operaiunii pe proprie rspundere ctre persoanele ndreptite

Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv

53

Manual de proceduri ANEXA NR.1 Administraia Naional a Penitenciarelor

REGISTRUL privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv

Valoarea Denumirea Coninutul Data Compartioperaiunilor Nr. documentului operaiunilor prezentrii la mentul pentru care crt Nr./Data nscrise n viz a emitent s-a acordat emiterii documente documentului viz 0 1 2 3 4 5

Valoarea Data operaiunilor restituirii pentru care actelor Observaii s-a refuzat justificative / viz semntur 6 7 8

NOT: *Se except completarea rubricii nr.7 prin care compartimentul de specialitate semneaz pentru restituirea documentelor, avnd in vedere modul de emitere in format electronic, al Registrului privind operaiunilor prezentate la viza de control financiar preventiv.

54

Administraia Naional a Penitenciarelor ANEXA NR.2 Administraia Naional a Penitenciarelor Nr. .................../..................

Domnului/Doamnei .......................................................................... (Conductorul entitii publice)

n conformitate cu prevederile art. 24 alin. (2) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999, cu modificrile i completrile ulterioare, va aduc la cunotina refuzul de viza de control financiar preventiv intern pentru ....................../(tipul documentului, numrul i data emiterii, suma, compartimentul emitent) din urmtoarele motive: ......................./(se vor preciza actele normative i condiiile prevzute de acestea care se considera a fi nerespectate dac s-ar efectua operaiunea nscris n documente) ....... n situaia n care dispunei efectuarea operaiunii pe rspunderea dumneavoastr, n condiiile art.25 alin. (1) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999, cu modificrile i completrile ulterioare, aceasta se poate face numai cu ncadrarea n creditele bugetare aprobate. Actul (decizie, ordin) prin care dispunei efectuarea operaiunii ......../(se nominalizeaz operaiunea) ...... .va nsoi documentele justificative pe baza crora operaiunea se nregistreaz i n contul de ordine i evidenta 8044 "Documente respinse la viza de control financiar preventiv" i se ntocmesc informrile prevzute de lege. ........./(persoana desemnat cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu) .....................

55

Manual de proceduri PROCEDURA: A00202001 PROCEDUR GENERAL PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI I CHELTUIELI PENTRU ANUL N Scop: stabilirea unui cadru unitar intern pentru elaborarea i fundamentarea bugetului de venituri i cheltuieli Premise: - existena unui patrimoniu aflat n administrarea i folosina fiecrei uniti de penitenciare; - existena cadrului legal de dotare a unitilor cu diverse categorii de bunuri, potrivit prevederilor tabelelor de nzestrare i normelor specifice de dotare; - existena personalului specializat n evaluarea tehnico-economic a categoriilor de bunuri din dotarea unitilor de penitenciare i de stabilire a necesarului de aprovizionat. Aplicabilitate: procedura se aplic de ctre direciile / serviciile din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate acesteia Procedura: Responsabil Directorul general aprob Directorul general adjunct avizeaz Directorul D.E.A. propune spre avizare Directorul adjunct D.E.A. verific Colectivul desemnat ntocmete documentaia Directorul D.E.A.- A.N.P. Directorul adjunct D.E.A. din unitile subordonate Activitatea desfurat 1. Elaborarea Instruciunilor de fundamentare a bugetelor de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N; elaborarea instruciunilor se face n mod unitar pentru structurile financiar contabilitate, logistic, cazarmare construcii i producie bugetar. Se transmit n uniti, de regul, pn la termenul: 31.10.N-2 2. Instruirea personalului desemnat pentru ntocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N ; Termen: 25.11.N-2 Colectivul desemnat 3. ntocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N de ctre Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile subordonate; Secretariatul unitilor subordonate 4. Proiectele de buget de venituri i cheltuieli se transmit la Administraia Naional a Penitenciarelor Direcia Economico Administrativ pn la data de 15.02.N-1. Sectoarele de specialitate din cadrul 5. Direcia Economico Administrativ prin structurile desemnate D.E.A. verific, centralizeaz proiectele de buget de venituri i cheltuieli pentru anul N; Termen: 20.03.N-1 Directorul general aprob 6. ntocmirea, verificarea, avizarea i aprobarea Proiectului de Directorul general adjunct buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, avizeaz titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraiei Directorul D.E.A. propune spre Naionale a Penitenciarelor pentru anul N avizare Termen: 31.03.N-1 Directorul adjunct D.E.A. verific Colectivul desemnat ntocmete documentaia Secretariatul A.N.P. 7. Depunerea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraiei Naionale a Penitenciarelor pentru anul N la Ministerul Justiiei Termen: 31.03.N-1 D.E.A.Serviciul Planificare 8. Efectuarea diferitelor corecii impuse de Ministerul de Justiiei bugetar i / sau Ministerul Economiei i Finanelor. Termen: 15.10.N-1

56

Administraia Naional a Penitenciarelor Planificare 9. Corelarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli al Administraiei Naionale a Penitenciarelor pentru anul N cu prevederile Legii bugetului i repartizarea acestuia pe uniti teritoriale, aparat central, etc.; Termen: 15.10.N-1 Sectoarele de specialitate i 10. Corelarea Planului de aprovizionare cu fila de buget structurile de achiziie public din transmis de A.N.P. Corelarea Planului de aprovizionare centralizat cu fila de buget i A.N.P. i unitile subordonate transmiterea acestuia ctre B.A.G.R. Structurile de achiziie public ntocmirea Programelor de achiziii publice Termen: 31.12.N-1 11. nceperea anului bugetar N; Directorul adjunct D.E.A. / 12. Raportri periodice: - lunar pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetar; Contabilul ef din unitile - trimestrial pentru D.E.A. - Serviciul Logistic, Serviciul subordonate Financiar; - anual pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetar, Serviciul Logistic, Serviciul Financiar. PROCEDUR: A00203001 DISTRIBUIREA BUNURILOR MATERIALE APROVIZIONATE DE B.A.G.R. N UNITILE SUBORDONATE A.N.P. Scop: Stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea desfurrii activitii de introducere n gestiune i de distribuire a bunurilor materiale, precum i stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente acestei activiti. Premise: Procedura de introducere n gestiune i distribuire a bunurilor materiale, reprezint activitatea prin care se creeaz cadrul legal i condiiile concrete, care s asigure desfurarea corespunztoare a acestei activiti. Aplicabilitate : A.N.P. i unitile subordonate. Cine execut activitatea Activitatea desfurat Centralizeaz solicitrile de bunuri materiale transmise de unitile Responsabilul sectorului de teritoriale. specialitate din A.N.P. de regul pn la 15 noiembrie an ,,N 1 ntocmete Planul anual de asigurare tehnico - material centralizat Responsabilul sectorului de pentru anul ,,N funcie de data aprobrii Legii bugetului. specialitate din A.N.P. de regul pn la 15 noiembrie an ,,N 1 D.E.A.bugetar Serviciul

Supune spre avizare Planul anual de asigurare tehnico - material centralizat pentru anul ,,N, specificaiile tehnice i desfurtoarele Responsabilul sectorului de aferente bunurilor aprobate a fi achiziionate prin Planul anual de specialitate din A.N.P. asigurare tehnico - material centralizat. de regul pn la 20 noiembrie an ,,N 1 Verific i avizeaz Planul anual de asigurare tehnico - material Directorul adjunct i directorul centralizat pentru anul ,,N. D.E.A. din A.N.P. de regul pn la 20 noiembrie an ,,N 1 Aprob Planul anual de asigurare tehnico - material centralizat pentru Directorul general adjunct al anul ,,N. A.N.P. de regul pn la 20 noiembrie an ,,N 1 Transmite la B.A.G.R. Planul anual de asigurare tehnico - material Secretariatul D.E.A din A.N.P. centralizat aprobat pentru anul ,,N. de regul pn la 30 noiembrie an ,,N 1 ntocmete proiectul Programului anual al achiziiilor publice de bunuri pe anul ,,N. eful S.A. din B.A.G.R. de regul pn la 31 decembrie an ,,N 1 57

Manual de proceduri Verific i avizeaz Programul anual al achiziiilor publice de bunuri pe anul ,,N. de regul pn la 31 decembrie an ,,N 1 Aprob Programul anual al achiziiilor publice de bunuri pentru anul ,,N. Directorul B.A.G.R. de regul pn la 31 decembrie an ,,N 1 Aplic procedurile de achiziie publice de bunuri conform OG nr. B.A.G.R. 34/2006. ntocmete raportul de evaluare i l nainteaz spre avizare i B.A.G.R. aprobare structurilor de specialitate din A.N.P. D.E.A. nainteaz spre avizare structurilor de specialitate din A.N.P. D.E.A B.A.G.R. mostrele de bunuri materiale solicitate. Efectueaz recepia cantitativ i calitativ a bunurilor materiale Comisia de recepie din B.A.G.R. achiziionate. Responsabilul sectorul de Certific realitatea i legalitatea documentelor care nsoesc bunurile specialitate din B.A.G.R. achiziionate i le nainteaz serviciului financiar-contabilitate. Vizeaz pentru C.F.P., certific BUN DE PLAT i nregistreaz n S F C din B.A.G.R evidena contabil materialele prevzute n documente. Gestionarul Sectorului de specialitate din nregistreaz n fiele de magazie materialele aprovizionate. B.A.G.R. Propune graficul de distribuire a materialelor n unitile subordonate SA din B.A.G.R. A.N.P. nainteaz sectorului de activitate din cadrul D.E.A. spre avizare i aprobare graficul de distribuire a materialelor n unitile subordonate Directorul B.A.G.R A.N.P. Aprob graficul de distribuie privind repartiia bunurilor materiale Directorul D.E.A. aprovizionate. eful S.A. i contabilul ef al B.A.G.R. B.A.G.R. Responsabilul sectorul de specialitate din A.N.P. Directorul B.A.G.R Directorul D.E.A din A.N.P. ntocmete documentele privind distribuirea, scderea din evidena cantitativ i cea de gestiune a bunurilor materiale, ctre unitile subordonate A.N.P. Monitorizeaz lunar stadiul aprovizionrilor i distribuiilor pentru bunurile materiale achiziionate centralizat. de regul pn la sfritul lunii ntocmete not de informare i raporteaz lunar A.N.P.- D.E.A situaia privind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate. de regul pn la sfritul lunii Informeaz trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire la stadiul activitii desfurate n B.A.G.R.

PROCEDURA: A00203002 FUNDAMENTAREA I ELABORAREA PLANULUI DE APROVIZIONARE TEHNICO-MATERIAL I FINANCIAR Anex la PROCEDUR GENERAL PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI I CHELTUIELI PE ANUL N (A00202001) Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea fundamentrii i elaborrii, de ctre unitile de penitenciare, a planului de aprovizionare tehnico-material Premise: Fundamentarea Planului de aprovizionare tehnico material i financiar la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor subordonate

58

Administraia Naional a Penitenciarelor Aplicabilitate: procedura se aplic de ctre direciile / serviciile din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor aparat propriu prin intermediul Direciei Economico Administrative i unitile subordonate din sistemul administraiei penitenciare Procedura: Responsabil Activitatea desfurat La nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Economico Elaboreaz instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului Administrativ Serviciul de aprovizionare tehnico-material i financiar, la care se anexeaz machetele: logistic Serviciul construcii 1. Lista principalilor indicatori care vor fi luai n calcul la fundamentarea proiectului de plan, detaliat pe structuri funcionale, articole si alineate cazarmare Serviciul producie i bugetare; 2. Cererea de materiale; venituri proprii 3. Baza de calcul pentru determinarea necesarului cantitativ de bunuri ce fac obiectul aprovizionrii; 4. Cererea de subvenii; cererea de subvenii are urmtoarea structur: - denumire indicator - cod indicator (art. i alineat bugetar) - realizrile anului N-3 - realizrile anului N-2 - estimrile anului N-1 (an curent) - estimrile anului N (anul de baz pentru care se ntocmete proiectul bugetar) - estimrile anului N+1 - estimrile anului N+2 - estimrile anului N+3 Propunerile anului N vizeaz resursele financiare preconizate a fi alocate, iar estimrile anilor N+1, N+2 i N+3 sunt estimarea valoric a obiectivelor stabilite n documentul de politic, strategie i performan pe urmtorii 3 ani. nainteaz instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-material i financiar spre avizare i aprobare; Directorul Direciei Avizeaz Instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului Economico-Administrative de aprovizionare tehnico-material i financiar Directorul general adjunct Aprob Instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-material i financiar Direcia Economico Transmite Instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului Administrativ de aprovizionare tehnico-material i financiar ctre unitile subordonate Secretariat La nivelul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Directorul unitii Numete prin decizie zilnic colectivul de lucru pentru fundamentarea i ntocmirea proiectului planului de aprovizionare tehnico-material i financiar Colectivul de lucru ntocmete Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar care cuprinde documentele menionate n Instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnicomaterial i financiar : - Cererea de subvenii; - Cererile de materiale ntocmite separat pe articole si alineate bugetare, pe structuri funcionale, valorile rezultate se cumuleaz in cererile de subvenii; - Bazele de calcul ntocmite pe articole si alineate bugetare pentru determinarea materialelor si subveniilor din cererile de bunuri materiale; - Lista indicatorilor luai in calcul pentru determinarea nevoilor financiare si materiale la nivelul unitii, detaliata pe structuri funcionale, articole si alineate bugetare; 59

Manual de proceduri Nota de fundamentare pentru susinerea nevoilor materiale si financiare solicitate; - Alte documente propuse de colectivul de lucru, prin care se susin nevoi specifice unitii acestea se justifica in nota de fundamentare. Contabilul sef / Seful Verific Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar serviciului logistic Directorul Direciei Avizeaz Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar Economico-Administrative Directorul unitii Aproba Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar Secretariatul unitii Transmite Administraiei Naionale a Penitenciarelor Directia Economico Administrativa - Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar aprobat de directorul unitatii. La nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Economico - Analizeaz si centralizeaz Proiectele planurilor de aprovizionare tehnico Administrativ Serviciul material i financiar, pe structuri funcionale, capitole de cheltuieli, articole si alineate bugetare; logistic Serviciul construcii - ntocmesc Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al Administraiei Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare cazarmare Serviciul producie i centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor; - Transmit Serviciului planificare bugetar cererile de subvenii centralizate, venituri proprii pe uniti, structuri funcionale, articole si alineate bugetare. Directorul adjunct al Verific Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al Direciei Economico- Administraiei Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizat al Administraiei Naionale a Penitenciarelor Administrative Directorul Direciei Avizeaz Planul de aprovizionare tehnico materiala al Administraiei Economico-Administrative Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Economico ntocmete Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Administrativ Serviciul Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare planificare bugetar Directorul adjunct al Verific Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Direciei Economico- Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Administrative Directorul Direciei Propune avizarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pentru Economico-Administrative Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Directorul general adjunct Avizeaz: - Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al Administraiei Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor; - Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Directorul general Aprob: - Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al Administraiei Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor; - Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Direcia Economico -Transmite ordonatorului principal de credite Proiectul de buget de venituri Administrativ Serviciul si cheltuieli, pentru Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare; planificare bugetar -Primete bugetul de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare aprobat de ordonatorul principal de credite; - Transmite Serviciului Logistic, Serviciului producie i venituri proprii, 60 -

Administraia Naional a Penitenciarelor Serviciului construcii cazarmare i unitilor din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare; - Transmite unitilor din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare. Direcia Economico - Coreleaz Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale Administrativ Serviciul a Penitenciarelor cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite; - nainteaz spre avizare i aprobare Planul de aprovizionare centralizata al logistic Serviciul construcii Administraiei Naionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. cazarmare Serviciul producie i venituri proprii Directorul adjunct al Verific Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Direciei Economico- Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Administrative Directorul Direciei Propune pentru avizare Planul de aprovizionare centralizata al Economico-Administrative Administraiei Naionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Directorul general adjunct Avizeaz Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Directorul general Aprob Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Direcia Economico Transmite la B.A.G.R. Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Administrativ Naionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite, aprobat de ordonatorul secundar de credite. Secretariat La nivelul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Directorul unitii / Coordoneaz corectarea Planului de aprovizionare tehnico material i Directorul Direciei financiar cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Economico-Administrative Colectivul de lucru Coreleaz Planul de aprovizionare tehnico material i financiar cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Contabilul sef / Seful Verific Planul de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu serviciului logistic bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Directorul Direciei Avizeaz Planul de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu Economico-Administrative bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Directorul unitii Aproba Planul de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Secretariatul unitii Transmite Administraiei Naionale a Penitenciarelor Directia EconomicoAdministrativa - Planul de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Directorul Direciei 1. Planific i coordoneaz derularea contractelor de aprovizionare tehnico Economico-Administrative material; / Contabilul sef / eful 2. Transmit lunar Direciei Economico Administrativ Serviciul logistic, Serviciului construcii cazarmare, Serviciul producie i venituri stadiul Serviciului logistic ndeplinirii Planului de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Directorul Direciei 1. Planific i coordoneaz derularea contractelor de aprovizionare tehnico Economico-Administrative material; / Contabilul sef / eful 2. Transmit lunar Direciei Economico Administrativ Serviciul logistic, Serviciului construcii cazarmare, Serviciul producie i venituri stadiul Serviciului achiziii ndeplinirii Planului centralizat de aprovizionare tehnico material i financiar. 61

Manual de proceduri PROCEDUR : A00203003 PRIVIND ELABORAREA I FUNDAMENTAREA PLANULUI ANUAL DE ASIGURARE TEHNICO-MATERIAL CENTRALIZAT PRIVIND ECHIPAREA PERSONALULUI DIN SISTEMUL ADMINISTRAIE PENITENCIARE Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de elaborare i fundamentare a planului anual de asigurare tehnico - material centralizat, precum i stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente activitii de echipare a personalului din sistemul administraie penitenciare. Premise: Elaborarea i fundamentarea planului anual de asigurare tehnico - material centralizat, privind echiparea personalului din sistemul administraie penitenciare, reprezin activitatea prin care se determin cadrul legal i condiiile concrete, care s asigure echiparea corespunztoare a personalului. Aplicabilitate: A.N.P. i unitile subordonate. Procedura: Activitatea desfurat Emite instruciunile specifice privind ntocmirea proiectului de buget Responsabilul sectorului de pentru anul ,,N specialitate din A.N.P. 31 octombrie an ,,N-2 Cine execut activitatea

Instruiete persoanele desemnate pentru elaborarea i fundamentarea Directorul adjunct D.E.A. din bugetului pentru anul ,,N A.N.P. 15 noiembrie an ,,N-2 Unitatea subordonat transmite D.E.A proiectul de buget pentru anul ,,N Directorul unitii subordonate 15 februarie an ,,N - 1 Verific i centralizeaz proiectele de buget transmise de unitile Responsabilul sectorului de subordonate specialitate din A.N.P. 20 martie an ,,N - 1 Responsabilul sectorului de Supune spre avizare i aprobare proiectul de buget centralizat specialitate din A.N.P. 24 martie an ,,N -1 D.E.A din A.N.P. Depune la Ministerul Justiiei proiectul de buget aferent anului ,,N 31 martie an ,,N - 1 Stabilete i comunic echivalentul valoric al cotei pri anuale a echipament pentru anul Responsabilul sectorului de drepturilor de acordarea drepturilor de,,N, precum i instruciunile privind calcularea i echipament pentru personalul din specialitate din A.N.P. unitate. de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1 Dispune verificarea gradului de echipare a personalului din unitate Directorul unitii subordonate de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1 Responsabilul sectorului de Supune Consiliului de Conducere al unitii proiectul de Decizie privind specialitate din unitatea ncadrarea personalului pe categorii de echipare subordonat de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1 Stabilete i aprob ncadrarea nominal la drepturi de echipament a funcionarilor publici din subordine la urmtoarele categorii de drepturi: - numai echipament; Consiliul de Conducere i - echipament pentru completarea uniformei i diferena n bani; directorul unitii subordonate - numai bani. de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1 Emite decizia privind ncadrarea nominal la drepturi de echipament a Directorul unitii subordonate personalului din unitate de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1 62

Transmite unitilor subordonate instruciunile specifice privind Responsabilul sectorului de fundamentarea proiectului de buget pentru anul ,,N specialitate din A.N.P. 31 octombrie an ,,N-2

Administraia Naional a Penitenciarelor ntocmete cererea individual de echipament pe articole i date antropometrice de regul pn la 15 octombrie an ,,N 1 Centralizeaz cererile de echipament, pe categorii de personal, articole i date antropemetrice. de regul pn la 20 octombrie an ,,N 1 Analizeaz i avizeaz situaiile centralizate. de regul pn la 20 octombrie an ,,N 1 Transmite necesarul de articole de echipament cadre conform situaiilor centralizate. de regul pn la 30 octombrie an ,,N 1 Centralizeaz solicitrile de bunuri materiale aferente anului ,,N, ntocmete planul anual de asigurare tehnico-material centralizat, coreleaz datele centralizate cu bugetul aprobat i supune spre avizare i aprobare planul anual de asigurare tehnico-material centralizat de regul pn la 15 noiembrie an ,,N 1 Transmite la B.A.G.R. planul anual de asigurare tehnico - material centralizat aprobat, specificaiile tehnice i desfurtoarele privind distribuiile pe talii i mrimi pentru bunurile materiale care au fost aprobate prin planul anual de asigurare tehnico - material centralizat. de regul pn la 30 noiembrie an ,,N 1 ntocmete programul anual al achiziiilor publice de bunuri. de regul pn la 30 decembrie an ,,N - 1 Distribuie n unitile subordonate A.N.P. articolele de echipament din componena inutei de var. de regul pn la 30 iunie an ,,N Distribuie n unitile subordonate A.N.P. articole de echipament din componena inutei de iarn. de regul pn la 15 noiembrie an ,,N Monitorizeaz lunar stadiul aprovizionrilor i distribuiilor pentru bunurile materiale achiziionate centralizat. De regul pn la sfritul lunii ntocmete not de informare i raporteaz lunar A.N.P.- D.E.A situaia privind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate. De regul pn la sfritul lunii Informeaz trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire la stadiul activitii desfurate n B.A.G.R. HRNIREA PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE

Personalul din unitatea subordonat Responsabilul sectorului de specialitate din unitatea subordonat Directorul adjunct D.EA. din unittea subordonat Responsabilul sectorului de specialitate din unitatea subordonat Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.

Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P. B.A.G.R B.A.G.R B.A.G.R Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P. Directorul B.A.G.R Directorul D.E.A din A.N.P.

PROCEDURA : A00203004

Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de hrnire a persoanelor private de libertate din unitile sistemului administraiei penitenciare. Premise: Procedura pentru hrnirea persoanelor private de libertate, reprezint activitatea prin care se determin cadrul legal i condiiile concrete, care s asigure desfurarea corespunztoare a acestei activiti. Aplicabilitate : Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Cine execut activitatea -Responsabilul compartimentului hrnire - Buctarul - Medicul ef al unitii Activitatea Stabilirea planurilor meniu decadale, pentru fiecare norm de hran n parte, avnd n vedere urmtoarele : - perioada de iarn - var - structura alimentelor din fiecare norm 63

Manual de proceduri produsele alimentare existente n depozite gradul de calificare al buctarilor Stabilirea numrului de persoane private de libertate pentru care se asigur hrnirea pe fiecare norm, n funcie de nota de efective. -

-Responsabilul compartimentului hrnire - Compartimentul eviden ppl -Responsabilul ntocmirea Listei de distribuie a alimentelor compartimentului hrnire - ef Serviciu Logistic Vizarea Listei de distribuie a alimentelor Distribuia alimentelor din magazia de alimente i operarea modificrilor - Gestionar hrnire n evidena operativ - Personalul blocului alimentar, Preluarea alimentelor i transportul la blocul alimentar - Ofierul de serviciu Depozitarea - Personalul blocului alimentar urmtoare. corespunztoare a produselor agroalimentare pn n ziua - Seful schimbului de bucatari Preluarea alimentelor necesare prepararii hranei si verificarea cantitaiva si calitativa in vederea prepararii hranei Prelucrarea - Personalul blocului alimentar retetarelor alimentelor in vederea prepararii hranei pe baza - Personalul medical Luarea probelor de mancare si avizarea distributiei hranei - Personalul blocului alimentar Portionarea hranei si distribuirea acesteia pe sectiile de detinere PROCEDURA : A00203005 PRIVIND APROVIZIONAREA CU PRODUSE AGROALIMENTARE

Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de aprovizionare cu produse agroalimentare pentru asigurarea hrniri persoanelor private de libertate din unitile sistemului administraiei penitenciare. Premise Procedura privind aprovizionarea cu produse agroalimentare pentru hrnirea persoanelor private de libertate, reprezint activitatea prin care se determin cadrul legal i condiiile concrete, care s asigure desfurarea corespunztoare a acestei activiti. Aplicabilitate Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Cine execut activitatea Activitatea Determinarea necesarului normat i a rmasului de asigurat pentru produsele agroalimentare : - Necesarul normat (Nn) reprezint cantitatea dintr-un produs agroalimentar calculat conform raiilor din normele de hran ale ppl i efectivele pentru o perioad determinat. Se calculeaz conform formulei : Nn = ( Ef x Z x R ) + Ss n care : E care urmeaz a fi Responsabilul compartimentului Z f = efectivelede zile pentru care hrnite n perioada respectiv ; = numrul se calculeaz ; hrnire R = raiile prevzute de normele de hran conform perioadei de consum, respectiv iarn var ; Ss = stocul de siguran ( se constituie pentru asigurarea hrnirii efectivelor n situaii neprevzute, din produse agroalimentare cu termen lung de conservare, calculat pentru 30 zile peste cantitile destinate nevoilor de consum lunare. Pentru determinarea cantitilor de produse agroalimentare care urmeaz a fi aprovizionate, se determin existentul preliminat - Existentul preliminat(Exp) reprezint cantitile de produse 64

Administraia Naional a Penitenciarelor agroalimentare preliminate a exista n depozitul unitii la nceputul perioadei pentru care se calculeaz necesarul normat. Se calculeaz potrivit formulei : Exp = ( Exo + P C ) n care : Exo = existentul aflat n depozitul unitii la data stabilirii necesarului normat ; P = cantitile de produse care urmeaz a fi aprovizionate, n perioada cuprins ntre data stabilirii necesarului normat i data cnd ncepe perioada pentru care s-a calculat. C = cantitile de produse care se vor consuma n perioada cuprins ntre data stabilirii necesarului normat i data nceperii perioadei pentru care s-a calculat. Determinarea rmasului de aprovizionat - Rmasul de aprovizionat (Ra) reprezint cantitile de produse agroalimentare care urmeaz a se aproviziona i pentru care se vor solicita alocaiile bugetare. Se calculeaz potrivit formulei : Ra = ( Nn - Exp ) + K n care : Nn = necesarul normat ; Exp = existentul preliminat ; K = perisabilitii legale care se aplic asupra cantitilor care urmeaz s se aprovizioneze ( Nn Exp ) Responsabilul compartimentului Determinarea fondurilor financiare necesare aprovizionrii produselor hrnire agroalimentare Responsabilul compartimentului Corelarea necesarului de aprovizionat cu alocaiile bugetare asigurate. hrnire Comisiile de achiziii Demararea procedurilor de achiziii a produselor agroalimentare. Directorul unitii ncheierea contractelor i determinarea graficului de livrri Director ec. adm. Juristul unitii Recepia produselor agroalimentare n depozitele unitilor, n funcie Gestionar de graficul de livrare stabilit. PROCEDURA: A00203006 ORGANIZAREA, PLANIFICAREA I REALIZAREA LUCRRILOR DE NTREINERE TEHNIC LA AUTOVEHICULE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului organizare, planificare i realizare a lucrrilor de ntreinere tehnic la autovehicule Premise: - existena unui cadru normativ privind asigurarea tehnic de autovehicule a unitilor de penitenciare - existena unui parc de autovehicule - existena unui personal tehnic specializat Aplicabilitate: n cadrul unitilor din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil Conductorul auto Activitatea desfurat ntreinerea tehnic zilnic (ITZ) -execut verificarea autovehiculului, naintea plecrii n curs privind starea tehnic, de ntreinere i de completare a mijlocului de transport cu materialele, sculele, piesele i accesoriile prevzute n inventarul completului -execut verificarea tehnic, n parcurs, a autovehiculului, dup fiecare 150-200 km sau dup 3-4 ore de circulaie, precum i cu ocazia staionrii, privind starea 65

Manual de proceduri anvelopelor, starea sistemului de frnare, apariia de scurgeri de carburanilubrifiani i lichide speciale - la terminarea zilei de lucru, execut: - alimentarea autovehicului cu carburant - curarea, splarea i dezinfectarea autovehiculului - parcarea i asigurarea autovehiculului Ziua de verificare i ntreinere a tehnicii auto (ZVIT) -execut: Conductorul auto, - verificarea i punerea n ordine a elementelor de parc (sectorul de eful de garaj, eful ntreinere, sectorul de reparaii, punctul de alimentare cu carburani-lubrifiani, atelierului de punctul de control tehnic), conform prevederilor n vigoare reparaii, - verificare, repararea i completarea mijloacelor tehnice responsabilul de - greasarea sau schimbul de ulei, dac acestea coincid n timp sau rulaj cu sector ziua n care se execut aceast activitate, precum i operaiunile prevzute n normativul tehnic de linie Reviziile tehnice periodice RT1 i RT2 - execut: Conductorul auto, Verificarea strii de completare general. eful de garaj, eful atelierului de reparaii Curirea cabinei i caroseriei. Salubrizarea i dezinfectarea autovehiculelor i remorcilor pentru transport i personalul aflat la marfa, conform prevederilor reglementrilor sanitar-veterinare n vigoare deservire Curirea bi de ulei i a sorbului pompei de ulei. Curirea i verificarea rezervoarelor i conductelor, sistemului de alimentare cu carburani. Verificarea caroseriei a dispozitivelor pentru nchiderea-deschiderea i blocarea uilor, capotelor, capacelor obloanelor etc. Verificarea plinurilor (lichid de rcire, ulei de motor, combustibil, lichid de frn, lichid splat parbrizul, ulei acionare instalaii hidraulice). Pornirea i urmrirea funcionrii motorului la diferite turaii. Verificarea strii i ntinderii curelelor de transmisie. Verificarea fixrii motorului pe cadru. Reglarea jocului la supape. Verificarea i strangerea chiuloaselor, rampelor, culbutori, tijelor mpingtoare,arcurilor supapelor, a fixrii colectorului, conductelor de evacuarea gazelor i a bridelor tobei de eapament la conducte de evacuare. Verificarea i completarea uleiului din mecanismul hidraulic de comand al direciei la autovehiculele dotate cu sisteme de comand servoasistat al direciei Verificarea tubulaturii de aspiraie i evacuare a turbosuflantelor i verificarea strilor, la motoarele supraalimentate. Verificarea cadrului la autovehicule remorci i semiremorci (asiu, platform, lonjeroane). Verificarea presiunii n cilindrii motorului. Verificarea jocului axului pompei de ap i a etaneitii garniturilor. Verificarea etaneitii i strii de fixare a tuturor instalaiilor i sistemelor autovehiculelor. Verificarea elementelor de prindere i de acionare a compresorului. Verificarea intensitii zgomotului la eapare i a concentraiei oxidului de carbon (la m.a.s) i a fumului (la m.a.c.) din gazele de evacuare. Verificarea ruptorului-distribuitor, starea i distana dintre contacte, jocul n buc, starea elementelor componente ale dispozitivelor de avans al aprinderii, condensatorului, bobinei de inducie. Curirea bujiilor i verificarea distanei i strii electrozilor, a fielor de nalt tensiune i a elementelor antiparazitare. Verificarea avansului fix al motorului. Curirea sitei carburatorului.

66

Administraia Naional a Penitenciarelor Curirea, splarea i reglarea carburatorului, pompei de alimentare i a filtrului de combustibil. La m.a.c. filtrul de combustibil se golete de ap sptmnal. Schimbarea elementului de hrtie al filtrului de combustibil la treapta 1. Idem, la treapta a II-a cnd nlocuirea coincide la ambele trepte, se va lsa un interval de 100-1000 km ntre cele dou trepte. Splarea i verificarea elementului filtrant de combustibil din psl la m.a.c. RABA sau MAN-D 2156. Verificarea funcionrii corecte a injectoarelor i reglarea pompei de injecie. Curirea filtrului de aer. Verificarea strii i fixrii radiatorului de ap i a paletelor ventilatorului. Verificarea funcionrii termostatului i a cuplajului electromagnetic al ventilatorului. Verificarea jocului tijei cilindrului de acionare i a cursei libere a pedalei ambreiajului. Verificarea strngerii carcasei ambreiajului fixrii pompei centrale i a cilindrului receptor. Verificarea strii, fixrii i etaneitii cutiei de viteze, de distribuie, organelor transmisiei cardanice, punilor, arborilor planetari etc. Verificarea asigurrii i funcionrii mecanismelor de comand a transmisiei, jocul furcilor glisante, a pinionului de atac i strngerea uruburilor de la carcase i capace. Verificarea mecanismului de direcie (eventuale jocuri). Verificarea i asigurarea levierului de comand a direciei a levierelor fuzetelor, articulaiilor sferice, a prghiilor i a mecanismelor de direcie. Verificarea i reglarea unghiurilor direciei Verificarea fixrii volanului i a jocului articulaiilor axului volan Verificarea jocului pivoilor Verificarea etaneitii i poziiei corecte, a conductelor i mbinrilor direciei asistate. La autovehicule prevzute cu sistem de protecie mpotriva ngheului n instalaii de frnare, sub 5 0 C se asigur umplerea la capacitatea cu lichid contra ngheului a rezervorului pompei i se acioneaz pompa n timpul umplerii rezervoarelor cu aer, ct i n parcurs de mai multe ori n timpul zilei de lucru. Eliminarea apei din rezervoarele de aer comprimat. Verificarea sistemului de frnare (eficacitatea acestuia). Verificarea strii i fixrii racordurilor i burdufurilor din cauciuc de la instalaia de frnare. Verificarea etaneitii instalaiei de frnare. Verificarea i asigurarea cilindrilor dubli de frn. Verificarea strii i fixrii elementelor din sistemul de frnare al remorcilor sau semiremorcilor. Verificarea funcional a supapelor din sistemul de frnare. Eliminarea aerului din circuitul hidraulic i completarea cu lichid. Verificarea i reglarea jocului pedalei de frn i a jocului dintre tambur i ferodou. Curirea filtrului compresorului i a separatorului de ap i ulei. Reglarea limitatorului de frnare a regulatorului de sarcin i a regulatorului de presiune. Verificarea strii i fixrii frnei de staionare i a eficacitii funcionrii instalaiei pentru frna de motor (m.a.c.) Curirea i verificarea cilindrilor receptori, aprtorilor, tamburilor, saboilor de frn, arcurilor de rapel, etrierelor, discurilor i plcuelor de frn, camerelor sau cilindrilor de frn. Verificarea i curirea filtrului servomecanismului de frnarea filtrului regulator de presiune, racordului de umflare a pneurilor; sitele pompei de lichid antigel, site de la rezervorul de egalizare (pompa central), dozatorul de ulei de la

67

Manual de proceduri compresorul de aer, filtrelor, orificiilor de aerisire de la toate aparatele instalaiei de frnare. Curirea i verificarea pompei centrale de frn i ambreiaj i a cilindrilor receptori, servo-mecanismului supapelor de reinere, verificarea membranelor camerelor de frnare Din 2 n 2 ani sau dup o staionare de peste 1 an, se verific elementele componente ale instalaiei de frnare, inclusiv se nlocuiesc garniturile de cauciuc i materiale plastice, lichidul de frn, dac este cazul. Verificarea strii, fixrii i etaneitii amortizoarelor i a barelor antiruliu. Verificarea articulaiilor, barelor superioare i inferioare ale suspensiei la autovehicule cu suspensie independent. Verificarea strngerii bridelor arcurilor i a uruburilor de fixare a suporturilor de arc. La autobuze n funcie de soluia constructiv, se execut verificarea i reglarea pernelor de aer, a prghiilor i articulaiilor sferice, purjarea rezervoarelor de aer (etaneitatea). Verificarea sistemului de rulare (starea pneurilor, a jantelor etc.). Verificarea i reglarea unghiului de convergen a roilor i a altor unghiuri la automobilele cu suspensie independent, inclusiv calarea direciei Verificarea strii arcurilor, a bolurilor i piulielor de la prezoanele roilor. Demontarea roilor, tamburilor, butucilor, verificarea jocului de rulmeni, curirea de praf i nlocuirea unsorii (roi spate i fa). Verificarea presiunii n pneuri. Verificarea adncimii profilului i a echilibrrii roilor la autoturisme. Verificarea funcionrii instalaiei de climatizare i aer condiionat. Verificarea instalaiei electrice de semnalizare, iluminare etc. Verificarea bateriei de acumulatori, nivelul electrolitului. Verificarea densitii electrolitului i a tensiunii bateriei de acumulatori. ntreinerea bateriei (completarea electrolitului la nivel, ungerea bornelor, desfundarea orificiilor buoanelor). Verificarea i reglarea releului regulator de tensiune i releului de pornire. Verificarea i reglarea luminii farurilor. Verificarea strii, fixrii i a contactelor conductorilor electrici. Verificarea existenei i strii siguranelor calibrate din instalaia electric. Verificarea strii periilor generatorului de curent alternativ aua generatorului de curent continuu. Demontarea curirea i verificarea demarorului. Verificarea funcionrii i a indicaiilor aparatelor de bord; presiunea uleiului la instalaia de ungere, temperatura apei de rcire, presiunea aerului n instalaia de frnare etc. Verificarea etaneitii i funcionrii sistemelor de rcire, ungere, alimentare, direcie, frnare, transmisie. Verificaea fixrii i strngerii lzii de scule, lzii bateriei de acumulatoare i a barelor de protecie Verifcarea funcionrii dispozitivelor pentru blocarea i reglarea scaunului oferului, fixrii scaunelor paasagerilor Controlul repartizrii uniforme a ncrcturii, nedepirea sarcinii admise. Curirea i verificarea crligului de remorcare, ungerea i verificarea suportului i a capacelor de protecie. Verificarea funcionrii sistemului hidraulic de acionare a instalaiilor speciale. Curirea, verificarea gresoarelor i nlocuirea celor defecte. Se execut gresarea conform schemei i la periodicitatea recomandat n crile tehnice de exploatare. Se spal filtrul de aer de tip umed i se nlocuiete uleiul. Se unge axul distribuitorului de aprindere i se mbib cu ulei ungtorul camei. Se ung toate punctele articulaiilor de comand, balamalele i mecanismele de

68

Administraia Naional a Penitenciarelor nchidere a uilor, macaralele de geam i articulaiile capotelor i portbagajului. Ungerea articulaiilor de la jaluzelele frontale. nlocuirea uleiurilor din mecanismul de direcie, cutia de viteze, cutia de distribuie i reductor, punile motoare (cnd coincid cu rulajele indicate n crile tehnice).

PROCEDURA: A00203007 TESTAREA STRII TEHNICE I DE EXPLOATARE A AUTOVEHICULULUI NAINTE DE PLECAREA N CURS Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de atestare a strii tehnice i de exploatare a autovehiculului nainte de plecarea n curs Premise: - existena unui cadru normativ privind asigurarea tehnic de autovehicule a unitilor de penitenciare - existena unui parc de autovehicule - existena personalului tehnic de specialitate Aplicabilitate: n unitile din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil Conductorul auto Activitatea desfurat -prezint efului de garaj autovehiculul, foaia de parcurs, certificatul de nmatriculare, polia de asigurare obligatorie RCA, rovigneta i documentele de atestare a calitii de conductor auto (permis de conducere, atestat profesional ARR) - verific: astarea tehnic a autovehiculului privind: - eficacitatea sistemelor de frnare, direcie, rulare, iluminaresemnalizare, nclzire i ventilaie - nivelul emisiilor poluante (cantitatea i concentraia gazelor de evacuare la o accelerare a motorului la turaie maxim) - etaneitatea caroseriei - existena plinului de rezervor, nivelul lichidului de frn, lichidului de rcire de rcire, uleiurilor de transmisie i hidraulic, alte lichide speciale bstarea de integritate i dotare a habitaclului interior (starea de fixaie a scaunelor, starea ferestrelor, trapelor de aerisire, existena trusei de scule, a trusei medicale de prim ajutor, a triunghiurilor reflectorizante, a stingtoarelor portabile) c- documentele de nmatriculare (certificat de nmatriculare, polia de asigurare obligatorie RCA) i documentele de atestare a calitii de conductor auto (permis de conducere, atestat profesional ARR) d- starea fizic a conductorului auto (verificarea alcoolemiei cu alcooltester-ul) - n funcie de constatri, avizeaz sau respinge plecarea n curs a autovehiculului i consemneaz hotrrea, prin semntur, n foaia de parcurs - n funcie de hotrrea efului de garaj, desfoar activitatea de transport planificat sau introduce autovehiculul n atelierul unitii, n vederea remedierii neajunsurilor constatate - dac autovehiculul verificat nu corespunde circulaiei, n siguran, pe drumurile publice, planific un alt autovehicul pentru executarea activitii de transport, consemnnd acest lucru n planul zilnic de transport

eful de garaj

Conductorul auto eful de garaj

69

Manual de proceduri PROCEDURA: A00203008 PLANIFICAREA ACTIVITII ZILNICE DE TRANSPORT Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea planificrii activitii zilnice de transport Premise: - existena unui cadru normativ privind asigurarea tehnic de autovehicule a unitilor de penitenciare - existena unui parc de autovehicule Aplicabilitate: n unitile din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil Activitatea desfurat

efii (responsabilii) - ntocmesc, zilnic, pn la orele 1300, solicitrile privind deplasrile compartimentelor de planificate pentru ziua urmtoare activitate eful de garaj - centralizeaz, zilnic, pn la orele 1300, solicitrile scrise ale compartimentelor de activitate din unitate (economic-administrativ, sigurana deinerii i regim penitenciar, intervenie psihosocial, medical, etc.) privind deplasrile planificate pentru ziua urmtoare - ntocmete proiectul planului de transport potrivit solicitrilor primite - nainteaz efului serviciului economico-administrativ, proiectul planului de transport, n vederea avizrii - verific i avizeaz proiectul planului de transport, urmrind: eful Serviciului - evitarea executrii de curse n gol economico- evitarea rutelor ocolitoare sau ncruciate administrativ -folosirea autovehiculelor la capacitatea nominal, n vederea utilizrii raionale a acestora i pentru optimizarea fluxurilor de circulaie - pred proiectul planului de transport responsabilului sectorului auto Responsabilul - nainteaz directorului unitii proiectul planului de transport, n vederea sectorului auto aprobrii Directorul unitii aprob sau respinge proiectul planului de transport eful de garaj - informeaz pe conductorii autovehiculelor planificate n curs i pe efii (responsabilii) compartimentelor de activitate din unitate asupra msurilor dispuse de directorul uniti PROCEDURA: A00203009 ELIBERAREA, COMPLETAREA, VERIFICAREA I CALCULUL FOII DE PARCURS Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de eliberare, completare, verificare i calcul a foii de parcurs Premise: existena unui cadru normativ privind asigurarea tehnic de autovehicule a unitilor de penitenciare existena unui parc de autovehicule Aplicabilitate: n cadrul unitilor din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor Procedura:

70

Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabil Responsabilul sectorului auto Activitatea desfurat - elibereaz foaia de parcurs, dup completarea urmatoarelor: - datele de identificare ale autovehiculului, numele i prenumele conductorului auto care deservete autovehiculul, perioada de valabilitate a documentului, data eliberrii acestuia, pecum i cantitatea de carburant existent n rezervor - prezint foaia de parcurs, spre semnare, efului serviciului logistic eful Serviciului - verific i certific, prin semntur, realitatea datelor nscrise n foaia de parcurs privind datele de identificare ale autovehiculului, numele i prenumele logistic conductorului auto care deservete autovehiculul, perioada de valabilitate a documentului, data eliberrii acestuia, pecum i cantitatea de carburant existent n rezervor i o restituie responsabilului sectorului auto Responsabilul - pred foaia de parcurs conductorului auto sectorului auto Conductorul auto - primete foaia de parcurs i certific primirea acesteia, sub semntur, pe cotorul carnetului de foi de parcurs - solicit efului de garaj certificarea strii tehnice zilnice a autovehiculului i nscrierea rulajelor aferente executrii reviziilor tehnice periodice i a schimburilor de ulei i filtru ulei motor - completeaz cite, fr tersturi sau modificri, rubricile aferente rulajelor parcurse - certific, prin semntur, primirea carburantului, lubrifiantului i lichidelor speciale - certific, prin semntur, exactitatea i realitatea datelor nscrise n foaia de parcurs eful de garaj - certific, zilnic, prin semntur, starea tehnic corespunztoare a autovehiculului - completeaz rulajele aferente executrii reviziilor tehnice periodice i a schimburilor de ulei i filtru ulei motor, certificnd, prin semntura, executarea acestor operaiuni la rulajele planificate Conductorul auto - pred foaia de parcurs, dup terminare, resposabilului de sector Responsabilul sector de - primete foaia de parcurs, dup terminare, i determin rulajul total parcurs i consumurile de carburant i lubrifiant aferente (normat i real), evideniind consumurile nregistrate peste norm - certific, sub semntur, datele nscrise n document - prezint foaia de parcurs, pentru verificare, ofierului inginer auto (*similar) Ofierul inginer auto - verific modul de completare a foii de parcurs i certific, prin semntur, (*similar) realitatea i legalitatea datelor nscrise - pred foaia de parcurs responsabilului de sector Responsabilul de - centralizeaz foaia de parcurs, n vederea justificrii consumurilor lunare de sector motokilometri, carburani i lubrifiani PROCEDURA: A00203010 SCOATEREA DIN FUNCIUNE I CASAREA ACTIVELOR FIXE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea scoaterii din funciune i casare a activelor fixe Premise: existena unui patrimoniu aflat n administrarea i folosina fiecrei uniti de penitenciare existena personalului specializat n evaluarea strii de ntreinere i exploatare a activelor fixe aflate n dotarea unitilor de penitenciare Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile din subordinea acesteia

71

Manual de proceduri Procedura: Activitatea desfurat A la nivelul unitilor subordonate Comisia de - face propuneri privind scoaterea din funciune i casarea activelor fixe, pe inventariere care le consemneaz n procesul verbal de inventariere Contabilul ef - verific procesul verbal de inventariere i propune directorului adj. economico-administrativ (similar), demararea procedurii de scoatere din funciune i casare a activelor fixe - analizeaz constatrile comisiei de inventariere, precum i propunerea Directorul adj. economico-administr- contabilului ef de iniiere a procedurii de scoatere din funciune i casare a ativ / eful Serviciului activelor fixe - propune directorului unitii numirea comisiei de analiz i avizare a economicopropunerilor privind scoaterea din funciune i casarea activelor fixe administrativ Directorul unitii numete, prin decizie zilnic pe unitate comisia de analiz i avizare a propunerilor privind scoaterea din funciune i casarea activelor fixe *Not: comisia se compune din 3-5 membri, dup cum urmeaz: a) eful serviciului logistic sau similar, n calitate de preedinte; b) responsabilul compartimentului de activitate c) ali specialiti
*Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea i avizarea propunerilor de scoatere din funciune i casare, inclusiv cnd cumuleaz i funcia de responsabil de sector.

Responsabil

Directorul adj. - instruiete comisia de analiz i avizare a propunerilor privind scoaterea din funciune i casarea activelor fixe, asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea economicoatribuiilor privind: administrativ/eful - modul de verificare a strii fizice i de ntreinere a activelor fixe Serviciului economico- modul de verificare a nregistrrii activelor fixe n evidena contabil a administrativ unitii - modul de ntocmire a listei cu propuneri de scoatere din funciune i casare a activelor fixe Comisia de analiz i - verific existena activelor fixe n evidena contabil a unitii avizare a propunerilor - verific, pe teren, obiect cu obiect, starea fizic i moral a bunurilor privind scoaterea din respective funciune i casarea - verific existena documentelor cerute prin dispoziii legale avize tehnice, negaii, devize pentru reparaii, procese verbale de avizare .a.m.d.; activelor fixe - respinge de la scoatere din funciune i casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite i folosite n alte compartimente de activitate sau n alte uniti; - ntocmete lista cu propuneri de scoatere din funciune i casare a activelor fixe i o certific, prin semntur Directorul unitii - avizeaz lista cu propuneri de scoatere din funciune i casare a activelor fixe, prin semntur, la rubrica propun spre aprobare i dispune naintarea acesteia la Administraia Naional a Penitenciarelor, n vederea aprobrii B la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Economico - verific legalitatea modului de ntocmire a listei cu propuneri de scoatere din funciune i casare a activelor fixe naintat de Administrativ unitate /Serviciul Logistic - verific existena i coninutul actelor justificative ale propunerilor de scoatere din funciune i casare a activelor fixe

72

Administraia Naional a Penitenciarelor - avizeaz, din punct de vedere tehnic, propunerea de scoatere din funciune i casare pentru fiecare din activele fixe prevzute - ntocmete i nainteaz, directorului general al ANP, o not privind susinerea sau respingerea propunerilor de scoatere din funciune i casare a activelor fixe Directorul General al - aprob sau respinge (dup caz), nota i lista cu propuneri de scoatere din Administraiei Naio- funciune i casare a activelor fixe nale a Penitenciarelor C la nivelul unitilor subordonate Directorul unitii Directorul adj. economico-administrativ/eful serviciului economicoadministrativ Directorul unitii Directorul adj. economicoadministrativ/eful serviciului economicoadministrativ Responsabilul cu securitatea i sntatea n munc - dispune demararea procedurii de valorificare a activelor fixe aprobate pentru scoatere din funciune i casare, potrivit prevederilor H.G.R. nr. 766/2002* - ntocmete i nainteaz, spre aprobare, o not prin care solicit casarea activelor fixe care nu au fost valorificate n condiiile legislaiei n vigoare i propune directorului unitii constituirea comisiei de casare - aprob nota i numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia de casare a activelor fixe - instruiete comisia de casare asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea atribuiilor privind casarea activelor fixe - dispune msuri de punere la dispoziia comisiei, dup caz, a echipamentelor de protecie individual, a mijloacelor tehnice necesare operaiunilor de dezmembrare, demontare, desfacere, tiere, spargere, ardere, etc., precum i a personalului destinat manipulrii activelor fixe ce fac obiectul casrii - instruiete comisia de casare i personalul destinat manipulrii activelor fixe, asupra regulilor specifice prevzute de legislaia privind securitatea i sntatea n munc, pentru operaiuni de manipulare, dezmembrare, demontare, desfacere, tiere, spargere, ardere, etc. i consemneaz instructajul efectuat ntr-un proces verbal - verific legalitatea documentelor prezentate - verific dac activele fixe sunt complete, conform inventarelor de complet (* n situaia n care comisia constat c activele fixe sunt incomplete, datorit unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaiunii de casare, propunndu-se efectuarea cercetrii administrative) - stabilete destinaia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale n vigoare - execut operaiunea de casare a activelor fixe, prin dezasamblare sau distrugere - ntocmete i semneaz, pe fiecare fil, procesul verbal de casare a activelor fixe i anexele aferente - nainteaz procesul verbal, spre avizare, directorului unitii - avizeaz procesul verbal de casare a activelor fixe - dispune msuri de operare n evidena contabil a modificrilor survenite n urma casrii i de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor justificative

Comisia de casare

Directorul unitii Contabilul ef

73

Manual de proceduri PROCEDURA: A00203011 DECLASAREA I CASAREA VALORILOR MATERIALE, ALTELE DECT ACTIVELE FIXE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea declasrii i casrii valorilor materiale, altele dect activele fixe Premise: existena unui patrimoniu aflat n administrarea i folosina fiecrei uniti de penitenciare existena personalului specializat n evaluarea strii fizice a valorilor materiale, altele dect activele fixe, aflate n dotarea unitilor de penitenciare Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor i unitilor din subordinea acesteia Procedura: Responsabil Comisia de inventariere Contabilul ef Activitatea desfurat A la nivelul unitilor subordonate - face propuneri privind declasarea i casarea valorilor materiale, pe care le consemneaz n procesul verbal de inventariere

- verific procesul verbal de inventariere i propune directorului adj. economicoadministrativ (similar), demararea procedurii de declasare i casare a valorilor materiale - analizeaz constatrile comisiei de inventariere, precum i propunerea Directorul adj. economico-administrativ/ contabilului ef de iniiere a procedurii de declasare i casare - propune directorului unitii numirea comisiei de analiz i avizare a eful Serviciului propunerilor privind declasarea i casarea valorilor materiale economicoadministrativ - numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia de analiz i avizare a Directorul unitii propunerilor privind declasarea i casarea valorilor materiale *Not: care va fi compus din 3-5 membri, dup cum urmeaz: a) eful serviciului logistic sau similar, n calitate de preedinte; b) responsabilul compartimentului de activitate c) ali specialiti adj. - instruiete comisia de analiz i avizare a propunerilor privind declasarea i casarea valorilor materiale, asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea atribuiilor privind: - modul de verificare a strii fizice a valorilor materiale - modul de ntocmire a listei cu propuneri de declasare i casare a valorilor materiale Comisia de analiz i - verific existena valorilor materiale n evidena contabil a unitii avizare a - verific dac bunurile materiale figureaz n listele de inventariere la starea de propunerilor privind casare; declasarea i - verific, pe teren, obiect cu obiect, starea fizic i moral a bunurilor respective casarea valorilor - verific existena documentelor cerute prin dispoziii legale avize tehnice, materiale, altele negaii, devize pentru reparaii, procese verbale de avizare .a.m.d.; - respinge de la declasare i casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite dect activele fixe i folosite n alte compartimente de activitate sau n alte uniti; - ntocmete lista cu propuneri de declasare i casare a valorilor materiale i o certific, prin semntur Directorul unitii - avizeaz lista cu propuneri de declasare i casare a valorilor materiale, prin semntur, la rubrica propun spre aprobare i dispune naintarea acesteia la Administraia Naional a Penitenciarelor, n vederea aprobrii Directorul economicoadministrativ
*Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea i avizarea propunerilor de declasare i casare, inclusiv cnd cumuleaz i funcia de responsabil de sector.

74

Administraia Naional a Penitenciarelor

B la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Economico - verific legalitatea modului de ntocmire a listei cu propuneri de declasare i Administrativ / casare a valorilor materiale - avizeaz, din punct de vedere tehnic, propunerea de declasare i casare a Serviciul Logistic valorilor materiale - ntocmete i nainteaz directorului general al ANP, o not privind susinerea sau respingerea propunerilor de declasare i casare a valorilor materiale Directorul General al - aprob sau respinge (dup caz), nota i lista cu propuneri de declasare i casare a valorilor materiale Administraiei Naionale a Penitenciarelor C la nivelul unitilor teritoriale de penitenciare Directorul unitii - dispune demararea procedurii de valorificare a valorilor materiale, altele dect activele fixe, potrivit prevederilor legislaiei n vigoare Directorul adj. economicoadministrativ/ eful serviciului economicoadministrativ Directorul unitii Directorul economicoadministrativ serviciului economicoadministrativ - ntocmete i nainteaz, spre aprobare, o not prin care solicit casarea bunurilor materiale care nu au fost valorificate n condiiile legislaiei n vigoare i propune directorului unitii constituirea comisiei de casare

- aprob nota i numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia de casare a valorilor materiale adj. - instruiete comisia de casare asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea atribuiilor privind casarea valorilor materiale /eful - dispune msuri de punere la dispoziia comisiei, dup caz, a echipamentelor de protecie individual, a mijloacelor tehnice necesare operaiunilor de dezmembrare, demontare, desfacere, tiere, spargere, ardere, etc., precum i a personalului destinat manipulrii valorilor materiale ce fac obiectul casrii

Responsabilul cu - instruiete comisia de casare i personalul destinat manipulrii valorilor securitatea i materiale, asupra regulilor specifice prevzute de legislaia privind securitatea i sntatea n munc sntatea n munc, pentru operaiuni de manipulare, dezmembrare, demontare, desfacere, tiere, spargere, ardere, etc. i consemneaz instructajul efectuat ntr-un proces verbal Comisia de casare - verific legalitatea documentelor prezentate - verific dac valorile materiale sunt complete, conform inventarelor de complet (* n situaia n care comisia constat c acestea sunt incomplete, datorit unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaiunii de casare, propunndu-se efectuarea cercetrii administrative) - stabilete destinaia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale n vigoare - execut operaiunea de casare a valorilor materiale, prin dezasamblare sau distrugere - ntocmete i semneaz, pe fiecare fil, procesul verbal de casare i anexele aferente - nainteaz procesul verbal, spre avizare, directorului unitii - avizeaz procesul verbal de casare a valorilor materiale - dispune msuri de operare n evidena contabil a modificrilor survenite n urma casrii i de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor justificative

Directorul unitii Contabilul ef

75

Manual de proceduri Cadrul general al procedurii de achiziie public Responsabil Activitate ANP - DEA Emite instruciuni plan aprovizionare Responsabili structuri logistice ntocmesc planul de aprovizionare tehnico-material uniti teritoriale ANP - DEA Centralizeaz planurile de aprovizionare tehnico materiala teritoriale ANP - DEA Centralizeaz necesarul de materiale ANP - DEA Centralizeaz necesarul de subvenii ANP DEA Fundamenteaz bugetul de venituri i cheltuieli ANP DEA Repartizeaz bugetul pe uniti Sef serviciul logistica unitate Coreleaz planul de aprovizionare tehnico-materiala cu bugetul teritorial aprobat Responsabilul achiziii din ntocmete programul anual al achiziiilor publice unitatea teritoriale Avizeaz programul anual al achiziiilor publice Dir. Adj economico administrativ , contabil ef unitate teritorial Director unitate teritorial Aprob programul anual al achiziiilor publice Dir. Adj economico Propune persoanele responsabile de atribuirea contractelor de administrativ unitate teritorial achiziii publice Director unitate teritorial Desemneaz prin decizie zilnic persoanele responsabile de atribuirea contractelor de achiziii publice PROCEDURA: A00203012 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE CEREREA DE OFERTE 1. Scop: - stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de produse, servicii sau lucrri prin procedura Cerere de oferte n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare; - stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice. 2. Premise: n conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai n cazul n care valoarea estimat, fr TVA, a contractului de achiziie public este mai mic dect sau egal cu echivalentul n lei al urmtoarelor praguri: a) pentru contractul de furnizare: 75.000 euro; b) pentru contractul de servicii: 75.000 euro; c) pentru contractul de lucrri: 500.000 euro. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziiilor efectuate prin organizarea procedurii de cerere de oferte conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor subordonate, prin intermediul compartimentelor de achiziii. Definiie: Cererea de oferte: procedura simplificata de achiziie de produse servicii lucrri, prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai muli operatori economici.

76

4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz

1.

1.1.

1.2.

Estimarea valorii contractului Se identific toate costurile aferente pentru de achiziie public. obinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor necesare: se nsumeaz toate costurile pltibile pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorrile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz a se acorda. Alegerea procedurii care Se specificarea datei estimative de ncepereurmeaz s fie aplicat i finalizare a procedurii. ntocmirea calendarului procedurii Verificarea existenei Se verific de ctre compartimentul financiarsurselor de finanare din Fila contabil ncadrarea achiziiei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii de buget Elaborarea notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziie public. Elaborarea notei justificative privind alegerea procedurii de atribuire

La data Compart. logistic demarrii procedurii

D.E.A. Cont. sef

Director Compart. achiziii

La data Compart. ntocmirii achiziii planului

D.E.A.

Director Compart. achiziii Director Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor Director Compart. achiziii Director Compart. achiziii

2.

3.

La data Compart. achiziii demarrii Compart. procedurii financiar data Compart. Se anexeaz baze de calcul justificative, prin La achiziii care se evideniaz valoarea contractului demarrii exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n procedurii pragurile specifice legislaiei in vigoare. Alegerea unei alte proceduri dect cele prevzute La data Compart. de regul se face pe baza unei note justificative. demarrii achiziii Not justificativ se aprob de ctre conductorul procedurii autoritii contractante, cu avizul compartimentului juridic, i constituie un nscris esenial al dosarului achiziiei publice i trebuie s conin motivele pentru care s-a optat pentru aceast procedur.

D.E.A. Cont. Sef D.E.A.

D.E.A.

77

Manual de proceduri

78

4.2. Elaborarea documentaiei de atribuire: 1

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz

Elaborarea sarcini.

caietului

de

Elaborarea contractuale

clauzelor

Stabilirea criteriilor de calificare si selecie referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional.

Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici tehnice cu ajutorul crora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i necesarul fiecrui compartiment de activitate. Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificaii tehnice care indic o anumit origine, surs, producie, un procedeu special, o marc de fabric sau de comer, un brevet de invenie, o licena de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine persoanei desemnate (contabilul de sector), n colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Se ataeaz un model de contract, redactat n alb cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Criteriile de calificare si selecie se refer numai la: situaia personal a ofertantului; capacitatea de exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului, dac este cazul. Dac se solicit ndeplinirea unor cerine minime referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional, atunci autoritatea contractant elaboreaz o not justificativ prin care s motiveze cerinele respective, not care trebuie vizat i de ctre juristul unitii.

La data Compart. de D.E.A. Cont. ef specialitate demarrii ef procedurii compart. Specialitate

Director Compart. achiziii

La ntocmiri planului

data Compart. achiziii Serv. fin. Jurist (dup caz) La data Compart. achiziii demarrii Compart. procedurii specialitate

D.E.A. Cont. ef Jurist D.E.A. Cont. ef

Director Compart. achiziii

Director Compart. achiziii

Completarea fiei de date a achiziiei;

Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform prevederilor legale n vigoare i a modelului prezentat n Ghidul pt. atribuirea contractelor de achiziie public Documentaia de atribuire trebuie s conin Stabilirea formularelor i modelelor care se vor ataa urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, documentaiei de atribuire. Formularul de ofert, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit. Constituirea garaniei de Se recomand solicitarea garaniei de participare participare, daca este cazul . in procedurile de atribuire a contractelor care sunt relativ complexe sau ori de cate ori avei semnale c respectiva pia de produse, servicii sau lucrri nu este nc stabil. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziie public. Perioada de valabilitate a garaniei pentru participare va fi cel puin egal cu per. de valabilitate a ofertei. Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas al procedurii, pentru fiece obiect n parte. estimativ al procedurii Este necesar pentru: planificarea procesului de achiziie public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor; monitorizarea intern a procesului de achiziie. La elaborarea calendarului se va ine seama de: termenele prevzute n ordonana pentru publicare anunuri; termenele prevzute n ordonana pentru depunerea ofertelor; durata previzionat pentru examinarea i evaluarea ofertelor; perioada de ateptare; orice alte termene ce pot influena procedura

Pn la data Compart. achiziii demarrii procedurii Pn la data Compart. achiziii demarrii procedurii Pn la data Compart. achiziii deschiderii ofertelor

D.E.A.

Director Compart. achiziii Director Compart. achiziii

D.E.A.

D.E.A.

Director Compart. achiziii

Pn la data Compart. achiziii demarrii procedurii

D.E.A.

Director Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

79

Manual de proceduri

80

4.3. Transmiterea spre publicare a invitaiei de participare:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz

Redactarea i aprobarea Invitaia de participare cuprinde cel puin urmtoarele informaii: invitaiei de participare. a) data limit stabilit pentru primirea ofertelor; b) adresa la care se transmit ofertele; c) limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta; d) dac se solicit ndeplinirea unor criterii minime de calificare, menionarea acestora; e) o scurt descriere a obiectului contractului de achiziie public ce urmeaz s fie atribuit; f) modul de obinere a documentaiei de atribuire. (3) n cazul n care documentaia de atribuire este accesibil direct prin mijloace electronice, autoritatea contractant are obligaia de a include n invitaia de participare informaii privind modul de accesare a documentaiei respective. Transmiterea invitaiei de Se realizeaz numai prin mijloace participare ctre operatorul electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.eSEAP. licitaie.ro

La data demarrii Compart. procedurii achiziii

D.E.A.

Director Compart. achiziii

10 zile inainte de Compart. data dep. ofertei achiziii care se pot reduce cu 4 zile in cazul public. docm de atrib in SEAP 6 zile conf. cadr. legal

D.E.A.

Director Compart. achiziii

4.4. Numirea comisiei de evaluare: 1

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz

1.1 2

Emiterea deciziei de numire Comisia de evaluare va fi format din minim 3 membrii titulari i 1 membru de rezerv. a Comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, din cadrul compartimentului intern de achiziii Modul de lucru al comisiei de Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia ntocmirea Notei justificative Autoritatea contractant poate solicita opinia privind cooptarea de experi experilor externi, n cazul n care instituia nu deine personal calificat pentru verificarea externi, dac este cazul. respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul de sarcini.

Pn la demarrii procedurii Pn la deschiderii ofertelor Pn la deschiderii ofertelor

data Compart. achiziii

D.E.A.

Director Compart. achiziii

data Compart. achiziii data Compart. achiziii

D.E.A. D.E.A.

Director Compart. achiziii Director Compart. achiziii

4.5. Punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de atribuire 1

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz

Autoritatea contractant are obligaia de a pune la dispoziia operatorului economic documentaia de atribuire ct mai repede posibil.

Punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire, la cererea operatorului economic.

Punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire trebuie fcut ntr-o perioad care nu trebuie s depeasc 4 zile de la primirea solicitrii. Dac, documentaia de atribuire este pus la dispoziie pe suport hrtie i/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractant are dreptul de a stabili un pre, cu condiia ca acesta s nu depeasc costul multiplicrii documentaiei, la care se poate aduga, dac este cazul, costul transmiterii prin pot. Orice operator economic are dreptul de a solicita si a obine documentaia de atribuire.

max. 4 zile de la data solicitrii, dar max. 2 zile pana la data limita de depunere a of.

Compart. achiziii

D.E.A.

Director Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

Compart. achiziii

D.E.A.

Director Compart. achiziii

81

Manual de proceduri

82

4.6. Perioada de ateptare

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz

1 2

nreg. adreselor privind div. solicitrile de clarificri, de la oper. ec.; Transmiterea adreselor privind rspunsurile la solicitrile de clarificri, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire

nregistrarea acestora se face la secretariatul instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. Autoritatea contractant are obligaia de a rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire; Dac documentaia este disponibil n SEAP , clarificrile sau modificrile acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fiier electronic la care se va asigura accesul direct i nerestricionat -Se rspunde i la solicitrile de clarificri care nu au fost transmise n timp util, numai dac perioada necesar pentru elaborarea i transmiterea rspunsului face posibil primirea acestuia de ctre operatorii economici nainte de data limit de depunere a ofertelor. Orice comunicare, solicitare, Orice document scris trebuie nregistrat n informare, notificare i altele momentul transmiterii i n momentul primirii. asemenea trebuie s se Documentele scrise pot fi transmise prin oricare din urmtoarele modaliti : prin pot, transmit n scris. prin fax, prin mijloace electronice, prin orice combinaie a celor precizate. Ofertele se depun la sediul instituiei. Primirea ofertelor Acestea sunt nregistrate la secretariat consemnndu-se ora i data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta

n mom. primirii Secretariat solicitrii n cel mult 3 zile Compart. lucr. de la primirea achiziii unei solicitri de clarificri, nu mai tarziu de 6 zile nainte de data limit de dep. a of.

Compart. achiziii D.E.A.

DEA

Compart. achiziii

Director Compart. achiziii

n mom. Secretariat transmiterii i n mom. primirii.

Compart. achiziii

Director Compart. achiziii

n mom. sosirii

Secretariat Resp. sector

Compart. achiziii

Director Compart. achiziii

4.7. Desfurarea edinei de deschidere

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz

1.1

Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii comisiei de evaluare i se modific decizia de numire a comisiei de evaluare Ofertele se deschid la data,ora i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire.

Se completeaz declaraia de confidenialitate nainte de Membrii i imparialitate deschiderea ofertelor. comisiei de evaluare

Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent)

Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare

Directorul unitii, care a numit comisia de n mom. apariiei D.E.A. de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea conflictului interese componenei comisiei.

Reprez. din Director Compart. achiziii partea Min. Finanelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent) Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Administraia Naional a Penitenciarelor

Ofertele se deschid de ctre comisia de edina evaluare deschidere ofertelor in edina deschidere ofertelor

de Membrii a comisiei de evaluare de Membrii a comisiei de evaluare de Membrii a comisiei de evaluare

2.1

Orice ofertant are dreptul de Prezena acestuia se consemneaz a fi prezent la edina de procesul verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a ofertelor.

2.2

n cadrul edinei de Se verific dac acestea sunt conform edina deschidere a ofertelor, specificailor prevzute n documentaia de deschidere ofertelor comisia de evaluare verific atribuire modul de respectare a regulilor formale de depunere i prezentare a ofertelor i a documentelor care le nsoesc.

83

Manual de proceduri

84

3.

3.1

Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele ctre preedintele comisiei de informaii: denumirea (numele) ofertanilor; modificrile i retragerile de oferte; existena evaluare garaniilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea ofertelor prezentate ntr-o alt moned; propuneri de oferte alternative (dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe care comisia de evaluare le consider necesare. Nici o ofert nu poate fi Excepia de la aceast regul o fac ofertele respins n cadrul edinei de ntrziate i a celor care nu fac dovada constituirii garaniei pentru participare deschidere

edina deschidere ofertelor

de Preed. a Comisiei de evaluare

Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent)

Compart. achiziii

edina deschidere ofertelor

de Membrii a comisiei de evaluare de Membrii a comisiei de evaluare de Membrii a comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare

Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor edina ntocmi un proces - verbal de trebuie s includ informaiile anunate de deschidere ofertelor ctre preedintele comisiei. deschidere Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind edina de deschidere edina de deschidere a ofertelor a ofertelor va fi semnat de ctre membrii deschidere comisiei i de ctre reprezentanii ofertanilor ofertelor care sunt prezeni la deschiderea ofertelor Autoritatea contractant are obligaia de a transmite procesul verbal de deschidere i celorlali ofertani participani la procedur, dar ai cror reprezentani nu au fost prezeni la deschidere. Procesul verbal de deschidere a ofertelor se trimite fiecrui participant la procedur, fie c a fost prezent la deschidere sau nu, n copie xerox, att prin pot ct i prin fax.

4.1

4.2

Imediat dup ncheierea edinei de deschidere a ofertelor

Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent)

Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare

Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie s ntruneasc votul a cel puin 2/3 dintre membrii si.

Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptat au obligaia de a-i prezenta punctul de vedere n scris, elabornd n acest sens o Not individual care se ataeaz la Raportul procedurii de atribuire.

Imediat dup ncheierea edinei de deschidere a ofertelor

Membrii comisiei de evaluare

Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare

4.8. Examinarea i evaluarea ofertelor

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz

Examinare i evaluarea ofertelor

Comisia de evaluare are obligaia de a Ct mai desfura activitile de examinare i evaluare posibili numai la sediul autoritii contractante Verificarea de ctre comisia de evaluare a condiiilor de: eligibilitate, calificare, corespondena tehnic i financiar dintre documentaia de atribuire i ofertele depuse Se acord un termen rezonabil de timp, de regul n limita a 72 de ore de la momentul solicitrii pentru completarea documentelor lips. Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite i de a solicita completarea unui document care lipsete dac:n documentaia de atribuire a fost menionat expres faptul c, n caz de neprezentare a respectivului document, nu este permis completarea ulterioar, neprezentarea avnd ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, dei cunotea cerinele, a omis s prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate n cadrul documentaiei de atribuire; prin acceptarea completrii documentului respectiv se creeaz un avantaj evident n raport cu ceilali ofertani aducndu-se atingere principiului tratamentului egal. Ct mai posibil 72 ore solicitare

curnd Membrii comisiei de evaluare curnd Membrii comisiei de evaluare de la Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare

1.1 Verificarea ofertelor

2.1 Termenul de completare a documentelor lips de ctre participanii la procedur. 2.2 Interdicii de solicitare completri a documentelor lips.

Preed. Comisiei de evaluare Preed. Comisiei de evaluare Preed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

85

Manual de proceduri

86

2.3 Cazuri n care oferta este Dac ofertantul nu transmite, n perioada stabilit clarificrile solicitate sau n cazul n considerat neconform care explicaiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta sa va fi considerat neconform. Dac ofertantul modific, prin rspunsurile pe care le prezint, coninutul propunerii tehnice, iar aceasta nu mai rspunde n mod substanial cerinelor caietului de sarcini, oferta sa va fi considerat neconform, 3 Se resping ofertele Prin ofert inacceptabil se nelege oferta necorespunztoare, respectiv care:a fost depus dup data i ora limit de cele care sunt: inacceptabile depunere a ofertelor;a fost depus la o alt adres dect cea stabilit n anunul de i/sau neconforme. participare;nu au fost nsoite de garania de participare aa cum a fost solicitat n documentaia de atribuire;a fost depus de un ofertant care nu ndeplinete cerinele minime de calificare;constituie o alternativ la prevederile caietului de sarcini, alternativ care nu poate fi luat n considerare din urmtoarele motive:n anunul de participare nu este precizat n mod explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, respectiva ofert alternativ nu respect cerinele minime prevzute n caietul de sarcini; conine n propunerea financiar un pre care depete valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru ndeplinirea contractului de achiziie public respectiv;prezint un pre neobinuit de sczut n raport cu ceea ce urmeaz a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificrile primite nu au fost concludente. Prin ofert neconform se nelege oferta care: nu satisface cerinele caietului de sarcini; conine propuneri referitoare clauzele contractuale care sunt n mod evident

Maxim 72 ore de la Membrii comisiei de solicitarea evaluare clarificrilor

Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare

Dup expirarea Membrii termenului limit comisiei de evaluare

Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare

4.

Oferte admisibile

5.

Stabilirea ofertei ctigtoare

5.1 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n cazul n care se aplic criteriul de atribuire oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic

dezavantajoase pentru autoritatea contractant; conine n cadrul propunerii financiare preuri care nu sunt rezultatul liberei concurene i care nu pot fi justificate. Prin oferta admisibil se nelege oferta corespunztoare din punct de vedere al documentaiei de atribuire. Oferta ctigtoare se va desemna din ofertele admisibile. Comisia de evaluare are obligaia de a stabili oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicrii criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziie public. Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin acordarea, pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicrii algoritmului de calcul stabilit n documentaia de atribuire. Clasamentul se ntocmete n ordinea descresctoare a punctajului acordat. Punctajul obinut de fiecare ofert reprezint media aritmetic a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare n parte.

Dup expirarea Membrii termenului limit comisiei de evaluare Dup expirarea Membrii termenului limit comisiei de evaluare Ct mai posibil curnd Membrii comisiei de evaluare

Preed. Comisiei de evaluare Preed. Comisiei de evaluare Preed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai sczut", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin compararea preurilor, fr TVA, a fiecrei oferte n parte i prin ntocmirea, n ordine descresctoare a preurilor respective, a clasamentului pe baza cruia se stabilete oferta ctigtoare. 5.3 Odat stabilit oferta Oferta care a fost stabilit ctigtoare nu ctigtoare, aceasta rmne poate fi modificat i constituie parte integrant a contractului de achiziie public ferm. care urmeaz s fie ncheiat 5.2 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n cazul n care se aplic criteriul de atribuire preul cel mai sczut 87

Ct mai posibil

curnd Membrii comisiei de evaluare

Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare

Ct mai posibil

curnd Membrii comisiei de evaluare

Manual de proceduri

88

6.

dac Procedura de atribuire a contractului se anuleaz atunci cnd:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunztoare ; au fost depuse oferte care, dei pot fi luate n considerare, nu pot fi comparate datorit modului neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil ncheierea contractului. Elaborarea raportului de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare al procedurii evaluare a procedurii Anularea procedurii, este cazul. de Raportul procedurii se aproba de ctre ordonatorul teriar de credite i trebuie s cuprind:denumirea i sediul autoritii contractante; obiectul contractului de achiziie public ; denumirea/ numele ofertanilor participani la procedur; denumirea/ numele ofertanilor respini i motivele care au stat la baza acestei decizii; dac este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerrii preurilor prezentate ca fiind neobinuit de sczute (situaie in care se cer clarificri de la ofertani) ; denumirea/ numele ofertantului/ ofertanilor a crui/cror ofert a fost declarat ctigtoare i motivele care au stat la baza acestei decizii; n cazul ofertantului/ofertanilor ctigtori, partea din contract pe care acesta/acetia au declarat c o sub contracteaz mpreuna cu denumirea/numele sub contractanilor; dac este cazul, justificarea hotrrii de anulare a procedurii de atribuire.

Ct mai posibil

curnd Membrii comisiei de evaluare

Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare

Ct mai posibil

curnd Membrii comisiei de evaluare Preed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare

7.1 Cuprinsul Raportului evaluare a procedurii.

Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Director Compart. achiziii

4.9. Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz

1.1 1.2

2 2.1.

Autoritatea contractant are obligaia de a informa ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri. Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile hotrrii comisiei de evaluare lucrtoare de la emiterea deciziilor respective a ofertelor Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite i prin fax sau prin mijloace electronice. Dac aceasta nu se rezultatului realizeaz i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de ateptare naintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile lucrtoare Ofertantul/ofertanii ctigtor/ctigtori se Acceptarea ofertelor informeaz cu privire la acceptarea ctigtoare ofertei/ofertelor prezentate. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror respini despre rezultatul ofert nu a fost declarat ctigtoare se hotrrii comisiei i informeaz asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, dup cum urmeaz: motivarea acesteia. fiecrui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat ctigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor ctigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public. Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public

Ct mai posibil

curnd Resp. achiziii

Preed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziii

Maxim 3 zile de Resp. la emiterea deciziei achiziii Maxim 3 zile / 5 zile de la emiterea deciziei Resp. achiziii

Preed. Comisiei de eval. Preed. Comisiei de eval. Preed. Comisiei de eval. Preed. Comisiei de eval.

Director Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Maxim 3 zile de Resp. la emiterea deciziei achiziii Maxim 3 zile Resp. de la emiterea achiziii deciziei

Director Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

89

Manual de proceduri

90

Invitaia ofertanilor declarai ctigtori pentru semnarea contractului. 4.10. Perioada de ateptare:
Nr. crt. Descrierea activitilor

Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai ctigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului.
Aciuni desfurate

Maxim 3 zile Resp. de la emiterea achiziii deciziei

Interval de timp Elaboreaz

Preed. Comisiei de eval.

Verifica

Director

Compart. achiziii

Aproba Arhiveaz

1.1 2.

2.1

2.1.1

2.1.2

Necesitatea respectrii Contractul de achiziie public se semneaz perioadei de ateptare dup o perioad de ateptare. Perioada de ateptare poate fi utilizat de persoanele care se simt lezate de un act al autoritii contractante n legtur cu procedura de achiziie public, pentru a-l contesta. 5 zile Termenul de ateptare pn Perioada de ateptare pn la semnarea la semnarea contractului contractului este de 5 zile de la notificarea rezultatului Primirea contestaiilor, dac Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile n termenul fixat este cazul, cu numr de primite, se nregistreaz la secretariatul nregistrare i rezoluia autoritii contractante i fac parte din dosarul motivat a autoritii achiziiei. contractante la contestaia depus. Obiectul contestaiei Obiectul contestaiei const n pretenia concret dedus judecii i poate fi, dup caz:anularea actului; obligarea autoritii contractante de a emite un act; obligarea autoritii contractante de a lua orice alte msuri necesare pentru remedierea actelor ce afecteaz procedura de atribuire. n termenul fixat Competena n soluionarea Competena de soluionare contestaii este contestaiilor dat de opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat. Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta ntiinarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile depunerea contestaiei instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire.

Compart. achiziii

D.E.A. Jurist Contabil sef

Director

Compart. achiziii

Secretariat

DEA

Compart. achiziii

Consiliul sau Instana de judecat. Compart. achiziii D.E.A. Jurist Director

Compart. Achiziii

Compart. Achiziii

2.1.3 2.1.4

Termenele de depunere a contestaiilor i momentul depunerii acestora Soluionarea contestaiei

Contestaia poate fi depus n toate fazele 5 zile procedurii de atribuire i mpotriva oricrui act al autoritii contractante in 5 zile. Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile comunica, in scris partilor in 5 zile; Decizia motivat se public pe pagina de Internet a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr referire la datele de identificare a deciziei i ale prilor, precum i la datele personale, n termen de 10 de zile de la data la care aceasta rmne definitiv i irevocabil.
Aciuni desfurate Interval de timp

Contestatar Consiliul

D.E.A. Jurist

Compart. Achiziii Compart. Achiziii

4.11. Semnarea contractului: 1

Nr. crt. Descrierea activitilor Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Finalizarea contractului public.

de

atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data semnare Compart. achiziii achiziie finalizeaz prin semnarea contractului de contractului achiziie public . de Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef Contractul de achiziie public va cuprinde cel puin urmtoarele: a)propunerea tehnic i propunerea financiar; b) graficul de ndeplinire a contractului; c) graficul de pli; d) garania bancar de bun execuie, dac este cazul. 5 zile (fct. de Compart. valoare contract) de achiziii la comunicarea Juridic hotararii de atribuire

2.

Incheierea contractului achiziie public.

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Director Compart. achiziii Director Compart. Achiziii Serv. Financiar contabil

Administraia Naional a Penitenciarelor

Cuprinsul contractului de achiziie public.

Compart. achiziii

D.E.A. Jurist Contabil sef

Director Compart. achiziii

91

Manual de proceduri

92

4.12. Transmiterea spre publicare a anunului de atribuire:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Termenul maxim de publicare Anunul de atribuire se public in cel mult 48 Max. 48 zile de zile dup ce s-a finalizat procedura de a anunului de atribuire. licitaie deschis. 1.1 Cuprinsul anunului de Anunul de atribuire trebuie s conin informaiile legal prevzute, dar de regul, nu atribuire mai mult de 650 de cuvinte. 2 Transmiterea anunului de Anunul de atribuire se public in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaia atribuire. dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise. Publicarea n MO se realiz. contra cost i va fi facultativ, ncepnd cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este cazul Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunul de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia European. 4.13. Definitivarea dosarului achiziiei publice i arhivarea documentelor: 1
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp

Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. Achiziii

D.E.A. D.E.A. D.E.A. Jurist Cont. Sef

Director Compart. achiziii Director Compart. achiziii Director Compart. Achiziii

Elaboreaza

Verifica

Aproba Arhiveaza

Definitivarea dosarului de achiziie public.

Dosarul achizitiei publice cuprinde toate activitatile desfasurate in cadrul unei

Dup finalizarea Compart. procedurii achiziii

D.E.A

Director Compart. achiziii

2.

Intocmirea i pstrarea dosarului de achiziie public

proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziie publica se ntocmete i Cel puin 5 ani se pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziii publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz atta timp cat contractul de achiziie publica produce efecte juridice de la data finalizrii acestuia.

Compart. achiziii

D.E.A Cont. sef

Director Compart. achiziii

4.14. Derularea contractului:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Constituirea garaniei de buna Se solicita constituirea de garaniei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: executie, daca este cazul . -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziie public, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garaniei de buna executie va fi cel puin egal cu durata contractului. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa contractului constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale

Odata incheierea contractului

cu Compart. achiziii

D.E.A. Cont.sef

Director Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

Dupa constituirea Compart. garantiei de buna achiziii executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti

D.E.A. Cont.sef

Director Compart. achiziii

93

Manual de proceduri

94

propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale 3 Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul contractului stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect. 4.15. Finalizarea contractului:
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate

de Compart. a achiziii

D.E.A. Cont.sef

Director Compart. achiziii

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba Arhiveaza

Efectuarea receptiei finale

Eliberarea garaniei de buna executie, daca este cazul

Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/ executant a confirmarii indeplinirii a contractului

Reprezint operaiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. Se elibereaza de garaniei de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului i plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/ executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/ executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.

Max 14 zile de la Compart. finaliz.rec.finale achiziii

D.E.A.

Director Compart. achiziii

Max.3 zile de la Compart. data elib.scrisorii de achiziii buna executie

D.E.A.

Director Compart. achiziii

4.16. Analiza procesului:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

finalizarea Compart. Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea Dup achiziii desfurrii procedurii si a contractant analizeaz modul de ndeplinire a contractului contractului respectiv, msura in care au fost ndeplinirii contractului satisfcute toate necesitile autoriti, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de mbuntire pe viitor a procesului de achizitie publica

D.E.A. Jurist Cont.sef

Director Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

95

Manual de proceduri PROCEDURA: A00203013 PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ACHIZIIONAREA DIRECT CONFORM ORDONANEI DE URGEN A GUVERNULUI NR. 34 MODIFICAT I COMPLETAT 1. Scop: - stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea procesului de achiziionare direct de produse, servicii sau lucrri n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare; - stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice. 2.Premise: n conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, autoritatea contractant are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri, n msura n care valoarea achiziiei, estimat conform prevederilor seciunii a 2-a a capitolului 2 din acelai act normativ, nu depete echivalentul n lei a 10.000 euro pentru fiecare achiziie de produse, servicii sau lucrri. Fiecare achiziie direct se realizeaz pe baz de document justificativ, autoritatea contractant avnd obligaia de a obine i pstra aceste documente. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziiilor directe de produse, servicii sau lucrri conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiie: Achizitionarea directa: autoritatea contractanta are dreptul de a achizitiona direct produse servicii lucrari, in masura in care valoarea achizitiei estimata conf. preved. sect. a-II-a cap. II din Oug 34/2006 nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro pt. fiecare achizitie de produse servicii sau lucrari. 4. Descrierea procedurii Persoana desemnat (responsabilul de sector) identific nevoile i Persoana desemnat din cadrul sectorului beneficiar ntocmete NOTA INTERN (Anexa 3) (responsabilul de sector) Dup caz, persoana desemnat din cadrul sectorului beneficiar va ntocmi i semna fia tehnic a produsului, serviciului sau lucrrii necesare. Fia tehnic va fi avizat de eful compartimentului beneficiar, si aprobata de ordonatorul teriar/secundar de credite. Fia tehnic se anexeaz notei interne. i dup caz are anexate bazele de calcul justificative. Nota intern este vizat de eful compartimentului beneficiar i aprobat de ordonatorul teriar/secundar de credite. Achizitorul/ responsabilul cu n baza notei interne responsabilul cu achiziia va ntocmi REFERATUL DE achiziia NECESITATE (anexa nr. 1). Referatul de necesitate este vizat de compartimentul financiar viza CFPP (controlul financiar preventiv propriu), avizat de directorul adjunct aconomico-administrativ i aprobat de ordonatorul teriar/secundar de credite. Dup aprobarea referatului de necesitate, va efectua o prospectare a pieei, n scopul adoptrii solutiei cea mai eficienta i avantajoasa pentru unitate. Prospectarea se va efectua utiliznd urmatoarele metode: -consultarea catalogului electronic SEAP -consultarea ofertei Bursei Romane de Marfuri -consultareacatalogurilor de prezentare ale diversilor agenti economici 96

Administraia Naional a Penitenciarelor - contactarea potentialilor furnizori n cazul n care un ofertant va refuza s emit o ofert scris achizitorul va nscrie preul ofertei pe proprie rspundere. Numrul minim de oferte solicitate se stabilete n funcie de valoarea achiziiei i de situaia furnizorilor / prestatorilor / executanilor disponibili pe piaa zonal (minim 3 pentru achiziii n valoare de peste 1000 EURO, fr TVA.) n urma prospectrii pieei se propune operatorul economic de la care se va face achiziia. Achizitorul/ responsabilul cu Dup efectuarea prospectrii pieei va ntocmi achiziia *NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRU ACHIZIIONAREA DIRECT a produsului, serviciului sau lucrrii La Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziionarea direct (anexa nr. 2 ) se vor anexa: nota intern, referatul de necesitate aprobat , fisa tehnica (daca este cazul), ofertele : * n Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziionarea direct a produsului, serviciului sau lucrrii se va propune aprobarea efecturii achizitiei directe de la operatorul economic a crei ofert este mai avantajoas d.p.v. al preului si corespunde cerintelor tehnice ; *va fi semnat de achizitorul/ responsabilul cu achiziia, eful serviciului logistic, avizata de catre directorului adjunct economico-administrativ i aprobat de ordonatorul teriar/secundar de credite. Achizitorul/ responsabilul cu Dup aprobarea Notei privind evaluarea ofertelor pentru achizitionarea achiziia directa a produsului, serviciului sau lucrrii, dup caz: * se va efectua achiziia propriu-zis pe baza facturii (fiscale) ce va fi nregistrat n cadrul unitii penitenciare sau * se va transmite comanda scris, nsoit de fia tehnic (dac este cazul) ctre operatorul economic selecionat. Achizitia se poate efectua in functie de natura acesteia si pe baza unui contract ncheiat cu operatorul economic selecionat. (n special pentru servicii i lucrri) Achizitorul/ responsabilul cu Nota intern, referatul de necesitate, nota privind evaluarea ofertelor achiziia/Comp Financiar - pentru achizitionarea directa, anexele , factura n original/ contractul de Contabil achiziie public n fotocopie, nregistrate n ordinea cronologic a ntocmirii lor, vor fi predate compartimentului Finaciar-Contabil. Fotocopii dup nota intern, referatul de necesitate, nota de evaluare i dup caz a facturii /contractului se vor pstra la Compartimentul Achiziii.

97

Manual de proceduri ANEXA 1 Avizat, Director Adjunct economico-administriv Propun spre avizare ef birou/serviciu logistic REFERAT DE NECESITATE Privind achiziionarea urmtoarelor produse/servicii/lucrri Temei legal : Hotrrea de Guvern nr. 1849/2004 modificat i completat, privind organizarea, funcionarea i atribuiile Administraiei Naionale a Penitenciarelor; Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, modificat i completat; Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoarea la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat; Justificare : Pentru buna desfurare a activitii n cadrul sectorului.......................v rugm s aprobai achiziionarea direct, conform prevederilor legale, a urmtoarelor produse/servicii/lucrri:
Valoare achiziii pn la Valoare Cantitate data de: estimat necesar .. la lei fr TVA acest C.P.V. (fr TVA) Valoare prevzut in PAAP 2008 la acest C.P.V. ( fr TVA)

Aprobat, Ordonator de credite

Nr Articol crt. bugetar

Cod C.P.V.

Denumire produs

U/M

1 2 3 1. Necesitatea : 2. Data la care sunt necesare produsele: 3. Procedur de achiziii propus. Temei legal 4. Persoana responsabila de achiziie: 5. Date sau anexe care sa susin referatul.
Prenume NUME, Funcia, Responsabil Viza CFPP Responsabi achiziii Responsabil logistic Compartimentul, Financiar Contabil Achiziii Logistic Data, Semntura,

98

Administraia Naional a Penitenciarelor

ANEXA 2 Aprobat, Ordonator de credite

Avizat, Director Adjunct economico-administriv Propun spre avizare ef birou/serviciu logistic NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRU ACHIZITIONARE DIRECTA

Temei legal: Hotrrea de Guvern nr. 1849/2004 modificat i completat, privind organizarea, funcionarea i atribuiile Administraiei Naionale a Penitenciarelor; Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, modificat i completat; Hotrrea Guvernului NR. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoarea la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat; Alte prevederi legale ce vizeaz achiziia n urma evaluarii preurilor pieei i a primirii ofertelor au reiesit urmtoarele :
Nr. Crt Cod CPV Denumire produs Caracteristici tehnice U.M. Cant. Pre oferit de : (lei fr TVA) Pretul cel mai avantajos LEI/ BUC Val Total.* (+TVA) LEI

Oferta Oferta Nr.1 Nr.n 1 2 3 *) Totalurile se vor efectua pe fiecare cod CPV n parte

Din analiza preurilor de mai sus a reieit ca pretul cel mai avantajos este oferit de firma /firmele..., pentru .... , drept pentru care propun achizitia directa de la aceasta/acestea. Prenume/NUME ntocmit Funcia ef compartiment Ofier specialist/agent Direcia/Serviciul Sector beneficiar Compartimentul Achiziii Semntura

99

Manual de proceduri ANEXA 3 Nr./.

Domnului subcomisar Bogdan COSTA, Director D.E.A.

NOT INTERN Ref.: achiziia de produse/servicii/lucrri Temei legal: - Hotrrea de Guvern nr. 1849/2004 modificat i completat, privind organizarea, funcionarea i atribuiile Administraiei Naionale a Penitenciarelor Justificare: (privind achiziionarea de produse/servicii/lucrri) . Denumire produse/ servicii/ lucrri Unitate de msur / U.M. Cantitate Valoare estimat (cu TVA inclus) Termen de furnizare/ prestare/execuie a produselor/serviciilor/lucrrilor solicitate Anexe: - caiet de sarcini /fia tehnic (dup caz) a produsului/serviciului/lucrrii - avizat() de eful / directorul compartimentului beneficiar i aprobat de ordonatorul secundar de credite.

Prenume NUME,

Funcia, Director ef Serviciu ntocmit

Direcia/Serviciul

Data,

Semntura,

100

Administraia Naional a Penitenciarelor PROCEDURA: A00203014 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE LICITAIE DESCHIS 1. Scop: -stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de produse, servicii sau lucrri prin procedura Licitaie deschis n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare; - stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice. 2.Premise: Licitaia deschis reprezint procedura de atribuire a contractului de achiziie public la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune ofert, n conformitate cu art. 73din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, procedura de licitaie deschis se desfoar, de regul, ntr-o singur etap, autoritatea contractant are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaie electronic, caz n care are obligaia de a anuna aceast decizie n anunul de participare i n documentaia de atribuire. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziiilor efectuate prin organizarea procedurii de licitaie deschis conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiie: Licitatie deschisa: procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice oper. Econ. Interesat are dreptul de a depune oferta

101

Manual de proceduri

102

4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare 1.1. Estimarea valorii contractului Se identific toate costurile aferente pentru obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor de achiziie public. necesare: se nsumeaz toate costurile platibile pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorarile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor]] ce se intenioneaz a se acorda. Alegerea procedurii care Se specific data estimativ de ncepere1.2. urmeaz s fie aplicat i finalizare a procedurii. ntocmirea calendarului procedurii 1.3. Verificarea existenei surselor Se verific de catre compartimentul financiarde finanare din Fila de buget contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii 2. Elaborarea Notei de estimare a valorii contractului de achiziie public. Elaborarea anunului de intenie i transmiterea acestuia n SEAP i MO dac este cazul.
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaza

La data Compart. logistic demarrii procedurii

D.E.A. Cont. sef

Director Compart. achizitii

La data Compart. achizitii ntocmiri planului

D.E.A.

Director Compart. achizitii Director Compart. achizitii Director Compart. achizitii Director Compart. achizitii

3.

La data Compart. achizitii demarrii Compart. procedurii financiar Se anexeaz baze de calcul justificative, prin La data Compart. care se evideniaz valoarea contractului demarrii Achizitii exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n procedurii pragurile specifice legislaiei in vigoare. Anunul de intenie se transmite spre publicare Ct mai curnd Compart. obligatoriu atunci cnd se urmrete beneficierea dup Achizitii de reducere a termenelor i dac : nceperea valoarea total estimat a contractelor depete anului bugetar pragurile stabilite prin legislaia n vigoare Anunul de intenie se public: - n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, - n SEAP - n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice, opional de la 01.01.2008; - numai n SEAP cu condiia ca, nainte de publicare, s fi fost transmis un anun simplificat de informare prealabil ctre Comisia European

D.E.A. Cont. Sef D.E.A.

D.E.A.

4.2. Elaborarea documentaiei de atribuire:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaza

Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici tehnice cu ajutorul crora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i necesarul fiecrui compartiment de activitate. Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificaii tehnice care indic o anumit origine, surs, producie, un procedeu special, o marc de fabric sau de comer, un brevet de invenie, o licena de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), n colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Elaborarea clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Stabilirea criteriilor de calificare si selecie referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional. Elaborarea sarcini. caietului de

Director Compart. La data Compart. de D.E.A. achizitii Cont.sef specialitate demarrii ef procedurii compart. specialitate

Administraia Naional a Penitenciarelor

La data Compart. achizitii ntocmiri Serv.fin. planului Jurist (dupa caz) La data Compart. demarrii achizitii procedurii Compart. specialitate

D.E.A. Cont.sef Jurist D.E.A. Cont.sef

Director Compart. achizitii

Director Compart. achizitii

103

Manual de proceduri

104

Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform prevederilor legale n vigoare i a modelului prezentat n Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziie public Documentaia de atribuire trebuie s conin Stabilirea formularelor i urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, modelelor care se vor ataa Formularul de ofert, Formularul de contract, documentaiei de atribuire. Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit. Constituirea garaniei de Se recomand solicitarea garaniei de participare participare, daca este cazul . in procedurile de atribuire a contractelor care sunt relativ complexe sau ori de cate ori avei semnale c respectiva pia de produse, servicii sau lucrri nu este nc stabil. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziie public. Perioada de valabilitate a garaniei pentru participare va fi cel puin egal cu per. de valabilitate a ofertei. Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. estimativ al procedurii Este necesar pentru: planif. procesului de achiziie public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor; monitoriz.intern a procesului de achiziie. La elaborarea calendarului se va ine seama de: termenele prevzute n ordonana pentru publicare anunuri; termenele prevzute n ordonana pentru depunerea ofertelor; durata previzionat pentru examinarea i evaluarea ofertelor; perioada de ateptare; orice alte termene ce pot influena procedura Completarea fiei de date a achiziiei;

Pana la data demarrii proced. Pana la data demarrii proced.

Compart. Achizitii Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii Director Compart. achizitii

D.E.A.

Pana la data Compart. deschiderii Achizitii ofertelor

D.E.A.

Director Compart. achizitii

Pana La data demarrii proced.

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

4.3. Transmiterea spre publicare a anunului de participare:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaza

Redactarea i aprobarea Anunul de participare cuprinde cel puin urmtoarele informaii: anunului de participare. a) data limit stabilit pentru primirea ofertelor; b) adresa la care se transmit ofertele; c) limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta; d) dac se solicit ndeplinirea unor criterii minime de calificare, menionarea acestora; e) o scurt descriere a obiectului contractului de achiziie public ce urmeaz s fie atribuit; f) modul de obinere a documentaiei de atribuire. 3) n cazul n care documentaia de atribuire este accesibil direct prin mijloace electronice, autoritatea contractant are obligaia de a include n invitaia de participare informaii privind modul de accesare a documentaiei respective. Transmiterea anunului de Se realizeaz numai prin mijloace electronice, participare ctre operatorul folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro SEAP. Transmiterea anunului la Unitatea pentru Coordonarea i Verificarea Achiziiilor Publice din cadrul Ministerului Finanelor Publice nsoit de fia de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare i servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrri

La data Compart. Achizitii demararii proced.

D.E.A.

Director Compart. achizitii

52 zile inainte de data dep. ofertei care se pot reduce conf.cadr. legal Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi de la publicare transmiterea la MO. ncepnd cu data de 1 ianuarie 2008, publicarea n SEAP anunurilor prevzute de prezenta ordonan n Monitorul Oficial al Romniei este facultativ.cf.OUG 94/2007

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii Administraia Naional a Penitenciarelor

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

105

Manual de proceduri

106

4.4. Numirea comisiei de evaluare:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaza

Emiterea deciziei de numire a Comisia de evaluare va fi format din minim 3 membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii Comisiei de evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, din cadrul compartimentului intern de achiziii 1.1. Modul de lucru al comisiei de Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia Autoritatea contractant poate solicita opinia 2 ntocmirea Notei justificative experilor externi, n cazul n care instituia nu privind cooptarea de experi deine personal calificat pentru verificarea externi, dac este cazul. respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul de sarcini. 1 4.5. Punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de atribuire 1
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate

Pana La data Compart. achizitii demarrii proced. Pana la data deschiderii ofert. Pana la data deschiderii ofert. Presed.com. de evaluare Compart. achizitii

D.E.A.

Director Compart. Achizitii Director Compart. Achizitii Director Compart. Achizitii

D.E.A. D.E.A.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Autoritatea contractant are obligaia de a pune la dispoziia operatorului economic documentaia de atribuire ct mai repede posibil.

Punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire, la cererea operatorului economic.

Punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire trebuie fcut ntr-o perioad care nu trebuie s depeasc 4 zile de la primirea solicitrii. Dac, documentaia de atribuire este pus la dispoziie pe suport hrtie i/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractant are dreptul de a stabili un pre, cu condiia ca acesta s nu depeasc costul multiplicrii documentaiei, la care se poate aduga, dac este cazul, costul transmiterii prin pot. Orice operator economic are dreptul de a solicita si a obine documentaia de atribuire.

Max. 4 zile de Compart. la data achiziii solicitrii, dar max. 2 zile pana la data limita de dep. a of.

D.E.A.

Director Compart. achiziii

Compart. achiziii

D.E.A.

Director Compart. achiziii

4.6. Perioada de ateptare

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 2

nreg. adreselor privind div. solicitrile de clarificri, de la oper. ec.; Transmiterea adreselor privind rspunsurile la solicitrile de clarificri, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire

nregistrarea acestora se face la secretariatul n mom. instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. primirii solicitrii Autoritatea contractant are obligaia de a n cel mult 3 rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. zile lucr. de la Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 primirea unei zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, solicitri de ctre toi operatorii economici care au obinut clarificri, nu documentaia de atribuire; Dac documentaia mai tarziu de 6 este disponibil n SEAP, clarificrile sau zile inainte de modificrile acesteia se fac cunoscute prin data limita crearea unui nou fiier electronic la care se va stabilita pentru depunerea asigura accesul direct i nerestricionat -Se rspunde i la solicitrile de clarificri ofertelor. care nu au fost transmise n timp util, numai dac perioada necesar pentru elaborarea i transmiterea rspunsului face posibil primirea acestuia de ctre operatorii economici nainte de data limit de depunere a ofertelor. mom. Orice comunicare, solicitare, Orice document scris trebuie nregistrat n n momentul transmiterii i n momentul primirii. transmiterii i informare, notificare i altele mom. asemenea trebuie s se Documentele scrise pot fi transmise prin oricare n din urmtoarele modalitati : prin pot, prin fax, primirii. transmit n scris. prin mijloace electronice, prin orice combinaie a celor precizate. Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea In momentul Primirea ofertelor sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i sosirii data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta.

Secretariat Compart. achiziii

Compart. Achizitii D.E.A.

DEA

Compart. Achizitii

Director Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

Secretariat

Compart. Achizitii

Director Compart. achiziii

Secretariat Responsabil de sector

Compart. Achizitii

Director Compart. achiziii

107

Manual de proceduri

108 4.7. Desfurarea edinei de deschidere

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.1

Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii comisiei de evaluare i se modific decizia de numire a comisiei de evaluare Ofertele se deschid la data, ora i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire.

Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de imparialitate deschiderea ofertelor.

Membrii comisiei de evaluare

Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent)

Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare

Directorul unitatii, care a numit comisia de n mom. evaluare a ofertelor, va dispune modificarea apariiei conflictului de componenei comisiei. interese Ofertele se deschid de ctre comisia de evaluare

D.E.A.

Director Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finant elor (daca e prezent)

Compart. achiziii

edina de Membrii deschidere a comisiei de evaluare ofertelor

Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare

2.1

de Membrii Orice ofertant are dreptul de a Prezena acestuia se consemneaz in procesul edina deschidere a comisiei de fi prezent la edina de verbal de deschidere a ofertelor. evaluare ofertelor deschidere a ofertelor. de Membrii n cadrul edinei de Se verific dac acestea sunt conform edina deschidere a ofertelor, specificailor prevzute n documentaia de deschidere a comisiei de evaluare ofertelor comisia de evaluare verific atribuire modul de respectare a regulilor formale de depunere i prezentare a ofertelor i a documentelor care le nsoesc.

2.2

3.

Plicurile vor fi deschise de ctre preedintele comisiei de evaluare

3.1

Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele informaii: denumirea (numele) ofertanilor; modificrile i retragerile de oferte; existena garaniilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea ofertelor prezentate ntr-o alt moned; propuneri de oferte alternative (dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe care comisia de evaluare le consider necesare. Nici o ofert nu poate fi Excepia de la aceast regul o fac ofertele respins n cadrul edinei de ntrziate i a celor care nu fac dovada constituirii garaniei pentru participare deschidere

edina de Presedintele deschidere a Comisiei de ofertelor evaluare

Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent)

Compart. achiziii

edina de Membrii deschidere a comisiei de ofertelor evaluare

Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie edina de Membrii ntocmi un proces - verbal de s includ informaiile anunate de ctre deschidere a comisiei de deschidere preedintele comisiei. ofertelor evaluare de Membrii Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind edina de deschidere a edina de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de ctre membrii comisiei i deschidere a comisiei de evaluare de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt ofertelor prezeni la deschiderea ofertelor Autoritatea contractant are obligaia de a transmite procesul verbal de deschidere i celorlali ofertani participani la procedur, dar ai cror reprezentani nu au fost prezeni la deschidere. Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie s ntruneasc votul a cel puin 2/3 dintre membrii si. Procesul verbal de deschidere a ofertelor se trimite fiecrui participant la procedur, fie c a fost prezent la deschidere sau nu, n copie xerox, att prin pot ct i prin fax. Imediat dup Membrii comisiei de ncheierea edinei de evaluare deschidere a ofertelor Imediat dup Membrii ncheierea comisiei de edinei de evaluare deschidere a ofertelor

4.1

Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finant elor (daca e prezent)

Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare

Administraia Naional a Penitenciarelor

4.2

Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptat au obligaia de a-i prezenta punctul de vedere n scris, elabornd n acest sens o Not individual care se ataeaz la Raportul procedurii de atribuire.

Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare

109

Manual de proceduri

110

4.8. Examinarea i evaluarea ofertelor 1

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Examinare i evaluarea ofertelor Verificarea ofertelor

Comisia de evaluare are obligaia de a desfura Cat mai curand Membrii activitile de examinare i evaluare numai la posibil comisiei de sediul autoritii contractante evaluare Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare 72 ore de la Membrii solicitare comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare

1.1.

2.1.

Verificarea de ctre comisia de evaluare a condiiilor de : eligibilitate, calificare, corespondena tehnic i financiar dintre documentaia de atribuire i ofertele depuse Termenul de completare a Se acord un termen rezonabil de timp, de regul documentelor lips de ctre n limita a 72 de ore de la momentul solicitrii pentru completarea documentelor lips. participanii la procedur. Interdicii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite completri a documentelor i de a solicita completarea unui document care lipsete dac:n documentaia de atribuire a fost lips. menionat expres faptul c, n caz de neprezentare a respectivului document, nu este permis completarea ulterioar, neprezentarea avnd ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, dei cunotea cerinele, a omis s prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate n cadrul documentaiei de atribuire; prin acceptarea completrii documentului respectiv se creeaz un avantaj evident n raport cu ceilali ofertani aducndu-se atingere principiului tratamentului egal. Cazuri n care oferta este Dac ofertantul nu transmite, n perioada stabilit clarificrile solicitate sau n cazul n care considertat neconform explicaiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta sa va fi considerat neconform. Dac ofertantul modific, prin rspunsurile pe care le prezint, coninutul propunerii tehnice, iar aceasta nu mai rspunde n mod substanial cerinelor caietului de sarcini, oferta sa va fi considerat neconform,

2.2.

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii

2.3.

Maxim 72 ore Membrii de la comisiei de evaluare solicitarea clarificarilor

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Se resping ofertele necorespunztoare, respectiv cele care sunt:: inacceptabile si/sau neconforme.

4.

Oferte admisibile

Prin ofert inacceptabil se nelege oferta care:a fost depus dup data i ora limit de depunere a ofertelor;a fost depus la o alt adres dect cea stabilit n anunul de participare;nu au fost nsoite de garania de participare aa cum a fost solicitat n documentaia de atribuire;a fost depus de un ofertant care nu ndeplinete cerinele minime de calificare;constituie o alternativ la prevederile caietului de sarcini, alternativ care nu poate fi luat n considerare din urmtoarele motive:n anunul de participare nu este precizat n mod explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, respectiva ofert alternativ nu respect cerinele minime prevzute n caietul de sarcini; conine n propunerea financiar un pre care depete valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru ndeplinirea contractului de achiziie public respectiv;prezint un pre neobinuit de sczut n raport cu ceea ce urmeaz a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificrile primite nu au fost concludente. Prin ofert neconform se nelege oferta care: nu satisface cerinele caietului de sarcini; conine propuneri referitoare clauzele contractuale care sunt n mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractant; conine n cadrul propunerii financiare preuri care nu sunt rezultatul liberei concurene i care nu pot fi justificate. Prin oferta admisibil se nelege oferta corespunztoare din punct de vedere al documentaiei de atribuire. Oferta ctigtoare se va desemna din ofertele admisibile.

Dup expirarea termenului limita

Membrii comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

Dup expirarea termenului limita

Membrii comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

111

Manual de proceduri

112

5.

Stabilirea ctigtoare

ofertei

5.1.

Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n cazul n care se aplic criteriul de atribuire oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic

5.2.

Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n cazul n care se aplic criteriul de atribuire preul cel mai sczut Odat stabilit ctigtoare, rmne ferm. oferta aceasta

5.3

Comisia de evaluare are obligaia de a stabili oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicrii criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziie public. Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin acordarea, pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicrii algoritmului de calcul stabilit n documentaia de atribuire. Clasamentul se ntocmete n ordinea descresctoare a punctajului acordat. Punctajul obinut de fiecare ofert reprezint media aritmetic a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare n parte. Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai sczut", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin compararea preurilor, fr TVA, a fiecrei oferte n parte i prin ntocmirea, n ordine descresctoare a preurilor respective, a clasamentului pe baza cruia se stabilete oferta ctigtoare. Oferta care a fost stabilit ctigtoare nu poate fi modificat i constituie parte integrant a contractului de achiziie public care urmeaz s fie ncheiat

Dup expirarea termenului limita Cat mai curand posibil

Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii

Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii

6.

Anularea procedurii, dac Procedura de atribuire a contractului se anuleaz Cat mai curand Membrii atunci cnd:au fost depuse numai oferte posibil este cazul. comisiei de inacceptabile, neconforme sau evaluare necorespunztoare ; au fost depuse oferte care, dei pot fi luate n considerare, nu pot fi comparate datorit modului neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil ncheierea contractului.

Elaborarea raportului evaluare al procedurii Cuprinsul Raportului evaluare a procedurii.

de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de Cat mai curand Membrii comisiei de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de posibil evaluare evaluare a procedurii Presed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare

de Raportul procedurii se aproba de ctre ordonatorul teriar de credite i trebuie s cuprind:denumirea i sediul autoritii contractante; obiectul contractului de achiziie public ; denumirea/ numele ofertanilor participani la procedur; denumirea/ numele ofertanilor respini i motivele care au stat la baza acestei decizii; dac este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerrii preurilor prezentate ca fiind neobinuit de sczute (situaie in care se cer clarificri de la ofertani) ; denumirea/ numele ofertantului/ ofertanilor a crui/cror ofert a fost declarat ctigtoare i motivele care au stat la baza acestei decizii; n cazul ofertantului/ofertanilor ctigtori, partea din contract pe care acesta/acetia au declarat c o subcontracteaz mpreuna cu denumirea/numele subcontractanilor; dac este cazul, justificarea hotrrii de anulare a procedurii de atribuire. 4.9. Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire: 7.1.
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp

Presed. Comisiei de evaluare Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

Elaboreaza

Verifica

Aproba Arhiveaza

1.1. 113

Informarea ofertaniilor Cat mai despre deciziile referitoare la curand posibil atribuirea contractului de achiziie public Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile de la emiterea hotrrii comisiei de evaluare lucrtoare de la emiterea deciziilor respective deciziei a ofertelor

Resp. achiziii Resp. achiziii

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Director

Manual de proceduri

114

1.2.

2 2.1.

Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite i prin fax sau prin rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se realizeaz i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile lucrtoare Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se ctigtoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert respini despre rezultatul nu a fost declarat ctigtoare se informeaz hotrrii comisiei i asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant motivarea acesteia. respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat castigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor cstigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public. Invitaia ofertanilor declarai Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai ctigtori pentru semnarea catigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului. contractului.

Maxim 3 zile Resp. de la emiterea achiziii deciziei Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Resp. achiziii Resp. achiziii

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziii

Director Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Maxim 3 Resp. zile de la achiziii emiterea deciziei

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziii

4.10. Perioada de ateptare:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.1.

2.

2.1.

Necesitatea respectrii Contractul de achiziie public se semneaz dup perioadei de ateptare o perioad de ateptare. Perioada de ateptare poate fi utilizat de persoanele care se simt lezate de un act al autoritii contractante n legatur cu procedura de achiziie public, pentru a-l contesta. Termenul de ateptare pn Perioada de asteptare pn la semnarea la semnarea contractului contractului este de 10 zile de la notificarea rezultatului, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este mai mare dect pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); b) 5 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, conform prevederilor art. 206-207, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este mai mic sau egal cu pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2);A se vedea i punctual 4.9.1.2 Primirea contestaiilor, dac Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile este cazul, cu numr de primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii nregistrare i rezoluia contractante i fac parte din dosarul achiziiei. motivat a autoritii contractante la contestaia depus. Obiectul contestaiei Obiectul contestaiei const n pretenia concret dedus judecii i poate fi, dup caz:anularea actului; obligarea autoritii contractante de a emite un act; obligarea autoritii contractante de a lua orice alte msuri necesare pentru remedierea actelor ce afecteaz procedura de atribuire.

Compart. achiziii

D.E.A. Jurist Contabil sef

Director Compart. achiziii

10 zile sau 5 zile cu majorrile de punctul 4.9.1.2

Administraia Naional a Penitenciarelor

In termenul Secretariat fixat

DEA

Compart. achiziii

115

Manual de proceduri

116

2.1.1

2.1.2

2.1.3

Competena de soluionare contestaii este dat de opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Autoritatea contractanta are obligatia sa ii ntiinarea privind instiinteze despre aceasta si pe ceilalti depunerea contestaiei i transmiterea ctre Consiliu a participanti la procedura de atribuire. De asemenea, n termen de 5 zile de la primirea punctului de vedere copiei contestaiei, autoritatea contractant are obligaia transmiterii la Consiliu a punctului su de vedere asupra acesteia, nsoit de orice documente considerate edificatoare, precum i, sub sanciunea amenzii prevzute la art. 275 alin. (3), o copie a dosarului achiziiei publice. Lipsa punctului de vedere al autoritii contractante nu mpiedic soluionarea contestaiei, n msura n care s-a fcut dovada comunicrii acesteia. Contestaia poate fi depus n toate fazele Termenele de depunere a procedurii de atribuire i mpotriva oricrui act al contestaiilor i momentul autoritii contractante in 10 zile de la luarea la depunerii acestora cunostinta de contestator a unui act al autoritatii contractante, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acorduluicadru, este mai mare dect pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); si 5 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, conform prevederilor art. 206 - 207, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este mai mic sau egal cu pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); Prin excepie, contestaia care se refer la prevederile documentaiei de atribuire poate fi depus numai pn la data stabilit pentru depunerea ofertelor

Competena n soluionarea contestaiilor

In termenul Consiliul sau fixat Instana de judecat. Maxim 5 zile Compart. achiziii D.E.A. Jurist

Compart. Achiziii

Director Compart. Achiziii

10 zile sau 5 zile

Contestatar

D.E.A. Jurist

Compart. Achiziii

2.1.4

Solutionarea contestaiei

Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivat se public pe pagina de Internet a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr referire la datele de identificare a deciziei i ale prilor, precum i la datele personale, n termen de 10 de zile de la data la care aceasta rmne definitiv i irevocabil.

Consiliul

Compart. Achiziii

4.11. Semnarea contractului: 1

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Finalizarea contractului public.

de

data Resp achiziii atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La achiziie finalizeaz prin semnarea contractului de achiziie semnarii contractului public . 10 zile sau Resp. 5 zile (fct. achiziii de valoare Juridic contract) de la comunicarea hotararii de atribuire, cu majorrile de 5 zile, dup caz (punctul 4.9.1.2.) Compart. achiziii

2.

Incheierea contractului de Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in trei exemplare in urma procedurii de achiziie public. atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef Cuprinsul contractului de Contractul de achiziie public va cuprinde cel achiziie public. puin urmtoarele: a) propunerea tehnic i propunerea financiar; b) graficul de ndeplinire a contractului; c) graficul de pli; d) garania bancar de bun execuie, dac este cazul.

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Director

Compart. achiziii Compart. Achiziii Serv.finan -ciar contabil

Director

Administraia Naional a Penitenciarelor

D.E.A. Jurist Contabil sef

Director

Compart. achiziii

117

Manual de proceduri

118

4.12. Transmiterea spre publicare a anunului de atribuire:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 1.1 2

Termenul maxim de Anunul de atribuire se public in cel mult 48 de Max. 48 zile publicare a anunului de zile dup ce s-a finalizat procedura de licitaie deschis. atribuire. Cuprinsul anunului de Anunul de atribuire trebuie s conin informaiile atribuire legal prevzute, dar de regul, nu mai mult de 650 de cuvinte. Transmiterea anunului de Anunul de atribuire se public in SEAP prin atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.elicitaie.ro; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise. Publicarea n MO se realiz. contra cost i va fi facultativ, ncepnd cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este cazul Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunul de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia European.

Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. Achiziii

D.E.A. D.E.A. D.E.A., Jurist, Cont. ef

Director Director Director

Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. Achiziii

4.13. Definitivarea dosarului achiziiei publice i arhivarea documentelor:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Definitivarea dosarului de achiziie public. Intocmirea i pstrarea dosarului de achiziie public

2.

Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri Procedurii de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se Cel puin 5 ani pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziii publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz atta timp cat contractul de achiziie publica produce efecte juridice de la data finalizrii acestuia.

Compart. Achiziii Compart. Achiziii

D.E.A.

Director

Compart. Achiziii Compart. Achiziii

D.E.A. Cont. ef

Director

4.14. Derularea contractului:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

cu Compart. Constituirea garaniei de Se solicita constituirea de garaniei de buna Odata achiziii incheierea buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme: contractului -prin scrisoare de garantie bancara; cazul . -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziie public, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garaniei de buna executie va fi cel puin egal cu durata contractului.

D.E.A. Cont.ef

Director

Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

119

Manual de proceduri

120

Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa contractului constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.

Compart. Dupa achiziii constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term. convenit de parti Pe perioada de Compart. valabilitate a achiziii contractului

D.E.A. Cont.ef

Director

Compart. achiziii

D.E.A. Cont.ef

Director

Compart. achiziii

4.15. Finalizarea contractului:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Reprezint operaiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. Eliberarea garaniei de buna Se elibereaz garania de buna executie, dup executie, daca este cazul indeplinerea totala a contractului i plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.

Efectuarea receptiei finale

Max 14 zile de la finaliz. rec. finale, cu detalierea din art. 92, alin(4) din OUG 34, pentru contratele de lucrri

Compart. achiziii

D.E.A.

Director

Compart. achiziii

Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului

Se trimit documentele constatatoare care contin Max.3 zile de Compart. informatii referitoare la indeplinirea contractului la elib.scris. de achiziii de catre furnizor/prestator/executant si la buna executie eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataeaz dosarului procedurii.

D.E.A.

Director

Compart. achiziii

4.16. Analiza procesului: Interval de Nr. Descrierea activitilor Aciuni desfurate timp crt. 1 Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea Dupa desfasurarii procedurii si a cotractanta analizeaz modul de ndeplinire a finalizarea contractului respectiv, msura in care au fost contractului indeplinirii contractului satisfcute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziie publica

Elaboreaza Compart. achiziii

Verifica D.E.A. Jurist Cont.ef

Aproba Director

Arhiveaza

Compart. Achiziii

PROCEDURA: A00203015 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE - DIALOGUL COMPETITIV 1. Scop: -stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de produse, servicii sau lucrri, prin procedura Dialog competitiv, n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare; - stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice. 2.Premise: n conformitate cu prevederile art. 94 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de dialog competitiv pentru atribuirea unui contract de achiziie public de furnizare, servicii sau lucrri, dac se ndeplinesc, n mod cumulativ, urmtoarele condiii: 121

Administraia Naional a Penitenciarelor

Manual de proceduri

122

a) contractul n cauz este considerat a fi de complexitate deosebit; b) aplicarea procedurii de licitaie deschis sau restrns nu ar permite atribuirea contractului de achiziie public n cauz. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la atribuirea contractelor de achiziii publice de furnizare, servicii sau lucrri prin procedura de dialog competitiv, conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiie: DIALOG COMPETITIV - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-i depune candidatura i prin care autoritatea contractant conduce un dialog cu candidai admii, n scopul identificrii uneia sau mai multor soluii apte s rspund necesitilor sale, urmnd ca, pe baza soluiei/soluiilor identificate, candidaii selectai s elaboreze oferta final. Conform art. 96 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat procedura de dialog competitiv se desfoar n trei etape: a) etapa de preselecie a candidailor; b) etapa de dialog cu candidaii admii n urma preseleciei, pentru identificarea soluiei/soluiilor apte s rspund necesitilor autoritii contractante i n baza creia/crora candidaii vor elabora i vor depune oferta final; c) etapa de evaluare a ofertelor finale depuse. 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.1.

Estimarea contractului public.

de

data Compart. valorii Se identific toate costurile aferente pentru La logistic achiziie obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor demarrii necesare: se nsumeaz toate costurile platibile procedurii pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorarile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz a se acorda.

D.E.A. Cont. sef

Director

Compart. achizitii

1.2.

1.3. 1.4. 1.5.

Alegerea procedurii care Se verific ntrunirea condiiilor prevzute la art. 94 din ordonana de urgen: urmeaz s fie aplicat. - contractul n cauz este considerat a fi de complexitate deosebit; - aplicarea procedurii de licitaie deschis sau restrns nu ar permite atribuirea contractului de achiziie public n cauz. Elaborarea notei justificative Compartimentul intern specializat elaboreaz nota justificativ conf art. 5 din Hot 925/2006. privind alegerea procedurii Aceasta face parte din dosarul achiziiei. ntocmirea calendarului Se specific data estimativ de nceperefinalizare a procedurii. procedurii Verificarea existenei surselor de finanare din Fila de buget Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziie public. Elaborarea anunului de intenie i transmiterea acestuia n SEAP i MOdac este cazul.

La data Compart. achizitii ntocmiri planului

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

2.

La data Compart. achizitii demarrii procedurii La data Compart. achizitii demarrii procedurii data Compart. Se verific de catre compartimentul financiar- La Achizitii contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi demarrii Compart. procedurii efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii financiar Compart. Se anexeaz baze de calcul justificative, prin Achizitii care se evideniaz valoarea contractului exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n pragurile specifice legislaiei in vigoare. Ct mai curnd Compart. Achizitii dup nceperea anului bugetar

Jurist D.E.A. D.E.A. Cont. Sef D.E.A.

Director Director Director

Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii

Director

3.

Anunul de intenie se transmite spre publicare obligatoriu atunci cnd se urmrete beneficierea de reducere a termenelor i dac : valoarea total estimat a contractelor depete pragurile stabilite prin legislaia n vigoare Anunul de intenie se public: - n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, - n SEAP - n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice, facultativ, incepand cu data de 01.01.2008; - numai n SEAP cu condiia ca, nainte de publicare, s fi fost transmis un anun simplificat de informare prealabil ctre Comisia European

D.E.A.

Director

Administraia Naional a Penitenciarelor

123

Manual de proceduri

124

4.2. Elaborarea documentaiei de atribuire:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Elaborarea descriptive

documentaiei

Elaborarea contractuale.

clauzelor

Stabilirea criteriilor de preselecie referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional.

Acesta va cuprinde: - o descriere a necesitilor, obiectivelor i constrngerilor autoritii contractante; - orice alte informaii pe baza crora se va derula dialogul pentru identificarea soluiilor viabile; - primele care vor fi acordate participanilor la dialog; - posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea n runde succesive, cu scopul de a reduce numrul de soluii discutate sau propuneri de oferte. Sarcina elaborrii documentaiei descriptive revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), n colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Se ataeaz un model de contract, redactat n alb cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Criteriile de calificare si selecie se refer numai la: situaia personal a ofertantului; capacitatea de exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului, dac este cazul. Dac se solicit ndeplinirea unor cerine minime referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional, atunci autoritatea contractant elaboreaz o not justificativ prin care s motiveze cerinele respective, not care trebuie vizat i de ctre juristul unitii.

Pana la data Compart. de specialitate demararii proced.

Director D.E.A. Cont.sef ef compart. de specialitate

Compart. achizitii

La data Compart. achizitii ntocmiri Jurist (dupa planului caz) Serv.fin. La data Compart. achizitii demarrii Compart. procedurii specialitate

D.E.A. Cont.sef Jurist D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achizitii

Director

Compart. achizitii

5 6

Stabilirea numrului minim al candidailor i dac este cazul numrul maxim al acestora Completarea fiei de date a achiziiei

Numrul minim al candidailor nu trebuie s fie Pana la data Compart. mai mic de 3. achizitii demarrii procedurii Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform anexei prezentate. Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii

Pana la data demarrii proced. Stabilirea formularelor i Documentaia de atribuire trebuie s conin Pana la data modelelor care se vor ataa urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, demarrii documentaiei de atribuire. Formularul de ofert, Formularul de contract, proced. Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit. Constituirea garaniei de Se recomand solicitarea garaniei de participare Pana la data participare, daca este cazul. in procedurile de atribuire a contractelor care sunt deschiderii relativ complexe sau ori de cate ori avei semnale ofertelor c respectiva pia de produse, servicii sau lucrri nu este nc stabil. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziie public. Perioada de valabilitate a garaniei pentru participare va fi cel puin egal cu per. de valabilitate a ofertei. Pana la data Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui demarrii estimativ al procedurii pas al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. Este necesar pentru: planif. procesului de proced. achiziie public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor; monitoriz.intern a procesului de achiziie. La elaborarea calendarului se va ine seama de: termenele prevzute n ordonana pentru publicare anunuri; termenele prevzute n ordonana pentru depunerea ofertelor; durata previzionat pentru examinarea i evaluarea ofertelor; perioada de ateptare; orice alte termene ce pot influena procedura

D.E.A. D.E.A.

Director Director

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Administraia Naional a Penitenciarelor

125

Manual de proceduri

126

4.3. Transmiterea spre publicare a anunului de participare:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

30 zile inainte de data dep. candidaturilor care se pot reduce conf.cadr legal Transmiterea anunului la Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi Unitatea pentru Coor- transmiterea la MO. de la publicare donarea i Verificarea n SEAP Achiziiilor Publice din cadrul Ministerului Finanelor Publice nsoit de fia de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata, fr TVA este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare i servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrri

Redactarea i aprobarea Anunul de participare trebuie s conin informaiile legal prevzute inclusiv criteriile de anunului de participare. preselecie i regulile aplicabile, numrul minim al candidailor pe care intenioneaz s i preselecteze i dac este cazul numrul maxim al acestora, dar de regul, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depete pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunului de participare n JOUE, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia European Transmiterea anunului de Se realizeaz numai prin mijloace electronice, participare ctre operatorul folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro SEAP.

La data Compart. achizitii demararii proced.

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

4.4. Numirea comisiei de evaluare:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.1 2

Emiterea deciziei de numire Comisia de evaluare va fi format din minim 3 membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii a Comisiei de evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, din cadrul compartimentului intern de achiziii Modul de lucru al comisiei Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor de evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia ntocmirea Notei justificative Autoritatea contractant poate solicita opinia privind cooptarea de experi experilor externi, n cazul n care instituia nu deine personal calificat pentru verificarea externi, dac este cazul. respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul de sarcini.

Pana la data Compart. achizitii demarrii proced. Pana la data deschiderii ofert. Pana la data deschiderii ofert. Compart. achizitii Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. Achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii

D.E.A. D.E.A.

Director Director

4.5.Etapa de preselectare a candidailor 4.5.1. Depunerea candidaturilor

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Administraia Naional a Penitenciarelor

Autoritatea contractant are Punerea la dispoziie a informaiilor solicitate obligaia de a asigura privind condiiile de participare la procedura de oricrui operator economic atribuire informaii complete cu privire la condiiile de participare

Depunerea candidaturilor

Compart. Perioada cuprins ntre achizitii data publicrii anunului de participare i data limit de depunere a candidaturilor Candidaturile se depun la sediul instituiei. In momentul Secretariat Acestea sunt nreg. la secretariat consemnndu- sosirii se ora i data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta.

D.E.A.

Director

Compart. Achizitii

Compart. Achizitii

Director

Compart. achiziii

127

Manual de proceduri

128

4.5.2. Desfurarea edinei de evaluare a candidaturilor

Nr crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii comisiei de evaluare i se modific decizia de numire a comisiei de evaluare Plicurile se deschid la data i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire. Evaluarea candidaturilor

Reprez. Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii comisiei de din partea imparialitate deschiderea Min. evaluare plicurilor Finanelor candidailor . (dac e prezent) mom. D.E.A. Directorul unitatii, care a numit comisia de n evaluare a candidaturilor, va dispune modificarea apariiei conflictului de componenei comisiei. interese Plicurile ce conin candidaturile se deschid de ctre comisia de evaluare Reprez. din partea Min. Finanelor (dac e prezent) Reprez. edina de Membrii evaluare a comisiei de din partea Min. evaluare candidaturilor Finanelor (dac e prezent) Reprez. edina de Membrii evaluare a comisiei de din partea Min. evaluare candidaturilor Finanelor (dac e prezent) Reprez. edina de Membrii evaluare a comisiei de din partea Min. evaluare candidaturilor Finanelor (dac e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Director

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Compart. achiziii

Comisia de evaluare verific ndeplinirea cerinelor minime de calificare privind capacitatea tehnic i cea economico-financiar a candidailor, criterii de preselectie prevazute in anuntul de participare.

Anularea procedurii, dac Procedura de atribuire a contractului se anuleaz este cazul. atunci cnd numrul minim al candidailor care ndeplinesc criteriile de selecie este mai mic dect numrul minim indicat n anunul de participare. (Art.102, alin.2, lit a, din OUG 34/206, cu modificarile i completrile ulterioare)

Elaborarea raportului Dup stabilirea candidailor care ndeplinesc intermediar de evaluare al criteriile de selecie, comisia de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare a procedurii de atribuire procedurii

Reprez. Membrii comisiei de din partea Min. evaluare Finanelor (dac e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

4.5.3 Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 2

Informarea tuturor candidailor privind rezultatul primei etape a procedurii Modalitatea de comunicare Comunicarea se transmite i prin fax sau prin a rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se realizeaz i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 3 zile lucrtoare

Compart. achizitii Imediat dup aprobarea raportului intermediar al primei etape

Presed. Comisiei de eval. Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

4.6. Etapa de dialog cu candidaii admii n urma preseleciei

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Administraia Naional a Penitenciarelor

Elaborarea participare

invitaiei

de

Invitaia de participare trebuie s cuprind cel puin urmtoarele informaii : - referine privind anunul de participare; - adresa la care va avea loc dialogul i data si ora lansrii acestuia; - limba/limbile n care se va derula dialogul; - dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii ec. trebuie s le prezinte n scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap.

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziii

129

Manual de proceduri

130

2 3

Invitaia la etapa a doua a ofertanilor declarai admii. Derularea dialogului Dialogul se deruleaz cu fiecare candidat admis, n parte, cu scopul identificrii soluiilor/opiunilor referitoare la aspecte tehnice, montajele financiare, probleme legate de cadrul juridic precum i alte elemente ale viitorului contract. Procesul verbal privind edina de dialog se ntocmete la sfritul fiecrei ntlniri i cuprinde problemele discutate i aspectele convenite. Se semneaz de ctre membrii comisiei i de ctre candidaii admisi. Imediat dup aprobare procesului verbal de ctre directorul unitii, Compartimentul achiziii are obligaia de a informa toi participanii la dialog n legtur cu rezultatul fazei intermediare. Urmtoarea rund de dialog se deruleaz numai cu participanii selectai n cadrul fazei intermediare organizate anterior. Autoritatea contractant deruleaz dialogul pn cnd identific soluia/soluiile corespunztoare necesitilor sale obiective

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare edina dialog Presed. de Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare

Director

Compart. achiziii

Semnarea procesului verbal de edin i informarea participanilor la dialog despre rezultatul fazei intermediare

Director

Compart. achiziii

nchiderea etapei de dialog

edina dialog

Presed. de Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare

Director

Compart. achiziii

4.7. Etapa de evaluare a ofertelor depuse 4.7.1. Invitaia de depunere a ofertelor

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Elaborarea invitaiei de depunere a ofertelor finale

Invitaia de depunere a ofertei finale trebuie s Dup nchiderea cuprind cel puin urmtoarele informaii : etapei a doua - referine privind anunul de participare; - data si ora limit stabilite pentru depunerea ofertelor; - adresa la care se tranzit ofertele; - limba/limbile n care trebuie elaborat oferta;

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare

Director

Compart. achiziii

Transmiterea invitaiilor pentru depunerea ofertelor

Primirea ofertelor

data deschiderii ofertelor; dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii ec. trebuie s le prezinte n scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap. Invitaiile se transmit participanilor selectai s Un numr depun oferta final suficient de zile pentru elaborarea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea In momentul sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i sosirii data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta.

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare Secretariat Compart. Achizitii

Director

Compart. achiziii

Director

Compart. achiziii

4.7.2. Desfurarea edinei de deschidere

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.1

Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii comisiei de evaluare i se modific decizia de numire a comisiei de evaluare

Reprez. Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii comisiei de din partea imparialitate deschiderea Min. evaluare ofertelor. Finanelor (dac e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

mom. D.E.A. Directorul unitatii, care a numit comisia de n evaluare a ofertelor, va dispune modificarea apariiei conflictului de componenei comisiei. interese

Director Reprez. din partea Min. Finanelor (dac e prezent)

Compart. achiziii

131

Manual de proceduri

132

Ofertele se deschid la data, Ofertele se deschid de ctre comisia de evaluare ora i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire. Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la edina de deschidere a ofertelor.

2.1

2.2

n cadrul edinei de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare verific modul de respectare a regulilor formale de depunere i prezentare a ofertelor i a documentelor care le nsoesc. Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele ctre preedintele comisiei informaii: denumirea (numele) ofertanilor; modificrile i retragerile de oferte; existena de evaluare . garaniilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea ofertelor prezentate ntr-o alt moned; propuneri de oferte alternative (dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe care comisia de evaluare le consider necesare. Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie ntocmi un proces - verbal s includ informaiile anunate de ctre preedintele comisiei. de deschidere

Reprez. edina de Membrii deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanelor (dac e prezent) Reprez. Prezena acestuia se consemneaz in procesul edina de Membrii verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanelor (dac e prezent) Reprez. de Membrii Se verific dac acestea sunt conform edina specificailor prevzute n documentaia de deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor atribuire Finanelor (dac e prezent) Reprez. edina de Presed. deschidere a Comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanelor (dac e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Compart. achiziii

Compart. achiziii

Compart. achiziii

Reprez. edina de Membrii deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanelor (dac e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

4.1

4.2

Reprez. de Membrii Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind edina de deschidere a edina de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de ctre membrii comisiei i deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt ofertelor Finanelor prezeni la deschiderea ofertelor (dac e prezent) Autoritatea contractant are Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat dup Membrii obligaia de a transmite trimite fiecrui participant la procedur, fie c a ncheierea comisiei de procesul verbal de fost prezent la deschidere sau nu, n copie xerox, edinei de evaluare deschidere i celorlali deschidere a ofertani participani la att prin pot ct i prin fax. ofertelor procedur, dar ai cror reprezentani nu au fost prezeni la deschidere. Orice decizie a comisiei de Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de Imediat dup Membrii comisiei de evaluare trebuie s acord cu decizia adoptat au obligaia de a-i ncheierea de evaluare ntruneasc votul a cel puin prezenta punctul de vedere n scris, elabornd n edinei acest sens o Not individual care se ataeaz la deschidere a 2/3 dintre membrii si. ofertelor Raportul procedurii de atribuire.

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Compart. achiziii

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

4.8. Examinarea i evaluarea ofertelor 1

Nr. Crt

Administraia Naional a Penitenciarelor

Descrierea activitilor

Aciuni desfurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Examinare i evaluarea ofertelor Verificarea ofertelor

Comisia de evaluare are obligaia de a desfura Cat mai curand Membrii activitile de examinare i evaluare numai la posibil comisiei de sediul autoritii contractante evaluare Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare

Verificarea de ctre comisia de evaluare a Cat mai curand condiiilor de : eligibilitate, calificare, posibil corespondena tehnic i financiar dintre documentaia de atribuire i ofertele depuse Dup expirarea Se resping ofertele termenului necorespunztoare, limita respectiv cele care sunt: inacceptabile i/sau neconforme.

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii

133

Manual de proceduri

134

Stabilirea ctigtoare

ofertei

Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n urma aplicrii criteriului de atribuire oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic

6.

Anularea procedurii, dac este cazul.

Elaborarea raportului evaluare al procedurii

de

Comisia de evaluare are obligaia de a stabili oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicrii criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziie public. Dac criteriul utilizat fiind "oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic", evaluarea ofertelor se realizeaz prin acordarea, pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicrii algoritmului de calcul stabilit n documentaia de atribuire. Clasamentul se ntocmete n ordinea descresctoare a punctajului acordat. Punctajul obinut de fiecare ofert reprezint media aritmetic a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare n parte. Procedura de atribuire a contractului se anuleaz atunci cnd: au fost depuse numai oferte inacceptabile, si/sau neconforme; nu a fost depusa nici o oferta sau au fost depuse oferte care , dei pot fi luate n considerare, nu pot fi comparate datorit modului neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil ncheierea contractului. Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare a procedurii

Dup expirarea termenului limita Cat mai curand posibil

Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii

Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

4.9. Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire:

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Autoritatea contractant are obligaia de a Cat mai curand informa ofertanii despre deciziile referitoare la posibil atribuirea contractului de achiziie public sau dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri. 1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile de la emiterea hotrrii comisiei de lucrtoare de la emiterea deciziilor respective deciziei evaluare a ofertelor 1.2 Modalitatea de comunicare Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile a rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se de la emiterea realizeaz i prin fax sau mijloace electronice deciziei atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile. 2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se Maxim 3 zile ctigtoare informeaza cu privire la acceptarea de la emiterea ofertei/ofertelor prezentate. deciziei 2.1. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 respini despre rezultatul nu a fost declarat ctigtoare se informeaz zile de la hotrrii comisiei i asupra motivelor care au stat la baza deciziei emiterea motivarea acesteia. respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant deciziei respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat castigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor 1 Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public 135

Resp. achiziii

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziii

Resp. achiziii Resp. achiziii

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Resp. achiziii Resp. achiziii

Director Director

Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor Compart. achiziii

Manual de proceduri

136 3 Invitaia ofertanilor declarai ctigtori pentru semnarea contractului. 4.10. Perioada de ateptare:
Nr. crt. Descrierea activitilor

cstigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public. Fiecare dintre aceti operatori economici se informeaz i despre data limit pn la care au dreptul de a depune contestaie, avndu-se n vedere prevederile art. 272..din OUG 34/2006 modficat i completat Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai catigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului.

Maxim 3 Resp. zile de la achiziii emiterea deciziei

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziii

Aciuni desfurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

2.

Termenul de ateptare pn Perioada de asteptare pn la semnarea la semnarea contractului contractului este de 10 zile de la notificarea rezultatului, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este mai mare dect pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); b) 5 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, conform prevederilor art. 206 - 207, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este mai mic sau egal cu pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); A se vedea si punctul 7.9.1.2 Primirea contestaiilor, dac Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile este cazul, cu numr de primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii nregistrare i rezoluia contractante i fac parte din dosarul achiziiei. motivat a autoritii contractante la contestaia depus.

10 zile sau 5 zile, dup caz cu majorrile prevzute la punctul 4.9.1.2.

In fixat

termenul Secretariat

DEA

Compart. achiziii

Competena n soluionarea contestaiilor

Competena de soluionare contestaii este dat In termenul de opiunea prii vtmate: fixat fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile ntiinarea privind instiinteze despre aceasta si pe ceilalti depunerea contestaiei i participanti la procedura de atribuire. transmiterea catre Consiliu a De asemenea, n termen de 5 zile de la primirea punctului de vedere copiei contestaiei, autoritatea contractant are obligaia transmiterii la Consiliu a punctului su de vedere asupra acesteia, nsoit de orice documente considerate edificatoare, precum i, sub sanciunea amenzii prevzute la art. 275 alin. (3), o copie a dosarului achiziiei publice. Lipsa punctului de vedere al autoritii contractante nu mpiedic soluionarea contestaiei, n msura n care s-a fcut dovada comunicrii acesteia.

Consiliul sau Instana de judecat.

Compart. achiziii

Compart. achiziii

D.E.A. Jurist

Director

Compart. achiziii

4.11. Semnarea contractului:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Finalizarea contractului public.

de

atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data Compart. achiziie finalizeaz prin semnarea contractului de achiziie semnarii achiziii public. contractului 10 zile sau Compart. 5 zile (fct. achiziii de valoare Juridic contract) de la comunicarea hotararii de atribuire, cu majorrile de 5 zile, dup caz (pct. 4.9.1.2)

2.

Incheierea contractului de Contractul de achiziie public se ncheie n form achiziie public. scris, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef , consilierul juridic i responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Director

Compart. achiziii Compart. Achiziii Serv.financiar contabil

Administraia Naional a Penitenciarelor

Director

137

Manual de proceduri

138

4.12. Transmiterea spre publicare a anunului de atribuire:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Transmiterea anunului de Anunul de atribuire se public in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, atribuire. disponibil la adresa de Internet www.elicitaie.ro; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise. Publicarea n MO se realiz. contra cost si va fi facultativ. , ncepnd cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este cazul Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunul de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia European.

Compart. achiziii

D.E.A. Jurist Cont. sef

Director Compart. achiziii

4.13. Definitivarea dosarului achiziiei publice i arhivarea documentelor:

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.

Intocmirea i pstrarea dosarului de achiziie public

Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziii publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz atta timp cat contractul de achiziie publica produce efecte juridice de la data finalizrii acestuia. n cazul anulrii procedurii de atribuire, dosarul se pstreaz cel puin 5 ani de la data anulrii respectivei proceduri.

Cel puin 5 ani Compart. de la data achiziii finalizrii contractului respectiv.

D.E.A. Cont. sef

Director

Compart. achiziii

4.14. Derularea contractului:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Constituirea garaniei de Se solicita constituirea garaniei de buna fi sub mai multe forme: buna executie, daca este executie, care poate garantie bancara; -prin scrisoare de cazul . -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de buna executie se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziie public, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garaniei de buna executie va fi cel puin egal cu durata contractului. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini autoritatea contractant are dreptul de a emite pretenii asupra garaniei de bun execuie, n limita prejudiciului creat . Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a contractului fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.

Odata cu Compart. incheierea achiziii contractului

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziii

Dupa constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term.convenit de parti Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada de credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate a asumate prin contract vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.

Compart. achiziii

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

Compart. achiziii

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziii

139

Manual de proceduri

140

4.15. Finalizarea contractului:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Reprezint operaiunea prin care autoritatea contractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. Eliberarea garaniei de buna Eliberarea garaniei de buna executie, se face dupa indeplinerea totala a contractului i plata executie, daca este cazul ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Efectuarea receptiei finale Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.

Max 14 zile de la finaliz. rec. finale, cu detalierea din art.92, alin (4) din OUG 34, pentru contractele de lucrri Max. 3 zile de la data elib. scrisorii de buna executie

Compart. achiziii

D.E.A.

Director

Compart. achiziii

Compart. achiziii

D.E.A.

Director

Compart. achiziii

4.16. Analiza procesului:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Efectuarea analizei Reprezinta operatiunea prin care autoritatea Dupa desfasurarii procedurii si a cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contr. contractului respectiv, masura in care au fost indeplinirii contractului satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie publica

finaliz. Compart. achiziii

D.E.A. Jurist Cont.sef

Director

Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

PROCEDURA: A00203016 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE - NEGOCIEREA FR PUBLICAREA PREALABIL A UNUI ANUN DE PARTICIPARE 1. SCOP a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea i desfurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, prin procedura negocierea fr publicarea prealabil a unui anun de participare, din cadrul sistemului penitenciar; b) stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate n cazul aplicrii procedurii de atribuire negocierea fr publicarea prealabil a unui anun de participare, c) asigur existena unei documentaii adecvate derulrii procedurii negocierea fr publicarea prealabil a unui anun de participare. 2. PREMISE n conformitate cu prevederile art. 122 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 modificat i completat autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de negocierea fr publicarea prealabil a unui anun n urmtoarele cazuri: a) atunci cnd, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziie public poate fi atribuit numai unui anumit operator economic; b) ca o msur strict necesar, atunci cnd perioadele de aplicare a licitaiei deschise, a licitaiei restrnse, a negocierii cu publicarea prealabil a unui anun de participare sau a cererii de oferte nu pot fi respectate din motive de extrem urgen, determinate de evenimente imprevizibile i care nu se datoreaz sub nicio form unei aciuni sau inaciuni a autoritii contractante. Autoritatea contractant nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioad mai mare dect cea necesar, pentru a face fa situaiei de urgen care a determinat aplicarea procedurii de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare; c) atunci cnd produsele ce urmeaz a fi livrate sunt fabricate exclusiv n scopul cercetrii tiinifice, experimentrii, studiilor sau dezvoltrii tehnologice, i numai dac acestea nu se realizeaz pentru obinerea unui profit i nici nu urmresc acoperirea costurilor aferente; d) atunci cnd este necesar achiziionarea, de la furnizorul iniial, a unor cantiti suplimentare de produse destinate nlocuirii pariale sau extinderii echipamentelor/instalaiilor livrate anterior, i numai dac schimbarea furnizorului iniial ar pune autoritatea contractant n situaia de a achiziiona produse care, datorit caracteristicilor tehnice diferite de cele deja existente, determin incompatibiliti sau dificulti tehnice sporite de operare i ntreinere. Perioada n care astfel de contracte pot fi atribuite nu trebuie s depeasc, de regul, 3 ani de la atribuirea contractului de furnizare iniial; e) pentru achiziionarea de materii prime cotate la bursele de mrfuri, achiziia acestora realiznduse ca urmare a tranzaciilor de pe piaa la disponibil; f) atunci cnd produsele pot fi achiziionate n condiii deosebit de avantajoase, de la un operator economic care i lichideaz definitiv afacerile, de la un judector-sindic care administreaz afacerile unui operator economic n stare de faliment sau lichidare, printr-un aranjament cu creditorii unui operator economic n stare de faliment sau lichidare ori printr-o alt procedur similar cu cele anterioare, reglementat prin lege; g) atunci cnd, ca urmare a unui concurs de soluii, contractul de servicii trebuie s fie atribuit, conform regulilor stabilite iniial, concurentului ctigtor sau unuia dintre concurenii ctigtori ai concursului respectiv, n acest din urm caz, autoritatea contractant avnd obligaia de a transmite invitaie la negocieri tuturor concurenilor ctigtori; h) atunci cnd este necesar achiziionarea unor lucrri sau servicii suplimentare/adiionale, care nu au fost incluse n contractul iniial, dar care datorit unor circumstane neprevzute au devenit necesare pentru ndeplinirea contractului n cauz, i numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele condiii: 141

Manual de proceduri - atribuirea s fie fcut contractantului iniial; - lucrrile sau serviciile suplimentare/adiionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic i economic, separate de contractul iniial fr apariia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractant sau, dei separabile de contractul iniial, sunt strict necesare n vederea ndeplinirii acestuia; - valoarea cumulat a contractelor care vor fi atribuite sau a actelor adiionale care vor fi ncheiate pentru lucrri i/sau servicii suplimentare ori adiionale nu depete 50% din valoarea contractului iniial; i) atunci cnd, ulterior atribuirii unui contract de lucrri sau de servicii, autoritatea contractant i propune s achiziioneze noi lucrri, respectiv noi servicii, care sunt similare lucrrilor sau serviciilor achiziionate prin atribuirea contractului iniial i numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele condiii: - atribuirea se face contractantului iniial, iar noile lucrri, respectiv noile servicii, constau n repetarea unor lucrri sau servicii similare celor prevzute n contractul atribuit iniial i sunt conforme cu cerinele prevzute n caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract; - contractul de lucrri/servicii iniial a fost atribuit prin procedura de licitaie deschis sau restrns; - valoarea estimat a contractului iniial de lucrri/servicii s-a determinat prin luarea n considerare inclusiv a lucrrilor/serviciilor similare care pot fi achiziionate ulterior; - n anunul de participare la procedura aplicat pentru atribuirea contractului iniial s-a precizat faptul c autoritatea contractant are dreptul de a opta pentru achiziionarea ulterioar de noi lucrri similare, respectiv noi servicii similare, de la operatorul economic a crui ofert va fi declarat ctigtoare n cadrul procedurii respective; - autoritatea contractant are dreptul de a aplica aceast procedur ntr-un interval care nu poate depi 3 ani de la atribuirea contractului iniial. 3.APLICABILITATE Procedura se aplic de ctre personalul din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor aparat propriu prin intermediul Direciei EconomicoAdministrative i a ordonatorilor teriari de credite din sistemul administraiei penitenciare ( penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenelor stabilite prin fia postului, pe linia achizitiilor publice. Definiie: NEGOCIEREA - reprezint procedura prin care autoritatea contractant deruleaz consultri cu candidaii selectai i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu unul sau mai muti dintre acetia.

142

4.DESCRIEREA PROCEDURII 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.

2.

La data Compart. Achizitii demarrii Compart. procedurii Financiar data Compart. 4. Elaborarea Notei justificative Se anexeaz baze de calcul justificative, prin La Achizitii de estimare a valorii care se evideniaz valoarea contractului demarrii contractului de achiziie exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n proced. pragurile specifice legislaiei in vigoare. public. 4.2. Elaborarea documentaiei de atribuire: 3.
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza

valorii Se identific toate costurile aferente pentru achiziie obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor necesare: se nsumeaz toate costurile platibile pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorarile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz a se acorda. Alegerea procedurii care Se specifica data estimative de ncepereurmeaz s fie aplicat i finalizare a procedurii. ntocmirea calendarului procedurii Verificarea existenei Se verific de catre compartimentul financiarsurselor de finanare din Fila contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii de buget Estimarea contractului public. de

La data Compart. logistic demarrii procedurii

D.E.A. Cont. sef

Director

Compart. achizitii

La data Compart. achizitii ntocmiri planului

D.E.A.

Director

Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii

D.E.A. Cont. Sef D.E.A.

Director

Director

Administraia Naional a Penitenciarelor

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, La data Compart. sarcini. care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici demarrii de tehnice cu ajutorul crora sunt descrise produsele, procedurii specialtate serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i necesarul fiecrui compartiment de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei.

D.E.A. Cont. ef ef compart. de specialtate

Director

Compart. achizitii

143

Manual de proceduri

144

clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecie se refer numai calificare si selecie la:situaia personal a ofertantului; capacitatea de referitoare la situaia exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau sau la capacitatea tehnic profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului, dac este cazul. i/sau profesional. Completarea fiei de date a achiziiei Stabilirea formularelor i modelelor care se vor ataa documentaiei de atribuire. Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform anexei prezentate.

Elaborarea contractuale.

La data ntocmiri Compart. planului achizitii Serv.fin.

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director

Compart. achizitii

D.E.A. La data Compart. Cont.sef achizitii demarrii Compart. de procedurii specialit.

Director

Compart. achizitii

4 5

Pana la data de- Compart. marrii proced. achizitii Pana la data demarrii proced. Compart. achizitii

D.E.A. D.E.A.

Director Director

Compart. achizitii Compart. achizitii

Documentaia de atribuire trebuie s conin urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, Formularul de ofert, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit. Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziie public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor; monitoriz.intern a procesului de achiziie.

Pana la data Compart. achizitii des-chiderii ofertelor

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

4.3. Transmiterea invitaiei de participare la negocieri:

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Redactarea i transmiterea invitaiei de participare la negocieri odat cu documentaia de atribuire

n cazul n care acest lucru este posibil i n La msura n care nu se ncalc condiiile prevzute demararii la art. 122 lit. h), i) i j), autoritatea contractant proced. are obligaia de a invita la negocieri un numr de operatori economici care s asigure o concuren real

data Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

4.4. Numirea comisiei de evaluare:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi format din minim 3 numire a Comisiei de membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, evaluare din cadrul compartimentului intern de achiziii Autoritatea contractant poate solicita opinia ntocmirea Notei experilor externi, n cazul n care instituia nu justificative privind deine personal calificat pentru verificarea cooptarea de experi respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul externi, dac este cazul. de sarcini.

Pana la data Compart. achizitii demarrii proced. Pana la data Compart. deschiderii ofert. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii Compart. achizitii

D.E.A.

Director

4.5. Perioada de ateptare

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Primirea preliminare

In momentul Secretariat ofertelor Fiecare participant la negocieri are obligaia de a prezenta, o ofert preliminar care va constitui sosirii punctul de pornire al negocierilor. Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i data sosirii.

Compart. Achizitii

Director

Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor

4.6. Derularea negocierilor

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Reprez. de Membrii Completarea de ctre Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte comisiei de din partea verificarea fiecare membru al imparialitate Min. evaluare candidaturilor. comisiei de evaluare i de Finanelor ctre experii externi (dac e cooptai, a declaraiilor prezent) privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor.

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

145

Manual de proceduri

146

Derularea negocierilor cu fiecare candidat n parte

La sfritul fiecrei ntlniri comisia de evaluare are obligaia consemnrii problemelor discutate i aspectelor convenite ntr-un proces-verbal de edin. Negocierile se deruleaz pn n momentul n Depunerea ofertei finale care fiecare participant la negocieri declar c oferta preliminar pe care a prezentat-o nu mai poate fi mbuntit. Autoritatea contractant are obligaia de a solicita candidatului de la care, n urma negocierilor, a obinut cea mai avantajoas propunere de ofert din punct de vedere economic, s reconfirme rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte finale. Ofertantul nu are dreptul ca, prin oferta final, s aduc modificri elementelor stabilite n procesul de negociere. Imediat dupa Elaborarea raportului de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de deliberare evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare al procedurii evaluare a procedurii

Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii

Membrii comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare

Verifica Aproba

Compart. achiziii

4.7. Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire: 1

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Arhiveaza

1.1 1.2

Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public Comunicarea rezultatului hotrrii comisiei de evaluare a ofertelor Modalitatea de comunicare a rezultatului

Autoritatea contractant are obligaia de a informa ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri. Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile lucrtoare de la emiterea deciziilor respective

Cat mai curand Resp. posibil achiziii

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziii

Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile mijloace electronice. Dac aceasta nu se de la emiterea realizeaz i prin fax sau mijloace electronice deciziei atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile lucrtoare

Resp. achiziii Resp. achiziii

Director Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

2 2.1

Acceptarea ctigtoare

ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se Maxim 3 zile Resp. achiziii informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea deciziei prezentate. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 zile Resp. respini despre rezultatul nu a fost declarat ctigtoare se informeaz de la emiterea achiziii hotrrii comisiei i asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei motivarea acesteia. respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat castigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor cstigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public. Invitaia ofertanilor Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai Maxim 3 zile Resp. declarai ctigtori catigtori trebuie s conin i invitaia pentru de la emiterea achiziii deciziei pentru semnarea semnarea contractului. contractului.

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

4.8. Perioada de ateptare:

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.

Primirea contestaiilor, Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile In termenul fixat dac este cazul, cu numr primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii de nregistrare i rezoluia contractante i fac parte din dosarul achiziiei. motivat a autoritii contractante la contestaia depus.

Secretariat

DEA

Compart. achiziii

147

Manual de proceduri

148

Competena soluionrii contestaiilor

3 4

ntiinarea privind depunerea contestaiei Soluionarea contestaiei

Competena de soluionare contestaii este dat de In termenul fixat opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta. Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire. Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivat se public pe pagina de Internet a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr referire la datele de identificare a deciziei i ale prilor, precum i la datele personale, n termen de 10 de zile de la data la care aceasta rmne definitiv i irevocabil.

Consiliul sau Instana de judecat. Compart. achiziii Consiliul D.E.A. Jurist Director

Compart. Achiziii

Compart. Achiziii Compart. Achiziii

4.9. Semnarea contractului:

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz La data semnarii Resp. contractului achiziii contractului de achiziie prin semnarea contractului de achiziie public . public. Incheierea contractului de Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in trei exemplare in urma procedurii de achiziie public. atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef 10 zile sau Resp. 5 zile (fct. de achiziii Juridic valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire

2.

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Director

Compart. achiziii Compart. Achiziii Serv.finan -ciar contabil

Director

4.10. Transmiterea spre publicare a anunului de atribuire:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Transmiterea de atribuire.

anunului Anunul de atribuire se public in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise. Publicarea n MO se realiz. contra cost si este facultativa, incepand cu data de 01.01.2008; Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este cazul .

Compart. achiziii

D.E.A. Jurist Cont. sef

Director

Compart. achiziii

4.11. Definitivarea dosarului achiziiei publice i arhivarea documentelor:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Definitivarea dosarului de achiziie public. Pstrarea dosarului de achiziie public

2.

Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de procedurii atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se Cel puin 5 ani pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziii publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz atta timp cat contractul de achiziie publica produce efecte juridice de la data finalizrii acestuia.

Compart achiziii Compart achiziii

D.E.A.

Director

Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor Compart. achiziii

D.E.A. Cont. sef

Director

149

Manual de proceduri

150

4.12. Derularea contractului:

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Constituirea garaniei de Se solicita constituirea de garaniei de buna buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; cazul . -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea contractului garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.

Odata cu Compart. achiziii incheierea contractului

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziii

Dupa cons- Compart. tituirea garantiei achiziii de buna executie de parti

Interval de timp Elaboreaza

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziii

4.13. Finalizarea contractului:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Verifica Aproba Arhiveaza

receptiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. Eliberarea garaniei de Se elibereaza garania de buna executie, dupa buna executie, daca este indeplinerea totala a contractului i plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se cazul elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de furnizor/prestator/execut catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din ant a confirmarii aceste documente se ataseaza dosarului indeplinirii a contractului procedurii. Efectuarea finale

Max 14 zile de Compart. achiziii la finaliz.rec.finale

D.E.A.

Director

Compart. achiziii

Max.3 zile de la Compart. data elib. achiziii scrisorii de buna executie

D.E.A.

Director

Compart. achiziii

4.14. Analiza procesului:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Efectuarea analizei Reprezinta operatiunea prin care autoritatea Dupa finalizarea Compart. achiziii desfasurarii procedurii si cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contr. a indeplinirii contractului contractului respectiv, masura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie publica

D.E.A. Jurist Cont.sef

Director

Compart. achiziii

PROCEDURA: A00203017 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE CONCURSUL DE SOLUII 1. Scop: Stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de produse, servicii sau lucrri prin procedura Concurs de soluii n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare; stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice. Administraia Naional a Penitenciarelor 2.Premise: n conformitate cu prevederile art. 131 i art. 132 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, autoritatea contractant are dreptul de a organiza un concurs de soluii, astfel ca o procedur independent, n care concurenii pot obine premii i/sau prime de participare, sau ca parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii, avnd obligaia de a preciza n cadrul documentaiei de concurs orice informaie, cerin, regul, criteriu sau altele asemenea, necesare pentru a asigura potenialilor concureni o informare complet i corect cu privire la modul de aplicare al concursului de soluii. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziiilor efectuate prin organizarea unui concurs de soluii conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. 151

Manual de proceduri

152

Definiie: Concurs de soluii - o procedur special prin care se achiziioneaz, ndeosebi n domeniul amenajrii teritoriului, al proiectrii urbanistice i peisagistice, al arhitecturii sau n cel al prelucrrii datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concureniale de ctre un juriu, cu sau fr acordarea de premii. Se iniiaz prin publicarea unui anun de participare prin care solicit operatorilor economici interesai depunerea de proiecte. 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

valorii Se identific toate costurile aferente pentru 1.1. Estimarea contractului de achiziie obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor necesare: se nsumeaz toate costurile platibile public. pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorarile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz a se acorda. Alegerea procedurii care Se specifica data estimativa de ncepere-finalizare 1.2. urmeaz s fie aplicat a procedurii. i ntocmirea calendarului procedurii existenei Se verific de catre compartimentul financiar1.3. Verificarea surselor de finanare din contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii Fila de buget 2. Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziie public. Elaborarea anunului de intenie i transmiterea acestuia n SEAP i MOdac este cazul. Se anexeaz baze de calcul justificative, prin care se evideniaz valoarea contractului exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n pragurile specifice legislaiei in vigoare. Anunul de intenie se transmite spre publicare obligatoriu atunci cnd se urmrete beneficierea de reducere a termenelor i dac : valoarea total estimat a contractelor depete pragurile stabilite prin legislaia n vigoare Anunul de intenie se public:

La data Compart. logistic demarrii procedurii

D.E.A. Cont. sef

Director

Compart. achizitii

La ntocmiri planului La data demarrii procedurii

data Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. financiar Compart. achizitii Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii

D.E.A. Cont. Sef D.E.A.

Director

Director

3.

D.E.A.

Director

- n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, - n SEAP - n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice; facultativ de la 01.01.2008 - numai n SEAP cu condiia ca, nainte de publicare, s fi fost transmis un anun simplificat de informare prealabil ctre Comisia European 4.2. Elaborarea documentaiei de concurs:
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Elaborarea caietului de Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), n sarcini. colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate.(sau specialisti din exterior cu o anumita calificare,daca e cazul) Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecie se refer numai la: calificare si selecie situaia personal a ofertantului; capacitatea de referitoare la situaia exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau sau la capacitatea profesional; standarde de asigurare a calitii; tehnic i/sau standarde de protecie a mediului, dac este cazul. profesional. Completarea fiei de date a achiziiei; Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform anexei prezentate.

Director La data Compart. de D.E.A. Cont.sef specialitate demarrii ef procedurii compart. specialitate D.E.A. La data Compart. Cont.sef achizitii demarrii Compart. de procedurii specialit. Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii Administraia Naional a Penitenciarelor

3 4

Pana la data demarrii proced. Stabilirea formularelor i Documentaia de concurs trebuie s conin Pana la data modelelor care se vor urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, demarrii ataa documentaiei de Formularul de ofert, Formularul de contract, proced. concurs. Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit.

Compart. achizitii Compart. achizitii

D.E.A. D.E.A.

Director Director

Compart. achizitii Compart. achizitii

153

Manual de proceduri

154

Constituirea garaniei de participare, daca este cazul . 6 Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziie public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor; monitoriz. intern a procesului de achiziie. La elaborarea calendarului se va ine seama de: termenele prevzute n ordonana pentru publicare anunuri; termenele prevzute n ordonana pentru depunerea ofertelor; durata previzionat pentru examinarea i evaluarea ofertelor; perioada de ateptare; orice alte termene ce pot influena procedura 4.3. Transmiterea spre publicare a anunului de participare:
Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate

Pana la data deschiderii ofertelor Pana La data demarrii proced.

Compart. achizitii Compart. Achizitii

D.E.A. D.E.A.

Director Director

Compart. achizitii Compart. achizitii

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Redactarea i aprobarea Anunul de participare trebuie s conin cel puin anunului de participare. informaiile prevzute de anex , dar de regul, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depete pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunului de participare n JOUE, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia European Transmiterea anunului Se realizeaz numai prin mijloace electronice, de participare ctre folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro operatorul SEAP. Numarul de zile dintre data publicarii anuntului de participare si data depunerii proiectelor trebuie sa fie stabilit astfel incat operatorii economici sa beneficieze de o perioada rezonabila pentru elaborarea lor

La demarrii procedurii

data Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

52 zile inainte Compart. de data dep. achizitii proiectelor care se pot reduce conf.cadr legal

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Transmiterea anunului Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi de Compart. la publicare n achizitii la Unitatea pentru transmiterea la MO. SEAP Coordonarea i Verificarea Achiziiilor Publice din cadrul Ministerului Finanelor Publice nsoit de fia de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata este este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare i servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrri 4.4. Numirea juriului: 3
Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Emiterea deciziei de numire a juriului

ntocmirea Notei justificative privind cooptarea de experi externi, dac este cazul.

Juriul trebuie sa fie autonom in deciziile si opiniile Pana pe care le emite, sa fie format din cel putin 3 demararea membrii, persoane fizice independente fata de proced. concurenti, cu pregatire profesionala in domeniu, cu experienta relevanta in domeniu, probitate morala recunoscuta; daca concurentilor li s-a cerut o anumita calificare cel putin 1/3 din membrii juriului trebuie sa aiba calificarea respectiva sau una echivalenta Autoritatea contractant poate solicita opinia experilor externi, n cazul n care instituia nu deine personal calificat pentru verificarea respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul de sarcini.

la Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii Administraia Naional a Penitenciarelor

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

155

Manual de proceduri

156

4.5. Punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de concurs

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Punerea la dispoziie a documentaiei de concurs, la cererea operatorului economic.

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

4.6. Perioada de ateptare

Nr. Crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

nreg. adreselor privind nregistrarea acestora se face la secretariatul div. solicitrile de instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. clarificri, de la oper. ec.; Autoritatea contractanta are obligatia de a lua toate masurile necesare pentru ca schimbul de mesaje, comunicarile si arhivarea informatiilor sa se realizeze intr-o astfel de maniera incat sa se asigure integritatea si confidentialitatea deplina a tuturor informatiilor comunicate de concurenti. Continutul planurilor sau proiectelor prezentate trebuie sa ramana confidential cel putin pana la data stabilita pentru deschiderea acestora, juriul urmand a lua cunostiinta de continutul respectivelor proiecte numai dupa aceasta data Autoritatea contractant are obligaia de a Transmiterea adreselor privind rspunsurile la rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. solicitrile de clarificri, Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, ctre toi operatorii ctre toi operatorii economici care au obinut economici care au documentaia de concurs; Dac documentaia este obinut documentaia de disponibil n SEAP , clarificrile sau modificrile acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou concurs fiier electronic la care se va asigura accesul direct i nerestricionat -Se rspunde i la solicitrile de clarificri care nu au fost transmise n timp util, numai dac perioada

n mom. primirii Secretariat solicitrii

Compart. Achizitii

DEA

Compart. Achizitii

n cel mult 3 zile Compart. lucr. de la achiziii primirea unei solicitri de clarificri, cu cel puin 6 zile nainte de data limit de dep. a pr.

D.E.A.

Director

Compart. achiziii

Primirea proiectelor

Selectia preliminara

necesar pentru elaborarea i transmiterea rspunsului face posibil primirea acestuia de ctre operatorii economici nainte de data limit de depunere a proiectelor. Proiectele se depun la sediul instituiei. Acestea In momentul Secretariat sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i sosirii data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta. Pentru dep. ofertelor se acord o per. de cel puin 52 de zile de la data transmiterii spre publ. a anunului de participare.Acest termen poate fi modificat, fara a aduce atingere prevederilor alin 2 art.134 Autoritatea contractanta are dreptul de a realiza o Compart. selectie preliminara a concurentilor, utilizand in achiziti acest ses criterii clare, obiective, nediscriminatorii care trebuie precizate in documentatia de concurs. Numarul de concurenti selectati trebuie sa fie suficient astfel incat sa asigure o concurenta reala
Aciuni desfurate Interval de timp

Compart. Achizitii

Director

Compart. Achiziii

Comisia de Director preselectie

Compart. achizitii

4.7. Desfurarea edinei de deschidere

Nr. crt. Descrierea activitilor Elaboreaza Aproba Arhiveaza

1.1

Completarea de ctre fiecare membru juriului i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii juriului i se modific decizia de numire a juriului Solutiile/proiectele se deschid la data i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire.

Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii juriului imparialitate deschiderea soluiilor/proiect elor. Directorul unitatii, care a numit juriul, va dispune n mom. D.E.A. modificarea componenei comisiei. apariiei conflictului de interese Solutiile/proiectele se deschid de ctre juriu edina de Membrii deschidere a juriului soluiilor/ proiectelor

Presed. Comisiei de evaluare Director

Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

Compart. achiziii Compart. achiziii

Presed. Comisiei de evaluare

157

Manual de proceduri

158

Se verific dac acestea sunt conform specificailor edina prevzute n documentaia de concurs deschidere soluiilor/ proiectelor Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele edina 4 informaii: denumirea (numele) ofertanilor; deschidere modificrile i retragerile de oferte; existena soluiilor/ garaniilor de participare; elementele principale ale proiectelor propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea soluiilor/proiectelor prezentate ntr-o alt moned; propuneri de oferte alternative (dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe care juriul le consider necesare. Comisia de evaluare va ntocmi un Procesul verbal de deschidere a solutiilor/proiectelor edina 5 trebuie s includ informaiile anunate de ctre deschidere proces - verbal de deschidere preedintele juriului. solutiilor/ proiectelor Semnarea procesului verbal de Procesul verbal privind edina de deschidere a edina 6 solutiilor/proietelor va fi semnat de ctre membrii deschidere deschidere a solutiilor/proiectelor juriului i de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt solutiilor prezeni la deschiderea solutiilor/proiectelor 4.8. Examinarea i evaluarea proiectelor 3 Verificarea modului de respectare a regulilor formale de depunere i prezentare a soluiilor/proiectelor i a documentelor care le nsoesc. Plicurile vor fi deschise de ctre preedintele juriului. 1
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate

de Membrii a juriului de Presedintel a e juriului

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii

de Membrii a juriului de Membrii a juriului

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Aproba

Compart. achiziii Compart. achiziii

Interval de timp

Elaboreaza

Arhiveaza

Examinare i evaluarea soluiilor/proiectelor Verificarea soluiilor/proiectelor

Juriul are obligaia de a desfura activitile de In cadrul sed. Membrii examinare i evaluare numai la sediul autoritii De deschidere juriului contractante Verificarea de ctre juriu a condiiilor de : eligibilitate, In cadrul sed. Membrii juriului calificare, corespondena tehnic i financiar dintre de deschidere documentaia de atribuire i ofertele depuse Dup expirarea Membrii juriului termenului limita

Se resping proiectele necorespunztoare, respectiv cele care sunt:: inacceptabile sau neconforme.

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii

5.

5.1

5.2

solutiei/proiectului Juriul are obligaia de a evalua proiectele exclusiv pe baza criteriilor de evaluare indicate in anunt. Juriul are dreptul de a invita concurenii sa rspund la problemele consemnate in vederea clarificrii oricror aspecte referitoare la soluia /proiectul propus Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Calcularea punctajului pentru stabilirea solutiei/proiectului ctigtor avantajoas din punct de vedere economic", atunci evaluarea proiectelor se realizeaz prin acordarea, n cazul n care se aplic criteriul de pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj rezultat atribuire oferta cea mai avantajoas ca urmare a aplicrii algoritmului de calcul stabilit n din punct de vedere economic documentaia de atribuire. Clasamentul se ntocmete n ordinea descresctoare a punctajului acordat. Punctajul obinut de fiecare ofert reprezint media aritmetic a punctajelor acordate de fiecare membru al juriului de evaluare n parte. Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai sczut", Calcularea punctajului pentru stabilirea solutiei/proiectului ctigtor atunci evaluarea proiectelor se realizeaz prin compararea preurilor, fr TVA, a fiecrei oferte n n cazul n care se aplic criteriul de parte i prin ntocmirea, n ordine descresctoare a atribuire preul cel mai sczut preurilor respective, a clasamentului pe baza cruia se stabilete oferta ctigtoare. Procedura de atribuire a contractului se anuleaz atunci cnd:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunztoare ; au fost depuse oferte care, dei pot fi luate n considerare, nu pot fi comparate datorit modului neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil ncheierea contractului. Elaborarea raportului de evaluare al Juriul are obligatia de a intocmi un raport, semnat de toti membrii sai, care trebuie sa cuprinda evaluarea procedurii calittiva a fiecarui proiect, observatii specifice, precum si daca este cazul lista de probleme care urmeaza afi clarificate. Anularea procedurii, dac este cazul.

Stabilirea ctigtor

Dup expirarea termenului limita Cat mai curand posibil

Membrii juriului

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Membrii juriului

Compart. achiziii

Cat mai curand posibil

Membrii juriului

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. Compart. Achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

6.

Cat mai curand Membrii posibil juriului

Compart. achiziii

Cat mai curand posibil

Membrii juriului

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

159

Manual de proceduri

160

7.1

Solicitare de clarificari

Juriul are dreptul de a invita concurentii sa raspunda la problemele care au fost consemnate in raport in vederea clarificarii oricaror aspecte referitoare la solutia propusa
Aciuni desfurate

Imediat dupa intocmirea rap.juriului

Membrii juriului

Presed. Comisiei de evaluare

Aproba

Director

4.9.Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire:

Nr. Crt Descrierea activitilor Interval de timp Elaboreaza Verifica Arhiveaza

1.1 1.2

Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public Comunicarea rezultatului hotrrii juriului Modalitatea de comunicare a rezultatului

2 2.1

Acceptarea ctigtoare

ofertelor

Informarea ofertanilor respini despre rezultatul hotrrii comisiei i motivarea acesteia.

Autoritatea contractant are obligaia de a informa Cat mai curand posibil ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri. Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile lucrtoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea deciziei Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile mijloace electronice. Dac aceasta nu se de la emiterea realizeaz i prin fax sau mijloace electronice deciziei atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se Maxim 3 zile informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea deciziei prezentate. Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 zile nu a fost declarat ctigtoare se informeaz de la emiterea asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat castigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor

Membrii juriului

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziii

Membrii juriului Membrii juriului

Director Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Membrii juriului Membrii juriului

Director Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Invitaia ofertanilor declarai ctigtori pentru semnarea contractului.

Descrierea activitilor

cstigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public. Fiecare dintre aceti operatori economici se informeaz i despre data limit pn la care au dreptul de a depune contestaie, avndu-se n vedere prevederile art. 272. Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai catigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului.

Maxim 3 zile Membrii de la emiterea juriului deciziei

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziii

4.10. Perioada de ateptare:

Nr. Crt Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Primirea contestaiilor, dac este cazul, cu numr de nregistrare i rezoluia motivat a autoritii contractante la contestaia depus. Obiectul contestaiei

Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile In termenul fixat primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii contractante i fac parte din dosarul achiziiei.

Secretariat

DEA

Compart. achiziii

Soluionarea contestaiilor

Obiectul contestaiei const n pretenia concret dedus judecii i poate fi, dup caz:anularea actului; obligarea autoritii contractante de a emite un act; obligarea autoritii contractante de a lua orice alte msuri necesare pentru remedierea actelor ce afecteaz procedura de atribuire. Competena de soluionare contestaii este dat de In termenul fixat opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat. Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie nstiintati de autoritatea contractanta,

Administraia Naional a Penitenciarelor

Consiliul sau Instana de judecat.

Compart. Achiziii

161

Manual de proceduri

162

Autoritatea contractanta are obligaia sa ii ntiinarea privind Maxim 5 zile depunerea contestaiei i instiinteze despre aceasta si pe ceilali participani la procedura de atribuire. transmiterea ctre Consiliu a punctului de vedere Solutionarea contestaiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile 5 comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivat se public pe pagina de Internet a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr referire la datele de identificare a deciziei i ale prilor, precum i la datele personale, n termen de 10 de zile de la data la care aceasta rmne definitiv i irevocabil. 4.11. Semnarea contractului: 4
Nr. Crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp

Compart. achiziii

D.E.A. Jurist

Director

Compart. Achiziii

Consiliul

Compart. Achiziii

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz La data semnarii Compart. contractului achiziii contractului de achiziie prin semnarea contractului de achiziie public . public. Incheierea contractului Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in trei exemplare in urma procedurii de de achiziie public. atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef 10 zile sau 5 Compart. zile (fct. de achiziii valoare contract) Jurist de la comunicarea hotararii de atribuire,

2.

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Contabil sef Jurist

Director Compart. achiziii Director Compart. Achiziii Serv.financiar contabil

4.12. Transmiterea spre publicare a anunului de atribuire:

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Transmiterea anunului Anunul de atribuire se public in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, de atribuire. disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise.Publicarea n MO se realiz. contra cost i este facultativ ncepnd cu 01.01.2008, cf OUG 94/2007; Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac e cazul Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunul de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n ordonan, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia European.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp

Compart. achiziii

D.E.A. Jurist Cont. sef

Director

Compart. achiziii

4.13. Definitivarea dosarului achiziiei publice i arhivarea documentelor:

Nr. Crt Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Administraia Naional a Penitenciarelor

Definitivarea dosarului de achiziie public. Intocmirea i pstrarea dosarului de achiziie public

2.

Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de procedurii atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se cel puin 5 ani pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziii publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz atta timp cat contractul de achiziie publica produce efecte juridice de la data finalizrii acestuia.

Compart. achiziii Compart. achiziii

D.E.A.

Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

D.E.A. Cont. sef

Director

163

Manual de proceduri

164

4.14. Derularea contractului:

Nr. Crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Constituirea garaniei de Se solicita constituirea de garaniei de buna buna executie, daca executie, care poate fi sub mai multe forme: - prin scrisoare de garantie bancara; este cazul. -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea contractului garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.

Odata incheierea contractului

cu Compart. achiziii

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director

Compart. achiziii

Dupa constituirea Compart. garantiei de buna achiziii executie daca a fost solicitata, fie la term. convenit de parti Pe perioada de Compart. valabilitate a achiziii contractului

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director

Compart. achiziii

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director

Compart. achiziii

4.15. Finalizarea contractului:

Nr. Crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Efectuarea finale

receptiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala.

Eliberarea garaniei de Se elibereaza de garania de buna executie, dupa buna executie, daca indeplinerea totala a contractului i plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se este cazul elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care conin ANRMAP si catre informaii referitoare la ndeplinirea contractului de furnizor/prestator/execut ctre furnizor/prestator/executant si la eventualele ant a confirmarii prejudicii create de acesta. Un exemplar din indeplinirii a contractului aceste documente se ataeaz dosarului procedurii.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate

Max 14 zile de la finaliz.re finale, cu detalierea din art. 92, alin. (4) din OUG 34 , pentru contractele de lucrri Max.3 zile de la data elib.scrisorii de buna executie

Compart. achiziii

D.E.A. Jurist

Director

Compart. achiziii

Compart. achiziii

D.E.A.

Director

Compart. achiziii

4.16. Analiza procesului:

Nr. Crt. Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea Dupa finalizarea Compart. achiziii desfasurarii procedurii cotractanta analizeaz modul de ndeplinire a contractului si a indeplinirii contractului respectiv, msura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele contractului tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziie publica

D.E.A. Jurist Cont.sef

Director

Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor

PROCEDUR: A00203018 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIIE PUBLICE - LICITAIA RESTRNS 1. SCOP a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea i desfurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, prin procedura licitaie restrns, din cadrul sistemului penitenciar ; b) stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate n cazul aplicrii procedurii de atribuire licitaie restrns, c) asigur existena unei documentaii adecvate derulrii procedurii licitaie restrns, 165

Manual de proceduri

166

2. PREMISE n conformitate cu prevederile art. 81 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat procedura de licitaie restrns se desfoar, de regul, n dou etape: etapa de selectare a candidailor, prin aplicarea criteriilor de selecie i respectiv etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidaii selectai, prin aplicarea criteriului de atribuire. Autoritatea contractant are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaie electronic, caz n care are obligaia de a anuna aceast decizie n anunul de participare i n documentaia de atribuire. 3.APLICABILITATE Procedura se aplic de ctre personalul din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor aparat propriu prin intermediul Direciei Economico Administrative i ordonatorilor teriari de credite din sistemul administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenelor stabilite prin fia postului, pe linia achizitiilor publice. Definiie: Licitaie restrns: procedura la care orice oper. econ. are dreptul de a-si depune candidatura urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferte 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare
Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.1.

1.2.

Alegerea procedurii care urmeaz s fie aplicat i ntocmirea calendarului procedurii Analiza necesarului de achiziii functie de fondurile alocate Verificarea existenei surselor de finanare din Fila de buget

Se specifica data estimativ de ncepere-finalizare La data ntocmiri a procedurii. planului Compartimentul financiar-contabil analizeaza La data demarrii impreuna cu compartimentele de resort si procedurii compartimentul de achizitii Se verific de catre compartimentul financiarcontabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii La data demarrii procedurii

Compart. achizitii Compart. Achizitii Compart. financiar Compart. Achizitii Compart. financiar

D.E.A.

Director

Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii

1.3.

D.E.A. Cont. Sef Sef comp logistic D.E.A. Cont. Sef

Director

Director

1.4.

Definitivarea i aprobarea Programului anual al Achiziiilor publice

2.

Programul anual al Achiziiilor publice se aprob Pn la 15.12 Compart. de ctre directorul instituiei. Dac nu au fost Achizitii cuprinse unele produse, lucrri sau servicii, se pot face modificari sau completri dac sunt asigurate sursele de finanare. Elaborarea Notei Se anexeaz baze de calcul justificative, prin care La data demarrii Compart. justificative de estimare se evideniaz valoarea contractului exprimata n procedurii Achizitii a valorii contractului de lei fr TVA, n euro i ncadrarea n pragurile specifice legislaiei in vigoare. achiziie public.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

4.2. Elaborarea documentaiei de atribuire:

Nr. Crt. Verifica Aproba Arhiveaza

Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici sarcini. tehnice cu ajutorul crora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i necesarul fiecrui compartiment de activitate Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), n colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Elaborarea clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Stabilirea criteriilor de calificare si selecie referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional.

La data demarrii Compart. de D.E.A. procedurii specialit.

Director Compart. achizitii

Administraia Naional a Penitenciarelor

La data ntocmiri Compart. planului Achizitii Jurist Serv.fin. Compart. Achizitii Comp.de specialit.

D.E.A. Cont.sef

Director Compart. achizitii

Criteriile de calificare si selecie se refer numai La data demarrii la:situaia personal a ofertantului; capacitatea de procedurii exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului, dac este cazul.

D.E.A. Cont.sef

Director Compart. achizitii

167

Manual de proceduri

168

4 5

Completarea fiei de date a achiziiei; Stabilirea formularelor i modelelor care se vor ataa documentaiei de atribuire. Constituirea garaniei de participare, daca este cazul .

Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform anexei prezentate. Documentaia de atribuire trebuie s conin urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, Formularul de ofert, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziie public. Perioada de valabilitate a garaniei pentru participare va fi cel puin egal cu per. de valabilitate a ofertei. Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte.

Pana La data demarrii proced. Pana La data demarrii proced.

Compart. Achizitii Compart. Achizitii

D.E.A. D.E.A.

Director Compart. achizitii Director Compart. achizitii

Pana la deschiderii ofertelor

data Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

Pana la data demarrii proced.

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

ETAPA I - SELECTARE A CANDIDAILOR 4.3. Transmiterea spre publicare a anunului de participare:

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Redactarea i Anunul de participare trebuie s conin cel puin - 37 zile nainte de Compart. aprobarea anunului de informaiile prevzute de anex , dar de regul, nu depunere a Achizitii participare. mai mult de 650 de cuvinte candid. Solicitrii obligatorii n Solicitarea operatorilor economici interesai pentru anunul de participare depunerea de candidaturi, indicarea criteriilor de selecie i regulile aplicabile, numrul minim de candidai care se intenioneaz a fi selectai i, dac este cazul, numrul maxim al acestora. Numrul minim de candidai indicat nu poate fi mai mic de 5. Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii Compart. achizitii

2.

D.E.A.

Director

3. 4

Transmiterea anunului de participare ctre operatorul SEAP. Transmiterea anunului la Unitatea pentru Coordonarea i Verificarea Achiziiilor Publice din cadrul Ministerului Finanelor Publice nsoit de fia de prezentare conform formularului standard, valoarea estimata este > 75000 euro
Descrierea activitilor

Se realizeaz numai prin mijloace electronice, - 16 zile folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro. Acest lucru se va realiza concomitent cu cel mult o zi de la publicare n SEAP transmiterea la MO.-facultativ

Compart. Achizitii Compart. Achizitii

D.E.A. D.E.A.

Director Director

Compart. achizitii Compart. achizitii

4.4. Punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de atribuire

Nr. Crt. Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Autoritatea contractant are obligaia de a pune la dispoziia operatorului economic documentaia de atribuire.

Punere la dispoziie a documentaiei de atribuire punerea la dispoziie oricrui operator economic care a naintat o solicitare n acest sens sau, dup caz, cruia i s-a transmis o invitaie de participare a unui exemplar din documentaia de atribuire, pe suport hrtie i/sau pe suport magnetic. Dac, documentaia de atribuire este pus la dispoziie pe suport hrtie i/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractant are dreptul de a stabili un pre, cu condiia ca acesta s nu depeasc costul multiplicrii documentaiei, la care se poate aduga, dac este cazul, costul transmiterii prin pot.

max.4zile de la Compart. data solicitrii, dar Achizitii max.2zile pana la data limita de dep. a of.

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Administraia Naional a Penitenciarelor

169

Manual de proceduri

170

4.5. Primirea de clarificri privind documentaia de atribuire i rspunsul la acestea:

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

nreg. adreselor privind div. solicitrile de clarificri, de la candidaii selectai.; Transmiterea adreselor privind rspunsurile la solicitrile de clarificri, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire

nregistrarea acestora se face la secretariatul n mom. primirii Secretariat instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. solicitrii Autoritatea contractant are obligaia de a rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire; Dac documentaia este disponibil n SEAP, clarificrile sau modificrile acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fiier electronic la care se va asigura accesul direct i nerestricionat - Se rspunde i la solicitrile de clarificri care nu au fost transmise n timp util, numai dac perioada necesar pentru elaborarea i transmiterea rspunsului face posibil primirea acestuia de ctre operatorii economici nainte de data limit de depunere a ofertelor. n cel mult 3 zile Compart. lucr. de la primirea achiziii unei solicitri /clarificri, nu mai tarziu de 6 zile nainte de data limit de dep. a of.

Compart. Achizitii D.E.A.

DEA

Compart. Achizitii

Director Compart. achiziii

4.6. Numirea comisiei de evaluare:

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.1.

Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi format din minim 3 numire a Comisiei de membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, evaluare din cadrul compartimentului intern de achiziii Modul de lucru al Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor comisiei de evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia

Pana La data Compart. demarrii proced. Achizitii Pana la data Compart. deschiderii ofert. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii Compart. achizitii

D.E.A.

Director

ntocmirea Notei justificative privind cooptarea de experi externi, dac este cazul.
Descrierea activitilor

Autoritatea contractant poate solicita opinia Pana la data Compart. experilor externi, n cazul n care instituia nu deschiderii ofertei Achizitii deine personal calificat pentru verificarea respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul de sarcini.
Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

4.7.Primirea candidaturilor:
Nr. Crt. Verifica Aproba Arhiveaza

Primirea candidaturilor

Orice operator economic are dreptul de a-i In moment. sosirii depune candidatura pentru prima etap. Candidaturile se depun la sediul instituiei. Acestea sunt nregistrate la secretariat consemnndu-se ora i data sosirii.
Aciuni desfurate Interval de timp

Secretariat

Compart. Achizitii

Director

Compart. achiziii

4.8.Examinarea candidaturilor:
Nr. Crt. Descrierea activitilor Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Presed. Compart. Reprez. Verificarea ndeplinirii Se verific de ctre membri comisiei dac La sedinta de Membrii comisiei de din partea Comisiei achiziii cerinelor minime de candidaii ndeplinesc criteriile de selecie privind selectare a cand. Min.Finan- de evaluare capacitatea tehnic i economic, care au fost calificare telor (daca evaluare stabilite i anunate prin anunul de participare. e prezent) 4.9. Stabilirea clarificrilor la documentele prezentate de ofertani i primirea rspunsurilor la acestea, precum i a documentelor solicitate a fi completate: 1
Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Administraia Naional a Penitenciarelor

Termenul de Se acord un termen rezonabil de timp, de regul 72 ore completare a n limita a 72 de ore de la momentul solicitrii solicitare documentelor lips de pentru completarea documentelor lips. ctre participanii la procedur.

de

Reprez. la Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

171

Manual de proceduri

172

Interdicii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite i completri a de a solicita completarea unui document care lipsete dac:n documentaia de atribuire a fost documentelor lips. menionat expres faptul c, n caz de neprezentare a respectivului document, nu este permis completarea ulterioar, neprezentarea avnd ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, dei cunotea cerinele, a omis s prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate n cadrul documentaiei de atribuire.

Reprez. Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

4.10. Stabilirea operatorilor economici selectai:

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

3.

Stabilirea operatorilor Candidaii selectai trebuie s ndeplinesc economici selectai criteriile de selecie privind capacitatea tehnic i economic, care au fost stabilite. Numrul de candidai selectai dup prima etap a procedurii trebuie s fie cel puin egal cu numrul minim indicat n anunul de participare. Elaborarea raportului Comisia de evaluare are obligaia de a elabora un intermediar al raport intermediar, privind selectarea candidailor, procedurii, sau dac care se nainteaz directorului unitii, spre este cazul, a unui aprobare. proces verbal intermediar de evaluare. Anularea sau n cazul n care numrul candidailor care continuarea procedurii ndeplinesc criteriile de selecie este mai mic dect numrul minim indicat n anunul de participare: a) fie se anuleaz procedura; b) fie se continua procedura, numai cu acei candidai care ndeplinesc criteriile solicitate, n msura n care numrul acestora este, cel puin 3.

Reprez. Imediat dupa Membrii etapa de selectare comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent) Reprez. Imediat dupa Membrii etapa de selectare comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent) Imediat dupa Membrii Reprez. etapa de selectare comisiei de din partea evaluare Min.Finantelor (daca e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Compart. achiziii

Compart. achiziii

4.11. Informarea candidailor cu privire la rezultatul primei etape

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Informarea candidailor

Imediat dupa Compart. Informarea candidailor n legtur cu rezultatul aplicrii primei etape a procedurii de atribuire, elab.rap. intermed. Achizitii respectiv a celor, respini sau neselectai. Comunicarea trebuie s conin motivele concrete care stau la baza deciziei de respingere a candidaturilor .

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

ETAPA I - EVALUAREA OFERTELOR 4.12. Transmiterea invitaiei de participare candidailor selectai

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.

Redactarea i aprobarea invitaiei de participare

2.

Transmiterea invitatiei de participare i a documentaiei de atribuire candidaiilor selectai

Invitaia de participare trebuie s cuprind: a) referine privind anunul de participare publicat; b) data limit stabilit pentru depunerea ofertelor c) adresa la care se transmit ofertele; d) limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta; e) data deschiderii ofertelor; f) dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie s le prezinte n scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap pentru demonstrarea capacitii tehnice i economico-financiare. n cazul n care documentaia de atribuire este min. 40 zile accesibil direct prin mijloace electronice n SEAP, nainte de data atunci invitaia de participare va include informaii limit de depunere privind modul de accesare a documentaiei a ofertelor respective.

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Administraia Naional a Penitenciarelor

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

173

Manual de proceduri

174
Nr. Crt.

4.13. Primirea ofertelor

Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea In momen. sosirii sunt nreg. la secretariat, consemnndu-se ora i data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei, cnd a fost depus oferta. 4.14. Deschiderea ofertelor i ntocmirea procesului verbal de deschidere 1 Primirea ofertelor
Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate

Secretariat

Compart. Achizitii

Director

Compart. achiziii

Interval de timp

Elaboreaza

Aproba

Arhiveaza

3 4 5

Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii comisiei de evaluare i se modific decizia de numire a comisiei de evaluare Ofertele se deschid la data i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire. Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la edina de deschidere a ofertelor Comisia de evaluare verific modul de respectare a regulilor formale de depunere i prezentare a ofertelor i a documentelor anexate.

Se completeaz declaraia de confidenialitate nainte i imparialitate deschiderea ofertelor.

de Membrii comisiei evaluare

Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare

Directorul unitii, care a numit comisia de n mom. apariiei D.E.A. de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea conflictului interese componenei comisiei. Ofertele se deschid de ctre comisia de edina evaluare deschidere ofertelor Prezena acestuia se consemneaz in edina procesul verbal de deschidere a ofertelor. deschidere ofertelor Se verific dac acestea sunt conform edina specificailor prevzute n documentaia de deschidere ofertelor atribuire. de Membrii a comisiei evaluare de Membrii a comisiei evaluare de Membrii a comisiei evaluare

Director

Compart. achiziii

Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare

6 7

Comisia de evaluare va ntocmi un Procesul verbal de deschidere a ofertelor proces - verbal de deschidere trebuie s includ informaiile anunate de ctre preedintele comisiei. Semnarea procesului verbal de Procesul verbal privind edina de deschidere deschidere a ofertelor a ofertelor va fi semnat de ctre membrii comisiei i de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt prezeni la deschiderea ofertelor transmiterea procesului verbal de Procesul verbal de deschidere a ofertelor se deschidere i celorlali ofertani trimite fiecrui participant la procedur, fie c participani la procedur, dar ai cror a fost prezent la deschidere sau nu, n copie reprezentani nu au fost prezeni la xerox, att prin pot ct i prin fax. deschidere. 4.15. Examinarea i evaluarea ofertelor
Descrierea activitilor Aciuni desfurate

edina deschidere ofertelor edina deschidere ofertelor

de Membrii a comisiei evaluare de Membrii a comisiei evaluare

Compart. Presed. de Comisiei de achiziii eval. Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare Presed. de Comisiei de evaluare Compart. achiziii

Imediat dup Membrii comisiei ncheierea edinei de evaluare deschidere a ofertelor

Interval de timp Elaboreaza

Nr. Crt.

Aproba

Arhiveaza

1 2.

Examinare i evaluarea ofertelor Verificarea ofertelor

Oferte admisibile

Stabilirea ofertei ctigtoare

Comisia de evaluare are obligaia de a desfura activitile de examinare i evaluare numai la sediul autoritii contractante Verificarea de ctre comisia de evaluare a condiiilor de : eligibilitate ,calificare, corespondena tehnic i financiar dintre documentaia de atribuire i ofertele depuse Prin oferta admisibil se nelege oferta corespunztoare din punct de vedere al documentaiei de atribuire. Oferta ctigtoare se va desemna din ofertele admisibile. Comisia de evaluare are obligaia de a stabili oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicrii criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziie public.

Cat mai curand Membrii posibil comisiei evaluare Cat mai curand Membrii posibil comisiei evaluare Dup expirarea Membrii termenului limita comisiei evaluare Dup expirarea Membrii termenului limita comisiei evaluare

Presed. de Comisiei de evaluare Presed. de Comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor

Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare Presed. Compart. de Comisiei de achiziii evaluare

175

Manual de proceduri

176

Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin acordarea, pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicrii algoritmului de calcul stabilit n documentaia de atribuire. Clasamentul se ntocmete n ordinea descresctoare . 6 Calcularea punctajului pentru Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai sczut", evaluarea ofertelor se stabilirea ofertei ctigtoare n realizeaz atunci compararea preurilor, fr prin cazul n care se aplic criteriul de TVA, a fiecrei oferte n parte i prin atribuire preul cel mai sczut ntocmirea, n ordine descresctoare a preurilor respective, a clasamentului pe baza cruia se stabilete oferta ctigtoare. 7 Anularea procedurii, dac este Procedura de atribuire a contractului se anuleaz atunci cnd:au fost depuse numai cazul. oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunztoare ; au fost depuse oferte care, dei pot fi luate n considerare, nu pot fi comparate datorit modului neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil ncheierea contractului. 8 Elaborarea raportului de evaluare al Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia procedurii de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare a procedurii 4.16. Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire: 5 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n cazul n care se aplic criteriul de atribuire oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic
Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate

Cat mai curand Membrii posibil comisiei evaluare

Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare

Cat mai curand Membrii comisiei posibil evaluare

Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare

Cat mai curand Membrii comisiei posibil evaluare

Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare

Cat mai curand posibil

Membrii comisiei evaluare

Presed. Compart. de Comisiei de achiziii evaluare

Verifica Aproba Arhiveaza

Interval de timp

Elaboreaza

Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public Comunicarea rezultatului hotrrii comisiei de evaluare a ofertelor

Autoritatea contractant are obligaia de a informa ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri. Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile lucrtoare de la emiterea deciziilor respective

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Director

Acceptarea ctigtoare

ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se Maxim 3 zile informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea deciziei prezentate. Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert nu a fost declarat ctigtoare se informeaz asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective. Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai catigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului.

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Informarea ofertanilor respini despre rezultatul hotrrii comisiei i motivarea acesteia. Invitaia ofertanilor declarai ctigtori pentru semnarea contractului.
Descrierea activitilor

Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei

Director

Director

Compart. achiziii

4.17. Perioada de ateptare: 1

Nr. Crt. Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Primirea contestaiilor, dac este cazul, cu numr de nregistrare i rezoluia motivat a autoritii contractante la contestaia depus. Soluionarea contestaiilor

Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile In termenul fixat primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii contractante i fac parte din dosarul achiziiei.

Secretariat

DEA

Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

3 4

ntiinarea privind depunerea contestaiei Soluionarea contestaiei

Competena de soluionare contestaii este dat de In termenul fixat opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Maxim 5 zile Autoritatea contractanta are obligatia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire. 5 zile / 10 zile Soluionarea se face de ctre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile;

Consiliul sau Instana de judecat.

Compart. Achiziii

Compart. achiziii Consiliul

D.E.A. Jurist

Director Compart. Achiziii Compart. Achiziii

177

Manual de proceduri

178

4.18. Semnarea contractului:

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz La data semnarii Compart. contractului achiziii contractului de achiziie prin semnarea contractului de achiziie public . public. Incheierea contractului Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in trei exemplare in urma procedurii de de achiziie public. atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef
Descrierea activitilor Aciuni desfurate

2.

10 zile sau 5 Compart. zile (fct. de achiziii valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Director

Compart. achiziii Compart. Achiziii Serv.finan -ciar contabil

Director

4.19. Transmiterea spre publicare a anunului de atribuire:

Nr. Crt. Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Transmiterea anunului Anunul de atribuire se public in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, de atribuire. disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise.Publicarea n MO se realiz. contra cost ;
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp

Compart. achiziii

D.E.A. Cont. sef

Director

Compart. achiziii

4.21. Derularea contractului:

Nr. Crt. Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.

Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea Dupa constituirea Compart. garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, garantiei de buna achiziii contractului fie la termenul convenit de parti. executie daca a

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director

Compart. achiziii

Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale 2. Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna credinta, obligatiile asumate atat din punct de asumate prin contract vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect. 4.22. Finalizarea contractului:
Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate

fost solicitata, fie la term.onvenit de parti Pe perioada de Compart. valabilitate a achiziii contractului D.E.A. Cont.sef Jurist Director Compart. achiziii

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

recepiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. Eliberarea garaniei de Se elibereaza de garaniei de buna executie, dupa buna execuie, daca indeplinerea totala a contractului i plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se este cazul elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de furnizor/prestator/execu catre furnizor/prestator/executant si la eventualele tant a confirmarii prejudicii create de acesta. Un exemplar din indeplinirii a aceste documente se ataseaza dosarului procedurii. contractului

Efectuarea finale

Max 14 zile de la Compart. finaliz.rec.finale achiziii

D.E.A. Jurist

Director

Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor

Max.3 zile de la Compart. data elib.scrisorii achiziii de buna executie

D.E.A. Jurist

Director

Compart. achiziii

179

Manual de proceduri PROCEDURA: A00203019 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE - NEGOCIEREA CU PUBLICAREA PREALABIL A UNUI ANUN DE PARTICIPARE 1. SCOP a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea i desfurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, prin procedura negocierea cu publicarea prealabil a unui anun de participare, din cadrul sistemului penitenciar ; b) stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate n cazul aplicrii procedurii de atribuire negocierea cu publicarea prealabil a unui anun de participare, c) asigur existena unei documentaii adecvate derulrii procedurii negocierea cu publicarea prealabil a unui anun de participare. 2. PREMISE n conformitate cu prevederile art. 110 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006.modificat i completat autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de negociere, cu publicarea prealabil a unui anun de participare, n urmtoarele cazuri: a) atunci cnd, n urma aplicrii licitaiei deschise, licitaiei restrnse, dialogului competitiv sau a cererii de oferte, nu a fost depus nicio ofert sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme. Aplicarea procedurii de negociere n acest caz este posibil numai dup anularea procedurii iniiale de licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv sau cerere de oferte i numai dac cerinele iniiale prevzute n documentaia de atribuire nu sunt modificate substanial. n acest caz autoritatea contractant are dreptul de a nu transmite spre publicare anunul de participare dac invit la negocieri numai i pe toi acei ofertani care au ndeplinit criteriile de calificare i selecie n cadrul procedurii anterioare i care au depus oferte conform regulilor formale prevzute n documentaia de atribuire. b) n situaii excepionale, temeinic motivate, atunci cnd natura lucrrilor/produselor/serviciilor sau riscurile implicate de executarea/livrarea/prestarea acestora nu permit o estimare iniial global a preului viitorului contract de achiziie public; c) atunci cnd serviciile care urmeaz s fie achiziionate, ndeosebi serviciile financiare, astfel cum sunt acestea prevzute n categoria 6 din anexa nr. 2A, a Ordonanei de Urgen a Guvernului menionate, sau serviciile intelectuale, cum ar fi cele care implic proiectarea lucrrilor, sunt de aa natur nct caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achiziie public prin aplicarea licitaiei deschise sau licitaiei restrnse; d) atunci cnd lucrrile ce urmeaz a fi executate sunt necesare exclusiv n scopul cercetrii tiinifice, experimentrii sau dezvoltrii tehnologice, i numai dac acestea nu se realizeaz pentru obinerea unui profit i nici nu urmresc acoperirea costurilor aferente. 3.APLICABILITATE Procedura se aplic de ctre personalul din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor aparat propriu prin intermediul Direciei Economico Administrative i a ordonatorilor teriari de credite din sistemul administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenelor stabilite prin fia postului, pe linia achizitiilor publice. Definiie: NEGOCIEREA - reprezint procedura prin care autoritatea contractant deruleaz consultri cu candidaii selectai i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu unul sau mai muti dintre acetia.

180

4.DESCRIEREA PROCEDURII 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1.1. Estimarea valorii Se identific toate costurile aferente pentru contractului de achiziie obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor necesare: se nsumeaz toate costurile platibile public. pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorarile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz a se acorda. 1.2. Alegerea procedurii Se specificarea datei estimative de nceperecare urmeaz s fie finalizare a procedurii. aplicat i ntocmirea calendarului procedurii 1.3. Verificarea existenei Se verific de catre compartimentul financiarsurselor de finanare contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii din Fila de buget 2. Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziie public. Elaborarea anunului de intenie i transmiterea acestuia n SEAP i MO-dac este cazul.

Compart. logistic

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii Compart. Achizitii Compart. financiar Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii Compart. achizitii Administraia Naional a Penitenciarelor Compart. achizitii Compart. achizitii

D.E.A. Contabil ef D.E.A.

Director

3.

Se anexeaz baze de calcul justificative, prin care se evideniaz valoarea contractului exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n pragurile specifice legislaiei in vigoare. Anunul de intenie se transmite spre publicare Ct mai curnd Compart. obligatoriu atunci cnd se urmrete beneficierea dup nceperea Achizitii de reducere a termenelor i dac : valoarea total anului bugetar estimat a contractelor depete pragurile stabilite prin legislaia n vigoare Anunul de intenie se public: - n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene; - n SEAP

Director

D.E.A.

Director

181

Manual de proceduri

182

4.2. Elaborarea documentaiei de atribuire:

Nr. Crt. Descrierea activitilor

Aciuni desfurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

5 6

Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici tehnice sarcini. cu ajutorul crora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i necesarul fiecrui compartiment de activitate Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), n colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Elaborarea clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecie se refer numai la: calificare si selecie situaia personal a ofertantului; capacitatea de referitoare la situaia exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau sau la capacitatea profesional; standarde de asigurare a calitii; tehnic i/sau standarde de protecie a mediului, dac este cazul. profesional. Completarea fiei de Completarea Fiei de date a achiziiei se face date a achiziiei; conform anexei prezentate. Documentaia de atribuire trebuie s conin Stabilirea formularelor i modelelor care se urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, vor ataa Formularul de ofert, Formularul de contract, documentaiei de Formularul de scrisoare de garanie, daca se atribuire. solicit. Constituirea garaniei Garania de participare se stabilete in suma fix i de participare, daca ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziie public. este cazul . Perioada de valabilitate a garaniei pentru participare va fi cel puin egal cu per. de valabilitate a ofertei.

Compart. de D.E.A. specialit.

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii Jurist Serv.fin. Compart. Achizitii Comp.de specialit. Compart. Achizitii Compart. Achizitii

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achizitii

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achizitii

D.E.A. D.E.A.

Director Director

Compart. achizitii Compart. achizitii

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte.

Compart. Achizitii
Interval de timp Elaboreaza

D.E.A.

Director

Compart. achizitii
Arhiveaza

4.3. Transmiterea spre publicare a anunului de participare: 1

Nr. Crt. Descrierea activitilor

Aciuni desfurate

Verifica

Aproba

Redactarea i Anunul de participare trebuie s conin cel puin aprobarea anunului de informaiile prevzute de anex , dar de regul, nu participare. mai mult de 650 de cuvinte. Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depete pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunului de participare n JOUE, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia European Transmiterea anunului Se realizeaz numai prin mijloace electronice, 52 zile inainte de de participare ctre folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de data dep. ofertei operatorul SEAP. Internet www.e-licitaie.ro care se pot reduce conf.cadr. legal cel mult o zi de la Transmiterea anunului publicare n la Unitatea pentru SEAP Coordonarea i Verificarea Achiziiilor Publice din cadrul Ministerului Finanelor Publice nsoit de fia de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata fr TVA este este > 75000 euro pentru contractele de furnizare i servicii sau > 500000 euro pentru contractele de lucrri

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Administraia Naional a Penitenciarelor

183

Manual de proceduri

184

4.4. Numirea comisiei de evaluare:

Nr. Crt. Descrierea activitilor

Aciuni desfurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi format din minim 3 numire a Comisiei de membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, evaluare din cadrul compartimentului intern de achiziii
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

4.5. Perioada de ateptare

Nr. Crt.

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

nreg. adreselor privind div. solicitrile de clarificri, de la oper. ec.; Transmiterea adreselor privind rspunsurile la solicitrile de clarificri, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire

nregistrarea acestora se face la secretariatul n mom. primirii Secretariat instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. solicitrii n cel mult 3 zile Compart. lucr. de la achiziii primirea unei solicitri de clarificri, cu cel puin 6 zile nainte de data limit de dep. a of.

Compart. Achizitii D.E.A.

DEA

Compart. Achizitii Compart. achiziii

Autoritatea contractant are obligaia de a rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire; Dac documentaia este disponibil n SEAP , clarificrile sau modificrile acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fiier electronic la care se va asigura accesul direct i nerestricionat -Se rspunde i la solicitrile de clarificri care nu au fost transmise n timp util, numai dac perioada necesar pentru elaborarea i transmiterea rspunsului face posibil primirea acestuia de ctre operatorii economici nainte de data limit de depunere a ofertelor. Primirea candidaturilor / Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i data ofertelor sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta.

Director

In momentul Secretariat sosirii

Compart. Achizitii

Director

Compart. achiziii

Desfurarea edinei de preselecie a candidailor 1 Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea 2 nainte de nceperea negocierilor, autoritatea contractant are dreptul de a realiza o preselecie a candidailor care vor participa la negocieri, utiliznd n acest sens numai criterii referitoare la capacitatea tehnic i cea economico-financiar. 2.1 Autoritatea . contractant are obligaia de a transmite, concomitent, o invitaie de participare la etapa a doua a procedurii de negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare tuturor candidailor preselectai.
Nr. Crt Descrierea activitilor

Aciuni desfurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Reprez. Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii comisiei de din partea imparialitate verificarea Min.Finanevaluare candidaturilor. telor (daca e prezent) Candidaturile se verific de ctre comisia de nainte nceperea evaluare. Numrul de candidai preselectai trebuie s fie cel negocierilor puin egal cu numrul minim indicat n anunul de participare. Reprez. de Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Este interzis invitarea la etapa a doua a procedurii de negociere a unui operator economic care nu a depus candidatura n prima etap sau care nu a ndeplinit criteriile de preselecie. Invitaia de participare trebuie s cuprind cel puin urmtoarele informaii: a) referine privind anunul de participare publicat; b) adresa la care vor avea loc negocierile i data lansrii acestora; c) limba/limbile n care se vor derula negocierile; d) dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie s le prezinte n scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap pentru demonstrarea capacitii tehnice i economico-financiare;

Reprez. Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor

185

Manual de proceduri

186 4.8. Derularea negocierilor 1

Nr. Crt.

e) informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei ctigtoare, corespunztor prevederilor cap. V seciunea a 3-a.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza

Derularea negocierilor cu fiecare candidat n parte

Autoritatea contractant are obligaia de a derula negocieri cu fiecare candidat preselectat n parte. La sfritul fiecrei ntlniri comisia de evaluare are obligaia consemnrii problemelor discutate i aspectelor convenite ntr-un proces-verbal de edin. Fiecare participant la negocieri are obligaia de a prezenta, o ofert preliminar care va constitui punctul de pornire al negocierilor. Depunerea ofertei finale Negocierile se deruleaz pn n momentul n care fiecare participant la negocieri declar c oferta preliminar pe care a prezentat-o nu mai poate fi mbuntit. comisia de negociere a autoritii contractante are dreptul de a stabili o ntlnire final cu fiecare participant n parte. Fiecare participant are obligaia de a prezenta elementele finale ale propunerii sale tehnice i financiare, pentru care urmeaz s se aplice factorii de evaluare. Autoritatea contractant are obligaia de a solicita candidatului de la care, n urma negocierilor, a obinut cea mai avantajoas propunere de ofert din punct de vedere economic, s reconfirme rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte finale. Odat stabilit oferta Oferta care a fost stabilit ctigtoare nu poate fi ctigtoare, aceasta modificat i constituie parte integrant a contractului de achiziie public care urmeaz s fie ncheiat rmne ferm. de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare a procedurii

Membrii comisiei evaluare

Presed. de Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Membrii comisiei evaluare

Presed. de Comisiei de evaluare

Compart. achiziii

Membrii comisiei evaluare Membrii comisiei evaluare

Elaborarea raportului evaluare al procedurii

Presed. de Comisiei de evaluare Presed. de Comisiei de evaluare

Compart. achiziii Compart. achiziii

4.9. Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire:

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public 1.1. Comunicarea rezultatului hotrrii comisiei de evaluare a ofertelor 1.2. Modalitatea de comunicare a rezultatului 2 Acceptarea ctigtoare

Autoritatea contractant are obligaia de a informa ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri. Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile lucrtoare de la emiterea deciziilor respective

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziii

Director

Compart. achiziii Compart. achiziii

Comunicarea se transmite i prin fax sau prin mijloace electronice. Dac aceasta nu se realizeaz i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile lucrtoare ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate. Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert nu a fost declarat ctigtoare se informeaz asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective. Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai catigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului.

Director

Director

Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor Compart. achiziii

2.1.

Informarea ofertanilor respini despre rezultatul hotrrii comisiei i motivarea acesteia. Invitaia ofertanilor declarai ctigtori pentru semnarea contractului.

Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei

Director

Director

Compart. achiziii

187

Manual de proceduri

188

4.10. Perioada de ateptare:

Nr. Crt.

Descrierea activitilor

Aciuni desfurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Primirea contestaiilor, dac este cazul, cu numr de nregistrare i rezoluia motivat a autoritii contractante la contestaia depus. Obiectul contestaiei

Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii contractante i fac parte din dosarul achiziiei. Obiectul contestaiei const n pretenia concret dedus judecii i poate fi, dup caz:anularea actului; obligarea autoritii contractante de a emite un act; Competena de soluionare contestaii este dat de opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Autoritatea contractanta are obligaia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilali participani la procedura de atribuire. Contestaia poate fi depus n toate fazele procedurii de atribuire i mpotriva oricrui act al autoritii contractante in 5 sau 10 zile de la luarea la cunostinta de contestator a unui act al autoritatii contractante, n funcie de valoarea contractului care urmeaz a fi atribuit. Prin excepie, contestaia care se refer la prevederile documentaiei de atribuire poate fi depus numai pn la data stabilit pentru depunerea ofertelor. Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivat se public pe pagina de Internet a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr referire la datele de identificare a deciziei i ale prilor, precum i la datele personale, n termen de 10 de zile de la data la care aceasta rmne definitiv i irevocabil

Secretariat

DEA

Compart. achiziii

3.

Competena de soluionare a contestaiilor ntiinarea privind depunerea contestaiei Termenele de depunere a contestaiilor i momentul depunerii acestora

Consiliul sau Instana de judecat. Maxim 5 zile 10 zile sau zile 5 Compart. achiziii Contestatar D.E.A. Jurist DEA Jurist Director

Compart. Achiziii

4 5

Compart. Achiziii Compart. Achiziii

5.1.

Solutionarea contestaiei

5 zile/10 zile

Consiliul

DEA Jurist

Compart. Achiziii

4.11. Semnarea contractului:

Nr. Crt. Descrierea activitilor

Aciuni desfurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz contractului de achiziie prin semnarea contractului de achiziie public . public. Incheierea contractului Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in 2 exemplare in urma procedurii de de achiziie public. atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef
Descrierea activitilor Aciuni desfurate

Compart. achiziii 10 zile sau 5 Compart. zile (fct. de achiziii valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire

2.

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Director

Compart. achiziii Compart. Achiziii Serv.finan -ciar contabil

Director

4.12. Transmiterea spre publicare a anunului de atribuire:

Nr. Crt.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Transmiterea anunului Anunul de atribuire se public in SEAP prin de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; 4.14. Derularea contractului: 1
Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate

Compart. achiziii
Interval de timp Elaboreaza

D.E.A.

Director

Compart. achiziii
Arhiveaza

Administraia Naional a Penitenciarelor

Verifica

Aproba

2 189

Constituirea garaniei Se solicita constituirea de garaniei de buna Odata incheierea de buna executie, daca executie, care poate fi sub mai multe forme: contractului -prin scrisoare de garantie bancara; este cazul . -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie contractului la termenul convenit de parti.

cu Compart. achiziii

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziii

Compart. achiziii

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziii

Manual de proceduri

190

4.15. Finalizarea contractului: Nr. Descrierea Aciuni desfurate Crt. activitilor 1 Efectuarea recepiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea finale cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. 2 Eliberarea garaniei de Se elibereaza de garaniei de buna executie, dupa buna executie, daca indeplinerea totala a contractului i plata ultimei este cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. 3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de furnizor/prestator/execu catre furnizor/prestator/executant si la eventualele tant a confirmarii indeplinirii a prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii. contractului 4.16. Analiza procesului:
Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Max 14 zile de la finaliz.re finale, cu detalierea din art. 92, alin. (4) din OUG 34, pentru contractele de lucrri Max.3 zile de la data elib.scris de buna executie

Compart. achiziii

D.E.A. Jurist

Director

Compart. achiziii

Compart. achiziii

D.E.A.

Director

Compart. achiziii

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea desfurrii procedurii contractant analizeaz modul de ndeplinire a si a ndeplinirii contractului respectiv, msura in care au fost satisfcute toate necesitile autoritii, punctele tari contractului si punctele slabe ale procedurii si propunerile de mbuntire pe viitor a procesului de achiziie publica

Compart. achiziii

D.E.A. Jurist Cont. ef

Director Compart. achiziii

Administraia Naional a Penitenciarelor PROCEDUR : A00203020 Privind activitatea de elaborare i fundamentare a documentaiilor de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti. Scop : Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de elaborare a documentaiilor de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti provocate de aciunea negativ a factorilor naturali asupra culturilor agricole. Premise: Elaborarea i fundamentarea documentaiilor de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti reprezin activitatea prin care se determin cadrul legal i condiiile concrete pentru a asigura darea la scdere din evidena contabil a prii din pagub, pentru care nu se stabilete rspunderea material. Aplicabilitate : Structurile din sistemul administraiei penitenciare. Procedura : Cine execut activitatea Responsabilul sectorului vegetal din unitate Activitatea desfurat Informeaz ierarhic, n termen de 24 ore, despre apariia calamitilor naturale care au produs distrugerea unor culturi agricole

La nivelul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor

Constituie, n termen de 24 ore, prin decizie de zi pe unitate, o comisie a unitii de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti. Se coopteaz n comisie organul tehnic de specialitate de la Direcia Agricol sau Centrul Agricol din zon n termen de 24 ore de cnd a fost informat despre calamitate, solicit Directorul o adres de la Administraia Naional de Meteorologie, n vederea unitii subordonate certificrii factorului natural care a determinat calamitatea n termen de 5 zile, efectueaz, n prezena efului de sector vegetal Comisia de constatare a msurtori n vederea determinrii procentului de distrugere a culturilor pierderilor din calamiti Directorul unitii subordonate constatare Comisia de constatare a ntocmete actul deprocentul deiniial a pierderilor din calamiti, n care, se specific calamitare, factorul care a produs pierderilor din calamiti calamitatea i msurile propuse Directorul Avizeaz actul de constatare iniial a calamitii i l nainteaz la ANP, unitii subordonate n termen de 48 ore. Comisia de constatare a ntocmete baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare pierderilor din calamiti Dup evaluare, ntocmete procesele verbale de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti, pentru culturile afectate, astfel: - pentru culturile la care daunele nu depesc 30% din producie, comisia propune recuperarea cheltuielilor prin recorelarea preului Comisia de constatare a pierderilor din calamiti de cost - pentru culturile la care daunele depesc 30% din producie, comisia propune scderea pierderilor din evidena contabil a unitii. ntocmete documentaia de constatare a calamitii, care trebuie s conin urmtoarele : - Act de constatare iniial a calamitii - Proces verbal de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti, Comisia de constatare a ntocmit pentru fiecare cultur calamitat, dup ncheierea ciclului de pierderilor din calamiti producie - Baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare - Adres de la Administraia Naional de Meteorologie Centrul Meteorologic Regional

191

Manual de proceduri Avizeaz documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti (actul de constatare, procesul verbal, baza de calcul i adresa de la A.N.M.) i le nainteaz spre aprobare ANP , n termen de 30 de zile de la ntocmirea documentaiilor. Aprob documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti, care sunt de competena ordonatorului teriar de credite i le nainteaz serviciului financiar-contabilitate din unitate

Directorul unitii subordonate

La nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Analizeaz i verific documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti Responsabilul aprobarea compartimentului producie ntocmete adresele sau notele pentruaprobarea documentaiilor nainteaz documentaiile pentru scderii din evidena vegetal contabil a pagubelor produse prin calamitare n funcie de valoarea acestora i, implicit, de competenele de aprobare Analizeaz i avizeaz documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti Directorul Direciei nainteaz documentaiile pentru aprobarea scderii din evidena Economico - Administrative contabil a pagubelor produse prin calamitare n funcie de valoarea acestora i, implicit, de competenele de aprobare Analizeaz i avizeaz documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti Directorul General Adjunct Propune spre aprobare directorului general al aANP documentaiile pentru aprobarea scderii din evidena contabil pagubelor produse prin calamitare, care, n funcie de valoarea acestora, sunt de competena ordonatorului secundar de credite Aprob documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti, care sunt de competena ordonatorului secundar de credite Directorul General nainteaz ministrului justiiei sau secretarului de stat, n funcie de competenele de aprobare, documentaiile pentru aprobarea scderii din evidena contabil a pagubelor produse prin calamitare Responsabilul ntocmete adresele de restituire a documentaiilor aprobate, n funcie Compartimentului de competene producie vegetal nainteaz la uniti documentaiile aprobate La nivelul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Serviciul Financiar Efectueaz scderea efectiv din evidena contabil a unitii a Contabilitate pagubelor produse prin calamitare, din toate documentaiile aprobate. PROCEDURA : A00203021 PROCEDURA PRIVIND STABILIREA RSPUNDERII PATRIMONIALE Scop: Stabilirea setului de reguli i operaiuni privind stabilirea rspunderii patrimoniale Premise: Existena unui prejudiciu Aplicabilitate: n unitile subordonate ANP Procedura: Responsabil Directorul unitii 192 Activitatea desfurat Dispune efectuarea cercetrii administrative de ndat ce a luat la cunotin de eventualitatea existenei unei pagube materiale Numete, prin decizie zilnic, componena comisiei de cercetare administrativ, perioada efecturii cercetrii i locul / domeniul unde se va efectua cercetarea Decide asupra propunerilor prezentate de comisia de cercetare administrativ n procesul verbal Emite dispoziia de imputare

Administraia Naional a Penitenciarelor Comisia de cercetare administrativ Comisia de cercetare administrativ efectueaz urmtoarele activiti: - stabilirea mprejurrilor n care a fost produs prejudiciul , prin luarea de note explicative de la persoanele implicate , personalul care asigur supravegherea persoanelor private de libertate, precum i oricrei alte persoane ce poate da informaii concrete n acest sens ; - ntocmirea procesului verbal de cercetare administrativ , cu menionarea bazei legale de nregistrare a debitului i reinerii sumelor necesare acoperirii acestuia , numelui persoanelor care au ntocmit note explicative i calitatea acestora,a mprejurrilor n care s-a produs prejudiciul , a persoanei vinovate de svrirea lui , precum i a valorii pagubei ce urmeaz s fie recuperat ; - prezentarea concluziilor i propunerilor de recuperare a pagubei , n cadrul procesului verbal de cercetare administrativ. - solicitarea copiilor pentru documentele financiar-contabile din care rezult valoarea unei eventuale reparaii efectuate pentru ca bunul material s redevin funcional sau a negaiei tehnice din partea unui prestator specializat din care s rezulte c bunul material nu mai poate fi reparat datorit strii n care se gsete ; - stabilirea valorii de nlocuire a bunului material distrus sau degradat , ce nu mai poate fi utilizat la parametrii normali ; - ia angajamentul de plat persoanei vinovate de producerea pagubei ,n cazul n care aceasta consimte s acopere prejudiciul cauzat ; - ntocmete proiectul dispoziiei de imputare , n cazul n care directorul unitii stabilete acest lucru ; - predarea unui exemplar din dispoziia de imputare , precum i a procesului verbal de cercetare administrativ i a angajamentului de plat ( dac persoana vinovat de producerea pagubei consimte s-l semneze) , contabilului-ef , n vederea nregistrrii pagubei n evidena contabil i urmririi acesteia pentru recuperare. - avizeaz procesul verbal de cercetare administrativ - se poate adresa instanei de contencios administrativ competente n condiiile legii.

Consilierul juridic Persoana care consider c imputarea sau reinerea a fost fcut fr temei legal

PROCEDURA : A00203022 PROCEDURA PRIVIND EXECUTAREA CONTROLULUI IERARHIC Scop: Stabilirea setului de reguli i operaiuni privind executarea controlului ierarhic Premise: Existena structurilor organizatorice i a ROF Aplicabilitate: n unitile subordonate ANP Procedura Responsabil Directorul unitii Activitatea desfurat Emite, la nceputul anului calendaristic, decizia anual privind persoanele i compartimentele cu atribuii de control ierarhic - Aprob planurile de control ierarhic ntocmite de efii structurilor din subordine - Aprob concluziile si msurile care sunt de competena sa propuse de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de control - Verific respectarea planului de control 1. ntocmesc planurile de control anuale, trimestriale i lunare, care vor cuprinde: - Perioadele n care se execut aceste controale 193

Directori adjunci / efi de serviciu

Manual de proceduri - Persoanele care vor executa controalele - Structurile i documentele care vor fi supuse controlului 2. Aprob concluziile si msurile care sunt de competena sa propuse de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de control 3. Verific respectarea planului de control - Execut controlul la data i locul stabilite asupra obiectivelor, documentelor sau persoanelor supuse controlului - Completeaz registrul de controale ierarhice - Prezint concluziile i msurile propuse persoanelor controlate i efului structurii din care acesta face parte - Prezint concluziile i msurile propuse persoanei care dispus controlul

Echipa/Persoana desemnat s execute controlul ierarhic

PROCEDURA : A00203023 PROCEDURA OPERAIONAL INVENTARIEREA PATRIMONIULUI Scop: Stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de activ i de pasiv ale fiecrei uniti Premise: Existena structurilor organizatorice i a elementelor de patrimoniu Aplicabilitate: n unitile ANP Procedura Responsabil Directorul unitii Activitatea desfurat 1. Emite decizia scris de numire a comisiei de inventariere n decizia de numire se menioneaz obligatoriu urmtoarele elemente: componena comisiei - n componena comisiei vor fi numite persoane cu pregtire corespunztoare economic i tehnic - n comisia de inventariere nu pot fi numii gestionarii depozitelor supuse inventarierii i nici contabilii care in evidena gestiunii respective numele responsabilului comisiei modul de efectuare a inventarierii gestiunea supus inventarierii data de ncepere a operaiunilor data de terminare a operaiunilor 2. n cazul constatrii unor lipsuri n gestiune, imputabile, va lua msura emiterii dispoziiei de imputare. n cazul unor lipsuri neimputabile poate aproba compensri (dac sunt ntrunite toate condiiile legale) sau poate propune ordonatorului de credite competent scderea din contabilitate. n cazul constatrii unor plusuri n gestiune va dispune conform legislaiei n vigoare 3. Cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil i al conductorului compartimentului juridic, decide, n termen de cel mult 5 zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale. 1. n vederea bunei desfurri ale activitii de inventariere ia msuri pentru crearea condiiilor corespunztoare de lucru comisiei de inventariere, prin: organizarea depozitrii bunurilor grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora i ntocmirea etichetelor de raft; inerea la zi a evidenei tehnico-operative la gestiuni i a celei contabile i efectuarea confruntrii datelor din aceste evidene;

Directorul adjunct economico - administrativ

194

Administraia Naional a Penitenciarelor participarea ntregii comisii de inventariere la lucrrile de inventariere; asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaz, respectiv pentru sortare, aezare, cntrire, msurare, numrare etc.; asigurarea participrii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pre etc.) a unor specialiti din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligaia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor nscrise; dotarea gestiunii cu aparate i instrumente adecvate i n numr suficient pentru msurare, cntrire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum i cu formulare i rechizite necesare; dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i de sigilare a spaiilor inventariate; asigurarea proteciei membrilor comisiei de inventariere n conformitate cu normele de protecie a muncii; asigurarea securitii uilor, ferestrelor, porilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc. 1. Ia urmtoarele msuri organizatorice: a) nainte de nceperea operaiunii de inventariere s ia de la gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor o declaraie scris din care s rezulte dac: gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; n afara bunurilor unitii respective, are n gestiune i alte bunuri aparinnd terilor, primite cu sau fr documente; are plusuri sau lipsuri n gestiune, despre a cror cantitate sau valoare are cunotin; are bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au ntocmit documentele aferente; a primit sau a eliberat bunuri fr documente legale; deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa; are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul va meniona n declaraia scris felul, numrul i data ultimului document de intrare/ieire a bunurilor n/din gestiune. Declaraia se dateaz i se semneaz de ctre gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor i de ctre comisia de inventariere, care atest c a fost dat n prezena sa; b) s identifice toate locurile (ncperile) n care exist bunuri ce urmeaz a fi inventariate; c) s asigure nchiderea i sigilarea spaiilor de depozitare, n prezena gestionarului, ori de cte ori se ntrerup operaiunile de inventariere i se prsete gestiunea. Dac bunurile supuse inventarierii, gestionate de ctre o singur persoan, sunt depozitate n locuri diferite sau cnd gestiunea are mai multe ci de acces, membrii comisiei care efectueaz inventarierea trebuie s sigileze toate aceste locuri i cile lor de acces, cu excepia locului n care a nceput inventarierea, care se sigileaz numai n cazul cnd inventarierea nu se termin ntr-o singur zi. La reluarea lucrrilor se verific dac sigiliul este intact; n caz contrar, acest fapt se va consemna ntr-un proces-verbal de constatare, care se semneaz de ctre comisia de inventariere i de ctre gestionar, lundu-se msurile corespunztoare. Documentele ntocmite de comisia de inventariere rmn n cadrul 195

Comisia de inventariere

Manual de proceduri gestiunii inventariate, n locuri special amenajate (fiete, casete, dulapuri etc.), ncuiate i sigilate. Sigiliul se pstreaz, pe durata inventarierii, de ctre responsabilul comisiei de inventariere; d) s bareze i s semneze, la ultima operaiune, fiele de magazie, menionnd data la care s-au inventariat bunurile, s vizeze documentele care privesc intrri sau ieiri de bunuri, existente n gestiune, dar nenregistrate, s dispun nregistrarea acestora n fiele de magazie i predarea lor la contabilitate, astfel nct situaia scriptic a gestiunii s reflecte realitatea. La unitile de desfacere cu amnuntul, care folosesc metoda globalvaloric, gestionarul trebuie s ntocmeasc i s depun la contabilitate, nainte de nceperea inventarierii, raportul de gestiune n care s se nscrie toate documentele de intrare i de ieire a mrfurilor, precum i cele privind numerarul depus la casierie, ntocmit pn n momentul nceperii inventarierii; e) s verifice numerarul din cas i s stabileasc suma ncasrilor din ziua curent, solicitnd ntocmirea monetarului (la gestiunile cu vnzare cu amnuntul) i depunerea numerarului la casieria unitii; f) s controleze dac toate instrumentele i aparatele de msur sau de cntrire au fost verificate i dac sunt n bun stare de funcionare. n cazul n care gestionarul lipsete, comisia de inventariere aplic sigiliul i comunic aceasta conducerii unitii respective. Conducerea unitii are obligaia s l ncunotineze imediat, n scris, pe gestionar despre inventarierea ce trebuie s se efectueze, indicnd locul, ziua i ora fixate pentru nceperea lucrrilor. Dac gestionarul sau reprezentantul su legal nu se prezint la locul, data i ora fixate, inventarierea se efectueaz de ctre comisia de inventariere n prezena altei persoane, numit prin decizie scris, care s l reprezinte pe gestionar. g) Pentru desfurarea corespunztoare a inventarierii este indicat, dac este posibil, s se sisteze operaiunile de intrare-ieire a bunurilor supuse inventarierii, lundu-se din timp msurile corespunztoare pentru a nu se stnjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Dac operaiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone tampon n care s se depoziteze bunurile primite n timpul inventarierii sau s se permit expedieri la clieni, iar operaiunile respective se vor efectua numai n prezena comisiei de inventariere, care va meniona pe documentele respective "primit n timpul inventarierii" sau "eliberat n timpul inventarierii", dup caz, n scopul evitrii inventarierii duble sau a omisiunilor. h) Pe toat durata inventarierii, programul i perioada inventarierii vor fi afiate la loc vizibil. 2. Realizeaz urmtoarele activiti specifice inventarierii: Inventarierea imobilizrilor necorporale se efectueaz prin constatarea existenei i apartenenei acestora la unitile deintoare, iar n cazul brevetelor, licenelor, al know-how i al mrcilor de fabric este necesar dovedirea existenei acestora pe baza titlurilor de proprietate. Inventarierea terenurilor se efectueaz pe baza documentelor care atest proprietatea acestora i a schielor de amplasare. Cldirile se inventariaz prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate i a dosarului tehnic al acestora. Construciile i echipamentele speciale cum sunt: reelele de energie electric, termic, gaze, ap, canal, telecomunicaii, cile ferate i altele similare se inventariaz potrivit regulilor stabilite de deintorii acestora. 196

Administraia Naional a Penitenciarelor Imobilizrile corporale care n perioada inventarierii se afl n afara unitii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate n curs de lung durat, mainile de for i utilajele energetice, mainile, utilajele i instalaiile de lucru, aparatele i instalaiile de msurare, control i reglare i mijloacele de transport date pentru reparaii n afara unitii se inventariaz naintea ieirii lor temporare din unitate sau prin confirmare scris primit de la unitatea unde acestea se gsesc. n listele de inventariere a imobilizrilor necorporale i corporale aflate n curs de execuie se menioneaz pentru fiecare obiect n parte, pe baza constatrii la faa locului: denumirea obiectului, descrierea amnunit a stadiului n care se afl acesta, pe baza valorii din documentaia existent (devize), precum i n funcie de volumul lucrrilor realizate la data inventarierii. Materialele i utilajele primite de la beneficiari pentru montaj i nencorporate n lucrri se inventariaz separat. Investiiile puse n funciune total sau parial, crora nu li s-au ntocmit formele de nregistrare ca imobilizri corporale, se nscriu n liste de inventariere separate. De asemenea, lucrrile de investiii care nu se mai execut, fiind sistate sau abandonate, se nscriu n liste de inventariere separate, artndu-se cauzele sistrii sau abandonrii, aprobarea de sistare sau abandonare i msurile ce se propun n legtur cu aceste lucrri. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numrare, cntrire, msurare sau cubare, dup caz. Bunurile aflate n ambalaje originale intacte nu se desfac dect prin sondaj, acest lucru urmnd a fi menionat i n listele de inventariere respective. La lichidele a cror cantitate efectiv nu se poate stabili prin transvazare i msurare, coninutul vaselor - stabilit n funcie de volum, densitate, compoziie etc. - se verific prin scoaterea de probe din aceste vase, inndu-se seama de densitate, compoziie i de alte caracteristici ale lichidelor, care se constat fie organoleptic, fie prin msurare sau probe de laborator, dup caz. Materialele de mas ca: ciment, oel beton, produse de carier i balastier, produse agricole i alte materiale similare, ale cror cntrire i msurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe baz de calcule tehnice. n listele de inventariere a materialelor prevzute la alineatele 8-10 se menioneaz modul cum s-a fcut inventarierea, precum i datele tehnice care au stat la baza calculelor. Bunurile din domeniul public al statului i al unitilor administrativ-teritoriale, date n administrare instituiilor publice i regiilor autonome potrivit legii, se inventariaz i se evideniaz n mod distinct n cadrul acestor uniti. Bunurile aflate asupra angajailor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariaz i se trec n liste separate, specificndu-se persoanele care rspund de pstrarea lor. n cadrul evidenierii acestora pe formaii i locuri de munc, bunurile vor fi centralizate i comparate cu datele din evidena tehnico-operativ, precum i cu cele din evidena contabil. Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariaz cu prioritate fr a se stnjeni desfacerea imediat a acestora. 197

Manual de proceduri Comisia de inventariere are obligaia s controleze toate locurile n care pot exista bunuri supuse inventarierii. Toate bunurile ce se inventariaz se nscriu n listele de inventariere, care trebuie s se ntocmeasc pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri. Bunurile aparinnd altor uniti (nchiriate, n leasing, n custodie, cu vnzare n consignaie, spre prelucrare etc.) se inventariaz i se nscriu n liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri vor conine informaii cu privire la numrul i data actului de predare-primire i ale documentului de livrare, precum i alte informaii utile. Listele de inventariere cuprinznd bunurile aparinnd terilor se trimit i persoanei fizice sau juridice, romne ori strine, dup caz, creia i aparin bunurile respective, n termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmnd ca proprietarul bunurilor s comunice eventualele nepotriviri n termen de 5 zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea n acest termen presupune recunoaterea exactitii datelor nscrise n listele de inventariere. n caz de nepotriviri, unitatea deintoare este obligat s clarifice situaia diferenelor respective i s comunice constatrile sale persoanei fizice sau juridice creia i aparin bunurile respective, n termen de 5 zile de la primirea sesizrii. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr micare ori greu vandabile, comenzi n curs, abandonate sau sistate, precum i pentru creanele i obligaiile incerte ori n litigiu se ntocmesc liste de inventariere separate sau situaii analitice separate, dup caz. Determinarea stocurilor faptice se face astfel nct s se evite omiterea ori inventarierea de dou sau de mai multe ori a acelorai bunuri. Bunurile aflate n expediie se inventariaz de ctre unitile furnizoare, iar bunurile achiziionate aflate n curs de aprovizionare se inventariaz de unitatea cumprtoare i se nscriu n liste de inventariere separate. nainte de nceperea inventarierii produciei n curs de execuie i a semifabricatelor din producia proprie, este necesar: s se predea la magazii i la depozite, pe baza documentelor, toate piesele, ansamblurile i agregatele a cror prelucrare a fost terminat; s se colecteze din secii sau ateliere toate produsele reziduale i deeurile, ntocmindu-se documentele de constatare; s se ntocmeasc documentele de constatare i s se clarifice situaia semifabricatelor a cror utilizare este ndoielnic. n cazul produciei n curs de execuie se inventariaz att produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrrii impuse de procesul tehnologic de producie, ct i produsele care, dei au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepionare tehnic sau nu au fost completate cu toate piesele i accesoriile lor. n cadrul produciei n curs de execuie se cuprind, de asemenea, lucrrile i serviciile n curs de execuie sau neterminate. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate la locurile de munc i nesupuse prelucrrii, nu se consider producie n curs de execuie. Acestea se inventariaz separat i se repun n conturile din care provin, diminundu-se cheltuielile, iar dup terminarea inventarierii acestora se vor evidenia n conturile iniiale de

198

Administraia Naional a Penitenciarelor cheltuieli. Inventarierea produciei n curs de execuie din cadrul seciilor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executare a lucrrilor (reparaii, lucrri pentru teri etc.). Inventarierea lucrrilor de modernizare nefinalizate sau de reparaii ale cldirilor, instalaiilor, mainilor, utilajelor, mijloacelor de transport i ale altor bunuri se face prin verificarea la faa locului a stadiului fizic al lucrrilor. Astfel de lucrri se consemneaz ntr-o list de inventariere separat, n care se indic denumirea obiectului supus modernizrii sau reparaiei, gradul de executare a lucrrii, costul de deviz i cel efectiv al lucrrilor executate. Creanele i obligaiile fa de teri sunt supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de creane i datorii care dein ponderea valoric n totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3), sau punctajelor reciproce, n funcie de necesiti. Disponibilitile bneti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanie, acreditivele, ipotecile, precum i alte valori aflate n casieria unitilor se inventariaz n conformitate cu prevederile legale. Disponibilitile aflate n conturi la bnci sau la unitile Trezoreriei Statului se inventariaz prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unitii. n acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucrtoare a anului, puse la dispoziie de unitile bancare i unitile Trezoreriei Statului, vor purta tampila oficial a acestora. Disponibilitile n lei i n valut din casieria unitii se inventariaz n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar, dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv, confruntndu-se soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate. nscrierea n listele de inventariere a mrcilor potale, a timbrelor fiscale, tichetelor de cltorie, bonurilor cantiti fixe, a biletelor de spectacole, de intrare n muzee, expoziii i altele asemenea se face la valoarea lor nominal, cu excepia timbrelor cu valoare filatelic. Pentru toate celelalte elemente de activ i de pasiv, cu ocazia inventarierii, se verific realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la teri se fac cereri de confirmare, care se vor ataa la listele respective dup primirea confirmrii. Pe ultima fil a listei de inventariere, gestionarul trebuie s menioneze dac toate bunurile i valorile bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa. De asemenea, acesta menioneaz dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. n acest caz, comisia de inventariere este obligat s analizeze obieciile, iar concluziile la care a ajuns se vor meniona la sfritul listelor de inventariere. Listele de inventariere se semneaz pe fiecare fil de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. n cazul gestiunilor colective (cu mai muli gestionari), listele de inventariere se semneaz de ctre toi gestionarii, iar n cazul predrii-primirii gestiunii, acestea se semneaz att de ctre gestionarul predtor, ct i de ctre cel primitor. Inventarierea elementelor de activ ale unitii se materializeaz prin nscrierea acestora, fr spaii libere i fr tersturi, n formularul "Lista de inventariere" Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor 199

Manual de proceduri constatate faptic i nscrise n listele de inventariere cu cele din evidena tehnico-operativ (fiele de magazie) i din contabilitate. Evaluarea elementelor de activ i de pasiv cu ocazia inventarierii se face potrivit prevederilor reglementrilor contabile aplicabile. Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de inventariere ntr-un proces-verbal. Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate la bunuri, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie s primeasc explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionrii, respectiv a urmririi decontrii creanelor. Pe baza explicaiilor primite i a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabilete caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor i deprecierilor constatate, precum i caracterul plusurilor, propunnd, n conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice, rezultate n urma inventarierii. Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezint, n termen de 3 zile de la data ncheierii operaiunilor de inventariere, directorului unitii. Avizeaz propunerile fcute de comisia de inventariere n procesul verbal naintat spre aprobare directorului unitii. 1. Avizeaz propunerile fcute de comisia de inventariere n procesul verbal naintat spre aprobare directorului unitii. 2. Rezultatul inventarierii se nregistreaz n contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, i n conformitate cu reglementrile contabile aplicabile.

Consilierul juridic Conductorul compartimentului financiar - contabil

PROCEDURA:A00204001 PROCEDUR PRIVIND EXECUTAREA LUCRRILOR DE NTREINERE I REPARAII CURENTE LA CONSTRUCII. 1. Scopul procedurii a) stabilirea reglementrile privind asigurarea meninerii capacitii funcionale i a condiiilor de rezisten, confort i aspect al construciilor, precum i prevenirea i remedierea la timp a degradrilor i avariilor constatate. 2. Premise: - aducerea cldirilor i instalaiilor la standardele impuse de actele normative; - existente n domeniul construciilor, precum i a celor prevzute n Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor. 3. Aplicabilitate: n unitile Administraiei Naionale a Penitenciarelor 4. Descrierea procedurii Responsabil Director adjunct DEA Directorul unitii Comisia de constatare Activitatea desfurat Propunerea de constituire a comisiei de efectuare a controlului periodic al construciilor din folosina unitii. Numirea comisiei. Verificarea n teren a tuturor construciilor din folosina unitii din punct de vedere al comportrii si ntreinerii construciilor la sfritul anului n curs pentru anul urmtor.

200

Administraia Naional a Penitenciarelor ntocmirea procesului verbal de constatare n care se va consemna msurile ce se impun precum i natura lucrrilor de executat. Directorul unitii la propunerea Verificarea i avizarea procesului verbal de constatare de directorului adjunct economico directorul adjunct economico administrativ i aprobarea de ctre directorul unitii. administrativ ntocmirea caietelor de msurtori (ataamente) pentru lucrrile Inginerul/tehnicianul de reparaii curente. constructor/responsabilul cazarmare ntocmirea devizelor estimative de lucrri (ncadrarea pe categorii Inginerul/tehnicianul de lucrri i pe articole de deviz a cantitilor de lucrri din constructor/responsabilul ataamente). cazarmare Directorul unitii la propunerea Stabilirea la nceputul anului a lucrrilor de reparaii curente directorului adjunct economico- prioritare n funcie de fondurile prevzute n bugetul unitii. administrativ Directorului adjunct economico Planificarea lunar a lucrrilor de reparaii curente. administrativ ntocmirea dispoziiei de lucru Inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare Gestionarul Eliberarea materialelor de construcie pe baza bonurilor de consum din magazie Preluarea materialelor de construcie i punerea n oper Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil acestora. cazarmare ntocmirea situaiilor de lucrri de reparaii curente i de Inginerul/tehnicianul ntreinere. constructor/responsabil cazarmare Directorul unitii dup viza Aprobarea situaiilor de lucrri directorului adjunct economico administrativ Comisia de recepie a lucrrilor Recepia lucrrilor de reparaii curente i de ntreinere de reparaii curente i de ntreinere numit la nceputul anului prin Decizie a Directorului unitii Inginerul/tehnicianul constructor/ Raportarea trimestrial i anual ANP- Serviciul cazarmare responsabil cazarmare construcii-investiii a lucrrilor de reparaii curente executate (valoarea lucrrilor i imobilul asupra cruia s-a intervenit). eful serviciului cazarmare Trimestrial i anual se ntocmete o not de informare ctre construcii investiii directorul general privind fondurilor utilizate de fiecare unitate penitenciar pentru reparaii curente precum i imobilele care au fost supuse lucrrilor de reparaii. NOT: - Lucrrile de reparaii curente se pot realiza numai la expirarea garaniei de bun execuie a lucrrilor de reparaii capitale i/sau investiii. - La construciile la care se execut lucrri de reparaii capitale, n cursul aceluiai an, nu se vor realiza lucrri de reparaii curente i de ntreinere, acestea fiind cuprinse n documentaia lucrrilor de reparaii capitale. - Lucrrile de ntreinere se pot realiza i n perioada de garanie a lucrrilor de reparaii capitale i/sau investiii. - n cazul schimbrii destinaiei diferitelor spaii se nainteaz la ANP DEA Serviciul Cazarmare, Construcii Investiii o nota justificativ pentru aprobarea acestora. Analizarea notei justificative n Consiliul Tehnico Economic i comunicarea ctre unitatea beneficiar a rezoluiei consiliului. 201 Comisia de constatare

Manual de proceduri PROCEDURA: A00204002 PROCEDUR PRIVIND EXECUTAREA LUCRRILOR DE REPARAII CAPITALE, CONSOLIDARE I MODERNIZARE. 1. Scopul procedurii a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executrii lucrrilor de reparaii capitale; b) stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente lucrrilor de reparaii capitale. 2. Premise: Realizarea reparaiilor capitale conform legislaiei n vigoare 3. Aplicabilitate: n toate unitile Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 4. Descrierea procedurii Responsabil Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare) Directorul unitii Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliului Tehnico Economic Activitatea desfurat ntocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea i necesitatea promovrii obiectivului de reparaii capitale, consolidare i modernizare. Aprobarea notei de fundamentare i naintarea acesteia la ANP Serviciul cazarmare construcii - investiii. Analizarea notei de fundamentare n Consiliul Tehnico Economic al Administraiei Naionale a Penitenciarelor Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de reparaii capitale, consolidare i modernizare cu precizarea etapelor de parcurs: - elaborarea expertizei tehnice; - elaborarea studiului de fezabilitate; - elaborarea proiectului tehnic i a detaliilor de execuie. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare (expertiz tehnic) Aprobarea documentaiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (expertiz tehnic). Desfurarea procedurii de achiziie a serviciilor de proiectare (expertiz tehnic). Efectuarea expertizelor tehnice i stabilirea clasei de importan a cldirii. n baza rezultatelor expertizei ntocmete o nota cu propunerea de consolidare sau demolare a imobilului expertizat.

Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Directorul unitii Directorul unitii ef serviciu logistic Institutul de proiectare/persoana autorizat (contractantul) Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare/responsabilul cazarmare) Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a temei de proiectare

Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfoar activiti n cldirea ce urmeaz fi supus lucrrilor) de ntocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaii capitale. ntocmirea temei de proiectare. naintare la ANP- Serviciul cazarmare construcii-investiii a urmtoarelor documente: expertiza tehnic i nota cu rezultatele expertizei tehnice; tema de proiectare. Analizarea documentelor nainte i consultarea direciilor de specialitate din ANP i ntocmirea raportului de expertiz pentru Consiliul Tehnico Economic

Responsabilul tehnic din cadrul Serviciului cazarmare construcii investiii 202

Administraia Naional a Penitenciarelor Consiliul Tehnico Economic Prezentarea rezultatele expertizei tehnice i susinerea temei de proiectare n cadrul C.T.E. al A.N.P. i luarea msurilor ce se impun fie pentru continuarea lucrrii, sistarea acesteia sau propunerea de demolare. Comunicarea rezoluiei consiliului privind promovarea obiectivului de reparaii capitale, consolidare i modernizare. Analizeaz posibilitatea finanrii obiectivului n cursul aceluiai an sau n anul urmtor i emiterea dup caz a filei de plan. Transmiterea filei de plan. ntocmirea documentaiei pentru obinerea certificatului de urbanism i depunerea acestei la autoritile publice locale. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare. Elaborarea documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare. Aprobarea documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (studiul de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuie ). Desfurarea procedurii de achiziie a serviciilor de proiectare (studiul de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuie). Elaborarea studiului de fezabilitate; Recepionarea studiului de fezabilitate, ntocmirea procesului verbal de recepie. Analiza studiului de fezabilitate, ntocmirea procesului verbal de analiz a documentaiei. Aprobarea procesului verbal de analiz. naintarea studiului de fezabilitate la ANP Serviciul cazarmare construcii-investiii. Studiul de fezabilitate va fi nsoit de nota de prezentare, proces verbal de analiz a documentaiei, certificatul de urbanism i avizele menionate n certificat. Analiza studiului n Consiliul Tehnico Economic al A.N.P. Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico Economic i a deciziei de aprobare a lucrrii. naintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat n Construcii pentru obinerea avizului (pentru lucrrile de reparaii capitale a cror valoare de execuie depete 250000 EURO fr TVA naintarea deciziei de aprobare a obiectivului de reparaii capitale ordonatorului principal de credite pentru avizare. Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de aprobare i avizul Inspectoratului de Stat n Construcii (dup caz) unitii beneficiare. Elaborarea celorlalte documentaii de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuie) contractate . Verificarea i recepionare proiectului de execuie, detaliilor de execuie 203

Secretarul Consiliului Tehnico Economic Direcia Economico Administrativ Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construciiinvestiii compartimentul plan Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Directorul unitii Directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepie (aceeai care a ntocmit tema de proiectare) Comisia de elaborare a temei de proiectare Directorul unitii Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Responsabilul de lucrare din cadrul Serviciului cazarmare construcii - investiii Secretarul Economic Secretarul Economic Consiliul Consiliul Tehnico Tehnico

Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepie (aceeai care a ntocmit tema de proiectare)

Manual de proceduri Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Directorul unitii Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Persoana autorizat (contractantul) Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor) Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Directorul unitii Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Directorul unitii la propunerea Directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de antier Directorul unitii Directorul unitii la propunerea dirigintelui de antier Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de antier/antreprenorul Dirigintele de antier Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuie). Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuie). Aprobarea documentaiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuie. Desfurarea procedurii de achiziie. Verificarea documentaiilor tehnice de execuie de ctre specialiti verificatori de proiecte, alii dect specialitii elaboratori ai proiectelor i ntocmirea raportului de evaluare. naintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuie i raportul de solicitare a autorizaiei de construire la ANP - Serviciul cazarmare construcii - investiii. Analizarea documentaiilor naintate n Consiliul Tehnico Economic Eliberarea autorizaiei de construire i transmiterea acesteia unitii beneficiare. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a contractului de execuie de lucrri. Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de execuie de lucrri. Aprobarea documentaiei de atribuirea a contractului de execuie de lucrri. Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrrilor de execuie Desfurarea procedurii de achiziie pentru contractarea lucrrilor de execuie. Desemnarea dirigintelui de antier (inginerul/tehnicianul constructor). n cazul n care nu exist persoan autorizat n cadrul unitii se vor contracta servicii de dirigenie de antier. Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii de nceperea lucrrilor de execuie. Emiterea ordinului de ncepere a lucrrilor. Sistarea lucrrilor n cazul n care pe parcursul desfurrii acestora se descoper vestigii arheologice, asigurarea pazei i anunarea Direciei Judeene pentru Cultur, Culte i Patrimoniu Cultural Naional. Sistarea lucrrilor la terminarea fondurilor alocate i renceperea acestora numai dup refinanare. ntiinarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii i a proiectantului, n funcie de programul de control pe faze determinante stabilite prin documentaia de execuie pentru prezen la faa locului. Verificarea execuiei lucrrilor (situaiile de lucrri lunare verificate i acceptate la plat) n baza caietelor de msurtori lunare ntocmite de dirigintele de antier mpreun cu eful de antier (reprezentant al antreprenorului). Decontarea situaiilor de lucrri. n cazul nefinalizrii lucrrilor sau a expirrii autorizaiei de

Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Directorul adjunct economico 204

Administraia Naional a Penitenciarelor administrativ la propunerea dirigintelui de antier Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Dirigintele de antier pe perioada execuiei i responsabilul cazarmare n perioada de garanie Antreprenorul lucrrii Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de recepie construire se va nainta la ANP- Serviciul cazarmare construciiinvestiii un raport de solicitare a prelungirii valabilitii autorizaiei de construcie. Analizarea n Consiliul Tehnico Economic a raportului de prelungire a autorizaiei de construire Transmiterea autorizaiei de construire prelungit sau eliberarea altei autorizaii n cazul n care nu mai poate fi prelungit. ntocmirea, completarea crii tehnice a construciei pe toat perioada de derulare a execuiei lucrrilor inclusiv n perioada de garanie prin completarea jurnalului de evenimente. Transmiterea de ctre antreprenorul lucrrii a solicitrii de ntrunire a comisiei de recepie ca urmare a finalizrii lucrrilor Desemnarea comisiei de recepie. Recepia lucrrilor la terminarea acestora i ntocmirea procesului verbal cu anexele (dup caz) cuprinznd listele cu cantiti de lucrri neexecutate, executate neconform proiectului sau de remediat. Admiterea, respingerea sau amnarea recepiei Urmrirea comportrii pe perioada de garanie de bun execuie a lucrrilor i somarea constructorului de cte ori apar probleme de exploatare. Recepia final a lucrrilor dup expirarea perioadei de garanie Admiterea sau respingerea recepiei finale. Definitivarea crii tehnice a construciei, respectiv ntocmirea Fiei de date statistice i Punctul de vedere al proiectantului asupra modului de comportare a construciei n timpul perioadei de garanie. n cazul respingerii recepiei finale cldirea se va elibera de sarcini, se va conserva i se va expertiza tehnic.

Comisia de recepie Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare Comisia de recepie Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare Comisia de recepie

NOT: n cazul apariiei de lucrri suplimentare, acestea vor fi naintate spre aprobare la ANP- Serviciul cazarmare construcii-investiii, nsoite de dispoziia de antier (semnat de beneficiar, proiectant, antreprenor) i nota justificativ. Documentaiei naintate va fi analizat de ctre responsabilul de lucrare din cadrul serviciului cazarmare construcii investiii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite. n cazul n care lucrrile nu se justific sau documentele naintate nu sunt complete va ntocmi rspuns n consecin. Lucrrile suplimentare nu se pun n oper fr aprobarea acestora de ctre Administraia Naional a Penitenciarelor. PROCEDURA: A00204003 PROCEDUR PRIVIND EXECUTAREA LUCRRILOR DE INVESTIII. 1. Scopul procedurii a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executrii lucrrilor investiii; b) stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente lucrrilor de investiii. 2. Premise: Realizarea investiiilor conform legislaiei n vigoare 3. Aplicabilitate: n toate unitile Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 4. Descrierea procedurii 205

Manual de proceduri Responsabil Responsabilul tehnic (inginerul/ tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare) Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a temei de proiectare Directorul unitii Responsabilul tehnic din cadrul Serviciului cazarmare construcii investiii Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliului Tehnico Economic Secretarul Consiliului Tehnico Economic Direcia Economico Administrativ Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construciiinvestiii compartimentul plan Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economicoadministrativ Directorul unitii Directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepie (aceeai care a ntocmit tema de proiectare) Comisia de elaborare a temei de proiectare Directorul unitii Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) 206 Activitatea desfurat ntocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea i necesitatea promovrii obiectivului de investiii. Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfoar activiti n cldirea ce urmeaz fi supus lucrrilor) de ntocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaii capitale. ntocmirea temei de proiectare. Aprobarea notei de fundamentare i a temei de proiectare i naintarea acestora la ANP Serviciul cazarmare construcii investiii. Analizarea documentelor nainte i consultarea direciilor de specialitate din ANP i ntocmirea raportului de expertiz pentru Consiliul Tehnico Economic Analizarea notei de fundamentare i a temei de proiectare n Consiliul Tehnico Economic al Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de investiii cu precizarea etapelor de parcurs: - elaborarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate; - elaborarea proiectului tehnic i a detaliilor de execuie. Comunicarea rezoluiei consiliului privind promovarea obiectivului de investiii. Analizeaz posibilitatea finanrii obiectivului n cursul aceluiai an sau n anul urmtor i emiterea dup caz a filei de plan (includerea obiectivul n lista de investiii a ANP la cap. C studii de prefezabilitate i fezabilitate). Transmiterea filei de plan. ntocmirea documentaiei pentru obinerea certificatului de urbanism i depunerea acestei la autoritile publice locale. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate i fezabilitate). Elaborarea documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare(studiul de prefezabilitate i fezabilitate). Aprobarea documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate i fezabilitate) Desfurarea procedurii de achiziie a serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate i fezabilitate). Elaborarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate; Recepionarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate, ntocmirea procesului verbal de recepie. Analiza studiului de prefezabilitate i fezabilitate, ntocmirea procesului verbal de analiz a documentaiei. Aprobarea procesului verbal de analiz. naintarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate la ANP Serviciul cazarmare construcii-investiii. Studiile vor fi nsoite de nota de prezentare, proces verbal de analiz a documentaiei, certificatul de urbanism i avizele menionate n certificat.

Administraia Naional a Penitenciarelor Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Responsabilul de lucrare din cadrul Serviciului cazarmare construcii - investiii Secretarul Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Directorul economico administrativ Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construcii investiii Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Directorul unitii Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepie (aceeai care a ntocmit tema de proiectare) Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Directorul unitii Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Persoana autorizat (contractantul) Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor) Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Analiza studiului n Consiliul Tehnico Economic al A.N.P. Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico Economic i a deciziei de aprobare a lucrrii. naintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat n Construcii pentru obinerea avizului (pentru lucrri ce fac obiectul aprobrii de ctre guvern) naintarea deciziei de aprobare a obiectivului de investiii ordonatorului principal de credite pentru avizare. Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de aprobare i avizul Inspectoratului de Stat n Construcii (dup caz) unitii beneficiare. Includerea obiectivului n lista de investiii a ANP la cap. B lucrri noi Transmiterea filei de plan unitii beneficiare a lucrrii de investiii. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (proiect tehnic, detalii de execuie). Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (proiect tehnic, detalii de execuie). Aprobarea documentaiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuie). . Desfurarea procedurii de achiziie. Elaborarea documentaiilor de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuie). Verificarea i recepionare proiectului de execuie, detaliilor de execuie. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuie). Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuie). Aprobarea documentaiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuie. Desfurarea procedurii de achiziie. Verificarea documentaiilor tehnice de execuie de ctre specialiti verificatori de proiecte, alii dect specialitii elaboratori ai proiectelor i ntocmirea raportului de evaluare. naintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuie i raportul de solicitare a autorizaiei de construire la ANP - Serviciul cazarmare construcii - investiii. Analizarea documentaiilor naintate n Consiliul Tehnico Economic Eliberarea autorizaiei de construire i transmiterea acesteia unitii beneficiare. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a contractului de execuie de lucrri. Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de execuie de lucrri. 207

Manual de proceduri Directorul unitii Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Directorul unitii la propunerea Directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de antier Directorul unitii Directorul unitii la propunerea dirigintelui de antier Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de antier/antreprenorul Dirigintele de antier Aprobarea documentaiei de atribuirea a contractului de execuie de lucrri. Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrrilor de execuie Desfurarea procedurii de achiziie pentru contractarea lucrrilor de execuie. Desemnarea dirigintelui de antier (inginerul/tehnicianul constructor). n cazul n care nu exist persoan autorizat n cadrul unitii se vor contracta servicii de dirigenie de antier. Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii de nceperea lucrrilor de execuie. Emiterea ordinului de ncepere a lucrrilor. Sistarea lucrrilor n cazul n care pe parcursul desfurrii acestora se descoper vestigii arheologice, asigurarea pazei i anunarea Direciei Judeene pentru Cultur, Culte i Patrimoniu Cultural Naional. Sistarea lucrrilor la terminarea fondurilor alocate i renceperea acestora numai dup refinanare. ntiinarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii i a proiectantului, n funcie de programul de control pe faze determinante stabilite prin documentaia de execuie pentru prezen la faa locului. Verificarea execuiei lucrrilor (situaiile de lucrri lunare verificate i acceptate la plat) n baza caietelor de msurtori lunare ntocmite de dirigintele de antier mpreun cu eful de antier (reprezentant al antreprenorului). Decontarea situaiilor de lucrri. n cazul nefinalizrii lucrrilor sau a expirrii autorizaiei de construire se va nainta la ANP- Serviciul cazarmare construciiinvestiii un raport de solicitare a prelungirii valabilitii autorizaiei de construcie. Analizarea n Consiliul Tehnico Economic a raportului de prelungire a autorizaiei de construire Transmiterea autorizaiei de construire prelungit sau eliberarea altei autorizaii n cazul n care nu mai poate fi prelungit. ntocmirea, completarea crii tehnice a construciei pe toat perioada de derulare a execuiei lucrrilor inclusiv n perioada de garanie prin completarea jurnalului de evenimente. Transmiterea de ctre antreprenorul lucrrii a solicitrii de ntrunire a comisiei de recepie ca urmare a finalizrii lucrrilor Desemnarea comisiei de recepie. Recepia lucrrilor la terminarea acestora i ntocmirea procesului verbal cu anexele (dup caz) cuprinznd listele cu cantiti de lucrri neexecutate, executate neconform proiectului sau de remediat. Admiterea, respingerea sau amnarea recepiei Urmrirea comportrii pe perioada de garanie de bun execuie a lucrrilor i somarea constructorului de cte ori apar probleme de exploatare. Recepia final a lucrrilor dup expirarea perioadei de garanie Admiterea sau respingerea recepiei finale.

Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Directorul adjunct economico administrativ la propunerea dirigintelui de antier Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Dirigintele de antier pe perioada execuiei i responsabilul cazarmare n perioada de garanie Antreprenorul lucrrii Directorul unitii la propunerea directorului adjunct ecadministrativ Comisia de recepie

Comisia de recepie Inginerul/tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare Comisia de recepie 208

Administraia Naional a Penitenciarelor Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare Comisia de recepie Definitivarea crii tehnice a construciei, respectiv ntocmirea Fiei de date statistice i Punctul de vedere al proiectantului asupra modului de comportare a construciei n timpul perioadei de garanie. n cazul respingerii recepiei finale cldirea se va elibera de sarcini, se va conserva i se va expertiza tehnic.

NOT: - n cazul apariiei de lucrri suplimentare, acestea vor fi naintate spre aprobare la ANP- Serviciul cazarmare construcii-investiii, nsoite de dispoziia de antier (semnat de beneficiar, proiectant, antreprenor) i nota justificativ. - Documentaia naintat va fi analizat de ctre responsabilul de lucrare din cadrul serviciului cazarmare construcii investiii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite. - n cazul n care lucrrile nu se justific sau documentele naintate nu sunt complete se va ntocmi rspuns n consecin. - Lucrrile suplimentare nu se pun n oper fr aprobarea acestora de ctre Administraia Naional a Penitenciarelor. PROCEDURA:A00204004 PROCEDUR PRIVIND RECEPIA LUCRRILOR DE CONSTRUCII I INSTALAII 1. Scopul procedurii: a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de recepie a lucrrilor de construcii si instalaii; b) stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente acestei activiti; 2. Premise: efectuarea recepiilor lucrrilor de construcii i instalaii n mod unitar conform legislaiei n vigoare. 3. DESCRIEREA PROCEDURII Responsabil Dirigintele de antier (inginerul/tehnicianul constructor) Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de recepie Activitatea Desfurat Pregtirea documentaiilor tehnico-economice, a crii tehnice a construciei, a documentaiei pentru recepie i invitarea la recepie a unui reprezentant din partea Serviciului Controlul Calitii n Construcii cu cel puin 10 zile nainte de efectuarea recepiei. Numirea comisiei de recepie.

Transmiterea invitaiilor de participare la recepie a reprezentanilor investitorului, proiectantul lucrrii, executantului RECEPIA LA TERMINAREA LUCRRILOR Convocarea comisiei de recepie la terminarea lucrrilor care se Directorul unitii la propunerea face n maximum 15 zile de la notificarea terminrii lucrrilor de directorului adjunct economico ctre antreprenorul lucrrii. administrativ Proiectantul lucrrii Prezentarea punctului de vedere de ctre proiectantul general al obiectivului privind execuia construciei. Inginerul/tehnicianul constructor Punerea la dispoziia comisiei de recepie a documentelor de execuie. 3.Comisia de recepie examineaz obligatoriu: Comisia de recepie a) respectarea prevederilor din autorizaia de construire, precum si avizele si condiiile de execuie impuse de autoritile competente; b) executarea lucrrilor in conformitate cu prevederile contractului, 209

Manual de proceduri ale documentaiei de execuie si ale reglementarilor specifice, cu respectarea exigentelor eseniale, conform legii; c) referatul de prezentare ntocmit de proiectant cu privire la modul in care a fost executata lucrarea. Investitorul va urmri ca aceasta activitate sa fie cuprinsa in contractul de proiectare; d) terminarea tuturor lucrrilor prevzute in contractul ncheiat intre investitor si executant si in documentaia anexa la contract. In cazurile in care exista dubii asupra nscrisurilor din documentele crii tehnice a construciei, comisia poate cere expertize, alte documente, ncercri suplimentare, probe si alte teste; e) valoarea declarata a investiiei. Examinarea se efectueaz in toate cazurile prin cercetarea vizuala a construciei si analizarea documentelor coninute in cartea tehnica a construciei. ntocmirea procesului-verbal de recepie cu consemnarea observaiilor, concluziilor i a recomandrilor comisiei. Comisia de recepie recomand: a) admiterea recepiei in cazul in care nu exista obiecii sau cele care s-au consemnat nu sunt de natura sa efectueze utilizarea lucrrii conform destinaiei sale. b) amnarea recepiei cnd: - se constata lipsa sau neterminarea unor lucrri ce afecteaz sigurana in exploatare a construciei din punct de vedere al exigentelor eseniale; - construcia prezint vicii a cror remediere este de durata si care, daca nu ar fi fcute, ar diminua considerabil utilitatea lucrrii; - exista in mod justificat dubii cu privire la calitatea lucrrilor si este nevoie de ncercri de orice fel pentru a le clarifica. c) respingerea recepiei daca se constata vicii care nu pot fi nlturate si care prin natura lor implica realizarea unei sau a mai multor exigente eseniale, caz in care se impun expertize, reproiectri, refaceri de lucrri etc. La admiterea recepiei se elibereaz executantului cota parte din garania de bun execuie prevzut n contract a se elibera la terminarea lucrrilor. Numirea comisiei de recepie. Convocarea comisiei de recepie finale lucrrilor care se face n maximum 15 zile de la notificarea antreprenorului lucrrii. Comisia de recepie finala se ntrunete la data, ora i locul fixate i examineaz urmtoarele: a) procesele-verbale de recepie la terminarea lucrrilor; b) finalizarea lucrrilor cerute de "recepia de la terminarea lucrrilor"; c) referatul investitorului privind comportarea construciilor si instalaiilor aferente in exploatare pe perioada de garanie, inclusiv viciile aferente si remedierea lor. Comisia de recepie poate cere, in cazuri foarte bine justificate si/sau in cazul apariiei unor vicii, efectuarea de ncercri si expertize. ntocmirea procesul-verbal de recepie final. Propunerea de msuri pentru nlturarea neregulilor semnalate n cazul n care comisia de recepie final recomand admiterea cu obiecii, amnarea sau respingerea recepiei. La admiterea recepiei se elibereaz executantului cota parte din garania de bun execuie prevzut n contract a se elibera la terminarea perioadei de garanie.

Secretarulcomisiei (dirigintele de antier) Comisia de recepie

Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ RECEPIA FINAL Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economicoadministrativ Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economicoadministrativ Comisia de recepie

Comisia de recepie Secretarulcomisiei (inginerul/ tehnicianul constructor ) Comisia de recepie Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ 210

Administraia Naional a Penitenciarelor PROCEDURA A00204005 PROCEDUR PRIVIND CONSTITUIREA CRII TEHNICE A CONSTRUCIEI

1. Scopul procedurii a) stabilirea unui set unitar de reguli privind reglementarea activitii de ntocmire i verificare a documentelor care constituie cartea tehnic a construciei; b) stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente acestei activiti. 2. Premise: Prezenta procedur contribuie la implementare sistemului calitii n construcii din unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor, uurnd activitatea de ntocmire a crilor tehnice ale construciilor, care se alctuiesc pas cu pas, pe msura executrii lucrrilor 3. Aplicabilitate: n unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor 4. Descrierea procedurii RESPONSABIL Dirigintele de antier (inginerul/tehnicianul constructor al unitii/responsabilul cazarmare) Dirigintele de antier (inginerul/tehnicianul constructor al unitii/responsabilul cazarmare) ACTIVITATEA DESFASURATA 1. ntocmirea Fiei de date sintetice care conine informaii generale despre proiectantul lucrrii cu subproictanii pe specialiti (dup caz) i antreprenorul lucrrii cu subantreprenorii de specialitate (dup caz). 2. Documentaia privind proiectarea ce fac parte din cartea tehnic a construciei sunt: 2.1. Tema de proiectare, elaborat de investitor (beneficiar) 2.2. Amplasarea obiectului jude, localitate, strad, numr 2.3. Avize i acorduri 2.4. Documentaia tehnic partea scris i partea desenat 3. Documentaia privind execuia parte component a crii Dirigintele de antier (inginerul/tehnicianul constructor tehnice se compune din: 3.1. Autorizaia de construire al unitii/responsabilul 3.2. Ordinul de ncepere al lucrrilor cazarmare) 3.3. Proces verbal de predare primire al amplasamentului i a bornelor de repere 3.4. nregistrri de calitate cu caracter permanent efectuate pe parcursul executrii lucrrilor, precum i documentaii care atest calitatea lucrrilor: - certificate de calitate a materialelor; - rezultatul ncercrilor pe materiale; - proces verbal trasare lucrri; - proces verbal faze determinante; - proces verbal aspect beton dup decofrare; - condica de betoane; - proces verbal de recepie a terenului de fundare, a fundaiilor i a structurii de rezisten; - proces verbal privind montarea instalaiilor de msurare; - jurnalul principalelor evenimente; - registrul unic de comunicri i dispoziii de antier; - nota de constatare a organelor de control; - expertize tehnice; - caiete de ataament. 4. Documentele privind recepia lucrrilor care sunt elemente Dirigintele de antier (inginerul/tehnicianul constructor componente ale crii tehnice sunt: 4.1. Proces verbal de recepie la terminarea lucrrilor al unitii/responsabilul 4.2.Proces verbal de recepie final cazarmare) 4.3. Alte acte suplimentare 5. Documentele privind exploatarea construciei sunt: Dirigintele de antier 5.1. Prevederi ale proiectului referitoare la: (inginerul/tehnicianul constructor - urmrirea comportrii construciei al unitii/responsabilul 211

Manual de proceduri cazarmare) exploatare i ntreinere lista prescripiilor de baz pentru exploatare interpretarea urmririi exploatrii Proiectele cu modificrile ulterioare recepiei construciei Proiectul de urmrire special a construciei (dac este cazul) 5.4. Acte de constatare a unor deficiene aprute ulterior recepiei 5.5. Proces verbal de predare primire a instalaiilor de msurare (dac este cazul) 5.6. Proces verbal de predare primire a construciei 6. Jurnalul evenimentelor 5.2. 5.3.

Dirigintele de antier (inginerul/ tehnicianul constructor al unitii/responsabilul cazarmare)

PROCEDURA: A00204006 ALOCAREA LA DREPTURI DE COMBUSTIBIL PENTRU NCLZIRE Scop: Stabilirea consumului de combustibil pentru nclzit spaii Aplicabilitate: n cadrul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil Activitatea desfurat

A la nivelul unitilor teritoriale de penitenciare Directorul unitii la propunerea - numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia pentru directorului adj. economico - alocarea la drepturi de nclzire format - din comisie este obligatoriu sa fac parte eful serviciu administrativ logistic i inginer/tehnician constructor/responsabil cazarmare Comisia pentru alocare drepturi de nclzire Comisia pentru alocare drepturi de nclzire la -stabilete destinaia fiecrei ncperi ocupate de unitate ce urmeaz a se nclzi, a volumului acestora i a regimului de lucru - stabilete consumul n funcie de tipul combustibilului folosit - ntocmete procesul verbal pentru alocarea la drepturi, n fiecare an, la nceputul perioadei de nclzire stabilind cantitatea de combustibil estimativ pe care unitatea are dreptul s o aprovizioneze pentru nclzirea spaiilor - Verific i avizeaz procesul verbal de alocare la drepturi Responsabil cazarmare aprob procesul verbal de alocare la drepturi ntocmete situaia privind consumul zilnic i noteaz n registru temperatura minim care s-a nregistrat n situaii speciale, justific consumurile mari de combustibil ( n cazul temperaturilor mult mai scazute dect media anual) transmite aceasta situaie decadal responsabilului de cazarmare urmrete ncadrarea consumului n drepturi justific consumul de nclzit anual n perioada 15-30 mai pentru ntreaga perioada de nclzire ntocmete situaia privind consumul i depirile, eventual economiile de combustibil i le nainteaz spre informare Directorului adj. economico administrativ i responsabilului cazarmare din Administraia Naional a Penitenciarelor

la

ef serviciu economico administrativ/Director adj. economico administrativ Directorul unitii Fochist

212