Sunteți pe pagina 1din 14

G

U
V E

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

PROCEDURA DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 1 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

Cuprins

Pagina de titlu

Cuprins.........................................................................................................pag.1
Formular eviden modificri.......................................................................pag.2
Coninutul propriu-zis al procedurii............................................................pag.3
Formular sesizare neregulariti pag.10
Formular analiz procedur........................................................................pag.11
Lista de difuzare a procedurii......................................................................pag.13

G
U
V E

PROCEDURA DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 2 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

Formular eviden modificri

Nr.
crt.

Ed.

Data
ediiei

Rev.

Data
reviziei

Pag.

Descriere
modificare

Semntura
conductorului
compartimentului

G
U
V E

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

PROCEDURA DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 3 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

1.0. Scop
Procedura are scopul de a stabili modalitatea de semnalare a neregularitilor, precum i
protecia persoanelor care reclam ori semnaleaz neregulariti la nivelul Ministerului
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale.
2.0. Domeniu de aplicare
Procedura se aplic de ctre toate compartimentele Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale, respectiv de ctre toate persoanele din cadrul acestora.
3.0. Documente de referin
3.1.

Legislaie primar
(1) Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare.
(2) Legea nr. 571/2004 privind protecia personalului din autoritile publice, instituiile publice
i din alte uniti care semnaleaz nclcri ale legii;
(3) Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu
modificrile i completrile ulterioare;
(4) Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
(5) Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici, republicat;
(6) Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduit a personalului contractual din autoritile i
instituiile publice;
(7) Hotrrea Guvernului nr. 1344/2007 privind normele de organizare i funcionare a
comisiilor de disciplin, cu modificrile i completrile ulterioare.

3.3.

Legislaie secundar
(1) Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice
i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat;
(2) Ordinul ministrului muncii, familiei i proteciei sociale nr.2776/08.12.2011 pentru
constituirea Grupului de management pentru implementarea Sistemului de Control
Managerial Intern (SCMI) i a Grupului pentru suport tehnic pentru implementarea SCMI,
cu modificrile ulterioare;
(3) Ordinul ministrului muncii, familiei i proteciei sociale nr.2844/23.12.2011 privind
aprobarea Regulamentului de Organizare i Funcionare al Grupului de Management, al
Grupului pentru Suport Tehnic i al Secretariatului Tehnic pentru dezvoltarea Sistemului de
Control Managerial Intern i a Planului Strategic Instituional n cadrul Ministerului Muncii,
Familiei i Proteciei Sociale;

G
U
V E

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

PROCEDURA DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 4 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

(4) Ordinul ministrului muncii, familiei i proteciei sociale nr.408/09.03.2012 privind


aprobarea Procedurii de sistem pentru realizarea procedurilor pe activiti din cadrul
aparatului central al Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale i structurilor
subordonate Ministerului;
4.0. Definiii i abrevieri
4.1. Definiii
(1) Procedur = prezentare n scris a pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a
regulilor de aplicat necesare ndeplinirii atribuiilor i sarcinilor, avnd n vedere asumarea
responsabilitilor;
(2) Procedur de sistem = procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la
nivelul tuturor departamentelor din cadrul ministerului;
(3) Compartiment = direcie general/direcie/serviciu/birou/compartiment/unitate constituit()
la nivelul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale;
(4) Conductorul
compartimentului
birou/coordonator;

director

general/director/ef

serviciu/ef

(5) Neregularitate = orice fapt care presupune o nclcare a legii, a deontologiei profesionale
sau a principiilor bunei administrri, eficienei, eficacitii, economicitii i transparenei;
(6) Economicitate = minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor
estimate ale unei activiti, cu meninerea calitii corespunztoare a acestor rezultate;
(7) Eficacitate = gradul de ndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activiti
i raportul dintre efectul proiectat i rezultatul efectiv al activitii respective;
(8) Eficien =maximizarea rezultatelor unei activiti n relaie cu resursele utilizate;
(9) Buna administrare = instituia este datoare s i desfoare activitatea n realizarea
interesului general, cu un grad ridicat de profesionalism, n condiii de eficien, eficacitate
i economicitate a folosirii resurselor;
(10) Transparena = instituia are obligaia de a-i desfura activitatea ntr-o manier deschis,
n care accesul liber i nengrdit la informaiile de interes public s constituie regula, iar
limitarea accesului la informaie s constituie excepia, n condiiile legii;
(11) Avertizare n interes public = sesizarea fcut cu bun-credin cu privire la orice fapt care
presupune o nclcare a legii, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei
administrri, eficienei, eficacitii, economicitii i transparenei;
(12) Avertizor = persoana care este ncadrat ntr-unul din compartimentele din cadrul
Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale i care face o sesizare potrivit pct. 11;
(13) Comisie de disciplin = organul nsrcinat cu atribuii de cercetare disciplinar, prevzut de
lege i de regulamentul de organizare i funcionare a Ministerului Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale;

G
U
V E

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

PROCEDURA DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 5 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

4.2. Abrevieri
(1) MMFPS = Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale;
(2) SCI/M = Sistemul de Control Intern/Managerial

5.0. Descrierea procedurii


5.1. Generaliti
(1) Necesitatea elaborrii procedurii de semnalare a neregularitilor are la baz Ordinul
ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice i
pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, respectiv Standardul nr. 16
privind semnalarea neregularitilor, precum i perspectiva de a defini o modalitate concret
de protecie a avertizorilor de integritate conform Legii nr. 571/2004 privind protecia
personalului din autoritile publice, instituiile publice i din alte uniti care semnaleaz
nclcri ale legii.
(2) Principii. n analiza sesizrii privind presupusa neregularitate, trebuie avute n vedere
urmtoarele principii:
1 principiul legalitii, conform cruia persoana/structura care analizeaz are obligaia de a
respecta drepturile i libertile angajailor MMFPS, normele procedurale i tratamentul
egal potrivit legii;
2 principiul responsabilitii, conform cruia orice persoan care semnaleaz neregulariti
este datoare s susin sesizarea cu date sau indicii privind presupusa neregularitate;
3 principiul echilibrului, conform cruia niciun avertizor nu se poate prevala de
prevederile prezentei proceduri pentru a diminua o sanciune administrativ sau
disciplinar pentru o neregularitate comis de acesta;
4 principiului bunei-credine, conform cruia este ocrotit persoana care a fcut o sesizare,
convins fiind de realitatea strii de fapt sau c fapta constituie o nclcare a legii;
5 principiul prezumiei de nevinovie, conform cruia angajatul MMFPS mpotriva cruia
s-a fcut sesizarea este considerat nevinovat pentru neregularitatea sesizat att timp ct
aceasta nu a fost dovedit;
6 principiul garantrii dreptului la aprare, conform cruia angajatul MMFPS mpotriva
cruia s-a fcut sesizarea are dreptul de a fi audiat i de a prezenta dovezi n aprarea sa;
7 principiul contradictorialitii, conform cruia persoana/structura care analizeaz
sesizarea de neregularitate are obligaia de a asigura angajailor MMFPS aflai pe poziii
divergente posibilitatea de a se exprima cu privire la orice act sau fapt care are legtur cu
sesizarea;
8 principiul proporionalitii, conform cruia trebuie respectat un raport corect ntre
gravitatea neregularitii, circumstanele svririi acesteia i sanciunea propus s fie
aplicat;

G
U
V E

PROCEDURA DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 6 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

9 principiul legalitii sanciunii, conform cruia persona/structura care analizeaz


sesizarea de neregularitate nu poate propune dect sanciuni prevzute de lege;
10 principiul unicitii sanciunii, conform cruia pentru comiterea unei neregulariti nu se
poate aplica dect o singur sanciune.
5.2. Semnalarea neregularitilor
(1) Persoana care a luat la cunotin de svrirea unor neregulariti, semnaleaz aceste
neregulariti conform prezentei proceduri.
(2) Pentru a oferi o protecie adecvat avertizorilor de integritate, n cadrul MMFPS semnalarea
neregularitilor se ndreapt ctre o singur persoan, special desemnat prin act
administrativ, pentru a primi avertizrile n interes public. Totodat, se nominalizeaz i un
supleant care va primi avertizrile n interes public atunci cnd titularul se afl n
imposibilitate de a-i exercita cu impaialitate atribuiile (sesizarea vizeaz chiar persoana sa)
sau atunci cnd din motive obiective (concediu de odihn, deplasri n interesul serviciului
etc.) nu se poate ocupa de procedur.
(3) Dac exist mai multe sesizri cu acelai obiect i mpotriva aceleiai persoane, acestea se
conexeaz.
(4) Semnalarea neregularitilor se formuleaz n scris i trebuie s cuprind urmtoarele
elemente:
a) numele, prenumele, funcia deinut de persoana care a formulat sesizarea i denumirea
compartimentului n care i desfoar activitatea;
b) numele i prenumele angajatului instituiei a crui presupus neregularitate este sesizat i
denumirea compartimentului n care i desfoar activitatea;
c) descrierea presupusei neregulariti care constituie obiectul sesizrii i data svririi
acesteia (dac este cunoscut);
d) prezentarea datelor sau indiciilor care susin presupusa neregularitate;
e) descrierea prejudiciului cauzat de neregularitate constatat (dac se cunoate acest
prejudiciu);
f) data;
g) semntura.
(5) Aceste date se completeaz n formularul de sesizare, ale crui cmpuri sunt descrise n
Formularul nr. 1 al prezentei proceduri i se introduce ntr-un plic care va avea meniunea
Sesizare neregularitate. Plicul se pune n cutia special creat pentru depunerea avertizrilor
n interes public.
(6) Dac persoana care face sesizarea nelege s se foloseasc de mijloacele electronice ntruct
consider c beneficiaz de o confidenialitate sporit, atunci sesizarea poate fi trimis la
urmtoarea adresa de e-mail: sesizare@mmuncii.ro.

G
U
V E

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

PROCEDURA DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 7 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

(7) Acces la aceast cutie ct i la e-mail are doar persoana responsabil s primeasc avertizrile
n interes public, a crei obligaie este de a verifica periodic (minim de 2 ori pe sptmn)
cutia i e-mailul.
(8) Plicurile cu sesizri se ridic i se nregistreaz ntr-un registru special privind evidena
sesizrii neregularitilor. E-mail-urile se printeaz i urmeaz procedura aplicabil sesizrilor
formulate pe suport de hrtie.
(9) n situaia n care sesizarea privind semnalarea neregularitilor nu cuprinde elementele de la
punctul 5.2. (4), atunci persoana care primete sesizarea poate solicita avertizorului elemente
suplimentare.
(10) Persoana care primete sesizarea analizeaz i investigheaz cu toat rspunderea sesizarea
primit.
(11) n cazul n care sesizarea privete un angajat care are calitatea de funcionar public, iar dup
o prim investigaie persoana care primete sesizarea unei neregulariti consider c
sesizarea are o susinere suficient iar natura faptei este din sfera abaterilor disciplinare,
atunci aceasta se transmite spre soluionare comisiei de disciplin din cadrul MMFPS. De
asemenea, pentru faptele care nu ntrunesc elementele constitutive ale unei abateri
disciplinare, sesizarea poate fi transmis superiorilor ierarhici spre soluionare.
(12) n aceast situaie comisia de disciplin urmeaz procedura stabilit prin actele normative n
vigoare, n spe Hotrrea Guvernului nr. 1344/2007 privind normele de organizare i
funcionare a comisiilor de disciplin.
(13) n cazul n care sesizarea privete un angajat care nu are calitatea de funcionar public, iar
dup o prim investigaie persoana care primete sesizarea consider c exist o susinere
suficient iar natura faptei este din sfera abaterilor disciplinare, atunci aceasta se transmite
spre soluionare conducerii instituiei. Ulterior, conducerea instituiei desemneaz o
persoan n vederea desfurrii cercetrii disciplinare prealabile.
(14) Dac n urma aciunilor impuse pentru rezolvarea situaiei semnalate, conducerea instituiei
sau comisia de disciplin constat existena unor indicii c fapta svrsit poate fi
considerat contravenie sau infraciune, propune conductorului instituiei sesizarea
organelor de cercetare penal. Conductorul instituiei publice va sesiza de ndat organele
de cercetare penal.
(15) n situaia n care cel reclamat prin avertizarea n interes public este ef ierarhic, direct sau
indirect, ori are atribuii de control, inspecie i evaluare a avertizorului se asigur protecia
datelor avertizorului.
(16) n situaia n care cel reclamat prin avertizarea n interes public este chiar persoana
desemnat s primeasc sesizrile, atunci aceasta trebuie s se abin de la analiza
preliminar a sesizrii, fiind obligat, ca n cel mai scurt timp, s n tiin eze conducerea
instituiei despre situaia ivit i s transfere sesizarea supleantului.

G
U
V E

PROCEDURA DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 8 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

(17) Orice avertizor de integritate trebuie s fac sesizarea cu bun-credin, convins fiind de
veridicitatea celor semnalate i avnd un minim de indicii c s-a comis o fapt care afecteaz
integritatea public.
(18) Sesizrile abuzive fcute n mod repetat nu intr sub incidena prezentei proceduri, conform
reglementrilor n vigoare persoana mpotriva creia s-a fcut semnalarea urmnd s aib
liber acces la informaiile privind sesizarea respectiv.

6.0. Responsabiliti
6.1

Conducerea MMFPS
(1) transmite sesizarea privind semnalarea neregularitilor, dup caz, spre soluionare, persoanei
desemnate s desfoare cercetarea disciplinar prealabil sau organelor de cercetare penal;
(2) decide aciuni menite s elimine att neregulile aprute ct i cauzele care au dus la apariia
acestora;
(3) decide asupra msurilor propuse de ctre comisia de disciplin sau de ctre persoana
desemnat s desfoare cercetarea disciplinar prealabil.

6.2. eful ierarhic


(1) analizeaz sesizarea privind semnalarea neregularitilor;
(2) propune msuri ca urmare a analizei sesizrii privind semnalarea de neregulariti.
6.3. Comisia de disciplin
(1) analizeaz sesizarea privind semnalarea neregularitilor;
(2) propune msuri ca urmare a analizei sesizrii privind semnalarea de neregulariti.
6.4.

Persoana desemnat s desfoare cercetarea disciplinar prealabil

(1) analizeaz sesizarea privind semnalarea neregularitilor;


(2) propune msuri ca urmare a analizei sesizrii privind semnalarea de neregulariti.
6.4. Angajatul MMFPS (Avertizor)
(1) sesizeaz svrirea unor neregulariti.
7.0. Anexa diagrama de proces.
8.0. Formulare
7.0. Anexa - Diagrama de proces

G
U
V E

PROCEDURA DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 9 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

Avertizor (angajat MMFPS)

Persoana care primete


avertizrile n interes public

Alte categorii de personal


Abateri disciplinare
Contravenii i infraciuni

ef ierarhic

Funcionar public
Abateri disciplinare

Comisia de
disciplin

Conducere
MMFPS

Organe de
cercetare penal

Funcionar public
Contravenii i infraciuni

Conducere
MMFPS

Persoana desemnat s
desfoare cercetarea
disciplinar prealabil

Organe de
cercetare penal

G
U
V E

PROCEDUR DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 10 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

Formular nr. 1:

FORMULAR SESIZARE NEREGULARITI

FORMULAR SESIZARE NEREGULARITI


Nr. nregistrare
COMPARTIMENT:
n care s-a constatat neregularitatea
PERSOANA CARE A SVRIT NEREGULARITATEA:

DESCRIEREA NEREGULARITII I DATA SVRIRII:

DESCRIEREA PREJUDICIULUI CAUZAT (DAC SE CUNOATE)

PERSOANA CARE A SESIZAT NEREGULARITATEA: NUME, PRENUME, FUNCIE

DATA

SEMNTURA

G
U
V E

PROCEDUR DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 11 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

Formular nr. 2:

FORMULAR ANALIZ PROCEDUR

Conductor
compartiment
Compartiment Prenume
i
nume
funcia
Direcia
Protecia
Copilului
Direcia
Egalitate de
anse ntre
Femei i
Brbai
Direcia Dialog
Social
Direcia
Ocupare i
Salarizare
Direcia
Juridic,
Legislaia
Muncii i
Contencios
Direcia
Asigurri
Sociale
Direcia Politici
Publice
Direcia
Resurse Umane
Direcia
Protecia
Persoanelor cu
Handicap
DGAMPOS
DRU

Aviz nefavorabil
nlocuitor Aviz favorabil
de drept
sau
Semntur Data Observaii Semntura Data
delegat

G
U
V E

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

PROCEDUR DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 12 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

Conductor
nlocuitor Aviz favorabil
Aviz nefavorabil
Compartiment compartiment de drept
Semntur Data Observaii Semntura Data
Prenume
i sau
Unitate de
Management al
Proiectului
Direcia Relaii
Externe
Direcia
Financiar
Administrativ
Compartiment
Implementare
i Administrare
Proiecte
Finanate din
Fonduri
Europene
Nerambursabile
Direcia
General
Asisten
Social
Audit Public
Intern
Serviciul Corp
Control
Agenia
Naional
pentru Pli i
Inspecie
Social
Inspecia
Muncii

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

G
U
V E

PROCEDUR DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 13 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

Compartiment

Direcia Protecia
Copilului
Direcia Egalitate de
anse intre Femei i
Brbai
Direcia Dialog Social
Direcia Ocupare i
Salarizare
Direcia Juridic,
Legislaia Muncii i
Contencios
Direcia Asigurri
Sociale
Direcia Politici Publice
Direcia Resurse
Umane
Direcia Protecia
Persoanelor cu
Handicap
DGAM POS DRU
Unitate de Management
al Proiectului
Direcia Relaii Externe

Nume i
prenume

Data primirii

Semntura

Data
retragerii
/intrrii n
vigoare a
procedurii

Semntura

G
U
V E

PROCEDUR DE SISTEM
privind semnalarea neregularitilor

Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale

Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 14 din 14

Cod: P.S. - 11
Exemplar nr. 1

Compartiment

Direcia Financiar
Administrativ
Compartiment
Implementare i
Administrare Proiecte
Finanate din Fonduri
Europene
Nerambursabile
Direcia General
Asisten Social
Audit Public Intern

Serviciul Corp Control


Agenia Naional
pentru Pli i Inspecie
Social
Inspecia Muncii

Nume i
prenume

Data primirii

Semntura

Data
retragerii
/intrrii n
vigoare a
procedurii

Semntura