Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Rolul Arhivei in Managementul Infodocumentar Din Cadrul Sistemului de Asigurări de Sănătate
Rolul Arhivei in Managementul Infodocumentar Din Cadrul Sistemului de Asigurări de Sănătate
Explozia informaional din ultimii cincizeci de ani i din ultimul sfert de veac, de cnd calculatorul a
fost introdus pe scar larg n activitatea zilnic a celor mai muli dintre creatorii i deintorii de
documente, a determinat societatea s adopte o serie de msuri concrete n determinarea politicilor de
gestionare a arhivelor att la nivel global, ct i sectorial, prin elaborarea de regulamente, norme i legi
specifice1. n acest context evideniindu-se i elaborarea de soluii automate de creare, stocare,
prelucrare i vehiculare a datelor2. De o atenie deosebitt se bucur i cele din domeniul sntii, care,
de altfel, sunt supuse i unui regim foarte strict3.
Actualmente, mai mult ca oricnd, se simte nevoia elaborrii unui sistem informaional4 integrat (arhiva
medical i cea administrativ), care s colecteze, administreze i publice informaiile create n sistemul
medical i al asigurrilor de sntate i instituiilor conexe. Pentru atingerea acestui deziderat,
considerm necesar parcurgerea urmtoarelor etape:
Conform prevederilr legale n vigoare, arhiva unei instituii este structura care are un rol important n
stabilirea i urmrirea regulilor de circulaie a informaiilor i documentelor, de la ceare/intrare n
instituie i pn la ieirea i/sau reintroducerea n circuitul adminstativ i tiinific5.
n cele ce urmeaz vom ncerca s realizm o prezentare succint asupra situaiei de facto a arhivelor
instituionale, oferind spre dezbatere o soluie elaborat de specialiti din cadul CAS Iai, mpreun cu
o firm de soft.
Casele de asigurri, n particular, instituiile publice n general, precum i agenii economici, prin
extrapolare, la momentul actual, creaz, primesc i expediaz o cantitate foarte mare de
documente. Aceste activiti creaz serioase probleme n ceea ce privete evidena, pstrarea i
ntreinerea arhivei rezultate, genernd totodat costuri directe i indirecte foarte mari.
Pentru exemplificare notm cteva date de ordin cantitativ referitoare la arhiva gestionat de CAS Iai.
n urma prelucrrii doar a arhivei din perioada 1999-2003 au rezultat aproximativ 3500 de uniti
arhivistice (dosare, registre, condici etc.) care ocup circa 90 de metri liniari de poli- raft.
Fluxul informaional la nivelul CAS Iai este reprezentat n forma grafic n cadrul figurilor 1 i 2
(vezi plane).
Coerena i corectitudinea organizrii i administrrii unei arhive, n cadrul circuitului primar i
secundar se realizeaz prin intermediul ctorva instrumente de baz, printre care menionm:
nomenclatorul arhivistic, regstrul de intrare - ieire i inventarul de documente6.
1. Nomenclatorul arhivistic
Introducerea organigramei n form grafic i pe funcii are un rol determinant n stabilirea relailor de
comunicare i a posibilitilor de accesare a documentelor. n aceast ordine de idei, accesul la
documente se poate realiza structural-ierarhic.
Ca model, am preluat formularul tipizat prevzut de Legea Arhivelor Naionale nr.16/1996, la care am
adugat cteva elemente noi i anume: tipul documentului, confirmare de primire, modalitatea de
expediere, nr. file rspuns, nr. total de file, al cror rol este de a clasifica mai bine anumite date despre
document, pe de oparte, respectiv ofer posibilitatea de a introduce n registru, prin intermediul unor
instrumente conexe, unele date despre teri, i a facilita n acelai timp rapiditatea comunicrii. Dup
cum se observ i din schema fluxului infodocumentar a CAS Iai, plasarea activitii de nregistrare a
tuturor documentelor unei singure persoane este dificil i neproductiv, dup cum neproductiv i
inoportun este nregistrarea paralel n mai multe registre. Consecinele n acest caz sunt evidente, iar
automatizarea activitilor derulate pe traseul parcurs de un document n cadrul instituiei, este mai mult
dect necesar. Avnd n vedere aceste inconveniente, sistemul a fost proiectat s permit nregistrarea
concomitent a documentelor de pe mai multe staii de lucru, dup cum asigur i preluarea
documentelor intrate n sistem prin fax sau mail. Numrul de nregistrare dat documentului este alocat
automat de catre aplicaie. Ca provenien, documentele pot fi de dou categorii: interne i externe. Am
adoptat o astfel de clasificare deoarece documentele parcurg trasee oarecum diferite, iar lucrul cel mai
important este modalitatea de introducere n sistem. O parte din rubricile registrului de intrare - ieire se
completeaz automat de program, prin accesarea unor opiuni din meniul contextual sau manual, prin
completarea unor cmpuri n diverse etape parcurse de document, pn la finalizarea traseului conceput
de utilizatori i arhivat definitiv n arhiv. Este obligatorie completarea tuturor cmpurilor din registru
deoarece acestea vor servi la cutarea automat a documentelor dorite i, n plus, va asigura o legtur
mai bun ntre documente i problemele tratate de acestea.
3. Inventarul
Inventarul este un instrument de eviden11 n care sunt inserate toate documentele intrate, ieite sau
ntocmite pentru uz intern i clasificate conform nomenclatorului arhivistic. Acesta se ntocmete anual,
pe compartimente i termene de pstrare. Elementul suplimentar care face legtura ntre documentele
ce se refer la aceeai problem este numrul de conexare, care se introduce n momentul nregistrrii
documentelor n registrul de intrare - ieire. Regsirea documentelor n aceast faz de eviden se
poate face potrivit criteriilor preluate din regitrul de intrare - ieire.
Concluzii
Arhiva unei instituii, fiind punctul terminus n cadrul oricrui flux complet de date, reprezint una din
verigile cheie n managementul informaiilor i documentelor vehiculate ntre diveri parteneri de
dialog din cadrul sistemului de asigurri de sntate i asigur o clasificare funcional n vederea
regsirii rapide i complete a oricrui gen de infomaie vehiculat la nivelul sistemului.