S.C. MEDLINE COM. S.R.L.

RO - 400380 CLUJ NAPOCA, Str. Ilie Măcelaru nr. 33

tel.: 0372-749 475, fax: 0264-599250
e-mail: office@medline.com.ro, www.medline.com.ro

PROCEDURĂ SPECIFICĂ

RESURSE UMANE

PS - 09 - 05

Aprobat, Elaborat, Cod document Ediţia: 5

Reprezentantul
Director general Data: 03.11.2014
managementului
Papp-Szentannai György Papp-Szentannai Enikő PS-09-05 Total pagini : 9

Exemplar:

DOCUMENT ŢINUT SUB CONTROL.

MODIFICAREA, MULTIPLICAREA ŞI UTILIZAREA FĂRĂ APROBAREA CONDUCERII
SC MEDLINE COM SRL ESTE INTERZISĂ!

STANDARDE DE REFERINŢĂ : SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008

CAPITOLUL DE REFERINŢĂ DIN MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENT: 6.2.

PS-09-05 p 1-9
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ PS-09-05
RESURSE UMANE

CUPRINS
Capitolul
1. MODIFICĂRI 2
2. SCOP 3
3. DOMENIUL DE APLICARE 3
4. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI 3
4.1. Definiţii 3
4.2. Prescurtări 3
5. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ 3
6. PROCEDURĂ 4
6.1. Recrutări, angajări noi, schimbarea postului, 4
6.1.1 Planificare 4
6.1.2. Recrutare 4
6.1.3. Angajări noi 4
6.2. Personalul angajat 5
6.2.1. Fişa postului 6
6.2.2. Schimbarea postului 6
6.2.3. Concediu 6
6.3 Necesităţi de instruire, evidenţa calificărilor 6
6.3.1. Planificarea instruirii 6
6.3.2. Instruirea noilor angajaţi 7
6.3.3. Instruire legată de realizarea serviciilor 7
6.3.4. Instruire privind cunoştinţele sistemului integrat de management 7
6.3.5. Instruiri efectuate în afara organizaţiei 7
6.4. Verificarea modului de însuşire a cunoştinţelor şi a eficacităţii instruirilor 7
6.5. Evaluarea angajatilor dupa criterile de evaluare profesionala 8
7. ÎNREGISTRĂRI 8
8. FORMULARE / ANEXE 9

1. MODIFICĂRI

Capitolul Pagina modificată / conţinut Cine modifică Ediţia

PS-09-05 p 2-9
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ PS-09-05
RESURSE UMANE

2. SCOP

Prezenta procedură specifică reglementează metodologia şi responsabilităţile funcţiilor implicate în angajarea

personalului, stabilirea cerinţelor de competenţă a personalului, identificarea necesităţilor de instruire,
asigurarea instruirii angajaţilor organizaţiei şi păstrarea dovezilor care atestă competenţa angajaţilor.

3. DOMENIUL DE APLICARE

Prevederile prezentei proceduri specifice se aplică în cazurile şi de către funcţiile din cadrul organizaţiei care
efectuează activităţi legate de angajarea personalului şi instruirea angajaţilor.
Responsabil de proces: Manger resurse umane / Director executiv

4. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI

4.1. Definiţii

Instruire – procesul pe parcursul căruia participanţii dobândesc cunoştinţele prescrise.

Examinare – verificarea documentată a existenţei cunoştinţelor.
Soft RU – program electronic care conţine informaţii despre Contractele individuale de muncă cu toate
modificările, date personale angajaţi, instruiri profesionale, SSM, SU, analize periodice, criterii de evaluare
personal, salariazare.
Serviciu – servicii profesionale de curățenie; servicii de mentananță tehnică; servicii de amenajari interioare și
exterioare; servicii de întreținere peisagistică; comercializare consumabile de igienă, produse de curățenie,
echipamente de protecție, alte produse nealimentare.
4.2. Prescurtări

SSM–sănătate şi securitate în muncă.

SU – situaţii de urgenţă.
AAM – Acount Acquisition Manager
CCM – Customer Care Manager
MAC – Manager Asigurarea Calității
RU – resurse umane

5. DOCUMENTE DE REFERINŢA

SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.

SR EN ISO 14001:2005 – Sisteme de management de mediu. Specificaţii şi ghid de utilizare.
SR OHSAS 18001:2008 – Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale.
MSI – Manualul sistemului integrat de management S.C. MEDLINE COM S.R.L.
PG-01 – Controlul documentelor şi al înregistrărilor.

PS-09-05 p 3-9
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ PS-09-05
RESURSE UMANE

6. PROCEDURĂ

6.1. Planificare, recrutări, angajări noi

6.1.1 Planificarea

În cazul posturilor vacante din domeniul administrativ și de conducere Directorul executiv / Directorul general
comunică către Managerul RU condiţiile de angajare și caracteristicile postului vacant.
În cazul posturilor vacante la personalul operațional, AAM – pentru punctele de lucru noi –, respectiv CCM – în
cazul restructurărilor de la punctele de lucru deja existente – comunică Departamentului RU necesarul de
personal, respectiv detaliile importante: ore alocate, adresa beneficiarului, program de lucru, număr de
posturi.

6.1.2. Recrutări

Departamentul RU anunţă online la AJOFM „Situația locurilor de muncă vacante” cu cel puțin o zi înainte de
data angajării. Alegerea canalelor de media şi publicitate în vederea publicării anunţurilor aparţine
Departamentului RU.
C.V.- urile primite pe e-mail sunt transmise persoanei care se ocupă de recrutarea specifică fiecărui domeniu.
Candidaţii care se prezintă la interviu completază formularul „Cererea de angajare” (vezi formular cod F-
09/02), după care Specialistul RU ţine un interviu cu candidații selectați și verifică dacă aceștia corespund
criteriilor de preselecţie. Datele şi observaţiile legate de persoanele intevievate sunt notate pe „Cererea de
angajare” de către Specialist RU.

6.1.3. Angajări noi

Cei selectaţi pentru angajare sunt contactați și invitați să se prezinte cu actele necesare pentru întocmirea
dosarului de angajare și să semneze , „Informarea” (vezi formular cod F-09/04). Specialistul RU întocmește
„Fișa de solicitare a examenului medical la angajare” (vezi formular cod F-09/03) şi „Fisa de expunere la
riscuri profesionale” pentru efectuarea programării viitorului angajat la analizele medicale necesare la
angajare unde i se eliberează „Fișa de aptitudini”.
În vederea încheierii și semnării „Contractului individual de muncă”, viitorul angajat trebuie să se prezinte la
societate, cel tarziu în ultima zi lucrătoare anterioare datei angajării cu urmatoarele documente:
- Cazier judiciar (pentru functiile pentru care este cazul),
- Copie carte de identitate,
- Copie permis de conducere (daca este cazul),
- Copie acte de studii (ultima scoală absolvită),
- Copie certificat de naștere,
- Copie certificat de căsătorie (daca este cazul),
- „Fișa de aptitudini” eliberată de medicul de medicina muncii,
- Adeverință de la vechiul loc de muncă pentru calcul bază CAS,
- Adeverință de la medicul de familie.

„Contractul individual de muncă” se generează de către Specialistul RU din softul RU, acesta este semnat de
către Managerul RU și angajat cel tarziu în ultima zi lucrătoare anterioară începerii activității, împreună cu
„Fişa postului” (vezi formular F-09/01). Pe toate actele și contractele ce se vor întocmi trebuie specificat de
către angajat „Am primit un exemplar”, datate și semnate de către acesta.
După parcurgerea acestor etape, Specialistul salarizare trimite datele înregistrate în softul RU în format
electronic, online la ITM (generând „Revisalul” – Registrul General de Evidență Salariați)
Dosarul de personal al fiecărui angajat trebuie sa contina:
- „Cerere de angajare”,
- „Autobiografie” (în cazul personalului de curățenie nu se solicită),

PS-09-05 p 4-9
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ PS-09-05
RESURSE UMANE

- „Fişă de aptitudine medicală”,

- „Informare”,
- „Contractul individual de muncă”,
- Copie: CI, acte studii, certificat naștere/căsătorie/hotarâre divorț,
- „Fişa postului”,
- Cazier judiciar,
- Copie permis de conducere (dacă este cazul),
- Adeverință de la vechiul loc de muncă pentru calcul bază CAS,
- Adeverință de la medicul de familie,
- „Declarație deplasare de la / la locul de muncă” (vezi formular cod F-09/05),
- Acte adiţionale la contractul de angajare – dacă este cazul,
- „Decizia de schimbare a postului / decizie de numire în funcție”– dacă este cazul,
- „Decizie de desfacere a contractului de muncă”-se completează la plecarea
angajatului,
- „Notă de lichidare” -se completează la plecarea angajatului,
Pentru deducerea personală la impozit angajatul va prezenta Departamentului RU suplimentar următoarele
documente:
- „Declarație pe propria răspundere privind persoanele în întreținere”
- copii după certificatele de naştere ale copiilor / certificat căsătorie,
- adeverinţă de la locul de muncă a soţului / soţiei sau „Declarație pe propria
răspundere, că nu beneficiază de deducere” pentru persoana pentru care solicită
deducerea,
- pentru copiii care studiază la orice formă de învățământ este nevoie de o adeverință
de la acea instituție,
- „Declarație pe propria răspundere a persoanei ce urmează a fi trecută în
întreținere”, că nu realizează venituri de natură salarială,
- Copia cărții de identitate soț/soție/părinți.
Angajații noi vor participa la o instruire practică de minim 8 ore. În urma instruirii efectuate de către
Responsabil instruiri profesionale se vor testa cunoştinţele profesionale dobândite printr-un test scris, care va
fi evaluat și va primi unul din calificativele „Slab/Bun/Foarte bun” .

6.2. Personalul angajat

Cerinţele de bază pentru fiecare angajat al organizaţiei sunt:

- să cunoască atribuţiile şi responsabilităţile în realizarea conformităţii cu cerinţele din sistemul
integrat de management;
- să cunoasca criteriile de evaluare ale activităţii profesionale;
- să fie conştient de importanţa conformităţii cu politica referitoare la calitate, mediu, sănătate şi
securitate ocupaţională, cu procedurile şi cerinţele din sistemul integrat de management;
- să cunoască consecinţele posibile ale abaterilor de la reglementările procedurilor specificate;
- să cunoască cerinţele şi reglementările privind sistemul integrat de management, aplicabile în
sfera sa de activitate şi prevederile aferente SSM şi SU;
- să cunoască pericolele şi riscurile aferente, reale sau posibile, ale activităţilor, inclusiv cerinţele
referitoare la pregătirea situaţiilor de urgenţă şi a capacităţii de răspuns,
- să dispună de studiile, instruirile, abilităţile şi experienţa necesară funcţiei pe care o
îndeplineşte.
- să cunoască reglementarile din „Regulamentul intern al societăţii” precum şi consecinţele
posibile ale abaterilor de la nerespectarea acestuia;
- să îşi îndeplinească la timp îndatoririle de serviciu prevăzute în „Fişa postului” precum şi toate
celelalte decizii interne ale societăţii;
- să cunoască reglementările prevăzute în „Contractul colectiv de muncă al societăţii”.

PS-09-05 p 5-9
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ PS-09-05
RESURSE UMANE

Cerinţele privind studiile, instruirile, abilităţile şi experienţa titularului postului ocupat sunt stabilite şi
documentate în „Fişa postului” (vezi formular cod F-09/01).
Dovezile privind cerinţele legate de studiile, instruirile, abilităţile şi experienţa angajaţilor sunt păstrate de
Specialist RU în dosarul personal.

6.2.1. Fişa postului

Competenţa necesară şi cerinţele privind studiile, instruirile, abilităţile şi experienţa necesară postului sunt
documentate în „Fişa postului” care conţine:
- numele şi prenumele ocupantului postului,
- denumirea postului,
- departament,
- rolul postului,
- cerințe pentru ocuparea postului,
- relații ierarhice,
- atribuții specifice postului, sarcini și responsabilități,
- sarcini privind sistemul integrat de management, SSM, SU, mediu,
- limite de autoritate,
- poate inlocui pe,
- poate fi inlocuit de.
„Fişele postului” sunt întocmite de către Specialist RU împreună cu funcţia superioară acelui post şi aprobate
de către Directorul executiv. Un exemplar al „Fişei postului” este păstrat în dosarul de personal al fiecărui
angajat, iar pe cel de-al doilea se înmânează Angajatului care semnează de primire pe primul exemplar.
Modificarea „Fişei postului” se realizează prin emiterea unui nou exemplar, varianta în vigoare fiind
identificată prin data ultimei versiuni. Aprobarea şi difuzarea se realizează de către aceleaşi funcţii şi în acelaşi
mod ca şi în cazul documentului iniţial.
Exemplarele modificate ale „Fişei postului” sunt marcate cu „NEVALABIL” şi sunt păstrate de către Specialist
RU pe perioada cât timp ocupantul postului care a avut „Fişa postului” anterioară este angajat.

6.2.2. Schimbarea postului

Schimbarea funcției/a duratei contractului/salariului de încadrare/norma de muncă în cadrul organizaţiei este

documentată de către Specialistul RU prin „Act adiţional” la „Contractul individual de muncă” sau „Decizie”
cu aprobarea Managerului RU.
„Deciziile” sunt înregistrate de către Specialistul RU în „Registru decizii”.
CCM/Coordonatorul lucrări propune pe baza însemnărilor şi evaluării periodice a activităţii personalului
Departamentului RU eventualele schimbări de post al personalului aflat în subordine, luarea deciziei fiind
responsabilitatea:
- Directorului executiv pentru personal administrativ,
- Managerului RU pentru personalul de execuție şi este documentată prin „Decizie”.

6.2.3. Concediu

Pentru a beneficia de concediu (concediu de odihnă – conform planificării / fără salariu /evenimente speciale,
etc) angajatul completează o „Cerere de concediu” (vezi formular cod F-09/06). La sfârșitul fiecărui an
Departamentul RU împreună cu salariații planifică concediile de odihnă pe anul următor conform legislației în
vigoare.

6.3. Instruiri

6.3.1. Planificarea instruirii

PS-09-05 p 6-9
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ PS-09-05
RESURSE UMANE

Luând în considerare diferenţele dintre cerinţele de calificare şi calificarea propriu-zisă a personalului implicat
în activităţi care influenţează direct calitatea, Managerul RU întocmeşte, pe baza propunerilor Responsabililor
de domeniu „Planul de instruire” (vezi formularul cod F-09/09), care este analizat şi aprobat de către
Directorul executiv. „Planul de instruire” trebuie să conţină şi instruirile periodice (de ex.: instruirile SSM, SU,
instruirile periodice pentru realizarea activității). Persoana desemnată va urmări respectarea „Planului de
instruire” prin completarea tabelului de planificarea instructajelor.
Dacă, pe parcursul anului, există necesităţi şi posibilităţi de instruire neprogramate, de participare la training-
uri/instruiri/conferințe, Directorul general/Directorul executiv le comunică Reprezentantului
managementului /Managerului RU care le înregistrează în „Planul de instruire”.

6.3.2. Instruirea noilor angajaţi

Noii angajaţi sunt instruiţi în vederea dobândirii cunoştinţelor necesare îndeplinirii sarcinilor aferente postului
ocupat, după cum urmează:
1. Prezentarea generală a organizaţiei (numai în cazul noilor angajaţi) – efectuată de către
Departamentul RU ,
2. Instruirea privind cunoştinţele generale legate de sistemul integrat de management implementat în
organizaţie (numai în cazul noilor angajaţi) – efectuată de către Reprezentantul managementului.
3. Instruirea privind cunoştinţele specifice locului de muncă ocupat, efectuată de către Şeful ierarhic
superior sau Responsabil instruiri profesionale,
4. Instructajul introductiv general SSM, SU – efectuat şi certificat de către Persoana autorizată în „Fişa de
instruire individuală privind securitatea şi săntatea în muncă”, „Fişa individuală de instructaj în
domeniul situaţiilor de urgenţă” (formulare tipizate).
Instruirile noilor angajaţi sunt introduse în „Procesul verbal de instruire” (vezi formular cod F-09/08) de către
Departamentul RU după care se va înregistra în softul RU.

6.3.3. Instruire legată de realizarea serviciilor

Pentru realizarea serviciului sau a introducerii unei tehnologii noi, Responsabilul de domeniu (în cazul
personalului de curățenie CCM/MAC/Responsabil instruiri profesionale decide asupra oportunităţii şi modului
de instruire a persoanelor implicate.
Instruirea este efectuată de către Responsabilul de domeniu din compartimentul implicat sau alte persoane
desemnate de acesta şi este documentată (tematică, participanţi, calificativ) de acesta în „Procesul verbal de
instruire”/„Raport CTC” (vezi procedura specifica PS-12, formular cod F-12/07) / „Înștiințare” (vezi formular
cod F-09/07), care este transmis Departamentului RU pentru înregistrarea ei în softul RU. Toate documentele
care atestă instructajele sunt păstrate în dosarul persoanei instruite sau în dosarul de instruiri.

6.3.4. Instruire privind cunoştinţele sistemului integrat de management

Reprezentantul managementului decide asupra oportunităţii şi modului de instruire al angajaţilor cu privire la

obiectivele actuale în domeniul sistemuiui integrat de management – SIM, respectiv modificările aferente
acestuia, ori de câte ori este necesar, dar cel puţin o dată pe an conform „Planului de instruire”. Organizarea
(tematică, participanţi, calificativ), derularea şi documentarea instruirii este sarcina Reprezentantului
managementului. Reprezentantul managementului transmite „Procesul verbal de instruire”/„Testul”
completat Departamentului RU pentru înregistrarea și îndosarierea formularului în dosarul de instruiri.

6.3.5. Instruiri efectuate în afara organizaţiei

Organizarea instruirilor profesionale în afara organizaţiei este responsabilitatea Managerului RU iar pentru
asigurarea participării celor în cauză răspund Responsabilii de domenii. Certificarea dobândirii cunoştinţelor se
face prin prezentarea copiei documentelor care atestă calificarea sau participarea la instruire (certificat,

PS-09-05 p 7-9
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ PS-09-05
RESURSE UMANE

diplomă, etc.). Copia documentului va fi prezentată de către cel instruit Departamentului RU care răspunde de
păstrarea acestuia în dosarul de personal.

6.4. Verificarea modului de însuşire a cunoştinţelor şi a eficacităţii instruirilor

Verificarea modului de însuşire a cunoştinţelor şi a eficacităţii instruirilor interne se realizează prin examinare
verbală sau prin teste, respectiv prin efectuarea unei lucrări de probă, iar rezultatul evaluării este documentat
în rubrica „Calificativ” al „Procesului verbal de instruire” şi păstrat în dosarul de instruiri de către
Departamentul RU. Evaluarea eficacităţii globale a instruirilor (de ex. cheltuieli, rezultate), inclusiv a instruirilor
efectuate în afara organizaţiei, are loc cu ocazia analizei efectuate de management.

6.5. Evaluarea performanțelor profesionale ale angajaților

Evaluarea angajaților conform „Evaluarea performanțelor profesionale individuale” (vezi formular cod F-
09/10) și a obiectivelor se face conform reglementărilor din „Regulamentul intern al societății”.
Pe baza planificării evaluării performanțelor, Şeful ierarhic/MAC întocmeşte „Evaluarea performanțelor
profesionale pe echipe” (formular cod F-09/11) pentru personalul de execuție aflați în subordine.
Coordonatorii lucrări întocmesc „Evaluarea performanțelor profesionale individuale” (formular cod F-09/10)
pentru Şefi de echipă, iar CCM pentru Coordonatori lucrări.
Pentru personalul administrativ, evaluarea performanțelor profesionale se întocmește de catre Seful ierarhic,
cel putin o dată pe an.
Formularele de evaluare sunt transmise către Departamentul RU, care împreună cu Directorul operațional
analizează, propune şi decide asupra măsurilor de luat.

7. ÎNREGISTRĂRI

„Raport CTC”, vezi procedura specifica PS-12, formular cod F-12/07,

Nr. Înregistrare Tip Funcţia Perioada

Îndosariat / Completare
1. Situatia locurilor de munca vacante Manager RU
Electronic + 5 ani
Completare
2. Fișa de expunere la riscuri profesionale Îndosariat Manager RU
+ 10 ani
Perioadă
3. Fișa de aptitudini Îndosariat Manager RU
valabilității
Contract individual de muncă, Perioada angajării
4. Îndosariat Manager RU
Act adiţional + 50 ani
Baza de date Perioada angajării
5. Soft RU Manager RU
electronica + 50 ani
Revisal-Registrul general de evidență Perioada angajării
6. Electronic Manager RU
salariați + 50 ani
Perioada angajării
7. Decizie Îndosariat Manager RU
+ 5 ani
Decizie de desfacere a contractului de Perioada angajării
8. Îndosariat Manager RU
muncă + 50 ani
9. Notă de lichidare Îndosariat Manager RU -
Declarație pe propria răspundere privind Perioada angajării
10. Îndosariat Manager RU
persoanele în întreținere + 5 ani
Declarație pe propria răspundere, că nu Perioada angajării
11. Îndosariat Manager RU
beneficiază de deducere + 5 ani
12. Declarație pe propria răspundere a Îndosariat Manager RU Perioada angajării
persoanei ce urmează a fi trecută în + 5 ani
PS-09-05 p 8-9
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ PS-09-05
RESURSE UMANE

întreținere
13. Regulamentul intern al societății Îndosariat Manager RU 10 ani
14. Contract colectiv de muncă Îndosariat Manager RU 2 ani
Îndosariat / Completare + 10
15. Registru decizii Manager RU
Electronic ani
Fişa de instruire individuală privind Responsabil
16. Carnet tipizat Perioada angajării
securitatea şi săntatea în muncă SSM&SU
Fişa individuală de instructaj în domeniul Responsabil
17. Carnet tipizat Perioada angajării
situaţiilor de urgenţă SSM&SU
18. Teste de verificare Îndosariat Manager RU 5 ani

8. FORMULARE / ANEXE

Nr. Formular Cod Funcţia Perioada

Perioada angajării
1. Fișă post F-09/01 Manager RU
+ 5 ani
Perioada angajării
2. Cerere de angajare F-09/02 Manager RU
+ 5 ani
Fisa de solicitare a examenului medical la
3. F-09/03 Manager RU -
angajare
Perioada angajării
4. Informare art 17 din Codul muncii F-09/04 Manager RU
+ 5 ani
Declaratie deplasare de la / la locul de Perioada angajării
5. F-09/05 Manager RU
munca + 5 ani
6. Cerere de concediu F-09/06 Manager RU Completare + 1 an
Perioada angajării
7. Înștiințare F-09/07 Manager RU
+ 5 ani
Perioada de
8. Procesul verbal de instruire F-09/08 Manager RU
angajare + 1 an
9. Plan de instruire F-09/09 Manager RU 3 ani
Evaluarea performantelor profesionale
10. F-09/10 Manager RU 5 ani
individuale
Evaluarea performantelor profesionale pe
11. F-09/11 Manager RU 5 ani
echipe

După expirarea perioadei de păstrare, funcţia care ţine documentul, decide împreună cu Directorul
general arhivarea sau distrugerea acestora.

PS-09-05 p 9-9