Procedura legalizării copiilor de pe înscrisuri

1. Noțiune

Ar putea fi definită ca fiind modalitatea prin care reproducerea fidelă a

unui ȋnscris original devine generatoare de efecte juridice, de regulă aceleași ca
şi ale originalului. Prin această procedură se permite unei persoane să
dovedească un drept al său cu ajutorul unui alt ȋnscris decât originalul.

Se poate legaliza doar copia unui ȋnscris, deci a unui document, nu si

copia unei fotografii sau pagini de carte.

2. Sediul materiei

Art. 150 din Legea 36/1995 şi art. 311-317 din Regulament.

3.Competența

A) Notarul public. Nu există restricții cu privire la competența teritorială.

B) Misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României, legalizează

copii de pe ȋnscrisuri la cererea:

– persoanelor fizice sau juridice române, indiferent unde ȋşi for produce efectele
ȋnscrisurile
– persoanelor fizice sau juridice străine, daca ȋnscrisurile au ca finalitate
producerea de efecte juridice ȋn România, iar legile şi reglementările statului de
reședință ori convențiile bilaterale nu se opun.

C) Secretarii consiliilor locale ale comunelor şi orașelor – cu

ȋndeplinirea următoarelor condiții:

– ȋnscrisul a cărui copie legalizată se cere să nu fie sub semnătură privată

– ȋn comuna sau orașul respectiv să nu funcționeze niciun birou notarial

D) Alte instituții
 Competența eliberării copiilor legalizate de pe actele emise de notariatele
de stat sau de alte organe cu activitate notarială aparține instituției care a preluat
arhiva acestora.

4. Procedura

Condiții pe care trebuie să le ȋndeplinească inscrisul a cărui copie

legalizată se cere:

a) Să fie original. Nu are importanță dacă este autentic sau sub

semnătură privată. Dacă actul este sub semnătură privată se va face
mențiune ȋn ȋncheiere despre această situație.
Ȋn cazul ȋnscrisurilor autentice care s-au ȋntocmit ȋntr-un singur
exemplar original, se poate legaliza copia duplicatului. Nu se poate legaliza
copia de pe ȋnscrisul original.
Copia legalizată de pe un ȋnscris din arhiva biroului notarial are o
valabilitate de 6 luni.
Nu se poate legaliza copia unei copii legalizate.
b) Să nu conțină particularități neconfirmate, prin semnătură şi
sigiliul autorității care le-a ȋntocmit sau, după caz, prin semnătura părților. Ȋn
cazul ȋn care ȋnscrisul prezintă alte particularități care nu afectează conținutul
sau forma actului ori acesta este plastifiat, ȋn ȋncheierea de legalizare a copiei se
fac mențiunile corespunzătoare acestor particularități.
Notarul public eliberează copii legalizate numai de pe inscrisurile originale
prezentate de părți, astfel cum au fost emise ȋn starea lor inițială.
c) Să fie, de principiu, ȋn limba română.
Ȋn vederea legalizării copiei unui ȋnscris original ȋntocmit ȋntr-o altă
limbă decât română, acel ȋnscris va fi tradus ȋn limba română de un traducător şi
interpret autorizat. Copia legalizată ȋnsoțită de traducerea ȋn limba română va fi
eliberată părții ȋn numărul de exemplare solicitat. Un exemplar din acestea se
păstrează ȋn arhiva notarului.
Dacă ȋnscrisul este ȋntocmit ȋntr-o limbă decât cea română, trebuie să
fie de principiu supralegalizat, dacă provine de la autoritățile altui stat.

Ȋncheierea de legalizare a copiei de pe un ȋnscris ȋntocmit ȋntr-o limbă alta

decât cea română se semnează de către notarul public care a făcut confruntarea,
ȋn cazul ȋn care limba străină este limba sa maternă sau pentru care a fost
autorizat ca şi interpret autorizat.

Ȋn cazul ȋn care confruntarea se face de către un traducător, ȋncheierea se

semnează de acesta ȋn fața notarului public, ȋn afara de cazul ȋn care traducătorul
are depus specimenul de semnătură la biroul notarial. La ȋncheiere se anexează
traducerea ȋn limba română a ȋnscrisului, semnată de traducător.

d) Legea să permită instrumentarea unei copii legalizate de către

notarul public.

Nu pot fi legalizate copii de pe:

– hotărârile judecătorești (se ȋntocmesc ȋn două exemplare originale, care nu
se eliberează părților, acestea primind copii legalizate)
– ȋncheierea finală ȋntocmită ȋn cadrul procedurii succesorale
– de pe ȋnscrisul original autentificat (se legalizează copia de pe duplicat)

Condiții pe care trebuie să le ȋndeplinească copia:

– să fie făcută după original

– să fie fidelă şi exactă, să reproducă ȋnscrisul. Se pot legaliza şi anumite părți

din ȋnscris, cu condiția să nu se denatureze ȋnțelesul integral al ȋnscrisului. Ȋn
acest caz se va menționa pe copie EXTRAS.

Etapele de urmat pentru legalizarea copiei după un ȋnscris sunt: cererea,

realizarea copiei, colaționarea, constatarea ȋndeplinirii procedurii prin ȋncheiere,
ȋnregistrarea şȋ arhivarea.

a) Cererea este obligatoriu să fie scrisă. Ȋn cerere se va identifica

ȋnscrisul şi numărul de exemplare cerut de parte. Un exemplar al copiei
legalizate se va reține la dosar. Poate fi făcută de orice persoană interesată.
Notarul public nu este obligat să identifice solicitantul. Excepție: copii legalizate
din arhiva biroului notarial de pe actele emise de notarul public se eliberează
numai părților, succesorilor şi reprezentanților acestora, precum şi celor care
justifică un interes.

b) Realizarea copiei. Sunt necesare minim 2 copii, pentru ca una va

rămâne ȋn arhiva biroului notarial.

Modalități prin care se poate face copia:

1. Prin transcrierea efectivă a inscrisului

2. Prin completarea de tipizate

3. Prin fotocopierea originalului.

 c) Colaționarea

Confruntarea copiei cu originalul pentru a constata asemănările şi

deosebirile, se face de regulă de către secretarul biroului. Ȋn cazul ȋn care
confruntarea cere o pregătire de specialitate, copia se va elibera numai pe baza
confruntării efectuate de către un expert desmnat ȋn acest sens. Ȋn acest caz
ȋncheierea va fi semnată şi de către expert.

5. Incheierea

Cuprinde următoarele elemente:

– Atestarea conformității copiei cu ȋnscrisul prezentat

– Starea ȋn care se află ȋnscrisul

– Semnătura secretarului care a făcut colaționarea

– Denumirea ȋnscrisului așa cum apare sau ȋn lipsă o denumire
corespunzătoare

Ȋncheierea va cuprinde obligatoriu cel puțin 2 semnături: a notarului şi a

secretarului care a făcut colaționarea. După caz poate conține şi semnătura
expertului sau traducătorului.

6.Ȋnregistrarea şi arhivarea

Ȋncheierile de de dată certă se ȋnregistrează ȋn registrul general şi primesc

fiecare un număr de ȋnregistrare. Dacă solicitantul are nevoie de mai multe copii
legalizate de pe același ȋnscris fiecare va avea un număr de ȋnregistrare separat.
NU se ȋnregistrează şi ȋn opisul registrului general.

Arhivarea documentelor si pastrarea acestora se face in conformitate cu

prevederile legale in materie de arhivare si pastrare a documentelor, pe termenul
precizat in Nomenclatorul de arhivare. După expirarea termenului, actele vor fi
scoase din evidență.