Continut Dosar Lunar

Vitall Srl
Tarlaua 65, Parcela 650,Com. Cosoveni

Cod postal 207205 ,Dolj, Romania
T +4(0) 758 066 615
e-mail: office@vitall.ro
CUI RO 21412934 |Nr. Reg. Com J16/574/2007
Instructiuni privind continutul dosarelor contabile lunare
Scopul
Scopul acestor instrucţiuni este stabilirea conţinutului dosarului contabil lunar pentru SC
VITALL SRL , a ordinii de aranjare a actelor în dosar, precum şi a responsabililor privind
procesul de operare şi verificare a operaţiunilor contabile.
Modul de lucru
Modul de lucru este următorul:
1. În bibliorafturile aferente ACHIZIŢIILOR se aranjează facturile de achiziție în ordine

cronologică de la 1 a lunii spre data de 31. Facturile de achiziție trebuie să fie însoţite de:
 Comandă, Aviz furnizor, CMR, tichet de cântar (cel puţin de la cântarul SC VITALL
SRL), NIR, PV constatare diferenţe (dacă este cazul) pentru toate facturile pe care le
înregistrăm pe cont din clasa 3 Stocuri de tipul celor folosite direct pentru obţinerea
produsului finit;
 Notă de comandă aprobată de Voicu George pentru bunuri cu valoarea cuprinsă între
1 şi 1000 lei / per achiziţie, maxim 5000 lei / per lună sau de Enescu Mădălin pentru
achiziţii de bunuri cu valoarea mai mare de 1000 lei, NIR, PV constatare diferenţe
(dacă este cazul) pentru toate facturile pe care le înregistrăm pe cont din clasa 3
Stocuri de tipul celor folosite pentru întreţinere şi reparaţii în fabrici;
 Notă de comandă aprobată de Voicu George pentru achiziţii de servicii cu valoarea
cuprinsă între 1 şi 1000 lei / per achiziţie, maxim 5000 lei / per lună pentru cheltuieli
aferente fabricilor sau de Enescu Mădălin pentru achiziţii de servicii cu valoarea mai
mare de 1000 lei sau care nu sunt efectuate în baza unui contract ; deviz de lucrări,
PV constatare diferenţe (dacă este cazul) pentru toate facturile pe care le înregistrăm
pe cont din clasa 6 Cheltuieli .
ATENŢIE!
 La GESTIUNE se vor îndosaria în copie comanda, avizul furnizor, CMR-ul, tichetul

de cântar (cel puţin de la cântarul SC VITALL SRL) şi PV constatare diferenţe (dacă
este cazul) şi NIR-ul original pentru tot ceea ce se înregistrează pe stocuri;
 La CONTABILITATE se va îndosaria originalul documentelor mai sus menţionate,
primite cel târziu săptămânal din fiecare punct de lucru.
2. Transferurile de stocuri între diferite gestiuni se pun în biblioraft separat şi trebuie

obligatoriu să aibă ataşat NIR cu semnătura celui care a primit produsele.
1
Vitall Srl
T +4(0) 758 066 615
CUI RO 21412934 |Nr. Reg. Com J16/574/2007
Bibliorafturile astfel aranjate vor avea etichetă cu:
 numele societăţii (SC VITALL SRL)

 tipul operaţiei (transferuri)
 nr curent (I, II, III, etc)
 data până la care conţin documente (ex. 01.02.2015-15.02.2015)
3. Rapoartele de producţie se pun în bibliorafturi distincte pentru fiecare punct de lucru şi

trebuie obligatoriu să aibă ataşată comanda cu semnătura unui reprezentant al
departamentului calitate. Rapoartele de producţie trebuie să fie semnate de operator
pentru partea de producţie şi de gestionar pentru luare în primire a produselor respective.

 tipul operaţiei (producţie)
 punct de lucru
ATENŢIE!
 La GESTIUNE va sta originalul documentelor menţionate mai sus;

 La CONTABILITATE se va îndosaria o copie a documentelor mai sus menţionate,
primite pe mail, zilnic, din fiecare punct de lucru.
4. Procesele verbale de cut-off se pun în bibliorafturi distincte pentru fiecare punct de

lucru şi trebuie obligatoriu să aibă ataşate fişa de magazie de la ultimul cut-off la zi,
tichetul de cântar (dacă este vorba de cut-off intervenit la livrarea de produs finit) / raport
de producţie (dacă este vorba de cut-off intervenit la materii prime) / raportul de însăcuire
cântar (dacă este vorba de cut-off intervenit la însăcuirea de produs finit)

 tipul operaţiei (cut-off stocuri)
 punctul de lucru
ATENŢIE!
 La GESTIUNE va sta o copie a documentelor menţionate mai sus;

2
Vitall Srl
T +4(0) 758 066 615
CUI RO 21412934 |Nr. Reg. Com J16/574/2007
 La CONTABILITATE se va îndosaria originalul documentelor mai sus menţionate,

primite cel târziu săptămânal din fiecare punct de lucru.
5. Următorul document este Jurnalul de cumpărări. Acesta trebuie listat numai după ce ați
operat casa și banca.

 tipul operaţiei (achiziţii)
6. În bibliorafturile aferente VÂNZĂRILOR se aranjează facturile de vânzări de la 1 a

lunii spre data de 31. Facturile de vânzare trebuie să fie însoţite de:
 Comandă, Aviz client, tichet de cântar (cel puţin de la cântarul SC VITALL SRL),
PV constatare diferenţe (dacă este cazul), pentru toate facturile pe care le înregistrăm
pe cont din clasa 7 Venituri de tipul celor obţinute din vânzarea produsului finit.
CMR-urile aferente livrărilor se vor îndosaria in biblioraft separat împreună cu un
centralizator al avizelor de expediţie din luna respectivă;
 PV constatare diferenţe şi copie alte documente justificative pentru toate facturile pe
care le înregistrăm pe cont din clasa 7 Venituri de tipul celor obţinute din imputarea
diferenţelor către terţe persoane.
ATENŢIE!
 Atât la GESTIUNE , cât şi la CONTABILITATE se vor îndosaria originale ale

documentelor mai sus menţionate, primite cel târziu săptămânal din fiecare punct de
lucru.
7. Apoi Jurnalul de vânzări, care de asemenea se listează după ce a fost operată casa și
banca.

 tipul operaţiei (vânzări)
3
Vitall Srl
T +4(0) 758 066 615
CUI RO 21412934 |Nr. Reg. Com J16/574/2007
8. Registrul de casă. La registrul de casă, trebuie să listați dispoziții de plată și de încasare,

pe lângă chitanțele și bonurile care le aveți.
Dispoziția de plată trebuie sa fie însoţită de formularul Solicitare numerar

aprobat de Iovan Mihaela pentru sume cuprinse între 1 leu si 500 lei, maxim 3000 lei lunar, sau
de Enescu Mădălin pentru plăţi numerar mai mari decât cele menţionate anterior. DP se listează
pentru:
– acordare avansuri spre decontare;
– acordare avansuri din salariu;
– plata numerar furnizori.
Dispoziția de încasare se listează pentru restituire avansuri de trezorerie

nedecontate;
La registru de casă trebuie să fiți atenți la următoarele aspecte:
– încasările și/sau plățile pe fiecare persoană juridică / fizică nu trebuie să depășească 5 000 de
lei, excepție cele de tip Cash&Carry pentru care plafonul este de 10 000 lei;
– sunt interzise plățile fragmentate în numerar către furnizori pentru facturile pe care depășesc 5
000 de lei.
Exemplu: dacă aveți de la un furnizor o factură de 7000 lei, puteți să plătiți 5 000 lei în numerar
și restul de 2 000 lei prin bancă, în aceași zi sau într-o zi ulterioară, dar nicidecum nu puteți să
plătiți și cei 2 000 de lei în numerar, în aceași zi sau la o dată ulterioară.
– plățile către mai multe persoane juridice nu trebuie să depășească plafonul maxim pe zi de
10000 lei. În concluzie, nu aveți voie să faceți plăți cumulate către persoane juridice mai mari de
10000 lei într-o zi, în schimb puteți să încasați oricât, chiar peste 10000 de lei pe zi, cu condiția
să nu fie încasare mai mare de 5000 de lei/persoană juridică/fizică cu factură şi chitanţă;
– plățile efectuate cu card nu sunt considerate plăți în numerar și nu sunt luate în calculul
plafonului zilnic maxim de plăți;
– plafoanele mai sus menţionate pentru plăți și încasări de la și către persoanele juridice / fizice
sunt valabile pentru fiecare din punctele de lucru care au registru de casă.
Registrul de casă se listează zilnic, iar documentele justificative sunt aranjate în ordinea în care
apar pe registru. Bibliorafturile astfel aranjate vor avea etichetă cu:
4
Vitall Srl
T +4(0) 758 066 615
CUI RO 21412934 |Nr. Reg. Com J16/574/2007

 tipul operaţiei (registru de casă)
9. Deconturile - documentele justificative referitoare la achiziţiile a căror plată se face

dintr-un avans de trezorerie trebuie să respecte regulile de la achiziţii. Se vor aranja în
bibliorafturi cronologic, pe fiecare analitic.

 tipul operaţiei (deconturi)
 literele aferente analiticelor (ex. A-D)
10. Banca – aici nu trebuie să listați nimic din programul de contabilitate, doar operați banca
și o atașați la dosarul de acte, în biblioraft distinct, ordonate cronologic şi analitic.

 tipul operaţiei (deconturi)
 banca (în cazul în care sunt necesare mai multe bibliorafturi )
11. Statul de salarii, Nota contabilă aferentă salariilor și pontajul. Le listați din program.
Având în vedere termenul lung de păstrare pentru aceste documente, acestea se vor
îndosaria separat.

 tipul operaţiei (salarii)
 luna până la care conţin documente (ex. Ianuarie – Septembrie 2014)
12. Diversele situaţii centralizatoare de final de lună vor fi îndosariate separat. Acestea se
referă la:
 Situația lunară a stocurilor. Aceasta trebuie să corespundă cu soldurile finale la
conturile de stocuri din Balanță.
 Registrul imobilizări. Se listează tot din programul de contabilitate. Aici trebuie
să verificați totalul intrări din registrul imobilizări cu soldul final debitor al clasei
5
Vitall Srl
T +4(0) 758 066 615
CUI RO 21412934 |Nr. Reg. Com J16/574/2007
2 din balanță, iar finalul din registrul imobilizări trebuie să corespundă cu soldul
final creditor al clasei 2 din balanță.
 Situația furnizorilor și Situația clienților. Verificați ca totalul la situații să vă
dea cu soldul final din balanță pe conturile 401 respectiv 4111.
 Situația și nota contabilă aferentă calculului diferențelor de curs.
13. Odată la 3 luni, listați Registru de evidență Fiscală.
14. Registrul jurnal trebuie listat lunar . Rulajele registrelor jurnal listate lunar se
completează în Registru jurnal centralizator. Registrele jurnal lunar se constituie într-un
carnet anual numerotat, şnuruit şi cu ştampila şi semnătura conducătorului
departamentului financiar-contabil.
15. Balanța de verificare trebuie listată lunar, semnată, ştampilată şi îndosariată distinct, în
bibliorafturi etichetate după cum urmează:
 tipul operaţiei (balanţa de verificare)
 luna până la care conţin documente (ex. Ianuarie – Septembrie 2014)
Aici vă uitați:
– Să nu aveți balanță șchioapă, adică la sfârșit sume, în partea de jos a balanței trebuie să aveți
debitul egal cu creditul pe sume inițiale, rulaje lună, total sume și solduri finale.
– Să nu aveți solduri cu minus.
– Să aveți închise conturile de TVA, respectiv 4426 și 4427.
– Să nu aveți sold la 581, prin acest cont se plimbă banii din bancă în casă, între casierii sau între
bănci.
– Să aveți plătite contribuțiile salariale și alte datorii care le aveti la bugetul de stat: impozit
profit, impozit salarii, impozit dividende, etc.
– Să aveți plătite salariile.
După ce ați urmat toți pașii descriși mai sus și ați listat toate situațiile, puteți să vă bucuraţi! Ați
terminat!
Responsabilii pe fluxuri de activitate
Activitatea SC VITALL SRL se desfasoara pe urmatoarele fluxuri:
 Aprovizionare
 Vânzări
 Stocuri (producţie)
 Trezorerie (casă / deconturi /bancă)
 Personal
6
Vitall Srl
T +4(0) 758 066 615
CUI RO 21412934 |Nr. Reg. Com J16/574/2007
Flux de activitate Responsabil din cadrul departamentului financiar-contabil
Aprovizionare Carmen Ciucă (DJ, BV, DB) cu ajutor în partea de operare din partea
gestionarilor şi a Flaviei Amarandei
Vanzări Laura Zanfir (DJ, BV, DB) cu ajutor în partea de operare din partea
departamentului vânzări, a gestionarilor şi a Flaviei Amarandei
Stocuri Carmen Ciucă (DJ) cu ajutor în partea de operare din partea gestionarilor;
Laura Zanfir (BV) cu ajutor în partea de operare din partea gestionarilor şi
a Flaviei Amarandei
Amarandei Flavia (DB)
Trezorerie Carmen Ciucă (DJ-casierie secundară)
Laura Zanfir (BV, DJ – casierie central, deconturi) cu ajutor în partea de
operare a deconturilor din partea Flaviei Amarandei
Beţiu Ileana (bancă)
Personal Beţiu Ileana
Responsabili pentru verificarea soldului şi a componenţei conturilor din balanţa SC VITALL

SRL
Simbol cont Responsabil din cadrul departamentului financiar-contabil
Cls 1 Mihaela Iovan / Ileana Beţiu

Cls 2 Ileana Beţiu / Mihaela Iovan
Cls 3 Laura Zanfir
Cls 4 Carmen Ciucă (401-409, 481 pentru transferurile între sediu şi punctele de
lucru )
Laura Zanfir (411-419, mai puţin 4118, 461 pentru partea de agenţi, 542)
Beţiu Ileana (421-437, 442, 444-475)
Mihaela Iovan(4118, 491 )
Cls 5 Beţiu Ileana
Cls 6 şi 7 Mihaela Iovan
Intocmit, Aprobat,
Mihaela Iovan Enescu Doina
7
Vitall Srl
T +4(0) 758 066 615
CUI RO 21412934 |Nr. Reg. Com J16/574/2007
Proces verbal de luare la cunoştinţă:
Materialul luat la cunoştinţă: Instrucţiuni privind conţinutul dosarelor contabile lunare
Departament: ______________________________________
Nume şi prenume Semnătura Data

Continut Dosar Lunar

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Continut Dosar Lunar

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Vitall Srl

Tarlaua 65, Parcela 650,Com. Cosoveni

Instructiuni privind continutul dosarelor contabile lunare

1. În bibliorafturile aferente ACHIZIŢIILOR se aranjează facturile de achiziție în ordine

 La GESTIUNE se vor îndosaria în copie comanda, avizul furnizor, CMR-ul, tichetul

2. Transferurile de stocuri între diferite gestiuni se pun în biblioraft separat şi trebuie

Bibliorafturile astfel aranjate vor avea etichetă cu:

 numele societăţii (SC VITALL SRL)

3. Rapoartele de producţie se pun în bibliorafturi distincte pentru fiecare punct de lucru şi

Bibliorafturile astfel aranjate vor avea etichetă cu:

 numele societăţii (SC VITALL SRL)

 La GESTIUNE va sta originalul documentelor menţionate mai sus;

4. Procesele verbale de cut-off se pun în bibliorafturi distincte pentru fiecare punct de

Bibliorafturile astfel aranjate vor avea etichetă cu:

 numele societăţii (SC VITALL SRL)

 La GESTIUNE va sta o copie a documentelor menţionate mai sus;

 La CONTABILITATE se va îndosaria originalul documentelor mai sus menţionate,

Bibliorafturile astfel aranjate vor avea etichetă cu:

 numele societăţii (SC VITALL SRL)

6. În bibliorafturile aferente VÂNZĂRILOR se aranjează facturile de vânzări de la 1 a

 Atât la GESTIUNE , cât şi la CONTABILITATE se vor îndosaria originale ale

Bibliorafturile astfel aranjate vor avea etichetă cu:

 numele societăţii (SC VITALL SRL)

8. Registrul de casă. La registrul de casă, trebuie să listați dispoziții de plată și de încasare,

Dispoziția de plată trebuie sa fie însoţită de formularul Solicitare numerar

– acordare avansuri spre decontare;

– acordare avansuri din salariu;

– plata numerar furnizori.

Dispoziția de încasare se listează pentru restituire avansuri de trezorerie

La registru de casă trebuie să fiți atenți la următoarele aspecte:

 numele societăţii (SC VITALL SRL)

9. Deconturile - documentele justificative referitoare la achiziţiile a căror plată se face

Bibliorafturile astfel aranjate vor avea etichetă cu:

 numele societăţii (SC VITALL SRL)

Bibliorafturile astfel aranjate vor avea etichetă cu:

 numele societăţii (SC VITALL SRL)

Bibliorafturile astfel aranjate vor avea etichetă cu:

 numele societăţii (SC VITALL SRL)

Responsabilii pe fluxuri de activitate

Activitatea SC VITALL SRL se desfasoara pe urmatoarele fluxuri:

Flux de activitate Responsabil din cadrul departamentului financiar-contabil

Responsabili pentru verificarea soldului şi a componenţei conturilor din balanţa SC VITALL

Simbol cont Responsabil din cadrul departamentului financiar-contabil

Cls 1 Mihaela Iovan / Ileana Beţiu

Mihaela Iovan Enescu Doina

Proces verbal de luare la cunoştinţă:

Materialul luat la cunoştinţă: Instrucţiuni privind conţinutul dosarelor contabile lunare

Nume şi prenume Semnătura Data

S-ar putea să vă placă și