Specificații funcționale

Sistem Informatic pentru Interconectarea cu BRIS

Sistemul Informatic pentru interconectarea ONRC cu registrele comerțului din tarile

Uniunii Europene, prin intermediul sistemului informatic BRIS (Business Registers
Interconnection System)

Beneficiar: Oficiul National al Registrului Comerțului (ONRC)

Versiunea: 1.0

Data:

1
Versiuni
Numar versiune Tip versiune Data

1.0 Initiala 19.09.2018

1.1 Revizuita 21.09.2018

Autori
Nume si prenume Functie

Razvan Radulescu Analist

Aprobari
Nume si
Functie Data Semnatura
prenume

Realizat Razvan Analist 19.09.2018

Radulescu

Verificat Gabriela Tester 21.09.2018

Seropian

Aprobat Mihnea Manager de 21.09.2018

Trencadis Mihailescu proiect

Verificat ONRC Cristina Halip

Verificat ONRC Dănuț Țiparu

Aprobat Gabriel Manager proiect

Condeșteanu
ONRC

2
3
Cuprins
1 Introducere................................................................................................6
1.1 Scop.....................................................................................................6
1.2 Destinatari.............................................................................................6
2 Referire la alte documente aplicabile................................................................6
3 Definitii, acronime și abrevieri........................................................................7
4 Organizarea documentului.............................................................................7
5 Analiza contextului existent...........................................................................7
5.1 Prezentarea contextului în care activează organizația........................................7
5.1.1 Informații generale privind BRIS............................................................11
5.1.2 Metode de comunicare.......................................................................12
5.1.3 Protocoale de comunicare...................................................................12
5.1.4 Structura formatului de mesaj..............................................................12
5.2 Prezentarea structurii organizatiei..............................................................13
5.2.1 Procesele existente...........................................................................13
5.2.1.1 Primirea de solicitări de informații și de documente privind profesioniștii
înregistrați în registrul comerțului, inclusiv de la un alt Registru sau instituție............14
5.2.1.2 Solicitarea de informații sau de documente privind entitățile comerciale către
un alt Registru al comerțului........................................................................25
5.2.1.3 Schimbul de informații și de documente privind deschiderea si încetarea
oricărei proceduri de dizolvare, lichidare, insolvență a persoanei juridice, precum și de
radiere a acesteia.....................................................................................26
5.2.1.4 Schimbul de documente și informații cu registrele comerțului din statele
membre ale Uniunii Europene în cazul operațiunilor de fuziune transfrontalieră și al
sucursalelor inființate de societăți cu sediul în statele membre ale Uniunii Europene. . .26
5.2.1.5 Comunicarea privind modificarea atributelor unei entități comerciale locale 27
5.2.2 Politici și proceduri...........................................................................27
5.3 Descrierea proceselor specifice BRIS............................................................29
5.3.1 Căutarea simplă a companiilor..............................................................29
5.3.2 Obținerea detaliilor pentru o companie...................................................30
5.3.3 Solicitarea și obținerea de informații și documente pentru o societate din portalul
e-Justice...................................................................................................31
5.3.4 Notificarea aferentă fuziunilor transfrontaliere.........................................34

4
 5.3.5 Primirea notificării aferente fuziunilor transfrontaliere................................35
5.3.6 Notificarea aferentă informațiilor publicate privind sucursalele.....................35
5.3.7 Primirea notificării aferente informațiilor publicate privind sucursalele ............37
5.3.8 Cerere de actualizare a datelor entității juridice.......................................37
5.3.9 Cerere de abonare pentru companiile mamă.............................................38
5.3.10 Cerere de actualizare completă a datelor legale ale entităților......................38
6 Procese și actori.........................................................................................40
6.1 Prezentarea actorilor implicați ..................................................................40
6.2 Descrierea proceselor..............................................................................40
6.2.1 Procese automate.............................................................................40
6.2.2 Procese manuale..............................................................................41
7 Catalogul regulilor de business.......................................................................41
7.1 Prezentarea reguli de business...................................................................41
8 Matricea cerințelor.....................................................................................42
8.1 Descrierea modului de colectare și organizare................................................42
8.2 Matricea cerințelor.................................................................................42
9 Cazurile (scenariile) de utilizare....................................................................55
9.1 Modelul cazurilor de utilizare.....................................................................55
9.2 Detalierea cazurilor de utilizare.................................................................56
9.2.1 US.1 Căutarea simplă a companiilor (Simple Search of Companies)..................56
9.2.2 US.2 Obținerea detaliilor pentru companie (Retrieve Company Details)............57
9.2.3 US.3 Obținerea documentelor (Retrieve Document)....................................58
9.2.4 US.4 Tansmiterea Notificarea aferentă fuziunilor transfrontaliere (Notify Cross-
Border Merger Event)....................................................................................59
9.2.5 US.5 Primirea notificării aferente fuziunilor transfrontaliere (Receive Cross-Border
Merger Event Notification)..............................................................................59
9.2.6 US.6 Primirea notificării aferente informațiilor publicate privind sucursalele
(Receive Branch Disclosure Event Notification).....................................................60
9.2.7 US.7 Notificarea aferentă informațiilor publicate privind sucursalele (Notify
Branch Disclosure Event)................................................................................60
9.2.8 US.8 Cerere de actualizare a datelor entității juridice (Request to Update LED)..62
9.2.9 US.9 Cerere de abonare pentru companiile mamă (Request to Subscribe Parent
Companies)................................................................................................62

5
 9.2.10 US.10 Cerere de actualizare completă a datelor legale ale entitățiilor (Full Update
LED Request)..............................................................................................63
9.2.11 US.11 Gestiune roluri.........................................................................63
9.2.12 US.12 Gestiune utilizatori....................................................................64
9.2.13 US.13 Gestiune mesaje.......................................................................64
9.2.14 US.14 Gestiune acțiuni.......................................................................65
9.2.14.1 Încărcare documente....................................................................65
9.2.14.2 Validare notificări .......................................................................66
9.2.15 US.15 Generare fișier export................................................................67
9.2.16 US.16 Configurare parametrii...............................................................67
9.2.17 US.17 Vizualizare actualizări date..........................................................67
9.2.18 US.18 Jurnalizare tranzacții.................................................................68
10 Matricea de trasabilitate..............................................................................68
10.1 Prezentarea conținutului și modului de organizare...........................................68
10.2 Matricea de trasabilitate..........................................................................68
11 Probleme deschise......................................................................................71
1 Introducere................................................................................................6
1.1 Scop.....................................................................................................6
1.2 Destinatari.............................................................................................6
2 Referire la alte documente aplicabile................................................................6
3 Definitii, acronime și abrevieri........................................................................7
4 Organizarea documentului.............................................................................7
5 Analiza contextului existent...........................................................................7
5.1 Prezentarea contextului în care activează organizația........................................7
5.1.1 Informații generale privind BRIS............................................................11
5.1.2 Metode de comunicare.......................................................................12
5.1.3 Protocoale de comunicare...................................................................12
5.1.4 Structura formatului de mesaj..............................................................12
5.2 Prezentarea structurii organizatiei..............................................................12
5.2.1 Procesele existente...........................................................................12
5.2.1.1 Primirea de solicitări de informații și de documente privind profesioniștii
înregistrați în registrul comerțului, inclusiv de la un alt Registru sau instituție............14

6
 5.2.1.2 Solicitarea de informații sau de documente privind entitățile comerciale către
un alt Registru al comerțului........................................................................25
5.2.1.3 Schimbul de informații și de documente privind deschiderea si încetarea
oricărei proceduri de dizolvare, lichidare, insolvență a persoanei juridice, precum și de
radiere a acesteia.....................................................................................26
5.2.1.4 Schimbul de documente și informații cu registrele comerțului din statele
membre ale Uniunii Europene în cazul operațiunilor de fuziune transfrontalieră și al
sucursalelor inființate de societăți cu sediul în statele membre ale Uniunii Europene. . .26
5.2.1.5 Comunicarea privind modificarea atributelor unei entități comerciale locale 27
5.2.2 Politici și proceduri...........................................................................27
5.3 Descrierea proceselor specifice BRIS............................................................29
5.3.1 Căutarea simplă a companiilor..............................................................29
5.3.2 Obținerea detaliilor pentru o companie...................................................30
5.3.3 Solicitarea și obținerea de informații și documente pentru o societate din portalul
e-Justice...................................................................................................31
5.3.4 Notificarea aferentă fuziunilor transfrontaliere.........................................33
5.3.5 Primirea notificării aferente fuziunilor transfrontaliere................................34
5.3.6 Notificarea aferentă informațiilor publicate privind sucursalele.....................35
5.3.7 Primirea notificării aferente informațiilor publicate privind sucursalele ............36
5.3.8 Cerere de actualizare a datelor entității juridice.......................................36
5.3.9 Cerere de abonare pentru companiile mamă.............................................37
5.3.10 Cerere de actualizare completă a datelor legale ale entităților......................38
6 Procese și actori.........................................................................................39
1.1 Prezentarea actorilor implicați.................................................................39
6.1 Descrierea proceselor..............................................................................40
6.1.1 Procese automate.............................................................................40
6.1.2 Procese manuale..............................................................................40
7 Catalogul regulilor de business.......................................................................40
7.1 Prezentarea reguli de business...................................................................40
8 Matricea cerințelor.....................................................................................41
8.1 Descrierea modului de colectare și organizare................................................41
8.2 Matricea cerințelor.................................................................................41
9 Cazurile (scenariile) de utilizare....................................................................55
9.1 Modelul cazurilor de utilizare.....................................................................55

7
 9.2 Detalierea cazurilor de utilizare.................................................................56
9.2.1 US.1 Căutarea simplă a companiilor (Simple Search of Companies)..................56
9.2.2 US.2 Obținerea detaliilor pentru companie (Retrieve Company Details)............57
9.2.3 US.3 Obținerea documentelor (Retrieve Document)....................................58
9.2.4 US.4 Notificarea aferentă fuziunilor transfrontaliere (Notify Cross-Border Merger
Event) 59
9.2.5 US.5 Primirea notificării aferente fuziunilor transfrontaliere (Receive Cross-Border
Merger Event Notification)..............................................................................59
9.2.6 US.6 Primirea notificării aferente informațiilor publicate privind sucursalele
(Receive Branch Disclosure Event Notification).....................................................60
9.2.7 US.7 Notificarea aferentă informațiilor publicate privind sucursalele (Notify
Branch Disclosure Event)................................................................................60
9.2.8 US.8 Cerere de actualizare a datelor entității juridice (Request to Update LED)..62
9.2.9 US.9 Cerere de abonare pentru companiile mamă (Request to Subscribe Parent
Companies)................................................................................................62
9.2.10 US.10 Cerere de actualizare completă a datelor legale ale entitățiilor (Full Update
LED Request)..............................................................................................63
9.2.11 US.11 Gestiune roluri.........................................................................63
9.2.12 US.12 Gestiune utilizatori....................................................................64
9.2.13 US.13 Gestiune mesaje.......................................................................64
9.2.14 US.14 Gestiune acțiuni.......................................................................65
9.2.14.1 Încărcare documente....................................................................65
9.2.14.2 Validare notificări.......................................................................66
9.2.15 US.15 Generare fișier export................................................................67
9.2.16 US.16 Configurare parametrii...............................................................67
9.2.17 US.17 Vizualizare actualizări date..........................................................67
9.2.18 US.18 Jurnalizare tranzacții.................................................................68
10 Matricea de trasabilitate..............................................................................68
10.1 Prezentarea conținutului și modului de organizare...........................................68
10.2 Matricea de trasabilitate..........................................................................68
11 Probleme deschise......................................................................................71

8
1 Introducere
1.1 Scop
Scopul acestui document este prezentarea specificatiilor functionale aferente implementarii
sistemului informatic SIIBRIS.

Notă: Prezentul document incorporeaza continutul dedicat analizei de business realizate in

cadrul proiectului “Servicii de consultanta pentru analiza institutionala in vederea
implementarii proiectului “Romanian Electronic System for Interconnection of National Trade
Register Office with BRIS”, actualizat ca urmare a discutiilor avute in cadrul sedintelor de
analiza ale prezentului proiect.

1.2 Destinatari
Prezentul document se adreseaza:

- Echipei de analiza a ONRC – in vederea confirmarii functionalitatilor ce vor fi

implementate;
- Dezvoltatorilor Software – pentru a intelege comportamentul functional pe care trebuie
sa-l aiba componentele dezvoltate;
- Testerilor – in vederea intelegerii a ceea “ce” trebuie sa faca sistemul pentru testarea
functionalitatii și realizarea cazurilor de testare;
- Managerului de proiect – pentru a avea o imagine de ansamblu asupra aspectelor
functionale ale sistemului.

2 Referire la alte documente aplicabile

Document Data
Caiet de sarcini
Oferta tehnica 03.05.2018
Contract 03.09.2018
Livrabil 1: Raport de analiză instituțională 03.10.2017
Livrabil 2: Studiu privind riscurile identificate 03.10.2017
și tratarea acestora
Livrabil 3: Studiu Gap Analysis 06.10.2017
Livrabil 4: Studiu privind direcțiile necesare 10.10.2017
implementării sistemului BRIS
Livrabil 5: Studiu privind direcțiile necesare 10.10.2017
implementării sistemului BRIS
Minuta sedinta analiza (1) 14.09.2018
Minuta sedinta analiza si proiectare (2) 18.09.2018

9
 Minuta sedinta analiza si proiectare (3) 19.09.2018
BRIS Use Case Model ECP 07.09.2018
BRIS Use Case Model BR 07.09.2018

3 Definitii, acronime și abrevieri

Termen Definiție

ONRC Oficiul National al Registrului Comerțului

ORCT Oficiu al Registrului Comerțului de pe lângă Tribunal
SIIONRC Sistemul Informatic Integrat al ONRC
Business Registers Interconnection System (Sistemul de
BRIS
Interconectare a Registrelor de Afaceri)
SIIBRIS Sistem Informatic pentru Interconectarea cu BRIS
RC Registrul Comerțului
SAE Sistem de Arhiva Electronica
LED Baza de date centrală a sistemului BRIS
SIL Subsistemul informatic local
RCCC Registrul Comerțului Central Computerizat

4 Organizarea documentului
Documentul de analiza este structurat astfel:

- In cadrul primelor capitole este prezentată situația existentă;

- In cadrul capitolelor următoare sunt prezentate procesele și actorii, regulile de business
și descrierea cazurilor de utilizare;
- In ultima secțiune a documentului este prezentata matricea de trasabilitate pentru
cazurile de utilizare și cerințele funcționale prezentate in caietul de sarcini.

5 Analiza contextului existent

5.1 Prezentarea contextului în care activează organizația
Proiectul “Sistemului Electronic Românesc pentru interconectarea ONRC cu BRIS” este un efort
comun al Comisiei Europene și al României. Ministerul Justiției din România și Oficiul Național
al Registrului Comerțului, ca organism de punere în aplicare, dețin responsabilitatea la nivel
național pentru implementarea componentei locale a proiectului.
Implementarea proiectului va permite Oficiului Național al Registrului Comerțului conectarea la
platforma centrală pentru a asigura interoperabilitatea și comunicarea cu celelalte registre și
cu portalul european e-Justiție.

10
Prin proiectul “Sistemului Electronic Românesc pentru interconectarea ONRC cu BRIS” se
dorește realizarea componentei naționale a sistemului de interconectare a Registrelor
Comerțului din statele membre EU. Necesitatea implementării acestei componente este
determinată de următoarele:

 Societățile comerciale își extind din ce în ce mai mult activitatea dincolo de frontierele
naționale, folosind oportunitățile oferite de piața internă. Grupurile transfrontaliere,
precum și un număr mare de operațiuni de restructurare, cum ar fi fuziunile și
divizările, implică societăți din diferite state membre. Prin urmare, cererea de acces la
informații referitoare la societățile comerciale, în context transfrontalier, este din ce în
ce mai mare. Cu toate acestea, datele oficiale referitoare la societățile comerciale nu
sunt întotdeauna disponibile imediat la nivel transfrontalier.
 A unsprezecea Directivă 89/666/CEE (Directiva (UE) 2017/1132 - codificare) a Consiliului
din 21 decembrie 1989 privind publicitatea sucursalelor înființate într-un stat membru
de anumite forme de societăți comerciale care intră sub incidența legislației unui alt
stat (3) stabilește lista documentelor și a datelor specifice pe care societățile trebuie să
le facă publice în registrele sucursalelor. Cu toate acestea, Registrele nu au din punct
de vedere juridic obligația de a-și transmite reciproc date referitoare la sucursalele din
străinătate. Această situație generează incertitudine juridică pentru părțile terțe
deoarece, în ciuda radierii societății comerciale dintr-un Registru, sucursala acesteia
poate continua să funcționeze.
 Cooperarea cotidiană dintre Registrele comerțului a devenit o necesitate în contextul
unor operațiuni precum fuziunile transfrontaliere. Directiva 2005/56/CE (Directiva (UE)
2017/1132 - codificare) a Parlamentului European și a Consiliului din 26 octombrie 2005
privind fuziunile transfrontaliere ale societăților comerciale pe acțiuni (4) prevede
obligația Registrelor de a coopera la nivel transfrontalier. Cu toate acestea, nu există
canale de comunicare oficiale care ar putea să accelereze procedurile, să contribuie la
depășirea problemelor lingvistice și la sporirea certitudinii juridice.
 Directiva 2009/101/CE (Directiva (UE) 2017/1132 - codificare) a Parlamentului European
și a Consiliului din 16 septembrie 2009 prevede, între altele, că documentele și
informațiile incluse în registre pot fi accesate în format electronic sau tipărit. Cu toate
acestea, cetățenii și societățile comerciale sunt în continuare nevoiți să caute în
registre în funcție de țară și aceasta mai ales din cauza faptului că varianta de
cooperare voluntară dintre Registre nu s-a dovedit a fi suficientă.
 Este de așteptat ca interconectarea Registrelor să contribuie la stimularea
competitivității întreprinderilor europene prin reducerea sarcinilor administrative și
sporirea certitudinii juridice. Interconectarea ar putea, de asemenea, să
îmbunătățească comunicarea transfrontalieră dintre Registre prin utilizarea inovațiilor
din domeniul tehnologiei informației și comunicațiilor.
 Concluziile Consiliului din 25 mai 2010 cu privire la interconectarea Registrelor
comerțului au confirmat faptul că îmbunătățirea accesului la informații sigure și

11
 actualizate referitoare la societățile comerciale ar putea să genereze o mai mare
încredere în piață, să contribuie la redresarea economică și să îmbunătățească
competitivitatea întreprinderilor europene.
 În rezoluția din 7 septembrie 2010 privind interconectarea Registrelor comerțului (6),
Parlamentul European a subliniat că utilitatea proiectului în contextul accelerării
integrării Spațiului Economic European poate fi exploatată numai dacă toate statele
membre participă la rețea.
 Planul de acțiune multianual privind e-justiția europeană (2009-2013) (7) prevede
elaborarea unui portal european e-Justiție (denumit în continuare „portalul”) ca punct
unic electronic la nivel european de acces la informații de natură juridică, la instituții
judiciare și administrative, la registre, baze de date și alte servicii și consideră că
interconectarea registrelor centrale, comerciale și ale societăților constituie un element
important.
 Accesul transfrontalier la informații comerciale referitoare la întreprinderi și la
sucursalele lor deschise în alte state membre poate fi îmbunătățit numai dacă toate
statele membre se angajează să facă posibilă comunicarea electronică între Registre și
să transmită fiecărui utilizator informații în mod standardizat, prin conținut identic și
tehnologii interoperabile, în întreaga Uniune. Această interoperabilitate a registrelor ar
trebui asigurată de Registrele statelor membre (denumite în continuare „Registrele
naționale”) prin care se furnizează servicii, care ar trebui să constituie interfețe cu
platforma centrală europeană (denumită în continuare „platforma”). Platforma ar trebui
să fie un set centralizat de instrumente din domeniul tehnologiei informației care
integrează servicii și care ar trebui să se constituie într-o interfață comună. Interfața
respectivă ar trebui utilizată de toate Registrele naționale. Platforma ar trebui, de
asemenea, să furnizeze servicii care să constituie o interfață cu portalul, care servește
drept punct de acces electronic european și cu punctele de acces opționale instituite de
statele membre. Pe baza unor identificatori unici, platforma ar trebui să poată distribui
informații din registrele fiecărui stat membru către Registrele competente ale altor
state membre, în format standard de mesaj (o formă electronică de mesaje transmise
între sistemele de tehnologie a informației, cum ar fi, de exemplu, XML) și în versiunea
lingvistică relevantă.
 Directiva europeană nu are ca scop instituirea unei baze de date centralizate a
registrelor care să stocheze informații materiale despre societăți. În etapa punerii în
aplicare a sistemului de interconectare a Registrelor centrale, ale comerțului și ale
societăților (denumit în continuare „sistemul de interconectare a registrelor”), ar trebui
definit numai setul de date necesare pentru funcționarea corectă a platformei. Sfera
acestor date ar trebui să includă, în special, date operaționale, dicționare și glosare.
Aceasta ar trebui stabilită ținând seama și de necesitatea de a asigura funcționarea
eficientă a sistemului de interconectare a registrelor. Datele respective ar trebui
utilizate pentru a permite platformei să își execute funcțiile și ar trebui să nu fie
niciodată puse la dispoziția publicului într-o formă directă. În plus, platforma nu ar

12
 trebui să modifice nici conținutul datelor referitoare la societăți care sunt stocate în
registrele naționale, nici informațiile despre societăți transmise prin sistemul de
interconectare a registrelor.
 Deoarece obiectivul directivei europene nu este armonizarea sistemelor naționale de
registre centrale, ale comerțului și ale societăților, statele membre nu au obligația de a
modifica sistemele lor interne de registre, în special în ceea ce privește gestionarea,
stocarea datelor, tarifele, utilizarea informațiilor și divulgarea acestora în scopuri care
nu depășesc cadrul național.
 Portalul va trata, prin intermediul platformei, interogările solicitate de utilizatori
individuali privind informații referitoare la societățile comerciale și la sucursalele lor
deschise în alte state membre, care sunt stocate în registrele naționale. Aceasta va
permite prezentarea rezultatelor căutării pe portal, inclusiv a etichetelor explicative în
toate limbile oficiale ale Uniunii, în care sunt enumerate informațiile furnizate. În plus,
pentru a îmbunătăți protecția părților terțe din alte state membre, pe portal ar trebui
să fie disponibile informații de bază privind valoarea juridică a documentelor și a
informațiilor publicate în temeiul legilor statelor membre adoptate în conformitate cu
Directiva 2009/101/CE (Directiva (UE) 2017/1132 - codificare).
 Statele membre ar trebui să poată crea unul sau mai multe puncte de acces opționale,
care pot avea un impact asupra utilizării și funcționării platformei. În consecință,
Comisiei ar trebui să i se notifice crearea acestora și orice modificare semnificativă
adusă funcționării acestora, în special închiderea lor. Această notificare nu ar trebui să
limiteze în niciun fel competențele statelor membre în ceea ce privește crearea și
funcționarea punctelor de acces opționale.
 Ar trebui să devină posibilă stabilirea unei legături clare între registrul societății și
registrele sucursalelor sale deschise în alte state membre, care constă în schimbul de
informații cu privire la deschiderea și încetarea unor eventuale proceduri de lichidare
sau de insolvență a societății și la radierea societății din registru, dacă acest lucru
implică consecințe juridice în statul membru al registrului societății. Este necesar ca
statele membre să poată decide cu privire la procedurile pe care le urmează în privința
sucursalelor înregistrate pe teritoriul lor, însă ar trebui totodată să garanteze cel puțin
faptul că sucursalele unei societăți dizolvate sunt radiate din registru imediat sau, dacă
este cazul, după încheierea procedurilor de lichidare a sucursalei în cauză. Această
obligație nu ar trebui să se aplice sucursalelor societăților care au fost radiate din
registru, dar care au un succesor legal, după cum este cazul oricărei schimbări a formei
juridice a societății, al unei fuziuni sau divizări sau al unui transfer transfrontalier al
sediului social.
 Statele membre ar trebui să se asigure că, în cazul în care se aduc modificări
informațiilor introduse în registre privind societățile comerciale, informațiile sunt
actualizate fără întârziere. Informațiile actualizate ar trebui comunicate, în mod
normal, în termen de 21 de zile de la primirea documentației complete privind
respectivele modificări, inclusiv controlul legalității conform legislației naționale.

13
 Termenul respectiv ar trebui interpretat ca o obligație a statelor membre de a depune
eforturi rezonabile pentru a respecta termenul stabilit în prezenta directivă. Această
dispoziție ar trebui să nu se aplice în privința documentelor contabile pe care societățile
au obligația de a le prezenta pentru fiecare exercițiu financiar. Această exceptare este
justificată de suprasolicitarea registrelor naționale în cursul perioadelor de raportare. În
conformitate cu principiile juridice generale, comune tuturor statelor membre,
termenul de 21 de zile ar trebui suspendat în caz de forță majoră.
 Interconectarea registrelor centrale, ale comerțului și ale societăților necesită
coordonarea unor sisteme naționale care au caracteristici tehnice diferite. Aceasta
implică adoptarea de măsuri și de specificații tehnice care trebuie să țină seama de
diferențele dintre registre.
 O soluție echitabilă pentru finanțarea sistemului de interconectare a registrelor
presupune participarea atât a Uniunii, cât și a statelor sale membre la finanțarea
sistemului menționat. Statele membre ar trebui să suporte finanțarea adaptării
registrelor lor naționale la sistemul în cauză, pe când elementele centrale – platforma și
portalul ca punct unic de acces la nivel european – ar trebui finanțate de la o linie
bugetară corespunzătoare din bugetul general al Uniunii.
 Sistemul de interconectare a registrelor obligă statele membre să efectueze adaptările
necesare, care constau, în special, în elaborarea unei interfețe prin care fiecare registru
să fie conectat cu platforma, astfel încât sistemul să poată deveni operațional.

Directivele 89/666/CEE, 2005/56/CE și 2009/101/CE au fost modificate prin Directiva

2012/17/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 13 iunie 2012, transpusă, în legislația
internă, prin Legea nr. 152/2015 pentru modificarea și completarea unor acte normative în
domeniul înregistrării în registrul comerțului, pentru a avea în vedere crearea unui sistem
european de interconectare a Registrelor Comerțului din Statele membre, accesibil printr-un
portal și având componente (tehnice) la nivelul fiecărui Stat membru (puncte de acces) pentru
schimb de date. Așa cum s-a menționat deja, sistemul de interconectare include un Portal a
cărui realizare este în sarcina Comisiei Europene, precum și a unor puncte de acces naționale, a
căror realizare se află în sarcina fiecărui Stat membru.Directivele 89/666/CEE, 2005/56/CE și
2009/101/CE au fost modificate pentru a avea în vedere crearea unui sistem european de
interconectare a Registrelor Comerțului din Statele membre, accesibil printr-un portal și având
componente (tehnice) la nivelul fiecărui Stat membru (puncte de acces) pentru schimb de date.
Așa cum s-a menționat deja, sistemul de interconectare include un Portal a cărui realizare este
în sarcina Comisiei Europene, precum și a unor puncte de acces naționale, a căror realizare se
află în sarcina fiecărui Stat membru.

5.1.1 Informații generale privind BRIS

Infrastructura BRIS (Business Registers Interconnection System) va facilita accesul publicului la
informații referitoare la companiile din Uniunea Europeană și va asigura interconectarea
tuturor Registrelor comerțului, pentru a putea realiza schimb de informații cu privire la
sucursalele străine ale firmelor locale, precum și la fuziunile transfrontaliere ale societăților

14
comerciale. Un alt obiectiv al proiectului BRIS este acela de a crește gradul de încredere în
piața unică, prin asigurarea transparenței și accesului la informații la zi, reducând astfel povara
administrativă pentru companii.
Sistemul va fi constituit din următoarele componente:

 Platforma Centrală Europeană (ECP)

 Registrele comerciale ale statelor membre (BR)
 Portalul e-justice, ce va asigura interfața pentru accesul electronic la informații privind
societățile comerciale (Portalul)

5.1.2 Metode de comunicare

Comunicările dintre portal și platformă, precum și cea dintre un registru și platformă sunt
bilaterale (unu-la-unu), iar comunicarea dinspre platformă către registre poate fi bilaterală sau
multilaterală (unu-la-unu, respectiv unu-la-mai-mulți).

5.1.3 Protocoale de comunicare

Pentru comunicarea dintre portal, platformă, registre și punctele de acces opționale se
utilizează protocoale de internet securizate, precum HTTPS.
Pentru transmiterea de date structurate și de metadate se utilizează protocoale de comunicare
standard, cum ar fi protocolul SOAP (Single Object Access Protocol).

5.1.4 Structura formatului de mesaj

Schimbul de informații dintre registre, platformă și portal se bazează pe metode standard de
structurare a datelor și se realizează într-un format standard de mesaj de tip XML.
Reprezentarea schematică a sistemului BRIS este următoarea:

15
5.2 Prezentarea structurii organizatiei

5.2.1 Procesele existente

Identificarea proceselor de interes pentru analiza instituțională a plecat de la cazurile de

utilizare (“use case”) prezentate în documentația BRIS (BRIS Use Case Model). Aceste cazuri de
utilizare vizează atât componenta locală a registrului (Bussiness Register - BR), cât și platforma
centrală (European Central Platform – ECP). Cazurile de utilizare pentru componenta locală a
registrului, cea de interes pentru identificarea tipurilor de procese, sunt următoarele:

 Căutarea simplă a companiilor (Simple Search of Companies);

 Obținerea detaliilor pentru companie (Retrieve Company Details);
 Obținerea documentelor (Retrieve Document);
 Notificarea evenimentului de fuziune transfrontalieră (Notify Cross-Border
Merger Event);
 Primirea notificării pentru evenimentul de fuziune transfrontalieră (Receive
Cross-Border Merger Event Notification);
 Notificarea evenimentului de divulgare (publicare) a informațiilor pentru
sucursală (Notify Branch Disclosure Event);
 Primirea notificării pentru evenimentul de publicare (divulgare) a informațiilor
pentru sucursală (Receive Branch Disclosure Event Notification);
 Cerere de actualizare a datelor legale ale entității (Request to Update LED);

16
  Cerere de înscriere pentru companiile mamă (Request to Subscribe Parent
Companies);
 Cerere de actualizare completă a datelor legale ale entității (Full Update LED
Request).

Pe baza cazurilor de utilizare prezentate anterior au fost identificate următoarele tipuri de

procese interne din cadrul organizației, pentru analiza situației existente (“AsIs”):

 Primirea de solicitări de informații și de documente privind profesioniștii

înregistrați în registrul comerțului, inclusiv de la un alt Registru sau instituție, ;
 Ssolicitarea către un alt Registru al comerțului de informații sau de
documente privind entitățile comerciale;
 Schimbul de informații și de documente privind deschiderea și încetarea oricărei
proceduri de dizolvare, lichidare, insolvență a persoanei juridice, precum și
de radiere a acesteia (schimbul presupune atât primirea cât și transmiterea),
după cum urmează:
o Registrul comerțului primește informații și documente referitoare la
procedurile menționate anterior pentru persoana juridică din statul
membru al Uniunii Europene care are înregistrate sucursale în Romania, în
scopul înregistrarii acestor date în registrul comerțului în care sunt
înregistrate sucursalele.
o Registrul comerțului transmite informații și documente referitoare la
procedurile menționate anterior pentru persoana juridică din Romania
care are înregistrate sucursale în statele membre ale Uniunii Europene, în
scopul înregistrării acestor date în registrul comerțului în care sunt
înregistrate sucursalele;
 Schimbul de documente și de informații cu Registrele comerțului din statele
membre ale Uniunii Europene în cazul operațiunilor de fuziune
transfrontalieră și al sucursalelor inființate de societaăți cu sediul în
statele membre ale Uniunii Europene;
 Comunicarea privind modificarea atributelor unei entități comerciale locale
(denumire, forma juridică, sediul social/profesional, statul membru unde este
înmatriculată, numărul de ordine din registrul comerțului, identificatorul unic la
nivel european (EUID), codul unic de înregistrare, inclusiv starea firmei).

Aceste procese sunt descrise în secțiunile care urmează.

5.2.1.1 Primirea de solicitări de informații și de documente privind profesioniștii

înregistrați în registrul comerțului, inclusiv de la un alt Registru sau instituție

Solicitările de informaţii și de documente se pot primi în prezent prin următoarele modalități

de acces puse la dispoziția solicitanților:

17
  online, prin portalul ONRC – necesită utilizarea unei semnături electronice, iar
plata se efectuează prin card bancar, ordin de plată sau direct la ghișeu (în cazul
în care lucrearea este ridicată de la ghișeu);
 e-mail: onrc@onrc.ro – plata se efectuează prin ordin de plată sau direct la
ghişeu;
 fax nr. +40213160829 – plata se efectuează prin ordin de plată sau direct la
ghişeu;
 prin poştă – plata se efectuează prin ordin de plată;
 la ghişeele ONRC şi ale oficiilor registrului comerţului de pe lângă tribunale
(ORCT).

Solicitările de informaţii se pot primi şi soluţiona on-line, prin:

 accesarea serviciului InfoCert – nu necesită utilizarea unei semnături electronice,

iar plata se efectuează doar prin card bancar;
 accesarea serviciului RECOM – pe bază de contract cu depozit constituit in sumă
minimă de 300 lei pentru utilizatorii interni sau ordin de plată pentru utilizatorii
externi
 Solicitările se pot primi prin e-mail și direct de către personalul ONRC și ORCT,
pe adresele proprii de poștă electronică ale instituţiei, prin dispoziţia şefului de
serviciu/directorului, pentru solicitanţii care transmit cereri cu frecvenţă zilnică
sau periodică.

5.2.1.1.1 Solicitările de informații

Categoriile de informații care pot fi solicitate sunt: certificate constatatoare, extrase de

registru și informații RC (Registrul Comerțului).

În categoria certificatelor constatatoare intră următoarele tipuri de documente care se pot

elibera persoanelor private și instituțiilor, în baza solicitării primite:

 Certificat constatator;
 Certificat constatator privind calităţile/funcţiile deţinute de o persoană fizică
sau juridică în cadrul profesioniştilor înregistraţi în RC (ex: în ultimii 5 ani pentru
casa de asigurări de sănătate, în ultimii 2 ani pentru Inspectoratul General
pentru Imigrari, obţinere viză de la ambasade, angajare, etc.)

Certificatul constatator prezintă starea la zi a firmei şi cuprinde următoarele categorii de

informaţii:

 denumirea (firma);
 emblema;
 numărul de ordine în registrul comerţului;
 Identificator Unic la Nivel European (EUID);
 codul unic de înregistrare;

18
  starea firmei;
 forma juridică;
 adresă sediu social/profesional;
 durata de funcţionare;
 sediu social/profesional – acte şi valabilitate sediu
 activitatea principală - obiectul principal de activitate conform codificării CAEN;
 capitalul social (subscris şi vărsat), numărul şi valoarea părţilor sociale;
 asociaţii, datele de identificare, numărul părţilor sociale atribuite fiecărui
asociat pentru aportul său, participarea la capitalul social şi la profit şi pierdere
(pentru societăţile cu răspundere limitată, în comandită simplă sau în nume
colectiv);
 Administratorii/Membrii Consiliului de administraţie şi Directorii (în sistemul
unitar)/ Membrii Consiliului de supraveghere şi Membrii Directoratului (în
sistemul dualist), datele de identificare şi durata mandatului cu puterile
conferite;
 cenzorii/auditorii financiari;
 filiale/sucursale/subunităţi;
 sediile secundare;
 activităţi şi sedii autorizate;
 indicatori din ultima situaţie financiară anuală;
 alte menţiuni referitoare la urmărirea penală, dosar penal, condamnări penale,
dizolvare, lichidare, insolvenţă.

Categoria de informații RC cuprinde: informații RC punctuale și informații RC grupate pe

criterii. Sunt eliberate următoarele tipuri de documente în baza solicitării primite:

 Informații RC punctuale
o Raport de restrâns sau Informaţii punctuale de bază;
o Raport extins sau Informaţii punctuale extinse;
o Raport istoric;
o Informaţii din situaţiile financiare anuale;
 Informații RC grupate pe criterii
o Situaţii statistice firme;
o Serii de firme grupate pe criterii.

Raportul restrâns sau Informaţii punctuale de bază cuprinde informaţii despre o firmă,
respectiv: număr de ordine în registrul comerţului, Identificator Unic la Nivel European (EUID),
denumire, formă juridică, cod unic de înregistrare, sediu social, durată de funcţionare, stare
firmă, activitate principală, capital social, administratori, asociaţi/acţionari, date înregistrate
în registrul comerţului potrivit cărora un anumit act sau fapt este ori nu este înregistrat.

Raportul extins saude Informaţii punctuale extinse conține informaţii despre o firmă și cuprinde
următoarele date: număr de ordine în registrul comerţului, Identificator Unic la Nivel European
(EUID), denumire, formă juridică, cod unic de înregistrare, sediu social, durată de funcţionare,
stare firmă, activitate principală, capital social, administratori, asociaţi/acţionari, date

19
înregistrate în registrul comerţului potrivit cărora un anumit act sau fapt este ori nu este
înregistrat, activitate secundară, activităţi autorizate, administratori/reprezentanţi pentru
sucursale/ subunităţi/ sedii secundare, cenzori, informaţii (maxim 5 12 indicatori) din situaţiile
financiare anuale disponibile, alte informaţii, după caz.

Raportul istoric cuprinde informaţii despre toate înregistrările efectuate în registrul comerţului
în dreptul unei firme, prezentate în ordine cronologică şi completate cu situaţia la zi.

Informaţiile din situaţiile financiare anuale - un număr de 5 indicatori financiari: cifra de

afaceri, profit brut, pierderi, profit net și număr mediu de salariaţi. Aceștia sunt eliberaţi
împreună cu informaţiile punctuale extinse sau separat. Separat, la cerere, este posibilă
eliberarea mai multor indicatori financiari din fiecare bilanţ annual.

Situaţiile statistice firme reprezintă statistici realizate pe baza datelor din registrul comerţului.
Acestea pot fi uni şi multicriteriale, spre exemplu:

 înmatriculări, menţiuni, radieri de firme pe diferite perioade şi zone geografice;

 repartiţii după obiectul de activitate;
 înmatriculări pe forme juridice;
 înmatriculări pe tipuri de profesionişti;
 clasamente privind investitorii străini.

Toate rapoartele se dau la nivel național și la nivel teritorial. La cerere, se pot întocmi alte
statistici pe un singur criteriu și multicriteriale.

Seriile de firme grupate pe diferite criterii conțin informații privind denumirea, numărul de
ordine în registrul comerțului, codul unic de înregistrare, sediul social, starea firmei. Totodată,
se pot elibera și clasamente de firme pe diferite criterii: capital social subscris, cifra de
afaceri, număr salariați, profit brut/net, participare străină sau combinații dintre acestea.

5.2.1.1.1.1 Diagrama procesului

În cele ce urmează este prezentată diagrama de proces, reprezentată conform

standardului BPMN 2.0, pentru procesul “Solicitare informații”.

20
21
 Entitatea organizațională care gestionează în principal procesul de furnizare de
informații, în baza solicitărilor primite, este Direcția Valorificare Date, Registrul
Comerțului (DVDRC). În cadrul acestei entități au fost identificate cinci roluri cheie:
referent, specialist IT, șef birou Furnizare informații, șef serviciu Valorificare date și
director.

5.2.1.1.1.2 Descrierea procesului

Solicitarea este primită de către un referent din cadrul DVDRC. Aceasta este verificată,
iar în cazul în care cererea este primită prin e-mail și nu este clară sau formularul nu
este completat, se transmite un răspuns standard către solicitant. În acesta se
menționează faptul că informațiile sunt contra cost și că pot fi obținute fie prin
intermediul serviciului on-line InfoCert, fie prin formularea unei cereri în care trebuie
comunicate datele de identificare ale societății de interes precum şi datele de
identificare ale solicitantului atestate prin copia unui act de identitate.

Dacă solicitarea este clară (profesionistul este identificat) și formularul este completat,
atunci cererea este înregistrată în registul electronic intern. Dacă solicitarea vine din
partea unei persoane fizice din România, se elaborează nota de calcul (NC) care este
transmisă solicitantului prin postă electronică. În cazul în care acesta nu face plata în
termenul specificat, solicitarea este inchisă. Dacă solicitantul efectuează plata și
transmite prin email documentul de confirmare a plății (ordinul de plată), referentul
verifică informațiile din ordinul de plată (beneficiarul plății, contul în care s-a efectuat
plata și valoarea). Dacă plata nu este confirmată, se transmite un mesaj solicitantului
informând asupra acestui aspect. În cazul în care plata este confirmată, sunt pregătite
informațiile, iar documentul este verificat și semnat. Documentul care conține
informațiile este transmis solicitantului prin poștă electronică, de pe adresa proprie de
email a referentului. În urma primirii confirmării de primire de la solicitant, solicitarea
este închisă.

Dacă solicitarea vine din partea unei persoane fizice din afara tării sau din partea unei
instituții, atunci solicitarea este transmisă prin fluxul intern către directorul DVDRC spre
rezoluționare. În cazul în care există competență pentru rezoluționare, atunci directorul
rezoluționează cererea și o transmite către referent pentru a fi procesată. Cererea
poate fi soluționată favorabil, caz în care referentul întocmește nota de calcul și
urmează fluxul anterior menționat, sau nefavorabil, situație în care referentul
elaborează și transmite răspunsul către solicitant, urmând să închidă solicitarea.

În situația în care nu există competență pentru rezoluționare la nivelul directorului

DVDRC, cererea este depusă spre rezoluționare în mapa directorului general.

Documentele care conțin informațiile solicitate sunt obținute din informații structurate
care se regăsesc în sistemul informatic RCCC (Registrul Comerţului Central
Computerizat). Aceste documente nu conțin informatii cu caracter personal, în forma
trimisă către public. În cazul în care beneficiarul este o instituție specializată a Statului,

22
atunci documentele pot conține și informații cu caracter personal. Tarifele stabilite
pentru eliberarea acestor documente sunt reglementate de H.G. nr. 902962/20127.
Potrivit actului normativ înainte menționat, dispun de gratuitate instituțiile publice
finanțate de la bugetul Statului, presa și ambasadele. De asemenea, solicitările
lichidatorilor (conform L85/2014), solicitările primite din afara țării prin misiunile
diplomatice și prin Ministerul Justiției beneficiază de gratuitate.

Solicitări de informații se primesc și prin IMI (Sistemul de Informatii al Pietei Interne

Europene), care reprezintă o platformă software de verificare pentru interacțiune
rapidă. Sistemul este coordonat la nivel național prin Ministerul Afacerilor Externe.
Pentru această platformă există două persoane cu drept de utilizare în cadrul ONRC,
respectiv directorul DVDRC și șeful serviciului „Corpul de inspecție generală”.
Solicitările sunt primite printr-o funcție de alertare pe email și au un termen de
soluționare stabilit. Cererea este acceptată imediat ce este primită (în aceeași zi), iar
dacă nu se poate răspunde înainte sau până la termenul stabilit de solicitant, se
menționează un nou termen pentru răspuns. În formularea răspunsului se pot, după caz,
implica și alte instituții. Timpul de răspuns este monitorizat și face obiectul unei analize
de performanță. În sistem există răspunsuri predefinite, precum și posibilitatea de
adăugare a unor comentarii și transmiterea de documente. Astfel de solicitări de
informații privesc în principiu persoanele aflate în relații cu profesioniștii înregistrați în
RC sau vizează documentele personale (spre exemplu: confirmarea unor diplome). În
cadrul sistemului există și un modul de notificări. ONRC nu a făcut până în prezent
solicitări de informații prin acest sistem.

Totodată, se primesc solicitări de informații și de la instituții publice, pe cooperare

europeană. Solicitările se pot primi direct sau prin intermediul Ministerului Justiției. În
cazul în care solicitarea vine direct la ONRC, atunci aceasta se transmite către
Ministerul Justiției (sau contencios), urmând ca și răspunsul la solicitare să fie transmis
prin același canal. Prin astfel de solicitări se caută de obicei persoane în relație cu
anumiți profesioniștii înregistrați în RC (în cazul divorțurilor), sau sunt căutate anumite
firme (în cazul accidentelor auto).

Indiferent de modul în care este transmisă sau depusă solicitarea de informații, pentru a
beneficia de răspuns, solicitantul este obligat să completeze un formular tip “Cerere –
comandă eliberare informații” sau “Cerere – comandă eliberare acte” pentru
certificatele constatatoare şi extrasele de registru. Aceste formulare sunt prezentate în
anexele 1 şi 2 ale acestui raport. Formularul completat este semnat olograf și depus în
original la ghișeu sau transmis prin poștă, iar în cazul solicitărilor venite pe email sau
online se transmite copie scanată a formularului semnat olograf sau formularul semnat
electronic. De asemenea, solicitantul trebuie să fie identificat pe baza unui act de
identitate. În situația în care solicitantul se prezintă la ghișeu, acesta este identificat
prin prezentarea documentului de identitate către referent (nu se păstrează o copie a
actului de identitate). În toate celelalte situații (solicitări primite pe email, online, fax
sau poștă) trebuie transmisă, odată cu formularul completat, și o copie a documentului
de identitate a solicitantului. În cazul instituțiilor publice, dacă solicitarea vine de pe
adresa oficială de email și/sau există o adresă de solicitare semnată de reprezentantul
instituției, nu este obligatoriu să fie completat formularul.

23
5.2.1.1.2 Solicitările de copii după documente

Prin acest tip de solicitare se pot obține copii/copii certificate după documentele aflate
la dosarul unui profesionist. Certificarea se realizează prin semnarea copiei de către un
referent și prin aplicarea ștampilei care certifică faptul că "documentul eliberat este
conform cu cel care se regăsește la dosar".

5.2.1.1.2.1 Diagrama procesului

În cele ce urmează este prezentată diagrama de proces, reprezentată conform

standardului BPMN 2.0, pentru procesul “Solicitare copii documente”, în scenariul în
care solicitarea este primită de ORCT pentru o societate comercială din acel județ.

24
25
Entitățile organizaționale care, în baza solicitărilor primite, gestionează în
principal procesul de furnizare de copii după documente sunt: Direcția
Managementul Calității Organizare Arhivă (DMCOA) și Oficiile Registrului
Comerțului de pe lângă Tribunale (ORCT). În cadrul acestor entități au fost
identificate trei roluri cheie: arhivă (fizică) locală, referent și director.

Solicitările pentru copii certificate ale documentelor din dosar se primesc la ORCT,
în cazul în care profesionistul pentru care se solicită documente este din acel din
județ. Solicitările pot veni prin poștă, ghișeu, e-mail-ul general sau pe e-mail-ul
persoanei desemnate cu activitatea de copii certificate, fax sau portalul ONRC.
Solicitările trebuie însoțite de o cerere completată și semnată de către solicitant.
Modelul de cerere este cel prezentat în Anexa 2. Pentru solicitările venite pe email
sau fax nu este obligatorie completarea cererii, dacă în conținutul mesajului se
regăsesc informațiile din cerere. Solicitările sunt verificate, iar în cazul în care
solicitarea nu este clară sau cererea nu este completată, se informează
solicitantul. Dacă solicitarea este clară și formularul cererii este completat (în
cazurile în care acesta este obligatoriu), atunci solicitarea și cererea sunt tipărite
și se înregistrează nu înainte de a verifica achitarea tarifului inițial de 4 lei (fie la
ghișeu fie prin OP), după care solicitarea este trimisă la mapa fizică a directorului
spre rezoluționare.

Solicitarea este rezoluționată de către director și se atribuie, cu ajutorul unui

program de repartizare, unui referent. Referentul identifică unde se regăsesc
documentele sursă pentru care au fost solicitate copii. Există posibilitatea de a se
verifica, pentru un profesionist, dacă documentele acestuia sunt arhivate
electronic (SAE) sau dacă documentele se găsesc în original numai în arhiva locală
sau în cea externalizată.

Dacă documentele există în arhiva electronică (componenta locală), atunci acestea

sunt tipărite. În cazul în care solicitantul este o persoană fizică, atunci datele
personale (date de identificare ale persoanelor) din documente sunt anonimizate
(„blurate”, acoperite), iar documentele sunt semnate și stampilate cu ștampila de
certificare (documentul eliberat "este conform cu exemplarul existent în dosar din
arhivă "). În situația în care solicitantul este o instituție publică, atunci acoperirea
datelor personale și certificarea copiilor nu mai este obligatorie (se pot elibera și
copii simple).

Dacă documentele (originale) se află în arhiva fizică locală, atunci referentul

completează un formular de solicitare dosar de la arhivă. Dosarul profesionistului
este extras din arhivă. În cazul în care există scanere în arhivă, se fac copii după
documente, în caz contrar, referentul se duce cu documentele la un alt
departament pentru realizarea copiilor. În copiile realizate se acoperă câmpurile
cu caracter personal, după care se ștampilează și se semnează pentru certificare.

Referentul face nota de calcul finală care include valoarea aferentă numărului de
file solicitate în copie certificată și se anunță persoana telefonic (dacă solicitarea

26
este depusă la ghișeu) sau prin e-mail, cu privire la cost și la posibilitatea ridicării
copiilor solicitate. Pentru copiile certificate, plata se efectuează la ghișeu, de
unde se și eliberează copiile certificate, cu confirmare de primire pe cerere.

În prezent se eliberează copii/copii după documente doar în formă certificată,

pentru solicitările primite de la persoane fizice. La solicitarea persoanei,
copiile/copiile certificate pot fi trimise și prin email. În acest caz, documentele
transmise nu au valoarea juridică, deoarece se scanează copiile care au fost
certificate, acestea nefiind semnate electronic. În această situație, copiile fizice
certificate rămân la ORCT, pentru a fi ridicate ulterior, dacă este cazul.

Dacă documentele (originale) se află în arhiva fizică externalizată, atunci

referentul identifică cutia în care se găsesc documentele cu ajutorul unui OPISunei
aplicatii special dedicate. Pentru fiecare document poate fi identificat ID-ul cutiei,
conform structurii standard a arhivei. Referentul face o solicitare pentru cutie, pe
care o transmite pe flux intern prin intermediul sistemului informatic către un
referent din DMCOA la ONRC. Acesta calculează costul implicat de extragerea
cutiei din arhiva externalizată și aprobă, după caz, solicitarea. Cutia identificată
este trimisă la arhiva din sediul ORCT București (arhiva registrului național care
gestionează şi arhivele pentru ORCTB şi IF). În paralel, referentul din cadrul ORCT
care a făcut solicitarea transmite la firma prestatoare de servicii de arhiva
externalizată solicitarea. Persoana de la arhivă extrage documentele din cutie, le
scanează și le transmite pe email către referentul de la ORCT care a făcut
solicitarea. Daca nu există documentul în cutie, se notifică ORCT și se reia procesul
de verificare și de identificare a cutiei în care se găsește documentul solicitat.
Documentele originale se introduc la loc în cutie după ce au fost scanate, se
sigilează cutia și se trimite înapoi la arhiva fizică externalizată. Documentele
scanate primite pe e-mail de referentul de la ORCT sunt tipărite și se urmează
fluxul normal, descris anterior.

La registrul național (ONRC) se pot depune solicitări pentru toți profesioniștii,

indiferent de județul în care aceștia sunt înregistrați. Fluxul de procesare al
solicitării este similar cu cel descris pentru ORCT.

În cazul în care, solicitarea se depune la ONRC pentru eliberarea de copii

certificate de pe documentele unui profesionist înregistrat în oricare ORCT,
referentul ONRC responsabil cu această activitate face solicitare de transmitere a
copiilor din dosar pe e-mail la ORCT-ul unde este înregistrat profesionistul.

Referentul recepţionează e-mail-ul cu documente, le listează, blurează,

întocmeşte nota de calcul finală şi certifică copiile solicitate.

În cazul în care, documentele sunt urcate în SAE descărcarea acestora se face la

ORCT-ul unde profesionistul îşi are sediul şi sunt transmise pe e-mail referentului
responsabil cu această activitate din cadrul ONRC.

27
 Copiile certificate se ridică de la sediul ONRC, având posibilitatea transmiterii
către solicitant fie pe e-mail fie prin poştă, în ultimul caz acestea având valoare
juridică.

În cazul în care la ORCT se solicită copii după documente pentru un profesionist

dintr-un alt județ, această solicitare este transmisă la ORCT-ul unde profesionistul
este înregistrat. Referentul desemnat pentru soluționarea solicitării întocmește o
solicitarea către ORCT din județul unde este înregistrat profesionistul, pentru a
primi copiile certificate prin poşta militară. Blurarea şi certificarea copiilor (prin
semnare și aplicarea ștampilei) se face la ORCT-ul unde se regăsesc documentele.
Copiile certificate trebuie să aibă semnătura și ștampila în original.

Certificarea copiilor se face pe baza competenței teritoriale, respectiv la ORCT se

certifică copiile pentru societățile din acel județ, iar la ONRC se pot certifica copii
pentru orice societate din țară.

Există și posibilitatea ca, în cazul unui profesionist dintr-un alt județ, un Registru
teritorial (ORCT) să solicite copiile după documente direct registrului teritorial
(ORCT) din județul în care își desfășoară activitatea profesionistul. În acest caz,
copiile sunt certificate la registrul teritorial (ORCT) din județul în care își
desfășoară activitatea profesionistul și trimise prin poștă la registrul teritorial
(ORCT) unde s-a înregistrat solicitarea, spre a fi ridicate.

Tarifele stabilite pentru eliberarea copiilor certificate ale documentelor sunt

reglementate de H.G. nr. 902962/20172. Pentru eliberarea copiilor există un tarif
inițial, care este fix pentru un profesionist (într-o solicitare se pot regăsi mai mulți
profesioniști). Tariful final se stabilește în nota de calcul în funcție de numărul de
pagini, pentru o pagină existând un tarif fix (per pagină).

În cazul în care, în cadrul unei solicitări primite, sunt solicitate atât informații cât
și copii certificate după documentele de la dosarul profesionistului, cererea, după
ce este înregistrată, este transmisă pe fluxul intern directorului cu competență în
rezoluționarea cererii. Cererea este rezoluționată și este atribuită spre soluționare
către cele două departamente implicate, respectiv DVDRC și DMCOA. În
rezoluționare este indicat departamentul coordonator al procesului de soluționare,
respectiv cel care va asocia în cadrul răspunsului informațiile și copiile certificate
după documente. Este însă posibil ca, datorită timpului mai mare pentru obținerea
copiilor certificate, informațiile să fie trimise imediat ce acestea sunt disponibile,
urmând ca ulterior să fie ridicate și copiile certificate.

5.2.1.2 Solicitarea de informații sau de documente privind entitățile comerciale către

un alt Registru al comerțului

Nu au fost solicitate până în prezent unui Registru dintr-o altă țară informații sau
documente privind entitățile comerciale înregistrate acolo. Solicitările primite care

28
 vizează entități comerciale dintr-un alt stat sunt redirecționate către portalul e-
Justice.

5.2.1.3 Schimbul de informații și de documente privind deschiderea si încetarea

oricărei proceduri de dizolvare, lichidare, insolvență a persoanei juridice,
precum și de radiere a acesteia

La această dată, informațiile și documentele privind deschiderea si încetarea oricărei

proceduri de dizolvare, lichidare, insolvență a persoanei juridice cu sediul social în statul
membru al Uniunii Europene, precum și de radiere a acesteia, care are înregistrate
sucursale în România, se înregistrează fie direct la sediul oficiului registrului comerțului
de pe lângă tribunalul unde figurează înregistrată sucursala, fie prin poștă, fie prin
mijloace electronice.
Informațiile și documentele privind deschiderea si încetarea oricărei proceduri de
dizolvare, lichidare, insolvență a persoanei juridice cu sediul social în România, precum și
de radiere a acesteia, care are înregistrate sucursale în statele membre ale Uniunii
Europene nu au fost transmise până în prezent registrelor comerțului de pe teritoriul
statelor membre ale Uniunii Europene unde sunt înregistrate sucursalele persoanei juridice
române.
După intrarea în vigoare a Legii nr. 152/2015 pentru modificarea şi completarea unor acte
normative în domeniul înregistrării în registrul comerţului, persoanele juridice române
care deschid sucursale în străinătate au obligaţia menţionării acestora la oficiul registrului
comerţului din România, după înregistrarea lor în statele respective.

5.2.1.4 Schimbul de documente și informații cu registrele comerțului din statele

membre ale Uniunii Europene în cazul operațiunilor de fuziune
transfrontalieră și al sucursalelor inființate de societăți cu sediul în statele
membre ale Uniunii Europene

Fuziunea unei firme locale cu o firmă dintr-un alt stat se realizează în două etape:

Etapa I – se depune proiectul de fuziune la toate registrele implicate. Acesta se publică

prin mijloacele de publicitate legală (în România, în Monitorul Oficial al Românei sau prin
intermediul paginii proprii web a societăţii. În cazul efectuării publicităţii prin intermediul
paginii proprii web a societăţii, oficiul registrului comerţului unde este înmatriculată
societatea va publica, cu titlu gratuit, pe pagina sa web proiectul comun de fuziune
transfrontalieră). În cadrul acestei etape nu se comunică cu celălalt registru;
Etapa II – se înregistreaza fuziunea. Depunerea documentelor pentru fuziune se face, în
principiu, doar la unul dintre registre, la alegere, deoarece procedura este armonizată. În
cazul în care documentele sunt depuse la un registru al altui stat membru, cererea se
soluționeaza la acel registru. La registrul național (ONRC)ORCT se dispune înregistrarea
și/sau radierea societății în funcție de modul în care se produce fuziunea: absorbție sau
contopiere. Oficiul registrului comerţului unde este înmatriculată societatea absorbantă

29
sau societatea nou-înfiinţată notifică de îndată, pe cheltuiala societăţii, realizarea fuziunii
autorităţilor similare din statele membre în care sunt înmatriculate societăţile
participante la fuziune, în vederea radierii acestora. Oficiul registrul comerţului unde sunt
înmatriculate societăţile absorbite - persoane juridice române - radiază din registrul
comerţului aceste societăţi, în temeiul notificării comunicate de autoritatea similară din
statul membru a cărui naţionalitate o deţine societatea absorbantă sau societatea nou-
înfiinţată.

5.2.1.5 Comunicarea privind modificarea atributelor unei entități comerciale locale

Modificarea atributelor unui profesionist înregistrat în registrul comerțului, inclusiv în

ceea ce privește starea acestuia, nu sunt notificate în prezent unei alte entități din UE.
Modificările sunt publicate în cadrul procesului de realizare a publicității, iar datele
modificate se pot vizualiza prin portalul ONRC.

Următoarele informații, privind un profesionist, sunt furnizate în mod gratuit:

 Numele profesionistului;
 Forma juridică (conform nomenclatoului de forme de organizare);
 Adresa sediului social/profesional;
 Statul membru unde este înmatriculat;
 Numărul de ordine din registrul comerțului;
 Codul unic de înregistrare;
 Starea la zi a profesionistului;
 Identificatorul unic la nivel european (CompanyEUID).
5.2.2 Politici și proceduri

În cadrul etapei de analiză instituțională au fost identificate și studiate următoarele

proceduri operaționale ale ONRC:

 PO RC 01: Eliberare certificate constatatoare – înregistrat intern cu numărul

500057/10.10.2012;
 PO RC 02: Eliberare de informații – înregistrat intern cu numărul
500058/10.10.2012;
 PO ORCT-17: Eliberarea de copii certificate – înregistrat intern cu numărul
ORG.1485/14.04.2016;
 PO ORCT-29: Gestionarea documentelor cu frecvență redusă de consultare,
depozitate în cutii, la societatea prestatoare de servicii de depozitare –
înregistrat intern cu numărul ORG.642/19.02.2016;
 PO ORCT-19: Eliberare informații din RC;
 PO ORCT-22: Arhivarea electronică a dosarelor profesionistilor.

Procedura „Eliberare certificate constatatoare” descrie procesul de eliberare de

certificate constatatoare şi extrase de registru care atestă starea firmei șşi se aplică de

30
către colectivul serviciului valorificare date din Registrul Comerțţului Central
Computerizat (RCCC). Procedura operațională cuprinde următoarele activități principale:

 Primire și înregistrare cerere – responsabil: referent;

 Editare și listare de certificate constatoare / extrase de registru din RCCC –
responsabil: referent;
 Pregătirea documentelor în vederea eliberării – responsabili: expert – șef birou /
șef serviciu pentru semnarea certificatelor constatatoare / extraselor de registru
și referent pentru eliberarea certificatelor constatatoare / extraselor de registru;
 Eliberarea certificatelor constatatoare / extraselor de registru către solicitanți –
responsabil: referent;
 Pregătirea documentelor în vederea arhivării – responsabil: referent.

Procedura „Eliberare de informații” descrie procesul de eliberare de informații punctuale

și/sau informații de istoric al înregistrărilor efectuale în registrul comerțului, stabilește
sarcinile și circuitul documentelor necesare desfășurării acestei activități. Aceasta se
aplică de colectivul direcției valorificare date, registrul comerțului. Procedura
operațională cuprinde următoarele activități principale:

 Primire și înregistrare cerere – responsabil: referent;

 Editare și listarea documentelor privind eliberarea informațiilor înregistrate în
RCCC – responsabil: referent;
 Pregătirea documentelor în vederea eliberării – responsabili: expert – șef birou /
șef serviciu pentru semnarea documentelor de răspuns privind infirmațiile
înregistrate și referent pentru eliberarea certificatelor constatatoare / extraselor
de registru;
 Eliberarea informațiilor înregistrate în RCCC către solicitanți – responsabil:
referent; Pregătirea documentelor în vederea arhivării – responsabil: referent.
 Cele două proceduri prezentate anterior au fost elaborate și aprobate în anul 2012
și nu au fost actualizate până în prezent.

Procedura „Eliberare certificate constatatoare” descrie procesul de eliberare de

certificate constatatoare și extrase de registru care atestă starea firmei şi se aplică de
către colectivul direcției valorificare date, registrul comerțului. Procedura operațională
cuprinde următoarele activități principale:

 Preluarea cererii de eliberare copii certificate;

 Înregistrarea cererii de eliberare copii certificate;
 Obținerea și prelucrarea copiilor după documentele de la dosar, aflate în
arhiva electronică, arhiva materială și cea externalizată;
 Eliberarea copiilor certificate;

Totodată, procedura tratează și modul în care se face transferul de copii ale

documentelor în format semnat electronic, prin poștă electronică, între ONRC și ORCT.

31
Procedura „Gestionarea documentelor cu frecvență redusă de consultare, depozitate în
cutii, la societatea prestatoare de servicii de depozitare” se referă la etape ce trebuie
parcurse din momentul identificării documentelor care urmează a fi păstrate în depozitul
central și până la momentul retragerii acestora definitiv. Aceasta are ca scop stabilirea
metodelor și responsabilităților referitoare la preluarea / restituirea unor documente /
dosare ale profesioniștilor aflate în depozitul de arhivă externalizat al ONRC și gestionat
de către firma prestatoare de servicii de depozitare documente și servicii conexe.
Procedura se aplică în cadrul DMCOA, serviciul arhivă materială, și în cadrul
compartimentelor arhivă de documente din cadrul ORCT-urilor pentru gestionarea cutiilor
cu documente cu frecvență redusă de consultare, externalizate în depozitul deținut de
societatea prestatoare de servicii. Procedura operațională cuprinde următoarele activități
principale:

 Solicitare cutii goale;

 Așezarea documentelor în cutii;
 Solicitarea de cutii cu documente din arhiva externalizată, în vederea
eliberării de copii certificate / informații / documente originale;
 Solicitare de retragere permanentă a cutiilor din arhiva externalizată.
 Ultimele două proceduri prezentate a fost revizuite în anul 2016.

5.3 Descrierea proceselor specifice BRIS

Legea 152 / 2015 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul
înregistrării în registrul comerțului stabilește că registrul central al comerțului, ținut de
Oficiul National al Registrului Comerțului (ONRC), și registrele comerțului, ținute de
Oficiile Registrului Comerțului de pe lângă Tribunale (ORCT), fac parte din sistemul de
interconectare a registrelor comerțului din statele membre ale Uniunii Europene - BRIS.
Sistemul de interconectare a registrelor comerțului (BRIS) este constituit din registrele
comerțului din statele membre ale Uniunii Europene (BR) și platforma centrală europeană
(ECP). La nivel european, punctul de acces electronic la sistemul de interconectare este
portalul european e-Justice. La nivel național, punctul de acces de interconectare a
registrelor comerțului este Registrul central al comerțului. Prin BRIS, Registrul central al
comerțului pune la dispoziție publicului documentele și informațiile referitoare la
profesioniștii înregistrați în registrul comerțului.
Pentru înțelegerea proceselor specifice BRIS, trebuie avută în vedere arhitectura la nivel
înalt a componentelor informatice ale sistemului de interconectare a registrelor
comerțului. Componentele informatice vor comunica între ele prin mesaje cu format
standard, stabilit prin specificația tehnică a BRIS. Arhitectura platformei și secvența
mesajelor sunt prezentate în următoarea diagramă:
În continuare sunt descrise procesele specifice BRIS, pentru fiecare caz de utilizare
menționat în secțiunea anterioară.

5.3.1 Căutarea simplă a companiilor

32
Utilizatorul poate efectua căutarea simplă a companiilor prin intermediul portalului e-
Justice (https://e-justice.europa.eu/content_find_a_company-489-ro.do?clang=ro). Cu
ajutorul câmpurilor disponibile în interfața utilizator, se pot utiliza următoarele criterii de
căutare: denumirea societății, numărul de înregistrare al societății și țara (se pot selecta
țările de interes sau se poate selecta opțiunea „căutare în toate țările participante”). În
urma interogării, sistemul afișează o listă cu societățile care întrunesc criteriile de
căutare. Pentru acestea sunt afișate în listă următoarele informații: denumirea societății,
țara, sediul social (adresa), numărul de înregistrare, tip de societate, ID-ul registrului
comerțului și EUID.
Cazul de utilizare tratează primirea și executarea cererii de căutare simplă de către
subsistemul local („local LED”), care deținea datele entității juridice (Legal Entity Data).
Acest caz de utilizare este aplicabil registrelor statelor membre care nu transmit datele
entităților juridice către platforma centrală („central LED”). Având în vedere faptul că
ONRC va transmite datele entităților juridice către platforma centrală, căutarea simplă
pentru companiile înregistrate în registrul național se va face direct în baza de date a
platformei centrale. Prin urmare, acest caz de utilizare nu este aplicabil pentru România.

5.3.2 Obținerea detaliilor pentru o companie

Prin intermediul portalului e-Justice se poate lansa o căutare simplă, care returnează o
listă cu societățile care întrunesc criteriile de căutare stabilite. Utilizatorul poate apoi
selecta o societate de interes din listă, pentru a obține detalii cu privire la aceasta.
Pagina afișată în urma selecției conține două secțiuni:

 datele societății și
 informațiile disponibile.

În secțiunea pentru datele societății sunt afișate următoarele informații (metadate):

 sediul social (adresa),

 numărul de înregistrare,
 tip de societate,
 registrul comerțului și
 EUID.

În secțiunea pentru informațiile disponibile sunt afișate informații suplimentare gratuite

(specifice fiecărui stat membru), precum și lista documentelor care se pot obține, gratuit
sau contra cost.
În conformitate cu Legea 152/2015, următoarele informații înregistrate în registrul
comerțului ținut de ONRC trebuie să fie disponibile, în mod gratuit, prin sistemul de
interconectare a registrelor comerțului (BRIS):

 denumirea și forma juridică a persoanei înregistrate în registrul comerțului;

33
  sediul social/profesional al persoanei înregistrate în registrul comerțului și statul
membru în care este înmatriculată;
 numărul de ordine din registrul comerțului al persoanei înmatriculate/înregistrate,
identificatorul unic la nivel european (EUID) și codul unic de înregistrare fiscală;
 starea firmei.

Datele menționate mai sus se găsesc înregistrate în formă structurată în baza de date a
RCCC (Registrul Comerțului Central Computerizat) și pot fi extrase și transmise către
Platforma Centrală Europeană în mod automat, prin intermediul subsistemul informatic
local (SIL) al BRISsistemului SIIBRIS. Acest subsistem localsistem va trebui să interpreteze
mesajul de cerere primit, să construiască în baza acestuia comanda de interogare a bazei
de date, să primească datele rezultate în urma interogării și să construiască mesajul de
răspuns ce va fi transmis platformei centrale.
În cazul informațiilor furnizate de ONRC platformei centrale, în secțiunea pentru
informațiile disponibile gratuit pentru societăți se vor regăsi și următoarele metadate:
codul unic de înregistrare fiscală și starea societății.
Pe lângă informațiile gratuite prezentate mai sus, subsistemul informatic localsistemul
SIIBRIS va trebui să transmită și un catalog specific fiecărei societăți, în care va trebui să
se regăsească lista documentelor care sunt disponibile spre a fi furnizate la solicitare
(gratuit sau contra cost) pentru acea societate.
Lista de documente returnată de către SIL SIIBRIS platformei centrale va conține
următoarele informații:

 denumirea documentului,
 data acestuia,
 limba în care este redactat,
 formatul documentului (spre exemplu: PDF),
 prețul documentului și
 disponibilitatea (spre exemplu: „livrare pe loc”, termenul de livrare, „indisponibil
pe portal” etc).

Procesul de tratare a solicitării de detalii pentru o companie va fi implementat printr-un

flux automatizat (fără intervenția unui utilizator) și printr-un set de funcționalități
dezvoltate la nivelul subsistemului informatic local (SIL).sistemului SIIBIS. Specificația
pentru acest flux de lucru și funcționalitățile sale vor fi prezentate în cadrul următorului
livrabil al proiectului de consultanță și anume „Cerințele specifice ale sistemului BRIS”.
Concluzionând, implementarea acestui caz de utilizare nu presupune modificarea sau
crearea unor procese operaționale noi la nivel organizațional, întrucât întreaga
interacțiune va fi automatizată și se va desfășura exclusiv la nivelul componentelor
sistemului informatic (SIL SIIBRIS și RCCC).

5.3.3 Solicitarea și obținerea de informații și documente pentru o

34
 societate din portalul e-Justice
După selectarea din portalul e-Justice a societății de interes din lista cu societățile care
întrunesc criteriile de căutare inițiale ale utilizatorului, în secțiunea dedicată informațiilor
disponibile pentru respectiva societate se va putea vizualiza lista documentelor care se
pot obține de către solicitant, în mod gratuit sau contra cost.
Utilizatorul poate selecta un document disponibil din listă, pe care îl poate adăuga în lista
de cumpărături. După finalizarea listei de cumpărături, este declanșat procesul de plată,
proces care este gestionat de platforma centrală . După confirmarea plății, platforma
centrală trimite solicitarea către sub-sistemul informatic local a registrului (SIL)sistemul
SIIBRIS, prin intermediul unui gateway de comunicare a mesajelor.
Subsistemul informatic local (SIL)Sistemul SIIBRIS va înregistra cererea solicitarea de
documente primită de la platforma centrală, va interpreta mesajul primit și va produce și
transmite automat una sau mai multe solicitări de documente către RCCC (Registrul
Comerțului Central Computerizat).
În urma discuțiilor cu reprezentanții ONRC s-a stabilit că documentele care vor putea fi
furnizate printr-un flux automat prin intermediul SIIBRIS sunt:

 certificatele constatatoare și
 informații RC punctuale.

Pentru aceste două tipuri de documente, informațiile se regăsesc înregistrate

structurat în baza de date a RCCCSIIBRIS, ele putând să fie generate automat sub forma
unor rapoarte. (funcționalitate existentă). Astfel, documentul solicitat de către SIL ECP
va fi generat automat de către RCCCSIIBRIS, pe baza unui serviciu web pus la dispozitie
de ONRC, apoi semnat electronic și transmis către SILplatforma europeană. După
primirea generarea documentului (documentelor), subsistemul SILsistemul SIIBRIS va
construi mesajul de răspuns în care va încorpora documentul (documentele) și va
transmite automat mesajul către platforma centrală.
Subsistemul informatic local SILSistemul infomatic SIIBRIS va trebui să jurnalizeze toate
cererile primite și toate documente care au transmise (corelate cu cererea primită),
acesta putând genera și rapoarte specifice în care să se regăsească informații statistice
(număr de solicitări primite / soluționate, timp de mediu de răspuns etc.) sau rapoarte
care să includă informații financiare necesare reconcilierii cu sistemul financiar
contabil al ONRC (spre exemplu: valoarea ce urmează să fie încasată pentru serviciile
furnizate).
În cazul cererilor pentru copii ale documentele documentelor din dosarul societății
comerciale, solicitantul va putea consulta în portalul e-Justice lista documentelor care
sunt disponibile pentru societatea respectivă la comandă, conform catalogului de
documente specific societății respective, care va fi generat și gestionat în sistemul
informatic local. Această catalog listă local va fi actualizată în mod continuu: de fiecare

35
dată când un nou document va fi înregistrat în dosarul societății și va fi filtrată pe baza
nomenclatorului de documente existent la nivelul SIIBRIS., acesta va fi publicat în catalog,
împreună cu atributele necesare: denumirea documentului, data acestuia, limba în care
este redactat, formatul documentului, prețul documentului și disponibilitatea (online sau
offline).
În cazul în care documentul se poate genera automat din informații structurate, atunci
atributul de disponibilitate va indica „online”. În cazul solicitării unor copii ale
documentelor din dosarul societății, atributul de disponibilitate va menționa „offline”
deoarece, chiar dacă documentele există în format electronic, ele necesită o prelucrare
manuală în scopul anonimizării înainte de a putea fi transmise platformei centrale.
Având în vedere faptul că în acest moment modulul de plată electronică al platformei
centrale nu este funcțional, nu este posibilă obținerea documentelor sau a informațiilor cu
plată. Din acest motiv, pentru toate documentele disponibile în catalogul unei societăți
platforma centrală va indica faptul că documentul este „disponibil prin portalul ONRC”.
Procesul de obținere a documentelor prin portalul ONRC este deja reglementat și
informatizat și nu face obiectul acestui document.
Pentru etapa ulterioară a implementării BRIS, în care va fi posibilă obținerea
documentelor cu plată direct din platforma centrală, fluxul de lucru va fi următorul:

 după selectarea unei societăți în platforma centrală, aceasta va solicita

componentei locale SILsistemului SIIBRIS catalogul informațiilor disponibile pentru
respectiva societate.
 componenta SILsistemul SIIBRIS va returna catalogul informațiilor disponibile, iar
utilizatorul va putea selecta documentele dorite
 pentru documentele care nu au un preț precalculat, se va indica faptul că acestea
sunt disponibile prin portalul ONRC
 pentru documentele cu preț precalculat, platforma centrală va calcula prețul total
și va gestiona operațiunea de plată electronică
 după confirmarea plății electronice, platforma centrală va transmite către SIL
SIIBRIS un mesaj care va cuprinde instrucțiuni cu privire la documentele solicitate
 pentru documentele care conțin informații generate din datele structurate
disponibile în baza de date RCCC, SIL SIIBRIS va transmite solicitarea către RCCC,
care va procesa cererea, va genera documentul și îl va transmite înapoi către
SIL SIIBRIS (conform procedurii descrise anterior)
 pentru copiile documentelor din dosarul societății, SIL SIIBRIS va transmite
solicitările către o listă de sarcini care va fi accesibilă angajaților ONRC printr-o
interfață de tip GUI.
 în cazul în care documentul solicitat nu se află în arhiva electronică a SAE, atunci
odată cu transmiterea solicitării către lista de sarcini se va transmite și un mesaj
email de atenționare către un grup de utilizatori prestabilit pentru a asigura faptul
că documentul solicitat va intra în fluxul de scanare al SAE cu prioritate.
 după ce documentul solicitat devine disponibil în format electronic, sarcina din
listă va intra în procesul de tratare manuală în care un angajat va verifica

36
 documentul și îl va anonimiza, după care îl va salva încărca în cadrul modulului
SILSIIBRIS
 după finalizarea unei solicitări (când documentul solicitat devine disponibil),
modulul SILSIIBRIS va transmite un răspuns către platforma centrală
 după primirea răspunsului de la modulul local SILSIIBRIS, platforma centrală va
transmite un mesaj email către solicitant, în care va indica calea de unde pot fi
descărcate documentele solicitate.

În ceea ce privește disponibilitatea copiilor documentelor din dosarul societății, în câmpul

specific din catalog se va regăsi și termenul maxim pentru furnizarea documentului,
stabilit în funcție de forma în care este disponibilă sursa documentului: în arhiva
electronică, în arhiva fizică locală sau în arhiva fizică externalizată.

5.3.4 Notificarea aferentă fuziunilor transfrontaliere

În conformitate cu Regulamentul 884/2015 al Comisiei, schimbul de informații dintre
registre, astfel cum este menționat la articolul 13 din Directiva 2005/56/CE (Directiva
(UE) 2017/1132 - codificare), este denumit „notificarea aferentă fuziunilor
transfrontaliere”. Pentru fiecare notificare aferentă fuziunilor transfrontaliere, registrul
trebuie să pună la dispoziție următoarele tipuri de date:

 Date generale:
o data și ora emiterii: data și ora la care a fost trimisă notificarea;
o organizația emitentă: organizația care a emis respectiva notificare;
o organizația destinatară: organizația căreia i se adresează notificarea;
o trimitere legislativă: trimitere la legislația națională sau UE relevantă;
 Date legate de fuziune:
o data intrării în vigoare: data la care fuziunea a devenit efectivă;
o fuziunii: tipul fuziunii (codul) - fuziune transfrontalieră prin achiziție, fuziune
transfrontalieră prin constituirea unei noi societăți, fuziune transfrontalieră a
unei societăți deținute în întregime;
 Societatea rezultată în urma fuziunii:
o EUID: identificatorul unic al societății rezultate în urma fuziunii;
o identificatori alternativi: alți identificatori;
o forma juridică: tipul de formă juridică (codul conform articolului 1 din Directiva
2009/101/CE) (Directiva (UE) 2017/1132 - codificare);
o denumire: denumirea societății rezultate în urma fuziunii;
o sediul social: sediul social al societății rezultate în urma fuziunii;
o denumirea registrului: denumirea registrului în care a fost înregistrată
societatea care rezultă în urma fuziunii;
 Societatea care fuzionează:
o EUID: identificatorul unic al societății rezultate în urma fuziunii;
o identificatori alternativi: alți identificatori;
o forma juridică: tipul de formă juridică (codul conform articolului 1 din Directiva
2009/101/CE) (Directiva (UE) 2017/1132 - codificare);
o denumire: denumirea societății care participă la fuziune;

37
 o sediul social: sediul social al societății care participă la fuziune;
o denumirea registrului: denumirea registrului în care este înregistrată societatea
care fuzionează;

În cazul în care documentele privind fuziunea se depun la registrul național (ONRC) sau la
registrul teritorial (ORCT), atunci după soluționarea cererii se procedează la înregistrarea
noii societăți comerciale și/sau la radierea societății existente, după caz. Informațiile sunt
introduse în baza de date a RCCC (Registrul Comerțului Central Computerizat). După
finalizarea înregistrării datelor în , RCCC, următorul proces de replicare va transmite în
mod automat (prin replicare intre bazele de date) datele legate de fuziune în baza de
date SIIBRIS către subsistemul informatic local (SIL) al BRISsistemul SIIBRIS, care, iar
acesta va construi mesajul de notificare specific fuziunii transfrontaliere, incluzând în
mesaj toate atributele prezentate anterior. Subsistemul SILSistemul SIIBRIS va trimite
automat mesajul către platforma centrală și va jurnaliza transmiterea și confirmarea de
primire din partea platformei centrale.

5.3.5 Primirea notificării aferente fuziunilor transfrontaliere

În cazul în care subsistemul informatic local (SIL) al BRISsistemul SIIBRIS primește, prin
intermediul gateway-ului de comunicare, un mesaj de la platforma centrală privind
notificarea aferentă unei fuziuni transfrontaliere înregistrată la registrul unui stat
membru, atunci acesta (SILSIIBRIS) va trebui să interpreteze mesajul și să transmită un
mesaj de notificare, prin email, la o adresă predefinită (sau grup de adrese ale
utilizatorilor RCCC). Totodată, subsistemul SILsistemul SIIBRIS va avea opțiunea să
transmită către baza de date a RCCC datele relevante privind fuziunea (prezentate în
secțiunea anterioară), apelând un serviciu web pus la dispoziție de sistemul destinație,
fără însă a salva în mod automat modificările. Operarea efectivă în registru a modificării
datelor, pentru o societate care fuzionează, se realizează de către un referent conform
procedurii existente în prezent. Primirea unei notificări privind o fuziune transfrontalieră
nu va determina modificarea printr-un proces automatizat a datelor unei societăți
comerciale în registrul centralizat al comerțului.

5.3.6 Notificarea aferentă informațiilor publicate privind sucursalele

Pentru schimbul de informații între registrul în care este înregistrată o societate mamă și
registrul în care este înregistrată o sucursală, registrul unde este înregistrată societatea
mamă trebuie să pună la dispoziția platformei centrale, fără întârziere, informațiile
privind deschiderea și încetarea oricărei proceduri de lichidare sau de insolvență, precum
și privind radierea societății.
Potrivit prevederilor art. 24 alin. (5) - (10) din Legea nr. 26/1990 privind registrul
comerțului, republicată, cu modificările și completările ulterioare:
”(5)Oficiul registrului comerţului primeşte, prin sistemul de interconectare a registrelor
comerţului, informaţiile şi documentele privind deschiderea şi încetarea oricărei proceduri
de dizolvare, lichidare sau de insolvenţă a persoanei juridice din statul membru al Uniunii

38
Europene, precum şi privind radierea acesteia din registru, în vederea înregistrării din
oficiu a acestora, cu titlul gratuit, în registrul comerţului, în care sunt înregistrate la
sucursalele deschise de aceasta.
(6)Oficiul registrului comerţului transmite, prin intermediul sistemului de interconectare a
registrelor comerţului, cu titlu gratuit, informaţiile şi documentele prevăzute la alin. (5)
privitoare la persoanele juridice înregistrate în România şi care au înfiinţate sucursale în
alte state membre ale Uniunii Europene, în vederea înregistrării acestor date în registrul
comerţului.
(7)În cazul în care persoana juridică din statul membru al Uniunii Europene a fost radiată
din registru, oficiul registrului comerţului radiază, din oficiu, cu titlu gratuit, sucursalele
acesteia, imediat ce a primit informaţiile şi documentele potrivit prevederilor alin. (5).
(8)Prevederile alin. (7) nu se aplică sucursalelor persoanelor juridice din statul membru al
Uniunii Europene care au fost radiate din registru ca o consecinţă a unei modificări a
formei juridice a entităţii în cauză, a unei fuziuni sau divizări ori a unui transfer
transfrontalier al sediului social.
(9)Dacă o persoană juridică cu sediul social în străinătate înfiinţează mai multe sucursale
în ţară, documentele prevăzute la alin. (3) şi (4) se depun numai la una dintre sucursale,
la alegerea societăţii, la oficiul registrului comerţului în care sunt înregistrate celelalte
sucursale, precizându-se care este registrul prin care se asigură formalităţile de
publicitate.
(10)Formalităţile de publicitate prevăzute de prezentul articol sunt efectuate de
reprezentantul sucursalei, prevăzut la alin. (2) lit. e).”
În conformitate cu Regulamentul 884/2015 al Comisiei, schimbul de informații dintre
registre, prevăzut la articolul 3d din Directiva 2009/101/CE (Directiva (UE) 2017/1132 -
codificare) și la articolul 5a din Directiva 89/666/CEE (Directiva (UE) 2017/1132 -
codificare), este denumit „notificarea aferentă informațiilor publicate privind
sucursalele”. Procedura care declanșează notificarea respectivă este denumită
„evenimentul aferent informațiilor publicate privind sucursalele”.
Pentru fiecare notificare aferentă informațiilor publicate privind sucursalele, trebuie
transmise către platforma centrală următoarele tipuri de date:

 Date generale:
o data și ora emiterii: data și ora la care a fost trimisă notificarea;
o organizația emitentă: denumirea / identificatorul organizației care emite
notificarea (identificatorul ONRC);
o trimitere legislativă: trimitere la legislația națională sau UE relevantă
 Date legate de procedură:
o data intrării în vigoare: data la care procedura care vizează societatea în cauză
a intrat în vigoare;

39
 otip de procedură: tipul procedurii care duce la evenimentul aferent informațiilor
publicate privind sucursalele (codul) - deschiderea procedurii de lichidare,
încetarea procedurii de lichidare, revocarea procedurii de lichidare, deschiderea
procedurii de insolvență, încetarea procedurii de insolvență, revocarea
procedurii de insolvență, radierea;
 Datele societății:
o EUID: identificatorul unic al societății care face obiectul respectivei notificări;
o identificatori alternativi: alți identificatori ai societății;
o forma juridică: tipul de formă juridică (codul conform articolului 1 din Directiva
2009/101/CE) (Directiva (UE) 2017/1132 - codificare);
o denumire: denumirea societății care face obiectul respectivei notificări;
o sediul social: sediul social al societății;
o denumirea registrului: denumirea registrului în care este înregistrată societatea.

Informațiile privind procedurile de lichidare, insolvență sau radiere pentru o societate

comercială sunt operate de către referent în baza de date a RCCC (Registrul Comerțului
Central Computerizat). După finalizarea înregistrării datelor în RCCC,, următorul proces
de reaplicare va transfera automat datele în baza de date SIIBRIS în mod automat RCCC va
transmite datele legate de eveniment către subsistemul informatic local (SIL), iar acesta
sistemul SIIBRIS, care va construi mesajul de notificare aferentă informațiilor publicate
privind sucursalele, incluzând datele prezentate anterior. Subsistemul va trimite automat
mesajul către platforma centrală și va jurnaliza transmiterea și confirmarea de primire din
partea platformei centrale.

5.3.7 Primirea notificării aferente informațiilor publicate privind

sucursalele
În cazul în care subsistemul informatic local (SIL)sistemul SIIBRIS primește, prin
intermediul gateway-ului de comunicare, un mesaj de la platforma centrală privind o
notificare aferentă informațiilor publicate privind sucursalele, ce a fost determinată de
modificarea stării unei societăți mamă înregistrată la registrul unui stat membru, acesta
(SILSIIBRIS) va trebui să interpreteze mesajul primit și să transmită un mesaj de notificare,
prin email, la o adresă predefinită a unui grup de utilizatori ai RCCC. Totodată,
subsistemul SILsistemul SIIBRIS va avea opțiunea să transmită către baza de date a RCCC
datele relevante privind evenimentul (prezentate în secțiunea anterioară), corelându-le cu
identificatorul sucursalei înregistrate în registrul național. Operarea efectivă în registrul
național a modificării datelor pentru o sucursală în cazul căreia registrul societății mamă a
transmis o notificare se realizează de către un referent, conform procedurii utilizate în
prezent.
Primirea unei notificări aferente informațiilor publicate privind sucursalele nu va
determina, printr-un proces automatizat, modificarea datelor sucursalei în registrul
național.

5.3.8 Cerere de actualizare a datelor entității juridice

40
Subsistemul informatic local (SIL)Sistemul SIIBRIS transmite către platforma centrală un
mesaj pentru o cerere de actualizare, care poate include una sau mai multe informații ce
trebuie actualizate pentru o societate. Situațiile în care poate fi necesară o actualizare
sunt:

 înregistrarea unei noi societăți;

 modificarea atributelor unei societăți înregistrate;
 ștergerea unei societăți;

Înregistrarea unei noi societăți sau modificarea atributelor pentru o societate înregistrată
se operează în baza de date a RCCC (Registrul Comerțului Central Computerizat) conform
procedurii utilizate în prezent.
În situația modificării, sistemul SIIBRIS va trimite mesajul specific către platforma centrală
numai în cazul în care valoarea a cel puțin unuia dintre atributele ce fac obiectul stocării
în platformă a fost actualizată.
După înregistrarea informațiilor în baza de date a RCCC, următorul proces de replicare va
transfera în mod automat RCCC va transmite datele modificate către subsistemul
informatic local (SIL)sistemulbaza de date SIIBRIS, caresistemul SIIBRIS va identifica faptul
ca s-a realizat o actualizare a datelor entității juridice și care va construi la rândul său
mesajul de actualizare a datelor, pentru entitatea juridică care a fost obiectul modificării.
Subsistemul SILSistemul SIIBRIS va trimite automat mesajul către platforma centrală și va
jurnaliza transmiterea și confirmarea de primire din partea platformei centrale. Datele
care fac obiectul unei actualizări sunt: numele societății comerciale, forma juridică,
identificatorul unic la nivel european (EUID), adresa sediului social/profesional, numărul
de ordine din registrul comerțului și statul membru unde aceasta este înregistrată. La
primirea mesajului de actualizare, aceste date vor fi înregistrate sau modificate, în
funcție de situație, de către platforma centrală în baza sa de date (LED), ulterior acestea
fiind disponibile pentru interogările primite de la utilizatori prin portalul e-Justice.

5.3.9 Cerere de abonare pentru companiile mamă

Regulamentul 884/2015 definește metodele privind schimbul de informații între Registrul
societății și Registrul sucursalei. Pentru a asigura primirea fără întârziere a informațiilor
publicate, Registrul sucursalei trebuie să solicite respectivele informații de la platforma
centrală. Astfel, SIL SIIBRIS transmite un mesaj platformei centrale prin care indică
acesteia societățile pentru care Registrul sucursalei dorește să primească informațiile
publicate. Ca urmare a acestei solicitări, platforma centrală se asigură că registrul
sucursalei are acces imediat la informațiile primite de la registrul societății mamă, prin
intermediul notificării aferente informațiilor publicate privind sucursalele.
Cererea de abonare a Registrului sucursalei la informațiile privind societatea mamă se
poate trimite la două momente de timp:

41
  momentul inițializării interconectării registrului național cu BRIS – la momentul
inițializării, subsistemul informatic local (SIL)sistemul SIIBRIS va transmite către
platforma centrală cererile de abonare pentru toate companiile mamă cu sucursale
înregistrate în registrul național. Pentru a fi posibil acest lucru, se va obține din
RCCC o listă cu toate sucursalele înregistrate la acel moment, care să includă atât
identificatorul sucursalei cât și pe cel al societății mamă. Lista va fi verificată și
validată, după care aceasta se va încărca manual în subsistemul informatic local
SILsistemul SIIBRIS, care va construi mesajul și-l va transmite automat, prin
intermediul gateway-ului de comunicare, către platforma centrală.
 ulterior momentului interconectării registrului național cu BRIS – la după fiecare
înregistrare a unei noi sucursale în baza de date a RCCC (Registrul Comerțului
Central Computerizat), următorul proces de replicare acesta va transferansmite
automat informațiile privind atributele sucursalei și pe cele ale societății mamă
către subsistemul informatic local (SIL)sistemul baza de date SIIBRIS. informațiile
privind atributele sucursalei și pe cele ale societății mamă, împreună cu codul
specific pentru abonare.
 În După înregistrarea cazul radierii unei sucursale, următorul proces de replicare va
RCCC va transmite transfera automat informațiile privind atributele sucursalei și
societății către SIL baza de date SIIBRIS informațiile privind atributele sucursalei și
societății, însoțite de codul specific pentru dezabonare. Subsistemul Pe baza
informațiilor primite, sistemul SIIBRIS va construi mesajele de abonare și
dezabonare, după caz, și le va transmite automat, prin intermediul gateway-ului
de comunicare, către platforma centrală. Subsistemul Sistemul va jurnaliza
transmiterea mesajului și confirmarea de primire din partea platformei centrale.

Prin modul de configurare, subsistemul informatic local SILsistemul SIIBRIS va putea să

transmită către platforma centrală mesajele de abonare și dezabonare în timp real
(imediat ce a primit datele de la RCCC), sau periodic, cu o frecvență predefinită (spre
exemplu: zilnic), pentru mai multe sucursale deodată.

5.3.10 Cerere de actualizare completă a datelor legale ale entităților

Datele legale ale societăților trebuie transmise de către Registrul național către baza de
date a platformei centrale (LED), care are rolul de a furniza informațiile actualizate
pentru societăți, în urma interogărilor prin portalul e-Justice.
Cererea de actualizare completă vizează toate societățile înregistrate în registrul
național. Pentru a asigura realizarea acestui proces, subsistemul informatic local
(SIL)sistemul SIIBRIS transmite către platforma centrală un mesaj de notificare pentru o
cerere de actualizare a întregului set de date legale ale entităților (LED).
Cererea de actualizare a întregului set de date legale este implementată în două faze:

a) într-o primă fază, registrul local va transmite prin protocolul FTP un fișier care va
include o imagine a datelor pentru toate societățile înregistrate în registrul local și
care fac parte din sfera de cuprindere a BRIS. Datele exportate trebuie să fie
arhivate utilizând un algoritm de compresie în format "gzip";

42
 b) după ce transferul fișierului cu datele tuturor companiilor este finalizat cu succes,
subsistemul informatic local SILsistemul SIIBRIS va transmite către platforma
centrală un mesaj de notificare pentru o cerere de actualizare a întregului set de
date legale ale entităților. După primirea acestei notificări, platforma centrală va
șterge din baza sa de date toate datele înregistrate pentru registrul național și va
adăuga în aceasta noile date primite prin cerere.

Datele care sunt transmise prin acest tip de cerere de actualizare sunt date care sunt
disponibile gratuit, respectiv:

 Identificatorul unic la nivel european (CompanyEUID);

 Numele societății comerciale;
 Forma juridică;
 Adresa sediului social/profesional;
 Statul membru unde este înmatriculată societatea;
 Numărul de ordine din registrul comerțului național;

Cererea de actualizare completă a datelor legale ale entităților se va trimite cel puțin o
dată, la momentul interconectării registrului național cu BRIS. Datele vor fi exportate
replicate (transferate) din baza de date a RCCC (Registrul Comerțului Central
Computerizat) în baza de date a subsistemului informatic local (SIL)sistemului SIIBRIS.
Printr-o interfață utilizator GUI disponibilă în SIL SIIBRIS va fi realizată arhiva și aceasta va
fi trimisă către platforma centrală prin protocolul FTP. După confirmarea transferului cu
succes a fișierului, interfața va oferi opțiunea de transmitere a cererii de actualizare
completă către platforma centrală. Subsistemul local va asigura jurnalizarea tuturor
operațiilor: transmiterea fișierului, confirmarea primirii fișierului de către platforma
centrală, transmiterea mesajului cu cererea de actualizare, confirmarea de primire a
acestuia din partea platformei centrale, confirmarea realizării cu succes a actualizării
bazei de date centrale.

6 Procese și actori
6.1 Prezentarea actorilor implicați

Actor Descriere
Sistem BRIS
Platformă centrală de servicii numită
Platformă Centrală Europeană (ECP) care
interconectează registrele comerciale ale
statelor membre pentru a putea folosi
portalul de e-Justice ca punct european de
acces electronic la informații privind

43
 societățile comerciale
Sistem RCCC
Sistemul informatic central existent al
ONRC, care gestionează în prezent toate
informațiile privind profesioniștii
înregistrați în registrul comerțului
Administrator SIIBRIS Actor responsabil pentru administrarea
sistemului informatic BRIS, având
următoarele responsabilități:

- Gestiune utilizatori, roluri și

permisiuni asociate sistemului SII
BRIS
- Vizualizare mesaje tranzacționate
între sistemele BRIS și SIIBRIS
(inclusiv jurnalizarea acestora);
- Realizare export informații pentru
LED

Configurare parametrii pentru sistemul

SIIBRIS
Utilizator SIIBRIS Coordonatorul activității sistemului
SIIBRIS, având următoarele
responsabilități:

- Vizualizare mesaje tranzactionate

cu ECP;
- Incarcare documente ce nu pot fi
emisegenerate automat;
- Vizualizare lista
abonari/dezabonari.
-

6.2 Descrierea proceselor

6.2.1 Procese automate

In cadrul sistemul SIIBRIS vor exista următoarele procese automate:

 Interpretarea mesajelor primite de la platforma BRIS și construirea mesajelor de

confirmare și de răspuns;

44
  Transmiterea automată, la primirea unui mesaj de solicitare, a informațiilor
gratuite privind o societate comercială și a catalogului cu documentele disponibile,
în cadrul unui mesaj de răspuns;
 Generarea automată din baza de date a SIIBRIS prin apelul unui serviciu și
încărcarea într-un folder a documentelor (rapoartelor): certificat constatator,
Cfurnizare informații;
 Construirea și transmiterea către platforma centrală (ECP) a unui mesaj în cazul
înregistrării unei fuziuni transfrontaliere în baza de date;
 Construirea și transmiterea către platforma centrală a unui mesaj de actualizare a
datelor entității juridice, atunci când în baza de date au fost înregistrate
modificări ale datelor de bază (LED) pentru o societate comercială;
 Construirea și transmiterea către platforma centrală a unui mesaj în cazul
Aabonăariie/dezabonăarii la firmele ”mamă” din tările înregistrate în statele
membree
 Construirea și transmiterea către platforma centrală de mesaje privind notificările
Notificari despre firmele din Romania care au sucursale înregistratein în celelalte
registre (de reformulat cum este mai sus)registrele aferente statelor membre.

6.2.2 Procese manuale

In cadrul sistemului SIIBRIS vor exista o serie de procese care vor avea nevoie de
intervenția unui utilizator pentru executarea lor:

 Încărcarea în sistemul SIIBRIS a documentelor solicitate prin platformă în sistemul

SIIBRIS, în cazul în care acestea nu pot fi extrase printr-un proces automat (copii
anonimizate)
 Re-trasmitere mesaje eșuate
 Construire mesaj pentru full export LED
 Validarea de către utilizatorul SIIBRIS a transmiterii unui mesaj electronic (email),
la o adresă pre-configurată, ca urmare a primirii unei notificări cu privire la o
fuziune transfrontalieră sau notificări privind informațiile publicate pentru o
sucursală;
 Construirea și transmiterea către platforma centrală (ECP) a unui mesaj de
abonare / dezabonare la listă de sucursale

7 Catalogul regulilor de business

7.1 Prezentarea reguli de business

Cod regula Descriere

RB1 Orice notificare primita de SIIBRIS va fi

45
 procesata, indiferent daca exista sau nu o
corespondenta (mapare) intre eventualele
elemente de nomenclator ce fac parte din
mesajul primit (ex. starea firmei).

Modul de procesare ulterioara, interna

este o responsabilitate a utilizatorilor de
“back office” ce vor fi informați prin email
la momentul primirii notificării. Mesajul de
informare va conține o descriere din punct
de vedere juridic a codurilor primite din
BRIS. In situația in care exista o
corespondenta unul-la-mai multe,
descrierea va conține toate elementele
corespondente din RC (ex. stare firma:
INSOLVENCY_OPENING).
RB2 O firma “mama” din România se identifica
prin faptul ca are o subunitate într-o tara
din EU

8 Matricea cerințelor
8.1 Descrierea modului de colectare și organizare
Matricea de cerințe a fost construită plecând de cerințele din caietul de sarcini, ce au fost
ulterior detaliate în cadrul ședințelor de analiză organizate de către Prestator împreună
cu echipa de experți a Beneficiatului.
În continuare este prezentată codificarea cerințelor funcționale ale sistemului BRIS, așa
cum au fost menționate în caietul de sarcini.

8.2 Matricea cerințelor

Cod Descriere

RQ1 Cerințele funcționale ale SIIBRIS trebuie să aibă în vedere următoarele cazuri
de utilizare:
a. Obținerea detaliilor pentru companie;
b. Solicitarea și obținerea documentelor unei companii;
c. Transmiterea și primirea notificării aferente fuziunilor transfrontaliere;
d. Transmiterea și primirea notificării aferente informațiilor publicate

46
 privind sucursalele;
e. Cerere de actualizare a datelor entității juridice;
f. Cerere de abonare pentru companiile mamă;
g. Cerere de actualizare completă a datelor legale ale tuturor entităților.

RQ2 a. Obținerea detaliilor pentru companie

Prin intermediul portalului e-Justice se poate lansa o căutare simplă,
care returnează o listă cu societățile comerciale care întrunesc criteriile de
căutare stabilite. Utilizatorul poate apoi selecta o societate comercială de
interes din listă, pentru a obține detalii cu privire la aceasta. Pagina afișată în
urma selecției unei anumite societăți comerciale conține: datele societății
comerciale și informațiile disponibile pentru aceasta. Informațiile disponibile
includ și lista de documente ale companiei care pot fi obținute prin
intermediul BRIS.
Interacțiunea dintre SIIBRIS și ECP în acest caz de utilizare se
realizează prin primirea de către SIIBRIS a mesajului „cerere detalii
companie”, transmis de către ECP prin intermediul Gateway-ului, respectiv
prin transmiterea de către SIIBRIS a mesajului „detalii companie” către ECP,
prin intermediul Gateway-ului.
Componenta specifică a mesajului „cerere detalii companie” primit de
SIIBRIS include următoarele tipuri de informații:
- Numărul de înregistrare al companiei;
- Referinţa pentru Registrul Comerţului unde este înregistrată compania;
- Componenta specifică a mesajului „detalii companie” transmis de
SIIBRIS include următoarele tipuri de informații:
 Detalii companie – agregarea următoarelor informații:
numele companiei, numărul de înregistrare în registrul
comerțului, forma legală (tipul de societate), sediul social
(adresă) și EUID-ul;
 Informațiile disponibile gratuit pentru companie (starea
firmei și codul unic de înregistrare fiscală);
 Documentele disponibile pentru societate – catalogul
documentelor ce pot fi obținute prin intermediul BRIS;
pentru fiecare document din catalog sunt prezentate
următoarele informații: id-ul documentului, limba, formatul,
prețul, dimensiunea fișierului, data, disponibilitatea și
indicatorul că documentul poate fi obținut;

47
  Referinţa pentru registrul comerţului.
Interacțiunea dintre SIIBRIS și ECP în cazul de utilizare „obținerea detaliilor
pentru companie” este prezentată prin următoarea diagramă de tip secvență:

RQ3 b. Solicitarea și obținerea documentelor

unei companii
Interacțiunea dintre SIIBRIS și ECP în cazul de utilizare „obținerea
documentelor” se realizează prin primirea de către SIIBRIS a mesajului
„cerere document” transmis de către ECP prin intermediul Gateway-ului,
respectiv prin transmiterea de către SIIBRIS a mesajului „document” către ECP
prin intermediul Gateway-ului.
Componenta specifică a mesajului „cerere document” primit de
SIIBRIS include următoarele tipuri de informații:
- Id-ul documentului;

48
 - Referința pentru plată;
- Numărul de înregistrare al companiei;
- Referinţa pentru registrul comerţului unde este înregistrată compania;
- Componenta specifică a mesajului „document” transmis de SIIBRIS
include următoarele tipuri de informații:
 Id-ul documentului;
 Numărul de înregistrare al companiei;
 Referinţa pentru registrul comerţului unde este înregistrată
compania;
 Referința pentru fișierul atașament.
Interacțiunea dintre SIIBRIS și ECP în acest caz de utilizare este
prezentată prin următoarea diagramă de tip secvență:

49
 Odată cu mesajul de răspuns este transmis și documentul atașat
mesajului. Câmpul „referința pentru atașament” din cadrul mesajului este
utilizat pentru corelare cu fișierul binar atașat mesajului.
Având în vedere că nu toate documentele comercianților se află în prezent în
arhiva electronică (SAE), implementarea acestui caz de utilizare trebuie să
includă și tratarea situației în care documentul solicitat de platforma ECP nu
se regasește in SAE. In această situaîiesituaţie, vor fi avute în vedere
următoarele aspecte:
- Tratarea asincronă a solicitarii și furnizarii documentului din arhiva
electronicăș
- Inițierea procesului de scanare a documentului respectiv în vederea
incărcării în SAE
- Furnizarea documentului solicitat atunci când acesta devine disponibil
în SAE
- Interfata web pentru administratorii de sistem din care să se poată

50
 monitoriza situația documentelor solicitate de ECP și nerezolvate încă.
Mentionăm că furnizorul nu trebuie să implementeze / dezvolte functionalități
de scanare ci doar să integreze procesul existent de scanare (inițiere proces,
validare document în urma scanării și indexării, export document scanat în
SAE) astfel incât cazul de utilizare să fie tratat în totalitate și la orice moment
să poata fi monitorizat de către administratorul de sistem.

RQ4 c. Transmiterea și primirea notificării

aferente fuziunilor transfrontaliere
Interacțiunea dintre SIIBRIS și ECP în cazul de utilizare „primirea
notificării aferente fuziunilor transfrontaliere” este prezentată prin
următoarea diagramă de tip secvență:
Componenta specifică a mesajului „notificare fuziune
transfrontalieră” primit de SIIBRIS include următoarele tipuri de informații:
- data și ora emiterii notificării;
- registrul care a emis respectiva notificare;
- registrul căreia i se adresează notificarea;
- trimitere legislativă;
- data intrării în vigoare a fuziunii;
- tipul fuziunii (codul);
- informațiile pentru societatea rezultată în urma fuziunii:
 EUID-ul societății;
 identificator alternativ pentru societate;
 forma juridică a societății;
 denumirea societății;
 sediul social al societății;
 denumirea registrului unde este înregistrată societatea;
- informațiile pentru societatea care fuzionează:
 EUID-ul societății;
 identificator alternativ pentru societate;
 forma juridică a societății;
 denumirea societății;

51
  sediul social al societății;
 denumirea registrului unde este înregistrată societatea.
Interacțiunea dintre SIIBRIS și ECP în cazul de utilizare „transmiterea
notificării aferente fuziunilor transfrontaliere” este prezentată prin
următoarea diagramă de tip secvență:

RQ5 d. Transmiterea și primirea notificării aferente informațiilor publicate

privind sucursalele
Componenta specifică a mesajului „notificare informații publicate
privind sucursalele” primit de SIIBRIS include următoarele tipuri de informații:
- data și ora emiterii notificării;
- registrul care a emis respectiva notificare;
- trimitere legislativă;
- data la care procedura care vizează societatea în cauză a intrat în
vigoare;
- tipul procedurii care duce la evenimentul aferent informațiilor

52
 publicate privind sucursalele (codul);
- registrul căreia i se adresează notificarea;
- EUID-ul sucursalei;
- Informațiile privind societatea care face obiectul notificării:
 EUID-ul societății;
 identificator alternativ pentru societate;
 forma juridică a societății;
 denumirea societății;
 sediul social al societății;
 denumirea registrului unde este înregistrată societatea.
Interacțiunea dintre SIIBRIS și ECP în cazul de utilizare „transmiterea
notificării aferente informațiilor publicate privind sucursalele” este
prezentată prin următoarea diagramă de tip secvență:

RQ6 e. Cerere de actualizare a datelor entității juridice

Componenta specifică a mesajului „cerere de actualizare” trimis de
SIIBRIS include următoarele tipuri de informații:
- referința pentru registrul comerțului (ONRC);

53
 - codul utilizat pentru a defini tipul de actualizare care trebuie
efectuată în LED;
- data și ora la care o actualizare specifică pentru LED-ul este solicitată
de un registru al comerțului;
- identificatorul pentru actualizarea LED – întrucât mesajul de solicitare
poate conține mai multe actualizări, identificatorul este utilizat pentru
a corela o actualizare conținută într-un mesaj de solicitare cu starea
corectă conținută în mesajul de răspuns;
- informațiile privind compania: numele companiei, numărul de
înregistrare în registrul comerțului, forma legală (tipul de societate),
sediul social (adresă) și EUID-ul.
Componenta specifică a mesajului „stare” primit de SIIBRIS include
următoarele tipuri de informații:
- codul care specifică starea de procesare a unei actualizări LED;
- data și ora la care o actualizare LED specifică a fost procesată de
platforma (ECP);
- identificatorul pentru actualizarea LED;
- informațiile privind compania.
Interacțiunea dintre SIIBRIS și ECP în cazul de utilizare „cerere de
actualizare a datelor entității juridice” este prezentată prin următoarea
diagramă de tip secvență:

54
RQ7 f. Cerere de abonare pentru companiile mamă
Componenta specifică a mesajului „cerere de abonare” trimis de
SIIBRIS include următoarele tipuri de informații:
- referința pentru registrul comerțului (ONRC);
- codul de acțiune pe care un registru (ONRC) o efectuează în lista de
abonamente;
- identificator utilizat ca ID de corelare a unei actualizări specifice a
abonamentului în cadrul unui mesaj de solicitare și de răspuns;
- data și ora când a fost trimisă o solicitare de a face o actualizare
specifică în lista de abonamente;
- EUID-ul societății-mamă;
- EUID-ul sucursalei.

55
 Componenta specifică a mesajului „stare” primit de SIIBRIS include
următoarele tipuri de informații:
- codul de stare al rezultatului unei solicitări de actualizare specifică din
lista de abonamente;
- data și ora la care a fost efectuată actualizarea din lista de
abonamente;
- identificator utilizat ca ID de corelare a unei actualizări specifice a
abonamentului în cadrul unui mesaj de solicitare și de răspuns;
- codul utilizat pentru a indica starea reală de subscriere a registrului
sucursalei (ONRC) din lista de abonamente pentru o anumită societate-
mamă;
- EUID-ul societății-mamă;
- EUID-ul sucursalei.
Interacțiunea dintre SIIBRIS și ECP în cazul de utilizare „cerere de
abonare pentru companiile mamă” este prezentată prin următoarea diagramă
de tip secvență:

56
RQ8 g. Cerere de actualizare completă a datelor legale ale tuturor
entităților
Componenta specifică a mesajului „cerere de actualizare completă”
trimis de SIIBRIS include următoarele tipuri de informații:
- data și ora la care datele au fost extrase din baza de date a registrului
național (ONRC) pentru trimiterea cererii complete de actualizare LED;
- identificatorul unic pentru registru (ONRC) folosit în mesajul XML
pentru a indica fișierul de export al datelor, trimis prin FTP de către
registrul național, în contextul cererii complete de actualizare.
Componenta specifică a mesajului „confirmare actualizare completă”
primit de SIIBRIS include data și ora la care datele au fost extrase din baza de
date a registrului național (ONRC) pentru trimiterea cererii complete de
actualizare LED.
Interacțiunea dintre SIIBRIS și ECP în cazul de utilizare „cerere de

57
 actualizare completă a datelor legale ale entităților” este prezentată prin
următoarea diagramă de tip secvență:

RQ9 Funcționalitățile SIIBRIS pot fi grupate în trei categorii, în funcție de tipul de

utilizator și de modul de utilizare, astfel:
A. Funcționalități specifice rolului de administor al SIIBRIS;
B. Funcționalități specifice rolului de utilizator al SIIBRIS;
C. Proceduri care vor rula automat, fiind declanșate de un „trigger”

58
 (declanșator automat).
A. Principalele funcționalități asociate rolului de administrator al SIIBRIS sunt
următoarele:
RQ10 - Jurnalizarea mesajelor primite de către SIIBRIS de la platforma
centrală (ECP) și a celor trimise de către SIIBRIS către platforma centrală
(ECP);
RQ11 - Vizualizarea jurnalizărilor, cu posiblitate de filtrare pe câmpurile de
interes (spre exemplu: perioadă, tip mesaj
RQ12 - Vizualizarea mesajelor de eroare primite de SIIBRIS;
RQ13 - Jurnalizarea tranzacțiilor în baza de date a SIIBRIS;
RQ14 - Vizualizarea jurnalizării tranzacțiilor în baza de date a SIIBRIS;
RQ15 - Administrarea utilizatorilor SIIBRIS și a permisiunilor pentru aceștia;
RQ16 - Generarea sau actualizarea în regim „batch” a datelor din baza de
date a SIIBRIS pentru o listă sau pentru toți profesioniștii
RQ17 - Generarea unui fișier de export a tuturor datelor din baza de date a
SIIBRIS necesare pentru actualizarea LED (datele stocate în ECP);
RQ18 - Transmiterea unui mesaj de actualizare completă a datelor legale ale
entitățiilor, cu posibilitatea de a atașa mesajului fișierul rezultat prin exportul
datelor din baza de date a SIIBRIS;
RQ19 - Configurarea parametrilor SIIBRIS.
B. Principalele funcționalități asociate rolului de utilizator al SIIBRIS sunt
următoarele:
RQ20 - Vizualizarea în listă, sub formă de solicitări, a tuturor mesajelor
primite de la platforma centrală (ECP) – vor fi afișate minim următoarele
informații: tip solicitare, data primirii mesajului, starea solicitării, data
transmiterii răspunsului și tipul de răspuns (automat / manual);
RQ21 - Pentru solicitările de documente, afișarea în listă (pe lângă
informațiile generale de mai sus) a tipului de document solicitat, a firmei
pentru care se solicită documentul, a prețului și a timpului de răspuns.
RQ22 - Tot pentru solicitările de documente, posibilitatea de a atașa în baza
de date a SIIBRIS și la o anumită solicitare, documentul solicitat, copiat în
prealabil în sistemul de fișiere al calculatorului utilizatorului.
C. Procedurile automate care vor rula în SIIBRIS sunt următoarele:
RQ23 - Interpretarea mesajelor primite și construirea mesajelor de confirmare
și de răspuns;
RQ24 - Transmiterea automată, la primirea unui mesaj de solicitare, a
informațiilor gratuite privind o societate comercială și a catalogului cu
documentele disponibile, în cadrul unui mesaj de răspuns;

59
 RQ25 - Generarea automată din baza de date a SIIBRIS și încărcarea într-un
folder temporar, creat la primirea solicitării, a documentelor (rapoartelor):
certificat constatator și extras RC;
RQ26 - Transmiterea automată a unui mesaj electronic (email), la o adresă
preconfigurată, ca urmare a primirii unor solicitări de documente, notificări
cu privire la o fuziune transfrontalieră sau notificări privind informațiile
publicate pentru o sucursală;
RQ27 - Construirea și transmiterea către platforma centrală (ECP) a unui
mesaj de abonare / dezabonare la listă, în cazul în care au fost create /
actualizate în baza de date informații privind o sucursală înregistrată;
RQ28 - Construirea și transmiterea către platforma centrală (ECP) a unui
mesaj în cazul înregistrării unei fuziuni transfrontaliere în baza de date;
RQ29 - Construirea și transmiterea către platforma centrală a unui mesaj de
actualizare a datelor entității juridice, atunci când în baza de date au fost
înregistrate modificari ale datelor de bază (LED) pentru o societate
comercială.

9 Cazurile (scenariile) de utilizare

9.1 Modelul cazurilor de utilizare
Prin interacțiunea Sistemului Informatic pentru Implementarea BRIS (SIIBRIS) cu Platforma
Europeană Centrală (ECP), prin intermediul Gateway-urilor, se vor implementa
funcționalități care vor deservi următoarele cazuri de utilizare (use cases):

US.1 Căutarea simplă a companiilor (Simple Search of Companies);

US.2 Obținerea detaliilor pentru companie (Retrieve Company Details);
US.3 Obținerea documentelor (Retrieve Document);
US.4 Notificarea aferentă fuziunilor transfrontaliere (Notify Cross-Border Merger
Event);
US.5 Primirea notificării aferente fuziunilor transfrontaliere (Receive Cross-
Border Merger Event Notification);
US.6 Primirea notificării aferente informațiilor publicate privind sucursalele
(Receive Branch Disclosure Event Notification);
US.7 Notificarea aferentă informațiilor publicate privind sucursalele (Notify
Branch Disclosure Event);
US.8 Cerere de actualizare a datelor entității juridice (Request to Update LED);
US.9 Cerere de abonare pentru companiile mamă (Request to Subscribe Parent
Companies);

60
 US.10 Cerere de actualizare completă a datelor legale ale entitățiilor (Full Update
LED Request)

Referitor la modalitatea de interacțiune a utilizatorilor SIIBRIS cu sistemul nou dezvoltat

se vor implementa următoarele cazuri de utilizare:

US.11 Gestiune roluri

US.12 Gestiune utilizatori
US.13 Gestiune mesaje
US.14 Gestiune acțiuni
US.15 Generare fișiere export
US.16 Configurare parametrii
US.17 Vizualizare actualizări date
US.18 Jurnalizare tranzacții

9.2 Detalierea cazurilor de utilizare

9.2.1 US.1 Căutarea simplă a companiilor (Simple Search of

Companies)
Diagrama de tip secvență pentru cazul de utilizare „căutarea simplă a companiilor” este
prezentată mai jos:

61
Cazul de utilizare tratează primirea și executarea cererii de căutare simplă de către
subsistemul local („local LED”), care deține datele entității juridice (Legal Entity Data).
Acest caz de utilizare este aplicabil registrelor statelor membre care nu transmit datele
entităților juridice către platforma centrală („central LED”). Având în vedere faptul că
ONRC va transmite datele entităților juridice către platforma centrală, căutarea simplă
pentru companiile înregistrate în registrul național se va face direct în baza de date a
platformei centrale. Prin urmare, acest caz de utilizare nu necesită o interacțiune între
SIIBRIS și ECP.

9.2.2 US.2 Obținerea detaliilor pentru companie (Retrieve Company

Details)

62
Pașii care sunt parcurși în acest caz de utilizare sunt următorii:

 Platforma centrală trimite un mesaj de cerere detalii pentru o companie;

 SIIBRIS jurnalizează primirea mesajului și trimite către platforma centrală
confirmarea de primire a cererii;
 SIIBRIS interpretează mesajul și afișează în interfața utilizator solicitarea de
informații primită.
 Utilizatorul SIIBRIS poate vizualiza mesajul și detaliile lui în ecranul de
utilizare;
 SIIBRIS identifică compania pentru care s-a primit solicitarea și obține
informațiile pentru această din baza de date proprie;
 SIIBRIS interoghează tabela cu informații pentru documentele disponibile
ale societății pentru care s-a primit solicitarea;
 SIIBRIS calculează prețurile pentru documentele disponibile utilizând un
algoritm de calcul cu parametrii configurabili;
 SIIBRIS construiește catalogul de documente pentru societatea pentru care
s-a primit solicitarea;
 SIIBRIS construiește mesajul, prin consolidarea informațiilor gratuite (CUI și
stare) și a catalogului cu documentele disponibile, și trimite mesajul cu
detaliile companiei către platforma centrală;
 Platforma centrală trimite un mesaj de confirmare pentru primirea
detaliilor iar SIIBRIS jurnalizează primirea mesajului de confirmare.

9.2.3 US.3 Obținerea documentelor (Retrieve Document)

Pașii care sunt parcurși în acest caz de utilizare sunt următorii:

 Platforma centrală trimite un mesaj de cerere de document pentru o

companie;
 SIIBRIS jurnalizează primirea mesajului și trimite către platforma centrală
confirmarea de primire a cererii;
 SIIBRIS interpetează mesajul, crează un folder temporar în care să urmează
să fie încărcat documentul în formă electronică și afișează în interfața
utilizator mesajul primit, în cadrul secțiunii descrisă în US.14 Vizualizare
mesaje
 Utilizatorul SIIBRIS poate vizualiza mesajul și detaliile lui în ecranul de
utilizare;
 Dacă documentul solicitat poate fi generat automat, SIIBRIS generează
raportul (certificat constatator sau furnizare informații extras RC) utilizând
datele stocate în baza de date proprie și îl încarcă în folder-ul temporar
creat la primirea mesajului;

63
  Dacă documentul solicitat NU poate fi generat automat, fiind vorba de o
copie a unui document al firmei, SIIBRIS generează o acțiune conform
cazului de utilizare US.15 Generare acțiuni
 Utilizatorul SIIBRIS încarcă documentul asociat acțiunii și acționează
butonul de trimitere către ECP (conform US.14 Generare acțiuni)
 SIIBRIS verifică dacă solicitarea a fost finalizată (documentul a fost încărcat
în folder), caz în care construiește mesajul de răspuns, atașând documentul
solicitat mesajului;
 SIIBRIS trimite mesajul care conține documentul solicitat;
 Platforma centrală trimite un mesaj de confirmare pentru primirea
documentului iar SIIBRIS jurnalizează primirea mesajului de confirmare.

9.2.4 US.4 Tansmiterea Notificarea notificării aferentă fuziunilor

transfrontaliere (Notify Cross-Border Merger Event)
Pașii care sunt parcurși pentru trimiterea notificării aferente fuziunilor transfrontaliere
sunt următorii:

 Baza de date a RCCC replică în baza de date a SIIBRIS modificarea produsă

de fuziunea transfrontalieră;
 SIIBRIS construiește automat mesajul de notificare privind fuziunea
transfrontalieră și îl trimite către platforma centrală;
 SIIBRIS primește de la platforma centrală confirmarea de primirea a
mesajului și jurnalizează.
 Utilizatorii SIIBRIS vor putea vizualiza mesajul in ecranul de Gestiune
mesaje, putând filtra mesajele in functie de tipul acestora

9.2.5 US.5 Primirea notificării aferente fuziunilor transfrontaliere

(Receive Cross-Border Merger Event Notification)
Pașii care sunt parcurși pentru primirea notificării aferente fuziunilor transfrontaliere sunt
următorii:

 SIIBRIS primește de la platforma centrală un mesaj de notificare a unei

fuziuni transfrontaliere;
 SIIBRIS jurnalizează primirea mesajului și trimite către platforma centrală
confirmarea de primire a notificării;
 SIIBRIS interpretează mesajul și afișează în interfața utilizator notificarea
mesajul primit de la platforma centrală de privind fuziunea
transfrontalieră; primită;
 Utilizatorul SIIBRIS poate vizualiza notificarea mesajul și detaliile ei
acestuia în ecranul de utilizareGestiune mesaje;

64
  Coordonatorul SIIBRIS validează sau nu notificarea primită;
 Dacă notificarea este validată, SIIBRIS trimite un email de atenționare cu
notificarea primită către responsabilul ONRC care va opera in RCCC
modificarea conform notificării;SIIBRIS va transmite mail de notificare
privind notificarea primita către o adresa de mail configurabila.
 SIIBRIS construiește mesajul de confirmare a notificării fuziunii
transfrontaliere și îl trimite către platforma centrală;
 SIIBRIS primește de la platforma centrală confirmarea de primirea a
mesajului și jurnalizează.

9.2.6 US.6 Primirea notificării aferente informațiilor publicate privind

sucursalele (Receive Branch Disclosure Event Notification)

Pașii care sunt parcurși pentru primirea notificării aferente informațiilor publicate privind
sucursalele sunt următorii:

 SIIBRIS primește de la platforma centrală un mesaj de notificare

informațiilor publicate privind sucursalele;
 SIIBRIS jurnalizează primirea mesajului și trimite către platforma centrală
confirmarea de primire a notificării;
 SIIBRIS interpetează mesajul și afișează în interfața utilizator notificarea
mesajul aferent informațiilor publicate privind sucursalele primită;
 Utilizatorul SIIBRIS poate vizualiza notificarea mesajul și detaliile ei în
ecranul de utilizare;
 Utilizatorul SIIBRIS validează în SIIBRIS notificarea pentru informațiile
publicate privind sucursalele;
 Sistemul SIIBRIS trimite notificare pe mail referentului ONRC care va opera
modificările in RCCCcatre o adresa de mail configurabilă privind informatiile
primite;
 SIIBRIS construiește mesajul de confirmare a notificării aferente
informațiilor publicate privind sucursalele și îl trimite către platforma
centrală;
 SIIBRIS primește de la platforma centrală confirmarea de primirea a
mesajului și jurnalizează.

9.2.7 US.7 Trimiterea Notificareanotificării aferentă informațiilor

publicate privind sucursalele (Notify Branch Disclosure Event)
Pașii care sunt parcurși pentru trimiterea notificării aferente informațiilor publicate
privind sucursalele sunt următorii:

65
 Referentul ONRC primește de la o societate comercială documentele privind
modificarea stării acesteia;
 Referentul ONRC verifică documentele și, în cazul în care constată că
acestea sunt complete și conforme, operează în RCCC modificarea pentru
societatea comercială mamă (societatea mamă din România);
 Baza de date a RCCC replică în baza de date a SIIBRIS modificarea produsă
la societatea-mamă;
 Utilizatorul SIIBRIS validează în sistem notificarea aferentă informațiilor
publicate privind sucursalele;
 Dacă notificarea este validată, SIIBRIS construiește mesajul de notificare
aferent informațiilor publicate privind sucursalele și îl trimite către
platforma centrală;
 SIIBRIS primește de la platforma centrală confirmarea de primirea a
mesajului și jurnalizează.

66
9.2.8 US.8 Cerere de actualizare a datelor entității juridice (Request
to Update LED)
Pașii care sunt parcurși pentru actualizarea datelor entității juridice sunt următorii:

 Baza de date a RCCC replică în baza de date a SIIBRIS modificarea produsă la

societatea comercială;
 SIIBRIS construiește mesajul pentru cererea de actualizare a datelor LED și îl
trimite către platforma centrală;
 SIIBRIS primește de la platforma centrală mesajul de stare și jurnalizează.
 Utilizatorul SIIBRIS poate vizualiza in ecranul de Gestiune mesaje mesajele
tranzactionate cu platforma ECP

9.2.9 US.9 Cerere de abonare/dezabonare pentru companiile mamă

(Request to Subscribe Parent Companies)
Pașii care sunt parcurși pentru abonarea la o companie ”mamă” din EU sunt următorii:

 Baza de date a RCCC replică în baza de date a SIIBRIS înregistrarea unei sucursale
având o ”mamă” înregistrată în EU
 SIIBRIS construiește automat mesajul pentru abonarea la firma ”mamă” și îl trimite
către platforma centrală; Mesajul contine atât EUID-ul firmei ”mamă” cât și cel al
sucursalei
 SIIBRIS primește de la platforma centrală mesajul de stare și jurnalizează.
 Utilizatorul SIIBRIS poate vizualiza in ecranul de Gestiune mesaje mesajele
tranzactionate cu platforma ECP

Pașii care sunt parcurși pentru dezabonarea la o companie ”mamă” din EU sunt următorii:

La accesarea secțiunii de abonare, utilizatorul SIIBRIS va vizualiza o listă de companii

”mamă” înregistrate in EU și care au sucursale în Româniași pentru care s-a realizat
abonarea sau nu.
Lista va cuprinde următoarele câmpuri:

 Denumire companie mamă

 EUID companie mamă
 Țara (pentru compania mamă)
 CUI
 Denumire sucursală
 EUID sucursală

67
  Tip unitate
 Stare subunitate
 Stare abonare

Lista va permite căutare în funcție de următoarele câmpuri:

 Denumire companie mamă

 EUID companie mamă
 Țara (pentru compania mamă)
 CUI
 Denumire sucursală
 EUID sucursală
 Tip unitate
 Stare subunitate

Utilizatorul SIIBRIS va putea solicita abonarea sau dezabonarea pentru fiecare pereche de
”mama” - subunitate din listă în funcție de starea de abonare curentă, astfel:

- starea curentă = “abonată”, acțiunea disponibilă este „dezabonare”;

- starea curentă = „neabonată”, acțiunea disponibilă este ”abonare”

Starea abonării va fi stocată și administrată exclusiv în SIIBRIS.

În cazul în care se primește o notificare pentru o ”mamă” pentru care nu există abonare
solicitată în SIIBRIS se va răspunde cu un mesaj de eroare.
După alegerea opțiunii de abonare sau dezabonare, SIIBRIS construiește mesajul pentru
cererea de actualizare a listei de abonare/dezabonare și îl trimite către platforma
centrală;
SIIBRIS primește de la platforma centrală mesajul de stare și jurnalizează.

9.2.10 US.10 Cerere de actualizare completă a datelor legale ale

entitățiilor (Full Update LED Request)
Pașii care sunt parcurși în cazul de utilizare actualizare completă a datelor legale ale
entitățiilor sunt următorii:

 Utilizatorul SIIBRIS exportă din baza de date a SIIBRIS datele complete pentru
entitățile legale într-un fișier;
 Utilizatorul SIIBRIS transferă pe ftp-ul pus la dispozitie de către platforma centrală
(parametru configurabil) fișierul rezultat în urma exportului și primește
confirmarea de transfer;

68
  Utilizatorul SIIBRIS creează în SIIBRIS cererea de actualizare completă a datelor
legale ale entităților;
 SIIBRIS construiește mesajul pentru cererea de actualizare completă a datelor și îl
trimite către platforma centrală;
 SIIBRIS primește de la platforma centrală mesajul de stare și jurnalizează;
 SIIBRIS afișează în interfața utilizator mesajul de confirmare a actualizării
complete, mesaj care este vizualizat de către utilizatorul SIIBRIS.

9.2.11 US.11 Gestiune roluri

Cazul de utilizare tratează gestiunea rolurilor în sistemul SIIBRIS de către administratorul
sistemului.
Gestiunea rolurilor presupune efectuarea următoarelor operații:

 Căutarea unui rol în funcție de următoarele criterii:

o Nume
o Cod
 Crearea unui rol nou pe baza permisiunilor existente în sistemul SIIBRIS
 Editarea rolului
o Modificarea denumirii
o Modificarea codului
o Modificarea permisiunilor asociate rolului

9.2.12 US.12 Gestiune utilizatori

Cazul de utilizare tratează gestiunea utilizatorilor în sistemul SIIBRIS de către
administratorul sistemului.
Gestiunea utilizatorilor presupune efectuarea următoarelor operații:

 Căutarea unui utilizator în funcție de următoarele criterii:

o Cont
o Email
 Crearea unui utilizator nou, completând următoarele informații:
o Cont
o Parola
o Nume
o Prenume
o Email
 Inactivarea unui utilizator
 Editarea detaliilor referitoare la nume și prenume
 Resetarea parolei

69
  Asocierea/dezasocierea unui rol pentru utilizator

Implicit, utilizatorii creați vor fi activi. Daca se dorește inactivarea unui utilizator, atunci
se vor Edita detalii utilizatorului și se va debifa opțiunea ”Activ” pentru acesta.

9.2.13 US.13 Gestiune mesaje

Cazul de utilizare tratează operația de vizualizare mesaje atât de către administratorul
sistemului SIIBRIS cât și de către un utilizator al sistemului SIIBRIS fără permisiuni de
administrare.
Mesajele ce pot fi vizualizate în această secțiune reprezintă mesajele tranzacționate între
platforma ECP și SIIBRIS ca urmare a executării cazurilor de utilizare prezentate în cadrul
capitolelor 10.2.1 – 10.2.10 din prezentul document.
În cadrul secțiunii ce permite vizualizarea mesajelor se vor putea realiza următoarele
operații:

 Căutare mesaje în funcție de următoarele criterii:

o Tipul mesajului
o Data mesajului: selectare perioadă pentru căutare
o Destinație (primit, transmis)
o Codul mesajului din Domibus
o EUID
o Codul de înmatriculare
o Starea mesajului

 Vizualizare mesaje corelate:

o După selectarea unui mesaj se pot vizualizare mesajele corelate cu mesajul

selectate (exe: răspunsul primit de la Platforma ECP pentru un mesaj
transmis de SIIBRIS)

 Export listă de mesaje

 Retrimitere mesaj in caz de eroare

Vizualizare mesaje asociate unui anumit mesaj selectat (ex: vizualizarea mesajelor de
răspuns primite de la platforma ECP de către SIIBRIS).

9.2.14 US.14 Gestiune acțiuni

Cazul de utilizare tratează acțiunile disponibile la nivelul SIIBRIS pentru gestiunea
mesajelor primite/trimise prin intermediul sistemului.
Vor exista următoarele tipuri de acțiuni:

70
  Vizualizare mesaj
 Încărcare documente
 Validare notificări
 Retrimitere*

*actiunea va fi disponibila exclusiv administratorilor

9.2.14.1 Încărcare documente

Ca urmare a primirii unei solicitări din platforma ECP către SIIBRIS pentru un document
care nu există în baza de date a SIIBRIS se va genera o acțiune pentru utilizatorul SIIBRIS
având următoarele caracteristici:

 Tipul solicitării
 Tipul documentului solicitat
 EUID-ul companiei pentru care a fost solicitat documentul
 Data solicitării (data mesajului)
 Utilizatorul
 Data răspunsului
 Timp răspuns (diferență între data răspuns și data solicitării)

Mesajele vor putea fi căuta în funcție de următoarele criterii:

 Tipul solicitării
 Tipul documentului solicitat
 EUID-ul companiei pentru care a fost solicitat documentul
 Data solicitării (data mesajului)
 Utilizatorul
 Data răspunsului
 Timp răspuns (diferență între data răspuns și data solicitării)

Utilizatorul SIIBRIS va putea realiza următoarele operații:

 Vizualizare mesaje corelate cu acțiunea (mesajul inițial și răspunsul)

 Încărcare document
 Transmitere răspuns după ce documentul a fost încărcat

9.2.14.2 Validare notificări

Tipurile de notificări ce pot face obiectul validărilor sunt:

 Fuziunile transfrontaliere

71
  Inactivarea unei firme ”mamă”

Ca urmare a primirii unei notificări din platforma ECP către SIIBRIS privind unul din cele
două tipuri menționate anterior, se va genera o acțiune pentru utilizatorul SIIBRIS având
următoarele caracteristici:

 Tipul notificării
 EUID-ul companiei pentru care a fost emisă notificarea
 Data mesajului
 Utilizatorul
 Starea acțiunii: validată – DA sau NU
Mesajele vor putea fi căuta în funcție de următoarele criterii:
 Tipul notificării
 EUID-ul companiei pentru care a fost emisă notificarea
 Data mesajului
 Utilizatorul
 Starea acțiunii: validată – DA sau NU
Utilizatorul SIIBRIS va putea realiza următoarele operații:
 Vizualizare mesaje corelate cu acțiunea (mesajul inițial și răspunsul)
 Validare acțiune – în urma validării se va transmite o notificare pe mail către
responsabilul de business ONRC care va decide daca va realiza sau nu o modificare
în sistemul SIIONRC privind notificarea primită.

9.2.15 US.15 Generare fișier export

Administratorul de sistem va putea genera fișierul ce conține lista informațiilor ce sunt
trimise în baza de date LED.
În cadrul secțiunii ce permite generarea fișierului de export se vor putea realiza
următoarele operații:

 Vizualizare listă fișiere generate

 Generare fișier nou – aceasta operație se va putea realiza daca nu exista niciun alt
fișier în curs de generare
 Descărcare fișier generat

Ulterior generării fișierului se vor urma pașii descriși în cazul de utilizare ”US.10 Cerere de
actualizare completă a datelor legale ale entitățiilor (Full Update LED Request)” pentru
transmiterea acestuia către sistemul BRIS.

9.2.16 US.16 Configurare parametrii

Administratorul de sistem va avea posibilitatea editării valorilor aferente parametrilor de
sistem.

72
În cadrul secțiunii de configurare parametrii se vor putea realiza următoarele operații:

 Vizualizare listă parametrii

 Editare parametru

După editarea parametrului, sistemul va folosi noua valoare selectata pentru acesta.

9.2.17 US.17 Vizualizare actualizări date

Administratorul de sistem va putea vizualiza batch-urile generate pentru actualizarea
datelor din baza de date a SIIBRIS pentru o listă sau pentru toți profesioniștii.
În cadrul secțiunii ce permite generarea batch-urilor se vor putea realiza următoarele
operații:

 Vizualizare listă batch-uri generate, prin menționarea urmatoarelor detalii: data la

care a fost generat batch-ul, id-ul acestuia și statusul generării
 Generare batch nou – selectare listă de profesioniști și pornire actualizare

Ulterior generării batch-ului, se vor actualiza în baza de date a SIIBRIS datele pentru lista
selectată.

9.2.18 US.18 Jurnalizare tranzacții

Jurnalizarea tranzactiilor presupune stocarea urmatoarelor informatii pentru fiecare
operatie realizata la nivelul bazei de date (a fiecarei tabele):

- Data (inclusiv ora, minuta, secunda - datetime) realizarii tranzactiei;

- Utilizatorul care a initiat tranzactia (cele realizate automat vor avea asociat
utilizatorul corespunzator sistemului, definit din oficiu);
- Tipul tranzactiei: Creare (C), Actualizare (U), Stergere (D).

Jurnalizarea presupune capturarea modificarilor in cazul tranzactiilor de actualizare

(valorile dinaintea si dupa realizarea tranzactiei), respectiv a ultimei versiuni a valorilor
atributelor sterse in cazul stergerii.
Administratorul va putea vizualiza acest jurnal al tranzacțiilor pentru fiecare tabela din
baza de date SIIBRIS (schema SIIBRIS) in parte.

73
10 Matricea de trasabilitate
10.1 Prezentarea conținutului și modului de organizare
Matricea de trasabilitate prezintă modalitatea prin care cerințele funcționale ale
sistemului SII-BRIS au fost acoperite de cazurile de utilizare definite in prezentul
document.

10.2 Matricea de trasabilitate

Cod Descriere Caz de

utilizare
RQ1 Cerințele funcționale ale SIIBRIS trebuie să aibă în vedere US.1, US.2,
următoarele cazuri de utilizare: US.3, US.4,
US.5, US.6,
a. Obținerea detaliilor pentru companie; US.7, US.8,
b. Solicitarea și obținerea documentelor unei companii; US.9, US.10

c. Transmiterea și primirea notificării aferente fuziunilor

transfrontaliere;
d. Transmiterea și primirea notificării aferente informațiilor
publicate privind sucursalele;
e. Cerere de actualizare a datelor entității juridice;
f. Cerere de abonare pentru companiile mamă;
g. Cerere de actualizare completă a datelor legale ale tuturor
entităților.

RQ2 a. Obținerea detaliilor pentru US.1, US.2

companie
RQ3 b. Solicitarea și obținerea US.3
documentelor unei companii
RQ4 c. Transmiterea și primirea US.4, US.5
notificării aferente fuziunilor transfrontaliere
RQ5 d. Transmiterea și primirea US.6, US.7
notificării aferente informațiilor publicate privind sucursalele
RQ6 e. Cerere de actualizare a US.8
datelor entității juridice
RQ7 f. Cerere de abonare pentru US.9

74
 companiile mamă
RQ8 g. Cerere de actualizare US.10
completă a datelor legale ale tuturor entităților
RQ9 Funcționalitățile SIIBRIS pot fi grupate în trei categorii, în funcție US.11,
de tipul de utilizator și de modul de utilizare, astfel: US.12,
US.13,
A. Funcționalități specifice rolului de administor al SIIBRIS; US.14,
B. Funcționalități specifice rolului de utilizator al SIIBRIS; US.15,
US16
C. Proceduri care vor rula automat, fiind declanșate de un
„trigger” (declanșator automat).
A. Principalele funcționalități asociate rolului de administrator al
SIIBRIS sunt următoarele:
RQ10 - Jurnalizarea mesajelor primite de către SIIBRIS de la US.2, US.3,
platforma centrală (ECP) și a celor trimise de către SIIBRIS către US.4, US.5,
platforma centrală (ECP); US.6, US7,
US.8, US.9,
US.10
RQ11 - Vizualizarea jurnalizărilor, cu posiblitate de filtrare pe US.13
câmpurile de interes (spre exemplu: perioadă, tip mesaj
RQ12 - Vizualizarea mesajelor de eroare primite de SIIBRIS; US.13
RQ13 - Jurnalizarea tranzacțiilor în baza de date a SIIBRIS; US.18
RQ14 - Vizualizarea jurnalizării tranzacțiilor în baza de date a
SIIBRIS;
RQ15 - Administrarea utilizatorilor SIIBRIS și a permisiunilor US.11,
pentru aceștia; US.12
RQ16 - Generarea sau actualizarea în regim „batch” a datelor din US.17
baza de date a SIIBRIS pentru o listă sau pentru toți profesioniștii
RQ17 - Generarea unui fișier de export a tuturor datelor din baza US.15
de date a SIIBRIS necesare pentru actualizarea LED (datele
stocate în ECP);
RQ18 - Transmiterea unui mesaj de actualizare completă a US.15
datelor legale ale entitățiilor, cu posibilitatea de a atașa
mesajului fișierul rezultat prin exportul datelor din baza de date a
SIIBRIS;
RQ19 - Configurarea parametrilor SIIBRIS. US.16
B. Principalele funcționalități asociate rolului de utilizator al
SIIBRIS sunt următoarele:

75
RQ20 - Vizualizarea în listă, sub formă de solicitări, a tuturor US.13,
mesajelor primite de la platforma centrală (ECP) – vor fi afișate US.14
minim următoarele informații: tip solicitare, data primirii
mesajului, starea solicitării, data transmiterii răspunsului și tipul
de răspuns (automat / manual);
RQ21 - Pentru solicitările de documente, afișarea în listă (pe US.14
lângă informațiile generale de mai sus) a tipului de document
solicitat, a firmei pentru care se solicită documentul, a prețului și
a timpului de răspuns.
RQ22 - Tot pentru solicitările de documente, posibilitatea de a US.14
atașa în baza de date a SIIBRIS și la o anumită solicitare,
documentul solicitat, copiat în prealabil în sistemul de fișiere al
calculatorului utilizatorului.
C. Procedurile automate care vor rula în SIIBRIS sunt următoarele:
RQ23 - Interpretarea mesajelor primite și construirea mesajelor US.2, US.3,
de confirmare și de răspuns; US.4, US.5,
US.6, US7,
US.8, US.9,
US.10
RQ24 - Transmiterea automată, la primirea unui mesaj de US.2
solicitare, a informațiilor gratuite privind o societate comercială
și a catalogului cu documentele disponibile, în cadrul unui mesaj
de răspuns;
RQ25 - Generarea automată din baza de date a SIIBRIS și US.3
încărcarea într-un folder temporar, creat la primirea solicitării, a
documentelor (rapoartelor): certificat constatator și extras RC;
RQ26 - Transmiterea automată a unui mesaj electronic (email), la US.13,
o adresă preconfigurată, ca urmare a primirii unor solicitări de US.4, US.5,
documente, notificări cu privire la o fuziune transfrontalieră sau US.6
notificări privind informațiile publicate pentru o sucursală;
RQ27 - Construirea și transmiterea către platforma centrală (ECP) US.9
a unui mesaj de abonare / dezabonare la listă, în cazul în care au
fost create / actualizate în baza de date informații privind o
sucursală înregistrată;
RQ28 - Construirea și transmiterea către platforma centrală (ECP) US.4, US.5
a unui mesaj în cazul înregistrării unei fuziuni transfrontaliere în
baza de date;
RQ29 - Construirea și transmiterea către platforma centrală a unui US.8
mesaj de actualizare a datelor entității juridice, atunci când în
baza de date au fost înregistrate modificari ale datelor de bază

76
 (LED) pentru o societate comercială.

11 Probleme deschise

Probleme deschise Răspuns

Stabilirea tipurilor de documente ce fac obiectul La nivelul SIIBRIS va exista o lista

furnizarii via BRIS si selectia documentelor pentru cu tipuri de documente ce pot fi
fiecare tip furnizate prin intermediul SIIBRIS
ONRC va stabili ce tipuri de documente fac obiectul
comunicarii via BRIS si modul in care acestea sunt
identificate din punct de vedere tehnic:
1. Se furnizeaza toate documentele disponibile
pentru tipurile calificate ca facand obiectul
furnizarii via BRIS
2. Se utilizeaza un criteriu de selectie in
situatia in care pentru un anumit tip exista
mai multe documente (ex. cel mai recent).
Se va avea in vedere faptul ca lista documentelor
corespunzatoare unei companii poate fi foarte mare
(ex. de ordinul miilor).

Detalierea algoritmului de calcul pret se va putea Pretul pentru fiecare document se

realiza ulterior stabilirii catalogului de documente va stabili la nivel de tip de
ce vor fi furnizate via BRIS. document si va consta într-o
formulă

Fuziune transfrontaliera Denumirea registrului se poate

Nu sunt disponibile in RC o serie din atributele decodifica din EUID-ul companiei
companiei ce fuzioneaza (absorbite) ce fac obiectul
transferului (obligatoriu) in SIIBRIS:
 EUID
 Forma juridica
 Denumirea registrului unde este înregistrată
societatea

Notificare privind sucursalele

1. Nu s-au identificat urmatoarele informatii:

77
  trimitere legislativa (optional);
 data la care procedura care vizează
societatea în cauză a intrat în vigoare;
 tipul procedurii care duce la
evenimentul aferent informațiilor
publicate privind sucursalele (codul).
2. Care sunt starile firmei ce trebuie luate in
considerare pentru emiterea unei notificari
privind sucursalele?
3. Cum sunt identificate firmele “mama”?
Unde se afla stocat atributul(ele)
discriminator(oare)?

Trimiterea din SIIBRIS a notificarilor pentru

fuziunile transfrontaliere: de confirmat cu colegii
de la juridic daca procesul este automat sau
necesita confirmarea manuala a Coordonatorului
SIIBRIS

Trimiterea din SIIBRIS a notificarilor pentru

sucursale: de confirmat cu colegii de la juridic daca
procesul este automat sau necesita confirmarea
manuala a Coordonatorului SIIBRIS

78