Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ECDL Suport Curs Volumul 1
ECDL Suport Curs Volumul 1
SUPORT DE CURS
VOL. 1
JUDEŢUL IALOMIŢA
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ", cod SMIS 22798
Modulul UC Utilizarea computerului pag . 3
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ", cod SMIS 22798
ECDL STANDARD
Concepte de bază
ale Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ",
cod SMIS 22798
CUPRINS
1. CONCEPTE DE BAZĂ ALE TEHNOLOGIEI INFORMAŢIEI ŞI A COMUNICAŢIILOR .............................................. 7
1.1. TEHNOLOGIA INFORMAŢIEI ŞI A COMUNICAŢIILOR ‐ TIC (INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY ‐ ICT) .......... 7
1.1.1. Informații și sistem informatic ........................................................................................................ 7
1.1.2. Cantitatea de informaţie ................................................................................................................. 8
1.2. STRUCTURA UNUI CALCULATOR ELECTRONIC ........................................................................................................ 9
1.3. HARDWARE ................................................................................................................................................. 9
1.3.1. Placa de bază (Mainboard sau motherboard) ............................................................................... 10
1.3.2. Unitatea centrală de prelucrare (procesorul) ................................................................................ 11
1.3.3. Memoria internă ........................................................................................................................... 12
1.3.4. Dispozitive de stocare ................................................................................................................... 13
1.3.5. Dispozitive periferice de intrare ..................................................................................................... 16
1.3.6. Dispozitive de ieşire ....................................................................................................................... 18
1.3.7. Dispozitive de intrare/ieşire .......................................................................................................... 21
1.4. SOFTWARE ................................................................................................................................................ 22
1.4.1. Tipuri de software ......................................................................................................................... 22
1.4.2. Sisteme de operare ....................................................................................................................... 22
1.4.3. Aplicaţii software .......................................................................................................................... 23
1.4.4. Interfaţa grafică cu utilizatorul (GUI) ............................................................................................ 25
1.4.5. Aplicaţii multimedia ...................................................................................................................... 25
1.5. PERFORMANŢELE CALCULATORULUI ................................................................................................................. 25
1.6. TIPURI DE CALCULATOARE ............................................................................................................................. 26
1.6.1. Supercalculatoare ......................................................................................................................... 26
1.6.2. Calculatoare mainframe ............................................................................................................... 26
1.6.3. Minicalculatoare ........................................................................................................................... 26
1.6.4. Microcalculatoare ......................................................................................................................... 27
1.6.5. Dispozitive portabile ..................................................................................................................... 29
1.7. REŢELE INFORMATICE ................................................................................................................................... 29
1.7.1. Tipuri de rețele .............................................................................................................................. 29
1.7.2. Internet ......................................................................................................................................... 30
1.8. UTILIZAREA TEHNOLOGIEI INFORMAŢIEI ÎN VIAŢA DE ZI CU ZI .................................................................................. 32
1.8.1. Utilizarea calculatoarelor în diferite domenii de activitate ............................................................ 32
1.8.2. Comunicarea în lumea electronică ................................................................................................ 35
1.8.3. VoIP (Voice Over Internet Protocol) ............................................................................................... 35
1.8.4. Comunităţi on‐line ........................................................................................................................ 36
1.8.5. Alte servicii de comunicare ............................................................................................................ 36
1.9. SĂNĂTATEA ŞI SIGURANŢA, PROTECŢIA MEDIULUI ............................................................................................... 36
1.9.1. Ergonomie .................................................................................................................................... 36
1.9.2. Aspecte legate de sănătate (riscuri) .............................................................................................. 37
1.9.3. Probleme de siguranţă .................................................................................................................. 37
1.9.4. Protecţia mediului ......................................................................................................................... 38
1.10. SECURITATE ............................................................................................................................................... 38
1.10.1. Securitatea informaţiei ................................................................................................................. 38
1.10.2. Malware ....................................................................................................................................... 39
1.11. LEGISLAŢIE ................................................................................................................................................. 41
1.11.1. Copyright și licență ........................................................................................................................ 41
1.11.2. Legea privind protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal ........... 43
1
Comisia Europeană, O Agendă digitală pentru Europa, Comunicare din partea comisiei către parlamentul
european, consiliu, comitetul economic și social european și comitetul regiunilor, Bruxelles, 26.8.2010, COM(2010)
245 final/2
Modul UC - Concepte de bază ale Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor Pag. 7
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
Omiterea oricăreia din aceste componente face imposibilă funcţionarea sistemului informatic.
Tehnologia informaţiei şi a comunicaţiilor reprezintă tehnologia, normele şi procedeele de
colectare, memorare, transmitere şi prelucrare electronică a datelor, în formă digitală, în vederea
obţinerii rezultatelor scontate, cu ajutorul calculatorului electronic.
Prelucrarea datelor trebuie făcută în concordanţă cu cerinţele tehnologiei informaţionale.
Prelucrarea datelor (numită şi procesare) presupune totalitatea transformărilor, ca formă şi
conţinut a datelor, în scopul obţinerii rezultatelor.
Dintre transformările cele mai importante:
GENERAREA – operaţia prin care se obţin date primare (sursă).
CULEGEREA ŞI PREGĂTIREA. Forma iniţială a datelor diferă de forma sub care acestea
intră în prelucrare. Pregătirea datelor în vederea prelucrării lor presupune etapele:
Selectarea – alegerea dintre datele primare a celor relevante pentru obţinerea
informaţiilor;
Codificarea – trecerea datelor într-o formă adecvată prelucrării (de exemplu, utilizarea
numerelor pentru a desemna lunile anului);
Conversia – transferarea datelor de pe un suport pe altul sau dintr-un format în altul;
Copierea/multiplicarea – reproducerea datelor un alt mediu de stocare, identic sau nu,
păstrându-se forma, conţinutul şi semnificaţia acestora;
Verificarea – analizarea corectitudinii datelor, ca formă şi conţinut, urmărind
eliminarea posibilelor alterări datorate culegerii, prezentării sau transmiterii.
PRELUCRAREA datelor în scopul obţinerii diferitelor rezultate se face cu ajutorul
funcţiilor:
Sortarea – aranjarea datelor într-o anumită ordine, conform unor criterii bine precizate;
Clasificarea – gruparea datelor după caracteristici comune, fără stabilirea unor anumite
priorităţi în cadrul grupelor formate;
Compararea – stabilirea asemănărilor şi/sau deosebirilor între două sau mai multe date;
Analiza – examinarea unui grup de date, urmărindu-se condiţiile îndeplinirii uneia/mai
multor cerinţe de către fiecare dată a grupului în parte;
Sintetizarea – stabilirea unor caracteristici esenţiale, generale, pe care le au datele
dintr-un grup, formându-se o nouă structură ce surprinde acele caracteristici comune;
Calcularea – operaţii aritmetice sau logice efectuate asupra unora sau mai multor date.
FURNIZAREA rezultatelor - într-o formă clară, care să corespundă cerinţelor beneficiarului
şi să nu lase loc la probleme de înţelegere sau interpretare eronată.
PĂSTRAREA datelor se face în colecţii de date, alcătuite după reguli bine definite, în
vederea unor prelucrări ulterioare. Asupra unei astfel de colecţii se pot face operaţii de:
Validare – precizarea modului în care o dată poate fi introdusă în colecţie;
Regăsire – căutarea şi localizarea unei date;
Modificare – transformarea unei date din colecţie prin schimbarea unor atribute;
Distrugere – eliminarea din colecţie a unor date, cu precizarea condiţiilor necesare
TRANSMITEREA (COMUNICAREA) datelor se referă la modul în care datele trec de la o
etapă la alta, pe parcursul prelucrării.
1.1.2. Cantitatea de informaţie
Deoarece calculatorul recunoaşte numai două stări, datele supuse prelucrării sunt transformate în
şiruri de cifre binare 0 şi 1, corespunzătoare celor două stări posibile ale unui tranzistor – saturat
sau blocat.
1.3.4.2. CD (Compact-Disc)
Compact discul este un tip de disc optic pe care stocarea şi accesarea datelor se realizează prin
mijloace optice (un laser de mică putere ce „arde“ suprafaţa activă a discului).
Capacitatea standard de stocare este de 700 MB, (75-80 minute de muzică).
Unităţile de CD pot fi de două tipuri:
CD-ROM - Compact Disc - Read Only Memory – care permit doar citirea
CD-urilor deja inscripţionate;
CD-RW - Compact Disc – Read Write – care permit atât citirea CD-urilor
cât şi memorarea informaţiilor pe ele.
Din punct de vedere al posibilităţii de refolosire, există două categorii de CD-uri:
CD-R – Compact Disc-Recordable - imprimabile o singură dată;
1.3.5.1. Tastatura
Reprezintă perifericul standard de intrare (este inclusă în cadrul minim de dotare a unui
calculator). Este principalul periferic de introducere a informaţiilor în calculator: date, comenzi,
texte.
Cuprinde 5 categorii de taste, grupate în blocuri:
Taste de introducere text (blocul alfanumeric);
Taste funcţionale (F1...F12), cu roluri diferite, în funcţie de
aplicaţie;
Taste numerice (Blocul numeric) – utile la introducerea valorilor
numerice (ele grupează toate cifrele sub aceeaşi mână);
Taste de deplasare a cursorului;
Taste speciale (Ctrl, Alt, Tab, Shift, Esc, Print Screen, Pause
etc.).
La tastaturile mai noi există şi taste de navigare pe Internet. Tastaturile clasice sunt conectate la
computer prin cablu, dar există şi tastaturi fără cablu (wireless), conectate prin unde radio.
1.3.5.2. Mouse
Este un dispozitiv periferic cu dimensiune redusă, parte integrantă a interfeţei grafice, care
controlează mişcarea cursorului (pointer) pe un ecran de afişare, prin deplasarea pe o suprafaţă
rigidă şi plată. Un mouse are cel puţin două butoane cu funcţii diferite, în funcţie de programul care
se execută. Butonul stânga este folosit pentru selecție de obiecte, iar în programele de grafică poate
fi folosit ca stilou, creion sau pensulă. Butonul dreapta permite deschiderea unui meniu contextual
cu comenzi disponibile pentru obiectul pe care este plasat cursorul. Rotița plasată între butoane,
dacă există, permite derularea informațiilor de pe ecranul de lucru. Conectarea la computer se poate
face prin cablu sau prin unde radio (wireless).
Din punct de vedere al principiului de funcţionare, există trei tipuri de bază de mouse:
Mouse mecanic – are o bilă metalică învelită în cauciuc ce se poate roti în toate direcţiile,
mutând corespunzător indicatorul pe ecran (sensul de mişcare e detectat de senzorii încorporaţi);
Mouse optic – pentru detectarea direcţiei mişcării se foloseşte un laser; deplasarea mouse-ului se
face folosind o suprafaţă specială, dotată cu o grilă. Răspunde mai rapid şi mai precis decât cel
mecanic, dar este şi mult mai scump.
Mouse optomecanic – este o combinaţie între mouse-ul optic şi cel mecanic, dar nu necesită
suprafeţe speciale.
1.3.5.5. Joystick
Este un dispozitiv de intrare la care deplasarea pointerului pe ecran este controlată
cu ajutorul unei o manete care poate fi mişcată în toate direcţiile. Spre deosebire de
mouse, la joystick cursorul continuă să se deplaseze în direcţia în care e îndreptată
maneta, până la revenirea acesteia în poziţia neutră (în centru).
Este un dispozitiv folosit mai ales pentru jocurile pe calculator care presupun o
anumită viteză de reacţie din partea utilizatorului (lupte, bătălii, curse de maşini etc.).
1.3.5.6. Scanner
Este un dispozitiv de intrare care permite obţinerea formatului digital a textului sau imaginii de
pe hârtie. Ca rezultat se obţin fişiere-imagine care pot fi stocate şi interpretate folosind calculatorul:
pot fi afişate pe ecran, prelucrate şi tipărite prin programe specifice. Pentru text se pot utiliza
programe de recunoaștere optică a caracterelor (OCR – Optical Character Recognition) pentru ca
textul scanat să poată fi prelucrat ulterior cu aplicații de editare de text.
Scanerele pot fi
orizontale (flatbed) - o platformă de sticlă iluminată din partea
inferioară, pe care se aşează hârtia cu imaginea/textul care trebui scanat
şi un braţ care se plimbă şi culege informaţii despre poziţia, culoarea,
luminozitatea, saturaţia fiecărui punct din imagine.
de mână – citirea informațiilor se face prin deplasarea unui rulou peste
documentul de scanat
Principalele caracteristici de performanţă ale unui scanner sunt:
Rezoluţia – numărul de puncte distincte pe care scannerul le poate deosebi pe imaginea
originală, în dpi (dots per inch), unde 1 inch (1 ţol, 1") = 2,54 cm; 1 dot (punct) = 1/72"≈0,3 mm).
Adâncimea de culoare – numărul de culori distincte pe care scannerul le poate deosebi pe
imaginea originală;
Mărime hârtie – dimensiunea maximă a hârtiei pe care o poate explora (de obicei A4, max. A0)
Viteza de scanare – măsurată în numărul de pagini pe minut (ppm) care pot fi scanate.
1.3.5.7. Microfon
Este un periferic de intrare care convertește sunetul în semnal electric, prelucrat
corespunzător de placa de sunet a calculatorului. Microfonul permite introducerea
informaţiilor audio în calculator, prin înregistrarea diverselor sunete în fişiere
specifice, permite comunicarea, pe cale sonoră, cu alte calculatoare legate într-o reţea (ex. în
telefonia prin Internet) și introducerea verbală a comenzilor cu ajutorul unor aplicații adecvate de
recunoaştere a comenzilor verbale, utile în special persoanelor cu dizabilități locomotorii.
1.3.6.2. Imprimante
Sunt dispozitive de ieşire care permit transpunerea informaţiei din calculator pe hârtie.
Conectarea unei imprimante la calculator se face printr-o interfaţă (port) paralelă, USB sau
FireWire. Există și imprimante de rețea, dotate cu port RJ45 prin care se conectează direct în rețea.
Imprimantele sunt caracterizate prin următorii parametri de funcţionare:
calitatea imprimării, exprimată prin numărul de puncte per inch (dpi – dots per inch)
viteza – exprimată prin numărul de caractere tipărite pe secundă sau pe minut (cps/cpm) sau
numărul de pagini tipărite pe minut (ppm)
modul de alimentare cu hârtie - automat, manual etc.
nivelul de zgomot – exprimat în decibeli (dB)
În funcţie de tehnica de tipărire utilizată, există patru mari tipuri de imprimante:
Imprimante matriciale (cu pini/ace);
Imprimante cu jet de cerneală;
Imprimante cu laser;
Imprimante termice.
1.3.6.2.1. Imprimante matriciale
Caracterele se obţin prin puncte, create prin lovirea unei panglici tuşate de un anumit număr de
ace (pini), într-un mod asemănător cu cel de la o maşină de scris. Cu cât numărul de ace este mai
mare, cu atât calitatea imaginii obţinute este mai bună. Există imprimante
cu 9, 16, 24 şi 36 de ace.
Avantaje:
ieftine, consumabile ieftine
permit imprimarea simultană a 2 sau 3 exemplare, folosind
hârtie autocopiativă
Dezavantaje:
calitate slabă a listării
necesită hârtie specială, perforată pe margini
funcţionare zgomotoasă
1.3.6.2.2. Imprimante cu jet de cerneală
Caracterele imprimate sunt formate din puncte obţinute prin stropi fini
de cerneală, proiectaţi dintr-un cartuş prin duze speciale.
Avantaje:
utilizează hârtia de scris obişnuită și sunt silenţioase
cost rezonabil
Modul UC - Concepte de bază ale Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor Pag. 19
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
calitate bună
Dezavantaje:
listarea e relativ lentă
consumabilele sunt scumpe (tuşul)
1.3.6.2.3. Imprimante cu laser
Folosesc aceeaşi tehnologie ca şi copiatoarele:
la primirea unei comenzi de listare, imprimanta construieşte o imagine prin puncte a ceea
ce trebuie listat;
prin comenzile date unui laser, acesta transferă prin acţiunea luminii o copie exactă a
imaginii pe un tambur cu suprafaţa dintr-un plastic special, încărcată electrostatic;
părţile încărcate electrostatic ale tamburului atrag particulele de toner (compus din
cerneală şi ceară sau plastic) şi le depozitează pe hârtie, unde fuserul ("fuzionatorul”) le
fixează cu ajutorul căldurii şi a presiunii.
Avantaje:
calitate foarte bună
listarea se face pe hârtie normală
sunt silenţioase
sunt rapide
Dezavantaj:
sunt scumpe
1.3.6.2.4. Imprimante termice
Folosesc o hârtie specială sensibilă la căldură. Au dezavantajul că imprimarea se pierde în timp.
1.3.6.5. Proiectorul
Este un periferic de ieşire destinat proiectării pe un ecran de pânză/carton a
unor imagini care, în mod normal, ar apărea pe monitorul calculatorului.
Se foloseşte, de obicei, în scopuri didactice.
Conectarea se face, uzual, la portul de ieşire al plăcii video.
1.3.7.2. Modemul
Este dispozitivul care permite calculatorului să transmită date prin liniile telefonice, realizând
conversia informaţiilor din formatul digital, în care informaţiile sunt
stocate în calculator, în format analogic, în care informaţiile pot fi
transmise pe linie telefonică şi invers.
Modemul este necesar întrucât pe liniile telefonice pot apărea inductanţe
şi capacităţi externe, parazite, care pot afecta informaţiile. Prin urmare, este
nevoie de un dispozitiv care să poată transmite informaţiile la distanţă pe o
linie telefonică fără ca acestea să fie denaturate.
Pentru două calculatoare legate prin linie telefonică, există câte un modem apropiat fiecăruia:
la emisie, modemul compune şirul de informaţii binare (0 şi 1) cu o undă purtătoare, pe care o
trimite pe linia telefonică spre calculatorul receptor –
MOdulare - ieşire
la recepţie, un alt modem elimină unda purtătoare,
păstrând şirul de impulsuri de 1 şi 0 – DEModulare -
intrare.
După modul de conectare la sistem, un modem poate fi:
Intern – o placă de circuit imprimat, legată în slotul corespunzător din placa de bază;
Extern – în acest caz, placa de circuit este inclusă într-o carcasă separată.
Principala caracteristică de performanţă a unui modem este viteza teoretică de transfer, care
reprezintă cantitatea de informaţie care poate fi transmisă într-un anumit interval de timp. Viteza
teoretică de transfer se măsoară în kbps – kilobiţi / secundă şi variază între 9,6 kbps şi 56 kbps.
Valoarea concretă depinde, din punct de vedere practic, de traficul din reţea.
1.6.1. Supercalculatoare
Supercalculatoarele sunt cele mai puternice, complexe şi scumpe
sisteme de calcul, care pot executa chiar şi peste 1 miliard de
instrucţiuni/s.
Sunt proiectate pentru calcul paralel. Procesorul unui
supercalculator este format din sute sau mii de microprocesoare.
Datorită costurilor şi performanţelor foarte ridicate, sunt utilizate în domenii care necesită
prelucrarea complexă a datelor (reactoare nucleare, proiectarea aeronavelor şi a navelor cosmice,
seismologie, meteorologie, zboruri cosmice etc.).
1.6.2. Calculatoare mainframe
Constituie o categorie situată între minicalculatoare şi
supercalculatoare, care operează cu viteze de lucru ridicate şi
administrează volume foarte mare de date.
Sunt dotate cu un procesor foarte complex şi cu UM cu capacitate
mare. Permit acces multiutilizator datorită sistemului de I/O complex,
orientat pe gestionarea de staţii de lucru;
De regulă, asemenea calculatoare funcţionează fără întrerupere, ceea ce presupune accesul
controlat la date şi un sistem de protecţie adecvat.
Se utilizează în spitale, bănci etc.
1.6.3. Minicalculatoare
Minicalculatoarele sunt calculatoare de dimensiuni medii, utilizate
pentru executarea unor funcţii specializate: aplicaţii multiutilizator,
maşini cu control numeric, automatizări industriale; transmisii de date
la distanţe mari, între sisteme dispersate geografic.
Puterea şi capacitatea de stocare a minicalculatoarelor sunt mai
mari decât la microcalculatoare. Sunt compuse din module structurale
cu funcţii precise, uşor de instalat şi utilizat. UCP este complexă, iar
magistrală (bus) – calculatoarele sunt aşezate analog cu locurile dintr-un autobuz, fiind
conectate la un cablu comun.
stea (star) – calculatoarele sunt aşezate sub formă de stea;
inel (ring) – calculatoarele sunt aşezate în cerc.
mixte.
Avantajele utilizării reţelelor de calculatoare:
partajarea resurselor hard – calculatoarele pot utiliza resurse hardware din rețea ca
imprimante, scannere, discuri de rețea, indiferent de localizarea lor fizică;
partajarea resurselor soft - accesul la aplicații și fișiere aflate pe alte calculatoare,
utilizatorii având la dispoziţie aceleași versiuni de programe și asigurându-se coerența
informațiilor
comunicare rapidă și eficientă sub formă de text, sunet sau imagine prin e-mail,
mesagerie instant, telefonie, videoconferinţe;
instruire sau lucru la distanţă (teleworking);
reducerea costurilor etc.
1.7.2. Internet
Internetul este o reţea globală de calculatoare interconectate prin protocoale specifice, care
permite comunicarea între milioane de utilizatori din întreaga lume, de la guverne, universităţi la
companii sau utilizatori individuali. Această „reţea de reţele” nu aparţine nici unei firme, nici unui
guvern şi nici nu este coordonat sau controlat de vreo firmă sau de vreun guvern. Dacă inițial scopul
său principal era de comunicare și informare, odată cu creșterea numărului de calculatoare conectate
și a organizațiilor care oferă conținut prin Internet, utilizarea acestuia se orientează din ce în ce mai
mult către aspectul comercial, prin promovarea și chiar vânzarea de produse și servicii.
Internetul este descentralizat: fiecare calculator conectat la Internet, numit gazdă (host) este
independent. Împreună constituie o reţea globală care conectează milioane de sisteme de calcul şi
facilitează serviciile de transfer de date.
Cea mai importantă parte a internetului o constituie World Wide Web (WWW), un sistem de
documente scrise în limbajul HTML (Hyper Text Markup Language), stocate pe servere de
internet, interconectate prin legături hyperlink. Documentul de bază al www este pagina Web.
Accesarea şi afişarea paginilor Web se face prin utilizarea aplicațiilor numite browsere: Internet
Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome etc. Documentele HTML conţin o cantitate imensă de
informaţii multimedia: text, imagini, sunete etc. Pentru găsirea și selectarea unor date, se folosesc
programe specializate numite motoare de căutare, care permit căutarea pe baza unor cuvinte-
Modul UC - Concepte de bază ale Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor Pag. 30
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
cheie: Google, AltaVista, Yahoo, Infoseek, Hotbot, Lycos, Metacrawler etc.
3. Pictograma Recycle Bin sau – reprezintă un director (folder) special unde vor fi
mutate obiectele şterse (fişiere, foldere etc.) şi de unde pot fi, ulterior, recuperate; dacă
pictograma este afişată ca un coş gol, înseamnă că au fost şterse definitiv toate obiectele din el.
Pe lângă acestea, pe desktop mai pot apărea alte pictograme asociate unor aplicaţii, foldere,
fişiere etc.
2.2.3 Utilizarea funcţiei Help
Windows 7 pune la dispoziţie funcţia Help and Support, care oferă ajutor în diverse situaţii.
Apelare funcţie, variante:
Direct:
Start Help and Support clic pe pictograma aferentă categoriei clic pe linkul dorit
(eventual, în mod repetat, până se ajunge la informaţia căutată).
De exemplu, pentru fişierul desert.jpg din imaginea de mai sus, specificatorul va fi:
C:\Discheta candidatului\desert.jpg
Folderele sunt reprezentate prin:
pictograme de folder – au aspectul unui dosar galben.
Exemple:
Start All Programs Accessories Windows Explorer discul C: ;
Discul principal (cel Discul secundar/a Unitatea optică de Memorie USB (stick, Imprimantă
pe care este instalat doua partiţie a stocare DVD harddisc extern,
sistemul de operare) discului principal cameră foto etc.)
OBSERVAŢII
1. Implicit, mai multe documente deschise cu o aplicaţie se
vor afişa în taskbar în „stivă“ (v. butonul Word).
2. Se poate configura bara de aplicaţii astfel încât pentru
fiecare document deschis de o aplicaţie să se afişeze câte un
buton distinct: clic dreapta pe bara de aplicaţii, în spaţiul liber
Properties pagina de dialog Taskbar lista ascunsă
Taskbar buttons Never combine OK.
3. Revenire la afişarea „în stivă“ a documentelor: din lista
ascunsă Taskbar buttons se alege Always combine, hide labels
OK.
2.3.3.3 Comutarea între ferestre
Indiferent de numărul de ferestre deschise la un moment dat, putem lucra doar cu una singură
(numită fereastră activă/curentă). Dacă se doreşte executarea unei operaţii cu o fereastră care nu
este cea curentă, fereastra dorită trebuie adusă în prim-plan (activată).
Modul UC – Sistemul de operare Windows 7 Pag. 56
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
Mouse – clic pe butonul corespunzător ferestrei din bara de aplicații sau, dacă fereastra este
vizibilă, undeva în interiorul ferestrei.
Tastatura – ţinem apăsată tasta Alt şi folosim Tab
în mod repetat până când, în dialogul afişat, se
selectează fereastra dorită.
La lăsarea cursorului de mouse pe butonul corespunzător, Windows 7 va afişa o miniatură a
ferestrei respective, pe care putem da clic pentru comutare.
Preview Pane sau cu butonul Show the preview pane din bara de comenzi).
7. Panoul cu detalii (Details Pane) – afişează informaţii suplimentare privind obiectul selectat;
dacă nu e selectat nici un obiect, se afişează doar numărul obiectelor existente în Panoul cu
listă.
8. Bara de stare (Status Bar) – afişează informaţii statistice privind obiectul/obiectele selectate.
Dacă nu este afişată, o putem activa cu View Status Bar.
9. Panoul cu listă – afişează conţinutul discului/folderului selectat în panoul de navigare.
2.6.1 Navigarea prin sistemul de foldere
Utilizarea calculatorului presupune şi navigarea printr-o mulţime de foldere existente în sistem.
Pentru operaţii de copiere, mutare, ştergere, redenumire de fişiere şi/sau foldere va trebui să
deschidem folderul care conţine obiectele respective.
2.6.1.1 Moduri de afişare a folderelor
În Panoul de navigare, folderele sunt afişate folosind câteva convenţii,
pentru a sugera utilizatorului conţinutul lor:
Folderele pentru care nu sunt afişate eventualele subfoldere din
conţinut prezintă un triunghi alb în stânga
Folderele pentru care sunt afişate subfolderele prezintă un triunghi
maro în stânga
Folderele care nu conţin subfoldere nu au nimic în stânga.
.xls
Registre de calcul
Excel
tabelar
.xlsx
.accdb
Access Baze de date
.mdb
.ppt, .pptx
PowerPoint Prezentări
.pps, .ppsx
Notepad .txt Fişiere text
Documente
Adobe Reader .pdf
portabile
Creare fişiere text
WordPad .rtf
îmbogăţit
Windows Media .mp3, .wav,
Fişiere audio
Player wma
Windows Media .mp4, .avi,
Fişiere video
Player wmv, .mov
WinRar .rar
Arhive (fişiere
comprimate)
WinZip .zip, .zipx
Pentru folderele în care se va efectua căutarea: zona Search again in: Custom…
deschidere disc bifare, pe rând, în lista Change selected locations, a folderelor în care se
face căutarea (la baza dialogului se afişează o listă a folderelor selectate) OK.
Se pot menţiona mai multe criterii de căutare; Windows 7 va afişa, în rezultate, numai obiectele
care îndeplinesc toate condiţiile. De exemplu, dacă se folosesc criteriile alăturate, vor fi găsite
numai fişierele imagine mici, modificate în anul
curent.
2.11.3 Numărarea fişierelor de un anumit tip dintr-un folder
Fereastra Computer selectare disc selectare folder zona de editare Search din dreapta
barei de adrese introducere extensie, precedată de * şi caracterul punct (.).
La sfârşitul căutării, în Panoul cu listă se va afişa o listă cu toate fişierele de acel tip aflate în
folderul respectiv (eventual, şi în subfolderele sale), numărul acestora fiind prezentat în bara de
stare și în Panoul de detalii.
Va apărea o arhivă cu numele fişierului pe care s-a dat clic dreapta și cu aspectul .
O altă posibilitate, după selecție, este opțiunea
WinZip Add to Zip file din meniul File sau din meniul contextual al selecţiei.
În dialogul următor se vor menţiona următoarele:
în zona de text Add to archive: numele arhivei
- butonul New - folder-destinaţie pentru arhivă
File name: numele arhivei Create
- butonul Open- adăugare la o arhivă existentă
lista Split Zip File permite crearea mai multor volume
de mărimea specificată – utilă pentru copierea arhivei
pe dischete/CD-uri/DVD-uri – se creează fișiere cu
extensiile .z01, .z02 etc. Pentru dezarhivare sunt
necesare toate aceste fișiere.
butonul Add - începerea arhivării
2.12.1.2 Extragerea unor fişiere/foldere dintr-o arhivă creată cu WinZip
Dezarhivarea reprezintă extragerea din arhivă a fișierelor/folderelor.
Pentru dezarhivare, se deschide fereastra Computer a folderului în care se află arhiva meniul
contextual (clic dreapta) al arhivei Extract all
Altă posibilitate pentru extragerea tuturor fişierelor/folderelor din arhivă: selectare arhivă
- meniul File WinZip
- meniul contextual al arhivei WinZip
- Extract to Here ‐ extragere în folderul în care se află arhiva
- Extract to… alegere folder destinaţie butonul Unzip - extragere în alt folder
Din punct de vedere al obiectului către care indică shortcut-ul şi, prin urmare, al efectului pe
care-l va avea ulterior activarea lui, există patru mari tipuri de shortcut-uri:
Shortcut către un disc – la activare, afişează conţinutul discului;
Shortcut către un folder – la activare, afişează conţinutul folderului-ţintă;
Shortcut către o aplicaţie – la activare, lansează în execuţie aplicaţia respectivă;
Shortcut către un document – la activare, lansează aplicaţia cu care a fost creat documentul
şi, în cadrul ei, deschide documentul respectiv.
Shortcut-urile îşi au rostul pe desktop unde, în general, avem nevoie de ele.
2.13.1 Crearea unui shortcut pe Desktop
1. un shortcut pe ecranul principal pentru orice tip de obiect
în fereastra Computer, se selectează obiectul-ţintă
- meniul File Send to Desktop (create shortcut)
- meniul contextual al obiectului Send to Desktop (create shortcut).
2. pentru un shortcut către o aplicaţie
butonul Start All Programs se caută aplicaţia
a. clic-dreapta pe aplicaţie Send to Desktop (create shortcut).
2.13.2 Crearea unui shortcut într-un folder
Pentru a crea un shortcut există mai multe variante, fiecare cu avantajele şi dezavantajele ei:
1. .cu expertul
a. fereastra Computer, clic dreapta într-o zonă liberă a panoului listă (sau clic dreapta într-o
zonă liberă de pe Desktop) New Shortcut
pictogramei sau - Safely Remove Hardware and Eject Media din zona
de notificare alegerea opțiunii corespunzătoare dispozitivului respectiv - Eject
USB drive sau Eject Mass Storage. Dispozitivul nu poate deconectat dacă există în
lucru fișiere deschise de pe el.
Apariția mesajului Safe To Remove Hardware deasupra zonei de
notificare semnalează că dispozitivul este deconectat din punct de vedere
software și poate fi extras (deconectat fizic de la portul USB) fără riscuri.
Dacă fişierele respective nu au avut loc suficient pe mediul de stocare folosit (de exemplu, un
CD sau un DVD), ni se va cere introducerea unui al doilea mediu, „de continuare“, de acelaşi tip.
2.16 Personalizarea meniului Start
Meniul Start conține, în principal, câteva secțiuni:
Search programs and files – permite căutarea tuturor fişierelor şi/sau folderelor de pe sistem
care au în nume, extensie sau în conţinut textul specificat;
All Programs – conține toate aplicațiile din mediul Windows 7 și cele instalate ulterior;
o listă cu aplicațiile cel mai recent accesate;
o listă cu aplicațiile la care se doreşte acces rapid (cele
pentru care s-a folosit Pin to Start Meniu );
numele utilizatorului;
o listă cu unele componente ale mediului utilizate frecvent:
Documents – deschide o fereastră din care se poate alege
un document creat şi/sau salvat în folderul
Libraries\Documents (implicit, acesta este locul de
salvare a documentelor create, indiferent de tipul lor);
Pictures – deschide o fereastră din care se poate alege un
fişier imagine creat şi/sau salvat în folderul
Libraries\Pictures (implicit, acesta este locul de salvare a
fişierelor imagine create, indiferent de tipul lor);
Music – deschide o fereastră din care se poate alege un fişier ce conţine muzică, creat
şi/sau salvat în folderul Libraries\Music (implicit, acesta este locul de salvare a fişierelor
muzică, indiferent de tipul lor);
Modul UC – Sistemul de operare Windows 7 Pag. 85
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
Computer – are aceeaşi funcţie cu pictograma Computer de pe desktop;
Control Panel – pentru configurarea diferiţilor parametri de funcţionare pentru calculator
Devices and Printers – configurarea parametrilor pentru diverse periferice şi/sau
imprimante conectate la sistem;
Default Programs – stabilirea aplicaţiilor cu care se vor deschide, implicit, anumite fişiere
(de exemplu, pentru asocierea între extensia .AVI a unui film cu aplicaţia Windows Media
Player sau cu aplicaţia VLC) astfel încât, la un clic dublu ulterior pe fişier, el să se
deschidă cu aplicaţia selectată.
Help and Support – oferă ajutor şi explicaţii pentru diverse operaţii şi/sau concepte din
mediul Windows.
Lista ascunsă Shut down – oprirea, repornirea sistemului, comutarea de pe un utilizator pe
altul, trecerea în starea de hibernare etc. (v. mai sus).
2.16.1 Opțiuni în meniul Start pentru aplicațiile frecvent folosite
2.16.1.1 Adăugarea/ redenumirea/ ștergerea unei opțiuni
Aplicaţiile utilizate apar ca şi comenzi directe în meniul Start. Pe măsură ce aplicaţiile utilizate
se înmulțesc, cele mai vechi vor fi şterse din acest meniu.
Pentru prezenţa permanentă a unei aplicaţii în meniul Start: butonul Start All Programs
clic-dreapta pe aplicaţie Pin to Start Menu (se va crea un shortcut, în partea superioară a
meniului Start).
O opţiune adăugată în meniul Start poate fi ștearsă: clic dreapta Unpin from Start Meniu (va
continua să apară în All Programs). Comanda nu se referă la cele adăugate automat ca opţiuni
recente.
Dacă textul asociat unei opțiuni nu e destul de sugestiv, poate fi schimbat cu Start All
Programs clic dreapta pe opțiune Rename tastare nume nou.
2.16.2 Numărul aplicațiilor cel mai recent accesate
Implicit, în meniul Start apar ultimele 10 aplicații accesate. Pentru modificarea acestui număr:
meniul contextual al butonului Start Properties pagina de dialog Start Menu butonul
Customize lista ascunsă Number of recent programs to display.
2.16.3 Lista cu fişierele document deschise cel mai recent
La Windows 7 se poate impune afişarea unei liste a fişierelor
document accesate recent, din care acestea să se poată deschide
rapid, cu clic-dreapta pe butonul Start Properties pagina
de dialog Start Menu Customize bifare comutator Recent
Items OK OK.
După această setare, în meniul Start va apărea lista ascunsă
Recent Items , care conţine fişierele document
accesate recent, indiferent de tipul lor.
Metoda are dezavantajul că lista conţine şi fişierele document
şterse; dacă, ulterior, vom folosi o de trimitere spre un fişier
şters, se va afişa un mesaj de eroare.
Golirea listei de documente deschise recent: meniul Start
clic dreapta pe Recent Items Clear recent items list.
Revenirea la afişarea pe categorii: clic pe Control Panel în bara de adrese sau pe butonul Back
din stânga acesteia.
Salvarea unui document existent: lista ascunsă WordPad Save sau butonul Save din bara
Quick Access, aflată în dreapta butonului WordPad.
Salvarea unui document existent cu alt nume şi/sau în alt folder: lista ascunsă WordPad Save
As deshidere disc deschidere folder în care dorim să salvăm documentul la File name:
introducem (eventual) noul nume.
Închiderea unui document WordPad se poate face doar prin închiderea ferestrei aplicaţiei. Dacă
este cazul, se va cere confirmare pentru salvarea modificărilor aduse documentului.
2.19.3 Aplicaţia Paint
Aplicaţia Paint face parte din mediul Windows şi se ocupă de crearea şi editarea fişierelor ce
conţin imagini (fişiere cu extensiile .png, .jpg, .jpeg, .jpe, .jfif, .bmp, .gif, .tif, .psd etc.). Implicit,
extensia fişierelor create cu Paint este .png.
Lansarea în execuţie: Start All Programs Accessories Paint.
Modul UC – Sistemul de operare Windows 7 Pag. 104
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
Dimensiunile unui desen creat cu Paint se stabilesc din meniul Paint Properties
Units: unitatea de măsură Width: şi Height – dimensiunile.
2.19.3.1 Desenarea unei linii drepte, unei linii curbe, unei elipse, unui poligon
1. Alegere culoare de contur: fila Home grupul Colors butonul Color 1 alegere culoare
din paletă.
2. Stabilire grosime: lista ascunsă Size.
3. Alegere element (dreaptă, curbă, dreptunghi, elipsă, poligon etc.): butonul dorit din grupul
Shapes.
4. Desenare, prin tragere cu mouse-ul, a elementului respectiv (pentru a desena un cerc/un pătrat,
vom ţine apăsată tasta Shift în timpul tragerii, după ce am ales Oval/Rectangle).
5. Clic în afara obiectului desenat.
Parametrii elementului selectat (tip element, culoare, grosime etc.) rămân valabili până la
schimbarea lor. Ca urmare, dacă dorim să desenăm o linie dreaptă roşie, groasă şi apoi un
dreptunghi cu contur albastru subţire, după ce am desenat linia vom comuta pe dreptunghi, vom
selecta culoarea albastră, vom schimba grosimea liniei şi abia apoi vom executa desenarea.
2.19.3.2 Umplerea unei forme cu o culoare
Fila Home grupul Tools butonul Fill with color grupul Colors Color 1 alegere
culoare de umplere din paletă clic în interiorul conturului.
Desenarea unei forme automate la care se cunosc, de la început, atât culoarea pentru contur cât şi
cea pentru umplere: stabilire cele două culori din fila Home grupul Colors selectare Color 1
(pentru contur) şi Color 2 (pentru umplere) grupul Shapes lista ascunsă Fill Solid color
desenare formă.
2.19.3.3 Copierea, mutarea şi ştergerea elementelor grafice
Indiferent de faptul că se doreşte copierea, mutarea sau ştergerea unor elemente grafice, acestea
trebuie, în prealabil, selectate.
1. Selectare: Fila Home grupul Image lista ascunsă Select alegere metodă de selectare:
Rectangular selection – se vor selecta toate elementele aflate în zona dreptunghiulară
descrisă prin tragere cu mouse-ul;
Free‐form selection – se vor selecta elementele aflate în conturul descris liber prin tragere
cu mouse-ul.
Select all – se vor selecta toate elementele grafice din imagine.
2.
Copiere: Fila Home grupul Clipboard butonul Copy butonul Paste. Zona selectată
va apărea în colţul din stânga-sus al desenului. Mutarea copiei se face prin tragere cu
mouse-ul până în zona dorită.
Mutare: la fel, dar în loc de butonul Copy se va folosi butonul Cut.
Ştergere: la fel, dar după selectare se foloseşte tasta Delete.
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ",
cod SMIS 22798
CUPRINS
3. MICROSOFT WORD 2010 ........................................................................................................................ 115
3.1. GENERALITĂŢI ............................................................................................................................................. 115
3.1.1. Deschiderea aplicaţiei .................................................................................................................... 115
3.1.2. Componentele ferestrei Word 2010 ............................................................................................... 115
3.1.3. Ieşirea din Word 2010 .................................................................................................................... 116
3.2. OPERAŢII CU DOCUMENTE .............................................................................................................................. 117
3.2.1. Crearea unui document ................................................................................................................. 117
3.2.2. Salvarea unui document nou ......................................................................................................... 117
3.2.3. Deschiderea unui document existent ............................................................................................. 118
3.2.4. Comutarea între mai multe documente deschise .......................................................................... 118
3.2.5. Salvarea unui document existent ................................................................................................... 119
3.2.6. Salvarea unui document existent cu un alt nume, în alt folder, în alt format ............................... 119
3.2.7. Închiderea unui document ............................................................................................................. 120
3.3. MODIFICAREA SETĂRILOR DE BAZĂ ................................................................................................................... 120
3.3.1. Schimbarea procentului de afişare a textului ................................................................................ 120
3.3.2. Moduri de vizualizare a paginii ...................................................................................................... 120
3.3.3. Afişarea/ascunderea caracterelor netipăribile .............................................................................. 121
3.3.4. Modificarea folderului implicit de salvare a documentelor ........................................................... 122
3.3.5. Modificarea numelui utilizatorului documentului ......................................................................... 122
3.3.6. Folosirea funcției Ajutor (Help) ...................................................................................................... 122
3.3.7. Afișarea sau ascunderea panglicii cu butoane............................................................................... 123
3.4. OPERAŢII DE BAZĂ ........................................................................................................................................ 124
3.4.1. Reguli generale de introducere a textului ...................................................................................... 124
3.4.2. Introducerea de simboluri într‐un text ........................................................................................... 124
3.4.3. Deplasarea în text .......................................................................................................................... 125
3.4.4. Selectarea unui text ....................................................................................................................... 126
3.4.5. Copierea unui text .......................................................................................................................... 126
3.4.6. Mutarea unui text .......................................................................................................................... 127
3.4.7. Copierea sau mutarea unui text dintr‐un document în altul.......................................................... 127
3.4.8. Ştergerea unui text ........................................................................................................................ 128
3.4.9. Anularea şi reexecutarea ultimelor comenzi ................................................................................. 128
3.5. CĂUTARE ŞI ÎNLOCUIRE .................................................................................................................................. 128
3.5.1. Căutarea unui text ......................................................................................................................... 128
3.5.2. Căutarea şi înlocuirea unui text cu altul ........................................................................................ 130
3.6. BAZELE FORMATĂRII ..................................................................................................................................... 130
3.6.1. Formatarea unei porţiuni de text ................................................................................................... 131
3.6.2. Formatarea la nivel de paragraf .................................................................................................... 132
3.6.3. Copierea caracteristicilor de formatare ......................................................................................... 139
3.6.4. Formatarea la nivel de document .................................................................................................. 140
3.6.5. Anteturi şi subsoluri de pagină ...................................................................................................... 141
3.6.6. Numerotarea paginilor unui document ......................................................................................... 143
3.7. STILURI ...................................................................................................................................................... 144
3.7.1. Aplicarea unui stil .......................................................................................................................... 144
3.8. TABELE ....................................................................................................................................................... 145
3.8.1. Crearea unui tabel gol ................................................................................................................... 145
3.8.2. Deplasarea într‐un tabel ................................................................................................................ 146
3.8.3. Operaţii cu celule, rânduri, coloane ............................................................................................... 146
3.8.4. Copierea, mutarea şi ştergerea unui tabel .................................................................................... 148
3.8.5. Formatarea unui tabel ................................................................................................................... 148
3.9. IMAGINI ÎNTR‐UN DOCUMENT ......................................................................................................................... 149
3.9.1. Introducerea unei imagini dintr‐un fişier ....................................................................................... 149
3.9.2. Introducerea unei imagini miniatură (Clipart) ............................................................................... 150
3.9.3. Introducerea SmartArt‐urilor ......................................................................................................... 150
3.9.4. Stabilirea dimensiunilor unei imagini ............................................................................................ 150
3.9.5. Mutarea, copierea şi ştergerea unei imagini ................................................................................. 151
3.10. DESENAREA ÎN WORD ................................................................................................................................... 151
3.10.1. Introducerea unei forme automate ............................................................................................... 151
butonul de Help (Ajutor) – afişează o fereastră separată în care oferă ajutor pentru
diverse operaţii din Word 2010;
ribbon (bara de butoane) – oferă acces la principalele comenzi Word 2010;
Pentru fiecare opţiune din bara de meniu se afişează altă bară de butoane. În cadrul ei,
instrumentele de lucru sunt organizate în grupuri numite tab-uri. Unele butoane au, alături sau
dedesubt, un buton care indică faptul că, la activare cu mouse-ul, se vor dezvolta într-un
Modul Editare de text – Word 2010 Pag. 115
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
submeniu; alte butoane au, în colţul din dreapta jos (exemplu: Font) un buton care, la
activare, determină afişarea unui dialog pentru opţiuni (dialogul este similar celui afişat prin
meniu la versiunile Word precedente). Plasarea cursorului pe un anumit buton din bara de
instrumente determină afişarea unor informaţii indicând operaţia declanşată la acţionarea sa.
Dacă dorim să lucrăm doar cu tastatura, putem folosi tasta F10 pentru a afişa literele
indicatoare din cadrul benzii. Aceasta va afişa, în dreptul fiecărei opţiuni din meniu, litera
care poate fi folosită pentru activare (K pentru Pornire, Y pentru Inserare etc.). La activarea
unei opţiuni din meniu, în bara de instrumente aferentă se vor afişa litera/literele
corespunzătoare fiecărui buton în parte (de exemplu, pentru a activa opţiunea Borduri de
pagină din meniul Aspect pagină vom tasta F10, P, PB).
Anularea afişării literelor indicatoare se face cu tasta Esc.
riglele –permit poziţionarea tabulatorilor şi a marginilor textului şi dau informaţii despre
poziţiile în pagină ale unor elemente (texte, tabele, imagini etc.).
Afişarea riglelor se face cu butonul Riglă din partea superioară a barei de defilare
verticale. Dacă, în urma acestei operaţii rigla verticală nu este afişată, folosim butonul File
(Fișier) Options (Opţiuni) Advanced (Complex) categoria Display (Ecran) Show
vertical ruler in Print Layout view (Afişare riglă verticală în modul de afişare Aspect pagină
imprimată) ;
fereastra aplicaţiei – fereastra în care se execută aplicaţia; titlul ei constă din numele
documentului curent şi stilul său de deschidere/salvare (document compatibil cu versiunile
mai vechi, document Word 2010 etc.);
bara de stare – situată în partea inferioară a ferestrei, afişează informaţii despre documentul
curent: numărul paginii curente, numărul de pagini existente, numărul secţiunii, limba în care
este considerat textul, câteva butoane referitoare la modul de afişare. Butoanele din bara de
stare se activează/dezactivează cu un clic dreapta pe bara de stare;
1. Se navighează prin structura de foldere până la folderul dorit pentru salvarea documentului;
2. În câmpul File name (Nume fişier) specificăm numele fişierului;
3. La File type (Salvare cu tipul) alegem formatul de salvare pentru document (implicit,
Document Word (*.docx));
4. Folosim butonul Save (Salvare) sau confirmăm cu Enter.
Modul Editare de text – Word 2010 Pag. 117
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
După salvarea unui document, numele fișierului va fi afișat automat în bara de titlu.
Documentele care au numele implicit Documentn trebuie salvate sub un alt nume (deşi nu este
interzisă salvarea cu acest nume).
3.2.3. Deschiderea unui document existent
Deschiderea unui document existent pe discul calculatorului se face cu butonul File (Fișier)
Open (Deschidere) sau combinația de taste Ctrl+O.
Se va afişa fereastra Open (Deschidere) unde:
1. Se navighează prin structura de directoare (foldere) până la fișierul dorit;
2. Selectăm documentul şi îl deschidem cu clic dublu pe el sau cu butonul Open (Deschidere);
OBSERVAŢII
1. Dacă documentul a fost creat cu o versiune Word mai veche (are extensia .doc), în bara de
titlu se va afişa,la deschidere, după numele fişierului, [Mod compatibilitate]. În acest caz,
nu vom avea acces la toate facilităţile oferite de Word 2010 sau, eventual, acestea nu vor
putea fi salvate. De aceea, pentru a putea beneficia de toate performanţele Word 2010,
vom salva, întâi, fişierul în format .docx şi abia apoi vom opera în el.
2. Dacă intenţionăm să deschidem ulterior documentul pe acelaşi calculator sau pe altul cu o
versiune mai veche de Word, îl vom salva în [Mod compatibilitate].
Pentru deschiderea documentelor recent deschise se poate folosi și butonul File (Fișier)
Recent (Recent).
3.2.4. Comutarea între mai multe documente deschise
Putem avea simultan deschise mai multe documente Word.
Din aplicația Word, comutarea între mai multe documente deschise se face
prin alegerea numelui documentului din lista afișată la selectarea din tab-ul View
(Vizualizare) Switch Windows (Comutare ferestre).
Din punctul de vedere a sistemului de operare, documentele deschise
sunt afişate prin butoane în bara de activități (taskbar). Windows grupează
automat documentele deschise într-un singur buton pe bara de activități,
neetichetat având pictograma aplicației.
Poziționând cursorul mouse-lui pe butonul aplicației din bara de
activități se afișează o listă cu documentele deschise, de unde se
selectează documentul dorit.
Dacă nu se dorește gruparea butoanelor de pe bara de activități,
această opțiune poate fi dezactivată astfel:
Clic dreapta pe bara de aplicații se alege Properties (Proprietăți);
În pagina Taskbar din lista Taskbar buttons (Butoane Taskbar),
vom folosi butonul File (Fișier) Save (Salvare) sau butonul Save (Salvare) din bara acces
rapid.
În acest caz nu se va mai cere confirmarea pentru salvare şi nici nu se va mai afişa vreun dialog
deoarece documentul are deja un nume şi o locaţie pe disc.
La orice încercare de închidere a documentului sau de ieşire din Word, dacă nu s-a făcut în
prealabil salvarea documentului, se va cere confirmare pentru salvare.
3.2.6. Salvarea unui document existent cu un alt nume, în alt folder, în alt format
Indiferent că e vorba de un document nou sau de unul
existent, îl putem salva în alt folder, cu un alt nume sau în
alt format de fişier.
Pentru aceasta, folosim butonul File (Fișier) Save as
(Salvare ca). Dialogul afişat va fi acelaşi de la capitolul
Salvarea unui document nou, în care alegem discul şi
folderul în care vrem să salvăm documentul şi/sau noul
nume şi/sau noul format. Confirmăm cu Save (Salvare) sau
cu tasta Enter.
Formatul implicit utilizat pentru salvarea unui document
Word 2010 este docx. Litera x din extensie indică faptul că
documentul nu conține macrouri. Un macro reprezintă o
succesiune de comenzi și instrucțiuni înregistrate sau
programate cu scopul automatizării unor procese și sarcini.
Alte formate utile sunt:
- dotx sau dotm pentru crearea șabloanelor. Un
șablon este un fișier pe baza căruia se pot crea
documente noi;
- html pentru crearea paginilor web;
- txt (plain text = text simplu) pentru documente care conțin doar text și pot fi folosite și în
alte aplicații;
- rtf (rich text format = format de text îmbogățit) pentru documente care pe lângă text pot
stoca și obiecte, formatări ale conținutului, etc;
- pdf (portable document format = format de document portabil) este un format de fișier care
menține aspectul paginii documentului, indiferent de tipul de calculator sau imprimantă,
acesta arătând la fel pe ecran sau tipărit.
Operaţia de salvare cu alt nume, în alt folder, în alt format, creează o copie a
documentului. Din acest moment, se lucrează asupra copiei şi nu asupra originalului.
Din acest moment, pentru salvarea unui document nou sau salvarea cu alt nume a unui document
existent, acel folder se va deschide automat.
3.3.5. Modificarea numelui utilizatorului documentului
Pentru personalizarea aplicației cu numele utilizatorului se apasă
butonul File (Fișier) Options (Opţiuni) categoria General
(General) User name (Nume utilizator). Numele stabilit aici se
va afişa la proprietăţile documentului.
3.3.6. Folosirea funcției Ajutor (Help)
Funcția Help (Ajutor) este un instrument util,
ce oferă informații și explicații despre comenzile
și opțiunile aplicației. Se poate apela prin
apăsarea butonului din partea dreapta sus a
ferestrei de lucru, sub butonul de închidere sau
prin apăsarea tastei F1.
În câmpul Search (Căutare) se introduc
cuvintele cheie pentru care se caută informații și
Ribbon maximizat
Ribbon minimizat
Pentru modificarea indentării la stânga sau dreapta se pot folosi butoanele Decrease indent
(Micşorare indent) respectiv Increase indent (Mărire indent) din bara de butoane.
(Paragraf) butonul Shading (Umbrire) după care, în dialogul afişat, alegem culoarea
dorită.
Altă variantă: meniul Home (Pornire) grupul de butoane Paragraph
(Paragraf) lista ascunsă de lângă butonul Bootom Border (Bordura de
jos) butonul Borders and Shading (Borduri şi umbrire) pagina de
dialog Shading (Umbrire) în care:
la Fill (Umplere) alegem culoarea de umplere;
la Style (Stil) alegem gradul de saturaţie sau modelul de umplere
(dacă nu dorim combinaţii între culoarea de la Fill (Umplere) şi cea
de la Color (Culoare), alegem Clear (Golire));
la Color (Culoare) alegem culoarea cu care se va combina culoarea
de la Fill (Umplere) conform gradului de saturaţie sau modelului
ales la Style (Stil).
Se poate aplica o culoare de fundal şi unei porţiuni de text, singura
deosebire fiind faptul că aici trebuie să selectăm, în prealabil, textul.
Eliminarea culorii de fundal se face din acelaşi dialog, dar folosind No color (Fără culoare) din
lista Fill (Umplere) şi Clear (Golire) la lista Style (Stil).
tab-ul Insert (Inserare) grupul de butoane Pages (Pagini) butonul Page Break
(Sfârşit de Pagină ).
Eliminarea unui astfel de salt se face prin ştergerea caracterului Page Break (Sfârşit de pagină)
folosind tasta Delete.
3.6.4. Formatarea la nivel de document
Parametrii stabiliţi prin acest nivel se aplică întregului document sau unei secţiuni din document
O pagină completă de document creat cu Word are aspectul
alăturat.
Parametrii care se pot stabili sunt:
1. Dimensiune hârtie – dimensiunea fizică a hârtiei pe care
se va face tipărirea.
2. Orientare – formatele standard oferă două moduri de
orientare a textului în raport cu laturile:
Portret – textul este paralel cu latura mai mică a
hârtiei;
Vedere – textul este paralel cu latura mai mare a
hârtiei.
3. Modul de listare a documentului (una – Normal sau două feţe – Margini în oglindă).
Implicit, documentul se listează pe o singură faţă a hârtiei. Dacă dorim listarea faţă-verso,
Word se va ocupa de „oglindirea“ marginilor pentru paginile pare/impare.
4. Marginile paginii – reprezintă acea porţiune din pagina fizică în care nu se afişează imagini,
text etc. Parametrii care caracterizează marginile paginii sunt:
Stânga – distanţa dintre marginea din stânga a hârtiei şi marginea stângă a textului (la
listare faţă-verso, se transformă în Interior);
Dreapta – distanţa dintre marginea din dreapta a hârtiei şi marginea din dreapta a textului
(la listare faţă-verso, se transformă în Exterior);
Sus – distanţa dintre marginea superioară a hârtiei şi începutul paginii de text;
Jos – distanţa dintre sfârşitul paginii de text şi marginea inferioară a hârtiei;
Pt. îndoire – reprezintă marginea suplimentară pentru îndosariere (cotorul). Dacă
documentul se listează pe o singură faţă, această distanţă se adaugă întotdeauna la valoarea
la valoarea Stânga; dacă listarea se face pe ambele feţe, se adaugă la valoarea Stânga
pentru paginile impare şi la valoarea Dreapta pentru cele pare.
5. Dacă documentul are nevoie şi de un antet şi/sau de un subsol (un text care să se repete la
începutul respectiv la sfârşitul fiecărei pagini din document/din secţiune), vom putea stabili şi
înălţimile acestora prin:
Antet – distanţa dintre marginea superioară a hârtiei şi începutul antetului;
Subsol – distanţa dintre începutul subsolului şi marginea inferioară a hârtiei.
6. Alinierea pe verticală a textului – are efect numai la paginile parţial completate şi acceptă
următoarele variante:
Sus – paragrafele sunt aliniate la marginea de sus a paginii;
Centru – paragrafele sunt centrate pe verticală în pagină;
Jos – paragrafele sunt aliniate la marginea de jos a paginii;
Page Number (Număr de pagină)– deschide un submeniu în care putem stabili poziţia şi
formatul numărului de pagină.
Date & Time (Dată şi oră) – afişează un dialog prin care putem alege un format pentru data şi
ora (preluate din sistem) ce vor fi afişate în antet. Activarea comutatorului Update
automatically (Actualizare automată) ne asigură că la momentul tipăririi, data şi ora vor fi
actualizate.
Picture (Imagine) şi Clip Art (Miniatură)– deschid un dialog prin care putem insera în antet o
imagine sau o miniatură.
Go to footer (Salt la subsol)– mută cursorul în subsolul paginii.
Previos (Anterior)– mută cursorul în antetul sau subsolul precedent.
Next (Următor)– mută cursorul în antetul sau subsolul următor.
Link to previos (Legături la anteriorul) – antetul este preluat de la secţiunea anterioară.
Different first page (Prima pagină diferită)– antetul primei pagini din secţiunea curentă va fi
diferit de cel al paginilor următoare şi trebuie specificat separat.
Different Odd & Even Pages (Paginile pare diferă de cele impare)– permite să specificăm
antete diferite pentru paginile pare şi pentru cele impare.
Show document text (Afişare text document) – ascunde/afişează textul din document (este
util atunci când se lucrează la anteturi complexe).
Header from Top (Antet de sus)– înălţimea antetului.
Close Header and Footer (Închidere antet şi subsol)– închide antetul şi subsolul şi bara de
instrumente aferentă. Se revine la textul documentului. Se poate folosi şi un clic dublu în
textul normal.
Pe lângă valorile introduse de aceste butoane, un antet poate conţine şi text normal – obţinut prin
tastare în poziţia cursorului.
2. Tab-ul Insert (Inserare) grupul de butoane Illustrations (Ilustraţii) butonul Clip Art
Sistemul de unităţi de măsură se poate alege din butonul File (Fișier) Options (Opţiuni)
categoria Advanced (Complex) zona Display (Ecran) Show measurements in units of
(Afişare măsuri în unităţi de măsură).
Comutatorul Lock aspect ratio (Blocare raport aspect) asigură păstrarea raportului între
înălţime şi lăţime la modificarea din meniu a uneia dintre aceste valori (nu funcţionează la
modificarea dimensiunilor prin tragere cu mouse-ul).
Valorile de la Scale (Scară) se pot folosi pentru stabilirea valorii procentuale a înălțimii și lățimii
unui obiect, raportată la dimensiunea normală a acestuia.
3.9.5. Mutarea, copierea şi ştergerea unei imagini
Poziţia unei imagini poate fi modificată prin tragere cu mouse-ul, după selectare, când
indicatorul ia forma unei cruci cu săgeţi.
Dacă e vorba de o mutare mai departe în document: selectare imagine tab-ul Home (Pornire)
grupul de butoane Clipboard butonul Cut (Decupare) plasăm cursorul unde vrem să facem
mutarea butonul Paste (Lipire).
Pentru copiere se procedează asemănător dar, în loc de Cut (Decupare), folosim butonul Copy
(Copiere).
Mutarea/copierea unei imagini în alt document se realizează similar cu copierea sau mutarea unei
imagini în același document, dar înainte de a da comanda de Paste (Lipire) vom deschide sau vom
comuta în documentul destinaţie şi acolo poziționăm cursorul în locul dorit și luăm comanda de
Paste (Lipire).
Pentru ştergere, vom selecta imaginea şi vom folosi tasta Delete.
Shapes (Forme ).
Desenarea se realizează selectând forma dorită din
listă şi trăgând cu mouse-ul (cu butonul stâng apăsat)
deasupra zonei în care dorim plasarea obiectului, când
cursorul are forma unui „+“.
Implicit, la crearea unei forme, Word 2010 o plasează
într-o „pânză“ (un fel de ecran de lucru) în care, ulterior,
se pot introduce şi alte forme, cu avantajul că putem
muta/copia/şterge întregul grup de forme efectuând
Modul Editare de text – Word 2010 Pag. 151
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
operaţia asupra pânzei de desenare. Putem dezactiva afişarea pânzei cu File (Fișier) Options
(Opţiuni) Advanced (Complex) zona Editing Options (Opțiuni de editare) comutatorul
Automatically create drawings canvas when inserting Auto Shapes (Se creează automat pânză
de desen la inserarea formelor automate).
Toate elementele grafice create cu aceste instrumente au proprietăţi individuale, care pot fi
stabilite separat. De asemenea, la fel ca imaginile şi casetele, formele se ancorează de cel mai
apropiat paragraf.
Aspectul unei forme (culoare de contur, de umplere, tip de linie) se poate stabili dând clic-
dreapta pe formă, apoi Format shape (Formatare formă automată) sau tab-ul Format.
Putem aplica un acelaşi aspect mai multor forme, selectându-le în prealabil (clic pe unul din ele,
apoi Ctrl+clic pe fiecare).
Schimbarea dimensiunilor unei forme se poate face ca la imagini, după selectarea obiectului: cu
opţiunile de înălţime şi lăţime din tab‐ul Format grupul de butoane Size (Dimensiune) sau prin
tragere cu mouse-ul de unul din cele 8 marcaje care apar, la selectare, pe laturi şi în colţuri.
Mutarea, copierea şi ştergerea formelor se fac la fel ca la imagini.
3.10.2. Text în obiecte desenate
În interiorul obiectelor desenate se poate adăuga un text. Pentru aceasta se selectează Add text
(Adăugare text) din meniul contextual al formei (meniul clic dreapta) şi se tastează textul dorit.
Textul introdus într-o formă automată poate fi formatat în mod obişnuit.
3.11. Diagrame
Datele dintr-un tabel pot fi prezentate şi sub forma unei diagrame. Acestea pot ilustra mai bine
relaţiile şi tendinţele din date, fiind mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară.
3.11.1. Crearea unei diagrame
Pentru construirea diagramei:
1. Dacă datele-sursă există într-un tabel, selectăm datele din tabelul care constituie sursa pentru
diagramă. Sursa poate cuprinde numai un domeniu compact şi dreptunghiular de celule;
2. Plasăm cursorul în locul în care va apărea diagrama;
(Diagramă ).
În acest moment se va afişa o fereastră gen Excel care conţine o foaie de calcul cu datele
selectate anterior şi diagrama dorită. Diagrama odată construită, legătura între ea şi datele din
tabelul sursă se rupe. Ca urmare, dacă ulterior construirii diagramei modificăm datele din tabel,
diagrama rămâne nemodificată. Pentru actualizare aceasta trebuie recreată sau trebuie modificate
valorile din foaia de calcul. Nu este obligatoriu să existe un tabel din care să provină datele. Acestea
putând fi introduse direct în fereastra Excel, la momentul creării diagramei.
3.11.2. Operaţii cu diagrame
Mutarea, copierea şi ştergerea diagramelor se fac la fel ca la imagini.
Mutarea/copierea unei diagrame în alt document se realizează la fel ca la imagini.
Modificarea dimensiunilor unei diagrame se face ca la imagini, prin tragere cu mouse-ul de unul
din cele opt marcaje care apar la colţuri şi pe laturi după selecţie.
Stimate domnule
Prin prezenta vă anunţăm că, începând din data de s-a micşorat dobânda la împrumutul
de la banca noastră la .
Ca urmare, vă vom returna în contul dv. suma de .
Cu stimă,
Pentru crearea scrisorilor, folosim tab-ul Mailings (Corespondenţă) grupul de butoane Start
Mail Merge (Pornire îmbinare corespondenţă) lista Start Mail Merge (Pornire îmbinare
corespondenţă ) comanda Step by Step Mail Merge Wizard…( Expert pas cu pas de
îmbinare corespondenţă).
Se va afişa un panou cu un set de dialoguri, în care trecerea de la un dialog la următorul,
respectiv revenirea la cel anterior se fac cu legăturile Next (Următorul) respectiv Previous
(Anteriorul) din partea inferioară a dialogului.
Paşii sunt:
1. Select Document (Selectare tip document), cu variantele:
Letters (Scrisori) – trimiterea unei scrisori unui grup de
oameni din listă;
E‐mail messages (Mesaje poştă electronică) – pentru
trimiterea unui mesaj unui grup de oameni din listă (în acest caz, lista trebuie să conţină
adresele de e-mail ale persoanelor);
5. Preview your letters (Examinaţi scrisorile) – la acest pas vom putea vedea,
pe rând, scrisorile generate pentru persoanele din listă. Trecerea de la o
scrisoare la alta se face folosind butoanele săgeţi de lângă numărul
destinatarului.
6. Finalizare îmbinare (Complete the merge) – în acest moment avem la dispoziţie două
variante:
Print (Imprimare) – scrisorile obţinute vor fi trimise spre
imprimantă, afişându-se un dialog în care putem stabili
pentru ce destinatari dorim să generăm scrisori;
Edit individual letters (Editare scrisori individuale) – se
va afişa acelaşi dialog ca la imprimare, dar apoi se va crea
un document numit Letters1 (Scrisoare1) ce conţine toate scrisorile, fiecare la pagină nouă.
Acest document poate fi apoi formatat la
nivelul fiecărei scrisori în parte şi, eventual,
poate fi salvat cu un nume pentru o imprimare
ulterioară.
O altă metodă prin care se poate realiza îmbinarea
corespondenței o reprezintă cea de selectare a butoanelor corespunzătoare din bara de butoane,
care se deschide la selectarea tab-ului Mailings (Corespondență).
Pașii de urmat dacă documentul de pornire este deschis sunt:
1. Selectare tip document se alege din lista butonului Home (Pornire) Start Mail Merge
(Îmbinare corespondență) opțiunea dorită. Pentru exemplul prezentat mai sus se alege
opțiunea Letters (Scrisori).
2. Selectare destinatari se aleg din lista butonului Select recipients (Selectare destinatari) de
unde selectăm opțiunea Use an existing list (Utilizarea unei liste existente) și apoi deschidem
fișierul care conține datele de îmbinat.
Editarea listei cu destinatari se poate face cu butonul Edit recipient list (Editare listă
destinatari).
3. Inserarea câmpurilor de îmbinare în document se realizează prin poziționarea cursorului, în
document în locul în care se dorește introducerea câmpului și se alege butonul Insert merge
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ",
cod SMIS 22798
CUPRINS
4. MICROSOFT EXCEL 2010 ......................................................................................................................... 165
4.1. GENERALITĂŢI .......................................................................................................................................... 165
4.1.1. Lansarea în execuţie a aplicaţiei Excel 2010 ................................................................................ 165
4.1.2. Componentele ferestrei Excel 2010 ............................................................................................. 165
4.1.3. Închiderea aplicației Excel ........................................................................................................... 166
4.2. GESTIONAREA REGISTRELOR DE CALCUL .......................................................................................................... 166
4.2.1. Structura fişierelor create de Excel .............................................................................................. 166
4.2.2. Crearea unui registru .................................................................................................................. 167
4.2.3. Salvarea unui registru nou .......................................................................................................... 167
4.2.4. Deschiderea unui registru ........................................................................................................... 167
4.2.5. Alternarea între mai multe registre deschise ............................................................................... 168
4.2.6. Salvarea unui registru existent .................................................................................................... 168
4.2.7. Salvarea unui registru în altă locație, sub un alt nume, cu alt tip de fișier ................................... 168
4.2.8. Închiderea unui registru .............................................................................................................. 168
4.3. MODIFICAREA SETĂRILOR DE BAZĂ ................................................................................................................ 169
4.3.1. Schimbarea procentului de vizualizare a textului ........................................................................ 169
4.3.2. Afișarea sau ascunderea panglicii cu butoane ............................................................................. 169
4.3.3. Modificarea numelui utilizatorului documentului ........................................................................ 169
4.4. INTRODUCEREA ȘI SELECTAREA DATELOR ÎNTR‐O FOAIE DE CALCUL ........................................................................ 169
4.4.1. Anularea şi reexecutarea ultimelor comenzi/tastări/operaţii ...................................................... 169
4.4.2. Ipostazele cursorului mouse‐ului şi semnificaţiile corespunzătoare ............................................. 170
4.4.3. Principii de introducere a datelor în tabele .................................................................................. 170
4.4.4. Tipuri de date .............................................................................................................................. 170
4.4.5. Selectarea într‐o foaie de calcul Excel ......................................................................................... 173
4.5. DEPLASAREA ÎNTR‐UN REGISTRU ................................................................................................................... 174
4.5.1. Deplasarea într‐o foaie de calcul folosind tastatura .................................................................... 174
4.5.2. Deplasarea folosind mouse‐ul ..................................................................................................... 174
4.5.3. Deplasarea la o celulă căreia îi cunoaştem referinţa ................................................................... 174
4.5.4. Trecerea de la o foaie de calcul la alta ........................................................................................ 174
4.6. OPERAŢII CU RÂNDURI ŞI COLOANE ................................................................................................................ 175
4.6.1. Inserarea unui rând/ a unei coloane ............................................................................................ 175
4.6.2. Ştergerea unui rând/ a unei coloane ........................................................................................... 175
4.6.3. Modificarea înălţimii unui rând ................................................................................................... 175
4.6.4. Modificarea lăţimii unei coloane ................................................................................................. 176
4.6.5. Îngheţarea rândurilor și coloanelor pe ecran ............................................................................... 176
4.7. OPERAŢII CU CELULE .................................................................................................................................. 176
4.7.1. Inserare uneia sau mai multor celule .......................................................................................... 176
4.7.2. Ştergerea uneia sau mai multor celule ........................................................................................ 177
4.8. EDITAREA DATELOR ................................................................................................................................... 177
4.8.1. Modificarea conţinutului unei celule ........................................................................................... 177
4.8.2. Copierea și mutarea datelor ........................................................................................................ 178
4.8.3. Ştergerea datelor ........................................................................................................................ 178
4.8.4. Sortarea datelor .......................................................................................................................... 178
4.9. COMPLETAREA UNUI DOMENIU CU VALORI DINTR‐O SERIE .................................................................................. 179
4.9.1. Completarea unui domeniu cu o progresie aritmetică sau dată calendaristică............................ 180
4.9.2. Completarea unei serii cu valorile unei progresii ......................................................................... 180
4.9.3. Completarea unui domeniu cu aceeaşi valoare ........................................................................... 181
4.9.4. Completarea rapidă a unui domeniu cu o serie predefinită de valori ........................................... 181
4.10. CĂUTAREA ŞI ÎNLOCUIREA UNEI VALORI .......................................................................................................... 181
4.10.1. Căutarea unei valori .................................................................................................................... 181
4.10.2. Căutarea unei valori şi înlocuirea ei cu alta ................................................................................. 182
4.11. FORMULE ................................................................................................................................................ 183
4.11.1. Reguli de introducere a formulelor .............................................................................................. 183
4.11.2. Introducerea unei formule .......................................................................................................... 183
4.11.3. Modificarea şi ştergerea unei formule ........................................................................................ 184
4.11.4. Mesaje de eroare referitoare la formule ..................................................................................... 184
4.11.5. Căutarea în formule .................................................................................................................... 185
Pentru fiecare opţiune din bara de meniu se afişează o altă bară de instrumente. Unele butoane au
alături sau dedesubt un buton care indică faptul că la activare cu mouse-ul vor dezvolta un
butonul de Help – afişează o fereastră separată în care oferă ajutor pentru diverse
operaţii din Excel 2010
bara de stare –situată în partea inferioară a ferestrei, afişează informaţii despre fişierul Excel
curent: starea cursorului, înregistrarea de macrocomenzi, câteva butoane referitoare la modul
de afişare, procentul de afişare. Butoanele din bara de stare se activează/dezactivează cu un
clic dreapta pe bara de stare
Fiecare foaie de calcul este organizată în coloane şi rânduri care se intersectează formând
casete numite celule, în care se introduc datele. Zona de lucru este marginită de un cadru folosit
pentru etichetarea liniilor şi coloanelor:
Coloanele sunt notate în partea superioară a ferestrei cu literele alfabetului A‐Z, AA‐AZ,...
ZA...ZZ, AAA‐AAZ, ...XFA‐XFD – o foaie de calcul are 16384 de coloane,
Rândurile sunt numerotate 1... 1.048.576.
Fiecare celulă dintr-o foaie de calcul este identificată printr-o referinţă (adresă), compusă din
Modul Calcul tabelar – Excel 2010 Pag. 166
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
litera/literele coloanei urmată imediat de numărul liniei în care se află celula (fără spaţii). Exemple:
A27, C149, BH12 etc. Excel nu face deosebirea între litere mari şi litere mici în referinţele
celulelor.
Poziţia curentă în foaie este indicată printr-un chenar îngroşat, numit indicator de celulă
, iar referinţa (adresa) celulei curente este afişată în stânga barei de formule.
1. La File name (Nume fişier) tastăm numele dorit pentru registru (fără extensia .XLSX, deoarece
Excel o va pune automat).
2. La Save as type (Salvare cu tipul) alegem formatul de salvare pentru registru (implicit, Excel
Workbook - Registru de lucru Excel ).
3. Alegem discul și folderul în pe care vrem să salvăm registrul.
4. Confirmăm cu Enter sau cu butonul Save (Salvare).
Registrele care au numele implicit Registrun ar trebui salvate sub un alt nume, sugestiv pentru
conținutul lor.
4.2.4. Deschiderea unui registru
Se folosește butonul File (Fişier), comanda Open (Deschidere ). Se va
afişa un dialog în care:
1. În panoul din stânga alegem discul, apoi folderul în care se află registrul dorit.
Modul Calcul tabelar – Excel 2010 Pag. 167
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
2. În panoul din dreapta selectăm registrul şi folosim butonul Open (Deschidere) sau dăm clic
dublu pe fişier.
Un registru cu care am lucrat de curând poate fi deschis mai rapid, folosind lista afişată în partea
din dreapta a meniului File (Fișier), comanda Recent
Putem avea simultan deschise mai multe registre (prin repetarea metodei descrisă mai sus la
deschidere pentru fiecare document în parte), afişate fiecare în câte o fereastră proprie.
Pentru fiecare registru deschis se afişează câte un buton în bara de aplicaţii Windows.
4.2.5. Alternarea între mai multe registre deschise
Comutarea pe un alt registru de calcul deschis se face cu:
clic oriunde în interiorul ferestrei lui (dacă e vizibilă)
clic pe butonul corespunzător din bara de aplicaţii Windows
alegerea numelui registrului din lista documentelor deschise, afişată cu meniul View
(Vizualizare) => grupul Window (Fereastră) => lista ascunsa Switch windows
(Comutare ferestre. ).
4.2.6. Salvarea unui registru existent
Se face cu butonul File Save (Fișier Salvare) sau cu butonul Save (Salvare) din bara
Acces Rapid.
În plus, la orice încercare de închidere a registrului sau de ieşire din Excel ni se va cere
confirmare pentru salvarea registrului, respectiv a registrelor deschise.
4.2.7. Salvarea unui registru în altă locație, sub un alt nume, cu alt tip de fișier
Indiferent că e vorba de un registru nou sau de unul existent, îl
putem salva în altă locație (disc şi/sau folder) din sistem, sub un
alt nume sau cu alt tip de fișier.
Pentru aceasta folosim butonul File (Fișier), opțiunea Save as
(Salvare ca). Se afișează caseta de dialog cu același nume, în care
se alege calea, se introduce numele și se selectează tipul de fișier
dorit, ca mai sus. Fișierele Excel pot fi salvate în diverse formate
(tipuri de fișier), pentru utilizarea informațiilor în alte aplicații.
De exemplu, opțiunea Excel 97-2003 Workbook (*.xls) crează
registre care pot fi utilizate în versiunile anterioare ale aplicației,
iar opțiunile Web Page (.mht, .html) crează fișiere care pot fi
deschise cu browserele web.
4.2.8. Închiderea unui registru
Se face cu:
Butonul File (Fișier) => Close (Închidere )
clic pe butonul de închidere al ferestrei de document (un clic pe butonul de închidere al
ferestrei Excel va determina părăsirea aplicaţiei).
În cazul în care registrul a fost modificat fără a se fi salvat explicit editările făcute, la încercarea
de închidere va apare un mesaj care ne permite salvarea noilor modificări, renunţarea la modificări
sau revenirea în fereastra registrului.
Valori numerice
Reguli principale
1. Valorile numerice sunt aliniate, automat, la dreapta celulei.
2. Valorile numerice pot conţine numai cifre, un semn (+/-), o pereche de paranteze rotunde, un
punct sau o virgulă drept separator între partea întreagă şi partea zecimală.
3. Nu se admit spaţii decât când se tastează valori sub formă fracţionară, de exemplu 2 3/8.
4. Pentru a introduce o valoare negativă tastăm semnul minus în faţa numărului sau introducem
valoarea între paranteze rotunde.
5. Atunci când introducem numere cu cifre zecimale, între partea întreagă şi partea fracţionară
vom folosi fie punctul, fie virgula ca separator între partea întreagă şi partea zecimală, în
funcţie de setarea făcută la nivel de Windows pentru ţară la Start Control Panel Region
and Language pagina de dialog Formats butonul Additional Settings. În general, se
recomandă să folosim regula existentă şi să nu schimbăm setarea deoarece ar putea afecta alte
aplicaţii.
6. Când introducem numere subunitare, se adaugă automat un zero înaintea virgulei zecimale (de
exemplu, Excel va insera în celulă 0,34 atunci când introducem ,34).
7. Zerourile nesemnificative introduse după virgula zecimală sunt eliminate (pentru 12,500 în
celulă se va insera 12,5).
8. Dacă nu cunoaştem echivalentul zecimal al unei valori, putem introduce numărul sub formă
de fracţie. De exemplu, putem introduce 23/16 în loc de 2,1875. În aceste cazuri, Excel
Modul Calcul tabelar – Excel 2010 Pag. 171
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
memorează echivalentul zecimal al numărului, deşi în celulă afişează fracţia.
9. Atunci când vrem să introducem într-o celulă o valoare numerică reprezentând un procentaj,
avem două variante:
împărţim mental numărul la 100 şi introducem echivalentul zecimal (,12);
introducem numărul urmat de caracterul procent (12%).
În ambele cazuri Excel va stoca în memoria internă valoarea zecimală din celulă (0,12) pe
care o va folosi şi în eventualele calcule, chiar dacă o va afişa în format procentual (12%).
Dacă utilizăm caracterul procent, Excel va asocia valorii formatul de afişare procentual, astfel
încât în foaia de calcul ea va apare în forma 12%.
10. Excel memorează pentru un număr 15 poziţii, care includ şi un eventual semn şi virgula
zecimală. Dacă tastăm un număr cu mai mult de 15 poziţii, Excel va memora pentru el o
valoare aproximativă şi o va afişa sub forma cu exponent. De exemplu, dacă tastăm
34873658734862354, el o va afişa ca 3,49E+16, chiar dacă valoarea memorată de el este mult
mai aproape de cea iniţială (v. bara de formule când celula e selectată).
Ulterior, dacă vom îngusta coloana şi Excel nu va mai putea afişa valoarea, va afişa în
locul ei un şir de caractere diez (#), fără ca aceasta să însemne pierderea valorii (dacă vom lăţi
coloana, valoarea se reafişează).
11. O celulă care la tastarea unui număr afişează o dată calendaristică (de exemplu, 12.01.1900
în loc de 12.01) are ataşat formatul Date (Dată) sau General. Pentru afişare ca număr selectăm
celula sau celulele şi modificăm formatul în Number (Număr) din meniul Home (Pornire)
grupul Number (Număr).
Valori tip dată calendaristică şi/sau oră
Datele calendaristice sunt memorate intern ca numere reprezentând numărul de zile care s-au
scurs de la o dată de referinţă. Excel utilizează „sistemul 1900“ în care 1 Ianuarie 1900 este data de
pornire. Orele sunt memorate sub formă de fracţii zecimale reprezentând fracţiunea care s-a scurs
dintr-un interval de 24 ore.
Reguli principale
1. Valorile tip dată calendaristică sunt aliniate, automat, la dreapta celulei.
2. Tastarea unei date calendaristice se face obişnuit, în formatele zz/ll/aa sau zz‐ll‐aa (eventual,
anul pe 4 cifre) chiar dacă, ulterior, putem modifica formatul de afişare.
Se admit şi următoarele formate:
zz.ll.aaaa 09.10.2005
zz.ll.aa 09.12.2005
zz lună aaaa 09.oct.09
zz.ll 09.oct
zz‐lun. 09.oct
zz‐lun.‐aa 09.10.2005
luna‐aa oct.05
zz.ll.aaaa 09.10.2005
3. Valorile tip dată calendaristică şi/sau oră sunt întotdeauna aliniate la dreapta. Dacă
observăm că o astfel de valoare este aliniată la stânga, înseamnă că nu a fost corect introdusă
sau este o dată calendaristică invalidă (de exemplu, 31 septembrie). Datele calendaristice
invalide sunt considerate valori de tip text.
4. Datele calendaristice la care s-a tastat anul 00 sunt considerate cu anul 2000; dacă dorim
tastarea unui an mai vechi (de exemplu, 1900 sau 1800), tastăm anul pe patru cifre. Pentru a
ne asigura că valorile de an sunt interpretate corect, tastăm valorile de an pe patru cifre (de
Modul Calcul tabelar – Excel 2010 Pag. 172
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
exemplu, 1901, nu 01). Introducând anii cu patru cifre, Excel nu va interpreta greşit secolul.
5. Dacă o valoare dată calendaristică este afişată ca număr, înseamnă că pentru acea celulă s-a
stabilit formatul numeric. În acest caz, vom selecta celula cu valoarea, vom folosi meniul
Home (Pornire) fila Cells (Celule) lista ascunsă Format Format cells (Formatare
celule) pagina de dialog Number (Număr) din lista Category (Categorie) alegem Date
(Dată) şi din lista Type (Tip) alegem formatul dorit. Formatele pentru oră pot fi
consultate/aplicate în acelaşi dialog, folosind formatul Time (Oră).
Tipul logic
Valorile de tip logic sunt, automat, centrate în celulă şi pot avea doar valorile TRUE sau FALSE
(cu majuscule).
4.4.5. Selectarea într-o foaie de calcul Excel
Cu mouse-ul Cu tastatura
O celulă Clic în celulă. Tastele săgeţi până ajungem în celulă.
Un domeniu Tragere dintr-un colţ al Tastele săgeţi până ajungem în celula
dreptunghiular domeniului spre colţul dintr-un colţ al domeniului, apoi
diagonal opus. Shift+tastele săgeţi până ajungem în
colţul diagonal opus.
Mai multe domenii Primul se selectează ca mai –
dreptunghiulare sus, iar următoarele la fel,
distincte dar cu tasta Ctrl apăsată.
Un rând Clic pe numărul rândului. Shift+bara de spaţiu când suntem undeva
în rând.
Mai multe rânduri Tragere cu mouse-ul Shift+bara de spaţiu pentru a selecta
consecutive deasupra numerelor primul rând, apoi Shift+săgeţile verticale
rândurilor, în stânga. pentru următoarele.
Mai multe rânduri Clic pe numărul primului –
neconsecutive rând, în stânga, apoi
Ctrl+clic pe fiecare.
O coloană Clic pe litera coloanei. Ctrl+bara de spaţiu când ne aflăm în
coloană.
Mai multe coloane Clic pe litera primei Ctrl+bara de spaţiu pentru a selecta
consecutive coloane, sus, apoi Ctrl+clic prima coloană, apoi Shift+săgeţile
pe fiecare literă de coloană. orizontale pentru următoarele.
Mai multe coloane Clic pe litera primei –
neconsecutive coloane, sus, apoi Ctrl+clic
pe fiecare.
Toată foaia de calcul Clic pe butonul „orb“ Ctrl+A
aflat în colţul din stânga-sus
al foii.
Deselectarea se face cu un clic undeva în foaia de calcul sau cu orice tastă săgeată.
2. Meniul Home (Pornire) fila Cells (Celule) lista ascunsă Delete (Ştergere
) Delete Sheet Rows (Ştergere rânduri foaie) respectiv Delete Sheet Columns
(Ştergere coloane foaie)
Putem şterge simultan mai multe rânduri/ mai multe coloane dacă în prealabil le selectăm.
Numerele rândurilor/ literele coloanelor se vor schimba automat, astfel încât să se păstreze
continuitatea și se vor corecta referinţele celulelor din formule. Ștergerea unui rând/coloană care
conţine o celulă care participă la o formulă în celelalte rânduri/coloane va determina apariția
mesajului de eroare #REF! în celula cu formula.
4.6.3. Modificarea înălţimii unui rând
În mod normal, un rând e ceva mai înalt decât cea mai înaltă valoare din el.
Modificarea înălţimii unui rând se poate face cu mouse-ul, prin plasarea cursorului pe graniţa
numărului rândului până ia forma unei bare orizontale cu două săgeţi verticale şi tragere în sus sau
în jos până când rândul are înălţimea dorită. Micșorarea înălțimii poate face ca unele valori din rând
să nu se mai afişeze complet.
Pentru stabilirea exactă a înălţimii unui rând, se plasează cursorul undeva în rând și se folosește
meniul Home(Pornire) fila Cells (Celule) lista ascunsă Format Rows Height (Înălţime
rânduri). În dialog se specifică înălţimea rândului, în puncte de imprimantă (un punct are
aproximativ 0,35 mm).
Modificarea înălţimii unui rând prin ajustarea sa automată la valorile existente se face fie cu
mouse-ul, cu clic dublu pe graniţa de sub numărul rândului, fie din același meniu ca mai sus,
Home(Pornire) fila Cells (Celule) lista ascunsă Format opțiunea AutoFit Row Height
Îngustarea coloanei poate face ca unele valori din aceasta să nu se mai afişeze complet.
Ajustarea automată a lăţimii se poate face cu mouse-ul - se dă clic dublu pe graniţa din dreapta
literei coloanei, sau din meniul Home (Pornire) => fila Cells (Celule) => butonul Format =>
AutoFit Column Width (Potrivire automată lăţime coloane). Coloana se va lăţi sau se va îngusta
astfel încât să încapă cea mai lungă valoare.
4.6.5. Îngheţarea rândurilor și coloanelor pe ecran
Există situații în care este util ca primele rânduri și/sau coloane să fie tot timpul vizibile pe ecran,
indiferent de deplasarea pe verticală sau orizontală în foaia de calcul, în special pentru foile de
calcul cu multe informații, în care primele rânduri/ coloane constituie capul de tabel.
Pentru blocarea pe ecran a unor rânduri sau coloane, folosim meniul View (Vizualizare) fila
Pentru ca această variantă să funcționeze corect, este necesar ca tabelul de sortat să fie separat
prin linii și coloane goale de alte informații din foaia de calcul.
Pentru sortarea datelor dintr-un tabel după mai multe criterii:
1. Selectăm lista de date (eventual, împreună cu rândul-cap de tabel)
2. Folosim
butoanele radio de sub Date unit (Unități de dată) - pentru varianta Date (Dată), porţiunea
din data calendaristică la care se aplică raţia Day, Weekday, Month,Year (Zi, Zi de lucru,
Lună, An)
Stop value (Valoare oprire) - o valoare la care progresia se va opri dacă am selectat prea
multe celule (în acest caz, progresia se va termina la valoarea respectivă).
Ştergerea unei serii astfel create se face în acelaşi dialog, selectând seria din lista Custom lists
(Liste particularizate), folosind butonul Delete (Ştergere) şi închizând dialogul. Operaţia nu
afectează celulele din foaie completate cu valorile seriei, numai că, pe viitor, nu vom mai putea
beneficia de completarea rapidă cu aceste valori.
4.10. Căutarea şi înlocuirea unei valori
1. Meniul Home (Pornire) => grupul Editing (Editare) => butonul Find&Select (Găsire şi
1. Meniul Home (Pornire) => grupul Editing (Editare) => butonul Find&Select (Găsire şi
4.11. Formule
O formulă este o combinaţie de referinţe şi/sau constante ale căror valori sunt preluate de Excel
şi prelucrate conform operatorilor din formulă, rezultatul fiind afişat în celula în care apare
formula.
Rezultatul formulei se actualizează automat la orice modificare în valoarea unei celule care
participă la aceasta.
4.11.1.Reguli de introducere a formulelor
1. Excel recunoaşte că o celulă conţine o formulă prin faptul că conţinutul acestuia începe cu
caracterul egal (=).
2. Operatorii care pot fi folosiţi într-o formulă sunt, în ordinea descrescătoare a priorităţii:
^ ridicare la putere
*, / înmulţire, împărţire
+, — adunare, scădere
dar ordinea priorităţii lor se poate schimba prin folosirea parantezelor rotunde (de exemplu, la
formula =(A1+B2)*C5 se face întâi adunarea, abia apoi împărţirea).
3. Termenii unei formule pot fi:
referinţele (adresele) unor celule - în calcul se folosesc valorile preluate din celule;
valori constante; constantele de tip text se specifică între ghilimele;
valorile logice (TRUE şi FALSE) se tastează ca atare şi pot participa în formule, ele fiind
considerate intern ca valori numerice: TRUE este considerat 1 iar FALSE ca având valoarea
0; de exemplu, formula =TRUE+1 va afişa valoarea 2, =FALSE‐3 va lua valoarea ‐3 etc.;
funcţii Excel - apelul funcţiei din formulă este înlocuit cu rezultatul calculului funcţiei pe
baza argumentelor sale.
4. Într-o formulă se poate scădea o dată calendaristică din alta, rezultatul fiind numărul de zile
dintre cele două valori.
5. Într-o formulă se poate aduna un număr la o dată calendaristică sau se poate scădea un număr
din ea, rezultatul fiind o dată calendaristică ulterioară respectiv anterioară datei iniţiale cu acel
număr de zile.
4.11.2.Introducerea unei formule
Pentru introducerea unei formule într-o celulă:
1. Selectăm celula în care vrem să apară rezultatul formulei.
2. Introducem de la tastatură caracterul „=“
din lista Or select a category (Selectaţi o categorie), se alege tipul de funcţie
-
(varianta Toate afișează toate funcţiile din Excel, în ordine alfabetică
- din lista Select a function (Selectaţi o funcţie)se alege funcţia
- se confirmă cu un clic dublu pe ea sau cu OK
meniul Formulas (Formule):
- funcţia dorită se alege din lista ascunsă corespunzătoare categoriei de funcţii;
Dacă există mai multe variante, vom folosi mai multe funcţii IF imbricate, eliminând, cu fiecare,
una dintre variante (vom avea atâtea funcţii IF câte variante există minus 1, deoarece ultima variantă
este, automat, rezolvată cu argumentul val_pt_fals de la funcţia IF interioară.
Exemplu: Să se calculeze valoarea TVA
(coloana F) știind că TVA-ul se aplică după
tipul produsului și valorile procentuale se
află celulele B10:B12. Soluţie: Pentru a
calcula valoarea TVA pentru fiecare
produs, trebuie completată, întâi, coloana
VALOARE. În acest scop, vom scrie în celula D2 formula =B2*C2 şi o tragem în jos pentru
toate produsele, deoarece modul de calcul e identic. Pentru valoarea TVA vom scrie în F2
formula =IF(A2="A";D2*$B$10;IF(A2="B";D2*$B$11;D2*$B$12)) şi o tragem în jos. În
această funcţie, pentru celulele B10:B12 s-au folosit adrese absolute pentru ca referinţele lor
să nu se modifice prin copierea formulei.
4.12.9.Folosirea într-o formulă a referinţelor de celule din alte foi de calcul
Într-o formulă se pot folosi celule din altă foaie de calcul decât cea curentă, prin prefixarea
referinţelor acestora cu numele foii de calcul urmat de semnul exclamării.
Exemplu: Dacă în Foaie1, în celula A1, vrem să avem suma valorilor din B3 din Foaie2 cu
C4 din Foaie3, atunci formula din A1 din Foaie1 va fi =Foaie2!B4+Foaie3!C4
Regula este aceeaşi pentru domeniile de celule şi pentru referinţele de celulele ce apar în
argumentele unor funcţii.
Alt exemplu: Să se calculeze
fondurile de primă/reţinerile pentru
fiecare unitate în parte, ţinând cont de
categoria unităţii. Procentele pentru
prime/reţineri se află în foaia de calcul
Procente.
Soluţie: Pentru aceasta, va trebui, întâi, să aflăm dacă unitatea are profit sau deficit, ceea
ce înseamnă că în celula D5 introducem formula =B5‐C5, pe care o tragem în jos. Celula F5
va conţine formula =IF(E5="I";D5*Procente!$B$2;D5*Procente!$B$3). Formula poate fi trasă
în jos.
Modul Calcul tabelar – Excel 2010 Pag. 192
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
4.12.10. Mesaje de eroare pentru funcţii
În afară de mesajele de eroare pentru formule, discutate mai sus, la introducerea unei formule
incorecte pot apărea şi alte mesaje de eroare, sub forma unui dialog. În general, eroarea constă în
lipsa unei paranteze sau existenţa prea multor paranteze, folosirea virgulei ca separator între
argumentele unei funcţii în locul caracterului punct-virgulă sau invers etc.
Prin aceste dialoguri, Excel ne propune corectarea automată a formulei. Totuşi, trebuie să ţinem
cont că nu întotdeauna varianta propusă de Excel e cea dorită aşa că, în asemenea situaţii, se
recomandă examinarea cu atenţie a formulei.
De asemenea, trebuie ţinut seama că, dacă valorile care participă la calcul sunt corecte din punct
de vedere al Excel-ului în ceea ce priveşte tipul de dată, formula nu va returna o eroare, chiar dacă
rezultatul nu are nici o semnificaţie logică (de exemplu, împărţirea unei sume la o medie nu are,
probabil, semnificaţie logică, dar Excel nu va semnala vreo eroare).
4.13. Operații cu foile de calcul
Iniţial, există trei foi de calcul, numite Sheet1…Sheet3 (Foaie1...3). Numele acestora poate fi
schimbat şi ele pot fi şterse, mutate, copiate etc. De asemenea, se pot adăuga alte foi de calcul.
4.13.1.Schimbarea numelor foilor de calcul
Se recomandă ca foile de calcul aibă nume semnificative pentru conținutul lor și relevante pentru
utilizator.
Redenumirea unei foi de calcul se poate face cu:
Clic-dreapta pe eticheta cu numele foii, , în partea inferioară a
ecranului Rename (Redenumire) tastarea numelui nou confirmare cu Enter sau un
clic undeva în afara numelui.
Clic dublu pe numele foii tastarea numelui nou.
Dacă foaia participă cu vreo celulă la vreo formulă în altă foaie de calcul, formula este
actualizată automat pentru a reflecta noul nume al foii.
Dacă numele foii conţine şi spaţii, numele său va fi încadrat, în formulele la care participă
celulele din ea, între caractere apostrof (').
4.13.2.Inserarea unei foi de calcul
1. Selectăm foaia de calcul în stânga căreia dorim să apară cea nouă.
2. Se deschide meniul contextual (click dreapta) al etichetei foii de calcul
3. Folosim opțiunea Insert (Inserare) Worksheet (Foaie de calcul) OK
4.13.3.Ştergerea unei foi de calcul
1. Selectăm etichetele foii/foilor de calcul pe care vrem să le ştergem (mai multe foi se
selectează cu tasta Ctrl apăsată, iar pentru anulare se alege Ungroup Sheets (Anularea
grupării foilor) din meniul contextual.)
2. Folosim:
opțiunea Delete (Ştergere) din meniul contextual al etichetei foii.
Meniul Home (Pornire) grupul Cells (Celule) lista ascunsă Delete (Ştergere)
Delete sheet (Ştergere foaie)
Dacă foaia de calcul conţine valori, se va cere confirmare pentru ştergere. Operația de ştergere a
unei foi de calcul nu poate fi anulată, nici chiar prin închiderea registrului de calcul fără salvare, de
aceea se recomandă să fie făcută cu precauție.
Dacă foaia de calcul ştearsă participă la formule în altă foaie de calcul, formulele respective vor
Modul Calcul tabelar – Excel 2010 Pag. 193
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
afişa mesajul de eroare #REF!.
4.13.4.Copierea sau mutarea foilor de calcul
Putem copia sau muta o foaie de calcul în acelaşi registru, într-un registru nou sau într-un alt
registru existent. Pentru copiere sau mutare într-un registru existent, registrul-destinaţie (cel în care
vrem să copiem foaia de calcul) trebuie deschis anterior comenzii.
Pentru mutarea sau copierea unei foi de calcul:
1. Selectăm foaia de calcul pe care dorim s-o copiem.
2. Deschidem din meniul contextual al foii selectate și folosim Move or copy (Mutare sau
copiere)
3. La To book (În registrul) selectăm registrul în care vrem să copiem foaia sau opțiunea new
book (registru nou) pentru crearea unui nou registru de calcul
4. La Before sheet (Înaintea foii) alegem unde vrem să apară copia foii de calcul sau opțiunea
move to end (mutare la sfârșit), pentru ca foaia să fie ultima în registru
5. Dacă este cazul, activăm comutatorul Create a copy (Crearea unei copii)
6. Confirmăm cu OK.
Mutarea unei foi în același registru se poate face și prin tragere cu mouse-ul a etichetei acesteia
în poziția dorită.
4.14. Formatarea unui tabel Excel
Toate operaţiile de formatare a celulelor presupun selectarea în prealabil a celulelor ce vor fi
formatate. De asemenea, formatele stabilite pentru celule se păstrează și după ştergerea conţinutului
lor, până la schimbarea sau ştergerea formatării. Celulele pot fi formatate şi înainte de completarea
cu valori.
Majoritatea opțiunilor de formatare pot fi aplicate simplu cu ajutorul butoanelor din meniul
Home (Pornire) grupurile Font, Alignment (Aliniere) și Number (Număr).
De asemenea, toate opțiunile sunt disponibile în caseta de dialog Format cells (Formatare
celule). Această casetă poate fi afișată cu butonul din grupurile de mai sus sau cu clic dreapta pe
domeniul selectat Format cells (Formatare celule). Sunt prezente 6 pagini de dialog din care se
pot alege diversele categorii de formatări.
General formatul iniţial al întregului tabel, datele sunt interpretate după formă și conținut
Number valori numerice,
Număr se pot stabili: numărul de zecimale afişate (Decimal places - Număr zecimale), afișarea
separatorului pentru mii (Use 1000 separator - Utilizare separator mii), modul de afişare a
valorilor negative (Negative numbers - Numere negative)
Currency valori monetare, afișate cu un simbol de monedă selectat (Simbol)
Simbol se pot stabili: numărul de zecimale afişate (Decimal places - Număr zecimale), modul de afişare a
monetar valorilor negative (Negative numbers - Numere negative).
Accounting valori numerice pentru tabele contabile, simbolul de monedă şi a virgulele zecimale sunt aliniate pe
Contabil verticală; se pot stabili: simbolul de monedă şi numărul de zecimale.
Date/ Dată valori de tip dată calendaristică, Din lista Type (Tip) se poate alege unul din formatele disponibile.
Time/ Oră pentru valori de tip oră. Din lista Tip se poate alege unul din formatele disponibile.
Percentage valori numerice, multiplicate cu 100 şi afișate cu simbolul de procent ataşat.
Procentaj
Fraction valori numerice cu partea zecimală afișată ca fracţie; din lista Type (Tip) alege un format cu 2, 3 sau
Fracţie 4 cifre la numitor fracţiei sau afişare ca jumătăţi, sferturi, optimi, zecimi, şaisprezecimi, sutimi.
Scientific valori numerice afişate în format cu exponent. Se poate stabili numărul de zecimale afişate.
Ştiinţific
Text / Text tratează datele chiar numerice ca text și le afişează aşa cum au fost introduse
Special afişare specială pentru coduri poştale, numere de telefon sau coduri numerice personale.
Special
Custom Permite utilizatorului să-şi creeze propriile formate de afişare (de exemplu, caracterul # este
Particularizat simbolul pentru o poziţie de cifră).
mai multe linii, selectăm celula/celulele şi folosim butonul Wrap text (Încadrare
text ), sau comutatorul Wrap text (Încadrare text) din acelaşi dialog ca mai sus.
Comutatorul Shrink to fit (Potrivire prin reducere) micşorează fontul astfel încât textul să încapă
în celulă.
4.14.5.Înclinarea textului
Se poate stabili din lista ascunsă Orientation (Orientare ) sau în pagina de dialog
Alignment (Aliniere), specificând numărul de grade la Degrees (Grade), sau trăgând cu mouse-ul
de acul indicator de la Orientation (Orientare).
meniul Home (Pornire), grupul Font, lista butonului Borders (Bordură) sau caseta Format
cells (Formatare celule), pagina de dialog Border (Bordură).
Home (Pornire) => fila Editing (Editare) lista ascunsă Clear (Golire) . Varianta Clear
formats (Golire formate) elimină formatarea celulelor, iar varianta Clear all (Golire totală) şterge
formatul, conţinutul şi comentariile ataşate celulelor.
4.15. Grafice într-o foaie de calcul
Datele introduse într-un tabel Excel pot fi reprezentate grafic prin diagrame de diverse forme
(coloane, linii, plăcintă, puncte etc.).
Ori de câte ori modificăm ulterior datele care contribuie la diagramă din foaia de calcul, graficul
se va actualiza conform noilor valori.
4.15.1.Crearea unei diagrame
În scopul exemplificării, vom încerca să creăm o
diagramă pentru evoluţia producţiei folosind datele din
foaia de calcul grafic. Pentru aceasta:
1. Selectăm datele pe care dorim să le reprezentăm în diagramă, impreună cu denumirile care
apar drept cap de coloană sau rând, în exemplul curent selectăm domeniul A1:D5.
2. Din meniul Insert (Inserare) grupul Charts (Diagrame) alegem tipul de diagramă și
subtipul de diagramă din listele ascunse corespunzătoare
Pentru renunțarea la titlul graficului se folosește tasta Delete după selectarea casetei de titlu sau
opțiunea None (Fără) ca mai sus.
4.15.8.Adăugarea etichetelor de date unui grafic
Pentru ca valorile reprezentate grafic să fie mai evidente, există posibilitatea adăugării unor
etichete. Acestea sunt legate de sursa de date și se
vor actualiza automat.
Adăugarea etichetelor de date se face, după
după selectarea diagramei, din fila Layout
(Aspect) grupul Labels (Etichete) butonul
Data Labels (Etichete de date). Lista acestui
buton oferă mai multe posibilități de poziționare a
etichetelor. Și aici opțiunea None (Fără) este utilă
pentru eliminarea etichetelor afișate anterior.
4.15.1.Modificarea culorii de umplere a unui grafic, a legendei sau a unei serii de date
În Excel, ca și în celelalte aplicații Office, elementele grafice (suprafața, legenda și elementele)
unei diagrame se comportă ca niște forme desenate și deci există modalități multiple pentru
adăugarea sau modificarea umplerii lor.
O variantă rapidă este selectarea componentei de formatat (grafic, legendă, serie de date) și
folosirea butonului Shape Fill (Umplere formă) din fila Format, grupul Shape Styles (Stiluri
de forme). Din listă se poate alege umplerea uniformă cu o culoare (tematică sau standard) sau un
alt tip de umplere: gradient (în degrade), cu textură, cu imagine.
O altă variantă este folosirea uneia dintre filele Format sau Layout (Aspect), grupul Curent
selection (Selecția curentă):
În lista de sus se alege elementul care va fi formatat: Chart Area – suprafața graficului,
Plot Area – suprafața reprezentării grafice, Legend – legenda, Series… – seria de date
etc.
Cu butonul Format selection (Formatare selecție curentă) se va deschide caseta de
dialog de formatare, cu toate opțiunile disponibile.
Pentru umplere se alege Fill (Umplere), butonul radio Solid Fill (Umplere uniformă) și
culoarea din lista Color (Culoare).
(Antet şi subsol ). Modul de vizualizare se schimbă automat în Page Layout (Aspect
pagină) şi cursorul se poziţionează în caseta centrală a antetului de pagină. Totodată se afișează
meniul specific pentru antete și subsoluri.
Pentru editarea subsolului folosim butonul Salt la subsol (Go to Footer) sau mutăm cursorul în
partea inferioară a paginii.
În caseta fiecărei secţiuni putem introduce:
un text oarecare, formatat după dorinţă, în mod obișnuit;
câmpuri ce vor fi actualizate automat de Excel la listare, cu butoanele din grupul
Lista ascunsă Margins (Margini ) din bară oferă o serie de variante predefinite pentru
stabilirea marginilor hârtiei și opțiunea Custom margins (Margini particularizate) care deschide
același dialog de mai sus.
3. Pagina de dialog Sheet (Foaie):
pentru primele trei coloane vom specifica $A:$C. Butoanele permit selectarea din
foaia de calcul.
Print (Imprimare)
- Gridlines (Linii de grilă) – comutator care forţează tipărirea liniilor de grilă, care implicit
nu se listează;
- Black and white (Alb‐negru) – dacă este activat, culorile se listează ca nuanţe de gri;
- Draft quality (Calitate tip schiţă) – dacă e activat, listarea este mai rapidă, dar
majoritatea elementelor grafice nu se listează;
- Row and column headings (Titluri rânduri şi coloane) – dacă e activat, se listează şi
literele coloanelor şi numerele liniilor;
- Comments (Comentarii) – stabileşte dacă şi unde se listează eventualele comentarii
ataşate celulelor
- Cell errors as (Erori în celule ca) – modul de afişare a mesajelor de eroare din celule
(afişat; necompletat – celulele cu mesaje rămân goale; ‐‐ sau #N/A – determină
afişarea acestor caractere în locul mesajelor în sine).
Page order (Ordinea paginilor) – ordinea în care sunt imprimate paginile, dacă datele nu
încap pe o singură pagină.
4.17.2.Examinarea înaintea imprimarii și tipărirea unei foi de calcul
In Excel 2010, ambele operațiuni se pot efectua deodată, din meniul File (Fișier) cu butonul Print
(Imprimare).
Se va afișa dialogul de imprimare, cu două secțiuni:
În secțiunea din dreapta, se va afişa conţinutul foii de calcul curente sau domeniile de celule
selectate în prealabil pentru listare, cu următoarele butoane:
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ",
cod SMIS 22798
CUPRINS
5. MICROSOFT OFFICE ACCESS 2010 ........................................................................................................... 211
5.1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE ................................................................................................ 211
5.1.1. Date și informații ........................................................................................................................ 211
5.1.2. Baze de date ............................................................................................................................... 211
5.1.3. Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date ....................................................................................... 211
5.2. APLICAȚIA MICROSOFT ACCESS 2010 ............................................................................................................ 212
5.2.1. Organizarea unei baze de date Microsoft Access 2010................................................................ 212
5.2.2. Lansarea aplicaţiei Microsoft Access 2010 .................................................................................. 213
5.2.3. Elementele principale ale ferestrei (interfeței) Access 2010 ......................................................... 213
5.2.4. Minimizarea panglicii cu butoane ............................................................................................... 214
5.2.5. Modificarea barei de instrumente Acces rapid ............................................................................ 215
5.2.6. Utilizarea funcției Help ................................................................................................................ 215
5.2.7. Închiderea aplicaţiei Microsoft Access 2010 ................................................................................ 215
5.3. OPERAȚII ASUPRA BAZELOR DE DATE .............................................................................................................. 216
5.3.1. Crearea unei noi baze de date ..................................................................................................... 216
5.3.2. Deschiderea unei baze de date .................................................................................................... 216
5.3.3. Închiderea unei baze de date ...................................................................................................... 218
5.4. TABELE ................................................................................................................................................... 219
5.4.1. Concepte de organizare a datelor în tabele și tipuri de date ....................................................... 219
5.4.2. Tipuri de date în Microsoft Access ............................................................................................... 219
5.4.3. Crearea unei tabele ..................................................................................................................... 220
5.4.4. Adăugarea, modificarea şi ştergerea înregistrărilor dintr‐un tabel ............................................. 222
5.4.5. Modificarea structurii unei tabele ............................................................................................... 225
5.4.6. Ştergerea unei tabele din baza de date ....................................................................................... 226
5.5. DEFINIREA CHEILOR UNEI TABELE (INDEXAREA UNEI TABELE) ............................................................................... 226
5.5.1. Crearea, modificarea şi ştergerea unei chei primare ................................................................... 227
5.5.2. Crearea, modificarea şi ştergerea unui index normal .................................................................. 227
5.6. MODIFICAREA ASPECTULUI UNEI FERESTRE CU DATE .......................................................................................... 228
5.6.1. Schimbarea dimensiunilor coloanelor şi rândurilor ...................................................................... 228
5.6.2. Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor ................................................................................. 228
5.6.3. Blocarea unor coloane pe ecran .................................................................................................. 228
5.6.4. Ascunderea şi reafişarea coloanelor ............................................................................................ 229
5.6.5. Modificarea parametrilor de font, linii de grilă şi culoare de fundal ............................................ 229
5.7. OPERAȚII DE CĂUTARE, SORTARE ȘI FILTRARE ................................................................................................... 230
5.7.1. Căutarea unei valori într‐o tabelă ............................................................................................... 230
5.7.2. Sortarea (ordonarea) înregistrărilor dintr‐un tabel ..................................................................... 231
5.7.3. Aplicarea unui filtru asupra unui tabel ........................................................................................ 232
5.8. RELAŢII ÎNTRE TABELELE DINTR‐O BAZĂ DE DATE ............................................................................................... 234
5.8.1. Crearea unei relaţii între două tabele .......................................................................................... 235
5.8.2. Vizualizarea rapidă a efectului unei relaţii .................................................................................. 236
5.8.3. Modificarea unei relaţii ............................................................................................................... 237
5.8.4. Ştergerea unei relaţii ................................................................................................................... 237
5.9. INTEROGĂRI ............................................................................................................................................. 237
5.9.1. Crearea unei interogări (Query) în modul proiectare ................................................................... 237
5.9.2. Condiții și criterii de selecție într‐o interogare ............................................................................. 238
5.9.3. Rularea interogării ...................................................................................................................... 242
5.9.4. Executarea interogării ................................................................................................................. 242
5.9.5. Modificarea unei interogări (Query) ............................................................................................ 242
5.9.6. Ştergerea unei interogări ............................................................................................................ 243
Panglică
Pe lângă filele standard, există și meniuri contextuale cu una sau mai multe file, care conțin
butoane și comenzi specifice unui anumit tip de obiect și care sunt afișate în funcție de context.
De exemplu, meniul Table Tools (Instrumente tabel) conține filele Fields (Câmpuri) și Table
(Tabel) și se afișează în momentul în care în spațiul de lucru este deschisă o tabelă în mod
Datasheet View (Vizualizare foaie de date);
Bara Acces rapid File contextuale afișate atunci când se lucrează cu o clasă de
De asemenea, meniul contextual (click dreapta) al butonului sau al comenzii din listă, oferă
opțiunile Add to Quick Access Toolbar (Adăugare la bara de instrumente de Access rapid) pentru
adăugarea și Remove from Quick Access Toolbar (Eliminare din bara de instrumente Access
rapid) pentru eliminarea butonului.
5.2.6. Utilizarea funcției Help
Microsoft Access 2010 pune la dispoziția utilizatorului funcția Help (Ajutor) ce oferă informații
de autodocumentare despre comenzile și opțiunile aplicației.
Activarea funcției poate fi făcută:
Clic pe butonul din bara de tab-uri (file);
Apăsarea tastei F1;
Se va deschide o fereastră separată în care în câmpul Search (Căutare)
se introduc cuvintele cheie pentru care se doresc informații și se confirmă
cu butonul Search (Căutare) sau tasta OK.
Se afișează o listă de legături către articole și capitole care conțin cuvintele cheie respective. Un
capitol din listă se deschiderea cu click de mouse pe el.
5.2.7. Închiderea aplicaţiei Microsoft Access 2010
După crearea sau deschiderea bazei de date, se afișează fereastra de lucru a aplicației.
În partea de jos a ferestrei se găsește Bara de stare (Status bar) care afișează informații privind
operațiunea în curs și butoane pentru modificarea modului de vizualizare a obiectului curent.
Fereastra este împărțită în două panouri care afișează:
în stânga
- lista de obiecte/clase de obiecte;
- permite accesarea obiectelor bazei
- Navigation Pane (Panoul de navigare)
în dreapta
- conținutul obiectelor bazei (tabele, interogări, formulare, rapoarte);
- permite modificarea obiectelor bazei
- Document Tabs (File de documente)
File
document
Panou de
navigare
Bara de stare
1. fila Create (Creare) grupul Table (Tabele) butonul Table Design (Proiectare
tabel )
După crearea celor două tabele, fereastra bazei de date va conține tabelele:
operația în câmpul destinaţie: butonul Paste (Lipire ) sau Paste (Lipire) din
meniul contextual sau CTRL+V;
ultima operaţie se poate anula cu butonul Undo (Anulare) din bara Acces rapid
introducerea unei valori care nu respectă regula de validare (Validation Rule) stabilită în
definirea câmpului determină afișarea unui mesaj de eroare:
- particularizat – textul introdus la Validation Text (Text de
validare) la definirea câmpului
- de sistem – dacă la
definirea câmpului nu s-a
stabilit un mesaj de
validare
Ștergerea efectivă se produce doar după confirmarea cu Yes (Da) la mesajul de avertizare.
trebuie să apară cel nou și din meniul Table Tools(Instrumente tabel) fila Design
(Proiectare) grupul Tools (Instrumente) se face adăugarea cu butonul Insert Rows
( Inserare rânduri ), după care se completează numele, tipul și
proprietățile câmpului
ștergerea unui câmp – se poziționează cursorul clic în linia de structură a câmpului şi se
șterge cu butonul Delete Rows (Ştergere rânduri) ) din
același meniu ca mai sus sau se selectează rândul şi se șterge cu tasta Delete. Dacă acel
câmp participă la vreun index, se şterge şi acel index.
mutarea unui câmp în altă poziţie – se selectează rândul corespunzător, se trage cu mouse-
ul pe verticală de butonul gri de selecție până în poziţia dorită;
modificarea tipului de dată – se alege noul tip din lista Data Type (Tip de dată)
modificarea proprietăților unui cîmp – se
aleg sau se introduc folosind elementele de
control din zona General
Deși se pot face orice modificări ale structurii, în
cazul în care câmpurile modificate conțin date sunt
necesare anumite precauții. În principiu, aplicația
convertește valorile existente la noul tip de date iar
acele valori care nu pot fi convertite se pierd. De
asemenea, prin micșorarea dimensiunii unui câmp unele dintre valorile existente vor fi trunchiate.
Ultima operaţie se poate anula cu butonul Undo (Anulare) , dar numai înainte de închiderea
ferestrei de proiectare.
La finalizarea modificărilor, pentru ca acestea să se păstreze, structura modificată a tabelei
trebuie salvată cu Save (Salvare) sau cu confirmare la închiderea ferestrei.
Dacă modificările făcute pot determina pierderea informațiilor, se afișează mesaje de avertizare
care solicită și o confirmare suplimentară,
Un câmp pentru care s-a stabilit cheie primară va fi automat indexat fără duplicate.
Exemple: În tabelul PERSONAL, să se creeze
1. un index cu dubluri pe câmpul Funcţia.
2. un index fără dubluri pe câmpul Marca.
Pentru formatarea textului din câmpurile din fereastră se pot alege tipul de literă, dimensiunea,
culoarea, efectele aplicate, alinierea.
Lista Gridlines (Linii de grilă) oferă patru opțiuni pentru afișarea liniilor de grilă: both
(ambele) – se afișează liniile orizontale și verticale, horizontal (orizontale), vertical (verticale),
none (fără) – nu se afișează linii de grilă.
De asemenea, se poate face sortare și din meniul deschis cu clic pe săgeata din numele câmpului
care va constitui criteriu de sortare. În acest caz, textul opțiunilor disponibile este
diferit în funcție de tipul datelor:
Numele câmpului după care este sortată tabela este marcat în fereastră cu o săgeată verticală în
sus sau în jos, corespunzător ordinii de sortare .
O tabelă poate fi sortată și după mai multe criterii simultan (de ex. după nume și prenume), dar
obligatoriu cu aceeași ordine de sortare (după toate ascendent sau după toate descendent). În acest
caz, pentru sortare câmpurile-criterii trebuie așezate alături după importanţă (se mută câmpul nume
imediat înaintea câmpului prenume). Pentru sortarea efectivă, se selectează câmpurile şi se aplică
comanda de sortare în funcţie de ordinea dorită, din butoane sau din meniul contextual al selecției.
Revenirea tabelei la ordinea sa iniţială, nesortată, se face din fila Home (Pornire) grupul Sort
& Filter (Sortare şi filtrare) butonul Remove Sort (Eliminare sortare ).
Aceleaşi metode se pot aplica pentru o fereastră cu rezultatele unei interogări.
Exemplu: 1. Să se sorteze descrescător înregistrările după câmpul Nume.
2. Să se sorteze crescător înregistrările după câmpurile Data angajării şi Nume.
5.7.3. Aplicarea unui filtru asupra unui tabel
Definirea unui filtru
Când se lucrează cu tabele mari sunt multe situații în care este util să fie afișate doar
înregistrările care îndeplinesc anumite condiții. Pentru vizualizarea la un moment dat doar a datelor
de care avem nevoie putem crea un filtru pe acea tabelă. Crearea unui filtru înseamnă stabilirea unor
criterii pentru date astfel încât înregistrările care îndeplinesc aceste criterii sunt afișate, iar cele care
nu îndeplinesc condițiile sunt ascunse temporar (de exemplu, dorim să fie afişate numai
înregistrările pentru care prenumele este Nicolae sau numai cele pentru care funcția este 2).
Filtrul se aplică pe o tabelă deschisă în modul de vizualizare Datasheet View (Vizualizare foaie
de date):
Pentru fiecare câmp pentru care dorim să aplicăm un filtru, cu clic pe săgeata de lângă
numele său se deschide o listă de verificare cu toate valorile din câmp,
ordonate crescător.
Casetele din listă se bifează/ debifează cu clic pe ele, iar în rezultatele filtrate vor fi
incluse numai valorile bifate.
Comutatorul Select All (Selectare totală) este un comutator global care permite bifarea/
debifarea tuturor elementelor.
Comutatorul Blank (Necompletat) este util pentru a afișa/ ascunde înregistrările pentru
care câmpul respectiv este gol.
După confirmarea cu OK a criteriilor de filtrare, în fereastră se vor afișa doar înregistrările
care respectă aceste criterii.
Numele câmpului care are un filtru aplicat va apărea marcat cu o pâlnie. . De
asemenea, în bara de selectare înregistrări se afișează butonul Filtered (Filtrat
).
Lista cu criteriile de aplicare al filtrului pentru un câmp se poate deschide și din fila Home
Setul de criterii de filtrare poate fi salvat odată cu tabela pentru aplicare la viitoarele deschideri
ale acesteia.
Filtrare prin selectare – este o metodă simplă de filtrare a datelor prin comparare cu o valoare a
câmpului vizibilă în fereastra tabelei. Pentru aplicarea unui criteriu de filtrare prin această metodă:
1. se selectează valoarea (sau o porțiune din ea) care va constitui criteriu de filtrare
2. în fila Home (Pornire) grupul Sort & Filter (Sortare și filtrare) se apasă butonul
Selection (Selecție )
Eliminarea filtrării
Odată definit setul de criterii de filtrare pentru tabelă, se poate comuta între afișarea
înregistrărilor filtrate sau fără aplicarea filtrului cu butonul Toggle Filter (Comutare
filtru ) din fila Home (Pornire), grupul Sort & Filter (Sortare și filtrare), sau cu
butonul din bara de selectare înregistrări, care își schimbă aspectul în funcție de starea tabelei
Filtered (Filtrat ) respectiv Unfiltered (Nefiltrat ).
Ștergerea filtrelor
Filtrul aplicat pe un câmp se șterge prin bifarea opțiunii Select All (Selectare totală) sau cu
opțiunea Clear filter from … (Golire filtru din…) din același dialog. Pentru ștergerea tuturor
filtrelor definite pe o tabelă, în fila Home (Pornire) grupul Sort & Filter (Sortare şi filtrare) se
Edit Relationships (Editare Relații). Se va afişa acelaşi dialog ca mai sus, în care se fac
modificările necesare.
5.8.4. Ştergerea unei relaţii
Pentru ștergerea unei relaţii: se selectează cu clic pe linia de relaţie și se șterge cu tasta Delete
sau cu comanda Delete (Ștergere) din meniul contextual. Se confirmă ștergerea.
5.9. Interogări
O interogare (Query) este un obiect al bazei de date care permite extragerea din unul sau mai
multe tabele (relaționate) a înregistrărilor care satisfac anumite criterii de selecție. După crearea
interogării, ea poate fi executată ori de câte ori este nevoie, obţinând ca rezultat doar câmpurile
dorite şi/sau înregistrările care satisfac una sau mai multe condiţii.
5.9.1. Crearea unei interogări (Query) în modul proiectare
(Proiectare interogare ).
În acest moment se va afişa fereastra generatorului de interogări, împărţită în două subferestre:
cea de sus va afișa tabelele selectate, cu relaţiile dintre ele;
cea de jos permite specificarea celorlalte elemente ale interogării (câmpuri, criterii etc.).
2. tabelele de lucru se adaugă la mediul de lucru
al interogării:
în dialogul Show Table (Afișare tabel)
selectăm pe rând fiecare tabel şi îl adăugăm cu
butonul Add (Adăugare ), după care închidem dialogul.
3. câmpurile care vor fi incluse în rezultatul interogării se aleg pe rând, în ordinea în care vrem
să apară în rezultatul interogării, cu clic dublu din tabelul respectiv sau din listele ascunse
de pe linia Field (Câmp).
Dacă la interogare participă două sau mai multe tabele, în listele ascunse de la Câmp numele
descrescătoare - Descending (Descendentă). .
Opțiunea not sorted (nesortat) este opțiunea implicită și poate fi utilizată pentru a șterge o
opțiune de sortare stabilită anterior.
Interogarea poate furniza rezultatele sortate după mai multe câmpuri, dacă pe linia Sort (Sortare)
în coloanele respective alegem câte o opțiune, nu neapărat aceeași. În acest caz, cel mai din stânga
dintre acestea va fi criteriu principal de sortare, în sensul că al doilea criteriu va avea efect numai
dacă pentru primul există valori duplicate.
În exemplul alăturat, interogarea va furniza înregistrările începând cu prețul cel mai mare și
terminând cu cel mai mic. Înregistrările în care prețul e același vor apărea crescător după nume
(Albu înainte de Ionescu), iar cele pentru care Pret și
Nume sunt identice, în ordine crescătoare a
prenumelor. ( Ana înainte de Maria.)
Pentru a asigura prioritatea corectă a criteriilor de sortare, ordinea câmpurilor din interogare se
modifică corespunzător. Pentru mutarea unui câmp, selectăm coloană respectivă (clic deasupra
coloanei când indicatorul de mouse are forma unei săgeţi în jos ) şi apoi o tragem cu mouse-ul de
deasupra ei spre stânga sau spre dreapta până în poziţia dorită.
Ex.: Să se ordoneze rezultatele interogării crescător după Studii şi descrescător după Nume.
Exemplu 1:
Exemplu 3:
Atunci când pe rândul Criteria (Criterii) dintr-o interogare sunt specificate condiţii pentru mai
multe câmpuri, în rezultatul acesteia vor fi incluse doar acele înregistrări care îndeplinesc simultan
toate condițiile.
Exemplul de mai jos ilustrează această situație: sunt stabilite condiții pentru două câmpuri:
În alte situații, este necesar să construim o interogare care să returneze toate înregistrările care
îndeplinesc una sau alta dintre condiții. În acest caz, criteriile se vor specifica sub câmpurile
respective, o condiție pe linia Criteria (Criterii) iar cealaltă pe linia Or (Sau).
În exemplul următor, aceleași condiții de mai sus pentru cele două câmpuri dar plasate pe rânduri
diferite:
5.10. Formulare
Formularele reprezintă interfaţa principală între utilizator şi o bază de date Access 2010. Ele
sunt obiecte ale bazei de date care permit vizualizarea, introducerea şi modificarea datelor într-o
manieră mai atractivă decât modul de afişare și introducere a datelor sub formă tabelară.
În viața reală, formularele sunt frecvent utilizate: toată lumea completează formulare în situații
diverse, la înscrierea la un curs, la medic etc. Motivul pentru care sunt folosite atât de des este acela
că acestea constituie o modalitate ușoară de a ghida oamenii în introducerea de date corect. În
bazele de date sunt utilizate dintr-un motiv asemănător: datele se vor actualiza exact așa cum a fost
prevăzut de proiectantul bazei, într-unul sau mai multe tabele legate .
5.10.1. Crearea unui formular simplu
Cel mai simplu formular este cel prin care se actualizează toate câmpurile dintr-un singur tabel.
1. În fereastra bazei de date, în panoul de navigare, se selectează tabelul
2. În fila Create (Creare) grupul Forms (Formulare),
3. se selectează butonul Form
(Formular).
Se va crea un formular simplu, cu aspectul
implicit.
4. Se salvează formularul:
- prin închiderea ferestrei
formularului și confirmarea opțiunii
de salvare.
- cu butonul File (Fișier ) Save (Salvare )
- butonul Save (Salvare) din bara Acces rapid
5. În caseta Save As(Salvare ca) se introduce numele
formularului. Numele propus pentru formular va fi
numele tabelului pentru care a fost creat
6. Formularul este afișat în panoul de navigare, în grupul
Forms (Formulare) și poate fi utilizat pentru actualizarea câmpurilor din tabela sursă
(Expert formular ).
Va începe un set de dialoguri (wizard) cu care vom configura conţinutul şi aspectul noului
formular.
2. Pentru fiecare tabel cu câmpuri actualizate prin formular:
- din lista Tables/Queries (Tabele/Interogări) selectăm tabelul din care provin câmpurile
- din lista Available Fields (Câmpuri disponibile) selectăm care vor apărea în formular și le
mutăm cu butoanele în Selected Fields (Câmpuri selectate) în ordinea în care
vor fi afişate şi accesate în formular.
butoanele ne permit să anulăm o mutare greșită
în exemplu –
alegem tabelul PERSONAL, mutăm toate câmpurile cu butonul ;
alegem tabelul FUNCŢII, selectăm Denumire funcţie și-l mutăm cu butonul
- trecerea la pasul următor - butonul Next (Următorul)
3. Dacă formularul actualizează câmpuri din mai multe tabele, se alege tabelul conducător în
viitorul formular
în exemplu –
introducem numele Actualizare personal
optăm pentru actualizarea datelor
butonul Finish (Terminare)
Formularul se deschide, afișează informații din tabele și poate fi folosit pentru actualizarea
acestora.
Actualizarea datelor din baze cu ajutorul formularului este asemănătoare cu modificarea datelor
direct în tabelă. Mai mult, toate proprietățile câmpurilor stabilite la definirea tabelelor (format de
afișare, valoare implicită, regulă de validare etc.) se aplică și când actualizarea datelor se face prin
utilizarea formularului.
)
- automat, la ieșirea de pe ultimul câmp a ultimei înregistrări
după care se completează valorile din câmpuri.
Deplasarea de la o înregistrare la alta:
- automat, la ieșirea de pe ultimul câmp a înregistrării curente
- cu butoanele de deplasare din bara de selecție
Deplasarea rapidă la o înregistrare: se introduce numărul înregistrării în zona de selecție din
bară și se confirmă cu Enter
Modificarea valorilor din câmpuri: deplasare în câmp cu tasta TAB/ SHIFT + TAB sau direct
cu mouse-ul și modificarea valorii
Căutarea unui articol: se tastează valoarea căutată în zona Search (Căutare )
din bara de selecție înregistrări formularul afișează primul articol care conține valoarea;
cu Enter repetat în zona de căutare se afișează pe rând celelalte articole
Ştergerea unui articol: fila Home (Pornire) grupul Records (Înregistrări); se deschide
lista ascunsă Delete (Ştergere ) și se alege opțiunea Delete Records
(Ştergere înregistrare). Ștergerea trebuie confirmată pentru că nu poate fi anulată.
5.10.5. Adăugarea și modificarea textului din antet
La crearea unui formular, numele stabilit la salvarea sa este automat preluat ca titlu. Titlul este
afișat în fereastra de actualizare a datelor. Titlul afișat în formular poate fi modificat ca să fie mai
sugestiv pentru utilizator: Actualizarea datelor personale, în loc de Actualizare personal. De
asemenea, se poate introduce un text în antetul sau subsolul unui formular.
Pentru modificarea informațiilor din antetul sau subsolul unui formular, formularul se deschide
în modul vizualizare proiect, din panoul de navigare. Se deschide meniul contextual cu clic dreapta
pe formular opțiunea Design View (Vizualizare Proiect).
Pentru modificarea textului din titlul formularului se selectează caseta cu un clic, apoi încă un
clic în interiorul ei în poziția dorită și se tastează textul. Caseta cu titlul poate fi selectată ca orice
obiect (un clic pe bordura ei) și poate fi deplasată în locul dorit din antet prin tragere cu mouse-ul,
când cursorul ia forma unei săgeți cu patru vârfuri.
Dacă dorim să introducem un text în subsol, zona de subsol trebuie extinsă. Se poziționează
indicatorul mouse-ului deasupra textului Detail (Detaliere ) până când apare
cursorul de extindere și cu butonul apăsat se trage în jos.
Din meniul Form Design Tools (Instrumente proiectare formular) fila Design (Proiectare),
5.11. Rapoarte
Un raport este un obiect din baza de date în care se afișează informații extrase din unul sau mai
multe tabele ale bazei de date, în general în scopul tipăririi (listării) lui la imprimantă.
5.11.1. Crearea unui raport simplu
Cel mai simplu raport este cel care prezintă toate câmpurile dintr-un singur tabel, fără ordonări,
grupări sau informații statistice. De exemplu, un raport care să prezinte lista funcțiilor existente,
creat pentru tabelul FUNCȚIA.
1. În fereastra bazei de date, în panoul de navigare, se selectează tabelul
7. Se salvează raportul:
- prin închiderea ferestrei raportului și confirmarea opțiunii de salvare.
- cu butonul File (Fișier ) Save (Salvare )
- butonul Save (Salvare) din bara Acces rapid
8. În caseta Save As(Salvare ca) se introduce numele raportului.
Numele propus pentru raport va fi numele tabelului din care a
fost creat
9. Raportul este afișat în panoul de navigare, în grupul Reports
(Rapoarte) și poate fi utilizat pentru listarea articolelor din
tabelul sursă
Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 248
Proiect "Creşterea eficientei serviciilor publice din Judeţul Ialomiţa, prin profesionalizarea personalului administrativ"
5.11.2. Crearea unui raport complex folosind Expertul
Dacă avem nevoie de un raport care să prezinte într-o listă doar o parte dintre câmpurile unei
tabele sau câmpuri din mai multe tabele, îl vom crea folosind un instrument pentru crearea
rapoartelor.
Exemplu: Ne propunem să creăm un raport care să conţină câmpurile Marca, Nume, Prenume,
Salar din tabelul PERSONAL, Denumire funcţie din tabelul FUNCŢII şi Denumire secţie din
tabelul SECŢII. Articolele vor fi grupate după secție (câmpul Denumire Secție). În cadrul fiecărui
grup, persoanele vor fi ordonate crescător după nume și după prenume. La sfârşitul fiecărui grup
se vor calcula suma şi media salariilor pentru persoanele din grup. Orientarea pe hârtie va fi
Landscape (Tip vedere). Între cele trei tabele există relațiile din imagine:
în exemplu –
alegem tabelul PERSONAL, selectăm pe rând și mutăm câmpurile cu butonul ;
alegem tabelul FUNCŢII, selectăm Denumire funcţie și-l mutăm cu butonul
alegem tabelul SECŢII, selectăm Denumire secţie și-l mutăm cu butonul
- trecerea la pasul următor - butonul Next (Următorul)
în exemplu –
la 1. alegem câmpul Nume ca principal criteriu de sortare,
la 2. alegem câmpul Prenume, criteriul secundar de sortare
butoanele rămân pe setarea curentă, întrucât dorim sortare crescătoare pentru ambele criterii
în exemplu –
singurul câmp numeric inclus este Salar, pentru care bifăm
Sum (Însumare) și Avg (Medie), apoi OK
- trecerea la pasul următor - butonul Next (Următorul)
7. Se stabilește modul de așezare în pagină al raportului, cu butoanele radio din lista Layout
(Aspect) și orientarea paginii de hârtie, din lista Orientation (Orientare)
În fereastră se deschide structura raportului, iar în panglică apare meniul Report Design Tools
(Instrumente proiectare raport) cu 4 file: Design (Proiectare), Arrange (Aranjare), Format și
Page Setup (Inițializare Pagină).
Mutarea casetei cu titlul se face după selectarea casetei, prin tragere cu mouse-ul de bordura ei
când cursorul ia forma unei săgeți cu patru vârfuri. Textul din titlul raportului se modifică prin
tastare după selectarea casetei cu un clic și apoi activarea editării cu încă un clic în interiorul ei. În
antet poate fi introdusă o imagine cu butonului Logo (Siglă).
- butonul Quick Print (Imprimare rapidă) – pentru tipărirea unui singur exemplar la
imprimanta implicită
De exemplu, pentru exportul în Excel a unei tabele, selectăm tabela și apoi selectăm butonul
Dacă se exportă un tabel sau interogare și se dorește o formatare a datelor se bifează caseta
Export data with formatting and layout (Se exportă datele menținând formatarea și aspectul).
Dacă se exportă un formular sau raport, această opțiune apare selectată automat, fără a fi activă.
Dacă se dorește vizualizarea registrului de lucru generat după terminarea operațiunii de
export se bifează caseta Open the destination file after export operation is complete
(Se deschide fișierul destinație după terminarea operațiunii de export).
Dacă obiectul sursă (din care se exportă) este deschis și se selectează doar anumite
înregistrări pentru a fi exportate se bifează caseta Export only the selected records (Se
exportă numai înregistrările selectate)
Se confirmă cu OK