Anexa 3.

6 Model de fișă de post consilier achiziții publice

Competența face diferența! Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate

Administrativă cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European

Fișa postului
[Acest document este destinat utilizării ca punct de plecare în elaborarea fișelor de post în
cadrul UCA pentru consilier achiziții publice. În forma sa finală, conținutul documentului
trebuie aliniat cu informațiile incluse în harta proceselor, procedurile documentate și
matricea responsabilităților și trebuie adaptat la contextul specific al fiecărei UCA].

[În acest document, noțiunile de proces de achiziții, portofoliu de achiziții, procedură de

achiziții se interpretează conform prevederilor HG 395/2016 și Legii 98/2016]

Denumirea autorității sau instituției publice [introduceți] Aprob,

Direcția generală [introduceți]
Direcția [introduceți]
Serviciul [introduceți]
Compartimentul [introduceți]

A. Informații generale privind postul

1. Denumirea postului: Consilier achiziții publice

2. Nivelul postului: [introduceți]

B. Scopul principal al postului

a. Sprijinirea dezvoltării domeniului achizițiilor publice centralizate în
România și a creșterii performanței sistemului de achiziții publice;
b. Contribuție activă la înțelegerea și îndeplinirea obiectivelor UCA și
implementarea strategiei UCA, prin realizarea de achiziții publice
centralizate în condiții de eficiență economică și socială, respectiv cu
încorporarea de caracteristici sociale, de mediu și inovatoare în procesul și
obiectul achizițiilor;
c. Îndeplinirea obiectivelor cantitative si calitative, la nivel individual și de
echipă (atunci când este nominalizat ca membru într-o echipă), așa cum
sunt aceste obiective comunicate la nivelul UCA, prin intermediul
indicatorilor de performanță care privesc date de intrare, de rezultat, de
proces sau de impact;
d. Planificarea, realizarea, monitorizarea și raportarea progresului etapelor de
colectare și agregare a cererii;
e. Planificarea, realizarea, monitorizarea și raportarea progresului în cadrul
proceselor de achiziții realizate la nivelul UCA cu utilizarea instrumentelor
puse la dispoziție de organizație (software-uri specifice [introduceți de
exemplu, denumirea de la nivelul UCA, acolo unde este aplicabil]) cât și de
alți furnizori de astfel de instrumente, cu care organizația a stabilit relații
contractuale (ex Autoritatea pentru Digitalizarea României) conform
procedurilor documentate de la nivelul UCA;

2
 f. Îmbunătățirea permanentă a conținutului documentelor achiziției și a
serviciilor prestate;
g. Participare activă la dezvoltarea și aplicarea planurilor de optimizare
specifice activității UCA;
h. Contribuție activă la îmbunătățirea strategiilor la nivel de UCA.

C. Condiții specifice pentru ocuparea postului

1. Studii de specialitate:
Studii superioare absolvite cu diplomă de licență (sau echivalent).
2. . Perfecționări (specializări):
a. Certificări profesionale în achiziții.
b. Certificări profesionale în managementul proiectelor și/sau în
managementul proceselor sunt considerate relevante, dar nu obligatorii;
c. Certificări profesionale din arii de specialitate complementare precum
comercial, financiar, juridic, sunt de asemenea considerate relevante, dar
nu obligatorii.
3. Cunoștințe de operare/programare pe calculator (necesitate și nivel):
a. Cunoștințe privind centralizarea datelor: navigarea, căutarea, filtrarea
informațiilor și a conținutului de date; evaluarea datelor, informațiilor și a
conținutului digital; managementul informațiilor, datelor și al conținutului
digital - [introduceți nivelul: fundamental1/avansat2/expert3;
b. Cunoștințe privind comunicarea și colaborarea: interacționarea cu ajutorul
tehnologiei digitale; partajarea informațiilor cu ajutorul tehnologiei
digitale; administrarea identității digitale- [introduceți nivelul:
fundamental/avansat/expert];
c. Cunoștințe privind măsurile de securitate: aplicarea și utilizarea
tehnologiei cu privire la protejarea dispozitivelor electronice; aplicarea și
utilizarea tehnologiei cu privire la protejarea datelor cu caracter personal -
[introduceți nivelul: fundamental/ avansat/ expert].

4. Limbi străine: necesitate și nivel de cunoaștere: cel puțin o limbă străină de circulație
internațională (exemplificare, cu utilizarea referinței la limbajul Europass)

LIMBA ENGLEZĂ ÎNȚELEGERE VORBIRE SCRIERE ASCULTARE CITIRE

NIVEL LIMBĂ

1
cunoștințe practice/familiarizare de bază, în consecință aptitudini practice de bază; permite desfășurarea unei munci de
calitate și dobândirea de noi aptitudini sub supraveghere directă și într-un context structurat.
2
cunoștințe teoretice și practice, în consecință o gamă de aptitudini practice; permite desfășurarea unei munci de calitate
cu supraveghere minimă.
3
cunoștințe teoretice și practice avansate, în consecință aptitudini practice avansate necesare pentru a aborda sarcini și
probleme complexe și mai puțin frecvente; permite asumarea unui rol principal și luarea deciziilor în context.

3
 LIMBA FRANCEZĂ ÎNȚELEGERE VORBIRE SCRIERE ASCULTARE CITIRE
NIVEL LIMBĂ

LIMBA GERMANĂ ÎNȚELEGERE VORBIRE SCRIERE ASCULTARE CITIRE

NIVEL LIMBĂ

5. Abilități, calități și aptitudini necesare

a. Înțelegerea și aplicarea în mod corect a conceptelor din domeniul
achizițiilor publice;
b. Înțelegerea și aplicarea conceptelor din domeniul managementului
categoriilor de produse, serviciilor și lucrărilor;
c. Capacitatea de a evalua necesitățile, de a cerceta piața relevantă
obiectului achiziției și a de o analiza;
d. Capacitatea de a înțelege și de a aplica în mod corect conceptele din
domeniul achizițiilor publice;
e. Capacitatea de a elabora documentele achiziției conform normelor în
vigoare;
f. Abilitatea de a elabora strategia de contractare în cadrul unui proces de
achiziții, înțelegând și aplicând conceptele specifice managementului de
contract;
g. Abilitatea de a derula etapele procesului de achiziție publică;
h. Aptitudini privind evaluarea ofertelor prin aplicarea conceptelor specifice;
i. Aptitudinea de a înțelege și de a aplica concepte specifice de
managementul proceselor și al lucrului în echipă;
j. Înțelegerea, aplicarea și respectarea atât a normelor juridice în legătură cu
achizițiile publice, cât și a conceptelor de etică, integritate sau
conformitate în acest domeniu;
k. Aptitudini de înțelegere și de aplicare a conceptelor relevante ce au
legătură cu managementul relațiilor cu contractanții actuali și potențiali;
l. Nivel ridicat de responsabilitate, care să permită un grad ridicat de
autonomie în limitele procedurilor documentate și ale proceselor;
m. Înțelegerea și aplicarea conceptelor specifice managementului relațiilor cu
factorii interesați în procesul de achiziții (identificarea și analiza factorilor
interesați, asigurarea comunicării și dezvoltarea relațiilor cu aceștia);
n. Capacitatea de a finaliza sarcinile repartizate aplicând concepte specifice
orientării către performanță;
o. Înțelegerea și aplicarea instrumentelor și a tehnicilor necesare pentru
reflectarea în documentele achiziției a elementelor care asigură
îndeplinirea obiectivelor de dezvoltare durabilă în achiziții publice;
p. Abilități de persuasiune și de asertivitate;
q. Abilități privind abordarea eficientă a problemelor legate de activitatea
realizată;

4
 r. Aptitudini analitice și de sinteză, gândire originală, creativă și critică atât
pentru identificarea celor mai bune soluții la probleme specifice cât și
pentru combaterea riscurilor pe parcursul derulării proceselor de achiziții;
s. Abilitatea de a se adapta schimbărilor și de a comunica profesional în
contextul soluționării disputelor/medierii.

6. Cerințe specifice

a. Activitatea se realizează de regulă, la sediul organizației.

b. Postul poate implica deplasări în țară sau în afara țării.

7. Competență managerială (cunoștințe de management, calități și aptitudini

manageriale)

a. Cunoștințe specifice privind managementul organizației – sistemul de

control managerial intern, managementul riscului, managementul echipei;
b. Cunoștințe și aptitudini în managementul riscului;
c. Cunoștințe și aptitudini în managementul deciziilor;
d. Competențe în aplicarea instrumentelor specifice managementului
timpului;
e. Competențe în aplicarea tehnicilor motivaționale;
f. Ascultare activă, disponibilitate și deschidere spre colaborare;
g. Competente în gestionarea resurselor alocate (utilizarea eficientă a
resurselor materiale și financiare alocate fără a prejudicia activitatea
instituției).

D. Atribuțiile postului

1. Atribuții și sarcini privind planificarea procesului de achiziții

a. Participă la/realizează identificarea și analiza factorilor interesați în
procesul de achiziție publică centralizată, inclusiv a utilizatorilor principali
și secundari care sunt incluși în registrul utilizatorilor;
b. Participă la stabilirea calendarului de derulare a procesului de achiziție
publică;
c. Participă la/realizează activități destinate colectării necesităților de la
utilizatori principali și secundari;
d. Participă la/realizează activități de agregare a cererii de la nivelul
utilizatorilor principali și secundari;
e. Participă la/realizează activități de uniformizare a cerințelor privind
satisfacerea necesităților utilizatorilor principali și secundari;
f. Realizează cercetarea și analiza pieței, inclusiv prin consultarea pieței,
pentru elaborarea strategiei de contractare și a documentației de atribuire;
g. Participă la/realizează elaborarea strategiei de contractare;

5
 h. Participă la/realizează elaborarea și/sau analiza specificațiilor tehnice și a
caietului de sarcini;
i. Participă la stabilirea obiectului, tipului contractului și a loturilor;
j. Participă la/realizează stabilirea și documentarea beneficiilor ce urmează a
fi obținute de autoritatea contractantă;
k. Coordonează activitatea de stabilire a criteriului de atribuire;
l. Coordonează activitatea de stabilire a condițiilor contractuale;
m. Analizează și determină valoarea estimată a achiziției;
n. Stabilește modalitatea de atribuire precum și instrumentele și tehnicile
specifice de atribuire;
o. Stabilește criteriile de calificare și selecție;
p. Finalizează documentele achiziției;
q. Se asigură de aprobarea documentelor achiziției conform procedurilor
documentate.

2. Atribuții și sarcini privind derularea procedurilor de achiziție publică

a. Transmite și publică anunțul de participare însoțit de documentația de
atribuire în SEAP și, acolo unde este aplicabil, gestionează relația cu ANAP
în procesul de verificare ex ante;
b. Centralizează și răspunde la solicitările de clarificare cu privire la
documentația de atribuire;
c. Emite clarificări din oficiu, amendamente sau erate la documentația de
atribuire ca urmare a solicitărilor de clarificări primite;
d. Participă la deschiderea solicitărilor de participare/a ofertelor, la
verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare și selecție, la evaluarea
propunerilor tehnice, la evaluarea propunerilor financiare, la aplicarea
criteriului de atribuire, la desfășurarea etapei de licitație electronică
(acolo unde este aplicabil), la elaborarea solicitării transmise ofertantului
clasat pe primul loc și verificarea documentelor suport/dovezilor aferente
informațiilor din DUAE transmise de acesta (în cazul procedurilor cu o
singură etapă);
e. Elaborează, transmite spre aprobare și publică în SEAP raportul procedurii
de atribuire;
f. Comunică rezultatul procedurii de atribuire către toți participanții la
procedură;
g. Participă la gestionarea procesului de primire și soluționare a contestațiilor
și a plângerilor, conform procedurilor documentate;
h. Monitorizează procesul de pregătire și semnare a
acordului-cadru/contractului;
i. Elaborează și publică în SEAP anunțul de atribuire;
j. Întocmește, actualizează și arhivează dosarul achiziției.

3. Atribuții și sarcini privind managementul și administrarea acordurilor

cadru/contractelor

6
 a. Participă la/realizează planificarea managementului acordului
cadru/contractului;
b. Participă la/realizează planificarea administrării operaționale a acordului
cadru/contractului;
c. Participă la/realizează administrarea, monitorizarea și măsurarea realizării
efective a activităților din acordul cadru și a nivelurilor de performanță
realizate în cadrul contractelor subsecvente (sau acordă consultanță în
această privință);
d. Participă la/realizează activități de management al riscurilor în cadrul
acordurilor cadru/contractelor și contractelor subsecvente (sau acordă
consultanță în această privință);
e. Participă la/realizează elaborarea și implementarea măsurilor de
îmbunătățire continuă sau de remediere;
f. Participă la/realizează gestionarea finalizării/ încetării/ revizuirii acordului
cadru/contractului sau, după caz, aplicarea opțiunilor sau prelungirilor
menționate în mod explicit în documentele achiziției;
g. Participă la/ realizează procesul de reluare a competiției pentru atribuirea
contractelor subsecvente;
h. Participă la/realizează evaluarea performanței contractantului.

4. Atribuții și sarcini privind analiza și evaluarea rezultatelor și modului de derulare a

proceselor de achiziție publică

a. Analizează și evaluează rezultatele procesului de achiziție;

b. Analizează și evaluează modul de derulare al procesului de achiziție;
c. Documentează lecțiile învățate;
d. Finalizează raportul de analiză și evaluare a performanței în procesul de
achiziție, inclusiv în ceea ce privește indicatorii stabiliți la nivelul strategiei
de contractare (ca de exemplu – nivel de competiție, durată etc) și de
documentare a lecțiilor învățate și îl transmite spre aprobare;
e. Comunică conținutul raportului de analiză și evaluare a performanței și de
documentare a lecțiilor învățate către factorii interesați la nivel de UCA.

5. Atribuții și sarcini privind raportarea pentru activitatea de achiziții

Se asigură că superiorul ierarhic este permanent informat cu privire la activitatea sa și

a factorilor interesați, implicați în derularea activităților realizate, în conformitate cu
procedurile documentate privind raportarea către superiorul ierarhic în cadrul UCA.

6. Atribuții și sarcini privind dezvoltarea profesională

a. Acționează pentru dezvoltarea profesională continuă la nivel individual, în

conformitate cu cerințele stabilite la nivel de organizație, inclusiv prin
informarea sistematică asupra modificărilor în domeniul achizițiilor publice

7
 și în domeniile care formează obiectul achizițiilor centralizate, asupra
practicilor la nivelul altor UCA de la nivel național și european;
b. Acționează ca mentor pentru ceilalți colegi din cadrul UCA;
c. Împărtășește experiența legată de achiziții precum și cunoștințele
specializate și metodologice personalului care realizează activități pentru
UCA (ceilalți angajați sau colaboratori);
d. Participă activ, atunci când este solicitat de superiorul ierarhic UCA, la
diseminarea de informații în legătură cu bunele practici în achiziții
centralizate, atât la nivel național, cât și la nivel european și internațional.

7. Alte atribuții și sarcini asociate activității în achiziții publice

a. Contribuie la/răspunde de realizarea managementului portofoliului de

procese de achiziții publice derulate de UCA, conform procedurilor
documentate sau instrucțiunilor stabilite la nivel de UCA, inclusiv
elaborarea PAAP, aprobarea la nivel de UCA, publicarea acestuia în SEAP și
actualizarea acestuia, participă la planificarea portofoliului de achiziții
publice;
b. Contribuie la promovarea conceptului de achiziții publice centralizate, prin
participarea activă la activitățile stabilite în acest sens de către UCA;
c. Studiază sistematic factorii care afectează achizițiile centralizate, prin
efectuarea de analize ale cererii, ofertei și pieței pentru achizițiile pentru
care este nominalizat responsabil, conform procedurilor documentate;
d. Se implică activ în proiectele inițiate la nivel de UCA, pentru dezvoltarea
acesteia, ca de exemplu, proiectul “Sprijin pentru ANAP în vederea
înființării Unităților de Achiziții Publice Centralizate (UCA) la nivel local”;
e. Îndeplinește orice alte atribuții repartizate de superiorul ierarhic UCA,
relevante bunei funcționări a acesteia și/ sau în legătură cu obiectivele
acesteia și în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare.

8. Atribuții privind sănătatea și securitatea în muncă, apărarea împotriva incendiilor

și protecția civilă

a. Își însușește și respectă prevederile legislației din domeniul sănătății și

securității la locul de muncă, de apărare împotriva incendiilor și protecție
civilă și măsurile de implementare a acestora;
b. Utilizează toate dotările asociate activității curente și de protecție,
potrivit instrucțiunilor tehnice;
c. Nu procedează la scoaterea din funcțiune, modificarea, schimbarea sau
înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate ale clădirii unde își
desfășoară activitatea;
d. Comunică imediat superiorului ierarhic UCA și/sau persoanelor desemnate
orice situație despre care are motive întemeiate să o considere un pericol

8
 pentru securitatea și sănătatea personalului aflat în incinta acesteia,
precum și orice deficiență a sistemelor de protecție;
e. Aduce la cunoștință superiorilor ierarhici din cadrul organizației
accidentele suferite de propria persoană;
f. Cooperează cu superiorul ierarhic din cadrul organizației și/sau cu angajații
desemnați, pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe
dispuse de lege sau de către autoritățile în domeniu;
g. Cooperează cu superiorul ierarhic din cadrul organizației și/sau cu
autoritățile în domeniu pentru a permite un mediu de muncă și condiții de
lucru fără riscuri pentru securitate și sănătate;
h. Acționează, în conformitate cu procedurile stabilite la locul de muncă, în
cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu sau a unei alte situații
de urgență;
i. Furnizează persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are
cunoștință, referitoare la producerea accidentelor de muncă și/sau a
incendiilor;
j. Respectă toate indicațiile oferite în cadrul specific instruirilor organizate.

9. Atribuții privind protecția și respectarea confidențialității datelor cu caracter

personal

a. Să cunoască și să respecte regulile privind securitatea prelucrării datelor cu

caracter personal cu bună-credință așa cum sunt acestea – din punct de
vedere scop și natură - descrise în Regulamentul de Organizare și
Funcționare și în procedurile documentate;
b. Să ia la cunoștință și să respecte orice modificare adusă și comunicată ca
atare în Regulamentul de Organizare și Funcționare și în procedurile
documentate;
c. Să informeze superiorul ierarhic în cazul în care se verifică situații care duc
la încălcarea acestor reguli de către personalul implicat în activitatea UCA.

10.Atribuții privind confidențialitatea informațiilor și cele privind concurența

a. Să înțeleagă și să ia în considerare cerințele din Regulamentul de

Organizare și Funcționare și din procedurile documentate cu privire la
secretul profesional și confidențialitatea datelor și informațiilor, respectiv:
i. Păstrarea secretului profesional și a confidențialității datelor și a
informațiilor;
ii. Respectarea interdicției de a utiliza, în folos personal sau pentru
terți, sau de a dezvălui, nici în timpul activității, nici după încetarea
acesteia, informații legate de secretul profesional și date
confidențiale;

9
 iii. Prompta notificare a superiorului ierarhic UCA, în cazul în care este
abordat în scopul de a dezvălui secrete profesionale și/sau
date/informații confidențiale.
b. Să se conformeze regulilor stabilite la nivel de UCA prin proceduri
documentate, în ceea ce privește accesul la documente conținând date și
informații confidențiale, precum și procesarea acestora, cu luarea în
considerare a prevederilor privind utilizarea infrastructurii IT,
autentificarea în rețea și Sistemul Electronic de Achiziții Publice,
imprimarea și distrugerea documentelor, arhivarea documentelor.

E. Identificarea funcției publice corespunzătoare postului

1. Denumire: Consilier Achizitii Publice

2. Clasa: [introduceți]
3. Gradul profesional: [introduceți]
4. Vechimea în specialitate necesară: [introduceți]

F. Sfera relațională a titularului postului

1. Sfera relațională internă:

a. Relații ierarhice:
i. subordonat față de: [introduceți]
ii. superior pentru: [introduceți]

b. Relații funcționale:
i. funcțional [introduceți]
ii. subordonat funcțional [introduceți]
c. Relații de control: [introduceți]
d. Relații de reprezentare: [introduceți]

2. Sfera relațională externă:

a. cu autorități și instituții publice:
Nu reprezintă UCA în fața autorităților și instituțiilor publice în ceea ce privește angajarea
acesteia în relații contractuale sau profesionale.
Reprezintă UCA în relația cu autorități și instituții publice, atunci când acestea au
calitatea de beneficiar al serviciilor furnizate de UCA sau de factor interesat în procesul
de achiziție publică (și numai pentru realizarea operațiunilor ce fac parte din activitatea
autorizată a UCA).

b. cu persoane juridice private:

10
 Nu reprezintă UCA în fața persoanelor juridice private în ceea ce privește angajarea
acesteia în relații contractuale sau profesionale.
Reprezintă organizația în relația cu persoane juridice private, în cadrul etapelor din
procesul de achiziție publică derulat de UCA, atunci când această interacțiune este
necesară prin raportare la prevederile legislației aplicabile în achiziții publice (și numai
pentru realizarea operațiunilor ce fac parte din activitatea autorizată a UCA).

3. Limitele de competență

Titularul postului are libertate decizională pentru îndeplinirea atribuțiilor care îi revin în
legătură cu realizarea efectivă a activităților în vederea obținerii rezultatelor planificate,
cu utilizarea informațiilor incluse în procedurile documentate și al Regulamentului de
Organizare și Funcționare aplicat în cadrul organizației și pe baza informațiilor furnizate la
nivelul UCA.

4. Delegarea de atribuții și competențe: [introduceți delegarea parțială de

atribuții și competențe conform dispozițiilor șefului ierarhic superior]

a. Este înlocuit de: În caz de absență motivată (cursuri, seminarii, delegări) sau în caz de
concediu de odihnă/boală și alte absențe motivate potrivit legii, atribuțiile vor fi îndeplinite
de:[introduceți cel puțin două persoane și repartizați din atribuțiile specificate la Atribuțiile
Postului pentru fiecare persoană].
b. Înlocuiește pe: [introduceți]

Întocmit de:

1.Numele și prenumele:[introduceți]
2. Funcția publică de conducere: [introduceți]
3. Semnătura:[introduceți]
4. Data întocmirii:[introduceți]

Luat la cunoștință de către ocupantul postului:

1.Numele și prenumele: [introduceți]

2. Semnătura: [introduceți]
3. Data: [introduceți]

Contrasemnează:

1. Numele si prenumele: [introduceți]

2. Funcția:[introduceți]

11
3. Semnătura: [introduceți]
4. Data: [introduceți]

12